時(shí)間：2023-11-21 11:13:37
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摘 要：公司成立合同督ёㄏ钚∽椋開展合同管理全過程梳理督導(dǎo)，通過對(duì)各合同承辦部門合同資料情況的地毯式檢查，查找合同管理及合同資料中存在的漏洞和問題，要求各單位對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。通過全過程梳理和目錄式歸檔，規(guī)范了合同全過程管理流程及合同資料填寫標(biāo)準(zhǔn)，明確了合同資料的內(nèi)容及順序，同時(shí)完善了合同檔案管理，提高了合同整體管控水平，建立了一套完整的合同督查、歸檔流程。
一、專業(yè)管理的的目標(biāo)描述
1.1專業(yè)管理的理念或策略
活動(dòng)主要分兩個(gè)階段：第一階段，合同全過程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知，對(duì)合同文本及相關(guān)合同資料的內(nèi)容及填寫標(biāo)準(zhǔn)提出13點(diǎn)要求，確定具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)，各部門按照通知要求在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行自查整改。
第二階段，合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知，要求各合同承辦部門對(duì)整改完畢后的合同及相關(guān)資料，按照合同目錄的要求進(jìn)行全面分類整理和歸檔，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組逐個(gè)部門現(xiàn)場(chǎng)檢查歸檔情況，對(duì)合同歸檔完成較好的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒有按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成歸檔或者沒有按照歸檔要求進(jìn)行歸檔的單位進(jìn)行通報(bào)，并予以績(jī)效考核。
1.2專業(yè)管理的范圍和目標(biāo)
1.2.1 專業(yè)管理的范圍
壽光公司各部門、各單位
1.2.2 專業(yè)管理的目標(biāo)
希望通過本次全面的合同梳理和歸檔，真正明確合同管理流程中各部門的職責(zé)，明確合同文本及相關(guān)合同附件的填寫標(biāo)準(zhǔn)及要求，理順合同資料的順序，通過對(duì)合同的過程管控，加強(qiáng)對(duì)合同訂立依據(jù)及履行依據(jù)的審核，確保各項(xiàng)合同合法、合規(guī)，并通過此次梳理歸檔，對(duì)以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導(dǎo)流程和標(biāo)準(zhǔn)，力爭(zhēng)形成一套合同管理歸檔的長(zhǎng)效機(jī)制。
二、專業(yè)管理的主要做法
2.1主要流程說明
節(jié)點(diǎn)1：成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組
公司成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，由辦公室、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、黨群工作部負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，合同管理涉及的相關(guān)專工做為小組成員。專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)本次合同梳理歸檔活動(dòng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和整體推進(jìn)，負(fù)責(zé)研究決定活動(dòng)重大事項(xiàng)，負(fù)責(zé)對(duì)各單位活動(dòng)開展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和評(píng)價(jià)。
督導(dǎo)范圍：
檢查各合同承辦單位對(duì)外簽訂的合同，主要檢查以下幾種類型合同：
①工程建設(shè)類合同，主要涉及發(fā)展建設(shè)部的基建工程合同、運(yùn)維檢修部的生產(chǎn)技改合同、綜合服務(wù)中心的非生產(chǎn)類小型基建合同，以及營(yíng)銷部的營(yíng)銷項(xiàng)目合同等四種合同。
②買賣類合同，主要涉及各部門的辦公用品買賣合同、辦公設(shè)備買賣合同、食品買賣合同、電腦耗材買賣合同、書籍買賣合同、廢舊物資買賣合同、勞保用品買賣合同、純凈水買賣合同、低值易耗品買賣合同、倉(cāng)儲(chǔ)貨架買賣合同、安全標(biāo)示買賣合同等十一種合同。
③運(yùn)維檢修類合同，主要包括輸、變、配設(shè)施的維修施工合同、安全警示設(shè)施的維修施工合同、信息設(shè)備的維修維護(hù)合同、電能表維護(hù)合同、用電服務(wù)終端的維修維護(hù)合同、監(jiān)控設(shè)備的維修維護(hù)合同等六種合同
④后勤服務(wù)類合同，主要包括房屋租賃合同、車輛維修合同、物業(yè)管理合同、綠化維護(hù)合同、蒸汽供用合同、物業(yè)保潔合同、環(huán)衛(wèi)服務(wù)合同、電梯保養(yǎng)合同、保安服務(wù)合同等九種合同。
⑤各供電所合同，主要包括各所簽訂的辦公用品采購(gòu)合同、低值易耗品采購(gòu)合同、純凈水采購(gòu)合同、電腦耗材采購(gòu)合同、書籍采購(gòu)合同、油料采購(gòu)合同、資料印刷合同、車輛雇傭合同、房屋修繕合同、苗木綠化合同、線路清理合同等十一種合同。
⑥其他類合同，主要包括除上述合同外的技術(shù)服務(wù)類合同、財(cái)務(wù)資產(chǎn)類合同、宣傳與公共關(guān)系類合同、咨詢委托類合同、勞務(wù)服務(wù)類合同等。
節(jié)點(diǎn)2：各單位進(jìn)行合同自查梳理
各單位根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作情況，組織部門內(nèi)各專工對(duì)本部門負(fù)責(zé)的所有合同進(jìn)行全面的梳理，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題自行整改和規(guī)范，自查的重點(diǎn)是合同文本及其附件的規(guī)范性，各項(xiàng)合同支持性材料的完整性，尤其要注意核查合同前端的項(xiàng)目計(jì)劃或申請(qǐng)、招投標(biāo)材料以及合同履行過程中或履行完畢后的驗(yàn)收材料、付款依據(jù)等的合法、合規(guī)性。
節(jié)點(diǎn)3：合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組進(jìn)行督查會(huì)審（此節(jié)點(diǎn)為該流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）
各單位自查整改期限屆滿后，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組開始對(duì)各單位合同及相關(guān)資料進(jìn)行集中會(huì)審，重點(diǎn)檢查合同文本填寫的規(guī)范性、合同臺(tái)賬及合同支持資料的完整性，對(duì)會(huì)審發(fā)現(xiàn)的問題及資料不完整的合同，確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，督促責(zé)任單位限期進(jìn)行整改，整改完畢后專項(xiàng)小組進(jìn)行二次督導(dǎo)。合同督查的具體內(nèi)容主要包括以下幾項(xiàng)：
（1）檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門合同管理工作是否由專人負(fù)責(zé)；
（2）檢查經(jīng)法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門合同在經(jīng)法系統(tǒng)中的上線情況，統(tǒng)計(jì)出各部門“合同上線率”作為排名和考核依據(jù)。
（3）檢查統(tǒng)一文本應(yīng)用率。即各部門在國(guó)家電網(wǎng)公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內(nèi)，簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。
（4）檢查合同授權(quán)情況。檢查授權(quán)辦理方式是否通過經(jīng)法系統(tǒng)完成；授權(quán)委托書內(nèi)容是否合規(guī)；授權(quán)委托書是否載明下列內(nèi)容：授權(quán)委托書編號(hào)；被授權(quán)人的姓名、職務(wù)；授權(quán)委托事項(xiàng)；被授權(quán)人權(quán)利義務(wù)；授權(quán)委托期限；單位印章及法定代表人簽字；簽發(fā)日期。
（5）檢查合同對(duì)方的確定方式是否合規(guī)。
（6）檢查合同承辦部門對(duì)合同對(duì)方的主體信息資料進(jìn)行審查、留存的情況。
（7）檢查經(jīng)法系統(tǒng)中合同名稱錄入是否規(guī)范。合同名稱錄入均應(yīng)采用全稱，并跟紙質(zhì)合同文本保持一致。
（8）檢查合同歸類是否正確。
（9）檢查合同標(biāo)的額錄入是否準(zhǔn)確。合同收、付款方式是否填寫清楚，金額輸入是否準(zhǔn)確，與貨幣單位是否對(duì)應(yīng)；
（10）檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權(quán)限，合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專用印章；
（11）檢查合同履行情況。主要檢查合同是否按照合同條款的約定，按時(shí)、按質(zhì)、按量進(jìn)行履行，也包括合同的變更、解除是否合法合規(guī)，合同履行異常是否及時(shí)報(bào)告等；
（12）檢查合同歸檔情況。合同歸檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：合同簽訂依據(jù)等背景材料；合同談判、簽訂、履行等往來過程中形成的各種資料；合同對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、證明文件等資料；合同審查意見書；合同正本；簽約對(duì)方的授權(quán)委托書原件及我方授權(quán)委托書原件或復(fù)印件（如有）；合同爭(zhēng)議解決的有關(guān)資料（如有）；其他需要?dú)w檔的資料。
（13）檢查合同臺(tái)帳的建立情況。檢查各部門是否有獨(dú)立的合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，同時(shí)檢查合同臺(tái)帳的統(tǒng)計(jì)信息是否完整，合同臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)信息應(yīng)包含有合同承辦部門、合同承辦人、合同編號(hào)、合同名稱、合同對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的額、生效時(shí)間、履行結(jié)束時(shí)間。
節(jié)點(diǎn)4：各單位進(jìn)行合同整改，整改完畢后進(jìn)行“目錄式”歸檔（此節(jié)點(diǎn)為該流程的創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)）
合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組督導(dǎo)會(huì)審結(jié)束后，各單位按照合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組提出的整改要求和完成節(jié)點(diǎn)，對(duì)檢查出的問題進(jìn)行整改，整改完畢后，按照合同歸檔的要求對(duì)合同進(jìn)行全面整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。
要求各合同承辦部門負(fù)責(zé)人親自負(fù)責(zé)合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格按照《合同資料目錄》（見附件1）順序和要求梳理好合同資料，按照公司計(jì)劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。歸檔期限屆滿，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組對(duì)各單位合同歸檔情況進(jìn)行逐一督查，對(duì)存在工作拖沓滯后，到期完不成歸檔任務(wù)，或者對(duì)合同歸檔工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、歸檔質(zhì)量不高、應(yīng)歸未歸等現(xiàn)象的單位落實(shí)績(jī)效考核。
三、評(píng)估與改進(jìn)
3.1評(píng)估效果
通過本次全面的合同梳理、歸檔，對(duì)合同管理中存在的問題和盲區(qū)進(jìn)行了查找和整改，明確了合同文本及合同附件相關(guān)內(nèi)容的填寫規(guī)范和要求，理順了合同資料的順序和形式，通過過程管控，進(jìn)一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性，并對(duì)以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高了合同管控能力，對(duì)有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)有限維護(hù)公司合法權(quán)益意義重大。
3.2專業(yè)管理存在的問題及改進(jìn)方向
合同梳理歸檔工作取得了顯著成效，但是合同督導(dǎo)過程中仍然暴露出不少問題，需要在下一步工作中改進(jìn)提升。
3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機(jī)制。在檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門基本上都沒有建立合同履行監(jiān)督臺(tái)帳。合同履行是合同全過程管理的重要的一環(huán)，是合同訂立的目的和歸宿，合同前期大量的工作就是為了保證合同能夠順利履行，但目前的實(shí)際情況是沒有專門的部門對(duì)合同的后續(xù)履行進(jìn)行監(jiān)督，合同承辦部門也沒有形成自己的合同履行監(jiān)督機(jī)制。合同履行監(jiān)督機(jī)制不健全，往往影響合同履行質(zhì)量，甚至導(dǎo)致合同的目的難以實(shí)現(xiàn)，引發(fā)合同糾紛。
改進(jìn)方向：建立合同履行監(jiān)督機(jī)制，明確合同履行監(jiān)督的主管部門，定期或不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，對(duì)合同履行質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。
3.2.2部分合同沒有留存合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，部分留存的資信資料沒有加蓋對(duì)方公章，授權(quán)資料沒有加蓋法定代表人印鑒。如此則不能夠證明與我方簽訂合同的當(dāng)事人為有效簽約人，存在法律風(fēng)險(xiǎn)，未加蓋兩印（公章和法定代表人印鑒）的授權(quán)委托書應(yīng)該屬于無效授權(quán)。
改進(jìn)方向：簽訂合同時(shí)，應(yīng)該審查合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，明確簽約人的身份和權(quán)力，并留存加蓋對(duì)方單位公章的資信資料復(fù)印件（包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等），留存加蓋對(duì)方公章的法定代表人身份證明書或者兩章齊全（公章和法定代表人印鑒）的授權(quán)委托書。
3.2.3大部分合同作為訂立依據(jù)的招投標(biāo)或比價(jià)資料沒有在合同資料中一并留存。合同的簽約內(nèi)容是根據(jù)招投標(biāo)或比價(jià)結(jié)果確定的，如果合同資料中沒有作為訂立依據(jù)的資料，可能發(fā)生合同內(nèi)容簽訂錯(cuò)誤或混淆的情況。
改進(jìn)方向：招投標(biāo)活動(dòng)作為合同簽訂的前置程序，同時(shí)也是合同的訂立依據(jù)，作為合同全過程管理的一部分必不可少。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)留存能夠說明合同訂立情況的相關(guān)資料或復(fù)印件，作為合同資料的一部分。
3.2.4合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單填寫不完整。表現(xiàn)為合同流轉(zhuǎn)單的合同對(duì)方欄未填寫，合同會(huì)簽單審核只有簽名，沒有審核意見和審核時(shí)間。
改進(jìn)方向：相關(guān)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)填寫完整，并且按照要求規(guī)范填寫。合同會(huì)簽單的審核意見也應(yīng)該寫明“同意”、“不同意”等明確的意見，不能填寫“已閱”“基本同意”等模糊的意見，更不能不填意見；審核時(shí)間應(yīng)為審核當(dāng)天，且必須填寫。
3.2.5部分單位未建立獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳，也沒有確定本部門的合同專責(zé)人。
改進(jìn)方向：各部門可參照公司的“合同審核臺(tái)帳”，建立本部門獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳，并以年度為單位進(jìn)行臺(tái)帳匯總；各部門應(yīng)確定本部門的合同專責(zé)人，統(tǒng)一管理、審核、規(guī)范本部門合同相關(guān)工作。
3.2.6合同存n資料不全，且順序混亂。
改進(jìn)方向議：合同承辦部門為合同歸檔部門，各部門合同專責(zé)人應(yīng)按照《合同資料目錄》的順序?qū)贤瑢?duì)方資質(zhì)審查表、合同對(duì)方資信資料、合同對(duì)方授權(quán)委托資料、招投標(biāo)情況說明資料、合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單、授權(quán)委托書、合同文本等資料。
參考文獻(xiàn)：
[1]曹桂香.工程項(xiàng)目管理的施工合同管控[J].科技風(fēng)，2010（6）.
[2]曹洪滔.要素投入對(duì)企業(yè)創(chuàng)業(yè)績(jī)效的影響[J].科技進(jìn)步與對(duì)策，2015（6）.
關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施
隨著市場(chǎng)主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場(chǎng)交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計(jì)已達(dá)26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問題。下面以中國(guó)聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對(duì)合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購(gòu)合同，有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，需要幾年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長(zhǎng)的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭(zhēng)議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評(píng)價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭(zhēng)議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對(duì)于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對(duì)于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號(hào)排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長(zhǎng)期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長(zhǎng)合同檔案的保管期限。比如，再次采購(gòu)?fù)愋驮O(shè)備或其升級(jí)換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡(jiǎn)單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對(duì)于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號(hào)，插入文件時(shí)將造成編號(hào)的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號(hào)及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號(hào)。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號(hào)的編制規(guī)則，填寫文件編號(hào)時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號(hào)為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號(hào)。
2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設(shè)
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁(yè)掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅?、科技等類型檔案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對(duì)方等。但在編制檔號(hào)時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號(hào)，并在備考表注明參見號(hào)。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對(duì)于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結(jié)語(yǔ)：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來越嚴(yán)格，對(duì)境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：企業(yè)合同；檔案管理；歸類
在我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，人們的維權(quán)意識(shí)也隨之不斷的提高，合同作為人們維權(quán)的重要依據(jù)，也被越來越多的人重視與運(yùn)用。企業(yè)合同的定義是，在一個(gè)企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)某一經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的目的，通過相關(guān)法律條例，由公司法人或相關(guān)負(fù)責(zé)人與其平等的民事個(gè)體之間的共同設(shè)立的及可變更也可以終止的民事的權(quán)力與義務(wù)之間關(guān)系的書面合同。在企業(yè)之中合同檔案是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的，記錄這一項(xiàng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容的重要憑據(jù)就是企業(yè)合同，也是企業(yè)維護(hù)自己權(quán)益的關(guān)鍵憑證，其檔案的歸類管理的重要性不言而喻。
一、合同檔案管理的特點(diǎn)以及其內(nèi)容
近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，其涉及的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目活動(dòng)也越來越多，加上企業(yè)維權(quán)意識(shí)的加強(qiáng)，所產(chǎn)生的合同也日漸增多，要想管理這些合同就要合理化的進(jìn)行歸類存檔，為其能更好的為審閱者更方便快捷的查閱這些資料，收集和整理合同材料就是其重要的一個(gè)前提條件，與此同時(shí)其歸類整理也是其重中之重。就目前而言，合同檔案所采用的方法是在整個(gè)檔案庫(kù)中歸類到文書檔案與科技檔案之中的分散式管理歸類法，這使得查閱有些困難。檔案的管理基本要求按照企業(yè)運(yùn)行情況和其管理方式來制定合同的內(nèi)容。
我國(guó)最早的法律依據(jù)，在現(xiàn)如今更是市場(chǎng)權(quán)益保護(hù)的法律憑據(jù)的重要組成方式，它是具有法律效益的，有明顯的法律特征，有很強(qiáng)的制約性。在合同進(jìn)行的內(nèi)容里面都是根據(jù)相關(guān)法律來進(jìn)行的，否則將會(huì)受到制裁，正因?yàn)檫@種法律制約力使其有有力的憑證。[1]對(duì)于合同的甲乙雙方，合同是重要的法律憑證，使得其在形式之前是受到法律保護(hù)的。規(guī)范的合同是運(yùn)用書面的形式進(jìn)行內(nèi)容擬定，實(shí)行的合同技術(shù)資源的系統(tǒng)和真實(shí)可行的證據(jù)，其中包括：鑒定報(bào)告、責(zé)任書、技術(shù)合約等一系列操作來完成的，再按照當(dāng)事人的要求進(jìn)行擬定。
二、企業(yè)合同檔案中出現(xiàn)的問題
（一）不利于的合同檔案統(tǒng)計(jì)
現(xiàn)如今還有一些企業(yè)，在經(jīng)濟(jì)合同制定的過程中，往往忽視對(duì)對(duì)方的嚴(yán)格審查，輕信一些“熟”人的口頭承諾，僅僅只憑借對(duì)方一個(gè)通知單就進(jìn)行物品的交易，這樣以來對(duì)方一旦失信，就會(huì)引起糾紛，從而影響公司的利益。另外一些企業(yè)雖然擬定的合同，具有一定規(guī)范性，但是其合同內(nèi)容可能會(huì)使用模棱兩可的話，這樣很可能陷入詐騙當(dāng)中。其中關(guān)鍵的就是，這樣口頭和不規(guī)范的合同收集起來相當(dāng)困難，企業(yè)合同文件過于分散，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)查找不清楚和丟失的問題，造成嚴(yán)重的后果，從而使得公司利益受到損害。
（二）企業(yè)合同過于分散
企業(yè)在合同簽訂之后，沒有進(jìn)行合理的檔案規(guī)劃和監(jiān)控措施，導(dǎo)致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表現(xiàn)就是對(duì)要進(jìn)行變更的合同文件沒有及時(shí)處理，合同文件沒有及時(shí)傳送，使得整個(gè)合同檔案管理出現(xiàn)了混亂，歸檔沒有進(jìn)行分類等一系列相關(guān)的問題，從而使得其造成不必要的損失。無論是檔案管理部門或是相關(guān)責(zé)任人都沒有在進(jìn)行關(guān)注，企業(yè)合同的效率不高，其查找困難，有一部分原因是合同的檔案管理沒有進(jìn)行系統(tǒng)的收集和排查，這也正是工作效率不高造成的，這也是其中必要解決的問題。
（三）企業(yè)合同檔案不重視
檔案管理除了在合同的有效期內(nèi)進(jìn)行能對(duì)合同雙方進(jìn)行制約和行事權(quán)力以外，其重要的一點(diǎn)就是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目有效檔案證明，其能在企業(yè)疏通管理流程制定計(jì)劃等一系列的行動(dòng)中為其提供幫助，企業(yè)之間的合同非常有必要的，同時(shí)勞務(wù)合同還能起到抑制員工流失的作用，和維護(hù)員工的勞動(dòng)價(jià)值的重要作用。[2]但是就實(shí)際來說，企業(yè)合同在根本上沒有起到其相關(guān)的作用，無論是員工或是領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)其不是很重視忽略了其本身的意義，使得合同的查閱力不高，因?yàn)槠洳恢匾曀院贤瑱n案的管理一直沒有被整改，還存在著很大的不完整性。
三、企業(yè)合同檔案的歸類管理的必要性解決方案
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，合同越發(fā)的重視起來，企業(yè)合同檔案的歸類管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企業(yè)都是采用分散管理文書檔案中的方法，這就給日常整理文件帶來了非常大的不變，下面是提出相應(yīng)的策略：
（一）合同規(guī)范化
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點(diǎn)可以清楚的知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時(shí)進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。[3]
（二）合同的歸類原則
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個(gè)企業(yè)的不同特點(diǎn)進(jìn)行合同分類管理，其中包括在每一個(gè)檔案分類中對(duì)合同進(jìn)行單獨(dú)分類，建立單獨(dú)的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。
（三）建立合同意識(shí)
各個(gè)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必須重視起來，建立合同確立意識(shí)。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號(hào)，方便查找與保管。
四、總結(jié)
企業(yè)合同檔案的歸類管理是企業(yè)檔案管理中的重中之重，必須要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行合理的規(guī)劃和終結(jié)，找出其中的問題，進(jìn)行相應(yīng)的處理，才能更好的為企業(yè)提供最佳的法律憑證，從基礎(chǔ)的材料收集入手，對(duì)其加強(qiáng)管理，對(duì)每一個(gè)小的環(huán)節(jié)的精細(xì)把控和合理的運(yùn)用都是為了企業(yè)的更好發(fā)展，然而企業(yè)在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天立于不敗之地。
參考文獻(xiàn)：
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一、合同訂立
(一)合同分類。根據(jù)合同性質(zhì)不同，建設(shè)項(xiàng)目合同主要分為以下三類：1.建設(shè)項(xiàng)目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術(shù)服務(wù)合同，包括建設(shè)項(xiàng)目中的勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、中介、技術(shù)咨詢和服務(wù)合同等。3.物項(xiàng)采購(gòu)合同，指設(shè)備、材料、辦公用品等采購(gòu)合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設(shè)項(xiàng)目中，最為重要的檔案就是竣工圖?？⒐D是項(xiàng)目實(shí)體最終真實(shí)情況的具體反映，是今后項(xiàng)目改擴(kuò)建、運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)和憑證。因此，在項(xiàng)目建設(shè)初期，建設(shè)單位首先應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任。具體情況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在施工合同中明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時(shí)，在設(shè)計(jì)合同中，應(yīng)明確因修改增加新圖的責(zé)任，明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)。2.由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，除紙質(zhì)竣工圖外，應(yīng)明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監(jiān)理合同中，應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)竣工圖和竣工資料的審核以及向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。4.物項(xiàng)采購(gòu)合同中，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。針對(duì)非標(biāo)設(shè)備采購(gòu)加工，還應(yīng)約定提交質(zhì)量計(jì)劃、原材料質(zhì)量證明、相應(yīng)人員資質(zhì)、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、竣工圖、完工報(bào)告等。廠家提交歸檔的文件材料應(yīng)約定為原件，確實(shí)無法提供原件的，應(yīng)明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標(biāo)識(shí)或出具有效證明，并說明原件存處。(三)合同審批。為防范風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，必要時(shí)需召開合同評(píng)審會(huì)議。合同審批表、合同會(huì)簽單及合同評(píng)審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號(hào)。為便于合同日常使用和管理，每份合同應(yīng)及時(shí)登記編號(hào)，并在建設(shè)單位計(jì)劃合同或法務(wù)部門予以備案。合同編號(hào)由簽訂合同的年份、承辦部門代號(hào)、合同等級(jí)、合同類別、流水號(hào)等組成。每個(gè)合同編號(hào)是唯一的，流水號(hào)應(yīng)避免斷號(hào)。
二、合同履行
合同履行過程中簽訂的補(bǔ)充協(xié)議、往來重要文件和會(huì)議紀(jì)要等，特別是涉及合同內(nèi)容變化的，應(yīng)及時(shí)收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續(xù)完備。傳真件或其他形式復(fù)印件，需加蓋受控章予以確認(rèn)。對(duì)于設(shè)備采購(gòu)合同，重要設(shè)備的源地驗(yàn)收或到貨開箱時(shí)，必須要有檔案管理人員參加，依據(jù)合同條款，檢查驗(yàn)收設(shè)備隨機(jī)文件、完工報(bào)告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對(duì)于設(shè)備監(jiān)造過程形成的質(zhì)保大綱、質(zhì)量計(jì)劃、不符合項(xiàng)等質(zhì)量記錄等也應(yīng)收集歸檔。對(duì)于技術(shù)服務(wù)合同，合同承辦部門應(yīng)會(huì)同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術(shù)報(bào)告、檢驗(yàn)和測(cè)試記錄等是否符合相關(guān)要求，并及時(shí)完成驗(yàn)收記錄的整理歸檔。對(duì)于施工合同，重點(diǎn)檢查竣工圖編制質(zhì)量和套數(shù)是否符合要求以及施工資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。
三、合同歸檔
(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關(guān)聯(lián)的其他材料,合同相對(duì)方的資信材料,可行性分析報(bào)告,國(guó)家行政機(jī)關(guān)的相關(guān)許可文件,技術(shù)協(xié)議,有關(guān)合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,授權(quán)委托書以及其他相關(guān)憑證的原件。技術(shù)服務(wù)合同中，與履行合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證和技術(shù)評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書和計(jì)劃書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、原始設(shè)計(jì)和工藝文件以及其他技術(shù)文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數(shù)量龐大，劃歸技術(shù)檔案，應(yīng)予以詳細(xì)說明或標(biāo)注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區(qū)分合同類別，按年度（時(shí)間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進(jìn)行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據(jù)合同本身的重要性、合同金額以及合同標(biāo)的物和項(xiàng)目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，也可直接標(biāo)識(shí)具體年限。建設(shè)項(xiàng)目一般投資金額較大，應(yīng)編制一份完整的合同清單放入合同檔案。
四、合同管理的其他環(huán)節(jié)
談判記錄、招投標(biāo)文件和評(píng)標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項(xiàng)目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書、答辯書、判決書、調(diào)解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進(jìn)行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。五、常見問題在以往建設(shè)項(xiàng)目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同文本的規(guī)范性方面還有待進(jìn)一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒有收集授權(quán)委托書。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級(jí)與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數(shù)太少，或因保管不當(dāng)，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術(shù)規(guī)格書、圖紙等技術(shù)資料未同時(shí)收集歸檔，鏈接標(biāo)注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長(zhǎng)或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關(guān)配套文件時(shí)沒有依據(jù)，局面被動(dòng)。
綜上所述，作為建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主方，在合同管理方面，應(yīng)設(shè)置專門崗位，建立科學(xué)合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關(guān)注合同的動(dòng)態(tài)管理與后評(píng)價(jià)工作；在歸檔工作中，堅(jiān)持“通過合同控制加強(qiáng)工程檔案管理”的理念，做好內(nèi)部自身形成文件材料歸檔工作的同時(shí)，對(duì)外部多用合同約束建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)方，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，注重協(xié)調(diào)與溝通，為今后建設(shè)項(xiàng)目管理全面留存更多的依據(jù)憑證，積累更多的寶貴經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。
作者:王繼榮 單位:中國(guó)原子能科學(xué)研究院
參考文獻(xiàn)：
一、專業(yè)管理的的目標(biāo)描述
1.1專業(yè)管理的理念或策略
活動(dòng)主要分兩個(gè)階段：第一階段，合同全過程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知，對(duì)合同文本及相關(guān)合同資料的內(nèi)容及填寫標(biāo)準(zhǔn)提出13點(diǎn)要求，確定具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)，各部門按照通知要求在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行自查整改。
第二階段，合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知，要求各合同承辦部門對(duì)整改完畢后的合同及相關(guān)資料，按照合同目錄的要求進(jìn)行全面分類整理和歸檔，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組逐個(gè)部門現(xiàn)場(chǎng)檢查歸檔情況，對(duì)合同歸檔完成較好的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒有按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成歸檔或者沒有按照歸檔要求進(jìn)行歸檔的單位進(jìn)行通報(bào)，并予以績(jī)效考核。
1.2專業(yè)管理的范圍和目標(biāo)
范圍：壽光公司各部門、各單位。目標(biāo)：希望通過本次全面的合同梳理和歸檔，真正明確合同管理流程中各部門的職責(zé)，明確合同文本及相關(guān)合同附件的填寫標(biāo)準(zhǔn)及要求，理順合同資料的順序，通過對(duì)合同的過程管控，加強(qiáng)對(duì)合同訂立依據(jù)及履行依據(jù)的審核，確保各項(xiàng)合同合法、合規(guī)，并通過此次梳理歸檔，對(duì)以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導(dǎo)流程和標(biāo)準(zhǔn)，力爭(zhēng)形成一套合同管理歸檔的長(zhǎng)效機(jī)制。
二、專業(yè)管理的主要做法
2.1主要流程說明
節(jié)點(diǎn)1：成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組
公司成立合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，由辦公室、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、黨群工作部負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，合同管理涉及的相關(guān)專工做為小組成員。專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)本次合同梳理歸檔活動(dòng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和整體推進(jìn)，負(fù)責(zé)研究決定活動(dòng)重大事項(xiàng)，負(fù)責(zé)對(duì)各單位活動(dòng)開展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和評(píng)價(jià)。
（2）督導(dǎo)范圍：
檢查各合同承辦單位對(duì)外簽訂的合同，主要檢查以下幾種類型合同：
①工程建設(shè)類合同，主要涉及發(fā)展建設(shè)部的基建工程合同、運(yùn)維檢修部的生產(chǎn)技改合同、綜合服務(wù)中心的非生產(chǎn)類小型基建合同，以及營(yíng)銷部的營(yíng)銷項(xiàng)目合同等四種合同。
②買賣類合同，主要涉及各部門的辦公用品買賣合同等十一種合同。
③運(yùn)維檢修類合同，主要包括輸、變、配設(shè)施的維修施工合同等六種合同
④后勤服務(wù)類合同，主要包括房屋租賃合同、車輛維修合同等九種合同。
節(jié)點(diǎn)2：各單位進(jìn)行合同自查梳理
各單位根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作情況，組織部門內(nèi)各專工對(duì)本部門負(fù)責(zé)的所有合同進(jìn)行全面的梳理，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題自行整改和規(guī)范。
節(jié)點(diǎn)3：合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組進(jìn)行督查會(huì)審（此節(jié)點(diǎn)為該流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）
各單位自查整改期限屆滿后，合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組開始對(duì)各單位合同及相關(guān)資料進(jìn)行集中會(huì)審，重點(diǎn)檢查合同文本填寫的規(guī)范性、合同臺(tái)賬及合同支持資料的完整性，對(duì)會(huì)審發(fā)現(xiàn)的問題及資料不完整的合同，確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，督促責(zé)任單位限期進(jìn)行整改，整改完畢后專項(xiàng)小組進(jìn)行二次督導(dǎo)。合同督查的具體內(nèi)容主要包括以下幾項(xiàng)：
（1）檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門合同管理工作是否由專人負(fù)責(zé)；
（2）檢查經(jīng)法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門合同在經(jīng)法系統(tǒng)中的上線情況，統(tǒng)計(jì)出各部門“合同上線率”作為排名和考核依據(jù)。
（3）檢查統(tǒng)一文本應(yīng)用率。即各部門在國(guó)家電網(wǎng)公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內(nèi)，簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。
（4）檢查合同授權(quán)情況。檢查授權(quán)辦理方式是否通過經(jīng)法系統(tǒng)完成；授權(quán)委托書內(nèi)容是否合規(guī)；授權(quán)委托事項(xiàng)；被授權(quán)人權(quán)利義務(wù)；授權(quán)委托期限；單位印章及法定代表人簽字；簽發(fā)日期。
（5）檢查合同對(duì)方的確定方式是否合規(guī)。
（6）檢查合同承辦部門對(duì)合同對(duì)方的主體信息資料進(jìn)行審查、留存的情況。
（7）檢查經(jīng)法系統(tǒng)中合同名稱錄入是否規(guī)范。合同名稱錄入均應(yīng)采用全稱，并跟紙質(zhì)合同文本保持一致。
（8）檢查合同歸類是否正確。
（9）檢查合同標(biāo)的額錄入是否準(zhǔn)確。合同收、付款方式是否填寫清楚，金額輸入是否準(zhǔn)確，與貨幣單位是否對(duì)應(yīng)；
（10）檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權(quán)限，合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專用印章；
節(jié)點(diǎn)4：各單位進(jìn)行合同整改，整改完畢后進(jìn)行“目錄式”歸檔（此節(jié)點(diǎn)為該流程的創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)）
合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組督導(dǎo)會(huì)審結(jié)束后，各單位按照合同督導(dǎo)專項(xiàng)小組提出的整改要求和完成節(jié)點(diǎn)，對(duì)檢查出的問題進(jìn)行整改，整改完畢后，按照合同歸檔的要求對(duì)合同進(jìn)行全面整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。
要求各合同承辦部門負(fù)責(zé)人親自負(fù)責(zé)合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格按照《合同資料目錄》（見附件1）順序和要求梳理好合同資料，按照公司計(jì)劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。
三、評(píng)估與改進(jìn)
3.1評(píng)估效果
通過本次全面的合同梳理、歸檔，對(duì)合同管理中存在的問題和盲區(qū)進(jìn)行了查找和整改，明確了合同文本及合同附件相關(guān)內(nèi)容的填寫規(guī)范和要求，理順了合同資料的順序和形式，通過過程管控，進(jìn)一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性，并對(duì)以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高了合同管控能力，對(duì)有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)有限維護(hù)公司合法權(quán)益意義重大。
3.2R倒芾澩嬖詰奈侍餳案慕方向
合同梳理歸檔工作取得了顯著成效，但是合同督導(dǎo)過程中仍然暴露出不少問題，需要在下一步工作中改進(jìn)提升。
3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機(jī)制。在檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門基本上都沒有建立合同履行監(jiān)督臺(tái)帳。目前的實(shí)際情況是沒有專門的部門對(duì)合同的后續(xù)履行進(jìn)行監(jiān)督，合同承辦部門也沒有形成自己的合同履行監(jiān)督機(jī)制。改進(jìn)方向：建立合同履行監(jiān)督機(jī)制，明確合同履行監(jiān)督的主管部門，定期或不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，對(duì)合同履行質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。
3.2.2部分合同沒有留存合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，部分留存的資信資料沒有加蓋對(duì)方公章，授權(quán)資料沒有加蓋法定代表人印鑒。
改進(jìn)方向：簽訂合同時(shí)，應(yīng)該審查合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，明確簽約人的身份和權(quán)力，并留存加蓋對(duì)方單位公章的資信資料復(fù)印件（包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等）。
3.2.3大部分合同作為訂立依據(jù)的招投標(biāo)或比價(jià)資料沒有在合同資料中一并留存。合同的簽約內(nèi)容是根據(jù)招投標(biāo)或比價(jià)結(jié)果確定的，如果合同資料中沒有作為訂立依據(jù)的資料，可能發(fā)生合同內(nèi)容簽訂錯(cuò)誤或混淆的情況。
改進(jìn)方向：招投標(biāo)活動(dòng)作為合同簽訂的前置程序，同時(shí)也是合同的訂立依據(jù)，作為合同全過程管理的一部分必不可少。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)留存能夠說明合同訂立情況的相關(guān)資料或復(fù)印件，作為合同資料的一部分。
3.2.4合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單填寫不完整。表現(xiàn)為合同流轉(zhuǎn)單的合同對(duì)方欄未填寫，合同會(huì)簽單審核只有簽名，沒有審核意見和審核時(shí)間。
改進(jìn)方向：相關(guān)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)填寫完整，并且按照要求規(guī)范填寫。合同會(huì)簽單的審核意見也應(yīng)該寫明“同意”、“不同意”等明確的意見，不能填寫“已閱”“基本同意”等模糊的意見，更不能不填意見；審核時(shí)間應(yīng)為審核當(dāng)天，且必須填寫。
3.2.5部分單位未建立獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳，也沒有確定本部門的合同專責(zé)人。改進(jìn)方向：各部門可參照公司的“合同審核臺(tái)帳”，建立本部門獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳，并以年度為單位進(jìn)行臺(tái)帳匯總，統(tǒng)一管理、審核、規(guī)范本部門合同相關(guān)工作。
賀州供電局通過“引進(jìn)”和“吸收”兩個(gè)步驟逐步建立合同范本體系。對(duì)于公司推廣使用的合同范本則直接納入范本體系，而對(duì)于沒有推廣要求但公司本部或其他供電局在使用的合同，以及政府主管部門編制的合同，則結(jié)合該局實(shí)際，經(jīng)業(yè)務(wù)歸口、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律等部門審核通過后納入范本體系。至今，該局已建立48個(gè)合同范本。這些范本廣泛應(yīng)用于起草合同，大大提高了合同文本質(zhì)量和起草效率，為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)建立了基礎(chǔ)。在合同履行階段，通過抽查的方式加強(qiáng)合同履行管控，發(fā)現(xiàn)未按照約定履行的合同，則采取通報(bào)的方式要求相關(guān)人員予以整改，情節(jié)嚴(yán)重的則按照績(jī)效管理要求考核相關(guān)責(zé)任人員。
二、引進(jìn)會(huì)商機(jī)制強(qiáng)化管理銜接
合同管理涉及的部門多、業(yè)務(wù)廣，需要多個(gè)部門步調(diào)一致才能實(shí)現(xiàn)管理銜接。該局從廣東江門供電局引進(jìn)合同會(huì)商機(jī)制，定期組織相關(guān)部門討論解決合同管理問題。至今，該局已組織相關(guān)部門進(jìn)行7次會(huì)商，有效解決了合同資料歸檔、采購(gòu)與合同簽訂銜接、合同辦理時(shí)間跟蹤等問題。同時(shí)，采取法律歸口部門和采購(gòu)部門聯(lián)合開展培訓(xùn)、邀請(qǐng)審計(jì)部門開展專題講座的方式，加強(qiáng)合同相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)調(diào)，努力實(shí)現(xiàn)管理“無盲點(diǎn)”、“無死角”。
三、開展歸檔檢查探索全程管理
【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法
人和法人之間簽訂的以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
一、合同檔案建立的必要性
著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國(guó)際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。
二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容
（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭(zhēng)議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對(duì)合同檔案的分類首先離不開對(duì)合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長(zhǎng)期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。
三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議
（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作。或者實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營(yíng)造良好的信息管理氛圍。
四、結(jié)語(yǔ)
在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。
【參考文獻(xiàn)】
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