時間：2022-03-18 15:08:40
序論：在您撰寫人事檔案管理論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
人事檔案的功能是由服務對象、內容構成、管理方法等各種因素決定的，人事檔案可以全面真實地反映出記錄對象的基本信息，包括：基本數(shù)據(jù)、專業(yè)特長、工作經(jīng)歷、業(yè)績水平、政治信息等。傳統(tǒng)的人事檔案管理是封閉的、單一的，不能夠很好地實現(xiàn)以上的人事檔案功能。市場經(jīng)濟運行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度，實現(xiàn)人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作記錄，這樣才能夠為企事業(yè)單位選聘人才提供準確而可靠的信息。對人事檔案管理制度進行改革，需要調整人事檔案管理重心，改變傳統(tǒng)管理中重數(shù)量輕質量、重外延輕內涵、重自身發(fā)展輕社會效益的管理傾向，傳統(tǒng)人事管理模式基本屬于靜態(tài)保管型的管理，見物不見人，無法建立起與社會協(xié)調發(fā)展的人事檔案管理模式，始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態(tài)之中。人事管理制度改革必須牢固樹立科學發(fā)展的指導理念，從社會需求的角度出發(fā)，以為人服務為中心，突破傳統(tǒng)服務理念、技術手段、管理體制的制約，將死檔案變?yōu)榛钚畔?，從而促進市場經(jīng)濟的全面協(xié)調發(fā)展。
二、當前檔案管理改革中存在的問題及其原因分析
第一，人事檔案材料的誠信度不高。近年來，企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權制度和人事制度的改革，流動人員大幅度增加，結果導致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時有發(fā)生，誠信度大大降低，這已經(jīng)成為當前人事檔案管理制度無法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領會就是誠實信用，這也是檔案存在的基本價值，所以真實性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發(fā)揮作用的基礎，是認識檔案的生命。
第二，當前人事檔案存在內容質量不高的問題。優(yōu)秀的人事檔案應該全面、真實地記錄著人各方面的發(fā)展，應該是人最具說服力的正面材料，但是事實證明，當前的人事檔案管理部門沒有及時更新和補充人事材料，材料內容空話、套話較多，多為“過去式”的材料，信息量嚴重不足，從材料中根本無法判斷出人的個性特征，無法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價值。
第三，當前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術的發(fā)展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設備和手段。傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結為以下幾點：其一，缺乏對人事檔案管理的認識，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個人思想和隱私等內容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個人所用的，所以檔案材料多是關于個人整治、歷史、家庭、社會關系等內容的記載，而忽視了個人德能勤績的歸檔，所以無法全面真實地反映出一個人的性格與成長經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導致材料的真實性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業(yè)務素質不高，沒有經(jīng)過專門的業(yè)務訓練，檔案管理意識薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領導不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機制。企事業(yè)單位應該將人事檔案管理當做人力資源管理的重要任務來抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場經(jīng)濟發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項基本義務和職責，轉變管理機制，實現(xiàn)“誰建誰管、建檔權、管理權、使用權協(xié)調統(tǒng)一”，從而促進人事檔案信息的有效運用，從而為國家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。
（2）加強管理，保證人事檔案材料的真實性。人事檔案材料來不得半點需求，所以必須加強材料內容的真實性。人事檔案管理人員工作中必須嚴把三關。一是把好材料入口關，對材料進行驗明正身，有疑問的材料進行調查核實，從源頭上切斷問題文件入口。二是管理工作人員要把好驗證關，鑒別后的歸檔材料一定有理有據(jù)，嚴肅認真地進行材料鑒定，檢查材料是否準確，手續(xù)是否清楚，重點信息是否完整，確定無誤后方可入檔。三是嚴把人事檔案轉遞關。對調動人員的人事檔案進行嚴格審核和裝訂，由專門的單位進行取送，要求檔案公章完整，個人不能私自帶出人事檔案。
1.1保證人事檔案的真實性、完整性
個人檔案內容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。
1.2實現(xiàn)人事檔案管理的目的
實現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現(xiàn)質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。
1.2.1按程序歸檔
檔案內資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經(jīng)驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業(yè)務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業(yè)績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。
1.2.2檔案規(guī)范化整理
檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規(guī)范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關規(guī)定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規(guī)定進行處理。
1.2.3建立符合標準的設施
檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調，以防止紙質的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。
2增強檔案信息化管理水平
提高檔案的管理水平及能力是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經(jīng)歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢。建立電子檔案，實現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態(tài)跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態(tài)化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內容準確可靠。
3增強檔案管理人員整體素質
1.1傳統(tǒng)人事管理的職能與特點。傳統(tǒng)人事管理的職能包括：從部門的角度出發(fā)，對決策者所制定的戰(zhàn)略目標等信息予以傳達；對應聘者與職位的匹配程度進行檢查，溝通應聘者和部門負責人，其過程缺少科學性；對員工進行組織紀律、管理制度、勞動安全等方面的培訓，往往不能到達預期效果；缺少科學的考評管理體系，只負責挑毛病、找漏洞；對工資及社保按有關規(guī)定進行管理，對部分工資進行計算。傳統(tǒng)人事檔案管理的特點有：以工作為核心，不斷重復著管理檔案、工資調整、人員調配等工作；按條條框框操作，不能激發(fā)人的潛能和活力，是一種靜態(tài)管理。
1.2傳統(tǒng)人事管理下人事檔案管理的特征。其特征體現(xiàn)在封閉性上，主要表現(xiàn)為人事檔案主要是領導或組織上使用，不得對外使用。這樣做有有利的一面也有不利的一面，有利的一面表現(xiàn)為：都是本單位人員，人事部門容易收集整理檔案，管理起來比較方便；領導使用可以方便及時的調用；能夠很好的做到本單位的人事檔案保密。其不利的一面表現(xiàn)為：過度放大了傳統(tǒng)人事檔案的制度功能，對個人和社會都有很大的強制性，人事檔案工作不是服務于人，而是在約束人，更不能很好的發(fā)展人。
2、人事管理改革的基本內容
2.1對人才資源的配置要在引入市場競爭機制的前提下，堅持以市場為基礎。把權力為中心轉變?yōu)橐砸?guī)則為中心，政府應該提供合法的人力資源開發(fā)、流動、競爭途徑，成為規(guī)則的提供者，并使規(guī)則透明。還要成為規(guī)則的維護者、監(jiān)督者，在人力資源流動中出現(xiàn)的違規(guī)情況予以制裁，并保護個人的合法權益。對現(xiàn)有的一些制度予以改革，使市場競爭機制得以充分發(fā)揮，創(chuàng)造人才無障礙流動的條件，建立人才市場成為機制靈活、功能完備的體系。
2.2建立競爭中擇優(yōu)錄用，公證透明的人才的評價制度。人才評價制度和指標的科學合理，可以使人才樹立符合社會經(jīng)濟發(fā)展要求的人生目標，使社會的人才資源結構得到優(yōu)化。對人才評價指標體系進行科學規(guī)范的設立，使人才評價由公開、公平的競爭機制進行。
2.3對公務員的培訓計劃予以強化，使服務型政府建立起來。公務員的培訓教育必須加強，使公務員的隊伍素質得以提升，這是建設服務型政府的重要途徑。政府的服務水平由公務員隊伍的業(yè)務水平和政治素質的高低決定。加強對公務員的培訓教育，培養(yǎng)公務員對事情負責、對人民負責的責任心理。
2.4建立責任機制，實行問責制度，做到誰做事誰負責。公務員要服務于大眾，以為人民服務為宗旨。公共部門的職員就是為群眾做事的，要做到平易近人。對官員出現(xiàn)的錯誤要實行問責制，真正做到誰做事誰負責。
2.5建立人才權益保障制度，要做到法制完備、執(zhí)法嚴明。保證人才和勞動者的人身權利、政治權利、經(jīng)濟權利，對知識產(chǎn)權保護制度予以完善，保證不會侵害到人才的創(chuàng)新成果。
3、我國人事檔案管理改革的對策
3.1對人事檔案管理理念予以更新。人事檔案重在利用，是為人的發(fā)展服務的，整個人事檔案工作要為人力資源開發(fā)建設服務。人事檔案管理要對反映個人成長、歷史與現(xiàn)實能力的體現(xiàn)的各類檔案信息進行充分整合，使人事檔案管理在服務于本單位的人事管理與人的發(fā)展的同時，還可服務于相關部門的人事管理和相關人的發(fā)展。首先，國家的發(fā)展離不開人才，在建設創(chuàng)新型國家的時候，自主創(chuàng)新是核心，人才的保障是關鍵；其次，科學發(fā)展觀理論為科學改革人事檔案管理提供了理論指導，從人民群眾的根本利益出發(fā)，為人民造福；再次，根據(jù)現(xiàn)代人力資源管理理論，人的勞動、管理和服務是科學技術進步、發(fā)展社會生產(chǎn)力、創(chuàng)造物質財富、社會經(jīng)濟系統(tǒng)穩(wěn)定運行的重要保障，人事檔案是為人的發(fā)展服務的，不是阻礙人的發(fā)展，人事檔案的發(fā)展要與現(xiàn)代人力資源管理同步；最后，要發(fā)揮人事檔案管理的功效就要轉變觀念，應從整個社會來從事檔案信息管理，立足現(xiàn)代人力資源管理，變革工作理念，有效提高人事管理工作。
3.2對人事檔案管理體制進行改革。建立人事檔案的分段管理體制，使人事檔案充分服從服務于人的發(fā)展。在人事檔案管理中運用現(xiàn)代信息技術，適當分離載體管理和信息管理。用人單位保存人事檔案實體，并將其部分信息進行數(shù)字化處理存入數(shù)據(jù)庫，供授權單位或個人通過網(wǎng)絡進行利用。社會上流動人員的人事檔案利用開發(fā)工作，可由當?shù)氐娜瞬沤涣髦行脑诂F(xiàn)有基礎上來完成并實現(xiàn)。人才交流中心還要收集兼職人員的人事檔案信息，來完整反映人事檔案中人才的基本情況。
3.3對人事檔案管理制度予以健全。對現(xiàn)行的人事檔案管理制度進行改革，應實行權限制人事檔案信息管理，對具備相應權限的人員，不管是本單位人員還是流出的人員，都有得到利用個人人事檔案信息的權利。實現(xiàn)對人的發(fā)展的充分尊重。
3.4變革人事檔案管理方式。以信息化、網(wǎng)絡化的方式提升人事檔案管理效率。把紙質檔案轉換成電子檔案，以數(shù)字化的操作和管理操作整個人事檔案工作，這就是數(shù)字化的方式。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，通過相應的授權密鑰，個人及授權單位來調取檔案信息，可以不受所處位置的限制。
【關鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數(shù)位高級專業(yè)技術人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，分院和經(jīng)濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫(yī)院
人事檔案管理應該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，轉化醫(yī)院的經(jīng)濟效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結構調配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術人員業(yè)務檔案建立衛(wèi)生技術
人員檔案，對專業(yè)技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術進修證明、證書;專業(yè)技術工作總結;參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術資格任職材料:專業(yè)技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業(yè)技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業(yè)技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫(yī)德醫(yī)風評價材料;參加專業(yè)學術會議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務工作者的材料、證書和獎狀;專業(yè)技術失誤差錯材料。衛(wèi)生技術人員業(yè)務檔案的建立，為專業(yè)技術人員提供了有效的服務，為醫(yī)院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經(jīng)濟體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規(guī)范化、社會化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎，是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機網(wǎng)絡分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡系統(tǒng)傳發(fā)給財務科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫(yī)務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和企業(yè)文化建設，充分調動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為企業(yè)發(fā)展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進現(xiàn)代化技術和設備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業(yè)績?？傊?，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認識到自身工作對醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。
【參考文獻】
關鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業(yè)學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業(yè)務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。
（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經(jīng)經(jīng)過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規(guī)模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業(yè)務培訓，系統(tǒng)地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規(guī)章制度建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網(wǎng)絡，充分發(fā)揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡化，要能實現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統(tǒng)計算機信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術和網(wǎng)絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現(xiàn)對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現(xiàn)干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規(guī)定配備適當數(shù)量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協(xié)助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
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1.管理理念滯后。管理觀念落后，導致管理制度無法創(chuàng)新。普遍存在著部分領導對檔案管理工作認識不夠，沒有將管理工作列入工作日程。存在重視管理、疏于利用的現(xiàn)象。使人事檔案平時不受重視，關鍵時刻方顯其重要的現(xiàn)象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依據(jù)，有些仍然沿襲過去的管理制度。制約了檔案管理工作的正常運行，檔案管理制度喪失了創(chuàng)新性。
2.對人事檔案管理的重視程度不高。長久以來，企業(yè)內部分領導對人事檔案管理工作的認識存在一定錯誤，最重要的就是對于人事檔案管理工作認識不全面。認為檔案管理工作只是簡單保管人事檔案，與單位的其它事物相比，沒有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件，不泄露職工檔案秘密，在檔案外調、查檔時能夠應付過去就行了。更有甚者，認為管理檔案只是一些檔案部門應該管理的事務，完全沒有將檔案工作放在心上，從不過問檔案管理工作的情況，沒有意識去管。
3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進行改革后，當利用人事檔案時，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現(xiàn)象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動性增強，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動而轉移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經(jīng)歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續(xù)性。在畢業(yè)后的實習單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現(xiàn)象。第二類，企業(yè)引進人才后，很少查看人事檔案，上級領導也是根據(jù)個人的實際工作業(yè)績對員工進行考核。在人才市場找工作時，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會導致檔案斷檔。第三類，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和進步，尤其是在對人才進行市場化之后，人才流動性越來越強。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動人才，導致人檔分離的現(xiàn)象越來越嚴重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業(yè)對檔案不做要求，更加惡化了這種現(xiàn)象。
4.管理質量不高。管理質量低，導致無法有效使用人事檔案。受傳統(tǒng)觀念中偏重政治、輕視業(yè)務的影響，許多企業(yè)的人事檔案缺乏個人色彩，有相當大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統(tǒng)信息。比如我們經(jīng)常看到的政治面貌、受過何等獎勵或處罰情況等，忽略了對人才類型的反映，管理才能的介紹，技術專長的透析。缺乏對個人特征的具體描述，存檔內容不夠實用，難于創(chuàng)新；沒有及時對人事檔案的收集和補充，缺乏主動性，沒有一定的制度約束?；蛘咴谑占丸b定時沒有充分落實到位，降低了人事檔案的可信度。除被動記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導致人力資源的浪費。5.信息化程度不高?？茖W技術不斷進步，計算機科學的飛速發(fā)展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。但關于信息化管理仍有很多技術方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對人事檔案進行管理的時候還沒有大規(guī)模使用計算機技術，這些都會導致管理效率的下降，并且還會浪費一定的資源。
二、改進檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實地反映一個人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調配情況、職務評聘、培訓、工資待遇情況，對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進行綜合考察，不斷地對檔案的內容進行充實。對于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經(jīng)過仔細鑒別，通過多種渠道核對，記錄進人事檔案的信息應該準確并且真實，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時所記錄的對象必須明確，有很完備的手續(xù)，具有很高的保存價值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對材料進行歸檔處理，需要經(jīng)過鑒別確認、討論后根據(jù)相應情況進行處理。
2.整理人事檔案。對檔案進行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴格進行整理和分類并按照一定的規(guī)律編號、入柜。同時應該對人事檔案建立科學合理的統(tǒng)計和登記制度，對不同類的檔案建立相應的檔案名冊。固定時間對檔案進行檢查核對，必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時解決，如果問題較嚴重，還可以制定相應的政策防止此類問題再次發(fā)生。并且要嚴格落實保密制度，確保個人檔案的安全和準確，不得因個人原因泄露他人資料，危害他人權益。當整理校驗相關人事檔案材料時，如果發(fā)現(xiàn)不需要歸檔的材料，必須填寫關于檔案材料管理的清單，并向相關部門領導報告，請求審查和批準。在銷毀時必須由專人負責銷毀，并需有專人監(jiān)督。
3.改進人事信息管理質量。只有將信息管理的質量進行提高，才能給各個高校的教職工人員提供好的服務，事實上人事檔案的管理工作是一個對專業(yè)性要求很強的工作，并且目前各個高校的信息技術在不斷快速的發(fā)展，及時提高人事信息管理的質量對于整個高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個高校的人事管理部門就應針對自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項重要任務。除此，還要特別重視對人事檔案進行開拓收集，因為開拓性質的收集能夠使得整個人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時在對人事檔案進行科學的保管及規(guī)范的整理的基礎上，還要對于人事檔案的信息資源進行積極開發(fā)，可通過局域網(wǎng)機建立的方式，在信息和網(wǎng)絡的平臺上面，為人們提供更好的服務，并且為高校在教學的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質。隨著科學技術的不斷進步，技術不斷更新，人事檔案管理信息化已經(jīng)得到了大家的普遍認可。計算機水平也在飛速發(fā)展，人事檔案管理由人工化向數(shù)字化過渡已是大勢所趨，這也是社會進步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質較高，最好選擇作風優(yōu)良、有責任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應的管理部門應該定期或不定期對相關人員組織業(yè)務培訓，不僅僅讓他們學習先進的知識以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養(yǎng)他們的責任感，讓他們在未來的工作中發(fā)光發(fā)熱。
5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數(shù)集團公司的公司規(guī)模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現(xiàn)象帶來的后果，對個人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規(guī)定：一旦發(fā)現(xiàn)不具有保存價值或者按規(guī)定屬于銷毀處理的檔案材料時，必須經(jīng)由相關領導的確認批準，才能對人事檔案材料進行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進行15年保管。如果在15年后無人領取，可報請集團相關領導，得到審核同意后才可進行銷毀。對企業(yè)、對國家、省有過特殊貢獻及國家、省和市級模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時或銷毀工作沒有完成得當，就會影響企業(yè)的檔案管理工作，同時還給相關人員造成很大的負擔，也會成為人事檔案管理工作進入現(xiàn)代化的阻礙。
三、結語
（一）是缺乏對于人事檔案管理工作的重視
長期以來，國家對人事檔案管理工作的思想認識度不高，只專注于經(jīng)濟和市場的管理。直到改革開放后實施人才強國戰(zhàn)略以來，才逐漸認識到人事檔案管理工作是中國特色社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展不可忽視的重要因素，才逐漸引起各個部門尤其是人事勞動組織等部門的重視。但經(jīng)濟的高速發(fā)展與人事檔案管理工作之間的差距在很長時間內仍然存在，在對待人事檔案管理工作上的態(tài)度、理念等方面還沒有徹底的轉變過來。這是制約人事檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新突破的主觀因素，在一些行業(yè)或部門尤其是廣大基層還沒有開展人才登記、人才儲備、人才管理等相關的人事檔案管理工作。這樣就直接導致人事檔案管理工作相對滯后，沒有充分發(fā)揮其促進經(jīng)濟發(fā)展的作用。
（二）是缺乏對于人事檔案管理設施的投入
在人事檔案管理工作的設備更新上，多是沿用了傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，人事檔案管理工作相對于高速發(fā)展的科技化信息化水平明顯不適應。多數(shù)單位在從事人事檔案管理工作上，仍采用手工操作，并習慣于這種操作方式。單位對于人事檔案管理工作方面投入資金較少，不能夠實現(xiàn)設備和管理系統(tǒng)的快速更新，工作環(huán)境和工作條件的限制，直接影響了人事檔案管理工作上工作效率的提高。
（三）是缺乏對于人事檔案管理機制的創(chuàng)新
近年來人事制度改革不斷深入，行業(yè)人才流動較為頻繁，但在人事檔案管理工作的體制機制建設上，已經(jīng)完全跟不上人事制度改革的腳步。尤其是在人才流動管理上缺乏機動性，這樣就很難保證人事檔案的真實性和確鑿性。更為嚴重的是出現(xiàn)各種檔案遺失、擅自棄檔、扣押檔案或偽造檔案現(xiàn)象，造成了人事檔案管理工作的混亂。
（四）是缺乏對于人事檔案管理人員的培訓
絕大多數(shù)單位從事人事檔案管理工作的都是兼職人員，對于檔案管理沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓，對檔案管理專業(yè)知識比較匱乏，這也成為制約人事檔案管理工作發(fā)揮作用的主要因素之一。同時對人事檔案信息的更新不及時或在信息更新中缺乏必備的基礎依據(jù)，導致在人事檔案管理工作中現(xiàn)實與記錄存在差別，這就直接違背了檔案管理的基本宗旨。
二、解決人事檔案管理工作問題的對策和建議
我國人事制度改革已經(jīng)進入到不斷深化階段，人才強國戰(zhàn)略也正在穩(wěn)步實施。切實解決好人事檔案管理工作中的現(xiàn)實問題，不但關系到社會經(jīng)濟的長足發(fā)展，也會極大發(fā)揮出人力資源有時乃至促進社會的公平正義。要解決好人事檔案管理工作中的問題，就必須在全面分析這些問題的主要根源，并在此基礎上在思想上、環(huán)境上、機制上和素質上加大工作力度，使得人事檔案管理工作真正適應社會經(jīng)濟的發(fā)展要求。
（一）是要提高思想認識，擺正人事檔案管理工作位置
要將人事檔案管理工作作為行業(yè)或單位的重要工作來對待，提高對人事檔案管理工作重要性的認識，與經(jīng)濟工作、單位各項事務同部署、同檢查、同落實、同推進，與單位人事考核、資質評估等項工作充分結合起來，以發(fā)掘有用人才為根本推動人事檔案管理工作科學化信息化進程。
（二）是要加大投入力度，完善人事檔案管理工作設施
要根據(jù)現(xiàn)實工作需求，不斷加大管理資金投入，改善人事檔案管理工作的工作環(huán)境，增強科技化信息化人事檔案管理能力。充分將現(xiàn)代化設備與網(wǎng)絡技術應用到檔案管理工作中，制約人為因素對人事檔案真實性的影響，保證人事檔案管理工作的科學性和規(guī)范性。
（三）是要完善規(guī)章制度，強化人事檔案管理工作措施
將人事檔案管理工作制度建設作為開展人事檔案管理工作的保障，對檔案調取、移轉、信息更新等相關程序要規(guī)范流程，大力推進人才資源信息的共享，推動人才合力匹配機制的建設和完善，真正發(fā)揮人事檔案管理工作合理配置、合理促動人才交流的有效作用。要不斷豐富人事檔案的具體細節(jié)內容，使之更全面具體地反映個人信息，更能夠為人才的挖掘提供有效依據(jù)。
