時(shí)間：2023-01-26 12:22:07
序論：在您撰寫(xiě)檔案信息時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
(一)云計(jì)算能使信息資源服務(wù)更完善
通過(guò)云計(jì)算對(duì)檔案信息進(jìn)行管理,可以使信息資源服務(wù)更完善。譬如:從技術(shù)的角度來(lái)看,云計(jì)算資源的伸縮度、資源的集成化管理等各種功能,都是通過(guò)應(yīng)用軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)雖然有存儲(chǔ)功能但屬于分布式模式,不能進(jìn)行集成化管理。通過(guò)應(yīng)用軟件,建立規(guī)格一致的接口,與一站式檢索界面進(jìn)行結(jié)合,用戶可以通過(guò)本地計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)接入到“云”中,實(shí)現(xiàn)集成化服務(wù)。使用一站式檢索界面,實(shí)現(xiàn)集成服務(wù),不僅完善了檔案信息的管理質(zhì)量,而且還提高了服務(wù)水平。
(二)云計(jì)算可以實(shí)現(xiàn)信息資源服務(wù)多元化
檔案資源通過(guò)云計(jì)算模式進(jìn)行信息技術(shù)處理后,所有資源都儲(chǔ)存在云中,進(jìn)行統(tǒng)一管理。用戶只需要會(huì)操作應(yīng)用程序,在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行操作就行,不需要掌握原理性知識(shí)和技術(shù)性問(wèn)題,使用更為快捷方便。云計(jì)算服務(wù)可以是檔案信息隨時(shí)可查,隨時(shí)管理,隨時(shí)提取。在高校,可以通過(guò)云計(jì)算檔案管理模式,把檔案資源全部輸入到“云”中進(jìn)行整合。尤其是高校圖書(shū)館,不僅檔案資源豐富,而且類別繁多。在云計(jì)算模式下,建立高效數(shù)字化檔案館,不僅可以給用戶提供各種個(gè)性化的服務(wù),而且還可以提高信息服務(wù)的有效性。
信息檔案化是檔案部門(mén)面臨的新課題，筆者認(rèn)為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：1.檔案部門(mén)要樹(shù)立大檔案觀，將信息資源擴(kuò)展為檔案管理范疇。過(guò)去檔案部門(mén)將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)要求檔案部門(mén)提供廣泛的信息服務(wù)的呼聲越來(lái)越高。國(guó)內(nèi)相關(guān)單位數(shù)字檔案館工程項(xiàng)目在確定建立其數(shù)字資源信息庫(kù)時(shí)，大大擴(kuò)展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在(離)線接收、專門(mén)專業(yè)檔案信息收集，還包括各類相關(guān)信息(如電子政府的政務(wù)信息、社會(huì)公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書(shū)館信息、網(wǎng)上信息等)的搜索，是社會(huì)綜合信息資源庫(kù)，這些信息庫(kù)必須在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上由多個(gè)部門(mén)聯(lián)合建立，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需求。2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對(duì)浩如煙海且雜亂無(wú)章的信息進(jìn)行有序整合、標(biāo)準(zhǔn)化處理。包括對(duì)接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字信息進(jìn)行儲(chǔ)存格式與載體標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)是一類結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語(yǔ)言，而這種方法對(duì)于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)(知識(shí)庫(kù))很不適應(yīng)，例如國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬(wàn)的大型數(shù)據(jù)庫(kù)，由于檢索語(yǔ)言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)、以求用自然語(yǔ)言進(jìn)行概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務(wù)。3.建立信息檔案化的實(shí)施機(jī)制。信息檔案化是一個(gè)全新的概念，還不為人們所了解，筆者認(rèn)為，其實(shí)施需要從以下幾方面入手：第一，首先應(yīng)當(dāng)在檔案部門(mén)進(jìn)行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時(shí)代檔案人角色的轉(zhuǎn)變及肩負(fù)的歷史責(zé)任。第二，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及信息主管部門(mén)宣傳呼吁，積極主動(dòng)地做好有關(guān)情況匯報(bào)及業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門(mén)溝通聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及智能信息技術(shù)方面給予指導(dǎo)監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實(shí)施實(shí)體。
二、檔案部門(mén)在信息社會(huì)中的地位與作用
（一）檔案信息管理與保存中心
檔案機(jī)構(gòu)保存有大量歷史真實(shí)記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會(huì)各界了解政策形成及效益、工作查考、學(xué)術(shù)研究的主要資料來(lái)源。檔案信息涉及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r(jià)值，與公民權(quán)益息息相關(guān)。檔案機(jī)構(gòu)在國(guó)家信息化建設(shè)中要充實(shí)自身的信息基礎(chǔ)建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)及專題資源數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息化、數(shù)字化檔案管理與運(yùn)用，更好地發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)建檔與擴(kuò)散功能，發(fā)揮各類檔案信息中心的重要作用。
（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心
檔案機(jī)構(gòu)保存的各類檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、教育、文化、科技、財(cái)政、工交等各種專業(yè)，檔案機(jī)構(gòu)可運(yùn)用科技手段將館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會(huì)開(kāi)放的檔案，可將其置于公共領(lǐng)域，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給遠(yuǎn)距離的信息需求者利用，成為各機(jī)構(gòu)檔案信息的傳遞中心。
（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術(shù)處理中心
[關(guān)鍵詞]檔案信息化；信息檔案化；聯(lián)系
一、檔案信息化的概念
檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個(gè)過(guò)程，就是檔案信息的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。這個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程起關(guān)鍵作用的是傳遞過(guò)程。檔案信息管理人員通過(guò)形成、加工與貯存積累起來(lái)的檔案信息，主要目的是為了滿足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶之間信息的媒介。
二、信息檔案化的概念與內(nèi)容
（一）信息檔案化的概念
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生的信息與日俱增，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，各類信息里幾何形式迅速增長(zhǎng)，用信息爆炸來(lái)形容毫不夸張。面對(duì)浩如煙海的信息，如何進(jìn)行真?zhèn)螀^(qū)分、價(jià)值鑒定、密級(jí)審定、采用識(shí)別，使無(wú)序的自然信息變?yōu)橛行虻娜斯ば畔?，提高信息的利用率，則是擺在信息管理部門(mén)的一個(gè)新問(wèn)題。從廣義來(lái)看，信息管理部門(mén)包括文獻(xiàn)情報(bào)圖書(shū)檔案電信通訊等機(jī)構(gòu)，文獻(xiàn)情報(bào)圖書(shū)部門(mén)管理的信息主要是文獻(xiàn)圖書(shū)情報(bào)資料，受特定的管理對(duì)象限制，其對(duì)管理對(duì)象的加工整理方法不適宜用于產(chǎn)生在社會(huì)生活各領(lǐng)域的信息。而檔案部門(mén)管理的檔案產(chǎn)生于社會(huì)各領(lǐng)域，涵蓋了信息產(chǎn)生的各個(gè)層面，因此對(duì)大量產(chǎn)生的信息進(jìn)行識(shí)別處理，就歷史性地落在檔案部門(mén)的肩上。
信息檔案化是指檔案部門(mén)運(yùn)用現(xiàn)代管理理念，采用現(xiàn)代管理方法及技術(shù)手段，按照檔案部門(mén)對(duì)信息進(jìn)行有序整合、加工整理、分類檢索、開(kāi)發(fā)利用信息資源的方法，對(duì)各類信息進(jìn)行有序化、規(guī)范化處理，將系統(tǒng)、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開(kāi)發(fā)服務(wù)，滿足社會(huì)各方面的需求。
（二）信息檔案化的具體內(nèi)容
信息檔案化是檔案部門(mén)面臨的新課題，筆者認(rèn)為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：
1.檔案部門(mén)要樹(shù)立大檔案觀，將信息資源擴(kuò)展為檔案管理范疇。過(guò)去檔案部門(mén)將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)要求檔案部門(mén)提供廣泛的信息服務(wù)的呼聲越來(lái)越高。國(guó)內(nèi)相關(guān)單位數(shù)字檔案館工程項(xiàng)目在確定建立其數(shù)字資源信息庫(kù)時(shí)，大大擴(kuò)展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在（離）線接收、專門(mén)專業(yè)檔案信息收集，還包括各類相關(guān)信息（如電子政府的政務(wù)信息、社會(huì)公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書(shū)館信息、網(wǎng)上信息等）的搜索，是社會(huì)綜合信息資源庫(kù)，這些信息庫(kù)必須在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上由多個(gè)部門(mén)聯(lián)合建立，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需求。
2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對(duì)浩如煙海且雜亂無(wú)章的信息進(jìn)行有序整合、標(biāo)準(zhǔn)化處理。包括對(duì)接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字信息進(jìn)行儲(chǔ)存格式與載體標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)是一類結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語(yǔ)言，而這種方法對(duì)于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)（知識(shí)庫(kù)）很不適應(yīng)，例如國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬(wàn)的大型數(shù)據(jù)庫(kù)，由于檢索語(yǔ)言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)、以求用自然語(yǔ)言進(jìn)行概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務(wù)。
3.建立信息檔案化的實(shí)施機(jī)制。信息檔案化是一個(gè)全新的概念，還不為人們所了解，筆者認(rèn)為，其實(shí)施需要從以下幾方面入手：第一，首先應(yīng)當(dāng)在檔案部門(mén)進(jìn)行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時(shí)代檔案人角色的轉(zhuǎn)變及肩負(fù)的歷史責(zé)任。第二，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及信息主管部門(mén)宣傳呼吁，積極主動(dòng)地做好有關(guān)情況匯報(bào)及業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門(mén)溝通聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及智能信息技術(shù)方面給予指導(dǎo)監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實(shí)施實(shí)體。
三、檔案部門(mén)在信息社會(huì)中的地位與作用
（一）檔案信息管理與保存中心
檔案機(jī)構(gòu)保存有大量歷史真實(shí)記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會(huì)各界了解政策形成及效益、工作查考、學(xué)術(shù)研究的主要資料來(lái)源。檔案信息涉及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r(jià)值，與公民權(quán)益息息相關(guān)。檔案機(jī)構(gòu)在國(guó)家信息化建設(shè)中要充實(shí)自身的信息基礎(chǔ)建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)及專題資源數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息化、數(shù)字化檔案管理與運(yùn)用，更好地發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)建檔與擴(kuò)散功能，發(fā)揮各類檔案信息中心的重要作用。
（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心
檔案機(jī)構(gòu)保存的各類檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、教育、文化、科技、財(cái)政、工交等各種專業(yè)，檔案機(jī)構(gòu)可運(yùn)用科技手段將館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會(huì)開(kāi)放的檔案，可將其置于公共領(lǐng)域，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給遠(yuǎn)距離的信息需求者利用，成為各機(jī)構(gòu)檔案信息的傳遞中心。
（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術(shù)處理中心
檔案機(jī)構(gòu)具有長(zhǎng)久保存檔案及充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值的雙重職責(zé)。因此，一方面要運(yùn)用各種技術(shù)手段使檔案長(zhǎng)久保存，如將各種紙質(zhì)、電子檔案運(yùn)用縮微模擬技術(shù)處理，以縮微膠片代替原件長(zhǎng)久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將大量檔案信息在光盤(pán)上“海量存儲(chǔ)”，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳送，跨越時(shí)空限制。在國(guó)家信息化建設(shè)中，檔案機(jī)構(gòu)比任何其他機(jī)構(gòu)更加關(guān)注在文件生命周期的不同時(shí)期應(yīng)采用的相應(yīng)技術(shù)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及保護(hù)措施。
參考文獻(xiàn)：
[1]李芃.檔案信息化建設(shè)中的檔案業(yè)務(wù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（S1）.
所謂的檔案信息化就是指在實(shí)際的檔案管理工作中，采用信息化的技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)信息的共享，為檔案應(yīng)用著提供便利。同時(shí)做好檔案的開(kāi)發(fā)和整理工作也是現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)的高度發(fā)達(dá)成為檔案信息化建設(shè)的前提和條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化符合社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的需求，同時(shí)還能夠提升社會(huì)服務(wù)的意識(shí)，加強(qiáng)服務(wù)力度。在進(jìn)行檔案信息化的過(guò)程中需要對(duì)相應(yīng)的制度，管理方式等進(jìn)行高度重視，同時(shí)做好檔案安全的防御工作也是一種企業(yè)或者是事業(yè)單位風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重要表現(xiàn)。保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性時(shí)提升企業(yè)信譽(yù)程度，樹(shù)立形象的重要因素?？梢?jiàn)，在現(xiàn)如今的社會(huì)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，加強(qiáng)保證意識(shí)具有一定的重要意義，也具有一定的必然性和可行性。
2檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境和政策環(huán)境
2.1檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境
從檔案信息化的進(jìn)程上看，其技術(shù)環(huán)境主要是包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及以及各種辦公方式的優(yōu)化，做好檔案信息的收集、整理以及存儲(chǔ)和利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的重要環(huán)節(jié)，在各個(gè)關(guān)節(jié)中都需要將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到其中。所以說(shuō)，各種技術(shù)設(shè)備和方式的共同作用逐漸完善了檔案信息化的進(jìn)程。另外，還需要提供良好的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享工作，同時(shí)保證檔案信息傳遞的快速和便捷。
2.2檔案信息化發(fā)展的政策環(huán)境
由于檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)給檔案管理工作帶來(lái)較多的便利，因此，國(guó)家對(duì)這一問(wèn)題加強(qiáng)了重視。在相關(guān)的法律法規(guī)中提到了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。這些舉措都是為檔案信息化創(chuàng)設(shè)一個(gè)相對(duì)比較公平且開(kāi)放的環(huán)境，使得檔案信息能夠發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)作用，實(shí)現(xiàn)全國(guó)性和規(guī)范性的特點(diǎn)。另外，檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性特點(diǎn)也需要科學(xué)的政策環(huán)境作為背景，各級(jí)單位或者是機(jī)關(guān)等都應(yīng)該充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)資源實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。不得不提到的是，檔案信息的檢索功能越來(lái)越受到人們的高度重視，在實(shí)際的應(yīng)用中，需要保證應(yīng)用的快捷性。
3電子檔案信息管理存在的安全問(wèn)題
檔案管理的安全問(wèn)題直接影響到檔案管理機(jī)構(gòu)的機(jī)密或者是相應(yīng)工作的進(jìn)展。因此，保證檔案管理工作的安全性，做好安全保證工作，能夠有效的解決電子檔案信息管理工作中出現(xiàn)的眾多問(wèn)題。雖然檔案管理工作人員眾多，但是工作中出現(xiàn)的問(wèn)題比較嚴(yán)重，其中包括以下幾個(gè)方面。
3.1物理安全問(wèn)題
物理安全問(wèn)題是檔案信息化中最為主要的問(wèn)題，所謂的物理安全主要是指檔案信息存放的條件以及環(huán)境，檔案信息多以電子形式保存，因此，保存的溫度和濕度等都需要控制在相應(yīng)的范圍內(nèi)。盡量避免出現(xiàn)消磁，毀壞會(huì)這是盜竊的問(wèn)題。從目前電子檔案的管理工作上看，出現(xiàn)破壞的可能性主要有表現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一是計(jì)算機(jī)自身的軟件和硬件方面的問(wèn)題，另一方面則是人為因素。可見(jiàn)保護(hù)電子檔案的安全性需要做好輻射的防護(hù)，提升工作人員的操作技能等等。
3.2軟件安全
軟件是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的重要組成部分，只有保證軟件的安全問(wèn)題才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的正常運(yùn)行，提升利用程度。軟件和硬件都是比較重要的兩個(gè)方面，要在運(yùn)行的過(guò)程中嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)定來(lái)進(jìn)行，同時(shí)對(duì)軟件的使用權(quán)限進(jìn)行控制，同時(shí)還需要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔和整理，避免黑客對(duì)檔案信息進(jìn)行拷貝和篡改。
3.3數(shù)據(jù)安全問(wèn)題
數(shù)據(jù)安全才是檔案信息安全的基本，電子信息的保護(hù)就是要保證信息不被泄露。同時(shí)在電子檔案的軟硬件共同作用的前提下，需要更加注重對(duì)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題的重視。為了保證安全問(wèn)題，需要將檔案信息進(jìn)行備份處理。通過(guò)科學(xué)的介質(zhì)來(lái)進(jìn)行傳遞，提高其利用程度。還可以根據(jù)檔案信息的使用頻率來(lái)設(shè)置權(quán)限，這樣才能保證檔案信息的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。
3.4網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題
在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用的過(guò)程中，可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的制約，形成一定的破壞性，直接影響到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，對(duì)于檔案信息的安全程度也會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。而且網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題的出現(xiàn)也會(huì)造成其他問(wèn)題的產(chǎn)生，所以需要根據(jù)電子信息檔案的相關(guān)內(nèi)容以及應(yīng)用的特點(diǎn)來(lái)設(shè)置相應(yīng)的防火墻結(jié)構(gòu)，做好安全技術(shù)的推廣，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格地控制。在此過(guò)程中需要將網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作落到實(shí)處，選擇專業(yè)的工作人員來(lái)進(jìn)行這一工作。
3.4.1單位的安全防范意識(shí)要加強(qiáng)
改進(jìn)服務(wù)的方式增加新的舉措，提高創(chuàng)新性，在共享電子檔案信息資源的前提下，要加強(qiáng)安全性防范，在共享電子檔案信息的同時(shí)注意信息流失，除了給計(jì)算機(jī)各類用戶提供計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，在技術(shù)時(shí)上要加強(qiáng)管理，最終做到信息服務(wù)的最優(yōu)化。
3.4.2重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)
在提供了高效便捷的服務(wù)下，我們還要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)。對(duì)那些突發(fā)性的災(zāi)難，在安全上要有積極的應(yīng)對(duì)措施，并最終達(dá)到綜合性和智能化的電子檔案管理。
4結(jié)束語(yǔ)
一、檔案信息安全性的范圍
檔案信息的安全性包括三大范圍：（1）機(jī)密性：使非合法授權(quán)者不得使用；（2）真實(shí)性：可確定檔案來(lái)源的合法性；（3）完整性：確保檔案沒(méi)有被有意或無(wú)意地篡改。
根據(jù)所歸納的安全性的范圍，所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過(guò)程中的各種安全需求可以進(jìn)一步地被歸納為：保密性需求；真實(shí)性需求；完整性需求。為了滿足這三個(gè)安全需求，需要為電子檔案的管理設(shè)計(jì)一個(gè)較為完整的安全系統(tǒng)。
電子文件檔案的管理過(guò)程完全是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。因此，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息公開(kāi)，就必須建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫(xiě)或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開(kāi)推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的措施，以確保檔案信息公開(kāi)的安全性。
二、檔案信息的安全性設(shè)計(jì)
（一）人員安全。檔案信息安全系統(tǒng)，不論設(shè)計(jì)如何周密，如果沒(méi)有嚴(yán)格的人員控管，再?gòu)?fù)雜的加密技術(shù)亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過(guò)程中最有可能發(fā)生的安全問(wèn)題，就是人為泄密。因此在檔案信息公開(kāi)前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏忽，通過(guò)培訓(xùn)教育組織內(nèi)成員，積極宣傳信息安全的重要性，降低失泄密發(fā)生的幾率。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行任何人使用檔案信息前，必須先確認(rèn)使用者身份才能進(jìn)入檔案庫(kù)房制度。此外檔案工作部門(mén)的成員，或多或少都會(huì)接觸到不同程度的檔案實(shí)體，因此人員異動(dòng)，包括職位調(diào)動(dòng)、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對(duì)人員異動(dòng)與權(quán)限有效期的控管進(jìn)行管理。任何人員通過(guò)電腦接觸檔案信息時(shí)，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實(shí)使用者權(quán)限的管控。根據(jù)不同職位的職權(quán)，給予一般使用、超級(jí)使用者或管理者權(quán)限。以固定的使用者賬號(hào)命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識(shí)，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權(quán)限的代碼，就可以立刻排除。嚴(yán)格要求同仁選用不會(huì)讓別人輕易猜到或看到的通行密碼，強(qiáng)制密碼長(zhǎng)度及組合復(fù)雜度（如強(qiáng)制必須英文、數(shù)字混雜），減少被“有心人”猜中的幾率；在離開(kāi)電腦座位時(shí)，啟動(dòng)屏幕保護(hù)程式的密碼等。
（二）操作安全。對(duì)員工進(jìn)行信息安全的教育，是確保信息安全的重要措施。除了宣傳信息安全的觀念外，應(yīng)著重于檔案信息操作過(guò)程的安全概念，包括個(gè)人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免檔案信息公開(kāi)的過(guò)程中，無(wú)意間夾帶電腦病毒形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門(mén)除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，同時(shí)也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。現(xiàn)在的電腦病毒防不勝防，因此還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，將重要檔案信息備份于服務(wù)器中，并備份于光碟或磁盤(pán)中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護(hù)計(jì)劃及緊急情況應(yīng)對(duì)計(jì)劃，并定期對(duì)所擬定的信息安全相關(guān)條文調(diào)整及檢查，以保證信息安全計(jì)劃的可行性，讓安全意外的通報(bào)程序成為檔案部門(mén)成員所了解的常識(shí)，使得電子檔案的安全操作有具體的規(guī)范。
（三）檔案信息內(nèi)容安全。檔案部門(mén)能夠提供的公開(kāi)檔案信息，主要以電子郵件及網(wǎng)頁(yè)瀏覽等方式來(lái)操作。為了確保公開(kāi)的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進(jìn)行殺毒；以網(wǎng)頁(yè)方式發(fā)出時(shí)，應(yīng)用內(nèi)容過(guò)濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁(yè)系統(tǒng)來(lái)確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)生的攻擊事件。
目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過(guò)程，可能會(huì)遇到人為安全問(wèn)題或者資料輸入大致相同的問(wèn)題。因此，對(duì)提取原卷的過(guò)程應(yīng)加以重視，掃描前與掃描后務(wù)必保持原件的數(shù)量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。
為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門(mén)所公開(kāi)的檔案信息具有唯一性及公信力，文件儲(chǔ)存時(shí)必須先將文件加密，同時(shí)配合完善的存取控制，避免權(quán)限不足的人員取得資料。然而，儲(chǔ)存加密技術(shù)再完善也無(wú)法避免系統(tǒng)人員的操作失誤，為了避免操作上的人為疏失，引起糾紛，在整套的電子檔案操作過(guò)程中必須建立完整系統(tǒng)檔案，以便日后追蹤及調(diào)查，包括操作系統(tǒng)的人、事、時(shí)、地、物，這樣才能稱得上安全的電子檔案操作。此外，還要制定相關(guān)的法律法規(guī)，作為責(zé)任歸屬的依據(jù)。
電子文件全文信息的采集
隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，學(xué)校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)的電子文件通過(guò)校園網(wǎng)廣為傳遞，電子文件已成為高校新產(chǎn)生文件的主體，也是高校校務(wù)系統(tǒng)的主體。這些新形成的電子文件本身就是數(shù)字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時(shí)采集歸檔，任其“自生自滅”，會(huì)給檔案信息化工作帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。
1.對(duì)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及各學(xué)院、部處中心網(wǎng)頁(yè)上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時(shí)將其打印出來(lái)，完成紙質(zhì)文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認(rèn)可的狀況下，嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實(shí)體與信息的安全。
2.對(duì)高校OA系統(tǒng)上形成流轉(zhuǎn)的大量公務(wù)電子文件以及部處中心、各學(xué)院網(wǎng)頁(yè)上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對(duì)于0A系統(tǒng)編制完備、實(shí)現(xiàn)了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務(wù)器完成電子文件的全文采集。對(duì)于未實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)將OA系統(tǒng)上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤(pán)進(jìn)行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息)的完整采集。
3.對(duì)未在校園網(wǎng)上的有保存價(jià)值的公務(wù)電子文件，由公文擬稿單位專門(mén)打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋單位公章，連同相應(yīng)的電子版信息拷貝歸檔保存。
對(duì)電子文件全文信息采集的優(yōu)點(diǎn)是；第一，可以直接進(jìn)行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準(zhǔn)率。第二，省時(shí)省力準(zhǔn)確率高，電子文件進(jìn)館后無(wú)須進(jìn)行人工掃描，就可以完整準(zhǔn)確地再現(xiàn)電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務(wù)。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執(zhí)行，為檔案的安全管理提供了保障，同時(shí)電子文件全文信息的采集加快了檔案館數(shù)字化建設(shè)的步伐。
文件級(jí)著錄信息的自動(dòng)采集
目前我國(guó)檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。然而我們不能忽略，數(shù)字化環(huán)境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質(zhì)文件的方式大量產(chǎn)生，這些文件不僅數(shù)量大，而且價(jià)值高，及時(shí)做好這部分文件的歸檔與著錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，是確保一個(gè)全宗單位檔案齊全完整的關(guān)鍵，同時(shí)也是推進(jìn)本單位檔案數(shù)字化進(jìn)程的一項(xiàng)得力措施。
在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的瓶頸，而如何實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)文件著錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，成為推進(jìn)各高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵。針對(duì)傳統(tǒng)檔案著錄過(guò)程中著錄數(shù)據(jù)主要靠人工錄入、出現(xiàn)數(shù)字化進(jìn)展緩慢、數(shù)據(jù)質(zhì)量差等問(wèn)題，筆者以為高校可以結(jié)合目前計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，以及高校各業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔的習(xí)慣，編制一套文件著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集軟件，有效地解決紙質(zhì)檔案著錄滯后的瓶頸問(wèn)題。
1.參照國(guó)家檔案著錄規(guī)范，對(duì)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外形成的大量教學(xué)、科研、基建、招標(biāo)采購(gòu)管理等方面的純紙質(zhì)文件的歸檔要求，做進(jìn)一步的細(xì)化與規(guī)范統(tǒng)一，使部門(mén)的歸檔清單附合檔案部門(mén)著錄數(shù)據(jù)采集的要求。
2.針對(duì)目前各文件形成部門(mén)通常采用在Word或Excel上登記收發(fā)文件的特點(diǎn)，編制一套將擴(kuò)展名為doc或xls格式的文件轉(zhuǎn)換為txt格式的通用文件著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集軟件，直接將歸檔清單的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入DARMs檔案管理系統(tǒng)。在這個(gè)方面中山大學(xué)檔案館進(jìn)行了有益的嘗試并取得了很好的效果。
紙質(zhì)文件目錄著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集的優(yōu)點(diǎn)是：第一，充分利用業(yè)務(wù)部門(mén)預(yù)立卷的成果，通過(guò)采集轉(zhuǎn)換軟件，快速實(shí)現(xiàn)歸檔文件級(jí)目錄的自動(dòng)著錄。第二，省時(shí)高效，檔案部門(mén)不用重復(fù)錄入業(yè)務(wù)部門(mén)已經(jīng)做好的文件著錄項(xiàng)目，避免了手工錄入不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高等弊端，有效突破了檔案館進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理的瓶頸問(wèn)題。第三，提高了檔案的利用時(shí)效，文件歸檔后在較短的時(shí)間內(nèi)就可以完成文件級(jí)目錄的計(jì)算機(jī)檢索查詢，方便了利用者的查詢與利用。第四，增加了業(yè)務(wù)部門(mén)繼續(xù)歸檔的信心與動(dòng)力，因?yàn)榻坏綑n案館后不用擔(dān)心找不出來(lái)或不方便利用，使檔案館收集難的問(wèn)題成為一去不復(fù)返的過(guò)去式。
照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過(guò)各單位負(fù)責(zé)拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)進(jìn)行跟蹤拍攝和宣傳報(bào)導(dǎo)。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，攝影人員應(yīng)從每一項(xiàng)活動(dòng)中的眾多數(shù)碼照片中精選一組有代表意義的照片進(jìn)行歸檔，并對(duì)歸檔照片進(jìn)行文字說(shuō)明，即填寫(xiě)好照片信息(包括題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和拍攝者)。按照檔案館統(tǒng)一規(guī)定的上傳方式、單張數(shù)碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數(shù)碼照片上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中，還要用一次性刻寫(xiě)光盤(pán)刻錄兩份送檔案館歸檔保存。
2.多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發(fā)的《歸檔電子文件登記表》發(fā)給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤(pán)上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個(gè)領(lǐng)域南京大學(xué)檔案館的做法值得大家借鑒。
高校聲像文件信息采集的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：第一，聲像檔案可以通過(guò)靜止、動(dòng)態(tài)的畫(huà)面和真實(shí)的聲音再現(xiàn)過(guò)去發(fā)生的活動(dòng)，具有強(qiáng)烈的空間感和時(shí)間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結(jié)構(gòu)豐富多樣，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，集圖、文、聲、貌于一體，增強(qiáng)了檔案服務(wù)于民生及休閑服務(wù)的能力。第三，聲像檔案的及時(shí)收集，加快了檔案館數(shù)字化的進(jìn)程，強(qiáng)化了檔案館進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義宣傳教育基地的功能。
數(shù)據(jù)庫(kù)信息的采集
隨著數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，近年來(lái)許多高校已建成并在網(wǎng)上運(yùn)行了業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，例如：本(專)科生教務(wù)系統(tǒng)、圖書(shū)館信息系統(tǒng)、科研管理信息系統(tǒng)、儀器設(shè)備和實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)等。這些管理信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)一般都比較標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，是檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)業(yè)務(wù)檔案信息的理想來(lái)源和數(shù)據(jù)保障。近年來(lái)通過(guò)實(shí)踐，筆者認(rèn)為應(yīng)用批量導(dǎo)人式著錄方法是快捷高效采集此類專門(mén)業(yè)務(wù)信息的好方法。
將經(jīng)篩選和處理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入通用的臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，例如：Access或SQL Server或Exce1，通過(guò)臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)將信息導(dǎo)人檔案管理信息系統(tǒng)的目錄模塊中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)信息的自動(dòng)采集，這是現(xiàn)代技術(shù)條件下一種高效的檔案著錄信息采集方式。在這個(gè)方面華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館進(jìn)行了有益的嘗試并取得了較好的結(jié)果。
論文摘要摘要:檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo),上個(gè)世紀(jì)末開(kāi)始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國(guó)檔案信息化管理的契機(jī)。本文對(duì)檔案信息化、信息化建設(shè)進(jìn)行了一些討論。
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國(guó)家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求,到國(guó)家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開(kāi)始徹底改變,檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。自2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國(guó)各類檔案館(室)中蓬勃開(kāi)展起來(lái)。對(duì)于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的,在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識(shí),現(xiàn)將我的一些拙識(shí)淺見(jiàn)拿來(lái)與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設(shè)?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。
檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢?
檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則摘要:
1、規(guī)范性原則摘要:制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過(guò)館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),如摘要:字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
