時(shí)間：2023-09-14 17:28:00
序論：在您撰寫財(cái)務(wù)流程自動化時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
機(jī)器人流程自動化應(yīng)用的趨勢
機(jī)器人技術(shù)是運(yùn)用靈活的工具實(shí)現(xiàn)人工活動自動化，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程或信息技術(shù)服務(wù)的交付。它們尤其適用于規(guī)則驅(qū)動型和數(shù)據(jù)密集型的業(yè)務(wù)流程，因?yàn)檫@類流程本身具有重復(fù)性。機(jī)器人可以跨越多個(gè)系統(tǒng)，包括多個(gè)決策點(diǎn)或計(jì)算流程。同時(shí)，機(jī)器人還需要借助一次電子輸入或觸發(fā)器來開始工作，不過新的支持技術(shù)仍在不斷崛起，每項(xiàng)技術(shù)都會采用截然不同的方法。實(shí)質(zhì)上，“機(jī)器人”是通過用戶界面在數(shù)據(jù)中心運(yùn)行的軟件工具，其中大部分已頗有歷史；然而在財(cái)務(wù)領(lǐng)域，機(jī)器人無疑代表著財(cái)務(wù)組織以及財(cái)務(wù)職業(yè)生涯的未來發(fā)展方向。
未來機(jī)器人流程自動化應(yīng)用是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。企業(yè)的整體運(yùn)營越來越多地需要各種系統(tǒng)的支持，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和各種系統(tǒng)的銜接及融入是必然的。大型的財(cái)務(wù)共享中心，基于ERP系統(tǒng)，工作流，影印技術(shù)，持續(xù)提高的IT系統(tǒng)計(jì)算能力，以及內(nèi)部工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，能夠把重復(fù)性的操作自動化，標(biāo)準(zhǔn)化，提高財(cái)務(wù)信息處理的效率和質(zhì)量。至于從大型企業(yè)到中小型企業(yè)，最終是成本和效益的取舍，以及短期業(yè)務(wù)需求和長期發(fā)展需求的考量。此外，公司決策對財(cái)務(wù)信息的依賴程度也會起到關(guān)鍵作用。
將在財(cái)務(wù)領(lǐng)域決策層面發(fā)揮作用
對許多財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型領(lǐng)軍企業(yè)而言，“雇用”機(jī)器人或許將成為提高財(cái)務(wù)流程交付效率和有效性的新舉措。有理由相信，隨著各種力量的匯聚，這些領(lǐng)軍者最終會在一定程度上把機(jī)器人流程自動化技術(shù)融入到交易流程中，并更全面地了解此項(xiàng)技術(shù)所帶來的各種效益，而市場上也會出現(xiàn)有關(guān)此項(xiàng)技術(shù)的更好價(jià)值主張。不僅如此，共享服務(wù)的下一步發(fā)展會更加令人振奮――將更強(qiáng)大的計(jì)算能力和人工智能融入機(jī)器人技術(shù)中，從而使人類判斷和自動化之間的界線變得模糊，機(jī)器人終究會在財(cái)務(wù)領(lǐng)域決策層面發(fā)揮作用。
對于那些真正擁有海量數(shù)據(jù)的企業(yè)而言，比如金融行業(yè)、零售行業(yè)，通過數(shù)據(jù)的挖掘和整理，比起傳統(tǒng)的人工方法，機(jī)器人能夠更快速和高效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和歸納。但同時(shí)，對于需要根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷、專業(yè)知識，對企業(yè)業(yè)務(wù)洞察的工作，比如CFO，暫時(shí)還未看到被機(jī)器人替代的可能。但如果機(jī)器人Deep Learning的能力增強(qiáng)以及大量商業(yè)化而使成本降低，比如Alpha Go的出現(xiàn)，則證明了機(jī)器人CFO可能也會來臨。
隨著科技的發(fā)展，從較早期只重復(fù)簡單動作的工業(yè)機(jī)器人，發(fā)展到如今裝載智能程序有較強(qiáng)智能表現(xiàn)的智能機(jī)器人，機(jī)器人必定在大型制造產(chǎn)業(yè)升級中扮演著越來越重要的角色。高科技的發(fā)展為超大型集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作提供了技術(shù)支持，一些機(jī)械性的財(cái)務(wù)工作崗位也將逐步被機(jī)器人所取代，但在一些重要的財(cái)務(wù)決策領(lǐng)域，機(jī)器人尚無法完全替代財(cái)會專業(yè)人士，也許機(jī)器人可以在信息收集、整理、報(bào)表分析方面具備超常能力，但在投資決策、預(yù)算管理、稅務(wù)籌劃方面仍需仰仗經(jīng)驗(yàn)豐富的CFO們。
邁入機(jī)器人世界的推動因素
會計(jì)電算化逐漸普及，財(cái)務(wù)軟件不斷的規(guī)范化、通用化，移動終端在經(jīng)濟(jì)生活中的應(yīng)用為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在財(cái)務(wù)審批流程中的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)核算制度也應(yīng)順應(yīng)市場要求，依時(shí)順勢開拓新思路，才能帶來財(cái)務(wù)核算創(chuàng)新的新局面。本文對此進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞：
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；辦公自動化；財(cái)務(wù)核算
自20世紀(jì)70年代會計(jì)電算化引入我國以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)在會計(jì)核算中的應(yīng)用得到了長足發(fā)展，已經(jīng)完全替代了人工記賬、算賬、報(bào)賬等工作，部分替代了對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決算等流程。財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)在經(jīng)歷了自由開發(fā)、滿足個(gè)體內(nèi)部核算的基礎(chǔ)上，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)軟件的通用化和標(biāo)準(zhǔn)化，并延伸到管理電子化的層面。
一、目前會計(jì)電算化應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題
會計(jì)電算化的廣泛應(yīng)用，在減輕財(cái)務(wù)人員的勞動強(qiáng)度、提高會計(jì)信息質(zhì)量等方面起到了很好的作用，其基本能夠滿足小規(guī)模組織機(jī)構(gòu)的核算和管理需求。但在財(cái)務(wù)控制方面，只涉及到對財(cái)務(wù)內(nèi)部不相容崗位的控制，如軟件對在審批流程方面的控制尚停留在人工核算階段。手工會計(jì)信息系統(tǒng)中，內(nèi)部控制主要圍繞人來開展，在各環(huán)節(jié)建立了相應(yīng)的稽核制度、審核制度以及各級主管的審核、簽名蓋章等審批制度。這些制度基本能夠滿足小規(guī)模組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部監(jiān)督和控制的要求，但隨著組織機(jī)構(gòu)的不斷壯大，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理層次的復(fù)雜化，在大中型組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部，單系統(tǒng)的會計(jì)電算化和簽名、蓋章審批流程已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足財(cái)務(wù)核算與管理的需求，舊的審核控制制度往往把控制的終極責(zé)任定格在某一主要領(lǐng)導(dǎo)者的身上，而主要領(lǐng)導(dǎo)者在各部門、各單位往往擔(dān)負(fù)重要的規(guī)劃、決策任務(wù)，因此，找領(lǐng)導(dǎo)審批簽字就成了一件相當(dāng)不容易的事情，為找相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，往返數(shù)次甚至數(shù)十次是很常見的現(xiàn)象，走完整個(gè)流程需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力。因此，建立一種既不削弱內(nèi)部控制的力度，又能減少人力、時(shí)間的浪費(fèi)，能夠打破時(shí)間和地域的限制，將業(yè)務(wù)流程和審批流程打通的新型業(yè)務(wù)審核控制模式就成為這些機(jī)構(gòu)的迫切需求，高等院校財(cái)務(wù)核算也同樣面臨這一難題。縱觀目前國內(nèi)的會計(jì)電算化應(yīng)用軟件，還沒有哪一款軟件能夠滿足上述要求，目前來說，不太現(xiàn)實(shí)的想法是：依靠單一的系統(tǒng)既能滿足會計(jì)核算的要求，同時(shí)，又能滿足簡化審批流程的要求。所以，這就需要我們具有創(chuàng)新思維，引入、融合各種新型的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，尋求新型的業(yè)務(wù)審批流程模式。3G、移動終端的普及、電子商務(wù)模式的建立，引領(lǐng)了辦公自動化的快速發(fā)展和應(yīng)用，也為高校財(cái)務(wù)審核流程的創(chuàng)新提供了新的思維模式,通過財(cái)務(wù)軟件的拓展、開發(fā)、運(yùn)用和辦公自動化，尋求解決目前問題的方法。
二、高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展對會計(jì)核算提出的新要求
進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著教育體制改革的深入，高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，事業(yè)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)井噴式增長，經(jīng)營活動也越來越呈現(xiàn)多元化趨勢，財(cái)務(wù)人員雖超負(fù)荷勞作，但難以應(yīng)付越來越多的報(bào)賬工作。師生因報(bào)賬等候時(shí)間長、為找領(lǐng)導(dǎo)簽名跑斷腿等原因而怨聲四起，舊的業(yè)務(wù)流程和審批程序已經(jīng)嚴(yán)重制約了高等教育事業(yè)的發(fā)展。高校目前的資金來源大概分為三個(gè)部分：財(cái)政資金（包括正常經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和各級縱向科研經(jīng)費(fèi)）、科研橫向經(jīng)費(fèi)資金和部分經(jīng)營性收入。財(cái)政資金是主要來源，管好、用好這部分資金是高校會計(jì)核算的中心業(yè)務(wù)，因此，各高校在預(yù)算控制的基礎(chǔ)上，對這部分資金的使用制定了較為嚴(yán)格的審批程序。以實(shí)驗(yàn)室固定資產(chǎn)采購審批流程為例，其需經(jīng)過以下程序：使用部門提出需求申請-組織專家論證-各審批部門審批-簽訂合同、安裝調(diào)試驗(yàn)收-付款。其中，論證、招投標(biāo)、簽訂合同、驗(yàn)收環(huán)節(jié)需要機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門、院部及專家的積極配合，這一過程如果靠人力協(xié)調(diào)完成，將是一個(gè)漫長的過程。目前，在各高校廣泛使用的辦公自動化系統(tǒng)（協(xié)同辦公），不但具有完成公文運(yùn)轉(zhuǎn)的功能，還整合了辦公、信息共享、管理與決策的功能，已經(jīng)成為一個(gè)協(xié)調(diào)的辦公平臺。辦公自動化的應(yīng)用已經(jīng)完全顛覆了以往跑部門審批、找領(lǐng)導(dǎo)簽字的辦公模式，并且這種快速、高效、不受地域和時(shí)間限制的辦公審批模式已經(jīng)逐步得到了廣泛的認(rèn)同和應(yīng)用。但在高校財(cái)務(wù)審核控制中，普遍還沿用圍繞人而展開的控制模式，一個(gè)在協(xié)同辦公平臺上已經(jīng)完成的流程，到了財(cái)務(wù)報(bào)賬這一環(huán)節(jié)，就又回到了跑部門蓋章、找領(lǐng)導(dǎo)簽字的舊模式，再一次走進(jìn)報(bào)賬速度慢、報(bào)賬審批程序多的困局。我們知道，會計(jì)核算是從審核原始憑證開始的，財(cái)務(wù)人員在原始憑證審核中應(yīng)堅(jiān)持的完整性、程序性、特許性原則都強(qiáng)調(diào)了逐級責(zé)任劃分和責(zé)任具體落實(shí)到每一環(huán)節(jié)、每一個(gè)人的重要性，因此，要求相關(guān)的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門經(jīng)手人、責(zé)任人、審批人、關(guān)聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)在原始憑證上簽字就成為控制的手段，而且，這一控制手段一直被廣大財(cái)務(wù)人員接受和認(rèn)同，這種在原始憑證上簽字的方式也便于在會計(jì)檔案保存的過程中保留原始的審核程序；而在各高等院校廣泛應(yīng)用的辦公自動化（協(xié)同辦公）審批程序都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，因其整個(gè)審批流程在原始憑證上得不到體現(xiàn)，因此，還不能被財(cái)務(wù)人員接受，造成了辦公自動化審批流程在財(cái)務(wù)報(bào)賬環(huán)節(jié)得不到認(rèn)同和應(yīng)用，阻礙了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會計(jì)核算中更加廣泛的應(yīng)用。
三、對策和建議
既然單一功能財(cái)務(wù)軟件不能解決財(cái)務(wù)審批流程中存在的審批難、報(bào)賬速度慢、浪費(fèi)人力和財(cái)力等問題，那就需要我們拓寬思路，以現(xiàn)有條件為基礎(chǔ)，把其他辦公自動化業(yè)務(wù)流程加以變通改進(jìn)，使之成為可以被會計(jì)核算認(rèn)同和應(yīng)用的審批流程。下面就怎樣將辦公自動化業(yè)務(wù)流程和會計(jì)流程相融合及將移動電子商務(wù)模式引入財(cái)務(wù)報(bào)賬談?wù)効捶ā?/p>
（一）辦公自動化流程和會計(jì)流程相融合
辦公自動化系統(tǒng)能在高等院校被廣泛推廣和應(yīng)用，就表明辦公自動化順應(yīng)了市場發(fā)展的需求，代表了社會發(fā)展的趨勢，它不會因?yàn)樵谀骋画h(huán)節(jié)暫時(shí)得不到認(rèn)同而停滯發(fā)展，因此，會計(jì)核算在堅(jiān)持核算原則的基礎(chǔ)上，只有積極尋求與辦公自動化審批流程相融合的辦法才能適應(yīng)需求，解決審批難、浪費(fèi)人力等問題。辦公自動化系統(tǒng)中的每一流程，都是一個(gè)由需求部門發(fā)起業(yè)務(wù)，各關(guān)聯(lián)部門簽署意見并經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審核同意，合理的、符合控制要求的業(yè)務(wù)申報(bào)與審批過程，具有真實(shí)性、唯一性、完整性、明確性和程序性的特點(diǎn)，和會計(jì)核算的審核思維程序一致，與目前會計(jì)核算沿用的業(yè)務(wù)審批流程的不同之處在于流程保存介質(zhì)的不同，即虛擬化與現(xiàn)實(shí)化的沖突，怎樣使虛擬化中的流程同樣被財(cái)務(wù)人員認(rèn)同和接受成為解決問題的關(guān)鍵。我認(rèn)為，將辦公系統(tǒng)中涉及財(cái)務(wù)核算的流程以表單的形式進(jìn)行打印、并由發(fā)起部門（或最終審批部門）加以確認(rèn)，輔以辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程信息，替代以前由關(guān)聯(lián)部門在原始憑證上簽字的審批程序，可以解決虛擬流程現(xiàn)實(shí)化的問題。這種處理方法既體現(xiàn)了整個(gè)業(yè)務(wù)審批的過程，又符合會計(jì)核算的真實(shí)、完整、明確和程序性要求，可以被財(cái)務(wù)人員接受和認(rèn)同。
（二）借鑒移動電子商務(wù)模式，開展網(wǎng)絡(luò)自助報(bào)賬
目前，在高等院校內(nèi)部，師生報(bào)賬基本上還是由報(bào)賬人員攜帶審批后的原始單據(jù)到財(cái)務(wù)部門，等候財(cái)會人員審核報(bào)賬，在報(bào)賬過程中，因原始單據(jù)欠缺相關(guān)人員的簽字、審批流程不規(guī)范等原因，往往需要報(bào)賬人員多次、反復(fù)往返，即使審核流程無欠缺，等候財(cái)會人員分類計(jì)算等原因也往往耗費(fèi)了師生相當(dāng)多的時(shí)間。移動電子商務(wù)的開發(fā)應(yīng)用，引領(lǐng)了辦公自動化的變革，使用人受益不少，財(cái)務(wù)報(bào)賬也可以開發(fā)終端系統(tǒng)，利用移動終端開展網(wǎng)上自助報(bào)賬，來一場報(bào)賬自動化的變革。那么，如何開展網(wǎng)上自助報(bào)賬呢？初步設(shè)想如下：開發(fā)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用系統(tǒng)——自助報(bào)賬終端，自助報(bào)賬終端系統(tǒng)應(yīng)具備查詢功能、填報(bào)功能、流程指引功能、溝通功能。將該系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對接，由報(bào)賬人將需報(bào)賬的單據(jù)分門別類在申報(bào)系統(tǒng)中填寫好，然后發(fā)送給財(cái)務(wù)部門，同時(shí)，上傳辦公自動化審批流程打印件，財(cái)務(wù)部門在收到網(wǎng)上送審單據(jù)后進(jìn)行初步流程審核，如發(fā)現(xiàn)問題就退回申報(bào)人的補(bǔ)充材料；如審核無誤則通知申報(bào)人提交書面申報(bào)材料予以報(bào)賬。網(wǎng)上初審可以節(jié)約報(bào)賬人因流程不規(guī)范而反復(fù)往返送審的問題，申報(bào)人的初步分類申報(bào)也節(jié)約了財(cái)務(wù)人員審核書面材料的核算時(shí)間，另外，申報(bào)人在接到財(cái)務(wù)部門報(bào)送書面材料的通知后，可以根據(jù)自己的時(shí)間安排，自由選擇送審書面材料的時(shí)間。自助報(bào)賬終端的使用，對減少人力、時(shí)間浪費(fèi)都將會起到很好的作用。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子商務(wù)、移動終端技術(shù)的發(fā)展，為會計(jì)電算化的深度開發(fā)應(yīng)用提供了基礎(chǔ)。會計(jì)核算制度也應(yīng)順應(yīng)市場要求，依時(shí)順勢開拓新思路，才能為會計(jì)核算帶來新變革、新局面。
參考文獻(xiàn)：
一、“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享難以為繼
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，傳統(tǒng)企業(yè)通過線上線下數(shù)據(jù)的整合，可以提高整體供應(yīng)鏈運(yùn)營的效率。這種變革不僅僅是把前端銷售、物流線上化，更要考慮把后端的財(cái)務(wù)、采購、內(nèi)部資源配置與前端的新型商業(yè)模式進(jìn)行匹配。如果前端已經(jīng)應(yīng)用了線上線下融合的新思想，但財(cái)務(wù)、采購支撐體系、財(cái)務(wù)共享中心等后端還是以拿到發(fā)票后的事后管理為核心的處理模式，顯然不能匹配前端快速響應(yīng)的要求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式下對后臺支撐管理的要求無外乎三點(diǎn)：財(cái)務(wù)組織扁平化、流程簡化、數(shù)據(jù)體系化。顯然，這三點(diǎn)要求在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享管理模式下難以實(shí)現(xiàn)。這是因?yàn)椋?/p>
一是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的組織模式一般是分層級的，有總部、大區(qū)、各業(yè)務(wù)單元，組織層級較多。
二是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式由于財(cái)務(wù)流程與交易相脫節(jié)，導(dǎo)致很多冗余的流程環(huán)節(jié)。
三是傳統(tǒng)數(shù)據(jù)支撐體系存在以下一些問題：ERP系統(tǒng)為流程操作服務(wù)，不是為管理服務(wù)；財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以事后記錄為主；記賬以發(fā)票內(nèi)容為主體，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)脫離等。
二、智能財(cái)務(wù)共享的核心價(jià)值
筆者認(rèn)為，智能財(cái)務(wù)共享是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)組織扁平化、流程簡化、數(shù)據(jù)體系化的有效路徑。與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享相比，智能財(cái)務(wù)共享的核心價(jià)值有四點(diǎn)：
一是重構(gòu)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)處理流程。通過構(gòu)建內(nèi)外部融合的交易平臺，實(shí)現(xiàn)流程自動化，消除繁瑣、低效、冗長、不增值的財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)。
二是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)組織扁平化。組織扁平化是指通過減少企業(yè)的管理層級、壓縮職能部門和機(jī)構(gòu)、裁減冗員，從而提高管理效率。而在智能財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下，那些共性的、重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的會計(jì)核算等業(yè)務(wù)被集中在財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行統(tǒng)一、自動化的處理，在簡化審批流程、提升效率的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)組織的扁平化發(fā)展。
三是實(shí)現(xiàn)企業(yè)交易端的信息完全透明化。將日常采購和支出的業(yè)務(wù)活動置于財(cái)務(wù)共享中心的支撐和管控之下，讓財(cái)務(wù)人員的視野延伸至業(yè)務(wù)的全流程，進(jìn)而理解每一筆賬背后的業(yè)務(wù)邏輯，還原一本“最真實(shí)的賬”；讓業(yè)務(wù)人員懂得他們的每項(xiàng)工作都會對財(cái)務(wù)產(chǎn)生結(jié)果；讓管理者心中有一本“明白賬”；真正實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深度融合。
四是為管理會計(jì)更好地發(fā)揮規(guī)劃、預(yù)測、決策、控制、評價(jià)等功能提供了大量真實(shí)、可靠的信息，進(jìn)而讓分析更精準(zhǔn)、管理更高效。
三、智能財(cái)務(wù)共享平臺的構(gòu)建
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圖1智能財(cái)務(wù)共享平臺
構(gòu)建智能財(cái)務(wù)共享平臺需要做好以下兩方面的工作：一方面，要把外部的供應(yīng)商、客戶、分銷商、經(jīng)銷商、工商、稅務(wù)等都納入平臺，打通和連接內(nèi)外，讓財(cái)務(wù)管理回歸企業(yè)運(yùn)營的本質(zhì)；另一方面，要把內(nèi)部的人財(cái)物等資源配置管理起來，通過虛擬內(nèi)部交易進(jìn)行資源獲取、資源配置、商品交易這樣一個(gè)完整的內(nèi)部價(jià)值鏈條，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)現(xiàn)以電子交易票據(jù)為媒介的業(yè)務(wù)流（借助信息化實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)信息全流通）、票據(jù)流（伴隨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，產(chǎn)生多種業(yè)務(wù)票據(jù)，作為交易的原始憑證）、信息流（打通業(yè)務(wù)鏈各環(huán)節(jié)，借助互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建無邊界信息平臺）的“三流合一”，搭建起一個(gè)開放的后端支撐平臺，也稱之為互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營支撐平臺模式下的財(cái)務(wù)共享平臺（見圖1）。
在智能財(cái)務(wù)共享平臺的前端，通過建立企業(yè)內(nèi)部商城的模式，把企業(yè)外部的標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商納入體系，也可以把商旅服務(wù)商、供應(yīng)商納入體系，還可以把內(nèi)部存量的房產(chǎn)設(shè)備等作為商品到這個(gè)平臺上。
在智能財(cái)務(wù)共享平臺上，所有業(yè)務(wù)部門不管是使用外部采購還是內(nèi)部資源配置，均遵照此流程：業(yè)務(wù)人員申請——管理者審批——定單推送至供應(yīng)商和電商平臺——記賬、對賬、結(jié)算自動化。
筆者認(rèn)為，智能財(cái)務(wù)共享平臺的構(gòu)建給企業(yè)帶來三大管理價(jià)值：
一是建立橫向聯(lián)通、縱向貫穿的扁平化組織模式。原來以管控為核心的平臺變成了以服務(wù)為核心，在這個(gè)平臺上，通過建立商城體系，可以讓業(yè)務(wù)單元直接在平臺上進(jìn)行商品的申請采購、比價(jià)采購，而不需要再做層層申報(bào)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織扁平化。
二是在交易閉環(huán)中實(shí)時(shí)獲取各類管理數(shù)據(jù)。平臺中的實(shí)時(shí)交易信息、管理口徑信息、會計(jì)口徑的數(shù)據(jù)等，可以幫助管理者回答為了戰(zhàn)略決策、不同產(chǎn)品不同項(xiàng)目投入了多少資源、由哪些部門投入的、從外部和內(nèi)部分別獲取了什么樣的商品和服務(wù)等問題。
三是打造智能財(cái)務(wù)核算引擎，實(shí)現(xiàn)會計(jì)核算自動化。智能財(cái)務(wù)共享平臺把管理的重心延伸到交易端，交易和發(fā)票數(shù)據(jù)都在系統(tǒng)中，可以做到會計(jì)核算過程自動化，同時(shí)通過消費(fèi)在線化，實(shí)現(xiàn)交易前端的管控。
四、借助新技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)處理的自動化和智能化
隨著電子發(fā)票、移動應(yīng)用、電商平臺、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)采集前端化、核算處理自動化、財(cái)務(wù)檔案無紙化、會計(jì)職能服務(wù)化、會計(jì)核算智能化成為可能，這為財(cái)務(wù)共享中心的轉(zhuǎn)型提供了技術(shù)條件。而語音識別、圖像識別、智能會計(jì)引擎以及基于自然語言的流程、預(yù)算、標(biāo)準(zhǔn)控制引擎等智能化技術(shù)的應(yīng)用，讓財(cái)務(wù)共享平臺系統(tǒng)變得越來越“聰明”。
那么，如何借助新技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)處理的自動化和智能化？筆者以費(fèi)用管理業(yè)務(wù)為例，介紹兩項(xiàng)智能化的具體應(yīng)用。
自“信息風(fēng)暴”席卷全球以來，電力作為技術(shù)密集型行業(yè)，對于信息化有著更高的要求和依賴程度。隨著智能電網(wǎng)日臻成熟以及國網(wǎng)公司向戰(zhàn)略管理模式的邁進(jìn)，電力信息化發(fā)展歷程歷經(jīng)了由初期的摸索與嘗試到目前體系化、智能化的蛻變。
與江蘇電力企業(yè)信息化歷經(jīng)單機(jī)版、網(wǎng)絡(luò)版和集成版相適應(yīng)，其財(cái)務(wù)管理信息化也相應(yīng)經(jīng)歷了三個(gè)階段。
1992年至2000年，江蘇電力處于單機(jī)核算的財(cái)務(wù)信息化階段。2000年5月，歷經(jīng)五年醞釀并開發(fā)成功的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)（FMIS）在下屬諫壁電廠試運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)以預(yù)算為前提、流程固化為依托、會計(jì)核算為監(jiān)督的“三位一體”財(cái)務(wù)管控模式。在這一階段，會計(jì)系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)專業(yè)系統(tǒng)采用接口進(jìn)行對接，各部門借助FMIS這一統(tǒng)一平臺，錄入數(shù)據(jù)信息，在業(yè)務(wù)完成后實(shí)現(xiàn)自動核算。2009年，江蘇電力全面啟動SG-ERP信息化登高項(xiàng)目，確定了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)高度融合的信息化建設(shè)方式和建設(shè)思路，2011年在全公司推廣應(yīng)用。在這一階段，信息化成功支持了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的一體化運(yùn)作，以 “資產(chǎn)全壽命周期管理”和“人財(cái)物集約化”為突破口，對SAP的財(cái)務(wù)、物資、項(xiàng)目、設(shè)備和人資五個(gè)模塊進(jìn)行升級優(yōu)化，建設(shè)成覆蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營所有業(yè)務(wù)的一體化系統(tǒng)。
SG-ERP在全公司應(yīng)用后，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)財(cái)務(wù)職能在信息系統(tǒng)內(nèi)得到了高效實(shí)現(xiàn)，另一方面也對財(cái)務(wù)管理工作向“智慧”化轉(zhuǎn)型提出了迫切要求。
二、智慧財(cái)務(wù)的“四化”架構(gòu)
江蘇電力在信息化的實(shí)踐過程中，通過FMIS系統(tǒng)、SG-ERP系統(tǒng)的綜合運(yùn)行，為財(cái)務(wù)管理注入“智慧”因子，構(gòu)建了自動化、智能化、精細(xì)化以及實(shí)時(shí)化的財(cái)務(wù)信息工作平臺。以預(yù)算管理為例，其智慧財(cái)務(wù)的“四化”基本架構(gòu)如圖1所示。
其中，“自動化”主要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作的高效自動運(yùn)行，使得財(cái)務(wù)人員從傳統(tǒng)程序性工作中解脫出來，奠定智慧財(cái)務(wù)的人力基礎(chǔ)?！爸悄芑敝饕獙?shí)現(xiàn)預(yù)警、自動判別和解決方案的提示功能，部分替代傳統(tǒng)人力的分析性工作，奠定智慧財(cái)務(wù)的內(nèi)容基礎(chǔ)?！熬?xì)化”是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作無法細(xì)化、難以達(dá)成的工作目標(biāo)，奠定智慧財(cái)務(wù)的功能基礎(chǔ)。“實(shí)時(shí)化”是所有上線業(yè)務(wù)都能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)處理、實(shí)時(shí)查詢，消除信息孤島，奠定智慧財(cái)務(wù)的信息基礎(chǔ)。通過以上“四化”，財(cái)務(wù)管理無論在寬度和廣度、還是在速率和效益上都能獲得顯著的提升，其管理的“智慧”水平顯著提高。
三、智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)路徑
（一）自動化
自動化的前提是信息系統(tǒng)的集成化。江蘇電力在本世紀(jì)最初幾年的信息化建設(shè)并未完全實(shí)現(xiàn)自動化功能，各個(gè)部門所使用系統(tǒng)相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)傳輸和信息共享還需借助人工處理。財(cái)務(wù)管控的效率和精確性因此受到了影響。自FMIS向SG-ERP發(fā)展后，SG-ERP系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能模塊消除了信息“孤島”，搭建了數(shù)據(jù)共享和信息傳遞的自動化溝通平臺。財(cái)務(wù)管控的自動化從預(yù)算模塊起步，提高了會計(jì)核算的效率，優(yōu)化了后期評價(jià)稽核工作的客觀性和準(zhǔn)確性。這種功能主義通過流程固話和自動取數(shù)來實(shí)現(xiàn)。
1.流程固化
財(cái)務(wù)自動化需要借助一個(gè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一體化流程，約束財(cái)務(wù)管控在既定的戰(zhàn)略軌道上運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)在各個(gè)節(jié)點(diǎn)上的自動核算、自動監(jiān)控、自動稽核。為此，江蘇電力建立了一體化的流程框架體系，形成《財(cái)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)流程手冊》，將流程管理與流程監(jiān)控融為一體。按照固化的流程，財(cái)務(wù)管控可以實(shí)現(xiàn)崗位、步驟、效能、狀態(tài)監(jiān)控，指標(biāo)分析、綜合查詢六大監(jiān)控功能。財(cái)務(wù)自動化使得財(cái)務(wù)管控流程擺脫了過去的低效人工化運(yùn)作，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動都能在固化的流程中得到嚴(yán)密監(jiān)控，有效分析考核，構(gòu)成了經(jīng)營輔助決策支持系統(tǒng)中的重要一環(huán)。
2.自動取數(shù)
在信息化早期，數(shù)據(jù)的取得和錄入都需依靠部門各自收集匯總，極大影響財(cái)務(wù)工作的效率。日趨成熟的SG-ERP系統(tǒng)幫助江蘇電力解決了這一難題，它通過實(shí)時(shí)、動態(tài)的數(shù)據(jù)錄入與傳輸功能，借助會計(jì)核算和評價(jià)稽核模塊，構(gòu)建了統(tǒng)一管理報(bào)表體系，實(shí)現(xiàn)任意口徑、任意時(shí)點(diǎn)財(cái)務(wù)報(bào)表的“一鍵式”生成。
在預(yù)算領(lǐng)域，財(cái)務(wù)信息化的自動取數(shù)功能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)層面。在預(yù)算編制階段，SG-ERP系統(tǒng)整合了各部門上報(bào)的收入與成本數(shù)據(jù)，借助電量預(yù)測和投資能力測算模型，自動產(chǎn)生預(yù)測分析報(bào)告，輔助省公司的預(yù)算決策。在預(yù)算執(zhí)行階段，省公司建立統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建跨主體的一級集中核算體系，各項(xiàng)數(shù)據(jù)由SG-ERP系統(tǒng)自動匯總至數(shù)據(jù)中心和賬務(wù)體系，與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比對分析。在預(yù)算分析與考核階段，項(xiàng)目出庫情況和業(yè)務(wù)完成情況自動匯總進(jìn)入系統(tǒng)，江蘇電力綜合運(yùn)用跟蹤定位儀和后評價(jià)體系，自動提取分析性數(shù)據(jù)，經(jīng)過省公司考核評價(jià)，最后自動生成“一鍵式”報(bào)告。
（二）智能化
尋求從“人工”管理為主到“智能化”為主的突破，是江蘇電力在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)道路上的重要目標(biāo)。為了在財(cái)務(wù)管控流程中嵌入“智能化”的因子，江蘇電力從以下三個(gè)方面著手，開展了長期的探索。首先，SG-ERP系統(tǒng)將各個(gè)模塊整合，資源配置過程按照“優(yōu)先評級、量化需求”的原則，由系統(tǒng)根據(jù)各部門數(shù)據(jù)匯總和需求提報(bào)實(shí)現(xiàn)智能分配。其次，決策功能要由人工化的“被動”特性轉(zhuǎn)變?yōu)榛谪?cái)務(wù)信息一體化平臺的“主動”特征。決策所需的數(shù)據(jù)和信息經(jīng)由各項(xiàng)模塊通過信息中心處理整合，匯總到財(cái)務(wù)部門，再經(jīng)過戰(zhàn)略指標(biāo)體系的篩選與評估，形成智能化的決策支撐平臺。此外，監(jiān)測功能由耗時(shí)耗力的人工化模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐惑w化的智能預(yù)警機(jī)制，借助項(xiàng)目儲備庫等管控工具，量化流程中的風(fēng)險(xiǎn)因子，并設(shè)定與之相對應(yīng)的監(jiān)測指標(biāo)。在風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到上限時(shí)，啟動自動報(bào)警裝置，由SG-ERP系統(tǒng)捕捉風(fēng)險(xiǎn)因子并上呈省公司，生成智能化的風(fēng)險(xiǎn)評估分析報(bào)告。
以預(yù)算管理為例，“智能化”特征是如何在信息化建設(shè)過程中融入預(yù)算的？在實(shí)踐中，江蘇電力主要通過在項(xiàng)目儲備庫基礎(chǔ)上的只能評級和智能預(yù)警來實(shí)現(xiàn)智能化。
1.智能評級
江蘇電力在信息化系統(tǒng)中建立了智能化的評級體系，通過流程化運(yùn)作，將下屬公司上報(bào)的預(yù)算項(xiàng)目與既定的標(biāo)準(zhǔn)相比對，隨后進(jìn)行智能判別，與預(yù)算資源分配相結(jié)合，確保資源的“高效、優(yōu)質(zhì)”流向。通過“動態(tài)儲備、滾動遞補(bǔ)、集中安排”的原則，重要項(xiàng)目和重點(diǎn)項(xiàng)目優(yōu)先配置預(yù)算資源，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)、資源分配與戰(zhàn)略目標(biāo)的銜接。
2.智能預(yù)警
項(xiàng)目儲備庫中內(nèi)含的一體化戰(zhàn)略指標(biāo)體系是智能預(yù)警機(jī)制的基礎(chǔ)。江蘇電力的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)實(shí)時(shí)接收項(xiàng)目的執(zhí)行情況，從戰(zhàn)略精度、戰(zhàn)略信度和戰(zhàn)略進(jìn)度三個(gè)維度智能衡量考核項(xiàng)目的實(shí)施狀態(tài)。通過項(xiàng)目完成百分比、錐形管控圖等管控工具自動定位風(fēng)險(xiǎn)、智能評估風(fēng)險(xiǎn)，形成風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的“信號燈”。各責(zé)任中心接收到風(fēng)險(xiǎn)分析評估報(bào)告后，實(shí)時(shí)調(diào)整，將風(fēng)險(xiǎn)因子內(nèi)化為行動升級優(yōu)化的“加速器”。
（三）精細(xì)化
隨著智能電網(wǎng)建設(shè)步伐的加快，在上級公司不斷推行以戰(zhàn)略為導(dǎo)向的集約化管理模式下，江蘇電力的信息化建設(shè)必須植入“精細(xì)化”的理念，從過去粗口徑的財(cái)務(wù)管控方式，過渡到基于SG-ERP系統(tǒng)進(jìn)行精細(xì)化預(yù)測與管理的智慧財(cái)務(wù)模型。
如何借助信息化平臺，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的財(cái)務(wù)管控模式？一方面，江蘇電力利用SG-ERP系統(tǒng)的自動取數(shù)功能，將各模塊、各部門的信息進(jìn)行整合。省公司對上報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)分析，結(jié)合省情和公司的投資能力，對下一階段的資源配置與業(yè)務(wù)活動進(jìn)行精細(xì)化預(yù)測。另一方面，依托SG-ERP系統(tǒng)中內(nèi)含的應(yīng)收應(yīng)付、購售電核算等應(yīng)用模塊，通過獲取輔助核算信息和設(shè)置預(yù)算編制模型，引導(dǎo)財(cái)務(wù)管控按照精細(xì)化理念與業(yè)務(wù)活動相對接。
具體從預(yù)算角度來看，江蘇電力主要從以下兩個(gè)維度在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中植入“精細(xì)化”理念。
1.精細(xì)預(yù)測
就收入預(yù)算而言，SG-ERP系統(tǒng)根據(jù)電網(wǎng)“以收定支”的發(fā)展特性，將電量預(yù)測模型與財(cái)務(wù)管控各模塊有機(jī)整合，基于目錄電價(jià)和機(jī)組滾動生成預(yù)算數(shù)，實(shí)現(xiàn)購售電預(yù)算精細(xì)化管理。在此基礎(chǔ)上，收入預(yù)測通過SG-ERP系統(tǒng)的一體化平臺，與電網(wǎng)規(guī)劃、建設(shè)計(jì)劃乃至相應(yīng)的資金預(yù)算相銜接，實(shí)現(xiàn)“精細(xì)化”理念下的“業(yè)財(cái)融合”。
2.精細(xì)對接
就資本性預(yù)算而言，SG-ERP系統(tǒng)依據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)綜合衡量各市公司的投資能力，將預(yù)算目標(biāo)值與投資能力進(jìn)行匹配。隨后各市公司在預(yù)算分配的總額范圍內(nèi)，通過SG-ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸和實(shí)時(shí)監(jiān)測功能，將預(yù)算資源分配至各資本性支出項(xiàng)目，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目與戰(zhàn)略目標(biāo)的對接。
（四）實(shí)時(shí)化
信息化除了給江蘇電力預(yù)算管理帶來自動化、智能化和精細(xì)化以外，還為其帶來了實(shí)時(shí)監(jiān)控和業(yè)財(cái)實(shí)時(shí)聯(lián)動，不僅有助于增強(qiáng)企業(yè)的快速反應(yīng)能力，同時(shí)也提高了企業(yè)信息管理的及時(shí)性和科學(xué)性，從而為戰(zhàn)略預(yù)算的實(shí)施打造了一個(gè)高效的平臺。
1.風(fēng)險(xiǎn)過程實(shí)時(shí)監(jiān)控
在大數(shù)據(jù)時(shí)代，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)庫已成為企業(yè)信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺，通過直接實(shí)時(shí)采集、獲取企業(yè)運(yùn)行過程中的各種數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)化為對各類業(yè)務(wù)活動有效的公共信息，滿足企業(yè)生產(chǎn)管理、企業(yè)過程監(jiān)控、企業(yè)經(jīng)營管理之間對實(shí)時(shí)信息完整性、一致性、安全共享的需求，可為企業(yè)自動化系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)間建立起信息溝通的橋梁。在信息化的大背景下江蘇電力也不例外，通過對SG-ERP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)活動的集成和財(cái)務(wù)活動的融合建立實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了對戰(zhàn)略預(yù)算的實(shí)時(shí)監(jiān)控。
江蘇電力實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)庫的建立主要依托國網(wǎng)與網(wǎng)省公司兩級數(shù)據(jù)中心平臺。通過實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)活動流程、結(jié)果的實(shí)時(shí)取數(shù)，分別實(shí)現(xiàn)對戰(zhàn)略預(yù)算流程的實(shí)時(shí)監(jiān)控和對戰(zhàn)略預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。
就流程實(shí)時(shí)監(jiān)控而言，江蘇電力從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)時(shí)獲取預(yù)算執(zhí)行階段的發(fā)生數(shù)據(jù)，如：部門預(yù)算執(zhí)行情況分析、單位預(yù)算執(zhí)行情況分析等，按時(shí)間、按責(zé)任中心等不同口徑將預(yù)算和實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行比較分析，可實(shí)現(xiàn)對戰(zhàn)略預(yù)算流程的監(jiān)控。
就風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控而言，江蘇電力在信息化設(shè)計(jì)之初對不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供不同的控制方式：如對于收入類預(yù)算要求做不足預(yù)警，當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)沒有達(dá)到預(yù)算指標(biāo)時(shí)給與提醒；對于費(fèi)用類預(yù)算要求做越界控制，根據(jù)控制強(qiáng)度給與提醒或不允許發(fā)生。通過在信息系統(tǒng)中對不同業(yè)務(wù)活動設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警點(diǎn)，可在業(yè)務(wù)活動到達(dá)警戒值的當(dāng)期進(jìn)行實(shí)時(shí)報(bào)警，從而有效的控制風(fēng)險(xiǎn)影響因素，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。
以信息系統(tǒng)為支撐的戰(zhàn)略預(yù)算實(shí)時(shí)監(jiān)控為江蘇電力戰(zhàn)略預(yù)算的執(zhí)行、控制、分析和考核從流程和風(fēng)險(xiǎn)雙重角度進(jìn)行監(jiān)控，保障戰(zhàn)略預(yù)算在既定軌道內(nèi)執(zhí)行不偏離，保障戰(zhàn)略預(yù)算真正符合公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和方向。
2.業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)聯(lián)動
在過去，財(cái)務(wù)工作只是企業(yè)工作中的“一塊”，而不是貫穿全公司過程的“一條”，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的脫節(jié)導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息很多時(shí)候并不能為公司決策提供最有效地信息。為解決這一難題，江蘇電力通過將財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)整合在一個(gè)平臺上，以實(shí)現(xiàn)信息互通，資源共享，從而達(dá)到“業(yè)財(cái)實(shí)時(shí)聯(lián)動”的目標(biāo)。江蘇電力通過“硬件集中”和“軟件集中”兩個(gè)方面來打造業(yè)財(cái)實(shí)時(shí)聯(lián)動，具體實(shí)施如下。
首先，江蘇電力通過推行SG-ERP，將原來分散在各單位和部門的信息系統(tǒng)集中起來，組成公司一體化的信息系統(tǒng)，結(jié)束了一個(gè)單位內(nèi)部信息化系統(tǒng)條塊分割的歷史，依托成熟套裝軟件和靈活、可配置一體化平臺，為各專業(yè)業(yè)務(wù)信息實(shí)時(shí)互聯(lián)互通提供了有力的硬件支撐。
其次，江蘇電力以“硬件集中”為基礎(chǔ)，進(jìn)一步致力于打造“軟件集中”，以提供全方位的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享服務(wù)。一方面通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)施獲取“一線”的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從而有助于財(cái)務(wù)部門及時(shí)進(jìn)行預(yù)算編制、執(zhí)行分析以及最終的績效結(jié)果評價(jià)，同時(shí)財(cái)務(wù)部門也可以將建立在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的財(cái)務(wù)結(jié)果實(shí)時(shí)到業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)生的控制；另一方面是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與計(jì)劃系統(tǒng)項(xiàng)目庫的集成，項(xiàng)目庫分別由各級業(yè)務(wù)部門每月維護(hù)，對儲備庫中的項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。若項(xiàng)目總體的資金總量需要超過預(yù)算總體的安排，需要省公司財(cái)務(wù)部和專門委員會根據(jù)項(xiàng)目自身的輕重緩急來確定是否批準(zhǔn)實(shí)施。在已經(jīng)批準(zhǔn)實(shí)施的項(xiàng)目中，需要預(yù)算系統(tǒng)給予配置資金等等。通過這些“軟件模塊”的集中，可以提高信息在業(yè)財(cái)系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的全面融合與實(shí)時(shí)聯(lián)動，進(jìn)一步強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管理對公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的直接控制，從而有利于促進(jìn)公司戰(zhàn)略的落實(shí)和完成。
四、結(jié)語
伴隨著信息化的迅猛發(fā)展，諸多企業(yè)已邁向或成功實(shí)現(xiàn)集成化的信息化階段。在高級信息化階段，財(cái)務(wù)職能具有了向智慧財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)換的可能。一方面，信息化使得財(cái)務(wù)改變在業(yè)務(wù)發(fā)生后統(tǒng)一核算的傳統(tǒng)，使得財(cái)務(wù)能夠?qū)崟r(shí)于業(yè)務(wù)，預(yù)算等工作甚至可以前置于業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)活動貫穿于業(yè)務(wù)活動的全過程。另一方面，上述業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的深度融合使得信息成為了公司管理與決策的核心，財(cái)務(wù)逐漸承擔(dān)起輔助公司戰(zhàn)略經(jīng)營決策的職責(zé)。原本的財(cái)務(wù)工作只是公司經(jīng)營活動管理工具中的一顆“珍珠”，獨(dú)自完成其本職工作與其他工作并無交集。而在信息化下，公司所有業(yè)務(wù)、管理活動均統(tǒng)一管控有機(jī)結(jié)合，此時(shí)的財(cái)務(wù)工作成為連接一顆顆業(yè)務(wù)“珍珠”的“鏈”，貫穿于公司業(yè)務(wù)全過程。
【關(guān)鍵詞】業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化計(jì)費(fèi)自動化對賬自動化核銷自動化支付便捷化發(fā)票智能化內(nèi)部結(jié)算自動清收清付
【中圖分類號】F275/F426.9
“工欲善其事，必先利其器”。在信息時(shí)代，公司要有效開展管理會計(jì)工作，必然要打造利器，即信息技術(shù)。隨著大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息資源進(jìn)一步開放和共享，公司與外部環(huán)境之間、公司內(nèi)部各部門之間的信息溝通更加廣泛和快捷，業(yè)務(wù)信息與會計(jì)信息之間融合加快，為公司運(yùn)用管理會計(jì)提供了更多可能。A公司作為大型國有企業(yè)，業(yè)務(wù)輻射范圍廣、業(yè)務(wù)類型豐富、分子公司眾多，實(shí)施技術(shù)驅(qū)動來增強(qiáng)企業(yè)競爭力十分必要。
一、A公司管理會計(jì)信息化水平現(xiàn)狀分析
A公司通過上市以來的現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作，上線了oracle網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)處理數(shù)字化、遠(yuǎn)程化管理，同時(shí)公司結(jié)合各業(yè)務(wù)特點(diǎn)上線了相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但在系統(tǒng)前端的信息化、自動化水平尚待加強(qiáng)，主要體現(xiàn)在：
1.業(yè)務(wù)類型及業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多；
2.現(xiàn)階段各單位一線計(jì)費(fèi)結(jié)算人員工作強(qiáng)度較高，所需人力投入較大；
3.計(jì)費(fèi)結(jié)算自動化水平尚需提高，手工操作在各單位仍有不同程度的體現(xiàn)；
4.結(jié)算中心的上線，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動分稅，較好降低了營改增帶來的結(jié)算強(qiáng)度，但整體自動開票比重仍不高；
5.內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易清付不及時(shí)，內(nèi)耗大。
結(jié)合上述現(xiàn)狀分析以及調(diào)研A單位業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程，核心關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要體現(xiàn)在計(jì)費(fèi)、對賬、開票、支付、核銷及內(nèi)部清收清付，要提高計(jì)費(fèi)結(jié)算自動化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，必須創(chuàng)建與之相應(yīng)的管理會計(jì)信息機(jī)制，抓住如下圖1核心環(huán)節(jié)開展。
二、創(chuàng)建業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化管理會計(jì)信息化愿景
在現(xiàn)今信息社會，管理會計(jì)信息化已經(jīng)不單純是會計(jì)工具的運(yùn)用，更需要與業(yè)務(wù)領(lǐng)域等因素相互作用、共同整合改造。為此，A公司以客戶供應(yīng)更加方便快捷、公司內(nèi)部更加自動智能來確定管理會計(jì)信息化建設(shè)的愿景目標(biāo)。（如圖2）
從上述愿景圖可知，在客戶下單前，便從簽訂合同環(huán)節(jié)入手，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)合同、建立業(yè)務(wù)量*單價(jià)的自動計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、方便客戶自動網(wǎng)上下載對賬單或系統(tǒng)自動發(fā)送賬單；稅務(wù)發(fā)票的提供上，實(shí)現(xiàn)客戶預(yù)約開票、自動取票；支付方式上，實(shí)現(xiàn)收付款渠道的多樣下，提升客戶體驗(yàn)度，加快資金回收；會計(jì)核銷上，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動匹配和內(nèi)部控制；在內(nèi)部往來清收清付上實(shí)現(xiàn)自動清付、自動賬務(wù)處理、減少拖欠及差錯(cuò)環(huán)節(jié)，從而建立業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化的全流程自動化、信息化管理。
三、創(chuàng)建業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化管理會計(jì)信息化的六大創(chuàng)新路徑
要創(chuàng)建業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化管理會計(jì)信息化機(jī)制，需要以信息化為支撐、采用現(xiàn)代管理方法、抓住核心要點(diǎn)創(chuàng)新實(shí)施路徑。（如圖3）
（一）計(jì)費(fèi)自動化
計(jì)費(fèi)是指在企業(yè)經(jīng)營活動中，客戶下單后，企業(yè)進(jìn)行數(shù)量×單價(jià)的確認(rèn)與計(jì)量。計(jì)費(fèi)自動化目標(biāo)是通過對計(jì)費(fèi)規(guī)則的梳理規(guī)范，提升業(yè)務(wù)系統(tǒng)的計(jì)費(fèi)自動化水平，主要實(shí)施路徑包括：規(guī)范合同和計(jì)費(fèi)規(guī)則；建立業(yè)務(wù)內(nèi)部編碼機(jī)制并推廣維護(hù)；費(fèi)目梳理及標(biāo)準(zhǔn)化；提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)及時(shí)、完整，建立有效的監(jiān)控機(jī)制；新增業(yè)務(wù)系統(tǒng)的計(jì)費(fèi)自動化。
（二）對賬自動化
對賬是指與客戶、供應(yīng)商之間的往來對賬。對賬自動化目標(biāo)是為減少計(jì)費(fèi)結(jié)算過程中跨部門的重復(fù)、返工環(huán)節(jié)，手工操作動作、易錯(cuò)易漏動作（含內(nèi)外部客戶對賬），主要實(shí)施路徑包括：前端錄入及時(shí)完整，下單時(shí)日清月結(jié)，減少重復(fù)和后端對賬的返工；信息流通到對賬崗位能更自動、更全面，減少手工和錯(cuò)漏；內(nèi)部對賬（一端發(fā)送對賬單、另一端自動匹配）；輸出對賬單的自動化（對賬單格式、自動輸出、自動發(fā)送）。
（三）核銷自動化
核銷是指財(cái)務(wù)上對應(yīng)收、應(yīng)付款的核銷。目標(biāo)是通過對核銷規(guī)則的梳理，實(shí)現(xiàn)部分收付款自動核銷，主要實(shí)施路徑包括對外與客戶、供應(yīng)商的收付款自動核銷；對內(nèi)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部交易往來核銷自動化（一方核銷，另一方自動核銷）。
（四）發(fā)票生成智能化
發(fā)票是指向客戶開具的收款憑據(jù)，也是國稅認(rèn)可的作為收支入賬的核心單證。發(fā)票生成智能化目標(biāo)是通過借助新的技術(shù)手段，提高發(fā)票生成的自動化水平，主要路徑包括：客戶自助預(yù)錄入、預(yù)約開票；發(fā)票的移動或智能化打??；開票信息自動化，提高調(diào)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)和金稅系統(tǒng)的速度。
（五）收付便捷化
收付是指客戶支付款項(xiàng)到公司的資金往來活動。收付便捷化目標(biāo)是通過借用移動支付、銀聯(lián)、預(yù)存款/卡、POS機(jī)等支付方式，減少客戶在計(jì)費(fèi)結(jié)算過程中到生產(chǎn)現(xiàn)場往返、排隊(duì)、等候的時(shí)間，使客戶感到更便利、更高效，同時(shí)提升收款的及時(shí)性及效率（如圖4）。
（六）內(nèi)部自動清收清付
內(nèi)部清收清付是指公司內(nèi)部公司間、不同業(yè)務(wù)間往來結(jié)算及清付。內(nèi)部自動清收清付的目標(biāo)是通過出臺《內(nèi)部清付規(guī)則》，統(tǒng)一內(nèi)部結(jié)算規(guī)則和最長付款期，開發(fā)配套IT系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“自動付款、自動核銷、自動出賬”。主要實(shí)施路徑包括：事前簽訂合同、統(tǒng)一業(yè)務(wù)編號、統(tǒng)一費(fèi)目、確定關(guān)聯(lián)映射方法；確定關(guān)聯(lián)交易定價(jià)機(jī)制，如政府價(jià)―>市場價(jià)―>原則定價(jià)；確定結(jié)算規(guī)則，如月結(jié)+15天，即本月15日前收付雙方需主動結(jié)清上月費(fèi)用，如款項(xiàng)不足可申請透支/營運(yùn)資金貸款。
四、創(chuàng)建業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化管理會計(jì)信息化實(shí)施策略
（一）管理會計(jì)信息化需求需納入公司信息化規(guī)劃
自《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)我國會計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見》（財(cái)會【2009】6號）系列文件出臺以來，在繼續(xù)做好財(cái)會信息化的同時(shí)，管理會計(jì)信息化工作日益提升高度和重要性水平。由于管理會計(jì)貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理全過程，將管理會計(jì)信息化構(gòu)建納入公司整體信息化規(guī)劃，才能較好避免信息系統(tǒng)與公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)經(jīng)營活動需要脫節(jié)。
（二）建立相應(yīng)專業(yè)隊(duì)伍做好系統(tǒng)整合、改造和創(chuàng)新
很多單位在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)上有較多系統(tǒng)的開發(fā)運(yùn)用，如不同業(yè)務(wù)類型有不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)也較多。如A公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)有海運(yùn)系統(tǒng)、倉碼系統(tǒng)、駁運(yùn)系統(tǒng)、WMS系統(tǒng)、TMS系統(tǒng)等，財(cái)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的也包括前端計(jì)費(fèi)系統(tǒng)、結(jié)算中心系統(tǒng)、oracle核算系統(tǒng)、久其報(bào)表系統(tǒng)、BI分析系統(tǒng)等。管理會計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)，需要懂業(yè)務(wù)、熟財(cái)務(wù)的專業(yè)人才與IT專業(yè)人才，共同打通數(shù)據(jù)間的互聯(lián)互通，避免信息孤島、重復(fù)錄入及管理會計(jì)無法及時(shí)獲得和整合信息的情況。
（三）管理會計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)中信息安全機(jī)制建立
管理會計(jì)信息系統(tǒng)整合發(fā)揮有效作用，不但可以分析過去，還與控制現(xiàn)在和籌劃未來緊密結(jié)合，大量信息的使用對象及作用主要是“對內(nèi)”，涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密，一旦發(fā)生泄漏，將對企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益產(chǎn)生不可估量的損失。同時(shí)，管理會計(jì)信息對決策的支持作用，需要信息質(zhì)量的有效保證。因此信息安全機(jī)制的建立不容忽視，需要做到保密性、完整性、可用性。
（四）管理會計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)需要業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化的合作及日常機(jī)制建立
管理會計(jì)信息化建設(shè)涉及業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)方方面面，不是一蹴而就、也不是一建立便可一勞永逸的，需要業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化實(shí)時(shí)聯(lián)動，緊密合作，形成常態(tài)化的日常溝通管理機(jī)制。
五、A公司管理會計(jì)信息化水平提升成效
（一）內(nèi)部計(jì)費(fèi)結(jié)算自動化程度提升
A公司結(jié)合內(nèi)部計(jì)費(fèi)結(jié)算工作需要迫切提高效率的流程節(jié)點(diǎn)及影響計(jì)費(fèi)結(jié)算效率的因素，通過對內(nèi)部員工、外部客戶供應(yīng)商的結(jié)算需求調(diào)研，項(xiàng)目首年實(shí)現(xiàn)了倉碼、駁運(yùn)系統(tǒng)跨系統(tǒng)計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)的一方錄入數(shù)據(jù)，另一方自動生成的功能，解決了應(yīng)付方的計(jì)費(fèi)自動化、內(nèi)部對賬自動化的需求，完成內(nèi)部駁運(yùn)與五碼頭計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)對接和自動生成，自動化程度超過98%。
（二）開發(fā)自動賬單系統(tǒng)、提升對賬效率
結(jié)算對賬工作是財(cái)務(wù)結(jié)算工作的重要環(huán)節(jié)。為確保系統(tǒng)功能更加貼近業(yè)務(wù)單位的需求，A公司通過對18家業(yè)務(wù)單位的客戶、供應(yīng)商賬單需求進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)及對賬流程，完成自動賬單系統(tǒng)的開發(fā)工作，并在試點(diǎn)單位順利上線，滿足60%～70%的客戶由系統(tǒng)自動發(fā)送對賬單。自動對賬系統(tǒng)上線后，一方面將原有手工制作、發(fā)送及打印賬單的繁雜步驟完全實(shí)現(xiàn)了自動化；另一方面，自動對賬系統(tǒng)可提供客戶網(wǎng)上自動對賬的功能，隨著線上對賬功能的推廣，將逐步形成線上對賬、線上收款、線上收款自動核銷的一體化功能，全面提升結(jié)算自動化程度。
（三）實(shí)現(xiàn)自動核銷、提高工作效率
在日常的財(cái)務(wù)結(jié)算工作中，收款核銷往往需要通過大量的手工重復(fù)操作步驟，尤其是對于現(xiàn)結(jié)量較大的單位，需逐筆核銷的現(xiàn)金收款更是令財(cái)務(wù)結(jié)算人員頗為頭疼。通過對現(xiàn)結(jié)收款核銷及月結(jié)收款核銷自動化開發(fā)，現(xiàn)金收款的全部自動核銷、部分月結(jié)客戶自動核銷，為計(jì)費(fèi)結(jié)算工作提升效率12.5%。同時(shí)，結(jié)合POS機(jī)收款的推廣應(yīng)用，開發(fā)POS機(jī)收款自動核銷功能，實(shí)現(xiàn)POS機(jī)收款100%自動核銷。
（四）發(fā)票生成更加自動智能
為提高結(jié)算中心系統(tǒng)開票功能效能，提升開票人員工作效率，開發(fā)了6%和11%增值稅開票接口，減少了開票環(huán)節(jié)的錄入工作，提高了開票質(zhì)量和效率。研究的自助繳費(fèi)開票終端，可以實(shí)現(xiàn)客戶自助辦理，突破客戶作業(yè)現(xiàn)場排隊(duì)辦理的現(xiàn)狀；也可以24小時(shí)不間斷提供發(fā)票打印服務(wù)，突破時(shí)間限制。此外，自助開票終端可以通過將開票數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳到所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)，滿足稅務(wù)機(jī)關(guān)核查管理要求，更便于稅務(wù)管控。
（五）出臺內(nèi)部結(jié)算清付規(guī)則、開發(fā)上線自動清付系統(tǒng)、內(nèi)部往來收付清算更加高效
（一）“強(qiáng)管理”--自我檢查找準(zhǔn)病因?qū)ΠY下藥，不斷增加監(jiān)督格局的整體合力
監(jiān)管格局日趨嚴(yán)緊，黨支部始終堅(jiān)持“央企姓黨”的政治站位，緊繃風(fēng)險(xiǎn)意思，合規(guī)安全理念的底線思維。堅(jiān)持走正確的政治道路，認(rèn)真學(xué)習(xí)監(jiān)管部門、南方電網(wǎng)公司重要文件和重點(diǎn)工作要求，將中央巡視整改意見和財(cái)務(wù)合規(guī)內(nèi)部控制要求相結(jié)合，對全轄財(cái)務(wù)工作進(jìn)行全面監(jiān)督，自我檢查診斷，并找準(zhǔn)病因，精準(zhǔn)施策，對癥下藥。發(fā)現(xiàn)問題立行立改、部署防范舉措，對違規(guī)行為進(jìn)行問責(zé)，建立長效防范機(jī)制，筑牢合規(guī)防線，夯實(shí)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作。
1、提高思想認(rèn)識，牽頭開展財(cái)務(wù)自查和專項(xiàng)檢查。通過制定檢查方案，明確檢查范圍和關(guān)注重點(diǎn)，將檢查工作分解到科室、責(zé)任到人，層層壓實(shí)責(zé)任。
2、豐富檢查方式，充分運(yùn)用信息化手段，通過現(xiàn)場檢查和非現(xiàn)場檢查結(jié)合的方式加強(qiáng)管控力度。一方面，強(qiáng)化現(xiàn)場檢查結(jié)果運(yùn)用，根據(jù)現(xiàn)場檢查發(fā)現(xiàn)問題，出具檢查報(bào)告，明確問題并限期整改，完善閉環(huán)管理機(jī)制。另一方面，繼續(xù)做好非現(xiàn)場定期抽查機(jī)制，通過每月不低于20%的抽查覆蓋率，對財(cái)務(wù)現(xiàn)場檢查工作做有力補(bǔ)充。
3、建立長效機(jī)制，根據(jù)財(cái)務(wù)檢查結(jié)果，完善財(cái)務(wù)內(nèi)控管理制度，對公司財(cái)務(wù)領(lǐng)域重大風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行事前識別、事中監(jiān)控，事后分析。從制度層面進(jìn)一步夯實(shí)管理基礎(chǔ)，規(guī)范管理流程。
（二）“增效益”--探索公司業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展途徑，助力虧損機(jī)構(gòu)改善經(jīng)營效益。
按照“1+1”原則進(jìn)行人員組合，對河北、山東等八家落后機(jī)構(gòu)進(jìn)行幫扶指導(dǎo)。以效益優(yōu)先為原則，嚴(yán)格監(jiān)督各綜合成本率進(jìn)展情況，指導(dǎo)機(jī)構(gòu)制定、調(diào)整業(yè)務(wù)政策及費(fèi)用投放方案。促進(jìn)機(jī)構(gòu)綜合成本率同比優(yōu)化。以差異管理原則，幫扶機(jī)構(gòu)定期溝通并匹配銷售費(fèi)用，幫助機(jī)構(gòu)不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，檢視機(jī)構(gòu)關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)算達(dá)成情況，分析偏差原因，制定糾偏計(jì)劃，打造適應(yīng)當(dāng)?shù)厥袌霏h(huán)境、監(jiān)管環(huán)境的高質(zhì)量發(fā)展途徑。以成本控制為原則。提升預(yù)算管控效率，設(shè)定成本投入上限，確保銷售費(fèi)用使用剛性，嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用使用標(biāo)準(zhǔn)；根據(jù)“市場、機(jī)構(gòu)、邊際成本率、規(guī)?！彼膫€(gè)方面給予邊際成本率管控和銷售支持。
（三）“促升級”--升級財(cái)務(wù)智能化共享平臺，積極推進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。
目前保險(xiǎn)市場競爭激烈，特別是疫情發(fā)生后，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)下行壓力增大，保險(xiǎn)公司均面臨嚴(yán)峻的市場形勢。堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，是公司高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)生動力。財(cái)務(wù)管理工作將重心移向“轉(zhuǎn)型升級”這一目標(biāo)。依托信息技術(shù)減少人力的使用，以技術(shù)創(chuàng)新和流程創(chuàng)新為核心，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、提高智能化與自動化程度、提升流程效率、降低營運(yùn)成本或創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值為目的的財(cái)務(wù)管理模式。
1、發(fā)揮管理會計(jì)職能。管理會計(jì)系統(tǒng)的上線后，成本分?jǐn)偪擅骷?xì)級別，這將大大提升財(cái)務(wù)分析的精準(zhǔn)度，為公司經(jīng)營決策，提升效益提供精確的數(shù)據(jù)支持。
[摘 要] 日趨復(fù)雜的現(xiàn)代辦公環(huán)境與不斷精細(xì)化的流程，促使對辦公流程中任務(wù)的協(xié)同性提出了越來越高的要求。一個(gè)完善的OA系統(tǒng)不僅要具備辦理公文，使之簡單流轉(zhuǎn)的功能，還要將工作流程及集團(tuán)協(xié)同的概念加入其中，進(jìn)而讓企業(yè)通過流程化手段實(shí)現(xiàn)本企業(yè)內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)、請示審批及日常辦公事務(wù)的管理，而且能實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間集團(tuán)協(xié)同事務(wù)的管理。為此，本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，就在工作流基礎(chǔ)上如何構(gòu)建集團(tuán)協(xié)同辦公自動化OA系統(tǒng)展開了詳細(xì)探討，旨在促進(jìn)集團(tuán)型企事業(yè)單位協(xié)同信息化處理水平的提高。
[關(guān)鍵詞] 工作流；集團(tuán)協(xié)同；集團(tuán)型企事業(yè)單位；OA系統(tǒng)；辦公自動化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 040
[中圖分類號] TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0074- 03
目前，相對完善的信息整合系統(tǒng)已在社會上的各類組織中得到初步建立，不僅極大促進(jìn)了企事業(yè)單位工作效率的提高，也為我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮了積極作用，而這與快速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，特別是不斷提高的信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平有著很大關(guān)系。企事業(yè)單位通過使用辦公自動化OA系統(tǒng)可在一定程度上直接提高管理水平，從而促進(jìn)其核心競爭能力的日益提高，尤其是現(xiàn)代集團(tuán)型企事業(yè)單位都必須依賴信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營與管理。
1 辦公自動化系統(tǒng)
辦公自動化也就是我們俗稱的OA，其是在通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動下衍生出的一種新型的辦公方式，結(jié)合了包括計(jì)算機(jī)、通信與互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)在內(nèi)多種功能。而辦公自動化系統(tǒng)是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)，達(dá)到辦公自動化的人機(jī)交互系統(tǒng)。其早在20世紀(jì)70年代就在西方發(fā)達(dá)國家出現(xiàn)，而我國的辦公自動化發(fā)展大致可分為起步、應(yīng)用與發(fā)展三個(gè)階段。每個(gè)階段的主要功能、開發(fā)技術(shù)以及設(shè)計(jì)理念均有所不同。社會的快速發(fā)展，讓簡單的自動化辦公需求已無法上OA系統(tǒng)滿足，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日新月異，更是對企事業(yè)單位、單位內(nèi)各部門以及各成員提出了更高的要求，要求其能實(shí)現(xiàn)異地協(xié)同辦公。因此，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的OA系統(tǒng)需立足信息安全，為多組織、多終端以及多維度的信息共享提供支持，使集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)、各部門和人員之間能夠及時(shí)交流與共享相關(guān)數(shù)據(jù)，其特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：
1.1 支持集團(tuán)協(xié)同
OA系統(tǒng)需同時(shí)具備兩種功能，即集團(tuán)統(tǒng)一管理功能和集團(tuán)分權(quán)管理功能，集團(tuán)型企事業(yè)單位可借助同一套OA系統(tǒng)達(dá)到協(xié)同辦公的目的。利用集團(tuán)統(tǒng)一管理功能，集團(tuán)層面可實(shí)現(xiàn)包括跨組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程協(xié)同、集團(tuán)管控以及信息共享等在內(nèi)的多項(xiàng)內(nèi)容；而集團(tuán)總部與下屬單位在集團(tuán)分權(quán)管理功能之下，則可實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部的流程管理與共享內(nèi)部信息。
1.2 支持多移動終端
快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)移動應(yīng)用，促使現(xiàn)代企事業(yè)單位急需借助各種移動化手段來服務(wù)于其戰(zhàn)略發(fā)展或價(jià)值實(shí)現(xiàn)，其中居于首位的便是OA系統(tǒng)。因而，OA系統(tǒng)需在移動終端中施以規(guī)范化、流程化以及高效化的管理，企事業(yè)單位的各層人員可利用移動終端在不同的地點(diǎn)通過碎片時(shí)間審批業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而促進(jìn)組織整體的業(yè)務(wù)流程執(zhí)行與管理效率的提高。
2 基于工作流技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)建
2.1 構(gòu)建方法
2.1.1 業(yè)務(wù)流程分析
業(yè)務(wù)流程分析作為一項(xiàng)基礎(chǔ)條件，將決定辦公自動化系統(tǒng)在工作流技術(shù)背景下是否能將企事業(yè)單位的工作效率提高，具體而言主要體現(xiàn)以下兩個(gè)方面：第一，需充分的分析與把握辦公自動化系統(tǒng)的使用需求，充分了解辦公自動化系統(tǒng)使用單位的內(nèi)部組織架構(gòu)、全面分析業(yè)務(wù)開展的具體流程與主要經(jīng)歷的程序、細(xì)致了解業(yè)務(wù)開展過程中所需信息資源的來源以及具體流向。其次，在對相關(guān)需求有一大致分析與了解夠，便開始設(shè)計(jì)與之相關(guān)的系統(tǒng)，但設(shè)計(jì)需充分結(jié)合使用單位與部門的工作具體流程，進(jìn)而整合工作流的集合，以便在之后的系統(tǒng)設(shè)計(jì)中能夠發(fā)揮作用。
2.1.2 流程節(jié)點(diǎn)資源設(shè)計(jì)
在對流程節(jié)點(diǎn)資源進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)分析、設(shè)計(jì)描述程序的開始、終止條件、內(nèi)部存在的活動關(guān)系網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)聯(lián)的個(gè)體行為的信息。在具體設(shè)計(jì)時(shí)，第一步便要對工作流予以選擇，所x工作流必須要有代表性，并立足于使用需求的原則設(shè)計(jì)流程節(jié)點(diǎn)資源。當(dāng)然也可以分類或分組設(shè)計(jì)的形式呈現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)所有功能近似的節(jié)點(diǎn)資源。比如，財(cái)務(wù)部人員負(fù)責(zé)執(zhí)行或?qū)徟?cái)務(wù)事務(wù)、行政部人員則負(fù)責(zé)執(zhí)行或?qū)徟姓聞?wù)，最后歸類統(tǒng)計(jì)企業(yè)里所有的財(cái)務(wù)或行政相關(guān)事務(wù)，如此方可讓節(jié)點(diǎn)資源設(shè)計(jì)看起來更加專業(yè)，且更容易維護(hù)。但在具體實(shí)踐過程中，需要充分的把握統(tǒng)一原則，不管哪一種設(shè)計(jì)均要在滿足使用部門的需求為根本理念的指導(dǎo)下進(jìn)行。與此同時(shí)，在設(shè)計(jì)流程節(jié)點(diǎn)資源時(shí)，需要將終端用戶的使用界面設(shè)計(jì)出來，其中又以流程節(jié)點(diǎn)的表單為重點(diǎn)。
2.2 實(shí)施機(jī)制
2.2.1 引擎設(shè)計(jì)
若要實(shí)現(xiàn)辦公自動化，就必須要依靠工作流技術(shù)為辦公流程提供的多項(xiàng)服務(wù)，其引擎運(yùn)作的實(shí)現(xiàn)，利用了單個(gè)或多個(gè)不同的引擎組內(nèi)部相互聯(lián)系、交叉作用，作用在于協(xié)調(diào)和合理分配不同辦公資源。該引擎的性能眾多，包括對辦公流程各個(gè)組成部分的運(yùn)作進(jìn)行調(diào)度、對各項(xiàng)活動的進(jìn)程展開合理分配，維持工作流及其相關(guān)數(shù)據(jù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)等。
引擎運(yùn)轉(zhuǎn)過程：第一步，引擎外部接口將控制信息接受下來，并把所接收的信息傳送至引擎主控制中心；第二步，由引擎針分配接收到的訊息，例如，開始對過程進(jìn)行管理，接受辦公自動化控制要求開始活動以及結(jié)束活動等；第三步，按照控制信息的不同開始對相應(yīng)的任務(wù)進(jìn)行處理，并展開相關(guān)操作。在這一過程中，可將引擎當(dāng)作接收器與傳輸器，其負(fù)責(zé)具體控制接收到的信息，以免使整個(gè)自動化流程的正常運(yùn)作受到影響。
2.2.2 訪問接口設(shè)計(jì)
各個(gè)接口會在工作流引擎運(yùn)作時(shí)向其傳輸信息，因此，其所擁有的外部接口眾多，但接口不同，其傳輸?shù)男畔⒁灿泻艽蟛顒e，而不同接口所定義的數(shù)據(jù)交換規(guī)則均是相同的。以Java和其他相似的接口為例，其所傳輸?shù)男畔⒕苯訌臄?shù)據(jù)庫中傳導(dǎo)出來，而各個(gè)引擎能否協(xié)調(diào)工作就由其提供的信息所決定。
3 結(jié) 語
綜上所述，辦公自動化技術(shù)可使工作流技術(shù)得到有效應(yīng)用，有助于企事業(yè)單位工作效率的全面提高，也在現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展方面發(fā)揮了積極作用，其為我國社會組織的工作能力與工作水平同國際接軌提供了技術(shù)保證。希望借助本文幫助各類企業(yè)組織管理者有效應(yīng)用工作流技術(shù)，為集團(tuán)型企事業(yè)單位革新管理手段提供借鑒，讓社會組織的工作流程均帶有時(shí)代特征，全面提高其業(yè)務(wù)開展效率，以讓我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展得以穩(wěn)步推進(jìn)。
主要參考文獻(xiàn)
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