時間：2023-10-08 15:33:09
序論：在您撰寫人工智能檔案時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；人工智能技術(shù)；安全；網(wǎng)絡(luò)
1人工智能技術(shù)與檔案管理
1.1人工智能技術(shù)
在20世紀(jì)50年代中期，歐美等發(fā)達(dá)國家就已經(jīng)率先提出了人工智能的概念，并且將這一理論概念逐漸的發(fā)展成為了現(xiàn)實存在的技術(shù)，震驚了學(xué)術(shù)界。目前，科學(xué)家們致力于研究更加精深的人工智能技術(shù)，為此開發(fā)了多種多樣的理論原理，而人工智能也隨著經(jīng)濟(jì)全球化得到了普及，被運用到了全球的各個角落當(dāng)中去，為各行各業(yè)的生產(chǎn)力發(fā)展提供了巨大的動力。當(dāng)然，人們所提到人工智能技術(shù)的時候，首先會提到的就是AI技術(shù)，它是人工智能技術(shù)的一個縮寫，是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式將多個系統(tǒng)集合起來，從而形成一個可以模擬人腦的智能機(jī)器，人工智能技術(shù)包括了機(jī)器視覺、指紋識別、人臉識別、虹膜識別、智能搜索和專家系統(tǒng)等。從這個角度來看，人工智能技術(shù)實際上是對人的大腦的一次復(fù)制和模擬，尤其是對人腦當(dāng)中的思維意識和思維過程的一次模擬，但人工智能并不能夠與人腦完全等同，他只是人腦的一個低端復(fù)制，并不能夠超過人的智慧，也不能夠進(jìn)行獨立的人類思考。
1.2檔案管理
檔案管理這項工作屬于行政管理工作的范疇，它普遍存在于各行各業(yè)和各個層次的公司當(dāng)中，即便是在規(guī)模小的公司，也一定都會具有相應(yīng)的檔案管理工作和專門的負(fù)責(zé)人員。在傳統(tǒng)的檔案工作當(dāng)中，人們主要是通過記憶和書寫的方式將一本本檔案進(jìn)行反復(fù)的裝訂和整理，并且撰寫目錄，相對來說耗時耗力，出現(xiàn)錯誤的可能性也十分的高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們更多地將計算機(jī)信息技術(shù)運用到了檔案管理工作當(dāng)中去，極大地解放了這項工作的生產(chǎn)力，提高了檔案管理的工作效率，也使得越來越多的管理人員能夠從繁雜的檔案整理和文書撰寫當(dāng)中解脫出來。檔案管理的內(nèi)容和項目是復(fù)雜的，除了一般的人事檔案以外，還包括了文書檔案、發(fā)展檔案、項目檔案、財務(wù)檔案等等內(nèi)容。
2人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中應(yīng)用的必要性
2.1降低錯誤率
將人工智能技術(shù)科學(xué)地運用到檔案管理工作當(dāng)中去，最顯而易見的一個優(yōu)勢就是可以極大程度上降低檔案管理的出錯率。目前，利用人工智能技術(shù)當(dāng)中的智能檢索技術(shù)，就可以輕易地降低檔案管理和借閱過程當(dāng)中的錯誤率，無論是利用語音輸入還是圖片檢索的方式，都使得檢索途徑逐漸的優(yōu)化和拓寬，也使得檢索的時間成本正在不斷的被壓縮[2]。另外，有部分工作人員在進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索的時候，可能對于自己想要的檔案和主要的內(nèi)容還是比較模糊的，這時候利用智能檢索技術(shù)當(dāng)中的延伸檢索技術(shù)，可以對其他相關(guān)的檔案內(nèi)容和關(guān)鍵詞進(jìn)行一個拓展和推送，使得用戶既能夠了解到目前所需的、與關(guān)鍵詞相關(guān)的檔案內(nèi)容，同時又可以了解到與這些檔案相關(guān)聯(lián)或其他用戶較多搜索的關(guān)聯(lián)檔案內(nèi)容。即可以不再依賴人力進(jìn)行檔案文字的查閱，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵詞檢索就可以完成檔案的查閱，極大地降低了錯誤率。
2.2提高管理效率
以項目檔案為例展開論述的話，當(dāng)企業(yè)展開一個經(jīng)濟(jì)活動和項目的時候所需要收集的檔案是多方面的，不僅包括了企業(yè)的前期投入以及招投標(biāo)的各個環(huán)節(jié)，同時也包括了企業(yè)的預(yù)算以及最后的企業(yè)項目負(fù)責(zé)人員、企業(yè)項目決策會議內(nèi)容等等。如果可以利用人工智能技術(shù)，首先在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中編制一個成熟的程序，將這些不同的環(huán)節(jié)和內(nèi)容首先預(yù)留出來，然后再進(jìn)行完一項工作以后，自動自發(fā)地將工作所涉及的檔案內(nèi)容和具體信息上傳到計算機(jī)中來，最終當(dāng)整個項目完成以后，就能夠形成一份十分詳實且準(zhǔn)確的項目檔案。這種方式可以節(jié)約檔案管理人員大量的時間，使得他們不用整日被淹沒在浩瀚的數(shù)據(jù)信息當(dāng)中。檔案管理人員往往只需要在后臺進(jìn)行簡單的編程操作和掃描工作，就可以將所有的項目信息收錄起來，在后期進(jìn)行簡單的排版和目錄編制，即可完成一本優(yōu)秀的項目檔案[3]。
2.3減少成本投入
在人工智能可以節(jié)約成本這方面，有部分中小企業(yè)會表示出較大的質(zhì)疑情緒，他們認(rèn)為，人工智能技術(shù)相較于傳統(tǒng)的聘用管理人員需要付出更多的科技成本，并且后期的養(yǎng)護(hù)和維修成本也是一筆高額的支出。人工智能技術(shù)是一項長遠(yuǎn)的投入，當(dāng)購買一套人工智能技術(shù)以后，不僅僅代表著購買了其中的編程和設(shè)備，更多的是購買了其中所包含的配套設(shè)施和服務(wù)，也就是后期的各種更新和維護(hù)服務(wù)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)需要雇傭大量的管理人才，需要付出巨額的人力資源成本，并且還需要繳納相應(yīng)的保險支出部分福利。而人工智能技術(shù)則更像是一種一次性的投入，僅僅需要在前期支付一筆大額的設(shè)備使用和專利使用費用即可。同時，人工智能技術(shù)也不需要休假，24h都可以進(jìn)行工作，工作效率也會一直處于飽和狀態(tài)。人工智能技術(shù)從長遠(yuǎn)來看，對企業(yè)的成本產(chǎn)生了巨大的節(jié)約作用。
2.4提高安全性
對于一些大型的企業(yè)項目和國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，在檔案管理的工作當(dāng)中，最重視的就是安全性問題。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅定，就非常容易出現(xiàn)以權(quán)謀私販賣企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息，以及泄漏政府核心機(jī)密的問題?，F(xiàn)階段，如果可以使用人工智能技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術(shù)可以根據(jù)前期編程員所設(shè)置的種種權(quán)限，一些不具備權(quán)限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩(wěn)妥的被保管在計算機(jī)硬盤當(dāng)中。但這一切都需要建立在已經(jīng)能夠?qū)n案管理信息化系統(tǒng)的安全性充分保障的基礎(chǔ)之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規(guī)避黑客風(fēng)險和病毒風(fēng)險。
3人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用措施
探討人工智能技術(shù)在檔案管理信息化當(dāng)中的應(yīng)用措施，更多的是從技術(shù)角度進(jìn)行探究的。本文按照不同的技術(shù)層面對措施進(jìn)行分類探究，重點提出了系統(tǒng)智能識別技術(shù)、指紋虹膜識別技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)3項內(nèi)容。
3.1系統(tǒng)智能識別技術(shù)
人工智能技術(shù)最核心也是最基本的技術(shù)，就是系統(tǒng)智能識別技術(shù)，這一技術(shù)也是目前人工智能技術(shù)當(dāng)中發(fā)展最為成熟，運用最為廣泛的一項技術(shù)。目前所探討的系統(tǒng)，智能識別技術(shù)就是經(jīng)常能夠在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能識別技術(shù)當(dāng)中，不僅僅可以通過文字的形式進(jìn)行檢索，同時還可以通過語音的形式進(jìn)行檢索，通過圖片的形式智能判斷，而這些技術(shù)都可以被廣泛地運用到檔案管理的信息化工作當(dāng)中來。舉例來說，如果想要進(jìn)行查閱檔案工作的時候，就可以利用系統(tǒng)智能識別技術(shù)，將已知的檔案文號或者檔案標(biāo)題或者是檔案當(dāng)中內(nèi)容的關(guān)鍵詞放置到搜索框當(dāng)中，只需要輕輕的點擊檢索按鈕，那么即可以搜索出與之相關(guān)的各種檔案。在語音識別技術(shù)方面同樣如此，可以通過語音的方式將所口述的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成為文字，在系統(tǒng)當(dāng)中自動的進(jìn)行檢索，尋找所需要的檔案。而圖片智能識別技術(shù)則更多的被運用在一些歷史檔案和項目檔案當(dāng)中，例如企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中所興辦的一些項目可能已經(jīng)年代久遠(yuǎn)，記不清當(dāng)中的關(guān)鍵詞和具體信息，但是在官方網(wǎng)站上具有當(dāng)時項目的相關(guān)圖片，那么就可以將圖片放置到搜索框當(dāng)中點擊搜索。包含此圖片或相近圖片內(nèi)容的檔案就會一目了然的展示在我們的面前[4]。
3.2指紋虹膜識別技術(shù)
在前文中已經(jīng)提到，對于檔案管理工作來說，其最重要也是最難克服的一項問題就是安全問題，如果安全問題無法得到保障，那么檔案當(dāng)中的信息就時刻都有可能被暴露在大眾的面前，尤其是在涉及到一些經(jīng)濟(jì)項目或政府機(jī)密文件的時候，安全問題應(yīng)當(dāng)是我們首要需要保障的。利用指紋識別技術(shù)和虹膜識別技術(shù)，就可以很大程度上杜絕安全隱患[5]。舉例來說，當(dāng)查閱一些機(jī)密文件的時候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進(jìn)行識別，在前期檔案管理工作的時候，要對這些機(jī)密文件進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。例如，政府工作當(dāng)中的一些文書檔案和人事檔案，涉及到了機(jī)關(guān)內(nèi)部的人事調(diào)整和編制職數(shù)，這些都屬于機(jī)密的內(nèi)容，而在進(jìn)行檔案管理的時候，就可以將人事檔案管理的工作人員、主管領(lǐng)導(dǎo)和單位的主要領(lǐng)導(dǎo)作為可查閱人員，將他們的指紋和虹膜錄入進(jìn)來。在后期，如果他人想要查閱這些檔案的時候，系統(tǒng)就會自動的對這個人的虹膜進(jìn)行掃描，一旦發(fā)現(xiàn)不匹配的問題，就會在系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生警告信息，并且直接以短信和電子郵件的形式發(fā)送至主管領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員的手機(jī)當(dāng)中，可以有效對可能存在的風(fēng)險產(chǎn)生一個預(yù)警機(jī)制。當(dāng)主要領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理的負(fù)責(zé)人員看到某些人妄圖窺探企業(yè)的機(jī)密檔案的時候，那么就能夠做出相應(yīng)的處罰條例，積極地調(diào)整管理制度，這就可以使得檔案管理工作逐漸朝著更好的道路發(fā)展，實現(xiàn)一個良性循環(huán)。
3.3網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)
檔案的查閱、借閱以及歸還是一項十分復(fù)雜的工作，在傳統(tǒng)的檔案管理流程當(dāng)中，主要是通過紙質(zhì)文件的形式逐級進(jìn)行向上審批，尤其是在涉及一些機(jī)密和機(jī)要文件的時候，更需要進(jìn)行一個繁雜的審批流程。這時候，如果能夠利用人工智能技術(shù)當(dāng)中的網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)，將這些審批流程進(jìn)行簡化，通過電子計算機(jī)或者說是OA軟件的形式，在網(wǎng)上平臺就能夠完成各項審批工作。與此同時，在企業(yè)或單位內(nèi)部一些可以公開的檔案文件，可以利用平臺中的共享技術(shù)直接展示在企業(yè)和單位的局域網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，只要是企業(yè)內(nèi)部的人員，都可以通過自己的賬戶和ID進(jìn)行直接登錄和查閱[6]。舉例來說，如果在新人培訓(xùn)的環(huán)節(jié)當(dāng)中，需要讓新人更多的了解到這個企業(yè)的發(fā)展歷程和其中蘊含的深厚企業(yè)文化，那么就可以讓這些員工登錄計算機(jī)系統(tǒng)，在局域網(wǎng)內(nèi)搜索相應(yīng)的檔案。這些檔案當(dāng)中記載著企業(yè)的發(fā)展歷程是可以被完全公開的，不含有一些機(jī)密內(nèi)容的，這樣一來，員工的借閱檔案和查閱資料，不需要經(jīng)過繁雜的審批手續(xù)，大大減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，真正實現(xiàn)了簡政放權(quán)，做到了工作流程的優(yōu)化與高效。
3.4智能檢索技術(shù)
人工智能技術(shù)作為一種高科技的技術(shù)，其研發(fā)的主要目的就在于解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將人工智能技術(shù)廣泛地運用到檔案管理工作當(dāng)中，來也可以達(dá)到這一目標(biāo)，幫助檔案管理工作的效率實現(xiàn)大幅度的提升?，F(xiàn)階段，如果可以采取人工智能技術(shù)來進(jìn)行智能檢索的話，可以極大地解放生產(chǎn)力，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作人員的工作壓力得以釋放[7]。舉例來說，如果在電子檔案排布方面可以按照其重要程度和具體價值進(jìn)行順序排放的話，那么就可以在后期的檢索中，同樣按照這一排序標(biāo)準(zhǔn)得出最終的檢索結(jié)論。與此同時，采取智能檢索的方式，不僅可以對想要獲知的信息進(jìn)行檢索和取得，同樣也可以利用人工智能技術(shù)將某一用戶的多次檢索關(guān)鍵詞及結(jié)果統(tǒng)一起來，科學(xué)的計算出這一用戶的使用需求和未來檢索預(yù)期，并為其推薦相關(guān)的關(guān)鍵詞及檔案。這不僅依靠單一的檔案檢索系統(tǒng)，更多的是需要專業(yè)技術(shù)人員能夠在聯(lián)網(wǎng)和共享平臺的基礎(chǔ)之上，開發(fā)一款多個檔案局共享的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，使得各個局和部門的檔案信息，能夠有效的歸類和統(tǒng)一[8]。
一、人事檔案管理的含義
人事檔案形成于一系列人事管理的活動之中。人事檔案是由多個個人檔案組成的，檔案中主要記錄的內(nèi)容是工作人員的個人發(fā)展過程、工作經(jīng)歷、個人的思想品德、獲獎或者受處分的經(jīng)歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進(jìn)行整理和查找時很不方便。對人事檔案進(jìn)行管理的主要工作內(nèi)容是將所有的人事檔案進(jìn)行收集、整合、歸類以及將檔案進(jìn)行完整保存。為了確保人事檔案的真實性，管理工作中還要對檔案中的信息進(jìn)行核實，確保信息的準(zhǔn)確性。
二、人工智能技術(shù)的含義
人工智能是集研究智能理論、開發(fā)智能技術(shù)、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學(xué)科。人工智能技術(shù)屬于計算機(jī)領(lǐng)域的分支，主要開發(fā)的是新型智能化機(jī)器設(shè)備，這類設(shè)備可以根據(jù)人的語音指令或者對圖像的識別做出智能反應(yīng)。人工智能具有高度理性的特點，在處理信息和數(shù)據(jù)上速度極快，遠(yuǎn)遠(yuǎn)快過人工，節(jié)省了時間。人工智能技術(shù)的應(yīng)用不受時間、地點、環(huán)境的約束，可以隨時開始工作，適應(yīng)環(huán)境的能力更強(qiáng)，因此人工智能為人們的生產(chǎn)以及生活帶來了極大的便利。人工智能最大的優(yōu)點是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問題的最佳方案。
三、目前人事檔案管理工作的困境
1.檔案信息過多，難以整理
我國目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過于繁雜、檔案數(shù)目增多、檔案信息缺失等問題持續(xù)困擾著檔案管理人員。傳統(tǒng)的檔案采取紙質(zhì)化的呈現(xiàn)形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進(jìn)行核對和整理，工作效率低下。人事檔案的來源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時間，對檔案資源的使用造成了一定的影響。個別人對檔案的重視度不夠，在填寫時會漏填、誤填信息，這也會對檔案整理工作造成影響，導(dǎo)致工作效率的降低。
2.非結(jié)構(gòu)化信息難以分類
檔案信息非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象是指信息無法數(shù)字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數(shù)字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結(jié)構(gòu)化信息越來越多，但是工作人員數(shù)量實在有限，給檔案信息分類工作帶來了很多困難。要加強(qiáng)對非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)的管理和使用，才能強(qiáng)化檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案資源有效利用。
3.隱性信息資源難以轉(zhuǎn)化
人事檔案數(shù)據(jù)信息的資源系統(tǒng)是由兩種資源組成的，一種是直觀表達(dá)在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據(jù)檔案信息進(jìn)行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數(shù)單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無法通過數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀表示，加大了檔案信息的評定難度。
四、人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的綜合應(yīng)用
1.高效率地搜集整理檔案信息
傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質(zhì)進(jìn)行記錄的，紙質(zhì)檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，將檔案中的信息電子化、數(shù)字化，把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)資料，方便了檔案文件資料的管理。網(wǎng)絡(luò)化之后的檔案信息不需要用紙質(zhì)記錄，只需要利用多媒體設(shè)備就可以展示數(shù)據(jù)，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內(nèi)容形成來源有兩個，第一是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，第二是利用人工智能技術(shù)直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數(shù)字化的檔案不斷增多，在進(jìn)行檔案管理時可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執(zhí)行命令型的智能主體、學(xué)習(xí)型的智能主體等，這類智能主體都可以根據(jù)事先設(shè)置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。
2.高速度地檢索分類人事檔案
人工智能技術(shù)利用計算機(jī)將檔案中的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)化之后，會對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)分類，這些分類后的數(shù)據(jù)有兩種存儲形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據(jù)檔案信息中被標(biāo)記的文本信息，利用人工智能找出與其相關(guān)或類似的信息，將這些文本信息進(jìn)行合理分類。對文本資料的整理和分類充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)智能化的特點，人工智能可以根據(jù)管理人員所設(shè)定的方式對數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進(jìn)行智能分類，同時也能把網(wǎng)絡(luò)上相同的資料進(jìn)行整合和分類。在提取檔案信息時，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統(tǒng)的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準(zhǔn)確，可以在短時間內(nèi)過濾掉大量無用的數(shù)據(jù)。人工智能技術(shù)還具備識別能力，例如，語言識別、圖片視頻識別等，所以人工智能也可以對多種形式的資料進(jìn)行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。
3.準(zhǔn)確評定檔案信息價值
在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實性，判斷信息是否有價值，這無疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學(xué)習(xí)、記憶以及決策的能力，它可以使計算機(jī)模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統(tǒng)，就可以讓人工智能依據(jù)評定專家的思維方式對檔案中的信息進(jìn)行評定。要想在人工智能中建立檔案價值評定系統(tǒng)，需要按照以下步驟進(jìn)行：首先，建立專家評定的數(shù)據(jù)庫，收集專家的評定準(zhǔn)則、評定方法，將這些信息進(jìn)行程序化編制輸入到電腦中；其次，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行模擬檢驗，輸入簡單的信息數(shù)據(jù)，對人工智能的評定功能進(jìn)行檢驗，發(fā)現(xiàn)其中是否有漏洞；最后，完善評定系統(tǒng)，投入使用。人工智能可以負(fù)責(zé)大多數(shù)的信息評定，加大了檔案價值評定的工作效率。
4.確保檔案信息的安全性
檔案安全主要包括實體檔案安全和數(shù)字檔案安全。實體檔案的安全主要是利用保險柜進(jìn)行保管，保險柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過多，工作人員要保管多把鑰匙，無論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術(shù)的不斷改進(jìn)，數(shù)字檔案的安全性已經(jīng)有極大程度的提高。人工智能在進(jìn)行資料掃描時，會自動給資料進(jìn)行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強(qiáng)的便利性。數(shù)字檔案的安全由智能密碼進(jìn)行保護(hù)，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關(guān)管理人員才能打開，方便了工作人員對檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監(jiān)控功能，如果有人非法觸發(fā)了檔案系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)會向總控室的工作人員發(fā)出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。
5.檔案服務(wù)逐漸智能化
在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員會提供檔案查閱和答疑的服務(wù)，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術(shù)之后，檔案信息的服務(wù)工作形式由人工服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使檔案服務(wù)工作變得及時、高效。近年來，我國一直不斷推進(jìn)智能機(jī)器人為人類提供服務(wù)的政策，在這種政策下，智能機(jī)器人也走進(jìn)了人事檔案的服務(wù)工作中。這類高智能化的機(jī)器擁有著智能化、移動性強(qiáng)的特點，可以根據(jù)來訪客戶的需要提供不同的實際服務(wù)。智能機(jī)器人解決了工作人員數(shù)量有限的問題，提供了人性化、智能化的服務(wù)。人工智能機(jī)器人也可以代替工作人員完成紙質(zhì)檔案的出庫、入庫工作，減少了人力成本，提高了工作效率。
五、結(jié)束語
人工智能技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在了我們的生活當(dāng)中，手機(jī)的智能助理、智能美顏相機(jī)都標(biāo)志著人工智能技術(shù)開始在生活中普及。將人工智能技術(shù)與人事檔案管理工作相互結(jié)合，將檔案的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來，人工智能技術(shù)會越來越成熟，對人事檔案管理工作以及我們的生活都會提供更大的便利。
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關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;應(yīng)用
檔案管理是一項重復(fù)繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯的工作，但在人工智能時代，這種局面在未來將會有較大的改觀。人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用將推動檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務(wù)的影響會是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。
一是存儲數(shù)字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數(shù)字化采集和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)字化采集指使用專業(yè)化的數(shù)字設(shè)備，將實物與聲像檔案中的圖文，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案采集的目標(biāo);數(shù)據(jù)庫建設(shè)則是用數(shù)據(jù)庫將收集和編碼的檔案數(shù)據(jù)存儲和管理起來。概括起來就是檔案生產(chǎn)資料的智能化。
二是無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應(yīng)用人工智能，包括應(yīng)用自然語言處理、模式識別和機(jī)器學(xué)習(xí)的相關(guān)科學(xué)技術(shù)對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行智能分類，以及應(yīng)用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法來讓計算機(jī)做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機(jī)制來解釋和處理數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機(jī)器鑒定檔案會有以下三個優(yōu)點：鑒定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，效率高， 無須相關(guān)專業(yè)知識即可鑒定。簡單說，人工智能將使檔案管理生產(chǎn)力大幅度提升。
三是檔案管理關(guān)系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時空機(jī)器關(guān)系。常言說“生產(chǎn)力決定生產(chǎn)關(guān)系，生產(chǎn)關(guān)系反作用生產(chǎn)力，生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系需要相互適應(yīng)，并且在矛盾中相互促進(jìn)發(fā)展”。人工智能進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，也將帶來檔案 管理關(guān)系的重大變化，這種關(guān)系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務(wù)、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用的初期都會使檔案工作者產(chǎn)生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術(shù)，可以應(yīng)用到檔案工作的方方面面，勢會顛覆檔案工作者的原始認(rèn)知，這需要通過教育來改變。
近年來，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于人們的生活生產(chǎn)中，其應(yīng)用也將為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中可以實現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省檔案館與國家級AI+檔案聯(lián)合實驗室（國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所和科大訊飛股份有限公司聯(lián)合成立）（以下簡稱“聯(lián)合實驗室”）共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，同時為“國家級成果應(yīng)用示范基地”揭牌。一項用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機(jī)也在今天正式亮相。AI賦能，成效顯著。目前實驗室成功利用智能語音識別和實時轉(zhuǎn)寫技術(shù)實現(xiàn)口述征集，實現(xiàn)了智能語音檔案著錄，音、視頻數(shù)字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術(shù)識別民國繁體文書類檔也取得突破性進(jìn)展，識別率85%以上，達(dá)到可用級別;尤為重要的是，基于機(jī)器學(xué)習(xí)的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)研制及知識庫建設(shè)，利用OCR識別與智能語音“雙結(jié)合”方式以及檔案行業(yè)規(guī)則和知識庫學(xué)習(xí)，對數(shù)字化加工應(yīng)用的創(chuàng)新，整體效能提升40%以上。這些先進(jìn)成果和技術(shù)應(yīng)用，為聯(lián)合實驗室和浙江省檔案館的合作奠定了堅實的基礎(chǔ)。雙方合作以后，聯(lián)合實驗室將利用自身的技術(shù)、人才、產(chǎn)品、服務(wù)等核心優(yōu)勢，浙江省檔案館提供權(quán)威、專業(yè)的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應(yīng)用及推廣的可行性方案規(guī)劃設(shè)計，共同推動相關(guān)成果在區(qū)域性國家重點檔案保護(hù)（華東）中心和浙江省檔案館的國家重點檔案保護(hù)與開發(fā)、口述歷史采集室建設(shè)運行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉(zhuǎn)化及推廣，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設(shè)水平。聯(lián)合實驗室首款產(chǎn)品—訊飛檔案機(jī)，以檔案信息安全為基礎(chǔ)，具備高保密性?？呻S時隨地進(jìn)行口述史的征集整理;重大活動全過程記錄建檔。產(chǎn)品上手簡單，操作便捷，是實驗室首款既有顏值又有才華的檔案專業(yè)人工智能創(chuàng)新型產(chǎn)品。浙江省檔案館目前正在進(jìn)行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來走訪浙籍老藝術(shù)家、抗戰(zhàn)老兵，包括檔案機(jī)在內(nèi)的人工智能黑科技都將發(fā)揮巨大的作用。
人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)。自誕生以來，人工智能的理論和技術(shù)日益成熟，應(yīng)用領(lǐng)域也不斷擴(kuò)大，基于技術(shù)革命的大膽預(yù)測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案提供利用服務(wù)方式一般包括閱覽服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等被動方式實現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務(wù)方式主要是網(wǎng)站服務(wù)、新媒體服務(wù)、精準(zhǔn)推送服務(wù)等主動方式實現(xiàn)。人工智能可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)人工智能對使用者的需求進(jìn)行深度挖掘，及時準(zhǔn)確地掌握使用者的個性化需求，真正地實現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務(wù)，包括“萬物互聯(lián)”“萬物智能”“無時不在”“無處不聯(lián)” “無所不有”的等智能服務(wù)特點。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]檔案工作人員 服務(wù)理念 工作方法 能力素質(zhì)
中圖分類號：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
檔案是人們從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各項活動的真實記錄，是先進(jìn)生產(chǎn)力和先進(jìn)文化的重要組成部分。近年來，隨著檔案工作的創(chuàng)新，對檔案人員的素質(zhì)也提出了新的更高的要求。目前，檔案工作人員隊伍中，還有不少人的專業(yè)知識與思想觀念仍停留在原來的基礎(chǔ)上，自覺主動服從和服務(wù)于大局的意識還不夠強(qiáng)，這一現(xiàn)狀極大地制約了經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展賦予檔案管理新的特點和新的使命，筆者認(rèn)為，新形勢下檔案工作人員要實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)型：
一、、服務(wù)理念由靜態(tài)管理控制向以人為本的服務(wù)轉(zhuǎn)型，讓政治素質(zhì)強(qiáng)起來。
檔案工作人員的服務(wù)理念和工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案資料的完整齊全和利用效果。重點要做到三條：一是要政治素質(zhì)強(qiáng)。檔案工作者必須具有堅定、正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，對黨的事業(yè)忠心耿耿，忠于黨和人民的利益，堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感，具有較高的政治鑒別力。二要恪盡職守好。檔案工作是一項復(fù)雜、細(xì)致的工作，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，具有求真務(wù)實、愛崗敬業(yè)、熱情服務(wù)、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，任勞任怨、一絲不茍、不辭辛苦的工作作風(fēng)，勇于堅持真理、忠于歷史、尊重歷史的求實精神，這是作為檔案工作人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。三要敬業(yè)精神高。一個檔案工作者對事業(yè)的熱愛、對工作的迷戀，必然促使他積極思考問題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，從而不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。檔案人員要不計個人得失，甘當(dāng)配角，甘當(dāng)無名英雄，要有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，勤勤懇懇，樹立有為才能有位的觀念，在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。
二、工作方法由墨守成規(guī)向開拓創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，讓業(yè)務(wù)能力硬起來。
檔案工作要在經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)中取得更大的生存空間，檔案人員必須要以與時俱進(jìn)的精神，不斷地充實自己，善于用創(chuàng)新的理念和豐富的實踐，解決在新形勢下出現(xiàn)的新情況和新問題，要著力提升三種能力。一是積極主動的協(xié)調(diào)能力。如何才能得到各方面的支持，除靠有關(guān)規(guī)章制度外，更主要是靠檔案工作者自身的素養(yǎng)和協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過積極地努力工作，來達(dá)到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，上下形成合力齊抓共管。二是組織文字的寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強(qiáng)的概括能力及語言表達(dá)能力。有了一定的文字修養(yǎng)水平，才能勝任檔案工作，才能將零散的文件材料和豐富的資源信息編纂成匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為各項工作服務(wù)，為社會大眾服務(wù)，為發(fā)展先進(jìn)文化服務(wù)。三是應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。檔案管理人員要掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)知識，促進(jìn)檔案人員對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。將豐富的檔案信息予以數(shù)字化，并通過專用網(wǎng)絡(luò)向社會傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源。
三、信息收集由被動接受向主動挖掘轉(zhuǎn)型，讓檔案管理活起來。
檔案工作人員要更新觀念、善于捕捉信息，善于挖掘和捕捉信息，發(fā)揮檔案知識寶庫的巨大能量，為社會經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展提供服務(wù)。一要學(xué)會揚棄。檔案工作人員如何在大量的信息中開發(fā)、尋找有效的檔案信息資源，檔案工作人員除要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，就要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效能。在認(rèn)真做好檔案資料的收集、整理、登記、歸檔等基礎(chǔ)工作中，要將有用的東西加以總結(jié)，學(xué)會揚棄，充分發(fā)揮檔案工作在信息時代的服務(wù)效能。二要學(xué)會利用。要提高檔案的查考利用價值，將“死”資料變成“活”資源，變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動式服務(wù)為“走出去，招客上門”主動式的服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)本領(lǐng)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，充分發(fā)揮“五位一體”的服務(wù)功能，真正使檔案工作服務(wù)發(fā)展大局。三要學(xué)會開發(fā)。檔案人員要對檔案中相關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行分析、分類，用科學(xué)的方法開發(fā)檔案更多的功能，挖掘檔案資料中蘊涵的知識資源，便于及時獲取信息。同時充分發(fā)揮基層檔案科室的作用，實行檔案管理雙向互動，推動檔案管理與利用相互促進(jìn)。
總之，隨著社會、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著新的變化，檔案工作人員要進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案工作，推動檔案事業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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2、王愛莉. 如何提高檔案工作人員的素質(zhì).《商業(yè)經(jīng)濟(jì)》. 2012年10期
【摘要】目前，我國許多高校特別是地方本科高校的人事檔案工作存在諸多問題，影響了其服務(wù)功能的正常發(fā)揮。
因此，只有加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案意識，規(guī)范檔案管理，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式，強(qiáng)化服務(wù)意識，著力提高檔案管理人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能使人事檔案工作為學(xué)校的穩(wěn)定和發(fā)展服務(wù)。
關(guān)鍵詞 高校；人事檔案；服務(wù)
高校人事檔案工作，是高校組織人事部門的一項基礎(chǔ)性工作，為學(xué)校干部隊伍建設(shè)、教職工職稱評審、崗位聘任等工作服務(wù)。一句話，為學(xué)校的穩(wěn)定和發(fā)展是高校人事檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿。高校是干部尤其是專業(yè)技術(shù)干部密集的地方，人事檔案工作做得好不好，直接影響到學(xué)校的穩(wěn)定與發(fā)展。而目前許多高校尤其是剛剛合并升格的地方本科院校，由于種種原因，人事檔案管理工作存在不少問題，如檔案意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，基礎(chǔ)工作薄弱，管理不夠規(guī)范；管理手段、管理方式落后；管理人員素質(zhì)不高，服務(wù)意識不強(qiáng)等等。所有這些嚴(yán)重制約和影響了人事檔案工作服務(wù)功能的正常發(fā)揮。要想改變這種狀況，充分發(fā)揮學(xué)校人事檔案工作的服務(wù)功能，筆者認(rèn)為，必須樹立檔案意識、規(guī)范意識、改革意識及服務(wù)意識，改革管理方式，提高檔案管理人員素質(zhì)。
一、牢固樹立檔案意識，切實加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)
人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個人材料。干部職工的人事檔案材料是否完整、準(zhǔn)確與安全，關(guān)系到每一位干部職工的切身利益和政治前途。但由于人事檔案的保密性，使很多人對人事檔案工作不是很了解，不知道什么材料該存檔，什么材料不該存檔，檔案意識比較淡薄。其表現(xiàn)為：很多干部職工不積極配合人事部門，不主動把諸如學(xué)歷、學(xué)位，資格考試、注冊考試、獲獎材料、繼續(xù)教育證明等個人材料交到人事部門歸檔保存，而當(dāng)晉升職務(wù)、升學(xué)考試等急需有關(guān)材料時，才心急火燎地來查找。不少領(lǐng)導(dǎo)甚至分管人事的領(lǐng)導(dǎo)也對檔案工作不夠重視，主要表現(xiàn)為：一是思想上不夠重視。認(rèn)為現(xiàn)在使用干部主要看工作能力和現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案只是拿來參考的材料，用處不大。二是不甚了解人事檔案工作。認(rèn)為人事檔案工作就是收集材料、整理材料，有檔案管理人員干就行，不需要領(lǐng)導(dǎo)親力親為。
由于不重視檔案工作，在實際工作中就存在如下問題：一是沒有按要求配備檔案管理人員；二是沒有按要求去搞好基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)；三是檔案管理崗位上的人員變動比較大；四是需收集的人事檔案材料比較多，工作人員負(fù)擔(dān)過重。這些問題既影響了人事檔案管理人員的工作積極性，又制約著人事檔案管理工作水平的提高。
因此，要使高校人事檔案工作更好地為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，就必須加大人事檔案工作重要性的宣傳力度，使教職工尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)一步提高對人事檔案工作重要性的認(rèn)識，牢固樹立檔案意識。從而一方面積極主動地配合組織人事部門工作，把應(yīng)當(dāng)歸檔的個人材料遞交組織人事部門。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，在基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)、人員的配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方面給予支持，從而從整體上使人事檔案工作水平得到提高。
二、牢固樹立檔案意識，切實抓好人事檔案的基礎(chǔ)工作
許多高校尤其是近年來由專科升格為本科的地方本科高校，人事檔案不夠規(guī)范，具體表現(xiàn)為：一是檔案材料收集不齊全，對人事檔案中必備的材料沒收集全，造成檔案材料流失。二是對檔案材料的鑒別不準(zhǔn)確，把一些不應(yīng)當(dāng)歸檔的材料或手續(xù)不完備的材料歸入人事檔案中，損害了檔案的真實性。三是整理不及時，對收集來的檔案材料沒及時整理歸檔，使檔案利用起來不方便。四是基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案保管條件差，影響了檔案的壽命和使用。五是管理制度不到位，管理不規(guī)范。
以上問題的存在，既有客觀原因也有主觀原因，就客觀原因而言，一是新升本的本科高校無一例外地是由幾所學(xué)校合并后才升格的，合并前由于隸屬關(guān)系不同，其人事檔案保管分屬于不同的部門，呈多頭管理狀態(tài)。二是合并升格前，從領(lǐng)導(dǎo)到干部職工都忙于迎接升本評估的準(zhǔn)備工作，無暇顧及人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)。三是合并升格后，在校教職工人數(shù)成倍增加，而檔案管理人員沒有相應(yīng)增加，工作量大，任務(wù)繁重，人手短缺。從主觀方面來說，人事檔案管理規(guī)范意識淡薄，認(rèn)識不到位導(dǎo)致工作不到位。
要使人事檔案管理規(guī)范化，首先要樹立規(guī)范意識。要充分認(rèn)識到維護(hù)和保證教職工人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性與安全性，是人事檔案管理工作的基本任務(wù)，它直接關(guān)系到組織部門對干部的評價、培養(yǎng)和使用，涉及到貫徹落實黨的干部路線，關(guān)系到每一位教職工的切身利益和政治前途，不能掉以輕心，容不得半點馬虎。其次，切實抓好基礎(chǔ)工作，努力做到以下四點：
一是建立材料收集制度。人事檔案材料的收集是一項貫穿始終的經(jīng)常性工作，不能單純靠突擊收集，要建立必要的工作制度，使人事檔案材料收集制度化、程序化。二是認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)魏蛢r值。按《干部人事檔案管理規(guī)范》規(guī)定，對收集來的材料進(jìn)行審查，本著“取之有據(jù)，棄之有理”的原則，對收集來的材料進(jìn)行取舍。三是基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化。按檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，設(shè)專用庫房、閱覽室、辦公室，配置鐵質(zhì)檔案柜，配備電腦、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)，使人事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。四是制定工作制度。按人事檔案規(guī)范管理目標(biāo)制定具體的工作制度，使每項工作有章可循，保證工作正常、有序、規(guī)范地進(jìn)行。
三、強(qiáng)化改革意識，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式
據(jù)筆者了解，目前高校人事檔案管理方式大多是比較傳統(tǒng)的，大多數(shù)院校的檔案還沒實現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理還是以手工為主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及時，造成整理、歸檔不及時，使信息不能及時更新和補(bǔ)充，人事檔案的管理停留在建檔、管檔的層面上；服務(wù)方式被動、方向單一，坐等用戶上門來為其服務(wù)，只滿足人事工作需要，沒能將人事檔案工作與學(xué)校干部隊伍建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、學(xué)科建設(shè)等工作結(jié)合起來開展，對人事檔案信息資源開發(fā)利用不夠；人事檔案只向組織開放，個人很難看到自己的檔案，不大清楚檔案里有哪些內(nèi)容，因而制約了檔案的利用。當(dāng)前，我國的干部人事制度改革正在不斷深化，高校也不例外，顯然，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，已難以適應(yīng)不斷改革深化的人事管理工作的需要，因此，必須強(qiáng)化改革意識，從下面幾個方面改變傳統(tǒng)的管理方式。
一是運用現(xiàn)代化的手段、科學(xué)管理。信息技術(shù)的發(fā)展，為人事檔案現(xiàn)代化管理提供了有效的技術(shù)手段，利用計算機(jī)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，建立和完善干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性，從而提高檔案的利用率。
二是與時俱進(jìn)，豐富人事檔案的內(nèi)容。一方面建立檔案材料收集的綠色渠道，確保檔案材料收集齊全。另一方面，豐富人事檔案內(nèi)容，把能反映個人教學(xué)、科研、繼續(xù)教育情況、道德品質(zhì)、潛在能力等材料增加到檔案中，真實、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部職工情況，提高決策工作水平。
三是轉(zhuǎn)變觀念，主動服務(wù)。隨著時代的進(jìn)步和社會的要求，人們利用人事檔案的比例在逐年上升，管理者應(yīng)改變觀念，提高服務(wù)意識，在工作中根據(jù)實際情況，除必須要保密的內(nèi)容外，在教職工職稱評審、進(jìn)修學(xué)習(xí)、崗位聘任、工資晉升、辦理退休等事宜時，盡最大努力為單位或個人用足用好檔案材料，使人事檔案工作真正為學(xué)校人事工作服務(wù)。
四、強(qiáng)化服務(wù)意識，不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)
如上所述，加強(qiáng)人事檔案管理的目的，是為了充分利用人事檔案資源，為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。因而，從某種意義來說，人事檔案工作人員所從事的工作就是服務(wù)性工作。而要做好服務(wù)工作，必須強(qiáng)化服務(wù)意識，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前高校尤其是地方本科高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高。主要表現(xiàn)為：有的政治素質(zhì)不高，工作原則性不強(qiáng)；有的缺乏奉獻(xiàn)精神，工作不安心，總想跳槽；有的沒有受過系統(tǒng)或?qū)ｉT的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)理論知識缺乏，業(yè)務(wù)不熟悉或業(yè)務(wù)水平不高；有的兼職人員，沒有把主要時間放在檔案管理上；有的服務(wù)意識淡薄，對前來查（借）閱檔案的人員，不熱情、不耐煩，臉難看、話難聽。由于素質(zhì)不高，嚴(yán)重影響了學(xué)校人事檔案管理質(zhì)量，使人事檔案的服務(wù)功能沒有得到充分發(fā)揮。
針對上述問題，高校組織人事部門應(yīng)該采取有效措施，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的人才隊伍建設(shè)。一是抓培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，這是提高工作效率和工作質(zhì)量的主要途徑，也是解決矛盾，提高人事檔案服務(wù)功能的重要保證。二是從政治上關(guān)心檔案管理人員的培養(yǎng)和成長。三是根據(jù)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定嚴(yán)格的工作制度。通過一系列措施，從整體上提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高人事檔案的管理水平。
參考文獻(xiàn)：
[1] 朱玉媛. 現(xiàn)代人事檔案管理[M]. 北京：中國檔案出版社,2002 年.
到目前為止，中國還沒有構(gòu)建出具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度。在政府公信力日趨下滑的現(xiàn)在，中國在現(xiàn)階段的首要目的是構(gòu)建出具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度。行政執(zhí)法檔案具備著至關(guān)重要的法律職能，對執(zhí)法檔案進(jìn)行管理也具有著很大的意義，它是行政法律是否可以有效的對公權(quán)力進(jìn)行限制的關(guān)鍵。
【關(guān)鍵詞】
行政執(zhí)法檔案；法律功能；管理責(zé)任；管理制度
行政法的產(chǎn)生主要是在斗爭過程和革命中妥協(xié)的產(chǎn)物，它存在于社會的最主要的目的在于限制公權(quán)力。所有的權(quán)力自從出現(xiàn)開始就具備著天生的擴(kuò)張性。就行政權(quán)力而言，如果沒有受到法律的制約，就一定會使公民具有的合法權(quán)益受到侵犯。所謂行政執(zhí)法，指的就是實施行政權(quán)力，所以就行政執(zhí)法而言，執(zhí)法主體一定要嚴(yán)格的根據(jù)行政法律程序執(zhí)行，切實做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本獲取行政目的。行政執(zhí)法檔案是指行政機(jī)關(guān)在行使權(quán)力時所積累的檔案材料，它記錄著整個行政執(zhí)法的過程。
一、行政執(zhí)法檔案以及具備的法律功能
行政執(zhí)法檔案指的主要是具備行政權(quán)力的行政機(jī)關(guān)在行使行政職能時積累的法律文書資料，它是對行政執(zhí)法過程進(jìn)行記錄以及真實反映的，是在行政訴訟案以及行政復(fù)議中對行政行為具有的合法性進(jìn)行判斷的依據(jù)。總而言之，行政執(zhí)法檔案指的主要是在對行政許可、行政強(qiáng)制、行政處罰以及行政檢查進(jìn)行實施的活動中所形成的文字、聲像、圖表以及電子載體等多種形式的記錄。就功能而言，行政執(zhí)法檔案主要對行政執(zhí)法的過程進(jìn)行真實的記錄，它是行政案件中對行政行為具有的合法性進(jìn)行判斷的依據(jù)，還是行政行為受到社會監(jiān)督以及法律監(jiān)督的反映以及依據(jù)，是執(zhí)行實踐行政問責(zé)制并對行政責(zé)任進(jìn)行確切追究的法律依據(jù)。
二、行政執(zhí)法檔案的管理責(zé)任及其管理制度
行政執(zhí)法檔案管理的責(zé)任指的主要是對執(zhí)法檔案進(jìn)行管理時必須要承擔(dān)的責(zé)任。近幾年，電子數(shù)據(jù)檔案不斷的增多，對行政執(zhí)法檔案進(jìn)行管理的過程也變得越來越復(fù)雜，還會不斷的出現(xiàn)違法和違規(guī)的行為。追究具體原因，最關(guān)鍵的為沒有健全和完善的行政執(zhí)法檔案管理制度，缺失健全的管理責(zé)任機(jī)制。
（一）缺失健全的檔案管理制度
在現(xiàn)階段，盡管有很多地方（大連、哈爾濱）相繼的出臺了相關(guān)的法律法規(guī)，但都是地方級別的，不僅在檔案管理的手段以及管理目的上存在著很大的片面性，關(guān)鍵的是作為具有地方性的法律法規(guī)和政府規(guī)章，在對檔案管理制度進(jìn)行制定過程中的權(quán)限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法規(guī)以及政府規(guī)章不能實施大部分嚴(yán)厲的刑事處罰以及行政處罰。根據(jù)我國的《行政處罰法》、《立法法》以及《憲法》等的規(guī)定，地方性的法律法規(guī)只能進(jìn)行不被限制人生自由的處罰和一定數(shù)額罰款，而地方政府規(guī)章也只可以進(jìn)行警告以及數(shù)額較小的罰款，由此可見它們所具有的處罰力度較弱。這也是導(dǎo)致檔案管理制度在實行過程中通不能有效發(fā)揮自身職能的關(guān)鍵。所以，具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度的構(gòu)建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理責(zé)任機(jī)制
行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，主要指在對檔案進(jìn)行管理的過程中出現(xiàn)的違反機(jī)關(guān)制度的違規(guī)行為以及違法犯罪行為，應(yīng)該如何認(rèn)定和應(yīng)該承擔(dān)哪種法律責(zé)任的相關(guān)管理機(jī)制。政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，在我國法律體系里還沒有被建立，現(xiàn)階段所追究的和檔案管理相關(guān)的責(zé)任一般都是按照《檔案法》中的規(guī)定。而行政執(zhí)法的檔案的內(nèi)容和其他檔案進(jìn)行比較，具備著很大的差異，它既可以使檔案自身的作用得到充分的發(fā)揮，還可以代表著政府的公信力，如果根據(jù)普通的檔案管理責(zé)任對其進(jìn)行追究就顯得處罰力度很弱，不能使對行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理的過程中的目的順利的實現(xiàn)。缺失行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，還導(dǎo)致所有行政機(jī)關(guān)在管理行政執(zhí)法檔案時不能進(jìn)行足夠的重視，并缺失強(qiáng)有力的制度保證，一旦出現(xiàn)問題就采取內(nèi)部解決的措施，有時還由于部門的利益而掩蓋，并幫助違法者撒謊，從而導(dǎo)致檔案管理將要面臨著非常嚴(yán)重的信任危機(jī)。例如前幾年在浙江杭州發(fā)生“70碼”時間以后，公安機(jī)關(guān)在人們心中的信賴度大大的降低。后來在很多地方的交通執(zhí)法過程中，人人往往會質(zhì)疑執(zhí)法行為，從而使政府形象受到嚴(yán)重的損害，還對全國范圍內(nèi)進(jìn)行行政執(zhí)法產(chǎn)生了重大的影響。
行政執(zhí)法作為行政訴訟以及行政復(fù)議的裁決依據(jù)，是對行政機(jī)關(guān)行使自身行政執(zhí)法職能進(jìn)行科學(xué)合理的法制監(jiān)督以及社會監(jiān)督的重要前提，還是對行政責(zé)任實施追究的重要法律依據(jù)。
三、結(jié)語
行政執(zhí)法檔案對行政機(jī)關(guān)在行使行政權(quán)力以及執(zhí)行行政執(zhí)法的控制等方面具有著至關(guān)重要的作用，它也是實施依法行政的關(guān)鍵。但目前我國還沒有構(gòu)建具有全國性意義的法律層面上的更加權(quán)威的檔案管理制度，也缺失健全的管理責(zé)任機(jī)制，所以導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理行政執(zhí)法的過程中出現(xiàn)了許多違法違規(guī)現(xiàn)象，對政府形象以及公信力造成了嚴(yán)重的損害。基于這種情況，一定要構(gòu)建健全的管理責(zé)任機(jī)制和檔案管理制度。
參考文獻(xiàn)：
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2017年是深入實施“十三五”規(guī)劃的重要一年，是推動檔案強(qiáng)省建設(shè)向縱深發(fā)展的關(guān)鍵之年，如何將2017年全省幾項重點工作任務(wù)落到實處，見到成效，下面省局幾位處長圍繞一些“小目標(biāo)”給大家指出了“路線圖”“時間表”和“任務(wù)書”。
2017年，省局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處將圍繞檔案事業(yè)發(fā)展中心任務(wù)，認(rèn)真貫徹省委、省政府兩辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下全省檔案工作的意見》，針對我省檔案事業(yè)發(fā)展中的檔案館室硬件建設(shè)規(guī)范化率低、業(yè)務(wù)水平高低分化嚴(yán)重的問題，加大檔案管理規(guī)范化建設(shè)督導(dǎo)力度，認(rèn)真履行檔案行政管理職能，推進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作扎實開展。
一、鍥而不舍的繼續(xù)推進(jìn)檔案館建設(shè)，重點對已獲得中央補(bǔ)助資金但未_工的11個縣級檔案館項目進(jìn)行督導(dǎo)，提高我省縣級館開工率；對于已建成的市、縣檔案館新館的設(shè)施設(shè)備配備情況予以督導(dǎo)；完善縣級綜合檔案館項目建設(shè)動態(tài)數(shù)據(jù)庫，及時更新相關(guān)數(shù)據(jù)；積極做好2018年度縣級檔案館申請中央資金補(bǔ)助指導(dǎo)工作。
二、加大民生檔案接收進(jìn)館工作力度，在11個設(shè)區(qū)市各選一個縣級館作為試點建立民生檔案查閱中心，年內(nèi)完成試點掛牌工作。按國家局要求，適時開展市、縣綜合檔案館業(yè)務(wù)考核試點工作。
三、繼續(xù)開展對省直單位年度檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)工作，實地檢查不少于60家；同時督導(dǎo)各市縣對直屬機(jī)關(guān)單位開展相關(guān)監(jiān)督指導(dǎo)工作，要求三年內(nèi)全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質(zhì)量和檔案歸檔率。
四、印發(fā)《河北省檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案室建設(shè)的意見》（暫定名），以此為契機(jī)，推進(jìn)機(jī)關(guān)團(tuán)體及企事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作，推進(jìn)檔案室工作的規(guī)范化建設(shè)，確保檔案安全。
五、以建立全省各系統(tǒng)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺工作為抓手，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次，逐步解決檔案數(shù)字化率低、信息共享度差等問題，圍繞實施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，推進(jìn)各系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)。
六、繼續(xù)深化農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作，宣傳貫徹《村級檔案管理辦法》；配合省農(nóng)業(yè)廳做好農(nóng)村土地確權(quán)檔案整理驗收相關(guān)工作；對全省土地確權(quán)檔案進(jìn)行專項統(tǒng)計并逐步建立數(shù)據(jù)庫；依據(jù)國家局相關(guān)文件精神，啟動精準(zhǔn)扶貧、美麗鄉(xiāng)村建檔工作。
七、加強(qiáng)對省監(jiān)管企業(yè)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，全面完成省屬企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準(zhǔn)工作，督導(dǎo)二、三級單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。
八、加強(qiáng)對省重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，對2017年省級重點建設(shè)項目進(jìn)行登記，建立完善省級重點建設(shè)項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作制度；開展省級重點建設(shè)項目檔案檢查驗收工作。
