時(shí)間：2023-09-24 15:13:20
序論：在您撰寫(xiě)退休人員人事檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
2019年，國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)》的通知，要求各地國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步完善體制機(jī)制，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。其中，國(guó)企退休人員人事檔案作為國(guó)企職工參與企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的記錄，是國(guó)企職工為社會(huì)主義建設(shè)作出的貢獻(xiàn)的歷史證據(jù)，不僅是珍貴的檔案信息材料，而且在國(guó)有企業(yè)改革的時(shí)代背景下還迎來(lái)了社會(huì)化管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
一、國(guó)企退休人員人事檔案管理社會(huì)化轉(zhuǎn)型的意義
退休人員管理是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展初期國(guó)企辦社會(huì)職能的表現(xiàn)形式之一，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入已經(jīng)逐漸成為國(guó)企轉(zhuǎn)型升級(jí)的制約。2019年，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》，在全國(guó)范圍內(nèi)推行國(guó)企退休人員社會(huì)化管理，退休人員人事檔案同步移交。
(一)助力國(guó)企職能定位轉(zhuǎn)變
我國(guó)的國(guó)有企業(yè)在其發(fā)展過(guò)程中曾經(jīng)承擔(dān)了大量的公共性職能，除了需要完成生產(chǎn)任務(wù)、實(shí)現(xiàn)盈利目標(biāo)外，還具有退休人員管理，國(guó)企辦教育、國(guó)企辦醫(yī)療，職工宿舍物業(yè)與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導(dǎo)致企業(yè)負(fù)擔(dān)過(guò)重，嚴(yán)重拖累了生產(chǎn)效率。剝離企業(yè)辦社會(huì)職能是國(guó)有企業(yè)改革的核心。目前，國(guó)企職工住宅家屬區(qū)“三供一業(yè)”與教育、醫(yī)療職能移交改革已經(jīng)基本完成，推進(jìn)國(guó)企退休人員社會(huì)化管理是深化國(guó)有企業(yè)改革的重要課題，有助于理順政府與國(guó)企的職責(zé)界限，使國(guó)企從公共性職能中解放出來(lái)，集中精力專注主營(yíng)業(yè)務(wù)，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
(二)提高檔案管理服務(wù)水平
國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)并不是專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，由于各企業(yè)管轄的自身退休人員人事檔案數(shù)量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導(dǎo)致許多企業(yè)并不能從“按崗選人”的原則出發(fā)，而是選擇讓不具有檔案專業(yè)背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏必要的上崗培訓(xùn)與繼續(xù)教育，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代國(guó)企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業(yè)的盈利增長(zhǎng)點(diǎn)，許多企業(yè)高管對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏更新檔案管理設(shè)施設(shè)備的動(dòng)力，一些企業(yè)的檔案室都未能按要求配備除濕機(jī)和防火器材等，造成紙質(zhì)檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國(guó)企退休人員人事檔案實(shí)行社會(huì)化管理可以有效地改善這種現(xiàn)實(shí)情況。政府部門(mén)對(duì)轄區(qū)內(nèi)的所有國(guó)企退休人員人事檔案進(jìn)行集中管理，管理規(guī)模與檔案總量遠(yuǎn)超以前單個(gè)企業(yè)管轄的體量，有助于形成規(guī)模效應(yīng)，還可以利用采購(gòu)談判低價(jià)采購(gòu)設(shè)備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協(xié)作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化績(jī)效考核方案，通過(guò)交流協(xié)作營(yíng)造工作人員之間比、學(xué)、趕、超的良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。
(三)保障企業(yè)退休人員利益
由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達(dá)法定退休年齡、辦理退休手續(xù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是企業(yè)人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國(guó)企人事檔案在人員退休審批結(jié)束后就毫無(wú)用處了，但實(shí)際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權(quán)確認(rèn)、社會(huì)保障權(quán)利證明等方面，對(duì)人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據(jù)有關(guān)學(xué)者的統(tǒng)計(jì)，國(guó)企退休人員人事檔案的利用機(jī)構(gòu)(人)中，社會(huì)保障部門(mén)占比最大。換言之，在國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型之后，社會(huì)保障部門(mén)(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))既是檔案的管理機(jī)構(gòu)，也是利用檔案頻率最高的機(jī)構(gòu)，有助于社會(huì)保障部門(mén)(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))從檔案用途的角度出發(fā)，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時(shí)調(diào)整檔案類目，重塑管理流程，使國(guó)企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務(wù)，從而有效保障國(guó)企退休人員的合法權(quán)益。
二、國(guó)企退休人員人事檔案移交可行性
國(guó)企退休人員人事檔案移交社會(huì)化管理工作時(shí)間緊、任務(wù)重，管理模式變動(dòng)大，涉及國(guó)企退休人員人數(shù)眾多。在退休人員人事檔案移交過(guò)程中，國(guó)企和人事檔案接收機(jī)構(gòu)要以“送出去”“迎進(jìn)來(lái)”的姿態(tài)，主動(dòng)銜接，熱情服務(wù)，打消國(guó)企退休人員的顧慮。
(一)做好政策宣傳與咨詢服務(wù)工作
國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會(huì)化管理離不開(kāi)國(guó)企退休人員的理解和支持。由于國(guó)企退休人員人事檔案管理的模式運(yùn)行已久，許多退休人員不理解改革的動(dòng)因，容易產(chǎn)生檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理可能會(huì)影響退休人員待遇的擔(dān)憂。政策宣傳與咨詢服務(wù)可以幫助國(guó)企退休人員充分了解實(shí)施退休人員人事檔案社會(huì)化管理的優(yōu)點(diǎn)，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對(duì)人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時(shí)，國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會(huì)化管理也是一次促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)“供給側(cè)”與“需求側(cè)”交流融合的改革契機(jī)，政策宣傳過(guò)程中能夠收集到大量國(guó)企退休人員的意見(jiàn)建議，也可以為檔案管理部門(mén)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供思路和依據(jù)，進(jìn)而有助于促進(jìn)由“政府、群眾、檔案”新型三元互動(dòng)模式取代傳統(tǒng)的“政府、檔案”二元互動(dòng)模式，有效提高行政效率。
(二)制定科學(xué)合理的移交方案
在實(shí)施國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型之前，由于國(guó)企退休人員人事檔案是由企業(yè)自行管理的，導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量參差不齊，檔案接收機(jī)構(gòu)對(duì)各個(gè)國(guó)企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開(kāi)展國(guó)企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機(jī)構(gòu)需要開(kāi)展調(diào)研和溝通銜接，摸排底數(shù)，列出責(zé)任清單，明確目標(biāo)任務(wù)。要積極了解掌握各移交企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，依據(jù)移交人事檔案的總量、行業(yè)類別、社保歸屬地等進(jìn)行歸納分類，制定下發(fā)具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經(jīng)辦流程、時(shí)間安排。還要認(rèn)真開(kāi)展政策培訓(xùn)，組織重點(diǎn)國(guó)企人事檔案管理人員召開(kāi)政策宣講會(huì)，提高國(guó)企檔案移交工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力。同時(shí)按照時(shí)間表倒排工作，掌握進(jìn)度，限時(shí)完成，保證國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化管理改革有條不紊、忙而不亂。
(三)簡(jiǎn)化檔案移交流程
檔案接收機(jī)構(gòu)接收到國(guó)企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區(qū))，同時(shí)開(kāi)展人事檔案信息化加工。要暢通移交業(yè)務(wù)流程，在移交過(guò)程中，檔案直接在國(guó)企與檔案接收機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，企業(yè)退休人員本人不用辦理任何手續(xù)，只需在接到社區(qū)通知后到社區(qū)報(bào)到并確認(rèn)相關(guān)信息。
(四)加強(qiáng)檔案移交中的過(guò)程控制
為保質(zhì)保量完成國(guó)企退休人員人事檔案移交任務(wù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)落實(shí)國(guó)企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標(biāo)、工作要求，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防范預(yù)案，對(duì)檔案移交接收工作認(rèn)真進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。一是建立通報(bào)機(jī)制，對(duì)考核范圍中的重點(diǎn)企業(yè)形成移交情況進(jìn)度報(bào)表，定期通報(bào)情況；二是建立督查機(jī)制，對(duì)各檔案接收機(jī)構(gòu)按行政區(qū)劃歸屬進(jìn)行工作督查，加強(qiáng)溝通，及時(shí)指導(dǎo)。
(五)設(shè)置過(guò)渡期，確保平穩(wěn)移交
國(guó)有企業(yè)涉及的行業(yè)范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規(guī)范，實(shí)行統(tǒng)一管理難度較大。國(guó)企退休人員人事檔案管理的社會(huì)化轉(zhuǎn)型打通了檔案管理的前后端，促使各企業(yè)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)歸檔、合理組卷、規(guī)范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關(guān)國(guó)有企業(yè)在過(guò)渡期內(nèi)保持一定力量協(xié)助檔案接收機(jī)構(gòu)做好企業(yè)退休人員人事檔案社會(huì)化管理服務(wù)的協(xié)調(diào)工作，如有檔案材料缺失需按規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充或提供情況說(shuō)明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。
三、國(guó)企退休人員人事檔案日常業(yè)務(wù)改革
檔案移交只是國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型的第一步。社會(huì)保障部門(mén)(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))成為國(guó)企退休人員人事檔案的管理部門(mén)之后，日常為企業(yè)退休人員提供檔案整理、查詢、調(diào)動(dòng)、出具證明等服務(wù)，需以“就近辦、簡(jiǎn)化辦、網(wǎng)上辦”為要求，推進(jìn)窗口服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)，不斷提升企業(yè)退休人員的滿意度。
(一)流程再造
傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式以檔案服務(wù)機(jī)關(guān)的職能為中心，檔案管理人員具有資源優(yōu)勢(shì)與政務(wù)權(quán)利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。近年來(lái)，“一窗受理”成為政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的熱點(diǎn)名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對(duì)面服務(wù)的場(chǎng)所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機(jī)構(gòu)對(duì)外辦事部門(mén)都以方便群眾辦事為目標(biāo)，將原本的各分項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理窗口統(tǒng)一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)綜合窗口工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每一個(gè)綜合窗口都可以經(jīng)辦國(guó)企退休人員人事檔案業(yè)務(wù)。另外，安排領(lǐng)導(dǎo)干部輪流到辦事大廳值周，負(fù)責(zé)向前來(lái)辦事的外來(lái)人員提供引導(dǎo)、政策解釋、陪跑服務(wù)；實(shí)行窗口工作人員錯(cuò)時(shí)上下班制度，實(shí)行中午時(shí)段窗口對(duì)外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時(shí)間等，這些都是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的有益嘗試。當(dāng)然，“一窗受理”不應(yīng)僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應(yīng)該借“一窗受理”完成檔案政務(wù)服務(wù)的流程再造，使其成為“政府再造”的契機(jī)?！罢僭臁崩碚撌钱?dāng)下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過(guò)對(duì)政府行政部門(mén)與公共管理組織績(jī)效的根本性變革轉(zhuǎn)型，大幅提升效能、服務(wù)能力、創(chuàng)新能力與適應(yīng)能力。“政府再造”要遵循公共導(dǎo)向，檔案管理部門(mén)應(yīng)以便民利民為出發(fā)點(diǎn)，最大限度地簡(jiǎn)化辦事環(huán)節(jié)，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務(wù)效能。
(二)精簡(jiǎn)相關(guān)材料
應(yīng)從企業(yè)、群眾的辦事需要出發(fā)，精簡(jiǎn)國(guó)企退休人員納入社會(huì)化管理服務(wù)審核所需材料。比如，社會(huì)保障部門(mén)(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))可以利用信息化手段獲取國(guó)企退休人員的基礎(chǔ)信息，從而取代傳統(tǒng)的由退休人員手工填寫(xiě)各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業(yè)務(wù)的平均辦結(jié)時(shí)間，為“一窗受理”提速增效。
(三)檔案數(shù)字化
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案要實(shí)現(xiàn)在各部門(mén)間的流轉(zhuǎn)共享就必須通過(guò)“調(diào)檔”的方式進(jìn)行，檔案材料流動(dòng)緩慢且利用效率低下。如果業(yè)務(wù)申辦發(fā)起地與檔案保管地距離較遠(yuǎn)，經(jīng)常需要耗費(fèi)更多時(shí)間，無(wú)法“即辦即走”。因此，要實(shí)施改革，就需要信息技術(shù)的協(xié)助。檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，是指通過(guò)使用掃描儀等設(shè)備，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工使其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字圖像存儲(chǔ)在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，把數(shù)字圖像和目錄數(shù)據(jù)用關(guān)聯(lián)關(guān)系連接起來(lái)的處理過(guò)程。國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理以后，可以分批次進(jìn)行檔案數(shù)字化。一方面，檔案數(shù)字化以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，有助于形成倒逼機(jī)制，促使檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)做好紙質(zhì)材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準(zhǔn)確真實(shí)、類目完整；另一方面，檔案數(shù)字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務(wù)信息的公開(kāi)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通。
(四)打通檔案信息共享壁壘
國(guó)企退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員人生經(jīng)歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理以后，凡是涉及行政業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，如有關(guān)高齡、勞模、政治面貌、高級(jí)職稱等信息的數(shù)據(jù)采集，都可以在檔案移交環(huán)節(jié)完成，不再需要辦事企業(yè)與群眾自行填寫(xiě)，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)延伸到社區(qū)，在行政審批權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，通過(guò)多部門(mén)合作使檔案異地查詢、檔案業(yè)務(wù)異地“一窗受理”成為可能。
四、社會(huì)化轉(zhuǎn)型的成效與展望
國(guó)企退休人員人事檔案管理社會(huì)化轉(zhuǎn)型有效提高了企業(yè)與退休人員辦理檔案業(yè)務(wù)的便捷性，推動(dòng)了檔案數(shù)字體系的構(gòu)建與公共服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變；同時(shí)，也對(duì)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理能力提出了新的要求。開(kāi)放且充滿活力的政府、從群眾需求出發(fā)的服務(wù)理念，以及不斷提升的信息化水平是社會(huì)化轉(zhuǎn)型改革成功的關(guān)鍵所在。一方面，檔案管理部門(mén)應(yīng)鞏固現(xiàn)有改革成果，保持與國(guó)有企業(yè)的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應(yīng)注意分析國(guó)企退休人員人事檔案管理中出現(xiàn)的新形勢(shì)、新問(wèn)題，不忘初心，與時(shí)俱進(jìn)，努力完善健全檔案管理機(jī)制，更好地為企業(yè)退休人員服務(wù)。
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【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；退休人員；人事檔案；檔案管理
0.引言
現(xiàn)在，社會(huì)老齡化速度加快，國(guó)有企業(yè)的體制不斷改進(jìn)，導(dǎo)致企業(yè)退休人員的數(shù)量越來(lái)越龐大。人事檔案對(duì)于企業(yè)退休人員意義重大，部分企業(yè)對(duì)于退休人員的人事檔案管理不規(guī)范，導(dǎo)致部分人事檔案材料丟失，不僅對(duì)退休員工個(gè)人利益造成了損害，還造成了極其不良的社會(huì)影響。因此，研究新時(shí)期如何加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理工作意義重大，不僅有助于完善我國(guó)的社會(huì)保障制度，而且可以為企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)，有助于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，退休人員將來(lái)的生活也更加可靠有保障。
1.新時(shí)期企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀
進(jìn)入21世紀(jì)之后，我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)迅速發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時(shí)對(duì)社會(huì)保障、人身權(quán)益保障提出了更高的要求，但是，新時(shí)期的企業(yè)退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問(wèn)題，需要我們不斷改進(jìn)。
其一，在管理制度方面存在一些問(wèn)題，主要是檔案管理的發(fā)展不平衡、相應(yīng)制度不完善。雖然全國(guó)各地都在開(kāi)展社會(huì)保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細(xì)節(jié)規(guī)定不明確，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。而且大城市、發(fā)達(dá)地區(qū)的狀況明顯優(yōu)于不發(fā)達(dá)地區(qū)，而一些小城市、農(nóng)村和落后地區(qū)幾乎沒(méi)有社保機(jī)構(gòu)，沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國(guó)檔案管理、社保工作的整體發(fā)展。
其二，企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業(yè)的人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，甚至有些企業(yè)隨便錄用一些社會(huì)人員來(lái)進(jìn)行管理，這些人員對(duì)于退休人員的人事檔案材料、國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定、社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容根本不了解，導(dǎo)致檔案隨意堆放，不能分類整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現(xiàn)象普遍。企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結(jié)果導(dǎo)致了許多民事訴訟案件的發(fā)生。
其三，意識(shí)比較淡薄。企業(yè)更多的注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展與財(cái)務(wù)管理，對(duì)于企業(yè)退休人員人事檔案管理不夠重視，甚至有些企業(yè)認(rèn)為人事檔案只是企業(yè)與員工雇傭關(guān)系的材料，對(duì)于退休人員不會(huì)耗費(fèi)精力去管理，或者只是應(yīng)付管理。而退休人員由于對(duì)自身權(quán)益不夠了解，法律保護(hù)意識(shí)淡薄，沒(méi)有把人事檔案同自身利益關(guān)聯(lián)，不了解它的價(jià)值，沒(méi)有對(duì)企業(yè)的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
2.新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理的重要性
新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理是我國(guó)檔案管理發(fā)展的需要，主要從以下幾方面進(jìn)行闡述：
一方面，對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，新時(shí)期國(guó)家出臺(tái)的多項(xiàng)政策都表明了人事檔案的重要性，體現(xiàn)了對(duì)于人身權(quán)益和社會(huì)保障的重視，企業(yè)退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。
另一方面，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業(yè)全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、思想政治以及業(yè)務(wù)范圍等，是真實(shí)反映退休人員的材料依據(jù)。退休人員人事檔案可以為企業(yè)以后的人事資源管理提供依據(jù)，同時(shí)退休人員的人事檔案也是記錄企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的一種憑證。
此外，對(duì)于退休人員個(gè)人來(lái)說(shuō)，有助于維護(hù)自身的合法權(quán)益，更好的保障今后的生活。新時(shí)期，人事檔案的重要性地位越來(lái)越突出，退休人員在退休之后參加社區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)，人事檔案是很重要的憑證，關(guān)乎著退休人員今后如何享受勞動(dòng)待遇和社會(huì)保障，為保障退休人員的合法權(quán)益提供了依據(jù)。同時(shí)，有利于退休人員今后生活的合理規(guī)劃，例如，通過(guò)退休人員人事檔案的社會(huì)化管理可以使退休員工在退休之后充分利用自身的才能再次工作，不但能夠充實(shí)晚年的生活，還能在自己的崗位上更好的實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。
3.新時(shí)期完善退休人員人事檔案管理的措施
3.1加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)退休人員檔案管理科學(xué)體系建設(shè)
大部分的企業(yè)都比較注重成本投入，成本也主要投入在最關(guān)鍵的部門(mén)，檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入一般很少。在新形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立退休人員人事檔案管理的庫(kù)房，并配備相應(yīng)的設(shè)備。隨著新世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，應(yīng)該加快企業(yè)退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對(duì)于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計(jì)算機(jī)輔助管理，在節(jié)約人手的同時(shí)還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內(nèi)容信息化，新時(shí)期數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的越來(lái)越成熟，并且廣泛應(yīng)用到生產(chǎn)生活的各個(gè)方面，將退休人員人事檔案的內(nèi)容編入計(jì)算機(jī)，此時(shí)可以充分利用掃描技術(shù)，將檔案信息內(nèi)容形成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的優(yōu)化管理。
3.2組織好退休人員人事檔案移交接收工作
社會(huì)迅速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，必然會(huì)有許多企業(yè)倒閉、被淘汰，對(duì)于大型企業(yè)退休人員的數(shù)量有增無(wú)減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業(yè)退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業(yè)聘用專業(yè)的檔案管理人員，具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能，才能將人事檔案管理工作做好。另外，要求原單位在移交退休人員人事檔案的時(shí)候，根據(jù)規(guī)定將相關(guān)的材料補(bǔ)充完整，尤其是涉及到退休人員以后經(jīng)濟(jì)待遇、社會(huì)保險(xiǎn)的相關(guān)材料要收集完整，對(duì)于一些缺失無(wú)法補(bǔ)充的材料，需要在《轉(zhuǎn)移檔案材料清單》中做詳細(xì)的記錄。
3.3加強(qiáng)宣傳工作，提高退休人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)
加強(qiáng)宣傳工作，首先，要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，例如，我國(guó)的《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》等，做到人人學(xué)習(xí)法律，人人懂法律，充分利用法律來(lái)保護(hù)自身權(quán)益。可以建立企業(yè)退休人員學(xué)習(xí)人事檔案管理相關(guān)知識(shí)的長(zhǎng)效機(jī)制，通過(guò)聘用一些有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人才為企業(yè)退休人員講解實(shí)際的相關(guān)操作，也可以積極響應(yīng)所在地區(qū)高校的一些科研活動(dòng)，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關(guān)。一些社區(qū)可以充分利用社區(qū)資源，開(kāi)展公益活動(dòng)，讓退休人員在茶余飯后就能學(xué)習(xí)到人事檔案管理、社會(huì)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面的知識(shí)。
4.總結(jié)
綜上所述，企業(yè)退休人員人事檔案管理同國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人的利益息息相關(guān)，是加強(qiáng)社會(huì)管理、開(kāi)展社會(huì)保障工作的基礎(chǔ)。新時(shí)期，提倡以人為本，構(gòu)建和諧社會(huì)，雖然新時(shí)期的檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，但是通過(guò)建立完善的退休人員檔案管理科學(xué)體系、提高檔案管理人員素質(zhì)、加強(qiáng)退休人員的保護(hù)意識(shí)，可以有效推動(dòng)退休人員人事檔案管理工作的發(fā)展。
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[4]葉美珍.企業(yè)退休人員檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].引進(jìn)與咨詢，2006（09）.
一、新時(shí)期企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀
進(jìn)入21世紀(jì)之后，我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)迅速發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時(shí)對(duì)社會(huì)保障、人身權(quán)益保障提出了更高的要求，但是，新時(shí)期的企業(yè)退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問(wèn)題，需要我們不斷改進(jìn)。
其一，在管理制度方面存在一些問(wèn)題，主要是檔案管理的發(fā)展不平衡、相應(yīng)制度不完善。雖然全國(guó)各地都在開(kāi)展社會(huì)保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細(xì)節(jié)規(guī)定不明確，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。而且大城市、發(fā)達(dá)地區(qū)的狀況明顯優(yōu)于不發(fā)達(dá)地區(qū)，而一些小城市、農(nóng)村和落后地區(qū)幾乎沒(méi)有社保機(jī)構(gòu)，沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國(guó)檔案管理、社保工作的整體發(fā)展。
其二，企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業(yè)的人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，甚至有些企業(yè)隨便錄用一些社會(huì)人員來(lái)進(jìn)行管理，這些人員對(duì)于退休人員的人事檔案材料、國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定、社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容根本不了解，導(dǎo)致檔案隨意堆放，不能分類整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現(xiàn)象普遍。企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結(jié)果導(dǎo)致了許多民事訴訟案件的發(fā)生。
二、新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理的重要性
新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理是我國(guó)檔案管理發(fā)展的需要，主要從以下幾方面進(jìn)行闡述：一方面，對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，新時(shí)期國(guó)家出臺(tái)的多項(xiàng)政策都表明了人事檔案的重要性，體現(xiàn)了對(duì)于人身權(quán)益和社會(huì)保障的重視，企業(yè)退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。另一方面，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業(yè)全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、思想政治以及業(yè)務(wù)范圍等，是真實(shí)反映退休人員的材料依據(jù)
三、新時(shí)期完善退休人員人事檔案管理的措施
通過(guò)上述研究可知，我國(guó)當(dāng)前的企業(yè)退休人員檔案管理水平雖然在以往的基礎(chǔ)上有了很大的發(fā)展和進(jìn)步，但是，我們?cè)诔姓J(rèn)其發(fā)展與成績(jī)的同時(shí)，也應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)前的退休人員檔案管理中還存在著多個(gè)方面的問(wèn)題，同時(shí)，加強(qiáng)退休人員檔案管理對(duì)于企業(yè)、國(guó)家的發(fā)展而言又有著不可忽視的重要性。所以，我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域的研究人士一定要加強(qiáng)對(duì)退休人員檔案管理的重視。筆者在此對(duì)新時(shí)期完善退休人員檔案管理的措施進(jìn)行了一定的研究，希望可以為退休人員檔案管理水平的提高而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
（一）加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)退休人員檔案管理科學(xué)體系建設(shè)
大部分的企業(yè)都比較注重成本投入，成本也主要投入在關(guān)鍵的部門(mén)，檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入一般很少。在新形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立退休人員人事檔案管理的庫(kù)房，并配備相應(yīng)的設(shè)備。隨著新世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，應(yīng)該加快企業(yè)退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對(duì)于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計(jì)算機(jī)輔助管理，在節(jié)約人手的同時(shí)還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內(nèi)容信息化，新時(shí)期數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的越來(lái)越成熟，并且廣泛應(yīng)用到生產(chǎn)生活的各個(gè)方面，將退休人員人事檔案的內(nèi)容編入計(jì)算機(jī)。
（二）組織好退休人員人事檔案移交接收工作
社會(huì)迅速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，必然會(huì)有許多企業(yè)倒閉、被淘汰，對(duì)于大型企業(yè)退休人員的數(shù)量有增無(wú)減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業(yè)退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業(yè)聘用專業(yè)的檔案管理人員，具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能，才能將人事檔案管理工作做好。
（三）加強(qiáng)宣傳工作，提高退休人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)
加強(qiáng)宣傳工作，首先，要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，例如，我國(guó)的《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》等，做到人人學(xué)習(xí)法律，人人懂法律，充分利用法律來(lái)保護(hù)自身權(quán)益?？梢越⑵髽I(yè)退休人員學(xué)習(xí)人事檔案管理相關(guān)知識(shí)的長(zhǎng)效機(jī)制，通過(guò)聘用一些有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人才為企業(yè)退休人員講解實(shí)際的相關(guān)操作，也可以積極響應(yīng)所在地區(qū)高校的一些科研活動(dòng)，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關(guān)。
(一)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理的基本情況
截至2009年10月底，北京市共有186萬(wàn)企業(yè)退休人員，實(shí)行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員約30萬(wàn)人的檔案除了順義區(qū)采取集中管理外，其余全部存放在316個(gè)街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所，社保所同時(shí)還存放40多萬(wàn)失業(yè)人員的檔案，平均每個(gè)社保所管理2215份企業(yè)退休人員的檔案，隨著企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理速度的加快，社保所管理的檔案數(shù)量會(huì)越來(lái)越多。
根據(jù)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞動(dòng)和社會(huì)保障部等部門(mén)(關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn))的通知》的文件精神，各級(jí)黨委和政府要充分認(rèn)識(shí)做好社區(qū)管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，保證工作的順利推進(jìn)。換句話說(shuō)，未來(lái)幾年，全部企業(yè)退休人員都要實(shí)行社區(qū)管理，而企業(yè)退休人員的數(shù)量每年都按一定的規(guī)模在增長(zhǎng)。由于受現(xiàn)有條件的限制，目前許多地方企業(yè)退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴(yán)等諸多問(wèn)題，如何解決這一問(wèn)題是企業(yè)退休人員社區(qū)管理是否完善的關(guān)鍵部分。按照現(xiàn)有企業(yè)退休人員的數(shù)量計(jì)算，如果186萬(wàn)企業(yè)退休人員全部實(shí)行社區(qū)管理了，每個(gè)社保所僅企業(yè)退休人員的檔案數(shù)量就會(huì)達(dá)到5886份，再加上失業(yè)人員和其他人員，將會(huì)給社保所帶來(lái)很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺(tái)了《北京市實(shí)行社會(huì)化管理的企業(yè)退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關(guān)于規(guī)范社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案轉(zhuǎn)移程序有關(guān)問(wèn)題的通知》、《關(guān)于劣勢(shì)國(guó)有退出企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理移交人事檔案有關(guān)工作的通知》和《關(guān)于在職業(yè)介紹及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔人員辦理退休手續(xù)后整理人事檔案管理有關(guān)工作的通知》等文件，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所在接收企業(yè)退休人員人事檔案過(guò)程中主要按照這四個(gè)文件的規(guī)定進(jìn)行接收，基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的統(tǒng)一化。
2009年北京市提出“在有條件的區(qū)縣、街鎮(zhèn)開(kāi)展規(guī)范整理檔案、統(tǒng)一轉(zhuǎn)移程序的試點(diǎn)工作”。每個(gè)區(qū)縣根據(jù)各自特點(diǎn)選擇一個(gè)街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所進(jìn)行試點(diǎn)或在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上向全部街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所鋪開(kāi)，其中朝陽(yáng)區(qū)、西城區(qū)、宣武區(qū)和順義區(qū)等試點(diǎn)區(qū)縣借助檔案局的力量，統(tǒng)一了社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，解決了社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)移程序不統(tǒng)一、必備材料不齊全等問(wèn)題。
(二)社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設(shè)18個(gè)區(qū)縣、316個(gè)社會(huì)保障事務(wù)所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區(qū)是北京市首家也是唯一在全區(qū)范圍內(nèi)實(shí)行企業(yè)退休人員人事檔案集中管理的區(qū)縣。順義區(qū)現(xiàn)有社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個(gè)總面積400平方米的檔案庫(kù)，檔案庫(kù)面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標(biāo)準(zhǔn)安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬(wàn)份檔案)。順義區(qū)檔案集中管理的程序如下：企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理時(shí)，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區(qū)勞動(dòng)服務(wù)管理中心集中進(jìn)行統(tǒng)一管理。
為提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，順義區(qū)開(kāi)發(fā)了企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件，將實(shí)行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員基本情況輸入到企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件中，使街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所能準(zhǔn)確、及時(shí)掌握企業(yè)退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個(gè)退休人員的狀況，只要在網(wǎng)上輸入個(gè)人代碼，退休人員的個(gè)人信息就清晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在工作人員面前，社會(huì)化管理工作者就可以根據(jù)工作需要針對(duì)有特殊服務(wù)需求的退休人員進(jìn)行具體的服務(wù)。而在使用企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件之前，個(gè)人信息的獲取首先要通過(guò)各街鎮(zhèn)的負(fù)責(zé)人去了解，而后再根據(jù)所了解的情況，查看其原始檔案記載進(jìn)行多方查證。電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)通，使用時(shí)只需在檢索信息欄內(nèi)輸入關(guān)鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無(wú)余。
檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化、電子化相結(jié)合增強(qiáng)了區(qū)勞服中心與各社保所業(yè)務(wù)上的橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全意義上的電子化管理，如每個(gè)企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容并未實(shí)現(xiàn)電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實(shí)現(xiàn)電子化管理。如何將企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容實(shí)現(xiàn)電子化管理還需要進(jìn)一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設(shè)施都要配備齊全，還需要專業(yè)的檔案管理人員，就現(xiàn)有條件來(lái)說(shuō)，企業(yè)退休人員的人事檔案如果實(shí)行集中管理，市區(qū)兩級(jí)財(cái)政需要投入一定規(guī)模的資金才能夠?qū)崿F(xiàn)。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區(qū)管理企業(yè)退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所。盡管北京市出臺(tái)了人事檔案轉(zhuǎn)移、接收、規(guī)范整理的相關(guān)文件，但是各區(qū)縣街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所檔案管理軟硬件設(shè)施條件不一，管理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致。
從對(duì)各區(qū)縣的調(diào)研可以看出，有的區(qū)縣或者街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))投入資金多，軟硬件設(shè)施較為完備，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)就高。而有部分街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所特別是偏遠(yuǎn)山區(qū)的社保所沒(méi)有獨(dú)立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規(guī)范，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)。
以西城區(qū)展覽路社保所為例，西城區(qū)展覽路社保所有獨(dú)立檔案室，有效使用面積達(dá)到30平米，將五節(jié)柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預(yù)計(jì)容量可延后3～5年。同時(shí)，社保所安排兩人按照AB角負(fù)責(zé)檔案管理工作，保證了專人負(fù)責(zé)。
分散式管理的優(yōu)點(diǎn)就在于靈活、便捷，因企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理時(shí)，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所要提供相應(yīng)的管理服務(wù)，社保所接收了企業(yè)退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉(zhuǎn)移檔案。退休人員需要查閱檔案時(shí)，來(lái)社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習(xí)慣。
但是，分散式管理的缺點(diǎn)也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無(wú)法配備專職及具備專業(yè)知識(shí)的工作人員，常常是接收了企業(yè)退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜都沒(méi)有)，查閱時(shí)拿出來(lái)，不用了擱置在那兒不管不問(wèn)，更談不上電子化管理。這種缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉(xiāng)的完善的社會(huì)保障體系有著很大的沖突。
(三)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理模式存在的問(wèn)題
北京市通過(guò)規(guī)范檔案管理制度并開(kāi)展試點(diǎn)工作解決了檔案管理中存在的一定問(wèn)題，特別是各區(qū)縣根據(jù)本區(qū)縣的實(shí)際情況，選用合適的檔案管理模式，促進(jìn)了企業(yè)退休人員檔案管理工作。但是，通過(guò)
對(duì)兩種模式的調(diào)研、比較和分析，筆者認(rèn)為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問(wèn)題，包括思想認(rèn)識(shí)不到位，檔案庫(kù)(室)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的社區(qū)管理退休人員數(shù)量，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，隊(duì)伍不穩(wěn)定，人事檔案材料不規(guī)范，以及人事檔案管理手段落后。這些問(wèn)題是檔案管理工作不容忽視的基本問(wèn)題，只有先解決這些基本性的問(wèn)題，然后才能夠優(yōu)化社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式。
二、優(yōu)化退休人員檔案管理模式的對(duì)策分析
筆者認(rèn)為，根據(jù)當(dāng)前我國(guó)檔案管理部門(mén)管理基礎(chǔ)建設(shè)狀況，結(jié)合退休人員檔案管理的特點(diǎn)，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優(yōu)化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件
由于企業(yè)退休人員檔案來(lái)源構(gòu)成比較簡(jiǎn)單，檔案數(shù)量不多，服務(wù)范圍有限等現(xiàn)實(shí)情況存在，再加上社保所繁重的工作任務(wù)，資金緊張，缺乏檔案管理的專業(yè)人才，導(dǎo)致北京市企業(yè)退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規(guī)事務(wù)性工作，而忽略檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。
因此針對(duì)這種情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合離退休人員的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件。該軟件可參考“順義區(qū)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件”，使軟件在功能設(shè)計(jì)上不僅僅具有存檔的功能，還應(yīng)該具備儲(chǔ)存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時(shí)的、符合要求的服務(wù)內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)退休人員的動(dòng)態(tài)管理。為了適應(yīng)大保障體系的建設(shè)，軟件的服務(wù)對(duì)象應(yīng)覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級(jí)離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區(qū)率先實(shí)行了區(qū)級(jí)企業(yè)退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。集中管理退休人員檔案的必要性及優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1 集中管理檔案是推進(jìn)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)的內(nèi)在要求。社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案由分散走向集中，是社會(huì)化管理服務(wù)工作發(fā)展的大勢(shì)所趨，可以有效發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)資源科學(xué)和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護(hù)退休人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據(jù)，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規(guī)范行為的發(fā)生，從而保證檔案的真實(shí)性和實(shí)效性，有效地維護(hù)退休人員合法權(quán)益。
3 集中管理檔案是強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)工作的基礎(chǔ)手段。集中管理企業(yè)退休人員檔案是社保應(yīng)收基金及時(shí)足額到位，養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放良性機(jī)制形成的基礎(chǔ)性前提，對(duì)社?；鸬陌踩\(yùn)營(yíng)起到超前的防范作用，而且為社保部門(mén)基本業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展直接提供了可靠的信息資源，強(qiáng)化了社保業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是社會(huì)保險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)性手段，有利于社會(huì)保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
4 集中管理檔案與信息化建設(shè)相結(jié)合可增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。退休人員基本信息始終處于動(dòng)態(tài)管理狀態(tài)，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過(guò)離退休人員系統(tǒng)軟件反映出來(lái)，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一的目標(biāo)，有力地促進(jìn)基金監(jiān)督、綜合查詢、信息分析等服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。
5 促進(jìn)社會(huì)保障事務(wù)性工作規(guī)范化發(fā)展。對(duì)企業(yè)退休人員的檔案集中進(jìn)行管理后，對(duì)檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個(gè)明確的程序和規(guī)范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過(guò)集中管理退休人員檔案，社保部門(mén)可以有效地防止虛報(bào)冒領(lǐng)養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，加強(qiáng)離退休人員的管理。同時(shí)，減少社保部門(mén)與企業(yè)之間煩瑣的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提高經(jīng)辦效率，使社會(huì)保險(xiǎn)工作走向正規(guī)化、科學(xué)化、制度化。
筆者認(rèn)為，建立市級(jí)離退休人員檔案管理中心是完善社會(huì)保障體系建設(shè)的重要舉措，也是強(qiáng)化檔案管理工作，切實(shí)提高檔案利用率，有效促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)工作健康發(fā)展的良策。
鑒于北京市企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作職能在北京市勞動(dòng)服務(wù)管理中心，離退休人員檔案管理中心相應(yīng)地也應(yīng)該歸屬于北京市勞動(dòng)服務(wù)管理中心。檔案管理中心如何組建，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的設(shè)置以及具體工作機(jī)構(gòu)的成立不是本文討論的內(nèi)容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應(yīng)該從哪些方面入手，創(chuàng)造出規(guī)范的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認(rèn)為應(yīng)該重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾方面工作。
1 管理對(duì)象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會(huì)保障局，按照市局提出的“大保障”的社會(huì)保障理念，原有的僅局限于對(duì)企業(yè)退休人員的管理服務(wù)，將逐步覆蓋到全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員的管理服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，筆者對(duì)檔案管理中心職能的設(shè)想是：中心建立初期先接收社區(qū)管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進(jìn)一步接收全部企業(yè)退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機(jī)關(guān)事業(yè)單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，一方面有賴于現(xiàn)代信息技術(shù)的全面支撐，另一方面更離不開(kāi)檔案管理部門(mén)的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門(mén)重視檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規(guī)章制度，并且在實(shí)際工作中能嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等各個(gè)方面達(dá)到完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)的良好效果；同時(shí)，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設(shè)。
在人才隊(duì)伍建設(shè)上，要配備強(qiáng)有力的適應(yīng)信息化建設(shè)需要的專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理人員除了要具備過(guò)硬的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)外，還要具備高水平的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，像養(yǎng)老金調(diào)整、養(yǎng)老金社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷，居家養(yǎng)老護(hù)理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對(duì)于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者初步設(shè)想，結(jié)合社會(huì)保障系統(tǒng)特有的“金保工程”，構(gòu)建市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。市級(jí)建立離退休人員檔案管理中心，區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))相應(yīng)要成立檔案管理部門(mén)，雖然紙質(zhì)檔案都存放在市級(jí)離退休人員檔案管理中心，但三級(jí)管理部門(mén)都要安裝使用離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，負(fù)責(zé)本轄區(qū)范圍內(nèi)的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會(huì)保障社會(huì)化管理事務(wù)性工作有機(jī)結(jié)合
筆者在上文已經(jīng)提到，應(yīng)該開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，該軟件在設(shè)計(jì)上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時(shí)核實(shí)、補(bǔ)充退休人員基本信息，辦理退休人員轉(zhuǎn)移、接收工作，同時(shí)為北京市企業(yè)退休人員搭建領(lǐng)取基本養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作平臺(tái)等功能。
通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)軟件，在對(duì)退休人員的檔案進(jìn)行優(yōu)化管理的同時(shí)，還可以動(dòng)態(tài)地掌握退休人員的基本信息，堵塞基本養(yǎng)老金冒領(lǐng)漏洞，為退休人員提供養(yǎng)老、醫(yī)療、政策咨詢、文體娛樂(lè)等社區(qū)服務(wù)打下了基礎(chǔ)，更為今后社會(huì)保障政策的制定和調(diào)整提供科學(xué)依據(jù)。
關(guān)鍵詞：大專院校；退休人員；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
退休人員的檔案的內(nèi)容主要包括退休人員個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想、專業(yè)水平、資格認(rèn)證、工作調(diào)動(dòng)等具體情況，是單位勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招聘、分配、培訓(xùn)、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實(shí)反映退休人員情況的主要依據(jù)。因此，做好新時(shí)期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)改進(jìn)對(duì)策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進(jìn)大專院校的檔案管理工作。
一、大專院校退休人員檔案管理存在的問(wèn)題分析
（一）缺乏足夠的重視。目前，我國(guó)的教育體制改革不斷深入，各大院校的領(lǐng)導(dǎo)管理層將工作重點(diǎn)放在的生源的擴(kuò)招、教學(xué)及科研等方面，而對(duì)檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對(duì)退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠(yuǎn)、各項(xiàng)資料繁多，整理的工作量很大并且各個(gè)環(huán)節(jié)較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件環(huán)境建設(shè)都不完善，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量偏低，未及時(shí)有效的對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理機(jī)制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問(wèn)題：一是退休人員的檔案仍由學(xué)院檔案室保管，并沒(méi)有及時(shí)的移交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)，這就容易出現(xiàn)檔案管理多重化的問(wèn)題。當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學(xué)校檔案管理部門(mén)保管。二是副縣級(jí)干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業(yè)技術(shù)檔案仍在原學(xué)院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)問(wèn)題，造成退休人員各項(xiàng)資料的調(diào)查不完整。不同的機(jī)構(gòu)采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開(kāi)展，無(wú)法充分保障退休人員的合法權(quán)益。
（三）管理人員素質(zhì)有待提高（進(jìn)一步加大對(duì)從事管理退休檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對(duì)檔案管理存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)態(tài)度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的資料擺放，并且采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，缺乏現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與技術(shù)的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，缺少專業(yè)素養(yǎng)和文化知識(shí)，難以滿足新時(shí)期檔案管理建設(shè)的需求。
二、改進(jìn)大專院校退休人員檔案管理的對(duì)策
（一）提高對(duì)退休人員檔案管理的重視。只有深刻認(rèn)識(shí)到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學(xué)校應(yīng)通過(guò)各種媒介積極開(kāi)展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個(gè)組織機(jī)構(gòu)及人員都能深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，使他們充分認(rèn)識(shí)到丟失或損壞這些檔案資料，無(wú)論是從校方角度來(lái)說(shuō)，還是從某個(gè)人角度來(lái)說(shuō)，都會(huì)為其未來(lái)的發(fā)展和生活帶來(lái)不便。以此來(lái)加強(qiáng)對(duì)退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護(hù)廣大退休職工的合法權(quán)益。
（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，也是促進(jìn)檔案管理工作高效開(kāi)展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置的前提下。大專院校應(yīng)提供充足的資金來(lái)建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職管理人員，并明確其職責(zé)，規(guī)范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門(mén)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行信息化的有效管理。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建退休人員檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲(chǔ)到管理系統(tǒng)中，在使用檔案資料時(shí)可通過(guò)檢索系統(tǒng)便捷化地調(diào)取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。
（三）加大資金投入。大專院校在經(jīng)費(fèi)中可以劃撥專門(mén)用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)，增加退休人員檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷完善其所需的軟、硬件建設(shè)，防止發(fā)生蟲(chóng)蛀、霉化等問(wèn)題損壞檔案資料。同時(shí)加強(qiáng)防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實(shí)性和完整性。
（四）增強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，必須強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)以及專業(yè)業(yè)務(wù)技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過(guò)向社會(huì)公開(kāi)招聘檔案管理人員，選擇責(zé)任心強(qiáng)，專業(yè)水平高，政治可靠，素質(zhì)高的工作人員；其次，針對(duì)現(xiàn)有管理人員要加強(qiáng)其業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并建立完善的激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高水平的企業(yè)退休人員檔案管理隊(duì)伍，來(lái)有效提高退休人員檔案管理工作。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，針對(duì)大專院校退休人員檔案管理工作存在的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)提高對(duì)退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，并不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實(shí)提高退休人員的檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊波.新形勢(shì)下做好退休人員檔案管理工作的重要性分析[J].科學(xué)中國(guó)人，2014，04：62.
各區(qū)（縣）勞動(dòng)和社會(huì)保障局、各職業(yè)介紹服務(wù)中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休?，F(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題通知如下：
一、辦理在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關(guān)工作，按照我局《關(guān)于嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關(guān)問(wèn)題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號(hào)）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時(shí)，個(gè)人提出申請(qǐng)由職業(yè)介紹服務(wù)中心或街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)科按規(guī)定填寫(xiě)《職工提前退休審批表》，報(bào)所在區(qū)、縣勞動(dòng)和社會(huì)保障局審批。
三、各單位在審批時(shí)，要嚴(yán)格進(jìn)行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準(zhǔn)，后補(bǔ)的材料無(wú)效。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;離退休人員;檔案管理
近年來(lái)，隨著國(guó)企改革與退休年齡的提前，離退休人員的數(shù)量越來(lái)越龐大，新時(shí)期離退休人員人事檔案管理工作越來(lái)越重要。離退休人員檔案管理是企業(yè)檔案管理中的一個(gè)重要組成部分，本文研究了新時(shí)期人事檔案對(duì)于離退休人員的重大意義，對(duì)于離退休人員檔案的管理和服務(wù)不容我們忽視，針對(duì)目前我國(guó)離退休人員檔案管理問(wèn)題進(jìn)行了分析，離退休人員檔案管理是一項(xiàng)綜合性管理工作，在實(shí)際的管理工作中存在一些問(wèn)題，有待于在今后的工作中加以解決。新時(shí)期企業(yè)體制不斷改進(jìn)，社會(huì)對(duì)檔案管理領(lǐng)域要求的不斷提高，因此必須引起我們高度的重視，本文對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)離退休人員人事檔案管理措施進(jìn)行了具體的研究，更大幅度上提高企業(yè)退休人員檔案的管理水平。推進(jìn)企業(yè)離退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作，有助于完善我國(guó)的社會(huì)保障制度，減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康、長(zhǎng)期、穩(wěn)定的發(fā)展。
1新時(shí)期離退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀
當(dāng)前我國(guó)離退休人員檔案管理的發(fā)展不平衡、沒(méi)有建立合理完善的管理制度。在新時(shí)期離退休人員檔案管理的重要意義越來(lái)越明顯全國(guó)各地都在開(kāi)展社會(huì)保障檔案工作，但是在實(shí)際的管理過(guò)程中仍然存在一些不足，地區(qū)發(fā)展不平衡影響了各地管理制度的建立。有些小城鎮(zhèn)沒(méi)有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，細(xì)節(jié)規(guī)定不明確，對(duì)離退休人員的資料收集不完整。各地檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展，發(fā)達(dá)地區(qū)離退休人員檔案管理狀況明顯優(yōu)于不發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案混亂現(xiàn)象突出。離退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，管理不規(guī)范。有一些人事檔案管理負(fù)責(zé)人員專業(yè)水平達(dá)不到要求，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全。合格的人事檔案管理人員除了專業(yè)知識(shí)外還應(yīng)該掌握國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定和社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容，但是有一些人員在實(shí)際的工作中并沒(méi)有掌握相關(guān)的內(nèi)容，忽視離退休人員的檔案管理，甚至將檔案隨意堆放，沒(méi)有及時(shí)的分類整理。檔案的移交不夠規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)缺少關(guān)鍵材料的問(wèn)題，影響了離退休人員檔案的利用，甚至因?yàn)槿鄙僦匾牟牧隙鴮?dǎo)致糾紛的情況。除此之外，由于目前離退休人員數(shù)量多、檔案利用量大，離退休人員檔案管理工作面臨著非常復(fù)雜的情況。企業(yè)注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展與財(cái)務(wù)管理，管理意識(shí)比較淡薄，更重于形式，導(dǎo)致離退休人員的檔案沒(méi)有得到有效的保護(hù)。企業(yè)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)資金不足的情況，沒(méi)有為離退休人員建立一個(gè)專門(mén)的檔案庫(kù)，沒(méi)有把人事檔案同自身利益結(jié)合在一起。導(dǎo)致離退休人員的檔案利用率低下，需要時(shí)對(duì)其查閱比較困難，阻礙了檔案管理工作的正常發(fā)展。
2新時(shí)期加強(qiáng)離退休人員人事檔案管理的重要意義
新時(shí)期加強(qiáng)離退休人員人事檔案管理是我國(guó)檔案管理發(fā)展的需要，國(guó)家越來(lái)越重視離退休人員的檔案管理工作，出臺(tái)的多項(xiàng)政策，體現(xiàn)了對(duì)于離退休人員社會(huì)保障的重視。新時(shí)期加強(qiáng)離退休人員人事檔案管理十分有必要。人事檔案是全面反映員工的文件材料，是真實(shí)反映退休人員的材料依據(jù)，是記錄企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的一種憑證。離退休人員人事檔案可以為企業(yè)以后的人事資源管理提供依據(jù)，有助于維護(hù)離退休人員自身的合法權(quán)益，為離退休人員的未來(lái)提供良好的保障。新時(shí)期，我國(guó)離退休人員人事檔案的重要性越來(lái)越突出，檔案作為退休之后參加社區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)的重要憑證，與退休人員享受社會(huì)保障有很大的聯(lián)系，有效的保障退休人員的合法權(quán)益。合理規(guī)劃離退休人員退休后的生活。離退休人員檔案包括其個(gè)人經(jīng)歷、工資水平、職業(yè)能力、參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面的文件材料組成，加強(qiáng)離退休人員檔案管理工作，明確離退休人員檔案管理的條件、人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管、檔案利用流程，是完善社會(huì)保障體系建設(shè)的需要。建立社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)對(duì)象人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，是實(shí)行社會(huì)化管理的基礎(chǔ)，建立并完善社會(huì)保障體系的重要體現(xiàn)。加強(qiáng)離退休人員檔案管理是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的客觀要求，有利于促進(jìn)企業(yè)輕裝發(fā)展。建立公共的社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)，有利于破產(chǎn)企業(yè)退休人員的人事檔案管理，有利于建立完善新時(shí)期企業(yè)制度，實(shí)現(xiàn)離退休人員的社會(huì)化統(tǒng)籌管理，減少社會(huì)和家庭帶來(lái)的壓力，保障社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治的穩(wěn)定發(fā)展。新時(shí)期打破了傳統(tǒng)的人事管理觀念，有效降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成本，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，保障退休人員的切身利益。
3新時(shí)期加強(qiáng)離退休人員人事檔案管理的有效措施
3．1建立科學(xué)合理的離退休人員人事檔案管理體系
在新形勢(shì)下，加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)退休人員檔案管理科學(xué)體系建設(shè)，企業(yè)設(shè)立離退休人員專門(mén)的人事檔案管理庫(kù)房，配備符合新時(shí)期需求的現(xiàn)代設(shè)備，將退休人員人事檔案的內(nèi)容編入計(jì)算機(jī)。隨著新時(shí)期計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，離退休人員人事檔案管理的信息化是必然的趨勢(shì)。對(duì)離退休人員人事檔案采用計(jì)算機(jī)輔助管理，可以大大的提高工作效率。健全完善的符合新時(shí)期發(fā)展的離退休人員檔案管理機(jī)制，提高檔案的利用效率。
3．2認(rèn)真負(fù)責(zé)做好離退休人員檔案移交接收工作
新時(shí)期市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，大型企業(yè)離退休人員的數(shù)量越來(lái)越多，離退休人員檔案移交接收非常的頻繁。要重視離休人員檔案移交工作，安排專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)，建立專業(yè)的退休人員檔案管理隊(duì)伍。為檔案工作人員提供相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)工作，進(jìn)行職業(yè)道德教育，熟練掌握相關(guān)的法律法規(guī)。在檔案移交接受的過(guò)程中根據(jù)規(guī)定將相關(guān)的材料補(bǔ)充完整，做好詳細(xì)的記錄。
3．3轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，全面提高離退休人員檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)離退休人員檔案社會(huì)化服務(wù)
加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關(guān)。做到人人學(xué)習(xí)法律，人人懂法律，充分利用社區(qū)資源，開(kāi)展公益活動(dòng)。離退休人員的檔案管理與服務(wù)是一個(gè)整體，建立離退休人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)的長(zhǎng)效機(jī)制，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)更好地服務(wù)于廣大離退休人員。
4結(jié)語(yǔ)
