時(shí)間：2022-03-06 05:46:15
序論：在您撰寫學(xué)校檔案管理論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
過(guò)去那種人工管理方式，在沒(méi)有通過(guò)管理人員允許的情況下，少數(shù)教師自由出入檔案室，隨意支取相關(guān)檔案，這種散漫、隨意的管理模式，會(huì)造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高，管理成本較高。龐大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護(hù)檔案難度較大。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，查詢檔案較為困難，更新維護(hù)檔案更不能做到準(zhǔn)確科學(xué)。
二、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理是提升現(xiàn)代學(xué)校檔案管理水平的必然選擇
管理創(chuàng)新的過(guò)程將至始至終地貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。不能單純地以場(chǎng)所、設(shè)備和室藏為標(biāo)準(zhǔn)去評(píng)價(jià)檔案室的管理水平，而應(yīng)主要以服務(wù)效果和開發(fā)利用程度為標(biāo)準(zhǔn)。檔案室的管理工作重點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)從過(guò)去的設(shè)備、資料管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案室工作人員的管理，加大對(duì)檔案室用戶的服務(wù)力度。
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)很強(qiáng)的工作，管理人員必須具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，才能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需要。這就需要檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)的基本原理，又要掌握檔案管理過(guò)程中的各種實(shí)際操作方法。要運(yùn)用科學(xué)的管理原則和方法，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全過(guò)程進(jìn)行管理。通過(guò)這種管理，建立合理的館（室）藏結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要大力開發(fā)檔案信息資源，編輯各種資料匯編，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
二、善于學(xué)習(xí)新知識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)
信息時(shí)代,學(xué)校檔案工作和整個(gè)社會(huì)發(fā)生著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系,新問(wèn)題、新情況不斷出現(xiàn)。因此,每一個(gè)檔案管理人員都要善于學(xué)習(xí)新知識(shí),不斷提高自己的科學(xué)文化和專業(yè)理論水平;不管學(xué)歷高低、資歷長(zhǎng)短,都應(yīng)不斷地“充電”,努力增長(zhǎng)新知識(shí)、新技能,不斷提高自身的綜合素質(zhì)。同時(shí)，檔案人員還應(yīng)積極主動(dòng)地爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在干中學(xué)，在學(xué)中干，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。另外，新時(shí)期學(xué)校檔案工作所呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)和成果,又要敢于創(chuàng)新思維模式和管理模式,以新思維對(duì)待新事物,以新對(duì)策對(duì)待新問(wèn)題,才能不斷推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的不斷向前發(fā)展。
三、改善有關(guān)運(yùn)行機(jī)制，穩(wěn)定檔案管理人才隊(duì)伍
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一
提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。
（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語(yǔ)
論文摘要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容，加快中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展相當(dāng)重要。
學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢(shì)，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。
1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。
1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低
專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。
1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一
目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
1.4收集資料不夠完整
外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績(jī)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。
1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)
有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購(gòu)置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。
2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策
2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理
學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。
參考文獻(xiàn)：
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（一）學(xué)校沒(méi)有重視檔案管理工作
在許多中專學(xué)校中，學(xué)校的普遍意識(shí)是把學(xué)生的學(xué)習(xí)情況放在首位，這么做的結(jié)果往往是會(huì)忽略檔案管理這樣的輔助式教學(xué)，盡管對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，檔案管理往往不會(huì)對(duì)他們的學(xué)習(xí)和生活起到太大的影響，但是如果一個(gè)學(xué)校對(duì)于學(xué)生的檔案管理得好的話，就會(huì)從根本上保障學(xué)生的權(quán)益，從而使學(xué)生在一個(gè)安全穩(wěn)定的環(huán)境下學(xué)習(xí)。
（二）學(xué)校往往沒(méi)有應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備
在一些中專學(xué)校中，學(xué)校往往沒(méi)有很多的資金來(lái)對(duì)檔案管理方面的設(shè)備進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)性質(zhì)的更換，對(duì)于進(jìn)行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過(guò)筆錄的過(guò)程來(lái)進(jìn)行存檔，這樣做會(huì)大大增加管理人員的工作量，同時(shí)也會(huì)大大增加檔案存放的空間位置。與此同時(shí)，還會(huì)出現(xiàn)由于年份久遠(yuǎn)，造成檔案流失的情況出現(xiàn)，使學(xué)校的利益受到損傷。
二、對(duì)于上述存在的問(wèn)題進(jìn)行具體措施的說(shuō)明
（一）對(duì)在職的管理人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，擴(kuò)招專業(yè)的管理人員
從目前的管理人員的專業(yè)能力上來(lái)看，學(xué)校應(yīng)該在外面聘請(qǐng)具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理教師，來(lái)到學(xué)校對(duì)學(xué)校在職的管理人員進(jìn)行一個(gè)短期而又系統(tǒng)的培訓(xùn)，讓他們能夠用更加專業(yè)的眼光來(lái)看待以后的檔案管理工作，同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)在在職的管理人員進(jìn)行相關(guān)的知識(shí)考核，保證他們都能認(rèn)識(shí)到專業(yè)知識(shí)的重要性。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)該擴(kuò)招相對(duì)應(yīng)的具有專業(yè)知識(shí)的畢業(yè)學(xué)生，讓整個(gè)管理隊(duì)伍更加充滿活力，避免檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)在所面臨的青黃不接的現(xiàn)象，保障隊(duì)伍的不斷壯大。
（二）學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視性
學(xué)校在進(jìn)行整體改革時(shí)，要注重對(duì)學(xué)校的整個(gè)教學(xué)系統(tǒng)的全面改革，不要僅僅把目光放在對(duì)學(xué)生的教學(xué)工作上。學(xué)生的教學(xué)工作固然很重要，但是如果沒(méi)有像檔案管理這樣的陪襯來(lái)進(jìn)行輔佐，也是不可能達(dá)到事半功倍的效果的。所以說(shuō)，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)于學(xué)校檔案的管理力度，要增大人力和資金來(lái)對(duì)此進(jìn)行改革，保障后續(xù)教學(xué)工作的合理展開，這是在為學(xué)生及教師日后的教學(xué)成果和學(xué)術(shù)科研成就打下穩(wěn)定的后勤保障基礎(chǔ)。為此，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要為學(xué)校的檔案管理增加人員上的配置，如增加安保人員，防止重要檔案資料的流失，同時(shí)還應(yīng)該增加檔案文本資料管理方面的人員，保證文本性質(zhì)的檔案不會(huì)隨著時(shí)間的流逝而漸漸地老化發(fā)黃。對(duì)于一些相對(duì)重要的文件，學(xué)校應(yīng)該及時(shí)派人錄入電腦，防止不慎將其遺失或者損壞。綜上所有步驟的簡(jiǎn)述，直接說(shuō)明了學(xué)校對(duì)檔案管理的重視，也間接說(shuō)明了檔案管理是關(guān)乎學(xué)校整體核心的工作，保障了學(xué)校的正常發(fā)展。
（三）學(xué)?？梢赃M(jìn)行招商引資，改善檔案管理方面的設(shè)備
（一）存儲(chǔ)載體不安全電子檔案對(duì)存儲(chǔ)載體有著很高的要求，如果存儲(chǔ)載體的安全性得不到保證，將可能直接導(dǎo)致電子檔案損壞乃至滅失。如：學(xué)校里部分教師把應(yīng)歸檔文件（如學(xué)生成績(jī)、考試試卷和備課教案等）簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至丟失；有些以U盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于U盤的質(zhì)量、壽命、丟失、病毒感染等問(wèn)題，電子檔案的保存可靠程度不能保證，存在很大安全隱患。
（二）專業(yè)人才缺乏電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。由于學(xué)校從事檔案工作的專業(yè)人員相對(duì)偏少，多數(shù)科室都是檔案兼職人員。有些科室雖然有現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因部分檔案專兼職管理工作人員還是原來(lái)紙質(zhì)管理下的工作人員，工作方式無(wú)法適應(yīng)電子檔案管理工作的需要，缺乏專業(yè)人員、操作不夠規(guī)范等都在影響著電子檔案管理工作的規(guī)范化。（四）電子歸檔意識(shí)薄弱學(xué)校部分科室還沒(méi)有將檔案工作中紙質(zhì)檔案納入現(xiàn)代科學(xué)管理和法制管理的軌道，歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e，其利用率也比較低，除了在辦學(xué)水平評(píng)估期間引起重視外，平時(shí)在檔案管理中都沒(méi)有意識(shí)到電子文件的重要性，對(duì)其歸檔、保管等一系列問(wèn)題也沒(méi)有給予充分重視和關(guān)注，不僅達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，還使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給電子檔案規(guī)范化管理帶來(lái)諸多不便。
二、提高中職學(xué)校電子檔案管理水平的對(duì)策
（一）樹立科學(xué)的電子檔案管理發(fā)展理念要用觀念創(chuàng)新助推電子檔案管理工作，重點(diǎn)樹立三種觀念：一是“以人為本”的電子檔案工作觀念，一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教育教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的電子檔案工作理念，堅(jiān)持中職學(xué)校檔案建設(shè)與科室、職能部門二級(jí)檔案建設(shè)的全面發(fā)展，增強(qiáng)全體師生員工的檔案意識(shí)；三是協(xié)調(diào)發(fā)展的電子檔案工作觀念，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。
（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩方面都要加強(qiáng)，兩手抓兩手都要硬。在硬件建設(shè)上，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案的場(chǎng)所建設(shè)和庫(kù)房建設(shè)，爭(zhēng)取采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境。
（三）不斷提高檔案管理人員的思想修養(yǎng)和專業(yè)技能電子檔案管理人員要熟練掌握現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理知識(shí)，并能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；全面熟悉檔案業(yè)務(wù)管理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的具體管理方法；刻苦學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識(shí)，注重點(diǎn)滴積累。同時(shí)，既要有人文素養(yǎng)，又要有創(chuàng)新意識(shí)與能力。
（一）明確收集制度，嚴(yán)格按規(guī)定辦事
有三點(diǎn)收集制度我們必須明確，第一，持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，務(wù)必將工作中產(chǎn)生的文件資料存檔。第二，登記內(nèi)部文件，嚴(yán)格遵守交接規(guī)定，做到不遺漏資料，不錯(cuò)誤登記資料，將資料歸納整理得井井有條。第三，完善歸還檔案制度，認(rèn)清歸檔的時(shí)間、流程、范圍，將其歸入職責(zé)范圍內(nèi)。
（二）提煉精華，提高歸檔質(zhì)量和效率
根據(jù)資料的屬性、特性、價(jià)值等將資料進(jìn)行科學(xué)的分類，在歸納過(guò)程中盡量做到心中有數(shù)，提高資料提取效率。具體來(lái)說(shuō)，就是把學(xué)校工作活動(dòng)所產(chǎn)生的資料作為收集對(duì)象，做到科學(xué)篩選重要資料，使所選資料都可以全面反映教學(xué)工作，提取精華，使存儲(chǔ)資料質(zhì)量提高，以價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)去存檔。
（三）存檔系統(tǒng)化，科學(xué)化；鑒檔準(zhǔn)確化，細(xì)致化
一方面，要明白中專的檔案管理工作不僅僅是將資料、檔案簡(jiǎn)單地保存和提取，準(zhǔn)確來(lái)說(shuō)應(yīng)該是把零散、雜亂、需要條理化的資料分類、重組，編目，根據(jù)工作中教育教學(xué)資料、課堂探究、賬務(wù)財(cái)政、人動(dòng)、行政教育等活動(dòng)的本質(zhì)規(guī)律存檔，使其完整化、條理化，易于保存和利用。另一方面，檔案的鑒定在檔案管理工作中也是不可或缺的，要以資料的價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)重要資料的保護(hù)，根據(jù)時(shí)間的變動(dòng)及時(shí)將失去時(shí)效的資料清理掉，其依據(jù)為資料的價(jià)值、有效期、作者、內(nèi)容等。
二、提高檔案管理人員素質(zhì)和工作能力
新的時(shí)代要求檔案管理人員必須端正工作態(tài)度，提高工作能力，積極探索學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，負(fù)責(zé)任，正確理解自己工作的重要性以及其對(duì)教育事業(yè)甚至整個(gè)社會(huì)發(fā)展的意義，熱愛工作，真正做到用心服務(wù)學(xué)生和學(xué)校。檔案管理是一門學(xué)問(wèn)，需要工作者有強(qiáng)硬的專業(yè)知識(shí)技能。作為新時(shí)代的檔案管理員，我們必須走在時(shí)代的前沿，認(rèn)真聆聽科學(xué)發(fā)展之音，勇敢地冒險(xiǎn)并嘗試新的管理方式，將創(chuàng)新后的檔案管理模式運(yùn)用于工作之中，必須懷著謙遜的態(tài)度學(xué)習(xí)研究檔案管理業(yè)務(wù)技能，深入了解工作內(nèi)涵，提高自身文化素質(zhì)修養(yǎng)。因?yàn)楣ぷ鞯拿恳粋€(gè)環(huán)節(jié)都離不開文字和電子信息技術(shù)的指導(dǎo)，所以我們要掌握電子存檔技術(shù)，用現(xiàn)代科學(xué)武裝自己，為了更好地服務(wù)學(xué)生，著實(shí)提高自身文化水平、科研能力、檔案管理專業(yè)技能和科技信息技術(shù)。
三、重視學(xué)校檔案基礎(chǔ)建設(shè)
學(xué)校要積極響應(yīng)上級(jí)檔案管理工作，創(chuàng)建完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，在學(xué)校各職能部門分配兼職或者專職的檔案管理人員，以“部分”促進(jìn)“整體”工作效率的提升。校領(lǐng)導(dǎo)不定時(shí)地抽查檔案的完整性、系統(tǒng)性，嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作，防止工作中出現(xiàn)紕漏。學(xué)校多安排檔案管理人員聽課、做記錄，培養(yǎng)他們收集、整理信息的能力。最不可缺少的就是“監(jiān)察部門”，要求全體教職工在每月月底進(jìn)行檔案管理工作是否合格的投票活動(dòng)，并且提出對(duì)檔案管理部門的建議，借群眾的眼睛發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，促進(jìn)檔案管理的工作進(jìn)度、工作質(zhì)量以及工作人員的工作能力。
四、擦亮眼睛，找出管理缺陷，及時(shí)修正便能進(jìn)步
當(dāng)今存在于檔案管理工作中的問(wèn)題很多，工作人員應(yīng)當(dāng)注重實(shí)踐結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，積極探索，尋找合適的解決方法。問(wèn)題的種類繁雜，比如：“校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視時(shí)我們?cè)撊绾我鹚麄儗?duì)檔案管理事業(yè)的重視并加強(qiáng)對(duì)該事業(yè)的建設(shè)？工作人員態(tài)度不端正，我們?nèi)绾无D(zhuǎn)變他們觀念將他們引上認(rèn)真負(fù)責(zé)的道路上？檔案管理的規(guī)章制度不健全，我們?cè)鯓油晟?？檔案保管室的基礎(chǔ)設(shè)施落伍，我們?nèi)绾胃倪M(jìn)保管室的基礎(chǔ)設(shè)施？”針對(duì)這些諸如此類的問(wèn)題，校領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員都應(yīng)該重視并積極落實(shí)解決方案。
五、結(jié)論
