時間：2023-09-14 17:27:38
序論：在您撰寫檔案分類管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
管理員現(xiàn)代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點是管理員沒有用正確的心態(tài)看待檔案分類管理這件事，所以人們應加強管理員的人文精神教育。因為人文精神的滲透能夠促進檔案分類管理工作，加強管理員檔案分類管理素質，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節(jié)約檔案尋找的速度及準確性。
二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑
管理員為了在需要某一檔案時能夠準確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：
1.優(yōu)化管理程序細節(jié)決定成敗。所以管理員需優(yōu)化檔案分類管理，注重其細節(jié)之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時存入計算機中。
2.提升檔案分類管理質量檔案分類管理是一種繁重無趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉變自己的工作情緒，用認真仔細的態(tài)度對待工作，用專業(yè)知識完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個方面：①敬業(yè)，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態(tài)度來面對工作；②終身學習。活到老學到老，現(xiàn)代生活在不斷進步，人們又學不完的知識，所以管理員需要保證活到老學到老的人生態(tài)度，讓自己適應現(xiàn)代社會的發(fā)展；③實事求是。用實事求是的工作態(tài)度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準確的找到。
三、結束語
【關鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會主義核心價值體系
隨著我國市場經濟的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經濟的發(fā)展起到了至關重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內容性質、形式、載體以及數量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。
一、檔案工作存在的主要問題
1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求
首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進檔案工作質量產生不利的影響。
其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術，從而導致現(xiàn)階段大多數檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務素質的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質。
2.相關的規(guī)章制度不夠完善
現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數只會歸檔紙質文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關制度的規(guī)范指導，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。
3.檔案管理條件比較簡陋
檔案室簡陋已經嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。
二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路
檔案歸檔整理工作的關鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應該注重以下幾個方面：
1.檔案分類的采標
就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標準，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。
2.檔案分類的完善
在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據單位屬性、部門屬性進行適當的完善和調整。在檔案分類表調整之前，要對各個部門、各個機構的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責分析、業(yè)務調研為基礎，進而對其所產生的文檔類型做到心中有數，這是檔案分類管理的基礎工作。實際上需要花費較多的經歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準確的、完整的檔案分類管理。
3.檔案分類的簡化
在檔案分類進行調整和完善的過程中，應該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應該財務文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關來源為基礎。
4.依法科學管理
提高檔案工作總體水平的關鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數據庫的建立健全當中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現(xiàn)數字化、網絡化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。
5.建設高質量的檔案工作隊伍
檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學知識只是其中最基礎的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應用方面，是培訓的重點內容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內外部環(huán)境，吸收、引進、聘用高級人才。
三、檔案分類管理的意義
首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調查和利用奠定了良好的基礎，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。
其次，時代的發(fā)展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關系、毫不在意的時代已經過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。
最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業(yè)的學生向更深層次的方向學習和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻。
四、結語
檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴充自己的知識領域，在調查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現(xiàn)科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉變?yōu)樯a力的速度，從而促進我國社會經濟的發(fā)展。
參考文獻：
[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.
[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號編制[J].醫(yī)學信息，2013，（29）：35-35.
一、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的問題
（一）檔案管理意識薄弱。對于許多工作者而言，檔案管理的意識不是非常明顯，甚至會出現(xiàn)松懈的情況。從本質上來講，此工作的重點主要體現(xiàn)在“分類”“管理”上。如果對這兩個詞進行延伸，相關人員不僅要掌握現(xiàn)代化的實施手段，還要做好檔案的安全保護工作，提高生產的有效性。但現(xiàn)實的情況恰恰相反，工作人員片面地認為只有登記是他們的本職，其他的后期保護與業(yè)務管理都不應該計算在內。
（二）領導的重視程度不夠。領導的重視程度不夠主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，相關負責人沒有對檔案管理工作進行定期的宣傳，轉變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當的便利，使他們在數據采集、特種設備的文件歸類中無法形成一個明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對任務進行規(guī)劃，實現(xiàn)工作程序的統(tǒng)一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續(xù)方案的設定與實施。第三，少數的領導認為，特種設備的檔案管理工作是根據設備檢測明細中合格證書內容對照來達到管理的目的，并進行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術支持，對統(tǒng)計數據進行分析。因此，在相?P資料檢索的過程中浪費了大量的時間與金錢，使管理工作混亂。
（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設備檢測單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎勵方案落實下去，工作只是流于形式，員工對其中的認同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現(xiàn)得當性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時歸還，管理者也沒有與其進行協(xié)商或者催促，使得一些特種設備的資料“有去無還”。同時，還有一部分人對資料并不愛惜，管理手段不得當，當數據記錄錯誤時隨意進行涂改，使檔案的真實性出現(xiàn)了缺失。
二、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理
（一）提高檔案分類管理的認識與責任感。特種設備檔案管理的認識與責任感的提升主要針對兩部分人群。第一，對于實施部門的工作人員來講，他們應該轉變傳統(tǒng)理念，以服務為宗旨，以特種設備的不同類型劃分為主要目標，將維修改造、使用年限、產品參數、生產廠家等重點記錄下來，以保證每一個特種設備的日常狀態(tài)都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進行重點劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強特種設備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會，檔案管理人員以工作的分類總結為主，對其中發(fā)現(xiàn)的問題進行著重說明，并提出改進方案。對于一些工作積極、認真負責的人員，管理者要以表揚、鼓勵的方式調動他們的積極性。反之，對于一些投機取巧的工作者，管理人員也要及時批評，并督促其改正。
（二）建立完善的特種設備檔案管理工作。完善的特種設備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協(xié)調記錄與核準方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實現(xiàn)工作體制的有效性。第一，每一個特種設備都要登記在案。管理人員要根據其編號進行排序，并適當調整入庫時間，將范圍精確到分鐘。具體執(zhí)行者要建立一個excel表格，將設備管理中的對應事項都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗證工作。第二，檔案管理人員在信息預覽、復制和外借方面予以創(chuàng)新。例如：可以在本單位的官網上設定一個OA軟件。每個特種設備都有其具體的號碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內部人員如果有需要，可以將自己的員工編號輸入進去，并依照特種設備的號碼進行預覽。在借出和歸還方面，內部人員要攜帶上級負責人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時間與限定日期在系統(tǒng)中輸入，程序會進行自動提醒。當借出者歸還檔案時，工作人員同樣要進行審查，以保證內容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現(xiàn)了此種情況，要及時向上級匯報。
（三）建立嚴格的績效考核制度。特種設備檢驗檢測機構的管理者應該及時建立完善的績效考核制度，對檔案管理人員進行綜合性評估，提升他們的整體素質。第一，要聘請專業(yè)的人員對檔案工作者的操作技能進行培訓。例如：指導人員要從理論與實踐兩方面對他們進行培訓。在理論方面，主要講解一些檔案的統(tǒng)一管理方式。在實踐方面，帶領工作人員“走出去”，讓他們去其他地區(qū)與單位進行業(yè)務觀摩，學習別人的長處，改進自身的管理技術。第二，每隔一段時間對工作人員的能力進行考察。以“綜合簡述題”“日常操作管理”作為兩個重要記點。前者主要是對工作者的工作方法進行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進行查驗。后者則是以平時的工作經驗總結為主，看工作人員是否按照記錄的標準和要求將設備運行維護和事故處理等內容具體化?？傮w來說，管理者對兩部分成績進行統(tǒng)一設定，對連續(xù)兩次排名在首位的員工，升職加薪時予以考慮。而對于成績不合格者，也要有一定的經濟懲罰。
三、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的有效性
第一，優(yōu)化檔案監(jiān)督與交接工作。特種設備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現(xiàn)了崗位上的變動，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設備的種類設定不完整，會為交接工作帶來一定的困難，影響檢測秩序。第二，促進檔案的定期檢查工作。管理的有效性會使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據具體的明細進行裝訂或查詢，提升了工作速度。
關鍵詞：本科教學評估 教學檔案 分類管理
本科教學工作水平評估根據一定的指標體系，通過系統(tǒng)地收集高校的主要信息和材料，在進行科學分析的基礎上對高校辦學條件和教育教學質量等方面進行客觀評價。高等學校教學檔案是在教學活動中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價值的原始記錄，它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，揭示教學單位的教學質量和管理水平，是教學評估的基礎和依據。雖然教學檔案在評估指標體系中沒有單獨設立項目，但是評估指標體系中的大多數指標和觀測點都是以教學檔案為依據的，如教學計劃、教學大綱、試卷、成績、畢業(yè)論文等都是評估材料的重要依據。實踐證明，教學評估與教學檔案建設相輔相成、相互促進，教學檔案是教學評估的基礎和依據，同時教學評估又能促進教學檔案建設，提升教學檔案的價值和地位，教學評估工作為提升教學檔案建設水平帶來了新的契機。然而教學檔案材料具有內容豐富、類別復雜、涉及面廣的特點，這就使得教學檔案的詳細分類十分困難。如何根據教育教學規(guī)律建立行之有效的教學檔案分類標準是教學管理人員面臨的一個重要問題。
一、本科教學評估方案與高校教學檔案。
(一)本科教學評估方案與高校教學檔案的關系。
在高校教學水平評估方案中，一級指標有七項，其中與教學檔案明顯相關的指標占了三項，分別是：
1 專業(yè)建設與教學改革。包括專業(yè)、課程與實踐教學三個方面。這部分內容廣泛，是評估材料中的重點和難點。它主要反映專業(yè)的總體布局與結構是否合理。專業(yè)的設置是否適應社會的需要；改革教學方法與手段的效果：實踐教學內容的科學性和取得的效果等。
2 教學管理。包括管理隊伍與質量監(jiān)控兩個二級指標。管理隊伍的情況可以從人事檔案中收集。質量監(jiān)控部分主要就是觀測教學規(guī)章制度的建設與執(zhí)行、各主要教學環(huán)節(jié)的質量標準和教學質量的監(jiān)控。
3 教學效果。包括基本理論、技能、畢業(yè)論文、思想道德修養(yǎng)、體育、社會聲譽、就業(yè)七個二級指標。主要觀測學生基本理論與技能的實際水平、學生創(chuàng)新精神與實踐能力、論文質量、學生體質健康標準、畢業(yè)生就業(yè)率等。這部分內容比較復雜，涉及多個檔案體系，教學檔案是其中主要一個材料來源。
(二)本科教學評估體系下教學檔案的細化。
對照本科教學評估指標體系中關于教學檔案的指標，筆者根據實際工作情況，將院系教學檔案細化為如下四個方面。
1 基本教學文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和專業(yè)建設與教學改革的部分指標。對應的教學檔案具體包括教學計劃、教學大綱、教學進程安排、教師授課計劃書、教學任務書、教學日志及考勤表、課表等。
2 日常工作文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和教學效果指標。對應的教學檔案具體包括學籍管理、調課管理、學期各類教學總結、各類考試管理和其他日常文件。
3 主要教學環(huán)節(jié)文件：涵蓋教學評估方案中專業(yè)建設與家偶爾改革的部分指標和教學效果兩個指標。對應的教學檔案包括理論課程排課管理、教學改革、教材管理、實踐教學管理、畢業(yè)論文管理。
4 教學質量管理文件：涵蓋教學評估方案中專教學效果及教學管理兩個指標。對應的教學檔案包括包括教師教學質量監(jiān)控管理、各類成績管理。
二、本科教學評估下的“高校院系教學檔案分類管理”運行機制研究
(一)教學檔案分類管理的原則。
1 真實性原則。教學檔案是歷史的原始記錄，必須真實、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規(guī)律進行分類，科學選擇分類方法，合理設置分類項目，從而使教學檔案能夠系統(tǒng)的反映出教學活動的本來面目。這是教學檔案分類管理的首要原則。
2 系統(tǒng)性原則。由于教學檔案是在處理教與學的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關系錯綜復雜，因此，在進行教學檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規(guī)則，尤其要注意分類標準的一致性和縱橫關系的明確性。如我們在對教學檔案進行分類時縱向可以根據學年進行分類，橫向可以按照檔案職能進行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標準進行，而不能第一次以學年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學年橫向分類。這是教學檔案分類管理的根本性原則。
3 實用性原則。也是教學檔案分類管理的終極目標。教學檔案是為教育教學、科研和管理服務，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學檔案進行分類時就必須考慮其實用性。如根據學年進行教學檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點而生搬硬套進行分類，而要注意檔案的可用性。
(二)教學檔案分類管理的一般方法。
在教學檔案分類管理的原則指引下，筆者認為可以采用如下方法對教學檔案進行分類。
1 按教學檔案的職能進行分類。教學檔案是一個復雜的整體，各種教學檔案的內容、性質、成分、形式各不相同，各有特點。據此，筆者根據本科教學評估方案，具體分析教學檔案的構成，針對不同檔案的特點，提出了按照教學檔案的職能進行分類的方法。按照教學檔案職能進行分類就是在本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面。
2 按學年――學期進行分類。在高校實行學年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀大學的初建階段，就實行學年制的分科教學制度。我國高校經歷了學分制―學年制一學年學分制這樣一個過程。目前高校多數實行學年學分制這樣一種教學管理制度。它保留了學年制的整齊劃一等特點，為教學檔案按照年度進行分類提供了依據。按學年分類即意味著按學期分類，按學期分類其實是按學年分類的細化?，F(xiàn)在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學年都要分為兩個學期，相應的教學檔案就可以在學年之下再根據不同的學期進行分類。
(三)本科教學評估下的“院系教學檔案分類管理體系”的具體措施。
在理清了本科教學評估與教學檔案的關系后，秉著教學檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學檔案分類管理體系”。
首先，根據筆者提出的職能分工的要求，將本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學環(huán)節(jié)文件)、4(教學質量管理文件)。
其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級別，分別予以編號，為1-1(教學計劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業(yè)論文管理)；4--1(教師教學質量監(jiān)控管理)，4-2(各類成績管理)。
1 科研院所設備檔案分類方法現(xiàn)狀
科研院所隨著自身科研實力的不斷增強，對高水平設備的需求也隨之增大，因此會不斷地購置科技含量更高、質量更高的科研設備以滿足這一需求。根據各科研院所研究方向和科研實力的不同，這些科研院所擁有的設備數量也有著很大差異，少則上百，多則數千。然而在如何管理這些隨設備產生的數量龐大的設備檔案的問題上，科研院所內的相關領導和工作人員往往沒有足夠重視，盡管大體上遵循了國家相關標準，但實際上并未根據自身設備數量及類型等特點對其設備檔案建立科學高效的管理方法。
在中國科學院昆明動物研究所（以下簡稱“動物所”）整理檔案的過程中，設備檔案在歸檔整理結束后，由資產管理處的兼職檔案人員填寫資產入庫單及卷內備考表。在完成這兩項工作后，工作人員則會把設備檔案送入檔案室上架，上架過程中設備檔案的分類和排序是按照“購置時間―設備名稱―型號”分類法進行的，然后再根據《中國科學院科研儀器設備建檔規(guī)范》中的相關要求對其進行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測試儀器為02類，計量儀器為03類等。
在實際工作中，工作人員向相關部門提交審批購置設備的申請之后，相關負責部門往往同一天一次批準幾臺設備的購置申請，而這些同一天通過審批的設備的排序就僅僅依據工作人員的主觀判斷，而沒有充分考慮這些設備各方面的特性對其進行更科學合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動物所向國家財政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經元信號記錄分析系統(tǒng)等多臺設備的購置申請，并于2013年7月25日收到了財政部辦公廳下發(fā)的通過審批的復函。申請通過之后，動物所完成了設備購置，但在后期整理設備檔案的工作中，動物所則將這兩臺設備隨機編號為60號及61號，即動物所購置的第60臺及61臺設備，并按照此編號順序將兩本檔案進行排序。而事實上，這兩臺設備歸屬于動物所不同的兩個實驗室存放平臺，但是在其設備檔案的分類上，并未根據設備的這一特點進行分類。
2 科研院所設備檔案分類方法產生的問題及原因分析
設備檔案不同于一般的文書檔案，一方面，設備檔案的保存期限一般都遵循與設備共存的原則，不需要考慮文書檔案的永久、長期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設備用途的專業(yè)性、科技性十分明顯，就導致了設備檔案大多數都存在于醫(yī)療單位、生產機構及科研院所這些研發(fā)機構中，而由于科研院所是進行科學實驗、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購進和使用的設備數量就多，形成的設備檔案的內容也較多，既有購進時的隨機材料，也有在使用過程中形成的材料。但是，不同于生產機構的大規(guī)模的批量生產設備，科研院所內同類別同型號的設備并不多，所以按“購置時間―設備名稱―型號”進行分類，既可以避免大量相同材料的重復歸檔，也便于科學管理和查找利用。但是，當設備出現(xiàn)名稱類似但功能完全不同的情況時，一些并不具備較高的專業(yè)科研素質的管理人員在后期的查找和利用時，就會經常發(fā)現(xiàn)查找到的檔案是相似的錯誤的。
正是由于科研院所中同類別同型號的設備數量不多，大部分設備會根據其不同的功能存放在不同類型的使用平臺上，這就形成了用功能對設備進行分類的方法。這種按功能進行存放的分類方法能夠使不具備較高專業(yè)科研素質的工作人員夠迅速區(qū)分各種名稱復雜的設備，并且改善了僅通過設備名稱來進行設備檔案的查找和利用的做法。在動物所，設備的存放地點和使用地點僅僅在資產入庫單上有所記錄，并未在設備檔案分類中起到應有的作用。所以，造成以上問題的主要原因，就是在“購置時間―設備名稱―型號”這種分類法中沒有將設備的存放地點與實際管理操作中的分類結合起來。同時，由于這種分類法主要依據設備開始購置的時間來進行，那么編目也僅僅只是依據設備開始購置的時間先后來排序。這就導致了不同科研平臺存放的設備與其應該對應的檔案序號并不對應，不能準確地反應出各個存放地點分別存放了多少臺相應類型的設備，也不能在相關負責部門審批設備購置申請時提供準確有效的數據支持。
3 科研院所設備檔案分類方法的措施建議
科研院所的設備大多數都屬于不同實驗室或科研平臺的專用設備，這樣就可以將“存放地點―型號”分類法與“購置時間―設備名稱―型號”這兩種分類法進行適當的結合，通過區(qū)分設備使用地點或存放地點的不同，來完善各個科研院所選擇更加適合自己的設備檔案分類標準。
檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數量、形式還是內容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。
1 學校檔案分類中存在的問題
在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設。
2 增強學校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變?yōu)橹鲃臃盏挠^念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。
2.3 增強檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內容上可能會有所關聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強學校檔案管理的方法
3.1 應用計算機信息檔案管理技術
計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進行實體檔案管理
學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個學校規(guī)模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發(fā)展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。
［關鍵詞］合同檔案；風電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經濟活動和維護企業(yè)法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。
1.2憑證性
近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業(yè)生產經營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強化企業(yè)合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業(yè)經營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3實施合同檔案的統(tǒng)一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
2.4定期進行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項業(yè)務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業(yè)在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優(yōu)勢得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區(qū)分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結語
在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關系到企業(yè)經營業(yè)務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發(fā)揮。作為風電企業(yè)的管理者，應當重視合同檔案在企業(yè)經營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻
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