時(shí)間：2022-11-04 10:19:03
序論：在您撰寫電子檔案管理論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實(shí)，此時(shí)，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實(shí)性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性，同時(shí)，如果想要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)直接獲取。
（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)檔案號(hào)，這個(gè)檔案號(hào)具有唯一性，并且對檔案類型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個(gè)位置進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.保管方式不同
電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計(jì)算機(jī)的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會(huì)面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
電子檔案管理實(shí)行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時(shí)，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)
如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理
由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護(hù)。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
三、結(jié)束語
筆者就現(xiàn)在的情況進(jìn)行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。
1硬件與軟件設(shè)施的不足
由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時(shí)進(jìn)行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時(shí)就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲(chǔ)設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進(jìn)行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進(jìn)行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項(xiàng)能力。一些檔案管理部門在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無法在短時(shí)間內(nèi)完成對辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費(fèi)了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳輸?shù)?，而網(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時(shí)，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。
4出現(xiàn)虛假信息
在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進(jìn)行電腦操作輸入時(shí)，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯(cuò)漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時(shí)不會(huì)留下操作痕跡，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實(shí)性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項(xiàng)申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關(guān)聯(lián)，檔案檢測部門很難在進(jìn)行檢測時(shí)判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會(huì)在不同部門不同工作人員之間進(jìn)行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)也會(huì)發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個(gè)檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強(qiáng)單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。
1加強(qiáng)對電子文件檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)
提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時(shí)具備檔案管理知識(shí)又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動(dòng)化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗(yàn)，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。
2加大對電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設(shè)對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強(qiáng)硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動(dòng)化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機(jī)、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強(qiáng)硬件設(shè)施能促進(jìn)水利部門檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點(diǎn)在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進(jìn)行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項(xiàng)目多（南水北調(diào)等），在項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施、結(jié)束、整改過程中都會(huì)有大量水利方面的信息資料需要保存、進(jìn)入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進(jìn)行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。
3必須確保檔案管理部門的嚴(yán)肅性和權(quán)威性
檔案管理工作必須嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會(huì)和經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息時(shí)代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時(shí)代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時(shí)代的步伐。高校檔案管理首先需要?jiǎng)?chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時(shí)展的需求跟上時(shí)代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對電子檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強(qiáng)電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保電子檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅執(zhí)行。
4加強(qiáng)安全方面的法律保障
在實(shí)踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實(shí)狀況及時(shí)補(bǔ)充所需法律；第二就是要嚴(yán)格執(zhí)法，強(qiáng)有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責(zé)任人實(shí)施強(qiáng)力處罰。
5確保真實(shí)性與原始性電子檔案的真實(shí)性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)
所以說電子檔案的兩種驗(yàn)證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗(yàn)證，先由用戶根據(jù)自己的信息進(jìn)行加密，輸入個(gè)人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時(shí)，要嚴(yán)防相關(guān)人員弄虛作假和，歸檔時(shí)要有負(fù)責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。
三結(jié)語
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價(jià)值的斷定和對其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面
1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻(xiàn)：
1.制定電子檔案管理規(guī)范
電子檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性，應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對單位、檔案員進(jìn)行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收的規(guī)范、計(jì)算機(jī)和軟件兼容性要求、密級(jí)電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實(shí)度。
2.統(tǒng)一電子檔案管理
軟件建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開展電子檔案培訓(xùn)工作，對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進(jìn)行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，委派專業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質(zhì)量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機(jī)械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強(qiáng)電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應(yīng)用。對電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時(shí)更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。
4.加強(qiáng)我國電子檔案的安全
（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時(shí)，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。（2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限,安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。
5.提高我國檔案工作人員素質(zhì)信息化進(jìn)程
推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理專業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識(shí)別網(wǎng)絡(luò)電子文件操作者，對其進(jìn)行權(quán)限控制。單位應(yīng)引進(jìn)高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。
二、總結(jié)
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對策
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項(xiàng)形式上
一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會(huì)引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì)增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會(huì)使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
二、對策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示。
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檔案資源是人類文明的重要載體，上述云計(jì)算的特點(diǎn)和優(yōu)勢恰好契合了檔案管理的理念和技術(shù)要求。獨(dú)立甚至孤立的檔案存儲(chǔ)管理單位就好比一個(gè)個(gè)的用戶終端，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將所有的存儲(chǔ)和服務(wù)站聯(lián)成一個(gè)“檔案云”。檔案的最終目的就是提供利用。電子檔案較紙質(zhì)檔案在提供利用方面更方便、更快捷。但這依賴于電子檔案所應(yīng)用的技術(shù)上，同時(shí)必須采取相應(yīng)的措施和滿足必要的條件才能實(shí)現(xiàn)。目前，電子檔案主要以以下方式提供利用：（1）提供實(shí)物載體的拷貝；（2）通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案；（3）通過計(jì)算機(jī)之間提供利用。檔案管理中的信息孤島模式，不但對本單位的硬件要求較高，同時(shí)在遭遇病毒攻擊或其他破壞時(shí)，系統(tǒng)癱瘓和數(shù)據(jù)丟失往往是不可挽回的。通過互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)安全協(xié)議，將檔案資源存儲(chǔ)到“檔案云”中，當(dāng)其中一臺(tái)服務(wù)器發(fā)生故障或存在數(shù)據(jù)丟失時(shí)，其他設(shè)備遵照安全協(xié)議，待該服務(wù)器恢復(fù)后將原來的檔案信息復(fù)制到該服務(wù)器中，從而提高了檔案信息資源的安全可靠性。用戶通過可視化的用戶界面向服務(wù)器提出檔案查詢請求，服務(wù)器根據(jù)用戶請求通過應(yīng)用服務(wù)層傳遞到云平臺(tái)服務(wù)層，云服務(wù)器通過數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)檢索等查詢高校在云服務(wù)器上的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)將查詢結(jié)果傳遞給用戶，從而實(shí)現(xiàn)了對信息的快速檢索，提高檔案資源的利用率，同時(shí)節(jié)省了查詢時(shí)間，對紙質(zhì)檔案起到了切實(shí)的保護(hù)。
2仿真實(shí)驗(yàn)及分析
通過應(yīng)用云計(jì)算，能夠大幅提高檔案館IT工作的效率，節(jié)約IT業(yè)務(wù)成本，更容易發(fā)揮檔案館的資源優(yōu)勢。隨著“云”概念的深入及應(yīng)用，越來越多的軟件服務(wù)和虛擬計(jì)算資源將放入“云”中，這樣無疑會(huì)增大對網(wǎng)絡(luò)寬帶的需求，同時(shí)也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：對隨機(jī)初始化的種群中的個(gè)體進(jìn)行變異操作產(chǎn)生變異矢量，變異矢量與目標(biāo)矢量進(jìn)行交叉操作產(chǎn)生試驗(yàn)矢量，通過“貪婪”的選擇操作，產(chǎn)生新一代種群。將“云”中的每臺(tái)服務(wù)器看做一個(gè)個(gè)體，整個(gè)“云”看做一個(gè)種群，采用基本的DE算法對種群進(jìn)行全局搜索，每代搜索結(jié)束后，采用優(yōu)化最優(yōu)解機(jī)制構(gòu)建局部搜索策略的初始解，以達(dá)到改善候選解的目的。如何使得縮放因子F既能有利于對解空間的開發(fā)又能利于種群的收斂，姜立強(qiáng)等對差分進(jìn)化算法縮放因子取值策略進(jìn)行了研究，通過仿真實(shí)驗(yàn)表明，F(xiàn)隨迭代次數(shù)的增加而逐漸減小有利于提高算法的收斂速率。
3結(jié)論
南江水庫作為浙江省東陽市的大（2）型水利樞紐工程，已經(jīng)有40多年的歷史，產(chǎn)生了豐富多樣的紙質(zhì)檔案。隨著辦公自動(dòng)化的推行，水庫的電子文檔管理勢在必行，檔案工作者也面臨著一項(xiàng)新課題。這是一個(gè)新生事物，其管理比傳統(tǒng)檔案管理要復(fù)雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會(huì)中，電子文件大量產(chǎn)生，在單位文件流轉(zhuǎn)中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎(chǔ)相對薄弱，電子文件歸檔管理意識(shí)、制度建設(shè)以及安全維護(hù)也有待加強(qiáng)。
2電子文件及其特點(diǎn)
1）電子文件需要借助一定的設(shè)備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設(shè)備與軟件，這個(gè)設(shè)備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。
2）電子文件可以實(shí)行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實(shí)行數(shù)字化的共享，無空間、時(shí)間與次數(shù)的限制，實(shí)現(xiàn)效率的最大化。
3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的盛行，電子文檔保存存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。
4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術(shù)壽命的問題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時(shí)間也不會(huì)損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺(tái)支撐，需要隨著技術(shù)的升級(jí)不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結(jié)。
3電子文件對檔案工作的意義
1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，特別是無紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關(guān)人員查閱。
2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過人工輸入的方式進(jìn)行錄入，也可以借助計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進(jìn)行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。
3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實(shí)性可通過分析領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印等進(jìn)行直觀判斷，差錯(cuò)概率小；而電子文件則需要通過分析文件生成時(shí)間、版本號(hào)、操作權(quán)限等元數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時(shí)效也得到極大的提高；同時(shí)，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
4實(shí)行電子檔案管理的措施
4．1重視電子檔案管理的建設(shè)盡管電子文檔在我國各個(gè)領(lǐng)域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視電子檔案的建設(shè)，成立專門電子檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行大力的宣傳，提高整體人員的認(rèn)知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。
4．2解決電子檔案的技術(shù)問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲(chǔ)，因此檔案工作人員應(yīng)及時(shí)做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，如負(fù)責(zé)人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理，不能輕易改變原始數(shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實(shí)性。因?yàn)殡娮訖n案的技術(shù)處理，將是電子檔案有效進(jìn)行存儲(chǔ)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關(guān)部門應(yīng)引進(jìn)相關(guān)技術(shù)與技術(shù)人員，對檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，才能很好地解決這個(gè)問題。
4．3健全電子檔案的管理機(jī)制在技術(shù)上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護(hù)、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，按照一定的流程進(jìn)行管理，使整個(gè)電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責(zé)權(quán)。目前南江水庫設(shè)有檔案室，里面有文書、財(cái)務(wù)、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設(shè)的過程中，應(yīng)該明確責(zé)權(quán)、專人負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進(jìn)行工作開展。
4．4加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，掌握電子文件管理的技術(shù)。檔案人員要適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的形勢，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對諸如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)技術(shù)等的學(xué)習(xí)，使先進(jìn)的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
5結(jié)語
