時(shí)間：2023-08-01 16:55:36
序論：在您撰寫機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、檔案規(guī)范化管理存在的問題
（一）個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案規(guī)范化管理工作認(rèn)識不到位，存在敷衍的態(tài)度。單位工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接關(guān)系到該工作的地位和發(fā)展。檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，已經(jīng)有越來越多的單位將檔案工作列入了目標(biāo)考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數(shù)單位為應(yīng)付考核，完成規(guī)范化管理示范認(rèn)定要求，采取聘用臨時(shí)人員和借調(diào)下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調(diào)人員本來是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎(chǔ)性的特點(diǎn)，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時(shí)需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯(lián)系，加之不同的工作態(tài)度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質(zhì)量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實(shí)現(xiàn)部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機(jī)關(guān)檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產(chǎn)生的各門類載體檔案，并按時(shí)向機(jī)關(guān)綜合檔案室移交的制度?！吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中都明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須由業(yè)務(wù)部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統(tǒng)一保管。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在履行職能工作活動(dòng)中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等不同載體形式的檔案，以及會(huì)計(jì)、人事、基建、紀(jì)檢等專業(yè)檔案，都要要求由單位文書部門或業(yè)務(wù)部門兼職檔案員進(jìn)行整理和立卷，再移交檔案室。而實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，相當(dāng)一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時(shí)間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進(jìn)行今年的檔案收集、整理工作，突然某個(gè)部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環(huán)工作中。而省級單位的檔案部門還負(fù)有對市（縣）同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，省直機(jī)關(guān)專職檔案員對自身單位的檔案工作都疲于應(yīng)付，自然沒有時(shí)間和精力對下級單位進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，對本機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行宏觀管理，易造成系統(tǒng)整體工作水平的下降。（三）多數(shù)單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發(fā)展需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位處科室數(shù)量多，但專職檔案員人數(shù)少，兼職檔案員具有人數(shù)多、流動(dòng)快的特點(diǎn)。僅靠業(yè)務(wù)主管部門日常的幾次培訓(xùn)很難提高其業(yè)務(wù)水平，依靠專職檔案員進(jìn)行手把手的一個(gè)個(gè)教也不現(xiàn)實(shí)。因此，將檔案業(yè)務(wù)技能編制成業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)能有效解決這個(gè)問題。在眾多的業(yè)務(wù)文件中，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊》等是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)專兼職檔案員在檔案規(guī)范化管理中做好檔案工作的必要知識。但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規(guī)定執(zhí)行并制定適合本部門檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)文件，甚至對以上文件的具體內(nèi)容規(guī)定都不掌握，又如何來指導(dǎo)和做好檔案工作。（四）檔案利用手續(xù)繁瑣，難以滿足服務(wù)社會(huì)的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現(xiàn)場查閱、電話查閱、網(wǎng)絡(luò)查閱，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等等，涉及的種類和專業(yè)涵蓋各個(gè)領(lǐng)域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規(guī)定及利用權(quán)限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實(shí)現(xiàn)文檔一體化要求。隨著辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的推進(jìn)，電子政務(wù)系統(tǒng)形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰(zhàn)。一方面新的電子政務(wù)推行，產(chǎn)生的大量電子數(shù)據(jù)，這些電子數(shù)據(jù)俗稱電子文件還不是嚴(yán)格意義上的電子檔案，他們怎么區(qū)分、如何歸檔、標(biāo)準(zhǔn)要求是什么等等都需要在實(shí)踐工作中不斷探索研究；再加之實(shí)際上，各部門機(jī)關(guān)電子文件格式與檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口不一致，無法實(shí)現(xiàn)無縫對接，文檔一體化要求無法實(shí)現(xiàn)，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)新問題層出不窮，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于現(xiàn)實(shí)社會(huì)需要。（六）檔案專兼職人員素質(zhì)不高，隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏創(chuàng)新意識。由于受工作本身在單位內(nèi)部實(shí)際地位、作用影響，以及單位領(lǐng)導(dǎo)主觀意識認(rèn)識等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經(jīng)費(fèi)時(shí)，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導(dǎo)致檔案專職人員隊(duì)伍年齡偏大、知識老化，工作方式理念陳舊，進(jìn)取心和創(chuàng)新能力不強(qiáng)，缺乏計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識，難以適應(yīng)新形勢下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊(duì)伍雖然年紀(jì)輕，知識結(jié)構(gòu)層次較高，但不熟悉檔案工作基礎(chǔ)知識，流動(dòng)性快，思想不穩(wěn)定，難以靜下心來鉆研業(yè)務(wù)，造成檔案工作服務(wù)水平偏低，檔案工作進(jìn)一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢階層。
二、解決問題的對策
（一）進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，用機(jī)制和制度來保障和規(guī)范檔案工作人員、編制、經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備和數(shù)字化建設(shè)等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財(cái)物不因領(lǐng)導(dǎo)意識的不重視或是領(lǐng)導(dǎo)的更替而影響，同時(shí)創(chuàng)新檔案工作的激勵(lì)機(jī)制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊(duì)伍建設(shè)，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和現(xiàn)代化技術(shù)知識技能培訓(xùn)力度，使培訓(xùn)制度化、專業(yè)化，著力培養(yǎng)和儲(chǔ)備專業(yè)人才隊(duì)伍。機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須采取措施，穩(wěn)步提高檔案工作人員的待遇，關(guān)心他們的成長，統(tǒng)籌解決涉及他們切身利益的職務(wù)級別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)工作的積極性和創(chuàng)造力，以適應(yīng)檔案工作的新常態(tài)新形勢，從而提高工作和服務(wù)水平。（三）認(rèn)真貫徹執(zhí)行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對各自處室檔案負(fù)總責(zé)，各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標(biāo)責(zé)任并簽訂目標(biāo)責(zé)任書以強(qiáng)化責(zé)任意識。同時(shí)要使檔案人員不但要熟練掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案文檔一體化要求。（四）要根據(jù)國家檔案局出臺(tái)的相關(guān)檔案工作規(guī)定及行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定適合本部門檔案工作發(fā)展需要的業(yè)務(wù)制度。要注重平時(shí)歸檔立卷工作，應(yīng)對檔案收集過程、整理結(jié)果提出明確要求，在文件制作的質(zhì)量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規(guī)定、制度和辦法，通過業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)，能減少培訓(xùn)時(shí)間，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，即使兼職檔案員流動(dòng)較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業(yè)務(wù)技能。（五）在機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)力度，建立健全機(jī)關(guān)檔案信息安全保障體系。必須嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)和格式規(guī)范統(tǒng)一，數(shù)據(jù)共享安全等要求。目前國家檔案局已正式出臺(tái)《電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為信息化建設(shè)打下初步基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該在前期開發(fā)時(shí)就應(yīng)該以這些標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端規(guī)范，讓檔案專業(yè)人員參與OA系統(tǒng)開發(fā)，按檔案管理要求和特點(diǎn)提出系統(tǒng)需求，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與檔案管理軟件的無縫對接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。（六）要加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識，提高檔案工作為機(jī)關(guān)各項(xiàng)重點(diǎn)工作服務(wù)的能力。檔案工作者只有轉(zhuǎn)變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創(chuàng)新積極服務(wù)觀念，充分利用檔案網(wǎng)絡(luò)快捷、方便的優(yōu)勢，積極開發(fā)網(wǎng)絡(luò)利用、自助査詢等新模式，充分發(fā)揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時(shí)、有效地為領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)各項(xiàng)重要工作服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案工作的核心價(jià)值競爭力。
作者:周知勇 單位:云南省檔案局
參考文獻(xiàn):
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[關(guān)鍵詞]電子檔案；規(guī)范化管理；現(xiàn)狀；原因；必要性
電子檔案，是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術(shù)對人類生活的滲透而產(chǎn)生，是檔案多元化發(fā)展的產(chǎn)物，正發(fā)揮著越來越重要的作用，對它的規(guī)范化管理勢在必行。本文試就在對已有實(shí)踐回顧的基礎(chǔ)上，對基層單位電子檔案的規(guī)范化管理提出幾點(diǎn)粗淺的建議。
一、我國目前電子檔案的管理現(xiàn)狀
1、電子檔案管理的雙套制。對于電子檔案的管理，我國目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時(shí)，仍然制作保留一份同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件，以備不時(shí)之需。作為一項(xiàng)新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項(xiàng)制度也不成熟，還要通過實(shí)踐來驗(yàn)證。因此，就目前來看，電子檔案與傳統(tǒng)檔案將是一個(gè)優(yōu)勢互補(bǔ)、的局面。
2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過程性文件，分散保存在其形成的部門或是具體經(jīng)辦人的電腦中，隨意處置，沒有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數(shù)據(jù)的簡單堆砌，未經(jīng)系統(tǒng)化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數(shù)據(jù)丟失隱患嚴(yán)重。
3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特有屬性，對電子檔案的管理方式也與紙質(zhì)檔案有所不同。比如說，為保證電子檔案的長期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統(tǒng)，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長期可讀性。對于這些新特點(diǎn)、新要求，不少單位還沒有制定專門的規(guī)章制度去規(guī)范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現(xiàn)出一種無章可循的狀態(tài)。
二、電子檔案管理不夠規(guī)范的原因
1、現(xiàn)有規(guī)范無強(qiáng)制執(zhí)行力。早在1996年，我國就出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)范性文件，對電子文件管理提出了一系列規(guī)范性要求。但作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)，雖有參考價(jià)值，卻沒有強(qiáng)制執(zhí)行的效力。所以在常規(guī)性的檔案檢查中，也并未將其列入評審標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案的管理處于失控的狀態(tài)。
2、檔案人員歸檔意識欠缺。電子文件是信息技術(shù)的產(chǎn)物，產(chǎn)生時(shí)間不長，對于不熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識結(jié)構(gòu)尚無法滿足電子文件管理的需要，故而很容易產(chǎn)生畏難心理。加之受到傳統(tǒng)觀念的影響，一味地側(cè)重紙質(zhì)檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。
3、來源過于分散增加了集中管理的難度?，F(xiàn)代化的辦公環(huán)境離不開計(jì)算機(jī)，電子文檔的傳輸、修改、儲(chǔ)存又相當(dāng)便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統(tǒng)，所以從文件的起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)到最后的整理歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，無時(shí)無刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉(zhuǎn)于各個(gè)職能部門之間，呈現(xiàn)出雜亂無序的狀態(tài)，這給檔案人員平時(shí)及時(shí)收集整理也增加了不小的難度。
三、電子檔案規(guī)范化管理的必要性
1、有利于資料的真實(shí)有效完整?；鶎訂挝煌莆罩匾牡谝皇仲Y料，其中有相當(dāng)一部分以電子數(shù)據(jù)的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過程，反映出當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，具有很大的參考價(jià)值。但是電子文件又極易被修改、復(fù)制，且變化不留痕跡，如果不能及時(shí)收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實(shí)有效完整，必須對電子檔案形成的各環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理。
2、有利于檔案的長期保存。對于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案，為了延長檔案的壽命，除對庫房環(huán)境有一定要求外，有時(shí)也需要采取一定的預(yù)防性保護(hù)措施，如復(fù)制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對紙質(zhì)版的復(fù)制，且不會(huì)占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時(shí)，也可以直接調(diào)取電子檔案，進(jìn)行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質(zhì)材料的二次損耗。
3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中，電子檔案有著一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所沒有的優(yōu)勢。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動(dòng)和使用過程中，對檔案制成材料的機(jī)械磨損相對較小。第三，在需要提供復(fù)制件的情況下，只要借助一定的輔助設(shè)備（如計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái)）即可將原始材料原樣再現(xiàn)，省時(shí)省力。第四，在對現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研時(shí)，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。
四、多管齊下，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理
1、強(qiáng)化檔案人員歸檔意識。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態(tài)度直接決定了檔案整體質(zhì)量的好壞，是電子檔案制度實(shí)施的前提和基礎(chǔ)。因此，在規(guī)范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對電子檔案重要性的認(rèn)識，時(shí)刻樹立檔案信息意識，積極主動(dòng)地對可能產(chǎn)生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。
2、建立電子檔案的長效管理機(jī)制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒有成文的規(guī)章制度來加以明確。因此，應(yīng)當(dāng)在本單位現(xiàn)有立卷歸檔制度的基礎(chǔ)上，嘗試增加關(guān)于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，作為年度考核的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際運(yùn)行過程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規(guī)程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學(xué)化、常態(tài)化。
3、加速檔案從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)調(diào)整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個(gè)流程中，需要運(yùn)用大量的現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍至關(guān)重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)大知識面，更新原有知識體系，提升自己的素養(yǎng)，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，比如利用好一年一次繼續(xù)教育的契機(jī)，有計(jì)劃、有目的地培養(yǎng)出更多高素質(zhì)的復(fù)合型人才。
4、加強(qiáng)電子檔案的日常保管工作。鑒于電子文件的不穩(wěn)定性，在電子檔案進(jìn)入檔案室后，應(yīng)當(dāng)重視后續(xù)的保養(yǎng)維護(hù)工作。首先要為電子檔案提供一個(gè)適宜的保存環(huán)境，防止溫濕度、外界磁場、機(jī)械震動(dòng)等各種可能的物理和化學(xué)損害；其次，對電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，并及時(shí)備份，保證電子文件在其保管期限內(nèi)的可讀取性。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；規(guī)范化
引言
從目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，全面提升檔案事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范程度，是推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)、高效、有序運(yùn)行的關(guān)鍵，尤其是在現(xiàn)代化管理技術(shù)高度發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理所承擔(dān)的責(zé)任更重。在這樣的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作如何能夠有序、穩(wěn)步、規(guī)范進(jìn)行，如何能夠更好的發(fā)揮其優(yōu)勢，更好的事業(yè)單位服務(wù)，成為了當(dāng)前檔案管理部門以及工作人員的工作重點(diǎn)。
一、強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的意義
事業(yè)單位是為國家政府服務(wù)的，是國家進(jìn)行宏觀調(diào)控的機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的有效開展，是提升事業(yè)單位整體工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵，單位各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，自然能夠促進(jìn)國家的繁榮富強(qiáng)，那么作為內(nèi)部管理基礎(chǔ)內(nèi)容的檔案管理，可謂是管理工作的重中之重。通過對事業(yè)單位檔案信息的匯總、分析，能夠發(fā)現(xiàn)單位歷年來的工作漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，結(jié)合當(dāng)前具體的發(fā)展要求，能夠制定出更加符合當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的管理體系。同時(shí)，通過檔案管理，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位未來工作規(guī)劃提供有力依據(jù)，在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該積極尋求突破，通過引入先進(jìn)的管理技術(shù)，完善管理制度等方式，提升管理規(guī)范化程度，從戰(zhàn)略的角度出發(fā)，規(guī)范化的檔案管理，是事業(yè)單位管理效率得以保障的關(guān)鍵，也是事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，工作成果得以保障的基礎(chǔ)，更是事業(yè)單位良好形象的體現(xiàn)。
二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析
在明確了事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要意義之后，重點(diǎn)分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，將其中存在的不規(guī)范行為挖掘出來，才能夠有針對性的制定規(guī)范化管理對策，提升檔案管理效力。首先，缺乏高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。雖然檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展十分重要，但是依舊有很多單位領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。因此在檔案管理人才的培養(yǎng)上也十分乏力。缺少高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，檔案管理很難規(guī)范進(jìn)行。從檔案學(xué)特點(diǎn)來說，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、專業(yè)性的工作，它對于工作人員的要求很高。由于單位內(nèi)部人才流動(dòng)性大，工作人員專業(yè)性很難得到保障，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗，根本認(rèn)識不道檔案管理的工作要點(diǎn)，對先進(jìn)的管理技術(shù)不熟悉，進(jìn)而影響了檔案管理的規(guī)范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環(huán)節(jié)上工作不嚴(yán)謹(jǐn)，常常出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤等問題。其次，信息化技術(shù)應(yīng)用程度不高。在社會(huì)信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理事業(yè)的主要趨勢，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅大幅提升了工作效率和質(zhì)量，也實(shí)現(xiàn)了操作上的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化，為規(guī)范化管理通過了良好的條件。但是目前很多事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺(tái)，就是雖然引入了信息技術(shù)，但卻沒有與單位發(fā)展實(shí)際相結(jié)合，導(dǎo)致信息技術(shù)優(yōu)勢無法發(fā)揮，信息化程度不高。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的有效措施
1.完善檔案管理規(guī)章制度環(huán)境
為了能夠確保檔案管理各項(xiàng)工作可以順利進(jìn)行，單位內(nèi)部必須要建立完善的規(guī)章制度，并且要從單位實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合單位當(dāng)前的發(fā)展需要，有針對性的完善管理策略，在原有規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新和補(bǔ)充。以提升單位檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴(yán)格遵循規(guī)范制度，其他部門的工作人員應(yīng)該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規(guī)范化建設(shè)努力。
2.從檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)來提供管理水平
檔案規(guī)范化建設(shè)與檔案人力資源隊(duì)伍的建設(shè)不可分割，必須要具備高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實(shí)現(xiàn)。所以說事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者以及管理人員應(yīng)該將檔案管理人才培養(yǎng)納入單位戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實(shí)踐性、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心以及職業(yè)道德，使其能夠認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及自身的責(zé)任，進(jìn)而在未來的管理中能夠嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。
3.增加經(jīng)費(fèi)投入，提升檔案資源開發(fā)水平
事業(yè)單位應(yīng)該從當(dāng)前的發(fā)展形勢出發(fā)，客觀認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理的關(guān)鍵，而檔案資源開發(fā)需要大量的經(jīng)費(fèi)，因此事業(yè)單位應(yīng)該建立檔案管理專項(xiàng)資金，做到專款專用，依靠地方政府以及其他機(jī)構(gòu)提供的資金，資金來源講究多源化，政府財(cái)政在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)期，所面臨的財(cái)政支出越來越多，事業(yè)單位應(yīng)該通過綜合運(yùn)用多種手段，幫助政府減輕負(fù)擔(dān)。另外，單位還必須要強(qiáng)化信息化建設(shè)力度，并且通過完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員建設(shè)力度，充分利用信息技術(shù)，充分發(fā)揮檔案管理價(jià)值和優(yōu)勢，提升管理力度，以網(wǎng)站以及報(bào)紙等媒體為手段，為國家建設(shè)發(fā)展服務(wù)。
結(jié)束語
通過以上論述，能夠看到事業(yè)單位檔案管理力度有待加強(qiáng)，很多不規(guī)范的管理行為依舊存在，為了能夠全面提升檔案管理工作的效力，使其能夠充分發(fā)揮自身職能，為事業(yè)單位服務(wù)，事業(yè)單位管理者必須要強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化的重要性宣傳，客觀認(rèn)識當(dāng)前存在的問題，通過完善管理制度，培養(yǎng)管理人才以及加大經(jīng)費(fèi)投入等方式，為檔案管理的規(guī)范化運(yùn)行營造良好環(huán)境。
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【關(guān)鍵詞】登記 檔案規(guī)范化 管理模式
檔案是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的重要資料，也是事業(yè)單位從創(chuàng)建以來的歷史憑證，為事業(yè)單位管理及社會(huì)查詢方面提供了良好的法律依據(jù)。事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理，主要目的就是保證事業(yè)單位檔案工作的規(guī)范性，真正發(fā)揮出事業(yè)檔案檔案所具有的價(jià)值。
一、以提高認(rèn)識為前提，強(qiáng)化登記檔案管理責(zé)任意識
事業(yè)單位登記檔案規(guī)劃化管理過程中，需要得到事業(yè)單位管理人員的高度重視，提高責(zé)任觀念。在提高對于事業(yè)單位登記檔案規(guī)劃化管理重視方面，管理人員在實(shí)際工作過程中，應(yīng)該高度重視該項(xiàng)工作，并且對于登記檔案規(guī)劃化管理工作經(jīng)常過問及檢查，為事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作提供物質(zhì)方面的保證，保證事業(yè)單位登記檔案在規(guī)范化管理過程中，擁有充足的人力、物力及財(cái)政方面的資源。將登記檔案管理工作作為事業(yè)單位重要管理工作之一，對于登記檔案日常工作及檢查進(jìn)行全面性部署，了解登記檔案管理工作的實(shí)際情況，幫助工作人員解決工作中所存在的問題。其次事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作應(yīng)該不斷進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，提高登記檔案工作信息化建設(shè)水平。伴隨著網(wǎng)上登記工作的逐漸開展，事業(yè)單位登記檔案在實(shí)際工作中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字檔案，就需要對于數(shù)字檔案進(jìn)行有效的管理，嚴(yán)禁出現(xiàn)電子檔案散失或者是損毀的問題，同時(shí)電子檔案修改十分容易，這樣對于檔案原始信息會(huì)造成嚴(yán)重影響。要是不對電子檔案進(jìn)行科學(xué)的歸檔，就會(huì)出現(xiàn)資源分散及查找困難的情況，檔案信息所具有的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益也難以發(fā)揮出來。所以，事業(yè)單位一定要提高對于登記電子檔案管理工作重視程度，完善事業(yè)單位數(shù)字檔案管理流程。
二、以嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)為抓手，創(chuàng)新登記檔案管理模式
（一）創(chuàng)建工作制度，提高對于信息整合強(qiáng)度
事業(yè)單位登記檔案工作切點(diǎn)就是對于登記管理資料的收集整合，要是沒有該工作，事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理其他工作也就難以順利開展。提高登記管理資料收集及整合質(zhì)量，才能夠有效保證登記檔案規(guī)范化管理工作的完整性及系統(tǒng)性，充分發(fā)揮出檔案信息所具有的價(jià)值。在對于登記檔案材料收集及整合工作過程中，應(yīng)該創(chuàng)建有關(guān)制度，通過使用事業(yè)單位管理檔案登記表等等表格，進(jìn)而對于登記檔案信息進(jìn)行高效率處理。將事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作與事業(yè)單位法人年檢工作相結(jié)合，在對于事業(yè)單位監(jiān)督審查的過程中，保證年度審查登記檔案管理工作質(zhì)量。
（二）創(chuàng)新建檔模式，實(shí)行分卷立宗
事業(yè)單位在對于登記檔案規(guī)范化管理過程中，需要嚴(yán)格按照檔案管理工作要求，實(shí)行“一戶一檔”管理模式，對于登記檔案進(jìn)行分柜管理，專柜保管，專人負(fù)責(zé)，真正將登記檔案管理規(guī)定落實(shí)到實(shí)際管理工作中，對于管理登記檔案范圍進(jìn)行科學(xué)化劃分，并且設(shè)置專門檔案室。
（三）加大硬件投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施
為了保證事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作順利落實(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該為登記檔案管理部門提供充足的資金作為保證，通過多途徑為登記檔案管理工作籌劃資金，為登記檔案管理工作提供檔案柜及檔案盒等等硬件設(shè)備，并且配備計(jì)算機(jī)等設(shè)施，為事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。
三、以開發(fā)利用為目標(biāo)，建立健全檔案管理規(guī)章制度
事業(yè)單位對于登記檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，主要目的就是希望能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位所擁有的檔案信息進(jìn)行深度挖掘。為了能夠提高事業(yè)單位對于登記檔案的利用效率，應(yīng)該根據(jù)有關(guān)政策，制定完善的登記檔案管理制度。
（一）健全完善事業(yè)單位登記檔案收集整理制度
為了能夠保證事業(yè)單位登記檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，應(yīng)該對于檔案工作人員責(zé)任及檔案管理進(jìn)行針對性制度，將屬于登記檔案工作的文獻(xiàn)資料，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)全部上交檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。登記檔案管理工作人員收到申請，經(jīng)過審核之后進(jìn)行登記，并且頒發(fā)有關(guān)證書及進(jìn)行公告，已經(jīng)歸檔完畢的文獻(xiàn)應(yīng)該立即收到登記檔案管理人員手中，事業(yè)單位在發(fā)展過程中所形成的文件也需要上交給登記檔案管理人員。
（二）健全完善事業(yè)單位登記檔案保管制度
事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有的有關(guān)政策，對于登記檔案管理工作不斷進(jìn)行完善，制定針對性制度，保證檔案管理工作責(zé)任能夠落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員身上，并且檔案管理人員遵守有關(guān)保密規(guī)定，在檔案管理人員實(shí)際工作中，嚴(yán)格根據(jù)“六防”進(jìn)行管理，也就是防火、防潮、防蛀、防盜、防光及防高溫。保證事業(yè)單位內(nèi)工作人員不會(huì)出現(xiàn)私自保存檔案的行為，對于利用檔案的人員，應(yīng)該立即進(jìn)行處罰，根據(jù)所造成情況進(jìn)行嚴(yán)肅處理。登記檔案部門要是出現(xiàn)人事上面的變動(dòng)，應(yīng)該及時(shí)將對保管的檔案進(jìn)行交接，對于登記檔案進(jìn)行逐項(xiàng)交代，保證登記檔案內(nèi)信息的完整性。
事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理，主要目的就是提高事業(yè)單位登記檔案管理水平，完善登記檔案資料收集及整合工作的規(guī)范性，保C事業(yè)單位登記方案管理規(guī)范化，讓事業(yè)單位能夠發(fā)現(xiàn)登記檔案內(nèi)所存在的潛在價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)提供客觀資料作為保證。
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基層單位加強(qiáng)檔案管理的意義
基層單位是檔案管理工作的前線，也是我國發(fā)展檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。同志在談到學(xué)習(xí)中國文化時(shí)指出應(yīng)“古為今用”，這說明了檔案開發(fā)和利用的重要性?；鶎訂挝粰n案是歷史的沉淀，記載著單位發(fā)展的腳步，是與單位同步發(fā)展的無形資產(chǎn)。所謂“鑒往而知今”，重視檔案管理，重視檔案的開l利用，就是尊重歷史，就是懂得從歷史經(jīng)驗(yàn)中汲取營養(yǎng)，這是單位管理人員應(yīng)有的智慧。在具體事務(wù)中，很多時(shí)候單位面臨著“口說無憑”的問題，不同的部門人員各執(zhí)一詞，此時(shí)檔案就變成了裁決的依據(jù)。黨的十提出了五位一體總體布局，檔案工作與每一個(gè)布局都密切相關(guān)。基層單位檔案具有客觀性、真實(shí)性、廣泛性，能為單位經(jīng)營、管理、決策提供最原始的參考資料，幫助人們梳理事物發(fā)展脈絡(luò)，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展的基本規(guī)律，提高判斷的準(zhǔn)確性和決策的科學(xué)性。
基層單位檔案管理的普遍性問題
在我國建設(shè)經(jīng)濟(jì)強(qiáng)國、文化強(qiáng)國的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案資源管理理念和管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)展的要求：（1）檔案管理意識不強(qiáng)。一些領(lǐng)導(dǎo)干部片面追求“GDP”，只求在任內(nèi)做出政績，把時(shí)間和精力大多放在抓項(xiàng)目、抓資金、抓開發(fā)上，對包括檔案在內(nèi)的文化事業(yè)過問不多，很少到檔案館考察工作，許多地方的檔案館門可羅雀，處在“坐冷板凳”的尷尬位置。（2）檔案管理模式落后。調(diào)查顯示，我國有近4000個(gè)各類檔案館，僅保存的紙質(zhì)檔案就達(dá)4億卷件，其中能夠得到有效開發(fā)和利用的不足7%，主要原因就是檔案開發(fā)利用經(jīng)費(fèi)投入不足。一些基層單位仍使用手工收集、檢索資料，連基本的保管條件都難以保障，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到“十防”要求，更別說引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案了。（3）檔案人員素質(zhì)不夠。受體制、投入等多種因素的影響，很多基層單位檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，或者身兼數(shù)職，對館藏資料難以做到心中有數(shù)，其技能僅僅是“守好攤”、不丟失、不泄密，滿足整理、歸檔、檢索等一般性要求。
基層單位檔案管理的規(guī)范化途徑
增強(qiáng)檔案管理意識，完善檔案管理制度。同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要”。所以，基層單位必須增強(qiáng)檔案管理意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理部門添置現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，提供相匹配的工作條件，指派專門的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理及其開發(fā)利用應(yīng)被納入對領(lǐng)導(dǎo)的考核指標(biāo)之中，使單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的工作內(nèi)容、工作流程等建章立制，包括《檔案保管制度》、《材料歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等各項(xiàng)規(guī)章制度，對檔案資料的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、借閱、傳閱、利用、銷毀、交接等進(jìn)行明確規(guī)范，確保檔案管理的嚴(yán)肅性和條理性。并且建立檔案管理崗位責(zé)任制、考核獎(jiǎng)懲方案以及具體的考核指標(biāo)體系，以落實(shí)檔案管理制度，提高檔案管理效率。
創(chuàng)新管理手段和方法，實(shí)現(xiàn)信息化管理。檔案資源是一種重要的生產(chǎn)力，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自身定位，從廣度、質(zhì)量、特色入手，加大資料收集力度，做好鑒定工作，并且創(chuàng)新檔案管理思想、手段和方法，加強(qiáng)對館藏資料的優(yōu)化，做好館藏資料的系統(tǒng)整理和有序排列，按照歷史脈絡(luò)分類組卷，做到一目了然，保證方便查閱，力求做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序化。檔案管理人員應(yīng)充分運(yùn)用信息化技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化改造，實(shí)現(xiàn)多媒體存儲(chǔ)和海量存儲(chǔ)，并加強(qiáng)對工作流程的電子化改造，在檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等方面應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)機(jī)讀數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立健全檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化，提高檔案管理的效率和水平。
1 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1 科學(xué)規(guī)范的檔案管理及利用制度較為缺失
新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學(xué)化的規(guī)章制度以及完善的工作管理流程來進(jìn)行。目前，各個(gè)部門自行處理內(nèi)部事宜是大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作主要現(xiàn)狀，各個(gè)部門依照實(shí)際所需資料自行進(jìn)行查閱與相應(yīng)管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來，還在各個(gè)科室中分散開來，實(shí)際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實(shí)施依據(jù)。另外，信袋式管理模式依據(jù)在存在于部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理階段中，實(shí)際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作不能科學(xué)、規(guī)范的開展。
1.2 硬件設(shè)施在實(shí)際檔案管理中還不齊全
當(dāng)前影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經(jīng)費(fèi)投入力度不夠?qū)е碌?。部門事業(yè)單位沒有及時(shí)的更新與經(jīng)費(fèi)投入對于之前構(gòu)建的檔案管理庫房與管理系統(tǒng)，長期下去嚴(yán)重導(dǎo)致新時(shí)期檔案更新與各項(xiàng)管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過現(xiàn)有檔案硬件設(shè)施運(yùn)行水平。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位所建立的檔案室內(nèi)部環(huán)境較差，且基礎(chǔ)設(shè)施相對不完善，如鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案柜在長期使用用出現(xiàn)老化、生銹現(xiàn)象，沒有較好的通風(fēng)性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質(zhì)量一直無法提升上去。
2 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施策略
2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確
一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀上來進(jìn)行積極構(gòu)建，將各個(gè)管理崗位人員自身的職責(zé)?M行明確劃分，所開展的各項(xiàng)檔案管理工作必須嚴(yán)格的依照建立的制度體系進(jìn)行，這樣可以確保在實(shí)際的檔案管理中，違法亂紀(jì)行為有效降低；嚴(yán)格遵循統(tǒng)一管理、管理分級化的原則來做好實(shí)際的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，分級管理檔案管理內(nèi)部現(xiàn)存的各類信息，在具體實(shí)施分級管理中要依照規(guī)章制度進(jìn)行，這樣有助于檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項(xiàng)重要的管理工作內(nèi)容，依據(jù)實(shí)際情況將檔案管理日常工作計(jì)劃詳細(xì)的制定出來，并將規(guī)范管理小組在檔案管理內(nèi)部積極成立起來，這樣在專業(yè)化的小組團(tuán)隊(duì)中依照所制定出的管理計(jì)劃來按部就班的針對檔案管理的各項(xiàng)事宜進(jìn)行詳細(xì)管理，促使檔案管理工作更加的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
2.2 加強(qiáng)檔案管理方式的改革升級
新形勢下我國各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理當(dāng)中，都會(huì)因檢查各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息以及不定期開展的治理、檢查程序?qū)е鹿ぷ髁吭黾?，工作壓力急劇上升，這樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會(huì)致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位就要其生產(chǎn)方式及各項(xiàng)管理工作內(nèi)容的整改大檢查中，會(huì)調(diào)取檔案資料，為了提升工作效率，可以運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內(nèi)容都錄入到電腦中，構(gòu)建完善的檔案共享平臺(tái)，在檔案管理信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對檔案分門別類的加以管理，當(dāng)需要時(shí)可以及時(shí)的對以往數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找及調(diào)取，并且可以促使監(jiān)管質(zhì)量所有提升。與此同時(shí)，為了增強(qiáng)檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等新型設(shè)備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)查找，促使檔案信息內(nèi)容更加的豐富、生動(dòng)，由此可以改進(jìn)以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質(zhì)量。另外要定期的對各式各樣的檔案材料展開維護(hù)工作?；谀壳案鳈C(jī)關(guān)事業(yè)單位都開展信息化檔案管理，構(gòu)建了檔案管理信息系統(tǒng)，為此需采取數(shù)字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測的方式進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節(jié)省了大量維護(hù)管理時(shí)間，促使檔案管理工作更為標(biāo)準(zhǔn)化、效率性。
2.3 檔案案卷全面的實(shí)施精細(xì)化普查
當(dāng)前的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)涉及到一些陳舊、沒有使用價(jià)值的檔案，一些早先紙質(zhì)的檔案制作較為粗糙，這樣在實(shí)際管理中既占用了管理人員大量的處理時(shí)間，同時(shí)也占據(jù)了一定的檔案管理資源。基于此，新時(shí)期檔案管理工作中，可將有價(jià)值的檔案內(nèi)容進(jìn)行保存，清理出一些無用的檔案，若是機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理平臺(tái)，可直接在網(wǎng)上查出存放年限較長，且沒有使用價(jià)值的檔案直接刪除，若沒有及時(shí)備案，還存有紙質(zhì)檔案，則需分門別類的對檔案進(jìn)行清查，將沒有任何存儲(chǔ)價(jià)值的檔案資料予以銷毀，隨后再對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行完善補(bǔ)充。
2.4 檔案管理隊(duì)伍構(gòu)建
大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員更多都是從其他崗位下來直接上崗的，因此其自身對于檔案管理專業(yè)知識還十分欠缺，影響到檔案管理工作質(zhì)量。為此新時(shí)期檔案管理人才隊(duì)伍構(gòu)建中，不光要求在崗人員檔案管理專業(yè)知識掌握牢固，自身的服務(wù)精神及檔案管理能力也要有所提升。所外聘的檔案管理人員要善于迎接新問題、新挑戰(zhàn)，勇于摒棄傳統(tǒng)管理思想，在實(shí)際管理中要同社會(huì)發(fā)展形式相看齊，管理理念要與時(shí)俱進(jìn)，針對檔案業(yè)務(wù)管理需不斷的創(chuàng)新完善，要有質(zhì)的突破；機(jī)關(guān)事業(yè)單位要定期對在職的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)及專業(yè)知識的培訓(xùn)，結(jié)合單位經(jīng)濟(jì)實(shí)力及檔案管理現(xiàn)狀，聘請社會(huì)上一些檔案管理專家就目前存在的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行有效講解。根據(jù)市場化檔案管理模式，將引進(jìn)來、走出去的新型管理方式積極應(yīng)用到現(xiàn)行檔案管理模式中，促使檔案管理人員可以對工作流程盡快的掌握，熟練的操作各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)管理；在檔案收集和管理工作中，要切實(shí)的遵循完整、統(tǒng)一、效率原則，對于各項(xiàng)歸檔檔案內(nèi)容加緊完善；檔案管理人員知識再教育培訓(xùn)模式要所有增強(qiáng)，在培訓(xùn)過程中促使其自身的檔案專業(yè)知識及應(yīng)用技術(shù)水平得以不斷提升，全面了解檔案管理工作中的內(nèi)容、數(shù)量、資料價(jià)值以及各種類別等專業(yè)知識，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位日后的檔案管理工作效率得以全面提升。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施
1引言
在機(jī)關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價(jià)值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實(shí)際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要對加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。
2機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義
檔案是機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊(duì)伍建設(shè)與管理任務(wù)等實(shí)踐活動(dòng)中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對機(jī)關(guān)單位的新形勢與新要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的進(jìn)步和發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)檔案忠實(shí)反映了機(jī)關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動(dòng)，是機(jī)關(guān)單位的一筆可貴財(cái)富，有利于推動(dòng)機(jī)關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺(tái)了一系列措施和制度來改進(jìn)與加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機(jī)關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機(jī)關(guān)單位發(fā)展的主要?dú)v史脈絡(luò)，及時(shí)跟進(jìn)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機(jī)關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價(jià)值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動(dòng)各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作的順利開展。同時(shí)具體的單位工作能夠進(jìn)一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國法治建設(shè)的提高與完善，各級機(jī)關(guān)單位的檔案意識不斷增強(qiáng)，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機(jī)關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時(shí)歸納和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會(huì)出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機(jī)關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為其進(jìn)一步發(fā)展帶來了機(jī)遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。
3提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑
3.1完善現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案的管理體制
從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機(jī)關(guān)單位涉及的所有需要?dú)w檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時(shí)間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動(dòng)。及時(shí)處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強(qiáng)檔案資料信息的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。
3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系
首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個(gè)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時(shí)率與完整率是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)要求來設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數(shù)據(jù)庫，按照現(xiàn)實(shí)要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫。
3.3引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計(jì)一系列適用于本單位實(shí)際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實(shí)施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲(chǔ)歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。
4結(jié)語
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動(dòng)機(jī)關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。
作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局
參考文獻(xiàn)
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