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檔案數(shù)字化論文范文

時(shí)間:2022-10-11 17:40:48

序論:在您撰寫檔案數(shù)字化論文時(shí),參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。

檔案數(shù)字化論文

第1篇

版權(quán)制度自誕生以來(lái)始終追隨著新技術(shù)的前進(jìn)步伐,數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用并沒(méi)有改變版權(quán)因新技術(shù)的應(yīng)用而不斷擴(kuò)張的趨勢(shì),這使得靠相關(guān)法律理念得以延續(xù)及其補(bǔ)充修正架構(gòu)形成的版權(quán)制度捉襟見(jiàn)肘,許多傳統(tǒng)的法律規(guī)范需要重新認(rèn)識(shí)和界定。由干本文篇幅所限,下面僅就數(shù)字檔案館建設(shè)中涉及的眾多版權(quán)問(wèn)題中的幾個(gè)重要問(wèn)題進(jìn)行闡述。

(一)傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化權(quán)

數(shù)字檔案館不再是孤立分散的物理存在。是相互聯(lián)合、協(xié)作、整體化的,充分實(shí)現(xiàn)資源共享的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系,數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境則提供了實(shí)現(xiàn)廣泛的檔案信息資源共享的條件和可能性。傳統(tǒng)的以印刷,膠片等載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播的起始步驟是對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化,使其具備二進(jìn)制數(shù)字狀態(tài),這就必須明確數(shù)字化權(quán)的權(quán)利歸屬問(wèn)題.

依照版權(quán)法原理,權(quán)利人的財(cái)產(chǎn)權(quán)與作品利用方式是對(duì)應(yīng)的,作品數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是增加了作品的利用方式,這甚至是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的惟一方式和必要條件,所以從保護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益的角度出發(fā),就應(yīng)將數(shù)字化確定為權(quán)利人的一項(xiàng)專有權(quán),1999年12月9日,國(guó)家版權(quán)局了《關(guān)于制作數(shù)字化作品的著作權(quán)規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》),其第二條規(guī)定:“將已有作品制成數(shù)字化作品,無(wú)論已有作品以任何形式表現(xiàn)與固定,都屬于《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法實(shí)施條例》第五條第1款所指的復(fù)制行為?!兑?guī)定》第三條規(guī)定:“除著作權(quán)法另有規(guī)定外,利用受著作權(quán)保護(hù)的他人作品制作數(shù)字化制品,應(yīng)事先取得著作權(quán)人的許可,可以直接向被利用作品的著作權(quán)人取得許可,也可以通過(guò)著作權(quán)集體管理組織取得許可?!?/p>

無(wú)論是我國(guó)舊《著作權(quán)法》還是新《著作權(quán)法》,都沒(méi)有明確規(guī)定權(quán)利人享有的數(shù)字化權(quán),但是按照《規(guī)定》的解釋,數(shù)字化權(quán)被包括在了復(fù)制權(quán)當(dāng)中,按照《著作權(quán)法》第二十二條第8款的規(guī)定,檔案館為了陳列或保存的目的,將以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化無(wú)需取得授權(quán),亦無(wú)需支付報(bào)酬,但除此之外其它目的的對(duì)傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化,都要事先取得權(quán)利人的授權(quán)。

(二)數(shù)字化檔案作品的法律地位

需要明確的問(wèn)題是,檔案館對(duì)以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化后,產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品是否受到版權(quán)法保護(hù)及其權(quán)利歸屬。一件作品要受到版權(quán)法保護(hù),必須同時(shí)具備“獨(dú)創(chuàng)爛”與“有形形式復(fù)制”兩個(gè)基本條件.傳統(tǒng)檔案作品被數(shù)字化,實(shí)際上是將該作品以數(shù)字化代碼形式固定在磁盤或光盤載體上,改變的只是作品的表現(xiàn)和固定形式,作品的獨(dú)創(chuàng)性與可復(fù)制性不會(huì)由于其被轉(zhuǎn)換成數(shù)字編碼形式而喪失掉。所以,對(duì)傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品仍然受到版權(quán)法保護(hù)。2000年11月22日,最高人民法院言判委員會(huì)第1144次會(huì)議通過(guò)了《關(guān)于審理涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)著作權(quán)糾紛案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》(以下簡(jiǎn)稱《解釋》)。其第二條第1款規(guī)定:“受著作權(quán)法保護(hù)的作品,包括著作權(quán)法規(guī)定的各類作品的數(shù)字化形式。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無(wú)法歸于著作權(quán)法第三條列舉的作品范圍,但在藝術(shù)和科學(xué)領(lǐng)域內(nèi)具有獨(dú)創(chuàng)性并能以有形形式復(fù)制的其它智力成果,人民法院應(yīng)予以保護(hù)。

由于作品被數(shù)字化后的獨(dú)創(chuàng)性沒(méi)有發(fā)生變化,不產(chǎn)生新的作品,因此檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后,產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品的版權(quán)屬于原權(quán)利人,而不歸檔案館。當(dāng)然,如果被數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案作品的版權(quán)原本就歸檔案館所有,則數(shù)字化后檔案作品的版權(quán)也自然歸檔案館。另外,數(shù)字檔案館正在利用自己的技術(shù)與人才優(yōu)勢(shì)及網(wǎng)絡(luò)上豐富的檔案信息資源扮演一個(gè)使信息增值的角色。這類增值的檔案作品往往是編纂或編研檔案作品,按照《著作權(quán)法》第十四條的規(guī)定,檔案館在整體上對(duì)其享有版權(quán),但在行使版權(quán)時(shí)不得侵犯作品中包含的原作品的版權(quán)。

(三)信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)

網(wǎng)絡(luò)傳輸與數(shù)字化一樣都是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的新方式,同樣受到權(quán)利人專有權(quán)的控制。檔案館數(shù)字化檔案作品上網(wǎng)傳播必須經(jīng)過(guò)權(quán)利人的授權(quán),這在1996年締結(jié)的《世界知識(shí)產(chǎn)權(quán)組織版權(quán)條約》(WCT)第八條“向公眾傳播的權(quán)利”由有明確的規(guī)定。我國(guó)新《著作權(quán)法》第十條第12款增加了“信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)”,即“以有線或者無(wú)線的方式向公眾提供作品,使公眾在其個(gè)人選定的時(shí)間和地點(diǎn)獲得作品的權(quán)利?!?/p>

信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)法律地位的確立,使權(quán)利人對(duì)作品的傳播方式的專有權(quán)延伸到網(wǎng)絡(luò)空間,并且能直接傳播作品,行使鄰接權(quán)。這對(duì)檔案信息服務(wù)構(gòu)成一種威脅,使檔案館無(wú)法充分利用新技術(shù)為用戶開(kāi)展各種形式的數(shù)字化信息服務(wù)。因?yàn)椴荒軓氖禄诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案作品傳播服務(wù),將使數(shù)字檔案館的功能開(kāi)發(fā)受到全面壓抑。

信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)除了阻止檔案館未經(jīng)授權(quán)上載檔案作品外,還會(huì)對(duì)檔案館開(kāi)展的數(shù)字信息緩存,數(shù)字信息瀏覽等服務(wù)起到負(fù)面影,同時(shí)禁止檔案館未經(jīng)授權(quán)把含有檔案作品的數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)相連,使用戶在其個(gè)人選定的時(shí)間與地點(diǎn)訪問(wèn)并得到這些作品,盡管在這種情況下檔案館并沒(méi)有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳播檔案作品。網(wǎng)絡(luò)傳播沒(méi)有傳統(tǒng)傳播那樣的“權(quán)利窮竭”問(wèn)題,檔案館從網(wǎng)上合法下載檔案作品僅僅是針對(duì)本次下載行為而言的,所形成的復(fù)制件仍然受到權(quán)利人專有權(quán)的控制,未經(jīng)許可不得將其向用戶作新的傳播。

有人認(rèn)為,檔案館取得數(shù)字化權(quán)后,就可以把數(shù)字化后的檔案作品上網(wǎng)傳播。因?yàn)閿?shù)字化和網(wǎng)絡(luò)傳輸都是對(duì)作品的數(shù)字化利用,權(quán)利人既然授權(quán)檔案館對(duì)其作品進(jìn)行數(shù)字化,就會(huì)自然同意將其作品上網(wǎng)傳播。其實(shí)不然,權(quán)利人授予檔案館數(shù)字化權(quán),并不意味著同時(shí)授予了檔案館信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán),檔案館若把以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播。必須先后或同時(shí)向權(quán)利人取得數(shù)字化權(quán)與信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)。

(四)合理使用在數(shù)字檔案館的適用性

合理使用是對(duì)權(quán)利人專有權(quán)行使限制的主要方法,是指在法律允許條件下。不經(jīng)權(quán)利人許可,不付報(bào)酬地使用他人已經(jīng)發(fā)表的作品。各國(guó)著作權(quán)法都針對(duì)檔案館制定有合理使用的條款。比如我國(guó)《著作權(quán)法》第二十二條第8款,另外第1款、第2款、第6款也可適用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,對(duì)傳統(tǒng)的合理使用原則能否得到適用,學(xué)術(shù)界存在不同的看法。WCT則采取了折衷的態(tài)度,其第十條議定聲明規(guī)定:“不言而喻,本條約允許締約國(guó)各方將其依國(guó)內(nèi)法中按《伯爾尼公約》被認(rèn)為可接受的限制和例外繼續(xù)適用,并適當(dāng)?shù)匮由斓綌?shù)字環(huán)境。同樣,這些規(guī)定應(yīng)被理解為允許締約方制定對(duì)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境適宜的新的例外與限制,”這樣,就把傳統(tǒng)的合理使用原則適用于網(wǎng)絡(luò)空間,并給各締約方自行立法規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的合理使用問(wèn)題留下了余地。

為了滿足數(shù)字時(shí)代檔案信息服務(wù)的需要,許多國(guó)家新的立法都對(duì)檔案館合理使用原則作了調(diào)整。比如:1998年美國(guó)頒布了《跨世紀(jì)千年版權(quán)法》(DMCA),對(duì)美國(guó)原《版權(quán)法》第108條關(guān)于檔案館的免責(zé)條款作了修訂。在DMCA之前,美國(guó)《版權(quán)法》第108條只允許檔案館為內(nèi)部使用之目的制作1份仿真復(fù)制件(非數(shù)字化的)。按照修訂的第108條,允許檔案館制作多至3份的、可以是數(shù)字化的復(fù)制件,條件是不得把這些復(fù)制件向檔案館建筑以外的公眾傳播。如果原格式已被淘汰的話,修訂還允許檔案館將作品用新的格式復(fù)制。DMCA第1201條(d)款又規(guī)定檔案館在法定情形下享有“解密權(quán)”:對(duì)相同的復(fù)制件,不能以其他形式合理地獲得的,則對(duì)他人作為商品的作品復(fù)制件,僅為獲得1份復(fù)制件,以便決定是否本法允許從事的活動(dòng),如果對(duì)作品解密,不構(gòu)成侵犯作品的技術(shù)措施權(quán)。1999年,澳大利亞頒布的《版權(quán)法修正案》規(guī)定,檔案館可以將檔案作品上載到網(wǎng)站,但只能為用戶提供作品的屏幕瀏覽(不能輸送到打印機(jī)或軟盤)。

新的《版權(quán)法》對(duì)檔案館合理使用制度的調(diào)整仍不理想。一方面,與版權(quán)擴(kuò)張的總體趨勢(shì)相比,檔案館合理使用的范圍顯得縮小和確定化;另一方面,新的《版權(quán)法》對(duì)合理使用制度的調(diào)整偏重于復(fù)制權(quán),而檔案館對(duì)作品的數(shù)字化利用需要的版權(quán)例外并不僅僅限于復(fù)制權(quán)。法律若不能就檔案館對(duì)數(shù)字化作品的利用做出更加寬泛的例外規(guī)定,檔案館就可能隨時(shí)受到侵權(quán)指控,或在因用戶違法利用檔案行為而引發(fā)的侵權(quán)糾紛中承擔(dān)連帶責(zé)任。

二、數(shù)字革命和檔案館版權(quán)問(wèn)題

版權(quán)制度的宗旨是保護(hù)權(quán)利人(版權(quán)人、鄰接權(quán)人)的合法權(quán)益,營(yíng)造尊重智力成果的社會(huì)氛圍,鼓勵(lì)權(quán)利人創(chuàng)作既多又好的精神產(chǎn)品,還要構(gòu)筑有助于作品傳播利用的法律機(jī)制,促進(jìn)科學(xué)文化事業(yè)的繁榮??墒?,版權(quán)理論中始終存在著如何既保護(hù)權(quán)利人對(duì)作品的獨(dú)占以承認(rèn)其智力勞動(dòng)價(jià)值,又能使作品得以充分造福于社會(huì)的矛盾?;饷艿闹埸c(diǎn)是權(quán)利人與社會(huì)公眾的利益平衡,這是版權(quán)制度的基石。

毫無(wú)疑問(wèn),許多……

三、數(shù)字檔案館建設(shè)中的版權(quán)保護(hù)對(duì)策

鑒于數(shù)字檔案館與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重大關(guān)系,鑒于我國(guó)已經(jīng)加入世界貿(mào)易組織,數(shù)字版權(quán)保護(hù)成為檔案館應(yīng)對(duì)國(guó)際版權(quán)保護(hù)新形勢(shì)挑戰(zhàn)的重要課題。我們有必要以積極的態(tài)度和有效的措施認(rèn)真解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問(wèn)題。

(一)不斷完善版權(quán)制度

數(shù)字檔案館版權(quán)問(wèn)題的解決最終依賴于版權(quán)制度的調(diào)整與完善,不僅包括版權(quán)基礎(chǔ)理論。基本原則的創(chuàng)新,還涉及具體法律規(guī)范的重新界定。其重要問(wèn)題包括:數(shù)字檔案館的法律地位、合理使用在數(shù)字檔案館的完善、法定許可制度和數(shù)字檔案館版權(quán)問(wèn)題的關(guān)系、檔案館的信息存取權(quán)與解密權(quán)、網(wǎng)絡(luò)版權(quán)集體授權(quán)機(jī)制,檔案館的版權(quán)責(zé)任等。

(二)解決《檔案法》與《著作權(quán)法》的沖突問(wèn)題

檔案作品是一種“特殊形式”的作品,受到權(quán)利人“版權(quán)”和檔案館“管理權(quán)”的雙重控制,對(duì)其使用不僅要符合《著作權(quán)法》,還要符合《檔案法》,但是現(xiàn)在《檔案法》和《著作權(quán)法》在檔案的開(kāi)放、公布(相當(dāng)于《著作權(quán)法》上的“發(fā)展”),利用方面的規(guī)定中存在著多處沖突。比如:〈著作權(quán)法〉規(guī)定,發(fā)表權(quán)屬于權(quán)利人。但《檔案法》第二十二條第1款規(guī)定:“屬于國(guó)家所有的檔案,由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布:未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意,任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布?!蹦敲?,檔案作品的發(fā)表權(quán)究竟是屬于權(quán)利人,還是屬于檔案館呢?又比如:《檔案法》第二十一條第2款規(guī)定:“由華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明,可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案,”如果利用的是己經(jīng)發(fā)表過(guò)的檔案作品,上述規(guī)定與《著作權(quán)法》并不沖突;如果利用的是未發(fā)表過(guò)的檔案,按照《著作權(quán)法》的規(guī)定,這種利用應(yīng)該受到權(quán)利人的控制,并非持有合法證明就可以不經(jīng)權(quán)利人授權(quán)而利用(注:檔案館對(duì)檔案作品的“開(kāi)放”并不意味著權(quán)利人同意·發(fā)表·該檔案作品)。《檔案法》和《著作權(quán)法》的交叉與矛盾,有待進(jìn)一步研究。這對(duì)解決數(shù)字檔案館版權(quán)問(wèn)題有著重要意義。

(三)成立檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟

僅僅依靠法律專家和技術(shù)專家來(lái)解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問(wèn)題是不夠的,檔案界要做出自己的努力,為此應(yīng)建立檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟,其任務(wù)包括:開(kāi)展數(shù)字檔案館版權(quán)問(wèn)題的研究,提出規(guī)劃與對(duì)策;運(yùn)用檔案館集體的力量,向立法機(jī)關(guān)反映檔案館的要求;代表檔案館和權(quán)利人談判,維護(hù)檔案館的合法利益;構(gòu)筑檔案館之間的知識(shí)產(chǎn)權(quán)流通機(jī)制;推動(dòng)檔案館保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的經(jīng)驗(yàn)交流,開(kāi)展檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的培訓(xùn)活動(dòng),促進(jìn)檔案館整體知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)水平的提高等。

(四)提高檔案館保護(hù)版權(quán)的自律性

行業(yè)自律,即通過(guò)檔案館采取必要措施來(lái)規(guī)范自己和用戶對(duì)檔案作品的利用行為,達(dá)到保護(hù)版權(quán)的目的。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,檔案館有必要進(jìn)一步提高保護(hù)版權(quán)的自律性,針對(duì)檔案館對(duì)數(shù)字化作品的利用特點(diǎn)制定有效的行為規(guī)范。要在檔案館員中開(kāi)展多媒體技術(shù)。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等新技術(shù)版權(quán)保護(hù)知識(shí)的普及教育,針對(duì)檔案作品數(shù)字化利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格的版權(quán)制度。要在檔案館與權(quán)利人之間建立溝通機(jī)制,增強(qiáng)檔案館保護(hù)版權(quán)的透明度。樹(shù)立保護(hù)版權(quán)的良好社會(huì)形象。檔案館還要對(duì)新的檔案作品利用方式和價(jià)格模式開(kāi)展研究,并予以合理接受,以防止侵權(quán)。

(五)加強(qiáng)對(duì)檔案作品的技術(shù)保護(hù)

技術(shù)手段已經(jīng)被納入了版權(quán)保護(hù)的范疇,因此檔案館可以對(duì)檔案作品保護(hù)提供技術(shù)支持。比如:加密技術(shù)(對(duì)稱加密技術(shù)、非對(duì)稱加密技術(shù))。數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字時(shí)間戳技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻技術(shù)和CA認(rèn)證等。

【參考文獻(xiàn)】

1.張照余:《檔案網(wǎng)站建設(shè)維護(hù)過(guò)程中著作權(quán)的認(rèn)定與保護(hù)》,《檔案學(xué)通訊》,2001年第6期。

2.連志英:《檔案和著作權(quán)保護(hù)》,《檔案》,2000年第2期。

3.薛虹:《網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》,北京,法律出版社,2000年7月第1版。

4.方開(kāi)玉:《論檔案的開(kāi)發(fā)利用和著作權(quán)的合理使用》,《檔案學(xué)通訊》,2000年第6期.

第2篇

(一)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)不全面,觀念落后

城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡(jiǎn)單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來(lái)更高的管理效率和更大的利用價(jià)值。如果對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不全面,對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識(shí);不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會(huì)造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無(wú)法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

(二)基礎(chǔ)條件限制,對(duì)城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響

城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會(huì)受到一定的影響。

(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國(guó)家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對(duì)檔案數(shù)字化工作的。這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。

(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。

(五)安全問(wèn)題直接影響

城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問(wèn)題主要來(lái)源于兩個(gè)方面,其一是加工過(guò)程中對(duì)實(shí)體城建檔案的安全問(wèn)題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。

二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問(wèn)題的對(duì)策

(一)采取措施保障

城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒(méi)有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?;A(chǔ)條件提高的主要方法是通過(guò)城建檔案部門依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會(huì)用戶和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國(guó)家對(duì)城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”?!吨腥A人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí),同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃

1.開(kāi)展館藏城建檔案情況調(diào)研

館藏城建檔案信息調(diào)查是開(kāi)展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對(duì)實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。

2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇

城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開(kāi)展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對(duì)城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個(gè)城建檔案管理軟件開(kāi)發(fā)部門開(kāi)發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場(chǎng)上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?!吨腥A人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)城建檔案數(shù)字化對(duì)象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化?!逼渲械脑瓌t包括:符合國(guó)家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開(kāi)展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。

4.依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國(guó)家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量發(fā)展到T時(shí)代;用戶對(duì)數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會(huì)有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對(duì)具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)

提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開(kāi)展工作之前對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對(duì)不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對(duì)從事城建檔案管理工作多年,特別是對(duì)于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時(shí),注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用能力。針對(duì)他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識(shí),以及數(shù)字化加工過(guò)程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開(kāi)展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯(cuò)誤。同時(shí),加強(qiáng)城建檔案工作安全意識(shí)方面的教育。

6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)重視安全問(wèn)題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過(guò)程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識(shí)。

(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作

城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對(duì)傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開(kāi)展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對(duì)具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來(lái),作為數(shù)字化加工的對(duì)象。

(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度

城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對(duì)下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過(guò)程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表》,登記掃描的頁(yè)數(shù),使實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與城建檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)一致。

(五)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估

城建檔案數(shù)字化工作幵展過(guò)程中,需要對(duì)工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過(guò)檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過(guò)調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開(kāi)展??傮w驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評(píng)估工作是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過(guò)制定評(píng)價(jià)指標(biāo)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過(guò)程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問(wèn)題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡(jiǎn)單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中完善城建檔案著錄信息,是對(duì)城建檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)號(hào)等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫(kù)中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對(duì)城建檔案工作帶來(lái)的更多優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫(kù)管理系統(tǒng)對(duì)信息管理所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)通過(guò)元數(shù)據(jù)對(duì)城建檔案信息進(jìn)行描述??梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來(lái)源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過(guò)主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過(guò)著錄來(lái)描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價(jià)值。特別是對(duì)主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^(guò)主題標(biāo)引可以增加對(duì)城建檔案信息背景的描述,對(duì)用戶的檢索具有特別的意義。

三、結(jié)束

第3篇

(一)需提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蘊(yùn)含量從城建檔案的工作程序以及技術(shù)角度來(lái)看,現(xiàn)在的城建檔案工作以及管理標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有考慮到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)以及未來(lái)發(fā)展,再加上現(xiàn)在很多歸檔城建工程的圖紙以及數(shù)據(jù)資料是通過(guò)光盤、U盤以及磁盤進(jìn)行分類、管理,這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段的城建檔案的分類規(guī)范、檔案整理辦法以及管理標(biāo)準(zhǔn)滿足不了城建檔案日益發(fā)展的需求。而且我國(guó)現(xiàn)仍舊缺乏完善、可靠的城建檔案安全保障體系,所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全程度有待加強(qiáng)。

(二)需加強(qiáng)城建檔案工作的規(guī)范化程度以及標(biāo)準(zhǔn)化程度城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化是檔案工作的數(shù)字化、高科技化的基礎(chǔ)。但是從實(shí)際情況來(lái)看,我國(guó)普遍存在各地的檔案業(yè)務(wù)能力以及發(fā)展程度不均衡,系統(tǒng)軟件缺乏移植性能,檔案著錄沒(méi)有相容性,案卷質(zhì)量、水平較低等問(wèn)題。再加上現(xiàn)在仍舊沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的城建檔案自動(dòng)化管理的標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)已有的自動(dòng)化管理規(guī)范只適用與個(gè)別城市建設(shè)檔案館,不能滿足所有城市建設(shè)檔案館的需求,所以該自動(dòng)化管理規(guī)范得不到推廣以及應(yīng)用,這也就導(dǎo)致了城建檔案數(shù)字化的推廣以及應(yīng)用工作受阻。

(三)需提升相關(guān)工作者的素質(zhì)水平要想實(shí)現(xiàn)、加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化程度,“人”的力量是必不可少的,所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進(jìn)技術(shù),可熟練應(yīng)用專業(yè)知識(shí),同時(shí)還能夠掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)。但是從實(shí)際情況來(lái)看,大部分城建檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員并沒(méi)有專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí),同時(shí)也沒(méi)有能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才,更沒(méi)有不僅能夠建檔,同時(shí)也可以對(duì)信息進(jìn)行處理的高級(jí)復(fù)合型人才。雖然部分城建檔案機(jī)構(gòu)引進(jìn)了現(xiàn)代化的機(jī)械、設(shè)備,但是由于沒(méi)有可以熟練應(yīng)用設(shè)備的人才,導(dǎo)致設(shè)備的作用得不到發(fā)揮,進(jìn)而導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化發(fā)展受阻。

二、優(yōu)化提升城建檔案資料數(shù)字化應(yīng)用的辦法

(一)提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)性提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的完善程度,首先應(yīng)當(dāng)促使城建檔案信息資料數(shù)字化工作更為標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說(shuō),城建檔案信息資料數(shù)字化工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建數(shù)字化城建檔案信息資料的基本前提,是落實(shí)好城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的必要前提,在這角度來(lái)看,城建檔案需具備統(tǒng)一、完善、規(guī)范以及具有可實(shí)施性的操作文件以及標(biāo)準(zhǔn)處理措施,需落實(shí)好城建檔案信息資料數(shù)字化的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。我國(guó)當(dāng)前的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一般可以分為兩部分,也就是數(shù)字化檔案管理以及信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中數(shù)字化檔案管理包含需建立檔案接收標(biāo)準(zhǔn),與相應(yīng)的檔案管理以及具體落實(shí)細(xì)則等;信息化標(biāo)準(zhǔn)包含加強(qiáng)城建檔案信息資料采集、整理,對(duì)城建檔案信息資料進(jìn)行網(wǎng)站式的管理,數(shù)字化建檔需要的格式標(biāo)準(zhǔn),與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現(xiàn)有的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上,不斷地基于實(shí)際對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷的完善,城建檔案信息資料數(shù)字化才能夠得以實(shí)現(xiàn),才可以保證數(shù)字化應(yīng)用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。

(二)提升城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用隊(duì)伍的綜合水平城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用會(huì)涉及到很多的專業(yè)、實(shí)際問(wèn)題以及理論知識(shí),所以只有不斷提升檔案從業(yè)人員的理論專業(yè)知識(shí)水平以及實(shí)踐能力,建立起一支專門進(jìn)行城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用的隊(duì)伍,城建檔案信息資料數(shù)字化才能得以實(shí)現(xiàn)。對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)的教育培訓(xùn),同時(shí)根據(jù)城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的實(shí)際情況,幫助檔案從業(yè)人員不斷積累經(jīng)驗(yàn),以加強(qiáng)城建檔案工作者的檔案信息資料數(shù)字化實(shí)際應(yīng)用能力以及專業(yè)知識(shí)水平。另外城市建設(shè)機(jī)構(gòu)還需要不斷引進(jìn)專業(yè)的人才,引進(jìn)高校對(duì)口的專業(yè)畢業(yè)生,為城建檔案信息資料數(shù)字化管理注入新的血液,內(nèi)外結(jié)合快速提升整個(gè)建設(shè)應(yīng)用隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。

(三)優(yōu)化城建檔案信息資料數(shù)字化技術(shù)的辦法城建檔案信息資料數(shù)字化工作由于涉及各種高新技術(shù),而且也沒(méi)有案例、經(jīng)驗(yàn)可以依靠,所以必須通過(guò)實(shí)踐積累經(jīng)驗(yàn),不斷完善管理系統(tǒng)以對(duì)數(shù)字化城建檔案信息資料技術(shù)進(jìn)行不斷的優(yōu)化。這點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)需要城建檔案的相關(guān)工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術(shù)應(yīng)用等的實(shí)踐應(yīng)用以及相關(guān)知識(shí)理論探析,以不斷提升數(shù)字化城建檔案信息資料的技術(shù)水平。優(yōu)化提升數(shù)字化城建檔案信息資料工作的技術(shù)水平實(shí)質(zhì)上是對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字集成化管理控制,主要是通過(guò)對(duì)檔案資料轉(zhuǎn)變的所有流程進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)控,以促進(jìn)各個(gè)技術(shù)之間更為協(xié)調(diào)。通過(guò)集成多種計(jì)算機(jī)技術(shù),比如說(shuō)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的,對(duì)分散在不同區(qū)域以及載體的檔案資料進(jìn)行集成化管理,使得不同計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用均可以在檔案資料的數(shù)字化應(yīng)用中綜合發(fā)揮出來(lái)。

三、結(jié)語(yǔ)

第4篇

一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個(gè)世紀(jì)90年代后,互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起,帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看,我國(guó)電子政務(wù)經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展,形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施,建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng),正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過(guò)程。以北京市為例,“十五”期間,全市1186種政府業(yè)務(wù),運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種,建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng),50%的政府業(yè)務(wù)通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn);各級(jí)政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用,約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng),超過(guò)90%的政府部門達(dá)到了人均1臺(tái)計(jì)算機(jī),有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動(dòng)化系統(tǒng),其中無(wú)紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展,無(wú)論是政府還是企業(yè)的信息化,都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng),在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容,朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過(guò)程時(shí),正越來(lái)越廣泛地采用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性,要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如,北京市業(yè)已建立了連接各級(jí)政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺(tái),通過(guò)信息交換平臺(tái)和政務(wù)門戶網(wǎng)站,各級(jí)各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如,北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式,通過(guò)綜合的信息化手段,實(shí)現(xiàn)了對(duì)城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如,“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶,正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段,步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段,其中ERP(EnterpriseResourcePlanning,即企業(yè)資源計(jì)劃)最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來(lái)的,目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式,幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營(yíng)資源最佳化為出發(fā)點(diǎn),全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù),并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理,進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合,核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成,建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則,是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作,都是需要深入探討的問(wèn)題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國(guó)家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》,標(biāo)志著我國(guó)的信息化步入了以開(kāi)發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段,這既是信息化向其本源的回歸,也是我國(guó)信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國(guó)家層面來(lái)看,信息資源開(kāi)發(fā)利用,就是借助于信息化手段,為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動(dòng)和諧社會(huì)發(fā)展為目的,形成政府信息資源、社會(huì)信息資源綜合開(kāi)發(fā)利用的局面,同時(shí)推動(dòng)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展,促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開(kāi)發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開(kāi)、重大基礎(chǔ)信息庫(kù)和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會(huì)信息資源開(kāi)發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會(huì)保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開(kāi)發(fā)和利用。同時(shí),國(guó)家將研究制定鼓勵(lì)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策;健全信息資源市場(chǎng)監(jiān)管制度,完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù),提高審批效率,擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍;研究制定政務(wù)信息資源社會(huì)化增值開(kāi)發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法;制定信息資源開(kāi)發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表,優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn);推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),積極開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面,信息資源開(kāi)發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來(lái)講,信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開(kāi)始,信息資源的開(kāi)發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識(shí)的過(guò)程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開(kāi)發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開(kāi)始,在整合的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程,應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問(wèn)題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式,網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理活動(dòng)而言,各類組織運(yùn)行平臺(tái)的變化,給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問(wèn)題,這些問(wèn)題需要我們?nèi)ド钊胨伎?,探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長(zhǎng)久保存和長(zhǎng)期可用問(wèn)題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件,統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同,無(wú)疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來(lái)的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式,主要的問(wèn)題有三個(gè):一是電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題,數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料,都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來(lái)困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問(wèn)題,這包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問(wèn)題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問(wèn)題,數(shù)字化信息的組織是通過(guò)編碼形式完成的,人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)數(shù)字化信息,要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成,因此,數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。綜上所述,電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過(guò)去紙張載體所沒(méi)有的。

歸納起來(lái)講,目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用的途徑主要有如下幾類方法:一是通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類,如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式,方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式,通過(guò)降低電子文件格式種類繁復(fù)性,增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制,以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性,包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語(yǔ)義表示與格式表示,形成不依賴于特定的通用信息存在形式,不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況,如以XML作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法,等等。

為了解決上述問(wèn)題,國(guó)內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先,各國(guó)都傾注力量,制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn),力求把問(wèn)題解決在電子文件的形成階段,達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國(guó)家“數(shù)字化保管動(dòng)議”,通過(guò)建立文件管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,保障電子文件的長(zhǎng)久保存。其次,從數(shù)字檔案的永久性入手,研究具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式,如美國(guó)國(guó)家檔案與文件署(NARA)于1998年開(kāi)始,耗時(shí)6年時(shí)間對(duì)永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三,研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長(zhǎng)久保存問(wèn)題,如荷蘭2000年啟動(dòng)了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目,針對(duì)政府常用的電子文件類型,進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn),評(píng)價(jià)各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四,在我國(guó),通常采用的方式是,檔案部門站在長(zhǎng)久保存的立場(chǎng),通過(guò)歸檔要求的約束,保障電子文件的可靠性,如《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-2-1999)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)等,省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn),如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問(wèn)題

在電子文件數(shù)量快速增長(zhǎng)的同時(shí),其種類也日益豐富,包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁(yè)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣,具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì),因此,這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài),有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中,有些被定期銷毀,有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則,很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問(wèn)題的原因歸納起來(lái)有以下幾種情況:

(1)與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無(wú)關(guān)。長(zhǎng)久以來(lái),人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系,主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程,在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí),把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng),以備今后工作查考?;蛘邔?duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定,判別文件對(duì)形成者的意義大小以及對(duì)社會(huì)的意義大小,在規(guī)定的時(shí)間階段,把分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存,以長(zhǎng)久留存社會(huì)記憶,保障社會(huì)發(fā)展的延續(xù)性。久而久之,文件的檔案化形成了對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性,當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程,或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí),將會(huì)導(dǎo)致電子文件在檔案化過(guò)程中范圍的缺失。比如,電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng),電子郵件也早已成為人們?cè)谶M(jìn)行工作交往時(shí)的基本工具,很多國(guó)家或組織也都制定了電子郵件的管理制度,但電子郵件的檔案化問(wèn)題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài),主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定,不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

(2)非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期,由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個(gè)事項(xiàng),數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同,并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動(dòng)之中,無(wú)法納入到文本文件的管理體系,往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展,使得電子文件的數(shù)量與日俱增,但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對(duì)文本型電子文件的歸檔和收集,對(duì)非文本型數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠,也沒(méi)有切實(shí)可行的檔案化措施。而且,檔案界還存在著一個(gè)概念誤區(qū),認(rèn)為數(shù)據(jù)庫(kù)文件本來(lái)就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),并且處在存儲(chǔ)狀態(tài),沒(méi)有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前,大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù),都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲(chǔ)機(jī)制來(lái)建設(shè)的,從性質(zhì)上來(lái)講,可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”,而且,這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過(guò)程的變化而不斷更新變化的,在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的,往往不能按事項(xiàng)分塊,不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是,這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源,

支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行,絕大多數(shù)具備檔案價(jià)值,如果不盡快建立有效的檔案管理制度,可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。目前,有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu),往往采用簡(jiǎn)單拷貝、累加存儲(chǔ)的方式,或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問(wèn)題。

(3)網(wǎng)頁(yè)類型文件?;ヂ?lián)網(wǎng)的普及,使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國(guó)的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通,建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示,到2005年底,我國(guó)政府域名()注冊(cè)量達(dá)到23752個(gè),政府網(wǎng)站達(dá)到11995個(gè),縣級(jí)以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%,其中部委、省級(jí)、地級(jí)和縣級(jí)政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁(yè)文件的內(nèi)容重復(fù)率高,數(shù)量巨大,各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞,也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問(wèn)題

隨著信息化的深入發(fā)展,各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高,意味著文件的處理、運(yùn)行過(guò)程的雙軌制越來(lái)越趨向于單軌制,這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。但是,在人們的檔案思維中,依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴,充滿了對(duì)電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國(guó)家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中,規(guī)定對(duì)于具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件,要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因,從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代,對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信,對(duì)電子文件是否能夠長(zhǎng)久保存及長(zhǎng)期可用缺乏認(rèn)知。其次,是國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無(wú)紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范,使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國(guó)在內(nèi)的很多國(guó)家,都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律,力求通過(guò)法律的形式,確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件?!峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過(guò)法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證,使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來(lái)講,《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景,以保證電子文件在交互過(guò)程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的,是可以作為證據(jù)使用的,但并沒(méi)有解決電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)解決。

雙套制的另一種情形,是國(guó)內(nèi)的各級(jí)各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用,根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化,以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志,只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像,不解決雙套制的問(wèn)題,是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng),可見(jiàn)它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無(wú)紙化的解決方案,一定不是單純的技術(shù)解決方案,而應(yīng)該是制度化方案。這個(gè)制度化的解決方案,依賴于我國(guó)信息化的發(fā)展程度,取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率,特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無(wú)紙化的全面管理制度,可能包括兩個(gè)層面:檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件(載體的可靠性、信息對(duì)格式的非依賴性)、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對(duì)機(jī)構(gòu)層面,檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來(lái),關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭(zhēng)論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會(huì)活動(dòng)的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行模式,人們需要基于新的社會(huì)運(yùn)行方式,建立新的信息思維,尋找信息運(yùn)動(dòng)新規(guī)律,以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上,更好地進(jìn)行管理。這是這場(chǎng)爭(zhēng)論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì),是如何看待文件運(yùn)動(dòng)的統(tǒng)一性和管理一致性問(wèn)題。“文件生命周期理論”強(qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動(dòng)階段有著不同的運(yùn)動(dòng)特性,強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動(dòng)是一個(gè)整體,文件運(yùn)動(dòng)有著不同的功能軸,文件運(yùn)動(dòng)每一個(gè)時(shí)點(diǎn),都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向,因此,管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對(duì)文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看:第一,文件價(jià)值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀,這與我國(guó)普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦,是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式”。第二,文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則,檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法,即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下,文件分處不同的物理位置,也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三,文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動(dòng)目標(biāo)與過(guò)程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,應(yīng)該說(shuō)“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四,檔案學(xué)是隨著組織知識(shí)的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會(huì)發(fā)展環(huán)境變化的思想,是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來(lái)講,文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個(gè)整體,不必區(qū)別管理,而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然,這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的,其首要目的和價(jià)值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn),如果按照文件的歷史價(jià)值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì),其結(jié)果不僅會(huì)削弱文件的真實(shí)性、客觀性,而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí),無(wú)論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng),隨著時(shí)間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問(wèn)題,在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫(kù),或者是不經(jīng)檔案價(jià)值鑒定,簡(jiǎn)單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫(kù),其信息質(zhì)量根本無(wú)法保證。況且,由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過(guò)程,也絕不能是簡(jiǎn)單的遷移過(guò)程。

作為我國(guó)的檔案工作者,在學(xué)習(xí)國(guó)外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí),不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法,而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下,積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分,構(gòu)建適合我國(guó)的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性,如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求,比如提出元數(shù)據(jù)要求,就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無(wú)法長(zhǎng)久保存。所以,文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國(guó)的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想,就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是,檔案有檔案的價(jià)值取向,對(duì)電子文件的管理要素的控制,不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代,這一點(diǎn)尤為重要。目前,我國(guó)很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是,對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理,有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式,有的采用備份中心的模式,有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系,為各種模式都提供了支持條件。無(wú)論是物理集中,還是邏輯集中,電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過(guò)程。否則,隨著時(shí)間的推移,就會(huì)出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無(wú)論采用何種理論模式作為指導(dǎo),在電子文件運(yùn)動(dòng)整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代,這一點(diǎn)尤為重要。

注釋:

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室:《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室:《北京市“十一五”國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國(guó)信息化發(fā)展報(bào)告》。

④。

⑤archives.gov/。

第5篇

1.城建檔案工作的人力資源薄弱。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示,目前城建檔案管理的工作人員中僅有48%的本科生,相近專業(yè)的高水平人才僅有38.5%,普遍存在學(xué)歷偏低問(wèn)題且數(shù)字化、信息化方面的專業(yè)技術(shù)人才不到3%。這就導(dǎo)致很多城建檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想觀念和整體水平跟不上日新變化的信息時(shí)代的腳步。人力資源缺乏必要的素質(zhì)和活力,直接影響整個(gè)城建檔案數(shù)字化及信息化的進(jìn)程。人手不足,工作量與人員配備不成正比,這必然導(dǎo)致城建檔案工作數(shù)字化及信息化發(fā)展緩慢和滯后,跟不上時(shí)展的步伐,更不能為城市的發(fā)展提供優(yōu)良服務(wù)。

2.實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化及信息化的資金條件不足。在一些不發(fā)達(dá)地區(qū),由于資金條件有限,直接導(dǎo)致城建檔案信息化進(jìn)程中的硬件軟件設(shè)備投入都不足,因?yàn)樵?1世紀(jì)的今天,高配置的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)、掃描儀等設(shè)備室城建檔案建設(shè)中不可或缺的設(shè)備,以及信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)都需要大量的資金支持。而現(xiàn)狀是很多地方在上述設(shè)備的投入中力度不大,沒(méi)有引起管理層的高度重視。

3.城建檔案工作前期準(zhǔn)備工作不充分。前期準(zhǔn)備工作是城建檔案數(shù)字化及信息化的重要基礎(chǔ)和基本前提,而現(xiàn)階段城建檔案的前期準(zhǔn)備工作仍存在一些漏洞和不足之處。尤其是在紙質(zhì)檔案的資料不完善、資料質(zhì)量偏低、保存不安全等方面,城建檔案管理的專業(yè)要求較高,因?yàn)闄n案涉及社會(huì)的各行各業(yè),這就需要擁有較強(qiáng)綜合能力的專業(yè)人員負(fù)責(zé)工作。很多城建檔案部門過(guò)于重視文本文件的資料收集,而忽略了視頻、音頻、圖片等電子文件檔案的收集。

二、實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化及信息化的具體措施

1.著力打造專業(yè)城建檔案建設(shè)人才隊(duì)伍。首先,要構(gòu)建一個(gè)高素質(zhì)水平的人才隊(duì)伍。培養(yǎng)一個(gè)優(yōu)秀的專業(yè)城建檔案建設(shè)人才隊(duì)伍是城建檔案工作的必要條件和前提基礎(chǔ),只有加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)才能使城建檔案工作有效順利的開(kāi)展。其次,要嚴(yán)格要求,科學(xué)管理?!赌贤ㄊ谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》中提到對(duì)于在工作中有“、、”的人員,不僅要給其所在單位和上級(jí)主管行政處分,還要上報(bào)司法部門追求其刑事責(zé)任。這樣嚴(yán)格的要求,不僅利于人員的管理,更利于城建檔案工作的科學(xué)開(kāi)展。再次,要強(qiáng)化人才隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì),提升城建檔案數(shù)字化管理技術(shù)。一是要明確工作范圍,工作職責(zé)。江蘇南通的城建檔案數(shù)字化信息建設(shè)包括城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃、管理中涉及的圖表、文字、圖片、影音聲像、圖紙等多種形式的承載著歷史記錄的檔案資料。二是要提升數(shù)字化、信息化建設(shè)管理水平。

2.相關(guān)部門要加大對(duì)城建檔案工作的資金投入力度。城建檔案數(shù)字化及信息化需要技術(shù)力量和物質(zhì)條件作為支撐,無(wú)論是在優(yōu)秀人才的引進(jìn)和培養(yǎng)、信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā),還是先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)、系統(tǒng)網(wǎng)站的維護(hù)都需要大量資金的支持和維護(hù)。因此,相關(guān)部門首先要對(duì)城建檔案數(shù)字化及信息機(jī)化建設(shè)管理引起重視,要將其納入議事議程并付諸行動(dòng),加大其資金的投入力度。以江蘇某城建檔案館為例,管內(nèi)配置了檔案密集架、底圖柜、聲像檔案防磁柜等檔案裝具,并配備2臺(tái)服務(wù)器,1TB容量的數(shù)字檔案存儲(chǔ)磁盤陣列,25臺(tái)計(jì)算機(jī),20臺(tái)空調(diào),10臺(tái)去濕機(jī),為該市規(guī)劃、建設(shè)、城建執(zhí)法、解決房產(chǎn)糾紛和房改等工作提供了依據(jù)和憑證。

3.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息。目前我國(guó)檔案工作還缺乏一套完整、切實(shí)可行的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則,以此來(lái)保證城建檔案的規(guī)范統(tǒng)一以及完善,從而達(dá)到資源的充分共享和有效利用。

三、結(jié)論

第6篇

(一)高校民生檔案數(shù)字化管理彰顯了服務(wù)師生、以人為本的管理理念。民生檔案是“關(guān)注人的生活品質(zhì)的檔案,在檔案資源的建設(shè)、管理和服務(wù)的過(guò)程中,要以提升學(xué)校師生員工的生活品質(zhì)作為民生檔案工作的價(jià)值導(dǎo)向。”由于以往的檔案管理工作桎梏,檔案管理人員工作態(tài)度不佳,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重物輕人、重領(lǐng)導(dǎo)輕員工、重機(jī)構(gòu)輕個(gè)人的現(xiàn)象,致使師生員工對(duì)檔案館及檔案管理工作人員意見(jiàn)很大。而民生檔案管理工作要堅(jiān)持以師生為本,切實(shí)把師生員工根本利益需求作為檔案工作的初始點(diǎn)。進(jìn)一步實(shí)施民生檔案數(shù)字化管理,可以改善檔案管理人員的工作環(huán)境,減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度,使之能夠更好地關(guān)注師生員工的切實(shí)需要,解決師生員工的各種民生檔案問(wèn)題。

(二)高校民生檔案數(shù)字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數(shù)字化管理需要檔案館要和其他部門進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效溝通和傳遞,只要和其中一個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系,就可以查詢到與之相關(guān)的民生檔案信息。這就解決了當(dāng)前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現(xiàn)實(shí)矛盾。二是實(shí)施高校民生檔案數(shù)字化管理,不僅僅是簡(jiǎn)單地將各種民生檔案目錄實(shí)現(xiàn)電子信息化管理,或是簡(jiǎn)單地講紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成電子文檔或圖片,而是要充分利用信息網(wǎng)絡(luò)媒介,搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺(tái),供師生員工不受時(shí)間、地點(diǎn)限制進(jìn)行自動(dòng)化信息查詢,實(shí)現(xiàn)權(quán)限申請(qǐng)、全文查詢下載功能,從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾,最大限度的滿足師生員工的切實(shí)需要。

二、高校民生檔案數(shù)字化管理的原則

(一)循序漸進(jìn)原則。高校檔案館庫(kù)藏量大,各類民生檔案紛繁復(fù)雜,在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化時(shí),不能一蹴而就,而需要對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面分析,明確檔案資源信息的范圍,以方便服務(wù)廣大師生員工所需為目的,逐步地將保存價(jià)值較高、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。以教師的教學(xué)檔案為例,教師的教學(xué)檔案信息由所授課程名目數(shù)量、教學(xué)學(xué)期和年工作量、教學(xué)評(píng)價(jià)、發(fā)表的研究論文數(shù)量和級(jí)別、承擔(dān)的科研項(xiàng)目等等,這些信息是教師職稱評(píng)定、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、目標(biāo)考核時(shí),評(píng)定機(jī)構(gòu)需要的重要信息來(lái)源。高校民生檔案數(shù)字化管理具有一定的階段性和持續(xù)性,因此檔案管理者循序漸進(jìn),分清輕重緩急,逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

(二)科學(xué)整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關(guān),如果民生檔案丟失或者損壞,將給師生員工帶來(lái)巨大的損失,也會(huì)給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數(shù)字化管理過(guò)程中,要根據(jù)不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率,進(jìn)行科學(xué)的整合,并結(jié)合檔案載體的實(shí)際狀況,選擇適合的管理方式和保存形式。通過(guò)對(duì)教師民生檔案進(jìn)行集中整合,可以分為教師的個(gè)人人事信息檔案、教學(xué)檔案。就教師個(gè)人人事信息檔案來(lái)講,就可以用紙質(zhì)文檔形式進(jìn)行保存,而對(duì)于教師的教學(xué)檔案檔案信息就可以采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。

(三)保密監(jiān)控原則。在高校民生檔案數(shù)字化管理過(guò)程中,雖然系統(tǒng)靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來(lái)了很大的便捷,但是同樣也帶了很大的安全隱患問(wèn)題。因此,在數(shù)字化管理進(jìn)程的始終都應(yīng)該做好保密監(jiān)控工作。在高校民生檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的初始階段,一般會(huì)采用委托外包加工,對(duì)大量的檔案庫(kù)存進(jìn)行集中處理,這時(shí)就需要檔案管理人員參與其中,進(jìn)行全程監(jiān)控,盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建構(gòu)、整理歸檔過(guò)程中,要做好網(wǎng)站的安全保護(hù)措施。通過(guò)殺毒軟件、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、信息加密技術(shù)、用戶身份權(quán)限認(rèn)證等,保障數(shù)字化檔案的安全管理和使用。

三、高校民生檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

(一)做好高校民生檔案數(shù)字化管理的整體規(guī)劃。實(shí)現(xiàn)高校民生檔案數(shù)字化管理僅僅憑借幾臺(tái)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和簡(jiǎn)單的登記掃描,很難達(dá)到數(shù)字化檔案管理和使用的雙重需求。“檔案數(shù)字化是一個(gè)體制化、系統(tǒng)化的過(guò)程,需要建立基本的規(guī)劃,有明確的階段性目標(biāo)和切實(shí)可行的方案。”首先,從學(xué)校層面來(lái)講,要高度重視民生檔案數(shù)字化管理的重要性,做好總體規(guī)劃和布局,保障民生檔案數(shù)字化管理的有效實(shí)施。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將民生檔案數(shù)字化管理納入到數(shù)字化校園建設(shè)的整體布局之中,要充分發(fā)揮民生檔案數(shù)字化管理對(duì)學(xué)校發(fā)展和服務(wù)師生員工的重要作用,在宏觀布局、管理規(guī)劃、各部門之間的協(xié)調(diào)予以統(tǒng)籌與指導(dǎo),在資源分配、資金支持、政策傾斜等方面予以保障。其次,提高檔案館領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)民生檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí),做好相關(guān)工作的布局與安排。高校民生檔案數(shù)字化管理不是一朝一夕的事情,因此,檔案館領(lǐng)導(dǎo)要做好實(shí)施規(guī)劃和工作計(jì)劃,不僅要保證技術(shù)、資金和設(shè)備的支持,還要根據(jù)檔案管理人員的專業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)等合理安排各項(xiàng)工作。

(二)加強(qiáng)建設(shè)高校民生檔案特色資源管理庫(kù)。高校民生檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)就是要提高檔案管理的效率和水平。因此,在進(jìn)行數(shù)字化管理過(guò)程中要根據(jù)高校民生檔案的特性,建立專門針對(duì)高校師生員工工作性質(zhì)和特需要求的民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。比如對(duì)教師教學(xué)科研基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),就可以滿足人事部門在教師職稱評(píng)定時(shí),通過(guò)查詢教師教學(xué)科研檔案庫(kù),就可以知曉申請(qǐng)教師的基本條件,是否達(dá)到晉升的要求,避免了教師奔跑于各個(gè)進(jìn)行登記、證明等繁瑣的程序。對(duì)于高校民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),應(yīng)該從兩個(gè)方面著手:一是要深入調(diào)研,切實(shí)了解校內(nèi)師生員工的切實(shí)需求,以滿足師生員工檔案使用需求,提高師生員工生活工作便利性為基礎(chǔ),建設(shè)行之有效的各類數(shù)據(jù)庫(kù);二是要根據(jù)實(shí)際,結(jié)合學(xué)校發(fā)展規(guī)劃,有計(jì)劃有步驟地建立為各個(gè)部門工作所需的特色資源庫(kù),如教學(xué)名師檔案庫(kù),可將教學(xué)名師的教學(xué)錄像、教學(xué)圖片、教學(xué)大綱、教案等等信息納入到資源庫(kù)內(nèi),為學(xué)校對(duì)外宣傳,申報(bào)更高一級(jí)的項(xiàng)目提供全面的檔案信息資源,從而為學(xué)校節(jié)省了人力和物力資源。

(三)提升高校民生檔案管理隊(duì)伍工作水平。高校民生檔案數(shù)字化管理需要不同載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換,各類數(shù)據(jù)庫(kù)的籌建、檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用、多媒體系統(tǒng)的存儲(chǔ)與利用、檔案信息系統(tǒng)的綜合管理等,在這一系列的過(guò)程中,對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求很高,不僅要具備專業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí),還要熟悉和精通網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件的使用與開(kāi)發(fā)。首先,要組織檔案管理人員熟悉和明確各自負(fù)責(zé)領(lǐng)域的工作環(huán)節(jié)、工作要求以及工作所需的各種素質(zhì)和能力,通過(guò)比照發(fā)現(xiàn)自身的缺點(diǎn)和不足。其次,檔案館領(lǐng)導(dǎo)要組織員工去民生檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí),了解先進(jìn)的管理理念和科學(xué)有效地管理模式。在借鑒外在的成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,探索適合本單位的民生檔案數(shù)字化管理機(jī)制,提升檔案管理水平。最后,要通過(guò)多種渠道提升民生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力,優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。檔案館領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本單位員工的實(shí)際情況,按時(shí)按需選派員工外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn),提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì),同時(shí)也要結(jié)合實(shí)際工作需要,引進(jìn)高素質(zhì)的工作人員,深入優(yōu)化民生檔案管理隊(duì)伍。

第7篇

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化;檔案管理;信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索;載體檔案的數(shù)字化,是檔案信息數(shù)字化的主體對(duì)象,如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化,最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

(一)制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定,要求在開(kāi)展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí),必須制定相應(yīng)健全的管理制度,以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中,一些單位對(duì)制度建設(shè)不重視,使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中,沒(méi)有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為,使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過(guò)程中責(zé)任主體不明,無(wú)章可循。(二)技術(shù)上的不安全因素。1.使用國(guó)外技術(shù)和產(chǎn)品帶來(lái)的安全隱患。目前我國(guó)大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒(méi)有實(shí)現(xiàn)國(guó)產(chǎn)化。我國(guó)數(shù)字化信息管理還處在較低的水平,這些國(guó)外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性,以計(jì)算機(jī)為終端,采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)(管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng))之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對(duì)隔離的狀態(tài),而且設(shè)有必要的防護(hù)措施,但是這樣也無(wú)法完全保證檔案信息的絕對(duì)安全,檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來(lái)的安全隱患。俗話說(shuō):“道高一尺,魔高一丈”,計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題,雖然近年來(lái)我國(guó)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長(zhǎng)足進(jìn)步,但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方,在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。(三)管理人員的因素。無(wú)論是檔案管理還是利用,實(shí)施這個(gè)過(guò)程的主體都是人,而人為的因素有很大的不確定性,這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如,人為的操作失誤,導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密;少部分人員職業(yè)操守欠缺,為私利對(duì)數(shù)據(jù)有意地篡改,將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露;管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等,這些都對(duì)檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

(一)制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定,制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中,要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長(zhǎng),進(jìn)行合理的工作安排,要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明,做到在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍,明確電子文件的管理人員;明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求,對(duì)備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄,備份要有專人管理;明確定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn),指定檢查的人員。(二)提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。(1)應(yīng)提高我國(guó)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率,在核心設(shè)備上可以用國(guó)產(chǎn)替代的,要堅(jiān)決使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備。(2)應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全,建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。(3)對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離,防止外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的非法訪問(wèn)。(4)應(yīng)長(zhǎng)期跟蹤軟件的使用效果,發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞,并按要求配備經(jīng)國(guó)家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。(5)按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范,及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。(6)建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制,包括信息登錄訪問(wèn)控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。(7)在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案?jìng)鬏敯踩刂?,包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。(三)注重管理人員培養(yǎng)。無(wú)論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意:(1)做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)能力。(2)加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí),使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識(shí)。(3)結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn),通過(guò)定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過(guò)程及后期的管理、應(yīng)用中,需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手,以制度的建立健全為綱,以人員管理為主線,以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ),確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站