時間：2023-08-01 16:55:48
序論：在您撰寫單位消防檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
（一）消防檔案能增強文物單位的安全防范能力
消防檔案是公安消防單位的一項基礎性工作，作為重要的資料和文獻，記載著消防安全管理及單位的基本情況。對消防檔案的運用，可使公安消防監(jiān)督機構和單位領導對本單位消防安全管理情況熟悉和掌握，并通過經驗的總結，和相關研究分析，及時發(fā)現新問題和新情況，并針對現狀，提出有針對性的防范措施。以不斷提高消防管理工作力度，為領導決策提供參考，同時使文物單位的安全防范能力得到增強。
（二）消防檔案能強化文物單位的消防安全意識
由于包含了和消防安全管理相關的內容，因此消防檔案具體體現了文物單位對消防安全責任制的落實情況，能使消防管理力度得到提高。文物單位通過狠抓落實、周密部署，可使全員工作的主動性和責任防范意識得到提高。進而將隱患管理、檢查和消防巡查工作進行落實，真正實現一種制度化和規(guī)范化的消防管理，將靜止的消防檔案向動態(tài)的消防管理手段轉化。
（三）消防檔案能考核文物單位消防安全管理力度
為了真正落實消防管理工作，消防檔案是每年必查的軟件材料，也是對消防安全工作進行評價的重要方式。盡管在消防管理中，一些單位已經做了大量的工作，但因為沒有及時歸檔，而對單位的業(yè)績造成了影響。特別是在發(fā)生火災時，認定法律責任的基本要素，就是原始的記錄和文件，這是界定責任人和事故責任的最好的佐證。
二、強化文物單位消防檔案管理的措施
（一）實現紙質檔案與電子檔案的銜接
隨著文物單位辦公自動化的不斷升級，作為公文流轉主體的電子文件，會逐漸將紙質文件取代。而隨之而來的問題是如何將龐大數目、繁多種類的課題進行歸檔，并進一步的開發(fā)和利用，做好紙質檔案與電子檔案的銜接。部門領導和檔案管理人員必須高度重視這個問題，并采取相應的解決措施。
（二）協(xié)調信息管理工作與消防檔案管理工作之間的關系
隨著日益普及的電腦網絡，文物單位已經實現了一種全新的現代化辦公方式。而電子文件的適時歸檔，會和信息部門的工作息息相關。所以未來的一種發(fā)展趨勢，是實現信息和檔案部門的合二為一，通過將二者有效銜接，達到一種良好的規(guī)模效益。未來文物單位將實現信息管理與檔案管理現代化的合體，通過日常維護單位內部局域網，并設計功能模塊，使電子文檔直接歸檔于檔案管理系統(tǒng)。其管理和操作工作，將直接由專業(yè)的檔案信息管理人員進行，以最終實現檔案管理的信息化。
（三）對電子文件歸檔管理權限和密級進行設置
可利用計算機網絡，完成電子文件的在線歸檔，這樣檔案部門可節(jié)省一定的人力和物力，對電子檔案進行記錄和保存?；鶎訂挝豢赏ㄟ^計算機網絡，來實現和上級部門之間的數據傳輸與控制。并且通過加密的方式，檔案管理部門為一般使用者及各級檔案管理員設置權限，來歸檔電子文件，便于文物單位對檔案目錄的管理。
（四）實現消防檔案信息在線服務
新的歷史時期，人們對信息的時效性更加重視，這樣會逐步淘汰傳統(tǒng)的檔案利用方式。文物單位的消防檔案管理部門應利用電子文件數據管理中心，提供非保密性或者限制的電子文檔的查詢。通過強大的檔案信息檢索功能的建立，提供電子信箱服務和數據查詢服務，實現檔案室和利用者之間快速通訊。文物單位應建立自己的檔案主頁，對信息安全做出保障。并逐步實現檔案內容的全文上網，為后續(xù)的消防管理工作提供快捷、高效和全方位的服務。
【關鍵詞】檔案；管理；方法
一、機關事業(yè)單位檔案管理工作中的不足
（一）檔案管理意識薄弱。機關事業(yè)單位中的工作人員大多重視本單位的專業(yè)業(yè)務的開展和綜合業(yè)務水平的提高，對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業(yè)性、管理方法落后，對檔案管理工作缺乏足夠的監(jiān)督，對工作中存在的問題缺乏重視。管理人員很難意識到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態(tài)度投入到檔案管理工作中，工作過程中會產生低下效率。機關事業(yè)單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作是機關事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。
（二）機關事業(yè)單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機關事業(yè)單位的管理制度中，大多是關于人事和業(yè)務相關的，其中很少有檔案管理相關的規(guī)定，甚至有的機關事業(yè)單位管理制度中沒有檔案管理的相關規(guī)定。機關事業(yè)單位工作的開展依據主要是相關的規(guī)章制度，規(guī)章制度的缺乏使工作難以及時、有效、全面地開展。檔案管理工作相關制度的缺乏，使檔案管理工作開展時缺乏依據和參考，檔案管理人員無法展開工作。
（三）缺乏專業(yè)人才。由于機關事業(yè)單位人員對檔案管理工作重視不夠，導致機關事業(yè)單位中沒有足夠的專業(yè)檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業(yè)知識，因此，很多機關事業(yè)單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業(yè)狀態(tài)，甚至處于癱瘓狀態(tài)，使檔案管理成為機關事業(yè)單位管理工作中的短板。
（四）檔案管理方法落后。由于機關事業(yè)單位的檔案管理工作相關制度的缺失和相關專業(yè)人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業(yè)，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關工作的順利進行。
二、提高機關事業(yè)單位中檔案管理工作效率的有效方法
（一）提高工作的重視程度。機關事業(yè)單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性是機關事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。因此，提高機關事業(yè)單位中檔案管理工作效率首先要解決的問題就是機關事業(yè)單位的領導和檔案管理人員對檔案管理工作重視不足的問題。目前，機關事業(yè)單位實行考核制度，提高機關事業(yè)單位相關人員對檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機關事業(yè)單位考核范圍之內，并且進行定期考核。
（二）完善檔案管理工作的相關規(guī)定。制度的缺乏使工作人員開展相關工作時缺乏依據，因此，提高機關事業(yè)單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關的管理制度和規(guī)定。檔案管理工作相關制度缺失的單位，應該參考相關的制度規(guī)定，盡快制定檔案管理工作規(guī)定，并在工作過程中不斷完善。
（三）選取專業(yè)的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業(yè)性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設有檔案管理專業(yè)，因此，機關事業(yè)單位應該選取檔案管理的專業(yè)人員作為本單位的檔案管理人員。對于本單位的非專業(yè)的檔案管理人員，應進行定期和不定期的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質和專業(yè)水平，使檔案管理工作呈現專業(yè)性。
（四）采用先進的管理方法。隨著各界人士對檔案管理工作的重視，對檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創(chuàng)造出更加適合檔案管理工作中實際需要的管理方法。隨著信息科技的發(fā)展，產生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機關事業(yè)單位提高檔案管理工作效率需要根據本單位檔案管理工作的實際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓相關的專業(yè)人員，使機關事業(yè)單位的檔案管理工作不斷專業(yè)化，不斷提高檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
[1]賈峰.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與解決途徑[J].活力，2013（1）.
[關鍵詞]事業(yè)單位;檔案管理;現代化
中圖分類號：TF046.6 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）22-0338-01
在信息化快速發(fā)展的社會中，人們對工作質量水平的要求也越來越高。檔案管理工作繁瑣復雜，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應社會的發(fā)展，這對事業(yè)單位在檔案的采集、管理、歸檔以及流向上提出了新課題。尤其是計算機以及網絡的普遍應用，很多文件都是直接由電腦輸入并且傳輸，無紙化辦公等都為傳統(tǒng)的檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)與新的課題。在此形勢下，怎樣將事業(yè)單位的各種檔案管理好，從而實現檔案管理的現代化方式，是檔案建設中十分重要的問題。
一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題
缺乏對檔案管理的重視，管理理念不夠先進。較多事業(yè)單位領導對檔案管理工作的理解比較片面，認為檔案管理就是簡單的資料收集和整理，認為檔案管理不重要，因此也就不重視檔案管理工作的實施。而實際上，缺乏較強的檔案管理意識，不僅對員工的工作效率產生不利，使其在實際工作中比較吃力，使員工工作積極性受到不良影響，也導致檔案管理工作的實施缺乏資金、人力、物力等方面的保障，導致檔案管理工作秩序混亂。并且，管理者缺乏先進的管理理念，在檔案管理工作中僅僅進行檔案的機械化整理，導致檔案的利用率低下。
檔案管理手段落后，業(yè)務基礎較差?，F階段，事業(yè)單位檔案管理缺乏先進的設施，缺乏完善的硬件，使新時期檔案管理的要求無法得到滿足，并且受限于資金的供給，檔案室也比較簡陋和雜亂。再者，檔案管理手段滯后，現代化水平較低。鑒于當前信息技術發(fā)展迅猛的現狀，仍然存在不少事業(yè)單位檔案管理者仍采用落后的資料整理方式，其思維上的欠缺影響了檔案管理的發(fā)展。最后，檔案管理業(yè)務基礎較差，檔案鑒定工作未得到重視，使員工主觀決定檔案的管理，從而使檔案安全風險增加。
檔案管理人員素質水平有待提升。由于事業(yè)單位在人才應聘及選拔方面缺乏嚴格、有效的機制，從而引入一些檔案管理人員實際上并不能滿足檔案管理工作的需求，其檔案管理責任意識差、管理能力不強。而且事業(yè)單位在人才挽留方面有待改進，不僅使薪資待遇有待提升，而且提供的專業(yè)培訓以及外出學習機會甚少，使員工學習技能提升自我的需求無法得到滿足。
二、利用現代化方式服務于事業(yè)單位檔案管理的途徑
檔案相應的目錄為檔案管理中非常重要的內容，利用檔案管理的專門軟件，將所有檔案目錄以及有關資料依據特定的分類標準，將其錄入計算機，程序自動對其進行匯總與統(tǒng)計。需要調用某些檔案時，只需輸入相關信息，對應的管理軟件便會顯示出那些檔案的具體存放問題和文件摘要方面的內容。若想要最大限度的縮短檢索時間，提高準確率以及保證信息全面，事業(yè)單位相關人員應當充分發(fā)揮智慧，根據一定的原則編制不同的專題對應的目錄，提升計算機對檔案進行的目錄管理效率以及深度、廣度，更好地提高服務。
檔案業(yè)務工作包括對檔案進行收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計分析、銷毀等環(huán)節(jié)。在檔案業(yè)務整個流程中，除了管理事務比較繁重之外，還會產生很多檔案信息，此時，用計算機進行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當前，應用的比較廣泛的是采用檔案管理相應的軟件對檔案借閱以及歸還進行統(tǒng)計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進行把握。
利用先進的多媒體技術，將紙質文件轉變?yōu)殡娮游臋n。一是應當建立相應的數據庫，讓數據庫自身的結構趨于標準化以及規(guī)范化;二是利用多媒體將靜態(tài)圖片、圖形、動態(tài)影像、文字等實施集成化的統(tǒng)一管理，再根據光盤具有讀寫速度快、容量大以及可對原文件直接進行檢索等優(yōu)點，將有價值的紙質檔案變?yōu)橄鄳碾娮游臋n，將其在存儲設備上保存即可，極大的方便了計算機對其進行查詢和識別;三是經過授權，可以實現編研者直接從自己對應的終端，對數據進行檢索和查詢下載，這些都為事業(yè)單位檔案管理者提供了極大的便利。
三、檔案管理中現代化方式存在的問題及改進建議
雖然利用現代化的技術將計算機以及網絡技術應用于事業(yè)單位的檔案管理能夠在很大程度上節(jié)約工作時間，提高工作效率和準確率，但同時，也存在著一些問題：首先，網絡安全問題。由于網絡技術不斷升級，對檔案信息實施網絡管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術，如果只對電子文檔相應的邏輯歸檔進行了設計，而并未考慮到其物理歸檔，網絡一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。
為此，首先應對文檔進行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應當在事業(yè)單位內部實施文檔一體化，消除重復工作環(huán)節(jié)，使文件和檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始時介入。其次，根據檔案管理目前網絡化的特征，解決好其安全問題。加大力度，對檔案信息在上網之前進行加密控制，對網絡安全進行及時測評等。最后，對檔案管理者進行計算機相關知識的培訓，引進復合型人才，提高工作效率。
參考文獻
[1]劉藝凱.淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策[J].民營科技，2011（02）：206―206.
[2]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2014（12）：150―151.
【關鍵詞】高校消防工作 檔案管理 利用
消防檔案是在消防安全管理工作中直接形成的文字、圖表、視頻、聲像等真實的歷史記錄，是消防安全管理工作至關重要的依據和信息資源。在消防工作中，消防檔案管理是其不可或缺的基礎性工作，其管理和利用水平的高低直接影響到消防人員對各類火災救援和事故處理質量的好壞。當前，高校消防工作檔案管理和利用仍存在諸多問題，如消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊；消防檔案管理制度不完善，管理設施不齊全；消防檔案管理手段落后，管理人員素質偏低。面對這些問題，我們應該積極應對，盡快解決。首先要高度重視，加強高校消防工作檔案的有效管理與合理利用，具有先進的管理理念，努力學習專業(yè)知識，提高業(yè)務水平，強化綜合素質，建設一支高素質、高水平、高能力以及具有創(chuàng)新精神和探索意識的消防檔案管理人才隊伍，從而確保消防檔案的安全性，提高消防檔案管理質量，推動高校教育事業(yè)的健康發(fā)展。
一、高校消防工作檔案管理存在的問題
（一）消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊
當前，高校各大院校并沒有高度重視消防檔案管理工作，消防檔案管理意識淡薄。有些消防檔案管理人員認為，消防檔案管理工作是好是壞，對單位發(fā)展不會有很大影響，其責任應該在于單位消防安全責任人，他們只要盡職盡責值好班，無火災事故發(fā)生就可以了，從而導致他們在實際工作中消防安全意識不強，工作不e極，缺乏主動性。此外，許多高校消防檔案管理工作仍過多沿用傳統(tǒng)單一的管理模式，“為保管而保管”，以案卷不丟失為原則，僅僅只對消防滅火器進行簡單的數量統(tǒng)計，未能配備相關的專職人員對消防檔案進行有效管理，因而難以使消防檔案發(fā)揮其應用的利用價值和作用。
（二）消防檔案管理制度不完善，管理設施不齊全
就目前來說，高校消防檔案管理制度不夠完善，消防檔案立卷、借閱、保管、利用以及歸檔等環(huán)節(jié)缺乏明確統(tǒng)一的規(guī)定要求，管理措施缺乏規(guī)范性，從而致使消防檔案管理工作無章可循，無據可依，難以真正落到實處。另外，許多高校消防檔案管理設施不夠齊全，未能配備專門的消防檔案庫和檔案柜，致使消防檔案堆積擱置，材料信息收集不全，即使有檔案庫，其消防檔案管理室的基本硬件設施不健全，不具備基本的防水、防潮、防火、防電、防盜、防損壞等“六防”條件，因而不利于消防檔案的保管和利用。
（三）消防檔案管理手段落后，管理人員素質偏低
當前，高校消防檔案管理方式過于落后，傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢管理方式仍占主導地位。管理人員缺乏先進的管理理念和現代化管理技術手段，導致消防檔案管理工作的嚴重滯后，大大降低了消防檔案管理工作效率。與此同時，許多高校對消防檔案管理人員培訓不足，導致他們專業(yè)知識不強、安全防范意識不足、業(yè)務水平不高、管理能力不夠的現狀。加之，部分消防檔案管理工作者職業(yè)責任心不強，業(yè)務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性和自覺性，導致他們專業(yè)知識老化，知識面較窄，缺少創(chuàng)新意識，從而影響了消防檔案管理人員綜合素質的提高。
二、高校消防工作檔案的有效管理和利用措施
（一）完善管理制度，確保高校消防檔案管理工作的有序開展
消防檔案管理是高校消防安全管理工作中不可或缺的基礎性工作，要加強消防檔案管理必須進一步完善消防檔案管理體系。一方面，要根據《中華人民共和國消防法》和《中華人民共和國檔案法》制定消防工作檔案管理制度，明確消防工作檔案管理的責任部門、責任人以及相關工作職責，力求將消防檔案管理工作真正落到實處，從而推動高校消防檔案管理工作的有序開展；另一方面，要注意把消防檔案管理作為消防安全管理的一個重點來抓，并將消防檔案管理制度和有關規(guī)定要求納入日常的績效考核辦法之中，最大限度地增強高校廣大教職員工和學生的消防安全意識。要不斷健全消防檔案工作考核檢查制度，對于消防檔案的立卷、借閱、移交、保管、保密 、利用以及銷毀等各個環(huán)節(jié)都應做到可規(guī)可循，有據可依，從而規(guī)范消防檔案工作秩序，使之形成良好的運行機制，確保消防檔案安全。
（二）推行科學管理，提高高校消防檔案管理水平和實效
當前，高校消防檔案管理和利用仍存在傳統(tǒng)的“為保管而保管”“只保管不利用”的陳舊落后管理思想。隨著高校教育事業(yè)的快速發(fā)展以及現代科學技術的不斷進步，傳統(tǒng)單一的消防檔案管理手段和形式已難以適應當前高校消防檔案安全管理的發(fā)展需要。面對這一現狀，我們應該把握好以下幾點：一是要做到與時俱進，及時轉變管理理念，注意將先進的管理技術和設備設施引入到具體的消防檔案管理工作中，借助現代化的管理手段，推行科學化管理，加強消防檔案管理應用系統(tǒng)建設，逐步將消防檔案形成載體從紙質、圖片、聲像、光盤轉變?yōu)橄罊n案管理信息系統(tǒng)應用，并安排專人管理操作，從而充分發(fā)揮消防檔案的利用價值。二是要充分利用信息化檔案管理軟件，有目的、重點、有針對性地將現有消防檔案信息數字化，把現存的消防檔案案卷目錄轉化為機檢數據，并通過設置防火墻、數據備份和加密等多種安全防護措施，防止消防檔案信息的丟失和泄露，以確保消防檔案的完整性、保密性以及安全性，從提高高校消防檔案管理水平和實效。三是要充分借助校園網絡，在高校校園網的信息平臺上創(chuàng)建消防檔案管理網站，將其作為宣傳高校消防檔案工作、開展消防檔案信息服務的重要窗口，并提供一定的網上查詢和使用服務，從而進一步加大消防檔案管理力度，提高消防檔案管理和利用水平。
（三）加強培訓，提高高校消防檔案管理人員綜合素質
依據《中華人民共和國消防法》、《機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》規(guī)定，消防安全重點單位應當建立健全消防檔案。消防檔案是記載重點單位基本情況和消防工作自我管理的重要文書檔案，建立健全消防檔案是機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防實行安全規(guī)范管理的一項基礎性工作。其中消防安全管理情況部分的表、本、簿的建立又是基礎中的基礎，它是貫徹落實《規(guī)定》要求的各項工作的具體表現形式。認真制定符合本單位實際的消防檔案內容，規(guī)范單位的消防安全管理，對及時消除隱患，保障單位的消防安全，具有十分重要的意義。
2.適應范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。
3.職責
3.1消防管理員負責制定檔案的相關內容，并每年一次對檔案規(guī)定的內容進行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應告知經公司領導或審批，及時更新。
3.2辦公室負責審閱，并監(jiān)督各相關部門依規(guī)程執(zhí)行。同時負責對文件、表單、檔案內容統(tǒng)一保管和立卷歸檔工作。
3.3各部門經理、消防管理員為檔案管理負責人、案卷質量審核人；監(jiān)督本部門檔案管理的實施工作。
3.4管理部檔案員職責
3.4.1熟悉公司檔案管理操作規(guī)程，掌握檔案規(guī)定的具體內容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內容清楚，便于查找和利用；
3.4.2維護檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應辦好移交手續(xù)；
3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續(xù)，并將案卷目錄一同移交；
3.4.4做到文件材料年年清，無積存；
3.5各部、室檔案管理員（兼）負責日常檔案管理工作。
4.消防管理記錄
4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責任制的重要手段，對規(guī)范單位消防安全管理有重要的意義。填表應該客觀屬實，并要作為消防檔案內容，統(tǒng)一保管、備查
4.2檔案管理員應根椐以下提供的消防檔案樣式和內容表單實事求是填寫、認真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。
4.2.1 單位基本概況
4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖
4.2.1.3消防安全重點部位確定表
4.2.1.4消防管理組織機構和各級消防安全責任人
4.2.1.5主要消防設施
4.2.1.6專職（義務）消防隊隊員名冊
4.2.1.7專職（義務）消防隊消防裝備配備情況
4.2.1.8與消防安全有關的重點工種人員情況
4.2.1.9消防安全協(xié)議
4.2.2 培訓與考核
4.2.2.1培訓記錄表
4.2.2.2考評細則
4.2.2.3會議記錄
4.2.2.4消防獎懲情況記錄
4.2.3日常運行管理與檢查
4.2.3.1火災情況記錄
4.2.3.2消防日運行值班表
4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表
4.2.3.4消防季檢登記表
4.2.3.5消防年檢登記表
4.2.3.6節(jié)前消防安全常規(guī)檢查表
4.2.3.7消防設施維修保養(yǎng)記錄
4.2.3.8消防設施檢測記錄
4.2.3.9消防安全隱患整改通知書
4.2.3.10臨時動火作業(yè)申請表
4.2.4演練與演習
4.2.4.1滅火預案登記表
4.2.4.2消防技能演練記錄表
4.2.4.3消防演習記錄表
4.2.5消防器材管理
4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表
4.2.5.2消防器材設備臺帳
4.2.5.3設備維修申請報告
5.檔案袋（技術檔案袋、資料袋）用于保管技術圖紙、業(yè)主資料、協(xié)議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應有卷內目錄和備考表，目錄中的內容必須與袋中的檔案相對應。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應擬寫案卷標題。
5.1 立卷歸檔
5.1.1部門經理和消防管理員應支持檔案員的資料收集工作，
5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。
5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應注意文件材料的規(guī)范和書寫字跡的牢固持久，一般應采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應盡可能索要原件，索要不到應將傳真件復印，用復印件存檔。
5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。
5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規(guī)范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘等）必須拆除。
5.1.6檔案大部分為紙質載體檔案，若為證照、聲像或數碼電子檔案，應在 “備注”欄別注明。
5.2照片說明的編寫方法和要求：
文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。
事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
時間：事件發(fā)生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；
地點：被攝物所在的具體地點；
人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
背景：照片影像所反映的場景；
攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。
5.3 錄像內容應加注文字說明。
5.4 嚴禁將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為已有，不得拒絕向公司移交檔案。
關鍵詞：油田消防 檔案管理 思考
一、拓寬思維視野，確立新的檔案觀
檔案管理工作者，首先必須以新的思維和視野，充分認識到檔案作為重要的信息資源，是信息集合的重要組成部分，在領導決策過程和社會實踐中，起著不可缺少、無以替代的參考作用；檔案作為重要的文化資源，在企業(yè)消防的政治文化建設中發(fā)揮著重要作用；檔案作為重要的謀略資源，對指導當前油田企業(yè)消防隊伍建設和抓好火災預防及滅火工作有著重要的借鑒參考作用，做好油田企業(yè)消防檔案工作即是對歷史負責的表現，也是油田企業(yè)消防現實工作的客觀需要。其次要自覺地把檔案工作作為一項關聯中心、服務主線、不可缺少的基礎性、戰(zhàn)略性工程，在時代的巨變中，牢牢把握檔案事業(yè)發(fā)展先機，為油田企業(yè)消防檔案建設贏得戰(zhàn)略主動。
二、緊扣關鍵環(huán)節(jié)，確立新的發(fā)展觀
為適應發(fā)展，油田消防檔案管理工作者必須與時俱進，努力實現油田消防檔案管理及檔案室建設的跨越式發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展。首先要利用后發(fā)優(yōu)勢，走跨越式發(fā)展的道路，廣泛借鑒兄弟行業(yè)和單位的有益經驗，打破傳統(tǒng)思維定式謀發(fā)展，摒棄循規(guī)蹈矩做法促發(fā)展，緊扣主要矛盾，抓住關鍵環(huán)節(jié)，集中有限的人力物力打攻堅戰(zhàn)，力爭油田消防檔案管理和檔案室建設步入一個新的發(fā)展平臺。其次要充分利用油田企業(yè)消防管理信息化、自動化建設這一重要契機，緊緊抓住消防檔案信息化建設這個“龍頭”，以檔案信息化建設促活其它建設、帶動整體躍升。此外要加強基礎建設，走可持續(xù)發(fā)展的道路。扎扎實實地抓好信息資源、科學保護、開發(fā)利用和網絡平臺等基礎性建設，一步一個腳印地推進各項工作協(xié)調發(fā)展。
三、緊貼中心任務，確立新的服務觀
開發(fā)油田消防檔案信息資源，切實轉變和變革檔案信息服務方式，積極主動、卓有成效地開展消防檔案服務利用工作，使之更好地為企業(yè)工作服務，已成為油田消防檔案部門的重要任務。在油田改革重組發(fā)展中，加快推進油田消防管理現代化，給消防檔案利用服務提供了廣闊的發(fā)展空間，因此油田各級消防檔案管理人員要解放思想，轉變觀念，開拓創(chuàng)新，爭做“學習型、創(chuàng)新型、服務型油田消防檔案干部”，不斷創(chuàng)新服務機制，拓展服務空間，提高服務質量，大力推進以消防檔案為中心的工作服務。具體是念好三字經：一是努力“靠”，要增強服務的主動性，力爭做到消防檔案為企業(yè)中心工作服務，具體到油田消防的各部門、各崗位、各項工作，做到油田工作哪里需要，檔案服務就提供到哪里，油田中心任務準備展開在哪里，檔案服務就延伸到哪里。二要積極“沉”，努力增強服務的針對性，檔案管理人員要積極參與到本企業(yè)、本單位的重大活動、重大事件中去，加強對本企業(yè)、本單位的重大活動、重大工程的專題文件資料的匯編工作，最大限度地開發(fā)、挖掘庫存檔案資源，進一步加大編研的深度和廣度，不斷提高為消防預防、綜合治理和企業(yè)中心工作服務的水平。三要充分“活”，努力增強服務的實效性，要運用聲像、電子、網絡等多種先進技術手段和?？?、報告、史志等多種有效服務形式，使油田消防檔案工作貼近中心、貼近現實、貼近職工群眾，及時為企業(yè)各級領導及基層油田消防管理人員提供方便快捷、豐富多彩的檔案信息保障。
四、優(yōu)化工作機制，確立新的管理觀
不斷提高油田消防檔案管理的質量和效益，加大油田消防檔案的科技含量。要認真貫徹科技是第一發(fā)展力的重要思想，進一步加大管理工作的力度，實現三個轉變：一是由經驗管理向科學管理轉變。深入探索高科技條件下檔案管理的特點和規(guī)律，實現管理的標準化、程序化、科學化。二是由以手工管理為主向以自動化管理為主轉變。要著眼于信息化的飛速發(fā)展，積極采用現代化的管理手段，實現由手工開發(fā)、手工操作向電子信息化管理的轉變，全面推進油田消防檔案管理現代化進程；要雙管齊下，從行為習慣和技術手段兩方面入手，加強管理自動化建設。三是由部分管理向系統(tǒng)管理轉變。加強對人員、技術設備、工作流程，以及時間和空間的全息管理，強化集成意識、一體意識，優(yōu)化人力、物力、財力資源配置，理順關系，健全機制，營造氛圍，不斷提高檔案管理工作的質量和效益，推進檔案管理的現代化進程。
五、采取綜合措施，確立新的人才觀
油田消防檔案的發(fā)展、利用，人才是最關鍵。人才是“第一資源”，也是興企興檔案管理之本，因此要抓緊培養(yǎng)和造就一大批高素質復合型檔案人才。我們既要有了解油田消防檔案卷藏、精于管理的“專門人才”，又要有了解檔案業(yè)務、精于網絡技術的“技術精英”；既要有了解檔案發(fā)展、精于理論研究的“理論人才”，又要有了解油田消防資料歷史、精于謀略運籌的“決策精英”，以更大的勇氣、花更多的精力，毫不懈怠地抓好檔案人才隊伍建設。一要合理培訓人才，應從本部門、本單位的實際情況與條件出發(fā)，有計劃地培訓、選拔人才，既要重視高級人才的培養(yǎng)，也要重視中、低層次人才的培養(yǎng)，不能有所偏愛，也不能浪費人力、物力、資金，搞一窩蜂式的進修、培訓，要重視應用型、復合式人才的培養(yǎng)；二要用好現有人才，既注意用人所長、人盡其才，又注意有計劃地換崗交流，通過實際工作摔打，盤活現有人才資源，提高人才使用效率；三要引進急需人才，要制訂優(yōu)惠的政策，吸引經濟學、管理學、計算機科學、法學、心理學等領域的高級人才，尤其是復合型人才和較強管理能里的人才，不斷優(yōu)化隊伍結構，帶動整體素質提高；四要穩(wěn)定優(yōu)秀人才，要努力改革原有的管理體制，建立以人為本的思想，引入科學的競爭激勵機制，建立專業(yè)等級評定機制，不斷改進工作、學習和生活條件，積極營造吸引人才、凝聚人才、激勵人才的良好氛圍，使人才進得來留得住用得上，充分展現他們的知識和才華，為全面開創(chuàng)油田消防檔案建設新局面奠定堅實的人才基礎。參考文獻：
[1]王焱.現代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑[J].黑龍江科技信息，2011（22）.
關鍵詞：消防設計；審查驗收；檔案管理
建設工程消防設計、消防驗收、備案和抽查工作作為住房和城鄉(xiāng)建設管理的重要工作，其檔案的收集、整理、利用和保管將是城建業(yè)務檔案一項嶄新工作內容。
1消防設計審查驗收法律背景
2021年4月29日新修訂《中華人民共和國消防法》和2020年6月1日實施的《建設工程消防設計審查驗收管理暫行規(guī)定》（住建部令第51號），進一步明確了縣級以上地方人民政府住房和城鄉(xiāng)建設主管部門依職責在建設工程消防設計審查驗收工作承擔的行政職能。作為在城市建設管理等活動中一項嶄新的工作內容，由此形成的資料文件對社會具有十分重要和深遠的意義，對保障人民群眾生命財產安全、社會長治久安和穩(wěn)定具有重要價值。作為一類城建業(yè)務檔案，其收集齊全、保存完好、開發(fā)利用全面是城建檔案工作的一項嶄新內容。
2消防設計審查驗收檔案收集面臨的問題
2.1多部門實施的不統(tǒng)一
消防設計審查驗收工作雖然是住建部門的重要業(yè)務性工作，但由住建多部門共同實施完成。以安徽省蕪湖市為例，消防設計審查工作由住建局科技科室實施，消防驗收工作由市質監(jiān)站實施，消防驗收備案和抽查工作依據工程體量不同分市、區(qū)、開發(fā)區(qū)管委會分工協(xié)作實施。城建檔案部門需與多部門協(xié)調，從不同業(yè)務部門手中收集檔案資料。
2.2標準體系的不統(tǒng)一
消防類檔案收集，一部分來自市工程審批制度改革平臺（以下簡稱“市工改平臺”），其后期要與消防救援機構平臺對接實現數據共享。目前，檔案信息資源融合面臨標準體系不完善的突出問題，檔案信息管理系統(tǒng)與其他部門的信息管理系統(tǒng)存在不兼容、不匹配現象，檔案長期保存格式標準、數據的備份標準、數據采集標準，以及在互聯網背景下軟硬件的建設標準，都亟待解決[1]。
2.3歸檔渠道的不統(tǒng)一
消防類檔案收集除部分來自市工改平臺，絕大部分是來自審批過程和現場檢查的記錄，這就需要消防業(yè)務管理部門工作人員緊密配合，按照檔案歸檔要求對資料進行及時收集、整理、上傳和補充。
3消防設計審查驗收檔案管理建設策略
3.1加強領導，明確工作職責
作為建設工程的關鍵組成部分，建設工程消防設計的審核與驗收工作貫穿始終。大量的調查研究表明，一些建筑在建設的初期就已存在火災隱患，對建筑的整體質量與使用安全構成極大的威脅[2]。按照國家法律法規(guī)規(guī)定，從2020年6月1日起，建設工程消防設計審查驗收工作從消防救援機構劃轉至住建部門，近兩年時間產生了大量的消防資料文件，由于認識不足，缺乏專人負責收集鑒定，沒有統(tǒng)一的部門整理保管，長此以往必將導致此類資料文件的散失和利用的困難，一旦發(fā)生火災險情必將有不可估量的損失，因此建設工程消防資料文件的收集、整理、歸檔工作異常重要、迫在眉睫。安徽省住房城鄉(xiāng)建設廳通過前期調研，印發(fā)了《安徽省建設工程消防設計審查驗收檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《檔案管理規(guī)定》），作出對建設工程消防設計審查驗收工作中所形成的有保存價值資料作為檔案保存的規(guī)定，強化過程可追溯性，明確消防業(yè)務管理部門、檔案管理機構等各方主體在此項工作中的內容、職責和法律責任，進一步規(guī)范此類檔案管理。各地城建檔案管理部門應密切關注和配合此項工作的開展，深刻領會新修訂的《消防法》和住建部51號令精神，結合《城市建設檔案管理規(guī)定》（住建部令第61號）要求，主動作為，認真做好消防類檔案歸檔的流程設計、系統(tǒng)開發(fā)、業(yè)務指導和共享服務等多項工作。
3.2規(guī)范收集，制定工作流程
根據《國務院辦公廳關于全面開展工程建設項目審批制度改革的實施意見》要求，消防設計審查驗收工作納入工程審批改革的四個審批環(huán)節(jié)中，實行“一張藍圖、一個窗口、一張表單、一個機制”統(tǒng)一審批管理體系，各地市依規(guī)建立統(tǒng)一工改平臺實施管理。按照《檔案管理規(guī)定》，建設工程消防類資料文件收集大多來源于此平臺，歸檔流程設計應將項目申報、行政審批、檔案歸檔、數據共享統(tǒng)一考慮，將檔案驗收要求關口前移，項目申報的材料內容、電子數據格式等按照歸檔要求來設計，歸檔時檔案系統(tǒng)只需從審批平臺統(tǒng)一抓取申報數據，審批過程資料和審批結果資料將進行后期補錄、完善歸檔。
3.3歸檔內容和歸檔形式
《檔案管理規(guī)定》在歸檔內容上充分考慮業(yè)務申報中需滿足的條件、審查驗收過程中記錄、審批結果等三個方面，列舉了特殊建設工程消防設計審查類、消防驗收類、其他建設工程消防驗收備案和抽查類等歸檔內容和編目順序和歸檔方式。消防各業(yè)務管理部門應在開展業(yè)務工作時，同步開展資料收集整理工作，在市工改平臺系統(tǒng)中已經存在的歸檔資料，在業(yè)務辦結后將自動提交歸檔，其余資料將由各業(yè)務管理部門在檔案系統(tǒng)中，按目錄提交補充完善歸檔資料后，一并提交城建檔案管理部門歸檔。同時各業(yè)務管理部門需線下提交一套和電子資料一致的紙質檔案交城建檔案管理機構歸檔。
3.4建立高品質檔案管理平臺
“工欲善其事，必先利其器”。消防類檔案管理工作要充分發(fā)揮信息網絡平臺效應，與“互聯網+”、智慧政府建設結合起來，建立檔案管理系統(tǒng)。一是要建立與各業(yè)務管理系統(tǒng)相互兼容的數據存儲格式和備份標準，打通各平臺之間數據傳輸，實現數據資源共享；二是從審批源頭對將歸檔的數字化檔案進行管控，對色彩模式、分辨率、圖像處理、紙張端正、內容完整、清晰度等數據質量進行設定；三是實現高效檢索，系統(tǒng)平臺便捷的檢索功能，在發(fā)生火災危情時能在最短的時間內得到相關建筑物消防設施信息，同時針對不同工作需要設定相應的檢索方式，采用高級檢索和模糊檢索相結合，計算機能夠根據輸入的實際指令選擇最合適的方式對檔案進行檢索查詢，以滿足住建部門實際工作需要[3]。
3.5加強人才專業(yè)培訓
消防類檔案對于住建業(yè)務管理部門和城建檔案管理部門來說，都是一項嶄新的工作內容，首先城建檔案管理部門要積極組織消防類檔案專業(yè)培訓，通過邀請專家進行座談或現場指導，促進檔案管理人員了解消防設計審查驗收知識、工作內容和流程，熟練掌握此類專業(yè)檔案收集內容、模式和系統(tǒng)操作，同時還要結合相應的激勵機制，通過提高福利待遇提升其工作積極性，促進檔案管理工作質量和效率的提高[4]。其次，城建檔案管理部門要與業(yè)務管理部門建立工作聯動機制，增強業(yè)務管理部門工作人員歸檔意識和歸檔水平并落實到位，確保歸檔及時、準確、齊全、完整。
4消防設計審查驗收檔案管理的重要性
4.1有利于形成消防類檔案數據庫
建筑工程消防設計審查驗收工作是以防范建筑工程火災，減少人民生命財產損失為目的。實行建筑工程消防設計審查制度能夠有效減少建筑工程火災隱患，并在火災來臨時將其隔絕在最小范圍內，保證建筑物內人員能夠及時逃生，減少火災對建筑物造成的損壞[5]。《消防法》的修訂將消防設計審查驗收工作從消防救援機構劃轉至住建部門，其意在從設計、建造方面把好建筑物消防安全關。工作中所形成的驗收申報、材料審查、實施驗收和審批文書等四個方面的文件資料正是住建部門在城市管理活動中所形成的，并對未來城市維護、應急管理和風險防范等方面具有十分重要的意義。城建檔案部門應加強消防業(yè)務檔案的收集，建立本地區(qū)域范圍內統(tǒng)一的消防類檔案數據庫，并實現與消防救援機構應急搶險數據共享。
4.2有利于實現科學技術積累
通過檔案收集，能夠對消防設計審查驗收工作進行真實記錄和反映，消防類檔案中不僅包含大量管理部門審批信息，還包含科學含量高、技術性強的建筑物消防圖紙、消防設備配備和安全通道等，長期的檔案積累將有利于住建主管部門不斷積累建筑消防經驗，完善建筑消防專業(yè)管理知識和依法行政能力，對提升行業(yè)治理、建筑科技和科學化運用，具有十分廣闊前景。同時現場評定報告、視頻、專家意見和整改證明資料等資料的收集，還能有助于消防責任事故的認定，從而對群眾生命財產安全予以維護，對社會和諧穩(wěn)定起到有效促進作用。
4.3有利于實施共享助力防災
建筑消防安全涉及千家萬戶，關乎人民生命財產安全。各地市住建部門由于地方區(qū)劃調整、職責劃分等多種原因，可能會出現一個行政區(qū)域內消防設計審查驗收工作由幾個層級多個部門共同實施完成，消防類資料散落在各業(yè)務管理部門，難以形成全市統(tǒng)一的消防共享數據。城建檔案館消防檔案工作有利于實施數據共享助力防災救災，首先，城建檔案部門作為一個行政區(qū)域檔案管理部門，能夠較完整地反映一個行政區(qū)域內消防設計審查驗收工作全貌，資料全面、集中、完整，更好地實現與當地消防救援機構實現共享，在防火險情發(fā)生時，及時、準確、全面提供建筑物圖紙，反映現場消防通道、消防設施等情況，為消防救援工作開展贏得寶貴時間；其次城建檔案部門統(tǒng)一的消防檔案數據庫的建立，更有利于使用數字化技術對消防檔案進行分析，實現檔案預警，提醒相關部門對于接近使用年限消防設備適時進行檢修和更換，發(fā)揮出檔案社會治理功能。
5結論與展望
綜上所述，消防設計審查驗收工作作為住建部門的重要工作，其檔案管理是城建檔案部門一項新的挑戰(zhàn)，在當前沒有成功先例的情況下，城建檔案部門要全面做好流程梳理、系統(tǒng)設計和收集方式和內容的確定；城建檔案管理人員要對消防設計審查驗收工作要有深刻的認識，從進行檔案收集管理工作中掌握、提煉、總結該專業(yè)的檔案管理知識和技能技巧，始終秉持實事求是的態(tài)度，堅持愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)和全心全意為人民服務的理念[6]，實現檔案為經濟社會服務。
參考文獻
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