時(shí)間：2023-10-08 15:33:03
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被告：大同市土地管理局。
1993年11月23日，原告山西泰豐大酒店有限公司（以下簡(jiǎn)稱泰豐公司）與被告大同市土地管理局（以下簡(jiǎn)稱大同市土地局）依據(jù)《中華人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)協(xié)商一致簽訂了《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》，大同市土地局將位于大同市城區(qū)鼓樓西北角面積為8939.77平方米的國(guó)有土地使用權(quán)有償出讓給泰豐公司，使用期40年，土地出讓金額為8045793元。合同約定：合同簽訂后30日內(nèi)，泰豐公司向大同市土地局繳付土地使用權(quán)出讓金總額的15％，計(jì)1206868.95元人民幣作為合同的定金；泰豐公司應(yīng)在簽訂合同后60日內(nèi)，支付完全部土地使用權(quán)出讓金，逾期30日仍未全部支付的，大同市土地局有權(quán)解除合同，并可請(qǐng)求泰豐公司賠償；泰豐公司在向大同市土地局支付全部土地使用權(quán)出讓金后5日內(nèi)，依照規(guī)定辦理土地使用權(quán)登記手續(xù)，領(lǐng)取《中華人民共和國(guó)國(guó)有土地使用證》，取得土地使用權(quán)。 合同簽訂后，原告泰豐公司于1993年12月27日給付被告大同市土地局定金1206868.95元及土地出讓金2793131.05元，兩項(xiàng)合計(jì)400萬(wàn)元。1993年12月28日，大同市土地局給泰豐公司核發(fā)了8939.77平方米土地的土地使用權(quán)證書。后泰豐公司向大同市土地局提出書面申請(qǐng)，稱因資金周轉(zhuǎn)困難和冬季無(wú)法施工，請(qǐng)求將余款4045793元的付款日期延長(zhǎng)至1994年4月1日。大同市土地局研究后表示同意。到1994年4月1日，泰豐公司未將余款交付大同市土地局，大同市土地局多次催促泰豐公司履行合同，泰豐公司均未履行。1994年9月22日，大同市土地局書面通知泰豐公司，限其于9月30日前全部履行合同，否則將按有關(guān)規(guī)定處理。泰豐公司接到通知后，至9月30日仍未履行合同。1994年9月30日，大同市土地局依照《中華人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》第14條和《山西省城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓實(shí)施辦法》第11條的規(guī)定，決定解除合同，收回土地使用權(quán)，所發(fā)土地使用證注銷登記，對(duì)泰豐公司已支付的定金1206868.95元和土地出讓金2793131.05元不予退還。大同市土地局將該決定通知書于1994年10月24日送達(dá)泰豐公司。泰豐公司在接到通知書后，曾于1996年3、4月在向大同市人民政府的有關(guān)請(qǐng)求報(bào)告中主張過(guò)權(quán)利，但均無(wú)結(jié)果。
為此，泰豐公司以大同市土地局單方撕毀合同為理由，于1997年8月20日向大同市中級(jí)人民法院提起訴訟，要求被告大同市土地局退還土地使用權(quán)出讓金2793131.05元，并賠償因此造成的一切經(jīng)濟(jì)損失；或者繼續(xù)履行已簽訂的《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》，將約定出讓的土地確定由其使用。 被告大同市土地局答辯稱：從1994年4月1日至9月30日，原告泰豐公司應(yīng)當(dāng)支付違約金792萬(wàn)元，再加上剩余款，原告已經(jīng)無(wú)能力履行合同。在這種情況下，我局依據(jù)有關(guān)規(guī)定決定解除合同，已交付的定金及出讓金不予退還。另外原告泰豐公司起訴已經(jīng)超過(guò)訴訟時(shí)效，人民法院依法應(yīng)當(dāng)裁定駁回其起訴。
「審判
大同市中級(jí)人民法院經(jīng)審理認(rèn)為：根據(jù)我國(guó)民事法律的有關(guān)規(guī)定，民事活動(dòng)應(yīng)當(dāng)遵循自愿、公平、等價(jià)有償、誠(chéng)實(shí)信用的原則來(lái)進(jìn)行。原告與被告簽訂的《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》為有效合同。原告在合同規(guī)定的期限內(nèi)未按約定交清土地出讓金，屬于違約行為，其所支付的定金依法不予退還。但被告大同市土地局沒(méi)收原告泰豐公司已經(jīng)交納的除定金以外的部分土地出讓金，于法無(wú)據(jù)，依法應(yīng)予返還。被告大同市土地局辯稱以該部分土地出讓金賠償因違約造成的損失，因其不能提供證據(jù)證明其損失已超過(guò)原告所付定金數(shù)額，故本院不予支持。原告泰豐公司所訴利息一節(jié)，因?qū)е陆獬贤翟孢`約所致，亦不予支持。被告大同市土地局辯稱原告泰豐公司的起訴已經(jīng)超過(guò)訴訟時(shí)效期間一節(jié)，因原告泰豐公司在法庭審理中已經(jīng)提供合法有效證據(jù)，證明其曾于1996年3、4月主張過(guò)權(quán)利，故據(jù)此足以認(rèn)定訴訟時(shí)效中斷，原告泰豐公司的起訴未超過(guò)訴訟時(shí)效期間。被告大同市土地局所辯無(wú)據(jù)為證，不予認(rèn)定。依照《中華人民共和國(guó)民法通則》第四條、第八十九條第（三）項(xiàng)之規(guī)定，該院于1997年11月27日判決如下： 被告大同市土地局在本判決生效后10日內(nèi)退還原告泰豐公司土地出讓金2793131.05元。
宣判后，大同市土地局不服，向山西省高級(jí)人民法院提出上訴，稱：一、雙方簽訂的《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》是完全按照《中華人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》和《山西省城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓實(shí)施辦法》執(zhí)行的，其對(duì)泰豐公司的2793131.05元土地出讓金依法是不予退還，而不是沒(méi)收。國(guó)務(wù)院《中華人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》第14條雖未明確規(guī)定在受讓方違約時(shí)不予退還已交納的部分出讓金，但也未規(guī)定應(yīng)該退還；而山西省人民政府根據(jù)國(guó)務(wù)院授權(quán)制定的《山西省城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓實(shí)施辦法》第11條明確規(guī)定定金和出讓金不予退還。二、關(guān)于訴訟時(shí)效問(wèn)題。我局于1994年10月24日將解除合同的書面通知送達(dá)泰豐公司，在此后近三年的時(shí)間中，泰豐公司向我局提出過(guò)的要求是重新受讓土地，始終未主張過(guò)退還出讓金。泰豐公司于1997年8月20日起訴，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了訴訟時(shí)效，一審判決所述“原告主張權(quán)利”只是一個(gè)模糊的說(shuō)法。我局與泰豐公司同為平等民事主體，泰豐公司主張權(quán)利只應(yīng)向我局主張或向法院起訴，而不應(yīng)向別的人或上級(jí)單位主張。 泰豐公司答辯稱：一、大同市土地局解除土地使用權(quán)出讓合同并收回頒發(fā)的國(guó)有土地使用證，不符合《中華人民共和國(guó)土地法》第十九條規(guī)定，應(yīng)依法確認(rèn)該轉(zhuǎn)讓合同有效。二、我公司曾于1996年3月16日正式向大同市人民政府遞交過(guò)請(qǐng)示報(bào)告，主張過(guò)權(quán)利，不存在超過(guò)訴訟時(shí)效的問(wèn)題。
山西省高級(jí)人民法院經(jīng)審理認(rèn)為：大同市土地局與泰豐公司依法簽訂的《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》為有效合同。泰豐公司在規(guī)定期限內(nèi)未按約定交清土地出讓金屬違約行為，其所支付的定金適用定金罰則，不予返還。大同市土地局對(duì)泰豐公司已交納的部分土地出讓金不予退還，其所依據(jù)的《山西省城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓實(shí)施辦法》第11條的規(guī)定，超越了國(guó)務(wù)院《中華人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》第53條規(guī)定的授權(quán)范圍，故其行為缺乏法律依據(jù)，其主張依法不予支持。大同市土地局所稱泰豐公司的起訴已超過(guò)訴訟時(shí)效一節(jié)，因泰豐公司已向大同市政府行文主張權(quán)利，大同市政府系大同市土地局的主管部門，故應(yīng)視為與向大同市土地局主張權(quán)利有同等效力，應(yīng)認(rèn)定時(shí)效中斷。綜上所述，對(duì)大同市土地局的上訴請(qǐng)求依法不予支持。原審判決認(rèn)定事實(shí)清楚，適用法律正確。根據(jù)《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》第一百五十三條第一款第（一）項(xiàng)之規(guī)定，該院于1999年7月28日判決如下： 駁回上訴，維持原判。
「評(píng)析
一、雙方簽訂的《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》為有效合同 合同法律效力是合同依法成立后所發(fā)生的法律后果。根據(jù)《民法通則》第五十五條關(guān)于民事法律行為生效要件的規(guī)定，合同生效的一般條件是：第一，當(dāng)事人在訂立合同時(shí)必須具有相應(yīng)的訂立合同的行為能力。第二，合同當(dāng)事人的意思表示真實(shí)。第三，合同不違反法律或者社會(huì)公共利益。這就是有效合同的標(biāo)準(zhǔn)。本案中，原告泰豐公司與被告大同市土地局根據(jù)《民法通則》規(guī)定的民事活動(dòng)應(yīng)當(dāng)遵循自愿、公平、等價(jià)有償、誠(chéng)實(shí)信用的原則，依據(jù)《中華人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)協(xié)商一致簽訂了《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》，該行為是雙方當(dāng)事人的真實(shí)意思表示，且合同不違反法律或者社會(huì)公共利益，符合法律規(guī)定的合同生效的一般條件，所以說(shuō)泰豐公司與大同市土地局簽訂的《國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同》為有效合同。
二、原告泰豐公司所支付的定金不予退還 定金是一種古老的債的擔(dān)保方式。它是指合同當(dāng)事人一方，以保證合同履行為目的，在合同未履行之前，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)給付對(duì)方一定數(shù)額金錢的擔(dān)保形式。《民法通則》規(guī)定，當(dāng)事人一方在法律規(guī)定的范圍內(nèi)可以向?qū)Ψ浇o付定金；債務(wù)人履行債務(wù)后，定金應(yīng)當(dāng)?shù)肿鲀r(jià)款或者收回；給付定金的一方不履行債務(wù)的，無(wú)權(quán)要求返還定金，接受定金的一方不履行債務(wù)的，應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金。定金的成立不僅應(yīng)有當(dāng)事人的合意，而且應(yīng)有定金的實(shí)際交付。定金合同成立后，根據(jù)法律規(guī)定，可以發(fā)生以下三方面的效力：一是證明合同的成立；二是在合同履行后，定金可以抵作價(jià)款；三是在合同不履行時(shí)，適用定金罰則。 本案原告泰豐公司在與被告大同市土地局簽訂合同后，根據(jù)合同約定，給付大同市土地局定金1206868.95元，合同中的定金條款成立，對(duì)雙方當(dāng)事人發(fā)生法律效力。之后，原告泰豐公司在合同規(guī)定的期限內(nèi)未按規(guī)定交清土地出讓金，違反合同約定，其所支付的定金適用定金罰則，泰豐公司無(wú)權(quán)要求返還定金。法院認(rèn)定泰豐公司所支付的定金依法不予返還是正確的。
三、原告泰豐公司已交納的部分土地出讓金是否應(yīng)予退還 這是本案爭(zhēng)議的焦點(diǎn)所在。大同市土地局援引《中華人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》第14條、《山西省城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓實(shí)施辦法》第11條的規(guī)定，認(rèn)為對(duì)泰豐公司已支付的部分土地出讓金不予退還。對(duì)此，法院在審理過(guò)程中對(duì)適用法律問(wèn)題進(jìn)行了審查?！吨腥A人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》第14條未明確規(guī)定解除合同后是否退還已交納的土地出讓金?！渡轿魇〕擎?zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓實(shí)施辦法》第11條規(guī)定了“受讓方不履行合同的，出讓方可以依法解除合同，所支付的定金及出讓金不予退還?！钡摋l規(guī)定超越了《中華人民共和國(guó)城鎮(zhèn)國(guó)有土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓暫行條例》第14條的規(guī)定，與之相抵觸，實(shí)際造成對(duì)于未足額交納出讓金的土地受讓人而言，交的出讓金越多，損失越大，即違約輕的懲罰重，違約重的處罰輕，該條規(guī)定不應(yīng)適用。大同市土地局不予退還泰豐公司的部分土地出讓金的行為缺乏法律依據(jù)，其主張依法不予支持。一、二審法院判令大同市土地局退還泰豐公司土地出讓金是正確的。
責(zé)任編輯按： 對(duì)于本案的處理，有必要再多說(shuō)幾句。
一、關(guān)于合同的解除。從原告的起訴理由和上訴答辯理由中，可以明顯感到不同意被告解除雙方之間業(yè)已成立的土地使用權(quán)出讓合同。這涉及到被告所行使的合同解除權(quán)是否正當(dāng)?shù)膯?wèn)題。從合同關(guān)系來(lái)看，合同一方當(dāng)事人有權(quán)在出現(xiàn)合同約定的或者法律規(guī)定的事由時(shí)，依約定或法定條件行使合同解除權(quán)。本案合同中約定了受讓方應(yīng)在簽訂合同后60日內(nèi)支付完全部土地使用權(quán)出讓金，逾期30日仍未全部支付的，出讓方有權(quán)解除合同。其后，雙方之間雖有延期付款的約定，但至所延付款期滿即開始發(fā)生計(jì)算逾期30日的法律效果，從此時(shí)起經(jīng)過(guò)30日受讓方未全部支付的，出讓方即有權(quán)解除合同。本案出現(xiàn)了這樣的事實(shí)，所延付款期滿，經(jīng)出讓方多次催促，受讓方在逾期30日后仍未付余款，根據(jù)合同約定的條件，出讓方通知受讓方解除合同，即為合法有效。同時(shí)，出讓方的這種行為，也符合當(dāng)時(shí)有效施行的《經(jīng)濟(jì)合同法》第二十六條第一款所規(guī)定的允許解除合同的情形之一，即合同一方在合同約定的期限內(nèi)沒(méi)有履行合同（有疑問(wèn)的是沒(méi)有履行是指全部沒(méi)有履行，還是也包括部分沒(méi)有履行，規(guī)定不明）的，另一方有權(quán)解除合同。 結(jié)合自1999年10月1日起施行的《中華人民共和國(guó)合同法》的規(guī)定來(lái)看，本案被告作為出讓方行使合同解除權(quán)，也是正當(dāng)?shù)?，即被告的行為符合該法第九十三條規(guī)定的在當(dāng)事人約定了解除合同的條件情形下，解除合同的條件成就時(shí)，解除權(quán)人可以解除合同的規(guī)定。但對(duì)本案合同約定的“逾期30日仍未全部支付，大同市土地局有權(quán)解除合同”，對(duì)該“逾期30日”可否理解為該法第九十五條所規(guī)定的“當(dāng)事人約定解除權(quán)行使期限”，是不可以的。因?yàn)?，“逾?0日”僅是解除權(quán)產(chǎn)生的條件，或者說(shuō)為解除權(quán)開始行使的條件，在未滿30日之前，大同市土地局還不享有解除權(quán)。因此，如按該法處理，不發(fā)生期限屆滿當(dāng)事人不行使解除權(quán)的，該權(quán)利消滅的問(wèn)題。
【關(guān)鍵詞】 合同 管理 規(guī)范化
一、合同管理在企業(yè)中的重要性
合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)行為的主要手段，是現(xiàn)代化管理的必然要求。如果要最大限度發(fā)揮合同的作用，就必須加強(qiáng)合同管理，加強(qiáng)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理。因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化是制度化的最高形式，是規(guī)范化的最高要求，是科學(xué)化的最佳途徑。只有加強(qiáng)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能避免合同風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范經(jīng)營(yíng)行為，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。
二、企業(yè)合同管理中出現(xiàn)的問(wèn)題
煤炭企業(yè)涉及合同方面的內(nèi)容很多，其中大家最常見和熟悉的有物資管理合同、銷售管理合同等。這些合同都有專門的單位或部室人員進(jìn)行管理，這些合同基本都有相對(duì)的時(shí)間、客戶、管理格式等，有一定的規(guī)律可循，所以管理相對(duì)較為容易。但是，機(jī)關(guān)和后勤等涉及的對(duì)外合同，由于涉及種類多，部門多，格式內(nèi)容等也比較多，部分部室人員由于專業(yè)性的限制，對(duì)合同需要的各項(xiàng)資料不了解，往往存在資料確實(shí)缺失情況，管理起來(lái)存在一定難度，需要多個(gè)部門的聯(lián)合把關(guān)，也需要專門部室人員的管理。尤其是各礦廠機(jī)關(guān)后勤，分公司購(gòu)買的設(shè)備、搞的土建工程等，缺少專門部室管理和監(jiān)管，給企業(yè)合同管理埋下隱患。迫切需要鑫龍煤業(yè)專門部室及專門人員進(jìn)行管理。
為避免公司機(jī)關(guān)、后勤服務(wù)部門以及分公司購(gòu)買的設(shè)備、搞的土建工程、進(jìn)行的各項(xiàng)設(shè)備、設(shè)施維修、租賃等，涉及的對(duì)外合同缺少專門管理。存在以下問(wèn)題：
1.缺乏必要的法律知識(shí)，部分內(nèi)容存在法律風(fēng)險(xiǎn)。
2.合同的審查、簽訂不規(guī)范，亂，對(duì)合同的履行缺乏行之有效的監(jiān)督。
3.缺乏供應(yīng)商的資質(zhì)的審查。
4.部分合同存在對(duì)合同雙方在合同執(zhí)行過(guò)程中的責(zé)任與權(quán)利約定不明確、表述不清等問(wèn)題。
這些都給企業(yè)合同管理埋下隱患。鑫龍煤業(yè)企業(yè)規(guī)劃部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求，于2014年5月起接手了鑫龍煤業(yè)機(jī)關(guān)、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作，并安排專門人員進(jìn)行了管理，根據(jù)合同工作的各項(xiàng)要求，對(duì)后面所有的合同全面進(jìn)行了規(guī)范化的管理。
三、合同規(guī)范化管理的主要做法
1.完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程。為規(guī)范各分公司、機(jī)關(guān)部室的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實(shí)現(xiàn)合同管理的制度化，預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)公司合法權(quán)益，制訂了《安陽(yáng)鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同管理辦法》鑫煤〔2014〕207號(hào)，使各分公司、機(jī)關(guān)部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容包括：合同管理機(jī)構(gòu)的建立及其職責(zé)的明確界定；合同簽訂前的供應(yīng)商資格、價(jià)格、質(zhì)量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權(quán)限設(shè)定、法人授權(quán)委托書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內(nèi)容。
2.及時(shí)啟用“安陽(yáng)鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同專用章”，并予以公布，指定專門人員進(jìn)行管理。
3.重點(diǎn)要求各責(zé)任單位在合同簽訂前，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的資格審查。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、商品價(jià)格與質(zhì)量、履約能力的審核。合同管理部門在對(duì)供應(yīng)商材料進(jìn)行審核并形成審核意見后，要將審核報(bào)告上報(bào)主管部門審核。
4.編制了安陽(yáng)鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同審批表，確保在合同簽訂過(guò)程中，各專業(yè)部門或領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理。
5.對(duì)不同合同規(guī)定不同的上報(bào)材料，加以區(qū)分。通過(guò)議標(biāo)簽訂的合同，報(bào)合同會(huì)簽單與會(huì)談紀(jì)要；通過(guò)招標(biāo)簽訂的合同，報(bào)合同會(huì)簽單與中標(biāo)通知書；通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批示簽訂的合同，報(bào)相關(guān)請(qǐng)示和領(lǐng)導(dǎo)批示。
6.編制了安陽(yáng)鑫龍煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理臺(tái)帳，涉及序號(hào)、合同名稱、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人、簽訂日期、合同期限、合同價(jià)、對(duì)方單位、存檔份數(shù)、歸檔日期、備注等11項(xiàng)內(nèi)容，確保各項(xiàng)合同查找有據(jù)可依，查詢方便。如下表：
7.合同查詢時(shí)，做好查詢、借用等相關(guān)手續(xù)（查詢借用人員需要填寫查詢、借用登記表，并將借用、查詢時(shí)間及歸還時(shí)間填寫清楚，借用時(shí)除了填寫登記表外，還要打借條），防止合同備份資料的遺失。
四、實(shí)施效果
通過(guò)對(duì)公司機(jī)關(guān)部室及分公司涉外合同管理進(jìn)行了規(guī)范管理以來(lái)，公司合同管理工作獲得了長(zhǎng)足發(fā)展。
1.通過(guò)制度的制定和完善，為機(jī)關(guān)部室及分公司涉外合同簽訂前、簽訂過(guò)程和簽訂后備案等工作提供了管理流程和依據(jù)。
2.規(guī)避了部分法律風(fēng)險(xiǎn)。
3.加強(qiáng)了機(jī)關(guān)部室及分公司涉外合同的監(jiān)管工作。
R集團(tuán)公司是一個(gè)擁有多家子公司、分公司、控股公司及直屬單位，多年來(lái)，在探索、加強(qiáng)合同管理的實(shí)踐方面形成一套符合自己實(shí)際、行之有效的管理方式、方法。現(xiàn)做匯報(bào)，以期拋磚引玉之效。
一、確立合同管理模式
R集團(tuán)公司明確：集團(tuán)公司范圍內(nèi)（包括各級(jí)單位）的合同由集團(tuán)公司管理，集團(tuán)公司采取統(tǒng)一與授權(quán)相結(jié)合、綜合與專業(yè)相結(jié)合的管理模式對(duì)合同進(jìn)行管理。具體：在集團(tuán)公司與各單位合同管理分工上，集團(tuán)公司總部合同、各單位重要合同由集團(tuán)公司統(tǒng)一管理，各單位非重要合同由集團(tuán)公司授權(quán)各單位管理（重要合同與非重要合同的劃分標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)公司確定，集團(tuán)公司參照合同標(biāo)的額、履行周期等進(jìn)行確定。如對(duì)于工程類合同，R集團(tuán)公司在劃分重要合同與非重要合同時(shí)，標(biāo)的額超過(guò)一億元或履行期限超兩年的合同定義為各單位重要合同，此類合同由R集團(tuán)公司統(tǒng)一管理）；在職能部門合同管理分工上，各專業(yè)合同由職能部門歸口管理（如R集團(tuán)公司范圍內(nèi)工程類合同、設(shè)備類合同分別由工程部、設(shè)備部管理），合同綜合管理部門對(duì)合同涉及風(fēng)險(xiǎn)最后審查把關(guān)。
二、加強(qiáng)合同環(huán)節(jié)管理
對(duì)合同過(guò)程各環(huán)節(jié)進(jìn)行分解分析，加強(qiáng)合同各環(huán)節(jié)管理、管控，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)管控。R集團(tuán)公司的具體做法：
（一）對(duì)合同當(dāng)事人審查
（1）審查內(nèi)容。1）合同當(dāng)事人的基本情況。合同當(dāng)事人是否適格，《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》或《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》及其年檢是否在有效期限之內(nèi)；2）合同當(dāng)事人的履約能力。審查當(dāng)事人的注冊(cè)資本、凈資產(chǎn)是否與合同履行相適應(yīng)，有無(wú)不良信譽(yù)記錄等；3）合同當(dāng)事人的簽約資格。當(dāng)事人是否具有簽約授權(quán)，授權(quán)是否合法，有無(wú)越權(quán)等。
（2）審查程序。集團(tuán)公司統(tǒng)一管理的合同，由集團(tuán)公司合同專業(yè)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)當(dāng)事人審查；授權(quán)單位管理的合同，由各單位合同管理部門對(duì)當(dāng)事人審查。
通過(guò)對(duì)當(dāng)事人審查，將無(wú)簽約資格，或有簽約資格而無(wú)履約能力的當(dāng)事人排除在外。
（二）合同起草管理
R集團(tuán)公司規(guī)定集團(tuán)公司及各單位設(shè)置專職或兼職合同管理員，合同管理人員負(fù)責(zé)合同起草。合同起草參照以下要求：（1）內(nèi)容符合法律法規(guī)；（2）編號(hào)統(tǒng)一一致；（3）合同名稱與合同內(nèi)容一致；（4）主、從合同相應(yīng)內(nèi)容一致，合同附件齊備；（5）明確合同履行方式；（6）明確違約責(zé)任及承擔(dān)方式；（7）合同設(shè)立擔(dān)保的，明確擔(dān)保的方式和范圍；（8）明確管轄法院或仲裁機(jī)構(gòu)等。
（三）合同會(huì)簽管理
（1）合同會(huì)簽。合同會(huì)簽，是R集團(tuán)公司職能部門按職責(zé)分工分別對(duì)合同進(jìn)行審查，會(huì)簽是R集團(tuán)公司合同管理的重要特點(diǎn)。R集團(tuán)公司總部合同、各單位重要合同經(jīng)R集團(tuán)公司合同管理部門按一定順序會(huì)簽。下面舉例R集團(tuán)公司合同會(huì)簽及順序（見下表）：
（2）會(huì)簽操作。職能部門在對(duì)合同進(jìn)行審查時(shí)，審查意見可在合同會(huì)簽稿上修訂或批注，并及時(shí)反饋給合同承辦單位或部門，由承辦單位或部門采納，或說(shuō)明后不予采納。
最后，R集團(tuán)合同綜合管理部門對(duì)合同合法性、有效性進(jìn)行審查把關(guān)。
（四）合同簽訂管理
合同經(jīng)會(huì)簽審查后，送R集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)主要負(fù)責(zé)人審批（或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)他人審批），最后，由合同管理員根據(jù)審批后的合同會(huì)簽稿制作合同正式文本。合同正式文本由法定代表人或授權(quán)人簽署。合同正式文本加蓋合同專用章，并加蓋騎縫章。
（五）合同履行管理
（1）合同履性計(jì)劃。R集團(tuán)公司總部合同、各單位重要合同經(jīng)各方當(dāng)事人簽署后，承辦單位或部門按照合同特點(diǎn)，對(duì)合同履行做總體規(guī)劃，確定合同履行階段或履行節(jié)點(diǎn)，制定履行計(jì)劃，并明確履行階段或節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。合同履行按計(jì)劃、分階段全面履行。
（2）合同備案。R集團(tuán)公司總部合同、各單位合同簽署后，副本由承辦單位或部門報(bào)合同綜合管理部門備案，總部合同和各單位重要合同備案時(shí)附合同履行計(jì)劃。R集團(tuán)公司合同綜合管理對(duì)備案合同登記、建賬、備查，加強(qiáng)合同履行監(jiān)管。
（3）合同履行跟蹤。R集團(tuán)公司總部合同、各單位重要合同履行情況由承辦單位或部門定期報(bào)合同綜合管理部門和合同專業(yè)管理部門。合同綜合部門對(duì)報(bào)送的合同信息及通過(guò)其他途徑掌握的信息進(jìn)行匯總、整理、分析，協(xié)調(diào)解決合同管理存在問(wèn)題，進(jìn)一步規(guī)范合同管理，促進(jìn)合同管理改進(jìn)。
（六）合同驗(yàn)收、歸檔管理
合同驗(yàn)收由承辦單位或部門組織，在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)不符合要求的事項(xiàng)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書面異議及整改意見，并督促及時(shí)整改；驗(yàn)收合格的，由驗(yàn)收人員簽署書面驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
合同管理員對(duì)在簽訂、履行合同過(guò)程中的信件、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件和合同文本等憑證妥善保管，并按R集團(tuán)公司檔案管理要求辦理歸檔。
三、合同管理體系的構(gòu)建
為實(shí)現(xiàn)合同管理，為保證合同及合同管理規(guī)范、有效運(yùn)行，R集團(tuán)公司建立起與合同管理相適應(yīng)的、其行之有效的管理體系。
（一）組織體系
R集團(tuán)公司建立起由董事長(zhǎng)總經(jīng)理合同綜合管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)和合同專業(yè)管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)公司合同管理部門集團(tuán)公司各單位各單位分管領(lǐng)導(dǎo)合同管理員的組織保障體系。組織體系的建立健全，明確了各合同管理職能部門職責(zé)，進(jìn)一步落實(shí)合同管理責(zé)任。
（二）制度體系
為適應(yīng)合同管理，R集團(tuán)公司進(jìn)一步完善、明確了由合同法及相關(guān)法律法規(guī)R集團(tuán)公司合同管理制度及相關(guān)規(guī)定R集團(tuán)公司各專業(yè)合同管理制度各單位合同管理規(guī)定的多層級(jí)的合同管理制度，保障了合同管理有章可循、有據(jù)可依。
（三）合同及合同管理動(dòng)態(tài)運(yùn)行機(jī)制
1.根據(jù)公司實(shí)際情況，建立合理的組織架構(gòu)，系統(tǒng)化管理合同。
筆者所在的公司實(shí)施總法律顧問(wèn)制度，由公司一位高管擔(dān)任總法律顧問(wèn)，下設(shè)法律事務(wù)管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問(wèn)。法律事務(wù)管理部門在公司逐步實(shí)行綜合歸口與分級(jí)、分類相結(jié)合的合同管理體制。例如在公司市場(chǎng)營(yíng)銷部、物資采購(gòu)部、科技部等有合同業(yè)務(wù)的部門，設(shè)立了兼職合同管理人員，分類專項(xiàng)管理其本部門的合同，逐步對(duì)公司的合同進(jìn)行全方位、全過(guò)程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設(shè)、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓(xùn)等多個(gè)方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強(qiáng)化合同管理職責(zé)分工。
法律顧問(wèn)首先從合同管理建章立制開始，對(duì)原有的合用管理辦法在實(shí)施中的效果、存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和評(píng)估。在此基礎(chǔ)上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對(duì)合同的訂立、簽訂權(quán)限和職責(zé)審查、合同履行與評(píng)估等方面進(jìn)行明確和規(guī)范。對(duì)公司合同管理制度的修訂，即是對(duì)公司合同管理內(nèi)部控制的完善，旨在達(dá)成《內(nèi)部控制指引》的目標(biāo)要求，即規(guī)范和加強(qiáng)合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過(guò)程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權(quán)的經(jīng)濟(jì)行為，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司合法權(quán)益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項(xiàng)目責(zé)任部門、歸口管理部門、財(cái)務(wù)部、法律部等各個(gè)專業(yè)部門各司其職對(duì)合同進(jìn)行把關(guān)，有效地將合同訂立納入公司的各項(xiàng)管理之中，有效地實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的控制和事前防范。法律顧問(wèn)一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴(yán)格審查，重大項(xiàng)目則在項(xiàng)目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關(guān)。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)的防控。法律顧問(wèn)堅(jiān)持開展了相關(guān)合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務(wù)量特點(diǎn)，相繼制定了《采購(gòu)合同》、《加工承攬合同》、《設(shè)備維修合同》及《技術(shù)開發(fā)合同》等示范文本。法律顧問(wèn)首先查閱了以往大量的合同，進(jìn)行歸類整理；然后提煉總結(jié)完成合同示范文本草案，再與相關(guān)部門進(jìn)行了交流討論，最終修改定稿。以技術(shù)合同為例，示范文本不僅明確合同內(nèi)容，還從法律專業(yè)的角度對(duì)簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)度、履行期限和方式、雙方權(quán)利義務(wù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式、價(jià)款支付以及在知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等重要內(nèi)容上做出相應(yīng)說(shuō)明，包括合同簽訂內(nèi)容表述指引和法律風(fēng)險(xiǎn)說(shuō)明及提示。從管理的角度上，實(shí)現(xiàn)在合同內(nèi)控管理流程與管理、研發(fā)的具體結(jié)合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細(xì)化合同專用章管理，嚴(yán)格公司合同檔案管理。
法律顧問(wèn)的嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致等優(yōu)點(diǎn)，還應(yīng)發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應(yīng)明確合同專用章的用印審批相關(guān)要求，以及外帶合同專用章的原則、申請(qǐng)程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在一定時(shí)期內(nèi)具有重要的保存價(jià)值，生效的合同文本應(yīng)納入經(jīng)營(yíng)檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對(duì)于審結(jié)用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺(tái)帳，及時(shí)記錄合同編號(hào)、承辦部門、合同名稱及對(duì)方當(dāng)事人等信息，并要求各業(yè)務(wù)部門妥善保管合同訂立及履行過(guò)程中的有關(guān)資料。形成便于查找的電子信息和紙質(zhì)合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實(shí)證明，完整合同檔案的建立，也便于總結(jié)合同履行情況，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內(nèi)部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，公司法律事務(wù)部門形成了對(duì)各一級(jí)建制單位合同管理情況進(jìn)行年度現(xiàn)場(chǎng)檢查的貫例。檢查內(nèi)容主要涉及各單位內(nèi)部的合同管理職責(zé)分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺(tái)帳管理、合同評(píng)估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人和兼職合同管理員進(jìn)行座談交流。檢查會(huì)形成《年度合同管理現(xiàn)場(chǎng)檢查情況通報(bào)》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問(wèn)題，評(píng)價(jià)相關(guān)部門合同管理工作，提出改進(jìn)意見；重點(diǎn)是促進(jìn)各業(yè)務(wù)單位對(duì)合同履行和合同評(píng)估、部門合同管理方面工作的開展和規(guī)范。對(duì)于不認(rèn)真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個(gè)人，給予績(jī)效考核負(fù)評(píng)價(jià)。合同考核和現(xiàn)場(chǎng)檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠(chéng)實(shí)守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門逐步重視對(duì)合同執(zhí)行中的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權(quán)、同時(shí)履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)等合同履行原則，依法保障自身權(quán)益。
6.注重法律知識(shí)普及，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)。
公司合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質(zhì)保證是合同管理的重點(diǎn)。筆者所在的公司在各單位設(shè)有兼職合同管理員30多人，法律顧問(wèn)對(duì)合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓(xùn)機(jī)制，每年組織一次集中培訓(xùn)。培訓(xùn)圍繞“合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范”的主題，結(jié)合實(shí)務(wù)、配合案例宣講基礎(chǔ)法律知識(shí)，剖析合同從簽訂到終結(jié)的全過(guò)程，針對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范提示，還制作令人喜聞樂(lè)見的PPT、動(dòng)畫片在公司內(nèi)部宣傳媒介上播放，以強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果，增強(qiáng)了法律意識(shí)。法律顧問(wèn)對(duì)合同管理人員培訓(xùn)的加強(qiáng)和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護(hù)航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內(nèi)控體系。
二、結(jié)語(yǔ)
一、今年以來(lái)的主要工作
（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳，提高合同管理人員的整體素質(zhì)
為適應(yīng)合同審查、管理、監(jiān)督工作的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的工作性質(zhì)，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，一月份以來(lái)，我廠組織合同管理人員全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了《***礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理辦法》、《***礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理實(shí)施細(xì)則》和《***礦業(yè)集團(tuán)公司審批自購(gòu)機(jī)電設(shè)備、配件、材料物資管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化合同管理人員職業(yè)素質(zhì)教育和職業(yè)道德教育，嚴(yán)格規(guī)范合同審查工作人員行為，明確合同審查工作程序，依法履行合同審查工作職責(zé)，提升了合同管理戰(zhàn)線的整體素質(zhì)，為維護(hù)企業(yè)的正常經(jīng)濟(jì)秩序和企業(yè)利益奠定了基礎(chǔ)。
（二）細(xì)化合同管理，保證了成本效益年活動(dòng)的全面、深入開展
按照《***礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理辦法》、《***礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理實(shí)施細(xì)則》和《***礦業(yè)集團(tuán)公司審批自購(gòu)機(jī)電設(shè)備、配件、材料物資管理辦法》的要求，積極協(xié)助合同簽訂單位依法簽訂合同，參加重大合同的起草與簽訂，嚴(yán)格審查合同，1-10月份以來(lái)，共簽訂三類自購(gòu)合同共計(jì)14份，其中：由供應(yīng)科簽訂的自購(gòu)材料合同8份，總標(biāo)的額86199元；由機(jī)電科簽訂的自購(gòu)配件合同5份，總標(biāo)的額24789元；自購(gòu)機(jī)電設(shè)備合同1份，總標(biāo)的額56248元，所有合同條款、簽訂手續(xù)和形式均由本部門管理，各類合同簽訂時(shí)均經(jīng)局、廠聯(lián)審，程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現(xiàn)，依法檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同中出現(xiàn)的問(wèn)題和糾紛，會(huì)同合同承辦人員辦理有關(guān)合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規(guī)規(guī)定的合同行為，并依法監(jiān)督合同承辦人員的工作職責(zé)履行情況，依法執(zhí)行合同審查制度，有效地保證了企業(yè)成本效益的全面、深入開展，切實(shí)維護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益。
總的來(lái)看，今年我廠合同管理工作以依法治廠為方針，基本達(dá)到了集團(tuán)公司法律事務(wù)處的要求。但客觀地講，也存在一些問(wèn)題。一是合同管理人員的素質(zhì)和工作水平相對(duì)來(lái)說(shuō)還有待提高。二是組織機(jī)構(gòu)還有待完善。三是合同管理還需進(jìn)一步細(xì)化。這些問(wèn)題需要在來(lái)年的工作中加以解決。
二、二00六年的工作設(shè)想
（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面提高合同管理人員的素質(zhì)
按照集團(tuán)公司法律事務(wù)處的會(huì)議精神和工作部署的要求，原創(chuàng)：進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)習(xí)。重點(diǎn)學(xué)習(xí)“三個(gè)代表”重要思想和合同管理辦法、實(shí)施細(xì)則與相應(yīng)的法律法規(guī)，提高合同管理人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化合同管理人員的職業(yè)道德教育和遵紀(jì)守法意識(shí)，最大限度地保護(hù)企業(yè)利益不受損失，維護(hù)企業(yè)改革發(fā)展穩(wěn)定的大局。
（二）完善組織機(jī)構(gòu)，依法履行職責(zé)
完善我廠合同管理二級(jí)負(fù)責(zé)制，明確合同審查員和合同承辦人員的工作職責(zé)，對(duì)其職責(zé)范圍內(nèi)工作定期檢查，發(fā)現(xiàn)不符合法律行政法規(guī)規(guī)定的合同行為，及時(shí)制止，并嚴(yán)厲追究其承辦人員責(zé)任。對(duì)造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的違法合同，實(shí)行責(zé)任追究制度，對(duì)涉案人員移交司法機(jī)關(guān)進(jìn)行法律制裁，督促合同管理人員依法履行職責(zé)。
合同管理規(guī)定
一、合同是公司的重要文檔，是公司有關(guān)業(yè)務(wù)開展的憑證。根據(jù)《江蘇阿爾法電梯有限公司管理辦法》及國(guó)家有關(guān)法規(guī)，為規(guī)范合同的調(diào)研、起草、審查、談判和簽訂、合同執(zhí)行及歸檔管理的全過(guò)程的操作，特制定本規(guī)定。
二、本辦法適用于公司合同事務(wù)及管理。
三、合同承辦人--指具體經(jīng)辦合同有關(guān)事宜的人員。
統(tǒng)一采辦--指將各部門可通用的、消耗類的或其他物資和服務(wù)采辦，由公司行政部統(tǒng)一組織，形成規(guī)模效益的采辦。
四、銷售部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合同的的談判，并按合同及時(shí)催款及安裝協(xié)調(diào)溝通。
合同管理員負(fù)責(zé)合同資料的整理歸檔、保管，合同管理員須根據(jù)合同及時(shí)和廠里協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)計(jì)劃及，保證生產(chǎn)及時(shí)，準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)。
財(cái)務(wù)部合同的審核、合同管理和執(zhí)行情況的檢查監(jiān)督、考核評(píng)審。
五、管理內(nèi)容
（一）、合同的調(diào)研
1、合同的調(diào)研由銷售人員進(jìn)行，主要調(diào)查了解合同對(duì)方，包括但不限于
（1）資信能力；
（2）履約能力；
（3）資質(zhì)情況；
（4）支付能力；
2、與合同對(duì)方進(jìn)行初步接觸，了解合同相關(guān)要素，為起草合同創(chuàng)造條件。
（二）、合同的起草
1、一般由合同承辦人員或合同管理員起草，要求：
（1）起草人應(yīng)參加合同談判；
（2）涉及技術(shù)方面的合同，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員參加。
2、合同起草要求：
（1）各類合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式；
（2）起草合同，要做到內(nèi)容合法、語(yǔ)言規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)；
（3）合同起草應(yīng)參照使用有關(guān)合同范本，合同格式及內(nèi)容應(yīng)符合有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定。
（4）公司合同文本須按規(guī)定編制合同號(hào)。合同如若對(duì)方起草，也須按本規(guī)定合同號(hào)編制辦法編制公司合同號(hào)附在合同文本上，并使用此合同號(hào)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、申報(bào)、匯總等。
（三）合同的談判
1、由銷售人員負(fù)責(zé)合同的談判，必要時(shí)邀公司領(lǐng)導(dǎo)參與。
2、銷售人員協(xié)商洽談，擬訂談判方案，研究洽談對(duì)策和目的，洽談中視情況適時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正。
3、抓住重點(diǎn)，商定合同具體條款，并予以確認(rèn)。
（四）合同的評(píng)審與審查
1、合同管理員組織合同評(píng)審，然后依據(jù)合同管理類別報(bào)送財(cái)務(wù)部組織審查；
2、未經(jīng)審查的合同，公司財(cái)務(wù)部將不辦理財(cái)務(wù)手續(xù)。
3、具體評(píng)審要求根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際狀況制定。
（五）合同的簽訂
1、合同簽訂時(shí)，簽字人出示并與對(duì)方交換法人代表證明文件或授權(quán)委托書。
2、銷售人員需要對(duì)外簽訂合同時(shí)，必須取得公司法定代表人的批準(zhǔn)授權(quán)。
3、需要辦理法定手續(xù)的合同，應(yīng)：
（1）法律法規(guī)強(qiáng)制或合同雙方要求進(jìn)行合同鑒證或公證的合同，需到有關(guān)部門辦理鑒證或公證手續(xù)；
（2）法律法規(guī)規(guī)定需要辦理批準(zhǔn)、登記、過(guò)戶等手續(xù)的合同，應(yīng)在法定時(shí)限內(nèi)辦理批準(zhǔn)或許可手續(xù)。
（六）合同的履行
1、合同履行的跟蹤
（1）合同履行實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，由銷售人員自行負(fù)責(zé)本人的項(xiàng)目。
（2）合同管理員應(yīng)通過(guò)下列方式掌握合同履行情況：
1）銷售人員就本人的項(xiàng)目合同履行情況向合同管理員報(bào)告；
2）合同管理員根據(jù)合同規(guī)定時(shí)限對(duì)有關(guān)人員提醒及對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查。
2、合同履行中的變更
合同簽訂后，或在合同履行過(guò)程中，如果本方或?qū)Ψ揭笞兏贤瑑?nèi)容，應(yīng)
（1）雙方要確定變更內(nèi)容，并簽字確認(rèn)，需要時(shí)再按本規(guī)定第五條第四款進(jìn)行審查；
（2）對(duì)變更事項(xiàng)，銷售人員應(yīng)以書面形式通知合同管理員；
3、合同履行中的糾紛
其處理按合同約定或按法律程序進(jìn)行；
（七）合同情況統(tǒng)計(jì)上報(bào)
每月第一個(gè)工作日合同管理員向西安公司負(fù)責(zé)人報(bào)送下列報(bào)表，以便公司及時(shí)掌握合同總體情況：
1、每月及年終匯總上報(bào)《合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表》；
2、每年年終匯總上報(bào)《合同臺(tái)帳表》。
（八）合同的歸檔
1、合同歸檔
（1）合同原件的移交
1）合同簽訂完后，銷售人員應(yīng)在簽訂完成后5個(gè)工作日內(nèi)（以最后簽訂者的日期為起點(diǎn)）將交合同管理員保存正本一份，同時(shí)分別送財(cái)務(wù)部保存合同正本一份、工程部保存合同安裝部分正本一份。
2）在外地簽訂的合同原件應(yīng)在回到部門后3個(gè)工作日內(nèi)交合同管理員；
3）合同管理員收到合同原件后，應(yīng)填寫《合同登記卡》；
4）合同管理員對(duì)合同文本原件進(jìn)行整理；
5）有商業(yè)秘密的合同應(yīng)實(shí)行密級(jí)管理。
（2）合同相關(guān)資料的移交
1）合同履行過(guò)程中的一些文件、信件、電報(bào)、電傳、傳真等書面材料原件，合同承辦人應(yīng)在收到原件之日起10個(gè)工作日內(nèi)交合同管理員；
2）合同管理員將其與合同原件裝訂成冊(cè)。
（3）銷售人員對(duì)合同及相關(guān)資料的使用
1）一般使用復(fù)印件；
2）嚴(yán)格控制再次復(fù)印。
（4）合同原件及相關(guān)資料的保存
1）合同管理員應(yīng)妥善保存合同文本及相關(guān)資料；
2）履行完畢的合同，應(yīng)交檔案室歸檔保存，其歸檔時(shí)間和保管年限按法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定辦理。
（5）合同資料的借閱
1）借閱資料應(yīng)填寫《合同資料借閱登記表》；
2）經(jīng)合同管理負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后才能提供復(fù)印件；
3）如需使用原件，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。
本文主要通過(guò)合同管理實(shí)踐工作，結(jié)合廣東、福建地區(qū)X銷售企業(yè)在2000年至近期的經(jīng)營(yíng)管理情況闡述合同管理如何與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，最終達(dá)到適應(yīng)市場(chǎng)變化的目的?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，提煉成果。有針對(duì)性的對(duì)廣東、福建地區(qū)迅速成長(zhǎng)的銷售型企業(yè)的合同管理提供參考借鑒。
【關(guān)鍵詞】
銷售企業(yè)；合同管理；適應(yīng)市場(chǎng)
廣東、福建等省經(jīng)濟(jì)活躍、經(jīng)濟(jì)形式復(fù)雜多變，做為設(shè)立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來(lái)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，快速發(fā)展。為適應(yīng)市場(chǎng)變化，企業(yè)需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)變化為例加以闡述。從2000年以來(lái)，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務(wù)，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項(xiàng)工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機(jī)構(gòu)先后經(jīng)歷了省市級(jí)管理方式―省級(jí)公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級(jí)管理方式三個(gè)階段模式。所轄地區(qū)也分別經(jīng)歷了各省獨(dú)立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨(dú)立―各省獨(dú)立。公司內(nèi)部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在華南區(qū)管理時(shí)期，最早結(jié)合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結(jié)合本區(qū)當(dāng)前的實(shí)際情況，在原華南區(qū)制度基礎(chǔ)上修訂制定。并同時(shí)制定《合同管理權(quán)限及合同審查審批程序》?，F(xiàn)行制度建立統(tǒng)一授權(quán)、歸口把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、相對(duì)集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。
1.1建立統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)、相對(duì)集中的管理體制
改變?cè)瓉?lái)的多部門管理，按相對(duì)集中歸口把關(guān)、相對(duì)集中的方式管理。原來(lái)的由各主要業(yè)務(wù)部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運(yùn)動(dòng)員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬?duì)集中統(tǒng)一管理后，成為現(xiàn)在的由公司所屬各地市公司、機(jī)關(guān)各處室應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責(zé)清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。
制度明確規(guī)定訂立書面合同的標(biāo)準(zhǔn)要求。從基本環(huán)節(jié)控制風(fēng)險(xiǎn)。
1.2“各負(fù)其責(zé)”，嚴(yán)格“三項(xiàng)審查”制度
按照“事前預(yù)防、統(tǒng)一授權(quán)、相對(duì)集中管理、分專業(yè)審查把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、全過(guò)程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務(wù)主管部門分別對(duì)合同項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)合理性、可行性、合法性、嚴(yán)密性、規(guī)范性、立項(xiàng)依據(jù)、資金渠道、技術(shù)質(zhì)量要求等方面進(jìn)行審查；公司法律部門及合同管理人員對(duì)合同的簽訂、履行、變更和終止等進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。
公司簽訂合同實(shí)行分專業(yè)歸口審查、各負(fù)其責(zé)的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術(shù)審查、經(jīng)濟(jì)商務(wù)審查。對(duì)未履行三項(xiàng)審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。
1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級(jí)為審核主體
針對(duì)銷售公司最基層單位人員工作性質(zhì)側(cè)重具體銷售業(yè)務(wù)，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級(jí)管理性公司的特點(diǎn)。將合同審核的管理性工作上移至省市級(jí)分公司，即減少基層工作負(fù)擔(dān)，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級(jí)工作側(cè)重點(diǎn)。
1.4加強(qiáng)新業(yè)務(wù)、高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目的法律審查
對(duì)于招投標(biāo)類合同、投資類高風(fēng)險(xiǎn)合同，公司制度明確規(guī)定：“立項(xiàng)、選商、談判、會(huì)審、簽訂的程序進(jìn)行。”“對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行必要的考察、論證、落實(shí)資金渠道、項(xiàng)目計(jì)劃等保證合同全面履行的條件?！薄皩?duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況進(jìn)行審查。”“進(jìn)行合同談判、組織招標(biāo)、投標(biāo)”。
1.5公司合同管理與招投標(biāo)工作緊密結(jié)合
廣東區(qū)公司招投標(biāo)管理制度規(guī)定：“招標(biāo)人應(yīng)與中標(biāo)人簽訂書面合同”。
廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，在合同管理信息系統(tǒng)設(shè)置伊始，即將所有列入招標(biāo)類別的合同審查流程設(shè)置招投標(biāo)審核。所有相關(guān)合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行招投標(biāo)審核，達(dá)到招投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)而未通過(guò)招投標(biāo)審核的合同將被退回，從而避免產(chǎn)生規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)的情況發(fā)生。
2 合同管理信息化推廣
以制度做保障，積極、快速推動(dòng)合同信息化管理。
把合同管理進(jìn)行網(wǎng)上審查審批等內(nèi)容明確寫入現(xiàn)行制度中。三省合并管理時(shí)期，合同數(shù)量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級(jí)公司的總體安排，借助于當(dāng)時(shí)的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點(diǎn)，大力推動(dòng)合同管理全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓(xùn)，強(qiáng)化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強(qiáng)與當(dāng)時(shí)三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關(guān)處室的溝通協(xié)調(diào)，各專業(yè)線從初期的不適應(yīng)信息管理方式至形成習(xí)慣、到支持認(rèn)可合同管理信息系統(tǒng)，認(rèn)識(shí)到管理三省各級(jí)合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無(wú)法比擬的時(shí)間、空間優(yōu)勢(shì)，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當(dāng)時(shí)最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數(shù)量超過(guò)550個(gè)，合同系統(tǒng)運(yùn)行合同管理范圍下至零售網(wǎng)點(diǎn)合同上至省級(jí)公司投資項(xiàng)目，合同運(yùn)行數(shù)量達(dá)30057份。
3 合同管理細(xì)致與效率平衡
作為一個(gè)大型企業(yè)，合同管理的細(xì)致性和對(duì)控制風(fēng)險(xiǎn)的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對(duì)合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎(chǔ)好，也更易治理。從合同流程設(shè)置伊始，便充分考慮到實(shí)際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡(jiǎn)潔、無(wú)重復(fù)的專業(yè)技術(shù)性審核。公司重視做好平時(shí)的預(yù)防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。
合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級(jí)審核即可完成三項(xiàng)重要審查，效率高為特點(diǎn)。公司的現(xiàn)行管理制度同時(shí)也明確“歸口審查、各負(fù)其責(zé)”，在現(xiàn)在行制度的同時(shí)，也有明確的《合同審查權(quán)限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。
區(qū)分不同類別、不同性質(zhì)、不同情況的合同，本著實(shí)際情況，按工作需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。關(guān)聯(lián)交易合同、有標(biāo)準(zhǔn)文本的合同 、對(duì)時(shí)限性要求高的合同，符合三項(xiàng)審查及審批要求為上限要求。一般只通過(guò)一級(jí)審核，少用二級(jí)審核，避免相同專業(yè)性、技術(shù)性重復(fù)審查。
使用標(biāo)準(zhǔn)文本、金額較小、對(duì)時(shí)限性要求高、法律關(guān)系簡(jiǎn)單的合同，如：公司主要產(chǎn)品銷售、主要產(chǎn)品采購(gòu)、零售網(wǎng)點(diǎn)銷售、零售網(wǎng)點(diǎn)維修、零售網(wǎng)點(diǎn)房屋租賃等合同，實(shí)行一級(jí)審查審批，只在二級(jí)分公司完成三項(xiàng)審查和審批即可簽訂，通常不同性質(zhì)的審核節(jié)點(diǎn)4個(gè)，在承辦人及時(shí)督辦的情況下，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對(duì)于其它法律關(guān)系簡(jiǎn)單的買賣、租賃、技術(shù)服務(wù)等合同審查審批合同審核節(jié)點(diǎn)總數(shù)一般為5個(gè)，金額小的4個(gè)。只有投資建設(shè)類的合同，法律關(guān)系復(fù)雜、金額大、無(wú)固定的標(biāo)準(zhǔn)文本，而實(shí)行二級(jí)審核，以嚴(yán)控各種風(fēng)險(xiǎn)。
日常控制流程延長(zhǎng)，由于部分工作部門的內(nèi)部工作分工需要，時(shí)常有相關(guān)部門要求增加流程審核要求。日久天長(zhǎng)，流程便會(huì)逐漸加長(zhǎng)。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調(diào)整實(shí)行審核制，流程調(diào)整由主要負(fù)責(zé)人審批，方可增加。同時(shí)，不定時(shí)安排合同審核流程檢查瘦身。達(dá)到日?？刂企w重，效果好于超重后服藥減肥。
4 應(yīng)急合同審核控制
銷售企業(yè)面向市場(chǎng)，工作難免需要應(yīng)對(duì)“突發(fā)事件”，對(duì)時(shí)間及價(jià)格波動(dòng)異常敏感的合同也需要應(yīng)對(duì)這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個(gè)別合同事前審核不充分，事后補(bǔ)辦。隨著公司規(guī)模擴(kuò)大，各類人員的加入，這類情況也隨之復(fù)雜。為控制這一情況，公司將其納入二級(jí)單位主要負(fù)責(zé)人的人事業(yè)績(jī)指標(biāo)考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。
5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強(qiáng)化
履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責(zé)。
合同履行是一個(gè)時(shí)時(shí)變化、需要不斷更新的動(dòng)態(tài)管理。合同的履行環(huán)節(jié)分散、不易集中；部分履行時(shí)間長(zhǎng)、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關(guān)性和責(zé)任感。合同履行歷來(lái)是合同管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵點(diǎn)。廣東區(qū)現(xiàn)行合同管理制度，結(jié)合廣東區(qū)工作實(shí)際，明確“合同承辦單位全面負(fù)責(zé)合同履行”。做為銷售企業(yè)，合同承辦單位通過(guò)是該合同的需求部門，也是該合同的執(zhí)行部門。直接掌握合同的全部履行過(guò)程，做為履行的責(zé)任部門，責(zé)無(wú)旁貸。
