時(shí)間：2024-02-22 16:37:13
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在合同管理流程內(nèi)部控制階段，可根據(jù)實(shí)際管理要求制定內(nèi)部控制方法，通過不同流程具體化分析，達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)控制的目的。
1）合同編制階段的內(nèi)部控制措施。合同編制屬于合同管理的基礎(chǔ)性階段，這一階段風(fēng)險(xiǎn)主要為合同策劃風(fēng)險(xiǎn)、合同文本風(fēng)險(xiǎn)與合同談判風(fēng)險(xiǎn)等。合同策劃風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)所要達(dá)到的目標(biāo)與地方法規(guī)、國家政策（或社會(huì)倫理道德）出現(xiàn)沖突，這種沖突導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在合同策劃風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制中，首先要對(duì)企業(yè)內(nèi)部各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，根據(jù)策劃內(nèi)容審核合同具體措施，在滿足地方法規(guī)、國家政策、社會(huì)倫理道德的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)容優(yōu)化管理，避免策劃風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，保證企業(yè)效益。合同文本風(fēng)險(xiǎn)是指在合同編制過程中，合同的部分內(nèi)容與企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)要求出現(xiàn)偏差，合同的嚴(yán)密性、嚴(yán)謹(jǐn)性不足，導(dǎo)致合同具體條例中出現(xiàn)無完整、不清晰、不明確的現(xiàn)象。在合同文本風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制中，要對(duì)合同編制流程進(jìn)行控制，在充分結(jié)合企業(yè)各部門所反應(yīng)上來的數(shù)據(jù)報(bào)表，結(jié)合企業(yè)管理、發(fā)展需要，對(duì)合同文本內(nèi)容進(jìn)行多方面控制。也可進(jìn)行會(huì)審控制，通過會(huì)審對(duì)合同文本內(nèi)容進(jìn)行二次、三次審核，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。合同談判風(fēng)險(xiǎn)是指在談判過程中，談判雙方對(duì)合同內(nèi)容存在差異，導(dǎo)致合同無法簽訂，造成企業(yè)效益下降；同時(shí)合同談判風(fēng)險(xiǎn)也包括合同內(nèi)容中存在部分不符合地方法規(guī)、國家政策、社會(huì)倫理道德的內(nèi)容。因此，在合同談判風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制中，除要進(jìn)行合同內(nèi)容會(huì)審、監(jiān)察外，也可組建專業(yè)合同談判團(tuán)隊(duì)，對(duì)合同談判過程中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行反復(fù)演練，以提高隊(duì)伍整體談判能力。演練之后，可將談判內(nèi)容、談判方式進(jìn)行總結(jié)，為談判做準(zhǔn)備。談判演練要注意保密措施，避免合同編制風(fēng)險(xiǎn)與談判風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)發(fā)生。在必要情況下，可聘請(qǐng)外部專家參與到合同談判演練過程中，根據(jù)談判需要對(duì)談判過程進(jìn)行總結(jié)，為制定有效的談判方案提供指導(dǎo)性意見。本文認(rèn)為，在合同編制過程中，除上述三種風(fēng)險(xiǎn)之外，還要進(jìn)行合同調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)，以進(jìn)一步提高合同管理流程內(nèi)部控制能力。合同調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)是指合同編制過程中，未對(duì)合同內(nèi)容所涉及到的對(duì)象資質(zhì)進(jìn)行有效調(diào)查，對(duì)所涉及的對(duì)象評(píng)價(jià)不合理，最終造成風(fēng)險(xiǎn)。在合同調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)控制中，要充分發(fā)揮本企業(yè)優(yōu)勢(shì)，對(duì)對(duì)方的運(yùn)營資金、產(chǎn)品價(jià)格與市場(chǎng)信用能力進(jìn)行有效分析，并統(tǒng)計(jì)近幾年內(nèi)該對(duì)象資金流動(dòng)情況，實(shí)現(xiàn)合同編制過程中的對(duì)象風(fēng)險(xiǎn)控制。
2）合同審核階段風(fēng)險(xiǎn)與內(nèi)部控制。在合同審核階段，風(fēng)險(xiǎn)主要為合同中的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目（或發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目后未指定有效的控制措施），合同起草人員（團(tuán)隊(duì)）未對(duì)審核人員的意見進(jìn)行有效考慮，導(dǎo)致其中的風(fēng)險(xiǎn)未得到有效解決。因此，合同審核階段風(fēng)險(xiǎn)均屬于內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)。在合同審核階段內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制中，可進(jìn)行分批次合同審核方式，即將原有合同審核團(tuán)隊(duì)打散，根據(jù)資歷、能力將人員分為兩組，先由“初級(jí)組”進(jìn)行審核，再由“終級(jí)組”審核，統(tǒng)計(jì)兩組人員所反應(yīng)的內(nèi)容，尋找兩組意見中的重合處與差異處，要求合同起草人員（團(tuán)隊(duì)）必須更正兩組信息的重疊處、詳細(xì)分析兩組信息的差異處，保證兩組人員所反應(yīng)的意見都能得到有效反應(yīng)。若企業(yè)合同審核隊(duì)伍人員數(shù)量較少，不具備分組審核的意義，則應(yīng)嚴(yán)格各項(xiàng)管理?xiàng)l例，保證合同中的風(fēng)險(xiǎn)能得到有效解決。在整個(gè)內(nèi)部控制過程中，合同承辦部門及所涉及到的其他部門都應(yīng)指派相關(guān)人員參與到合同審核過程中，嚴(yán)密分析合同內(nèi)容，避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。若發(fā)生明顯、重大的遺漏、不足之處，要及時(shí)指出，并提出修改意見，保證問題得到解決。在合同修改之后，要進(jìn)行二次審核，保證修改的合理性。
3）合同簽署階段風(fēng)險(xiǎn)與內(nèi)部管理措施。在合同簡述階段，風(fēng)險(xiǎn)形式主要表現(xiàn)為越權(quán)簽訂合同風(fēng)險(xiǎn)、合同印章管理風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，在內(nèi)部控制中，首先要?jiǎng)澐置鞔_的合同簽署權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)簽合同；建立印章管理制度，指派專人負(fù)責(zé)印章管理工作。同時(shí)，也要根據(jù)相關(guān)條例，對(duì)合同印章使用情況進(jìn)行分類處理，保證印章使用變得有據(jù)可查，實(shí)現(xiàn)印章風(fēng)險(xiǎn)的控制與避免。對(duì)于合同被篡改、泄密等問題，可以通過當(dāng)面簽署并對(duì)合同進(jìn)行分類歸檔管理，可有效避免合同泄密、篡改風(fēng)險(xiǎn)。最后，在合同履行階段，還存在履行風(fēng)險(xiǎn)與變更轉(zhuǎn)讓風(fēng)險(xiǎn)，例如，合同終止風(fēng)險(xiǎn)、雙方處理糾紛風(fēng)險(xiǎn)等，各類風(fēng)險(xiǎn)問題，對(duì)于這些風(fēng)險(xiǎn)問題的避免，均需要通過加強(qiáng)制度管理與嚴(yán)格審核、檢查程序等方式，進(jìn)行避免，以維護(hù)企業(yè)的利益。
二、結(jié)束語
風(fēng)險(xiǎn)存在于企業(yè)內(nèi)控的各個(gè)環(huán)節(jié)，存在于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程。企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理好壞已成為其管理水平高低的重要評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。我公司是國內(nèi)民用建筑設(shè)計(jì)企業(yè)中最早采用ISO9001質(zhì)量管理體系管理設(shè)計(jì)產(chǎn)品質(zhì)量的企業(yè)之一。近年來，公司又大力推進(jìn)企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)，不斷強(qiáng)化內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作，已取得明顯成效。本文結(jié)合我公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)中的一些做法，對(duì)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)如何有效構(gòu)建內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系課題進(jìn)行探討。
1健全內(nèi)部控制管理機(jī)構(gòu)
建立健全內(nèi)部控制管理機(jī)構(gòu)是做好企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作的保證。根據(jù)公司章程規(guī)定及企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作的需要，公司內(nèi)控管理機(jī)構(gòu)包括內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理決策機(jī)構(gòu)、實(shí)施機(jī)構(gòu)和評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)。內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理決策機(jī)構(gòu)為公司董事會(huì)。內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施機(jī)構(gòu)包括董事會(huì)審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)委員會(huì)、審監(jiān)部、公司各職能部門及下屬單位。審監(jiān)部是公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理歸口管理部門。
2完善內(nèi)部控制制度
建立健全嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的各項(xiàng)內(nèi)部控制制度是做好企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)經(jīng)營管理中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)，往往是該環(huán)節(jié)無相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范與防范，或者有制度但制度內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，或者有嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的內(nèi)部控制制度但未得到有效執(zhí)行。為規(guī)范公司內(nèi)控管理，近年來公司制定（或修訂）各類內(nèi)控管理制度90多項(xiàng)，內(nèi)容涉及公司治理、戰(zhàn)略管理、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、投資管理、人事管理、信息管理、企業(yè)文化建設(shè)等等，并將各類內(nèi)控管理制度整理印制成《制度匯編》，發(fā)放給員工作為管理工具書。一系列內(nèi)控管理制度的制定和實(shí)施使公司從法人治理到經(jīng)營管理，從宏觀戰(zhàn)略管理到微觀業(yè)務(wù)管理，從對(duì)內(nèi)業(yè)務(wù)管理到對(duì)外信息管理等，都有了制度規(guī)范。
3編制內(nèi)控業(yè)務(wù)流程
內(nèi)控業(yè)務(wù)流程包括人力資源管理、資金管理、采購管理、資產(chǎn)管理、租賃管理、研發(fā)管理、財(cái)務(wù)報(bào)告管理、合同管理、全面預(yù)算管理、內(nèi)部信息傳遞管理、內(nèi)部審計(jì)管理等。企業(yè)內(nèi)控業(yè)務(wù)流程編制主要按以下程序進(jìn)行。
3.1梳理內(nèi)部控制現(xiàn)狀
對(duì)內(nèi)控現(xiàn)狀進(jìn)行梳理主要包括3個(gè)環(huán)節(jié)：首先，梳理確定公司內(nèi)控業(yè)務(wù)主要業(yè)務(wù)流程。我公司經(jīng)過梳理，確定14個(gè)主要業(yè)務(wù)流程，包括：合同管理、人力資源管理、資金管理、采購管理、資產(chǎn)管理、設(shè)計(jì)與咨詢管理、房屋租賃管理、研究與開發(fā)、業(yè)務(wù)分包、財(cái)務(wù)報(bào)告管理、全面預(yù)算、內(nèi)部信息傳遞、信息系統(tǒng)、內(nèi)部審計(jì)。其次，對(duì)各業(yè)務(wù)流程按管理活動(dòng)環(huán)節(jié)進(jìn)行流程分解。為便于管理控制，流程分解的環(huán)節(jié)不宜過長，一般分解到2級(jí)或3級(jí)，見表1。最后，確定流程環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任部門（或崗位）、流程生成的工作記錄及文檔資料。以合同管理為例，表2為“合同訂立”流程環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任部門（或崗位）及流程文檔。
3.2編制風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣
風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣就是以表格化形式將企業(yè)內(nèi)控相關(guān)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及其應(yīng)對(duì)措施列示出來。編制風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣有利于相關(guān)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)責(zé)任人簡潔直觀地了解面臨的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，熟悉如何防范和控制重大風(fēng)險(xiǎn)，了解該環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)管理的制度依據(jù)。以合同管理為例，表3為“合同訂立”流程環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣。
3.3內(nèi)控缺陷診斷與完善
內(nèi)控缺陷是指公司內(nèi)控的設(shè)計(jì)或運(yùn)行無法合理保證內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一般可分為設(shè)計(jì)缺陷和運(yùn)行缺陷。設(shè)計(jì)缺陷是指企業(yè)缺少為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的必須控制，或現(xiàn)存的控制并不合理及未能滿足控制目標(biāo)。運(yùn)行缺陷是指設(shè)計(jì)合理及有效的內(nèi)控，但在運(yùn)作上沒有被正確地執(zhí)行，包括不恰當(dāng)?shù)娜藛T執(zhí)行，未按設(shè)計(jì)的方式運(yùn)行，如頻率不當(dāng)?shù)?。?nèi)控缺陷診斷就是對(duì)流程管理的必需的控制制度是否制定，制度控制規(guī)定是否合理、是否滿足控制目標(biāo)，控制制度是否得到正確有效地執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，并標(biāo)識(shí)和記錄存在缺陷的控制點(diǎn)（或控制環(huán)節(jié)），以利于進(jìn)行補(bǔ)充或糾正，從而完善內(nèi)控程序。以“合同管理流程”內(nèi)控缺陷診斷為例（見圖1），本次診斷發(fā)現(xiàn)3個(gè)缺陷，其中2個(gè)設(shè)計(jì)缺陷（即合同管理制度不完備、合同管理部門不明確），1個(gè)運(yùn)行缺陷（即合同經(jīng)辦部門進(jìn)行談判時(shí)未形成“合同談判記錄”）。缺陷完善措施：1）制定《合同管理辦法》。2）明確“經(jīng)營管理部”為合同管理部門。3）合同談判過程與成果要形成《合同談判記錄》，并由合同談判人員簽字確認(rèn)。
3.4繪制流程圖
通過繪制流程圖可以將內(nèi)控流程各環(huán)節(jié)直觀地描述出來，使內(nèi)控執(zhí)行者對(duì)控制流程、責(zé)任部門、流程涉及部門及領(lǐng)導(dǎo)、重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、流程輸出文檔等控制信息一目了然。繪制流程圖可以有效預(yù)防和減少內(nèi)控各流程環(huán)節(jié)的差錯(cuò)，從而降低管理風(fēng)險(xiǎn)。以“合同管理流程”為例，圖2為“合同履行、變更與糾紛處理流程圖”（倒三角標(biāo)識(shí)的是“重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)”代碼）。
4編制《內(nèi)控管理手冊(cè)》
4.1編制《內(nèi)控管理手冊(cè)》的必要性
內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作涉及的內(nèi)容廣泛、流程環(huán)節(jié)復(fù)雜，編制《內(nèi)控管理手冊(cè)》可以優(yōu)化流程管控、為推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理提供依據(jù)，為公司開展內(nèi)控工作提供可遵循的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)有效滿足外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求。《內(nèi)控管理手冊(cè)》是內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)成果記載，有利于建立健全內(nèi)控管理體系，為合規(guī)經(jīng)營、資產(chǎn)安全和信息真實(shí)提供合理保證；可以固化形成內(nèi)控工作機(jī)制，為公司管理規(guī)范化和決策科學(xué)化提供參照和支持；有利于規(guī)范加強(qiáng)內(nèi)控評(píng)價(jià)工作，全面提升公司管理水平和風(fēng)險(xiǎn)管控能力。
4.2《內(nèi)控管理手冊(cè)》主要內(nèi)容
公司《內(nèi)控管理手冊(cè)》主要包括5部分內(nèi)容：1）總則。主要介紹《內(nèi)控管理手冊(cè)》編制的目的、原則、依據(jù)、手冊(cè)執(zhí)行與更新、適用范圍與生效。2）組織架構(gòu)與職責(zé)。主要介紹內(nèi)控管理組織架構(gòu)體系建設(shè)及各職能部門（或崗位）的內(nèi)控職責(zé)。3）內(nèi)控基本架構(gòu)。主要介紹公司內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、內(nèi)控信息與溝通及內(nèi)控監(jiān)督。4）內(nèi)控評(píng)價(jià)。主要介紹內(nèi)控評(píng)價(jià)適用范圍、內(nèi)控評(píng)價(jià)組織職責(zé)、內(nèi)控自評(píng)價(jià)方法、內(nèi)控評(píng)價(jià)程序及內(nèi)控缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。5）業(yè)務(wù)流程文檔。主要包括公司主要內(nèi)控管理環(huán)節(jié)的流程分解、流程描述、流程責(zé)任管理、流程制度適用及流程圖等。
4.3《內(nèi)控管理手冊(cè)》的維護(hù)與更新
公司《內(nèi)控管理手冊(cè)》內(nèi)容不是一成不變的。隨著公司不斷壯大，外部經(jīng)營環(huán)境和外部機(jī)構(gòu)監(jiān)管要求不斷調(diào)整變化，公司內(nèi)部管控模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)管控活動(dòng)及工作流程也將不斷進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，公司內(nèi)控經(jīng)驗(yàn)不斷累積，信息化水平提升等等。這些因素變化都要求公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作不斷地調(diào)整和完善。因此，公司應(yīng)適時(shí)改進(jìn)和完善《內(nèi)控管理手冊(cè)》的具體內(nèi)容。審監(jiān)部作為《內(nèi)控管理手冊(cè)》管理與維護(hù)的歸口部門，原則上根據(jù)年度內(nèi)控實(shí)際情況，每年開展一次評(píng)估，并根據(jù)需要進(jìn)行更新。更新資料主要來源于：公司決策層、管理層及各部門對(duì)內(nèi)控的要求及建議、公司及下屬公司的管理實(shí)踐、年度內(nèi)控評(píng)價(jià)結(jié)果。持續(xù)修訂、完善和更新后的《內(nèi)控手冊(cè)》作為公司沉淀優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)現(xiàn)管理樣板性目標(biāo)的重要工具之一?！秲?nèi)控管理手冊(cè)》維護(hù)與更新工作步驟：1）進(jìn)行內(nèi)控自評(píng)價(jià)。2）發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)缺陷和執(zhí)行缺陷。3）修訂制度完善流程。4）更新內(nèi)控管理手冊(cè)。
5組織內(nèi)控評(píng)價(jià)
首先，公司職能部門和下屬單位進(jìn)行內(nèi)控自評(píng)價(jià)。各職能部門和下屬單位對(duì)各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行穿行測(cè)試，對(duì)業(yè)務(wù)流程的內(nèi)控有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)并填寫《穿行測(cè)試底稿》。在穿行測(cè)試中發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程存在運(yùn)行缺陷，且屬于風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)的，評(píng)價(jià)人員則需對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)控制措施進(jìn)行擴(kuò)充樣本測(cè)試并填寫《風(fēng)險(xiǎn)控制措施測(cè)試底稿》。其次，評(píng)價(jià)工作小組通過詢問、抽查樣本、重新測(cè)試等方法，檢查各部門自評(píng)價(jià)過程以及結(jié)果，對(duì)各部門自評(píng)價(jià)結(jié)果的真實(shí)性、客觀性作出獨(dú)立性評(píng)價(jià)結(jié)論；并對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)管控措施的內(nèi)控有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)；整理匯總自評(píng)價(jià)過程以及日常經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的公司內(nèi)控缺陷，并明確缺陷整改責(zé)任部門、整改計(jì)劃等。最后，評(píng)價(jià)工作小組根據(jù)內(nèi)控自評(píng)價(jià)的實(shí)際范圍、評(píng)價(jià)方法、評(píng)價(jià)程序以及評(píng)價(jià)結(jié)果等，編寫《內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告》，并報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。
6重視內(nèi)控環(huán)境建設(shè)
6.1進(jìn)行全方位內(nèi)控培訓(xùn)
培訓(xùn)內(nèi)容包括全員參加的內(nèi)控基本知識(shí)和針對(duì)各層級(jí)管理人員及內(nèi)控人員的內(nèi)控專題培訓(xùn)。公司通過一系列的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，可以解決“為什么企業(yè)要進(jìn)行內(nèi)控體系建設(shè)”“哪些人員需要參加內(nèi)控體系建設(shè)”“如何進(jìn)行內(nèi)控體系建設(shè)”問題，提高各層級(jí)管理人員和基礎(chǔ)員工對(duì)內(nèi)控工作的認(rèn)識(shí)，營造有利的內(nèi)控工作開展的文化環(huán)境。
6.2建立內(nèi)控工作溝通機(jī)制
為了保證內(nèi)控工作的有效推進(jìn)，公司建立了內(nèi)控工作溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控工作信息的實(shí)時(shí)傳遞。首先，建立內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理例會(huì)制度。內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組每季度組織召開內(nèi)控工作例會(huì)，公司各職能部門及下屬單位在會(huì)上匯報(bào)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作開展情況、存在的問題及解決方案、遇到的困難以及需要公司協(xié)助解決的事項(xiàng)，內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)的具體問題提出意見和工作指導(dǎo)，會(huì)后審監(jiān)部跟蹤所有問題和困難的落實(shí)情況。其次，公司建立內(nèi)控體系的半年工作總結(jié)。每半年公司內(nèi)控管理部門對(duì)內(nèi)控開展情況進(jìn)行工作總結(jié)，并通報(bào)給各職能部門和下屬單位負(fù)責(zé)人。第三，建立重大風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目即時(shí)匯報(bào)機(jī)制。對(duì)于公司內(nèi)控中發(fā)現(xiàn)的重大問題要求及時(shí)向內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組和審監(jiān)部進(jìn)行匯報(bào)，以實(shí)時(shí)處理可能發(fā)生的重大風(fēng)險(xiǎn)。
6.3將內(nèi)控管理工作納入績效考核
為有效發(fā)揮各職能部門和下屬單位管理者在內(nèi)控管理工作中的推動(dòng)作用和積極性，公司將各部門、各單位的年度內(nèi)控評(píng)價(jià)結(jié)果納入其年度績效考核的指標(biāo)中，并與部門和單位負(fù)責(zé)人年度績效薪酬掛鉤，從而激勵(lì)管理層切實(shí)關(guān)注和推動(dòng)內(nèi)控管理工作。
6.4聘請(qǐng)專業(yè)中介機(jī)構(gòu)協(xié)助內(nèi)控體系建設(shè)
關(guān)鍵詞：高校合同管理；內(nèi)部控制設(shè)計(jì)；合同管理機(jī)制
一、引言
合同管理是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文從高校合同管理的現(xiàn)狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現(xiàn)存問題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統(tǒng)一歸口管理機(jī)制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統(tǒng)防控等問題，導(dǎo)致高校合同管理內(nèi)部控制存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于以上問題和風(fēng)險(xiǎn)，本文通過對(duì)合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評(píng)估等方面的業(yè)務(wù)流程梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)，提出了應(yīng)通過信息化的聯(lián)動(dòng)手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監(jiān)控、擬定審核以及歸檔評(píng)估等機(jī)制，對(duì)合同管理進(jìn)行一定規(guī)范，減少高校合同管理過程中面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)。
二、高校合同管理現(xiàn)狀
(一)高校合同管理意義
合同管理貫穿于高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的始終，涉及高校日常管理的多項(xiàng)主要業(yè)務(wù)，需要單位各部門共同參與和管理。高校在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展。一方面有助于高校防范法律風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)合法權(quán)益，保證高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)符合法律法規(guī)；另一方面有助于控制高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，通過合同管理幫助高校節(jié)省交易時(shí)間，降低交易成本，加速資金周轉(zhuǎn)，減少費(fèi)用，提高高校資金使用效率。同時(shí)，高校通過加強(qiáng)合同管理，可以有效協(xié)調(diào)高校內(nèi)部各方關(guān)系，有利于提高單位內(nèi)部管理水平，提升高校公共服務(wù)的效率和效果。
(二)高校合同涉及類別
本文所稱的合同是指高校與其他法人之間的協(xié)議。根據(jù)合同訂立的不同形式，主要包括書面形式、口頭形式和其他形式訂立的合同。高校經(jīng)濟(jì)合同一般以書面合同為主，即指通過合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式而訂立的合同。根據(jù)高校合同涉及的主要業(yè)務(wù)，主要包括科研合同、人事與勞動(dòng)合同、教育合作合同、商標(biāo)使用許可合同、基建合同、儀器設(shè)備租賃和不動(dòng)產(chǎn)買賣、租賃合同、修繕合同、貨物采購合同、技術(shù)服務(wù)合同、外事合同等。
(三)高校合同管理問題
1.缺少統(tǒng)一歸口管理機(jī)制
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)指標(biāo)要求，高校應(yīng)建立合同歸口管理機(jī)構(gòu)，且對(duì)所有合約展開集中劃分與不斷編號(hào)，針對(duì)法律關(guān)系較為復(fù)雜的合同資料，需要聯(lián)合各機(jī)構(gòu)展開集中審核。目前，高校合同由不同部門管理，未建立統(tǒng)一歸口部門，例如，設(shè)備采購合同由資產(chǎn)管理部門管理、工程合同由基本建設(shè)部門管理、科研合同由科技部門管理、重大合同訂立由學(xué)校法律事務(wù)室審核。合同不能統(tǒng)一歸口管理和備案，管理方式方法不能統(tǒng)一，各部門工作職責(zé)分工不明確，組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機(jī)制不完善，可能會(huì)造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)，影響公共服務(wù)的效率和效果。
2.缺失部分合同管理流程
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)指標(biāo)要求，高校應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)控，確定合約實(shí)施的責(zé)任人，以最快速度對(duì)合約施行狀況進(jìn)行審查、研究與驗(yàn)收，針對(duì)必須補(bǔ)充、變更或解除合約的狀況，需要根據(jù)法律展開相應(yīng)的審查工作。目前，高校合同管理制度和流程尚不健全，存在缺少合同驗(yàn)收和結(jié)算規(guī)定、未能實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合、缺少對(duì)合約簽訂、實(shí)行、變更狀況等進(jìn)行登記工作與管理工作，缺乏對(duì)合約按期進(jìn)行劃分匯總和歸檔管理、缺少關(guān)于涉密合同管理的具體規(guī)定、缺少合同糾紛管理規(guī)定等問題，合同管理過程中流程制度的缺失，會(huì)阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控。
3.缺乏合同信息系統(tǒng)防控
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控建設(shè)要求，高校應(yīng)以信息化為抓手，遵循內(nèi)部控制的原則，全面識(shí)別和評(píng)估相關(guān)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，梳理業(yè)務(wù)流程，通過對(duì)各個(gè)主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的流程銜接點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，有效實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)控管理的信息化落地。目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請(qǐng)、線上審批等功能，缺少合同執(zhí)行、結(jié)算、變更、備案、終止以及歸檔等程序的信息化管理，重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)一體化，缺乏與收支、資產(chǎn)、采購等系統(tǒng)的鏈接，這就導(dǎo)致無法有效依據(jù)合同進(jìn)行結(jié)算、無法以預(yù)算為來源進(jìn)行管控等問題，會(huì)阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控。
三、高校合同管理機(jī)制內(nèi)控設(shè)計(jì)和措施建議
高校合同管理主要分為合同訂立與履行兩個(gè)關(guān)鍵流程。合約簽訂流程涉及合同調(diào)查、擬定文本、審核、簽署等一系列程序。合約履行涉及合約實(shí)施、補(bǔ)充、變更、終止、糾紛解決、結(jié)算、歸檔及后評(píng)估等一系列程序。在合同管理的各項(xiàng)關(guān)鍵流程中，應(yīng)確定業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控要求，按期審查與評(píng)估合同管理的薄弱流程環(huán)節(jié)，使用有效控制手段，最大限度避免風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性，保障高校根本利益，達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)。
(一)健全合同管理組織體系
對(duì)合同組織環(huán)節(jié)的控制是指對(duì)合同組織體制、制度流程、部門間溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)部控制。合同管理制度的規(guī)范和齊備、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理和協(xié)調(diào)是合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控的基礎(chǔ)。
1.完善合同管理制度和業(yè)務(wù)流程控制機(jī)制
建立規(guī)范的合同管理制度和業(yè)務(wù)流程，實(shí)行合同管理的分級(jí)授權(quán)制度，明確上級(jí)單位、高校決策機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)部門、合同歸口部門、監(jiān)管部門的合同管理權(quán)限和職能，確保高校對(duì)外簽訂合同經(jīng)過合法授權(quán)，不簽訂超出有關(guān)規(guī)定范圍的合同；同時(shí)，高校應(yīng)定期梳理合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程，針對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域查找、界定關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確合同管理在各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制要素，確保合同管理全過程的有效控制。
2.建立合同歸口管理和崗位責(zé)任控制機(jī)制
高校應(yīng)明確合同歸口管理部門，設(shè)置合理的合同管理崗位，明確合同管理職責(zé)分工，建立合同歸口管理制度，完善合同管理溝通協(xié)調(diào)制度。高校需要指定非合同執(zhí)行機(jī)構(gòu)的其他部門或者是獨(dú)立的機(jī)構(gòu)視作合同歸口管理機(jī)構(gòu)，對(duì)所有合同資料采取集中管理方式，構(gòu)建財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)和合同歸口管理機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)制度，完成合同管理與預(yù)算管理、收支管理的有機(jī)整合。詳細(xì)而言，應(yīng)該確定不同環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，參加重大合約的起草工作、談判工作、審查工作與簽署工作，參加高校合約糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟環(huán)節(jié)，定期或不定期地檢查合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，高校需要科學(xué)設(shè)定相關(guān)崗位，確定合約的授權(quán)審批與簽訂權(quán)限，對(duì)專用章進(jìn)行合理的保管，禁止未經(jīng)授權(quán)私自以公司名義對(duì)外簽署合約，禁止不法簽署擔(dān)保合約、投資合約和借貸合約。
(二)加強(qiáng)合同訂立控制體系
合同訂立環(huán)節(jié)控制是指通過開展合同策劃與調(diào)查，規(guī)范合同談判過程，明確合同文本擬定和審核要求，在權(quán)限范圍內(nèi)簽署合同文本，對(duì)合同訂立情況進(jìn)行登記備案，確保單位合同訂立過程規(guī)范有序。
1.建立合同策劃和談判控制機(jī)制
合同策劃是合同控制的起點(diǎn)，高校應(yīng)明確合同簽訂的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍，凡是應(yīng)當(dāng)簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)均應(yīng)簽訂書面合同，嚴(yán)禁將需要招標(biāo)管理或需要高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重大經(jīng)濟(jì)合約拆分若干小金額的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)格審核合同策劃目標(biāo)是否與高校職責(zé)使命和戰(zhàn)略目標(biāo)一致，加強(qiáng)合同的計(jì)劃管理，防止因簽訂合同導(dǎo)致超計(jì)劃投資、超成本支出。訂立合同前，還應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)實(shí)際情況組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊(duì)、選擇適宜的洽談方式開展談判，充分做好簽訂合同的準(zhǔn)備。
2.建立合同擬定和審核控制機(jī)制
高校在對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)需要擬定正式的書面合同，一般合同應(yīng)由業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行起草、歸口管理部門審核，法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同或重大合同應(yīng)由歸口管理部門參與起草、法律管理部門審核，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。合同擬定結(jié)束之后，高校的相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對(duì)其規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行嚴(yán)格審核，建立健全的審查控制或合同會(huì)審制度。
3.建立合同簽署和登記控制機(jī)制
高校應(yīng)合理劃分各類合同的簽署權(quán)限和程序，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同，確保合同簽署權(quán)限程序合理、登記備案手續(xù)完善。合同應(yīng)實(shí)行合同連續(xù)編號(hào)管理，按照統(tǒng)一編號(hào)對(duì)合同訂立情況進(jìn)行登記，建立合同管理臺(tái)賬，合同經(jīng)編號(hào)、審批及簽署后，方可加蓋合同印章。
(三)加強(qiáng)合同履行控制體系
合同履行環(huán)節(jié)控制是指高校借助對(duì)合約實(shí)施狀況的監(jiān)督，規(guī)范合同補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓和解除等合同變更程序，明確合同結(jié)算要求，妥善處理合同糾紛，詳細(xì)登記合同履行和變更情況，確保高校合同履行過程管控嚴(yán)格。
1.建立合同履行監(jiān)控機(jī)制
合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，實(shí)行對(duì)合同從訂立、履行到終結(jié)的全過程管理，確保合同履行環(huán)節(jié)得到監(jiān)控與監(jiān)督。與高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的合同應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交財(cái)會(huì)部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)并督促對(duì)方積極執(zhí)行合同條款，保證合同有效履行。如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方或自身因素造成無法按期履行合同的情況，需要以最快速度提示風(fēng)險(xiǎn)并馬上使用相應(yīng)對(duì)策止損。
2.建立合同變更控制機(jī)制
高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況構(gòu)建合同履行監(jiān)督審查機(jī)制，對(duì)合約實(shí)行過程中簽署補(bǔ)充合約，或變更、解除合約等根據(jù)法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的審查。與此同時(shí)，需要確定合約終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理補(bǔ)充、變更、解除、終止的相關(guān)程序，安排專門人員對(duì)合約手續(xù)進(jìn)行二次審核。
3.建立合同糾紛控制機(jī)制
當(dāng)合同出現(xiàn)糾紛問題時(shí)，高校需要在規(guī)定期限內(nèi)和對(duì)方進(jìn)行商量與談判。如若達(dá)到一致意見的，二者需要簽署書面協(xié)議；如若經(jīng)協(xié)商無法處理時(shí)，經(jīng)辦工作者需要向相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告，且按照合同約定選取仲裁或訴訟方法進(jìn)行處理。高校應(yīng)梳理可能存在的合同糾紛問題，明確合同糾紛類型和相關(guān)解決方法方式，建立健全合同糾紛管理方面的制度流程。
(四)建立歸檔評(píng)估控制體系
1.建立合同保管與歸檔控制機(jī)制
高校應(yīng)在登記并統(tǒng)計(jì)合同訂立、履行和變更情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)需要對(duì)合同文本進(jìn)行科學(xué)分類和統(tǒng)一編號(hào)，按照類別和編號(hào)妥善保管合同文本，建立合同臺(tái)賬，并與合同訂立、履行的全過程進(jìn)行信息系統(tǒng)臺(tái)賬管理，規(guī)范合同查詢、流轉(zhuǎn)和借閱程序，對(duì)合同保管情況實(shí)施定期和不定期檢查，確保合同保管安全可靠、查詢快捷方便。合同履行完成后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)辦理歸檔手續(xù)。
2.建立合同檢查與評(píng)估控制機(jī)制
高校應(yīng)建立合同管理檢查評(píng)估控制機(jī)制，定期對(duì)全過程的合同管理總體情況進(jìn)行分析評(píng)估，確保合同管理中存在的問題得到整改落實(shí)。具體檢查評(píng)估合同簽訂是否符合程序、合同審核意見是否得到合理采納、合同是否全面履行、合同糾紛是否得到妥善處理，對(duì)合同管理分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的不足應(yīng)及時(shí)加以改進(jìn)。
(五)加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)建設(shè)
加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)建設(shè)，建立全程聯(lián)動(dòng)、模塊銜接、信息系統(tǒng)控制機(jī)制，建議高校借助業(yè)界先進(jìn)的內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的一體化、可視化、自動(dòng)化管理。將預(yù)算、采購、資產(chǎn)等管理模塊與合同管理相連接，形成高校關(guān)鍵業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，使“事前規(guī)劃—事中控制—事后監(jiān)督”有效銜接，實(shí)現(xiàn)以預(yù)算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行過程管控。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】 合同管理； 內(nèi)部控制； 過程導(dǎo)向
一、引言
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同已成為企業(yè)最常見的契約形式（劉玉廷，2010）。而在國際市場(chǎng)上，國際工程承包公司通過履行合同參與國際業(yè)務(wù)，所有的權(quán)利義務(wù)均由合同條款確定，項(xiàng)目的成功與否與合同簽訂及履行情況息息相關(guān)。目前全球經(jīng)濟(jì)持續(xù)性低迷，對(duì)我國國際工程承包企業(yè)形成了巨大沖擊，利潤空間不斷縮小。通過合同內(nèi)部控制管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)并獲取合理合法的項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)預(yù)期，已成為目前國際工程承包企業(yè)的內(nèi)生性需求。
2010年五部委共同制定并頒布了《合同內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，該項(xiàng)指引以過程控制為導(dǎo)向，因此合同內(nèi)部控制（以下簡稱“合同內(nèi)控”）貫穿于合同調(diào)查、簽訂、履行、后評(píng)價(jià)的全過程，為企業(yè)建設(shè)、完善合同內(nèi)控制度提供了理論依據(jù)。
本文擬以合同內(nèi)控應(yīng)用指引為理論框架，對(duì)國際工程承包企業(yè)的合同內(nèi)控制度建設(shè)進(jìn)行研究，其目標(biāo)是通過全過程化的合同內(nèi)控，針對(duì)國際工程承包企業(yè)的合同管理特殊需要，對(duì)其合同行為予以管理。
二、國際工程承包合同的管理特點(diǎn)
（一）合同管理的復(fù)雜性
國際工程項(xiàng)目合同隨項(xiàng)目參與各方特性各異，專業(yè)性強(qiáng)，文件眾多且內(nèi)容涵蓋廣泛，合同管理作為一個(gè)管理各個(gè)項(xiàng)目參與方的接口，需要控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)較多且情況復(fù)雜，因而合同內(nèi)控的難度顯而易見。
（二）合同管理的重要性
在國際工程承包業(yè)務(wù)中，合同是協(xié)調(diào)管理項(xiàng)目各參與方行為的強(qiáng)制性契約準(zhǔn)繩，是指導(dǎo)設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)試、運(yùn)營維修等項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)工作的“圣經(jīng)”，也是項(xiàng)目后期進(jìn)行索賠管理的重要依據(jù)。因此，國際工程項(xiàng)目合同管理是整個(gè)項(xiàng)目管理的核心，是組織項(xiàng)目實(shí)施、把控項(xiàng)目質(zhì)量、控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。
（三）合同管理的持續(xù)性
國際工程合同期限少則一兩年，長則二十至三十年（如BOT項(xiàng)目），在此期間，合同管理貫穿始終，而且在合同管理時(shí)，還要從整體長期角度全面考慮國際工程項(xiàng)目實(shí)施中可能出現(xiàn)的各種因素，尤其要對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分的調(diào)查分析和預(yù)估。
（四）合同管理的嚴(yán)密性
國際工程承包業(yè)務(wù)作為一個(gè)多方參與的業(yè)務(wù)流價(jià)值增值鏈，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)隨著業(yè)務(wù)鏈條的增長不斷復(fù)雜化和多樣化，作為整合業(yè)務(wù)流程和價(jià)值增值的工程總承包，需要將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)在各項(xiàng)目參與方之間進(jìn)行合理有效的分擔(dān)、傳遞、轉(zhuǎn)移和承受，由此必須要通過合同管理的方式，以合同條款對(duì)各方承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)予以約定，以合同定價(jià)對(duì)承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的合同方要求或給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
三、國際工程承包公司合同內(nèi)部控制環(huán)境分析
（一）工程承包公司合同內(nèi)控的組織安排
合同內(nèi)控的組織形式安排是內(nèi)控執(zhí)行有效的首要保障。國際工程承包合同歸口管理部門無疑應(yīng)由承接工程的業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，而成立專業(yè)素質(zhì)高、協(xié)調(diào)能力好、善于把握全局的合同內(nèi)控小組，是合同內(nèi)控的重要組織形式。該小組以總經(jīng)理或分管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理為領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、法律部、財(cái)務(wù)部各部門抽調(diào)人員共同組成，必要時(shí)也應(yīng)聘請(qǐng)外部專家參與。該合同內(nèi)控小組應(yīng)自項(xiàng)目合同前期調(diào)查起，對(duì)合同運(yùn)作的全流程進(jìn)行管理控制，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行項(xiàng)目事前、事中、事后的全過程監(jiān)控反饋。
（二）工程承包公司合同內(nèi)控的分級(jí)授權(quán)審批
國際工程承包合同內(nèi)控的分級(jí)授權(quán)審批機(jī)制包括兩類，一類是針對(duì)與項(xiàng)目業(yè)主簽訂的標(biāo)志項(xiàng)目承接的項(xiàng)目主合同，為項(xiàng)目分級(jí)授權(quán)審批，對(duì)不同金額的項(xiàng)目需分級(jí)報(bào)經(jīng)總經(jīng)理、經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)，如金額巨大且性質(zhì)重要的項(xiàng)目，需報(bào)送董事會(huì)進(jìn)行聯(lián)席審批。另一類是合同分級(jí)授權(quán)審批，是針對(duì)項(xiàng)目項(xiàng)下與除項(xiàng)目業(yè)主外的其他項(xiàng)目參與方簽訂的合同。鑒于國際工程承包合同的重要程度與合同金額并不直接相關(guān)，合同特殊性較強(qiáng)，因此，每個(gè)合同均需由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)，經(jīng)合同內(nèi)控小組審核聯(lián)簽后，由合同內(nèi)控小組的最高領(lǐng)導(dǎo)——總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批。
（三）工程承包公司合同內(nèi)控的信息平臺(tái)
由于國際工程承包項(xiàng)目的合同文本和過程文件眾多，信息平臺(tái)能夠切實(shí)提高合同內(nèi)控的效率和效力，有利于合同內(nèi)控的動(dòng)態(tài)過程控制。該信息平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)是保證與合同相關(guān)的各類信息，如合同檔案管理系統(tǒng)、合同付款審批系統(tǒng)、合同進(jìn)度報(bào)告等，能在符合合同管理權(quán)限級(jí)別要求的同時(shí)，高效安全地共享、傳遞、處理和反饋。
四、基于過程導(dǎo)向的工程承包合同內(nèi)控制度建設(shè)
（一）投標(biāo)階段的合同內(nèi)控
鑒于國際工程項(xiàng)目的復(fù)雜性，投標(biāo)階段的合同內(nèi)控管理是項(xiàng)目實(shí)施階段合同內(nèi)控工作的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。本階段涉及的合同文本主要包括項(xiàng)目招標(biāo)書、資格預(yù)審申請(qǐng)書、技術(shù)建議書和商務(wù)建議書。國際工程承包企業(yè)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)書的要求，深入分析工程特性，重點(diǎn)研究設(shè)計(jì)技術(shù)方案和商務(wù)條款偏差，同時(shí)還要對(duì)各個(gè)可能的項(xiàng)目參與方（即潛在的合同方，包括業(yè)主和分包商）進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查和履約能力分析，這個(gè)階段需要投入大量的精力和時(shí)間。國際工程承包企業(yè)在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面分析調(diào)查的基礎(chǔ)上完成項(xiàng)目可行性調(diào)查報(bào)告，根據(jù)項(xiàng)目金額和重要性的不同及國際工程承包公司項(xiàng)目分級(jí)授權(quán)機(jī)制進(jìn)行項(xiàng)目投標(biāo)審批。如涉及投資事項(xiàng)，如BOO、BOT及資源開發(fā)等項(xiàng)目，還需報(bào)經(jīng)公司內(nèi)部投資審批流程批準(zhǔn)。
（二）訂立階段的合同內(nèi)控
1.與業(yè)主簽訂的項(xiàng)目主合同。國際工程承包公司在收到中標(biāo)函后，進(jìn)入與業(yè)主的合同談判階段，在這一階段，項(xiàng)目主合同將由前一階段的要約變?yōu)閷?shí)際具有法律約束力的合同文本。本階段涉及的合同文本主要包括合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、合同通用條款、合同專用條款、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范、設(shè)計(jì)圖紙、價(jià)格清單、保函格式等。國際工程承包項(xiàng)目主合同文件審批應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目金額的不同，經(jīng)合同內(nèi)控小組審核聯(lián)簽后，根據(jù)國際工程承包公司項(xiàng)目分級(jí)授權(quán)機(jī)制確定審批人或?qū)徟鷻C(jī)構(gòu)。項(xiàng)目主合同簽約后，如業(yè)主、成本等情況發(fā)生重大變動(dòng)及國際政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生重大變化，或者項(xiàng)目主合同超過一定時(shí)間還沒有生效，應(yīng)在開立履約保函或辦理其他生效關(guān)鍵事項(xiàng)前進(jìn)行合同生效評(píng)審，從而評(píng)價(jià)合同簽訂后項(xiàng)目主要風(fēng)險(xiǎn)因素的變化及其對(duì)合同執(zhí)行的影響，明確應(yīng)對(duì)措施。合同生效評(píng)審的管控流程比照項(xiàng)目主合同流程執(zhí)行。
2.與其他項(xiàng)目參與方簽訂的其他合同，如分包合同、監(jiān)理合同、保險(xiǎn)協(xié)議、貸款協(xié)議、保函或其他擔(dān)保合同等。項(xiàng)目其他合同一般在總承包合同簽訂完畢后進(jìn)行擬訂簽署工作，具體的簽署內(nèi)容和時(shí)間由項(xiàng)目管理計(jì)劃確定。對(duì)于國際工程承包項(xiàng)目，由于項(xiàng)目部分重要參與方（如主要設(shè)計(jì)、土建、采購分包商、銀行等）在前期合同調(diào)查階段就已確定，甚至共同參與項(xiàng)目主合同的談判，對(duì)于這部分項(xiàng)目參與者的合同，往往通過議標(biāo)方式確定，其他項(xiàng)目參與者還需通過招標(biāo)方式確定后再進(jìn)行合同談判。項(xiàng)目其他合同談判小組的成員應(yīng)由參與項(xiàng)目主合同談判小組的成員組成或由其領(lǐng)導(dǎo)，以便通過合同條款將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)在各項(xiàng)目參與方之間進(jìn)行分擔(dān)、傳遞和轉(zhuǎn)移。
項(xiàng)目其他合同文件審批應(yīng)根據(jù)合同金額和重要性的不同，經(jīng)合同內(nèi)控小組審核聯(lián)簽后，根據(jù)合同分級(jí)授權(quán)機(jī)制確定審批人或?qū)徟鷻C(jī)構(gòu)，不應(yīng)因合同量大減弱這一控制活動(dòng)的控制力度。
（三）實(shí)施階段的合同內(nèi)控
項(xiàng)目實(shí)施階段的合同內(nèi)控，其目的是確保各個(gè)項(xiàng)目參與方都履行其合同義務(wù)，并確保自身的合同權(quán)利得到保障。
1.合同履行。國際工程承包合同的履行內(nèi)控，其重要流程是在建立項(xiàng)目管理計(jì)劃下，對(duì)項(xiàng)目重大合同制定單個(gè)合同管理計(jì)劃，包括合同過程文件、交付內(nèi)容和管理要求，該合同管理計(jì)劃應(yīng)涵蓋整個(gè)合同過程的全部合同管理活動(dòng)。負(fù)責(zé)合同管理計(jì)劃審批和監(jiān)督的人員應(yīng)為執(zhí)行負(fù)責(zé)人的上級(jí)管理崗位或部門。
2.合同結(jié)算。由于工程承包項(xiàng)目資金安排的系統(tǒng)性，對(duì)合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)的控制應(yīng)始于項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門提交合同付款申請(qǐng)之時(shí)，項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目主合同收款進(jìn)度、結(jié)匯情況、相關(guān)合同條款，綜合評(píng)價(jià)項(xiàng)目各類合同結(jié)算，防止超預(yù)算、超合同、超余額、超幣種的項(xiàng)目合同付款情況出現(xiàn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)專設(shè)合同付款審批崗位，對(duì)合同付款進(jìn)行復(fù)核并應(yīng)定期將各項(xiàng)目的各個(gè)合同結(jié)算情況反饋給項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門，以便查錯(cuò)防漏。
3.合同變更。國際工程承包項(xiàng)目引發(fā)合同變更情況很多，項(xiàng)目合同變更管理應(yīng)與項(xiàng)目整體變更控制相結(jié)合，尤其是項(xiàng)目主合同變更時(shí)一般也會(huì)引發(fā)項(xiàng)目其他合同的變更。合同變更的內(nèi)部審批流程應(yīng)比照合同簽訂的審批流程辦理，防止未經(jīng)授權(quán)審批的合同變更。國際工程承包項(xiàng)目合同中對(duì)合同變更條款詳細(xì)約定的，實(shí)際變更發(fā)生時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的文件和程序處理。合同變更后，項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)更新財(cái)務(wù)部門的合同備案，以便按照變更后的合同執(zhí)行。
4.合同索賠。國際工程承包項(xiàng)目索賠方式應(yīng)在合同條款中規(guī)定，索賠發(fā)生時(shí)按照合同規(guī)定的程序進(jìn)行。由于索賠事項(xiàng)的特殊性、重要性和專業(yè)性，一旦合同需要通過仲裁方式進(jìn)行索賠，需要法律部門的介入，必要時(shí)應(yīng)建立業(yè)務(wù)、法律、財(cái)務(wù)三位一體的合同索賠小組，仔細(xì)衡量仲裁方式的價(jià)值和意義所在，并應(yīng)報(bào)經(jīng)公司管理層的審批同意。
總之，國際工程承包的合同內(nèi)控建設(shè)和實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，持續(xù)周期長，可變因素多，是強(qiáng)化公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法律三位一體，共同動(dòng)態(tài)提升國際工程承包項(xiàng)目全過程管理精度的重要管理工具。
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關(guān)鍵詞：施工單位；內(nèi)部控制；合同管理；措施
一、引言
對(duì)于施工單位來說，合同管理無疑是至關(guān)重要的。這不僅關(guān)系到企業(yè)和業(yè)主的責(zé)任和義務(wù)，同時(shí)，與企業(yè)的現(xiàn)實(shí)成本利益相掛鉤。如果不能將合同管理的作用發(fā)揮到最大，這將給企業(yè)帶來巨大的法律風(fēng)險(xiǎn)?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中明確指出了合同管理是企業(yè)做好內(nèi)部控制的重要途徑之一。在我國國民體制改革的影響下，當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)壓力越來越大，同行業(yè)內(nèi)的法律風(fēng)險(xiǎn)也越來越高，甚至一些風(fēng)險(xiǎn)在未來的發(fā)展中將帶來巨大的危害。因此，企業(yè)需要加大對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制中合同管理的力度，以確保將各種風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
二、施工企業(yè)內(nèi)部控制的特征以及合同管理的作用
（一）企業(yè)內(nèi)部控制的要素及特征企業(yè)內(nèi)控是企業(yè)內(nèi)部控制的簡稱，具體是指企業(yè)在一定條件下，為了提高經(jīng)營效率、達(dá)成經(jīng)營目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)財(cái)產(chǎn)安全、保障經(jīng)營活動(dòng)等而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、控制、評(píng)價(jià)、計(jì)劃等的管理手段。企業(yè)內(nèi)控的有效性往往取決于企業(yè)的整體的管理水平。企業(yè)內(nèi)控的主要形式有：事前、事中、事后。主要內(nèi)容包括：施工流程控制、環(huán)境控制、信息數(shù)據(jù)控制、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)部監(jiān)管等。由此看來，企業(yè)內(nèi)部控制囊括了企業(yè)所有的運(yùn)作程序，而不只是監(jiān)管部門的責(zé)任。（二）合同管理在施工單位的作用在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中，企業(yè)間的經(jīng)濟(jì)往來主要是通過合同的形式來完成的?？梢哉f企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、發(fā)展前景都與合同管理有著密不可分的關(guān)系，甚至可以影響著企業(yè)的命運(yùn)。合同管理主要是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法定制、審查、監(jiān)管、控制、履行、終止等一系列行為的總稱。其原則包括：動(dòng)態(tài)性原則、系統(tǒng)性原則、全過程性原則。這三大原則其中有一個(gè)原則履行不好，將給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。從上世紀(jì)七十年代開始，外國施工企業(yè)就開始非常重視企業(yè)內(nèi)控中的合同管理，在近幾年的發(fā)展歷程中，合同管理已經(jīng)逐漸發(fā)展為工程項(xiàng)目施工管理的一個(gè)重要分支。由此看來，合同管理是降低合同風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常進(jìn)行的必要手段，是企業(yè)的核心內(nèi)容。
三、施工企業(yè)合同管理存在的不足
（一）在企業(yè)內(nèi)部控制中對(duì)合同管理的認(rèn)識(shí)不到位。就大部分施工企業(yè)而言，他們往往更加重視工程的招投標(biāo)管理和施工的具體措施。將合同管理視為內(nèi)部管理部門的分內(nèi)之事，對(duì)企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益不會(huì)造成巨大的影響。因此，并不會(huì)將合同管理重視起來。但這就導(dǎo)致了合同管理人員不能夠真正的了解合同管理的全部流程和實(shí)施的意義，甚至?xí)霈F(xiàn)在施工單位與業(yè)主進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時(shí)，由于日常信譽(yù)度評(píng)價(jià)較高，將合同流程簡化，更有甚者甚至不簽合同。諸如此類的現(xiàn)象將使得施工企業(yè)陷入法律風(fēng)險(xiǎn)的境地。（二）合同管理制度的執(zhí)行力度低下。內(nèi)部管理制度執(zhí)行力度不夠的具體表現(xiàn)為：一方面，施工企業(yè)往往制定合同管理的制度，但是制度是根據(jù)《合同法》等相關(guān)法律規(guī)范制定的，不能做到根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定，導(dǎo)致企業(yè)在實(shí)施合同管理時(shí)無法將制度規(guī)定落到實(shí)處；另一方面，施工企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)居于合同管理的位置之上，導(dǎo)致合同管理不能有效進(jìn)行。（三）合同管理效率不高，綜合評(píng)價(jià)程度不夠。合同文本沒有經(jīng)過法律顧問和內(nèi)部法律監(jiān)管部門的審核，那么就會(huì)導(dǎo)致部門核發(fā)權(quán)力喪失，例如，公司業(yè)務(wù)部門在杭州進(jìn)行的招投標(biāo)的活動(dòng)時(shí)，既沒有考慮建設(shè)監(jiān)管規(guī)范的差異，又沒有考慮所在單位太原和杭州的稅收差異，如果此時(shí)直接按照太原的稅收管理制度簽訂施工合同，那么必將會(huì)給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失。（四）忽略了合同的動(dòng)態(tài)管理，后期監(jiān)管不到位。合同履行是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，主要流程主要包括簽約、施工、變更、結(jié)算等多個(gè)環(huán)節(jié)。在施工過程中往往會(huì)出現(xiàn)很大的突發(fā)事件導(dǎo)致施工不能如期進(jìn)行。施工工期的順延、設(shè)計(jì)變更等都將成為合同管理中的問題，此時(shí)合同管理就顯得至關(guān)重要了。
四、施工企業(yè)內(nèi)部合同監(jiān)管不足采取的應(yīng)對(duì)措施
（一）建立健全施工企業(yè)合同管理體系。合同管理是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，施工企業(yè)應(yīng)該按照內(nèi)控體系的規(guī)范制定出適合企業(yè)發(fā)展的合同管理體系。由此來降低施工企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，保證將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益最大化。梳理完善施工企業(yè)合同管理的主要措施主要有：1.將各部門在合同管理中的職責(zé)劃分清晰。在專業(yè)化分工愈發(fā)精細(xì)的現(xiàn)代施工企業(yè)當(dāng)中，沒有哪一個(gè)部門能夠清晰的了解和判斷企業(yè)涉及的合同管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，將職責(zé)劃分清晰能夠提高員工的內(nèi)控意識(shí)，也突出了合同管理的重要性。例如，經(jīng)營管理部門負(fù)責(zé)審查合同的技術(shù)性和工程項(xiàng)目的可研究性，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同資金的支配方向，法律部門負(fù)責(zé)合同管理的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.按照內(nèi)部控制的要求設(shè)計(jì)合理的合同管理程序。合同管理的程序必須要嚴(yán)格體現(xiàn)授權(quán)權(quán)限，部門分工，流轉(zhuǎn)順序等多個(gè)內(nèi)容。施工企業(yè)應(yīng)該將合同管理匯總的管理流程梳理清晰，并按照內(nèi)部控制的要求制定針對(duì)性措施，將管理流程進(jìn)一步完善。施工企業(yè)合理的合同管理程序?qū)?huì)通過聯(lián)簽審批制度來呈現(xiàn)，由此來實(shí)現(xiàn)對(duì)合同訂立全過程的監(jiān)管。3.加大合同管理考核力度。施工企業(yè)應(yīng)該把合同管理的內(nèi)容納入管理部門績效考核的內(nèi)容當(dāng)中，這有利于調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性。定期舉行合同管理的演講和重要合同履行情況的評(píng)價(jià)，通過總結(jié)以往合同管理的經(jīng)驗(yàn)和技巧，深化員工對(duì)合同管理的概念。（二）發(fā)揮合同管理在內(nèi)控中的作用。隨著施工單位在不斷的向國外發(fā)展的步伐，合同管理的領(lǐng)域也隨之而擴(kuò)大。施工企業(yè)通過合同管理及時(shí)揭示企業(yè)在施工經(jīng)營過程匯總的合同風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，提出內(nèi)部控制的具體建議，目前已經(jīng)引起了決策領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有將有效的合同管理作為一種控制機(jī)制，才能夠使得施工風(fēng)險(xiǎn)降到最低。施工企業(yè)要積極發(fā)揮合同管理在企業(yè)內(nèi)控中的重要性，按照《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》要求，合同管理需要落到實(shí)處，實(shí)施合同統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)分工，建立健全企業(yè)考核及責(zé)罰制度，使得經(jīng)濟(jì)管理水平不斷提（三）提高施工企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)。人才是21世紀(jì)最稀缺的資源，人決定著管理體系運(yùn)行的好壞。另外，合同管理也在隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展而變的更加復(fù)雜，合同管理的工作壓力越來越大，相應(yīng)的施工企業(yè)內(nèi)控對(duì)合同管理人才的要求不斷提高。這就促使著企業(yè)必須建立起一支強(qiáng)大的合同管理人才隊(duì)伍，以此來降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)。施工企業(yè)要選擇具有法律和經(jīng)濟(jì)專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)復(fù)合型人才，加大對(duì)他們的培訓(xùn)力度，定期要求專業(yè)的合同管理顧問或律師來為其講解業(yè)務(wù)相關(guān)的知識(shí)，提高企業(yè)合同管理人員的綜合素質(zhì)。
五、結(jié)語
綜上所述，施工企業(yè)的內(nèi)部控制是企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的前提，而合同管理又是內(nèi)部控制的核心。因此，企業(yè)要想長遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的合同管理，相信在未來的發(fā)展道路中，施工企業(yè)一定能夠在海內(nèi)外擁有更加廣闊的市場(chǎng)，發(fā)展道路一片光明
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關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；精細(xì)化；合同管理模式；成效
根據(jù)2014年1月1日起實(shí)施的財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》規(guī)定，內(nèi)控體系的目標(biāo)是：“合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果。”公立醫(yī)院合同管理作為內(nèi)控體系的重要內(nèi)容，其目標(biāo)與內(nèi)控體系的整體目標(biāo)是一致的，將合同管理作為重要抓手，完善醫(yī)院內(nèi)部控制體系，驅(qū)動(dòng)管理體制變革，建立規(guī)范化管理格局，使醫(yī)院具備強(qiáng)大的生命力[1]。
一、公立醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理存在的問題
1.缺乏歸口管理。公立醫(yī)院各部門根據(jù)需要組織采購和簽訂合同，沒有歸口管理部門會(huì)導(dǎo)致合同分布零散、編號(hào)不統(tǒng)一、登記不全面、無專人負(fù)責(zé)等混亂現(xiàn)象，使合同管理工作缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)，醫(yī)院不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的風(fēng)險(xiǎn)和問題，一旦出現(xiàn)糾紛容易陷入被動(dòng)。2.采購行為不規(guī)范。公立醫(yī)院采購方式有公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、談判采購、詢價(jià)等，要根據(jù)采購的種類、金額、資金屬性等因素確定。有些部門未經(jīng)嚴(yán)格的采購程序便確認(rèn)了合作方，甚至當(dāng)合作事項(xiàng)正在進(jìn)行或已完成后才開始著手合同事宜，嚴(yán)重違反了相關(guān)采購規(guī)定，而且由于缺乏合同條款的約束，部門對(duì)合作事項(xiàng)的把控力度不強(qiáng)，難以全面實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)、維護(hù)醫(yī)院利益。3.財(cái)務(wù)預(yù)算、付款等功能難以實(shí)現(xiàn)。預(yù)算管理是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的重要手段，付款功能是財(cái)務(wù)執(zhí)行出納和監(jiān)督職能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門如未充分參與合同管理工作，會(huì)導(dǎo)致全面預(yù)算管理落實(shí)乏力、經(jīng)營情況難以監(jiān)控、資金使用缺乏計(jì)劃。4.院內(nèi)審核流程長。雖然多數(shù)醫(yī)院有內(nèi)部合同審核流程，但涉及的管理部門較多，從采購到最終簽訂合同，經(jīng)辦人員需要將合同資料分別送達(dá)多個(gè)管理部門審核簽字，大量的時(shí)間消耗在審核環(huán)節(jié)。5.無制式合同。在沒有符合醫(yī)院特點(diǎn)的制式合同文本可供參考的情況下，科室在采購和合同談判過程中容易被對(duì)方單位的思路影響，甚至直接使用對(duì)方單位的合同模板，導(dǎo)致合同條款不能有效維護(hù)醫(yī)院權(quán)益。6.缺乏法律專業(yè)支持。醫(yī)院合同種類多樣，要在國家法律法規(guī)和政府政策規(guī)定的框架下簽訂執(zhí)行，需要專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)面廣的法務(wù)人員對(duì)合同條款進(jìn)行全面把關(guān)、及時(shí)解決相關(guān)糾紛。
二、公立醫(yī)院精細(xì)化合同管理模式的建立
1.組織結(jié)構(gòu)。（1）三級(jí)管理、內(nèi)外聯(lián)動(dòng)。一是完善法人治理結(jié)構(gòu)，理事會(huì)負(fù)責(zé)決策醫(yī)院重大事項(xiàng)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分管各職能管理部門，醫(yī)院管理研究室為合同的歸口管理部門。二是聘請(qǐng)知名醫(yī)療行業(yè)律師事務(wù)所高管作為理事會(huì)外部理事，參與醫(yī)院的重大管理決策。合同歸口管理部門聘請(qǐng)律師團(tuán)隊(duì)擔(dān)任常年法律顧問，從事具體的法務(wù)工作。這樣，醫(yī)院內(nèi)部明確了職責(zé)，外部可以獲得多層次、團(tuán)隊(duì)式的法律服務(wù)，從源頭上規(guī)避了法律風(fēng)險(xiǎn)，可以及時(shí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并制定應(yīng)對(duì)預(yù)案，使防控和解決風(fēng)險(xiǎn)成為醫(yī)院的常規(guī)工作。（2）各部門分工明確、專崗專責(zé)。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)下，形成了醫(yī)院管理研究室為合同管理中心，紀(jì)檢、審計(jì)處和財(cái)務(wù)處為監(jiān)督機(jī)構(gòu)，其他職能管理部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)合同事項(xiàng)的權(quán)責(zé)架構(gòu)。醫(yī)院管理研究室設(shè)合同管理專員，對(duì)接各部門和律師；合同主管部門及會(huì)審部門設(shè)合同經(jīng)辦人或?qū)徍藢T，實(shí)行“經(jīng)辦人—主任”二級(jí)審核制。這樣，將責(zé)任落實(shí)到專部專崗，有利于各部門有效配合、相互牽制，提高相關(guān)人員工作責(zé)任心。2.制度建設(shè)。（1）醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度。根據(jù)國家法律和廈門市相關(guān)規(guī)定，出臺(tái)了醫(yī)院《采購管理辦法》《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》和相關(guān)解釋文件，并適時(shí)修訂?！恫少徆芾磙k法》詳細(xì)規(guī)定了采購流程、預(yù)算管理、采購方式的選用、標(biāo)準(zhǔn)采購程序、監(jiān)督檢查等相關(guān)事項(xiàng)；《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》明確規(guī)定了合同的訂立、履行、變更、補(bǔ)充、解除、法律責(zé)任等事項(xiàng)；解釋文件對(duì)采購和合同經(jīng)辦涉及的具體名詞、程序和工作方法等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的解讀和政策提示。（2）常年法律顧問服務(wù)協(xié)議。通過招標(biāo)的方式聘請(qǐng)常年法律顧問，雙方簽訂《常年法律顧問服務(wù)協(xié)議》，約定常年法律顧問對(duì)醫(yī)院提供合同和規(guī)章審改、出具律師意見、參與項(xiàng)目會(huì)議和商務(wù)談判、糾紛及訴訟處理、出具律師函、員工法律培訓(xùn)等服務(wù)。3.合同審核流程。建立“對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同審批流程”，將合同發(fā)起、會(huì)審、流轉(zhuǎn)、審批、修改報(bào)批、簽訂、執(zhí)行等環(huán)節(jié)納入流程管理，尤其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)分值最高的“合同審核”環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)把控[2]。（1）醫(yī)院管理研究室作為合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)四個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的審核：采購程序符合規(guī)定、會(huì)審部門按制度審核、律師按約定審改、合同主管部門按會(huì)審意見執(zhí)行。通過關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控，確保了審批流程滿足醫(yī)院的要求，實(shí)現(xiàn)合同管理的目標(biāo)，即提高合同質(zhì)量、把控醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展、維護(hù)國有資產(chǎn)安全和提高管理水平。（2）財(cái)務(wù)處、審計(jì)處和其他相關(guān)職能部門（如有必要）承擔(dān)了院內(nèi)會(huì)審合同的重要職責(zé)，保證了審核的專業(yè)性、合理性，使具體的合同條款符合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需要。（3）將合同審核與簽訂流程合并，縮短流程線路，減少合同簽訂前的不必要環(huán)節(jié)，提高了管理效率。（4）審計(jì)處、紀(jì)檢監(jiān)察辦公室全面監(jiān)督采購、合同審核和簽訂流程，并根據(jù)需要組織專題審計(jì)，保障合同管理工作滿足合規(guī)性的要求。（5）常年法律顧問從法務(wù)和合規(guī)角度對(duì)合同逐字逐句進(jìn)行審核，保證其專業(yè)性和獨(dú)立性，與合同管理工作的周全性、保密性要求密切結(jié)合。4.財(cái)務(wù)全面預(yù)算和資金收支管理。（1）全面預(yù)算管理是采購和簽訂合同的“總閥”，醫(yī)院財(cái)務(wù)處通過預(yù)算的編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整、考核、決算等工作控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全程，各部門獲批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目可以按醫(yī)院采購和合同管理辦法執(zhí)行，預(yù)算外項(xiàng)目必須經(jīng)相應(yīng)審批流程批準(zhǔn)，對(duì)符合“三重一大”規(guī)定的項(xiàng)目必須經(jīng)醫(yī)院黨政聯(lián)席會(huì)集體討論決策后方可執(zhí)行，從而對(duì)各項(xiàng)目嚴(yán)格把關(guān)、監(jiān)督落實(shí)[3]。（2）資金收支管理是監(jiān)督合同履行的重要手段，醫(yī)院各部門在合同履行過程中，依照合同條款和財(cái)務(wù)審批流程，申報(bào)付款申請(qǐng)并獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將合同、發(fā)票、審批報(bào)告等憑據(jù)送交財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處按財(cái)務(wù)制度和合同條款嚴(yán)格審核其真實(shí)性和合法性后，方可辦理價(jià)款結(jié)算和賬務(wù)處理。5.制式合同庫。醫(yī)院合同雖然數(shù)量多、專業(yè)廣，但總體而言還是可以進(jìn)行區(qū)分。合同歸口管理部門請(qǐng)各專業(yè)部門提供各類型合同過去簽訂的版本，組織財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、其他管理部門（如有必要）、法律顧問會(huì)審，建立制式合同庫。目前已建立制式合同，涉及醫(yī)院運(yùn)營管理及對(duì)外合作的各個(gè)方面。制式合同充分考慮了涉及的法律法規(guī)、雙方的權(quán)利義務(wù)、各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、糾紛解決等內(nèi)容，主管部門與合作方可以就模板進(jìn)行協(xié)商、談判，撰寫具體合同內(nèi)容。制式合同為經(jīng)辦人員提供了充足的談判資源、提高了采購等工作效率，為醫(yī)院避免了大量合同風(fēng)險(xiǎn)，保障了醫(yī)院的合法權(quán)益。6.信息系統(tǒng)OA無紙化審核。充分利用信息化手段，在醫(yī)院OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)開發(fā)電子“對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同審批流程”。各會(huì)審部門能同時(shí)在線審核，方便快捷，提高了審核速度。簽章系統(tǒng)、密鑰系統(tǒng)、防篡改系統(tǒng)的搭配使用，使合同審核過程可有效追溯，審核痕跡和附件可永久保存、無法篡改。同時(shí)，便于建立合同管理大數(shù)據(jù)庫，對(duì)合同管理各節(jié)點(diǎn)、時(shí)點(diǎn)的行為數(shù)據(jù)進(jìn)行大量保存，使精準(zhǔn)管理行為分析成為現(xiàn)實(shí)，可輔助經(jīng)營決策[4]。7.存檔管理。合同編號(hào)及存檔工作是醫(yī)院合同管理的重要環(huán)節(jié)，便于合同的查找、賬目核對(duì)和審查審計(jì)。首先，對(duì)所有合同實(shí)行四級(jí)編號(hào)，即“院區(qū)號(hào)—部門號(hào)—年號(hào)—合同號(hào)”，編號(hào)一經(jīng)確立不可隨意變改；合同發(fā)起部門在歸口管理部門的監(jiān)督下，對(duì)本部門發(fā)起的合同進(jìn)行編號(hào)。其次，存檔工作由各部門各司其責(zé)，發(fā)起部門負(fù)責(zé)從采購到合同簽訂、執(zhí)行的所有文件資料的保管，并且將簽訂合同的紙質(zhì)版送往院辦、財(cái)務(wù)處存檔，廉潔協(xié)議報(bào)紀(jì)檢辦公室存檔，電子掃描版上傳至OA流程永久保存。同時(shí)，合同審核經(jīng)手部門要存儲(chǔ)經(jīng)手環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。
三、公立醫(yī)院精細(xì)化合同管理模式的成效
1.推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)。通過明確組織、健全制度、梳理流程、嚴(yán)格財(cái)務(wù)、實(shí)施模板、使用信息系統(tǒng)和存檔管理，建立了以防范風(fēng)險(xiǎn)管控為核心，歸口部門和責(zé)任部門為主體，監(jiān)督監(jiān)管部門為引導(dǎo)，醫(yī)院內(nèi)部管理為基礎(chǔ)，法律顧問有效服務(wù)為支撐，全業(yè)務(wù)覆蓋、全過程監(jiān)控的公立醫(yī)院合同控制實(shí)施體系，夯實(shí)了醫(yī)院對(duì)業(yè)務(wù)層面的控制，推動(dòng)了內(nèi)控體系的完善。2.保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展。隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，以合同管理為重要組成的醫(yī)院內(nèi)控體系和外部法務(wù)協(xié)助為醫(yī)院發(fā)展提供了強(qiáng)大的支撐。通過預(yù)防、識(shí)別、分析各種風(fēng)險(xiǎn)，制定、實(shí)施相應(yīng)的措施，做好事前防控風(fēng)險(xiǎn)和事中管理風(fēng)險(xiǎn)的工作，提高了醫(yī)院防范和管控經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的能力，保障了醫(yī)院日益活躍的對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。3.穩(wěn)健保全國有資產(chǎn)。精細(xì)化合同管理模式實(shí)施以來，在醫(yī)院合同量持續(xù)增長的背景下，通過對(duì)合作方資質(zhì)、資信、履約能力、權(quán)利義務(wù)、違約條款和糾紛解決等方面進(jìn)行全面的審查和落實(shí)，保證了醫(yī)院利益、國有資產(chǎn)的安全和完整。
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企業(yè)發(fā)展要堅(jiān)持依法治理，健全內(nèi)控機(jī)制，嚴(yán)格合同和法律事務(wù)管理，才能有效防范風(fēng)險(xiǎn)。通過依法依規(guī)地加強(qiáng)企業(yè)合同管理，切實(shí)通過法律手段和內(nèi)控制度，不斷提高企業(yè)合同管理水平，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)利益。
關(guān)鍵詞:
合同管理;合規(guī)體系;風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，平等主體的自然人、法人、其他組織之間民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的發(fā)生、變化和消滅往往是通過契約進(jìn)行的，這是由市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本質(zhì)決定的。所以合同管理是企業(yè)法律事務(wù)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展必須要堅(jiān)持依法治企，健全內(nèi)控，嚴(yán)格合同管理，加強(qiáng)合同履約能力，提升企業(yè)合同管理水平，才能有效地降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
第一，制定合同管理規(guī)章制度，統(tǒng)一歸口管理。通過制定合同管理制度及合同管理企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，全面梳理和優(yōu)化合同管理流程，明確統(tǒng)一合同管理歸口部門。從合同的承辦人員管理、授權(quán)委托、管理職責(zé)、管理流程等多方面，以及審查會(huì)簽、簽訂、變更、解除、履行、歸檔、糾紛處理等各個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化、完善，夯實(shí)合同管理基礎(chǔ)。
第二，實(shí)行合同承辦人員持證上崗制度，加強(qiáng)合同培訓(xùn)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高合同承辦人員的法律意識(shí)與合同簽訂能力。注重在日常工作中合同意識(shí)的培養(yǎng)與強(qiáng)化。分層次有重點(diǎn)對(duì)企業(yè)關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行合同承辦人資格培訓(xùn)，合格的準(zhǔn)予持證上崗。對(duì)于崗位調(diào)整人員也要進(jìn)行合同和法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培養(yǎng)，通過結(jié)合每一次合同的審核、簽訂及履行中事項(xiàng)的處理，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目以及合同履行情況進(jìn)行實(shí)踐培訓(xùn)，提高合同管理與承辦人員合同意識(shí)、法律理解能力、合同承辦能力，為加強(qiáng)合同管理工作發(fā)揮良好的促進(jìn)作用。
第三，制作企業(yè)合同范本，更好的指導(dǎo)合同簽訂工作。為了更好的防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范企業(yè)合同管理，又能夠提高工作效率，企業(yè)法務(wù)工作者可以結(jié)合公司實(shí)際，制定合同范本，包括銷售合同、采購合同、承攬合同、技術(shù)合同等各類常用范本，通過推廣使用可以提高合同簽訂質(zhì)量和審查工作效率，另外也可以再使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)問題，再修訂，再推廣，從而有效提高合同簽訂質(zhì)量。
第四，加強(qiáng)合同檢查，注重合同履行管理。合同簽約后的履行工作與全過程監(jiān)督管理也是合同管理的重點(diǎn)。不僅要狠抓合同的審查與簽訂，更要加注重合同履行的監(jiān)督與檢查，并做好履行中每一環(huán)節(jié)的銜接和規(guī)范。一方面要通過合同履行管理重點(diǎn)檢查、合同履行臺(tái)帳、專項(xiàng)檢查以及不定期的合同抽查等方式，加強(qiáng)各承辦部門合同的履行工作的檢查與指導(dǎo)，不斷敦促和規(guī)范承辦部門合同履行工作。另一方面，要求所有承辦人員及時(shí)完成合同履行信息的記錄，從而更好的保障了合同的履行過程監(jiān)督，促進(jìn)了合同的履行管理，為企業(yè)的經(jīng)營決策和合同監(jiān)控提供了及時(shí)、準(zhǔn)確參考依據(jù)。
第五，嚴(yán)格合同專用印章管理。企業(yè)合同管理如何才能保證審查率達(dá)到100%，如果承辦人員繞開企業(yè)法務(wù)去簽訂合同怎么辦?這就要求企業(yè)法務(wù)必須嚴(yán)格把控合同專用章管理。首先針對(duì)合同印章數(shù)目較多，外借使用頻繁，周期較長，管理難度較大的特點(diǎn)，實(shí)施專人統(tǒng)一管理，沒有法務(wù)人員審批不能蓋章。合同印章要分類管理，分類使用，分別控制，嚴(yán)格合同印章審批和管理，并對(duì)外界使用情況進(jìn)行反饋記錄，杜絕發(fā)生使用合同印章不規(guī)范現(xiàn)象。
第六，注重合同履行過程中證據(jù)資料的保管，及時(shí)完成合同歸檔工作，為依法維權(quán)提供有力保障。合同檔案是是企業(yè)重要的法律檔案，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要憑證和依據(jù)。對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查、分類、建立索引、立卷、歸檔;為了確保合同檔案的完整性、及時(shí)性、有效性，嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于簽訂不及時(shí)或不規(guī)范，印章使用缺失、模糊、不規(guī)范等現(xiàn)象在合同歸檔時(shí)要一律退回重新補(bǔ)充完善。
第七，嚴(yán)把合同審查關(guān)，從源頭杜絕和減少合同法律風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。通過規(guī)范合同的簽訂與審查工作，嚴(yán)格按照流程進(jìn)行評(píng)審，徹底杜絕合同簽訂的隨意性與法律審查的缺失;強(qiáng)化各會(huì)簽人員審查職能和意識(shí)，從源頭把關(guān)，未經(jīng)法律審核的以及未按照法律審查意見修改完畢的一律不予簽訂，以確保簽訂合同法律審查100%，大大降低合同簽訂中的法律風(fēng)險(xiǎn)。
第八，推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)。合同管理工作不僅要有質(zhì)量還要有效率，現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)合同管理工作提出更高的要求，而合同管理工作的信息化能夠提升合同管理工作效益。通過引入合同管理信息系統(tǒng)，可以使合同審批流程更加迅捷，提高審批效率，同時(shí)審批過程在信息系統(tǒng)中留痕處理，能夠有效保留審查會(huì)簽的記錄。另一方面，信息化可以方便合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，便于導(dǎo)出各類數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)營決策提供參考。
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