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【摘要】文章分析了當(dāng)前藥檢檔案管理工作存在的一些問題，并提出了一些對策，以求發(fā)揮檔案信息資源的基礎(chǔ)，以求更好地為藥檢工作服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅強(qiáng)有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗實踐、科研、培訓(xùn)和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強(qiáng)等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。
2當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機(jī)構(gòu)各個業(yè)務(wù)科室管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機(jī)構(gòu)計量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗收)評審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設(shè)備及其使用時產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機(jī)構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實踐實施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機(jī)構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對檢驗(測)設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規(guī)劃，而對藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實驗室資質(zhì)的認(rèn)定。
2.5檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢機(jī)構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
3適應(yīng)形勢的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢和任務(wù)，要求藥檢機(jī)構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機(jī)構(gòu)每個單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強(qiáng)藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調(diào)動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務(wù)費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
3.3注重信息化建設(shè)。現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。為此，應(yīng)以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設(shè)、政務(wù)信息公開為核心，以實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審為契機(jī)，加大投入。大力增強(qiáng)藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、采辦GD2000等適用的檔案計算機(jī)管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料，使檔案管理能力不斷增強(qiáng)，實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學(xué)化，使藥檢檔案發(fā)揮最大效益。
關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案;電子信息技術(shù);保密
一、傳統(tǒng)類檔案保密工作特點
1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴(yán)格的檔案存放地點管理制度，無關(guān)人員一律禁止進(jìn)入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。
2.注重對于檔案管理人員的職業(yè)教育?！稒n案法》中嚴(yán)格規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員，嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區(qū)已經(jīng)制定了檔案管理員資格準(zhǔn)入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進(jìn)行。
3.較為合理地依據(jù)檔案保密程度對類檔案進(jìn)行分級管理。按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同，分為絕密、機(jī)密、秘密等幾個密級。在我國傳統(tǒng)檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進(jìn)行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。與此同時，對各個密級檔案的解密標(biāo)準(zhǔn)、解密時限、解密方式等進(jìn)行了嚴(yán)格限制。這就最大限度地保護(hù)了檔案的秘密性。
隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，目前我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化要求。近一個階段，我國出現(xiàn)數(shù)起利用電子信息技術(shù)進(jìn)行泄密的惡性案件，給我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進(jìn)行認(rèn)真研究。
二、利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢和不足
1.利用電子信息技術(shù)管理類檔案的優(yōu)勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮，存儲介質(zhì)占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會的能力。
2.利用電子信息技術(shù)管理類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術(shù)管理類檔案的不足和優(yōu)勢一樣顯而易見。由于電子信息技術(shù)自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點會給檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內(nèi)彌補(bǔ)。三、如何做好電子信息檔案保密工作
筆者認(rèn)為，做好電子信息檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補(bǔ)短，努力克服問題和不足。具體說來，應(yīng)注意以下幾方面。
1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發(fā)點都是為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供資料。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務(wù)。因此說，服務(wù)意識是檔案管理工作必須樹立的指導(dǎo)思想。
2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。
(1)要根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保證電子檔案儲存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應(yīng)的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應(yīng)備份，防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。
3.進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強(qiáng)電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外，更為重要的是要加強(qiáng)職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。
當(dāng)然，利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務(wù)”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.
[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.
關(guān)鍵詞： 檔案 利用工作 指導(dǎo)思想 構(gòu)建和諧社會
做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的。現(xiàn)今，檔案利用工作更加受到重視，無論是中央辦公廳主任王剛的講話，還是國家檔案局局長的報告，都把做好檔案利用工作作為第一位的任務(wù)進(jìn)行部署，要求搞好檔案利用服務(wù)。為各級領(lǐng)導(dǎo)決策、為各部門工作服務(wù)、為社會各界和人民群眾服務(wù)，現(xiàn)就如何做好檔案利用工作談三個方面內(nèi)容。
一、檔案利用工作的含義
檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內(nèi)容，分析和預(yù)測社會對檔案信息的需求和發(fā)展規(guī)律；積極開展檔案咨詢服務(wù)，向檔案用戶提供所需的檔案內(nèi)容。因此檔案部門要進(jìn)一步認(rèn)清自身的職責(zé)，積極主動地開發(fā)和提供檔案信息，為構(gòu)建和諧社會服務(wù)。
二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想
檔案利用工作的指導(dǎo)思想是全面、及時、準(zhǔn)確，有效地為檔案用戶服務(wù)。
（一）全面為檔案用戶服務(wù)
檔案館是對那些具有正當(dāng)利用目的的用戶，應(yīng)通過各種服務(wù)方法滿足其需求，主動向他們提供有關(guān)的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關(guān)的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以全面實現(xiàn)。
（二）及時為檔案用戶服務(wù)
許多檔案用戶來館室查找檔案，是為了解決現(xiàn)實生活中的根本問題。因此，檔案館室必須建立科學(xué)的檢索體系，同時檔案人員也應(yīng)當(dāng)熟悉檔案的內(nèi)容，這樣才能及時地滿足檔案用戶的需要。
（三）準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)
檔案館要準(zhǔn)確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對于那些由于缺乏經(jīng)驗，不能準(zhǔn)確表達(dá)其利用需求的用戶，檔案服務(wù)人員應(yīng)依據(jù)用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準(zhǔn)確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。
（四）有效地為檔案用戶服務(wù)
檔案館要積極主動地為用戶查找檔案與資料，努力提高檔案利用效果，大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善檢索系統(tǒng)，編輯各種檔案資料，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)為社會提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務(wù)。
三、檔案利用工作的意義和要求
任何一項事業(yè)能夠生存和發(fā)展的根本原因是社會的需要，黨和國家之所重視檔案工作，是因為檔案工作對各項事業(yè)有用。因此，便于黨和國家各個部門、各項工作對檔案的利用，是檔案工作的出發(fā)點和歸屬，而整個檔案工作中，利用環(huán)節(jié)便是這一根本目的體現(xiàn)。檔案利用工作對整個檔案工作的發(fā)展有決定影響，檔案利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳，通過檔案實際發(fā)揮的作用，人們就能深刻認(rèn)識檔案的價值和檔案工作的重要性，從而擴(kuò)大檔案工作在社會上的影響贏得各方面的支持。
檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規(guī)律，妥善處理一系列問題，其基本要求是：
（一）明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度
檔案工作是條件性、服務(wù)性的工作，二者都集中表現(xiàn)在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務(wù)方向的正確。而正確的服務(wù)方向又是與黨和國家的工作重點、奮斗目標(biāo)一致的。十六屆六中全會后，黨和國家工作重點是以人為本，構(gòu)建和諧社會。隨即檔案服務(wù)工作重點也放到了開放、利用、科學(xué)研究、技術(shù)進(jìn)步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務(wù)方向的同時，還必須有堅定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度；檔案工作者也必須具有高度的政治責(zé)任感和甘于默之無聞，不圖各利、全心全意為人民服務(wù)的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。
（二）熟悉檔案，了解需要
檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內(nèi)容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應(yīng)注意以下兩點：
1、熟悉重點：先熟悉經(jīng)常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠(yuǎn)的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內(nèi)容。
2、結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、熟悉檔案的內(nèi)容及存放地點。
社會上的各行各業(yè)存著職能上的差異，對檔案的需要也是多方面的，同一行業(yè)在不同的時期，面臨不同的任務(wù)，又會提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學(xué)習(xí)，熟悉黨和國家的路線、方針、政策、了解改革開放和構(gòu)建和諧社會的發(fā)展需要；了解本系統(tǒng)、本單位的生產(chǎn)、生活、工作的計劃和任務(wù)，只有了解這些才能有針對性地做好檔案利用工作。
（三）正確處理利用和保密的關(guān)系
從根本上說，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢的發(fā)展和時間、地點、條件的變化而不斷變化的；保密的最終目的還是為了更好地發(fā)揮檔案在社會主義各項事業(yè)中的作用。但在實際工作中，如果對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長短等問題處理不當(dāng)，就會導(dǎo)致利用與保密之間矛盾發(fā)生。保密過嚴(yán)，無疑會造成檔案信息資源的浪費，有密不保，又極容易危害國家利益。因此要正確處理二者的關(guān)系，就必須在維護(hù)黨和國家利益的前提下，根據(jù)黨的方針政策，根據(jù)國內(nèi)外形勢，把二者有機(jī)地結(jié)合起來，加以綜合分析，凡是能促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)和社會發(fā)展的檔案信息，應(yīng)積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內(nèi)限制利用才有利于黨和國家利益的，則應(yīng)嚴(yán)格地、合理地堅持保密。
（四）正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系
檔案利用工作雖然在整個檔案工作中居于主導(dǎo)地位，但必須依賴于基礎(chǔ)工作，撇開基礎(chǔ)工作便不能生存和發(fā)展。如果基礎(chǔ)工作開展得不好，利用工作就會成為無源之水、無本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據(jù)客觀需要，積極主動地開展利用，只是關(guān)門埋頭于內(nèi)部基礎(chǔ)工作，那么基礎(chǔ)工作就會失去存在的意義。所以，要以加強(qiáng)基礎(chǔ)工作來保證、推動利用工作的發(fā)展，以搞好利用工作來檢驗、促進(jìn)基礎(chǔ)工作的完善。
（五）注重被動服務(wù)與主動服務(wù)并舉
被動服務(wù)是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種 需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動服務(wù)是通過各種形式主動向外宣傳報道館藏檔案內(nèi)容，主動了解用戶需要，主動送檔案到各部門為他們服務(wù)。利用者來查找檔案，只要能找出來，就可以發(fā)揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動幫助查找，就能在被動服務(wù)中爭取主動。
（六）注意掌握檔案的利用效果
檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結(jié)果，檔案館應(yīng)當(dāng)把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項基本工作來抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產(chǎn)生積極效果。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善館藏結(jié)構(gòu)和各項基礎(chǔ)工作的建設(shè)，提供可靠的科學(xué)依據(jù)。
隨著時間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經(jīng)發(fā)揮和將發(fā)揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構(gòu)建和諧的社會主義事業(yè)服務(wù)。這是對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想。
參考文獻(xiàn)：1、《檔案人員崗位培訓(xùn)教程》
2、《中國檔案》
關(guān)鍵詞:檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化
檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。作為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負(fù)責(zé)為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執(zhí)法檔案也由所統(tǒng)一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者以為應(yīng)該采取以下措施:
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門庫房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，對檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。
二、嚴(yán)格公文的制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量，首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施。
三、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，以實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件通常以脫機(jī)方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在40%～65%，溫度應(yīng)該控制在14～24℃。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。:
近幾年全市乃至全國開展的檔案目標(biāo)管理考核工作，對于機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理就是一種很有效的方法。但是檔案目標(biāo)管理市級標(biāo)準(zhǔn)是針對全市檔案工作水平較好的單位而制定的，有些硬件要求較
高，對于某些辦公條件緊張，沒有房間做為檔案專用庫房，檔案數(shù)量較少的單位，升級就是短期內(nèi)可望而不可及的事情。這些單位也往往成為檔案部門觸及不到的地方。針對這種情況，就需要有一個比
較有效的方法來對所屬行政區(qū)域內(nèi)所有單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
當(dāng)社會的檔案意識還達(dá)不到應(yīng)有的程度時，就必須通過一定的手段強(qiáng)化人們的檔案意識，使之成為機(jī)關(guān)工作人員及公民的自覺行動。經(jīng)過多年檔案工作的實踐，我認(rèn)為檔案工作檢查可以說是檔案行政管
理部門依法行政的一種有效手段和方法。因為檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)和條件可以根據(jù)本地區(qū)檔案工作的實際制定，適用于每個單位檔案工作狀況。檔案檢查可以觸及到所屬區(qū)域內(nèi)各個行政企事業(yè)單位，又強(qiáng)調(diào)檔
案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案的開發(fā)利用，有利于檔案行政管理部門對各行政企事業(yè)單位的監(jiān)督指導(dǎo)。這樣做檔案工作不僅可以引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，將其納入機(jī)關(guān)的議事日程，而且檔案也在各項工作中發(fā)
揮了重要作用，可以收到較好的效果。豐臺區(qū)檔案局從一九八六年開始，就堅持對全區(qū)各行政企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行檢查評比和合格驗收，即年初將檔案工作的諸多要求制定出檢查標(biāo)準(zhǔn)和條件，每
年六月底之后對照標(biāo)準(zhǔn)對各單位逐條逐項檢查，檢查前加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，檢查時嚴(yán)格要求，檢查后有問題的單位認(rèn)真整改，檢查結(jié)果向全區(qū)通報，檔案工作在全區(qū)引起了各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作管理水
平相應(yīng)得到提高。經(jīng)過十幾年的不斷修改和改善，現(xiàn)在檢查標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)接近北京市二級標(biāo)準(zhǔn)，并納入了一部分市一級標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，側(cè)重檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和開發(fā)利用。
檔案工作檢查在檔案行政管理部門依法行政的諸多方法和手段中，有明顯的作用，歸納起來主要有以下幾個方面：
一、可以引起各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。
現(xiàn)階段，有些機(jī)關(guān)的檔案意識相對薄弱，僅憑檔案部門的工作人員去做工作，還不能引起一些機(jī)關(guān)和部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，而做為地區(qū)檔案行政管理部門，代替政府履行行政管理職能，由檔案局組織檢查驗
收，必定會引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，隨之會安排一定的人力、物力去從事檔案工作，必然也會取得一定的效果。
二、有利于檔案的綜合管理，推動檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平提高。
檔案目標(biāo)管理工作有力地推動了檔案工作水平的提高，但是在檔案目標(biāo)管理工作中難免出現(xiàn)盲目追求升級單位數(shù)量，不顧升級質(zhì)量等問題，從而達(dá)不到實際意義上的綜合管理，某些單位檔案工作中仍有
死角。而檔案工作檢查對文書、專門、科技、聲像、實物檔案的立卷歸檔情況一并檢查，絕不留死角，改變了以往檔案室只保存文書檔案而不管其它檔案的狀況。由于每年檢查，不會形成積存文件，不
搞突擊，也保證了檔案案卷質(zhì)量。機(jī)關(guān)的會議檔案、專業(yè)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案、錄音錄像檔案以及實物檔案得到了綜合管理或集中統(tǒng)一管理。檔案的門類增加了改變了室藏結(jié)構(gòu)，提高
了檔案的綜合管理程度。而且檢查有利于發(fā)現(xiàn)立卷歸檔案卷中的質(zhì)量問題，便于及時糾正，對于提高檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平十分有益，也保證了檔案館檔案來源的質(zhì)量。同時也可以避免因盲目追求升級數(shù)量
而忽視或影響檔案案卷質(zhì)量的問題。
三、變消極等待指導(dǎo)為主動請求監(jiān)督指導(dǎo)。
在社會檔案意識仍相對薄弱的現(xiàn)在，一些單位對檔案工作還不能得到應(yīng)有的重視，檔案人員兼職較多，哪個部門的工作抓得緊，就給哪個部門干，檔案部門不主動有些單位就從來也不與檔案局聯(lián)系，甚
至立卷歸檔工作也不能按時完成。進(jìn)行檔案檢查無疑會使這種狀態(tài)得到改變。豐臺區(qū)檔案局在進(jìn)行了十年檔案檢查之后，現(xiàn)在各立檔單位不僅檔案意識提高了，而且主動請區(qū)檔案局進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)
問題請檔案局幫助解決，一改以往消極等待的狀況，檔案工作出現(xiàn)了一種新的局面。
四、標(biāo)準(zhǔn)適合，使行政區(qū)域內(nèi)各單位檔案工作平衡發(fā)展。
近年來，全國大部分省、市進(jìn)行檔案目標(biāo)管理考核，有力地推動了檔案工作水平的提高。但是，檔案目標(biāo)管理是在各單位自愿申請的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，一些單位只滿足于完成每年的立卷歸檔工作，或受某
些硬件及其它一些客觀條件的影響，根本就不申請升級，這樣就有可能成為檔案部門觸及不到的死角單位，使一個地區(qū)各單位之間檔案工作發(fā)展不平衡。進(jìn)行檔案檢查則不同，所屬區(qū)域內(nèi)各單位都要參
加檢查，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，必須完成檢查要求的各項內(nèi)容，而且檢查驗收標(biāo)準(zhǔn)也可以納入檔案管理體系、制度建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等內(nèi)容，同樣可以達(dá)到目標(biāo)管理
考核的主要要求，即使檔案保管條件相對較差的單位，也可以保證檔案軟件建設(shè)水平，從而保證一個地區(qū)檔案工作能夠平衡發(fā)展。堅持檔案檢查，還會使各單位由被動應(yīng)付檢查變?yōu)橹鲃幼杂X地開展檔案
工作，而且對于防止升級單位檔案工作滑坡也是一種有效的手段。
五、促進(jìn)檔案開發(fā)利用工作。
檔案檢查不僅促進(jìn)了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平的提高，為檔案的開發(fā)利用工作提供了堅實的基礎(chǔ)，而且檔案檢查時對各單位的檔案開發(fā)利用工作可以提出各種要求，有利于各單位利用工作水平的提高。豐臺區(qū)
一、農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔范圍及要求
1.農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是從事農(nóng)業(yè)科技研究、生產(chǎn)、技術(shù)開發(fā)的重要依據(jù)?？茖W(xué)合理的歸檔范圍是科技檔案齊全完整的重要保證，是整個科技檔案管理工作的基礎(chǔ)。凡是在科研活動中直接形成的、具有保存價值的科研文件材料均屬于歸檔范圍。包括：研究報告、項目建議書、科研課題經(jīng)費申請及批件、計劃任務(wù)書、協(xié)議書、合同書、試驗方案、設(shè)計方案、實施方案。實驗過程中的重要原始記錄，田間調(diào)查、綜合分析報告。計算文件，檢驗文件，設(shè)計文件、圖樣，工藝流程，專利申請，重要的國內(nèi)外來往文件，課題階段總結(jié)、中期評估報告、年度進(jìn)展及執(zhí)行情況報告。科技成果申請表、鑒定證書、科技成果獎勵與審批文件，獲獎憑證（獎勵證書及獎狀、獎杯、獎牌，專利文件及證書）?？萍嫁D(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，新品種銷售轉(zhuǎn)讓協(xié)議及批復(fù)，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，國內(nèi)外同行評價及用戶反饋意見及技術(shù)成果宣傳報告等文件材料。2.農(nóng)業(yè)科研文件材料的質(zhì)量直接關(guān)系到科技檔案的質(zhì)量，對歸檔的科研文件材料的要求，一是，課題主持人要分階段進(jìn)行科研文件材料的收集、積累，以便在研究工作結(jié)束后，確保科技檔案材料能夠及時整理、立卷歸檔，并對所交科技檔案的完整性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。二是，要求原件歸檔，且文件制作材料必須易于長期保存。書寫工具應(yīng)選擇藍(lán)黑水或碳素墨水，不能用圓珠筆、鉛筆來記錄歸檔材料。三是，確定合理的歸檔時間，對研究周期長的課題按階段歸檔，采取每年一次將當(dāng)年形成材料歸檔的辦法，研究周期短的課題在任務(wù)結(jié)束時及時歸檔。
二、提高科技檔案的質(zhì)量，創(chuàng)新服務(wù)方式，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展助力
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開討論。
一、提高對文秘工作重要性的認(rèn)識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強(qiáng)檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
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