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序論：在您撰寫企業(yè)員工檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）06－0065－01
2004年以來國家逐步對國有企業(yè)進行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發(fā)了《四平市人民政府印發(fā)關于推進國有企業(yè)改革問題的若干規(guī)定的通知》，由此拉開國有企業(yè)改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅，一鼓作氣打響了國企改革的攻堅戰(zhàn)。地方政府籌措大批資金對廠辦集體企業(yè)、區(qū)街集體企業(yè)進行改制。據統計，到目前為止改制涉及員工近十四萬人，這些退出國有、集體企業(yè)員工的檔案管理工作任務十分繁重，過去由企業(yè)管理的員工檔案，大部分要移交到就業(yè)服務機構托管，這部分人再就業(yè)、退休、異地就業(yè)、續(xù)繳社會保險費等業(yè)務都要由就業(yè)服務機構去做。經過各級就業(yè)服務部門不辭辛苦的工作，這項繁重的工作已經步入正軌。
大批解除勞動合同人員個人檔案委托就業(yè)服務機構，不僅僅是工作任務繁重，不斷加強個人檔案管理，認真分析個人檔案信息，通過檔案調檔分析再就業(yè)狀況以及社會保險費續(xù)繳狀況對于做好人力資源和社會保障工作至關重要。從現有個人檔案資料分析，存在的問題比較突出。
一、檔案記錄不夠完整，問題比較突出
國有企業(yè)改制、集體企業(yè)改制，解除勞動合同人員年齡結構普遍偏高，這部分人大部分是上世紀50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規(guī)范，出生日期與身份證記載不一致的問題也比較突出。造成這個問題的原因是多方面的，既有個人因素，也有政策因素。眾所周知在計劃經濟體制下，國有企業(yè)招工要受指標限制和就業(yè)年齡限制，搞到招工指標的人千方百計地把自己超過當初國家規(guī)定年齡或者沒有達到最低就業(yè)年齡的子女送進國有企業(yè)，這就造成個人檔案記載不真實。至于特殊工種記載由于國有企業(yè)眾多，期間工種名錄也不夠規(guī)范，一個工種多種叫法的現象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業(yè)記載為“搬運工”。再有就是期間十幾年國家沒有調整職工工資，直至改革開放以后1983年國家進行一次工資普調，1986年進行一次普遍增加工資，當初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。
二、拖欠社會保險費問題比較普遍
1986年我們國家在勞動用工、工資分配、社會保險領域實行重大改革，用工打破鐵飯碗實行勞動合同制，工資打破八級工資制實行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實現按勞分配。在社會保險制度改革過程中改變企業(yè)負擔養(yǎng)老辦法，實行社會統籌，這項改革是在試點的基礎上逐步推開的。盡管國家在改革過程中投入了大量人力物力和財力，但是在改革過程中由于企業(yè)效益差別等原因，造成一些企業(yè)欠繳社會保險費，甚至個別企業(yè)到改革開始仍然沒有為員工繳納社會保險費，因此造成一批員工拖欠社會保險費問題。在改革過程中國家，地方政府籌措資金、改制企業(yè)籌措資金，參加改制的員工有的也承擔一部分社會保險費，基本上把改制截止前欠繳的社會保險費補繳到位。但是改制后這部分員工與企業(yè)解除勞動關系，沒有實現再就業(yè)的社會保險費又出現新的欠繳。
三、面臨退休高峰期
【關鍵詞】規(guī)范；員工；檔案管理；提升員工素質
隨著人力資源的學歷教育與社會培訓的進一步推廣與加強，社會經濟的日益多樣化與不斷的發(fā)展，企業(yè)對人力資源的需求也在不斷的增加，企業(yè)員工進一步的增加，為了規(guī)范管理本企業(yè)的員工，促進企業(yè)員工合理分配，建立和規(guī)范企業(yè)員工檔案管理，以提高人力資源的使用效益與合理流動。
一、新員工的檔案管理
（一）學歷教育畢業(yè)后初次參加工作的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
新聘用員工報到應到人事部門辦理以下手續(xù)：（1）如實填寫《員工登記表》等相關表格；（2）核對并遞交學歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復印件；（3）核對并遞交身份證原件及復印件，當地政府規(guī)定的各類就業(yè)證件原件及復印件，各項社會保障的轉移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權利和義務。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應續(xù)簽勞動合同書。
3、接收從學歷教育學校轉來的員工檔案并進行登記管理
（二）從本企業(yè)以外的單位調入的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
（1）如實填寫《員工登記表》等相關表格；（2）核對并遞交學歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復印件；（3）核對并遞交身份證原件及復印件，當地政府規(guī)定的各類就業(yè)證件原件及復印件，各項社會保障的轉移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)；（6）與原單位解除勞動關系的證明文件。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權利和義務。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應續(xù)簽勞動合同書。
3、接收從其他單位轉來的員工檔案并進行整理歸類
凡新入公司員工，在辦理進入公司手續(xù)后，由人力資源部對應歸檔的材料做好累積工作，并及時整理裝訂進入員工檔案袋。
二、轉正后的員工檔案管理
為規(guī)范公司員工的轉正程序，做到既有章可循又保證轉正考核流程的良好實施，特規(guī)定：轉正員工的人事檔案初級建立必須具備：員工登記表、身份證復印件、學歷證復印件、員工轉正申請表、員工轉正考核鑒定表、員工轉正通知書、勞動合同書。員工必須具備以上檔案內容、人事部方可為其建立企業(yè)員工人事檔案，缺以上任何一項者將影響轉正。
人事處負責公司人員的轉正手續(xù)的辦理、審核并通知財務對轉正人員做出薪資待遇標準的調整。相關部門負責新入職人員試用期間對其進行在崗培訓及轉正人員的初步審核。符合轉正條件的員工需提前一周到人事處領取《員工轉正申請表》并認真填寫，報于部門負責人審核，部門負責人全面了解試用期內員工工作情況及需求，如實評價員工的個人鑒定，指出員工的缺點與不足，并提出改善建議并簽署是否同意轉正的意見。轉正材料簽批后轉人事處，由人事處審核并提交符合規(guī)定的轉正人員信息給財務部以調整員工薪資用。
各種任免、出國、離退休等材料辦理完畢后，各種獎勵、處分材料報批后，入黨、入團材料在批準轉正后，由各主管部門及時向檔案管理員移交歸檔。
（一）分類別、分部門進行對檔案進行管理
檔案管理員應對管理檔案及時進行更新、存檔、維護，以確保人事檔案的可追溯性。員工人事檔案由人事部專人負責保管、整理。任何人不得以任何名義私自查閱人事檔案資料。因特殊原因需查閱檔案時，必須經人事處及分管領導批準，并登記查閱原因說明，方可查閱。檔案保管員只給其提供與查閱原因相關部分的檔案內容。查閱檔案人對被查閱檔案資料負保密責任。
（二）轉遞人事檔案注意做好保密工作
轉遞人事檔案時，必須按照規(guī)定格式嚴密包裝，貼牢封條并加蓋密封章，按人事檔案轉遞通知單項目認真進行發(fā)文登記，通過機要交通轉遞，并要求經辦人簽字。轉遞出本公司的檔案，若一個月沒有收到回執(zhí)，經辦人要及時查詢，以防丟失。轉遞人事檔案材料通知單分為通知單及通知單存根，寄出時用復寫紙?zhí)顚懀盏交貓?zhí)后，將回執(zhí)貼于存根回執(zhí)處，并做相應登記。人事檔案正式轉出時，必須在檔案目錄上及時注明寄出時間、地點、單位及經辦人。
（三）臨時人員寄存的檔案管理（代管檔案管理）
員工離職時均不允許帶走個人人事檔案，離職員工檔案在離職滿三年后，在與企業(yè)無任何糾紛條件下經本人同意后銷毀或寄還本人。
三、加強檔案管理對企業(yè)人才合理管理與流動的好處與作用
（一）有利于企業(yè)內部人力資源發(fā)揮效益
企業(yè)人事檔案管理能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現狀，企業(yè)的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業(yè)員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況；企業(yè)的人事檔案管理還能夠為企業(yè)的人力資源配備提供重要依據，通過對企業(yè)人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業(yè)的發(fā)展水平。企業(yè)管理者還可以通過將人事檔案的動態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業(yè)的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業(yè)的人事檔案管理還可為企業(yè)的人力資源開發(fā)提供依據，企業(yè)在發(fā)展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規(guī)模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業(yè)可以通過現有的人力資源進行深入的開發(fā)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要，而充分利用企業(yè)的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。
（二）企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)的重要性
企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業(yè)而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業(yè)務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業(yè)的內部考核上，企業(yè)可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業(yè)的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎保障。
（三）企業(yè)人事檔案管理對個人的重要性
對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業(yè)生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當今企業(yè)管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據。所以說，加強人事檔案管理在現代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
（四）改進檔案管理的傳統模式，為企業(yè)生產建設服務。人力資源檔案管理，必須適應現代企業(yè)管理的要求，積極擴展管理職能，利用現代計算機技術與現代信息技術，使人力資源檔案管理工作真正適應企業(yè)地發(fā)展需要，為企業(yè)的生產建設提供有力的堅強保障?，F階段在經濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業(yè)往往將創(chuàng)造經濟效益放在了企業(yè)工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業(yè)的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設不到位等問題。企業(yè)要想實現人力資源的良性發(fā)展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。
1.利用現代化的管理技術和管理方法
充分利用現代化的管理手段為了提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現代化的管理技術和管理方法，進而實現人事檔案管理系統化、程序化和規(guī)范化。利用現代的管理設備，實現信息化管理，使人事檔案管理數據能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設備的管理軟件，以保證人事檔案數據的準確性、完整性和規(guī)范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應。使現代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。
2.健全管理體制，保證人事檔案的真實性
企業(yè)應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業(yè)要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴格的材料鑒別和調查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉遞工作，嚴格執(zhí)行工作任務，使企業(yè)的人事檔案管理實現制度化、標準化。
3.加強人事檔案管理隊伍建設
管理隊伍是企業(yè)發(fā)展的核心力量，檔案管理隊伍的建設也同樣具有重要的作用。高素質的檔案管理隊伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業(yè)人事制度改革的重要任務。企業(yè)的人事管理隊伍應該具有過硬的業(yè)務技能和合理的知識結構體系。從大的方面來講，企業(yè)人事檔案管理人員應該不斷學習和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策；從小的方面來講，人事檔案管理人員應該熟悉相關的人事管理工作業(yè)務，熟練掌握工作流程和現代化的管理技術，進而保證人事檔案隊伍的整體素質。
新時期加強企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長期發(fā)展，提高核心競爭力的需要。加強企業(yè)的人事檔案管理不但要意識到管理中的缺陷，還要正視這種缺陷，并采取積極的措施來克制這種缺陷，進而使人事檔案管理完善化和科學化。
參考文獻：
[1]四川路橋通錦房地產開發(fā)有限公司人力資源管理制度匯編.
關鍵詞：企業(yè)員工 檔案管理 對策
企業(yè)員工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關員工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業(yè)員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現象時有發(fā)生。由此造成的員工身份無法核定、有關政策無法落實、員工退休手續(xù)無法辦理等問題屢見不鮮。加強企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當前企業(yè)亟待解決的問題。
一、企業(yè)員工檔案管理的基本情況
1.企業(yè)員工檔案的管理方式
以油田企業(yè)為例，按照員工身份實行組織、勞資部門分級管理是目前油田企業(yè)員工檔案管理的普遍模式。
2.企業(yè)員工檔案包括的內容
企業(yè)員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評定崗位技能鑒定考核考察材料、學歷及培訓材料、政審材料、入黨入團材料 、獎勵材料、處分材料、工資、勞動合同、調動轉移材料、聘用審批表、復員退伍審批表、轉業(yè)審批表、 退休（退職）審批表等。
二、當前企業(yè)員工檔案工作存在的問題
1.現行檔案管理體制與市場經濟發(fā)展不相適應
企業(yè)員工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重疊，對員工檔案管理要求不一致。大中型國有企業(yè)領導班子成員檔案，由各級組織部或企業(yè)工委代管；部分企業(yè)中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業(yè)還是按計劃經濟時期的管理方式將企業(yè)員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進行分類管理，工人則按勞動部門的要求進行分類管理，員工在企業(yè)中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業(yè)依法實行的全員勞動合同制度，給企業(yè)的員工檔案管理工作帶來不便。
2.企業(yè)員工檔案管理工作制度不完善
個別企業(yè)以追求利潤為目的，存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業(yè)與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。
3.企業(yè)員工檔案管理不規(guī)范，利用率低
一是企業(yè)員工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業(yè)員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。
二是檔案轉遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已調離本單位，但其員工檔案還未按規(guī)定轉遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發(fā)生。
三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。
四是建檔、存檔時間滯后影響檔案管理的質量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補檔、存檔發(fā)生變化，特別是存檔資料量的減少和時間的滯后，將會給員工檔案內容鑒定和工作開展帶來影響。
4.檔案管理人員素質不高
檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業(yè)員工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理員工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全
檔案管理的軟硬件建設配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案業(yè)務不熟悉，年復一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現了檔案越管越差，越管越少的現象。
三、加強企業(yè)員工檔案管理的對策
1.創(chuàng)新員工檔案內容，嚴把進檔材料質量
創(chuàng)新員工檔案內容，就是要轉換檔案材料內容的重點，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績、廉”等方面的材料，從而達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，并保證進檔材料的質量。員工檔案管理人員要堅持原則，認真審核，嚴格把關，真正要做到“六不歸檔”：即不經審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔、填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔、國家不承認的不歸檔，與政策不符的不歸檔。
2.創(chuàng)新管理方式，實現員工檔案管理數字化、現代化、信息化
紙質檔案最具原始憑證性，但在人員流動性大的情況下，紙質型員工檔案在傳遞過程中易導致個人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質型檔案轉換成電子型檔案，通過電子信息手段，建立個人征信體系和社會信用制度。
3.創(chuàng)新員工檔案管理制度，實行員工檔案管理社會化
要從企業(yè)的實際出發(fā)，建立科學合理的員工檔案管理制度。明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及專兼職檔案員在檔案工作中的責任和義務，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎懲分明，從而調動檔案管理人員的工作積極性。檔案的收集要及時、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時的補充、收集。檔案的鑒別必須遵循“去偽存真”的原則，檔案的整理歸檔要嚴謹、科學，檔案的借閱應根據具體情況具體分析，嚴格保密制度，只有維護了企業(yè)員工檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理利用，為企業(yè)人力資源管理提供更好的服務。
關鍵詞：水電廠；檔案管理；問題；對策
近年來，隨著人事制度的持續(xù)改革和深入，企業(yè)用工形式呈現多元化發(fā)展，企業(yè)員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發(fā)展。企業(yè)員工的人事檔案是員工歷年來學習、工作等社會活動的真實、完整記錄，也是企業(yè)人事部門在招用、調配、考核、任用人才的重要依據材料，對于促進企業(yè)人才引進、培育和發(fā)展都有著非常重要的作用。為了便于企業(yè)員工人事檔案的存放和管理，我國在各地相繼建立了人才市場，但企業(yè)員工檔案管理工作依舊存在很大的問題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現象屢見不鮮，其員工檔案管理問題尤為突出。以我國水電廠為例，全國各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數百萬人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業(yè)帶來不小的壓力，因此，加強企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當前企業(yè)亟待解決的問題。
一、水電廠企業(yè)員工檔案管理存在的問題分析
1.對員工檔案重要性缺乏足夠的認識
目前，我國水電廠企業(yè)員工檔案管理整體上觀念相對落后。由于員工檔案管理工作對于提高企業(yè)經濟效益沒有明顯的聯系，使得一些單位領導對于檔案管理工作存在一些誤區(qū)，也就是造成了企業(yè)對于員工檔案管理工作的忽視。企業(yè)對員工檔案重要性缺乏足夠的認識，認為其不能給公司帶來直接的經濟收益，投入再多也做不出明顯成績，對于檔案管理，保存得當、不丟失缺損就好，也因此，在對于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對欠缺，造成檔案存放和管理條件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場所、經費以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現問題百出的情況。
2.檔案管理人員素質參差不齊
我國水電廠企業(yè)員工檔案管理人員整體素質參差不齊，給企業(yè)員工檔案管理工作帶來很大的影響。一方面，由于對檔案管理的重要性缺乏科學的認識，管理人員也就并不把檔案管理工作當回事，并不積極主動，從而工作中屢見失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現象；另一方面，檔案管理人員整體學歷不高、老齡化現象嚴重，由于檔案管理人員工作相對單調乏味，其相關福利待遇也不高，具備專業(yè)管理素質的年輕人員并不熱衷于企業(yè)人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，然而，在我國水電廠企業(yè)中，除一些相對效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質之外，多數水電廠企業(yè)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來很大的問題。
3.檔案管理缺乏科學標準和統一規(guī)范
目前，我國的檔案管理機制相對欠缺，并未建立統一的檔案管理條例和準則規(guī)范，同樣會給檔案管理帶來很大的影響。一方面，由于缺乏科學統一的管理標準，各水電廠對于員工檔案管理工作相對混亂，對于檔案編號、排序、接受、調離等業(yè)務程序缺乏科學的標準流程，使得在檔案管理過程中出現錯拿、錯改等各種問題；另一方面，由于缺乏相應的規(guī)范限制，也使得企業(yè)員工檔案操作違規(guī)現象嚴重，企業(yè)員工檔案屬于機密資料，管理人員缺乏規(guī)范意識，也會造成檔案被私自打開、更改、帶離等現象出現。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理出現問題的一大因素。隨著計算機技術的不斷提高，檔案管理也逐漸向數字化、信息化方向轉變。然而，目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理方式整體相對落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠遠跟不上時展的步伐。檔案的信息化管理離不開計算機硬件和軟件的支持，由于企業(yè)員工檔案信息量大，經常出現檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統遲鈍、緩慢，甚至出現系統崩潰；此外，企業(yè)員工檔案管理是一項較為繁瑣龐大的工作，而我國大多數企業(yè)檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業(yè)員工檔案管理相關軟件的開發(fā)與應用還比較落后。
二、提高水電廠企業(yè)員工檔案管理效率的有效對策
1.強化宣傳教育，提高企業(yè)對員工檔案管理的重視
企業(yè)只有認識到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質量。為此，一方面，要加強檔案管理工作的宣傳教育，提高企業(yè)領導對檔案工作重要性和必要性的認識，促使企業(yè)領導增加對檔案管理的資金和人力投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過教育和引導，提高檔案管理人員對工作的重視，增強檔案管理人員的責任感，組織檔案管理人員學習檔案法律法規(guī)，提高做好檔案工作的積極性和自覺性。
2.加強人才培訓，建立高素質的檔案管理人才
企業(yè)員工檔案管理工作并不是簡單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責任感和扎實的檔案管理專業(yè)知識，尤其是對于科技發(fā)展迅速的今天，更要求管理人員具備運用先進管理方法和技術手段實現檔案科學化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優(yōu)秀的檔案管理人才；其次要加強檔案管理人員的培訓工作，有針對性的舉辦檔案管理相關基礎知識和管理技能培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質；此外，企業(yè)還應定期組織檔案管理人員到先進單位學習交流，提升檔案管理經驗和操作技能，促進檔案管理工作健康平穩(wěn)發(fā)展。
3.加強制度建設，建立科學統一的管理標準和規(guī)范
建立健全企業(yè)員工檔案管理制度有助于提高企業(yè)員工檔案管理效率。首先，要規(guī)范檔案管理工作流程，通過制定檔案工作相關管理標準和技術標準，規(guī)范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統一的檔案管理標準，對員工檔案的分類、編目等執(zhí)行標準進行統一規(guī)范，做到檔案文件排列有序、保管期限準確易查、案卷封面美觀統一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強對檔案管理的法制規(guī)范，嚴厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經發(fā)現，嚴懲不貸，保證員工檔案的信息安全。
4.轉變管理方式，提高檔案管理的信息化水平
企業(yè)應轉變陳舊落后的管理觀念和方式，運用現代企業(yè)管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業(yè)應在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數字化，實現檔案存儲的信息化，不斷提高檔案管理的現代化水平。為提高檔案管理的快捷服務和工作效率，企業(yè)應加快數字化檔案管理進程，實現數字化管理的完美應用，不但加強檔案管理相關軟件設施和硬件設施的投入，強化檔案數字化管理中相關軟、硬件的研發(fā)工作，如內部局域網的構建、各種通信子網、寬帶網的建立、數據庫管理系統以及相關操作系統的建設和應用、高性能服務器、大容量儲存設備等等，以實現數字化管理軟、硬件的及時更新與支持。
三、結束語
企業(yè)員工檔案管理對于企業(yè)人才建設和經濟發(fā)展至關重要，管好、用好員工檔案是企業(yè)必須履行的重要職責。水電廠企業(yè)具備接受員工檔案資質，就必須對員工檔案安全管理負責，通過科學的方法和負責的態(tài)度，切實做好企業(yè)員工的檔案管理工作，提高企業(yè)員工檔案管理效率，確保企業(yè)員工檔案的信息安全。
作者:張云 單位:湖南省電力公司東江水力發(fā)電廠
參考文獻:
[1]張慶瑜.提高企業(yè)人事檔案管理水平的理性思考和路徑分析[J].經營管理者，2014，（16）：254.
關鍵詞：檔案管理系統 檔案借用 檔案歸還
中圖分類號：TP314 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。
2、系統功能分析
本系統主要任務是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權限管理功能。其功能主要有如下幾項：
(1)密碼和權限管理功能，不同權限的用戶具有不同的操作權利。
(2)應用程序與數據卡服務器連接配置功能，用于在應用程序中配置SQL Server 2000數據庫服務器名和檔案管理系統數據庫名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數、附件件數、附圖張數。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統主要窗體詳細設計
3.1 檔案管理窗體設計
檔案管理窗體是檔案管理系統的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節(jié)點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數據記錄組合查詢窗體設計
本系統具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數據記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數查找條件記錄。參數查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數據”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設計
當“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結語
該檔案管理系統給預拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術水平和管理服務水平。
參考文獻
[1]張增強.Delphi7實用教程.第一版第三次印刷.北京:中國鐵道出版社,2003.5.
關鍵詞：勞務派遣 員工檔案 檔案管理
員工檔案管理是企業(yè)員工關系管理的一項重要內容。為加強企業(yè)員工檔案管理，1992年6月，原勞動部、國家檔案局曾共同頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知，要求建立較為完善的企業(yè)員工檔案管理制度。但是，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（簡稱《規(guī)定》）頒行于我國社會主義市場經濟體制確立初期，隨著市場經濟發(fā)展的成熟化，勞動用工制度發(fā)生了較大變化，特別是勞務派遣制度對傳統勞動用工制度的沖擊，對企業(yè)員工檔案管理產生了重要影響。
一、勞務派遣制度下企業(yè)員工
檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
勞務派遣是指勞務派遣單位（簡稱派遣單位）與員工訂立勞動合同，再由派遣單位與接收勞務派遣形式用工的單位（簡稱要派單位）訂立勞務派遣協議，將被派遣員工（簡稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領導，派遣單位則從要派單位獲取派遣費，并向派遣員工支付勞動報酬的一種用工制度。勞務派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對企業(yè)員工檔案管理的挑戰(zhàn)主要表現在如下方面：
（一）派遣員工的檔案應該歸誰管理
在傳統勞動用工制度下，檔案管理作為員工關系管理的一項重要內容，由用人單位負責管理。根據《規(guī)定》第五條規(guī)定，“職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構管理”，“實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案”。但在勞務派遣制度下，《規(guī)定》中的“所在企業(yè)”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時享有派遣員工的檔案管理權。
（二）派遣員工在工作過程中形成的檔案如何處理
根據《勞動合同法》第六十二條規(guī)定，用工單位應履行的義務有：執(zhí)行國家勞動標準，提供相應的勞動條件和勞動保護：告知被派遣勞動者的工作要求和勞動報酬；支付加班費、績效獎金，提供與工作崗位相關的福利待遇；對在崗被派遣勞動者進行工作崗位所必需的培訓；連續(xù)用工的，實行正常的工資調整機制。由此可見，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績效獎金所形成的獎勵材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關的福利待遇”的材料；要派單位對派遣員工進行“工作崗位所必需培訓”的培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績材料；要派單位對派遣員工“實行正常的工資調整機制”所形成的工資材料等。從法理上說，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實上的用人單位是享有檔案管理權的，那么也就意味著要由派遣單位負責收集和保管企業(yè)員工檔案。但是從實踐上來看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時性的檔案管理權則更具可行性。
（三）派遣員工檔案如何轉遞
《規(guī)定》第六章對“檔案的轉遞”進行了規(guī)定，它要求“企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在1個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”，轉遞檔案應遵守如下規(guī)定：一是“通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶”；二是轉出的檔案必須“按統一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉遞通知單”；三是對轉出的材料“不得扣留或分批轉出”；四是“接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章并將回執(zhí)立即退回，逾期1個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防丟失”。這些規(guī)定都是針對企業(yè)員工在兩個獨立的用人單位之間轉遞檔案所做出的規(guī)定。在勞務派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉遞，應該遵守或參照上述規(guī)定，還是需要另行規(guī)定，并沒有給予明確的解釋。
二、勞動派遣制度下企業(yè)
管理層面的應對策略
（一）雙方可以通過勞務派遣協議約定對派遣員工的檔案管理
根據《勞務派遣暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，勞務派遣協議應當載明的內容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質；工作地點；派遣人員數量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動報酬數額和支付方式；社會保險費的數額和支付方式；工作時間和休息休假事項；被派遣勞動者工傷、生育或者患病期間的相關待遇；勞動安全衛(wèi)生以及培訓事項；經濟補償等費用；勞務派遣協議期限；勞務派遣服務費的支付方式和標準；違反勞務派遣協議的責任；法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應當納入勞務派遣協議的其他事項。在這些規(guī)定中，派遣員工檔案管理問題并未被列入勞務派遣協議的法定必備事項，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務派遣協議中約定包括檔案管理在內的其他事項。
（二）派遣單位可授權要派單位暫時管理派遣員工檔案
為避免發(fā)生糾紛，勞務派遣協議對授權范圍和事項必須做出明確而具體的約定。“明確”，是指雙方應有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對派遣員工的檔案管理權：在派遣期間，要派單位對派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時代管權，此代管權僅限于檔案收集與保管；要派單位對其代管派遣員工的檔案無權銷毀，未經用人單位書面同意也無權擅自提供給任何組織或個人利用，否則應承擔對派遣員工造成損害的賠償責任?！熬唧w”，則指雙方對派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進行逐項列舉。
（三）雙方可通過勞務派遣協議約定派遣員工檔案轉移
《勞動合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在15日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續(xù)”。這僅是針對用人單位解除或者終止勞動合同后為勞動者辦理檔案轉移手續(xù)所做出的規(guī)定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉移問題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規(guī)定，約定派入單位應當自結束用工之日起15日內將其暫時代管的派遣員工檔案轉移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉移給派遣單位。
三、勞務派遣制度下立法規(guī)制層面的政策建議
（一）盡快修改完善《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》
參照《勞動合同法》、《勞動合同法實施條例》等上位法，盡快對《規(guī)定》進行修改完善。一是修改與上位法不一致的內容。如《勞動合同法》第五十條規(guī)定，用人單位應在解除或者終止勞動合同之日起“15日內”，為勞動者辦理檔案關系轉移手續(xù)；而《規(guī)定》要求，企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，其所在單位應當“在1個月內”將其檔案轉交。二是根據上位法，增添必要的內容。如《勞動合同法》第五十條規(guī)定，用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本“至少保存2年備查”；第八十四條規(guī)定，勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位“扣押勞動者檔案”的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，并對每人處以500元以上2000元以下的罰款；給勞動者造成損害的，應承擔賠償責任。
【關鍵詞】人事檔案；管理；建議
隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務，我結合幾年來檔案管理的實踐，就企業(yè)員工人事檔案的管理工作談談幾點體會。
一、人事檔案的定義
人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，并按有關規(guī)定進行整理后組成的，起著憑證、依據和參考的作用。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當重要。
二、人事檔案的特點
1.現實性
由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。
2.真實性
這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質服務。
3.動態(tài)性
人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
4.流動性
人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。
5.機密性
人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。
三、人事檔案管理存在的問題
1.內容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質量不高
一是檔案材料內容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。
2.檔案用紙規(guī)格不一
雖然規(guī)定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。
3.材料歸類不準確
有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。
4.檔案材料短缺
如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。
5.使用上，技術手段滯后，運行效率較低
在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
四、關于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發(fā)展和對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟工作的需求，實現管理的規(guī)范化和信息化：
1.實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化
人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。
2.改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化
為提高效率，我單位采用了員工的唯一編碼即“工資編碼”。便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3.分類管理
國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。
4.人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度
制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。
5.利用現代化管理手段
人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將為社會經濟的發(fā)展提供強有力的保障。
參考文獻：
[1]王云慶，苗壯.現代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2002，220.
