時(shí)間：2023-11-22 16:31:25
序論：在您撰寫提高檔案工作管理水平時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
在衛(wèi)生事業(yè)飛速發(fā)展的今天，伴隨著《檔案法》的頒布實(shí)施，各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)都重視和加強(qiáng)了檔案管理工作，檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化。但是，在利用檔案的過程中，我們發(fā)現(xiàn)在收集環(huán)節(jié)普遍還存在著一些問題，主要是資料收集不齊全、檔案資料內(nèi)容不完整。對(duì)此，我們采取了多項(xiàng)措施，來有效避免漏洞的出現(xiàn)。
1 建立健全管理制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)
根據(jù)國(guó)家檔案局2006年頒布的8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合我院實(shí)際情況，我們重新制定了歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔辦法和要求，把立卷歸檔工作納入各職能科室和業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍和考核目標(biāo)，下達(dá)歸檔計(jì)劃和歸檔任務(wù)書，并做好監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以確保每年形成的各種文件材料齊全完整，定期歸檔。
對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。因醫(yī)院綜合檔案所涉及的面廣，如科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案等，這些檔案資料的形成沒有規(guī)律性，無法參照其他門類的檔案進(jìn)行有計(jì)劃、有目的收集，收集和管理起來難度較大。而檔案管理人員大多是兼職，常因其他工作較忙而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數(shù)人未經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)掌握較少，管理技能相對(duì)不高。針對(duì)這種情況，我們邀請(qǐng)檔案主管部門的專業(yè)人員進(jìn)行授課和培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行參觀考察，不斷學(xué)習(xí)各兄弟單位的好作法、好經(jīng)驗(yàn)。
2 推進(jìn)檔案收集工作的規(guī)范化
我們?cè)谖募纬呻A段就對(duì)文件結(jié)構(gòu)、紙張規(guī)格、書寫材料和規(guī)則等加以規(guī)范，并對(duì)區(qū)分全宗、分類立卷，劃分檔案保管期限，案卷編目裝訂與排列等一系列工作都推行了標(biāo)準(zhǔn)化，這使我們接收的檔案有了明確具體而統(tǒng)一的質(zhì)量要求。如紅頭文件的形成，我們規(guī)定必須到醫(yī)院辦公室填寫文件簽署單，分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后再發(fā)行。為使全院書寫墨跡統(tǒng)一，我們檔案管理人員到保管室進(jìn)行講解，對(duì)不符合檔案管理要求的墨水不予采購(gòu)。對(duì)不符合要求的檔案，我們采取退回原科室，修改后再上交的辦法。實(shí)施檔案標(biāo)準(zhǔn)化大大改善和提高了歸檔檔案的質(zhì)量，為實(shí)施現(xiàn)代化管理創(chuàng)造了條件。
3 增強(qiáng)工作主動(dòng)性，積極拓寬收集渠道
一、做好電大檔案管理工作的重要性
1.電大檔案管理工作能夠推動(dòng)“科教興國(guó)”的進(jìn)程
隨著“科教興國(guó)”戰(zhàn)略的提出，電大在近些年來不斷的發(fā)展起來。電大的檔案是記錄其發(fā)展過程和發(fā)展成功的重要載體，有著重要的作用，利于今后相關(guān)檔案信息與資料的查找。從全國(guó)范圍來看，電大在各個(gè)省市都有設(shè)置，教育資源分布較為廣泛，其具有配備有教學(xué)經(jīng)驗(yàn)較為豐富的教師隊(duì)伍及現(xiàn)代化的電教設(shè)備，成為推進(jìn)“科教興國(guó)”進(jìn)程的基礎(chǔ)條件。值得一提的是，電大檔案管理工作，涉及到多方面的內(nèi)容，包含電大的具體課程設(shè)置、師資隊(duì)伍水平、多媒體影像資料等，其為電大的進(jìn)一步發(fā)展提供了重要的借鑒資源，這也是實(shí)現(xiàn)“科教興國(guó)”戰(zhàn)略的有力支撐，有著重要的價(jià)值意義。
2.電大檔案管理工作是評(píng)估檢查的重要基礎(chǔ)
在檔案中記載的關(guān)于電大發(fā)展過程中的資料，對(duì)于今后電大改革的決策與管理工作提供了重要的依據(jù)，其檔案資料是最為真實(shí)的歷史記錄。舉例來說，在教學(xué)檔案方面，記錄的是具體的教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)內(nèi)容，并以文字、影像等資料進(jìn)行保存，其是今后教學(xué)改革辦法制定的重要依據(jù)，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的教師提供較為豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)?？梢姡姶蟾黜?xiàng)檔案工作做的如何，將直接影響學(xué)校各方面的發(fā)展。特別是在教學(xué)評(píng)估方面，電大檔案是其衡量標(biāo)準(zhǔn)的重要指標(biāo)，有著基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的作用。
二、提高電大檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策
1.建立健全系統(tǒng)化的管理機(jī)制
眾所周知，電大與一般學(xué)校有著同樣的教育功能，同時(shí)其在為社會(huì)發(fā)展培養(yǎng)與提供復(fù)合型、實(shí)用性人才方面，有著不可替代的作用?？傮w來說，電大的建校時(shí)間不長(zhǎng)，在檔案建設(shè)方面的重視力度不夠，在一定程度上影響了整體的檔案建設(shè)工作。為了使得電大的檔案管理工作做實(shí)做好，首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)新時(shí)期的實(shí)際需要，建立健全相關(guān)的檔案管理機(jī)制，使得各項(xiàng)工作有章可循，進(jìn)而做到進(jìn)一步規(guī)范。具體來說，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”下，應(yīng)當(dāng)在招生計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、課程安排等方面分別制定具有針對(duì)性的檔案管理機(jī)制，以及制定統(tǒng)一的文書處理制度、歸檔范圍、歸檔類目以及檔案利用、服務(wù)等一系列可操作性的規(guī)范化管理制度。通過相關(guān)機(jī)制和制度的制定，使得檔案管理工作更加規(guī)范，相關(guān)的檔案信息系統(tǒng)更加完善，并且能夠真正的發(fā)揮電大檔案的作用。與此同時(shí)，在做好本單位檔案管理的同時(shí)，還需要加強(qiáng)上下級(jí)的聯(lián)系，將相關(guān)的檔案資料進(jìn)行歸檔，并報(bào)上一級(jí)備案。這樣，相關(guān)的檔案資料與信息匯總到上一級(jí)管理單位，其可以得到上級(jí)部門的指導(dǎo)；同時(shí)，上一級(jí)部門也可以根據(jù)所獲得的檔案信息與資料，進(jìn)行更為科學(xué)、合理的統(tǒng)籌，最終最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。
2.增強(qiáng)電大檔案管理水平
一般來說，檔案管理工作是各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，為其今后的發(fā)展提供基礎(chǔ)性的參考數(shù)據(jù)。鑒于此，在電大的檔案管理工作方面，應(yīng)當(dāng)重視其管理水平的提升。首先，針對(duì)當(dāng)前管理方法各異、歸檔不規(guī)范、保管期限不夠明確等問題，應(yīng)當(dāng)制定出科學(xué)、合理的工作辦法，努力做到檔案管理有序進(jìn)行，相關(guān)操作進(jìn)一步規(guī)范。其次，在電大學(xué)校層面，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，建立多功能綜合檔案室。針對(duì)當(dāng)前在學(xué)校范圍內(nèi)存在著檔案多頭管理的現(xiàn)象，建立統(tǒng)一的綜合檔案部門。同時(shí)，確保綜合檔案室建立的資金落實(shí)以及增加相關(guān)的硬件設(shè)備，將多種載體的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。再次，針對(duì)檔案管理工作的特殊性，還要配置專門化的基礎(chǔ)設(shè)施，如防光、防潮、防霉的設(shè)備，并逐步增添去濕等現(xiàn)代化檔案基礎(chǔ)設(shè)施?？梢?，通過在各方面加強(qiáng)電大檔案管理水平的提高，加速了現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)度，能夠促進(jìn)電大檔案管理水平的快速提升，進(jìn)而推動(dòng)電大學(xué)校各個(gè)方面的發(fā)展。
3.擴(kuò)大電大檔案管理與服務(wù)領(lǐng)域
電大，是隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展而來的一種新型學(xué)校。其是通過廣播、電視和文字、音像教材等媒體進(jìn)行遠(yuǎn)程教學(xué)的創(chuàng)新式的高等學(xué)校。在其檔案管理與服務(wù)工作方面，也應(yīng)當(dāng)打破原有的、傳統(tǒng)模式的束縛，不斷擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)方式與方法，積極探索電大檔案管理與服務(wù)工作的新路徑。值得一提的是，電大的檔案管理與服務(wù)工作方面，還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)德育教育功能，在建檔方面加大力氣。舉例來說，可以建立校史室，通過記錄電大學(xué)校初建時(shí)的困難以及發(fā)展到今日的優(yōu)秀成績(jī)，表明電大工作者的艱苦奮斗精神等?？梢?，電大檔案管理與服務(wù)領(lǐng)域的拓展，對(duì)于學(xué)校各方面事業(yè)的發(fā)展，都有著重要的作用。
4.加強(qiáng)電大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
毫無疑問，檔案管理隊(duì)伍水平的高低對(duì)于整體的檔案管理質(zhì)量來說，有種重要的作用。鑒于此，電大學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作。在管理領(lǐng)導(dǎo)方面，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，重視檔案管理，增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，還要成立各級(jí)部門的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)行人員的合理分配。在日常的工作安排中，應(yīng)當(dāng)定期為檔案管理人員提供參加培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)能力與水平，特別是要加強(qiáng)相關(guān)人員的計(jì)算機(jī)信息處理能力。另外，還可以組織檔案管理人員到其他檔案管理工作做得突出的單位走訪與觀摩，學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的優(yōu)秀管理方法與手段，不斷提升現(xiàn)代化管理水平。值得注意的是，從電大學(xué)校角度來說，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)其具有開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神，促進(jìn)電大檔案事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校各個(gè)方面的發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】 檔案管理；認(rèn)識(shí)誤區(qū)；職業(yè)素質(zhì)；工作創(chuàng)新
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性敏感、機(jī)密性較高、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)本單位檔案的管理工作，及時(shí)研究解決本單位檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持。尤其在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實(shí)、高效地記錄和反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)于建立現(xiàn)代化檔案管理體系具有切實(shí)的作用。
一、清除檔案管理工作中的認(rèn)識(shí)誤區(qū)
當(dāng)前，很多人認(rèn)為檔案管理工作無足輕重。殊不知，檔案管理工作是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，科學(xué)有效的檔案管理工作不僅可以推進(jìn)企事業(yè)單位的工作效率，更可以給企事業(yè)單位制定科學(xué)合理的發(fā)展決策提供科學(xué)依據(jù)與參考標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案工作的主要內(nèi)容直接涉及到諸多個(gè)人工作生活中的秘密信息，檔案安全問題也是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。然而，與檔案管理的重要性地位不相適應(yīng)的是，許多領(lǐng)導(dǎo)干部，甚至包括檔案管理人員都未能充分有效的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不需要專業(yè)能力，誰(shuí)都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一種雖然繁瑣但是卻機(jī)械的體力勞動(dòng)。筆者曾采用例證分析的方法，對(duì)檔案管理工作的意義、策略等內(nèi)容給予了深入細(xì)致的調(diào)研。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：許多檔案管理工作人員認(rèn)為，檔案管理工作就是整理整理資料、記錄記錄數(shù)據(jù)而已，并不需要專業(yè)的知識(shí)與技能。事實(shí)上，通過對(duì)比國(guó)外一些發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)可以知道，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作的內(nèi)容與形式也隨之發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。比如，在數(shù)字化的沖擊下檔案管理工作的形式由原先可視記錄識(shí)別型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。而且，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式達(dá)到了現(xiàn)代的知識(shí)管理模式。面對(duì)這些變化，檔案管理工作者需要不斷更新檔案管理工作理念，與時(shí)俱進(jìn)，樹立科學(xué)的檔案管理觀。尤其要注意學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理工作知識(shí)，注意把握檔案管理工作的前沿信息，與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理工作水平。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生。這一理論將檔案從形成到銷毀或?qū)⒁话阈畔⑥D(zhuǎn)化為檔案的過程視做是一個(gè)整體的運(yùn)動(dòng)過程。并認(rèn)為在這一運(yùn)動(dòng)過程中可因檔案價(jià)值形態(tài)的變化劃分為若干個(gè)階段，且不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間也同時(shí)具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案管理工作者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)與借鑒這一理論。并結(jié)合本單位的工作實(shí)際，以創(chuàng)新思維為指導(dǎo)，打造和形成特色的個(gè)性化檔案管理工作理念和方法，以樹立正確的檔案管理觀。
二、提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
由于許多高校的檔案管理工作人員自身對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德以及辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂于奉獻(xiàn)的工作精神等，因而在自己的工作中并沒有積累下扎實(shí)的理論知識(shí)與技能知識(shí)，致使在工作中常常導(dǎo)致嚴(yán)重的工作失誤現(xiàn)象發(fā)生。當(dāng)工作中單位需要利用相關(guān)檔案為制定政策予以相關(guān)信息支持時(shí)，不能適應(yīng)工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，難盡人意。可見，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是當(dāng)前改善檔案管理工作水平的緊要之事?？梢酝ㄟ^以下途徑來解決這一問題，首先是對(duì)現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的實(shí)踐能力；其次是要注意引進(jìn)專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，形成老中青科學(xué)搭配，結(jié)構(gòu)合理的工作隊(duì)伍；最后，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，給予政策與資金保障，采用鼓勵(lì)先進(jìn)、獎(jiǎng)罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。
三、推進(jìn)檔案管理方法更新
目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理質(zhì)量與檔案信息的提供遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要表現(xiàn)為落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用要求，因而應(yīng)當(dāng)采用各種辦法改變這種現(xiàn)狀。
首先，要建立規(guī)范的檔案收集程序，決不允許漠視檔案管理工作，視檔案制形同虛設(shè)的認(rèn)識(shí)產(chǎn)生，更不允許在工作中對(duì)檔案信息想交就交、不想交就不交現(xiàn)象的發(fā)生。明確檔案信息收集考核程序與責(zé)任。
第二，建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個(gè)人，保證對(duì)政策要求必須備案的信息無遺漏無紕漏的登記與備注。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問題出現(xiàn)。
第三，加強(qiáng)檔案綜合管理力度。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室一般都是以一個(gè)班組存在，在開展具體的工作時(shí)，首先要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難。于是，有些部門便自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。有些單位的檔案資料竟然不時(shí)出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，或者是檔案資料借出后難以收回，這些現(xiàn)象都應(yīng)引起重視并應(yīng)認(rèn)真克服。
總之，檔案管理是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員、整合本單位資料信息時(shí)形成的對(duì)個(gè)人信息與專業(yè)資料集中保存的一種制度化的工作，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是彰顯專業(yè)優(yōu)勢(shì)的重要支撐力量。因此，加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢(shì)，為更好地為選拔和使用人才以及更好地推進(jìn)本單位工作進(jìn)程，意義深遠(yuǎn)。
【作者簡(jiǎn)介】
劉維秦(1977-)女，陜西臨潼人，西安文理學(xué)院人事處助理館員.
（上接第82頁(yè)）
模式探索不應(yīng)局限于一種形式，而是采用核心價(jià)值概念下的文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展模式，“漢文化休閑園區(qū)”利用模式。這種模式要對(duì)遺址采用整體性展示方式，對(duì)周圍的非核心遺跡進(jìn)行復(fù)原，來打造遺址的歷史環(huán)境氛圍；在風(fēng)景區(qū)開發(fā)的過程中，將遺址區(qū)作為旅游景區(qū)的一個(gè)景點(diǎn)，在嚴(yán)格保護(hù)的前提下，對(duì)其進(jìn)行展示性開發(fā)。
【參考文獻(xiàn)】
隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深入，醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)取得了極大的進(jìn)步。醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革使得醫(yī)院管理向著現(xiàn)代化的進(jìn)程不斷的加速，結(jié)合現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)。但是醫(yī)院的檔案管理依然存在著一些問題。為了解決醫(yī)院檔案管理中的問題，需要對(duì)醫(yī)院檔案管理的環(huán)境、系統(tǒng)以及服務(wù)等各方面進(jìn)行創(chuàng)新，從而使其更好的服務(wù)于醫(yī)療、科研和教學(xué)等工作。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案； 創(chuàng)新； 水平； 管理
【中圖分類號(hào)】
R181.3+2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1002-3763（2014）08-0303-02
醫(yī)院的檔案管理能夠真實(shí)的反映醫(yī)院的實(shí)踐活動(dòng)，是醫(yī)院在發(fā)展的過程中積累下來的寶貴財(cái)富，主要以文件材料的形式存在于醫(yī)院專門的檔案管理系統(tǒng)中。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的檔案信息資源的管理，不僅對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和現(xiàn)代化建設(shè)極為重要，而且對(duì)記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史有著重要的意義。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深化，及時(shí)的抓住醫(yī)院發(fā)展的機(jī)遇，做好醫(yī)院的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，從而提高醫(yī)院的整體發(fā)展水平。
1 醫(yī)院檔案管理的概念及加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義
1.1 醫(yī)院檔案管理的概念：
醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展工作中形成的重要的資料的記載，不僅是對(duì)醫(yī)院改革和發(fā)展歷程的真實(shí)回顧，也是對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)回顧。
1.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義：
在醫(yī)院的整個(gè)管理體系中，檔案管理占據(jù)著重要的地位，檔案管理承載著醫(yī)院大量的實(shí)踐活動(dòng)和科研成果，具有很強(qiáng)的資證作用。對(duì)醫(yī)院的檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，能夠?yàn)獒t(yī)院的管理和發(fā)展提供重要的信息價(jià)值和工具價(jià)值。完整準(zhǔn)確的檔案信息更加為提高醫(yī)療服務(wù)和科研以及教學(xué)工作的開展等提供了便利，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理對(duì)提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有著重要的作用。
2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題
2.1 檔案認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足：
醫(yī)院的很多工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無關(guān)緊要，醫(yī)院發(fā)展最重要的還是要不斷地提高業(yè)務(wù)水平。其中以醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部為例，他們對(duì)醫(yī)院的檔案管理意識(shí)較為淡薄，認(rèn)為檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中無關(guān)緊要。這顯然是對(duì)檔案管理在醫(yī)院工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，因此醫(yī)院的檔案信息資源利用率低。
2.2 檔案管理制度不健全，對(duì)其檢查監(jiān)督?jīng)]有落實(shí)：
目前為止許多的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，檔案管理十分的滯后?，F(xiàn)實(shí)中許多的醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院會(huì)按照衛(wèi)生部門的要求制定適合本院的較為健全的管理制度和工作人員的相關(guān)工作職責(zé)，但是其中涉及到檔案管理的制度和職責(zé)很少。反映出的是目前的醫(yī)院檔案管理還沒有建立一套完整的科學(xué)和統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。而且更為嚴(yán)重的是沒有將醫(yī)院的檔案管理納入到醫(yī)院的管理目標(biāo)考核的范圍內(nèi)。
2.3 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊：
目前，醫(yī)院的檔案管理人員大多屬于兼職人員，不具備專業(yè)的檔案管理技術(shù)，而且素質(zhì)表現(xiàn)普遍較低，在理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)等方面也是參差不齊，離著現(xiàn)代化科學(xué)管理的目標(biāo)還有很大的差距。檔案管理人員的數(shù)量缺乏，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的熟知度較低，學(xué)歷不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理以及現(xiàn)代化知識(shí)缺乏等都不利于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，而且有可能會(huì)阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)提高檔案管理水平有著重要的意義，只有將檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)水平納入到醫(yī)院的培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃和要求中，才能使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟上時(shí)代的步伐，使其為醫(yī)療衛(wèi)生、科研和教學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。
2.4 檔案管理水平不高，檔案資源利用率較低：
檔案管理水平不高主要表現(xiàn)為：傳統(tǒng)的手工記錄和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不準(zhǔn)確。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中也應(yīng)該應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檢索信息時(shí)才能更加的迅速、便捷和準(zhǔn)確。但是傳統(tǒng)的手工記錄和整理的方式，在進(jìn)行信息檢索時(shí)很費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案資源利用效率較低。
3 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作水平
3.1 管理環(huán)境創(chuàng)新：
管理環(huán)境的創(chuàng)新需要做到以下兩點(diǎn)：
3.1.1 更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念的現(xiàn)代化： 樹立正確的現(xiàn)代化檔案管理理念能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案資源的有效利用和科研以及教學(xué)的創(chuàng)新發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案。為此檔案管理人員應(yīng)該更加努力的去學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新的管理理念，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的手工型的檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。為此，一方面檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)新的管理理念，提高自身素質(zhì)和檔案管理水平；另一方面，廣大的醫(yī)務(wù)人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視對(duì)檔案管理人員的技能和理念的培訓(xùn)。
3.1.2 加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化：
傳統(tǒng)的檔案管理屬于純手工型，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，很難滿足現(xiàn)代化的醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。為此，在現(xiàn)代化管理理念的影響下，應(yīng)該為醫(yī)院的檔案管理投入必要的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和自動(dòng)化管理。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中安裝統(tǒng)一的軟件，并且對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理的水平。
3.2 管理制度創(chuàng)新：
建立完善的規(guī)章制度，規(guī)范管理。建立完善的規(guī)章制度能夠減少檔案管理的隨意性，從而保證檔案管理的健康和可持續(xù)性的發(fā)展。比如制定電子檔案、零散文件的收集歸檔制度；對(duì)檔案管理工作的職責(zé)范圍進(jìn)行明確，檔案管理兼職人員的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人等，可以有效的規(guī)范檔案管理工作。
3.3 服務(wù)工作的創(chuàng)新：
醫(yī)院檔案管理工作開展的最終目的是利用和挖掘其中的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的轉(zhuǎn)變。為此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)該提高工作的主動(dòng)性和積極性，拓寬服務(wù)范圍，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，及時(shí)完整的收集和整理各給信息，豐富醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。
實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，一方面創(chuàng)新檔案信息加工服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案的歷史和經(jīng)濟(jì)等主題性需求越來越多。檔案工作部門應(yīng)該根據(jù)利用者的不同需求，對(duì)已經(jīng)占有的檔案資源進(jìn)行加工和組合，從而使檔案信息資源更加的完備和充實(shí)；另一方面創(chuàng)新提供現(xiàn)行文件的閱讀服務(wù)。檔案館建立現(xiàn)行的文件閱讀服務(wù)能夠有效的推動(dòng)檔案資源的共享。
4 總結(jié)
隨著計(jì)算技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化的管理環(huán)境。只有創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，從而更好的為醫(yī)療、科研和教學(xué)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 王金鳳.醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新之我見[J].科技風(fēng)，2014，15（8）：104-105.
[關(guān)鍵詞]油田企業(yè) 檔案管理 重要性 問題 建議和措施
中圖分類號(hào)：TE326 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）44-0352-01
正文 油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是提高油田工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。只有更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設(shè)發(fā)展中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價(jià)值，才能更好地為油田企業(yè)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和相關(guān)工作服務(wù)。如何做好油田企業(yè)檔案管理工作，也是目前工作中的重點(diǎn)。
一、油田檔案管理的重要性
許多人輕視檔案管理工作，認(rèn)為作用不大，可有可無。實(shí)際上，檔案對(duì)于企業(yè)管理有著舉足輕重的作用，完善、有效的檔案資源能極好地促進(jìn)企業(yè)資源的開發(fā)，可以提供各種有價(jià)值的信息。同時(shí)，企業(yè)檔案也是文化建設(shè)的有機(jī)組成部分，一個(gè)企業(yè)從它創(chuàng)立之初就不斷地積累著企業(yè)檔案，企業(yè)的文化思想忠實(shí)可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中。它不但記錄著企業(yè)產(chǎn)生、發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)的歷史，它還能為企業(yè)文化建設(shè)、生產(chǎn)提供依據(jù)和參考。油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)、開發(fā)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證，記錄著油田發(fā)展的重要?dú)v史階段，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無形資產(chǎn)，是油田勘探開發(fā)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，是油田尋求長(zhǎng)期發(fā)展的保證。因此，我們必須重視油田檔案管理工作，使檔案管理工作在油田勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
二、油田檔案管理工作中的問題
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度還不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要保留好，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發(fā)上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設(shè)，很少有人檢查考核落實(shí)。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2、檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低。這個(gè)問題是我國(guó)檔案管理的普遍問題。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。同樣，油田檔案管理工作表面上也都制定了一定的相關(guān)制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實(shí)中也存在很大問題，結(jié)果導(dǎo)致檔案收集從一開始就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對(duì)于需要?dú)w檔的資料重視程度不夠。在檔案整理的過程中，缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，存在著井號(hào)混亂、類別不清，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問題，查找一個(gè)資料不能準(zhǔn)確及時(shí)，檔案管理輸入以及入庫(kù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響了檔案利用的價(jià)值。
3、缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員。現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。而油田檔案管理人員群體中學(xué)歷一般，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題，在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開展。
4、檔案管理工作不具備自動(dòng)化管理水平的基本要求。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理油田檔案的口號(hào)在油田企業(yè)中已經(jīng)喊了好多年了，但是檔案管理工作仍然沒有取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化管理的要求。很多檔案室的所謂自動(dòng)化設(shè)施僅僅是具備了幾臺(tái)計(jì)算機(jī)，但是檢索方式和錄入方式仍然需要人工進(jìn)行操作。
三、建議和措施
1、油田企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的責(zé)任感，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)各部門檔案管理上的聯(lián)系，從而全面提高檔案的管理工作水平。
2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：
第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。
第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。
第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。
第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3、目前油田企業(yè)嚴(yán)重缺乏檔案管理高級(jí)人才，要提高檔案管理工作水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使檔案管理人員的工作技能全面提升上來。對(duì)員工的培訓(xùn)要具有一定的科學(xué)性，結(jié)合實(shí)際工作案例，為員工講解在工作過程中主要的問題以及類似問題的解決措施，提高員工的愛崗敬業(yè)意識(shí)，增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能等。
4、強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度。要關(guān)心和支持檔案管理工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施， 有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
5、紙質(zhì)檔案與電子檔案共同發(fā)展。增設(shè)電子歸檔系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案管理體制進(jìn)行改革，對(duì)于信息量大又不便于用紙質(zhì)檔案保存的檔案歸檔到電子檔案中，不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，使紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，盡快使檔案管理工作與現(xiàn)代化科技接軌。
6、加強(qiáng)檔案信息的后期利用和學(xué)習(xí)。檔案資源是每個(gè)單位十分寶貴的一筆財(cái)富，加強(qiáng)它的后期利用可以更好地保持檔案工作的生命力與可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，把其中有價(jià)值的部分作為新員工進(jìn)入單位的一堂學(xué)習(xí)課不失為一個(gè)很好的辦法。
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關(guān)鍵詞：檔案管理工作水平 檔案管理制度化、技術(shù)化、安全化 人員綜合素質(zhì)提升
同志在對(duì)檔案工作的指示中曾提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個(gè)新水平。”隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化交流與合作的日益發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，研究檔案管理，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化，努力提升檔案管理工作的水平，是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。對(duì)此，筆者結(jié)合工作實(shí)際，談幾點(diǎn)看法，以期高校檔案管理提升檔次。
一、 應(yīng)提高高校檔案制度化管理水平
規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則。依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔，就要求各級(jí)各類單位依照國(guó)家檔案有關(guān)法律法規(guī)建立健全一系列有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度。比如：《檔案實(shí)體分類法》《檔案管理辦法》《檔案開發(fā)利用管理辦法》《檔案保密制度》《檔案管理人員規(guī)定》《庫(kù)房管理規(guī)定》《聲像檔案保管制度》等等。同時(shí)要努力提高檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)，建立一套系統(tǒng)有序的管理體制。只有增強(qiáng)檔案管理職能部門和人員的責(zé)任意識(shí)，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，把好部門自身關(guān)，才能確保檔案的安全和質(zhì)量。
二、應(yīng)提高高校檔案信息化技術(shù)化管理水平
檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫(kù)，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。實(shí)施科技興檔，檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化替代所有手工抄寫工作，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)，以便為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生服務(wù)，可以大大方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全。從而更好地提高檔案的服務(wù)水平。
為了使管理上檔次，應(yīng)配備密封的檔案密集架或檔案柜、計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備，建立起一個(gè)門類齊全、機(jī)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn)，為學(xué)校和社會(huì)提供有效服務(wù)的高校檔案館。高校檔案館不僅要收集校內(nèi)檔案信息進(jìn)行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟院校的信息資源進(jìn)行加工利用。不但各高校檔案館之間要相互協(xié)作，而且也需要在其外部與高校圖書、情報(bào)等其他信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化上協(xié)調(diào)一致，才能適應(yīng)現(xiàn)代高校檔案工作的社會(huì)功能和高校檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)模。真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化，實(shí)行文件自動(dòng)收集、編目、鑒定等檔案管理工作，使高校檔案管理邁上新的臺(tái)階。
三、 應(yīng)提高高校檔案館的安全化管理水平
1.提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)。檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用等六個(gè)部分。檔案的管理是由人來實(shí)現(xiàn)的，那么檔案的安全保障就要求上至分管檔案館的校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)，下至館內(nèi)各科室負(fù)責(zé)人以及一般管理人員，都應(yīng)高度重視檔案安全管理工作。防范措施可以通過在各科室設(shè)一名安全員，負(fù)責(zé)日常安全工作；對(duì)檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)常性防火、防盜安全教育培訓(xùn)，警鐘長(zhǎng)鳴；嚴(yán)格實(shí)行總控制室值班制度，對(duì)檔案庫(kù)房實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控等采取這些方式加以確保。
2.在保衛(wèi)部門的指導(dǎo)下，具體落實(shí)防盜防火相關(guān)工作措施。加固檔案庫(kù)房、資料室的門窗，安裝技術(shù)防范設(shè)施，防止失竊案件發(fā)生。庫(kù)房配備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長(zhǎng)期有效；嚴(yán)禁在館內(nèi)吸煙和防止易燃易爆、易引鼠的物品；做到人走斷電，切斷庫(kù)內(nèi)電源；定期檢查電器設(shè)備線路安全使用情況，做到及時(shí)維修，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)；加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房建設(shè)要求，加大消防設(shè)備設(shè)置和更新力度，對(duì)消防報(bào)警及控制系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)代化改造，增強(qiáng)防火滅火的能力；在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)煙感、溫感探頭，并與總控制室主計(jì)算機(jī)相連，實(shí)現(xiàn)人工處理和自動(dòng)處理均可的能力；采用氣體滅火的形式，避免采用水或干粉滅火對(duì)檔案產(chǎn)生破壞作用，從而杜絕火災(zāi)隱患。
3.檔案的“八防”科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)措施，也是檔案安全化管理的重要任務(wù)之一。檔案庫(kù)房必須采用密封的檔案密集架或檔案柜存放檔案。采用空調(diào)來調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度以防止霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖。每個(gè)庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有兩處溫濕度傳感器，通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計(jì)算機(jī)相連，對(duì)庫(kù)房溫濕度實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控。每逢雨季到來之時(shí)，要在庫(kù)房?jī)?nèi)放置除濕機(jī)以降低庫(kù)房?jī)?nèi)水分的含量，保證庫(kù)房?jī)?nèi)的相對(duì)濕度。每周使用一次臭氧發(fā)生器，殺滅庫(kù)房?jī)?nèi)的霉菌孢子，達(dá)到凈化空氣的目的?？傊髾n案館在安全防護(hù)和技術(shù)管理方面采用與之相適應(yīng)的國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度，凈化庫(kù)房的空氣（包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體），保證檔案的完整與安全。
4.檔案的保密工作就是要杜絕泄密事件發(fā)生。要做好檔案保管過程中的保密工作，分別是檔案的庫(kù)房管理、檔案的管理、檔案的解密等，檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案館，不得外泄檔案中的秘密，檔案管理人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密要求處理或銷毀。
四、應(yīng)努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；工作水平
學(xué)校教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。下面就如何加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理工作做粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、加強(qiáng)意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)
檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
二、健全制度、規(guī)范管理
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展?！毒C合檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
四、穩(wěn)定干部隊(duì)伍，改善工作條件
要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任（或任命）工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫(kù)房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。
五、完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)
盡管技術(shù)進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊(duì)伍。隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及人事檔案管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。另外，由于人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，因此還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟，以及堅(jiān)定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。
六、強(qiáng)化檔案管理的法規(guī)建設(shè)
檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案管理部門與形成檔案的社會(huì)各個(gè)部門或個(gè)人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。高校黨委、人事及各組織部門領(lǐng)導(dǎo)，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，要根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展對(duì)人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。
七、注重收集，加強(qiáng)管理
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)?；顒?dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。
八、提供服務(wù)，開發(fā)利用
