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關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化管理；問題
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會，在這樣的時代背景之下各行各業(yè)的管理進(jìn)行不斷的改革，包括數(shù)字化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間的表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)對其為人的評價的一個參考等方面的集合整理，對干部的選拔有重要的參考價值。近年來，我國對干部人事檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來也不太方便，同時，干部人事檔案是會隨著干部的調(diào)離而調(diào)離，對其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。因此，數(shù)字化檔案越來越受到檔案管理者的青睞，但是，在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理時，還存在一些問題，本文也就此展開討論。
一、干部人事檔案數(shù)字化管理的作用
對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時，不僅能夠提高工作效率，節(jié)省空間，而且可以很好地保護(hù)原件檔案。詳細(xì)內(nèi)容如下：
（一）減少管理成本。傳統(tǒng)的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據(jù)較大的空間，因而需要花費較大的管理成本。而數(shù)字化管理利用的是網(wǎng)絡(luò)空間，輸入相應(yīng)的數(shù)值就可以查找需要人的檔案信息，同時進(jìn)行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。
（二）提高工作效果。只要有相應(yīng)的權(quán)限，數(shù)字化干部人事檔案管理員可以很快地查閱檔案資料和進(jìn)行歸檔，把原先復(fù)雜的工作簡單化，解放勞動力，同時也提高了其工作的效率。（三）保護(hù)檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點，如果翻閱頻繁，則會增加對檔案的損害率，而數(shù)字化管理則是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時也消除了檔案篡改的情況。
二、目前干部人事檔案數(shù)字化管理三大問題
雖然人事檔案數(shù)字化管理能夠提高工作效率等優(yōu)點，但是，目前還存在很多問題，例如管理方式存在缺陷，管理設(shè)備不夠先進(jìn)，管理人員的素質(zhì)不高等。詳細(xì)內(nèi)容如下
（一）管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)。我國進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理的時間不長，而且有很多方面還是沿用傳統(tǒng)的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時，干部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發(fā)的，其軟件設(shè)備還是存在一定的缺陷，無法實現(xiàn)計算機管理的環(huán)環(huán)配合，而且進(jìn)行數(shù)字化管理的硬件配置也相對而言比較低，無法滿足實現(xiàn)數(shù)字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準(zhǔn)確、更新的不及時等情況，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)的質(zhì)量不高，從而減少了對數(shù)字化干部人事檔案的使用。而以上的種種問題，都與數(shù)字化干部人事檔案的要求不符，同時沒有實現(xiàn)真正的人事檔案數(shù)字化管理，還是需要翻閱紙質(zhì)的檔案，使用傳統(tǒng)的查檔、調(diào)檔方式，這樣不僅不會提高工作效率，反而會給檔案查閱的工作人員帶來一定的不便，對服務(wù)的效率帶來一定程度上的影響。
（二）管理人員的素質(zhì)不高。因為干部人事檔案工作的數(shù)字化管理需要復(fù)合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計算機的技能，因此，給進(jìn)行實際的數(shù)字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進(jìn)行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統(tǒng)的計算機知識的培訓(xùn)，因此，其計算機水平相對較低，這給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，提高其素質(zhì)，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質(zhì)，需要一個較長的過程。
（三）干部人事檔案的利用深度不夠。在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過程中，總是會存在利用率低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時，工作人員會有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個比較被動的局面，不是主動地去服務(wù)。雖然數(shù)字化干部人事檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強對干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到極限大。當(dāng)然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進(jìn)行深度探討和挖掘。
三、結(jié)語
干部人事檔案對干部的升職是有重要作用的，但是傳統(tǒng)的管理方式容易出現(xiàn)種種問題或是增加查閱的時間，因此，需要對干部人事檔案管理方式進(jìn)行改變，而數(shù)字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于應(yīng)用這種管理方式時間不夠長，有著管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)等問題，所以需要管理人員積極地去解決，可以從轉(zhuǎn)變管理方式，購買先進(jìn)的管理軟硬件，加強對工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)等方面著手。
作者:李純 單位:呼倫貝爾市人力資源和社會保障局
參考文獻(xiàn)：
[1]曹煒煒.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問題[J].管理觀察,2015,21(7):60-61.
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；價值
干部檔案數(shù)字化是指采用計算機、掃描儀等設(shè)備對干部檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。在世界經(jīng)濟(jì)與網(wǎng)絡(luò)相融的時代，信息化管理亦發(fā)揮了重要的作用。
一、實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性
一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權(quán)的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學(xué)研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護(hù)原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。
二、實現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析
如何實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準(zhǔn)確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問題?，F(xiàn)就闡述些許見解，具體如下幾個方面：
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持檔案信息化
首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，正確認(rèn)識和評價實現(xiàn)信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓(xùn)及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設(shè)備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)要求，到具體的質(zhì)量保證措施、崗位工作說明、安全保密規(guī)定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細(xì)管理。
（二）從嚴(yán)從實、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理
在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經(jīng)過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進(jìn)行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進(jìn)行補充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調(diào)動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀(jì)檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會養(yǎng)老保險和個人辦理房產(chǎn)、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過程中，要繃緊從嚴(yán)從實、保密安全這根弦，嚴(yán)格數(shù)字檔案制作管理，嚴(yán)禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對應(yīng)。真實、全面反映每個人的歷史面貌。
（三）提高素質(zhì)、保質(zhì)保量檔案數(shù)字化
強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關(guān)知識的人員勤培訓(xùn)，重實踐，加大力度，請專家及有經(jīng)驗的人員來進(jìn)行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學(xué)的人事檔案管理能力，盡職盡責(zé)，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓(xùn)出一批高素質(zhì)的檔案管理人才。
（四）嚴(yán)格把關(guān)、工作有序檔案數(shù)字化
干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎(chǔ)，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化時應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，做到檔案出庫、進(jìn)庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進(jìn)行數(shù)字化加工前，仔細(xì)整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進(jìn)行，不得損壞紙質(zhì)檔案，切勿漏掃。做到精、細(xì)、全。
三、結(jié)束語
實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會生產(chǎn)力信息化發(fā)展的重要標(biāo)志，也是社會發(fā)展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發(fā)展，構(gòu)建和諧社會輸送人才。
參考文獻(xiàn)：
[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（03）.
[2]焦英.關(guān)于人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].機電兵船檔案.2012（05）.
【關(guān)鍵詞】信息化手段；強化；檔案管理；設(shè)想
一、現(xiàn)狀分析
目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設(shè)兼職人事檔案管理員1名，負(fù)責(zé)干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護(hù)。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進(jìn)的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認(rèn)為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業(yè)績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態(tài)和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進(jìn)行，沒有利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。
二、外部形勢分析
據(jù)了解，市場上已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)字化干部人事檔案管理相關(guān)產(chǎn)品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經(jīng)實現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟(jì)寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區(qū)委組織部、內(nèi)蒙古區(qū)委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學(xué)院、濰坊市教育局、濰坊學(xué)院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設(shè)局等單位）。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；損壞；因素；分析；對策
數(shù)字檔案是人類的寶貴財富，它在經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展中起著越來越重要的作用。數(shù)字檔案依賴于計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以不受時空限制，但其不安全性已成為制約其發(fā)展的最大障礙。由于數(shù)字檔案的載體材料脆弱，附加設(shè)備眾多，技術(shù)成分復(fù)雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保o比紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)還要重要和困難得多。
1 數(shù)字檔案實施中存在的問題
1.1存儲載體的影響 現(xiàn)有的數(shù)字檔案一般都存儲在磁性材料或兼有光學(xué)、電學(xué)性質(zhì)材料制成的載體之中，如磁盤、光盤等。以光盤為例，光盤的盤基一般由金屬（如銅、鋁等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金屬常被氧化銹蝕，石英較易n裂，高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成，它們具有被氧化銹蝕、易老化n裂、易疲勞失效等缺點。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內(nèi)存數(shù)據(jù)。所以，光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲載體的"脆弱性"會導(dǎo)致各種安全風(fēng)險[1]。
1.2硬件故障的影響 數(shù)字檔案為達(dá)到公眾查詢利用和實現(xiàn)資源共享的目的，就必須借助于計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，為此必須購置檔案數(shù)字化輸入設(shè)備（如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如計算機、大型高速交換機等）、存儲設(shè)備（如計算機硬盤、SAN存儲器等），還要配置輸出設(shè)備（如視頻輸出設(shè)備、大幅面彩色噴墨打印機等）、保密設(shè)備（如脫機存儲設(shè)備）等。如此龐大的設(shè)備體系無論哪一個出了故障，都會造成數(shù)字檔案的使用受阻或損毀。如離線存υ靨逍枰相應(yīng)的驅(qū)動器來對數(shù)據(jù)進(jìn)行存取，一旦脫離驅(qū)動器就不能檢測到數(shù)字能否正確讀寫了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲，它也有一定的安全風(fēng)險。此外，磁帶庫、磁盤庫、虛擬磁帶庫等，還不能防止黑客和病毒入侵，一旦出現(xiàn)黑客和病毒入侵以及人為的誤操作，都有可能毀掉主機及存儲的數(shù)據(jù)，都不能保障數(shù)字檔案的絕對安全[2]。
1.3軟件故障的影響 操作系統(tǒng)故障、應(yīng)用軟件故障、驅(qū)動程序故障等都屬軟件故障，也會對正在生成的數(shù)據(jù)造成大的影響。
1.4人為因素的影響 人為誤操作如對磁盤誤格式化、誤分區(qū)、誤刪除等都會造成對存儲數(shù)據(jù)的損壞。如果是人為破壞，如對磁盤消磁、用Winhex軟件將數(shù)據(jù)完全填充，數(shù)據(jù)將完全損壞，而且不能恢復(fù)。
1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災(zāi)、水災(zāi)、泥石流、化工品爆炸等自然災(zāi)害的不可抗拒力的影響，必然會使數(shù)字檔案造成毀滅性的打擊。此外，戰(zhàn)爭、恐怖襲擊等，則使所有數(shù)字檔案的設(shè)備和數(shù)據(jù)頃刻化為烏有。
2 我院開展數(shù)字化檔案的實踐與做法
2006年國家組織部門明確指出：要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案的建設(shè)，完善干部檔案管理系統(tǒng)和干部信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。我院于2015年開展干部人事檔案專項審查工作，為了加強數(shù)字化檔案建設(shè)工作，我們將檔案案卷與電子信息化管理結(jié)合在一起，兩手抓兩手硬，取得了一定的效果。
2.1建立與維護(hù)數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，從嚴(yán)加強檔案工作隊伍建設(shè)。按照市委組織部統(tǒng)一要求，抓緊熟悉政策，迅速行動起來。建立與維護(hù)檔案專審工作電子信息系統(tǒng)，印發(fā)《關(guān)于采集報送干部電子信息的通知》，按照干部人事檔案專項審核工作要求，規(guī)范報送口徑，明確統(tǒng)一要求，保證干部檔案真實性。嚴(yán)格落實《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)肅對待個人檔案，嚴(yán)禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊伍建設(shè)，堅持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)把入口，選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配強檔案工作力量，并保持相對穩(wěn)定性。
2.2建立干部電子信息庫，創(chuàng)新數(shù)字化檔案建設(shè)工作。我院在職職工1800人，干部電子信息采集的工作量大，維護(hù)信息政策業(yè)務(wù)性強、要求很高，但我們克服困難、創(chuàng)新工作。在加強人事檔案與技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作時，我院將干部檔案中的個人資質(zhì)、證件以及相關(guān)的成果、榮譽等凡能通過案卷反映出來的內(nèi)容，除加強紙質(zhì)材料的接收、借查閱、轉(zhuǎn)遞、保管等環(huán)節(jié)外，還創(chuàng)新檔案管理的方法與手段，將他們拍照、制作成PPT、建立個人電子檔案儲存，并做好電子信息庫的后期維護(hù)工作。待實施電子檔案管理成熟后，整理、歸納并儲存在光盤內(nèi)，定期進(jìn)行光盤備份，定期對計算機殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。
2.3不斷排查數(shù)字化檔案管理故障與問題，嚴(yán)格落實檔案工作責(zé)任制。檔案專職人員加強數(shù)字化、信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，定期做好數(shù)字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網(wǎng)絡(luò)中心等部門做好聯(lián)動，不斷解決數(shù)字化檔案工作中反映出來的故障與問題。加強與紀(jì)檢監(jiān)察、衛(wèi)計委、人社、教育等部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系，共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。不斷創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平。
3 討論
數(shù)字檔案損壞的防治對策，就內(nèi)容、形式、技術(shù)、方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案損壞的防治相比，會有很大的不同，但傳統(tǒng)的"以防為主、防治結(jié)合"的指導(dǎo)思想，在現(xiàn)代依然是正確和有效的。因為無論是紙質(zhì)的檔案還是數(shù)字化的檔案，保護(hù)的核心部分都是存儲載體，只是數(shù)字檔案附加了許多設(shè)備而已。所以，"以防為主"，就要不斷研究存儲載體的質(zhì)量問題，使其壽命更長，運用時間更久。比如，古時的圣旨就是封建帝王下達(dá)的文書命令及封贈有功官員或n給爵位名號的a命或敕命，當(dāng)屬珍貴的史實檔案[3]，它所用的紙質(zhì)是很有考究的。而在今天，就要不斷研究改進(jìn)數(shù)字檔案的存儲載體，盡量提高它的存取速度、使用時間，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全。
3.1加強制度管理 建立和健全數(shù)字檔案館（室）的規(guī)章制度，是檔案科學(xué)管理的依據(jù)。要制定科學(xué)的規(guī)章制度，明確管理規(guī)范。通過精細(xì)化的管理使檔案管理的各項業(yè)務(wù)工作和利用者服務(wù)實現(xiàn)科學(xué)化，實現(xiàn)管理環(huán)節(jié)和程序向更精準(zhǔn)的方向發(fā)展。
3.2做好預(yù)算管理 編制好經(jīng)費預(yù)算是檔案工作精細(xì)化管理的第一步。有計劃合理地分配經(jīng)費，特別是數(shù)字化檔案開通后，通過對數(shù)據(jù)庫資源的多方了解及性價比比較，選擇適合本單位適用的數(shù)據(jù)庫。對檔案信息設(shè)備及其他辦公用品的購置做出相應(yīng)的預(yù)算，并對下一年數(shù)據(jù)庫的購置、調(diào)整、維護(hù)等工作做到統(tǒng)籌兼顧、輕重緩急，力求創(chuàng)造更多的價值和效益。
3.3 探討數(shù)字檔案損壞的各個因素，根據(jù)實際情況采取相應(yīng)對策，真正做到"防范于未然"。"防治結(jié)合"就是要采取行動，保證數(shù)字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件，還要考慮數(shù)字檔案保護(hù)的一些特殊要求。如庫房對電力、空調(diào)、地面防靜電的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個特別意義就是防止數(shù)據(jù)丟失，所以定期要進(jìn)行光盤、磁盤的離線備份（冷備份），或使用RAID磁盤陣列和應(yīng)用軟件進(jìn)行雙機備份（熱備份）[4]。而"治"字在這里的一個特別意義就是指數(shù)據(jù)的恢復(fù)。所以要定期對計算機殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。
3.4盡快制定通用的數(shù)字檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn) 改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設(shè)、民經(jīng)濟(jì)和社會各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進(jìn)步。作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會各項事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，目前我國尚無統(tǒng)一的、通用的的數(shù)字檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，這需要盡快制定。依法治國，依規(guī)辦事，數(shù)字檔案的安全問題才能有根本保證。
3.5著力解決好制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題 隨著計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。與發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主體-檔案館（室），存在著館（室）藏結(jié)構(gòu)單一、檔案內(nèi)容信息匱乏與社會對檔案信息無多少需求之間的矛盾，量大質(zhì)次的檔案收藏量過多給檔案庫房保管造成的壓力的問題等，這些都是制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題。因此，如果不運用先進(jìn)的科技設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗進(jìn)行現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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由于重慶主城區(qū)軌道交通工具具有運量大、快速、通暢、安全、準(zhǔn)時、舒適、節(jié)能、環(huán)保等優(yōu)點，人們越來越認(rèn)識到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設(shè)計、建設(shè)至運營、經(jīng)營各個階段會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如進(jìn)度、質(zhì)量、投資、技術(shù)、合同等方面的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅內(nèi)容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數(shù)據(jù)，將直接影響到項目能否順利實施，員工工作效率能否得到提高。根據(jù)國際信息化發(fā)展的趨勢，軌道交通逐步建立起一個網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、一體化的工作環(huán)境，保障機構(gòu)內(nèi)各部門共享一個統(tǒng)一的信息通訊和數(shù)據(jù)處理平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息交流，滿足企業(yè)內(nèi)部辦公過程中涉及的公文流轉(zhuǎn)、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺等各方面的需要，實現(xiàn)高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個良好的工作環(huán)境，充分體現(xiàn)軌道交通運營管理智能化、電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢。
1 軌道交通檔案傳統(tǒng)與信息化管理
在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式中，以手工勞動為主，軌道集團(tuán)各職能部門將紙質(zhì)文件交辦公室進(jìn)行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權(quán)范圍內(nèi)采集數(shù)據(jù)，同時也只能查詢到使用自己擁有的數(shù)據(jù)，形成了一個個“信息孤島”，其他部門有可能對本部門解決問題有幫助的信息資源因為資源的封閉而無法及時的獲得相關(guān)信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費。隨著軌道交通各條線路的開通，各個工程項目的立項建設(shè)，軌道集團(tuán)接觸到的相關(guān)單位大大增加，往來文件資料也成幾何級增長，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式的弊端也日趨顯現(xiàn)，如不及時加以改進(jìn)，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。
2 軌道交通檔案數(shù)字化管理概念及內(nèi)容
2.1 含義
數(shù)字化檔案管理是相對傳統(tǒng)管理而言的，它是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計算機、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標(biāo)下，其整體動態(tài)的最佳效果。
2.2 軌道交通檔案數(shù)字化管理的目的
軌道交通數(shù)字化檔案管理的總目標(biāo)：一是要千方百計地保存保護(hù)好各類軌道交通運營、建設(shè)階段的檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發(fā)軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業(yè)服務(wù)，也就是要迅速、準(zhǔn)確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項工作按計劃開展服務(wù)。
2.3 數(shù)字化管理的內(nèi)容
數(shù)據(jù)管理一般包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)加工和數(shù)據(jù)查詢四方面內(nèi)容。 數(shù)字化管理要做的工作就是通過各類信息技術(shù)平臺來縮短數(shù)據(jù)采集、加工、查詢的時間，延長數(shù)據(jù)存儲的時間。
3 數(shù)字化管理在軌道交通檔案中的應(yīng)用
由于目前計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數(shù)字化進(jìn)程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數(shù)字化處理流程開展相關(guān)檔案管理工作。
3.1 軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理
軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理包括文書檔案、人事檔案、會計檔案的數(shù)字化處理工作。
3.1.1 文書檔案。
文書檔案的數(shù)字化通過集團(tuán)辦公OA系統(tǒng)來實現(xiàn)，OA自動化辦公系統(tǒng)的公文處理及歸檔流程嚴(yán)格按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求制定，結(jié)合公司的實際情況，文書檔案按黨群、行政、生產(chǎn)、經(jīng)營4類來分類，歸檔文件按大類結(jié)合年度進(jìn)行排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據(jù)操作員錄入的文件相關(guān)信息自動生成檔案號，對文件進(jìn)行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現(xiàn)在的OA系統(tǒng)功能還不完善，未能實現(xiàn)文件、檔案一體化計算機管理，檔案著錄標(biāo)引工作還沒有完全轉(zhuǎn)移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。
3.1.2 人事檔案。
軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數(shù)字化信息量不足，許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)網(wǎng)上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內(nèi)部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內(nèi)容也包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、干部考核、考察、黨員統(tǒng)計等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動，制定科學(xué)合理的信息采集、維護(hù)和使用規(guī)定，明確界定各級、各部門的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運行協(xié)調(diào)機制，加強統(tǒng)一的強化培訓(xùn)，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
3.1.3 會計檔案。
由于上面提到的技術(shù)等原因，軌道交通的會計檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)也沒有完全與OA辦公自動化系統(tǒng)合并在一起，并且根據(jù)《會計檔案管理辦法》要求，會計憑證、會計賬簿、會計報表的輸入應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式要求，目前的辦公系統(tǒng)在智能化處理這類專業(yè)文件上功能上還有欠缺，達(dá)不到一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。因此會計檔案的數(shù)字化目前還是通?^金蝶等專業(yè)系統(tǒng)管理軟件來實現(xiàn)，OA辦公自動集成化的工程還在開發(fā)進(jìn)程之中。
3.2 軌道交通工程建設(shè)檔案管理數(shù)字化
由于軌道交通項目參與方眾多，圍繞工程項目的實施，如何做好各方之間的協(xié)調(diào)至關(guān)重要。軌道集團(tuán)作為項目業(yè)主，與設(shè)計方、監(jiān)理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯(lián)系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)是十分必要的。
目前的軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)功能僅限于施工單位與業(yè)主方的對接，施工單位的工程支付類文件統(tǒng)一在工程文件處理窗口處登記編號，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質(zhì)文件與電子文檔同步歸檔。
4 結(jié)論
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)：
大家好！歡迎各位到**區(qū)委干部檔案室參觀指導(dǎo)工作，下面由我為大家介紹一下區(qū)委干部檔案室的情況。
**區(qū)委干部檔案室成立于 年，曾獲得 榮譽，干部檔案管理數(shù)量由最初的 本增加到現(xiàn)在的 本，隨著干部檔案管理規(guī)范化建設(shè)水平的不斷提升，同時也為了滿足我區(qū)干部人事檔案管理工作需要，區(qū)委、區(qū)政府共投入資金***萬元，對干部檔案室進(jìn)行了全面的升級改造，從根本上改善了檔案保管條件和辦公條件。
場地一：查檔室（檔案室文化長廊）
現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)所看到的是我們的查檔室，同時也是我們檔案室的文化長廊。查檔室承擔(dān)著檔案材料的查（借）閱功能，我區(qū)各部門進(jìn)行檔案查（借）閱都是在這里進(jìn)行，為了更好的發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，我們將制定的檔案查（借）閱、檔案轉(zhuǎn)遞。。（可加）等 項規(guī)章制度及流程全部上墻，任何部門和單位查（借）閱檔案都要認(rèn)真履行相應(yīng)的手續(xù)?！扒笳?、務(wù)實、管檔、治檔”（記不清了，改一下）既是我們檔案室的座右銘也是我們今后的工作準(zhǔn)則。（上墻的還有什么再加上。）
場地二：大庫房、小庫房
現(xiàn)在大家進(jìn)入的是我們檔案室的庫房。大家可以看到我們的庫房全部安裝了防爆門窗、防爆燈、監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施，配有滅火器2個、空調(diào)2臺、除濕機1臺，達(dá)到了防潮，防火，防盜，防塵，防蟲，防霉等“八防”要求，保證了干部人事檔案的基本保存需要。
（密集架介紹）我們現(xiàn)在使用的密集架是沈陽沈飛檔案設(shè)備聯(lián)合公司生產(chǎn)的產(chǎn)品，目前看到的大庫房的密集架共十列，每列四節(jié)，每節(jié)六層，可容納檔案11200卷，小庫房的密集架共四列，每列三節(jié)，每節(jié)7層，可容納檔案3360卷。合計可容納檔案14560卷。目前全區(qū)共管理干部檔案10282卷。（其中區(qū)委干部檔案室管理存放檔案3215卷；區(qū)人才交流中心代管檔案816卷；區(qū)教育局代管檔案6251卷。）按照當(dāng)前只進(jìn)不出的檔案管理模式及全區(qū)每年大致干部進(jìn)出
人次，擴(kuò)容后的檔案室預(yù)計至少可容納未來十幾年的全區(qū)干部檔案。
場地三：整理室
現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入的是整理室。剛才庫房里的全部檔案都是通過我們檔案管理人員無數(shù)個日夜經(jīng)過收集、鑒別、整理、歸檔才得以形成的。
為了滿足全區(qū)干部人事檔案整理及數(shù)字化掃描工作需要，我們新購置電腦6臺，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)4套，紅光掃描儀4臺，通過軟硬件升級改造，不斷完善數(shù)字化檔案信息庫，實行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙檔制”，使干部檔案全面實現(xiàn)數(shù)字化。實現(xiàn)查詢快捷、數(shù)據(jù)安全的管理目標(biāo)。
下面請我們工作人員為各位領(lǐng)導(dǎo)演示一下如何實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，達(dá)到使用安全快捷的目標(biāo)。
（工作人員邊演示邊講解）
場地四：辦公室（如果需要就加一點兒，不需要就去掉）
（一）業(yè)務(wù)流程分析
1、信息的數(shù)字化：信息的數(shù)字化主要包括兩個方面，一是現(xiàn)有館藏檔案信息的數(shù)字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現(xiàn)有業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數(shù)字文檔，以及按照格式規(guī)范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規(guī)范整合：信息的規(guī)范整合首先需要有規(guī)范的格式規(guī)定；根據(jù)規(guī)范格式，各部門業(yè)務(wù)人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進(jìn)行歸類存檔，形成方便查詢、統(tǒng)計的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進(jìn)行查詢、瀏覽，對部分不符合規(guī)范的信息進(jìn)行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進(jìn)行信息的初審和整理后，進(jìn)一步進(jìn)行信息的審核和修改，在確認(rèn)無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉(zhuǎn)檔、銷毀等內(nèi)容，這些管理業(yè)務(wù)是交叉進(jìn)行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統(tǒng)一存儲格式的檔案數(shù)據(jù)，但對于不同門類的檔案數(shù)據(jù)而言，其檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)格式和屬性有所區(qū)別，平臺需考慮各檔案門類數(shù)據(jù)庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務(wù)利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業(yè)務(wù)部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關(guān)信息，共享部分檔案信息內(nèi)容，檔案信息消除等等。
（二）功能需求調(diào)研
對平臺功能需求進(jìn)行調(diào)研，調(diào)研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數(shù)字化階段：主要是各業(yè)務(wù)部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規(guī)范，詳細(xì)的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。2、在信息的規(guī)范整理階段：主要面向?qū)＜媛殭n案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據(jù)需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計功能，部分類別檔案信息的開放共享設(shè)置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統(tǒng)計功能（類似圖書館借閱），用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業(yè)務(wù)部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續(xù)借功能等。從以上五個環(huán)節(jié)的功能需求調(diào)研不難看出，檔案的數(shù)字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統(tǒng)計，檔案的開放設(shè)置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。
系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)
（一）系統(tǒng)設(shè)計理念
其一，是要實現(xiàn)信息的數(shù)字化。通過原有信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實現(xiàn)。其二，是要實現(xiàn)信息的規(guī)范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實現(xiàn)信息的規(guī)范化。其三，是要實現(xiàn)信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實現(xiàn)不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據(jù)行政類進(jìn)行集成，供查詢和統(tǒng)計；二是根據(jù)各個干部進(jìn)行信息的集成。其四，是要實現(xiàn)信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實現(xiàn)最大范圍的數(shù)字化共享，提高檔案信息的利用率。
（二）系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)想
