時(shí)間：2023-09-03 14:47:39
序論：在您撰寫檔案專項(xiàng)管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1．1專項(xiàng)檔案管理意識(shí)淡薄
主要表現(xiàn)在申報(bào)單位的領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員檔案意識(shí)淡薄，沒有檔案在項(xiàng)目管理過程中的地位，缺少機(jī)制保障，在制定項(xiàng)目工作計(jì)劃、實(shí)施方案時(shí)較少提及檔案，不注重項(xiàng)目進(jìn)行過程中原始資料的收集、整理，項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)自然形成的原始資料如方案論證、項(xiàng)目啟動(dòng)、結(jié)題驗(yàn)收等歸檔把關(guān)不嚴(yán)，對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收所需檔案資料的齊全、完整和真實(shí)性帶來影響。
1．2專項(xiàng)檔案人員素質(zhì)較低
項(xiàng)目管理部門或建設(shè)單位的檔案管理人員大都為臨時(shí)抽調(diào)、身兼數(shù)職、沒有經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案業(yè)務(wù)，影響歸檔質(zhì)量。
1．3專項(xiàng)檔案管理規(guī)范化不強(qiáng)
中醫(yī)藥專項(xiàng)涉及子項(xiàng)目多，時(shí)效性強(qiáng)，項(xiàng)目執(zhí)行過程中有研究、設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等多環(huán)節(jié)，形成資料也多，如項(xiàng)目申報(bào)書、中醫(yī)藥項(xiàng)目專項(xiàng)資金有關(guān)文件、項(xiàng)目工作任務(wù)方案、任務(wù)書、建設(shè)方案、實(shí)施方案、經(jīng)費(fèi)下?lián)艿奈募⒅衅跈z查報(bào)告、考核評(píng)估、驗(yàn)收結(jié)題報(bào)告，驗(yàn)收成果證明，成果登記，獲獎(jiǎng)情況等，各環(huán)節(jié)的檔案資料收集不及時(shí)，歸檔文件材料簽署日期不符合要求，缺歸檔章，卷內(nèi)目錄題名填寫不規(guī)范。
1．4缺乏有效的管理機(jī)制
部分項(xiàng)目申報(bào)單位檔案管理體制和制度不健全，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。有檔案管理部門的單位對(duì)項(xiàng)目檔案缺乏有效監(jiān)督和指導(dǎo)，未組織專項(xiàng)檢查工作。專項(xiàng)檔案歸檔機(jī)制，無人及時(shí)接管檔案，造成專項(xiàng)檔案管理缺失。
1．5與項(xiàng)目同步管理或超前管理未能實(shí)現(xiàn)
在項(xiàng)目籌備期和項(xiàng)目進(jìn)行過程中，由于不重視項(xiàng)目檔案和項(xiàng)目同步管理，對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識(shí)，造成檔案資料整理不及時(shí)，文件材料的復(fù)印件較多，原件較少。在檔案管理工作前期投入精力不足，項(xiàng)目后期才開始突擊收集、整理檔案的情況下，這種現(xiàn)象尤為突出。最典型的例子是很多項(xiàng)目都是在快結(jié)題時(shí)，集中幾天時(shí)間突擊做好檔案資料，以便應(yīng)付結(jié)題驗(yàn)收。
2中醫(yī)藥專項(xiàng)檔案管理的特點(diǎn)
2．1專業(yè)性
具有鮮明的中醫(yī)藥特色。例如國家科技“973”計(jì)劃專項(xiàng)，在中醫(yī)辨證論治療效評(píng)價(jià)方法基礎(chǔ)理論研究中，建立了COPD、老年性肺炎、惡性腫瘤基于病人報(bào)告及醫(yī)生報(bào)告、病癥結(jié)合的臨床評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。這三個(gè)評(píng)價(jià)體系從文獻(xiàn)研究到問卷調(diào)查都產(chǎn)生許多專業(yè)性很強(qiáng)的文件材料和原始數(shù)據(jù)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)將各環(huán)節(jié)所形成的文件材料分別進(jìn)行收集、整理、歸檔，根據(jù)驗(yàn)收規(guī)則，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有獨(dú)立、系統(tǒng)、完整的檔案資料。項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)這些專業(yè)性強(qiáng)的文件材料應(yīng)堅(jiān)持“平時(shí)立卷，定期歸檔”和“隨辦隨歸”的原則，將研究過程中產(chǎn)生的已處理完畢的文件材料，分門別類地歸入預(yù)備立卷類目?jī)?nèi)。
2．2復(fù)雜性
有些中醫(yī)藥項(xiàng)目涉及未公布的關(guān)鍵技術(shù)、配方等為部或國家秘密內(nèi)容，對(duì)形成的文件材料收集有著較高保密要求。例如在973計(jì)劃中的中藥藥性理論繼承與創(chuàng)新研究，對(duì)煎煮時(shí)間、給藥劑量、提取方法、炮制品種、配伍方式等科研人員應(yīng)做好文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。
2．3連續(xù)性
完整的中醫(yī)藥項(xiàng)目需經(jīng)過申報(bào)、審批、研究、分析、結(jié)題等階段，使許多專項(xiàng)檔案成為跨年度，各個(gè)項(xiàng)目的前后形成周期長(zhǎng)，跨度大。例如2010年國家重點(diǎn)投資40億建設(shè)16個(gè)國家級(jí)中醫(yī)臨床研究基地，項(xiàng)目建設(shè)周期3年，各級(jí)項(xiàng)目參建單位應(yīng)根據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》相關(guān)要求，做到各時(shí)期檔案工作與科研、設(shè)計(jì)、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)放在針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的第一年歸檔。本年度作下年度的項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算應(yīng)放在針對(duì)的下年度歸檔。
3專項(xiàng)檔案科學(xué)管理的思考與建議
3．1做好專項(xiàng)檔案“三納入”“四同步”
“三納入”：將專項(xiàng)檔案工作納入專項(xiàng)建設(shè)計(jì)劃；將專項(xiàng)各類文件材料形成、積累和歸檔要求納入專項(xiàng)工作計(jì)劃；將專項(xiàng)工作各類文件材料的形成、積累、歸檔要求納入各部門和單位專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)進(jìn)行考核。“四同步”：要將專項(xiàng)檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步檢查、同步總結(jié)驗(yàn)收。項(xiàng)目申報(bào)單位要堅(jiān)持將檔案管理和項(xiàng)目開展同布置、同整理，做到項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理同步進(jìn)行，保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整。同時(shí)將項(xiàng)目檔案納入項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收考核，對(duì)項(xiàng)目檔案不齊分散的項(xiàng)目單位，不予驗(yàn)收結(jié)題或推遲驗(yàn)收結(jié)題。
3．2建立健全專項(xiàng)檔案文件材料歸檔機(jī)制
按照國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)制定或修訂專項(xiàng)檔案文件材料的歸檔范圍和目錄，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。項(xiàng)目和建設(shè)與參與單位可參考《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》等，會(huì)同主管單位負(fù)責(zé)編制相應(yīng)種類的專項(xiàng)檔案歸檔范圍和管理辦法，進(jìn)一步完善專項(xiàng)檔案數(shù)字化、專項(xiàng)檔案立卷編制操作流程、專項(xiàng)檔案保管期限、專項(xiàng)檔案管理人員崗位規(guī)范、專項(xiàng)檔案的開發(fā)利用等工作制度。
3．3各負(fù)其責(zé)，分級(jí)管理
要加強(qiáng)專項(xiàng)檔案的集中統(tǒng)一管理，創(chuàng)新整合專項(xiàng)檔案資源，實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)檔案資源管理的新模式。探索建立專項(xiàng)檔案國家級(jí)—省級(jí)—建設(shè)單位三級(jí)統(tǒng)一的遠(yuǎn)程管理平臺(tái)，各項(xiàng)目單位可以充分利用該平臺(tái)，完成對(duì)專項(xiàng)檔案資料的報(bào)送，對(duì)項(xiàng)目文件資料的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交、保管、利用等全過程管控、監(jiān)督；各項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送檔案資料時(shí)，可按照歸檔要求向上級(jí)項(xiàng)目主管單位移交原件或復(fù)制件。根據(jù)專項(xiàng)檔案管理規(guī)定，制定項(xiàng)目材料歸檔分類方案，統(tǒng)一檔案裝具和項(xiàng)目檔案錄入格式等，完善檢查、考核機(jī)制，明晰項(xiàng)目管理部門和申報(bào)單位歸檔范圍和責(zé)任，建立和完善項(xiàng)目管理部門、項(xiàng)目建設(shè)單位歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進(jìn)中醫(yī)藥項(xiàng)目檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。
3．4發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)支撐功能
建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是檔案信息化的重點(diǎn)。（1）積極配合國家電子政務(wù)示范工程建設(shè)，開展項(xiàng)目文檔一體化管理模式的探索，包括項(xiàng)目建設(shè)人員與檔案人員管理一體化、紙質(zhì)項(xiàng)目文件與紙質(zhì)檔案管理一體化、電子文件與電子檔案管理一體化，將項(xiàng)目文件材料的動(dòng)態(tài)管理與檔案的靜態(tài)管理相結(jié)合，從中最大限度有效地加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的前端控制，同時(shí)更有效地通過前端過程控制保證歸檔文件的齊全、完整、系統(tǒng)。（2）通過對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過程文檔分類，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描，建立電子檔案目錄，形成電子文件自動(dòng)導(dǎo)入相應(yīng)專項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)將電子文件目錄通過專項(xiàng)檔案遠(yuǎn)程管理平臺(tái)上報(bào)有關(guān)項(xiàng)目管理部門，形成中醫(yī)藥專項(xiàng)電子檔案庫，以平臺(tái)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方式，支撐全國、各省中醫(yī)藥專項(xiàng)執(zhí)行監(jiān)督管理和跨省遠(yuǎn)程檔案查詢等業(yè)務(wù)，積極促進(jìn)檔案信息資源共享，提高檢索查詢效率，方便各單位、各部門查考和利用，為專項(xiàng)下一階段工作提供前端指導(dǎo)。
3．5保障專項(xiàng)檔案經(jīng)費(fèi)投入
摘 要：隨著不同行業(yè)的日益完善，人們的事業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展，祖國經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步，各個(gè)方面的檔案也日益增加，因此我國在檔案的統(tǒng)一管理中也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的腳步，將檔案收集范圍加以拓寬，促使專項(xiàng)檔案可以在這種發(fā)展形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的目的。所謂專項(xiàng)檔案簡(jiǎn)單的說是在社會(huì)發(fā)展中存在的大事，例如政治、文化等相關(guān)活動(dòng)，也包含某些突發(fā)性事故，例如突然流行的傳染性疾病，在發(fā)生處理的過程中，處理以后對(duì)檔案進(jìn)行整合，能夠?yàn)槿蘸蟀l(fā)展提供重要的參考依據(jù)，但是在日常生活中主要還是傾向于宣傳活動(dòng)。對(duì)此，本文以高校檔案管理作為主要論述對(duì)象，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。
關(guān)鍵詞：專項(xiàng)；檔案；優(yōu)化；整理
所謂專項(xiàng)工作檔案，簡(jiǎn)單的說是在社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)下形成了諸多的檔案，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提升，每天出現(xiàn)的事物也在日益增多，這些事情的發(fā)生并不是沒有用的，某些相關(guān)部門舉辦了重要的活動(dòng)，并且在每一次舉辦檔案整合的時(shí)候，都會(huì)為下一次的活動(dòng)帶來參考依據(jù)，因此開展專項(xiàng)工作檔案管理是必要的。
1 專項(xiàng)工作檔案整理的必要性
隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的日益發(fā)展下，社會(huì)中各項(xiàng)工作都得到了蓬勃的發(fā)展，與此同時(shí)也在某些會(huì)議、活動(dòng)等方面日益增加，其中某些活動(dòng)的記載，開展會(huì)議的時(shí)候所下達(dá)的相關(guān)文件，都成為了主要的社會(huì)資源，對(duì)存在的疾病及其社會(huì)事故做好了詳細(xì)的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現(xiàn)類似的現(xiàn)象，那么就會(huì)對(duì)有關(guān)檔案做好整合就可以了，隨著專項(xiàng)檔案的不斷發(fā)展，分門別類的把檔案做好科學(xué)的分配，這樣為今后查找?guī)矸奖?，檔案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現(xiàn)的時(shí)候采取合理的處理手段，進(jìn)而為日后社會(huì)發(fā)展帶來益處。
2 專項(xiàng)檔案整理存在的問題
2.1 專項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題
當(dāng)某些專項(xiàng)工作通過整理以后成為檔案以后，就會(huì)隨著時(shí)間的發(fā)展而不斷進(jìn)步，出現(xiàn)這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經(jīng)被沖破，這樣就變成了日?？梢蕴幚淼姆秶?，例如以前曾經(jīng)出現(xiàn)過的禽流感情況，對(duì)傳染病的檔案進(jìn)行編輯以后做好適當(dāng)?shù)墓芾?，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項(xiàng)檔案中逐漸轉(zhuǎn)變到關(guān)于醫(yī)學(xué)的傳感疾病中還沒有做好科學(xué)的明確。
2.2 專項(xiàng)檔案有名無實(shí)
在檔案的整理過程中，專項(xiàng)檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對(duì)專項(xiàng)檔案范圍的不熟悉，造成了專項(xiàng)檔案整理的有名無實(shí)，往往只整理記錄了，各項(xiàng)會(huì)議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會(huì)議計(jì)劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會(huì)相關(guān)事件的，影音文件、實(shí)況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項(xiàng)檔案文件的整理，就存在價(jià)值來說與普通檔案毫無區(qū)別。不能給社會(huì)的發(fā)展帶來更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因?yàn)闄n案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對(duì)及其容易懈怠，對(duì)檔案整理工作的懈怠，會(huì)導(dǎo)致檔案的不完整，整理時(shí)，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時(shí)代的腳步，這會(huì)給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機(jī)。
3 專項(xiàng)檔案管理問題的解決對(duì)策
3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?lì)
當(dāng)前，諸多人都認(rèn)為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機(jī)會(huì)變得尤為激烈，在檔案館崗位上設(shè)置不恰當(dāng)，忙閑出現(xiàn)不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進(jìn)，這樣就會(huì)在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發(fā)出更多的動(dòng)力，擁有適當(dāng)?shù)膲毫Σ拍軌驇硪庀氩坏降男Ч?。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進(jìn)取的現(xiàn)象，與此同時(shí)也要對(duì)某些愛崗敬業(yè)的館員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而創(chuàng)造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價(jià)值，為員工樹立正確的自信心。
3.2 環(huán)境激勵(lì)
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長(zhǎng)久下去對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)是不利的。
3.3 建立情感激勵(lì)機(jī)制
建立一支積極進(jìn)取的隊(duì)伍是相關(guān)部門發(fā)展的關(guān)鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關(guān)心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調(diào)動(dòng)人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標(biāo)，端正工作態(tài)度。
3.4 為專項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗
站在綜合檔案^的立場(chǎng)上，也可以認(rèn)為有不少活動(dòng)過程是由多個(gè)主體單位合作進(jìn)行的，實(shí)際上可以將客體看作是這種活動(dòng)過程的中心，而不是主體?！叭绻募?shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立時(shí)機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項(xiàng)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說，即使可以把不少活動(dòng)過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”等。
3.5 文件的分類
在整理專項(xiàng)工作檔案時(shí)，需注意以下三點(diǎn)：第一，原則上按文件的形成時(shí)間劃分年度。但也有一些例外，比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便；二是因?yàn)樵趯ｍ?xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來劃分整理檔案。
結(jié)束語
總而言之，專項(xiàng)檔案的出現(xiàn)是緊跟時(shí)代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據(jù)社會(huì)的需要，為社會(huì)帶來更多的益處，從多個(gè)角度整理出的檔案，從而為日后開展各項(xiàng)活動(dòng)提供重要的參考依據(jù)。與此同時(shí)，由于專項(xiàng)檔案的系統(tǒng)性管理能夠?yàn)楣芾淼恼w提供完善的升級(jí)，在社會(huì)發(fā)展的過程中，專項(xiàng)檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯(lián)系，并做好專項(xiàng)檔案的整理，將相關(guān)人員的文化素質(zhì)加以提升，確保檔案可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的目的。
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建立財(cái)政專項(xiàng)檔案的必要性
（一）財(cái)政專項(xiàng)檔案形成的特點(diǎn)
財(cái)政專項(xiàng)材料內(nèi)容廣泛?？蒲袉挝回?cái)政專項(xiàng)通常分基本建設(shè)、人才建設(shè)和科研輔助三大方面?；窘ㄔO(shè)又有儀器設(shè)備建設(shè)、基建和環(huán)境建設(shè)。因此，財(cái)政專項(xiàng)檔案材料形成情況比較復(fù)雜，涵蓋內(nèi)容廣泛，涉及科研單位幾乎所有檔案。如財(cái)政專項(xiàng)申請(qǐng)、執(zhí)行和驗(yàn)收過程中形成的一些文件涉及文書檔案，儀器設(shè)備建設(shè)涉及儀器設(shè)備檔案，基建和環(huán)境建設(shè)涉及基建檔案，財(cái)務(wù)收支涉及會(huì)計(jì)檔案，科研輔助的財(cái)政專項(xiàng)又涉及科研檔案，財(cái)政專項(xiàng)執(zhí)行過程中形成的照片還涉及照片檔案，等等。
財(cái)政專項(xiàng)執(zhí)行時(shí)間較長(zhǎng)。多數(shù)財(cái)政專項(xiàng)不可能在一年內(nèi)完成，一般要2～5年，少數(shù)則需要更長(zhǎng)的時(shí)間。
（二）現(xiàn)行財(cái)政專項(xiàng)歸檔管理辦法及弊端
現(xiàn)行的財(cái)政專項(xiàng)檔案分散在文書、科研、基建、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)等各種檔案中，缺乏系統(tǒng)性。這種歸檔方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各種檔案中，而且文書、會(huì)計(jì)等檔案是按年度歸檔，會(huì)計(jì)憑證還是按月裝訂，導(dǎo)致材料更加分散。因此要系統(tǒng)利用財(cái)政專項(xiàng)檔案難度較大，特別是項(xiàng)目驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)和上級(jí)檢查等情況下往往不能很快很及時(shí)地提供齊全的檔案。二是對(duì)財(cái)政專項(xiàng)檔案的歸檔情況無法進(jìn)行系統(tǒng)檢查監(jiān)督，如歸檔項(xiàng)目是否齊全和每一項(xiàng)財(cái)政專項(xiàng)中歸檔材料是否齊全等都無法監(jiān)管，導(dǎo)致一些項(xiàng)目或材料漏歸?？梢?有必要對(duì)財(cái)政專項(xiàng)檔案的歸檔和管理方法進(jìn)行全面改革，建立專門的財(cái)政專項(xiàng)檔案工作。
建立財(cái)政專項(xiàng)歸檔管理體系
（一）財(cái)政專項(xiàng)檔案歸檔管理體制的構(gòu)建
浙江省農(nóng)科院2007年建立了財(cái)政專項(xiàng)檔案管理體制，構(gòu)成如下：
1.組織體系：院檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督全院財(cái)政專項(xiàng)檔案的歸檔工作，并確定專人管理財(cái)政專項(xiàng)檔案。財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)財(cái)政專項(xiàng)工作的人員負(fù)責(zé)提供全院財(cái)政專項(xiàng)的有關(guān)信息，并負(fù)責(zé)全院財(cái)政專項(xiàng)匯總材料的歸檔。各研究所設(shè)有財(cái)政專項(xiàng)檔案兼職管理員，專門負(fù)責(zé)各研究所財(cái)政專項(xiàng)檔案歸檔的技術(shù)指導(dǎo)和管理未結(jié)束的財(cái)政專項(xiàng)檔案。財(cái)政專項(xiàng)執(zhí)行部門確定專人負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目檔案材料的收集、保管和歸檔工作。
2.歸檔制度：全院所有的財(cái)政專項(xiàng)無論資金數(shù)額大小均應(yīng)歸檔。財(cái)務(wù)處在下達(dá)財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目時(shí)必須同時(shí)落實(shí)財(cái)政專項(xiàng)檔案的歸檔任務(wù)。涉及院內(nèi)數(shù)個(gè)單位承擔(dān)的財(cái)政專項(xiàng)形成的綜合檔案由主持單位負(fù)責(zé)落實(shí)歸檔任務(wù)，相關(guān)的基建和儀器設(shè)備檔案由各參加單位自行歸檔。歸檔材料應(yīng)由執(zhí)行部門主要負(fù)責(zé)人審查簽字才能歸檔。財(cái)政專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)必須同時(shí)驗(yàn)收財(cái)政專項(xiàng)檔案。
3.歸檔時(shí)間：由于許多財(cái)政專項(xiàng)執(zhí)行時(shí)間長(zhǎng)，如果等項(xiàng)目結(jié)束后再歸檔，許多材料容易丟失，特別是原件丟失嚴(yán)重。因此，財(cái)政專項(xiàng)一經(jīng)立項(xiàng)必須于次年年初開始?xì)w檔，每年歸檔一次。
4.檔案管理：將財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案單獨(dú)作為一種檔案進(jìn)行管理。尚未結(jié)束的財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案由各處（室）、中心、研究所負(fù)責(zé)管理，已結(jié)束的財(cái)政專項(xiàng)項(xiàng)目綜合檔案及時(shí)移交到院檔案室保管。
（二）材料的收集、整理和制作
1.明確財(cái)政專項(xiàng)歸檔材料范圍
財(cái)政專項(xiàng)歸檔材料可分為財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案和業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案即在執(zhí)行財(cái)政專項(xiàng)過程中形成的科研、基建、財(cái)務(wù)等檔案，這些檔案按照各業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍進(jìn)行歸檔。
財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案歸檔材料范圍，包括財(cái)政專項(xiàng)申請(qǐng)、實(shí)施和驗(yàn)收過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、記錄、賬單、聲像等各種載體材料。
財(cái)政專項(xiàng)項(xiàng)目的申請(qǐng)材料：項(xiàng)目申報(bào)書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、可行性研究報(bào)告、批件、合同書等。
財(cái)政專項(xiàng)項(xiàng)目執(zhí)行中的材料：招標(biāo)投標(biāo)材料、政府采購確認(rèn)書、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、有關(guān)審計(jì)材料、財(cái)政專項(xiàng)整改材料（含申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、整改后的決算表）。相關(guān)硬件設(shè)施照片、發(fā)票復(fù)印件等。另行歸檔的基建、儀器設(shè)備和科研等檔案的移交目錄、卷內(nèi)目錄以及歸檔情況說明。
財(cái)政專項(xiàng)檢查中的材料：執(zhí)行情況匯報(bào)、工作總結(jié)、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)使用表和其他匯報(bào)材料。
財(cái)政專項(xiàng)驗(yàn)收材料：驗(yàn)收申請(qǐng)書、總結(jié)、績(jī)效評(píng)價(jià)全套資料、經(jīng)費(fèi)決算表、儀器設(shè)備等資產(chǎn)賬單、驗(yàn)收意見、會(huì)議記錄等。
2.財(cái)政專項(xiàng)檔案的制作
以件歸檔：因提倡財(cái)政專項(xiàng)一經(jīng)立項(xiàng)就開始?xì)w檔，因此歸檔工作是一項(xiàng)持續(xù)的工作。為便于歸檔和管理，財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案原則上以件歸檔。為便于保管和利用，件的大小可根據(jù)材料自然形成的規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系靈活掌握。同一時(shí)間形成的材料或性質(zhì)類似的材料可以適當(dāng)合并。如申請(qǐng)材料（項(xiàng)目申報(bào)書、可行性報(bào)告、批件等）可合為一件；驗(yàn)收材料可合為一件等。
立卷單位和題名：財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案一般以一個(gè)專項(xiàng)項(xiàng)目為立卷單位，案卷題名與財(cái)政專項(xiàng)項(xiàng)目同名。
年度歸檔方式：同一財(cái)政專項(xiàng)每年歸檔只是在原有的檔案盒中逐年加入新形成的材料，直至檔案盒裝滿，再另裝一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的順序一般按形成時(shí)間前后排列。備考表上注明每年歸檔的年份、件號(hào)和件數(shù)。
業(yè)務(wù)檔案的歸檔：財(cái)政專項(xiàng)所形成的科研、基建、儀器設(shè)備檔案可根據(jù)科研、基建、儀器設(shè)備檔案的要求進(jìn)行歸檔。
保管期限：財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案保管期限暫定為30年。
正確處理財(cái)政專項(xiàng)檔案與其他檔案的關(guān)系
原則是：在維持原有的各種檔案歸檔管理方法的基礎(chǔ)上，既要確保財(cái)政專項(xiàng)和各業(yè)務(wù)檔案材料歸檔齊全，便于管理和利用；又要減少重復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力和財(cái)力。
（一）財(cái)政專項(xiàng)檔案與文書檔案的關(guān)系
財(cái)政專項(xiàng)材料形成的文件留檔時(shí)多留一份打印（油?。┘?。文書檔案還是按原來的方法（打印件、發(fā)文稿加底稿）歸檔，以維持單位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件歸入財(cái)政專項(xiàng)檔案。
（二）財(cái)政專項(xiàng)檔案與基建、儀器設(shè)備檔案的關(guān)系
財(cái)政專項(xiàng)中許多經(jīng)費(fèi)是用于基建和購買儀器設(shè)備的，因此所形成的檔案也是財(cái)政專項(xiàng)檔案內(nèi)容的一部分，這些材料如果歸到財(cái)政專項(xiàng)檔案中，則基建檔案和儀器設(shè)備檔案就不系統(tǒng)、不健全，并且在查找時(shí)首先要分清該基建或儀器設(shè)備是否屬于財(cái)政專項(xiàng)，然后在不同的系統(tǒng)中查找，給查找增加了難度。同時(shí)基建和儀器設(shè)備檔案的管理利用有自身特點(diǎn)，歸到財(cái)政專項(xiàng)檔案中管理也不順暢。然而，這些基建或儀器設(shè)備檔案又是財(cái)政專項(xiàng)檔案的組成部分，特別是一些審批、審計(jì)、招投標(biāo)、免稅等材料在檢查財(cái)政專項(xiàng)時(shí)又常常要查閱，如果只歸基建、儀器設(shè)備檔案，不歸財(cái)政專項(xiàng)綜合卷，由于基建、儀器設(shè)備檔案歸檔材料內(nèi)容與財(cái)政專項(xiàng)有所不同，容易使財(cái)政專項(xiàng)申報(bào)、審批、決算及驗(yàn)收等方面的材料漏歸。
因此，作為以基建和購買儀器設(shè)備為主的財(cái)政專項(xiàng)的材料，分為財(cái)政專項(xiàng)綜合卷和基建、儀器設(shè)備檔案。其中基建或儀器設(shè)備檔案仍根據(jù)基建和儀器設(shè)備檔案原有的方法進(jìn)行歸檔。但是，在歸檔時(shí)要把已歸檔的基建、儀器設(shè)備檔案的移交目錄和卷內(nèi)目錄歸入財(cái)政專項(xiàng)綜合卷中，并標(biāo)出案卷號(hào)，以便查找。
（三）財(cái)政專項(xiàng)檔案與科研檔案的關(guān)系
與科研有關(guān)的財(cái)政專項(xiàng)：一是純科研的財(cái)政專項(xiàng)，二是包含基建、儀器設(shè)備等其他內(nèi)容?？蒲袡n案與財(cái)政專項(xiàng)檔案雖然屬于兩個(gè)范疇，但是純科研的財(cái)政專項(xiàng)全過程和步驟，以及材料實(shí)質(zhì)內(nèi)容和性質(zhì)與科研類似，因此作為純科研的財(cái)政專項(xiàng)，可以按照科研檔案的歸檔方法歸入科研檔案中，不需要另外再歸。而除科研外還包含其他內(nèi)容的財(cái)政專項(xiàng)，可以把科研、基建、儀器設(shè)備檔案按原有的方法歸入各類檔案中，再歸一份財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案，并把已歸檔的科研、基建、儀器設(shè)備檔案的移交目錄和卷內(nèi)目錄歸入財(cái)政專項(xiàng)綜合卷中，標(biāo)出案卷號(hào)，以便查找。
(四）財(cái)政專項(xiàng)檔案與會(huì)計(jì)檔案的關(guān)系
面對(duì)各項(xiàng)細(xì)化的測(cè)評(píng)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，能夠展示說明本校執(zhí)行情況的有力手段除了陪同評(píng)審組進(jìn)行實(shí)地考察、訪談?wù){(diào)查外，就是提供能供評(píng)審專家們參考、審核的支撐材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、方案、會(huì)議記錄、制度匯編、自查報(bào)告、合同協(xié)議、證書獎(jiǎng)牌、報(bào)紙期刊、照片、錄像、筆記、手稿、宣傳冊(cè)等等。四是階段性明顯。專項(xiàng)工作階段性很強(qiáng)，一般都是集中在一定時(shí)期完成，短的兩、三個(gè)月，長(zhǎng)的則會(huì)持續(xù)一、二年。在專項(xiàng)工作持續(xù)的這段時(shí)間文件材料集中形成，數(shù)量龐大。專項(xiàng)工作的特殊性決定了專項(xiàng)檔案材料形成的特殊性。
二、專項(xiàng)檔案的收集
專項(xiàng)檔案材料由于形成的時(shí)間、方式都不同于一般檔案材料，因此對(duì)它的收集必須因時(shí)、因地制宜。
（一）確定歸檔范圍根據(jù)前邊提到的專項(xiàng)檔案形成的四個(gè)條件，我們將需重點(diǎn)歸檔的專項(xiàng)檔案大致確定為：學(xué)校為完成某項(xiàng)重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動(dòng)，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個(gè)部門職責(zé)相近，習(xí)慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。
（二）歸檔責(zé)任專項(xiàng)工作小組成員是從各單位抽調(diào)而來的臨時(shí)人員，他們?cè)诠ぷ鹘Y(jié)束后，各回各家，檔案材料如不及時(shí)整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負(fù)責(zé)材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動(dòng)聯(lián)絡(luò)機(jī)制。檔案館專管員指導(dǎo)專項(xiàng)檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時(shí)登記、核對(duì)、催交、收存材料。
（三）歸檔時(shí)間如果是短期專項(xiàng)工作（如半年內(nèi)），在工作結(jié)束后一個(gè)月之內(nèi)移交歸檔；如果是長(zhǎng)期專項(xiàng)工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報(bào)檔案館備案；全部材料在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移送檔案館，重要材料原件可提前進(jìn)館，平時(shí)使用復(fù)制件。
（四）歸檔材料質(zhì)量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復(fù)印件。
（五）條件保障檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入學(xué)校專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立重要專項(xiàng)工作檔案跟蹤督查制度。
三、專項(xiàng)檔案的整理
一、事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理的意義
財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)于四個(gè)方面：一是響應(yīng)了國家法律的號(hào)召，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《會(huì)計(jì)法》等，這對(duì)國家相關(guān)單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業(yè)單位工作效率，在經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)下，單位資金管理逐漸呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多維化的特征，且網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的滲透使得傳統(tǒng)簡(jiǎn)明化的檔案管理辦法逐漸在子系統(tǒng)與細(xì)節(jié)處理方面呈現(xiàn)出一系列問題;三是益于單位管理者更準(zhǔn)確、快速的做出決策，清晰、如實(shí)的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財(cái)務(wù)計(jì)劃制定、預(yù)算編制、財(cái)務(wù)問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細(xì)分化、信息化、嚴(yán)格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內(nèi)部利益層面，檔案管理均具有深遠(yuǎn)意義。
二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理現(xiàn)狀
(一)檔案管理傳統(tǒng)化
互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下，檔案管理也需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。但目前許多事業(yè)單位尚未實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化模式，未能與數(shù)字化信息技術(shù)相接軌。這種傳統(tǒng)化主要表現(xiàn)為系統(tǒng)信息化和財(cái)務(wù)人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個(gè)別單位仍然沿用上世紀(jì)90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質(zhì)檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機(jī)操作，但缺少輸出設(shè)備;二是檔案管理人員老化，信息技術(shù)要求單位人員必須具有現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力，而當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理通常是準(zhǔn)退休人員，這在一定程度上導(dǎo)致單位難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員信息化。
(二)監(jiān)管片面化
監(jiān)管是單位防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)最直接、有效的手段之一。但事業(yè)單位當(dāng)下呈現(xiàn)出三方面不足：一是監(jiān)管設(shè)備落后，在大數(shù)據(jù)智能時(shí)代仍然采用手工簽字的事后監(jiān)管方式，顯然已經(jīng)落后于部分違規(guī)手段;二是違規(guī)代價(jià)小，公款私存現(xiàn)象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監(jiān)管，未延伸至任后;三是監(jiān)管主體只是財(cái)務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門，難以形成監(jiān)管的長(zhǎng)效化、常態(tài)化，甚至財(cái)務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門作后，監(jiān)管不能起到任何作用。
(三)專項(xiàng)資金使用不規(guī)范
事業(yè)單位中有兩種專項(xiàng)資金使用不規(guī)范現(xiàn)象：一是白條抵庫現(xiàn)象，這就使得財(cái)務(wù)賬面金額大于實(shí)際庫存現(xiàn)金，在一定程度上導(dǎo)致賬實(shí)不符，難以入檔，尤其此類現(xiàn)象發(fā)生在跨會(huì)計(jì)年度期間，檔案管理更加復(fù)雜;二是公款私存現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為?？钆矠樗接煤蛯？钆矠槠渌?xiàng)目用，這直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案賬證、賬實(shí)、賬賬均不一致，甚至出現(xiàn)跨項(xiàng)目入賬，使得檔案管理難度呈現(xiàn)幾何級(jí)增加。
三、規(guī)范和加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理策略
(一)搭建與維護(hù)信息管理平臺(tái)
信息系統(tǒng)平臺(tái)搭建主要著手于財(cái)務(wù)人員信息化和業(yè)務(wù)處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財(cái)務(wù)人員，實(shí)現(xiàn)新老交替，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)意識(shí)、法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí);部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案交接、保存、銷毀環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把控管理信息系統(tǒng)登錄權(quán)限，同時(shí)必須保障電子賬簿與紙質(zhì)賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓(xùn)單位老員工，加大繼續(xù)教育力度，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)能力和信息應(yīng)用能力，專業(yè)上鼓勵(lì)老員工帶新員工，信息系統(tǒng)操作上鼓勵(lì)新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術(shù)投入，加快實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實(shí)時(shí)獲取信息，增強(qiáng)電子檔案、電子賬簿在部門內(nèi)部的傳遞、使用頻率;強(qiáng)化內(nèi)部信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，組織開展部門信息科技治理、信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理、信息安全、信息系統(tǒng)開發(fā)以及測(cè)試和維護(hù)、信息科技運(yùn)行、信息科技外包等方面內(nèi)部控制，建立健全風(fēng)險(xiǎn)狀況的防范機(jī)制。
(二)創(chuàng)新監(jiān)管機(jī)制
檔案管理的規(guī)范與強(qiáng)化需要借助監(jiān)管機(jī)制的創(chuàng)新，這主要體現(xiàn)于三種機(jī)制創(chuàng)新：一是科技監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，積極拓展和提高計(jì)算機(jī)在檔案管理監(jiān)管領(lǐng)域的應(yīng)用和使用層次，搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)、稽核信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與對(duì)接，促進(jìn)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享與監(jiān)測(cè)，加快監(jiān)管信息系統(tǒng)建設(shè)，完善業(yè)務(wù)分類監(jiān)管模型，通過數(shù)據(jù)+模型分析的數(shù)據(jù)化監(jiān)管模式，查找線索、確定重點(diǎn)、精確范圍，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、動(dòng)態(tài)監(jiān)控。
二是聯(lián)動(dòng)監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，實(shí)施重大項(xiàng)目聯(lián)動(dòng)監(jiān)管機(jī)制，在部門間充分實(shí)現(xiàn)橫向、縱向的協(xié)調(diào)配合，共享監(jiān)督成果，一方面建立檢查聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理、會(huì)計(jì)、審計(jì)等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優(yōu)勢(shì)，共同參與項(xiàng)目檢查，形成監(jiān)督合力;另一方面建立監(jiān)管與業(yè)務(wù)部門間檢查成果的相互反饋機(jī)制，實(shí)現(xiàn)有效的互補(bǔ)。
三是違規(guī)機(jī)制創(chuàng)新，以經(jīng)濟(jì)審計(jì)為切入點(diǎn)，推進(jìn)監(jiān)督全覆蓋。積極穩(wěn)步推進(jìn)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作，使經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)從離任審計(jì)向任中審計(jì)，從事后監(jiān)督向事中、事前監(jiān)督的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)審計(jì)監(jiān)督的常態(tài)化、長(zhǎng)效化，促進(jìn)部門領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實(shí)基礎(chǔ)，另一方面要把握重點(diǎn)，有的放矢。以檔案流程設(shè)計(jì)為主線，突出重點(diǎn)機(jī)構(gòu)，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，突出重要環(huán)節(jié)，對(duì)不同部門歸檔時(shí)間、準(zhǔn)確性、分類有效性配以相應(yīng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化違規(guī)機(jī)制的目的性和針對(duì)性。
(三)建立健全檔案管理及其相關(guān)工作領(lǐng)域制度
檔案管理制度的強(qiáng)化和規(guī)范涉及的不僅僅是檔案管理部門，它還涉及到各類業(yè)務(wù)部門。因此，必須建立健全相關(guān)部門的管理制度。主要著手于以下三方面：一是專項(xiàng)資金管理制度，建立專項(xiàng)資金反饋制度，有結(jié)余或未投入項(xiàng)目的專項(xiàng)資金必須上交，將專項(xiàng)資金用于固定資產(chǎn)購置、工程項(xiàng)目改造等，必須統(tǒng)一按照單位會(huì)計(jì)制度進(jìn)行核算、核銷;二是積極落實(shí)《檔案管理辦法》，設(shè)計(jì)檔案歸檔流程，會(huì)計(jì)等相關(guān)部門自覺對(duì)信息分類，嚴(yán)格記錄檔案查詢、入檔、銷毀等環(huán)節(jié)，且一切記錄均要按照單位制度進(jìn)行備份;三是規(guī)范檔案管理程序，檔案管理的移交、存檔、銷毀等必須在部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行，如果存在只交接內(nèi)容、沒有明確義務(wù)與責(zé)任的情況，則要對(duì)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)、交接人員一并處罰。
關(guān)健詞：火力發(fā)電廠 基建 檔案達(dá)標(biāo)、規(guī)范管理
中圖分類號(hào)：TB857+.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
從對(duì)準(zhǔn)格爾電廠一期2×330MW新建工程、廣安電廠二期2×300MW、三期（2×600MW）擴(kuò)建工程、平海電廠一期2×1000MW新建工程、金堂電廠一期2×600MW新建工程、威信電廠一期2×600MW新建工程等發(fā)電工程項(xiàng)目檔案資料的收集和整編情況來看，主要影響檔案資料整編收集齊全的原因有：
1電廠領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作前期重視不夠，只重視工期、進(jìn)度，而對(duì)檔案工作未納入工作重點(diǎn)；
2檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有按照國家檔案局要求的“四個(gè)同時(shí)”開展工作；
3很多新建工程由于前期沒有兼職及專職檔案人員進(jìn)行檔案資料的收集，而兼職人員不知道收集什么，該收什么；
4參與設(shè)計(jì)單位多、雜，對(duì)各設(shè)計(jì)單位無統(tǒng)一檔案管理要求；
5參與建設(shè)的施工單位多，還有分包現(xiàn)象，對(duì)各施工單位統(tǒng)一檔案管理要求不夠；
6設(shè)備生產(chǎn)廠家多、對(duì)各設(shè)備生產(chǎn)廠家統(tǒng)一檔案管理要求不夠；
7涉及的政府部門多、批準(zhǔn)及取件時(shí)間長(zhǎng)；
8建設(shè)單位人員參差不齊，水平不一，對(duì)檔案管理的重視差距大；
9業(yè)主單位由多家投資，單位組成相互協(xié)作配合不夠密切；
10基建期建設(shè)單位各部門沒有配備兼職負(fù)責(zé)檔案管理的人員，使得所形成的資料不能及時(shí)收集歸檔。
通過對(duì)廣安電廠基建期檔案專項(xiàng)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收投產(chǎn)的情況看，只要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案人員負(fù)責(zé)落實(shí)，各參建單位認(rèn)真負(fù)責(zé)執(zhí)行，基建期各專工認(rèn)真執(zhí)行檔案規(guī)定，完全能搞好基建期檔案達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收。
廣安電廠是由華電集團(tuán)持股80%、四川巴蜀電力開發(fā)公司持股20%，按《公司法》和現(xiàn)代企業(yè)制度組建的獨(dú)立法人企業(yè)。公司于1996年6月成立，現(xiàn)已形成總資產(chǎn)27.9億元。公司實(shí)行董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，法人治理結(jié)構(gòu)完善，公司堅(jiān)持以創(chuàng)建“環(huán)保型、學(xué)習(xí)型，國際一流火電企業(yè)”為長(zhǎng)期戰(zhàn)略目標(biāo)，發(fā)揚(yáng)“團(tuán)結(jié)、開拓、務(wù)實(shí)、高效”的公司精神，以誠信創(chuàng)新的作風(fēng)面向市場(chǎng)，規(guī)范操作，先后獲得了四川省“重點(diǎn)建設(shè)先進(jìn)單位”、“最佳文明單位”、“社會(huì)治安綜合治理模范單位”、“天府杯優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)”，國電公司“電力建設(shè)無事故工程”、“安全文明生產(chǎn)達(dá)標(biāo)企業(yè)”、“雙文明單位”等30多項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)。
廣安電廠三期是在二期擴(kuò)建工程的基礎(chǔ)上由西南電力設(shè)計(jì)院進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，計(jì)劃建設(shè)兩臺(tái)600MW國產(chǎn)亞臨界燃煤發(fā)電機(jī)組，同步安裝煙氣脫硫裝置，以500千伏電壓等級(jí)接入系統(tǒng)，三期工程動(dòng)態(tài)總投資45.6億元； 標(biāo)志著廣安電廠240萬千瓦的裝機(jī)規(guī)模將得以實(shí)現(xiàn)；工程建設(shè)將標(biāo)志川渝兩省火電高峰建議的正式啟動(dòng)，將為兩省經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出成績(jī)，滿足電網(wǎng)負(fù)荷增長(zhǎng)，調(diào)整電源結(jié)構(gòu)，緩解電網(wǎng)豐枯供電矛盾，提高川渝電網(wǎng)調(diào)峰能力作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
華電集團(tuán)公司、廣安電廠、西南電力設(shè)計(jì)院等單位參加了5號(hào)、6號(hào)機(jī)的預(yù)驗(yàn)收工作，先后整編了近5200冊(cè)，由于5、6號(hào)機(jī)18個(gè)月完成發(fā)電，在工期緊，時(shí)間短、任務(wù)重，各配合單位多的情況下，對(duì)檔案整編及歸檔管理存在問題進(jìn)行了整改。
華電集團(tuán)公司、廣安電廠領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作很重視，在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案專業(yè)人員、檔案設(shè)備配置、數(shù)字化檔案館建設(shè)上給予很大的支持，參會(huì)人員觀看了PPT后很受鼓舞，認(rèn)為非常值得觀看，廣安電廠的現(xiàn)代化管理，是四川發(fā)電企業(yè)第一家、一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，網(wǎng)上瀏閱量大，利用率很高，完成了全公司6臺(tái)機(jī)全部檔案數(shù)字化管理工作，達(dá)到了遠(yuǎn)程在網(wǎng)上查閱，網(wǎng)上看圖，名列同行業(yè)前列，受到了參與人員的一致好評(píng)，
在各單位極積配合下搞好檔案達(dá)標(biāo)投產(chǎn)預(yù)驗(yàn)收整改工作，完工的基礎(chǔ)上，經(jīng)電廠申請(qǐng)，上報(bào)華電集團(tuán)、四川省檔案局，由省檔案局組織專家進(jìn)行檔案專項(xiàng)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收考核，參加單位如下：四川省檔案局、 廣安市檔案局、華電集團(tuán)公司、廣安電廠、西南電力設(shè)計(jì)院、施工單位、監(jiān)理單位組成達(dá)標(biāo)驗(yàn)收組，分小組按項(xiàng)目分項(xiàng)進(jìn)行打分，經(jīng)過各組的綜合評(píng)分如下：
1測(cè)評(píng)表及合同管理扣1分 2檔案不完整扣1分3檔案揭標(biāo)不準(zhǔn)確扣1分，4設(shè)備文件、檢修設(shè)備、無年檢設(shè)備記錄扣1分、5竣工監(jiān)理文件不規(guī)范扣1分，6項(xiàng)目檔案安全設(shè)施不齊扣0.5分，7數(shù)字化檔案館建設(shè)加分1分，8與同行業(yè)比配置2名專職檔案人員少，加0.5 分；
經(jīng)過檔案投產(chǎn)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收小組的綜合評(píng)定，同意檔案驗(yàn)收綜合得分為96分，達(dá)到了優(yōu)秀級(jí)。
針對(duì)火力發(fā)電廠基建期檔案存在的問題，主要采取以下對(duì)策和措施：
1針對(duì)電廠領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建期檔案工作前期重視不夠，國家檔案局要多辦檔案培訓(xùn)班，各級(jí)檔案部門要多強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性；
2檔案機(jī)構(gòu)不健全，各級(jí)檔案部門、檔案人員要多宣傳《國家檔案法》，大力宣傳“四個(gè)同時(shí)”；
3很多新建工程由于前期沒有專職檔案人員，進(jìn)行檔案資料的收集，而兼職人員不知道收集什么，各級(jí)檔案管理部門、各集團(tuán)公司要求廠家及時(shí)配備專職檔案管理人員；
4參與設(shè)計(jì)單位多、雜，對(duì)各設(shè)計(jì)單位無統(tǒng)一檔案管理要求，各集團(tuán)公司、檔案人員要及時(shí)提出統(tǒng)一檔案管理要求；
5參與建設(shè)的施工單位多，還有分包現(xiàn)象，對(duì)各施工單位統(tǒng)一檔案管理要求不夠，各集團(tuán)公司、檔案人員要及時(shí)提出統(tǒng)一檔案管理要求；
6設(shè)備生產(chǎn)廠家多、對(duì)各設(shè)備生產(chǎn)廠家統(tǒng)一檔案管理要求不夠，各集團(tuán)公司、檔案人員要及時(shí)提出統(tǒng)一檔案管理要求；
7涉及的政府部門多、批準(zhǔn)及取件時(shí)間長(zhǎng)，要求有專人跟蹤取件；
8建設(shè)單位人員參差不齊，水平不一，對(duì)檔案管理的重視差距大，檔案人員要加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳，并組織必要的檔案知識(shí)培訓(xùn)；
9.業(yè)主單位多由幾家公司投資，相互配合不夠，檔案人員要提出統(tǒng)一檔案收集歸檔、簽字等要求，要有專人跟蹤文件；
10.基建期建設(shè)單位各部門沒有配備兼職負(fù)責(zé)檔案的人員及時(shí)收集歸檔，極積建議和督促公司領(lǐng)導(dǎo)配備必要的檔案兼職人員；
通過此次檢查使我認(rèn)識(shí)到：
1進(jìn)一步完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一管理分級(jí)負(fù)責(zé)”；
2進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，作好統(tǒng)一協(xié)調(diào)，加強(qiáng)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平；
3進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，樹立重視檔案管理的氛圍；
4極積開發(fā)利用檔案資源，提高檔案利用率；
5要經(jīng)常性編研成果和成果，要定期對(duì)檔案制度進(jìn)行必要修編，讓檔案制度與企業(yè)的改革和發(fā)展同步，讓檔案充分為企業(yè)服務(wù)；
6要?jiǎng)?chuàng)造條件發(fā)揮檔案人員的極積性，規(guī)范獎(jiǎng)罰制度，提高積極性；
7加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，建全制度，有章可循，完善借閱歸還制度，確保檔案資料安全；
8加強(qiáng)檔案的收集，做到在開工前、施工中、完工后的文件形成及各個(gè)時(shí)期介入檔案資料的收集；
9對(duì)會(huì)議類資料文件的收集，要求會(huì)議組織方負(fù)責(zé)收集，及時(shí)崔歸檔，杜決歸檔的隨意性，確保歸檔的完整率；。
10要加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓他們向同行業(yè)檔案人員學(xué)習(xí)交流，不斷提高自己的檔案管理水平；
11要加強(qiáng)數(shù)字化檔案館建設(shè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案的各項(xiàng)流程工作，學(xué)會(huì)不同格式電子文件轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案辦公，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱、遠(yuǎn)程查看文件、圖紙等檔案管理知識(shí)。
參考文獻(xiàn)：
對(duì)檔案專業(yè)人員來說，做好工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項(xiàng)目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對(duì)資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實(shí)際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點(diǎn)的不同，造成檔案專業(yè)人員在進(jìn)入工程項(xiàng)目檔案管理這個(gè)行業(yè)時(shí)顯得尤為困難，而做好工程項(xiàng)目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業(yè)人員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話語權(quán)”不足。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語中叫做“前端控制”。在實(shí)際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對(duì)資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動(dòng)接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對(duì)紙張、字跡的要求上，對(duì)施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會(huì)高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話語權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項(xiàng)目檔案管理中，檔案員往往會(huì)淪為弱勢(shì)群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認(rèn)真做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識(shí)的同時(shí)，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項(xiàng)目的基本知識(shí)，對(duì)工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識(shí)融入工程項(xiàng)目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動(dòng)為主動(dòng)，打破工程項(xiàng)目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）
