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論文摘要：本文介紹了圖書館編目業(yè)務外包的成因，分析了圖書館編目業(yè)務外包的優(yōu)勢和劣勢，并提出了在編目業(yè)務外包過程中應重視的幾個問題。
業(yè)務外包源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經營模式，圖書館編目業(yè)務外包,是借鑒工業(yè)企業(yè)業(yè)務外包的一種工作形式，一些圖書館將非核心的工作,通過招投標和簽訂合同的方式，外包給外界書商或業(yè)務機構，以方便集中自身力量搞好核心工作。業(yè)務外包體現了圖書館從傳統(tǒng)向現代轉型的必然發(fā)展趨勢,值得我們研究。圖書館業(yè)務外包主要有以下形式：采訪外包、圖書加工外包、編目外包、回溯建庫外包、報刊裝訂外包、流通上架外包、計算機硬件維護外包、現代技術外包、物業(yè)管理外包等等，其中編目外包是目前圖書館應用最廣泛、成效較顯著的一種。
1圖書館編目業(yè)務外包的成因
1.1聯機編目的發(fā)展為圖書館編目業(yè)務外包提供了技術條件
我國聯機編目的發(fā)展是以國家圖書館聯合編目中心應用系統(tǒng)1998年12月進行聯通并試驗運行為標志的；CALIS高校文獻保障服務系統(tǒng)也于1998年正式啟動。這兩個全國性共享平臺的運行為編目業(yè)務外包服務商制作編目數據提供了標準化的藍本。由于龐大的聯機編目技術支撐以及文獻處理加工標準化的實施，為編目業(yè)務外包服務商提供圖書館需要的業(yè)務創(chuàng)造了條件；MARC數據制作的社會化，圖書館管理軟件的通用性都改變了圖書館的作業(yè)模式，為編目業(yè)務外包提供了一個可靠應用平臺、服務環(huán)境和服務手段，使編目業(yè)務外包的巨大潛力得以開發(fā)并蓬勃發(fā)展。
1.2書商和中介機構的大量涌現
隨著市場經濟的不斷深入，出現了一大批經營狀況良好、信譽較佳的書商和中介機構，如中國教育圖書進出口公司、武漢三新書業(yè)等。由于圖書館隸屬于事業(yè)單位，信譽良好，與其合作風險小。因此，大量書商紛紛向圖書館展示其實力，競爭的加劇使得這些書商不僅要在價格上招式百變，在服務上也是花樣翻新。比如從單純訂單式服務轉變?yōu)閳D書分類、編目、加工服務一條龍。激烈的競爭關系使得這些書商和中介機構都想建立一支“人無我有、人有我優(yōu)”的專業(yè)化的、訓練有素的圖書分類、編目、加工隊伍，為編目業(yè)務外包提供了人才準備和可靠的保證。
2圖書館編目業(yè)務外包的優(yōu)勢和劣勢
2.1圖書館編目業(yè)務外包的優(yōu)勢
2.1.1降低成本
由于書商采用的是規(guī)?；洜I、企業(yè)化管理，經營成本低，他們利用國家圖書館，編目中心等單位的書目數據進行一次套錄，多次利用，數據成本更低。圖書編目業(yè)務外包，促進了機讀書目數據的標準化，減少了大量重復勞動，提高書目數據的利用率。據統(tǒng)計，目前我國圖書館原始圖書編目，每種書的成本在10-15元之間，而套錄數據每種書僅0.3元。
2.1.2節(jié)約人力資源
圖書館實施編目業(yè)務外包，一方面,可以借助外部的人力資源，來彌補自身資源的不足；另一方面實行編目業(yè)務外包，可以將節(jié)省下的經費投入圖書館內人力附加價值較高的工作中，從而達到減員增效，節(jié)約經費的目的。
2.1.3解決圖書館新書積壓問題
新書積壓、新書滯后是圖書館普遍存在的問題。特別是近幾年來，社會各界對圖書館的重視和購書數量的增加，就顯得尤為突出。圖書編目業(yè)務外包，能最大限度地縮短圖書加工周期，從根本上解決圖書館新書積壓、新書滯后的現象，達到標本兼治的目的。
2.2圖書館編目業(yè)務外包的劣勢
2.2.1外包合同的短期性和松散性,導致編目數據質量下降
圖書館編目業(yè)務外包，往往是在圖書招標過程中書商作為提供配套服務的形式來完成的，由于每年中標的書商都不一定相同，而且是多家中標，這樣,由于多家書商參與合作，對于圖書分編細則的理解和書商編目人員素質的差異，外包合同的短期性和松散性，將直接影響到書目數據的質量。
2.2.2過分強調節(jié)省成本,導致編目業(yè)務外包后書目數據質量下降
圖書館為了降低成本，大量減少原有的圖書編目人員，而外包商編目人員素質良莠不齊，導致原始編目數據質量參差不齊。外包人員對于圖書館編目的系統(tǒng)性缺乏概念，在處理多卷書時，容易將不同時間到館的書分散著錄，甚至給出不同的分類號。而這些錯誤又較隱蔽，只有當圖書出借時才會被發(fā)現，另外，復本不認真，導致一種書有多條書目數據。凡此種種影響了圖書館書目數據庫的質量，陡增圖書館書目質量控制的風險。
2.2.3隱藏的成本增長和新的競爭對手形成的風險
編目業(yè)務外包既孕育成本節(jié)約的優(yōu)勢，同時也隱藏著成本增長的潛在風險，編目業(yè)務外包作為圖書館圖書采購過程中書商提供的一項配套服務，如果長期外包，不僅削弱了圖書館的編目技能，而且造成書商對此業(yè)務的壟斷，圖書館過分依賴書商，同時，書商為了謀求自身利益的最大化，可能采取一些機會主義的行為，降低服務質量，提高此項業(yè)務的成本，使圖書采購價格提高，長此以往，增加了圖書館潛在的成本風險。
2.2.4圖書館人力資源重新配置的風險
編目業(yè)務外包的初衷是為了將更多更好素質的館員安排到一線讀者服務部門，以提高圖書館服務的質量，拓展圖書館服務的層面。但是，人力資源的重新配置，打破了原來各部門的利益格局，因此會出現很多新的矛盾，處理不好，會嚴重的影響圖書館業(yè)務工作的開展。
3圖書館編目業(yè)務外包中應重視的幾個問題
編目業(yè)務外包并不表示編目業(yè)務在圖書館的結束,而是意味著另一種更為復雜的管理工作的開始，所以在外包過程中更應重視以下幾個問題：
3.1外包書商的選擇
對書商的選擇直接關系到業(yè)務外包的成功與否。圖書館應首先對書商的技術實力、信譽、資金、工作效率、服務態(tài)度、社會影響等多方面進行考察和調研,并建立相關的評價指數,在招投標的時候將其作為選擇書商的硬性條件。對于承攬過該類業(yè)務內容的書商可以優(yōu)先考慮。
3.2加工方案的制定
圖書館在確定了書商后,經過專門小組的討論研究,應對書商提出詳盡的加工方案和加工要求。因為每個圖書館的目錄體系都有自己的歷史,而書商的員工對圖書的歷史缺乏了解,所以加工方案除了對必備字段的要求外,還需要有專門的文字規(guī)定相關著錄、標引原則,
3.3外包的適時考核與監(jiān)督。
在編目業(yè)務的外包過程中,不論是到館操作還是異地操作,圖書館都需配備審核人員進行適時抽查和監(jiān)督。審核人則根據規(guī)定對外包商提供的數據進行抽樣,把不符合加工要求的數據單列出來并提出修改意見,且在表格中進行統(tǒng)計,當書商的編目質量超過雙方約定的“出錯率上限”時,則根據約定做出相應的處理決定。
3.4加強溝通,優(yōu)勢互補
我國圖書館的編目業(yè)務外包正處于起步階段,無論是外部條件還是內部條件都有待于進一步完善。因此,雙方要本著相互理解的態(tài)度,進行溝通。要把書商看成是圖書館工作的戰(zhàn)略伙伴,對書商的能力要有清醒的認識,不應提出他們無法達到的目標和要求。同時,應鼓勵與協助書商謀求與具有龐大編目數據的CALIS聯機編目中心、國家圖書館編目中心甚至圖書館系統(tǒng)商等多方的合作,在多方合作中,更好地實現圖書館與書商間數據的“互聯互通”,使外包效益達到最大化。
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關鍵詞：業(yè)務外包競爭優(yōu)勢成本風險
目前，業(yè)務外包已成為企業(yè)價值鏈的一環(huán)，具有實質的策略重要性。業(yè)務外包可協助企業(yè)提高績效并降低成本，同時可提升整個經濟實體的生產力。本文就此展開詳細分析。
業(yè)務外包的經濟學分析
分工是業(yè)務外包的經濟學基礎。斯密的《國富論》里面說到：勞動生產力上最大的增進，以及運用勞動時所表現的更大的熟練、技巧和判斷力，似乎都是分工的結果，分工使得最擅長做某件事的人專心做好這件事。這是一種很簡單的增進效率的機制，卻能發(fā)揮出巨大的效力。業(yè)務外包是現代市場經濟中一種復雜形式的分工模式，其本質與最為簡單的分工無異。事實上，生產絕大多數最終產品是需要多個步驟、多方面配合的。現代經濟的不斷發(fā)展，不同的人和組織已經越來越在某一方面具有勝于他人的優(yōu)勢，而在更多的方面顯出一般化或者失去優(yōu)勢。市場越是發(fā)展，分工就會越細密越完善。一個明顯的標志就是現在有更多的專業(yè)市場和專業(yè)領域發(fā)展起來。企業(yè)專注于某一領域其實跟分工是如出一轍的，只不過是分工已經上升到了更高層次。接受業(yè)務外包和業(yè)務外包委托都是專注于某一方面，這種干中學效應、經驗積累效應、規(guī)模經濟效應以及快速應變效應都是成本降低、效益提高和核心競爭力的來源。
業(yè)務外包即分工基礎上的協調。分工是業(yè)務外包出現的經濟學基礎，但是制約業(yè)務外包出現的因素同樣具有經濟學基礎，它與分工相對應。這是分工在一個經濟體中為何是達到某種程度后趨于穩(wěn)定的問題。分工本身不是目的，生產出最終產品才是目的，因此還需要對各個分工步驟進行協調。而這就會帶來協調成本。企業(yè)內部的分工會帶來協調成本，企業(yè)間的分工也會帶來協調成本。在絕大多數情況下，后者大于前者。因此，企業(yè)間分工的協調成本的大小決定了企業(yè)間分工的深入程度。
經濟學上實現業(yè)務外包的條件。消費者一般關心的是能否以更低的價格得到最終的消費品，而很少關心消費品是如何生產出來的。因此，只要某種機制能夠降低產品的成本而又使生產參與者獲益不下降或者上升，這種機制就會出現。業(yè)務外包作為一種機制，是否被企業(yè)采用，取決于業(yè)務外包能否為企業(yè)降低成本或者帶來更多的收益。進一步來說，只有企業(yè)間分工帶來的生產成本的降低大于企業(yè)間分工帶來的協調成本的上升，業(yè)務外包才有可能出現。值得注意的是，這里的生產成本是廣義的，而不單單指具體物質產品的生產成本，也可以指企業(yè)內部某項工作的內部完成所需的直接成本。而協調成本主要體現為企業(yè)實行業(yè)務外包后在管理上相關成本的上升。
業(yè)務外包對企業(yè)競爭優(yōu)勢的正向作用
降低企業(yè)直接成本。當今的市場中，業(yè)務外包服務企業(yè)都是專注于某一領域的專業(yè)性企業(yè)，立足于整個產品價值鏈條的一個環(huán)節(jié)。業(yè)務外包前，企業(yè)在該環(huán)節(jié)的成本勢必高于業(yè)務外包服務企業(yè)，因此該項業(yè)務一旦外包出去，將降低直接成本。但是，業(yè)務外包并不一定降低企業(yè)在該業(yè)務上的總成本。因為業(yè)務外包服務企業(yè)要同時不止一家企業(yè)所委托的某項業(yè)務，在服務上只能開出相近乃至相同的單位服務價格。那么，對于那些原來業(yè)務內部化成本較高的企業(yè)來說，業(yè)務外包能給它們帶來更大的好處；業(yè)務內部化時成本較低的企業(yè)有可能因為業(yè)務外包的興起而喪失一定的成本優(yōu)勢。因此，業(yè)務外包以后，企業(yè)之間的相對成本優(yōu)勢格局有可能發(fā)生改變。
贏得市場反應速度優(yōu)勢。由于外包服務企業(yè)在該業(yè)務領域具有專業(yè)優(yōu)勢，并且聚集了該專業(yè)領域最優(yōu)秀的人才，在外包業(yè)務上往往能比委托企業(yè)具有更快的發(fā)展和應變能力。一旦企業(yè)將業(yè)務成功外包給外包服務企業(yè)，并且兩者之間達到良好的溝通互動，該業(yè)務就會取得比以前更好的市場應變能力，形成企業(yè)新的競爭優(yōu)勢。競爭優(yōu)勢提高的程度，取決于兩方面的因素：原來業(yè)務內化時的反應速度與業(yè)務外包后業(yè)務反應速度的差距；企業(yè)與業(yè)務外包承接方之間的溝通效率。第一個差距越大，競爭優(yōu)勢就有可能提高越快；第二個因素的存在是因為企業(yè)需要將業(yè)務外包出去的業(yè)務與企業(yè)其他業(yè)務整合起來，使得它們對整個市場環(huán)境變化做出一致反應，所以會帶來業(yè)務外包優(yōu)勢的縮小。
分散和降低業(yè)務風險。企業(yè)將一項業(yè)務外包出去，通常就是將業(yè)務風險進行轉移和分散，業(yè)務外包承接方都要承擔不同程度的業(yè)務失敗風險。如果企業(yè)將該項業(yè)務內化完成，風險就完全要自己承擔。業(yè)務外包出去后，由于外包服務企業(yè)具有專業(yè)化的優(yōu)勢，它們在該業(yè)務上失敗的風險會比原企業(yè)小。盡管企業(yè)可以通過業(yè)務外包在一定程度上轉移該業(yè)務的風險，卻可能承擔由于該業(yè)務失敗而整體業(yè)務受損的風險，在業(yè)務外包過程難以監(jiān)督而業(yè)務外包效果需要執(zhí)行的時候風險更大。
業(yè)務外包對企業(yè)競爭優(yōu)勢的負面影響
（一）事前準備過程中的交易成本
在實施業(yè)務外包之前，企業(yè)必須做一系列的準備工作，比如搜集相關信息、尋找合適的合作對象以及與有關合作對象進行溝通談判等，這些都會產生額外的成本。而這些成本并不一定能被業(yè)務外包所帶來的成本節(jié)約所補償。因為業(yè)務外包策略在將來可能根本就不會被執(zhí)行。這個階段的成本不會對企業(yè)的競爭優(yōu)勢帶來太大的影響，因為它只是一次性的成本投入。
（二）契約形成過程中的交易成本
一旦企業(yè)決定將某項業(yè)務外包出去，就要與合作對象進行合約簽訂。契約的簽訂牽涉到今后的利益分配和風險分擔，所以談判雙方都非常重視，談判過程中的成本比較高。企業(yè)要么堅持相對有利于己方的契約條款而同時承受較長的談判過程和較高的談判成本，要么相反。在這個博弈的過程里，原來預期是起主要作用的，雙方都不會偏離自己原來的預期太遠，否則談判就會破裂。一般來說，如果企業(yè)選擇外包，就會在外包真正實施之前逐步調整內部業(yè)務，使得外包實施后能更快地帶來收益。但由于談判后會存在合約最終不能達成的可能性，企業(yè)將缺乏調整的動力。同時，出于策略性的考慮，企業(yè)不會提前進行大幅度地調整，因為這一調整將給外包服務企業(yè)帶來談判的籌碼，企業(yè)就會處于不利的地位。因此，企業(yè)出于長期競爭優(yōu)勢的著想，可能采取不作為策略。此時，談判時間長短就不會對企業(yè)現有的經營帶來太大的影響，也就會使得企業(yè)在談判中至少不處于劣勢。這里著重分析了雙方利益存在沖突的情況，但由于這種交易更多的是一種合作，作為專業(yè)的外包服務企業(yè)，業(yè)務外包承接方會恰當地為委托企業(yè)提供合適的方案。
（三）執(zhí)行監(jiān)督過程中的交易成本
1.調整業(yè)務時導致的成本。企業(yè)決定將業(yè)務外包出去，它就要進行相應的調整。調整的幅度越大，成本就會越高，這些成本并非是最關鍵的，最關鍵的是調整幅度的過大可能會導致企業(yè)流程混亂，從而影響企業(yè)原有的競爭優(yōu)勢。
2.業(yè)務的協調成本。簽訂契約后，做好該項業(yè)務需要兩家企業(yè)之間的互動，互動導致的成本被稱為協調成本。如果該項業(yè)務由企業(yè)內部完成，由于內部協調可以通過權威命令來完成，所以成本相對低廉。一旦外包出去，由于該項業(yè)務要與企業(yè)的整個運營協調起來，需要不同業(yè)務、不同部門之間協作配合，加上是兩家企業(yè)之間進行協調，成本自然比較高。協調成本對企業(yè)的競爭優(yōu)勢將造成不利的影響。
3.企業(yè)對外包服務企業(yè)進行監(jiān)督所導致的成本。為了使服務企業(yè)能夠按照企業(yè)要求完成業(yè)務，企業(yè)需要進行監(jiān)督。監(jiān)督成本跟監(jiān)督難度的高低有關，外包的業(yè)務越復雜，監(jiān)督成本就會越高，業(yè)務的標準化越高，監(jiān)督成本就相對低。當一些業(yè)務在外包過程中出了差錯被監(jiān)督到時，這些差錯對企業(yè)最終產品的負面影響就會被消除或者降到最低，這種業(yè)務一般是簡單業(yè)務。很多業(yè)務是在外包過程中無法直接監(jiān)督的，一般要待到外包服務企業(yè)將外包工作成果交由企業(yè)進一步應用后才能檢測到。由于信息不對稱，導致監(jiān)督成本較高。在某些時候，即使業(yè)務外包成果取得了預期的良好效果，也不一定就表明外包服務企業(yè)是按照委托企業(yè)的要求來做的，也許存在機會主義動機。同樣，即使業(yè)務外包的成果不如人意，委托方也不一定將責任全部加于方身上，因為可能是非因素造成的。當委托方不能區(qū)分何種因素真正起了作用的時候，委托企業(yè)也只能承受這些損失。這里就是一個不確定性的問題，當出現這種風險可能性越大，企業(yè)就越不應該將該項業(yè)務外包，因為這種業(yè)務的外化會使企業(yè)控制風險的能力下降，最終降低企業(yè)的競爭優(yōu)勢。如果該項業(yè)務是企業(yè)的核心業(yè)務，是否將其外包就更要三思而后行了。一旦企業(yè)在這類重要業(yè)務上遭到挫折，會降低企業(yè)短期績效，破壞企業(yè)長期發(fā)展的穩(wěn)定態(tài)勢，如果企業(yè)處于激烈競爭的環(huán)境中，更有可能被擠出市場。
業(yè)務外包專業(yè)市場對企業(yè)競爭優(yōu)勢的影響
業(yè)務外包專業(yè)市場的特征，會影響到業(yè)務外包的交易成本高低，從而影響到業(yè)務外包所能獲取的競爭優(yōu)勢大小。專用性高的資產交易不宜進行市場交易，一旦某項業(yè)務具有資產專用性，業(yè)務外包市場就很難發(fā)展起來。外包服務企業(yè)為某一企業(yè)做出專用性較高的投資、提供專用性較高的產品或者服務，在利益分配的談判上會處于不利地位，難以獲取利潤。因此，企業(yè)很難通過發(fā)展業(yè)務外包專用性強的業(yè)務來獲得競爭優(yōu)勢。
當一種業(yè)務的獨立專業(yè)化優(yōu)勢明顯的時候，專業(yè)化的企業(yè)就會自然地出現，專業(yè)市場也會形成，原來自己完成該業(yè)務的眾多企業(yè)將其業(yè)務外包也順理成章了。當業(yè)務外包專業(yè)市場成熟和規(guī)范起來后，委托方和方的協調成本會下降，兩者承擔的潛在風險也會減少。因此企業(yè)決定是否將業(yè)務外包時，不能單純從交易頻率來考慮，而應著眼于現有外部市場環(huán)境下業(yè)務外包策略能否為企業(yè)帶來新的競爭優(yōu)勢。
從經濟理性人的前提出發(fā)，每個經濟主體都存在投機主義傾向，只是在不同的制約條件下實施的可能性不同罷了，而信息不對稱是存在這種可能性的根本條件。只要有較好的機制和環(huán)境來減弱信息不對稱程度，投機行為就會減少，業(yè)務外包的可能性就增大。只要專業(yè)業(yè)務外包市場發(fā)展起來了，市場競爭度就會增加，會從眾多層面抑制機會主義行為的出現。所以，企業(yè)在面對較為成熟的業(yè)務外包市場，可以充分利用外部環(huán)境優(yōu)勢，放心地將一些業(yè)務外包，擴大企業(yè)的競爭優(yōu)勢。
因此，盡管不同的交易具有資產專用性不同、交易頻率不同等差異，業(yè)務外包專業(yè)市場的發(fā)展特征仍然可以改變它們對業(yè)務外包所承受的成本和風險大小的影響程度，從而對業(yè)務外包帶來的競爭優(yōu)勢產生影響。
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[關健詞]圖書館業(yè)務外包策略
一、業(yè)務外包的產生及其背景
業(yè)務外包（Outsourcing）是近幾年發(fā)展起來的一種新的經營策略。即企業(yè)把內部業(yè)務的一部分承包給外部專門機構。其實質是企業(yè)重新定位，重新配置企業(yè)的各種資源，將資源集中于最能反映企業(yè)相對優(yōu)勢的領域，塑造和發(fā)揮企業(yè)自已獨特的、難以被其他企業(yè)模仿或替代的核心業(yè)務，構筑自已竟爭優(yōu)勢，獲得使企業(yè)持續(xù)發(fā)展的能力。
業(yè)務外包因能促進企業(yè)集中有限的資源和能力，專注于自身核心業(yè)務，創(chuàng)建和保持長期竟爭優(yōu)勢，并能達到降低成本，保證質量的目的，所以在市場經濟竟爭中日益受到企業(yè)矚目。事實上，許多國際知名品牌企業(yè)正是通過這種經營策略，創(chuàng)造了輝煌的業(yè)績。如世界最大的運動品牌耐克的核心竟爭力是運動鞋的設計、應用與研發(fā)氣墊（NikeAir）技術，而所有的制造工業(yè)外包給世界各地。微軟公司的核心竟爭力是創(chuàng)造他的軟件產品及其他公司發(fā)展策略性合作，提供顧客服務和支持，而其他的工作都是外包。據鄧百氏公司《1998年全球業(yè)務外包研究報告》顯示，全球營業(yè)額在5000萬美元以上的公司當年在業(yè)務外包上的開支上升了27％，達到了3250億美元。
業(yè)務外包這一現代工業(yè)企業(yè)經營管理方法在最近十年已被西方圖書館界吸收和采用，受到普遍的歡迎。圖書館將非核心功能通過合同外包給社會機構來完成，以便集中自身的力量搞好改變基礎結構，提高核心功能的工作。業(yè)務外包這一經營管理方法日益受到圖書館界的重視，是正在形成的一個趨勢。
1977年日本東京都一份報告稱，93所圖書館中有47所將分編工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日報》報道，在被調查的542所公共圖書館中，警衛(wèi)外包的占37.7%，清潔外包的占58.5%。1997年在被調查的全美授學士學位以上的117所高校圖書館中，33個正在進行或已進行編目外包，16所正在考慮。1998年秋美國美國圖書館學會（ALA）特別成立了一個“外包工作組”來研究業(yè)務外包相關的課題，并在ALA的冬季會議上設立了公開論壇來討論業(yè)務外包對圖書館的影響等相關問題。在我國，從九十年代以來，業(yè)務外包逐漸為圖書館所重視和采用，但業(yè)務主要集中在事務性工作和編目工作方面。
二、圖書館業(yè)務外包的類型
業(yè)務外包在圖書館的應用非常廣泛，但是較成功和成效最好的外包業(yè)務有下面幾種：
1、采訪業(yè)務外包。采訪業(yè)務外包主要有兩種模式，一種是綱目訂購，它實際上是一種圖書館與書商之間的采書合約，書商根據圖書館采訪人員圈訂的綱目控制范圍（如：專業(yè)范圍、主題控制、出版社控制、閱讀水平控制等）和圖書館的經費預算，將選出的圖書送到圖書館，圖書館采訪人員通過驗收將適合的書留下，不需要的圖書退回給書商。這種方式可以節(jié)約采訪人員選書的時間，也能保證所購圖書具有針對性。另一種方法是由圖書館采訪人員根據征訂書目進行圈選，交由書商訂購。近幾年，地區(qū)采編中心和圖書公司不斷涌現，在市場經濟環(huán)境下，圖書供應商要能發(fā)展下去，就必須以客戶為中心，滿足客戶的需求，這種竟爭給圖書館帶來了更多的優(yōu)惠和附加服務，其中包括書目數據的配送以及裝防盜條、蓋館藏章、貼條形碼和書標等手工處理過程，從而達到降低成本、減少人員，并取得一定經濟效益的目的。
2、編目外包。編目外包是國外圖書館業(yè)務外包中應用最廣且最具成效的一種。早在七、八十年代，美國、日本等國圖書館已開始將編目業(yè)務部分外包，1967年OCLC成立之后，由于它費用低，質量高，OCLC更是成了世界各地圖書館編目外包的服務商。在中國，隨著計算機網絡的迅猛發(fā)展，全國聯合編目中心、CALLS、地區(qū)采編中心的建立，從九十年代開始，各圖書館普遍采用了編目外包方式。編目外包，一方面可以減少編目人員的負擔，加快文獻處理的速度，在不降低質量的前提下節(jié)省開支，解決諸如待編積壓圖書、工作負荷不均、專業(yè)人員不足等問題，另一方面，可以減少重復勞動，在一定范圍內實現統(tǒng)一編目，圖書館書目數據達到規(guī)范化和標準化。
3、書目數據庫建設。數據庫建設是圖書館自動化工作的重要組成部分，也是圖書館在自動化建設進程中最繁重的一項業(yè)務，需要投入大量的人力和物力。由于它耗時耗力，很多圖書館都將此業(yè)務外包給建庫承包商。圖書館館藏書目數據庫建設外包，包括依據卡片上的信息進行業(yè)務外包和到現場依據文獻實體上的信息進行業(yè)務外包兩種形式。前一種方法簡便、經濟，但卡片信息不全，依此制作出來的書目數據不能達到準確、全面的效果。后一種方法是較為徹底的做法，雙方通過簽訂合約，由承包方派員進駐圖書館，按館藏文獻建庫，同時還按照現在的標準全面重新加工。
4、自動化業(yè)務外包。自動化業(yè)務外包是指在共同簽署的外包協議或合同的基礎上，采用系統(tǒng)移植或委托專業(yè)廠商設計和開發(fā)，服務提供商直接向圖書館提供整套的應用方案，包括咨詢、軟件系統(tǒng)、實施、運行中的維護、軟件的升級、高質量的技術支持等。由于大多數圖書館缺乏計算機專業(yè)技術人員，加上隨著信息技術的發(fā)展，硬件和軟件在不斷升級，如果相關的圖書館管理系統(tǒng)以及應用軟件由圖書館自行開發(fā)，則圖書館要投入大量的開發(fā)費用和人員培訓費用，通過服務外包，不僅可以節(jié)約時間和費用支出，還可以直接享受服務提供商提供強徑的在線支持、網上維護和更新升級的優(yōu)質服務。
5、后勤物業(yè)管理。大學圖書館的行政和后勤雖然沒有公共圖書館復雜，但事務性工作很多。近幾年來，圖書館事業(yè)發(fā)展較快，各地政府都投入巨資建設新圖書館，新建的圖書館面積都較大，如華南師范大學新館面積為23500平方米，湛江海洋大學圖書館為23000平方米，新館的各種設施，包括公共衛(wèi)生、消防、綠化、空調、機電設備的維護和管理任務很重。通過后勤外包可以使管理層從事務性工作中解脫出來，更多精力用于業(yè)務建設中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包兩種，全部外包可以向社會邀請專業(yè)物業(yè)公司進行招標的方式，選聘物業(yè)管理公司對圖書館所有物業(yè)及設施、設備實施統(tǒng)一一體化管理，圖書館只設一名物業(yè)管理人員，負責物業(yè)的宏觀管理及與管理處的聯絡，深圳南山圖書館即是采用此種形式。較為普遍的是采用部分外包的方式。部分外包主要用于：
清潔衛(wèi)生：對于幾萬平方米館舍來說，清潔衛(wèi)生是一項較繁重又不可忽視的業(yè)務，在人員不足的情況下，可以外包給保潔公司來完成，圖書館辦公室可以建立明確的檢查制度進行監(jiān)督。
綠化保養(yǎng)：圖書館要營造一個舒適、優(yōu)雅的環(huán)境，綠化是不可缺少的擺飾品，而圖書館沒有專業(yè)的人員來對這些植物進行保養(yǎng)，因此可以委托給學校的綠委會進行托管，以保證圖書館的花木常青常開。
消防安全：消防安全是圖書館領導最為頭痛的問題，圖書館是一個公共活動場所，人流量大，人員復雜，圖書館內書籍是易燃物品，同時還保留著大量的文物和古籍，因此圖書館消防安全在后勤管理中占有重要的位置。圖書館可以將此項業(yè)務交由消防公司來完成，消防公司派專人進駐圖書館，定期檢查和更新消防器材，并可以和圖書館合作，開展消防演習，進行消防宣傳，提高全體職工的消防意識。
設備維護：除計算機設備外，圖書館的硬件設施還包括空調、電梯、影印設備、視聽設備等，這些也可
以通過合約形式進行委外服務。
三、圖書館業(yè)務外包評價
業(yè)務外包之所以能被圖書館所用并得以發(fā)展，是由于這種模式確實能給圖書館帶來很大的利益，有著明顯的優(yōu)勢：
1、圖書館實行業(yè)務外包，可以降低成本，提高質量。專業(yè)機構（團體）往往具有規(guī)模經濟，有著專業(yè)程度高和高度效率化，經營成本較低的特點，通過他們來提供服務，可以取得較大的價格優(yōu)惠，并能節(jié)省龐大的人事費用。以采編業(yè)務為例，將采編業(yè)務委托給地區(qū)采編中心完成，一方面，可以通過聯合采購取得價格優(yōu)惠，另一方面，采編中心是一個以采、編、配送一條龍服務為特色的服務機構，在完成購書的同時，實現了隨書配送書目數據，有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼條形碼、書標、蓋館藏章等圖書加工工作，而且這些工作是完全免費的。在美國，圖書館成為OCLC成員館后，套錄一條書目記錄費用是1.5美元（OCLC成立之前，美國國會圖書館一條書目記錄成本是75美元，Ohio大學圖書館是30美元），委托編目，平均才2－12美元。我國的情況也差不多，據統(tǒng)計，圖書館單獨編目，每種圖書約10－15元，而套錄每種圖書是0.3元，委托地區(qū)采編中心或書商，編目是免費。
2、節(jié)約人力資源，克服缺乏專業(yè)技術人員的不足的困難。圖書館實施業(yè)務外包，一方面，可以借助外部的人力資源，來彌補自身智力資源的不足。受客觀因素的影響，圖書館很難引進和留住高技術人員，因而也使圖書館難以進行技術的研制和開發(fā)。在業(yè)務外包的情況下，圖書館可以充分利用外部資源保證自已的先進性。如選購成熟先進的圖書館管理軟件，既可以降低開發(fā)軟件的風險，也能提高圖書館的服務水平。又如南海學院圖書館，由于是新建圖書館，專業(yè)人員少，因此將采編業(yè)務全部交由廣東高校信息服務中心完成，該中心擁有一支高素質的專業(yè)隊伍，生產制作出標準的書目數據，使南海學院圖書館從一開始就建立在較高的起點上，從而保證了數據的標準化和規(guī)范化。另一方面，可以節(jié)約人員。以聯合編目為例，美國Ohio大學圖書館1967年共有編目人員15名，每年處理約2.5萬種圖書，成為OCLC成員館后，編目人員減至5人，每年可處理5萬種書，以每名工作人員年薪5萬美元計，每年節(jié)約工資約50萬美元，而全部套錄OCLC數據也只需花7.5萬美元。
3、圖書館實施業(yè)務外包，可以專注于自已的核心業(yè)務，提高竟爭優(yōu)勢。圖書館將非核心業(yè)務外包給專業(yè)機構完成，將使圖書館的管理層可以集中精力實現對業(yè)務流程，人員配置進行整合，加強讀者服務工作，提高圖書館的竟爭優(yōu)勢，保持圖書館的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。
4、縮短工作時間，提高工作效率。以回溯建庫為例，如果要完成30多萬種中文圖書，由圖書館工作人員自已建庫，估計要用1－2年時間，而委托建庫商，可能只需要2個月時間。
業(yè)務外包作為一種新型的圖書館管理模式，對于提高圖書館的服務效率，促進圖書館的重心轉移，發(fā)揮圖書館的竟爭優(yōu)勢，具有重要的作用。但是，也存在一些缺陷。如直接購買圖書館管理系統(tǒng)的最大缺餡是使圖書館工作人員產生對外部技術的嚴重依賴。一般情況下，技術外包可以產生良好的短期回報，但不知不覺中圖書館的技術人員只停留在使用上，而不對技術進行研究開發(fā)（包括人才），從而損害圖書館的技術能力，特別是某些技術決竅必須通過開發(fā)的過程中才能學會。采購業(yè)務外包方面，隨著廣東經濟的快速發(fā)展，招生人數增加和學校評估要求，廣東高校這幾年購書經費增加很快，常常一次拔數百萬元，校方限期完成，圖書館將數百萬的采購委托給供貨商，有的館甚至要求供貨商每種書配5——10冊，積壓的舊書也配上，從而造成藏書質量的下降。
四、圖書館實施業(yè)務外包的策略
業(yè)務外包主要是透過與外包商合作及關系之調整，以改善圖書館服務質量，提高工作效率。而圖書館仍要承擔規(guī)劃、目標制定、監(jiān)督標準制定及執(zhí)行、評估及修正等工作，換言之，業(yè)務外包服務質量的好壞，圖書館應負責任，因此在制定外包策略時應注意以下問題:
1、決定業(yè)務外包考慮因素。實施業(yè)務外包之前，圖書館應根據本館的任務、人力資源等因素進行具體分析，評估成本效益，聽取各方意見，明確自已的核心業(yè)務，從而確定哪些業(yè)務與核心業(yè)務關聯性不大，或是本館難以提供足夠的資源支持，或是自已完成成本高、效率低，這些因素都是圖書館考慮進行業(yè)務外包的原因。
2、選擇合適的外包商，簽定合作協議。外包商選擇的好壞直接關系到圖書館外包業(yè)務成功與否。圖書館應全面考慮外包商的財務、人力資源、信譽、管理控制及效率、服務質量，以及是否熟悉業(yè)務、價格水平等條件，在審慎外包商各方面因素后，認真簽訂外包合約，作為雙方共同遵守及管理的依據。合約的內容應包含：工作目標及預期效益、合作范疇、運作方式、責任劃分、所有權歸屬、合約修改與終止、付款方式、培償問題等。
3、加強對外包商的控制和管理。圖書館把業(yè)務外包出去后并非萬事大吉，相反，應密切注意并配合外包商進行各項活動。在執(zhí)行合同過程中，圖書館還必須對外包商進行有效的監(jiān)督，重視業(yè)務外包的過程管理，尤其是技術業(yè)務工作，同時應建立一套可以將服務對象的問題直接反饋給館方的機制，如提供意見箱、電子公告欄、留言板等。
4、建立良好的溝通機制，無論是與本館職工還是外包商。圖書館與外包商的關系是互相依靠，互惠互利的雙贏關系，雙方在充分的溝通與相互理解基礎上，加強合作與協調，使業(yè)務流程順利進行。在圖書館內部，外包勢必會影響到一些工作人員的利益，如編目外包，從前圖書館內部往往以編目人員為核心人物，知識層次最高的當是編目人員，由于編目外包，他們可能要轉變角色，由臺后服務走向臺前服務。因此，要做好員工的溝通工作，得到員工的理解和支持。
五、圖書館業(yè)務外包的前景
雖然圖書館業(yè)務外包模式目前還存在一些有待解決的問題，圖書館也存在一些顧慮。但是它體現了在知識經濟時代傳統(tǒng)圖書館向現代化圖書館轉型過程中圖書館職能社會化的必然發(fā)展趨勢。隨著圖書館現代化、網絡化程度的提高，虛擬館藏比例的上升及聯機編目的普及，圖書館內從事信息貯藏與處理的人員將減少，從事讀者信息服務人員，尤其參考咨詢人員將成為圖書館的核心人員，圖書館的整個組織機構、工作流程、人力資源應用等都應加以重視與重新分配。人力刪減、經費緊縮、以及信息時代圖書館服務功能的迅速變化，業(yè)務外包在圖書館業(yè)務的應用層面日益擴展。委外服務不僅促進圖書館從節(jié)省成本及提升效率等方面進行創(chuàng)意思考，同時也是圖書館思考改造其組織作業(yè)流程、實施機構重組的一項良方?？梢灶A料，隨著圖書館管理的改進，業(yè)務外包將有更大的發(fā)展空間。
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[關健詞]圖書館業(yè)務外包策略
[分類號]G251[文獻標識碼]A
一、業(yè)務外包的產生及其背景
業(yè)務外包（Outsourcing）是近幾年發(fā)展起來的一種新的經營策略。即企業(yè)把內部業(yè)務的一部分承包給外部專門機構。其實質是企業(yè)重新定位，重新配置企業(yè)的各種資源，將資源集中于最能反映企業(yè)相對優(yōu)勢的領域，塑造和發(fā)揮企業(yè)自已獨特的、難以被其他企業(yè)模仿或替代的核心業(yè)務，構筑自已竟爭優(yōu)勢，獲得使企業(yè)持續(xù)發(fā)展的能力。
業(yè)務外包因能促進企業(yè)集中有限的資源和能力，專注于自身核心業(yè)務，創(chuàng)建和保持長期竟爭優(yōu)勢，并能達到降低成本，保證質量的目的，所以在市場經濟竟爭中日益受到企業(yè)矚目。事實上，許多國際知名品牌企業(yè)正是通過這種經營策略，創(chuàng)造了輝煌的業(yè)績。如世界最大的運動品牌耐克的核心竟爭力是運動鞋的設計、應用與研發(fā)氣墊（NikeAir）技術，而所有的制造工業(yè)外包給世界各地。微軟公司的核心竟爭力是創(chuàng)造他的軟件產品及其他公司發(fā)展策略性合作，提供顧客服務和支持，而其他的工作都是外包。據鄧百氏公司《1998年全球業(yè)務外包研究報告》顯示，全球營業(yè)額在5000萬美元以上的公司當年在業(yè)務外包上的開支上升了27％，達到了3250億美元。
業(yè)務外包這一現代工業(yè)企業(yè)經營管理方法在最近十年已被西方圖書館界吸收和采用，受到普遍的歡迎。圖書館將非核心功能通過合同外包給社會機構來完成，以便集中自身的力量搞好改變基礎結構，提高核心功能的工作。業(yè)務外包這一經營管理方法日益受到圖書館界的重視，是正在形成的一個趨勢。
1977年日本東京都一份報告稱，93所圖書館中有47所將分編工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日報》報道，在被調查的542所公共圖書館中，警衛(wèi)外包的占37.7%，清潔外包的占58.5%。1997年在被調查的全美授學士學位以上的117所高校圖書館中，33個正在進行或已進行編目外包，16所正在考慮。1998年秋美國美國圖書館學會（ALA）特別成立了一個“外包工作組”來研究業(yè)務外包相關的課題，并在ALA的冬季會議上設立了公開論壇來討論業(yè)務外包對圖書館的影響等相關問題。在我國，從九十年代以來，業(yè)務外包逐漸為圖書館所重視和采用，但業(yè)務主要集中在事務性工作和編目工作方面。
二、圖書館業(yè)務外包的類型
業(yè)務外包在圖書館的應用非常廣泛，但是較成功和成效最好的外包業(yè)務有下面幾種：
1、采訪業(yè)務外包。采訪業(yè)務外包主要有兩種模式，一種是綱目訂購，它實際上是一種圖書館與書商之間的采書合約，書商根據圖書館采訪人員圈訂的綱目控制范圍（如：專業(yè)范圍、主題控制、出版社控制、閱讀水平控制等）和圖書館的經費預算，將選出的圖書送到圖書館，圖書館采訪人員通過驗收將適合的書留下，不需要的圖書退回給書商。這種方式可以節(jié)約采訪人員選書的時間，也能保證所購圖書具有針對性。另一種方法是由圖書館采訪人員根據征訂書目進行圈選，交由書商訂購。近幾年，地區(qū)采編中心和圖書公司不斷涌現，在市場經濟環(huán)境下，圖書供應商要能發(fā)展下去，就必須以客戶為中心，滿足客戶的需求，這種竟爭給圖書館帶來了更多的優(yōu)惠和附加服務，其中包括書目數據的配送以及裝防盜條、蓋館藏章、貼條形碼和書標等手工處理過程，從而達到降低成本、減少人員，并取得一定經濟效益的目的。
2、編目外包。編目外包是國外圖書館業(yè)務外包中應用最廣且最具成效的一種。早在七、八十年代，美國、日本等國圖書館已開始將編目業(yè)務部分外包，1967年OCLC成立之后，由于它費用低，質量高，OCLC更是成了世界各地圖書館編目外包的服務商。在中國，隨著計算機網絡的迅猛發(fā)展，全國聯合編目中心、CALLS、地區(qū)采編中心的建立，從九十年代開始，各圖書館普遍采用了編目外包方式。編目外包，一方面可以減少編目人員的負擔，加快文獻處理的速度，在不降低質量的前提下節(jié)省開支，解決諸如待編積壓圖書、工作負荷不均、專業(yè)人員不足等問題，另一方面，可以減少重復勞動，在一定范圍內實現統(tǒng)一編目，圖書館書目數據達到規(guī)范化和標準化。
3、書目數據庫建設。數據庫建設是圖書館自動化工作的重要組成部分，也是圖書館在自動化建設進程中最繁重的一項業(yè)務，需要投入大量的人力和物力。由于它耗時耗力，很多圖書館都將此業(yè)務外包給建庫承包商。圖書館館藏書目數據庫建設外包，包括依據卡片上的信息進行業(yè)務外包和到現場依據文獻實體上的信息進行業(yè)務外包兩種形式。前一種方法簡便、經濟，但卡片信息不全，依此制作出來的書目數據不能達到準確、全面的效果。后一種方法是較為徹底的做法，雙方通過簽訂合約，由承包方派員進駐圖書館，按館藏文獻建庫，同時還按照現在的標準全面重新加工。
4、自動化業(yè)務外包。自動化業(yè)務外包是指在共同簽署的外包協議或合同的基礎上，采用系統(tǒng)移植或委托專業(yè)廠商設計和開發(fā)，服務提供商直接向圖書館提供整套的應用方案，包括咨詢、軟件系統(tǒng)、實施、運行中的維護、軟件的升級、高質量的技術支持等。由于大多數圖書館缺乏計算機專業(yè)技術人員，加上隨著信息技術的發(fā)展，硬件和軟件在不斷升級，如果相關的圖書館管理系統(tǒng)以及應用軟件由圖書館自行開發(fā)，則圖書館要投入大量的開發(fā)費用和人員培訓費用，通過服務外包，不僅可以節(jié)約時間和費用支出，還可以直接享受服務提供商提供強徑的在線支持、網上維護和更新升級的優(yōu)質服務。
5、后勤物業(yè)管理。大學圖書館的行政和后勤雖然沒有公共圖書館復雜，但事務性工作很多。近幾年來，圖書館事業(yè)發(fā)展較快，各地政府都投入巨資建設新圖書館，新建的圖書館面積都較大，如華南師范大學新館面積為23500平方米，湛江海洋大學圖書館為23000平方米，新館的各種設施，包括公共衛(wèi)生、消防、綠化、空調、機電設備的維護和管理任務很重。通過后勤外包可以使管理層從事務性工作中解脫出來，更多精力用于業(yè)務建設中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包兩種，全部外包可以向社會邀請專業(yè)物業(yè)公司進行招標的方式，選聘物業(yè)管理公司對圖書館所有物業(yè)及設施、設備實施統(tǒng)一一體化管理，圖書館只設一名物業(yè)管理人員，負責物業(yè)的宏觀管理及與管理處的聯絡，深圳南山圖書館即是采用此種形式。較為普遍的是采用部分外包的方式。部分外包主要用于：
清潔衛(wèi)生：對于幾萬平方米館舍來說，清潔衛(wèi)生是一項較繁重又不可忽視的業(yè)務，在人員不足的情況下，可以外包給保潔公司來完成，圖書館辦公室可以建立明確的檢查制度進行監(jiān)督。
綠化保養(yǎng)：圖書館要營造一個舒適、優(yōu)雅的環(huán)境，綠化是不可缺少的擺飾品，而圖書館沒有專業(yè)的人員來對這些植物進行保養(yǎng)，因此可以委托給學校的綠委會進行托管，以保證圖書館的花木常青常開。
消防安全：消防安全是圖書館領導最為頭痛的問題，圖書館是一個公共活動場所，人流量大，人員復雜，圖書館內書籍是易燃物品，同時還保留著大量的文物和古籍，因此圖書館消防安全在后勤管理中占有重要的位置。圖書館可以將此項業(yè)務交由消防公司來完成，消防公司派專人進駐圖書館，定期檢查和更新消防器材，并可以和圖書館合作，開展消防演習，進行消防宣傳，提高全體職工的消防意識。
設備維護：除計算機設備外，圖書館的硬件設施還包括空調、電梯、影印設備、視聽設備等，這些也可以通過合約形式進行委外服務。
三、圖書館業(yè)務外包評價
業(yè)務外包之所以能被圖書館所用并得以發(fā)展，是由于這種模式確實能給圖書館帶來很大的利益，有著明顯的優(yōu)勢：
1、圖書館實行業(yè)務外包，可以降低成本，提高質量。專業(yè)機構（團體）往往具有規(guī)模經濟，有著專業(yè)程度高和高度效率化，經營成本較低的特點，通過他們來提供服務，可以取得較大的價格優(yōu)惠，并能節(jié)省龐大的人事費用。以采編業(yè)務為例，將采編業(yè)務委托給地區(qū)采編中心完成，一方面，可以通過聯合采購取得價格優(yōu)惠，另一方面，采編中心是一個以采、編、配送一條龍服務為特色的服務機構，在完成購書的同時，實現了隨書配送書目數據，有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼條形碼、書標、蓋館藏章等圖書加工工作，而且這些工作是完全免費的。在美國，圖書館成為OCLC成員館后，套錄一條書目記錄費用是1.5美元（OCLC成立之前，美國國會圖書館一條書目記錄成本是75美元，Ohio大學圖書館是30美元），委托編目，平均才2－12美元。我國的情況也差不多，據統(tǒng)計，圖書館單獨編目，每種圖書約10－15元，而套錄每種圖書是0.3元，委托地區(qū)采編中心或書商，編目是免費。
2、節(jié)約人力資源，克服缺乏專業(yè)技術人員的不足的困難。圖書館實施業(yè)務外包，一方面，可以借助外部的人力資源，來彌補自身智力資源的不足。受客觀因素的影響，圖書館很難引進和留住高技術人員，因而也使圖書館難以進行技術的研制和開發(fā)。在業(yè)務外包的情況下，圖書館可以充分利用外部資源保證自已的先進性。如選購成熟先進的圖書館管理軟件，既可以降低開發(fā)軟件的風險，也能提高圖書館的服務水平。又如南海學院圖書館，由于是新建圖書館，專業(yè)人員少，因此將采編業(yè)務全部交由廣東高校信息服務中心完成，該中心擁有一支高素質的專業(yè)隊伍，生產制作出標準的書目數據，使南海學院圖書館從一開始就建立在較高的起點上，從而保證了數據的標準化和規(guī)范化。另一方面，可以節(jié)約人員。以聯合編目為例，美國Ohio大學圖書館1967年共有編目人員15名，每年處理約2.5萬種圖書，成為OCLC成員館后，編目人員減至5人，每年可處理5萬種書，以每名工作人員年薪5萬美元計，每年節(jié)約工資約50萬美元，而全部套錄OCLC數據也只需花7.5萬美元。
3、圖書館實施業(yè)務外包，可以專注于自已的核心業(yè)務，提高竟爭優(yōu)勢。圖書館將非核心業(yè)務外包給專業(yè)機構完成，將使圖書館的管理層可以集中精力實現對業(yè)務流程，人員配置進行整合，加強讀者服務工作，提高圖書館的竟爭優(yōu)勢，保持圖書館的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。
4、縮短工作時間，提高工作效率。以回溯建庫為例，如果要完成30多萬種中文圖書，由圖書館工作人員自已建庫，估計要用1－2年時間，而委托建庫商，可能只需要2個月時間。
業(yè)務外包作為一種新型的圖書館管理模式，對于提高圖書館的服務效率，促進圖書館的重心轉移，發(fā)揮圖書館的竟爭優(yōu)勢，具有重要的作用。但是，也存在一些缺陷。如直接購買圖書館管理系統(tǒng)的最大缺餡是使圖書館工作人員產生對外部技術的嚴重依賴。一般情況下，技術外包可以產生良好的短期回報，但不知不覺中圖書館的技術人員只停留在使用上，而不對技術進行研究開發(fā)（包括人才），從而損害圖書館的技術能力，特別是某些技術決竅必須通過開發(fā)的過程中才能學會。采購業(yè)務外包方面，隨著廣東經濟的快速發(fā)展，招生人數增加和學校評估要求，廣東高校這幾年購書經費增加很快，常常一次拔數百萬元，校方限期完成，圖書館將數百萬的采購委托給供貨商，有的館甚至要求供貨商每種書配5——10冊，積壓的舊書也配上，從而造成藏書質量的下降。
四、圖書館實施業(yè)務外包的策略
業(yè)務外包主要是透過與外包商合作及關系之調整，以改善圖書館服務質量，提高工作效率。而圖書館仍要承擔規(guī)劃、目標制定、監(jiān)督標準制定及執(zhí)行、評估及修正等工作，換言之，業(yè)務外包服務質量的好壞，圖書館應負責任，因此在制定外包策略時應注意以下問題:
1、決定業(yè)務外包考慮因素。實施業(yè)務外包之前，圖書館應根據本館的任務、人力資源等因素進行具體分析，評估成本效益，聽取各方意見，明確自已的核心業(yè)務，從而確定哪些業(yè)務與核心業(yè)務關聯性不大，或是本館難以提供足夠的資源支持，或是自已完成成本高、效率低，這些因素都是圖書館考慮進行業(yè)務外包的原因。
2、選擇合適的外包商，簽定合作協議。外包商選擇的好壞直接關系到圖書館外包業(yè)務成功與否。圖書館應全面考慮外包商的財務、人力資源、信譽、管理控制及效率、服務質量，以及是否熟悉業(yè)務、價格水平等條件，在審慎外包商各方面因素后，認真簽訂外包合約，作為雙方共同遵守及管理的依據。合約的內容應包含：工作目標及預期效益、合作范疇、運作方式、責任劃分、所有權歸屬、合約修改與終止、付款方式、培償問題等。
3、加強對外包商的控制和管理。圖書館把業(yè)務外包出去后并非萬事大吉，相反，應密切注意并配合外包商進行各項活動。在執(zhí)行合同過程中，圖書館還必須對外包商進行有效的監(jiān)督，重視業(yè)務外包的過程管理，尤其是技術業(yè)務工作，同時應建立一套可以將服務對象的問題直接反饋給館方的機制，如提供意見箱、電子公告欄、留言板等。
4、建立良好的溝通機制，無論是與本館職工還是外包商。圖書館與外包商的關系是互相依靠，互惠互利的雙贏關系，雙方在充分的溝通與相互理解基礎上，加強合作與協調，使業(yè)務流程順利進行。在圖書館內部，外包勢必會影響到一些工作人員的利益，如編目外包，從前圖書館內部往往以編目人員為核心人物，知識層次最高的當是編目人員，由于編目外包，他們可能要轉變角色，由臺后服務走向臺前服務。因此，要做好員工的溝通工作，得到員工的理解和支持。
五、圖書館業(yè)務外包的前景
雖然圖書館業(yè)務外包模式目前還存在一些有待解決的問題，圖書館也存在一些顧慮。但是它體現了在知識經濟時代傳統(tǒng)圖書館向現代化圖書館轉型過程中圖書館職能社會化的必然發(fā)展趨勢。隨著圖書館現代化、網絡化程度的提高，虛擬館藏比例的上升及聯機編目的普及，圖書館內從事信息貯藏與處理的人員將減少，從事讀者信息服務人員，尤其參考咨詢人員將成為圖書館的核心人員，圖書館的整個組織機構、工作流程、人力資源應用等都應加以重視與重新分配。人力刪減、經費緊縮、以及信息時代圖書館服務功能的迅速變化，業(yè)務外包在圖書館業(yè)務的應用層面日益擴展。委外服務不僅促進圖書館從節(jié)省成本及提升效率等方面進行創(chuàng)意思考，同時也是圖書館思考改造其組織作業(yè)流程、實施機構重組的一項良方。可以預料，隨著圖書館管理的改進，業(yè)務外包將有更大的發(fā)展空間。
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內容摘要：業(yè)務外包被看作是提高企業(yè)競爭優(yōu)勢的一種有效方式。本文在業(yè)務外包經濟學分析的基礎上，探討了業(yè)務外包對企業(yè)競爭優(yōu)勢的動態(tài)作用，包括正向作用和負面影響，基本結論是業(yè)務外包能為企業(yè)帶來降低直接成本、專注于核心業(yè)務等正向作用，同時也帶來額外的交易成本和風險。最后，針對不同的業(yè)務外包專業(yè)市場對企業(yè)競爭優(yōu)勢的影響進行了分析。
關鍵詞：業(yè)務外包競爭優(yōu)勢成本風險
目前，業(yè)務外包已成為企業(yè)價值鏈的一環(huán)，具有實質的策略重要性。業(yè)務外包可協助企業(yè)提高績效并降低成本，同時可提升整個經濟實體的生產力。本文就此展開詳細分析。
1業(yè)務外包的經濟學分析
分工是業(yè)務外包的經濟學基礎。斯密的《國富論》里面說到：勞動生產力上最大的增進，以及運用勞動時所表現的更大的熟練、技巧和判斷力，似乎都是分工的結果，分工使得最擅長做某件事的人專心做好這件事。這是一種很簡單的增進效率的機制，卻能發(fā)揮出巨大的效力。業(yè)務外包是現代市場經濟中一種復雜形式的分工模式，其本質與最為簡單的分工無異。事實上，生產絕大多數最終產品是需要多個步驟、多方面配合的?，F代經濟的不斷發(fā)展，不同的人和組織已經越來越在某一方面具有勝于他人的優(yōu)勢，而在更多的方面顯出一般化或者失去優(yōu)勢。市場越是發(fā)展，分工就會越細密越完善。一個明顯的標志就是現在有更多的專業(yè)市場和專業(yè)領域發(fā)展起來。企業(yè)專注于某一領域其實跟分工是如出一轍的，只不過是分工已經上升到了更高層次。接受業(yè)務外包和業(yè)務外包委托都是專注于某一方面，這種干中學效應、經驗積累效應、規(guī)模經濟效應以及快速應變效應都是成本降低、效益提高和核心競爭力的來源。
業(yè)務外包即分工基礎上的協調。分工是業(yè)務外包出現的經濟學基礎，但是制約業(yè)務外包出現的因素同樣具有經濟學基礎，它與分工相對應。這是分工在一個經濟體中為何是達到某種程度后趨于穩(wěn)定的問題。分工本身不是目的，生產出最終產品才是目的，因此還需要對各個分工步驟進行協調。而這就會帶來協調成本。企業(yè)內部的分工會帶來協調成本，企業(yè)間的分工也會帶來協調成本。在絕大多數情況下，后者大于前者。因此，企業(yè)間分工的協調成本的大小決定了企業(yè)間分工的深入程度。
經濟學上實現業(yè)務外包的條件。消費者一般關心的是能否以更低的價格得到最終的消費品，而很少關心消費品是如何生產出來的。因此，只要某種機制能夠降低產品的成本而又使生產參與者獲益不下降或者上升，這種機制就會出現。業(yè)務外包作為一種機制，是否被企業(yè)采用，取決于業(yè)務外包能否為企業(yè)降低成本或者帶來更多的收益。進一步來說，只有企業(yè)間分工帶來的生產成本的降低大于企業(yè)間分工帶來的協調成本的上升，業(yè)務外包才有可能出現。值得注意的是，這里的生產成本是廣義的，而不單單指具體物質產品的生產成本，也可以指企業(yè)內部某項工作的內部完成所需的直接成本。而協調成本主要體現為企業(yè)實行業(yè)務外包后在管理上相關成本的上升。
2業(yè)務外包對企業(yè)競爭優(yōu)勢的正向作用
降低企業(yè)直接成本。當今的市場中，業(yè)務外包服務企業(yè)都是專注于某一領域的專業(yè)性企業(yè)，立足于整個產品價值鏈條的一個環(huán)節(jié)。業(yè)務外包前，企業(yè)在該環(huán)節(jié)的成本勢必高于業(yè)務外包服務企業(yè)，因此該項業(yè)務一旦外包出去，將降低直接成本。但是，業(yè)務外包并不一定降低企業(yè)在該業(yè)務上的總成本。因為業(yè)務外包服務企業(yè)要同時不止一家企業(yè)所委托的某項業(yè)務，在服務上只能開出相近乃至相同的單位服務價格。那么，對于那些原來業(yè)務內部化成本較高的企業(yè)來說，業(yè)務外包能給它們帶來更大的好處；業(yè)務內部化時成本較低的企業(yè)有可能因為業(yè)務外包的興起而喪失一定的成本優(yōu)勢。因此，業(yè)務外包以后，企業(yè)之間的相對成本優(yōu)勢格局有可能發(fā)生改變。
贏得市場反應速度優(yōu)勢。由于外包服務企業(yè)在該業(yè)務領域具有專業(yè)優(yōu)勢，并且聚集了該專業(yè)領域最優(yōu)秀的人才，在外包業(yè)務上往往能比委托企業(yè)具有更快的發(fā)展和應變能力。一旦企業(yè)將業(yè)務成功外包給外包服務企業(yè)，并且兩者之間達到良好的溝通互動，該業(yè)務就會取得比以前更好的市場應變能力，形成企業(yè)新的競爭優(yōu)勢。競爭優(yōu)勢提高的程度，取決于兩方面的因素：原來業(yè)務內化時的反應速度與業(yè)務外包后業(yè)務反應速度的差距；企業(yè)與業(yè)務外包承接方之間的溝通效率。第一個差距越大，競爭優(yōu)勢就有可能提高越快；第二個因素的存在是因為企業(yè)需要將業(yè)務外包出去的業(yè)務與企業(yè)其他業(yè)務整合起來，使得它們對整個市場環(huán)境變化做出一致反應，所以會帶來業(yè)務外包優(yōu)勢的縮小。
分散和降低業(yè)務風險。企業(yè)將一項業(yè)務外包出去，通常就是將業(yè)務風險進行轉移和分散，業(yè)務外包承接方都要承擔不同程度的業(yè)務失敗風險。如果企業(yè)將該項業(yè)務內化完成，風險就完全要自己承擔。業(yè)務外包出去后，由于外包服務企業(yè)具有專業(yè)化的優(yōu)勢，它們在該業(yè)務上失敗的風險會比原企業(yè)小。盡管企業(yè)可以通過業(yè)務外包在一定程度上轉移該業(yè)務的風險，卻可能承擔由于該業(yè)務失敗而整體業(yè)務受損的風險，在業(yè)務外包過程難以監(jiān)督而業(yè)務外包效果需要執(zhí)行的時候風險更大。
3業(yè)務外包對企業(yè)競爭優(yōu)勢的負面影響
（一）事前準備過程中的交易成本
在實施業(yè)務外包之前，企業(yè)必須做一系列的準備工作，比如搜集相關信息、尋找合適的合作對象以及與有關合作對象進行溝通談判等，這些都會產生額外的成本。而這些成本并不一定能被業(yè)務外包所帶來的成本節(jié)約所補償。因為業(yè)務外包策略在將來可能根本就不會被執(zhí)行。這個階段的成本不會對企業(yè)的競爭優(yōu)勢帶來太大的影響，因為它只是一次性的成本投入。
（二）契約形成過程中的交易成本
一旦企業(yè)決定將某項業(yè)務外包出去，就要與合作對象進行合約簽訂。契約的簽訂牽涉到今后的利益分配和風險分擔，所以談判雙方都非常重視，談判過程中的成本比較高。企業(yè)要么堅持相對有利于己方的契約條款而同時承受較長的談判過程和較高的談判成本，要么相反。在這個博弈的過程里，原來預期是起主要作用的，雙方都不會偏離自己原來的預期太遠，否則談判就會破裂。一般來說，如果企業(yè)選擇外包，就會在外包真正實施之前逐步調整內部業(yè)務，使得外包實施后能更快地帶來收益。但由于談判后會存在合約最終不能達成的可能性，企業(yè)將缺乏調整的動力。同時，出于策略性的考慮，企業(yè)不會提前進行大幅度地調整，因為這一調整將給外包服務企業(yè)帶來談判的籌碼，企業(yè)就會處于不利的地位。因此，企業(yè)出于長期競爭優(yōu)勢的著想，可能采取不作為策略。此時，談判時間長短就不會對企業(yè)現有的經營帶來太大的影響，也就會使得企業(yè)在談判中至少不處于劣勢。這里著重分析了雙方利益存在沖突的情況，但由于這種交易更多的是一種合作，作為專業(yè)的外包服務企業(yè)，業(yè)務外包承接方會恰當地為委托企業(yè)提供合適的方案。
（三）執(zhí)行監(jiān)督過程中的交易成本
1.調整業(yè)務時導致的成本。企業(yè)決定將業(yè)務外包出去，它就要進行相應的調整。調整的幅度越大，成本就會越高，這些成本并非是最關鍵的，最關鍵的是調整幅度的過大可能會導致企業(yè)流程混亂，從而影響企業(yè)原有的競爭優(yōu)勢。
2.業(yè)務的協調成本。簽訂契約后，做好該項業(yè)務需要兩家企業(yè)之間的互動，互動導致的成本被稱為協調成本。如果該項業(yè)務由企業(yè)內部完成，由于內部協調可以通過權威命令來完成，所以成本相對低廉。一旦外包出去，由于該項業(yè)務要與企業(yè)的整個運營協調起來，需要不同業(yè)務、不同部門之間協作配合，加上是兩家企業(yè)之間進行協調，成本自然比較高。協調成本對企業(yè)的競爭優(yōu)勢將造成不利的影響。
3.企業(yè)對外包服務企業(yè)進行監(jiān)督所導致的成本。為了使服務企業(yè)能夠按照企業(yè)要求完成業(yè)務，企業(yè)需要進行監(jiān)督。監(jiān)督成本跟監(jiān)督難度的高低有關，外包的業(yè)務越復雜，監(jiān)督成本就會越高，業(yè)務的標準化越高，監(jiān)督成本就相對低。當一些業(yè)務在外包過程中出了差錯被監(jiān)督到時，這些差錯對企業(yè)最終產品的負面影響就會被消除或者降到最低，這種業(yè)務一般是簡單業(yè)務。很多業(yè)務是在外包過程中無法直接監(jiān)督的，一般要待到外包服務企業(yè)將外包工作成果交由企業(yè)進一步應用后才能檢測到。由于信息不對稱，導致監(jiān)督成本較高。在某些時候，即使業(yè)務外包成果取得了預期的良好效果，也不一定就表明外包服務企業(yè)是按照委托企業(yè)的要求來做的，也許存在機會主義動機。同樣，即使業(yè)務外包的成果不如人意，委托方也不一定將責任全部加于方身上，因為可能是非因素造成的。當委托方不能區(qū)分何種因素真正起了作用的時候，委托企業(yè)也只能承受這些損失。這里就是一個不確定性的問題，當出現這種風險可能性越大，企業(yè)就越不應該將該項業(yè)務外包，因為這種業(yè)務的外化會使企業(yè)控制風險的能力下降，最終降低企業(yè)的競爭優(yōu)勢。如果該項業(yè)務是企業(yè)的核心業(yè)務，是否將其外包就更要三思而后行了。一旦企業(yè)在這類重要業(yè)務上遭到挫折，會降低企業(yè)短期績效，破壞企業(yè)長期發(fā)展的穩(wěn)定態(tài)勢，如果企業(yè)處于激烈競爭的環(huán)境中，更有可能被擠出市場。
4業(yè)務外包專業(yè)市場對企業(yè)競爭優(yōu)勢的影響
業(yè)務外包專業(yè)市場的特征，會影響到業(yè)務外包的交易成本高低，從而影響到業(yè)務外包所能獲取的競爭優(yōu)勢大小。專用性高的資產交易不宜進行市場交易，一旦某項業(yè)務具有資產專用性，業(yè)務外包市場就很難發(fā)展起來。外包服務企業(yè)為某一企業(yè)做出專用性較高的投資、提供專用性較高的產品或者服務，在利益分配的談判上會處于不利地位，難以獲取利潤。因此，企業(yè)很難通過發(fā)展業(yè)務外包專用性強的業(yè)務來獲得競爭優(yōu)勢。
當一種業(yè)務的獨立專業(yè)化優(yōu)勢明顯的時候，專業(yè)化的企業(yè)就會自然地出現，專業(yè)市場也會形成，原來自己完成該業(yè)務的眾多企業(yè)將其業(yè)務外包也順理成章了。當業(yè)務外包專業(yè)市場成熟和規(guī)范起來后，委托方和方的協調成本會下降，兩者承擔的潛在風險也會減少。因此企業(yè)決定是否將業(yè)務外包時，不能單純從交易頻率來考慮，而應著眼于現有外部市場環(huán)境下業(yè)務外包策略能否為企業(yè)帶來新的競爭優(yōu)勢。
從經濟理性人的前提出發(fā)，每個經濟主體都存在投機主義傾向，只是在不同的制約條件下實施的可能性不同罷了，而信息不對稱是存在這種可能性的根本條件。只要有較好的機制和環(huán)境來減弱信息不對稱程度，投機行為就會減少，業(yè)務外包的可能性就增大。只要專業(yè)業(yè)務外包市場發(fā)展起來了，市場競爭度就會增加，會從眾多層面抑制機會主義行為的出現。所以，企業(yè)在面對較為成熟的業(yè)務外包市場，可以充分利用外部環(huán)境優(yōu)勢，放心地將一些業(yè)務外包，擴大企業(yè)的競爭優(yōu)勢。
因此，盡管不同的交易具有資產專用性不同、交易頻率不同等差異，業(yè)務外包專業(yè)市場的發(fā)展特征仍然可以改變它們對業(yè)務外包所承受的成本和風險大小的影響程度，從而對業(yè)務外包帶來的競爭優(yōu)勢產生影響。
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為拓展檔案館業(yè)務，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國首個文件檔案服務中心（下簡稱文檔中心）。它拓展了國內早期文件中心的職能，承擔了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過程工作，以及協助檔案行政管理部門對文件移交單位的業(yè)務指導和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開展了機關事業(yè)單位半現行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國家檔案局副局長李明華在全國文件（檔案）管理中心工作座談會上指出：“統(tǒng)一集中管理各機關形成的文檔，是新形勢下創(chuàng)建機關檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機關文檔資源，實行集約管理，適應了社會主義市場經濟發(fā)展需求，是檔案部門貫徹落實科學發(fā)展觀、推進管理體制改革和工作機制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機關工作質量和效率的迫切要求，是推動檔案事業(yè)安全、協調、可持續(xù)發(fā)展的時代要求。”
2文檔中心業(yè)務外包實踐
目前，檔案界對文檔中心的定位不盡相同，對文檔中心定位的認識也在發(fā)生變化。隨著理論與實踐的發(fā)展和成熟，學者和檔案部門對文檔中心定位的認識逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負責行政中心內機關事業(yè)單位檔案業(yè)務指導、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機構的業(yè)務指導職能和機關檔案室的檔案保管職能，是處于機關事業(yè)單位和檔案行政管理部門的中間機構，是一個特殊的政府性的檔案業(yè)務外包服務提供機構。
2.1文檔中心與機關檔案室的業(yè)務外包關系
文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內的機關事業(yè)單位不再設立檔案室，原來由機關事業(yè)單位負責的檔案保管、統(tǒng)計、利用及移交工作轉由文檔中心統(tǒng)一負責。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內機關事業(yè)單位甚至不再設立專職檔案人員，只配一名兼職人員負責歸檔文件收集工作，文檔中心負責歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過程工作。因此，文檔中心和各機關檔案室之間是一種業(yè)務外包關系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門的業(yè)務外包關系
文檔中心除了承接各機關事業(yè)單位檔案室的相關檔案管理工作外，還對集中辦公區(qū)域內機關事業(yè)單位承擔著一定的業(yè)務指導及監(jiān)督職責。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內機關檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督職責由當地檔案行政管理部門負責，文檔中心成立后，檔案行政管理部門業(yè)務指導和監(jiān)督工作的重點轉移到這些機關及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門之間也是一種業(yè)務外包關系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現實困境
隨著我國社會主義市場經濟不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉變，“小政府、大社會”已成為機構改革的發(fā)展方向和目標。檔案行政管理部門由于專業(yè)優(yōu)勢，首先提出了創(chuàng)新機關檔案管理的思路并付諸實踐，于是文檔中心應運而生。也正是因為其最初由檔案行政管理部門首先提出，文檔中心一經成立就成為檔案行政管理部門的內部機構，與當地政府及各機關關系不大，隨之而來的是文檔中心在機構定位、人員編制、管理職責、經費來源等方面問題長期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結文檔中心運行情況時指出，文檔中心限于檔案部門自身下達和完成任務，各級黨委、政府對此項工作還不夠重視和支持，各機關事業(yè)單位也不夠了解和主動。各地文檔中心實踐中存在的主要問題是：其一，由于文檔中心成立時定位過低，依附于檔案行政管理部門，沒有受到應有的重視，人員編制普遍較少，財政經費不足，致使文檔中心開展各項工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實上是檔案行政管理部門的內部機構，檔案行政管理部門不僅要繼續(xù)做好業(yè)務監(jiān)督、指導及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對的機關檔案業(yè)務工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機關從檔案業(yè)務工作中解脫出來，體驗到了文檔中心帶來的益處，但逐漸淡忘了自身責任，檔案意識有所減弱?？梢?，如今文檔中心管理模式的優(yōu)勢并沒有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門帶來了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢沒能得到凸顯，長期下去，也將對機關檔案業(yè)務工作造成不利的影響。當然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機關檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對文檔中心的法律地位、行政隸屬關系、工作職能、管轄范圍等進行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對文檔中心法律地位的認知有以下幾種：第一，應定位為檔案行政管理部門的下屬機構，依附于檔案行政管理部門；第二，應定位為政府的直屬機構，業(yè)務上接受同級檔案行政管理部門指導；第三，應定位為獨立的企業(yè)法人。從目前國內各地文檔中心實踐看，第一種觀點被檔案行政管理部門普遍認可，如深圳市文檔服務中心、太倉市機關文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機構。然而這種實踐已經給檔案行政管理部門帶來了尷尬。第三種觀點直接受歐美國家商業(yè)文件中心實踐的啟發(fā)，但忽視了國內文件、檔案管理工作的實踐和背景，文件中心這種半現行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國內文檔中心的工作對象是機關檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會上的一般檔案服務外包企業(yè)，不宜直接推行社會化?；趯鴥任臋n中心與機關檔案室和檔案行政管理部門之間的業(yè)務外包關系分析，結合各地文檔中心實踐，本文比較認同第二種觀點，即文檔中心為政府直屬機構，擁有獨立法人資格，在業(yè)務上接受檔案行政管理部門指導。其優(yōu)勢在于：一是文檔中心更能得到政府及各機關的重視，以便在人員編制、經費等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機關檔案室和檔案行政管理部門之間的職責，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢，促進檔案事業(yè)協調發(fā)展；三是有利于強化文檔中心對各機關事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開展檔案接收、保管及提供利用等各項業(yè)務工作。
3.3文檔中心的職能定位
[關健詞]圖書館業(yè)務外包策略
一、業(yè)務外包的產生及其背景
業(yè)務外包（Outsourcing）是近幾年發(fā)展起來的一種新的經營策略。即企業(yè)把內部業(yè)務的一部分承包給外部專門機構。其實質是企業(yè)重新定位，重新配置企業(yè)的各種資源，將資源集中于最能反映企業(yè)相對優(yōu)勢的領域，塑造和發(fā)揮企業(yè)自已獨特的、難以被其他企業(yè)模仿或替代的核心業(yè)務，構筑自已竟爭優(yōu)勢，獲得使企業(yè)持續(xù)發(fā)展的能力。
業(yè)務外包因能促進企業(yè)集中有限的資源和能力，專注于自身核心業(yè)務，創(chuàng)建和保持長期竟爭優(yōu)勢，并能達到降低成本，保證質量的目的，所以在市場經濟竟爭中日益受到企業(yè)矚目。事實上，許多國際知名品牌企業(yè)正是通過這種經營策略，創(chuàng)造了輝煌的業(yè)績。如世界最大的運動品牌耐克的核心竟爭力是運動鞋的設計、應用與研發(fā)氣墊（NikeAir）技術，而所有的制造工業(yè)外包給世界各地。微軟公司的核心竟爭力是創(chuàng)造他的軟件產品及其他公司發(fā)展策略性合作，提供顧客服務和支持，而其他的工作都是外包。據鄧百氏公司《1998年全球業(yè)務外包研究報告》顯示，全球營業(yè)額在5000萬美元以上的公司當年在業(yè)務外包上的開支上升了27％，達到了3250億美元。
業(yè)務外包這一現代工業(yè)企業(yè)經營管理方法在最近十年已被西方圖書館界吸收和采用，受到普遍的歡迎。圖書館將非核心功能通過合同外包給社會機構來完成，以便集中自身的力量搞好改變基礎結構，提高核心功能的工作。業(yè)務外包這一經營管理方法日益受到圖書館界的重視，是正在形成的一個趨勢。
1977年日本東京都一份報告稱，93所圖書館中有47所將分編工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日報》報道，在被調查的542所公共圖書館中，警衛(wèi)外包的占37.7，清潔外包的占58.5。1997年在被調查的全美授學士學位以上的117所高校圖書館中，33個正在進行或已進行編目外包，16所正在考慮。1998年秋美國美國圖書館學會（ALA）特別成立了一個“外包工作組”來研究業(yè)務外包相關的課題，并在ALA的冬季會議上設立了公開論壇來討論業(yè)務外包對圖書館的影響等相關問題。在我國，從九十年代以來，業(yè)務外包逐漸為圖書館所重視和采用，但業(yè)務主要集中在事務性工作和編目工作方面。
二、圖書館業(yè)務外包的類型
業(yè)務外包在圖書館的應用非常廣泛，但是較成功和成效最好的外包業(yè)務有下面幾種：
1、采訪業(yè)務外包。采訪業(yè)務外包主要有兩種模式，一種是綱目訂購，它實際上是一種圖書館與書商之間的采書合約，書商根據圖書館采訪人員圈訂的綱目控制范圍（如：專業(yè)范圍、主題控制、出版社控制、閱讀水平控制等）和圖書館的經費預算，將選出的圖書送到圖書館，圖書館采訪人員通過驗收將適合的書留下，不需要的圖書退回給書商。這種方式可以節(jié)約采訪人員選書的時間，也能保證所購圖書具有針對性。另一種方法是由圖書館采訪人員根據征訂書目進行圈選，交由書商訂購。近幾年，地區(qū)采編中心和圖書公司不斷涌現，在市場經濟環(huán)境下，圖書供應商要能發(fā)展下去，就必須以客戶為中心，滿足客戶的需求，這種竟爭給圖書館帶來了更多的優(yōu)惠和附加服務，其中包括書目數據的配送以及裝防盜條、蓋館藏章、貼條形碼和書標等手工處理過程，從而達到降低成本、減少人員，并取得一定經濟效益的目的。
2、編目外包。編目外包是國外圖書館業(yè)務外包中應用最廣且最具成效的一種。早在七、八十年代，美國、日本等國圖書館已開始將編目業(yè)務部分外包，1967年OCLC成立之后，由于它費用低，質量高，OCLC更是成了世界各地圖書館編目外包的服務商。在中國，隨著計算機網絡的迅猛發(fā)展，全國聯合編目中心、CALLS、地區(qū)采編中心的建立，從九十年代開始，各圖書館普遍采用了編目外包方式。編目外包，一方面可以減少編目人員的負擔，加快文獻處理的速度，在不降低質量的前提下節(jié)省開支，解決諸如待編積壓圖書、工作負荷不均、專業(yè)人員不足等問題，另一方面，可以減少重復勞動，在一定范圍內實現統(tǒng)一編目，圖書館書目數據達到規(guī)范化和標準化。
3、書目數據庫建設。數據庫建設是圖書館自動化工作的重要組成部分，也是圖書館在自動化建設進程中最繁重的一項業(yè)務，需要投入大量的人力和物力。由于它耗時耗力，很多圖書館都將此業(yè)務外包給建庫承包商。圖書館館藏書目數據庫建設外包，包括依據卡片上的信息進行業(yè)務外包和到現場依據文獻實體上的信息進行業(yè)務外包兩種形式。前一種方法簡便、經濟，但卡片信息不全，依此制作出來的書目數據不能達到準確、全面的效果。后一種方法是較為徹底的做法，雙方通過簽訂合約，由承包方派員進駐圖書館，按館藏文獻建庫，同時還按照現在的標準全面重新加工。
4、自動化業(yè)務外包。自動化業(yè)務外包是指在共同簽署的外包協議或合同的基礎上，采用系統(tǒng)移植或委托專業(yè)廠商設計和開發(fā)，服務提供商直接向圖書館提供整套的應用方案，包括咨詢、軟件系統(tǒng)、實施、運行中的維護、軟件的升級、高質量的技術支持等。由于大多數圖書館缺乏計算機專業(yè)技術人員，加上隨著信息技術的發(fā)展，硬件和軟件在不斷升級，如果相關的圖書館管理系統(tǒng)以及應用軟件由圖書館自行開發(fā)，則圖書館要投入大量的開發(fā)費用和人員培訓費用，通過服務外包，不僅可以節(jié)約時間和費用支出，還可以直接享受服務提供商提供強徑的在線支持、網上維護和更新升級的優(yōu)質服務。
5、后勤物業(yè)管理。大學圖書館的行政和后勤雖然沒有公共圖書館復雜，但事務性工作很多。近幾年來，圖書館事業(yè)發(fā)展較快，各地政府都投入巨資建設新圖書館，新建的圖書館面積都較大，如華南師范大學新館面積為23500平方米，湛江海洋大學圖書館為23000平方米，新館的各種設施，包括公共衛(wèi)生、消防、綠化、空調、機電設備的維護和管理任務很重。通過后勤外包可以使管理層從事務性工作中解脫出來，更多精力用于業(yè)務建設中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包兩種，全部外包可以向社會邀請專業(yè)物業(yè)公司進行招標的方式，選聘物業(yè)管理公司對圖書館所有物業(yè)及設施、設備實施統(tǒng)一一體化管理，圖書館只設一名物業(yè)管理人員，負責物業(yè)的宏觀管理及與管理處的聯絡，深圳南山圖書館即是采用此種形式。較為普遍的是采用部分外包的方式。部分外包主要用于：
清潔衛(wèi)生：對于幾萬平方米館舍來說，清潔衛(wèi)生是一項較繁重又不可忽視的業(yè)務，在人員不足的情況下，可以外包給保潔公司來完成，圖書館辦公室可以建立明確的檢查制度進行監(jiān)督。
綠化保養(yǎng)：圖書館要營造一個舒適、優(yōu)雅的環(huán)境，綠化是不可缺少的擺飾品，而圖書館沒有專業(yè)的人員來對這些植物進行保養(yǎng)，因此可以委托給學校的綠委會進行托管，以保證圖書館的花木常青常開。
消防安全：消防安全是圖書館領導最為頭痛的問題，圖書館是一個公共活動場所，人流量大，人員復雜，圖書館內書籍是易燃物品，同時還保留著大量的文物和古籍，因此圖書館消防安全在后勤管理中占有重要的位置。圖書館可以將此項業(yè)務交由消防公司來完成，消防公司派專人進駐圖書館，定期檢查和更新消防器材，并可以和圖書館合作，開展消防演習，進行消防宣傳，提高全體職工的消防意識。
設備維護：除計算機設備外，圖書館的硬件設施還包括空調、電梯、影印設備、視聽設備等，這些也可以通過合約形式進行委外服務。
三、圖書館業(yè)務外包評價
業(yè)務外包之所以能被圖書館所用并得以發(fā)展，是由于這種模式確實能給圖書館帶來很大的利益，有著明顯的優(yōu)勢：
1、圖書館實行業(yè)務外包，可以降低成本，提高質量。專業(yè)機構（團體）往往具有規(guī)模經濟，有著專業(yè)程度高和高度效率化，經營成本較低的特點，通過他們來提供服務，可以取得較大的價格優(yōu)惠，并能節(jié)省龐大的人事費用。以采編業(yè)務為例，將采編業(yè)務委托給地區(qū)采編中心完成，一方面，可以通過聯合采購取得價格優(yōu)惠，另一方面，采編中心是一個以采、編、配送一條龍服務為特色的服務機構，在完成購書的同時，實現了隨書配送書目數據，有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼條形碼、書標、蓋館藏章等圖書加工工作，而且這些工作是完全免費的。在美國，圖書館成為OCLC成員館后，套錄一條書目記錄費用是1.5美元（OCLC成立之前，美國國會圖書館一條書目記錄成本是75美元，Ohio大學圖書館是30美元），委托編目，平均才2－12美元。我國的情況也差不多，據統(tǒng)計，圖書館單獨編目，每種圖書約10－15元，而套錄每種圖書是0.3元，委托地區(qū)采編中心或書商，編目是免費。
2、節(jié)約人力資源，克服缺乏專業(yè)技術人員的不足的困難。圖書館實施業(yè)務外包，一方面，可以借助外部的人力資源，來彌補自身智力資源的不足。受客觀因素的影響，圖書館很難引進和留住高技術人員，因而也使圖書館難以進行技術的研制和開發(fā)。在業(yè)務外包的情況下，圖書館可以充分利用外部資源保證自已的先進性。如選購成熟先進的圖書館管理軟件，既可以降低開發(fā)軟件的風險，也能提高圖書館的服務水平。又如南海學院圖書館，由于是新建圖書館，專業(yè)人員少，因此將采編業(yè)務全部交由廣東高校信息服務中心完成，該中心擁有一支高素質的專業(yè)隊伍，生產制作出標準的書目數據，使南海學院圖書館從一開始就建立在較高的起點上，從而保證了數據的標準化和規(guī)范化。另一方面，可以節(jié)約人員。以聯合編目為例，美國Ohio大學圖書館1967年共有編目人員15名，每年處理約2.5萬種圖書，成為OCLC成員館后，編目人員減至5人，每年可處理5萬種書，以每名工作人員年薪5萬美元計，每年節(jié)約工資約50萬美元，而全部套錄OCLC數據也只需花7.5萬美元。
3、圖書館實施業(yè)務外包，可以專注于自已的核心業(yè)務，提高竟爭優(yōu)勢。圖書館將非核心業(yè)務外包給專業(yè)機構完成，將使圖書館的管理層可以集中精力實現對業(yè)務流程，人員配置進行整合，加強讀者服務工作，提高圖書館的竟爭優(yōu)勢，保持圖書館的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。
4、縮短工作時間，提高工作效率。以回溯建庫為例，如果要完成30多萬種中文圖書，由圖書館工作人員自已建庫，估計要用1－2年時間，而委托建庫商，可能只需要2個月時間。
業(yè)務外包作為一種新型的圖書館管理模式，對于提高圖書館的服務效率，促進圖書館的重心轉移，發(fā)揮圖書館的竟爭優(yōu)勢，具有重要的作用。但是，也存在一些缺陷。如直接購買圖書館管理系統(tǒng)的最大缺餡是使圖書館工作人員產生對外部技術的嚴重依賴。一般情況下，技術外包可以產生良好的短期回報，但不知不覺中圖書館的技術人員只停留在使用上，而不對技術進行研究開發(fā)（包括人才），從而損害圖書館的技術能力，特別是某些技術決竅必須通過開發(fā)的過程中才能學會。采購業(yè)務外包方面，隨著廣東經濟的快速發(fā)展，招生人數增加和學校評估要求，廣東高校這幾年購書經費增加很快，常常一次拔數百萬元，校方限期完成，圖書館將數百萬的采購委托給供貨商，有的館甚至要求供貨商每種書配5——10冊，積壓的舊書也配上，從而造成藏書質量的下降。
四、圖書館實施業(yè)務外包的策略
業(yè)務外包主要是透過與外包商合作及關系之調整，以改善圖書館服務質量，提高工作效率。而圖書館仍要承擔規(guī)劃、目標制定、監(jiān)督標準制定及執(zhí)行、評估及修正等工作，換言之，業(yè)務外包服務質量的好壞，圖書館應負責任，因此在制定外包策略時應注意以下問題:
1、決定業(yè)務外包考慮因素。實施業(yè)務外包之前，圖書館應根據本館的任務、人力資源等因素進行具體分析，評估成本效益，聽取各方意見，明確自已的核心業(yè)務，從而確定哪些業(yè)務與核心業(yè)務關聯性不大，或是本館難以提供足夠的資源支持，或是自已完成成本高、效率低，這些因素都是圖書館考慮進行業(yè)務外包的原因。
2、選擇合適的外包商，簽定合作協議。外包商選擇的好壞直接關系到圖書館外包業(yè)務成功與否。圖書館應全面考慮外包商的財務、人力資源、信譽、管理控制及效率、服務質量，以及是否熟悉業(yè)務、價格水平等條件，在審慎外包商各方面因素后，認真簽訂外包合約，作為雙方共同遵守及管理的依據。合約的內容應包含：工作目標及預期效益、合作范疇、運作方式、責任劃分、所有權歸屬、合約修改與終止、付款方式、培償問題等。
3、加強對外包商的控制和管理。圖書館把業(yè)務外包出去后并非萬事大吉，相反，應密切注意并配合外包商進行各項活動。在執(zhí)行合同過程中，圖書館還必須對外包商進行有效的監(jiān)督，重視業(yè)務外包的過程管理，尤其是技術業(yè)務工作，同時應建立一套可以將服務對象的問題直接反饋給館方的機制，如提供意見箱、電子公告欄、留言板等。
4、建立良好的溝通機制，無論是與本館職工還是外包商。圖書館與外包商的關系是互相依靠，互惠互利的雙贏關系，雙方在充分的溝通與相互理解基礎上，加強合作與協調，使業(yè)務流程順利進行。在圖書館內部，外包勢必會影響到一些工作人員的利益，如編目外包，從前圖書館內部往往以編目人員為核心人物，知識層次最高的當是編目人員，由于編目外包，他們可能要轉變角色，由臺后服務走向臺前服務。因此，要做好員工的溝通工作，得到員工的理解和支持。
五、圖書館業(yè)務外包的前景
雖然圖書館業(yè)務外包模式目前還存在一些有待解決的問題，圖書館也存在一些顧慮。但是它體現了在知識經濟時代傳統(tǒng)圖書館向現代化圖書館轉型過程中圖書館職能社會化的必然發(fā)展趨勢。隨著圖書館現代化、網絡化程度的提高，虛擬館藏比例的上升及聯機編目的普及，圖書館內從事信息貯藏與處理的人員將減少，從事讀者信息服務人員，尤其參考咨詢人員將成為圖書館的核心人員，圖書館的整個組織機構、工作流程、人力資源應用等都應加以重視與重新分配。人力刪減、經費緊縮、以及信息時代圖書館服務功能的迅速變化，業(yè)務外包在圖書館業(yè)務的應用層面日益擴展。委外服務不僅促進圖書館從節(jié)省成本及提升效率等方面進行創(chuàng)意思考，同時也是圖書館思考改造其組織作業(yè)流程、實施機構重組的一項良方?？梢灶A料，隨著圖書館管理的改進，業(yè)務外包將有更大的發(fā)展空間。
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