時(shí)間：2023-09-14 17:28:03
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【關(guān)鍵詞】信息網(wǎng)絡(luò)；必要性
1.建立職工檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必要性
干部信息規(guī)范化的需要。在日常的職工檔案管理工作中，形成了大量的職工信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足職工的微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理職工信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。
合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)部門都購進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時(shí)，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)職工工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
2.職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用
為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供全方位的職工信息。職工信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取職工的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢職工諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的資料，了解職工全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的職工信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解職工的傳統(tǒng)方式。
使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的職工信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。而且在職工管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享之后，各部門可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解每名職工，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解職工的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)職工認(rèn)識(shí)的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理職工的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，職工的任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。
可以使職工任免更加科學(xué)化，提高知人識(shí)人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報(bào)的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集職工的工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的情況，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動(dòng)態(tài)情況、資料和相應(yīng)的文字融為一體，并通過情況顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，可以更好地評(píng)價(jià)和使用干部，提高知人識(shí)人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
建立和使用職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問題：
要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實(shí)現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級(jí)數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個(gè)信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
要使職工多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量。
網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)?，F(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價(jià)格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價(jià)格比，是一個(gè)比較合適的選擇。有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，職工信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成職工管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)趨于完善，最終滿足在職工工作的全面需要。
要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。職工信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到職工管理的多個(gè)部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括班子建設(shè)、職工管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，是一項(xiàng)需要綜合的運(yùn)用多個(gè)專業(yè)的知識(shí)、多個(gè)學(xué)科的概念，同時(shí)結(jié)合多個(gè)部門的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)的較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。而系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展到目前階段，在管理方面還存在有一些不足之處，諸如檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化仍需進(jìn)一步的提高，自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)沒有針對(duì)整體的水平進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)，在人才管理者一方面，也存在有一定的缺陷和不足。所以，深入細(xì)致的對(duì)存在的問題進(jìn)行研究，并且提出加強(qiáng)系統(tǒng)管理的新思路，將是下一階段工作當(dāng)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。
1. 推進(jìn)自動(dòng)化，提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化水平
全面的推進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)的自動(dòng)化水平，首要的一點(diǎn)就是需要針對(duì)檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的水平進(jìn)行提高和改進(jìn)，此項(xiàng)工作是展開一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。就目前階段而言，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀，是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的發(fā)展比較的滯后，并且相關(guān)的應(yīng)用軟件也比較亂，這些存在的問題都在很大程度之上制約了管理系統(tǒng)的發(fā)展和進(jìn)步。而當(dāng)前存在的主要矛盾，并非是硬件以及有關(guān)設(shè)備的缺乏，而是針對(duì)硬件設(shè)備的功能，沒有進(jìn)行有效的開發(fā)，進(jìn)而設(shè)備也就難以發(fā)揮其應(yīng)有的效應(yīng)。檔案信息自動(dòng)化，應(yīng)該包含整個(gè)檔案管理工作的各個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，最為重要的，是檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化，同時(shí)針對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)的建立，也需要逐步的完善和落實(shí)，達(dá)到全面實(shí)施的目的和效果。檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，其本身而言，也是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，要想全面的推進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)發(fā)展，就必須要抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作，兩者相輔相成、互相促進(jìn)，進(jìn)而合理的推動(dòng)檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷前進(jìn)與改進(jìn)。
2. 提升檔案信息管理系統(tǒng)的整體性水平
根據(jù)當(dāng)前階段系統(tǒng)的思想理論以及集成化的具體需求，檔案信息自動(dòng)化的建設(shè)，應(yīng)該是針對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的水平進(jìn)行發(fā)展，使得整個(gè)系統(tǒng)可以得到穩(wěn)步的提高，并且其中各個(gè)組成的系統(tǒng)，橫向以及縱向的發(fā)展都需要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)和水平，以此為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行連通，發(fā)揮出系統(tǒng)的整體性的優(yōu)勢(shì)和效應(yīng)，提升整個(gè)系統(tǒng)的綜合運(yùn)行能力。如果其中某一個(gè)節(jié)點(diǎn)或者是某一個(gè)極為重要的節(jié)點(diǎn)，存在有障礙，都可能會(huì)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)營造成極大的不利影響。所以，還需要對(duì)每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的應(yīng)用能力和裝備的水平進(jìn)行提升，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定持續(xù)、健康的發(fā)展。在實(shí)踐的工作當(dāng)中，可以鼓勵(lì)并且支持一些先進(jìn)的單位首先提升自身的水平和能力，并且在一些較為先進(jìn)的單位，進(jìn)行水平較高的試點(diǎn)工作，來逐步的取得推廣使用的效果和經(jīng)驗(yàn)，并且對(duì)存在的問題進(jìn)行實(shí)時(shí)的總結(jié)和歸納，得出系統(tǒng)發(fā)展的新思路。這樣的工作，對(duì)于提升系統(tǒng)整體性的水平，有著巨大的幫助。
3. 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)當(dāng)前階段檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的新思路有著大致上的了解和掌握。接下來，將針對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的加強(qiáng)以及人才管理工作的發(fā)展，進(jìn)行全方位的研究，力求更進(jìn)一步的為相關(guān)工作的進(jìn)步和發(fā)展，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。
有重點(diǎn)、有針對(duì)性的對(duì)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，是完善相關(guān)工作的一個(gè)必須的環(huán)節(jié)。從目前階段檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的整體性建設(shè)上來進(jìn)行分析，文件的處理向信息管理過渡的這一個(gè)階段，還存在有一定的問題和不足，而完善這一階段工作的首要步驟，就是需要針對(duì)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)和整改。開發(fā)并且建設(shè)起完善健全的數(shù)據(jù)庫，是國家檔案信息工作的核心內(nèi)容，同時(shí)也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作項(xiàng)目。數(shù)據(jù)庫的含義，是依靠現(xiàn)今發(fā)達(dá)的信息管理技術(shù)，對(duì)有關(guān)的檔案信息資料等，進(jìn)行科學(xué)化的管理，進(jìn)而更加方便利用。建立其完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是一項(xiàng)長期性的任務(wù)，并且較為復(fù)雜，還需要經(jīng)過一個(gè)由低到高、由單個(gè)向整體發(fā)展的過程。經(jīng)過相關(guān)的試點(diǎn)工作，數(shù)據(jù)庫的檢驗(yàn)還需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并且統(tǒng)一建設(shè)工作當(dāng)中的相關(guān)認(rèn)識(shí)，將計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與檔案信息管理的工作相互有機(jī)結(jié)合起來，有關(guān)的工作人員密切的配合，保證工作的萬無一失。同時(shí)，建設(shè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，還需要面向應(yīng)用和開發(fā)，使用頻率以及數(shù)據(jù)效率的考核，來逐步的突出數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的活性，突出系統(tǒng)的重點(diǎn)和要點(diǎn)，由單一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)逐步的向整體性的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)展。當(dāng)前，需要將數(shù)據(jù)庫的完善和提升與各個(gè)單位的目錄庫建立起來，并且通過網(wǎng)絡(luò)的形式，將各個(gè)開放式的數(shù)據(jù)庫群連接起來，進(jìn)而使得系統(tǒng)自動(dòng)化的效率可以大大的提升和改進(jìn)。
4. 重視人才管理
最后，人才管理方面的工作，對(duì)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和完善，也具有重要的作用和意義。全面的推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，其關(guān)鍵，還是人才的建設(shè)。所以，在實(shí)踐的工作當(dāng)中，還需要不斷的加強(qiáng)對(duì)于人才的培訓(xùn)和教育，進(jìn)而造就一大批有著極強(qiáng)的工作能力、極佳的工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)化的技術(shù)水平的人才隊(duì)伍，這一點(diǎn)工作，現(xiàn)階段也是受到了廣泛的關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，其骨干的力量，是計(jì)算機(jī)技術(shù)的隊(duì)伍，所以，其專業(yè)技能水平的高低以及素質(zhì)的高低，對(duì)于整個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)有著直接的影響。目前階段部分單位的人才隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人才流失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。所以，還需要針對(duì)這一方面進(jìn)行必要的改進(jìn)。同時(shí)，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培訓(xùn)和教育，也是一個(gè)重要的工作，需要有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)工作人員崇高的事業(yè)精神以及奉獻(xiàn)精神，有組織、有計(jì)劃的進(jìn)行進(jìn)修，掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)信息管理方面的知識(shí)，并且不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)，對(duì)知識(shí)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新。在工作條件以及待遇之上，給予必要的關(guān)心和照顧，使得人才可以專注于日常的工作，同時(shí)，還需要形成人才成長以及流動(dòng)的體系，掌握其中的規(guī)律，進(jìn)而形成一套合理科學(xué)的人才結(jié)構(gòu)，為自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的建立和完善，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
5. 結(jié)束語
綜上所述，根據(jù)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理和建設(shè)的新思路進(jìn)行研究和分析，從實(shí)際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對(duì)存在的問題進(jìn)行探究，并且對(duì)改進(jìn)的方案對(duì)策進(jìn)行了闡述，力求更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的發(fā)展和前進(jìn)，做出積極的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]張強(qiáng).淺議現(xiàn)代化的檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展【M】.檔案管理資訊，2009.10：45-46.
[2]何必群.試論檔案管理工作的加強(qiáng)改進(jìn)以及管理模式的革新【J】.民營科技，2011.11：223-225.
Abstract: The system management of file information automation is discussed.
關(guān)鍵詞:檔案;信息自動(dòng)化;管理
Key words:file;information automation;management
中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)03-0098-01
1推進(jìn)自動(dòng)化,必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是:檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程,要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè),必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的,不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平,在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn),以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn),對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn),數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點(diǎn),由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
4慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前,對(duì)我國檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的,應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù),使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一,技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大,但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上,宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別,因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用,建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀,充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展,再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。
5實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針,其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作,這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制,同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統(tǒng)一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象,從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),硬軟件的選用,上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,不能各行其是自建系統(tǒng),造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題。
6充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目,在資金籌集和管理使用方面,較好的做法是多渠道籌措資金,實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合,資金使用上做到按項(xiàng)目管理,進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財(cái)政長期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng),檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決,為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理,有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用,這都有待于今后注意改進(jìn)。
7重視人才管理
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育,造就一大批復(fù)合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍,其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn),有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題,要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神;有計(jì)劃組織進(jìn)修,掌握信息技術(shù)的新知識(shí);在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動(dòng)的規(guī)律,以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上,還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力,例如引入競爭機(jī)制,對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理,在保證完成檔案建設(shè)的前提下,開展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)等等。
關(guān)鍵詞:檔案;信息;自動(dòng)化;數(shù)據(jù)庫
一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多而亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察事業(yè)從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中，首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
二、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一部的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
四、實(shí)事求是的改進(jìn)管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這一是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理是必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時(shí)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心結(jié)局方便實(shí)用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
五、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財(cái)政長期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力。
六、重視人才管理
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算僅技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給與關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如引入競爭機(jī)制，對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)等等。
1 推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。計(jì)生檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括計(jì)生檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是計(jì)生檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)計(jì)生檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2 自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，計(jì)生檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3 有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家計(jì)生檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同計(jì)生檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位計(jì)生檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
4 實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為計(jì)生檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國計(jì)生檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將計(jì)生檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在計(jì)生檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“計(jì)生檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高計(jì)生檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
在檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，沒有一個(gè)統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在管理軟件的應(yīng)用上也存在著很大的差異，管理的結(jié)果也產(chǎn)生了一些誤差，在這樣的情況下，就會(huì)影響到整個(gè)系統(tǒng)的管理質(zhì)量，在系統(tǒng)使用的過程中，硬件本身的質(zhì)量是沒有問題的，但是由于操作員的個(gè)人技能不能達(dá)到相應(yīng)的要求，使得硬件中很多實(shí)用的功能都沒有得到充分的發(fā)揮，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中，要不斷加大自動(dòng)化技術(shù)的推廣，有效的對(duì)管理工作進(jìn)行規(guī)范，這要求管理人員要提高自身的業(yè)務(wù)水平，尤其是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，同時(shí)也要建立健全管理的機(jī)制。
2自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
在自動(dòng)化建設(shè)的過程中，系統(tǒng)的整體性高低對(duì)功能的發(fā)揮有著十分關(guān)鍵的影響，提高系統(tǒng)的整體性也就是提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理質(zhì)量，從而使系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)能夠得以充分的發(fā)揮，從而也提高了系統(tǒng)自身的軟硬件性能。但是在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，一部分節(jié)點(diǎn)非常容易出現(xiàn)故障，這些故障的產(chǎn)生也嚴(yán)重影響到了系統(tǒng)的正常運(yùn)行，所以在使用該系統(tǒng)的過程中一定要采取相應(yīng)的措施，不斷加強(qiáng)對(duì)故障的處理，使其發(fā)揮的負(fù)面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統(tǒng)的綜合運(yùn)行質(zhì)量。
3有重點(diǎn)的抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
在近幾年的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展中，對(duì)文件處理技術(shù)的開發(fā)和系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)的創(chuàng)新還處在一個(gè)適應(yīng)和過渡的階段，因此在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中還存在著很大的不足，這些問題的產(chǎn)生也會(huì)使得數(shù)據(jù)庫在使用時(shí)無法發(fā)揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，要根據(jù)每個(gè)檔案管理部門自身的具體情況進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和完善。從另一個(gè)角度來看，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善需要很長的時(shí)間，同時(shí)其相應(yīng)的工作也是有一定的發(fā)展規(guī)律的，所以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中還要注重每個(gè)部門人員之間的配合。在進(jìn)行檔案信息運(yùn)用的過程中，還要加強(qiáng)對(duì)信息內(nèi)容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性和靈活性。同時(shí)我國的科學(xué)技術(shù)還在不斷的發(fā)展，新的思想和理念還會(huì)不斷的應(yīng)用到檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行中，所以檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)還會(huì)不斷的發(fā)展和完善。
4慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。對(duì)我國檔案信息自動(dòng)化影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。
5實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。
6充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。
7重視人才管理
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂。
8結(jié)語
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。
加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問題，闡述個(gè)人的一些看法。
一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。
五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財(cái)政長期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力?！熬盼濉苯ㄔO(shè)規(guī)劃被國家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會(huì)議作為國家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，各地也應(yīng)及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理，有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于今后注意改進(jìn)。
七、重視人才管理
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如
引入競爭機(jī)制，對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)等等。
