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工程進度管理
（一）事前計劃制度
1、總體工程進度計劃報審制度單位工程開工前，總包單位應編制其工程總進度計劃，上報監(jiān)理、項目公司審核，批準后報工程管理部、工程副總審批，通過后方可施行。總體進度計劃中，應明確各分包單位的配合措施和要求，進駐時間節(jié)點，為分包隊伍的選擇提供時間參考。如因總體進度計劃不準，造成分包隊伍進場時間拖后致使單位工程工期拖延，由其總包單位承擔違約責任。
2、進度措施和方案的上報工程開工前，總包單位編制的施工組織設計中應包括進度措施和方案。總包單位也可以根據(jù)工程的實際情況，結(jié)合自己的實力編制進度保證措施和方案。保證措施和方案應在工程開工前上報監(jiān)理、項目公司審核，批準后報工程管理部、主管副總審批，通過后作為合同的附件。在工程施工過程中，施工單位應根據(jù)實際施工情況動態(tài)調(diào)整進度計劃和保證方案，計劃編制應掌握先緊后松的原則（基礎、主體期間要盡量安排的時間緊湊一些），加大進度控制措施和力度，保證合同總體進度計劃的有效執(zhí)行和控制。如有重大進度措施和方案的調(diào)整，總包單位應重新編制進度措施和方案，按原審批程序進行審批，通過后執(zhí)行。但進度措施和方案的調(diào)整，不能與整個工期計劃相違背，并且其總包單位也推卸不了其工期違約的責任。各分包項目在進場前也應根據(jù)總進度計劃的要求編制自己分項工程的進度保證措施和方案，報監(jiān)理、項目公司審核，批準后報工程管理部、主管副總審批。分項工程的進度計劃，必須符合總進度計劃，并且要為其他項目的施工留有充足余地。
3、施工現(xiàn)場實際要素檢查及調(diào)整措施工程管理部將在月檢中，根據(jù)前述的進度計劃及保證措施方案檢查各個單位工程及其附屬的進度計劃落實情況。如發(fā)現(xiàn)實際進度計劃嚴重滯后，其比原計劃拖后7天以上者，工程管理部將調(diào)查其拖后原因，讓其拖后工期的單位負責人寫出加快施工的保證措施和方案，總公司并且保留其拖期罰款的權(quán)利。各施工單位要根據(jù)實際情況不斷調(diào)整其計劃，保證關鍵節(jié)點的工期不再拖后，否則將按合同約定進行拖期處罰。
（二）建設過程控制制度
1、月檢制度工程管理部將在每月月底進行巡查，巡查時將對各單位工程的實際進度情況進度檢查，并填報進度確認表格和圖像資料。其書面資料項目公司負責人簽字后作為執(zhí)行合同的見證性資料和撥付工程款的控制依據(jù)。如工程拖后，工程管理部將延期撥款審批，并且保留采取經(jīng)濟處罰的權(quán)利。
一、高校固定資產(chǎn)管理制度建設存在的問題綜述
（一）高校固定資產(chǎn)管理制度不健全
劉玉貞等（1990），趙東昀等（2000），張文桂等（2003），周亞君（2004），魯成偉（2005），徐波等 （2006）， 胡昌芹等（2007），李洪枝等（2008）， 張慧等（2009），謝炎林等（2010）， 成海英等 （2013），在不同年份的多篇文獻中都認為高校固定資產(chǎn)管理制度不健全或不完善。
（二）高校固定資產(chǎn)管理制度設計不合理
張榮秀等（2009）認為，由于高校固定資產(chǎn)管理制度設計不合理，導致出現(xiàn)了高校固定資產(chǎn)的界定不合理、財務管理制度與資產(chǎn)管理制度不協(xié)調(diào)、資產(chǎn)核算不及時、賬實不符合等方面的問題。[1]
（三）高校固定資產(chǎn)管理沒有懲罰體系
江波（2014）認為，由于沒有懲罰體系，導致固定資產(chǎn)責任人肆意妄為，導致固定資產(chǎn)流失更加嚴重。[2]
（四）高校固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行不嚴格
曹煒（2007），王曉華（2011），王延剛等（2014）認為，制度執(zhí)行不嚴。涂江紅（2008）認為，制度執(zhí)行主體不明確、難執(zhí)行。周訓娥（2008）認為，制度缺乏執(zhí)行性。
（五）高校固定資產(chǎn)管理制度建設滯后
顏萌（2013）認為，有的制度已經(jīng)落后但一直沒有重新修訂。
二、高校固定資產(chǎn)管理制度體系建設的總要求
（一）精細明確
主要是不僅要在宏觀上建立健全高校固定資產(chǎn)管理制度體系，而且還要在微觀上即執(zhí)行時的細節(jié)問題上認真考慮加以明確。按照精細化管理的要求對已有的固定資產(chǎn)管理制度進行全面梳理，并予以完善，使固定資產(chǎn)管理制度進一步精細明確。
（二）全面完整
高校固定資產(chǎn)管理制度既包括自身的全面和全程，如固定資產(chǎn)購置前的配置標準制定、立項申請與院校兩級論證、領導審批等，購置中的招標文件制定與審核、評分標準的科學合理、評標專家中技術專家與商務專家的人數(shù)分配、簽訂合同、安裝驗證等，使用中的維修（護） 、績效等，日常中的調(diào)配、對帳、報廢、租賃、檔案、監(jiān)督等，每年一次的盤點與清查，退出前的論證、評估、變賣等，也必須包括與高校固定資產(chǎn)管理相關方面的制度建設，如固定資產(chǎn)使用責任制、工作考核及干部任用中如何體現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的成效、建立固定資產(chǎn)使用審計制度等。如果僅有前者，則無疑是頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，不足以從整體上看待高校固定資產(chǎn)管理工作；如果僅有后者，則顯得過于“宏觀”、“寬泛”，不足以立地與真正加強高校固定資產(chǎn)管理工作。因此，只有二者缺一不可，才能使高校固定資產(chǎn)管理制度更加全面完整。
（三）合規(guī)合法
高校固定資產(chǎn)管理制度不僅要合情合理，還必須合規(guī)合法，這是任何一項制度的基礎與保障。因此，建立高校固定資產(chǎn)管理制度時，首先，必須依法制定。其次，借鑒同行制定。第三，依靠專家制定。最后，參照歷史制定。從而確保高校固定資產(chǎn)管理制度的科學規(guī)范。
（四）科學可行
好的固定資產(chǎn)管理制度必須客觀、公正、科學、可行。所以，制定固定資產(chǎn)管理制度的起草人、部門負責人、分管領導等必須具有高度的責任心、高尚的職業(yè)道德、嫻熟的業(yè)務能力，同時，還應當召開固定資產(chǎn)管理制度征求意見座談會，聽取相關部門與執(zhí)行者的合理建議。在此基礎上，提請校長辦公會議審批，吸收與會領導的意見。以確保高校固定資產(chǎn)管理制度的科學可行。
（五）時代特征
高校固定資產(chǎn)管理制度既要穩(wěn)定，又要可變；既要原則，又要具體；既要長期，又體現(xiàn)時代特征。因此，在量化標準上，要與時而變，制定實施細則；在修訂程序上，要公開透明，合理合法；在適用范圍上，要明確界定，公平公正。[3]
三、高校固定資產(chǎn)管理制度體系建設的基本點
（一）配置標準
一是必須確立統(tǒng)一的配置標準。而配置標準的確定除了嚴格按照中央與省政府的規(guī)定及教育主管部門制定的考核標準外，還要綜合考慮高校固定資產(chǎn)配置標準的相關性與可比性。即高校固定資產(chǎn)的配置標準與本校的管理目的及固定資產(chǎn)目標等直接制度相關，對同類固定資產(chǎn)的評價則要能夠可比。[4]二是必須確立統(tǒng)一的配置流程。包括使用部門及個人、主管部門及相關部門、分管校長、校長、校長辦公會議、黨政聯(lián)席會議、黨委辦公會議等各個層級的辦事程序、職責與權(quán)限。以做到依照標準與流程辦事。
（二）立項審批
首先，必須經(jīng)過兩級論證。即使用部門立項論證與校級主管部門組織的論證。其次，必須明確論證內(nèi)容。即要對需求依據(jù)、申報內(nèi)容、績效目標、實施場地、技術條件、預算金額、現(xiàn)有資源、支撐材料以及申報部門近3年的固定資產(chǎn)管理情況等進行全面評價。[5]第三，必須科學制定評審標準。最后，必須突出技術專家的作用。在校級主管部門組織的論證中，一般應不少于7名專家，其中，技術專家應不少于5名，且校外技術專家應不少于2名。同意票應不低于5票，否則，不予立項。專家論證通過后，根據(jù)管理權(quán)限報相關領導及會議批準。
（三）預算約束
立項審批通過后，由財務部門列入預算，同時，必須強化預算約束作用。在“標準第一、對照存量、合理調(diào)劑、管好增量”的原則下，做好資產(chǎn)配置與預算管理的有效結(jié)合，以從源頭上解決盲目、超標、重復等配置造成的高校固定資產(chǎn)閑置與浪費問題。[6]
（四）規(guī)范采購
采購分招標采購與非招標采購兩種方式。對非招標采購方式，應堅持分離原則。對招標采購方式，則應科學制定招標文件，合理選擇招標方式，明確評價方法及權(quán)重，確保專家質(zhì)量與獨立評標等。
（五）安裝驗收
目的是保證設備安裝與調(diào)試符合生產(chǎn)要求和工藝布局，確保設備能正常運轉(zhuǎn)。內(nèi)容包括：一是設備的安裝。安裝時應按擬定的程序進行，安裝要在準備工作就緒后一次進行，避免拆箱后各部件不到位而造成丟失。二是設備安裝應在有關技術人員現(xiàn)場指導下進行。三是設備調(diào)試驗收。設備在安裝后應進行調(diào)試，調(diào)試時按技術指標逐項試驗，先做空載運轉(zhuǎn)，再做負荷試車，記錄各項指標是否達到要求。每臺設備調(diào)試時間應根據(jù)設備情況及生產(chǎn)緩急來定，當設備進行安裝確認，技術參數(shù)等驗證完成后，方可填寫設備安裝調(diào)試驗收單，經(jīng)驗收人簽字后，交付使用，并記錄歸檔。
（六）使用操作
必須明確操作程序、操作標準，明確操作人員的技術要求及獎懲制度。
（七）維修保養(yǎng)
主要包括：管理體制與管理職責、維修費提取與確定、使用范圍與構(gòu)成、使用權(quán)限與審批流程等幾個部分。
（八）損壞丟失
應加強對師生員工愛護國家財產(chǎn)的思想教育，不斷增強固定資產(chǎn)管理意識，建立科學、嚴格的保管和使用制度，認真落實崗位責任制，切實防止學校固定資產(chǎn)的損壞和丟失。主要包括：賠償界限與處理原則、責任認定、賠償標準、處理辦法等幾個部分。
（九）績效考核
逐步實現(xiàn)大型儀器設備校內(nèi)外開放共享，提高大型儀器設備的使用率，不斷提高資產(chǎn)使用經(jīng)濟性、效率性。探索固定資產(chǎn)績效管理的方式方法，逐步建立校內(nèi)固定資產(chǎn)管理績效考核體系，不斷提高固定資產(chǎn)管理的安全性、完整性和有效性。建立固定資產(chǎn)績效考核工作機制，考核結(jié)果作為部門工作業(yè)績考核的參考依據(jù)。
（十）資產(chǎn)清查
必須注重制度的實體性與程序性結(jié)合，重點關注設備采購調(diào)配后勤保障設施維護儀器安全等，使資產(chǎn)清查工作規(guī)范化常態(tài)化。[7]
摘 要 固定資產(chǎn)是企業(yè)正常進行生產(chǎn)經(jīng)營活動的物質(zhì)基礎，加強固定資產(chǎn)管理，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的使用效益是降低生產(chǎn)成本，提高企業(yè)利潤水平的重要途徑，但目前大部分企業(yè)在固定資產(chǎn)管理方面還存在這樣那樣的問題，本文就如何進一步加強固定資產(chǎn)管理進行探討。
關鍵詞 內(nèi)部控制 固定資產(chǎn) 管理
目前內(nèi)部控制已成為企業(yè)管理的重要舉措，其目標是加強企業(yè)內(nèi)部管理，提高管理水平，確保單位經(jīng)營活動的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)濟信息和財務報告的可靠性，增強企業(yè)的盈利能力和參與市場競爭的能力，本文著重從健全內(nèi)部控制制度的角度探討如何解決目前固定資產(chǎn)管理中存在的問題，加強資產(chǎn)管理，實現(xiàn)資產(chǎn)管理的現(xiàn)代化。
一、目前企業(yè)資產(chǎn)管理中存在的問題
1.缺乏完善的資產(chǎn)管理制度
目前大部分企業(yè)內(nèi)部管理制度不健全，或現(xiàn)有的制度過于陳舊，與目前的管理現(xiàn)狀不相適應，加上缺乏切實有力的措施保障制度的執(zhí)行，導致資產(chǎn)管理不規(guī)范，如單位不能按規(guī)定進行定期不定期的資產(chǎn)盤點，導致不能及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理中存在的問題，難以了解實際存量，對過期資產(chǎn)不能及時進行處置，虛增了企業(yè)的賬面資產(chǎn)。有的資產(chǎn)不履行相關的審批手續(xù)就報廢，并進行相應的處置，帶有很大的隨意性，極易出現(xiàn)現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。
2.部門間缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機制，影響資產(chǎn)管理效益
企業(yè)財務部門、資產(chǎn)使用部門與資產(chǎn)管理部門缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機制，加上部分人員責任意識淡薄，工作責任心不強，甚至出現(xiàn)推諉、扯皮現(xiàn)象，導致資產(chǎn)管理銜接不及時，資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題不能及時得到解決。如由于職責不明確，資產(chǎn)使用過程中出現(xiàn)故障，不能及時向資產(chǎn)管理部門反饋，致使資產(chǎn)不能及時得到維護保養(yǎng)、影響了其使用效益。
3.管理手段過于落后
目前大部分單位固定資產(chǎn)管理方法仍沿襲多年前的管理方式，未能借助現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)信息化管理，導致資產(chǎn)管理不及時，信息不完整，難以準確及時了解資產(chǎn)管理動態(tài)，不便于部門間實行資產(chǎn)的合理調(diào)劑。
4.固定資產(chǎn)投資還帶有一定的盲目性
企業(yè)的投資管理，主要是基礎設施建設，如房屋建設、設備的引進等等。一些企業(yè)忽視自身實際狀況，在進行投資之前沒有對市場需求以及自身資金狀況等做出科學的分析；同時沒有對相關房舍、設備的投資回報率，投資回收期等基本的財務數(shù)據(jù)進行投資分析，導致投資盲目性大，不能夠保證投資質(zhì)量，造成了資金的浪費，這不利于自身的長遠發(fā)展。
二、強化內(nèi)部控制，強化固定資產(chǎn)管理的措施及對策
企業(yè)在固定資產(chǎn)管理過程存在的上述問題，不利于實現(xiàn)資產(chǎn)管理的規(guī)范化，科學化，嚴重影響了固定資產(chǎn)的管理成效的發(fā)揮，筆者認為應從如下方面努力，加強固定資產(chǎn)管理，以充分發(fā)揮資產(chǎn)管理成效。
1.提高對資產(chǎn)管理重要性的認識，不斷健全內(nèi)部資產(chǎn)管理制度
作為企業(yè)的管理層應進一步增強對資產(chǎn)管理重要性的認識，真正意識到加強固定資產(chǎn)管理，有利于充分發(fā)揮資產(chǎn)使用效益，有利于防范各類違法亂紀現(xiàn)象的發(fā)生、避免資產(chǎn)被不法侵占或流失，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失，從而重視資產(chǎn)管理，不斷健全、完善內(nèi)部資產(chǎn)管理制度，并采取切實措施確保制度得到真正落實，同時加大對固定資產(chǎn)管理重要性的宣傳，在單位內(nèi)部形成“人人重視資產(chǎn)管理、個個參與資產(chǎn)管理”的良好氛圍，為強化資產(chǎn)管理奠定堅實基礎。
2.規(guī)范內(nèi)部控制，明確各部門職責，并強化考核，確保資產(chǎn)管理規(guī)范化
任何工作的有效開展，制度是保證和前提，只有明確職責、各部門才能各施其職，保質(zhì)保量地完成工作任務。單位在健全內(nèi)部控制制度過程中要明確資產(chǎn)使用、管理和財務部門的職責，將資產(chǎn)保管責任明確到資產(chǎn)使用部門，甚至使用人，對使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時向資產(chǎn)管理部門反映，確保資產(chǎn)能及時得到維護、保養(yǎng)，充分發(fā)揮其效能；財務部門和資產(chǎn)管理部門要通力協(xié)作，加強溝通協(xié)調(diào)，嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，共同搞好日常資產(chǎn)管理，防范資產(chǎn)管理中可能出現(xiàn)的資產(chǎn)流失等問題，確保固定資產(chǎn)保值、增值。同時在內(nèi)部控制制度中要建立健全相應的考核制度，單位要成立以單位負責人為考核組長的領導小組，制訂相應的考核細則，在年度終了進行全面考核，對積極參與資產(chǎn)管理，作出顯著成績的給予表彰，對不嚴格執(zhí)行內(nèi)部資產(chǎn)管理制度，工作不力、甚至由于過失造成資產(chǎn)流失的要通報批評、并追究相關人員的責任，考核結(jié)果與年終績效、個人職務升遷等相掛鉤，以此促進各部門、個人參加資產(chǎn)管理的積極性，促進資產(chǎn)管理的規(guī)范化。
3.借助信息化技術，實現(xiàn)資產(chǎn)管理的科學化
如今絕大部分單位借助內(nèi)部局域網(wǎng)技術，利用財務軟件，實現(xiàn)了財務核算的電算化，建議財務上的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)也應用到資產(chǎn)管理部門，將各單位的固定資產(chǎn)管理也推行信息化管理。將原先的固定資產(chǎn)紙質(zhì)卡片更換為電子卡片，即“電子身份證”來取代。在對單位資產(chǎn)進行全面盤點、清理的基礎上，先將固定資產(chǎn)信息輸入電腦，對其信息實行計算機網(wǎng)絡管理。通過網(wǎng)絡技術，單位資產(chǎn)管理人員可在同一管理系統(tǒng)中進行操作，從而實現(xiàn)了資產(chǎn)數(shù)據(jù)在整個企業(yè)共享。進行信息化管理后，固定資產(chǎn)的采購、報廢等增減變化可直接在系統(tǒng)中反映出來，并及時傳輸給財務部門進行賬務處理，不僅加快了信息傳遞的速度，也減少了原來人為溝通傳遞信息過程中出錯的概率，防止了由于原始憑證的不完整和傳遞不及時而影響固定資產(chǎn)財務賬面的增減變化。
4.注重實效，加強投資管理，把好資產(chǎn)入口關
作為單位進行固定資產(chǎn)投資時首先應該正視自身實際狀況，科學定位發(fā)展目標，創(chuàng)新發(fā)展，擴大發(fā)展規(guī)模，引進高新技術無可厚非，但前提是應該保證相關投資的質(zhì)量，即投資應能夠給單位帶來一定的收益，至少應該保證目前財務的運行狀態(tài)，并對自身將來的長遠發(fā)展有益，而不應是為了規(guī)模的擴大，而盲目投資，甚至致使單位蒙受損失。要執(zhí)行重大投資的集體討論和審批制度，重視調(diào)研分析，慎重決策，把好資產(chǎn)的入口關，從而確保投資能真正給單位帶來效益。
參考文獻：
關鍵詞：高校管理；固定資產(chǎn)；管理制度；方法體系
一、高校固定資產(chǎn)管理制度簡述
在現(xiàn)代高等教育體系中，固定資產(chǎn)始終發(fā)揮著關鍵作用，是支持高校教學與科研的重要載體，其管理成效的好壞與高等教育事業(yè)發(fā)展質(zhì)量密切相關。隨著高校固定資產(chǎn)管理要求的不斷提高，相應的管理制度也應有所完善與創(chuàng)新，使其準確反映固定資產(chǎn)現(xiàn)實狀況，確保固定資產(chǎn)使用管理規(guī)范化、制度化、科學化。近年來，國家教育主管部門高度重視高校固定資產(chǎn)管理制度的創(chuàng)新與應用，在法律法規(guī)、標準約束、效果評價等方面制定并實施了一系列重大方針政策，為廣大高校高質(zhì)量構(gòu)建固定資產(chǎn)管理制度體系提供了基本遵循與方向引導，在固定資產(chǎn)集中管理領域取得了令人矚目的現(xiàn)實成就，積累了豐富而寶貴的實踐經(jīng)驗，初步實現(xiàn)了固定資產(chǎn)資源的優(yōu)化配置。同時，廣大高校同樣在創(chuàng)新固定資產(chǎn)管理制度，強化固定資產(chǎn)管理制度貫徹執(zhí)行等方面進行了大量卓有成效的研究與探索，效果顯著，最大限度降低了固定資產(chǎn)的有形和無形損耗，挖掘了固定資產(chǎn)的實際價值，推動了高校固定資產(chǎn)使用效益、經(jīng)濟效益和社會效益的有機統(tǒng)一。盡管如此，受主客觀等多方面要素的影響，當前高校固定資產(chǎn)管理制度體系中依舊存在諸多短板，阻礙著實際管理效能的優(yōu)化提升，必須給予高度重視。上述背景下，深入探討高校固定資產(chǎn)管理制度體系的構(gòu)建問題，具有極為深刻的現(xiàn)實意義。
二、高校固定資產(chǎn)管理制度現(xiàn)狀及存在問題分析
1.缺乏固定資產(chǎn)管理主體理念，約束性不足約束性是高校固定資產(chǎn)管理制度的重要特征，只有具備約束性的制度體系，才能在實踐中發(fā)揮價值作用，確保各項工作責任的落實?？v觀當前高校固定資產(chǎn)管理制度實際，普遍存在著制度體系約束性缺失、導向價值不明確等共性問題，無法在成本核算、維護管理、采購入賬等方面發(fā)揮應用作用，阻礙著固定資產(chǎn)管理效果的優(yōu)化改進。由于部分固定資產(chǎn)管理制度約束效果不明顯，無法從宏觀層面將固定資產(chǎn)管理的目標任務、方法措施、預期效果等進行嚴格界定，久而久之使資產(chǎn)處置流程、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)流程、資產(chǎn)入庫流程等形同虛設，執(zhí)行過程流于形式。
2.固定資產(chǎn)管理制度貫徹執(zhí)行氛圍不佳在高校固定資產(chǎn)管理中，涉及高校內(nèi)部多個部門、多個院系、多個教學與科研環(huán)節(jié)等，其中包含的不確定性因素較多，部分因素具有顯著的隱性化特征，若辨識與防控不當，極易導致固定資產(chǎn)管理水平低下?，F(xiàn)狀表明，部分高校在固定資產(chǎn)管理制度推行貫徹執(zhí)行中，缺乏系統(tǒng)宣傳，未能形成良好的固定資產(chǎn)管理發(fā)展格局，甚至有的教職工對固定資產(chǎn)配置標準、驗收標準、賠償標準等極為生疏，對待固定資產(chǎn)管理持漠視態(tài)度，不能夠充分認知固定資產(chǎn)管理的全方位價值，嚴重降低了管理質(zhì)量。此外，固定資產(chǎn)購置計劃缺乏目的性，盲目購置、重復購置等問題不同程度存在。
3.信息化程度較低，固定資產(chǎn)管理手段單一現(xiàn)代科學技術的快速發(fā)展，為高校固定資產(chǎn)管理制度體系的構(gòu)建提供了更為豐富的技術手段，使固定資產(chǎn)管理人員在工具與方法選擇方面具備了更為靈活的選擇空間，使得傳統(tǒng)模式下難以完成的固定資產(chǎn)管理任務具備了更大的可行性。從當前現(xiàn)狀來看，部分高校未能積極引進現(xiàn)代信息技術，在固定資產(chǎn)管理方面的軟硬件建設程度較低，管理軟件與系統(tǒng)不完善，更多情況下側(cè)重于靜態(tài)信息管理，無法對固定資產(chǎn)相關數(shù)據(jù)信息進行共享，無法實現(xiàn)動態(tài)化、實時化監(jiān)控，固定資產(chǎn)錄入及統(tǒng)計工作受限，賬目核對工作更是舉步維艱。
三、高校固定資產(chǎn)管理制度體系的構(gòu)建路徑探討
1.強化高校固定資產(chǎn)管理制度化意識制度的關鍵在于執(zhí)行，任何背離了這一核心要義的制度均將喪失生命力。在高等教育規(guī)模不斷擴大背景下，高校固定資產(chǎn)管理需求持續(xù)旺盛，固定資產(chǎn)類型趨于豐富化、高端化、整體化，只有始終強化制度化意識，才能使固定資產(chǎn)管理制度永葆生命與活力。應結(jié)合高校固定資產(chǎn)管理的具體任務，以制度化的形式將固定資產(chǎn)管理的工作目標、職責權(quán)限、方法要求等固定下來，使固定資產(chǎn)配置、驗收、搬遷、賠償?shù)雀呒s束性，使固定資產(chǎn)管理制度始終服務于高校行政、科研、教學、后勤等。高校內(nèi)部各單位應摒棄傳統(tǒng)保守陳舊的思維理念，突破僵化固化行為模式，做到既看“賬本資產(chǎn)”，又看“實際資本”，真正將固定資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行作為教學之基、科研之本。
2.完善固定資產(chǎn)管理機構(gòu)，明確工作職責為加強固定資產(chǎn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，高校應設立相應的管理機構(gòu)，比如固定資產(chǎn)管理與監(jiān)督委員會。該機構(gòu)的主要負責人應由高校主要校領導擔任，統(tǒng)一領導全校固定資產(chǎn)管理工作，對高校固定資產(chǎn)管理的重大事項進行研究，提出決策建議，供校務會議、校常委會議進行決策。固定資產(chǎn)管理機構(gòu)的職責應包括：根據(jù)《教育部直屬高等學校國有資產(chǎn)管理暫行辦法》等國家有關固定資產(chǎn)管理的政策和法規(guī)，研究制定高校固定資產(chǎn)管理規(guī)章制度；布置、監(jiān)督、檢查、指導高校固定資產(chǎn)管理各項工作；規(guī)劃高校資產(chǎn)配置，提出全校固定資產(chǎn)優(yōu)化配置和使用權(quán)界定工作意見，審核高校有關資產(chǎn)管理、資產(chǎn)使用的配置計劃；根據(jù)授權(quán)權(quán)限，對高校固定資產(chǎn)的處置進行審核，報校務會議、校黨委常委會議審批；研究高校固定資產(chǎn)管理工作中的其他事項。
3.引進信息化技術，豐富固定資產(chǎn)管理手段與載體當今社會是信息化社會，處于信息化社會中的高校固定資產(chǎn)管理更具時代特征，應利用現(xiàn)代信息化技術，將信息化理念融入固定資產(chǎn)管理制度體系構(gòu)建全過程，搭建基于現(xiàn)代計算機技術與通信技術的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)平臺，將固定資產(chǎn)管理工作任務與要求等嵌入平臺之中，促進固定資產(chǎn)管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。依托現(xiàn)代信息化技術，采用靈活多變的手段與方式，利用校內(nèi)微信公眾號、宣傳媒介等載體，及時更新固定資產(chǎn)管理制度體系的相關約定及調(diào)整變化情況，在高校內(nèi)部營造濃厚的制度執(zhí)行與落實氛圍，以潛移默化的方式將現(xiàn)代化固定資產(chǎn)管理理念進行深度融合。同時，基于信息化技術平臺，可在高校各部門、各院系之間實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通互享，確保固定資產(chǎn)錄入與統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性。
關鍵詞:學校；固定資產(chǎn)；管理制度；措施
目前，我國大多數(shù)學校的固定資產(chǎn)管理制度相對落后，一定程度上不能滿足學校持續(xù)發(fā)展的需要，并且嚴重制約了學校的發(fā)展步伐。固定資產(chǎn)管理作為學校管理工作的基礎和重點，加強固定資產(chǎn)管理有利于提高學校的辦學質(zhì)量。由此可見，完善學校固定資產(chǎn)管理制度是十分必要的。
1學校固定資產(chǎn)管理的必要性
1．1固定資產(chǎn)管理中存在的問題
首先，固定資產(chǎn)考核評價制度不健全。由于我國部分學校在固定資產(chǎn)管理方面缺乏健全的考核與評價制度，相關人員的考核意識較低，考核標準不具體，進而導致固定資產(chǎn)在制定管理制度的過程中存在片面性、單一性等特點。其次，固定資產(chǎn)管理缺乏合理性。大多數(shù)學校在管理固定資產(chǎn)時，做不到管理專業(yè)化、管理科學化，并且經(jīng)常出現(xiàn)購置混亂、采購盲目、財物不符等現(xiàn)象。然后，資產(chǎn)管理思想落后。資產(chǎn)管理工作者在實際工作的過程中，經(jīng)常無視資產(chǎn)管理制度的存在，特立獨行的進行資產(chǎn)管理工作，當資產(chǎn)管理中出現(xiàn)問題時，工作人員互相推卸責任。
1．2固定資產(chǎn)管理的意義
優(yōu)化學校固定資產(chǎn)管理，一方面能夠提高學校在其他學校中的競爭實力，增強學校知名度；另一方面能夠反映學校規(guī)模，并保證學校教育教學工作順利開展。此外，科學管理學校固定資產(chǎn)，有利于避免固定資產(chǎn)出現(xiàn)閑置現(xiàn)象，一定程度上能夠擴大資產(chǎn)使用率，進而促進學校有序運行。
2優(yōu)化學校固定資產(chǎn)管理的措施
2．1制定清查制度
學校要想實現(xiàn)固定資產(chǎn)的有效監(jiān)管，學校會計部門就要定期、及時的做好財務工作，會計人員每月底進行賬目全面統(tǒng)計和具體統(tǒng)計，認真、謹慎的開展賬目核對工作。工作人員對于已經(jīng)存在的學校固定資產(chǎn)，要相應對其進行標簽明示，即以便利貼的方式將固定資產(chǎn)的規(guī)格、名稱、使用者、編碼、購置日期、類別、型號等明確記錄，同時，還要具體到人員簽名，并附加相關機構(gòu)公章。如果個別固定資產(chǎn)沒有上述便利貼的詳細說明，那么其固定資產(chǎn)享受不到報銷待遇，只有在相關手續(xù)齊全的情況下，才能符合一定的報銷標準。
2．2完善管理制度
首先，學校要制定明確的資產(chǎn)購置制度。固定資產(chǎn)購置前，要向?qū)W校財務部門請示，財務部門針對采購資產(chǎn)進行預算分析，最后告知明確的綜合預算結(jié)果，如果部分資產(chǎn)不在綜合預算的范圍之內(nèi)，那么固定資產(chǎn)在進行購置時，要堅持急用及購原則，禁止發(fā)生隨意采購、盲目采購等現(xiàn)象。其次，學校要強化固定資產(chǎn)驗收制度以及資產(chǎn)保管制度。購買完成后的固定資產(chǎn)，要經(jīng)過采購人、使用者、管理者以及保管者進行同時驗收，資產(chǎn)驗收的過程中，四位人員不僅要提高自身的責任意識，而且還要彼此間相互監(jiān)督、共同合作，確保所購固定資產(chǎn)的優(yōu)質(zhì)性。最后，學校要細致落實資產(chǎn)報損制度。資產(chǎn)報損處理時，要遵循規(guī)范性流程，不能為了節(jié)省時間，忽視任一報損細節(jié)，進而提高資產(chǎn)管理的系統(tǒng)性。
2．3健全監(jiān)督制度
學校健全固定資產(chǎn)監(jiān)督制度，即學校有意識的成立資產(chǎn)監(jiān)督隊伍。財務部門要不定期的進行固定資產(chǎn)檢查，并公開告知檢查結(jié)果。與此同時，構(gòu)建科學、合理的資產(chǎn)獎罰制度，獎罰分明。健全監(jiān)督制度不僅能夠加強學校固定資產(chǎn)管理，而且能夠在發(fā)揮固定資產(chǎn)的基礎上，為固定資產(chǎn)制度提供切實保障，進而促進學校固定資產(chǎn)管理制度有效運行。
2．4建立績效考核制度
學校固定資產(chǎn)管理制度即使再完善、再健全，同樣需要管理者來實施、執(zhí)行，因此，健全績效考核制度的提出具有必要性和重要性?？冃Э己司唧w表現(xiàn)在以下四方面：第一方面，固定資產(chǎn)不僅要滿足上傳下達的需要，而且還要與學校的辦學宗旨、等級水平以及學校規(guī)模等相適應。第二方面，固定資產(chǎn)財務管理制度完善與否，資產(chǎn)便利貼核對是否詳實、準確，固定資產(chǎn)的保護工作是否到位，資產(chǎn)各項管理制度是否有效落實。第三方面，資產(chǎn)清算制度以及固定資產(chǎn)報損制度是否有序進行。第四方面，固定資產(chǎn)的使用以及處理工作是否依據(jù)程序開展。建立績效考核制度，不僅能夠?qū)Y產(chǎn)管理起到良好的促進作用，而且還能夠更好的健全資產(chǎn)管理系統(tǒng)，促進學校固定資產(chǎn)管理工作健康、有序運行，進而擴大學校的招生數(shù)量，提高學校的辦學質(zhì)量。
3結(jié)語
綜上所述，學校固定資產(chǎn)管理工作作為學校管理的基礎性工作，合理的資產(chǎn)管理有利于提高學校各部門的工作效率，有利于優(yōu)化學校內(nèi)部結(jié)構(gòu)。同時，資產(chǎn)管理的過程較復雜、系統(tǒng)，進而學校在進行資產(chǎn)管理時要腳踏實地，不能急于求成，通過制定清查制度、完善管理制度、健全監(jiān)督制度以及建立績效考核制度等方式進行固定資產(chǎn)管理，有利于促進學校健康、持續(xù)發(fā)展。
作者:凌子玉 單位:廣州工商學院
參考文獻:
［1］李青．學校固定資產(chǎn)管理的問題與對策［J］．天津市教科院學報，2012（5）：86－88．
[摘 要] 近年來，隨著社會發(fā)展步伐的逐漸加快，教育發(fā)展水平也在不斷提高，學校固定資產(chǎn)管理需要也隨之增大。采取有效措施優(yōu)化固定資產(chǎn)管理，不僅能夠擴大學校規(guī)模，而且能夠為學校健康發(fā)展提供物質(zhì)保障。本文介紹了學校固定資產(chǎn)管理的必要性，分析了優(yōu)化學校固定資產(chǎn)管理的具體措施。
[關鍵詞] 學校；固定資產(chǎn)；管理制度；措施
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 122
[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0225- 02
0 引 言
目前，我國大多數(shù)學校的固定資產(chǎn)管理制度相對落后，一定程度上不能滿足學校持續(xù)發(fā)展的需要，并且嚴重制約了學校的發(fā)展步伐。固定資產(chǎn)管理作為學校管理工作的基礎和重點，加強固定資產(chǎn)管理有利于提高學校的辦學質(zhì)量。由此可見，完善學校固定資產(chǎn)管理制度是十分必要的。
1 學校固定資產(chǎn)管理的必要性
1.1 固定資產(chǎn)管理中存在的問題
首先，固定資產(chǎn)考核評價制度不健全。由于我國部分學校在固定資產(chǎn)管理方面缺乏健全的考核與評價制度，相關人員的考核意識較低，考核標準不具體，進而導致固定資產(chǎn)在制定管理制度的過程中存在片面性、單一性等特點。其次，固定資產(chǎn)管理缺乏合理性。大多數(shù)學校在管理固定資產(chǎn)時，做不到管理專業(yè)化、管理科學化，并且經(jīng)常出現(xiàn)購置混亂、采購盲目、財物不符等現(xiàn)象。然后，資產(chǎn)管理思想落后。資產(chǎn)管理工作者在實際工作的過程中，經(jīng)常無視資產(chǎn)管理制度的存在，特立獨行的進行資產(chǎn)管理工作，當資產(chǎn)管理中出現(xiàn)問題時，工作人員互相推卸責任。
1.2 固定資產(chǎn)管理的意義
優(yōu)化學校固定資產(chǎn)管理，一方面能夠提高學校在其他學校中的競爭實力，增強學校知名度；另一方面能夠反映學校規(guī)模，并保證學校教育教學工作順利開展。此外，科學管理學校固定資產(chǎn)，有利于避免固定資產(chǎn)出現(xiàn)閑置現(xiàn)象，一定程度上能夠擴大資產(chǎn)使用率，進而促進學校有序運行。
2 優(yōu)化學校固定資產(chǎn)管理的措施
2.1 制定清查制度
學校要想實現(xiàn)固定資產(chǎn)的有效監(jiān)管，學校會計部門就要定期、及時的做好財務工作，會計人員每月底進行賬目全面統(tǒng)計和具體統(tǒng)計，認真、謹慎的開展賬目核對工作。工作人員對于已經(jīng)存在的學校固定資產(chǎn)，要相應對其進行標簽明示，即以便利貼的方式將固定資產(chǎn)的規(guī)格、名稱、使用者、編碼、購置日期、類別、型號等明確記錄，同時，還要具體到人員簽名，并附加相關機構(gòu)公章。如果個別固定資產(chǎn)沒有上述便利貼的詳細說明，那么其固定資產(chǎn)享受不到報銷待遇，只有在相關手續(xù)齊全的情況下，才能符合一定的報銷標準。
2.2 完善管理制度
首先，學校要制定明確的資產(chǎn)購置制度。固定資產(chǎn)購置前，要向?qū)W校財務部門請示，財務部門針對采購資產(chǎn)進行預算分析，最后告知明確的綜合預算結(jié)果，如果部分資產(chǎn)不在綜合預算的范之內(nèi)，那么固定資產(chǎn)在進行購置時，要堅持急用及購原則，禁止發(fā)生隨意采購、盲目采購等現(xiàn)象。其次，學校要強化固定資產(chǎn)驗收制度以及資產(chǎn)保管制度。購買完成后的固定資產(chǎn)，要經(jīng)過采購人、使用者、管理者以及保管者進行同時驗收，資產(chǎn)驗收的過程中，四位人員不僅要提高自身的責任意識，而且還要彼此間相互監(jiān)督、共同合作，確保所購固定資產(chǎn)的優(yōu)質(zhì)性。最后，學校要細致落實資產(chǎn)報損制度。資產(chǎn)報損處理時，要遵循規(guī)范性流程，不能為了節(jié)省時間，忽視任一報損細節(jié)，進而提高資產(chǎn)管理的系統(tǒng)性。
2.3 健全監(jiān)督制度
學校健全固定資產(chǎn)監(jiān)督制度，即學校有意識的成立資產(chǎn)監(jiān)督隊伍。財務部門要不定期的進行固定資產(chǎn)檢查，并公開告知檢查結(jié)果。與此同時，構(gòu)建科學、合理的資產(chǎn)獎罰制度，獎罰分明。健全監(jiān)督制度不僅能夠加強學校固定資產(chǎn)管理，而且能夠在發(fā)揮固定資產(chǎn)的基礎上，為固定資產(chǎn)制度提供切實保障，進而促進學校固定資產(chǎn)管理制度有效運行。
2.4 建立績效考核制度
學校固定資產(chǎn)管理制度即使再完善、再健全，同樣需要管理者來實施、執(zhí)行，因此，健全績效考核制度的提出具有必要性和重要性?？冃Э己司唧w表現(xiàn)在以下四方面：第一方面，固定資產(chǎn)不僅要滿足上傳下達的需要，而且還要與學校的辦學宗旨、等級水平以及學校規(guī)模等相適應。第二方面，固定資產(chǎn)財務管理制度完善與否，資產(chǎn)便利貼核對是否詳實、準確，固定資產(chǎn)的保護工作是否到位，資產(chǎn)各項管理制度是否有效落實。第三方面，資產(chǎn)清算制度以及固定資產(chǎn)報損制度是否有序進行。第四方面，固定資產(chǎn)的使用以及處理工作是否依據(jù)程序開展。建立績效考核制度，不僅能夠?qū)Y產(chǎn)管理起到良好的促進作用，而且還能夠更好的健全資產(chǎn)管理系統(tǒng)，促進學校固定資產(chǎn)管理工作健康、有序運行，進而擴大學校的招生數(shù)量，提高學校的辦學質(zhì)量。
3 結(jié) 語
綜上所述，學校固定資產(chǎn)管理工作作為學校管理的基礎性工作，合理的資產(chǎn)管理有利于提高學校各部門的工作效率，有利于優(yōu)化學校內(nèi)部結(jié)構(gòu)。同時，資產(chǎn)管理的過程較復雜、系統(tǒng)，進而學校在進行資產(chǎn)管理時要腳踏實地，不能急于求成，通過制定清查制度、完善管理制度、健全監(jiān)督制度以及建立績效考核制度等方式進行固定資產(chǎn)管理，有利于促進學校健康、持續(xù)發(fā)展。
主要參考文獻
[1]李青. 學校固定資產(chǎn)管理的問題與對策[J]. 天津市教科院學報，2012（5）：86-88.
關鍵詞：檔案管理；固定資產(chǎn)；制度建設
中圖分類號：C913.3 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）08-0143-02
固定資產(chǎn)投資項目是以擴大研發(fā)生產(chǎn)能力為目的而進行的技術改造基本建設工程，以及設備儀器更新與升級換代等建設項目。固定資產(chǎn)投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指伴隨整個項目建設流程（立項論證審批、可行性研究，勘察、設計、施工、監(jiān)理、竣工，采購、安裝、驗收等活動）而產(chǎn)生的一系列具有歸檔保存價值的文字材料、圖紙、照片、實物、聲像資料等，是對項目的完整、系統(tǒng)、客觀、準確的記錄，對項目建設和后續(xù)維修維護與改擴建具有重要的參考價值，也是項目后評價的主要材料依據(jù)。做好項目檔案管理對于總結(jié)投資效果、提升國有資產(chǎn)經(jīng)營能力甚至反腐倡廉具有重大意義。
“十五”以來，伴隨著國民經(jīng)濟的高速發(fā)展和國防建設的迫切需求，國家大幅度增加了國防科技工業(yè)部門的固定資產(chǎn)投資支持力度，建設單位項目管理任務大幅度提升，并且由于建設項目中新技術的應用，對應檔案管理復雜度和難度也不斷提高，一度普遍出現(xiàn)了項目檔案資料收集不完整、內(nèi)容不完善、保存不合格、使用不規(guī)范等問題。
為此，原國防科工委、國家檔案局聯(lián)合頒布了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161 號，以下簡稱《驗收辦法》），提出了項目檔案管理的基本要求，并規(guī)定通過專項檔案檢查驗收，是項目通過竣工驗收的先決條件。中國電子科技集團公司配套制定了《固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收評分細則（試行）》（以下簡稱《評分細則》），通過組織宣傳培訓和交互檢查驗收，進一步落實項目檔案管理工作的具體施實。
通過這些措施，中國電子科技集團各成員單位項目檔案管理水平得到了極大提高。然而在項目檔案檢查驗收工作中也發(fā)現(xiàn)，一些建設單位由于項目檔案管理制度建設不完善，導致業(yè)務部門與檔案管理部門協(xié)調(diào)困難，對檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結(jié)合檔案管理工作實踐，對檔案管理制度建設過程中的一些常見問題進行具體梳理分析，并提出應對措施建議。
一、檔案制度缺失問題
項目檔案管理工作早期主要的問題，是很多單位缺乏專門的檔案管理制度，沒有項目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求，更談不上相應的部門崗位職責要求與分工，主要依靠業(yè)務部門根據(jù)自身需要收集和保存積累資料，導致項目檔案管理盲目、混亂，驗收檢查時就會發(fā)現(xiàn)資料收集不齊全、文件內(nèi)容缺失、組卷整理不規(guī)范、檢索調(diào)用困難等基本問題普遍存在，甚至在業(yè)務部門和檔案管理部門的職責推諉中造成重要資料的散失。
例如，在一次檔案驗收時，發(fā)現(xiàn)該單位購置的設備沒有保修卡，驗收專家指出后，檔案管理人員不知情，項目負責人也不知情，最后問采購人員才發(fā)現(xiàn)是在采購人員手中暫存著。進一步的了解得知，采購員正因為是知道保修卡是儀器設備的重要終身資料，直接影響到設備運行過程中的維修與維護，也是當設備發(fā)生故障時與供貨商交涉的重要憑據(jù)。但是，因為沒有相應的檔案管理制度明確規(guī)定必須隨設備入庫及時歸檔，反倒“不敢隨便放到資料庫里”，而是自己慎重收藏起來了。
這種現(xiàn)象隨著近年來《驗收辦法》和《評分細則》的宣貫落實，已經(jīng)引起了建設單位的高度重視，基本建立健全了檔案管理制度。在近年來的檔案檢查驗收中可以明顯體現(xiàn)出來，項目檔案的基礎管理和檔案完整性都有了很大進步。
二、檔案制度的可操作性
目前項目檔案管理制度方面的問題，已經(jīng)深入到了制度要求與建設單位崗位設置和工作流程建設相關的可操作性、與業(yè)務部門和檔案管理部門相關人員業(yè)務素質(zhì)相關的執(zhí)行操作嚴謹性等方面，成為制約項目檔案管理質(zhì)量和效率的深層次因素。
以資料的收集整理和案卷歸檔環(huán)節(jié)為例，這是作為素材的文件資料轉(zhuǎn)化為規(guī)范檔案的關鍵一步，但又恰恰出現(xiàn)在業(yè)務和管理兩類職能部門的工作界面上，如果管理制度缺乏明確的職責和分工要求，就很容易造成工作的脫節(jié)：業(yè)務部門可能會覺得我們只需要忠實的收集、提交建設過程中形成的資料給檔案部門即可；而檔案部門則可能以為自己不懂技術，所以完備、條理、規(guī)范地組卷是業(yè)務部門的事，自己只需要做到嚴格記錄、安全保管、提供利用就可以了。比如筆者所在單位，幾年前某固定資產(chǎn)投資項目接近尾聲時，業(yè)務部門推著小推車把毫無邏輯排列的一堆材料交給了檔案室，而檔案室對于整個項目的情況不了解，無法條理系統(tǒng)地整理這一車雜亂無章的材料。匆忙中兩個部門勉強配合把材料大概進行了整理，結(jié)果檔案驗收時專家指出多處問題。
這個問題的出現(xiàn)是由于管理制度對相應的工作界面規(guī)定模糊造成的，這個矛盾的化解需要結(jié)合單位實際，明確個性化的制度規(guī)定。比如業(yè)務特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位，就可以采取業(yè)務部門組卷歸檔、檔案管理部門指導檢查、案卷保存的模式；而業(yè)務面廣、檔案管理部門崗位配置較強的單位，則可以考慮業(yè)務部門只需要及時完整收集、提交檔案資料，由檔案部門承擔起準歸檔階段的材料審查、整理、組卷，自行完成歸檔管理。筆者所在單位后來根據(jù)業(yè)務和崗位特點規(guī)定了一種折中處理方式，由檔案室制訂宣貫歸檔資料要求，各業(yè)務部門設立兼職檔案員，以卷為單位收集項目建設資料，保證文件齊套性和正確性后交付檔案室，檔案室再進行形式審查并負責完成規(guī)范組卷歸檔，既保證了業(yè)務鏈條的有效銜接，又保證了檔案的準確、完備和系統(tǒng)、規(guī)范，在最近兩次檔案驗收中都以高分通過了驗收。
三、n案制度的完備性
制度是相對靜態(tài)的，但實際工作中面對的情況千變?nèi)f化，需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應技術進步帶來的檔案資料形式和內(nèi)容的變化，甚至還要延伸到對建設項目合作方的制約。例如有些建設單位與參建單位簽訂合同中，對檔案工作的具體要求沒有專項條款做出明確規(guī)定，導致在建設項目檔案驗收和項目最終驗收時，有些參建單位或監(jiān)理單位會以相關工程已結(jié)束為由，不參加、不配合檔案驗收。更大的隱患是，由于沒有從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，導致對建設單位的相關利益保護的缺失。
筆者所在單位幾年前的一次項目檔案驗收會中，專家發(fā)現(xiàn)基建圖紙與設計變更通知單對應關系不明確，要求參建單位到驗收現(xiàn)場解釋，但是參建單位以各種理由推托，遲遲不到現(xiàn)場。在單位不斷催促下，第二天才到會解釋問題，嚴重拖延了驗收會議時間，雖然解釋清楚了問題，但也給項目評價造成了惡劣的影響。為此，筆者單位亡羊補牢，再次修訂完備檔案管理制度，增加了“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的條文。建設單位與參建單位簽訂合同，提前設立專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，建設單位就變被動為主動，既保證項目建設利完成，又保證了項目檔案的齊套與完整性。
四、檔案制度執(zhí)行的嚴肅性
檔案管理工作的規(guī)范化，除了完備檔案管理制度作基礎，還需要嚴格的執(zhí)行來落實。沒有到位的執(zhí)行，一些制度就成了虛設。
實際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，有些文件材料簽字沒有日期，尾頁有空白項不填寫，領導批示和簽字內(nèi)容不全等等，日后一旦發(fā)生合同糾紛，就有可能因為合同生效日期或成立條件的分歧，使建設單位成了被動方；一些設備儀器的購置合同、技術協(xié)議中也經(jīng)常出現(xiàn)落款簽字處只有責任人簽名而沒有簽署日期的情況，也會給解決糾紛或是責任追溯造成困難，甚至給腐敗留下漏洞；還有一些表格的填寫，簽署流程沒有問題，但是主管領導在審批時只簽姓名，沒有具體意見，不符合審批規(guī)定，也不符合檔案質(zhì)量的要求。這類問題根源在簽署人。單位領導應該在管理過程中，更多關注各項制度的落實情況，認真執(zhí)行各項制度的具體要求。
因此，檔案制度建設不僅要根據(jù)檔案部門的實際需要，制訂一系列系統(tǒng)、科學、合理的檔案管理制度，還要在制度的有效執(zhí)行方面下足功夫，才能更有效調(diào)動全員積極性，使檔案管理水平不斷提升。
