時(shí)間：2022-07-20 17:31:33
序論：在您撰寫采購管理系統(tǒng)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1.1系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)框架
采購管理系統(tǒng)使用struts+sPring+Hibemate的結(jié)構(gòu)框架進(jìn)行設(shè)計(jì)，近些年以來的系統(tǒng)開發(fā)過程中，不斷產(chǎn)生各種多層結(jié)構(gòu)框架的設(shè)計(jì)模式。Struts+Spring+Hibernate屬于其中的一種類型，SSH結(jié)構(gòu)框架是現(xiàn)階段應(yīng)用較為廣泛的架構(gòu)體系，大多數(shù)大型企業(yè)的官方門戶網(wǎng)站都是選擇這種結(jié)構(gòu)框架作為企業(yè)業(yè)務(wù)管理的支撐架構(gòu)，其相應(yīng)的實(shí)際開發(fā)應(yīng)用流程己經(jīng)進(jìn)入到成熟的發(fā)展階段。由于這個(gè)系統(tǒng)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在著一定程度的依賴性，因此對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)通信接口要求標(biāo)準(zhǔn)也相對(duì)較高。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議需要遵循相應(yīng)的TCP/IP協(xié)議，另外應(yīng)當(dāng)確保8080端口處于不被占用的狀態(tài)，因此這系統(tǒng)的服務(wù)器默認(rèn)形式通信連接端口為8080。
1.2數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計(jì)原則
1）邏輯結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)。使用表格的形式進(jìn)行信息存儲(chǔ)處理，主要包含系統(tǒng)管理員的信息表、采購員的采購信息表、供應(yīng)商的產(chǎn)品信息表、采購清單的信息表、競(jìng)標(biāo)單的信息表與供應(yīng)單的產(chǎn)品信息表等。2）物理結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)。采購管理系統(tǒng)具體使用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)要求為數(shù)據(jù)庫，各個(gè)數(shù)據(jù)選項(xiàng)應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行存取操作，存取的單位是表格，存儲(chǔ)區(qū)域通常是存儲(chǔ)在系統(tǒng)的硬盤內(nèi)部，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)滿足保密性原則，各個(gè)系統(tǒng)用戶都需要設(shè)置各自的權(quán)限，只有達(dá)到權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)用戶才可以運(yùn)用某項(xiàng)具體數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)用戶輸入相應(yīng)的用戶名時(shí)需要進(jìn)行權(quán)限判斷處理。
2采購管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)分析
2.1管理員模塊實(shí)現(xiàn)
選擇菜單項(xiàng)中的查看預(yù)審核采購訂單通知，可以看到當(dāng)前需要進(jìn)行審核操作的采購訂單通知數(shù)目和具體列表，選擇各個(gè)通知右邊位置的查看選項(xiàng)，可以查看到其它的具體通知。進(jìn)行采購清單的管理時(shí)需要選擇菜單項(xiàng)中的匯總分配，可以看到當(dāng)前需要操作的采購清單列表，這部分采購清單一般是對(duì)各種不同產(chǎn)品的具體要求。進(jìn)行匯總時(shí)系統(tǒng)會(huì)將產(chǎn)品根據(jù)具體的類型進(jìn)行分類處理，統(tǒng)計(jì)具體的總數(shù)量同時(shí)顯示出來。點(diǎn)選擇返回按鈕可以返回到之前出現(xiàn)的頁面。點(diǎn)擊選擇按鈕以后系統(tǒng)會(huì)相應(yīng)顯示確認(rèn)的提示性操作，選擇確定之后將對(duì)應(yīng)的采購訂單分配到相應(yīng)的采購員。在匯總分配過程中需要同時(shí)操作多個(gè)數(shù)據(jù)表：對(duì)于采購清單表實(shí)行相應(yīng)的修改操作處理，狀態(tài)位置為1，對(duì)采購訂單表實(shí)行添加操作處理，對(duì)采購員和產(chǎn)品的對(duì)應(yīng)關(guān)系表實(shí)行查詢處理。
2.2采購員模塊實(shí)現(xiàn)
輸入系統(tǒng)用戶名與密碼之后假如通過對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫驗(yàn)證則會(huì)跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的采購員功能頁面。選擇相應(yīng)的采購訂單菜單，則可以進(jìn)入到采購訂單的頁面。系統(tǒng)頁面顯示系統(tǒng)管理員要求采購員需要的采購訂單信息，選擇按鈕則會(huì)相應(yīng)彈出需要確認(rèn)的窗口。
2.3供應(yīng)商模塊實(shí)現(xiàn)
供應(yīng)商模塊通常包含了四個(gè)方面的實(shí)際功能，其分別為查看系統(tǒng)通知、競(jìng)標(biāo)、競(jìng)標(biāo)單管理與訂單管理。系統(tǒng)通知一般包含了兩個(gè)部分，其分別為查看待簽訂單通知與取消訂單通知，查看取消訂單通知通常只能夠查看由系統(tǒng)管理員取消的采購訂單。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞 采購管理；系統(tǒng)；設(shè)計(jì)
中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-7597（2013）22-0038-02
目前中國企業(yè)正接受著極大的生存挑戰(zhàn)，提高社會(huì)企業(yè)的競(jìng)爭意識(shí)已經(jīng)成為企業(yè)領(lǐng)域的共同認(rèn)識(shí)。對(duì)于我國社會(huì)的各種類型企業(yè)，提高企業(yè)管理質(zhì)量水平和完善組織模式的重要一方面是在于對(duì)企業(yè)采購管理過程的具體控制，使用高效可靠的管理機(jī)制優(yōu)化采購管理模式，是提升企業(yè)競(jìng)爭意識(shí)的有效方法。社會(huì)上傳統(tǒng)模式的企業(yè)管理環(huán)節(jié)中采購管理存在許多問題。大部分企業(yè)實(shí)行采購管理的部門職責(zé)劃分不明確，加大了采購部門在實(shí)際管理過程中的麻煩性，各個(gè)部門之間缺少充分的監(jiān)督與控制制度。因?yàn)樵诖蠖鄶?shù)采購過程中一般都會(huì)通過電話達(dá)到聯(lián)系目的，采購的具體信息不能夠進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，促使采購信息不能實(shí)現(xiàn)共享的直接目的，最終使得經(jīng)營業(yè)務(wù)的追溯性變差，假如出現(xiàn)問題則會(huì)直接影響到具體的采購時(shí)間，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的管理造成極大的影響。
1 采購管理系統(tǒng)的需求分析
1.1 總體業(yè)務(wù)概述
當(dāng)前社會(huì)企業(yè)仍然無法構(gòu)建適合于采購方與供應(yīng)商的信息化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，企業(yè)與供應(yīng)商之間的信息一般都是相互封閉的，對(duì)于供應(yīng)商生產(chǎn)的產(chǎn)品情況缺乏足夠深入的了解，導(dǎo)致對(duì)供應(yīng)商的選擇與采購工作顯得十分被動(dòng)，直接會(huì)導(dǎo)致缺貨的現(xiàn)象，或者是庫存產(chǎn)品大量堆積，缺少對(duì)供應(yīng)商的事前刷選、實(shí)時(shí)跟蹤與事后驗(yàn)收的全方位系統(tǒng)綜合評(píng)價(jià)機(jī)制。目前階段對(duì)于供應(yīng)商的各種評(píng)價(jià)通常主要通過相應(yīng)的采購部門對(duì)其具體供貨價(jià)格、質(zhì)量狀況和供應(yīng)商的管理機(jī)制進(jìn)行主觀的判斷，這無法體現(xiàn)出科學(xué)性、系統(tǒng)性與針對(duì)性，盡管在供應(yīng)商的審核過程中存在對(duì)供應(yīng)商的各種監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)，這通常都是流于形式，存在棄優(yōu)擇劣與在棄低就高等各種不良狀況，從而增加了實(shí)際的采購成本。采購產(chǎn)品與供應(yīng)商之間缺少科學(xué)合理的具體分類，僅僅是簡單地依據(jù)部門職能性質(zhì)進(jìn)行分類，忽視產(chǎn)品的可替代性和供應(yīng)商的數(shù)量、可靠性、質(zhì)量保證、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)等種因素對(duì)企業(yè)運(yùn)營的重大影響。
1.2 功能性需求
1）采購清單匯總分類。管理員可以把采購清單實(shí)行匯總及分類的相關(guān)操作，同時(shí)能夠生成初步形式的采購訂單，然后再發(fā)送至對(duì)應(yīng)的采購員。
2）取消采購訂單。管理員與供應(yīng)商都可以對(duì)采購訂單實(shí)行取消操作，根據(jù)具體的采購合同，有可能會(huì)發(fā)生一方違約的狀況。
3）月對(duì)賬。系統(tǒng)管理員可以在各個(gè)月的月底階段使用賬冊(cè)實(shí)行采購賬目的核對(duì)處理。
4）采購信息。采購員可以把所接收到的采購清單上的各種信息公開，提供給供應(yīng)商進(jìn)行查詢競(jìng)標(biāo)。
5）競(jìng)標(biāo)。供應(yīng)商可以查詢公開在采購信息管理系統(tǒng)上的各方面采購信息，同時(shí)允許參與競(jìng)標(biāo)，應(yīng)當(dāng)填寫本身所能提供的具體產(chǎn)品數(shù)量和價(jià)格，然后進(jìn)行確認(rèn)提交操作。
6）供應(yīng)商選擇。列舉出供應(yīng)商可以提供的具體產(chǎn)品價(jià)格，預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等各種采購信息，采購員利用這些信息來選擇具體的供應(yīng)商。
7）審核與發(fā)送訂單。系統(tǒng)管理員將采購員提交的初步訂單進(jìn)行相應(yīng)的審核，生成詳細(xì)的采購訂單，同時(shí)可以把采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商。雙方都完成確認(rèn)之后，開始簽訂相應(yīng)的合同，企業(yè)一方應(yīng)當(dāng)支付一定的訂金。
8）催貨。如果購置的產(chǎn)品在預(yù)期到貨時(shí)間的前兩天仍然沒有收到貨物時(shí)，系統(tǒng)會(huì)給采購員相應(yīng)的提示，采購員需要催促相應(yīng)的供應(yīng)商盡快發(fā)貨。
9）付款。完成訂購的產(chǎn)品到貨時(shí)的金額付款，可以對(duì)相應(yīng)的供應(yīng)商實(shí)行評(píng)價(jià)處理。
10）統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)管理員可以對(duì)產(chǎn)品采購業(yè)務(wù)信息與采購員的業(yè)績信息實(shí)行統(tǒng)計(jì)處理。
2 采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)分析
2.1 系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)框架
采購管理系統(tǒng)使用struts+sPring+Hibemate的結(jié)構(gòu)框架進(jìn)行設(shè)計(jì)，近些年以來的系統(tǒng)開發(fā)過程中，不斷產(chǎn)生各種多層結(jié)構(gòu)框架的設(shè)計(jì)模式。Struts+Spring+Hibernate屬于其中的一種類型，SSH結(jié)構(gòu)框架是現(xiàn)階段應(yīng)用較為廣泛的架構(gòu)體系，大多數(shù)大型企業(yè)的官方門戶網(wǎng)站都是選擇這種結(jié)構(gòu)框架作為企業(yè)業(yè)務(wù)管理的支撐架構(gòu)，其相應(yīng)的實(shí)際開發(fā)應(yīng)用流程己經(jīng)進(jìn)入到成熟的發(fā)展階段。由于這個(gè)系統(tǒng)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在著一定程度的依賴性，因此對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)通信接口要求標(biāo)準(zhǔn)也相對(duì)較高。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議需要遵循相應(yīng)的TCP/IP協(xié)議，另外應(yīng)當(dāng)確保8080端口處于不被占用的狀態(tài)，因此這系統(tǒng)的服務(wù)器默認(rèn)形式通信連接端口為8080。
2.2 數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計(jì)原則
1）邏輯結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)。使用表格的形式進(jìn)行信息存儲(chǔ)處理，主要包含系統(tǒng)管理員的信息表、采購員的采購信息表、供應(yīng)商的產(chǎn)品信息表、采購清單的信息表、競(jìng)標(biāo)單的信息表與供應(yīng)單的產(chǎn)品信息表等。
2）物理結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)。采購管理系統(tǒng)具體使用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)要求為數(shù)據(jù)庫，各個(gè)數(shù)據(jù)選項(xiàng)應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行存取操作，存取的單位是表格，存儲(chǔ)區(qū)域通常是存儲(chǔ)在系統(tǒng)的硬盤內(nèi)部，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)滿足保密性原則，各個(gè)系統(tǒng)用戶都需要設(shè)置各自的權(quán)限，只有達(dá)到權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)用戶才可以運(yùn)用某項(xiàng)具體數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)用戶輸入相應(yīng)的用戶名時(shí)需要進(jìn)行權(quán)限判斷處理。
3 采購管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)分析
3.1 管理員模塊實(shí)現(xiàn)
選擇菜單項(xiàng)中的查看預(yù)審核采購訂單通知，可以看到當(dāng)前需要進(jìn)行審核操作的采購訂單通知數(shù)目和具體列表，選擇各個(gè)通知右邊位置的查看選項(xiàng)，可以查看到其它的具體通知。
進(jìn)行采購清單的管理時(shí)需要選擇菜單項(xiàng)中的匯總分配，可以看到當(dāng)前需要操作的采購清單列表，這部分采購清單一般是對(duì)各種不同產(chǎn)品的具體要求。
進(jìn)行匯總時(shí)系統(tǒng)會(huì)將產(chǎn)品根據(jù)具體的類型進(jìn)行分類處理，統(tǒng)計(jì)具體的總數(shù)量同時(shí)顯示出來。點(diǎn)選擇返回按鈕可以返回到之前出現(xiàn)的頁面。
點(diǎn)擊選擇按鈕以后系統(tǒng)會(huì)相應(yīng)顯示確認(rèn)的提示性操作，選擇確定之后將對(duì)應(yīng)的采購訂單分配到相應(yīng)的采購員。
在匯總分配過程中需要同時(shí)操作多個(gè)數(shù)據(jù)表：對(duì)于采購清單表實(shí)行相應(yīng)的修改操作處理，狀態(tài)位置為1，對(duì)采購訂單表實(shí)行添加操作處理，對(duì)采購員和產(chǎn)品的對(duì)應(yīng)關(guān)系表實(shí)行查詢處理。
3.2 采購員模塊實(shí)現(xiàn)
輸入系統(tǒng)用戶名與密碼之后假如通過對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫驗(yàn)證則會(huì)跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的采購員功能頁面。選擇相應(yīng)的采購訂單菜單，則可以進(jìn)入到采購訂單的頁面。系統(tǒng)頁面顯示系統(tǒng)管理員要求采購員需要的采購訂單信息，選擇按鈕則會(huì)相應(yīng)彈出需要確認(rèn)的窗口。
3.3 供應(yīng)商模塊實(shí)現(xiàn)
供應(yīng)商模塊通常包含了四個(gè)方面的實(shí)際功能，其分別為查看系統(tǒng)通知、競(jìng)標(biāo)、競(jìng)標(biāo)單管理與訂單管理。系統(tǒng)通知一般包含了兩個(gè)部分，其分別為查看待簽訂單通知與取消訂單通知，查看取消訂單通知通常只能夠查看由系統(tǒng)管理員取消的采購訂單。
4 結(jié)束語
企業(yè)采購管理系統(tǒng)的目的一般在于利用計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)來達(dá)到各項(xiàng)工作的執(zhí)行目標(biāo)，同時(shí)需要保持較高程度的靈活性和易操作性。為了可以使采購過程變得更加簡潔，有助于企業(yè)管理效果的提升，開發(fā)應(yīng)用采購管理系統(tǒng)可以促使企業(yè)管理趨向于結(jié)構(gòu)化與模塊化發(fā)展。對(duì)于采購管理系統(tǒng)的本身可以將其應(yīng)用到大、中、小等各種規(guī)模的企業(yè)采購部門當(dāng)中，通過采購管理系統(tǒng)采購員能夠方便地進(jìn)行產(chǎn)品采購，工作人員能夠迅速了解自身需要達(dá)到的工作目標(biāo)，系統(tǒng)管理員能夠更加科學(xué)有效地對(duì)產(chǎn)品采購工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)查詢操作目的，從而提升企業(yè)的實(shí)際工作效率。
參考文獻(xiàn)
[1]薩師煊，王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論（第三版）[M].高等教育出版社，2000.
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[3]任中方，張華，閏明松，等.MVC模式研究的綜述[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究，2004（10）.
關(guān)鍵詞：采購管理；應(yīng)付款帳期；帳齡
中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1007-9599 (2011) 14-0000-02
The Design and Realization of the Purchasing Management System
Zhang Lin
(InBev Jinlongquan Brewing(Hubei)Co.,Ltd.Jingmen448000,China)
Abstract:The paper introduces the design thought and the realization process of the purchasing management system and describes the demand analysis,the system design and the system implementation in detail,based on which the business procedure,the business module and the data structure were established and the system development was carried out with the using of the C/S(Client/Server)as the system structure,Sybase as the background database and PowerBuilder9.0 as the development tool.
Keywords:Purchasing management;Term of the account payable;Account receivable age
一、引言
采購是供應(yīng)鏈當(dāng)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它對(duì)企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對(duì)任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價(jià)格，正確的質(zhì)量在正確的時(shí)間送到正確的地點(diǎn)，是至關(guān)重要的。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭的日趨激烈，采購管理的作用也顯得日趨重要，如何通過提升采購管理來加強(qiáng)采購流程控制，降低采購成本和采購風(fēng)險(xiǎn)，提高資金利用率，是每個(gè)企業(yè)必須面對(duì)的問題。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，通過實(shí)施先進(jìn)的計(jì)算機(jī)采購管理系統(tǒng)來提升企業(yè)的采購管理水平，進(jìn)而提升企業(yè)的核心競(jìng)爭力成為可能。
二、需求分析
（一）系統(tǒng)目標(biāo)
本系統(tǒng)要求界面友好、操作簡便、安全、實(shí)用，能對(duì)采購物流和資金流的全部過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤；在采購計(jì)劃審批、質(zhì)量檢驗(yàn)、采購價(jià)格審核、采購付款等關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)通過先進(jìn)的身份認(rèn)證技術(shù)對(duì)操作人員的身份進(jìn)行認(rèn)證，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性能，降低采購風(fēng)險(xiǎn)；通過采購付款帳期控制避免提前付款，增加企業(yè)的流動(dòng)資金，提高資金利用率；通過提供及時(shí)的數(shù)據(jù)查詢功能和詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，為企業(yè)的采購管理提供必要的數(shù)據(jù)支持，提高企業(yè)的采購管理水平。
（二）業(yè)務(wù)流程
采購管理的流程比較復(fù)雜，為了保證采購管理系統(tǒng)能夠滿足整個(gè)采購流程的控制需要，我們通過詳細(xì)的調(diào)研，確定了本系統(tǒng)按以下的流程進(jìn)行設(shè)計(jì)：
采購計(jì)劃申報(bào)采購計(jì)劃審批采購計(jì)劃分解生成供貨通知單采購實(shí)物收貨質(zhì)量報(bào)檢質(zhì)量檢驗(yàn)采購價(jià)格審核驗(yàn)收入庫采購付款。
三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)
（一）系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)
根據(jù)本系統(tǒng)的需求分析，按照數(shù)據(jù)聯(lián)系的緊密程度和業(yè)務(wù)功能，將系統(tǒng)劃分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、采購過程管理、統(tǒng)計(jì)查詢與報(bào)表三個(gè)子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)又包括不同的模塊，以完成不同的系統(tǒng)功能。整個(gè)系統(tǒng)的功能是基于權(quán)限管理的，操作人員按照自己的權(quán)限進(jìn)入相應(yīng)的功能模塊進(jìn)行操作，各子系統(tǒng)下的模塊的主要功能如下：
1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理
（1）操作權(quán)限管理：按各部門操作人員的職責(zé)在系統(tǒng)中設(shè)置對(duì)應(yīng)的模塊權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能進(jìn)入系統(tǒng)操作設(shè)定的模塊。
（2）采購員管理：對(duì)采購部門的員工的信息進(jìn)行管理，設(shè)定每位采購員負(fù)責(zé)購進(jìn)物資的類別。
（3）供應(yīng)商管理：對(duì)采購供應(yīng)商的資料進(jìn)行管理，包括供應(yīng)商名稱、地址、郵政編碼、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、銀行賬戶等重要信息。
（4）質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)管理：用于設(shè)定各種采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)等信息。
（5）Ikey身份認(rèn)證管理：Ikey身份認(rèn)證是本系統(tǒng)為了加強(qiáng)安全控制而引用的一項(xiàng)加密技術(shù)，Ikey內(nèi)存儲(chǔ)的是用戶設(shè)置的一個(gè)密碼，用來對(duì)用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，該密碼與采購管理系統(tǒng)定的操作員相關(guān)聯(lián)，在需要使用Ikey的模塊上，系統(tǒng)首先檢查Ikey與系統(tǒng)登錄用戶是否一致，如果不一致Ikey將起不到身份認(rèn)證的作用，如果一致系統(tǒng)將檢查用戶輸入的密碼是否與Ikey上記載的密碼相同，只有密碼相同才能通過身份認(rèn)證。在本系統(tǒng)中對(duì)影響整個(gè)采購品種與數(shù)量的“采購計(jì)劃審批”、對(duì)采購物資進(jìn)行評(píng)級(jí)的“質(zhì)量檢驗(yàn)”、核定實(shí)際結(jié)算金額的“采購價(jià)格審核”、最終進(jìn)行財(cái)務(wù)付款的“采購付款”等關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)都用Ikey對(duì)操作員的身份進(jìn)行了認(rèn)證。通過Ikey身份認(rèn)證技術(shù)的應(yīng)用，有效的加強(qiáng)了采購系統(tǒng)的安全性能，降低了采購分析。
（6）采購應(yīng)付款帳期設(shè)置：用于按供應(yīng)商或購進(jìn)物資設(shè)置采購付款最短天數(shù)，購進(jìn)物資收貨后，如果沒有達(dá)到系統(tǒng)設(shè)定的最短付款天數(shù)，系統(tǒng)不能進(jìn)行付款操作。通過采購應(yīng)付款帳期的控制，有效的避免提前付款，增加企業(yè)的流動(dòng)資金，提高資金利用率。
2.采購管理
（1）采購計(jì)劃申報(bào)：采購計(jì)劃申報(bào)部門計(jì)劃員按倉庫的實(shí)際庫存和當(dāng)前的需求量申報(bào)物資采購計(jì)劃。
（2）采購計(jì)劃審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)按實(shí)際情況對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審批。
（3）采購計(jì)劃分解：物資采購部計(jì)劃員將采購計(jì)劃中的各種物資分解給具體的采購員進(jìn)行采購，生成采購分解單。
（4）生成供貨通知單：物資采購部采購員在供應(yīng)商將物資送到公司后，按實(shí)際到貨情況給倉庫開電子供貨通知單。
（5）采購實(shí)物收貨：倉庫保管員為將貨物送到倉庫的供應(yīng)商辦理實(shí)物收貨業(yè)務(wù)。
（6）質(zhì)量報(bào)檢：倉庫保管員對(duì)收貨物資按批次生成質(zhì)量報(bào)檢單。
（7）質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量檢驗(yàn)員根據(jù)物資檢驗(yàn)實(shí)際結(jié)果，生成電子質(zhì)量檢驗(yàn)單。
（8）采購價(jià)格審核：企業(yè)管理部會(huì)計(jì)根據(jù)供應(yīng)合同、供應(yīng)商供貨的歷史價(jià)格、市場(chǎng)行情及質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果對(duì)物資采購價(jià)格進(jìn)行審核。
[關(guān)鍵詞] 初始設(shè)置；采購管理；用友U8
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 016
[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）11- 0033- 04
0 引 言
采購是企業(yè)供應(yīng)鏈活動(dòng)中一個(gè)重要的組成部分，通過采購，企業(yè)從上游合作伙伴獲得生產(chǎn)所需的物資，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。用友U8采購管理系統(tǒng)從供應(yīng)鏈管理的角度，為企業(yè)的采購活動(dòng)提供了一個(gè)良好的管理平臺(tái)，幫助企業(yè)建立一個(gè)圍繞采購活動(dòng)的全面管理系統(tǒng)。用友U8采購系統(tǒng)與生產(chǎn)制造系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)、委外加工系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)都存在接口關(guān)系，其在供應(yīng)鏈中的作用非常重要。但筆者在項(xiàng)目調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多工業(yè)企業(yè)圍繞采購活動(dòng)的全面管理系統(tǒng)并未建立，或者建立后不能有效使用。有的企業(yè)應(yīng)用采購管理系統(tǒng)總是出現(xiàn)這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統(tǒng)在初始化時(shí)的某個(gè)參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤，并導(dǎo)致后續(xù)一系列錯(cuò)誤的發(fā)生。因此，企業(yè)應(yīng)提高對(duì)采購管理系統(tǒng)初始化工作的重視程度，避免以后在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)出現(xiàn)不必要的麻煩。本文分四個(gè)步驟對(duì)采購管理系統(tǒng)的初始化工作進(jìn)行了闡述，企業(yè)在進(jìn)行初始化時(shí)可以對(duì)照使用，從而避免出現(xiàn)問題。
1 系統(tǒng)啟用
以賬套主管的身份注冊(cè)進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，在頁面左側(cè)的工作列表中打開“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡，執(zhí)行“基本信息―系統(tǒng)啟用”命令，啟用采購管理系統(tǒng)。需要注意的是，執(zhí)行系統(tǒng)啟用操作一定是在進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)后，且不能進(jìn)行任何操作的前提下才可以。
2 錄入期初數(shù)據(jù)
采購管理系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)通常包括兩種情況：
一種是期初暫估入庫，是指采購的貨物已入庫，但是還沒有收到供應(yīng)商開具的發(fā)票的業(yè)務(wù)，就是常說的貨到票未到；
另外一種是期初在途存貨，是指采購貨物的發(fā)票已經(jīng)送到，但是貨物由于其他原因還沒有送到的情況，就是常說的票到貨未到。
錄入期初數(shù)據(jù)是為了將來貨、票齊全時(shí)及時(shí)進(jìn)行結(jié)算。
2.1 貨到票未到――期初采購入庫單的錄入
在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)左側(cè)的工作列表中打開“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡中的采購管理模塊，執(zhí)行“采購入庫―采購入庫單”命令，進(jìn)入“期初采購入庫單”窗口，如圖1所示。
單擊“增加”按鈕，錄入相應(yīng)信息后“保存”。如果需要修改期初采購入庫單的信息，可先打開“入庫單列表”，再雙擊打開需要修改的入庫單，單擊“修改”按鈕進(jìn)行修改后“保存”。如果需要?jiǎng)h除入庫單，則在“入庫單列表”中雙擊打開需要?jiǎng)h除的入庫單，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“入庫單列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購入庫單，執(zhí)行修改或者刪除的操作。
需要注意的是，在采購管理系統(tǒng)期初記賬前，通過點(diǎn)擊采購管理系統(tǒng)的“采購入庫―采購入庫單”只能錄入期初入庫單；而在期初記賬后，采購入庫單則不能在采購管理系統(tǒng)中錄入，而需要在庫存管理系統(tǒng)中錄入。此外，在采購管理系統(tǒng)期初記賬前，期初入庫單可以修改和刪除，但在期初記賬后，期初入庫單將不允許修改和刪除。
2.2.2 票到貨未到―期初發(fā)票的錄入
期初存貨在途，但企業(yè)已收到供應(yīng)商開來的采購發(fā)票，此時(shí)需要錄入期初發(fā)票的信息。發(fā)票有編號(hào)，可以由系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)，也可以由用戶自行編號(hào)。
很多企業(yè)需要自行編號(hào)，這就要求在錄入前將相應(yīng)的發(fā)票設(shè)置成允許手工修改發(fā)票編號(hào)。具體操作如下：
在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)左側(cè)的工作列表中打開“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡，執(zhí)行“單據(jù)設(shè)置―單據(jù)編號(hào)設(shè)置”命令，在打開的“單據(jù)編號(hào)設(shè)置”對(duì)話框中單擊選中需要修改的單據(jù)類型（如采購專用發(fā)票），同時(shí)將“手工改動(dòng)，重號(hào)時(shí)自動(dòng)重取”復(fù)選框打鉤，保存后退出，完成設(shè)置，如圖2所示。
單擊“增加”按鈕，按要求錄入發(fā)票的具體信息后“保存”。如果需要修改期初發(fā)票的信息，可先點(diǎn)擊“采購發(fā)票―采購發(fā)票列表”，在打開的“采購發(fā)票列表”中找到需要修改的發(fā)票行，雙擊后打開，單擊上方的“修改”按鈕進(jìn)行發(fā)票信息的修改后“保存”。如果需要?jiǎng)h除發(fā)票，則執(zhí)行同樣的操作步驟，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“采購發(fā)票列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購發(fā)票，執(zhí)行修改或者刪除的操作。
2.3 特殊業(yè)務(wù)兩種期初數(shù)據(jù)錄入
期初數(shù)據(jù)除了“期初暫估入庫”、“期初在途存貨”以上兩種常用情況需要錄入單據(jù)外，有的企業(yè)因特殊業(yè)務(wù)的需要還會(huì)錄入以下兩種期初數(shù)據(jù)：
（1）期初受托代銷商品的入庫記錄。在啟用采購管理系統(tǒng)后，要將之前沒有與供貨單位結(jié)算完的受托代銷入庫記錄輸入系統(tǒng)，以便在受托代銷商品銷售后，能夠進(jìn)行受托代銷結(jié)算。
（2）期初代管掛賬確認(rèn)單。在啟用采購管理系統(tǒng)后，要將之前已與代管的供應(yīng)商進(jìn)行了耗用掛賬，但還沒有取得供應(yīng)商的采購發(fā)票，因而不能進(jìn)行采購結(jié)算的代管掛賬確認(rèn)單輸入系統(tǒng)，在取得發(fā)票后再與之進(jìn)行結(jié)算。
3 采管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置
采購管理系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置，是指在使用采購管理系統(tǒng)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理之前，要確定采購業(yè)務(wù)的范圍、類型以及對(duì)各種采購業(yè)務(wù)的核算要求，這是采購管理系統(tǒng)初始化的一項(xiàng)重要工作。
在采購管理模塊中執(zhí)行“采購管理―設(shè)置―采購選項(xiàng)”命令，在彈出的“采購選項(xiàng)設(shè)置”對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。“采購選項(xiàng)設(shè)置”共分“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”、“公共及參照控制”、“采購預(yù)警和報(bào)警”三個(gè)頁簽，應(yīng)分別進(jìn)行設(shè)置。
需要注意的是，在進(jìn)行采購選項(xiàng)設(shè)置之前，企業(yè)一定要詳細(xì)了解選項(xiàng)開關(guān)對(duì)業(yè)務(wù)處理流程的影響，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行設(shè)置。
因?yàn)橛行┻x項(xiàng)在期初記賬或開始日常業(yè)務(wù)后將不能隨意更改，所以企業(yè)最好在業(yè)務(wù)開始前進(jìn)行全盤考慮，尤其是一些對(duì)其他系統(tǒng)有影響的選項(xiàng)，設(shè)置時(shí)更要考慮清楚。
4 采購期初記賬
期初記賬是指將采購期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購賬，它標(biāo)志著采購管理系統(tǒng)的初始化工作全部結(jié)束，相關(guān)的參數(shù)和期初數(shù)據(jù)將不能增加、修改和刪除，除非取消期初記賬。
期初記賬的操作很簡單，在采購管理系統(tǒng)中執(zhí)行“設(shè)置―采購期初記賬”命令，在打開的“期初記賬”對(duì)話框中單擊“記賬”按鈕，如圖4所示，在彈出“期初記賬完畢”信息提示框后單擊“確定”，從而完成采購管理系統(tǒng)的期初記賬。
需要注意的是，如果企業(yè)沒有期初數(shù)據(jù)可以輸入，也必須執(zhí)行期初記賬操作；如果企業(yè)期初數(shù)據(jù)是運(yùn)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年”功能得到的，則為期初未記賬狀態(tài)，同樣需要執(zhí)行期初記賬。
以下情況采購期初恢復(fù)記賬按鈕是灰色的，即不能取消采購期初記賬：①采購系統(tǒng)月末已經(jīng)結(jié)賬；②采購系統(tǒng)未結(jié)賬但進(jìn)行了采購結(jié)算；③存貨核算系統(tǒng)已經(jīng)期初記賬。相應(yīng)的解決方法如下：①恢復(fù)采購系統(tǒng)月末結(jié)賬前狀態(tài)、取消采購結(jié)算；②取消采購結(jié)算；③先取消存貨核算系統(tǒng)的期初記賬，再取消采購系統(tǒng)的期初記賬。
5 結(jié) 語
至此，經(jīng)過以上四個(gè)步驟，采購管理系統(tǒng)的初始設(shè)置工作結(jié)束。企業(yè)在開始日常的采購業(yè)務(wù)之前最好將賬套做個(gè)備份，以免意外情況發(fā)生造成數(shù)據(jù)的丟失。
主要參考文獻(xiàn)
[1]李震，袁巖鳳.ERP財(cái)務(wù)管理與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2011.
介紹信息管理部自主設(shè)計(jì)開發(fā)的金材采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路、系統(tǒng)功能、技術(shù)特點(diǎn)、應(yīng)用效果。
關(guān)鍵詞：
采購管理；設(shè)計(jì)；系統(tǒng)功能；技術(shù)特點(diǎn)；應(yīng)用
1前言
金材公司主要負(fù)責(zé)柳鋼廢鋼、生鐵、熱壓塊、鋼坯、次品材、冷軋基板等采購和銷售，以及廢鋼加工業(yè)務(wù)。金材采購管理系統(tǒng)通過與公司物流系統(tǒng)、MES系統(tǒng)、質(zhì)量系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人資系統(tǒng)做數(shù)據(jù)接口，使金材公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)如往來單位、合同、物流、庫存、檢化驗(yàn)、質(zhì)量判定、結(jié)算、財(cái)務(wù)上報(bào)等全生命周期的數(shù)據(jù)信息得到自動(dòng)化管控。金材采購管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用為金材公司所有業(yè)務(wù)平穩(wěn)、有序、按時(shí)展開，上下游數(shù)據(jù)自動(dòng)獲取和流轉(zhuǎn)，提高工作效率，降低人為干預(yù)，提升物資監(jiān)管力度提供了保障。本文總結(jié)金材采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、功能及其應(yīng)用情況。
2系統(tǒng)需求調(diào)研與功能設(shè)計(jì)
2.1需求調(diào)研方法與技巧
需求調(diào)研是系統(tǒng)開發(fā)的起始階段，是為項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段而準(zhǔn)備的，需求調(diào)研質(zhì)量直接關(guān)系和決定了系統(tǒng)軟件的交付結(jié)果。由于開發(fā)人員不熟悉金材業(yè)務(wù)領(lǐng)域的細(xì)枝末節(jié)，金材業(yè)務(wù)人員也不熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)方法，故需求調(diào)研和分析就是要解決這兩者之間的隔閡。本次需求調(diào)研遵循從宏觀到微觀、自上而下的原則。首先向金材公司領(lǐng)導(dǎo)者或業(yè)務(wù)接口人宏觀了解業(yè)務(wù)需求全貌，從而梳理出業(yè)務(wù)流程，把握業(yè)務(wù)范圍和目標(biāo)，然后進(jìn)一步向各級(jí)業(yè)務(wù)人員了解需求。通過不斷細(xì)化，深挖潛在需求，產(chǎn)生詳細(xì)、明確的系統(tǒng)定義。在調(diào)研過程中主要使用了會(huì)議討論法進(jìn)行宏觀了解和界面原型法進(jìn)行深入挖掘。深挖過程主要運(yùn)用了流程和數(shù)據(jù)雙向驅(qū)動(dòng)。
2.2系統(tǒng)需求與功能設(shè)計(jì)
柳鋼金材采購管理系統(tǒng)包括系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息管理、往來單位管理、合同管理、補(bǔ)充文件管理、結(jié)算管理、報(bào)表中心等6大模塊。
（1）系統(tǒng)管理。包含權(quán)限管理、信息管理、工作流程管理和接口數(shù)據(jù)管理。考慮到金材公司組織機(jī)構(gòu)和崗位職能可能會(huì)發(fā)生變化，系統(tǒng)在權(quán)限控制方面必須具備足夠的靈活性。本系統(tǒng)采用RBAC技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶權(quán)限的靈活管控，權(quán)限管理實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)用戶、角色和功能樹的增、刪、改、密碼重置等功能。通過對(duì)系統(tǒng)功能的樹型管理，可以在任意功能節(jié)點(diǎn)新增下級(jí)功能點(diǎn)或修改、刪除本功能點(diǎn)，通過功能點(diǎn)的編碼規(guī)則自動(dòng)生成有層次的功能樹；再通過給角色設(shè)置功能樹從而給予角色特定的功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限；最后通過給用戶賦予相應(yīng)的角色從而控制用戶的可操作功能范圍、可查看數(shù)據(jù)范圍等，即可實(shí)現(xiàn)用戶按權(quán)限各施其職并保障系統(tǒng)信息安全。信息管理主要包含常數(shù)代碼管理、數(shù)據(jù)字典管理、數(shù)據(jù)信息管理、組織信息查詢、人事信息查詢。其中，常數(shù)代碼管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)常數(shù)的前臺(tái)維護(hù)，所謂常數(shù)可以理解為一個(gè)屬性、狀態(tài)、類別等。例如新增一個(gè)常數(shù)名稱為年份，管理員可以在前臺(tái)輸入所有需要用到的年份并按順序排列。在任何需要調(diào)用年份的地方會(huì)自動(dòng)將管理員維護(hù)的年份信息調(diào)用出來，極大地方便了系統(tǒng)維護(hù)。工作流管理可實(shí)現(xiàn)配置型審批流程，即通過配置審批節(jié)點(diǎn)和節(jié)點(diǎn)扭轉(zhuǎn)約束條件，將節(jié)點(diǎn)賦予用戶和角色，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制審批流程。
（2）基礎(chǔ)信息管理。對(duì)往來單位、合同、結(jié)算過程中需要使用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，從而給予金材系統(tǒng)管理員足夠權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行自主維護(hù)。提供對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的新增、停用、刪除、修改、查詢、記錄變更履歷等功能，主要包括質(zhì)量評(píng)價(jià)細(xì)則管理、合同類別管理、廢鋼等級(jí)價(jià)格、密封容器調(diào)價(jià)、生鐵元素扣款、生鐵成分判定、保量價(jià)政策、次品材基礎(chǔ)信息管理、次品材品名管理、加工項(xiàng)目管理等。
（3）往來單位管理。對(duì)與金材公司有業(yè)務(wù)往來的所有供需方進(jìn)行管理。包括需方管理、供方管理、供方評(píng)價(jià)活動(dòng)、試供方評(píng)價(jià)、工時(shí)管理等。為規(guī)范供方評(píng)價(jià)，金材公司制定了一套具有可行性的供方管理機(jī)制，經(jīng)過深入研究此機(jī)制，在設(shè)計(jì)時(shí)將每一個(gè)考核點(diǎn)細(xì)化到系統(tǒng)業(yè)務(wù)中進(jìn)行自動(dòng)捕捉計(jì)算，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)供方的自動(dòng)考評(píng)。工時(shí)管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)外協(xié)單位的工時(shí)申請(qǐng)和自動(dòng)結(jié)算。
（4）合同管理。此模塊針對(duì)金材公司目前合同業(yè)務(wù)的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，盡可能涵蓋合同業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，主要包括合同模板管理、合同管理。合同管理模塊展示所有狀態(tài)的各類合同模板和合同，可以對(duì)其進(jìn)行新增、刪除、修改、預(yù)付款管理、提交審批、撤銷審批、查看詳細(xì)信息、查看審批意見等操作。通過區(qū)分合同類別，設(shè)置不同查看權(quán)限，并將合同類型做到功能樹中進(jìn)行數(shù)據(jù)約束，可實(shí)現(xiàn)不同用戶查看和管理不同的合同模板和合同，既方便系統(tǒng)管理員在角色設(shè)置時(shí)進(jìn)行賦權(quán)，又可盡量避免日后因金材公司各科室職能調(diào)整而造成的系統(tǒng)修改工作，同時(shí)將所有合同模板和合同集中在一個(gè)界面進(jìn)行管理也方便相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集中查看和使用。
（5）補(bǔ)充文件管理。由于鋼鐵市場(chǎng)行情時(shí)常變化，所以在一個(gè)合同執(zhí)行期內(nèi)存在不定期價(jià)格調(diào)整，并且物品出入庫時(shí)間和結(jié)算時(shí)間存在時(shí)間差。補(bǔ)充文件管理負(fù)責(zé)對(duì)廢鋼等級(jí)價(jià)格、生鐵元素扣款、保量價(jià)、鋼坯價(jià)、加工費(fèi)等隨市場(chǎng)行情變化時(shí)的政策進(jìn)行統(tǒng)一管理，以支撐廢鋼、生鐵、保量價(jià)、鋼坯、次品材、冷軋基板、加工費(fèi)的結(jié)算。補(bǔ)充文件作為金材合同變更依據(jù)，其信息對(duì)結(jié)算有最直接的影響。為支撐金材公司的業(yè)務(wù)自動(dòng)結(jié)算和政策展示，對(duì)補(bǔ)充文件格式進(jìn)行了系統(tǒng)化規(guī)范，即補(bǔ)充文件在系統(tǒng)上必須嚴(yán)格按照事先制定好的規(guī)則填寫。系統(tǒng)自動(dòng)獲取補(bǔ)充文件內(nèi)容，分別反寫到廢鋼等級(jí)價(jià)格、生鐵元素扣款、保量價(jià)政策基礎(chǔ)信息中，并記錄每次變更的履歷（如文件編號(hào)、執(zhí)行時(shí)效），以實(shí)現(xiàn)廢鋼生鐵自動(dòng)結(jié)算并避免人為因素干擾。對(duì)于鋼坯、次品材、冷軋基板、加工費(fèi)合同，當(dāng)有合同變更時(shí)，可以通過選擇補(bǔ)充文件編號(hào)作為合同變更依據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)補(bǔ)充文件，從而避免人為因素干擾。
（6）結(jié)算管理。結(jié)算管理覆蓋金材公司所有外購、外銷、加工費(fèi)結(jié)算業(yè)務(wù)。主要包括廢鋼結(jié)算、生鐵結(jié)算、鋼坯結(jié)算、熱壓塊結(jié)算、次品材結(jié)算、加工費(fèi)結(jié)算、冷軋基板結(jié)算、保量價(jià)結(jié)算、結(jié)算單據(jù)管理?？梢詫?duì)結(jié)算記錄進(jìn)行勾選結(jié)算、掃描結(jié)算、錄入大票信息、質(zhì)量扣罰、整單清除、單車清除、錄入合同號(hào)等操作。通過和鋼后MES系統(tǒng)、質(zhì)量系統(tǒng)做數(shù)據(jù)接口，直接將出入庫完畢符合結(jié)算條件的信息展示在各結(jié)算子模塊中供結(jié)算人員進(jìn)行結(jié)算操作。
（7）報(bào)表中心。覆蓋金材業(yè)務(wù)中涉及到的所有周/月/季/年統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
3系統(tǒng)開發(fā)工具與技術(shù)
金材采購管理系統(tǒng)由信息管理部自主開發(fā)，軟件構(gòu)架為B/S模式，數(shù)據(jù)庫是Oracle11G，中間件選用開源的Tomcat；同異構(gòu)系統(tǒng)之間采用數(shù)據(jù)總線實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，使用WebService數(shù)據(jù)接口方式；系統(tǒng)開發(fā)視圖層采用輕量級(jí)JS庫EasyUI和GooFlow支持前臺(tái)頁面開發(fā)并固化業(yè)務(wù)審批流程，數(shù)據(jù)層采用Hibernate框架，控制層采用Struts和Spring框架；應(yīng)用條碼掃碼技術(shù)支撐磅單的掃描結(jié)算；靈活的常數(shù)代碼維護(hù)功能方便業(yè)主方自行維護(hù)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。開發(fā)平臺(tái)框架搭建實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵技術(shù)主要如下。
3.1基于快速開發(fā)實(shí)施的技術(shù)實(shí)現(xiàn)
（1）Tiles框架的引入。Tiles框架為創(chuàng)建Web頁面提供了一種模板機(jī)制，它能將網(wǎng)頁的布局和內(nèi)容分離。它用模板定義網(wǎng)頁布局，每個(gè)頁面模板都是一個(gè)簡單的JSP頁，定義一些由占位符組成的外形，以放置網(wǎng)頁內(nèi)容。執(zhí)行時(shí)，Tiles用相應(yīng)內(nèi)容動(dòng)態(tài)的替換占位符，從而創(chuàng)建整個(gè)頁面即形成布局。Tiles框架是建立在JSP的include指令基礎(chǔ)上的，但它提供了比JSP的include指令更強(qiáng)大的功能。Tiles框架具有創(chuàng)建可重用模板、動(dòng)態(tài)構(gòu)建和裝載頁面、定義可重用Tiles組件、支持國際化等特性。
（2）自定義標(biāo)簽庫。平臺(tái)定義了一套通用自定義標(biāo)簽庫，進(jìn)而定義了一套頁面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)簽，有機(jī)地將權(quán)限機(jī)制封裝到標(biāo)簽庫中，極大地方便了后期開發(fā)實(shí)現(xiàn)并定義出一組頁面實(shí)現(xiàn)操作規(guī)范，使開發(fā)人員在開發(fā)過程中真正做到層級(jí)分離，有利于保持清晰的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)邏輯思維并有效提高開發(fā)效率。自定義標(biāo)簽庫封裝了常用頁面標(biāo)簽及控件，包括文本框、選擇控件、日期控件、列表顯示控件、查詢控件等；通過一組標(biāo)準(zhǔn)定義規(guī)范，將業(yè)務(wù)功能中需要用到的頁面元素組件化，使頁面更加易于實(shí)現(xiàn)并保持代碼整潔和美觀一致，同時(shí)極大地增強(qiáng)了開發(fā)人員的信心和業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)樂趣，有效促進(jìn)開發(fā)效率和質(zhì)量，為項(xiàng)目順利開發(fā)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（3）自動(dòng)代碼生成。自動(dòng)代碼生成技術(shù)是為彌補(bǔ)功能配置的不足而產(chǎn)生的，如果說功能頁面可配置及基本操作通用化是為純前端用戶提供的，那么自動(dòng)代碼生成技術(shù)的應(yīng)用則更多是面向開發(fā)人員而形成的，相對(duì)所見即所得的業(yè)務(wù)功能配置而言，其具有更大的可擴(kuò)展性，它將開發(fā)人員從繁雜的前期準(zhǔn)備工作中解放出來，將更多精力放在核心業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)上，大大加快了開發(fā)效率和質(zhì)量。同業(yè)務(wù)功能配置的實(shí)現(xiàn)一樣，自動(dòng)代碼生成也需要具備相應(yīng)數(shù)據(jù)字典的支撐，在生成時(shí)需要指定主信息集、關(guān)聯(lián)信息集、需實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)功能如新增、修改、刪除、導(dǎo)入導(dǎo)出、頁面查詢、查詢條件等，同時(shí)還需指定業(yè)務(wù)功能所在模塊、是否新增模塊、模塊路徑等，平臺(tái)將通過配置信息調(diào)用自動(dòng)代碼生成引擎生成一套功能全代碼（包括xml配置文件，java業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)代碼、JSP頁面顯示代碼等）。通過該方法，開發(fā)過程中只需要?jiǎng)?chuàng)建出業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)字典，就可完成業(yè)務(wù)基礎(chǔ)功能的創(chuàng)建，并在此基礎(chǔ)上即可根據(jù)實(shí)際需求作頁面樣式及后臺(tái)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的修改。
3.2權(quán)限控制策略
采用基于角色的訪問控制模型技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶權(quán)限分配。用戶及其權(quán)限分配在MIS(管理信息系統(tǒng))中占據(jù)越來越重要的地位，本系統(tǒng)平臺(tái)采用RBAC（角色訪問控制）技術(shù)，解耦了權(quán)限和用戶的關(guān)系，加入角色(role)的概念，更好地完成用戶權(quán)限分配。平臺(tái)的層次結(jié)構(gòu)和框架設(shè)計(jì)及具體實(shí)現(xiàn)，使表示和業(yè)務(wù)邏輯分離，核心關(guān)注點(diǎn)和交叉關(guān)注點(diǎn)分離，從而使得平臺(tái)更加容易維護(hù)。應(yīng)用這個(gè)開發(fā)平臺(tái)可提高系統(tǒng)開發(fā)效率，縮短開發(fā)周期，降低開發(fā)成本，且更加易于設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)和維護(hù)，滿足了系統(tǒng)可擴(kuò)展性和可維護(hù)性的要求，在將來的軟件開發(fā)中很可能會(huì)成為主流開發(fā)方式。
3.3業(yè)務(wù)審批流程可視化動(dòng)態(tài)配置
實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程動(dòng)態(tài)配置。針對(duì)企業(yè)快速發(fā)展所帶來的業(yè)務(wù)改變，本平臺(tái)提出業(yè)務(wù)流程動(dòng)態(tài)配置這一設(shè)計(jì)方案，即通過動(dòng)態(tài)配置業(yè)務(wù)流程更加簡潔方便地實(shí)現(xiàn)程序上的變更，以滿足客戶的業(yè)務(wù)變更需求。業(yè)務(wù)流程分為通用業(yè)務(wù)流程及業(yè)務(wù)流程實(shí)例，通用業(yè)務(wù)流程T_WORKFLOW、T_LINKS、T_NODES記錄業(yè)務(wù)流程定義、流程走向、流程節(jié)點(diǎn)信息；當(dāng)啟動(dòng)某個(gè)業(yè)務(wù)流程后，系統(tǒng)即可生成相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程實(shí)例，并有T_WFIN-STANCE、T_NODESINSTANCE記錄當(dāng)前流程實(shí)例的運(yùn)作情況，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)所處節(jié)點(diǎn)響應(yīng)業(yè)務(wù)提醒或操作，從而完成業(yè)務(wù)審批流程的固化，規(guī)范相應(yīng)業(yè)務(wù)操作。
3.4接口數(shù)據(jù)自動(dòng)解析
為響應(yīng)公司消除信息孤島的IT建設(shè)戰(zhàn)略，打通各信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)，本次平臺(tái)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)了與各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，通過解析規(guī)則配置實(shí)現(xiàn)接口數(shù)據(jù)的自動(dòng)接收并解析，極大地方便了開發(fā)人員將更多精力投入到業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)及數(shù)據(jù)處理中。自動(dòng)解析的關(guān)鍵在于系統(tǒng)間約定好接口電文封裝及解析規(guī)則，包括電文號(hào)、電文封裝規(guī)則（字段、長度、順序等）。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì) 電算化 采購管理系統(tǒng)
中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：1672-1578（2013）03-0082-01
1 引言
在會(huì)計(jì)電算化中采購管理系統(tǒng)最主要的工作就是在采購管理系統(tǒng)中處理采購的發(fā)票和入庫單據(jù)，通過采購的發(fā)票對(duì)存貨的成本進(jìn)行確認(rèn)。采購管理系統(tǒng)還可以跟“應(yīng)付款管理系統(tǒng)”進(jìn)行合理的集成，這樣就能夠更好地掌握各種采購的付款情況；跟“庫存管理系統(tǒng)”進(jìn)行合理的集成，就能夠把各種存貨的數(shù)量信息進(jìn)行很好的把握，能夠避免盲目的采購，防止不必要的庫存積壓；跟“存貨核算系統(tǒng)”進(jìn)行合理的集成，就能夠?yàn)樨?cái)務(wù)部門提供及時(shí)的存貨采購成本信息。
2 采購管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程
采購管理系統(tǒng)向庫存管理系統(tǒng)傳遞采購入庫單，追蹤存貨的入庫情況，抉擇存貨的暢滯信息，減少盲目采購，避免庫存積壓；向應(yīng)付款管理系統(tǒng)傳遞采購發(fā)票，形成企業(yè)的應(yīng)付賬款；應(yīng)付款管理系統(tǒng)為采購管理系統(tǒng)提供采購發(fā)票的核銷情況。
3 采購管理初始設(shè)置
3.1系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置
第一次進(jìn)入采購管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行采購管理系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置將決定企業(yè)使用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流向，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需要進(jìn)行設(shè)置。系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置主要包括：業(yè)務(wù)及權(quán)限控制和公共及參照控制。
3.2基礎(chǔ)信息設(shè)置
購銷存各系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息大致相同，既可以統(tǒng)一設(shè)置，也可以在各系統(tǒng)中設(shè)置，只要在任何一處設(shè)置后，各系統(tǒng)可以共享，不必重復(fù)設(shè)置。另外，有些基礎(chǔ)信息可能在前面財(cái)務(wù)各系統(tǒng)中已經(jīng)設(shè)置過了，這些基礎(chǔ)信息在購銷存管理系統(tǒng)中也可以直接使用，無須再重復(fù)設(shè)置。
采購管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息基本上可以分為三類：分類信息、基礎(chǔ)檔案和其他信息。其中有編碼級(jí)長要求的，其編碼級(jí)次及長度應(yīng)符合所設(shè)置的編碼級(jí)次方案，如地區(qū)分類、供應(yīng)商分類、部門檔案等。
3.3期初數(shù)據(jù)錄入
為保持業(yè)務(wù)的連續(xù)性，在啟用采購管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該將手工方式下與尚未結(jié)算的采購業(yè)務(wù)相關(guān)的入庫單和發(fā)票錄入到系統(tǒng)中，以便日后進(jìn)行采購結(jié)算。
采購管理系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)包括期初暫估入庫和期初在途存貨資料。期初暫估入庫是將啟用采購管理系統(tǒng)前未取得供貨單位采購發(fā)票、不能進(jìn)行采購結(jié)算的入庫單輸入系統(tǒng)，以便日后取得發(fā)票后進(jìn)行采購結(jié)算。
期初記賬是將采購管理系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購賬，并將系統(tǒng)從初始化狀態(tài)切換到日常處理狀態(tài)。期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能增加、修改。采購管理系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)必須執(zhí)行記賬功能。
4 采購管理日常業(yè)務(wù)處理
4.1普通采購業(yè)務(wù)
（1）單貨同行采購業(yè)務(wù)。單貨同行采購業(yè)務(wù)是指企業(yè)已收到發(fā)票、賬單等結(jié)算憑證且存貨已運(yùn)到并驗(yàn)收入庫的采購業(yè)務(wù)。此時(shí)可以進(jìn)行采購結(jié)算，確認(rèn)采購成本。
①填制采購訂單。當(dāng)與供貨單位簽訂采購協(xié)議時(shí)，可將采購協(xié)議以訂單形式錄入系統(tǒng)，即在采購管理系統(tǒng)中填制采購訂單，并由采購主管審核簽字。
②填制采購到貨單。填制采購到貨單是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供貨方通知或送貨單填寫，確認(rèn)對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以入庫單的形式傳遞到庫存管理系統(tǒng)。
③填制采購發(fā)票。從供貨單位取得采購增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票時(shí)，在采購管理系統(tǒng)中填制采購發(fā)票。采購發(fā)票是必有單據(jù)。
（2）在途存貨采購業(yè)務(wù)。在途存貨采購業(yè)務(wù)是指已收到采購發(fā)票但貨物尚未驗(yàn)收入庫的采購業(yè)務(wù)。對(duì)于該類業(yè)務(wù)在計(jì)算機(jī)方式下有兩種處理方式：一種是壓單處理即收到的發(fā)票暫不錄入系統(tǒng)，待貨物驗(yàn)收入庫后再錄入到系統(tǒng)中與采購入庫單進(jìn)行采購結(jié)算；另一種是收到發(fā)票后便錄入到系統(tǒng)中去，這樣可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物情況，當(dāng)貨物驗(yàn)收入庫后再進(jìn)行采購結(jié)算。
（3）暫估入庫采購業(yè)務(wù)。暫估入庫采購業(yè)務(wù)是指本月存貨已運(yùn)至企業(yè)并驗(yàn)收入庫，但尚未收到采購發(fā)票，因而不能確定存貨的入庫成本。為了核算存貨的入庫成本，在手工方式下，一般是在月末將這些存貨暫估入賬，到下月初再用紅字沖回。在計(jì)算機(jī)方式下，暫估可以在月末進(jìn)行，也可以在錄入入庫單后馬上暫估。而暫估的處理有三種方式：月初沖回、單到回沖、單到補(bǔ)差。
4.2采購?fù)素洏I(yè)務(wù)
采購?fù)素洏I(yè)務(wù)是指因?yàn)樨浳镔|(zhì)量等原因，企業(yè)會(huì)發(fā)生采購?fù)素?。如果剛收到貨物還未辦理入庫手續(xù)，只要把貨物退回供應(yīng)商，在系統(tǒng)內(nèi)不進(jìn)行任何處理；如果在采購管理系統(tǒng)中已辦理手續(xù)但還未完全處理完畢，可通過一系列逆操作和刪除操作完成退貨處理；如果在采購管理系統(tǒng)中已處理完畢，應(yīng)通過錄入退貨單和紅字發(fā)票來處理。
5 應(yīng)付賬款處理
采購業(yè)務(wù)形成的應(yīng)付賬款信息在采購管理系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票時(shí)會(huì)自動(dòng)傳遞到應(yīng)付款管理系統(tǒng)進(jìn)行審核、登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬、制單并傳遞到總賬系統(tǒng)。
6 賬表輸出
采購管理系統(tǒng)中賬表管理可以為企業(yè)提供各種有用的采購相關(guān)信息，主要包括：各種原始單據(jù)、采購明細(xì)表、采購統(tǒng)計(jì)表、采購賬簿和采購分析表等。用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)。
7 結(jié)語
會(huì)計(jì)電算化中的采購管理系統(tǒng)是一個(gè)非常好的工具，它的使用可以更好的為公司運(yùn)作提供準(zhǔn)確信息，對(duì)各種業(yè)務(wù)的開展提供便利。在使用過程中會(huì)有非常多的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，相信在細(xì)致、認(rèn)真的操作下一定可以為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]劉敏.小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施研究[D].遼寧大學(xué)，2011.
[關(guān)鍵詞]采購管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)；故宮博物院
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.096
[中圖分類號(hào)]F274 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）06-0-02
1 采購管理系統(tǒng)概述
預(yù)算和采購是財(cái)務(wù)管理的兩個(gè)重要方面，易用、高效、功能齊全的預(yù)算管理系統(tǒng)和采購管理系統(tǒng)能使財(cái)務(wù)管理工作事半功倍。采購管理系統(tǒng)是故宮博物院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，它主要用于規(guī)范故宮博物院常規(guī)采購和政府采購流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。首先，其將故宮博物院目前在采購申請(qǐng)工作中的每個(gè)流程都加以整理和規(guī)范，這主要包括部門申請(qǐng)、財(cái)務(wù)處審核、故宮博物院采購審核委員會(huì)審核、采購辦公室制訂采購工作方案以及記錄正式進(jìn)入采購工作各個(gè)環(huán)節(jié)流程的信息。其次，其將故宮博物院對(duì)采購申請(qǐng)及審核各個(gè)環(huán)節(jié)的管理思想、規(guī)章制度納入了流程管理中。
2 采購系統(tǒng)需求
2.1 核心功能需求
2.1.1 采購流程
采購流程分為采購申請(qǐng)流程和采購執(zhí)行流程兩部分。
采購申請(qǐng)流程如下：采購申請(qǐng)流程由院內(nèi)任意員工起草，經(jīng)過層層審批，即科級(jí)、處級(jí)、財(cái)務(wù)處初審、財(cái)務(wù)處處長審核和院辦主任審核等流程，完成審批的全過程。采購申請(qǐng)人在采購申請(qǐng)單預(yù)算名稱選項(xiàng)上只能選擇本部、處的預(yù)算項(xiàng)目。采購申請(qǐng)單上需要指定采購執(zhí)行人。
采購執(zhí)行流程：采購申請(qǐng)單獲批之后，院辦發(fā)文，同時(shí)生成支付憑單給采購執(zhí)行人，由采購執(zhí)行人填寫具體的報(bào)銷單據(jù)，提交財(cái)務(wù)處審核，審核通過后去財(cái)務(wù)處報(bào)銷，完成采購執(zhí)行流程。
2.2 外部接口需求
采購管理系統(tǒng)作為財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，它與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)，共同形成故宮博物院財(cái)務(wù)管理的整體解決方案。采購子系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，將與預(yù)算管理子系統(tǒng)、固定資管理子系統(tǒng)協(xié)同完成故宮博物院的采購業(yè)務(wù)工作。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的用戶管理模塊與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的LDAP目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行整合，以順應(yīng)統(tǒng)一身份認(rèn)證機(jī)制。
2.3 核心業(yè)務(wù)流程
2.3.1 采購申請(qǐng)
采購申請(qǐng)流程如圖1所示。
圖1的說明如下。“呈報(bào)”向上級(jí)提交申請(qǐng)?！罢髑笠庖姟保嚎梢匀悍秶鷥?nèi)選擇要征求意見的對(duì)象?！巴嘶亍保翰少徤暾?qǐng)單退回上一步操作人?！榜g回”：結(jié)束采購申請(qǐng)流程。“交院辦”：交院辦主任，由院辦主任決定采購采購申請(qǐng)單下一步的走向?！跋掳l(fā)”：采購申請(qǐng)單下發(fā)到財(cái)務(wù)處副處長或財(cái)務(wù)處的科室?！皼Q策支持”：將采購申請(qǐng)單發(fā)到別的部處?！罢偌晌保簩⒉少徤暾?qǐng)單提交到院政采委的委員?！罢?qǐng)示院領(lǐng)導(dǎo)”：將采購申請(qǐng)單提交到院長?！鞍l(fā)文”：表示申請(qǐng)流程結(jié)束，生成文號(hào)。
2.3.2 采購執(zhí)行
采購執(zhí)行流程如圖2所示。
3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
3.1 功能模塊
采購管理系統(tǒng)主要以故宮院內(nèi)各種采購申請(qǐng)審核流程為主，其主要功能不但包括采購工作流程控制，還涉及采購執(zhí)行的模塊。同時(shí)，還有一些采購單和支出憑單的關(guān)聯(lián)問題。具體內(nèi)容包括五個(gè)部分：①部門采購申請(qǐng)；②財(cái)務(wù)處采購審核；③院辦采購審核；④采購單據(jù)執(zhí)行；⑤綜合統(tǒng)計(jì)查詢。
3.2 其他功能
3.2.1 預(yù)算占用
預(yù)算占用是指采購申請(qǐng)所占用的金額。每次采購申請(qǐng)開始時(shí)都會(huì)從預(yù)算中預(yù)先劃出本次申請(qǐng)所占用的金額，其他的采購申請(qǐng)將無法使用此部分的預(yù)算金額，當(dāng)整個(gè)采購執(zhí)行完成時(shí)再根據(jù)本次采購的實(shí)際支付情況釋放多余的占用金額。預(yù)算支付是指采購執(zhí)行中實(shí)際支付的金額。
在實(shí)際采購執(zhí)行過程中，當(dāng)多個(gè)采購?fù)瑫r(shí)申請(qǐng)支出某一項(xiàng)目下的預(yù)算時(shí)，由于申請(qǐng)人和審核人均無法知曉該項(xiàng)目預(yù)算金額的執(zhí)行和占用情況，因此，曾數(shù)次出現(xiàn)“多個(gè)采購申請(qǐng)均成功通過審批，甚至發(fā)票已開出，結(jié)果項(xiàng)目預(yù)算金額不足”的問題，給預(yù)算執(zhí)行帶來不小的困難。為了解決這個(gè)難題，相關(guān)人員開發(fā)了“預(yù)算占用”功能。這個(gè)功能將對(duì)采購申請(qǐng)資金執(zhí)行采取“先占用、后使用”的原則，即當(dāng)采購申請(qǐng)通過本部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，申請(qǐng)資金即被占用，其他采購只能繼續(xù)申請(qǐng)?jiān)擁?xiàng)目下“未被占用”的預(yù)算資金。若采購最終未能執(zhí)行，申請(qǐng)單被財(cái)務(wù)處駁回或由采購申請(qǐng)人自行刪除，其占用的預(yù)算資金將立即釋放。若采購成功執(zhí)行完畢，系統(tǒng)將最終根據(jù)支付憑單的金額重新計(jì)算該項(xiàng)目的預(yù)算占用情況。在采購申請(qǐng)單起草和審批的流程中，采購申請(qǐng)人和審批人能夠隨時(shí)查看本項(xiàng)目預(yù)算資金執(zhí)行和占用的詳細(xì)情況，如預(yù)算總金額、資金占用詳細(xì)信息、未占用金額、已支付金額以及相應(yīng)的采購申請(qǐng)單內(nèi)容，并根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)的決策。
3.2.2 支付憑單廢止功能
自預(yù)算調(diào)整子系統(tǒng)上線后，年度預(yù)算金額與采購金額緊密銜接，在實(shí)際操作運(yùn)行中，存在采購支付憑單填寫錯(cuò)誤直接影響預(yù)算金額真實(shí)性的問題，或者由于某種原因要廢除支付憑單，重新釋放預(yù)算金額的情況。該錯(cuò)誤的發(fā)生一般出現(xiàn)在采購執(zhí)行完成以后，因此，為釋放預(yù)算系統(tǒng)中虛占的資金數(shù)量問題而設(shè)計(jì)出了這個(gè)流程。財(cái)務(wù)處觸發(fā)支付憑單廢止流程，將要廢止的憑單發(fā)給指定人員，該人員填寫好相關(guān)意見后，經(jīng)由部門正處同意后提回財(cái)務(wù)處，經(jīng)財(cái)務(wù)處長同意后，該支付憑單廢止，同時(shí)釋放其占用的金額。
4 采購管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果與展望
采購管理系統(tǒng)自投入使用以來，較好地完成了故宮博物院全院的預(yù)算執(zhí)行任務(wù)，使工作人員快捷、便利地在線完成報(bào)銷手續(xù)。并由此積累了大量預(yù)算執(zhí)行的^程數(shù)據(jù)，用于分析、預(yù)測(cè)預(yù)算執(zhí)行情況，極大地減少了項(xiàng)目安排過程中的人為因素和隨意性，為領(lǐng)導(dǎo)提供了決策支持，實(shí)現(xiàn)了采購管理的程序化、規(guī)范化、科學(xué)化、人性化。
當(dāng)然，系統(tǒng)的完善是無止境的。長遠(yuǎn)來年，該采購系統(tǒng)在系統(tǒng)架構(gòu)方向，還應(yīng)該引入更靈活的擴(kuò)展機(jī)制，支持動(dòng)態(tài)的采購模塊配置以及強(qiáng)大的數(shù)據(jù)挖掘能力，以更為美觀、多樣的展現(xiàn)方式。此外，還應(yīng)通過總結(jié)歷史數(shù)據(jù)，對(duì)未來的預(yù)算執(zhí)行制訂給出一些建議，形成一個(gè)“預(yù)算―執(zhí)行―完成―分析―反饋―預(yù)算”的完整閉環(huán)。
主要參考文獻(xiàn)
