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序論：在您撰寫采購管理要求時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
〔關(guān)鍵詞〕數(shù)字資源采購管理系統(tǒng)功能需求采購決策
〔分類號〕G250.7
Library's Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements
Han Xinyue
Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
Zheng Jiancheng
Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080
〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.
〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision
在數(shù)字資源采購業(yè)務(wù)中，為保證真正有效、合理地滿足用戶需要，首要工作是全面評估數(shù)字資源，建立數(shù)字資源調(diào)研分析機制和分析評價指標體系，較全面地反映資源與本館需求的關(guān)聯(lián)。資源購買是數(shù)字資源采購管理的核心業(yè)務(wù)，主要活動有:購買方案設(shè)計，與供應(yīng)商談判，實施采購，合同管理等。數(shù)字資源的管理和維護也是整個采購流程中不容忽視的一部分基礎(chǔ)工作，具體工作內(nèi)容包括:使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計，備份管理，組織機構(gòu)管理，其它日常事務(wù)處理等等。
因此，基于采購工作的實際，設(shè)計采購管理系統(tǒng)的主要功能模塊及關(guān)系（見圖2）。
該系統(tǒng)以數(shù)字資源采購流程為主線，由基礎(chǔ)管理、采購管理、供應(yīng)商管理、合同管理和決策支持系統(tǒng)5個子系統(tǒng)組成。各子系統(tǒng)既能獨立運行，又能集成到一個大系統(tǒng)協(xié)同運行，要求子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)高度共享。
4主要功能需求分析
4.1基礎(chǔ)管理
4.1.1系統(tǒng)設(shè)置和維護為保證用戶正確使用，系統(tǒng)應(yīng)該提供進行初始化工作所必需的各項信息的設(shè)定和維護功能，如各項代碼的定義、用戶組織機構(gòu)的定義、各終端用戶操作權(quán)限的定義等。由系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務(wù)重點對系統(tǒng)各模塊、各參數(shù)進行設(shè)置，通過靈活多樣的自定義選擇，滿足不同圖書館的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求和個性化需求。
在系統(tǒng)的使用過程中，常常會遇到因網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)、服務(wù)器以及用戶終端等各個環(huán)節(jié)引發(fā)的訪問問題，所以系統(tǒng)必須能夠有效處理數(shù)據(jù)安全管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、日志管理等日常事務(wù)。
4.1.2用戶管理對執(zhí)行采購任務(wù)的人員進行角色和權(quán)限劃分，通過角色和權(quán)限的可定制功能實現(xiàn)對內(nèi)部用戶群的分級分組管理，工作人員根據(jù)其職責(zé)被賦予不同的訪問權(quán)限，從而保證不同級別和組別的人只能夠瀏覽和操作相應(yīng)的項目。同時，系統(tǒng)必須適應(yīng)組織機構(gòu)運作變化的要求，實現(xiàn)角色、權(quán)限與用戶的動態(tài)管理。
4.1.3組織機構(gòu)管理系統(tǒng)不但要具備基本的組織機構(gòu)管理功能，而且要求實現(xiàn)集團化結(jié)構(gòu)管理[3]，即打破地域和組織限制，對下屬子單位和部門進行相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的管理。在組織機構(gòu)管理模塊中，必須突出人員任務(wù)管理和工作績效管理功能。另外，可以設(shè)置系統(tǒng)信息個人訂閱、系統(tǒng)提示、公告板、內(nèi)部電子郵件、日程安排、聯(lián)系人信息管理、BBS社區(qū)等功能，通過系統(tǒng)功能的完善加強信息共享，使組織溝通順暢。
為確保安全性，系統(tǒng)采用多種安全控制策略，因此，基礎(chǔ)管理功能的操作權(quán)限只賦予系統(tǒng)管理員以及特定的管理人員。
4.2采購管理
采購管理作為系統(tǒng)的核心模塊，涉及的問題最多、最復(fù)雜，在設(shè)計和實現(xiàn)過程中必須給予足夠重視。
4.2.1采購計劃該項功能幫助圖書館編制和管理采購計劃，根據(jù)實際需要制定年度、半年度、季度、月度采購計劃，允許隨時調(diào)整采購計劃，同時相關(guān)管理人員也能夠方便地對采購計劃進行審核和監(jiān)管。除了對經(jīng)常性訂購產(chǎn)品形成訂購模板外，對額外采購情況也需要實現(xiàn)規(guī)范化管理。
圖書館制定數(shù)字資源采購計劃的主要內(nèi)容包括數(shù)字資源的續(xù)訂、增訂、停訂(調(diào)整)計劃、問題分析和措施建議。制定采購計劃的主要依據(jù)有:①用戶需求分析與評估;②規(guī)劃制訂的資源建設(shè)目標和分步實施進度安排;③年度經(jīng)費預(yù)算安排。這些依據(jù)來源于相應(yīng)的統(tǒng)計分析，不一定在采購計劃模塊中完成，但是要求系統(tǒng)能夠在此模塊方便地調(diào)用相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
4.2.2資源評估資源評估是采購過程中至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。在系統(tǒng)中，這個模塊主要完成評估方法和評估標準體系的規(guī)范化，分別建立資源分析數(shù)據(jù)庫、用戶需求分析與評價(含用戶推薦、使用統(tǒng)計數(shù)據(jù))數(shù)據(jù)庫和專家意見數(shù)據(jù)庫[4]。應(yīng)該允許圖書館自定義評估模型，并且通過強大的統(tǒng)計計算能力為評估的準確性和客觀性提供保證，使采購人員能夠?qū)Y源進行綜合評價，對本單位是否需要訂購某種資源提出合理建議。
4.2.3采購方案及談判方案管理一般說來，圖書館制定采購方案都遵循以需求為主導(dǎo)和追求服務(wù)效果、成本效益最優(yōu)化的原則，因而需要參考大量的數(shù)據(jù)和信息，包括本館采購原則和策略、在資源評估中得到的分析和評價結(jié)論、供應(yīng)商的銷售方案、數(shù)字資源行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和貨幣匯率(針對外文數(shù)字資源)等等[5]，系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)計恰當(dāng)?shù)墓δ荏w現(xiàn)和關(guān)聯(lián)這些因素。此外，來自于相關(guān)主管機構(gòu)的指示和審核貫穿于采購方案設(shè)計的各個階段，系統(tǒng)必須及時反映這部分內(nèi)容。
與資源供應(yīng)商的談判是最終形成資源采購執(zhí)行方案的重要過程。在談判中雙方提供的重要數(shù)據(jù)、信息、答復(fù)、建議和決策意見等必須存檔備查，并向有關(guān)人員及時通報，結(jié)合談判情況對采購方案進行調(diào)整、優(yōu)化和完善。
由于采購方案和談判方案管理涉及多方面因素，用戶希望從各個視圖切入系統(tǒng)，綜合分析問題，這就對系統(tǒng)的開放接口和數(shù)據(jù)交換能力提出了很高的要求。
4.2.4工作進度工作進度安排、進展情況以及人員責(zé)權(quán)機制應(yīng)該在系統(tǒng)中有明確而清晰的說明，系統(tǒng)可以借鑒管理工程類軟件(例如Microsoft Project)的設(shè)計方法和實現(xiàn)機制，形成科學(xué)高效的工作進度安排，并能夠?qū)崟r跟蹤工作進展情況，及時更新，理想的狀態(tài)是系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)信息的全面鏈接。
4.3供應(yīng)商管理
供應(yīng)商管理模塊需要以數(shù)據(jù)庫的形式對供應(yīng)商的基本信息和商業(yè)信息進行管理，建立供應(yīng)商檔案，將同采購相關(guān)的數(shù)據(jù)量化，提供供應(yīng)商資信查詢、產(chǎn)品價格查詢等功能，為決策支持系統(tǒng)和采購成本管理系統(tǒng)的有效運作提供準確的依據(jù)。設(shè)計這項管理功能的目的既要提高采購質(zhì)量和效率，又要改善圖書館與供應(yīng)商的關(guān)系，使圖書館對供應(yīng)商的管理由原來的交易管理轉(zhuǎn)向關(guān)系管理，為圖書館的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供有力的支持[6]。
4.3.1供應(yīng)商基本信息供應(yīng)商的基本信息包括供應(yīng)商名稱、概況描述、聯(lián)系方式、與本館的業(yè)務(wù)往來記錄等，其詳細描述項目可以包括交易的貨幣種類、折扣、聯(lián)絡(luò)周期等輔助信息。這些信息由圖書館負責(zé)建設(shè)和維護。
4.3.2供應(yīng)商登錄系統(tǒng)設(shè)計這樣一個子系統(tǒng)的目的是整合供應(yīng)商平臺，在圖書館設(shè)定的權(quán)限范圍內(nèi)由供應(yīng)商動態(tài)維護其基本信息和產(chǎn)品信息，包括新增產(chǎn)品種類、更新產(chǎn)品基本信息描述、更新產(chǎn)品價格等。供應(yīng)商不但能夠在此展示其產(chǎn)品，而且可以說明其供應(yīng)方案，尤其是針對該圖書館的特別銷售政策。
供應(yīng)商管理模塊需要具備實用的統(tǒng)計分析功能，例如使圖書館能夠?qū)?yīng)商在一段時間內(nèi)的提供資源的價格和服務(wù)等各方面進行綜合全面的統(tǒng)計和評估，進而監(jiān)測數(shù)字資源市場和行業(yè)前景，據(jù)此調(diào)整采購策略，同時也可以實現(xiàn)對合作伙伴的動態(tài)管理。
4.4合同管理
合同管理模塊主要處理合同執(zhí)行情況跟蹤、合同維護與變更等任務(wù)，它的目標是建立一個支持在線合同簽定、合同管理、合同執(zhí)行狀態(tài)跟蹤和電子支付的平臺，不僅靈活可靠，而且具備一定的與銀行互聯(lián)的能力[7]。具體包括以下功能:①自定義在線合同簽訂管理流程，分類分狀態(tài)管理合同，監(jiān)控合同執(zhí)行過程;②進行合同基本信息管理，針對資源目錄或經(jīng)常性采購資源制作合同模板，關(guān)聯(lián)不同合同模板;③實現(xiàn)電子支付，建立適合自身業(yè)務(wù)情況的支付流程，包括支付額度、審批權(quán)限、發(fā)票管理等;④在系統(tǒng)安全保障機制下，提供強大的異常處理機制、數(shù)字證書強認證機制和操作日志機制。
4.5決策支持子系統(tǒng)
決策支持子系統(tǒng)實際上是一個綜合分析系統(tǒng)，它的部分功能在系統(tǒng)的各個模塊已經(jīng)有所體現(xiàn)，不必重復(fù)建設(shè)，只需以適當(dāng)?shù)姆绞秸{(diào)用和整合，融入計算機輔助決策的技術(shù)環(huán)境中即可。例如，根據(jù)業(yè)務(wù)需要自行設(shè)計多種統(tǒng)計查詢模板，相關(guān)權(quán)限人員可以使用相應(yīng)的統(tǒng)計查詢模板。
4.5.1資源評估和用戶需求分析如前所述，資源評估和用戶需求分析是圖書館進行資源采購決策的重要依據(jù)，在后臺開放的數(shù)據(jù)接口和較高的數(shù)據(jù)交換能力的支持下，決策支持子系統(tǒng)可以任意調(diào)用資源評估模塊和用戶需求分析模塊的數(shù)據(jù)，并根據(jù)需要設(shè)定調(diào)用模板，重新分析數(shù)據(jù)。
4.5.2采購成本管理采購成本管理貫穿業(yè)務(wù)的全過程，決策支持子系統(tǒng)中的這項功能為規(guī)范財務(wù)用款提供了強有力的技術(shù)支持[8]。系統(tǒng)提供對所有采購經(jīng)費的年度管理，允許圖書館根據(jù)實際情況，將經(jīng)費分割成細項進行管理，系統(tǒng)自動為每一項經(jīng)費建立一個預(yù)算清單，工作人員可以隨時查閱每一項資源的詳細付款情況以及財務(wù)費用發(fā)生明細，包括項目交易成本，采購過程發(fā)生成本，如人力投入、報銷費用等。
4.5.3采購效果分析評估數(shù)字資源的采購效果，包括采購活動質(zhì)量和最終成本、供應(yīng)商資信和合同履行質(zhì)量以及采購人員績效等等[9]。系統(tǒng)允許自定義評估流程和模型，評估使用的數(shù)據(jù)可以是業(yè)務(wù)流程中的基本數(shù)據(jù)、交易過程中的反饋數(shù)據(jù)或者采購管理成本數(shù)據(jù)。
4.5.4異常事件處理記錄異常事件日志，不斷探索處理應(yīng)急事件的人力資源配置和解決方法，形成靈活可靠的工作機制，在對整個系統(tǒng)有全面的把握和控制之后，決策者就有了更大的活動空間。
5 結(jié)語
本文對圖書館數(shù)字資源采購管理系統(tǒng)的目標、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和主要功能需求進行了初步分析描述，重點說明了基于工作流程的采購管理系統(tǒng)需求。然而，正確識別目標和功能需求只是成功設(shè)計和實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的第一步，還需要進行數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計、系統(tǒng)操作模式設(shè)計以及大量的編碼工作才能夠最終真正實現(xiàn)系統(tǒng)的功能。隨著數(shù)字環(huán)境的深入發(fā)展，數(shù)字資源的采購將會給圖書館業(yè)務(wù)工作帶來全面的影響。因此，應(yīng)該加強圖書館與系統(tǒng)供應(yīng)商之間的聯(lián)系，不斷推出科學(xué)、完善、實用的圖書館采購管理系統(tǒng)，提高圖書館的工作效率，促進圖書館事業(yè)的發(fā)展。
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一、學(xué)校本位財務(wù)管理理念的內(nèi)容
學(xué)校本位財務(wù)管理理念，強調(diào)學(xué)校的財務(wù)管理工作要與學(xué)校教育目標緊密地結(jié)合起來，圍繞學(xué)校教育目標，更好地滿足各職能部門需求。當(dāng)前，公辦學(xué)校的經(jīng)費來源主要是上級教育主管部門，教育主管行政機關(guān)只將整批經(jīng)費拔付給學(xué)校，學(xué)校則需依照預(yù)先決定支出項目的優(yōu)先須序來運用，學(xué)校被賦予相當(dāng)大的經(jīng)費使用彈性。因此，以學(xué)校為本位財務(wù)管理理念下，提高經(jīng)費使用效率，就應(yīng)當(dāng)以建立一套科學(xué)的預(yù)算管理系統(tǒng)為重點，有效地運用資源。
學(xué)校本位財務(wù)管理理念發(fā)揮作用需要進一步完善以下各項制度：①在學(xué)校預(yù)算編制過程中，應(yīng)將滿足提高教學(xué)質(zhì)量的經(jīng)費需求作為首要內(nèi)容來考慮；②學(xué)校的支出，必須保障教學(xué)目標實現(xiàn)，不能超過現(xiàn)有預(yù)算收入；③經(jīng)費的預(yù)算編制、支出要有一套公開、透明的機制，能讓所有學(xué)校成員（包括教師、學(xué)生）及家長等成員參與，各項資源的配制要建立在他們進行充分交流勾通、廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，并接受他們的監(jiān)督；④上級教育主管部門應(yīng)當(dāng)把更多財務(wù)管理權(quán)力放給學(xué)校，只有學(xué)校無法自行作決定的財務(wù)方面的事務(wù)，才能交由上級教育主管門部、財政部門決定；⑤建立一套科學(xué)的資源使用績效考核體系，財務(wù)人員必須對資源使用的效能與效率負起責(zé)任；⑥完善學(xué)校財務(wù)管理部門的職能，讓財務(wù)管理部門能參與到學(xué)校的其他部門，如管理、教學(xué)等，以更好的提升預(yù)算的準確性、經(jīng)費使用效率和使用過程的及時監(jiān)控。
二、學(xué)校本位財務(wù)管理理念對財務(wù)人員的能力要求
學(xué)校本位財務(wù)管理理念的實施，對財務(wù)人員提出了新的要求。財務(wù)人員不僅要做好自身的財務(wù)工作，更要能從學(xué)校發(fā)展大局出發(fā)，準確地把握學(xué)校發(fā)展動態(tài)，不斷創(chuàng)新工作方式，增強與其他職能部門的溝通合作，更好地滿足學(xué)校教學(xué)目標對資源科學(xué)配制的要求。因此，在這種財務(wù)管理理念下，財務(wù)管理人員不僅要有扎實的財務(wù)專業(yè)知識基礎(chǔ)，更要有較強的觀察能力、系統(tǒng)思維能力、判斷能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力和協(xié)調(diào)能力，使財務(wù)管理工作與學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略目標更緊密地結(jié)合起來，提高學(xué)校資源配制的效率。這些能力是以財務(wù)專業(yè)能力為核心，相互聯(lián)系、相互制約的能力體系。
1、財務(wù)專業(yè)能力。財務(wù)專業(yè)能力是學(xué)校本位財務(wù)管理理念對財務(wù)人員的最基本的能力要求，（包括記憶能力、業(yè)務(wù)能力、表述能力、依法辦事能力），也是學(xué)校財務(wù)管理模式發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。
2、觀察能力。觀察能力是財務(wù)人員收集財務(wù)信息、獲得對財務(wù)對象感性認識的一種能力。敏銳的觀察力能使財務(wù)人員從表面上微不足道的現(xiàn)象上發(fā)現(xiàn)問題，并及時加以改進，以確保財務(wù)管理工作取得成效。
3、系統(tǒng)思維能力。系統(tǒng)思維能力在整個財務(wù)管理工作中起著指導(dǎo)和調(diào)節(jié)的作用，對財務(wù)工作質(zhì)量控制有著重要的影響。學(xué)校本位財務(wù)管理理念要求財務(wù)管理人員不僅要有較強的專業(yè)知識和豐富的經(jīng)驗，更要有思維敏捷，有熟練的技能技巧，靈活的思路，把財務(wù)工作納入到學(xué)校工作全局中考慮，統(tǒng)籌安排、協(xié)調(diào)管理的能力。
4、判斷能力。判斷能力是學(xué)校財務(wù)人員結(jié)合學(xué)校財務(wù)狀況，學(xué)校教學(xué)目標，師資力量等情況，運用其所掌握的專業(yè)知識和經(jīng)驗，在財務(wù)預(yù)算、經(jīng)費使用等過程中確定科學(xué)合理的實施方案，確保財務(wù)管理工作更符合本校實際，與學(xué)校發(fā)展等職能部門結(jié)合更緊密，更有效地實現(xiàn)學(xué)校發(fā)展目標的能力。
5、協(xié)調(diào)的能力。學(xué)校本位財務(wù)管理，要求財務(wù)人員不僅要有全面的會計知識、立體的經(jīng)濟知識和豐富的社會知識，而且需要財務(wù)管理人員有與其他職能部門協(xié)調(diào)的能力。通過加強與內(nèi)部組織的協(xié)調(diào)溝通，形成合力，實現(xiàn)有效管理。同進，通過與上級教育主管機關(guān)、財政等部門的協(xié)調(diào)與溝通，爭取相關(guān)部門更大的理解和支持。
6、組織管理能力。在學(xué)校本位管理模式下，財務(wù)人員還應(yīng)具有預(yù)測學(xué)校發(fā)展前景、參與管理決策、控制目標實現(xiàn)過程、評價教育業(yè)績的能力。在財務(wù)實踐中，能積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)反映學(xué)校管理活動中的情況和存在的問題，提出合理化建議、參與管理、參與預(yù)測、參與監(jiān)控，從而使財務(wù)的事后反映變?yōu)槭虑暗念A(yù)測分析，成為學(xué)校決策層的參謀和助手。
總之，在學(xué)校實施學(xué)校本位財務(wù)管理，更有利于實現(xiàn)教育目標，使學(xué)校利用有限的資金，獲得更加長足的發(fā)展。
（三）三氯甲烷廢液的回收與提純
將三氯甲烷廢液按順序分別用水、濃硫酸（三氯甲烷量的十分之一）、純水、0.5%鹽酸羥胺（AR）溶液洗滌。用重蒸餾水洗滌兩次，將洗好的三氯甲烷用無水氯化鈣脫水，放置幾天，過濾、蒸餾。蒸餾速度為1～2D·S-1，收集沸程為60～62℃的餾出液，保存于棕色帶磨口試劑瓶中。
四、結(jié)束語
化學(xué)實驗室有毒廢液的處理和某些試劑的回收，可以減少有毒污染物的排放量，減輕對環(huán)境的污染，但是減少實驗室廢液最主要的是控制污染源頭，實驗室盡可能使用無毒、無害或低毒試劑，來替代毒性大、危害嚴重的試劑，還盡可能采用試劑利用率高的、污染物濃度低的儀器和設(shè)備?？傊扇∮行Т胧?，降低排放量，并分類收集和處理，同時還應(yīng)考慮廢物的合理利用，盡量“以廢治廢”。這樣既可以消除它們對環(huán)境和人體造成的危害，又可以節(jié)約資源和實驗經(jīng)費，為實現(xiàn)綠色化學(xué)實驗室的目標而努力。
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關(guān)鍵詞:直線制 直線職能制 事業(yè)部制 矩陣制
1.建立采購管理組織的重要性
企業(yè)采購管理第一項的工作,就是要建立一個完善的采購管理組織機構(gòu)。這對于進行企業(yè)采購管理非常重要。首先,企業(yè)采購管理組織,體現(xiàn)了一種適合企業(yè)情況的采購管理機制。采購管理組織一定下來,采購管理的權(quán)限、職權(quán)范圍、審權(quán)范圍、審批權(quán)限、工作內(nèi)容也就一一規(guī)定下來,這有利于采購管理工作的順利開展。其次,采購管理組織既是企業(yè)管理的司令部,又是企業(yè)采購業(yè)務(wù)工作的行動部。就象軍隊打仗一樣,有利于統(tǒng)一指揮,又有利于統(tǒng)一調(diào)動、統(tǒng)一行動?？梢员ＷC采購業(yè)務(wù)工作高效有序的開展。
2.采購管理組織基本類型
2.1直線制
直線制是由一個上級直接命令指揮多個下級的一種組織結(jié)構(gòu)形式?？偟男Ч?就是可以最直接有效。提高管理效率。避免踢皮球,不負責(zé)任,溜號等低效率的管理。例如,軍隊中,班長和全班戰(zhàn)士之間,排長和班長之間;企業(yè)單位科長與科員之間,廠長與車間主任之間,等等,都是一種直線制的管理關(guān)系。
直線制除了小企業(yè)之外,直線制作為一種基礎(chǔ)單元,廣泛應(yīng)用于各種組織結(jié)構(gòu)形式。例如,一個采購供應(yīng)科,科長和科員的關(guān)系,一個處、處長和科長之間的關(guān)系,一個事業(yè)部,事業(yè)部經(jīng)理與各個分公司經(jīng)理之間的關(guān)系,都是直線制關(guān)系。
2.2直線職能制
直線職能制就是在直線制的基礎(chǔ)上,再加上職能制。
直線職能制是在直線制的基礎(chǔ)上加大了職能制,相當(dāng)于直線制的能力擴大,能克服原來直線制管理者受個人能力限制而管理不寬,水大,不深入的缺點,能在職能人員的協(xié)助下,可以對下級的管理更寬,更細、更深入。因此,這中管理甚至可以使用于任何大型的,復(fù)雜的管理系統(tǒng)。所以現(xiàn)在一般的企業(yè),事業(yè)單位,政府機構(gòu),最大量采用的管理組織形式就是直線職能制。
2.3事業(yè)部制
事業(yè)部制就是以某項事業(yè)為核心組成的一個從決策到執(zhí)行管理全過程都齊全,精悍、便捷、高效運行的管理系統(tǒng)。事業(yè)部制的基本特點是以事業(yè)為核心,管理決策程序小而全,因而運行效率高。這里所謂事業(yè),是指某種專一化的業(yè)務(wù)職能,如專營某種產(chǎn)品,或者專營某個市場,若者專指某種職能。又如采購部,就是專門采購管理的事業(yè)部。它是專門進行采購管理,包含采購有關(guān)的各種事務(wù)處理,審批,決策在內(nèi)的一個小而全、效率高的處理組織機構(gòu)。在這個機構(gòu)中,權(quán)利相對集中,所有的采購事務(wù)處理,決策、全部可以在內(nèi)部解決,避免了跨部處理,逐極上報審批等麻煩手續(xù),可以節(jié)約大量處理時間,提高工作效率。事業(yè)部直對公司只進行事業(yè)部的發(fā)展方向,規(guī)模、業(yè)績,主要財務(wù),主要人事等進行大方向控制,不參與集體事務(wù)的管理和控制。
在事業(yè)部里面又可以根據(jù)事業(yè)部的具體情況采用直線制,直線職能制等機構(gòu)進行管理。這由事業(yè)部部長全權(quán)處理,報公司批準即可。
2.4矩陣制
矩陣制是一種臨時性聯(lián)合組織機構(gòu)。它是圍繞給定的任務(wù)(一般是臨時性的)由各個方面的人聯(lián)合組織起來的一個組織機構(gòu)。
矩陣制的優(yōu)點,是任務(wù)目的想很強,為完成給定的任務(wù)組成一個高效率運作,切非常精悍的組織。任務(wù)完成之后,又可以解散,實現(xiàn)了組織柔必性化,提高了企業(yè)的運作效率,降低了運作成本。
以上是采購管理組織可以采用的幾種組織結(jié)構(gòu)形成,企業(yè)可以根據(jù)自己具體的情況選擇合適的組織結(jié)構(gòu)。
3.采購管理人員素質(zhì)
為了搞好采購管理,采購管理人員需要有一定的素質(zhì)要求,長期以來,企業(yè)有一種重生產(chǎn),輕采購的傾向,對于采購人員的素質(zhì)不太重視。以為采購人員就是出差買東西,只要身體好,腦子嘴巴好使就行了,這種觀點是不對的。
當(dāng)然,不能要求所有的采購管理人員都有同樣的素質(zhì)。不同得人員應(yīng)當(dāng)有不同的素質(zhì)要求。而且,各個企業(yè)的采購管理機制不一樣,同一個職能人員,在不同的采購管理機制下的要求也不一樣。
在所有的采購管理人員中,最重要的是要先好采購主管。他是采購管理班子中最重要得人,擔(dān)負著企業(yè)整個采購管理的策劃,決策工作,對企業(yè)的采購管理水平有著決定的作用。采購主管應(yīng)當(dāng)是在該企業(yè)的采購方面有多年的實際經(jīng)驗,對采購業(yè)務(wù)、采購市場比較熟,同時又對企業(yè)生產(chǎn)比較熟,還具有一定組織管理能力的人。也就是要既懂采購、又懂生產(chǎn),又有組織管理能力。
需求分析員,市場分析與供應(yīng)商管理員、采購計劃員、進貨管理員、質(zhì)量管理員、庫存管理員、采購統(tǒng)計員、財務(wù)與成本核算員和采購員等,都可以爭取成為采購工程師。對他們的要求,除了政治素質(zhì)以外,特別果在各自的專業(yè)方面有一個嚴格的要求。根據(jù)業(yè)務(wù)水平評定從助理工程師、工程師、到高級工程師等不同職稱的等級。
秘書,可以按公務(wù)員的要求來考慮其素質(zhì)。要求文書能力強,接待事物處理,腦子靈活,口齒伶俐,相貌端正等。
上面是一般要求,在具體的企業(yè)中,可以根據(jù)具體情況制定具體的標準。
4.總結(jié)
我國企業(yè)如何學(xué)習(xí)、吸取先進企業(yè)采購管理理念和經(jīng)驗,改革傳統(tǒng)的采購管理模式,加強采購管理,是當(dāng)前我國廣大企業(yè)普遍關(guān)注和有待解決的熱點問題。實踐證明,加強采購管理,是企業(yè)降低成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是保證商品質(zhì)量的重要手段,是提高企業(yè)敏捷性的重要前提,是增強企業(yè)核心競爭力的重要途徑。
參考文獻:
關(guān)鍵詞:利益相關(guān)者 共贏視角 采購管理模式
傳統(tǒng)的企業(yè)管理理論認為，企業(yè)的唯一目標是實現(xiàn)“經(jīng)濟利潤最大化”，企業(yè)的采購管理模式也多以“實現(xiàn)經(jīng)濟指標”為核心進行構(gòu)建。供應(yīng)鏈管理理論的出現(xiàn)改善了這一問題，但也僅是單向度地擴大了企業(yè)采購管理向供應(yīng)商管理的外延，企業(yè)采購管理的重心沒有實質(zhì)性的改變。
隨著社會經(jīng)濟水平的提高和信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)面臨的經(jīng)營環(huán)境日趨復(fù)雜，決定企業(yè)經(jīng)營效果的內(nèi)外部因素逐漸增多，企業(yè)當(dāng)前的采購管理模式有效性減弱，如何構(gòu)建新的采購模式，實現(xiàn)共贏的目標，成為亟待解決的問題。
一、當(dāng)前采購管理模式存在的問題
企業(yè)當(dāng)前采購管理模式按直線職能制設(shè)置（一般采購管理模式見圖1），這種設(shè)置方法使管理和操作不分，采購部門與客戶無法直接溝通，造成采購管理部門的諸多問題。具體表現(xiàn)為：
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(一)企業(yè)對采購管理部門以效率和成本為核心進行績效考核，導(dǎo)致其不關(guān)注采購管理對企業(yè)的整體價值貢獻和長遠發(fā)展的作用
同時由于機構(gòu)設(shè)置不合理，采購管理和操作機構(gòu)不分離，缺少有效的監(jiān)督和權(quán)力制衡機制，容易產(chǎn)生道德問題。
(二)采購管理績效考核未考慮供應(yīng)商對企業(yè)的評價，不利于降低采購成本
近年來，部分企業(yè)從打造供應(yīng)鏈競爭力的角度加強了與供應(yīng)商的合作，但大多只是企業(yè)對供應(yīng)商的單向溝通，不注重供應(yīng)商對企業(yè)采購管理情況的反饋，在采購績效管理指標中，缺少供應(yīng)商對企業(yè)采購管理水平的評價指標，比如企業(yè)采購的及時付款率，訂單完成率等，導(dǎo)致采購工作得不到客觀及時的評價，無法改善采購管理的水平，降低綜合采購成本。
(三)忽視客戶方面對企業(yè)采購管理的評價，使采購管理無法真正提高水平
一般來說，企業(yè)采購和市場管理機構(gòu)是分開的，市場管理負責(zé)客戶關(guān)系的管理，其中客戶滿意度是客戶關(guān)系維護的最重要管理指標。但存在兩個問題：一方面客戶滿意度主要作為企業(yè)宏觀經(jīng)營評價指標，不納入采購管理的績效考核體系。另一方面滿意度細分考核要素中缺乏與采購管理相關(guān)的評價數(shù)據(jù)。對客戶評價的忽視使得企業(yè)采購管理對客戶需求及趨勢認識不清，無法從企業(yè)長期發(fā)展角度提高采購管理工作水平。
二、采購管理的利益相關(guān)者分析
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟體或自然人的權(quán)利訴求越來越強烈，并且逐漸得到法律法規(guī)的保障，三聚氰胺和沃爾瑪事件也反映出企業(yè)不能再忽視利益相關(guān)者的要求。企業(yè)采購管理也應(yīng)與時俱進，關(guān)注各利益相關(guān)方的利益訴求，妥善平衡和處理各方關(guān)系，為企業(yè)長期健康可持續(xù)發(fā)展貢獻價值。
(一)利益相關(guān)者定義
在所有關(guān)于利益相關(guān)者的定義中，F(xiàn)reeman的觀點最具代表性。在他的“戰(zhàn)略管理：一種利益相關(guān)者的方法”一書的出版被認為是利益相關(guān)者理論正式形成的標志。他認為，“利益相關(guān)者是能夠影響一個組織目標的實現(xiàn)，或者受到一個組織實現(xiàn)其目標過程影響的所有個體和群體”（Freeman，1984）。
(二)采購管理利益相關(guān)者分析
根據(jù)利益相關(guān)者定義分析可以看出，企業(yè)的利益相關(guān)者至少要包括股東、管理人員、雇員、銀行、政府部門、競爭對手、供應(yīng)商、分銷商、客戶、公眾等等。本文關(guān)注的是企業(yè)內(nèi)采購管理職能的利益相關(guān)者的利益滿足水平和產(chǎn)生高績效企業(yè)采購管理模式的關(guān)系，如考慮如此多的利益相關(guān)者研究難度很大。因此，運用Clarkson（1995年）根據(jù)利益群體與企業(yè)關(guān)系的密切性將利益相關(guān)者分為主要利益相關(guān)者和次要利益相關(guān)者的理論，本文的分析主要局限采購管理主要利益者，范圍包括管理層、員工、客戶和供應(yīng)商。
三、共贏視角下的采購管理模式
在識別出了采購管理利益相關(guān)者之后，需要對利益相關(guān)者的利益要求進行分析。
(一)管理層的利益要求
管理人員作為公司里一個重要的內(nèi)部利益相關(guān)者，在董事會授權(quán)范圍內(nèi)行使經(jīng)營權(quán)，負責(zé)執(zhí)行董事會所制定的各種決策，在公司經(jīng)營中的地位舉足輕重。管理層關(guān)注的利益主要有企業(yè)長期采購成本控制水平、采購組織和員工的道德問題以及良好的企業(yè)形象。
(二)員工的利益要求
員工是企業(yè)重要的利益相關(guān)者，與企業(yè)管理人員類似，員工在企業(yè)中投入的不是有形資產(chǎn)，通常是專業(yè)化程度較高的特殊技能。他們通常追求企業(yè)長期生存與發(fā)展、融洽組織氣氛和人際關(guān)系、獲得信任與授權(quán)和公正的管理程序等。
(三)供應(yīng)商的利益要求
供應(yīng)商側(cè)重于關(guān)心企業(yè)能否按時支付貨款，以及履行訂貨合同的能力，主要包括貨款及時償付率和訂貨完成率。貨款償付率高說明企業(yè)重視供應(yīng)商利益，誠信守約；反之則反映了企業(yè)管理流程和文化存在問題。訂貨完成率衡量企業(yè)能否與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，是否可以降低長期采購成本。
(四)客戶的利益要求
Phliip Kotler認為，客戶滿意“是指一個人通過對一個產(chǎn)品的可感知效果（或結(jié)果）與他的期望值相比較后，所形成的愉悅或失望的感覺狀態(tài)?！碑?dāng)前客戶的主要利益要求也有產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)及企業(yè)信譽等。
采購管理應(yīng)考慮主要利益相關(guān)者的利益要求，實現(xiàn)符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的長期的采購管理目標，因此必須構(gòu)建共贏的采購管理模式（見圖2）。
■
1、采購管理和操作機構(gòu)分離，形成有效的考核和權(quán)力制約機制
采購管理機構(gòu)應(yīng)依據(jù)明確的績效考核指標和管理制度對采購操作機構(gòu)進行考核、監(jiān)督和審計，形成對采購操作機構(gòu)和員工的有效制約，實現(xiàn)企業(yè)采購管理的低成本、高效率和合規(guī)運營。
2、采購管理機構(gòu)與供應(yīng)商之間要進行雙向溝通
采購機構(gòu)應(yīng)了解供應(yīng)商的訴求，接受供應(yīng)商的評價，與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。這有利于提高供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)效率、價格控制、安全服務(wù)水平，降低企業(yè)長期的采購成本。
3、采購管理機構(gòu)和操作機構(gòu)與客戶間需形成直接的雙向溝通機制
雙向溝通機制有利于及時、準確了解客戶需求，并根據(jù)客戶需求完成有針對性的、高效率和高質(zhì)量的采購服務(wù)，提高客戶滿意度，提升企業(yè)的服務(wù)價值。
4、采購績效考核指標的調(diào)整使采購機構(gòu)和員工更加注重采購管理長期目標，保證采購管理層和員工利益企業(yè)長期利益的一致性
共贏的采購管理績效指標包括成本、效率、合規(guī)、供應(yīng)商評價、客戶滿意度等，兼顧了管理層、員工、供應(yīng)商和客戶利益的實現(xiàn)，有助于消除當(dāng)前采購管理存在的短視頑疾。
四、共贏視角下采購模式構(gòu)建需注意的問題
共贏的采購管理模式能夠較好的解決當(dāng)前采購管理項目存在的問題，但在實際應(yīng)用中仍須注意以下問題：
(一)采購管理機構(gòu)與操作機構(gòu)分離要徹底
目前有的大型企業(yè)雖然在名義上實現(xiàn)了采購管理和操作的分離，但由于有限授權(quán)致使相當(dāng)一部分采購工作需要層層報批，甚至超過一定金額的采購事項必須由采購管理機構(gòu)操作，形成管理機構(gòu)既是“裁判員”又是“運動員”的局面。而當(dāng)采購管理機構(gòu)參與的采辦事項出現(xiàn)問題時，又不需承擔(dān)任何責(zé)任。這非常不利于采購工作正常的開展。
(二)要正確認識保證供應(yīng)商利益問題
供應(yīng)商的利益通過訂單執(zhí)行率和及時付款率指標衡量。有的企業(yè)管理人員經(jīng)常使用經(jīng)濟杠桿，認為拖延貨款是為企業(yè)增加現(xiàn)金流。其實供應(yīng)商很清楚企業(yè)的意圖，早已將資金的時間成本考慮到售價當(dāng)中。有的采購人員隨意撤銷訂單也會導(dǎo)致供應(yīng)商提前、超量備貨，這些成本最終也會加到企業(yè)的采購成本中。因此，保證供應(yīng)商利益是維護穩(wěn)定、長期的合作關(guān)系，實現(xiàn)企業(yè)長期的采購成本降低的必要條件。
(三)了解客戶的需求，并及時反饋給供應(yīng)商
客戶的滿意度包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)、信譽等內(nèi)容。采購管理機構(gòu)應(yīng)定期獲取客戶評價，并將結(jié)果傳遞給各供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商一起研究和整改產(chǎn)品和服務(wù)中存在的問題，并根據(jù)客戶的需求和變化趨勢提高服務(wù)水平。
五、結(jié)束語
本文分析了當(dāng)前采購管理模式存在問題，并對采購管理主要利益相關(guān)者進行識別，構(gòu)建了保證采購管理部門主要利益相關(guān)者的利益要求的共贏采購管理模式，旨在降低企業(yè)長期的采購成本，使采購管理工作與企業(yè)戰(zhàn)略相契合。本文還提出了共贏采購管理模式實施中應(yīng)注意的問題，以保證該管理模式的實施效果。
參考文獻：
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公路工程是一項施工材料需求量巨大的工程，在公路工程中施工材料成本往往占了整個工程成本的60%左右，同時公路工程材料質(zhì)量優(yōu)劣直接影響著公路工程質(zhì)量和工程效益。而材料采購環(huán)節(jié)，作為公路工程成本控制的重要環(huán)節(jié)，重要性顯而易見。材料采購成本主要包括：材料購買價格、材料運輸費用、材料存儲和保管等費用。由于受多種因素影響，公路工程材料采購環(huán)節(jié)一直是公路工程管理中的薄弱環(huán)節(jié)。公路工程主要材料采購成本控制要點主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，材料購買價格控制。第二，材料運輸費用控制。所以，在采購材料的同時應(yīng)對運輸條件、運輸路線等因素進行充分考慮，從而合理組織運輸。由于材料采購量大，所以在采購材料時應(yīng)與供應(yīng)商家協(xié)商，將運輸費用包含在材料采購費用內(nèi)。另外，在采購材料時，應(yīng)遵循就近采購的原則，這樣能夠有效降低運輸成本。
2、公路工程主要材料采購管理中存在的問題
2.1缺乏完善的采購管理制度采購管理制度，能夠有效約束材料采購管理工作，若是采購管理制度不完善，那么必將對材料采購管理工作造成嚴重阻礙。材料采購工程主要有材料采購部門或人員負責(zé)完成，與工程其他部門缺乏緊密聯(lián)系，若是采購管理制度不完善，就無法有效約束材料采購部門或人員，加上與工程其他部門聯(lián)系不緊密，確實其他部門的信息支持，這樣一來材料采購環(huán)節(jié)中就極易發(fā)生問題，例如材料采購人員以公謀私。2.2材料采購管理信息化水平較低隨著科學(xué)技術(shù)的進步，實現(xiàn)信息化管理是材料采購管理的必然趨勢。但是，當(dāng)前我國許多工程中的材料采購管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工操作管理方式，這種落后的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化材料采購管理工作的需要，甚至大大降低了工作效率。相較于信息化材料采購管理，傳統(tǒng)的管理方式成本費用過高，不具備較好實時性和動態(tài)性，非常不利于材料采購管理工作的進行和發(fā)展[2]。2.3沒有科學(xué)制定材料采購計劃材料采購計劃與公路工程施工設(shè)計方案有著緊密的聯(lián)系，是根據(jù)施工設(shè)計方案計算出材料采購成本，確定材料采購數(shù)量，而后結(jié)合工程實際情況以及計算的材料采購成本和確定材料采購數(shù)量制定出材料采購計劃。如果制定的材料采購計劃不科學(xué)，且采購部門或人員依舊按照該計劃執(zhí)行采購工作，那么必定對材料采購管理工作以及工程成本控制工作造成嚴重的影響。
3、加強公路工程中主要材料采購管理的控制措施
3.1建立完善的采購管理制度公路企業(yè)應(yīng)建立完善的采購管理制度，對采購管理工作程序進行具體規(guī)范，要求采購管理部門或人員嚴格按照規(guī)章制度進行工作，禁止在采購管理工作中出現(xiàn)隨意性、消極性或是以公謀私、公飽私囊情況。以完善的采購管理制度為基礎(chǔ)，建立責(zé)任制度，讓材料采購管理人員充分明確自身的職責(zé)、工作方法、步驟及對材料的質(zhì)量要求和保證質(zhì)量應(yīng)采取的措施，從而對材料采購管理人員的行為進行引導(dǎo)和制約，促使材料采購管理人員真正做到職責(zé)明確、分工合理、規(guī)范有序、流程清晰。3.2建立材料采購信息管理系統(tǒng)公路企業(yè)應(yīng)建立材料采購信息管理系統(tǒng)，以此實現(xiàn)材料采購信息管理信息化。材料采購信息管理系統(tǒng)主要由以下幾個子模塊系統(tǒng)構(gòu)成：計劃采購系統(tǒng)、價格分析系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、質(zhì)量跟蹤系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等。傳統(tǒng)的手工操作管理方式即落后又無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，所以建立材料采購信息管理系統(tǒng)勢在必行。實現(xiàn)材料信息化管理能夠具有高實用性、易操作性、可共享性、可升級性等特點。高實用性不僅能適應(yīng)材料管理工作的實際業(yè)務(wù)流程，還能很好的滿足企業(yè)發(fā)展需求。建立材料采購信息管理系統(tǒng)，能夠有效降低材料采購成本，提高材料采購工作效率，從而為材料采購管理工作的順利進行與完成奠定堅實的基礎(chǔ)。3.3加強提高材料采購管理人員的綜合素質(zhì)材料采購管理人員素質(zhì)高低在很大程度上決定著材料采購管理工作的優(yōu)劣，因此，公路企業(yè)應(yīng)積極展開各種教育培訓(xùn)活動，要求材料采購管理人員積極參與，通過培訓(xùn)著力提高材料采購管理人員綜合素質(zhì)。還應(yīng)結(jié)合工程實際制定相應(yīng)的獎罰機制，通過定期或是不定期的工作檢查和工作效果考評，激勵材料采購管理人員的競爭意識，促使材料采購管理人員的潛力得到最大限度的發(fā)揮[3]。
4、結(jié)語
1.1公路工程材料的特點
公路工程材料特點主要能分為兩方面：一是有品種繁多、需求量大、采購較為集中以及受環(huán)境限制等；二是針對不同材料提出的要求，應(yīng)滿足設(shè)計、規(guī)范要求，同時還應(yīng)符合相關(guān)的法律、法規(guī)的要求。公路施工企業(yè)還應(yīng)對材料相關(guān)采購人員進行培訓(xùn)加強提高采購人員額成本控制意識，并增強其一切從市場經(jīng)濟出發(fā)的觀念，而后確保質(zhì)量管理水平得到提高。另外，公路工程中的主要材料是指直接構(gòu)成工程主體結(jié)構(gòu)的永久性材料，包括：水泥、瀝青、鋼筋、鋼絞線、格柵、錨具等。
1.2公路工程材料管理的意義
材料管理的概念就是指對各類施工材料在生產(chǎn)的總過程中實施計劃、供應(yīng)、保管及合理使用；材料的主要內(nèi)容有編制材料計劃、采購定貨、合理供應(yīng)、組織運輸、庫存保管、領(lǐng)發(fā)、回收等；建筑材料的特點有品種繁多、需求量大等。建筑材料的基礎(chǔ)作用是保障建筑施工的順利開展，重要作用是保證建筑工程的質(zhì)量。材料更是構(gòu)成工程實體的主要生產(chǎn)要素，所以建筑施工企業(yè)必須加強對材料的管理，并針對材料管理中存在的問題采取有效的對策，從而確保工程質(zhì)量得到提高，企業(yè)的經(jīng)濟效益得到提升。
1.3加強公路工程主要材料采購管理的重要意義
加強公路工程材料采購管理的重要意義主要體現(xiàn)為以下幾方面：第一，加強工程主要材料采購管理能夠有效降低材料在工程中所占用的成本比例，從而提高工程效益。第二，加強工程主要材料采購管理能夠保障材料質(zhì)量，從而為公路工程施工作業(yè)的順利進行以及公路工程質(zhì)量提供重要的基礎(chǔ)保障。
二、公路工程主要材料采購策略
公路工程是一項施工材料需求量巨大的工程，在公路工程中施工材料成本往往占了整個工程成本的60%左右，同時公路工程材料質(zhì)量優(yōu)劣直接影響著公路工程質(zhì)量和工程效益。而材料采購環(huán)節(jié)，作為公路工程成本控制的重要環(huán)節(jié)，重要性顯而易見。材料采購成本主要包括：材料購買價格、材料運輸費用、材料存儲和保管等費用。由于受多種因素影響，公路工程材料采購環(huán)節(jié)一直是公路工程管理中的薄弱環(huán)節(jié)。公路工程主要材料采購成本控制要點主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，材料購買價格控制。第二，材料運輸費用控制。所以，在采購材料的同時應(yīng)對運輸條件、運輸路線等因素進行充分考慮，從而合理組織運輸。由于材料采購量大，所以在采購材料時應(yīng)與供應(yīng)商家協(xié)商，將運輸費用包含在材料采購費用內(nèi)。另外，在采購材料時，應(yīng)遵循就近采購的原則，這樣能夠有效降低運輸成本。
三、公路工程主要材料采購管理中存在的問題
3.1缺乏完善的采購管理制度
采購管理制度，能夠有效約束材料采購管理工作，若是采購管理制度不完善，那么必將對材料采購管理工作造成嚴重阻礙。材料采購工程主要有材料采購部門或人員負責(zé)完成，與工程其他部門缺乏緊密聯(lián)系，若是采購管理制度不完善，就無法有效約束材料采購部門或人員，加上與工程其他部門聯(lián)系不緊密，確實其他部門的信息支持，這樣一來材料采購環(huán)節(jié)中就極易發(fā)生問題，例如材料采購人員以公謀私。
3.2材料采購管理信息化水平較低
隨著科學(xué)技術(shù)的進步，實現(xiàn)信息化管理是材料采購管理的必然趨勢。但是，當(dāng)前我國許多工程中的材料采購管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工操作管理方式，這種落后的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化材料采購管理工作的需要，甚至大大降低了工作效率。相較于信息化材料采購管理，傳統(tǒng)的管理方式成本費用過高，不具備較好實時性和動態(tài)性，非常不利于材料采購管理工作的進行和發(fā)展。
3.3沒有科學(xué)制定材料采購計劃
材料采購計劃與公路工程施工設(shè)計方案有著緊密的聯(lián)系，是根據(jù)施工設(shè)計方案計算出材料采購成本，確定材料采購數(shù)量，而后結(jié)合工程實際情況以及計算的材料采購成本和確定材料采購數(shù)量制定出材料采購計劃。如果制定的材料采購計劃不科學(xué)，且采購部門或人員依舊按照該計劃執(zhí)行采購工作，那么必定對材料采購管理工作以及工程成本控制工作造成嚴重的影響。
四、加強公路工程中主要材料采購管理的控制措施
4.1建立完善的采購管理制度
公路企業(yè)應(yīng)建立完善的采購管理制度，對采購管理工作程序進行具體規(guī)范，要求采購管理部門或人員嚴格按照規(guī)章制度進行工作，禁止在采購管理工作中出現(xiàn)隨意性、消極性或是以公謀私、公飽私囊情況。以完善的采購管理制度為基礎(chǔ)，建立責(zé)任制度，讓材料采購管理人員充分明確自身的職責(zé)、工作方法、步驟及對材料的質(zhì)量要求和保證質(zhì)量應(yīng)采取的措施，從而對材料采購管理人員的行為進行引導(dǎo)和制約，促使材料采購管理人員真正做到職責(zé)明確、分工合理、規(guī)范有序、流程清晰。
4.2建立材料采購信息管理系統(tǒng)
公路企業(yè)應(yīng)建立材料采購信息管理系統(tǒng)，以此實現(xiàn)材料采購信息管理信息化。材料采購信息管理系統(tǒng)主要由以下幾個子模塊系統(tǒng)構(gòu)成：計劃采購系統(tǒng)、價格分析系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、質(zhì)量跟蹤系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等。傳統(tǒng)的手工操作管理方式即落后又無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，所以建立材料采購信息管理系統(tǒng)勢在必行。實現(xiàn)材料信息化管理能夠具有高實用性、易操作性、可共享性、可升級性等特點。高實用性不僅能適應(yīng)材料管理工作的實際業(yè)務(wù)流程，還能很好的滿足企業(yè)發(fā)展需求。建立材料采購信息管理系統(tǒng)，能夠有效降低材料采購成本，提高材料采購工作效率，從而為材料采購管理工作的順利進行與完成奠定堅實的基礎(chǔ)。
4.3加強提高材料采購管理人員的綜合素質(zhì)材料
采購管理人員素質(zhì)高低在很大程度上決定著材料采購管理工作的優(yōu)劣，因此，公路企業(yè)應(yīng)積極展開各種教育培訓(xùn)活動，要求材料采購管理人員積極參與，通過培訓(xùn)著力提高材料采購管理人員綜合素質(zhì)。還應(yīng)結(jié)合工程實際制定相應(yīng)的獎罰機制，通過定期或是不定期的工作檢查和工作效果考評，激勵材料采購管理人員的競爭意識，促使材料采購管理人員的潛力得到最大限度的發(fā)揮。
五、結(jié)語
關(guān)鍵詞;ERP;采購管理;變革
ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段之一,它的基木思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程視為建立在企業(yè)價值鏈上的供需鏈,將企業(yè)內(nèi)部劃分成多個相互協(xié)同作業(yè)的子系統(tǒng)(如計劃、采購、銷售、財務(wù)等),綜合考慮制造商、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響,合理優(yōu)化企業(yè)的資源配置,形成面向個性企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)。
采購管理系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)中的一個重要子系統(tǒng),是企業(yè)管理的重要組成部分,也是耗用企業(yè)資金最多的一個環(huán)節(jié)。物資采購成本的高低關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的成敗,己成為企業(yè)全面實施ERP系統(tǒng)過程中需要正視并急需解決的問題。
一、基于ERP的采購管理目標變革
采購管理系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的一個重要子模塊。用于處理企業(yè)與供應(yīng)市場之間的各利,業(yè)務(wù)活動,是物資需求計劃執(zhí)行的保證。確定合理的定貨量、選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商、保持最佳的安全儲備是采購管理的重點所在。ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)的采購管理的目標就是隨時提供訂購、驗收的信息,對外購或委托加工的物料進行跟催,保證按時到貨,避免停工待料,建立供應(yīng)商的能力、信譽等信息檔案,提供最新成本信息,調(diào)整庫存的成本,保證合理的庫存,降低成本,使企業(yè)的資金運用更加合理,進而獲取更大的利潤。
采購管理是為保障企業(yè)物資供應(yīng)而對企業(yè)采購活動的計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制進行的管理活動。企業(yè)采購的具體職能一方面表現(xiàn)為實現(xiàn)對整個企業(yè)的物資供應(yīng),另一方面,它是企業(yè)聯(lián)系整個物資資源市場的紐帶。在采購管理過程中企業(yè)必須考慮到價格、采購路線、交貨的及時性、影響報價的特殊因素、采購訂單中的數(shù)量與質(zhì)量要求、供應(yīng)商的穩(wěn)定性與可靠性等。采購什么類型、先進程度如何、滿足哪些生產(chǎn)和服務(wù)需要的物資還與企業(yè)的長期發(fā)展目標密切相關(guān)。
在采購活動中減少物資采購成本對一個企業(yè)的經(jīng)營管理可以產(chǎn)生較大的經(jīng)濟效益,以適當(dāng)?shù)膬r格適時地從合格的供應(yīng)商處采購物資是采購管理的最主要的目標,在ERP環(huán)境下,物資采購要實現(xiàn)三個目標:
(一)按生產(chǎn)、服務(wù)進度及時適量采購
物資采購供應(yīng)不是把貨物進得越多越好,也不是進得越快越好。貨物過多而超過最高庫存量,會增加保管費用。提高成本;貨物進得過早,會增加存儲時間,增加了倉儲、保管費用,提高生產(chǎn)、服務(wù)的成本;進貨延遲,則可能造成生產(chǎn)、服務(wù)滯后,影響工作進度。
(二)提高物資采購質(zhì)量
即要保證采購的物資能夠達到企業(yè)生產(chǎn)、服務(wù)所需要的質(zhì)量標準,又要保證企業(yè)的生產(chǎn)、服務(wù)產(chǎn)品符合用戶的要求。
(三)系統(tǒng)采購最優(yōu)配置
在物資采購過程的每個環(huán)節(jié)都會涉及到資金的消耗,如何在采購環(huán)節(jié)中降低采購的成本,是采購過程中必須始終貫穿的原則,
二、基于ERP的采購管理功能變革
采購管理系統(tǒng)是針對與采購工作相關(guān)的計劃、申購、審核、收發(fā)貨追蹤、歷史記錄、結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)付和采購訂單關(guān)閉等作業(yè)管理,協(xié)助采購部門有效地掌握各采購活動的信息。采購管理系統(tǒng)主要功能是依據(jù)物資需求計劃,根據(jù)物資的采購提前期、采購批量以及對應(yīng)供應(yīng)商,由采購部門有關(guān)人員自行輸人生成采購申請或訂單,按采購訂單收到來貨后,根據(jù)訂單進行驗收、收貨、登記入庫、發(fā)貨,以保證生產(chǎn)、服務(wù)對物資的需求。
基于ERP的采購管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)的采購方式有許多不同之處,主要表現(xiàn)在如下幾個方面:
(一)供應(yīng)源管理功能
實行供應(yīng)源管理使制造商成為供應(yīng)商的一個非常重要的客戶,加強了制造商和供應(yīng)商的關(guān)系,使供應(yīng)商獲得內(nèi)部規(guī)模效益和長期汀貨,降低購買材料的價格。供應(yīng)源管理是采購管理中重要的一個環(huán)節(jié),在ERP環(huán)境中,物料要求對供應(yīng)源的依賴性不斷增大,因此必須建立同供應(yīng)鏈上下游廠商之間長期互利合作的新型關(guān)系。在實際應(yīng)用中,一些企業(yè)常采用同一材料由兩個供應(yīng)商供貨的方法,以其中一個供應(yīng)商為主,另一個供應(yīng)商為輔。
(二)供應(yīng)商關(guān)系管理
從供應(yīng)商與物資需求企業(yè)關(guān)系的特征來看,傳統(tǒng)企業(yè)的關(guān)系表現(xiàn)為三種:競爭性關(guān)系、合同性關(guān)系、合作性關(guān)系。企業(yè)之間的競爭多于合作,屬非合作性競爭。ERP管理環(huán)境下的供應(yīng)商關(guān)系是一種戰(zhàn)略性合作關(guān)系,提倡一種雙贏(Win-Win)機制,從傳統(tǒng)的非合作性競爭走向合作性競爭、合作與競爭并存是當(dāng)今企業(yè)關(guān)系發(fā)展的一個趨勢。在選擇供應(yīng)商時。必須依據(jù)一定的標準對供應(yīng)商進行定期評價。這些標準包括價格、質(zhì)量、交貨期、批量彈性、地理位置、交貨期與價格的權(quán)衡、價格與批量的權(quán)衡等。被評價結(jié)果較好的供應(yīng)商,價格可能也是較低的,即使不是這樣,雙方建立起合作關(guān)系之后,企業(yè)也可以幫助供應(yīng)商做出降低成本的方法,使價格降下來。當(dāng)建立了良好的合作關(guān)系后,很多工作環(huán)節(jié)可以簡化以至消除,如修改訂貨、質(zhì)量檢查等,從而減少浪費,
實施基于ERP的采購管理系統(tǒng)后,企業(yè)的物資庫存很低以至為零,為了保證生產(chǎn)、服務(wù)需要,保證供貨質(zhì)量,必須從根源上抓實。購買物資的質(zhì)量,其責(zé)任歸于供應(yīng)商,而不是企業(yè)的物資采購部門。實施ERP采購管理系統(tǒng)就是耍把質(zhì)量責(zé)任返回到供應(yīng)商,供應(yīng)商必須給制造商提出有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計的建議,以滿足客戶的需要,制造商也應(yīng)幫助供應(yīng)商提高管理水平和服務(wù)能力,從根源上保證采購質(zhì)量。
按需小批量采購。小批量采購是基于ERP采購管理系統(tǒng)的一個基本特征。企業(yè)生產(chǎn)、服務(wù)對物資的需求是根據(jù)企業(yè)訂單和運行維護的需要來確定的,采購管理旨在消除或減少常規(guī)材料庫存,為了保證準時、按量供應(yīng)所需的物資,購買必定是小批量的。
(三)物資配送控制
基于ERP的采購管理系統(tǒng)消除了物資的緩沖庫存,供應(yīng)商交貨的失誤和延誤必將導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)、服務(wù)所需要物資無法滿足,可靠的送貨是采購管理系統(tǒng)的保證。可靠的送貨常取決于供應(yīng)商的供貨能力和運輸條件,一些不可預(yù)料的因素如交通擁擠、惡劣的天氣條件、運輸工具的故障等都可能導(dǎo)致送貨延遲,最理想的送貨是直接將物資送到生產(chǎn)或服務(wù)的需求地點。采購管理系統(tǒng)對物資的包裝要有特定的要求,良好的包裝不僅可以減少裝貨、卸貨對人力的需求,而且使物資的運輸和接收更為方便。
三、基于ERP的采購業(yè)務(wù)流程變革
采購管理要求供應(yīng)商和制造商之間進行有效的信息交換。可靠而快速的信息交換才能保證按時、按量供應(yīng)所需的物資。信息交換的內(nèi)容包括需求計劃、產(chǎn)品特殊要求、質(zhì)量和交貨問題、成本等,
有效的信息交換可以增強供應(yīng)商對訂單變化的響應(yīng)能力。可靠而快速的信息交換才能保證按時、按量供應(yīng)所需的生產(chǎn)和服務(wù)
物資。建立采購管理系統(tǒng)平臺,把采購管理平臺與ERP系統(tǒng)有機融合,使采購活動從需用計劃編制到采購點的分解,從多源供應(yīng)商的采購到單源供應(yīng)商的合作采購,從固定的物資采購到靈活的特殊物資采購,統(tǒng)一納入到采購管理平臺中,對企業(yè)的采購活動工作流、采購信息、供應(yīng)商等方面進行統(tǒng)一管理。采購管理系統(tǒng)平臺加速了信息的流動,提升工作效率和反應(yīng)速度,保證物資采購的及時性,可實施采購過程的控制,保證采購活動正常有序進行。
(一)采購業(yè)務(wù)工作流機制的變革
企業(yè)物資采購活動的復(fù)雜性決定了固定的采購流程將不能滿足企業(yè)針對訂單的個性化需求,采購活動需要以靈活的工作流機制來保證個性化物資采購的及時性要求。生產(chǎn)企業(yè)采購訂單分為兩種類型,一種是直接下達的采購訂單,這種訂單一般面對非項目性物資需求或者某些用量相對比較固定的物資;還有一種是特殊需要提出的訂單,這種訂單通常是特殊物資?；贓RP采購平臺,在采購業(yè)務(wù)流程中可采用直接采購與招標采購的有機結(jié)合。即常規(guī)、用量比較固定的物資采購采用固定的采購流程,以減少采購和生產(chǎn)、服務(wù)中的不利因素,特殊物資通過招標方式納入ERP采購管理系統(tǒng)中,實現(xiàn)采購活動的靈活定制,保證信息的統(tǒng)一管理與采購過程的實時監(jiān)控,最終確保采購活動的有序進行,以滿足企業(yè)生產(chǎn)、服務(wù)中物資的及時供應(yīng)。
(二)物資采購周期的變革
物資的需用計劃一般由項目的需求部門人員編制,主要依據(jù)是生產(chǎn)和服務(wù)計劃、進度等具體要求。編制好的物資需求計劃是物資管理部門確定經(jīng)濟采購量和編制物資采購計劃的主要依據(jù),物資部門再依據(jù)采購計劃確定訂貨點,最終簽訂采購合同以及進行后期的存貨管理。
在ERP環(huán)境下,企業(yè)的生產(chǎn)和服務(wù)是圍繞訂單或服務(wù)合同展開的,因此必須將長期采購計劃分解為短周期的采購活動,按企業(yè)生產(chǎn)、服務(wù)的進度要求,通過與目標供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系,采用集中式、小規(guī)模、多批次的采購方案,嚴格按生產(chǎn)、服務(wù)進度要求進行采購活動,嚴格控制物質(zhì)的庫存水平,盡可能將物資的保管、倉儲、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移到目標供應(yīng)商,減少企業(yè)運營中的資金占用問題。
經(jīng)濟采購量是項目一定期間物資存貨相關(guān)總成本達到最低的一批采購數(shù)量,與存貨相關(guān)的成本,形成和維持物資采購管理而引起的各項費用支出,總額隨物料數(shù)量、價格等屬性的變化而增減,主要由訂貨成本、購買成本、儲存成本和缺貨成本四部分構(gòu)成。確定經(jīng)濟采購量的目的是使與物資有關(guān)的上述四項成本總和達到最低。根據(jù)ERP生產(chǎn)、服務(wù)計劃的進度安排情況,訂貨成本和儲存成本相對較小,重點要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化,最終得出一定期間的經(jīng)濟采購量。
(三)供應(yīng)商管理結(jié)構(gòu)的變革
采購管理作為ERP管理的重要環(huán)節(jié),用以協(xié)調(diào)資源外購和與供應(yīng)商的關(guān)系,ERP環(huán)境下的采購需要滿足訂單生產(chǎn)和服務(wù)對物資的時效要求,供應(yīng)商管理結(jié)構(gòu)也因此由多源過渡到單源供應(yīng),通過與供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略性合作伙伴關(guān)系和有效的供應(yīng)商管理,保證采購的低成本、高質(zhì)量、高效率和高彈性,成為ERP管理中重要而有效的采購方式。
采購方式的革新,需要變更對供應(yīng)商的管理。傳統(tǒng)的采購方式往往是由企業(yè)各職能部門根據(jù)生產(chǎn)、服務(wù)需要進行采購,但在實際的采購過程中,物資采購人員會在企業(yè)提供的合格供應(yīng)商列表內(nèi)依照自己的意愿進行選擇,一類物資會選擇多家供應(yīng)商。
實行統(tǒng)一采購管理之后的采購行為本身沒有改變,物資采購可以從多方面綜合評判供應(yīng)商的表現(xiàn),結(jié)合價格高低、路程遠近、生產(chǎn)能力等信息,確認一個訂單的目標供應(yīng)商。經(jīng)過一定時期的合作,確定目標供應(yīng)商在物資的質(zhì)量、速度和價格方面的條件符合企業(yè)的要求后,與之建立戰(zhàn)略合作關(guān)系,納入企業(yè)的ERP采購管理平臺,實現(xiàn)采購信息共,滿足企業(yè)采購的要求。
