時間：2023-10-30 10:29:20
序論：在您撰寫人事檔案托管時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
1,辭職辭退人員工作身份認定;
2,出具政審等相關(guān)證明材料;
3,出具申請辦理計劃生育指標證明;
4,集體戶口掛靠和戶口遷入遷出;
5,轉(zhuǎn)正定級,各類專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)資格考評;
6,為單位接收的大中專畢業(yè)生加蓋主管部門印章;
7,代繳社會統(tǒng)籌保險,退休手續(xù)辦理;
8,人事關(guān)系轉(zhuǎn)接,人事檔案整理存放;
9,黨員組織關(guān)系接轉(zhuǎn);
10,人員素質(zhì)測評;
11,其他人事業(yè)務和人事管理工作.
雙方責任及義務
1,甲乙雙方要嚴格按照國家,省,市有關(guān)政策規(guī)定,認真履行本協(xié)議規(guī)定的各項條款.
2,甲乙在服務期間要向乙方通報,解釋國家的有關(guān)人事制度和政策規(guī)定.
3,乙方應及時向甲方提供人事檔案托管所需的有關(guān)證明和材料,包括:
(1)在工商行政部門注冊及變更情況.
(2)托管人員的人事關(guān)系,檔案及聘用(勞動)合同或協(xié)議.
(3)按檔案管理規(guī)定必須存入檔案材料.
(4)辦理其他人事業(yè)務所需的資料.
4,甲方若不按本協(xié)議書的規(guī)定辦理人事業(yè)務,乙方有權(quán)拒絕付費或要求甲方退款.
5,乙方若不按本協(xié)議的規(guī)定交納人事檔案管理費,甲方有權(quán)停止對乙方的人事業(yè)務服務.
服務費及標準
1,雙方必須明確人事檔案管理費的繳費形式(單位,個人).人事檔案托管協(xié)議書已經(jīng)簽訂,乙方需繳納一定數(shù)額的人事檔案管理費,以后每年結(jié)算一次.
2,人事業(yè)務委托的各項收費均按國家,省,市規(guī)定的標準收取.
其他事宜
1,乙方對委托管理的人員解除聘用合同或協(xié)議,應在15日內(nèi)持有關(guān)證明,辦理該人員檔案轉(zhuǎn)存或調(diào)出手續(xù).
2,乙方因停業(yè)破產(chǎn)改制分立合并等原因被注銷營業(yè)執(zhí)照,應在1個月內(nèi)辦理解除本協(xié)議手續(xù),并妥善處理委托人員人事關(guān)系和檔案.
3,本協(xié)議一式2份,甲乙雙方各一份,自雙方簽字蓋章之日起生效.
4,本協(xié)議未盡事宜,可由甲乙雙方簽訂補充條款,補充條款與本協(xié)議具有同等效力.
補充條款:
甲方代表(蓋章) 乙方代表(蓋章)
一、 甲方受乙方委托，將其聘用的__________人事檔案存入甲方。
二、 甲方管理責任
1．負責辦理人事檔案接收手續(xù)，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調(diào)出甲方時按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關(guān)系后，檔案不得在北京市內(nèi)調(diào)轉(zhuǎn)，其檔案須轉(zhuǎn)回原籍人才服務機構(gòu)或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。
2．保管人事檔案，負責向有關(guān)組織、單位出具檔案中已記載的材料。
3．負責按檔案記載以及國家和北京市有關(guān)規(guī)定為乙方提供相關(guān)人事服務和管理。
4．甲方在未得到乙方的書面通知時，不得應存檔個人要求改變存檔合同、調(diào)轉(zhuǎn)人事檔案或出具有關(guān)人事證明。
5．甲方不負責其它管理及保險責任。
三、 乙方管理責任
1．應按國家有關(guān)規(guī)定為存檔人員辦理各項社會保險。
2．負責收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時交甲方歸檔。
3．乙方對聘用的應屆大中專畢業(yè)生在見習期（一年）滿后應及時到甲方領(lǐng)取轉(zhuǎn)正定級表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)。
4．存檔個人到甲方辦理各種手續(xù)時，乙方應為其向甲方出具介紹信。
5．乙方應按甲乙雙方協(xié)議規(guī)定支付人事費。如發(fā)生欠費，須在甲方提供相關(guān)服務或檔案要求轉(zhuǎn)出時補齊費用。
6．乙方與存檔個人解除聘用關(guān)系后，乙方應在一個月內(nèi)，按甲方規(guī)定的書面格式通知甲方，同時出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費繳納截至時間。
四、 本合同自雙方簽字之日起生效。
五、 本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。
甲方：_________________
（簽字蓋章）
乙方：_________________
（簽字蓋章）
_______年_____月_____日
編號：
甲方：
乙方：
根據(jù)根椐《句容市人事實施意見》[市政府句政發(fā)〔20xx〕71號通知轉(zhuǎn)發(fā)]，甲方受乙方委托保管丙方的人事關(guān)系及人事檔案，三方訂立合同如下：
一、委托保管期從 年 月 日起至 年 月 日止。
二、委托保管期間，丙方的工資福利、病殘傷亡等事宜，由乙方與丙方以合同協(xié)議確定。乙方與丙方應按規(guī)定繳納丙方的養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療等保險以及住房公積金。
三、委托保管期間，被代管人個人身份不變。有關(guān)工齡計算、轉(zhuǎn)正定級、檔案工資調(diào)整、申報專業(yè)技術(shù)職務、年報統(tǒng)計、出國（境）政審及失業(yè)、養(yǎng)老保險等事宜，由甲方依據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理。
四、甲方與丙方不存在隸屬關(guān)系。丙方的一切法律行為甲方概不負責。
五、委托保管期間，丙方新的檔案材料，乙方應及時轉(zhuǎn)交甲方審核，并存入丙方檔案。
六、委托保管期間，如乙方或丙方中止本合同，應事先征得對方同意，并書面通知甲方辦理中止合同手續(xù)。
七、委托保管期滿，本合同即中止執(zhí)行。乙方、丙方需及時辦理丙方的人事關(guān)系及檔案的轉(zhuǎn)出或重新委托代管手續(xù)。否則，甲方不再保留丙方人事關(guān)系。
八、管理費標準按省、市有關(guān)部門的規(guī)定執(zhí)行。
九、合同自三方簽章后生效。未盡事宜另行商定。
本合同一式三份，甲、乙、丙三方各執(zhí)一份。
關(guān)鍵詞：人事檔案；提升；功能拓展
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
1人事檔案管理存在的問題
1.1 檔案材料內(nèi)容不準確
現(xiàn)有的檔案材料中存在許多內(nèi)容前后不符以及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明。甚至更有個別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎(chǔ)學歷越來越高。
1.2 檔案材料不齊全
一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料，仍在個人手中未能及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，有時只是將檔案材料作為要保存的材料加以收集堆放，沒有及時歸檔，也是導致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。
1.3 人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低
管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費時、費力、效率低。
1.4 人事檔案利用范圍狹窄
提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的人事檔案管理制度來看，現(xiàn)有的人事檔案利用范圍小、頻率低。但隨著社會主義經(jīng)濟體制改革的深入及企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，事業(yè)單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”，這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍提高利用頻率。
2 提升人事檔案管理水平的主要措施
2.1 完善人事檔案管理制度
提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
2.2 注重人事檔案材料收集
提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。
2.3 采用現(xiàn)代化管理手段，加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設
人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術(shù)手段應用與人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。
2.4 提高人事檔案管理人員素質(zhì)
人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強責任感，把人事檔案工作看做是一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩的去收集材料，才能認真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
3 拓展人事檔案服務功能的主要思路
3.1 變傳統(tǒng)等客上門“守攤式”服務為“開發(fā)式”的介紹服務。從過去忽視檔案利用，轉(zhuǎn)變?yōu)闃淞⑷耸聶n案利用的“受眾”意識，重視研究人事檔案用戶的需求。
在確保保密的原則下，變被動為主動，以積極開發(fā)、主動服務的方式提供信息資源。向檔案利用者主動介紹被查閱者的基本情況和特征，為利用者詳細掌握第一手材料服務。同時，人事檔案工作中也要對人事檔案的用戶進行研究，以了解人事檔案的利用情況?？刹扇‘斆孀稍儭⒃L談、發(fā)放征求意見表的形式了解其對利用服務工作的評價、意見和要求，研究他們提出的建議，明確利用重點，查閱者中最需要知道的是哪些方面，單獨將用戶利用率高的材料整理出來，提高檔案利用率。
3.2 從單純提供檔案原件的低層次利用，轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫ㄈ瞬排囵B(yǎng)規(guī)劃的高層次利用。
一般來說，人事檔案的利用大都是提供原件查閱或借閱，這種方式顯然是低層次、膚淺的。實際工作中需要轉(zhuǎn)變利用方式，以人事檔案為基礎(chǔ)制定人才培養(yǎng)規(guī)劃，從宏觀角度綜合利用人事檔案。
人才的選拔培養(yǎng)，主要是指根據(jù)各級領(lǐng)導班子建設的需要，有計劃地對預訂職位目標的人選進行挑選和培養(yǎng)，從而促進領(lǐng)導班子成員順利實行新老交替。選拔和培養(yǎng)人才的最終目標是選準人、用好人，如何用好作風選人，選作風好的人呢？這需要制定合理的人才培養(yǎng)規(guī)劃。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理，創(chuàng)新模式
目前我國的事業(yè)單位在其提供利用與人事檔案管理等方面進行了積極的探索和改革，獲得了一定的成績和許多寶貴的經(jīng)驗，得到了社會良好的反響，在社會主義建設中發(fā)揮了其應有的作用。但隨著我國經(jīng)濟社會不斷向前發(fā)展，人事制度的改革力度不斷加強，這使得傳統(tǒng)人事檔案管理在管理體制、管理的方式方法、材料構(gòu)成、提供利用等方面的問題逐漸凸顯。在新形勢下，為完善我國事業(yè)單位人事檔案管理，就必須對事業(yè)單位的人事檔案管理模式進行創(chuàng)新。
1 人事檔案管理創(chuàng)新模式的含義
人事檔案管理創(chuàng)新模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān)，因此它應是一種社會化、開放式管理模式。其具體含義有以下四點：一是人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務對象具有較強的社會性；二是人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容具有復雜性；三是利用者對人事檔案需求具有多樣性；四是人事檔案管理方式和服務方式具有開放性。
2 人事檔案管理創(chuàng)新模式的意義
在我國，戶籍和人事檔案極大地制約了人才的流動。若一個人想要調(diào)到能夠更好地發(fā)揮其各方面的專長特點的單位或者地方工作。原單位人事檔案的管理模式就會對其跳槽具有極大的制約作用。原工作單位的領(lǐng)導如果不同意他調(diào)走，他的戶口與人事檔案便不可以轉(zhuǎn)走，那么，即使這個人不顧及這些仍然執(zhí)意要離開原單位，他在家庭、工作、住房、婚姻等方面還是會遇到許多的麻煩。但如果建立了開放式的人事檔案管理模式，每個人都是社會人而不只是單位人，社會化的人才機構(gòu)對每一個人的人事檔案進行集中統(tǒng)一的管理，并與人事制度、戶籍制度等協(xié)調(diào)運行，這樣一來很多問題都會迎刃而解。因此，在社會主義市場經(jīng)濟條件下，開放式的人事檔案管理模式的建立和完善是十分必要的。
3 事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新模式
3.1把分散多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理
一直以來，分散多頭的人事檔案管理產(chǎn)生了許多的弊端，應當進行相應的改革。一是要改變各級部門都管理人事檔案的陳舊的管理體制，實施相對集中的統(tǒng)一管理體制，既能夠節(jié)約人力物力，從而提升管理水平，防止各單位、部門之間互相踢皮球，又有利于提升利用的效率以及達到現(xiàn)代化、規(guī)范化的人事檔案管理。二是應當建立與干部能上能下的用人制度、全員聘任制、人事制、干部轉(zhuǎn)崗分流的人事政策等現(xiàn)代人事政策制度相符合的人事檔案管理制度，而不單單是干部檔案管理制度。三是由于現(xiàn)有的人事檔案管理獨立于我國的檔案系統(tǒng)，但其又是檔案工作十分重要的一個組成部分，因而應當把人事檔案管理切實納入到我國的檔案事業(yè)系統(tǒng)里面來，接受國家檔案行政管理部門的宏觀指導。雖然人事檔案和其它的專門檔案一樣，有其特殊性，但其畢竟屬于檔案的范疇，具有檔案的共性，因此，國家的檔案政策法律法規(guī)對人事檔案管理同樣具有指導作用。
3.2建立社會化開放式管理模式
我國社會發(fā)展的不斷進步對人事檔案管理提出了新的要求，改革舊管理體制勢在必行，開放式社會化的人事檔案管理模式的一種創(chuàng)新。人事檔案開放式社會化管理模式，包括人事事務所、人事檔案文件托管中心、人才交流中心等社會的第三方機構(gòu)與相應的人事制度戶籍制度，實質(zhì)是人事檔案工作的所有環(huán)節(jié),從單位檔案室轉(zhuǎn)移到第三方組織,目的是要實現(xiàn)人事與公共管理的人事檔案。例如，人事檔案就可以保存在特殊的人事檔案托管中心，仲裁工作和人事認定就可以交給人事事務所處理，人才的流動和開發(fā)則由特殊的人才交流中心來進行。本文主要討論人事檔案文件托管中心的管理方法以及人事制度。
3.2.1 人事檔案文件托管中心
作為開放式社會化人事管理模式的重要組成部分，人事檔案文件托管中心的建立可以很好地推進事業(yè)單位的人事改革。計劃經(jīng)濟下陳舊的人事檔案管理制度，其人事檔案由用人單位管理，在當時的環(huán)境下，這是可行的。但社會主義市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，這在當時是可行的。但是隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，在各單位人事制度改革之后,人員調(diào)動越來越頻繁，社會的流動人口增多,以前的人事檔案管理方式并不能繼續(xù)滿足現(xiàn)實的需要:此外,為了解決人事檔案管理過于分散的問題,也應該成立一個集中的人事檔案托管機構(gòu)。鑒于此,有人提議成立國家人事檔案中心,就是在《中華人民共和國檔案法》的基礎(chǔ)上,按照“統(tǒng)一領(lǐng)導,分級管理”的原則,在某些地區(qū)設立各級國家人事檔案托管中心,集中管理該區(qū)域內(nèi)的人事檔案。這個提議有一定的合理性,但現(xiàn)實實行起來并不容易,仍需進一步的探索與研究。建立人事檔案文件托管中心,符合市場經(jīng)濟的發(fā)展要求,有利于打破限制了人才流動的枷鎖,推動人員流動檔案管理的規(guī)范化,達到雙贏的局面。人事檔案文件托管中心的主要職責與任務是：確保人事檔案質(zhì)量、保證人事檔案被合法使用以及按規(guī)定提供和配置相應的軟硬件設施等。對于各事業(yè)單位委托的人事檔案，在保證其信息安全與質(zhì)量的條件下，積極配合該單位的人才引進戰(zhàn)略，促進人才的流動；而對于流動人員的人事檔案，則應協(xié)調(diào)好其各人才服務中心以及其他類似機構(gòu)的關(guān)系，在這個過程中，一方面要建立雙方聯(lián)系機制,不斷繼續(xù)收集與完善其人事檔案信息,充分運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)，提高工作效率,而另一方面不得私自提升其托管的費用,以為社會服務的良好態(tài)度管理好每個文件。
3.2.2 人事制度
人事制度是把人員使用和人事關(guān)系管理二者分離開來的一種管理制度，包括人事檔案交給第三方機構(gòu)來管理。通過人事的方法，把流動人員的人事檔案管理社會化，從而基本上解決了個人人事檔案管理依附于用人單位的問題，防止個人私自攜帶檔案與用人單位私自扣留檔案的現(xiàn)象。人事制度的建立實現(xiàn)了人事管理工作由粗放型向集約型服務的一個重要的轉(zhuǎn)變。如中國科學院推行人事制度，打破了人才的壁壘，在實踐中得到了廣泛的肯定。在這以前，中科院和很多單位一樣，人事檔案由其自身的人事管理部門管理，限制了人員的流動，導致用人方式的僵化。隨后其實施了人事，專門委托中科院人才交流開發(fā)中心來管理職工的人事檔案，此后，30多名新進入網(wǎng)絡中心的應屆畢業(yè)生的人事檔案都已經(jīng)放在了這個人才交流中心，目前，中科院已全部推行了合同聘用制，每年引進了大量的各類人才，依靠其有效的激勵措施與管理機制留住了人才，而其他無編制的科研人員的流動更是十分頻繁，但是其人事檔案管理工作仍然僅僅有條。通過這種方式，能夠依據(jù)其經(jīng)費狀況與科研項目的階段性需求來慎重用人，形成科研人員數(shù)量的動態(tài)變化，為中科院形成了良好的人才競爭環(huán)境做出了重大的貢獻，促進了知識的創(chuàng)新。除了中科院外，我國還有很多事業(yè)單位也采取了人事制度，比如中南大學、大連海事大學等高等院校，未來一定會有更多的事業(yè)單位采用這種方式來管理其人事檔案，開展人事工作，這一制度也將成為社會主義市場經(jīng)濟下嶄新的人事檔案管理制度。
參考文獻：
【1】趙澤芳.試論人事檔案管理模式的變革［J］.辦公司業(yè)務，2011（03）
在計劃經(jīng)濟體制下，無論是機關(guān)、企事業(yè)單位都是公有，人是“單位的人”，通過單位進行自己的政治、經(jīng)濟、社會生活。單位管理約束一個人的重要手段，就是管理、控制他的人事檔案，依據(jù)上面的資料記載，決定其工作崗位及待遇。過去幾十年，人事檔案在中國是一個人的歷史記載、資歷證明記載，是一個人踏人社會工作崗位的“準人證”。
大學生的人事檔案是其成長過程中的真實記載，下面我想就大學生在非國有單位就業(yè)時人事檔案出現(xiàn)的幾種情況以及如何采取對應的管理措施。
一、大學生在非國有單位就業(yè)時人事檔案的幾種情況
按國家規(guī)定：目前我國只有機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)才有人事檔案保管權(quán)，而隨著我國經(jīng)濟建設的發(fā)展，多種體制經(jīng)濟：外資企業(yè)、民營企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規(guī)定沒有人事檔案保管權(quán)，而這些非國有單位如果聘用大學生的話，只能把他們的人事檔案放在人才交流中心并向他們交納一定的管理費用，這筆管理費用有的是非國有單位交納，有的是大學生自己交納。有的非國有單位為了節(jié)省一筆費用，根本就不去管理大學生的人事檔案的來龍去脈；而在非國有單位工作的大學生由于剛剛參加工作，人事檔案意識薄弱，再加上非國有單位“重能力、輕檔案”，于是遺棄人事檔案的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。據(jù)某咨詢公司最近的一項調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，約有80％的企業(yè)在招聘員工時根本不關(guān)心員工的人事檔案，而在乎員工的外在形象和潛在的工作能力。據(jù)統(tǒng)計，廣州市人事檔案托管中心聚集了2000年以來遺棄的檔案多達7000多份。
根據(jù)資料統(tǒng)計分析，目前大學生在非國有單位就業(yè)時人事檔案主要有以下三種情況：一是從國有單位跳槽后，自己開辦公司、下海經(jīng)商或從事自由職業(yè)的，人事檔案從單位調(diào)出后就不再加以理會；二是大學生在非國有單位工作，由于單位不能接受人事檔案，而自己一時也用不著，于是放棄檔案；三是由于沒有找到工作或選擇到非戶口所在地工作的大學畢業(yè)生，他們往往不到有關(guān)部門辦理檔案移交手續(xù)，于是出現(xiàn)遺棄檔案現(xiàn)象，而且第三類人群所占比例在逐年增大，已成為“死檔”的最大原因。
二、對應管理措施
社會學專家普遍認為：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事檔案的功能確實會相應淡化，“人檔分離”是一種社會發(fā)展趨勢。針對中國目前人事檔案管理現(xiàn)狀，廣州市人事部門有關(guān)負責人認為，人事檔案對于一個人來說并非可有可無，因為它作為記錄個人經(jīng)歷的文件材料，仍然發(fā)揮著憑證依據(jù)和參考作用。大學生將要面對的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具出國、考研等有關(guān)證明都會用到檔案。因此，教育部門有關(guān)負責人提醒大學生一定要“善待”自己的人事檔案，并提出了幾點建議：
(一)從思想上重視人事檔案。一方面，大學生自己不管在何地、何單位，從事何種職業(yè)，要從思想上重視人事檔案保管的連續(xù)性；另一方面，非國有企業(yè)也不能忽視大學生的人事檔案。在沒有人事檔案保管權(quán)的情況下，應該積極與當?shù)氐娜瞬攀袌龌蛉耸聶n案托管中心辦理人事檔案掛靠手續(xù)，使學生有一個安定放心的工作環(huán)境。
(二)應及時到托管中心辦理相關(guān)手續(xù)。大學生到不具備人事托管權(quán)的非國有單位就業(yè)時，應及時將自己的人事檔案托管到單位所在地的人才中心，并定期跟人才中心保持聯(lián)系。
(三)對于沒有落實工作單位的畢業(yè)生，如果沒有申請待業(yè)的，人事檔案將回轉(zhuǎn)到生源所在地的人事部門，畢業(yè)生應該在規(guī)定的時間內(nèi)到當?shù)厝耸虏块T報到，辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù)，否則就會被認為是“放棄檔案”。
三、加快人事檔案電子化管理步伐
關(guān)鍵詞：獨立學院 人事檔案 托管
獨立學院已有十多年的辦學歷程，屬于民辦性質(zhì)，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機制。按照國務院辦公廳《關(guān)于加強民辦高校規(guī)范管理引導民辦高等教育健康發(fā)展的通知》（[2006]101號）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務機構(gòu)負責管理民辦高校教師的人事檔案?！豹毩W院教職工人事檔案絕大多數(shù)托管在學院所在地人才交流服務中心。獨立學院人事檔案工作雖然取得了很大的發(fā)展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨立學院自身存在的問題，也有人才交流服務中心和社會環(huán)境方面的問題。
為使人事檔案更好地為獨立學院規(guī)劃、預測和制定人才培養(yǎng)計劃提供準確的信息，為考察、任用人才提供參考依據(jù)，同時也為維護和保障教職工的個人權(quán)利提供法律憑據(jù)，筆者根據(jù)多年在人事部門工作的經(jīng)歷，提出一些看法和措施。
一、獨立學院人事檔案中存在的問題
1.人事檔案管理制度不夠完善
由于獨立學院普遍辦學歷史短，工作重點是學科建設、學風建設等教學工作，教職工人事檔案建設目前還是處于邊緣化的地位，沒有引起學院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應有的位置，人員、經(jīng)費、管理還不十分到位，檔案管理制度沒有做到規(guī)范化、制度化。獨立學院人事部門沒有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務中心檔案部門又缺乏有效的控制和制約機制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實，不能適應獨立學院對人才隊伍的考察選拔、規(guī)劃預測、開發(fā)利用等工作的需要。
2.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性
獨立學院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒有人事檔案管理權(quán)的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒有對職工相關(guān)材料進行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績、職務、職稱等經(jīng)歷進行延續(xù)的記載，無法體現(xiàn)其工作業(yè)績和技能水平，致使其到學院工作后工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。
3.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位
獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業(yè)的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。
獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業(yè)技術(shù)職稱資格材料、工資調(diào)整材料、后續(xù)教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現(xiàn)個人經(jīng)歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業(yè)特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經(jīng)歷產(chǎn)生空白的嚴重后果。
4.獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾
獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產(chǎn)生了矛盾。
其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構(gòu)，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度。獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。
其二，檔案管理與利用產(chǎn)生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術(shù)的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預測上無法為獨立學院提供高質(zhì)量的服務。
二、改進的意見和措施
1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規(guī)范化建設
獨立學院領(lǐng)導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發(fā)的重要資源，是個人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據(jù)，在獨立學院發(fā)展中處于基礎(chǔ)性的地位。
獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據(jù)獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關(guān)于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據(jù)，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。
2.加強人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識
獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網(wǎng)站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。
經(jīng)過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎(chǔ)，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。
3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯(lián)系與溝通
人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯(lián)系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯(lián)系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問題進行研究與探討，互相交流經(jīng)驗，共同把檔案工作做好。
4.加強人事檔案管理隊伍的建設
檔案管理人員的素質(zhì)，專業(yè)水平的高低，直接關(guān)系到獨立學院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。
由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。
人才交流服務中心檔案管理專業(yè)隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質(zhì)，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案管理人員必須加強信息技術(shù)的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識又懂得信息技術(shù)的復合型檔案管理專業(yè)人員。
另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務知識的培訓，提高他們的業(yè)務水平，才能保證檔案收集、整理的質(zhì)量。
這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業(yè)務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業(yè)務指導的過程中會發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協(xié)作把檔案工作做得更好。
5.加強人事檔案信息化建設
獨立學院在人事管理工作中隨時需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對教職工作出及時、正確的評價。若人才交流服務中心檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的服務方式，需要獨立學院派人前來查閱檔案，則費力費時，很難滿足獨立學院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價值受到限制。檔案管理部門應當與時俱進，采用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)，利用信息技術(shù)，把傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案，制作成數(shù)字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務中心、獨立學院可以通過網(wǎng)絡對人事檔案信息庫進行及時更新、查閱，實現(xiàn)遠距離地對人事檔案信息庫進行動態(tài)管理和維護，省時省力，這樣可極大提高人事檔案利用價值。因此，加強人事檔案信息化建設，開發(fā)人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同努力的方向和目標。
參考文獻
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