時間：2023-08-20 14:47:29
序論：在您撰寫人事信息檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、醫(yī)院人事檔案的概念及其意義
（一）人事檔案是醫(yī)院有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件資料。醫(yī)院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個人經(jīng)歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業(yè)技術(shù)人員開展科研、新技術(shù)新項目的應用、職稱晉升等方面的內(nèi)容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動情況。
（二）人事檔案既是真實反映職工個人經(jīng)歷的依據(jù)，也是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，更是單位及有關(guān)部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據(jù)。人事檔案工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。
二、現(xiàn)行人事檔案管理工作中存在的主要問題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規(guī)范管理
在數(shù)字化、網(wǎng)絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現(xiàn)代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現(xiàn)象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財務部門管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現(xiàn)行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發(fā)利用。
2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)對人事檔案的科學管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務
（一）數(shù)字化為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個人信息存在著較多的交叉或重復，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內(nèi)容，既可以優(yōu)化人事檔案信息，也有利于節(jié)約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。
2.充分發(fā)揮目前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部已運行成熟的醫(yī)院信息化系統(tǒng)（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現(xiàn)有資源，提高服務性能。
（二）利用現(xiàn)代信息化管理手段，實現(xiàn)人員信息資源共享，建立結(jié)構(gòu)完整、操作便捷、系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性能較高的人事檔案管理系統(tǒng)
1.計算機管理檔案具有協(xié)作性、開放性，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時還可利用計算機判別、診斷、篩選的功能進行檔案鑒定工作。
2.運用計算機進行人事檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，極大地提高了工作效率。
關(guān)鍵詞：信息時代；高職院校；人事檔案
引言
人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會發(fā)展需求的雙重作用促使學校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務體系。
1更新管理理念，適應信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當前社會經(jīng)濟發(fā)展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務的理念，打破學校的邊界，擴大檔案服務范圍，利用檔案資源優(yōu)勢建立動態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實現(xiàn)自動化、智能化管理，以供相關(guān)部門的參考與使用。
2建立檔案管理標準，推動信息資源共享
在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標準，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應根據(jù)國家相關(guān)標準，對電子檔案進行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規(guī)范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關(guān)管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》等，高職院校應基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標準化體系，加強信息系統(tǒng)安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務性標準規(guī)范。業(yè)務性標準規(guī)范是基于業(yè)務處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語標準及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設中形成的術(shù)語標準、資源標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應根據(jù)業(yè)務需要，對檔案內(nèi)容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標準規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風險也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網(wǎng)絡技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡服務平臺
以單機和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應用需求，難以從社會化服務的角度體現(xiàn)檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應積極引入網(wǎng)絡技術(shù)，打造開放性的網(wǎng)絡服務平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯(lián)系，推進人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡服務平臺建設中，應依托網(wǎng)絡技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡服務平臺的使用范圍。技術(shù)人員應根據(jù)高職院校人事檔案管理特點，明確網(wǎng)絡站點的目的以及用戶的類型；利用關(guān)鍵信息，如學生的基本資料、學科成績、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡服務平臺的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡服務的精準性［2］。（2）確定服務對象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場競爭以及企業(yè)人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡服務平臺的整體風格，兼顧不同服務對象的信息查詢與應用的需要，體現(xiàn)個性化服務特點。（3）完善服務平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過界面指導實現(xiàn)身份錄入，進而啟動人事檔案網(wǎng)絡服務平臺，實現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護相關(guān)人員隱私；用戶服務，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺
在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢難以轉(zhuǎn)化為實際的應用價值。在大數(shù)據(jù)背景下，學?？梢岳镁W(wǎng)絡系統(tǒng)平臺，將檔案轉(zhuǎn)化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢，并預測發(fā)展方向。這無論是對于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對檔案信息進行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲的主要方式?；诖耍瑢W?？梢詫㈦娮有畔浫刖W(wǎng)絡平臺，并根據(jù)相應標準建立數(shù)據(jù)庫，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護機制，彌補信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫安全性，確保相關(guān)模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫的管理與維護中，高職院校應引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計、編研等功能，打造自動化數(shù)據(jù)處理平臺，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會發(fā)展需求，對人事檔案信息進行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平
在信息時代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型的過程中，對人才的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，打造專業(yè)化的檔案管理隊伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術(shù)層面難以適應信息化管理環(huán)境，在思想認識層面也缺乏服務意識，導致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動的服務體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的機遇，實現(xiàn)對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實、系統(tǒng)、安全是人事檔案質(zhì)量的基本要求，而要想達到這一標準，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應根據(jù)國家檔案管理的基本要求對其職業(yè)責任建立標準，通過思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負責任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來。（2）培養(yǎng)管理人員的團隊合作精神。隨著檔案資源的開發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個管理人員都應該在履行自身職責的同時，兼顧整體管理效果，并通過團隊合作不斷完善檔案服務體系。基于此，高職院校應加強管理團隊培養(yǎng)，利用團隊合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強信息化管理技術(shù)技能的訓練。高職院校應依托當前信息化檔案管理平臺，為管理人員提供技術(shù)技能訓練指導，例如結(jié)合專門的檔案管理軟件為管理人員設計技術(shù)培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務意識與服務能力。檔案管理本身具有濃厚的服務色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應立足檔案管理的服務功能，對管理人員的思想觀念進行引導，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務角度重新定位人事檔案管理工作；結(jié)合學校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務納入教育教學管理工作的各個環(huán)節(jié)，并在實踐中驅(qū)動管理人員改善服務；利用績效評價評估社會體系建設效果，檢驗管理人員的服務能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會服務職能。
關(guān)鍵詞:新時期;人事檔案管理;信息化建設
人事檔案就是對企事業(yè)單位的信息資源進行管理,當前社會經(jīng)濟以及信息技術(shù)快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實現(xiàn)良好的發(fā)展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應當前社會發(fā)展的實際需要,因此應積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進人事檔案實現(xiàn)信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發(fā)展的實際需要。
一、人事檔案管理信息化建設的意義
當前信息技術(shù)發(fā)展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經(jīng)歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設成為發(fā)展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術(shù)為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡技術(shù)進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學的依據(jù)。同時,實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現(xiàn),促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權(quán),這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網(wǎng)絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。
二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策
1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度
當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統(tǒng)進行動態(tài)化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現(xiàn)的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實際情況出發(fā),循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設與發(fā)展。
2.加強信息化軟件的開發(fā)力度
人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現(xiàn),因此應檔案管理以及科學技術(shù)人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對各種操作系統(tǒng)進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設時,應注重管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質(zhì)量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。
3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關(guān)知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。
4.做好人事檔案的安全管理工作
由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限,保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進行,實現(xiàn)人事檔案的安全管理。
三、結(jié)束語
當前社會經(jīng)濟以及信息技術(shù)快速發(fā)展,計算機技術(shù)被廣泛的應用到社會生產(chǎn)及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術(shù)也得到了普及,實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進了人事檔案管理效率的提升。
參考文獻:
[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析口].科協(xié)論壇(下半月),2013.14(11):148一149.
[2]都小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究田.辦公室業(yè)務,2012.11(15):142一143.
一、人事檔案管理中存在的問題
人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動過程時在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，真實和客觀地記錄和反映了個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系以及個人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當前人事檔案中普遍存在問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1、領導對人事檔案管理的重要性認識不足
領導對人事檔案管理重視不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當一部分領導在認識上存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調(diào)、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠然檔案存在的問題也不會解決，其辦公場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作投入不足，因此，嚴重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業(yè)務不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太熟悉，難以適應人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強
根據(jù)國家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動、就業(yè)、報考公務員、考研等，個別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的?；蛘呤菫榱烁偲篙^高級領導職位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，使檔案管理制度的嚴肅性、真實性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時收集各部門、科室應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時對材料鑒別歸檔；對檔案材料內(nèi)容未認真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。
干部職工對人事檔案認識不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料留在個人手中，認為自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動日漸頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時帶來不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場經(jīng)濟發(fā)展要求
隨著我國經(jīng)濟發(fā)展、科學技術(shù)和文化的進步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動等特點，致使人事檔案管理部門要經(jīng)常更新人事信息，要與人事信息的變動保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質(zhì)版人事檔案為主要管理對象的實體管理模式，使得人事信息的更新相當困難，無法與現(xiàn)代人事信息的變動保持同步。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設仍處于初步階段，存在諸多問題，如領導及人事檔案管理人員信息化建設意識淡??；人事檔案管理信息化建設投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎薄弱等等，這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設和發(fā)展進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發(fā)揮，應該引起有關(guān)單位或部門領導的高度重視。
三、如何實施人事檔案管理信息化建設
1、提高領導對檔案信息化建設重要性認識
領導要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設，要樹立思想決定行動，要認識到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設而言，一方面，只有進一步提高領導對其重要性認識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位有關(guān)人員對人事檔案管理信息化建設的意識，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，使人事檔案管理工作由單一服務職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強綜合服務職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設的投入
俗話說物質(zhì)決定意識。實現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開思想基礎，又離不開物質(zhì)基礎，只有人事檔案管理信息化建設的物質(zhì)投入，才能確保人事檔案管理信息化建設的最終實現(xiàn)。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時要根據(jù)單位自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領域中新的經(jīng)濟增長點。此外，單位或部門還應充分挖掘自身內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設相關(guān)的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設的進度，又大大降低了資本投入。
3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設隊伍
以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設隊伍，實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設隊伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價值和功能。樹立單位培養(yǎng)復合型人才意識，定期組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容；培訓要有實效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識，又精通信息化技術(shù)。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識技術(shù)視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設的實現(xiàn)貢獻出自己的力量。
4、實現(xiàn)人事檔案信息“三化”
通過實施人事檔案管理信息化建設工程，最終實現(xiàn)的目標是“三化”。即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務利用網(wǎng)絡化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，是為了改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對象的實體管理模式，實現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，應以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計算機，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。此外，為了便于查詢，還應對檔案資料規(guī)整分類，實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理。所謂服務利用網(wǎng)絡化，是指借助于計算機網(wǎng)絡這一媒介實現(xiàn)人事檔案管理信息化，為單位內(nèi)部實現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺。管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設的又一發(fā)展目標。人事檔案管理的最終實現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應掌握最基本的管理知識，還要掌握先進的計算機網(wǎng)絡技術(shù)。只有實現(xiàn)檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會達到其目的。
1.傳統(tǒng)人事檔案管理的信息化沖擊。醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理多采用手工管理的方式，紙質(zhì)材料的收集、整理、組卷、歸檔是檔案管理工作的主要內(nèi)容。醫(yī)院大量的紙質(zhì)檔案還沒有完全實行信息化管理，在建立索引數(shù)據(jù)和檔案信息登記時還依靠手工操作，檔案資料查詢使用上會耗費很大時間和人力。同時，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院人事管理過程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息諸如電子文檔、影像資料、網(wǎng)絡新聞報道等多種信息類型，也需要得到分類收集、整理和歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理方式很難適應大數(shù)據(jù)環(huán)境下對工作效率和時間效益的較高要求，也很難實現(xiàn)新的信息流、數(shù)據(jù)源的存儲、提取和使用，醫(yī)院人事檔案管理急需加快信息化實現(xiàn)進程。2.醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)特征。醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息好比一個水池，不同種類的信息就是各種顏色的水流，目前來看，這個水池越來越大，匯入不同的信息流種類越來越多、數(shù)量也越來越大，因此醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出信息量大、信息種類多的特征。隨著醫(yī)改的深入，醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)日益復雜多樣，人員數(shù)量也在與日俱增，同時由于專業(yè)類別不同、編制類別差異、科室情況區(qū)分等原因在各個職能部門管理過程中所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量龐大。醫(yī)院工作人員的基本信息變動、學習學位信息變動，以及頻率較高的職稱晉升工作、崗位聘任工作工作、職工獎懲工作、考試考核、評先評優(yōu)工作等都會產(chǎn)生不同種類的信息，其中包括紙質(zhì)資料，也包括電子信息，使得檔案信息種類增多。3.醫(yī)院人事檔案管理信息化的重要性。檔案的價值在于利用，人事檔案管理應為人事管理服務。人事檔案作為記錄醫(yī)院工作人員個人履歷、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的載體，是醫(yī)院人力資源開發(fā)、人事決策、職稱評審、人員獎懲等人事管理工作的重要依據(jù)。面對海量且種類繁多的人事信息，傳統(tǒng)的檔案管理方法依靠人工翻閱檢索等方式，費時費力，重復勞動多而且容易出錯，顯然對于這些人事管理工作中人員相關(guān)信息的提取利用造成很大程度上的效率低下，同時也使得人員信息更新速度和信息收集范圍有限，人事管理的檔案材料參考價值受到很大限制。因此，實現(xiàn)人事檔案管理信息化顯得尤為重要。
二、醫(yī)院人事檔案管理信息化過程中存在的問題
1.基礎信息數(shù)據(jù)不夠完整。由于人員結(jié)構(gòu)復雜，醫(yī)院只對部分有編制的人員具有檔案管理權(quán)，大量編外人員實行人事，其人事檔案則由人社部門指定的機構(gòu)代為管理。這就造成醫(yī)院所掌握人員信息不夠完整，而醫(yī)院的人事管理工作是針對包括人事職工在內(nèi)的全院職工而言，每次需要查閱非在編人員檔案信息時只能由人事檔案工作人員去相關(guān)機構(gòu)查閱，這極大阻礙人事檔案管理信息化進程，也極耗費的人力、物力和財力。同時，由于醫(yī)院檔案管理缺乏行之有效的規(guī)章制度，工作人員在收集信息過程中欠缺一定的規(guī)范性，難免會出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象，容易造成信息數(shù)據(jù)的不完整。2.諸多信息數(shù)據(jù)源對接困難。在醫(yī)院人員管理過程中，人事部門所掌握的信息主要涉及工作人員個人基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、黨團關(guān)系、工資表等信息，而其他信息則掌握在其他相關(guān)部門。如醫(yī)務處對醫(yī)療人員能開展的手術(shù)級別、手術(shù)并發(fā)癥發(fā)生率、對口支援情況、外出進修情況等信息，護理部掌握著各護理單元中護理人員的考核情況、服務評價等信息，繼續(xù)教育部門掌握著醫(yī)務人員的不同類型的考試考核頻次、考核結(jié)果等信息，質(zhì)控部門掌握著各個科室質(zhì)量管理情況，院感部門掌握著各個科室的感控情況，科研處掌握著職工的科研信息，另外還有職工管理過程中產(chǎn)生的其他信息掌握在其他部門。這些都是醫(yī)院工作人員評價的重要依據(jù)，卻分散在各個部門，沒有實現(xiàn)信息交流，聯(lián)通互動，造成人員信息完整度差，各種信息數(shù)據(jù)也很難實現(xiàn)對接，進一步增大了這些信息的利用難度。3.基礎配備不到位。在人員配置方面，醫(yī)院人事檔案管理人員往往是超負荷工作，很難達到每一千人配備一個專職檔案管理員的標準，同時，人事檔案管理人員長期習慣于傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案管理信息化的理念不夠強，而且很少掌握信息統(tǒng)計和整理的方法和技術(shù)；在硬件設施方面，各種檔案信息的采集整理需要不同的工具來進行，采用不同的載體來儲存，而醫(yī)院往往鮮少在這方面進行全方位資金支持；在軟件系統(tǒng)方面，雖然信息資源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及檢索和開發(fā)利用上缺乏行之有效的系統(tǒng)支持，由于不同醫(yī)院的具體情況各不相同，目前并沒有一個適用于不同需求的檔案管理系統(tǒng)，因此軟件系統(tǒng)就需要根據(jù)各自實際進行開發(fā)，而這往往需要很長時間的探索和試用才能夠?qū)崿F(xiàn)。
三、大數(shù)據(jù)為醫(yī)院人事檔案管理信息化提供依托
1.大數(shù)據(jù)帶來人事檔案信息來源渠道增加。在醫(yī)院管理過程中，會產(chǎn)生大量與人員有關(guān)的信息數(shù)據(jù)。如醫(yī)德考評會體現(xiàn)醫(yī)務人員的醫(yī)德品行狀況，進修培訓情況會體現(xiàn)工作人員的技能水平提升情況，理論考核、技能考核等可以體現(xiàn)工作人員的理論掌握水平和操作能力，科研課題、情況會體現(xiàn)工作人員的科研水平，院內(nèi)外評先評優(yōu)、社會兼職等可以體現(xiàn)工作人員的社會價值，等等這些信息的大量產(chǎn)生，都可以作為完善人事相關(guān)檔案信息的來源，會極大豐富醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)，作為實現(xiàn)全方位評價人才的重要依據(jù)，為人力資源管理提供相應參考價值。2.大數(shù)據(jù)有助于實現(xiàn)人事檔案信息實用價值。大數(shù)據(jù)帶來的人事檔案信息的豐富，會是醫(yī)院管理的巨大無形財富。通過匯集、整合各種信息數(shù)據(jù)，形成全面豐富的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，變被動整理檔案材料為主動挖掘檔案信息價值，主動為人力資源管理和開發(fā)提供服務。例如可以將個人手術(shù)視頻、個人典型病例報告、科研專項進展等個性化內(nèi)容納入職工個人人事檔案，更加側(cè)重對專業(yè)技術(shù)、科研教學等信息的收集，豐富人事檔案內(nèi)涵。通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，醫(yī)院將不同種類信息數(shù)據(jù)進行處理，進行數(shù)據(jù)分析，能夠深入挖掘人事檔案的價值，有效利用各種檔案信息資源，對醫(yī)務工作者實現(xiàn)更全面的評價，從而實現(xiàn)適才適用，以至于更精準的開發(fā)人才資源，更好地服務患者，更大程度的去造福社會。
四、大數(shù)據(jù)視角下實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化舉措
1.樹立大數(shù)據(jù)信息管理理念。醫(yī)院應樹立為培養(yǎng)人才服務的檔案觀，以大數(shù)據(jù)視角推進醫(yī)院人事檔案管理信息化的頂層設計，從醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃角度而不僅僅是人事檔案管理角度來實現(xiàn)人事檔案管理信息化。通過進行頂層設計，提高人事檔案管理的地位，實現(xiàn)人事、醫(yī)務、護理、繼教、科研、質(zhì)控等多個部門協(xié)同合作，將人事檔案管理信息化納入到醫(yī)院信息化建設的過程中，以大數(shù)據(jù)的視角，來增強各個部門大數(shù)據(jù)信息管理意識，推動檔案管理方式創(chuàng)新，加快檔案管理信息化進程。2.形成聯(lián)通互動及時更新的大數(shù)據(jù)平臺。面對龐大的數(shù)據(jù)源，醫(yī)院應當在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中構(gòu)建數(shù)字化大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺，發(fā)揮醫(yī)院信息科職能的同時，引進專業(yè)的大數(shù)據(jù)信息管理團隊，研發(fā)適合醫(yī)院實際情況的信息系統(tǒng)，使各部門、科室產(chǎn)生的各種文字、圖片、影像等資料得到及時的匯集整理，構(gòu)建科學合理、分類明確的數(shù)據(jù)庫。利用好醫(yī)院已有的信息系統(tǒng)，通過技術(shù)升級，將醫(yī)院現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等實現(xiàn)數(shù)據(jù)抓取甚至實現(xiàn)對接，將極大豐富人事管理信息。同時需要注重信息收集的方式的優(yōu)化，加快將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子檔案的步伐，通過疊加專有電子水印和電子簽章保持檔案信息的完整性和真實性，提升提取信息的時間效益。另外，人員信息數(shù)據(jù)及時更新也十分重要，相關(guān)部門需配備專職信息統(tǒng)計人員，及時整理和上傳各種數(shù)據(jù)。同時，在信息檢索研發(fā)方面，要做好意見征求工作，提高信息屬性和檢索字段的實用價值，在將相關(guān)信息做好保密工作的同時，使查詢條件更具靈活性，輸出報表更符合實際需求，以便于醫(yī)院及相關(guān)部門實現(xiàn)更加便捷有效的人員信息檢索和利用。3.完善支持保障措施。在人員支持方面，應組織人事檔案管理人員以及各部門相關(guān)信息統(tǒng)計人員進行專業(yè)培訓，或去有先進經(jīng)驗的醫(yī)院參觀學習，增加溝通交流和技能提升的渠道，不斷掌握新技術(shù)和新知識，提升相關(guān)人員的信息管理能力和水平，加快構(gòu)建新型人事檔案管理團隊，提升人事檔案管理隊伍的層次。在硬件支持方面，醫(yī)院應加大資金投入，為檔案管理部門配備數(shù)據(jù)記錄必要的計算機、刻錄機、復印機、數(shù)碼相機、微縮相機、掃描儀和存儲服務器等設備，同時為信息科配備大容量的伺服器，為軟件信息系統(tǒng)提供最大程度的支持。在制度建設方面，醫(yī)院應制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)程，嚴格按照操作規(guī)范來錄入、修改、和歸檔、更新信息，將制度化和標準化建設貫穿到醫(yī)院人事檔案管理信息化的全過程中，從制度上減少隨意篡改、刪除檔案的可能性，重視考核和追責，確保人事檔案在信息化過程中仍能安全有序。在信息安全方面，應加強人事檔案信息的保密性管理，嚴格權(quán)限設置，實現(xiàn)信息系統(tǒng)操作記錄歸檔和定期審核，提高風險防范意識，嚴肅流程管理和交接制度；另外，需要通過提高數(shù)據(jù)庫的防護水平，及時做好數(shù)據(jù)備份和防火墻提升等工作。
參考文獻：
[1]吳倩.醫(yī)院人事檔案信息化管理[J].蘭臺內(nèi)外，2018(11)下:68.
[2]陳康.大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理芻議——以公立醫(yī)院為例[J].辦公室業(yè)務，2019(03)上:136-137.
一、 現(xiàn)階段人事檔案管理分析
（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高的檔案管理技能，同時對于計算機及網(wǎng)絡技術(shù)的要求較高?，F(xiàn)實中從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)主業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術(shù)多數(shù)僅限于簡單的應用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導致在建設信息化的人事檔案過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入。
信息化建設過程中的安全風險是難以規(guī)避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔的風險。在信息化人事檔案的建設中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴重的后果?，F(xiàn)階段對于人事檔案管理中的安全風險認識不足，存在的安全隱患較多。
體制機制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，人事檔案管理工作設施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導致了人事檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動力。在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設實施綱要》已經(jīng)頒布并實施了一段時間，但是落實不足，也沒有相關(guān)的檔案管理細則以供參考。因此很多單位內(nèi)部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，人事檔案信息化建設長期停步不前，多數(shù)單位的人事檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐上。
（二）人事檔案信息化管理的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時期發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，人事調(diào)整，人員成果不能及時反映到紙質(zhì)檔案上，?е氯聳碌蛋賦戮桑?信息準確性不高，而且難以對紙質(zhì)人事檔案進行全面監(jiān)控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實現(xiàn)人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、檢索效率低，而且反復查閱還會造成對紙質(zhì)檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立相應的人事檔案信息庫及檢索目錄，可以大大提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省人力、物力。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質(zhì)檔案的作用在人力資源的管理中經(jīng)常被忽略。但是經(jīng)過信息化建設的檔案管理能實現(xiàn)快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調(diào)整和人力資源配制提供依據(jù)。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協(xié)調(diào)工作可以有效地提高整體工作效率，對于提高資源的整合能力具有突出作用。
二、人事檔案信息化建設措施分析
（一）增強安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權(quán)限。其次，無關(guān)移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級。最后，內(nèi)部網(wǎng)絡特別是存儲管理網(wǎng)絡不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體來看應制定詳細的檔案管理規(guī)章制度和懲罰手段，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。
（二）重視系統(tǒng)的定期維護。人事檔案的信息化管理是一個動態(tài)的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎。其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識，委派專職人員對數(shù)據(jù)庫進行信息更新和系統(tǒng)維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。
（三）重視人事檔案的利用。人事檔案信息化建設主要包括以下幾個部分：人事信息收集和統(tǒng)計、數(shù)據(jù)日常維護、信息檢索和統(tǒng)計分析。在信息收集和統(tǒng)計過程中應對工作人員按照工作性質(zhì)進行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據(jù)人事部門和組織部門在人員入職、培養(yǎng)和工作中的具體表現(xiàn)建立個人電子檔案，主要包括學歷、社會關(guān)系、業(yè)務能力和獎懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進行比對、同時在離退休人員辦理手續(xù)的過程中也能提供全面詳盡的信息。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理信息化；問題；對策
中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-254-01
一、人事檔案管理信息化的內(nèi)涵
隨著時代的發(fā)展，人事檔案的管理方法不能墨守陳規(guī)，必須要充分利用高科技信息技術(shù)來豐富手段與方法，比如說信息化管理就是一個典型的方法。但是在人事檔案信息化管理的過程中，卻很容易出現(xiàn)問題，例如，信息沒有及時更新，檔案管理的內(nèi)容沒有隨著信息的變化而做出調(diào)整，因此，人事檔案要進行不斷的創(chuàng)新，以適應不斷變化的信息情況，針對信息化管理過程中出現(xiàn)的問題找出根本性的原因，完善檔案管理工作。除此之外，還要充分利用人事檔案，方便工作人員信息的采集和整理，為人事工作提供方便。
二、人事檔案管理現(xiàn)狀分析
在現(xiàn)實生活中，人事檔案的管理占據(jù)著舉足輕重的地位。我們要重視它?？墒橇钊藫鷳n的是，它被很多人忽視了。這深層次的原因值得人們?nèi)ド钏?。原因是工作單位說這起不到特殊作用，所以對它的管理也就松懈了，與此同時，人事檔案管理人員工作低，工作分心，不專業(yè)，出現(xiàn)兼職情況。最終導致工作單位沒有安排專業(yè)人員做好這項工作，人事部門的工作效率低下，而且經(jīng)常出現(xiàn)錯誤等很多問題。我們要解決這個問題就必須要重視它，安排一些高端人員來做這項工作，要利用好網(wǎng)絡，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來操作這項工作，用它來取代傳統(tǒng)的查詢?nèi)耸聶n案信息的方式。在人事檔案管理上，我們也要與時俱進，開拓創(chuàng)新，不斷取得新發(fā)展，隨著科技的發(fā)展而發(fā)展。人事檔案管理的工作應該由檔案學專業(yè)人才來從事，但是，從現(xiàn)在的情況來看，許多人事檔案管理工作人員都是非科班出身，基本上都是單位其他部門的工作人員兼任，因此在人事檔案管理上容易造成分心和注意力不集中的現(xiàn)象，甚至缺乏必要的崗前培訓，這樣就容易在檔案管理工作中出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象；最后，單位的人事檔案管理部門得不到領導的重視，工作人員的工作水平比較低，缺乏工作的積極性，很多員工都是以檔案管理部門為跳板，最后調(diào)任到其他部門。
三、人事檔案信息化管理創(chuàng)新思路
（一）增強網(wǎng)絡與現(xiàn)代管理的手段
互聯(lián)網(wǎng)的運用和普及也要求人事檔案采取網(wǎng)絡管理的模式，合理運用網(wǎng)絡管理可以說是非常安全的，可以把人事檔案進行歸類存檔，增加資料記錄的條理性和有序性，把雜亂無章的員工檔案進行有序分類，并及時保存，不占用空間。網(wǎng)絡管理還可以及時刷新檔案記錄的信息，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。
（二）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的意識
管理意識和管理的責任感對于人事檔案管理工作是十分重要的。但是，由于種種原因，很多從事人事檔案管理的工作人員缺乏管理的意識的高度的社會責任感，因此，樹立工作人員的管理意識和高度的責任感是當務之急。首先，到對人事檔案管理工作人員進行崗前培訓，對工作人員進行專業(yè)知識的傳授和教育，強化工作人員正確管理檔案的工作方法，并告知檔案管理工作對于用人單位和其他組織的重要性，使工作人員認識到利害關(guān)系，樹立起高度的集體責任感和責任心；其次，要完善相關(guān)激勵機制，對人事管理工作賞罰分明，通過合理的激勵機制來調(diào)動工作人員的積極性。再次，要定期開展對檔案管理工作人員的業(yè)務培訓工作，尤其是計算機信息技術(shù)的培訓，因為實現(xiàn)管理信息化主要是通過計算機來作為載體的；最后，要做好對檔案工作管理人員進行權(quán)利與義務的法治教育工作，使工作人員尊重他人隱私權(quán)，做好檔案信息的保密工作。
（三）完善和強化信息化管理機制
檔案的信息化管理需要一定的制度來進行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進行工作，在工作過程中，嚴格做好每一項工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規(guī)定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對一些有漏洞的制度進行糾正，保持制度的嚴密性。同時，檔案信息的保密工作是十分重要的，要對每個檔案進行密碼鎖定，密碼也要讓專門保存，不能透漏給他人，還要安裝一個殺毒軟件，對檔案進行定時的消毒，防止一些病毒的侵入。
（四）創(chuàng)新人事檔案信息化管理方式
現(xiàn)在的人事檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化，運用高科技設備進行檔案管理，采用獨立的系統(tǒng)進行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預測、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統(tǒng)的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫用來管理檔案，把檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)進行整理、統(tǒng)計、分析，合理的運用數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)，實行信息化，無紙化。
四、結(jié)束語
總之，隨著社會的發(fā)展和信息化時代的到來，人事檔案信息化管理也要與時俱進，順應時代的發(fā)展，采取科學高效的方法進行管理工作，完善人事檔案信息化管理工作的規(guī)章制度，嚴守員工的工作信息，保護公民的隱私權(quán)。只要在不斷創(chuàng)新的完善的基礎上，人事檔案的管理水平才能不斷得到提高。
參考文獻：
[1]趙欣.人事檔案信息化在醫(yī)院管理中的優(yōu)勢[J].蘭臺世界，2013（1）.
[2]包太敏.人才交流中心對干部人事檔案信息化的對策[J].黑龍江史志，2014（3）.
