時間：2022-08-01 02:41:35
序論：在您撰寫文件管理系統(tǒng)時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
zlx：從當(dāng)前實踐看，電子文件管理系統(tǒng)還基本難以找到對應(yīng)的管理主體，它更多的是理論界的一種自娛自樂式的純理論闡釋。因為，電子文件在業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生以后，一直就在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中運行，如會計檔案是在會計電算化系統(tǒng)中運行、教學(xué)檔案是在教務(wù)系統(tǒng)中運行、電子公文是在公文管理系統(tǒng)中運行等?？偛荒苷f會計電算化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)等屬于電子文件管理系統(tǒng)吧？它們都是為了辦理上述業(yè)務(wù)而存在的管理系統(tǒng)或平臺，而不是為了管理電子文件而存在的系統(tǒng)或平臺。當(dāng)前學(xué)界一般把電子文件管理系統(tǒng)定義為管理電子文件的平臺，而上述系統(tǒng)存在的意義不是為了管理電子文件，而是為了完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)活動，因此，上述系統(tǒng)顯然不是“電子文件管理系統(tǒng)”。而電子文件在辦理完成之后，經(jīng)過歸檔又直接進入到“檔案管理系統(tǒng)”里去了，所以這個“電子文件管理系統(tǒng)”在哪里呢？誰在對其進行管理呢？
任越：支持zlx的觀點。電子文件管理系統(tǒng)就是業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這個系統(tǒng)本身就是單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的拓展，只不過檔案學(xué)界將這個電子文件管理系統(tǒng)單獨拿出來，其實必要性不強。各位可以上網(wǎng)搜索，哪個學(xué)界專家真正開發(fā)過電子文件管理系統(tǒng)并搞過實證研究？電子文件管理系統(tǒng)都是人家科技公司研發(fā)出來的，專家們只不過提供了一些素材和需求罷了。
陳建同學(xué)：支持任越的觀點。電子文件管理系統(tǒng)還是要圍繞實踐部門走。電子文件管理國家戰(zhàn)略頂層設(shè)計正在全面實施，電子文件管理系統(tǒng)國家標(biāo)準(zhǔn)也已經(jīng)頒布。實踐層面，電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用正在逐步推進。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)很尷尬，為什么不是OA呢？或者說是某種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。我覺得zlx說得有道理，現(xiàn)實生活中其實就是一種特殊的業(yè)務(wù)系統(tǒng)而已。管理主體就是文件背后業(yè)務(wù)活動的管理者。
simon：我是企業(yè)檔案館的，單位有個部門叫文檔處，負責(zé)管理公司文件和檔案。電子文件管理系統(tǒng)主要是管理電子文件的，電子文件系統(tǒng)中有個模塊叫檔案管理模塊。電子文件辦畢后，在線整理歸入檔案管理模塊，變?yōu)殡娮訖n案。所以我們的電子文件概念和現(xiàn)在學(xué)界說的電子文件概念不太一樣。我們基本沿用了紙質(zhì)檔案的管理模式，管理主體沒有變化。
一芙：我覺得主體是文件形成單位，電子文件系統(tǒng)的存在是為了單位的業(yè)務(wù)而設(shè)置的，電子文件是業(yè)務(wù)活動中形成的文件。
追夢的少年：立檔單位和業(yè)務(wù)部門應(yīng)該是電子文件管理系統(tǒng)的主體。立檔單位和具體業(yè)務(wù)部門是電子文件的具體形成者，他們對電子文件的形成過程、目的、背景等情況了如指掌，可以最大限度地確保電子文件的真實性、完整性和有效性。
陳建同學(xué)：電子文件管理系統(tǒng)有主體嗎？是管理主體還是開發(fā)主體？這個問題要搞清楚。
任越：支持陳建同學(xué)的觀點。電子文件管理系統(tǒng)就是個系統(tǒng)程序，怎么會有主體？主體是程序員。
simon：我們單位管理和開發(fā)都是文檔處統(tǒng)一管理。
wgy0828：系統(tǒng)管理的主體必須是系統(tǒng)管理員。至于誰是系統(tǒng)管理員，是什么級別的管理員，就回到電子文件管理主體的問題了。
simon：系統(tǒng)管理員聽文檔部門的，所以系統(tǒng)管理員只是輔助管理，還是需要按公司統(tǒng)一的文檔管理制度來操作，所以管理主體就是文檔部門。
wgy0828：你說的系統(tǒng)管理員是剛開發(fā)好的初始身份吧，系統(tǒng)移交單位之后的管理員不就是與文件流轉(zhuǎn)相關(guān)的人員。
紅旗下的檔棍：其實，電子文件管理系統(tǒng)只是一種業(yè)務(wù)系統(tǒng)而已，有時表現(xiàn)為狹義的辦公部門開發(fā)使用的系統(tǒng)，但更多的是其他業(yè)務(wù)部門管理的系統(tǒng)，其管理主體多數(shù)情況下為文件背后業(yè)務(wù)活動的管理者，管理行為包括需求提出、可研論證、組織設(shè)計管理、開發(fā)管理等。
住在春天：電子文件生命周期中一般存在三種類型系統(tǒng)：業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長期保存系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)與文件形成單位相對應(yīng)，電子文件長期保存系統(tǒng)與檔案館相對應(yīng)。
檔案研究僧：這個討論的主題是不是有歧義??？是在討論管理電子文件的主體，還是管理電子文件管理系統(tǒng)的主體？電子文件管理系統(tǒng)的主體聽上去感覺有點別扭。一個系統(tǒng)的主體是設(shè)計系統(tǒng)的人，還是在運營維護系統(tǒng)的人？
zlx：歧x？誰對它實施管理，誰就是其管理主體，如檔案管理系統(tǒng)的管理主體是檔案管理部門，這個理解有錯？
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)的客體從形式上看，包括視頻、音頻、電子公文、零散數(shù)據(jù)等。從歸屬上看，按照檔案界發(fā)生型定義的方式，一般為文件形成者。技術(shù)層面分清客體很重要，為什么呢？因為這涉及系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量和信息量，進而涉及系統(tǒng)整體的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和存儲形式。系統(tǒng)數(shù)據(jù)量和信息量是進行系統(tǒng)可研論證的重中之重。
zlx：電子文件在辦理過程中在各“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”中運行，辦理完畢后，在檔案管理系統(tǒng)中運行，請問這個“電子文件管理系統(tǒng)”去管哪里的“電子文件”？
simon：管的是檔案管理系統(tǒng)中的電子文件。
zlx：從我國實際狀況看，電子文件管理系統(tǒng)是夾在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的一個系統(tǒng)，可能就是“畫蛇添足”。電子文件管理系統(tǒng)不是一個筐，什么都能往里裝。電子文件管理系統(tǒng)也不是自由體，各人有各人的邊界，這樣的東西就是個虛的。
一芙：電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)文件流轉(zhuǎn)的平臺，怎么會和業(yè)務(wù)系統(tǒng)是分離的呢。
zlx：高見！第一次聽說，電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)文件流轉(zhuǎn)的平臺這種說法，那么，會計電算化系統(tǒng)是算業(yè)務(wù)系統(tǒng)還是算電子文件管理系統(tǒng)呢？
田寧寧：電子文件管理系統(tǒng)是不是以電子文件為主體的，電子文件是業(yè)務(wù)的載體和內(nèi)容吧。否則，電子文件管理系統(tǒng)里面都是啥內(nèi)容呢？
一芙：電子文件管理系統(tǒng)是對電子文件生成、流轉(zhuǎn)、處置、利用等過程進行管控的平臺，有的包含檔案管理系統(tǒng)，有的與檔案管理系統(tǒng)分離。我這種理解不知對不對。
simon：沒問題的，很符合實際工作部門的管理情況。
wgy0828：那么電子文件管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的功能區(qū)別在哪兒？
一芙：沒區(qū)別啊，都是電子文件管理平臺。電子文件管理系統(tǒng)是一個大的名稱，OA辦公只是其中的一個業(yè)務(wù)而已，電子文件系統(tǒng)中還有其他業(yè)務(wù)流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵蓋的內(nèi)容不同，涵蓋少則與OA同名，涵蓋多則等于OA+檔案管理系統(tǒng)，和實際工作比對就是文檔處只管收發(fā)文及文件辦理管控，或者只管歸檔文件，或者既管OA，又管歸檔文件。
紅旗下的檔棍：老實說，我眼里只有檔案管理系統(tǒng)和非檔案管理系統(tǒng)，有些術(shù)語比較討厭，理論上也不是不能把電子文件管理系統(tǒng)概括得非常大、非常全，甚至包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章之類的，但這樣只是方便論述而已，有一定的理論意義，但實踐意義也僅是提醒實踐工作者注意考]問題的全面性，真要是去開發(fā)系統(tǒng)，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作盡可能地分解。我的經(jīng)驗是業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要有一個歸屬，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間要有一個數(shù)據(jù)中心去調(diào)節(jié)。
追夢的少年：電子文件管理系統(tǒng)是對單位業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的集成，同時也是連接檔案管理系統(tǒng)的橋梁和紐帶，三個系統(tǒng)的整合將是優(yōu)化文檔管理系統(tǒng)的一個方向，當(dāng)然這種整合并非易事，涉及不同的管理主體。
simon：電子文件管理系統(tǒng)是存在的，不論是從OA角度理解電子文件概念，還是從檔案角度理解電子文件，或者從文檔一體化層面上理解電子文件。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)其實是從檔案管理的視角對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一種觀察，是一種方便從檔案管理認識實踐現(xiàn)象的工具，有了這個命名方便檔案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便檔案管理人員對檔案這一客體的關(guān)注。所以，作為一種理論研究的對象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦開始深入地分析，應(yīng)把它忘掉，讓它消失掉，心里想著怎么用檔案的手段把業(yè)務(wù)搞好就行。
zlx：系統(tǒng)存在與否應(yīng)該是看是否有利于管理流程的優(yōu)化為標(biāo)準(zhǔn)，如果 “畫蛇添足”，還不如不要為好。
wgy0828：如果按學(xué)界的說法，一定要將電子文件管理系統(tǒng)與“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”“數(shù)字（電子）檔案系統(tǒng)”區(qū)分開來，那么它就沒有獨立存在的內(nèi)在驅(qū)動和外在基礎(chǔ)：1.形成主體電子文件意識不強。最近半年調(diào)研的8家事業(yè)單位和9家企業(yè)中，系統(tǒng)開發(fā)時基本上只關(guān)注單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的便捷性和安全性，強調(diào)數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計和關(guān)聯(lián)，對其憑證性往往患有技術(shù)依賴癥，認為在系統(tǒng)里的文件就是默認權(quán)威的。2.缺乏明確且強有力的主導(dǎo)者。公文主管部門更多關(guān)注文件內(nèi)容、格式和流轉(zhuǎn)，而不是其存在形式，檔案行政管理部門對電子文件的長期保存感興趣，卻從權(quán)力和能力上都沒法真正實現(xiàn)“前端控制”。另外從效益上來說，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)中間夾個電子文件管理系統(tǒng)，其產(chǎn)出比和響應(yīng)時間都不劃算。
simon：其實反過來再想想，除去一切電子文件管理系統(tǒng)，回到紙質(zhì)文件時代，事情一樣可以順利處理，只是效率低些，所以電子文件管理系統(tǒng)首先是提升效率的工具。再進一層，電子文件管理系統(tǒng)不光是管理了電子文件，更是一種工作模式的改變，產(chǎn)生了新型的信息溝通管理模式。所以，形式可以千變?nèi)f化，不變的是對文件管理的需要。
住在春天：從理論上來說，如果電子文件管理系統(tǒng)沒有必要存在，除非是它的功能沒有了價值，無需從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中捕獲電子文件，也無需具有行政有效性和法律證據(jù)性，或者它的功能可以被其他系統(tǒng)取代或覆蓋。
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public partial class AdminManage_Login : System.Web.UI.Page
{CommonClass CC = new CommonClass();
protected void Page_Load(object sender, EventArgs e)
{if (!IsPostBack)
{//產(chǎn)生驗證碼
this.labCode.Text =CC.RandomNum(4); }}
protected void btnLogin_Click(object sender, EventArgs e)
{ if (txtAdminName.Text.Trim() == "" || txtAdminPwd.Text.Trim() == "")
{ Response.Write(CC.MessageBox("登錄名和密碼不能為空！", "Login.aspx"));}
else
{ //判斷用戶輸入的驗證碼是否正確
if (txtAdminCode.Text.Trim() == labCode.Text.Trim())
{//調(diào)用CommonClass類中的checkLogin方法，判斷用戶是否為合法用戶
int IntUserIn = CC.checkLogin(txtAdminName.Text.Trim(), txtAdminPwd.Text.Trim());
if (IntUserIn > 0)
{ //該用戶為合法用戶，跳轉(zhuǎn)到后臺首頁（AdminIndex.aspx）中
Response.Write("window.open('AdminIndex.aspx');window.close();"); }
else
{ //該用戶不是合法用戶，調(diào)用CommonClass類中的MassageBox方法，彈出提示框
Response.Write(CC.MessageBox("您輸入的用戶名或密碼錯誤，請重新輸入！", "Login.aspx")); } }
else
{ Response.Write(CC.MessageBox("驗證碼輸入有誤，請重新輸入！", "Login.aspx")); }}}
protected void btnCancel_Click(object sender, EventArgs e)
{ Response.Write("window.close();location='javascript:history.go(-1)';");}}
以上即為我所設(shè)計的一個網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)，由于篇幅所限，本文只給出了部分代碼，希望能對大家在進行網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)設(shè)計時起到拋磚引玉的作用。
參考文獻：
[1] 陳會安2.0網(wǎng)頁制作徹底研究[M].北京:清華大學(xué)出版社,2007.
【關(guān)鍵詞】電子文件管理系統(tǒng) 公共服務(wù)體系 構(gòu)建
隨著社會經(jīng)濟，文化以及現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用水平的不斷提升，社會當(dāng)中生活于各個地區(qū)和各個行業(yè)的人民群眾，對于公共服務(wù)工作開展的質(zhì)量以及效率也提出了更高水平的需求內(nèi)容。為全面提升社會公共服務(wù)管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，相關(guān)管理工作人員開始不斷革新自身的發(fā)展觀念、采取現(xiàn)代化的電子文件管理系統(tǒng)，力求能夠在最短時間內(nèi)全面優(yōu)化和完善我國社會公共事業(yè)服務(wù)體系的構(gòu)建。
1 簡析電子文件管理系統(tǒng)的公共服務(wù)體系
電子文件管理系統(tǒng)是在二十一世紀(jì)初期，我國逐漸進入到科技信息經(jīng)濟發(fā)展進程中時產(chǎn)生的一項新生詞匯，是一個現(xiàn)代化的分布式高科技應(yīng)用管理系統(tǒng)。在現(xiàn)代化的新型電子文件管理系統(tǒng)當(dāng)中同時具備著眾多類型的公共服務(wù)體系，不同服務(wù)體系之間存在著各不相同的服務(wù)功能。在我國當(dāng)今社會的發(fā)展進程之內(nèi)，經(jīng)過同行業(yè)發(fā)展領(lǐng)域當(dāng)中相關(guān)專業(yè)工作人員對電子文件管理系統(tǒng)開展的研究和分析，發(fā)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)當(dāng)中的公共服務(wù)體系可以分為近十種不同的服務(wù)類型。進程間通信、命名服務(wù)體系、異常操作服務(wù)、信息安全服務(wù)以及電子辭典信息查詢服務(wù)等，都是電子文件管理系統(tǒng)的公共服務(wù)體系之中的重要組成部分。
2 公共服務(wù)體系的安全保障服務(wù)
在電子文件管理系統(tǒng)公共服務(wù)體系的眾多服務(wù)內(nèi)容當(dāng)中，立足于PKI現(xiàn)代科技信息技術(shù)之上而實現(xiàn)的數(shù)字簽名，是最具代表性的公共服務(wù)內(nèi)容之一。相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者又將電子文件管理系統(tǒng)公共服務(wù)體系中PKI簽名的這一安全保障功能稱之為數(shù)字簽名服務(wù)。數(shù)字簽名通過電子信息的展現(xiàn)和記錄形式，應(yīng)用于識別或者記錄他人的個人身份信息。數(shù)字簽名安全服務(wù)技術(shù)能夠?qū)⑷藗兊暮灻P記作為信息識別的解鎖鑰匙，將指定個人的信息內(nèi)容進行總結(jié)和記錄。通過利用PKI的電子記錄功能，將信息內(nèi)容與相應(yīng)的簽名筆記進行一一對應(yīng)。在保證簽名者個人身份信息完整性的同時結(jié)合加密解鎖的技術(shù)應(yīng)用手段，全面提升網(wǎng)上簽名信息傳遞的安全性與可靠性。
在我國現(xiàn)今社會的發(fā)展進程當(dāng)中，電子文件管理系統(tǒng)公共服務(wù)體系當(dāng)中的安全數(shù)字簽名技術(shù)，在數(shù)年時間里已經(jīng)發(fā)展成形了多種不同的應(yīng)用類型。單位簽名、設(shè)備簽名以及個人身份簽名等，都是安全數(shù)字簽名當(dāng)中主要包括的內(nèi)容。單位簽名主要可以根據(jù)簽名主體發(fā)展地位的不同而進一步劃分為機構(gòu)簽名以及部門簽名兩種不同的存在形式。部門簽名主要用以證明相關(guān)單位的法人身份，而機構(gòu)的數(shù)字簽名相比單位數(shù)字簽名的應(yīng)用范圍更為廣闊。數(shù)字簽名可以根據(jù)使用的電子設(shè)備的不同而劃分為安全鑒別服務(wù)器的簽名、VPN虛擬通道的簽名兩種主要的組成形式。無論是哪一種數(shù)字簽名的存在形式，其在擴大電子文件管理系統(tǒng)的社會影響、提升經(jīng)濟效益以及提升社會服務(wù)價值方面，都發(fā)揮著重要的推動和影響作用。
3 公共服務(wù)體系構(gòu)建和實施的意義
3.1 擴大電子文件管理系統(tǒng)在社會上的影響范圍
公共服務(wù)體系的構(gòu)建全面提升了電子文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用效率，讓社會上相關(guān)的企業(yè)以及用人單位實現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)到電子文件管理系統(tǒng)的全面轉(zhuǎn)化。相比傳統(tǒng)的企業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，電子文件管理系統(tǒng)公共服務(wù)體系的構(gòu)建將相關(guān)工作人員向電子文件管理歸檔的方式得到了豐富和發(fā)展。
一方面，工作人員可以通過OA系統(tǒng)的在線傳輸管理功能，向接收方發(fā)送印有單位機構(gòu)數(shù)字簽名信息的電子文件數(shù)據(jù)。電子文件管理系統(tǒng)當(dāng)中的公共服務(wù)體系對單位的數(shù)字簽名信息進行驗證。只有驗證有效的元數(shù)據(jù)管理信息才能成功發(fā)送至接收方，工作人員在得到接受確認信息后才能開展正常的電子文件管理工作。另一方面，相關(guān)文件信息管理人員還可以通過脫機載體機進行離線歸檔的管理。將單位或者企業(yè)的數(shù)字簽名信息導(dǎo)入到電子文件管理系統(tǒng)當(dāng)中進行離線歸檔管理，以保障信息驗證以及文件接受的準(zhǔn)確性。公共服務(wù)體系的構(gòu)建簡化了電子文件管理系統(tǒng)的信息驗證管理流程，添加了信息文件歸檔和傳輸?shù)耐緩?，有效擴大了電子文件管理系統(tǒng)在社會上的影響范圍。
3.2 提升電子文件管理系統(tǒng)社會經(jīng)濟收益的發(fā)展水平
隨著全球范圍內(nèi)經(jīng)濟一體化發(fā)展趨勢的不斷加劇，全國范圍內(nèi)的各大中小企業(yè)在社會主義市場經(jīng)濟管理體系當(dāng)中的經(jīng)濟局勢日益嚴(yán)峻。電子文件管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中能夠帶來和產(chǎn)生的社會經(jīng)濟效益，就成為了廣大社會成員熱切關(guān)注的焦點話題。隨著社會法律法規(guī)制度的不斷完善，電子文件管理系統(tǒng)方面有關(guān)的法律條文也在不斷的優(yōu)化。在法律約束力不斷提升的帶動和影響下，電子文件管理系統(tǒng)中公共服務(wù)體系構(gòu)建的可信度和規(guī)范度逐漸提升。無論是在電子文件管理系統(tǒng)的數(shù)字簽名信息移交，還是在電子文件信息的存檔管理方面，相關(guān)信息內(nèi)容的安全性和保密度都得到了提升。將更加可信的公共管理體系引用到電子文件管理系統(tǒng)當(dāng)中，在一定程度上提升了廣大社會成員對數(shù)字簽名信息傳遞技術(shù)應(yīng)用的支持和信任。隨著數(shù)字簽名技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴大，其幫助電子文件管理系統(tǒng)在社會各行業(yè)之間收到的經(jīng)濟收益，也將呈現(xiàn)出飛速提高的發(fā)展趨勢。
3.3 突出電子文件管理系統(tǒng)的社會服務(wù)價值
現(xiàn)代化公共服務(wù)體系的構(gòu)建有著更加便捷的服務(wù)功能，也能在一定程度上進一步突出電子文件管理系統(tǒng)的社會服務(wù)價值。相比傳統(tǒng)的電子文件管理系統(tǒng)有著一定的區(qū)別，在公共服務(wù)提及的影響下，電子文件管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)用戶被細致劃分為兩種不同的用戶類型。其中一種是在網(wǎng)絡(luò)在線的應(yīng)用狀態(tài)下利用全部開放的電子文件，不需要申請個人獨有的數(shù)字簽名，被Q之為是電子文件管理系統(tǒng)的普通用戶。另一種則是分布在國家電力網(wǎng)絡(luò)建設(shè)公司當(dāng)中的特殊服務(wù)用戶，這類用戶有權(quán)使用電子文件管理當(dāng)中不開放的電子文件。這一類公共服務(wù)對象因其擁有較為特別的使用權(quán)限，相關(guān)專家學(xué)者將其稱之為是電子文件管理系統(tǒng)的特殊用戶。
在公共服務(wù)體系的推動下，電子文件管理以及數(shù)字簽名信息認證的過程當(dāng)中，所有涉及到網(wǎng)絡(luò)在線傳輸?shù)男畔?nèi)容都能夠得到適時的加密處理。只有指定的數(shù)字簽名用戶本人，才能解開信息加密鑰匙讀取其中的信息內(nèi)容。全新的管理模式使信息傳輸?shù)谋Ｃ芄ぷ魃钊肼鋵嵉诫娮游募芾硐到y(tǒng)運作的始終，讓電子文件管理系統(tǒng)能夠更好的被社會成員利用，從而突出體現(xiàn)出了其重要的社會服務(wù)價值。
4 結(jié)論
電子文件管理系統(tǒng)是一項現(xiàn)代化、高科技的數(shù)字信息管理系統(tǒng)，計算機信息處理技術(shù)是電子文件管理系統(tǒng)產(chǎn)生和發(fā)展的基礎(chǔ)支持。在廣大社會成員個人生活節(jié)奏以及工作節(jié)奏不斷加快的現(xiàn)代化社會發(fā)展進程當(dāng)中，電子文件管理系統(tǒng)的公共服務(wù)體系的構(gòu)建是必然的社會發(fā)展趨勢。相關(guān)工作人員要將相應(yīng)服務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建嚴(yán)格遵循國家認證系統(tǒng)構(gòu)建的法律法規(guī)。只有擁有較高可信度的服障低常才能為社會成員的生活帶來真正的便利。
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作者簡介
周峰（1970-），男，山東省人。碩士研究生。高級工程師。研究方向為行政辦公業(yè)務(wù)管理、公文、檔案及電子文件管理，企業(yè)辦公信息化管理。
周翔（1977-），男，江蘇省人。碩士研究生。工程師。研究方向為行政辦公業(yè)務(wù)管理、電力系統(tǒng)自動化。
楊迪（1982-），男，滿族，遼寧省人。碩士研究生。工程師。研究方向為信息系統(tǒng)建設(shè)管理，辦公自動化技術(shù)，信息安全保密技術(shù)。
黃敬林（1979-），男，福建省人。大學(xué)本科學(xué)歷。高級工程師。研究方向為電子文件管理、檔案數(shù)字化管理。
張敏（1989-），女，湖北省人。大學(xué)本科學(xué)歷。工程師。研究方向為電子公文安全傳輸，辦公自動化技術(shù)。
作者單位
1.國家電網(wǎng)公司 北京市 100031
隨著電子文件在政府管理中的大量應(yīng)用，為了保證電子文件的真實性、可靠行、可用性等要求，急需采用電子文件管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)電子文件的統(tǒng)一管理，本文對電子管理系統(tǒng)的邏輯設(shè)計進行比較深入的思考和探討。
【關(guān)鍵詞】電子文件管理系統(tǒng) 邏輯架構(gòu)
電子文件管理主要是為了實現(xiàn)電子文件采集、生成、歸檔、管理、利用系統(tǒng)，形成電子文件數(shù)據(jù)庫，并能夠通過標(biāo)準(zhǔn)接口，實現(xiàn)電子文件的統(tǒng)一管理，形成標(biāo)準(zhǔn)格式的電子文件的集中存儲和統(tǒng)一管理與應(yīng)用。目前電子文件管理的現(xiàn)實狀況中存在，電子文件管理失控，無法保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性；不重視電子文件管理，可信度、證據(jù)力不足；開發(fā)利用水平低下；規(guī)范不一，協(xié)調(diào)困難；數(shù)據(jù)孤島深化風(fēng)險加劇等問題。
建立一個能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，并對后期的業(yè)務(wù)擴展提供接口，能夠提高系統(tǒng)開發(fā)的效率、易S護性、移植性、復(fù)用性以及擴展性的電子文件管理系統(tǒng)具有重大的現(xiàn)實意義。
根據(jù)需求分析，認為電子文件管理系統(tǒng)可以采用基于SOA架構(gòu)的思想進行設(shè)計，將系統(tǒng)功能進行劃分，并且把各個功能模塊以服務(wù)的方式到相關(guān)的管理平臺，用戶方可以通過一定的授權(quán)來訪問注冊中心所的服務(wù)，獲取自己所需要的功能。
在邏輯架構(gòu)設(shè)計方面，根據(jù)職責(zé)分離、通用性分離、不同粒度分離三種不同維度的思維方式，建議把電子文件管理系統(tǒng)細分為基礎(chǔ)設(shè)施層（IaaS）、基礎(chǔ)平臺層（PaaS）、軟件服務(wù)層（SaaS）。利用ESB總線技術(shù)實現(xiàn)各個系統(tǒng)、外部系統(tǒng)的隔離，并且解決異構(gòu)系統(tǒng)集成、安全、業(yè)務(wù)流程控制等問題。
軟件服務(wù)層采用SaaS軟件開發(fā)模式，支持多租戶，支持個性化、可擴展、可配置。在不用重新編程的模式下，實現(xiàn)對功能的擴展、配置、用戶界面的定制。軟件服務(wù)層通過ESB服務(wù)總線實現(xiàn)對電子文件、用戶、認證、授權(quán)、審計等的統(tǒng)一訪問和管理。軟件服務(wù)層和基礎(chǔ)平臺層是基于SaaS電子文件管理系統(tǒng)的重點和難點。
1 多用戶架構(gòu)選型
SaaS模式實現(xiàn)了軟件基礎(chǔ)設(shè)施的共享，多個組織、單位共用一套軟件。這里的組織、單位可以看做軟件的租用者，引入了“租戶”的概念。租戶代表一個獨立組織結(jié)構(gòu)，在電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)中，可以認為，一個部門就是一個租戶，他們共同使用一套電子文件管理系統(tǒng)。目前，常見的多租戶架構(gòu)方面的實現(xiàn)方案中，建議采用高級多租戶系統(tǒng)，它通過編程方式實現(xiàn)多個租戶共用一套系統(tǒng)，實現(xiàn)最大程度的資源共享，最大程度降低運行維護成本。在架構(gòu)上，一套系統(tǒng)支持數(shù)百個租戶。該模式下，電子文件數(shù)據(jù)集中存儲，便于后期的數(shù)據(jù)挖掘和知識發(fā)現(xiàn)。高級多租戶系統(tǒng)資源利用率高、維護成本低、數(shù)據(jù)集中存儲。有利于電子文件在統(tǒng)一的規(guī)范體系下運行和管理。
2 存儲架構(gòu)設(shè)計
電子文件存儲架構(gòu)設(shè)計必須從電子文件的實際特點出發(fā)，大量的電子文件屬于通用文書類，從這類電子文件來源看，主要來源于微軟Office、WPS、永中Office等系列產(chǎn)品產(chǎn)生的電子文件。該類電子文件具有數(shù)量眾多、單個文件存儲量小、每年增量可觀的特點。從數(shù)據(jù)管理方面分析，電子文件屬于半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，與電子相關(guān)的元數(shù)據(jù)屬于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。因此建議采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫與文檔型數(shù)據(jù)庫結(jié)合的方案，元數(shù)據(jù)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫存儲，文檔型數(shù)據(jù)庫存儲電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)。
在SaaS模式，解決數(shù)據(jù)存儲的同時，需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全隔離，每個租戶僅可以訪問與其相關(guān)的數(shù)據(jù)?？刹捎肊SB服務(wù)總線，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的訪問控制。
3 統(tǒng)一用戶管理、認證、授權(quán)、審計設(shè)計
電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)該采用統(tǒng)一的人員管理。目前基于目錄的管理模式已經(jīng)為廣大用戶所認可，并被實踐證明了的有效途徑，通過該管理模式集成管理，構(gòu)建各級統(tǒng)一的應(yīng)用基礎(chǔ)支撐體系，對組織人員信息、應(yīng)用系統(tǒng)角色信息、用戶安全和應(yīng)用安全信息、用戶和服務(wù)之間的權(quán)限控制信息進行統(tǒng)一存儲管理，實現(xiàn)統(tǒng)一的用戶管理、權(quán)限管理和基礎(chǔ)信息管理。
基于SOA架構(gòu)，系統(tǒng)中的各類應(yīng)用需要集中注冊各自的用戶角色和提供的服務(wù)信息，通過統(tǒng)一的用戶管理界面，實現(xiàn)用戶帳號和角色組之間的映射，進而基于角色實現(xiàn)與服務(wù)訪問權(quán)限的映射，實現(xiàn)集中的權(quán)限管理。
統(tǒng)一審計管理的主要目標(biāo)是：帳號對資源的高敏感數(shù)據(jù)訪問和關(guān)鍵操作行為都應(yīng)該被審計，接收和保存審計信息，用于安全審查和追蹤依據(jù)；及時發(fā)現(xiàn)非法登錄和非法操作，對其快速分析、定位和響應(yīng)。
4 全文檢索系統(tǒng)設(shè)計
隨著電子文件管理系統(tǒng)的運行，必將會積累大量的數(shù)據(jù)和信息。這些信息是最有價值的財富，如何利用這些財富，是電子文件管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)看，電子文件管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)既有結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，如電子文檔相關(guān)的元數(shù)據(jù)，又有非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，如Word、Excel、PDF等。需要用一個搜索工具和統(tǒng)一的搜索界面，能對所有的資源進行檢索，并很快就有滿意的結(jié)果。
從全文檢索方案看，主要有商用和開源兩個類別。商用的解決方案有Oracle SES、IBM OmniFind、TRS等。商用解決方案技術(shù)支持及時、功能強大。但是，投入高，后期升級維護成本高。知名的開源的解決方案，如Lucene、Solar、UIMA、Sphinx等，以架構(gòu)靈活、擴展方便等優(yōu)勢，應(yīng)用逐漸廣泛。國內(nèi)知名的門戶，如Sina、Sohu等均采用了開源的解決方案。因此，建議電子文件管理系統(tǒng)采用開源的全文檢索解決方案。
5 ESB服務(wù)總線設(shè)計
ESB服務(wù)總線實現(xiàn)軟件服務(wù)層與平臺服務(wù)層的對接。通過ESB服務(wù)總線，實現(xiàn)各層的獨立性，各層的內(nèi)部調(diào)整，不影響其它層。其主要功能如下：
5.1 事件平臺
系統(tǒng)中所有相關(guān)的事件和消息可以通過事件平臺進行轉(zhuǎn)發(fā)。
5.2 共享通信平臺
系統(tǒng)中服務(wù)之間進行通信和數(shù)據(jù)共享傳輸?shù)闹修D(zhuǎn)平臺。
5.3 消息平臺
消息平臺提供統(tǒng)一的消息通知發(fā)送和處理程序接口和管理接口。接口支持電子郵件、即時消息等各種消息通知方式，為其它工作平臺、電子公文交換中心等各種應(yīng)用平臺的開發(fā)提供支持。
5.4 API接口平臺
ESB服務(wù)總線提供特定的接口，滿足電子文件特定需求。
通過電子文件管理的邏輯設(shè)計，對物理架構(gòu)設(shè)計上提出高可靠性、高可用性要求。主要采用群集和容錯技術(shù)，包括WEB集群和負載均衡、中間件集群、關(guān)系數(shù)據(jù)庫集群、電子文件存儲集群、分布式存儲集群等。在此基礎(chǔ)上繼續(xù)對系統(tǒng)進行詳細設(shè)計以及數(shù)據(jù)庫設(shè)計等，直至完成整個電子文件管理的設(shè)計和開發(fā)。
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【關(guān)鍵詞】php技術(shù) 網(wǎng)絡(luò)文件管理 系統(tǒng)設(shè)計
一、文件管理現(xiàn)狀
就目前的文件管理來說，主要有三種方式，比較傳統(tǒng)的兩種就是將文件存儲在個人的電腦硬盤上以及將文件存在移動存儲介質(zhì)上，如移動硬盤等容易攜帶的介質(zhì)。之所以說這兩種方式比較傳統(tǒng)，是因為相對于目前的發(fā)展?fàn)顩r和用戶需求來說，它們已經(jīng)趨于落后，這主要體現(xiàn)在兩者各自的弊端上。對第一種方式來說，它的弊端就在于不易攜帶，不辯解；而相對于第二種方法來說，雖然便于攜帶，卻有著容量小、已損壞的缺點。而來那個著共同的缺陷就是無法實現(xiàn)有效的共享，數(shù)據(jù)信息間的交流度不夠。那么第三種方法就是比較便捷且擁有高共享度的方式，就是將文件存于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，構(gòu)建一個安全便捷的文件管理系統(tǒng)。
二、PHP技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)的特點與優(yōu)勢
（一）具有靈活性。網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)不僅可以在單機上供個人使用，也可以在網(wǎng)絡(luò)上供多人使用，具有靈活性，同時，文件的分類匯總工作做得很好，用戶在進行文件管理時可以盡情享受管理系統(tǒng)所帶來的靈活與便捷。
（二）管理便捷。在文件查找方面，文件可以通過錄入關(guān)鍵詞、標(biāo)題、作者、摘 要等一些信息進行查找，大大提高了文件查找的速度，這是基于網(wǎng)絡(luò)文件資源的豐富性，同時，查找好的文件也包含了文件的許多具體信息，為文件的使用提供了便利。
（三）安全性高。首先，文件管理系統(tǒng)的安全性體現(xiàn)在權(quán)限的認證上，需要通過密碼和口令才能夠進入系統(tǒng)，同時，管理員和用戶的權(quán)限也不同，這就很好的阻擋了攻擊分子對文件的攻擊和對信息的泄露。另外，網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)是建立在網(wǎng)頁瀏覽的基礎(chǔ)上的，這就與傳統(tǒng)電腦存儲文件不同，它避免了文件存儲于個人電腦上的一些列不可預(yù)見的危險，如電腦病毒、黑客攻擊等，這就避免了文件和信息的泄露，提高了安全性。
（四）功能齊全。網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)就文件管理來說是功能完善的，用戶不僅可以對文件進行一些常規(guī)的管理如文件的查找、瀏覽、下載、共享等，同時網(wǎng)站對文件的管理也是非常到位的，不僅實現(xiàn)了文件管理的便捷，更提高了文件的安全度。這與傳統(tǒng)的文件管理形式相比起來，更加便捷與智能化，大大提高了人們的工作效率。
三、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計追求的目標(biāo)
（一）滿足用戶需求。文件系統(tǒng)的設(shè)計必須要以滿足用戶需求為根本出發(fā)點，在操作界面方面，一定要保證簡單明了，易操作，實現(xiàn)用戶操作的便捷性。
（二）保證系統(tǒng)安全。系統(tǒng)的安全對于文件信息和用戶跟人來說，都是及其重要的，這也是文件管理系統(tǒng)設(shè)計的基本要求。在安全性反方面，系統(tǒng)設(shè)計時要保證登錄界面的安全性。在用戶登錄時，要設(shè)置密碼進行驗證，并且在系統(tǒng)加密方面，也要采用最先進的加密技術(shù)增強系統(tǒng)的保密性。
四、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計
（一）系統(tǒng)設(shè)計的基本要素。系統(tǒng)的 WEB 服務(wù)器為 Apache，開發(fā)語言是 PHP，所謂PHP是一種運行在服務(wù)器端的嵌于HTML的腳本語言，具有安全性高、運行穩(wěn)定等優(yōu)點。系統(tǒng)的管理模塊主要包括用戶認證、用戶的記錄包括信息記錄與操作記錄、用戶權(quán)限判斷和系統(tǒng)安全管理等。這在我們下面的文章中將會介紹到。系統(tǒng)的存儲空間包括個人與公共兩個存儲空間，個人用戶空間是具有私密性的，存儲著用戶的私人信息并保證著這些文件的安全性，當(dāng)然，注冊用戶可以對個人的文件進行管理；而公共空間則是向用戶開放的，用戶可以對公共文件信息進行瀏覽，并下載使用，為用戶提供大量的文件與信息。
（二）系統(tǒng)主要功能模塊
1.用戶登錄界面。用戶登錄是進入系統(tǒng)的第一步，也是系統(tǒng)設(shè)計的第一步，用戶登錄界面主要包括用戶名和用戶登錄密碼的信息。
2.權(quán)限設(shè)置與認證。在用戶登錄后，服務(wù)器需要對用戶進行權(quán)限的驗證，這里是針對普通用戶和管理員的權(quán)限進行設(shè)置的，普通用戶對個人存儲文件具有查閱、刪除、移動、分享等權(quán)利，并且能夠瀏覽和下載公共文件，但不能對公共文件進行移動、刪除、編輯，這是只有管理員才能進行的操作。用戶權(quán)限的認證對于整個文件管理系統(tǒng)的安全也有著重要的意義，是文件管理的一道安全屏障。
3.用戶注冊。用戶注冊也是一個重要的功能模塊，注冊后的用戶能夠在普通用戶的操作權(quán)限基礎(chǔ)上對個人文件進行編輯、移動、刪除等操作。
4.文件管理功能模塊。系統(tǒng)的核心模塊就是文件管理，主要功能包括文件資源的搜索、文件資源瀏覽功能、文件的上傳與下載、文件分類管理等。文件資源信息都在網(wǎng)頁中顯示，而且文件自身信息完整，用戶在對文件資源進行搜索時可以通過文件標(biāo)題、關(guān)鍵詞詞、上傳時間、作者等多方信息快速搜索到文件，方便快捷，并且網(wǎng)上文件資源本身信息量巨大，且分類齊全，對于用戶來說是強大的信息資源庫。文件的上傳是基于PHP技術(shù)的，是文件的上傳更加快捷智能，文件下載顧名思義就是為用戶提供文件資源下載的功能，在這個過程中，文件的路徑、服務(wù)器信息等都是被隱藏和保密的，具有極高的安全性。而文件的分類管理則包括對公共文件好個人文件的分類管理。另外，文件管理也包括文件刪除、編輯的功能，這是針對用戶對于私人文件的管理來說。
五、結(jié)語
系統(tǒng)建設(shè)成為每個形成和保管電子文件單位的嶄新且重要的工作內(nèi)容。然而，在電子文件種類繁多、業(yè)務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)各異、包括人才在內(nèi)的專業(yè)資源有限的情況下，各單位如何建設(shè)合格的系統(tǒng)，逐漸成為當(dāng)下文件、檔案管理領(lǐng)域需要回答的現(xiàn)實問題。本文采用文獻研究法和案例研究法，從與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系、主導(dǎo)方式、部署方式等角度對ERMS建設(shè)的模式進行總結(jié)，繼而分析其適用性。
一、ERMS和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系
一個單位若要建設(shè)ERMS，首先要考慮的問題之一就是本單位有多少個業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能產(chǎn)生電子文件，需要加以管理。因單位規(guī)模、業(yè)務(wù)的不同，這個答案的差異性較大。2010年4月，筆者分別走訪了北京市地稅局和北京市發(fā)展和改革委員會，兩個單位對此問題的答案依次是50多個和70多個，這還不包括桌面級的應(yīng)用。事實上，決定啟動ERMS建設(shè)的單位，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)量一般都在幾十個左右。
如此之多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生的文件類型、數(shù)量、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)差異性較大，ERMS的實現(xiàn)方式也不可能單一。筆者曾經(jīng)在2004年闡述了獨立、包含、嵌入等三種業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMs的關(guān)系，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMS相對獨立，業(yè)務(wù)系統(tǒng)包含完整的ERMS，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中內(nèi)嵌ERMS的前端控制模塊。國際檔案理事會(ICA)2008年頒布的《電子辦公環(huán)境中文件管理原則和功能要求》，提供了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件的管理方案，分別為：(1)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)文件管理功能；(2)將文件元數(shù)據(jù)輸出到ERMS中，而文件還保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中；(3)將文件及其元數(shù)據(jù)直接輸出到ERMS中加以管理。
根據(jù)ERMs和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的交互方式以及與之相伴的文件和元數(shù)據(jù)的存儲方式，可以總結(jié)出獨立式、嵌入式、整合式、互聯(lián)式四種ERMs建設(shè)模式。其特點比較如表1所示。
1.獨立式
所謂獨立式，就是ERMs相對獨立于形成文件的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，后者可通過應(yīng)用程序接口(API)向ERMS輸出文件及其元數(shù)據(jù)，文件及其元數(shù)據(jù)集中于ERMS保存管理。這種組合模式延續(xù)了紙質(zhì)文件前后端分離管理的做法，對應(yīng)于現(xiàn)有的組織分工模式，較為通行。在此模式中，ERMS相對被動，被動接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)提交的數(shù)據(jù)，需要在相應(yīng)管理制度的配合下，強化業(yè)務(wù)系統(tǒng)主動提交文件及其元數(shù)據(jù)的行為。由于向ERMS輸出數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能有多個，往往需要定制開發(fā)多個接口才能完成數(shù)據(jù)的順利交接，這將增加協(xié)調(diào)和實施的成本。
2.嵌入式
所謂嵌入式，是指在業(yè)務(wù)系統(tǒng)自行開發(fā)完善ERMS的功能，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)電子文件的捕獲、維護和處置。換句話說，ERMS嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中成為其子模塊，比如財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)中自帶的文件(檔案)管理模塊，嵌入到郵件系統(tǒng)中的電子郵件歸檔管理軟件等。在此模式中，包含ERMS功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，往往只能管理本系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)，適用于業(yè)務(wù)文件數(shù)量大，對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)依賴性強，業(yè)務(wù)流程較為規(guī)范的情況。這種模式有利于特定業(yè)務(wù)文件的專業(yè)化管理和利用。但是，如果一個單位僅采用該模式，那么就會在整體上造成文件信息的分散，若需開展全局性的利用，則還須借助于其他系統(tǒng)。
3，整合式
從某種意義上，可以將整合式理解為獨立式和嵌入式的結(jié)合，整個ERMS分為兩大部分，一部分嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實時捕獲文件及其元數(shù)據(jù)；另外一個部分則集中保管維護文件及其元數(shù)據(jù)。這種模式兼具了獨立式和嵌入式的優(yōu)點，既能捕獲來自多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件，又能集中機構(gòu)的信息資產(chǎn)，并以統(tǒng)一的方式加以維護和開發(fā)利用。目前構(gòu)建在內(nèi)容管理平臺(Enterprise Content Management，ECM)上的ERMS(EDRMS)大多采用該模式，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMS之間的集成要求較高。
4.互聯(lián)式
互聯(lián)式強調(diào)的是ERMS和業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互訪問數(shù)據(jù)的便利性，兩者可以相互獨立，也可以像整合式一樣將部分ERMs功能模塊嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。其區(qū)別在于整合式集中保管所有的電子文件及其元數(shù)據(jù)，而互聯(lián)式的ERMS僅保存文件元數(shù)據(jù)，文件則仍然保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，ERMS負責(zé)維護元數(shù)據(jù)和文件之間的關(guān)聯(lián)，始終保證二者之間的互聯(lián)。這種模式適用于業(yè)務(wù)文件對原系統(tǒng)環(huán)境的依賴性強的單位，通常需要業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供訪問接口，以便從ERMS查找利用文件。
二、ERMS建設(shè)的主導(dǎo)方式
大多數(shù)單位從市場上購買產(chǎn)品而非本單位自行研發(fā)ERMS，根據(jù)主導(dǎo)市場采購和系統(tǒng)實施的力量的不同，ERMS建設(shè)模式也可以劃分為用戶引導(dǎo)型、廠商引導(dǎo)型和上級主導(dǎo)型。其特點比較如表2所示。
1.用戶引導(dǎo)型
所謂用戶引導(dǎo)型，是指ERMS建設(shè)單立，即用戶單位在市場采購和系統(tǒng)實施扮演主導(dǎo)角色。這樣的ERMS建設(shè)單位，往往用有“明白的用戶”，即充分了解本單位業(yè)務(wù)特點、文件管理需求、IT環(huán)境、管理規(guī)范陽管理文化的專業(yè)人員，他們對于電子文件管理方法和要求有清晰的認識，能夠主導(dǎo)ERMS建設(shè)的方向，在與廠商的談判、溝通，產(chǎn)品二次開發(fā)以及方案驗收的過程中，處于主動的位置，用戶參與ERMS建設(shè)的程度較深，系統(tǒng)開發(fā)周期相對較長。用戶引導(dǎo)型的系統(tǒng)建設(shè)方式，有助于保證系統(tǒng)滿足用戶單位的個性化需求。因用戶水平的不同，ERMS實施效果可能存在差異。
2.廠商引導(dǎo)式
所謂廠商引導(dǎo)型，是指產(chǎn)品提供方，即廠商在市場采購和系統(tǒng)實施扮演主導(dǎo)角色。很多單位沒有貫通文件(檔案)管理和IT管理的復(fù)合型人才，故而被動地選擇廠商引導(dǎo)型的建設(shè)方式。由廠商提供包括業(yè)務(wù)咨詢、工作規(guī)劃、制度建設(shè)、軟硬件集成等全方位的解決方案。采用該模式的用戶單位，系統(tǒng)實施周期短，見效
快，同時也面臨個性化需求未得到滿足的風(fēng)險。廠商的系統(tǒng)實施經(jīng)驗和能力在很大程度上決定了其系統(tǒng)建設(shè)的質(zhì)量。
3.上級主導(dǎo)型
所謂上級主導(dǎo)型，是指ERMS建設(shè)單位只能選用上級主管部門指定或者統(tǒng)一采購的產(chǎn)品。這里的上級主管部門包括兩類，一類是橫向的檔案行政主管部門，另一類是縱向的行業(yè)主管部門或者企業(yè)集團。如加拿大安大略省也通過統(tǒng)一采購程序，指定了省政府機關(guān)ERMS唯一的產(chǎn)品供應(yīng)商Opentext。我國也有很多地方、行業(yè)系統(tǒng)通過行政手段指定特定政府機關(guān)采用一定的檔案管理軟件。
若上級主管部門指定產(chǎn)品質(zhì)量較高，那么該模式則有助于橫向或縱向水平上的系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)和信息的共享。該模式最大的風(fēng)險就是上級主管部門指定產(chǎn)品質(zhì)量可能存在缺陷，此外，還可能存在難以滿足用戶單位的個性化需求，對于用戶單位既有系統(tǒng)建設(shè)投資保護不足等缺點。若試圖主導(dǎo)下級單位ERMS建設(shè)的主管部門不止一個，指定的ERMS產(chǎn)品不止一個的話，則對下屬單位而言是一場災(zāi)難。筆者了解到上海某區(qū)財政局，出于各種原因分別擁有3個辦公自動化系統(tǒng)和3個檔案管理系統(tǒng)，且同時在用，造成資源浪費、數(shù)據(jù)分散、數(shù)據(jù)不一致等。
三、ERMS的部署方式
以上兩種視角的模式分析，均站在個別ERMS建設(shè)單位的立場。下面將立足于全局，從ERMS的部署方式來分析三種ERMS的建設(shè)模式，分別是分散式、集中式、分布式。不同的部署方式下，系統(tǒng)及其中數(shù)據(jù)的受控程度有別，其特點比較如表3所示。
1.分散式
所謂分散式，即各單位自行部署ERMS，包括自行采購、安裝、運行和維護系統(tǒng)等。這是目前主流的ERMS建設(shè)模式。該模式對每個單位的文件管理、IT管理資源提出較高的要求。在這種模式下，控制各單位文件管理規(guī)范化的手段只能是由主管部門制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
然而，并非每個單位都有足夠的文件管理、IT管理的資源；集中專業(yè)化的人力、設(shè)備、軟件資源，為更大范圍內(nèi)電子文件管理工作提供支持，是社會發(fā)展和IT建設(shè)發(fā)展的基本要求。隨著系統(tǒng)建設(shè)集約化程度的提高，集中式和分布式依次出現(xiàn)。
2.集中式
所謂集中式，即由一家單位統(tǒng)一規(guī)劃、采購、安裝、運行和維護一定范圍內(nèi)的多家單位的ERMs，軟硬件集中部署，數(shù)據(jù)集中存儲。目前的技術(shù)條件下，系統(tǒng)維護單位可以借助于云服務(wù)的方式向各個用戶單位提供ERMS存儲、平臺和(或)應(yīng)用服務(wù)。集中式的系統(tǒng)建設(shè)模式，必然伴隨著系統(tǒng)維護方和使用方之間服務(wù)模式的改變。
根據(jù)部署范圍的不同，集中式主要分為以下兩種情況。
(1)行政區(qū)劃范圍內(nèi)的集中式。即一定行政區(qū)劃范圍的機構(gòu)，通常是政府機關(guān)，統(tǒng)一采購實施ERMS。比如杭州市檔案局于2009年年底啟動的“杭州市電子文件中心”項目，即采用集中式的系統(tǒng)建設(shè)模式。不同于國內(nèi)其他很多地方政府電子文件中心，該局籽工作任務(wù)的重點放在為各黨政機關(guān)統(tǒng)一建設(shè)、部署ERMS上，各單位通過集中部署在杭州市檔案局的ERMS，管理本單位的電子文件及其元數(shù)據(jù)。也就是說，各單位ERMS建設(shè)任務(wù)集中于檔案局。這意味著數(shù)字環(huán)境下的檔案局面向各立檔單位的服務(wù)功能得以拓展，除了提供政策規(guī)范、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和永久文件保存的服務(wù)之外，還提供系統(tǒng)建設(shè)、部署和維護的服務(wù)。據(jù)筆者了解，香港、澳門等地都在考慮這種基于云計算的集中式建設(shè)模式上。
(2)行業(yè)范圍內(nèi)的集中式。即面對某行業(yè)范圍的機構(gòu)集中部署同一套ERMS，包括政府行業(yè)管理系統(tǒng)內(nèi)集中部署和企業(yè)集團系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一部署的情況。前者如北京市地稅局，該局自2010年開始建設(shè)面向全市地稅機關(guān)的電子稅務(wù)申報原件管理系統(tǒng)，該ERMS內(nèi)嵌于產(chǎn)生電子文件的核心征管系統(tǒng)，與核心征管系統(tǒng)數(shù)據(jù)大集中的建設(shè)模式相匹配，ERMS也將采用集中式。后者如中石油天然氣股份有限公司，該公司2006年建成了面向中石油機關(guān)和所屬單位的統(tǒng)一的ERMS，該ERMS內(nèi)嵌于辦公自動化系統(tǒng)(OA)，所有電子文件服務(wù)器都部署在中心站點。根據(jù)筆者的調(diào)研，由于內(nèi)嵌于OA的ERMs主要只能管理來自O(shè)A的電子公文，所以中石油自2009年啟動整合式的綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，同樣采用集中部署的方式。
集中式最大的挑戰(zhàn)有兩個：第一，系統(tǒng)維護方的服務(wù)能力問題，系統(tǒng)維護方應(yīng)保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的完整、安全和可用，這需要恰當(dāng)應(yīng)用數(shù)據(jù)中心建設(shè)和維護的新理念和新方法。第二，不同用戶單位個性化的應(yīng)用需求問題。很多單位之所以將嵌入式作為集中部署ERMS的起點，就是因為采用嵌入式的用戶單位，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)是統(tǒng)一的，這就極大地削減了業(yè)務(wù)系統(tǒng)異構(gòu)而給ERMS的統(tǒng)一存儲和管理帶來的困難。基于同樣的原因，杭州市檔案局盡管部署的是獨立的ERMS，不過在項目一期，選擇了采用統(tǒng)一OA的13家試點單位，先行完善了OA，為二期ERMS的開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。
3.分布式
分布式可以理解成集中式和分散式的綜合。仍然由一家單位統(tǒng)一規(guī)劃、采購、監(jiān)管多個單位的ERMS，但是由于地理、安全、利用等方面的考慮，所有數(shù)據(jù)并不采用大集中的存儲模式，部分單位的ERMS可能需要部署在本地，數(shù)據(jù)也存放在本地。相比集中式，分布式更為靈活，更容易滿足個別單位的個性化需求。但是，總部對于分布于本地的系統(tǒng)、管理流程、數(shù)據(jù)的控制力度就會下降。為實現(xiàn)全局性的信息利用和信息同步，則需要耗費額外的工作量。
四、模式選擇
任何一個形成、管理和利用電子文件的單位，首先需要判斷本單位是否需要建設(shè)ERMs這樣的專業(yè)軟件，不是每個單位部需要以獨立軟件的方式來管理電子文件。如果確需建設(shè)ERMS，那么至少需要從業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)文件的特點、管理人員的專業(yè)化程度、本單位所處政策環(huán)境等方面加以分析，從而決定ERMS的建設(shè)模式。
【關(guān)鍵詞】電子文件管理系統(tǒng) MVC架構(gòu) 設(shè)計
作為信息技術(shù)發(fā)展的重要產(chǎn)物，電子文件管理系統(tǒng)能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)文件生成、歸檔、處理等要求，為企業(yè)文件管理帶來較多便利。盡管現(xiàn)行該系統(tǒng)設(shè)計中逐漸引入MVC模式與其他配套技術(shù)，但系統(tǒng)應(yīng)用效果并未得到真正改善，究其原因在于設(shè)計過程中未做好系統(tǒng)需求分析，制約電子文件管理系統(tǒng)綜合性能的進一步提高。因此，本文對電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計中MVC架構(gòu)的應(yīng)用研究，具有十分重要的意義。
1 MVC相關(guān)技術(shù)分析
關(guān)于MVC模式，其主要由模型、視圖與控制器構(gòu)成，可作為一種設(shè)計模式，被廣泛用于現(xiàn)代較多平臺開發(fā)中。MVC模式早期應(yīng)用中，很難被引入到WEB應(yīng)用開發(fā)中，原因在于WEB開發(fā)下，要求進行HTML的創(chuàng)建以及網(wǎng)頁流程的控制等，這樣便可能有程序處理復(fù)雜、調(diào)試?yán)щy以及強耦合等問題出現(xiàn)。針對該問題，要求利用model2完成頁面導(dǎo)航處理工作，但這種處理方式極為復(fù)雜，需投入更多的資源，此時的便有的Struts產(chǎn)生。對于Struts架構(gòu)，其本身為MVC設(shè)計模式的優(yōu)化體現(xiàn)，將視圖層、模型層設(shè)置其中，如視圖層方面，XSL、JSP都可與該架構(gòu)結(jié)合，而模型層中的JDBC或EJB等數(shù)據(jù)訪問技術(shù)，都可作為架構(gòu)的重要技術(shù)支撐。加上Struts自身設(shè)置的控制器，可使架構(gòu)應(yīng)用下的系統(tǒng)在綜合性能上得以提升。
2 電子文件管理系統(tǒng)構(gòu)建需求分析
做好系統(tǒng)構(gòu)建需求分析是系統(tǒng)設(shè)計的基礎(chǔ)。其中的需求內(nèi)容具體表現(xiàn)為：
2.1 確保滿足電子文件生成以及歸檔要求
系統(tǒng)設(shè)計中電子文件在分類的同時應(yīng)達到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件關(guān)聯(lián)性、完整性以及文件可被系統(tǒng)讀取等。
2.2 分類配置電子文件
系統(tǒng)在配置電子文件中，可采取分層次方式，利用每個層次組織對一個記錄或卷進行表示，且配置分類中要求做好命名工作。同時，若涉及分類配置導(dǎo)出問題，應(yīng)注意導(dǎo)出后的格式為xml格式，這樣系統(tǒng)能夠按照該格式進行類、卷的導(dǎo)出。另外，分類配置電子文件中也需考慮到維護問題，如電子文件中出現(xiàn)變動情況時，應(yīng)保證系統(tǒng)能夠?qū)⒎诸惻渲没顒酉嚓P(guān)信息提供給管理員。
2.3 文件控制要求
由于電子文件類型較多，可能涉及到敏感數(shù)據(jù)信息如商業(yè)記錄、個人記錄等，若系統(tǒng)難以保證文件的安全性，很可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或被竊取。因此，系統(tǒng)設(shè)計中應(yīng)做好電子文件訪問控制、活動跟蹤以及備份恢復(fù)等設(shè)計工作，如其中電子文件訪問控制上，可采取權(quán)限設(shè)定形式，根據(jù)不同用戶級別，進行不同權(quán)限的設(shè)置。而在活動跟蹤方面，主要指系統(tǒng)能夠?qū)幼鬟M行記錄，如管理員動作或用戶動作等，系統(tǒng)都可跟蹤與識別。對于備份恢復(fù)需求，其可使系統(tǒng)故障情況下數(shù)據(jù)被快速恢復(fù)，需注意的是備份恢復(fù)實現(xiàn)要求做好存儲介質(zhì)的選擇與備份頻率的控制，保證系統(tǒng)恢復(fù)快速實現(xiàn)。
2.4 系統(tǒng)設(shè)計中需滿足文件保持與處置要求
如系統(tǒng)在保持記錄時間方面為多久，且在記錄時間結(jié)束后如何進行文件處理等，這樣可保證電子文件得到有效管理。除此之外，系統(tǒng)設(shè)計中還需考慮到電子文件查詢、表現(xiàn)等問題，確保用戶在使用系統(tǒng)中能夠快速查找電子文件，且可展示與打印記錄。
3 系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)
3.1 系統(tǒng)設(shè)計
本文在研究中，對于MVC架構(gòu)的應(yīng)用，主要將系統(tǒng)架構(gòu)細化為5部分，包括系統(tǒng)管理模塊、展示管理模塊、調(diào)度計劃模塊、用戶管理以及文件管理模塊等。其中在文件管理模塊設(shè)計中，由于整個系統(tǒng)以文件管理作為核心，所以需保證模塊具有文件查找、管理以及分類配置等功能。以分類配置為例，要求在創(chuàng)建分類中按照創(chuàng)建位置選擇、信息輸入、分類目錄創(chuàng)建、數(shù)據(jù)記錄創(chuàng)建、日志創(chuàng)建等流程實現(xiàn)。在滿足分類管理要求的同時，還需保證文件管理與文件查找等流程設(shè)計合理。而從用戶管理設(shè)計看，其涉及的內(nèi)容主要體現(xiàn)在組管理、角色管理以及成員管理等。再如系統(tǒng)管理，設(shè)計時要求從數(shù)據(jù)庫管理、日志管理以及文件備份恢復(fù)等方面著手，需注意的是這些內(nèi)容設(shè)計中要求數(shù)據(jù)格式以XML或類似格式為主，這樣才能滿足系統(tǒng)管理要求。除此之外，MVC架構(gòu)下系統(tǒng)設(shè)計中，也需保證元數(shù)據(jù)設(shè)計、業(yè)務(wù)設(shè)計以及數(shù)據(jù)庫設(shè)計的合理性，如元數(shù)據(jù)中包括較多記錄相關(guān)、控制相關(guān)以及安全相關(guān)的數(shù)據(jù)，都要求達到具體設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。
3.2 系統(tǒng)實現(xiàn)
系統(tǒng)實現(xiàn)中主要由MVC設(shè)計模式作為指導(dǎo)，并在Struts應(yīng)用下進行B/S架構(gòu)系統(tǒng)構(gòu)建。在保證系統(tǒng)設(shè)計合理的基礎(chǔ)上，要求在文件獲取、用戶登錄以及文件處置計劃上進行控制。如對于文件獲取部分，可按照MVC連接圖構(gòu)建、視圖設(shè)計、控制器編碼以及業(yè)務(wù)編碼等流程實現(xiàn)。同樣，對于用戶登錄部分，也需在MVC連接圖構(gòu)建的基礎(chǔ)上，完成視圖設(shè)計、邏輯編碼以及業(yè)務(wù)編碼等工作。除用戶登錄與文件獲取實現(xiàn)外，也要求在系統(tǒng)部署上進行強化，可考慮安裝文件索引服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫以及文件服務(wù)器等，這樣可保證整個電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)用效果得到最大程度的發(fā)揮。
4 結(jié)論
MVC架構(gòu)的應(yīng)用為現(xiàn)代電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計提供強有力的技術(shù)支撐。實際進行系統(tǒng)設(shè)計中，應(yīng)正確認識MVC架構(gòu)的基本內(nèi)涵，分析電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計中的需求，包括電子文件的生成、分類、處置、安全以及查詢等，在此基礎(chǔ)上做好系統(tǒng)設(shè)計工作，保證系統(tǒng)在文件管理、用戶管理以及調(diào)度管理等各方面設(shè)計合理，且注意在系統(tǒng)設(shè)計中保證文件獲取、用戶登錄與文件處置都得以實現(xiàn)，這樣才能使電子文件管理系統(tǒng)綜合性能得以提高，更好的為企業(yè)服務(wù)。
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