時(shí)間：2023-08-20 14:47:10
序論：在您撰寫(xiě)檔案管理知識(shí)點(diǎn)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過(guò)無(wú)紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過(guò)辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開(kāi)支，而且有能夠減少木材的使用，降低來(lái)人類對(duì)森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤(pán)、光盤(pán)和云盤(pán)等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過(guò)不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫(xiě)和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見(jiàn)的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過(guò)掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對(duì)檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒(méi)有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒(méi)有應(yīng)對(duì)能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問(wèn)題，并且一些單位并沒(méi)有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
四、結(jié)論
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過(guò)無(wú)紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過(guò)辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開(kāi)支，而且有能夠減少木材的使用，降低來(lái)人類對(duì)森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤(pán)、光盤(pán)和云盤(pán)等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過(guò)不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫(xiě)和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見(jiàn)的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過(guò)掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對(duì)檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒(méi)有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒(méi)有應(yīng)對(duì)能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問(wèn)題，并且一些單位并沒(méi)有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存性；集成化管理；措施；
中圖分類號(hào)：G275.3
隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與電子技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其涉及到的領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，目前這些先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理中。電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理有賴于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，原因在于要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口、電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務(wù)平臺(tái)，而這些都需要先進(jìn)技術(shù)作為支撐，計(jì)算機(jī)信息與電子技術(shù)是推動(dòng)電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的關(guān)鍵因素。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性分析
隨著我國(guó)電子科技及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子與信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質(zhì)檔案，因?yàn)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問(wèn)題。電子檔案雖具有現(xiàn)代化理念，并運(yùn)用了先進(jìn)的電子信息技術(shù)，但即使這樣依然無(wú)法替代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案可以說(shuō)是特定歷史時(shí)期的社會(huì)記憶，保存了人類歷史發(fā)展記錄，具有真實(shí)性與歷史性。實(shí)際上，電子檔案與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)屬性是相同的，均為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人類社會(huì)的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關(guān)系，所以兩者在應(yīng)用中沒(méi)有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來(lái)說(shuō)，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在共性，但同時(shí)也存在個(gè)性，那么要使兩者和諧共存，應(yīng)對(duì)其采取集成性管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施
電子檔案與紙質(zhì)檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國(guó)國(guó)情，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)兩者進(jìn)行管理，它無(wú)法滿足電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同要求。在這一形勢(shì)下創(chuàng)新檔案管理模式勢(shì)在必行，集成化管理正是在這一形勢(shì)下應(yīng)運(yùn)而生的，其根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，制定了一系列集成化管理措施，以下是對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施的具體分析：
1.建立混合文件管理系統(tǒng)，發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理功能
所謂的混合文件管理系統(tǒng)是指既能夠儲(chǔ)存紙質(zhì)文件，又能夠儲(chǔ)存電子及其他格式文件的檔案管理系統(tǒng)。那么要發(fā)揮管理系統(tǒng)對(duì)不同格式文件的集成化管理功能，那么應(yīng)在混合文件管理系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置非電子文件夾與電子文件夾，同時(shí)要保證文件內(nèi)部所有元素的共存性與協(xié)調(diào)性，在儲(chǔ)存過(guò)程中運(yùn)用統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，使文件夾內(nèi)各元素之間保持密切聯(lián)系。
對(duì)于同一份文件的不同載體應(yīng)使用相同的檔案號(hào)及題名，所選擇的載體形式應(yīng)在管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)載體類型中進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，同時(shí)還要對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的物理儲(chǔ)存地址進(jìn)行分別著錄。建立混合文件管理系統(tǒng)，既能夠滿足紙質(zhì)檔案的管理要求，對(duì)各種載體的紙質(zhì)文件進(jìn)行上傳，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的良好管理，接收其他管理系統(tǒng)中的電子文件、電子信息數(shù)據(jù)等，并將其實(shí)時(shí)歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統(tǒng)還具有到期文件自動(dòng)銷毀、自動(dòng)解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，不需要對(duì)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分別設(shè)置。高校中所建立的檔案管理系統(tǒng)就屬于典型的混合文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅要對(duì)辦公系統(tǒng)公文進(jìn)行管理，還要對(duì)學(xué)校各個(gè)方面不同載體形式的文件檔案進(jìn)行管理。
2.建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，對(duì)兩者進(jìn)行一體化管理
要使電子檔案與紙質(zhì)檔案共同儲(chǔ)存于一個(gè)管理系統(tǒng)中，就必須建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，首先它可以實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的網(wǎng)絡(luò)化歸檔，將海量電子與紙質(zhì)信息匯集到同一管理系統(tǒng)中，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)掌握電子檔案與紙質(zhì)檔案的使用及管理狀況，這樣一來(lái)若系統(tǒng)管理中存在不合理因素能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并加以解決。其次，它可以實(shí)現(xiàn)電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過(guò)程管理，電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，能夠使兩者相關(guān)文件動(dòng)態(tài)生成歸檔。在歸檔中對(duì)于相同檔案的不同載體形式應(yīng)共同使用一個(gè)檔號(hào)，同時(shí)還要共同使用相同的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應(yīng)將系統(tǒng)首頁(yè)上方的動(dòng)態(tài)生成相應(yīng)的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號(hào)、文件頁(yè)碼、年代、件號(hào)及歸檔單位等信息由管理系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)，將與電子文件相應(yīng)的紙質(zhì)文件打印出來(lái)，此時(shí)歸檔章將會(huì)自動(dòng)打印在紙質(zhì)文件首頁(yè)的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質(zhì)文件歸檔章中填入紙質(zhì)文件所裝盒號(hào)就可以了，不需要再逐項(xiàng)填寫(xiě)，大大減少了紙質(zhì)檔案歸檔與管理的工作量，對(duì)提高電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理效率具有重要意義。
3.創(chuàng)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務(wù)平臺(tái)，為兩者提供集成化服務(wù)
所謂的集成化服務(wù)就是融檔案管理過(guò)程控制、檔案管理結(jié)果控制與用戶服務(wù)控制為一體，旨在滿足用戶對(duì)檔案的不同需求，提高檔案管理過(guò)程效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)果的最大效應(yīng)。之所以對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理進(jìn)行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務(wù)，讓用戶在短時(shí)間內(nèi)可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對(duì)電子檔案及紙質(zhì)檔案等多種不同形式的檔案信息創(chuàng)建檔案集成服務(wù)平臺(tái)，并建立用戶檔案信息相關(guān)網(wǎng)站，全面開(kāi)展集成化服務(wù)，同時(shí)還可以設(shè)置在線專人咨詢，為用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程查詢預(yù)約、專題服務(wù)、檔案資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航服務(wù)及電子檔案全文檢索等多種服務(wù)。并利用權(quán)限管理技術(shù)，建立檔案信息與用戶的關(guān)聯(lián)匹配，這樣一來(lái)當(dāng)用戶利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源瀏覽申請(qǐng)時(shí)，管理系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權(quán)限內(nèi)容，并做出響應(yīng)，達(dá)到電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務(wù)的雙重效果。
三、總結(jié)
綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在一定的共性與個(gè)性，依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時(shí)便于管理，應(yīng)采取集成化管理。集成化管理是實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案和諧共存的基礎(chǔ)與保障，對(duì)維護(hù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的安全性與真實(shí)性具有重大意義。不僅如此，對(duì)電子檔子與紙質(zhì)檔案實(shí)施集成化管理有利于用戶對(duì)不同檔案形式的信息查閱，實(shí)現(xiàn)一站式全程服務(wù)，提高整體服務(wù)質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異
自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),世界信息化的高度進(jìn)步極大的促進(jìn)了我國(guó)信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復(fù)制和修改簡(jiǎn)單等諸多優(yōu)點(diǎn)受到社會(huì)廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時(shí)有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個(gè)角度對(duì)檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進(jìn)行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異
目前我國(guó)檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長(zhǎng)短主要取決于紙張的纖維素。因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會(huì)使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對(duì)紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤(pán)所構(gòu)成的。首先,磁盤(pán)和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點(diǎn)。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點(diǎn),直接影響著電子文化信息的再次使用。同時(shí),在受到外界磁場(chǎng)影響時(shí),也極易導(dǎo)致磁盤(pán)和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤(pán)的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤(pán)基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤(pán)記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對(duì)短很多,磁帶、磁盤(pán)等電子載體一般使用壽命均不超過(guò)10年,而光盤(pán)的使用壽命也不超過(guò)30年。
因此,針對(duì)電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點(diǎn),想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽(yáng)光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時(shí)對(duì)電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時(shí),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補(bǔ)的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異
當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時(shí),它所使用的紙張就會(huì)與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動(dòng)的情況下不會(huì)出現(xiàn)絲毫的改動(dòng)。
而電子文件主要是依托于計(jì)算機(jī),通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過(guò)時(shí),其載體上的信息將無(wú)法識(shí)讀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面由于計(jì)算機(jī)技術(shù)革新,以至于新的存儲(chǔ)技術(shù)代替舊版的存儲(chǔ)技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲(chǔ)載體5英寸軟盤(pán)到目前的光盤(pán)、U盤(pán),在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤(pán)計(jì)數(shù)機(jī)早已不法識(shí)別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個(gè)生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無(wú)法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計(jì)算機(jī)無(wú)法在識(shí)取電子文件信息。
因此,對(duì)電子文件來(lái)講技術(shù)壽命所到來(lái)的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對(duì)每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運(yùn)行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時(shí),及時(shí)做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異
在檔案管理中我們對(duì)紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長(zhǎng)紙質(zhì)的使用壽命。因?yàn)榧垙埡图垙埳嫌涗浀膬?nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時(shí)其文字信息就得以保存下來(lái),且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對(duì)電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險(xiǎn)。同時(shí)電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個(gè)不容忽視的隱形殺手正無(wú)時(shí)無(wú)刻的危險(xiǎn)者計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強(qiáng)對(duì)電子文件的信息保護(hù)尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對(duì)電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識(shí)別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識(shí)隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時(shí),作者的相關(guān)重要標(biāo)識(shí)仍然不會(huì)被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時(shí)間印章法則是通過(guò)計(jì)算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時(shí),由于信息封鎖其修改和刪除時(shí)間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時(shí)間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù),存儲(chǔ)和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異
電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因?yàn)殡娮游募怯捎?jì)算機(jī)將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過(guò)程,而由于信息載體無(wú)法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來(lái)很大的困難。因此,對(duì)電子文件的歸檔在傳送和處理過(guò)程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計(jì)算機(jī)中早已形成一個(gè)系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時(shí),可以馬上為電子文件自動(dòng)生成一個(gè)唯一的文件號(hào),并且給出電子文件想對(duì)應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。同時(shí),可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作時(shí)間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因?yàn)槔谜呦胍樵冸娮游募r(shí)必須要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊(cè)會(huì)員時(shí)才能通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過(guò)檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對(duì)利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費(fèi)查詢功能。
5、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí),更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同,管理的注意事項(xiàng)。同時(shí),掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作,做到與時(shí)俱進(jìn),滿足我國(guó)社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 電子檔案 管理模式 并存
在改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的新形勢(shì)下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免的產(chǎn)生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子、紙質(zhì)檔案共同管理發(fā)展。這種紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續(xù)發(fā)展。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，具有保存和利用價(jià)值。電子檔案本身依賴于計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理并儲(chǔ)存，以電子文件的形式存在。當(dāng)前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來(lái)越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因?yàn)樗衅洳豢商娲膬?yōu)勢(shì)。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對(duì)于紙質(zhì)檔案占用庫(kù)房空間大這個(gè)缺點(diǎn)來(lái)說(shuō)，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫(kù)房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲(chǔ)空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時(shí)間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時(shí)間。
3、相對(duì)于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點(diǎn)，電子檔案有很好的復(fù)用性。電子檔案重復(fù)利用多次也不會(huì)有任何損失和破壞。電子檔案的重復(fù)利用在另一程度上也增長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的壽命。
二、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)
1、傳統(tǒng)檔案學(xué)理論強(qiáng)調(diào)，檔案文獻(xiàn)必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻(xiàn)的歷史憑證價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實(shí)性兩個(gè)方面。一是通過(guò)內(nèi)容與原載體的結(jié)合來(lái)確認(rèn)；二是通過(guò)文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來(lái)確認(rèn)。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計(jì)算機(jī)更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺(jué)察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過(guò)篩選具有保存價(jià)值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲(chǔ)形式直觀簡(jiǎn)單明了，并具有方便保存閱讀等特點(diǎn)。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點(diǎn)更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國(guó)仍愿意接受將傳統(tǒng)信息體現(xiàn)的紙質(zhì)檔案作為有力證據(jù)。紙質(zhì)檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對(duì)檔案的載體是否為產(chǎn)生該檔案所屬時(shí)代產(chǎn)物的鑒定。主要信息形態(tài)包括：印章、簽字和筆跡等真實(shí)性鑒定。例如，本單位部分年代久遠(yuǎn)的基建檔案，房產(chǎn)檔案，其印章、發(fā)文部門經(jīng)辦人簽字、紅線圖標(biāo)志等，依然清晰。這些紙質(zhì)檔案在任何時(shí)候都可為法律提供有力證據(jù)，并作為權(quán)威材料。而新技術(shù)產(chǎn)生的電子文件若要成為證據(jù)，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問(wèn)題的方法仍然是在保存電子檔案的同時(shí)，將電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
信息技術(shù)在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈(zèng)的同時(shí)，也必然為之帶來(lái)更多的隱患，這也是所謂的“高技術(shù)、高風(fēng)險(xiǎn)”。
1、電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它在大大豐富了檔案的表達(dá)形式、結(jié)構(gòu)和性能的同時(shí)，也把兼容性、安全性等方面更為復(fù)雜的技術(shù)難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來(lái)了極大方便的同時(shí)，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來(lái)更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對(duì)聚集轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚?。在電子環(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉(zhuǎn)功能是嵌入各個(gè)自動(dòng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中的，對(duì)檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務(wù)點(diǎn)上。這樣，一部分責(zé)任就會(huì)由專門文件管理人員轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風(fēng)險(xiǎn)就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個(gè)檔案形成環(huán)節(jié)中，對(duì)于后期可能造成一系列連鎖反應(yīng)，甚至于無(wú)法彌補(bǔ)。
3、因?yàn)闄n案由某一特定的載體轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬?duì)獨(dú)立的符號(hào)體系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進(jìn)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蛲竭M(jìn)行。這樣，檔案管理中的某些問(wèn)題就可能同時(shí)存在于不同的節(jié)點(diǎn)上，其風(fēng)險(xiǎn)便由異時(shí)性轉(zhuǎn)變?yōu)楣矔r(shí)態(tài)。
四、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存
國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢(shì)，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無(wú)可比擬的。對(duì)二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。
參考文獻(xiàn)：
[1] 張志敏.《再論數(shù)字城建檔案館及其建設(shè)》[J]．城建檔案，2003（5）；
知識(shí)管理模式是一個(gè)新型的知識(shí)信息管理模式，在這種模式下對(duì)檔案產(chǎn)的管理采用后保管范式，能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中的一些問(wèn)題，但是因?yàn)檫@種檔案管理模式和一般的模式大相徑庭，所以本文就向大家介紹什么是基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式，同時(shí)對(duì)其技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的特點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】
知識(shí)管理；檔案管理；后保管范式
計(jì)算機(jī)為世界的產(chǎn)業(yè)變革造成了重大的影響，很多產(chǎn)業(yè)都發(fā)生了顛覆性的改變。因此在檔案管理方面也受到了相應(yīng)的沖擊，隨后知識(shí)經(jīng)濟(jì)的誕生，知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷吸收依賴于信息的一些產(chǎn)業(yè)，逐漸形成了一種以知識(shí)的生產(chǎn)、分配和使用來(lái)創(chuàng)造利益的一種形式。知識(shí)管理這種模式下能對(duì)知識(shí)快速創(chuàng)新，快速認(rèn)知。另一方面檔案就是一種知識(shí)和信息的聚合體形式。所以知識(shí)管理和檔案管理相結(jié)合能夠使兩個(gè)產(chǎn)業(yè)的都得到相應(yīng)的發(fā)展。
1檔案后保管范式的特點(diǎn)
檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內(nèi)容組成，“新來(lái)源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識(shí)服務(wù)理論”。檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理
1．1檔案知識(shí)獲取:檔案收集工作
檔案后管理模式是在三個(gè)基礎(chǔ)理論之上建立的，所以檔案管理有三項(xiàng)內(nèi)容，信息新來(lái)源的理論體系、宏觀信息鑒定的辦法、檔案的信息服務(wù)工程理論。信息新來(lái)源的理論是一個(gè)強(qiáng)調(diào)來(lái)歷的檔案管理體系，在傳統(tǒng)的信息來(lái)源上主要就是產(chǎn)生對(duì)原始企業(yè)信息發(fā)展需求，在原始的紙質(zhì)文件上建立檔案資料庫(kù)。信息新來(lái)源體系就是在發(fā)展的信息的新技術(shù)，然后將新技術(shù)運(yùn)用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定會(huì)形式實(shí)體文件，可以采用計(jì)算機(jī)或者其他技術(shù)，將信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，或者其他形式下的信息，比如二維碼，圖片，等同時(shí)也可以直接利用員工的頭腦進(jìn)行信息的儲(chǔ)存。因此檔案的保管工作就是從主要的管理實(shí)體文件，轉(zhuǎn)變?yōu)殡[形的信息管理工作，同時(shí)要將檔案的管理劃分為多種環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互獨(dú)立有存在相應(yīng)的聯(lián)系。所以信息和檔案文件被變成兩個(gè)不同的管理模式，不同以往的同樣的管理模式。只有在查找文獻(xiàn)資料是，檔案和信息才會(huì)一一的對(duì)應(yīng)上，這種模式下文件的安全性更好，進(jìn)過(guò)現(xiàn)在管理作用的價(jià)值轉(zhuǎn)別為不由現(xiàn)在管理作用的文件，這樣的信息或者文件才能被存檔或進(jìn)行檔案進(jìn)行保存。但是實(shí)際上文件和信息的聯(lián)系都是不能被完全切斷的。同時(shí)會(huì)形成很多相關(guān)的歷史聯(lián)系，這是在檔案在使用中信息和檔案過(guò)程中，歷史聯(lián)系會(huì)不斷增前，同時(shí)形成一種暗示的效應(yīng)，這種產(chǎn)生的聯(lián)系也能夠幫我們掌握信息的內(nèi)容，因?yàn)檫@些聯(lián)系傳遞了很多信息來(lái)源、信息發(fā)展、以及暗示指令等一系列知識(shí)。檔案后管理范式就是加強(qiáng)了檔案和信息之間的聯(lián)系，從一個(gè)分散式的經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧墒降模惑w化的總體知識(shí)綜合管理機(jī)制。
1．2檔案知識(shí)評(píng)價(jià):檔案鑒定工作
檔案管理的鑒定方便和快捷由于信息化時(shí)代的到來(lái)，信息處于爆炸化趨勢(shì)，所以對(duì)于大量的信息來(lái)說(shuō)，一般的傳統(tǒng)檔案鑒定模式以及不能應(yīng)對(duì)檔案管理的新要求，所以按照傳統(tǒng)式的文件形式不能滿足需求。傳統(tǒng)式文件中要對(duì)信息的來(lái)源、用途、以及內(nèi)容有一套具體的標(biāo)準(zhǔn)，其就是為了保證信息的有效性，但是這樣的方式和處理速度以及不適合現(xiàn)在的檔案管理了，在在檔案的管理中，因?yàn)榇鎯?chǔ)技術(shù)的發(fā)展，以及最新的云技術(shù)。理論上我們的文件傳輸速度極快，儲(chǔ)存量機(jī)趨近于無(wú)限，所以在發(fā)展云技術(shù)的信息存儲(chǔ)能力，不管好的信息還是沒(méi)有價(jià)值的信息都收集過(guò)來(lái)，然后利用大數(shù)據(jù)的分析模式，采用數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)講有用的數(shù)據(jù)就行篩選。著就是利用管理后保管范式的技術(shù)特點(diǎn)，同時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)龐雜，不法分子就算能突破系統(tǒng)的防火墻，但是對(duì)于大量的無(wú)用信息，它是無(wú)法從中查找到有效信息的。因此這樣的方式不能應(yīng)對(duì)信息爆炸的結(jié)果，同時(shí)對(duì)信息的保護(hù)上也有自己獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)。
1．3檔案知識(shí)服務(wù):檔案服務(wù)工作
隨著政務(wù)信息公開(kāi)力度的不斷加強(qiáng)，公民檔案意識(shí)逐漸強(qiáng)化，越來(lái)越多的人不斷呼吁檔案信息公開(kāi)化，毋庸置疑，檔案開(kāi)放與利用這一話題一直是檔案學(xué)界探討的熱烈話題。在傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無(wú)章的案卷文件中迅速準(zhǔn)確的提取出用戶所需信息這一復(fù)雜過(guò)程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務(wù)方式之下，檔案無(wú)法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復(fù)雜的變化。
2基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務(wù)特點(diǎn)
知識(shí)服務(wù)的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實(shí)體的保管者、整理者，更是引導(dǎo)用戶走進(jìn)知識(shí)庫(kù)的領(lǐng)路人，他們的工作重心是以用戶提供知識(shí)，提供解決問(wèn)題的具體方案，以滿足用戶的知識(shí)需求為服務(wù)目標(biāo)，個(gè)性、靈活、智能地為用戶提供具有針對(duì)性、超前性的全過(guò)程服務(wù)，主動(dòng)的將服務(wù)工作的著眼點(diǎn)調(diào)整到知識(shí)的探尋、傳播、理解上來(lái)，重新審視檔案信息的地位，重點(diǎn)要為知識(shí)、信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)。檔案后保管范式是知識(shí)管理理論在檔案學(xué)領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，可以說(shuō)知識(shí)管理帶動(dòng)并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現(xiàn)了知識(shí)管理的內(nèi)在要求。首先檔案知識(shí)服務(wù)(知識(shí)服務(wù))開(kāi)發(fā)文件內(nèi)容進(jìn)一步創(chuàng)造了價(jià)值。“檔案后保管范式”不僅注重對(duì)顯性知識(shí)加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識(shí);不僅重視對(duì)檔案實(shí)體的管理，更注重對(duì)檔案內(nèi)容價(jià)值的發(fā)揮;不僅重視對(duì)文件表面、內(nèi)容上的文字信息的研讀，更注重對(duì)文字背后相關(guān)聯(lián)的深層的社會(huì)記憶的追溯;就檔案學(xué)而言，新范式并非必然取代原有的范式。
3結(jié)語(yǔ)
基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理是一種優(yōu)秀的檔案管理模式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，該模式下的檔案文件存儲(chǔ)方式多種多樣，包括傳統(tǒng)文件、電子文件、以及人腦的知識(shí)儲(chǔ)備。所以在這樣的文件方式下，對(duì)檔案信息的管理就是要管理檔案文件和信息之間的聯(lián)系，將文件和信息進(jìn)行獨(dú)立，同時(shí)又互相聯(lián)系。在管理中加強(qiáng)基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務(wù)質(zhì)量，為檔案管理工作探索出一條全系道路。
作者：胡春梅 單位：肇州縣人才開(kāi)發(fā)流動(dòng)服務(wù)中心
參考文獻(xiàn):
［1］杜江南．論信息污染［J］．情報(bào)探索，2004(04)．
[關(guān)鍵詞]涉外；電力工程；檔案管理
工程總承包是國(guó)際通行的工程建設(shè)項(xiàng)目組織實(shí)施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工各階段工作合理交叉，科學(xué)銜接，并對(duì)工程質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)等全面負(fù)責(zé)。
項(xiàng)目文件資料管理是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作。對(duì)此，做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理，對(duì)各類文件資料進(jìn)行分析歸類，系統(tǒng)整理，優(yōu)化組織，使之成為準(zhǔn)確翔實(shí)地反映國(guó)際工程總承包項(xiàng)目真實(shí)面貌和有價(jià)值的信息，從中總結(jié)出有利于項(xiàng)目順利實(shí)施的做法和經(jīng)驗(yàn)，使我們的項(xiàng)目管理逐步與國(guó)際接軌，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。自我國(guó)入世以后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)逐步融入國(guó)際經(jīng)濟(jì)，越來(lái)越多的企業(yè)進(jìn)入了國(guó)際市場(chǎng)。近幾年來(lái)，中電投電力工程有限公司在國(guó)外的工程業(yè)務(wù)增長(zhǎng)較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項(xiàng)目，越南項(xiàng)目，巴基斯坦等火電項(xiàng)目，采用國(guó)際慣用的通用方式，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備和材料的采購(gòu)供應(yīng)、建筑安裝施工、指導(dǎo)試車和生產(chǎn)考核等實(shí)行全過(guò)程的總承包或部分承包。由于各環(huán)節(jié)的多樣性，檔案管理仍按過(guò)去僅在資料、圖紙外發(fā)時(shí)留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過(guò)程，檔案材料的不完整性，將影響企業(yè)在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項(xiàng)目總包工程的檔案管理問(wèn)題，進(jìn)行粗淺的探討。
1國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料形成的特點(diǎn)
第一，語(yǔ)言特點(diǎn)。國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件以國(guó)際通用語(yǔ)言英語(yǔ)為主。英語(yǔ)是國(guó)際工程總承包項(xiàng)目的工作語(yǔ)言，如招投標(biāo)、合同文件、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備安裝運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、各類檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、重大節(jié)點(diǎn)完成證明文件以及與業(yè)主之間的來(lái)往信函、電子郵件、傳真、會(huì)議紀(jì)要等。第二，文本特點(diǎn)。由于承接國(guó)外總包工程，除在工程前期、設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生大量紙質(zhì)合同文本、技術(shù)資料及圖紙等，隨著工程的進(jìn)行，業(yè)主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子信息，還產(chǎn)生大量的電子郵件、光盤(pán)、U盤(pán)等。
此外一些設(shè)計(jì)變更問(wèn)題，出現(xiàn)同一名稱、同一件號(hào)、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數(shù)越多，這種現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，形成替換頻率高的特點(diǎn)。
2做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件材料歸檔前的必要準(zhǔn)備工作
第一，人員要求。首先要求企業(yè)檔案人員了解合同歸檔內(nèi)容，形成文件的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)新的知識(shí)。從國(guó)際工程總承包項(xiàng)目形成的文件材料文本的特殊性看，國(guó)際工程總承包技術(shù)文件、圖紙多以英文為主，對(duì)檔案人員綜合素質(zhì)提出了較高要求。檔案人員需要學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目專用術(shù)語(yǔ)，了解技術(shù)資料、圖紙規(guī)范格式。了解學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目流程，掌握技術(shù)資料、圖紙的特征等。同時(shí)還要了解掌握與國(guó)際接軌的工程總承包內(nèi)涵，了解本企業(yè)開(kāi)展工程總承包構(gòu)架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項(xiàng)目文件資料，包括從項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同簽訂到工程竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中形成的各種文件、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等，了解項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機(jī)械設(shè)備管理、資金管理、技術(shù)管理、組織協(xié)調(diào)、竣工驗(yàn)收、考核評(píng)價(jià)等各方面狀況的真實(shí)記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統(tǒng)整理打好基礎(chǔ)。
第二，制度保證。制定國(guó)際工程總承包項(xiàng)目檔案管理細(xì)則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規(guī)范的管理系統(tǒng)，明確責(zé)任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監(jiān)督、指導(dǎo)各承包單位（分包單位）將項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。
第三，重視現(xiàn)場(chǎng)。重視完善項(xiàng)目在安裝、調(diào)試、生產(chǎn)考核過(guò)程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現(xiàn)場(chǎng)記錄、來(lái)往文電，以及財(cái)務(wù)支付憑證等重要材料。如會(huì)議紀(jì)要、承包單位與業(yè)主、國(guó)內(nèi)外分包單位之間往來(lái)的各類文件、供貨商提供的產(chǎn)品設(shè)備文件資料、動(dòng)態(tài)反映項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的日?qǐng)?bào)周報(bào)月報(bào)、施工技術(shù)程序文件、技術(shù)檢查文件、項(xiàng)目管理文件、驗(yàn)收文件、變更索賠談判文件等。施工現(xiàn)場(chǎng)文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無(wú)法補(bǔ)救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴(yán)格履行簽批手續(xù)，管理人員應(yīng)按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實(shí)性。
第四，網(wǎng)絡(luò)安全。國(guó)外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設(shè)定現(xiàn)場(chǎng)專人管理電子文件。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子文件傳輸、動(dòng)態(tài)信息的補(bǔ)充、存儲(chǔ)管理。注意文件管理的憑據(jù)性、嚴(yán)肅性和服務(wù)性，保證文件管理真實(shí)、可靠、保證對(duì)內(nèi)對(duì)外網(wǎng)絡(luò)信息安全。
3檔案管理的具體實(shí)施
土耳其阿特拉斯項(xiàng)目是中電投電力工程有限公司貫徹落實(shí)中電投集團(tuán)公司“走出去”戰(zhàn)略第一個(gè)海外EPC總承包項(xiàng)目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項(xiàng)目正式開(kāi)工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，本著服從和服務(wù)于施工生產(chǎn)，進(jìn)行了積極的探索與實(shí)踐，現(xiàn)將涉外檔案管理進(jìn)行分析，思考和總結(jié)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)。
3.1招標(biāo)文件管理
阿特拉斯項(xiàng)目雖然是海外項(xiàng)目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項(xiàng)目，所有設(shè)備均由中國(guó)進(jìn)口。因此，招標(biāo)工作在國(guó)內(nèi)進(jìn)行。
3.2合同管理方面
所有設(shè)備合同、工程合同、物資及材料采購(gòu)合同、服務(wù)性合同、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議由PAP軟件進(jìn)行管理，電子版已上傳ATLAS項(xiàng)目PAP合同管理模塊中，便于項(xiàng)目部人員查詢及利用。每份合同均進(jìn)行了合同評(píng)審及會(huì)簽。分公司設(shè)備、材料采購(gòu)合同、代簽合同須有委托書(shū)才予以代簽，流程與國(guó)內(nèi)相同。
3.3施工圖紙管理方面
根據(jù)業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設(shè)計(jì)院項(xiàng)目經(jīng)理上傳服務(wù)器，在服務(wù)器中建立并上傳初步樣圖。經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，再由項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理在服務(wù)器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現(xiàn)場(chǎng)。需要查閱圖紙既能通過(guò)紙質(zhì)版查詢，也能通過(guò)電子版進(jìn)行查詢。
3.4設(shè)備圖紙管理方面
項(xiàng)目設(shè)備圖紙與設(shè)備都是通過(guò)海運(yùn)同時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，并經(jīng)EPC物資部門清關(guān)，組織施工單位物資部及EPC相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫(xiě)《設(shè)備資料移交申請(qǐng)單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點(diǎn)后移交資料室，經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員及資料室根據(jù)合同核對(duì)無(wú)誤后，資料室方可接收設(shè)備資料。如發(fā)現(xiàn)缺件，由物資部門負(fù)責(zé)聯(lián)系廠家補(bǔ)供。
由于海外項(xiàng)目PAP網(wǎng)絡(luò)版剛開(kāi)發(fā)，存在網(wǎng)絡(luò)差、開(kāi)發(fā)不全，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)資料管理困難。經(jīng)與各單位溝通，達(dá)成一致意見(jiàn)。EPC收到設(shè)備圖紙資料后，運(yùn)用Excel制作分發(fā)單，制作的分發(fā)單要求寫(xiě)明設(shè)備名稱、生產(chǎn)廠家、分發(fā)份數(shù)、具體的圖紙資料名稱、設(shè)備型號(hào)及編號(hào)，同時(shí)須有中英文對(duì)照，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)同意后，方可發(fā)送至各相關(guān)單位，同時(shí)將電子版上傳至服務(wù)器中。
3.5文檔管理方面
目前，文檔管理沒(méi)有軟件，表格由EPC統(tǒng)一，施工單位將須報(bào)審文件送至EPC，經(jīng)EPC專業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進(jìn)行掃描，發(fā)至相關(guān)專業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)，將電子掃描件按文種、專業(yè)進(jìn)行分類保存，通過(guò)Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。
3.6設(shè)計(jì)變更管理
第一，設(shè)計(jì)方提出的變更。由設(shè)計(jì)院進(jìn)行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專業(yè)和業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)，經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理同意批復(fù)后，設(shè)計(jì)院打印紙版，EPC總承包商專業(yè)人員及業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。第二，施工單位提出的變更申請(qǐng)。經(jīng)設(shè)計(jì)院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。
3.7供貨商資質(zhì)
內(nèi)容與國(guó)內(nèi)要求一致。因大多數(shù)材料在國(guó)內(nèi)采購(gòu)，供貨商資質(zhì)幾乎通過(guò)電子郵件傳遞到現(xiàn)場(chǎng)。因此，只有采購(gòu)部門一個(gè)公章，而無(wú)供貨商（鮮）公章。
3.8驗(yàn)評(píng)資料
雖然管理也是根據(jù)DL/T 5210《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)價(jià)規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國(guó)ASME 標(biāo)準(zhǔn)，施工單位分專業(yè)報(bào)送ITP計(jì)劃清單，即《施工質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目劃分表》。
3.9竣工檔案的質(zhì)量及歸檔要求、組卷原則與移交
第一，竣工資料的質(zhì)量要求：比國(guó)內(nèi)要求少些，所有資料幾乎無(wú)印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，紙質(zhì)文件由項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)主管經(jīng)理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據(jù)EPC總承包合同，需要移交業(yè)主的資料為：已批準(zhǔn)的圖紙電子版，進(jìn)度，技術(shù)要求和其他文件，已批準(zhǔn)的圖紙，測(cè)試過(guò)程報(bào)告，設(shè)備測(cè)試證書(shū)，運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)，竣工圖，合格證及檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明。需要移交業(yè)主的文件為：需與業(yè)主進(jìn)行溝通：凡中英文對(duì)照聯(lián)系單、報(bào)業(yè)主的供貨商資質(zhì)、設(shè)計(jì)變更單、設(shè)計(jì)修改單、TIP清單、施工記錄、調(diào)試記錄、部分驗(yàn)評(píng)記錄、施工圖、竣工圖、設(shè)備廠家說(shuō)明書(shū)、圖紙、合格證、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁(yè)式裝訂，既簡(jiǎn)單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設(shè)備資料隨到隨移交，工程資料為機(jī)組發(fā)電后一個(gè)月內(nèi)按專業(yè)進(jìn)行移交，調(diào)試檔案應(yīng)在工程竣工時(shí)，乙方應(yīng)對(duì)該部分負(fù)責(zé)，應(yīng)使該部分符合合同規(guī)定要達(dá)到的目標(biāo)；以及竣工試驗(yàn)開(kāi)始前，乙方應(yīng)按照規(guī)范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護(hù)手冊(cè)。
3.10現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收情況
并網(wǎng)發(fā)電驗(yàn)收?，F(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收只產(chǎn)生驗(yàn)收記錄及簽證。與國(guó)內(nèi)相比，無(wú)驗(yàn)收記錄，整套啟動(dòng)后，由國(guó)家能源部組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可上網(wǎng)發(fā)電，國(guó)外項(xiàng)目不太看重168小時(shí)試運(yùn)。
3.11軟件管理
統(tǒng)一使用服務(wù)器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務(wù)器中生成，簡(jiǎn)單、直觀，不限制上傳文件大小。
3.12竣工圖要求
竣工圖應(yīng)按合同約定出圖，竣工圖編制深度應(yīng)與施工圖的編制深度一致，有變更內(nèi)容的竣工圖，應(yīng)用云線圖圈出更改部位，并標(biāo)明變更依據(jù)文件號(hào)，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處，編制竣工圖總說(shuō)明及分冊(cè)說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，竣工圖應(yīng)按GB/T 10609.3的規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標(biāo)欄應(yīng)外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊(cè)發(fā)一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認(rèn)后正式出版竣工圖。
4存在的問(wèn)題及建議
第一，由于海外項(xiàng)目沒(méi)有PAP統(tǒng)一管理軟件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，資料管理工作難度加大，建議開(kāi)發(fā)海外統(tǒng)一管理軟件。第二，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備幾乎都由中國(guó)進(jìn)口，導(dǎo)致部分廠家提供的安裝維護(hù)說(shuō)明書(shū)、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準(zhǔn)確，業(yè)主不認(rèn)識(shí)也無(wú)法接收，來(lái)回催繳給我們工作帶來(lái)很大困難。第三，設(shè)備廠家的外購(gòu)件資料份數(shù)幾乎不按合同要求提供，無(wú)法滿足業(yè)主需求。第四，廠家提供的電子光盤(pán)資料內(nèi)容少于紙質(zhì)文件內(nèi)容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統(tǒng)一，比較亂。第五，有些廠家提供的說(shuō)明書(shū)深度不能服務(wù)于現(xiàn)場(chǎng)。第六，根據(jù)目前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備資料情況，根本不適宜過(guò)程移交，因?yàn)樵O(shè)備資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)比較凌亂，比較分散，同一廠家設(shè)備開(kāi)箱時(shí)間不一致，過(guò)程移交導(dǎo)致不專業(yè)的業(yè)主資料管理混亂，如成套設(shè)備儀器儀表、鍋爐補(bǔ)給水設(shè)備、斗輪機(jī)設(shè)備、帶式輸送機(jī)等，由于設(shè)備購(gòu)件多，資料也比較復(fù)雜，這些資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，資料人員都要經(jīng)過(guò)3～4天時(shí)間才能清點(diǎn)出來(lái)，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對(duì)，清理出來(lái)的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對(duì)設(shè)備招標(biāo)時(shí)，一定要嚴(yán)格要求廠家提供完整、準(zhǔn)確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機(jī)兩大主機(jī)圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊(cè)（即活頁(yè)夾），如主變、起備變、保變等說(shuō)明書(shū)及圖紙管理方便，便于查找。同時(shí)提供電子與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的PDF電子版本，才能適應(yīng)國(guó)際化發(fā)展的需要。第七，業(yè)主要求移交竣工資料份數(shù)過(guò)多，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際產(chǎn)生文件份數(shù)根本滿足不了合同要求。
5結(jié)論
通過(guò)對(duì)涉外電力工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，順利完成項(xiàng)目檔案移交和歸檔。同時(shí)，面對(duì)總承包項(xiàng)目存在的問(wèn)題和困難，有待繼續(xù)探索解決，我們?cè)概c項(xiàng)目參建部門單位共同努力，推動(dòng)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。
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