時間：2023-07-30 10:10:17
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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案管理；優(yōu)化；創(chuàng)新
檔案的顯著特點(diǎn)是真實(shí)性、權(quán)威性和依據(jù)性，做好檔案管理工作是確保每個單位各項(xiàng)事務(wù)性工作開展的基本前提。結(jié)合當(dāng)前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，其在檔案管理上都還存在管理觀念落后欠缺、管理制度不規(guī)范、監(jiān)管工作不到位、相關(guān)人員素質(zhì)及能力偏低以及信息化建設(shè)步伐緩慢等問題。對此，通過仔細(xì)分析，查閱大量資料，提出以下改進(jìn)意見：
1 與時俱進(jìn)，致力轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式
推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案安全。但管理的目的在于利用，其價值的體現(xiàn)也在于利用如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，是新時期檔案管理工作者的重要任務(wù)。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發(fā)現(xiàn)價值，把對單位有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實(shí)現(xiàn)，為推動單位發(fā)展發(fā)揮積極作用。
比如，繞推動文化大發(fā)展大繁榮，檔案管理要發(fā)揮自身優(yōu)勢，積極提供文化資源服務(wù)，主動參與有關(guān)文化課題研究、文化項(xiàng)目建設(shè)、文化展覽活動、文藝作品創(chuàng)作以及文化產(chǎn)品生產(chǎn)等.當(dāng)好先進(jìn)文化建設(shè)的生力軍。曾經(jīng)風(fēng)靡一時的系列圖書《老照片》、創(chuàng)下高收視率的電視劇《闖關(guān)東》等優(yōu)秀文化產(chǎn)品，其創(chuàng)作過程中都參閱了大量館藏資料，檔案部門給予了有力支持，這些成功范例為檔案工作參與文化建設(shè)提供了有效借鑒。
2 拓展思路，創(chuàng)新單位檔案管理服務(wù)新格局
檔案管理在服務(wù)上應(yīng)由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，尤其要清晰地意識到新時期檔案工作的覆蓋面會更寬、受眾更廣，體現(xiàn)出更強(qiáng)的社會性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學(xué)術(shù)研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護(hù)自身合法權(quán)益走進(jìn)檔案館、登錄互聯(lián)網(wǎng)。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，這也是當(dāng)前檔案工作區(qū)別于以往的重要內(nèi)容。二是檔案事業(yè)只有走出神秘象牙塔，聯(lián)系于社會、根植于大眾、服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，才能有廣闊的發(fā)展空間，走向真正意義上的現(xiàn)代化。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開職責(zé)，通過規(guī)范有序地公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優(yōu)化檔案服務(wù)措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關(guān)系密切的民生檔案以及社會文化檔案等工作，及時公開有關(guān)信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進(jìn)服務(wù)方式，探索發(fā)展諸如信息導(dǎo)航服務(wù)、增值服務(wù)、推送服務(wù)等以用戶為中心的檔案服務(wù)新模式。
3 多措并舉，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)
檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數(shù)人的認(rèn)知中，檔案管理工作不僅負(fù)擔(dān)重，且沒有前途。特別是在一些公立機(jī)關(guān)單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此很多機(jī)關(guān)單位檔案管理人員都多半為實(shí)習(xí)人員，或者臨時聘用人員，在編制內(nèi)的正式職工則相對較少。正因如此，當(dāng)前大多數(shù)機(jī)關(guān)單位檔案管理人員都存在學(xué)歷低、工作經(jīng)驗(yàn)少、專業(yè)技能欠缺等問題，所以機(jī)關(guān)單位檔案管理的優(yōu)化還需進(jìn)一步提高管理人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)[3]。
基于此，一是機(jī)關(guān)單位要重視對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，鼓勵其加強(qiáng)繼續(xù)教育，定期對其展開培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的針對性，結(jié)合管理人員自身實(shí)際情況制定專業(yè)性強(qiáng)、針對性強(qiáng)以及可行度高的培訓(xùn)計(jì)劃。二是結(jié)合員工結(jié)構(gòu)情況，為檔案管理人員創(chuàng)設(shè)繼續(xù)教育條件，不僅要重視提高其專業(yè)知識水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。三是引入具有信息化技術(shù)知識背景的檔案管理人員，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，用相對優(yōu)厚的條件吸引人才、留住人才，全面提高管理人員綜合素質(zhì)。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識領(lǐng)域工作者的高修養(yǎng)、高情操以及檔案服務(wù)部門應(yīng)有的氣質(zhì)與風(fēng)范。理想當(dāng)中的形象并非是一朝一夕的事情，作為檔案工作者就應(yīng)該不斷的陶冶情操，通過博學(xué)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)來贏得社會公眾的敬重，這樣才能夠充分發(fā)揮好檔案的利用功能以及社會功能。五是為滿足檔案發(fā)展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識面，以時不我待的精神學(xué)習(xí)新的技能，掌握相關(guān)領(lǐng)域知識，不斷創(chuàng)新管理理念，從具體的管理、服務(wù)和制度等多個方面去努力，以期適應(yīng)檔案學(xué)科最新的發(fā)展動態(tài)。
4 崇尚科技，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)使用
以往機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動管理，不僅需要占據(jù)大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率始終難以提升，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進(jìn)科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術(shù)對機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行備份。二是創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)優(yōu)點(diǎn)是方便、辯解，不僅能夠借助服務(wù)器直接進(jìn)行檔案收集、歸類、儲存，且檔案不易受環(huán)境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。四是借助現(xiàn)代科技手段可以進(jìn)行檔案建檔、識別、輸入、輸出、存儲及檔案總結(jié)分析等，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣檔案工作中解脫出來，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時間為單位、甚至為社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，真正使檔案信息資源共享工作落在實(shí)處。
5 結(jié)語
簡言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)長期的、任重而道遠(yuǎn)的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是單位具體分管領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，切實(shí)認(rèn)識到檔案管理對單位發(fā)展的重要意義，積極引導(dǎo)檔案管理人員樹立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時要有的放矢組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門、檔案工作者適時對檔案管理的方法進(jìn)行優(yōu)化更新，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發(fā)揮出應(yīng)有作用，進(jìn)而促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的全面發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]李金苓.淺談如何做好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，（02）：94.
摘 要：科技發(fā)展對檔案管理工作的影響十分深遠(yuǎn)，這種影響主要以三大出發(fā)點(diǎn)展開，其一檔案管理人員對檔案知識結(jié)構(gòu)層面的掌握程度，其二檔案管理人員對立檔工作的重視程度，其三檔案管理人員的綜合素質(zhì)。本文重點(diǎn)探討了知識結(jié)構(gòu)對檔案質(zhì)量所產(chǎn)生的影響，分析了現(xiàn)階段檔案管理的基本管理對策，簡要介紹了檔案管理結(jié)合知識結(jié)構(gòu)的重要性。
關(guān)鍵詞：檔案管理；優(yōu)化方式；提升管理質(zhì)量
檔案管理的初步概念是拓展管理人員自身的工作素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)領(lǐng)域，其概念的形成主要基于檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)?，F(xiàn)階段檔案中包含多元化的信息內(nèi)容和個人資料，其管理模式主要建立計(jì)算機(jī)等智能設(shè)備的應(yīng)用。其管理對象也隨著時代的快速發(fā)展而逐步改變，當(dāng)下系統(tǒng)性的掌握管理知識已無法滿足現(xiàn)在的檔案管理要求。
1 認(rèn)清蛻化，準(zhǔn)確把握知識結(jié)構(gòu)方面存在的問題
1.1 管理對象發(fā)生蛻化
隨著時代的快速發(fā)展，檔案的管理模式也隨之發(fā)生改變，尤其是對檔案管理對象出現(xiàn)的轉(zhuǎn)變尤為明顯。其變化形式主要是由于檔案介質(zhì)變化之快，已逐步突破文件印刷的傳統(tǒng)格局，這種突破主要體現(xiàn)在檔案形式的變更。檔案介質(zhì)眾多其中主要有磁帶、膠片及電介質(zhì)檔案?，F(xiàn)階段伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及化，全新形式的檔案走進(jìn)了人們的視野，其記錄方式相較傳統(tǒng)檔案更為詳細(xì)、高效，且資源信息的搜索范圍也更為廣闊，采集內(nèi)容也更為全面。其中的檔案信息門類齊全，我國著名雜志編輯家比爾曼曾經(jīng)f過：“當(dāng)下的檔案管理形式僅是一時之需，在未來其形式將會延伸至多樣化，且以虛擬檔案為中心，虛擬檔案會隨著時間逐步替代傳統(tǒng)檔案的管理方式。”
1.2 管理目標(biāo)發(fā)生蛻化
管理目標(biāo)的蛻化主要體現(xiàn)在管理范圍的變更，現(xiàn)階段虛擬檔案的管理目標(biāo)搜索目標(biāo)廣，應(yīng)用范圍大，其管理形式剛好符合我國當(dāng)下的發(fā)展需求。而傳統(tǒng)檔案的管理方式則是注重對檔案信息的內(nèi)容搜集，其缺陷主要是索引引擎應(yīng)用范圍較小，且不符合現(xiàn)階段發(fā)展趨勢。檔案具備了一定程度的經(jīng)濟(jì)性價值，這份價值在市場價值中逐步體現(xiàn)。彼時，檔案的審批進(jìn)程瑣碎不堪，并且針對材料的記錄手段也非常欠缺，自立檔起便造成材料相關(guān)單位和工作人員情緒上的畏難，令工作人員逐漸產(chǎn)生拖延和逃避心理，且逐漸疏忽檔案資料之重要。
1.3 管理類別發(fā)生蛻化
經(jīng)濟(jì)的飛速進(jìn)展導(dǎo)致檔案類別增多，其管理措施也隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展逐步規(guī)范，其審查程序也逐漸標(biāo)準(zhǔn)化。其目標(biāo)形式出現(xiàn)的轉(zhuǎn)變致使人們重新審視起檔案的地位，檔案也從新回歸其原本面貌。其蛻化主要體現(xiàn)在員檔案管理者從原本保管檔案人員的身份逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)員，針對這一轉(zhuǎn)變，其原有工作規(guī)劃也發(fā)生了變動，全新的規(guī)劃要求檔案業(yè)務(wù)的從業(yè)人員要在全新的管理環(huán)境下樹建樹新的服務(wù)概念，這項(xiàng)概念要求工作人員深入檔案材料的探究、調(diào)查。第一時間了解用戶對信息的需求以及導(dǎo)向，且遵從“服務(wù)至上”理念開展工作內(nèi)容。
1.4 管理實(shí)踐發(fā)生蛻化
現(xiàn)階段人們逐漸加深依法辦事的基本概念，這項(xiàng)概念令人們重新審視檔案的重要性。我國法治程序主要依靠審批的性質(zhì)實(shí)施行政綱領(lǐng)，并且依據(jù)規(guī)范化管理模式展開對信息資料盤查與獲取的操作，其核心操作項(xiàng)主要基于服務(wù)類別的信息和資料。國際交流日帶動了現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，其交流核心在于對“知產(chǎn)權(quán)維系”下檔案管理的重視，其目的在于規(guī)范現(xiàn)階段的管理秩序。由此可見，檔案管理人員熟練掌握法律常識不僅有助于日常工作，同時更可充分提升自身權(quán)法意識。加深探究權(quán)法可全面提升管理人員的產(chǎn)權(quán)素質(zhì)，管理人員應(yīng)在保密規(guī)定的約束下，依法為公眾提供服務(wù)。
2 理論先行，合理構(gòu)建管檔人員業(yè)務(wù)能力標(biāo)準(zhǔn)體系
2.1 業(yè)務(wù)素質(zhì)要系統(tǒng)
做一個合格的檔案管理人員，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)理淪和專業(yè)知識，掌握檔案管理的各個環(huán)節(jié)的技能，熟悉檔案工作的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、范圍及職能，還要具備一定的統(tǒng)籌管理能力，同時為做好檔案材料的開發(fā)和利用，還應(yīng)有廣博的科學(xué)和文史知識。
2.2 法律意識要確立
檔案管理是一項(xiàng)法規(guī)性很強(qiáng)的工作，《檔案法》對檔案管理各個方面都做出了明確規(guī)定，相關(guān)的法律、法規(guī)對檔案查詢、使用的范圍、方式，涉及到個人隱私和商業(yè)秘密也做出界定。相關(guān)人員要增強(qiáng)檔案法律意識，堅(jiān)持依法行政，推進(jìn)依法治檔是否具有牢固依法管檔的意識，應(yīng)該成為考評管檔人員能力素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)之一。
2.3 服務(wù)水平要跟上
管理人員應(yīng)根據(jù)公眾的意見逐步改善自身的管理基準(zhǔn)，這項(xiàng)基準(zhǔn)主要建立在工人人員的服務(wù)形式，惟有提升檔案服務(wù)質(zhì)量，建立全新的特色服務(wù)模式，才能提升檔案部的整體服務(wù)水準(zhǔn)，也僅有服務(wù)概念逐漸賦予現(xiàn)代化要求，才能充分提升檔案的服務(wù)水平，致使檔案部得以延續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)服務(wù)模式缺乏主動性的特征，只有改進(jìn)此問題，檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能符合服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
3 學(xué)用結(jié)合，切實(shí)做到管理隊(duì)伍緣合素質(zhì)的提高
3.1 繼續(xù)教育是提高的根本途徑
做好現(xiàn)有人員繼續(xù)教育，通過專業(yè)學(xué)歷教育、在職教育、崗位技能培訓(xùn)和資格認(rèn)證培訓(xùn)等方法，是提高整體能力素質(zhì)最根本的途徑學(xué)歷教育目標(biāo)明確，課程設(shè)置系統(tǒng)，有利于全面提高受教育者的水平。崗位技能培訓(xùn)側(cè)重于崗位所需理淪和技能訓(xùn)練，為理淪更好地運(yùn)用于實(shí)踐提供了可能。資格認(rèn)證培訓(xùn)，另一方面學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。
3.2 引進(jìn)高素質(zhì)人才是提高的有效手段
知識經(jīng)濟(jì)時代是學(xué)習(xí)的時代，在這個學(xué)習(xí)的時代里終身教育成為永恒的主題。根據(jù)需要培養(yǎng)人才和讓人才在實(shí)踐中成長，是提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的有效方法對檔案管理人員的培訓(xùn)要做到對癥下藥，避免盲目性、隨意性高素質(zhì)人才的引進(jìn)是提高綜合素質(zhì)的最快捷、最有效的手段，也符合我國現(xiàn)有的人才發(fā)展戰(zhàn)略。
4 結(jié)論
管理人員在工作中應(yīng)正視檔案管理層次的劃分，此結(jié)構(gòu)正確的排序方式應(yīng)依次展開排列模式，其層次劃分反映出當(dāng)下管理人員知識結(jié)構(gòu)導(dǎo)向。結(jié)構(gòu)分層劃分代表了檔案管理者的全新工作態(tài)度，積極向上的工作態(tài)度可引領(lǐng)檔案管理工作在未來向著更好的方向發(fā)展?，F(xiàn)階段，幾乎在各行各業(yè)之中都能看到檔案管理者的身影，這意味著我國檔案管理模式逐漸賦予規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)
（1）提高檔案意識。
檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益雖不高，但檔案是為歷史負(fù)責(zé)的，無論領(lǐng)導(dǎo)還是一般檔案工作者都應(yīng)為檔案負(fù)責(zé)，把檔案工作看成“為黨管檔，為國守史”的神圣職業(yè)。而領(lǐng)導(dǎo)的重視是搞好檔案工作的前提和保證。檔案工作既不是每個單位的中心工作，更不是重點(diǎn)工作，即使有分管領(lǐng)導(dǎo)也很少過問和檢查督促，很難主動去解決存在的問題。以前大家認(rèn)為只要有“磨破嘴，跑斷腿”的實(shí)干精神，檔案收集并不難，但現(xiàn)實(shí)卻不容樂觀，即使明知有的人手中持有珍貴的書畫照片等資料，而檔案部門卻束手無策，這與領(lǐng)導(dǎo)支持不力有關(guān)。此外，業(yè)務(wù)部門也應(yīng)提高檔案意識，經(jīng)常和檔案員溝通，確定歸檔范圍，定期歸檔。而檔案員既然擔(dān)任了這份重?fù)?dān)，就應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，盡量收集齊全，多和領(lǐng)導(dǎo)溝通，多和業(yè)務(wù)部門溝通。讓大家把自己工作中形成的各種文件材料和相關(guān)資料移交檔案室，形成及時歸檔的好習(xí)慣。
（2）健全檔案工作機(jī)制。
基層的檔案工作往往不是一個人能做好的，做好檔案工作是共同協(xié)作的結(jié)果，因此建立檔案收集制度、移交制度、考核制度是必要的。應(yīng)該把檔案工作列入工作人員的考核范圍。照片檔案收集難，但如果有健全的制度，隨照隨歸，之后取用都只要去檔案員處查找即可。
（3）加強(qiáng)檔案法律宣傳。
檔案法律的宣傳不僅要靠檔案執(zhí)法部門通過多種形式宣傳，更加需要基層部門的配合。多年來，大部分檔案執(zhí)法部門都是通過懸掛橫幅、發(fā)放宣傳單等形式加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位的檔案法律意識。其實(shí)檔案基層部門也可以通過會議、媒體等宣傳檔案利用的重要性及成果，從而提高領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)工作人員、檔案員、群眾的檔案意識。
（4）加強(qiáng)檔案收集管理。
檔案收集工作雖然多少會因?yàn)闃I(yè)務(wù)能力的差別，而造成對檔案收集范圍和內(nèi)容把握不一。但總體規(guī)則是可以把握的。
①準(zhǔn)確把握《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。自2006年12月“8號令”實(shí)行之后，各個單位都制定了檔案保管期限表，理論上可以避免檔案收集不全，但在實(shí)際操作中卻有許多檔案員未認(rèn)真實(shí)行，造成檔案收集不全。因此參透各個單位的檔案保管期限表是十分重要的。
②繼續(xù)做好收發(fā)文、內(nèi)部資料的收集。收文部分，大部分單位的檔案員往往比較重視，收集相對齊全，但也發(fā)現(xiàn)部分單位犯了不應(yīng)該出現(xiàn)的錯誤，部分發(fā)文號斷號、重號；隨著自動化進(jìn)程的加快，現(xiàn)在文件多是網(wǎng)上發(fā)文，很多單位把正文收了，卻因嫌附件太多而不打印，無形中造成了文件的不完整；內(nèi)部形成的文件，都注重總結(jié)、計(jì)劃，但收文中布置的作業(yè)，往往交了就做罷，忘了多留一套存檔，而沒了作業(yè)的收文，存檔意義又何在？
③做好其它門類檔案的收集。特別是照片檔案、業(yè)務(wù)檔案的收集，現(xiàn)在許多部門的業(yè)務(wù)檔案都有規(guī)范，只要按照規(guī)范收集整理即可。但整理之后，需定期移交檔案員，否則又成漏網(wǎng)之魚。
2結(jié)語
摘 要 我國物業(yè)管理起步時間較晚，物業(yè)管理還不系統(tǒng)，作為物業(yè)管理重要組成部分的物業(yè)檔案管理尚不完善，城市化進(jìn)程不斷推動物業(yè)及物業(yè)檔案管理的發(fā)展，要求物業(yè)檔案管理不斷完善，以發(fā)揮物業(yè)檔案的重要作用。本文針對物業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成、管理現(xiàn)狀、管理制度、利用、優(yōu)化物業(yè)檔案管理水平等提出見解和方法，希望能起到優(yōu)化社區(qū)物業(yè)檔案管理的目的。
關(guān)鍵詞 檔案管理 物業(yè)檔案 規(guī)范
我國在推進(jìn)城市化進(jìn)程中，提出發(fā)展小城鎮(zhèn)，由此引發(fā)大量農(nóng)村人口向大城市和中小城鎮(zhèn)集中，城市形成越來越多、越來越大的社區(qū)，物業(yè)管理公司應(yīng)運(yùn)而生。物業(yè)公司應(yīng)有一套詳盡的物業(yè)檔案管理方法，加強(qiáng)物業(yè)檔案管理利用。
依據(jù)檔案法規(guī)定，物業(yè)檔案是指企業(yè)在物業(yè)管理活動中直接形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)的基礎(chǔ)工作，其基本任務(wù)是對轄區(qū)內(nèi)的物業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業(yè)管理水平，為業(yè)主生活提供服務(wù)。
一、物業(yè)檔案的內(nèi)容
（一）房產(chǎn)開發(fā)公司移交的基建檔案和設(shè)備檔案
2007年國務(wù)院頒布《物業(yè)管理?xiàng)l例》二十九條規(guī)定：“物業(yè)公司在辦理物業(yè)承接驗(yàn)收手續(xù)時，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)向物業(yè)服務(wù)公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖；（2）設(shè)施設(shè)備的按裝、使用、維護(hù)保養(yǎng)等材料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修和的物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理必須的的其他文件”。
（二）物業(yè)合同檔案
（1）開發(fā)企業(yè)與物業(yè)公司簽訂的物業(yè)管理服務(wù)合同；
（2）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。
（三）業(yè)主及住戶檔案
物業(yè)公司應(yīng)“一戶一檔”分開記錄業(yè)主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復(fù)印件、業(yè)主房屋入住驗(yàn)收單、業(yè)主車庫車位驗(yàn)收單、業(yè)主和物業(yè)簽訂的各項(xiàng)協(xié)議、房屋鑰匙交接驗(yàn)收單等。
（四）物業(yè)管理清冊
反應(yīng)各樓單元、房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、戶型、房屋使用性質(zhì)、公共區(qū)域情況及所有權(quán)狀況的物業(yè)管理清冊。
（五）物業(yè)經(jīng)營、租售檔案
包括物業(yè)開展經(jīng)營和延伸服務(wù)時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明、同意出租的文件、公證書等。
（六）業(yè)主報修、物業(yè)保養(yǎng)維修檔案
包括業(yè)主報修登記情況、物業(yè)維修情況、維修基金使用情況、維修計(jì)劃、維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、工程預(yù)結(jié)算材料等。
（七）物業(yè)服務(wù)檔案
物業(yè)在各項(xiàng)服務(wù)中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。
（八）物業(yè)其他檔案
物業(yè)收費(fèi)檔案、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄、社區(qū)衛(wèi)生情況、保安值班情況、監(jiān)控運(yùn)轉(zhuǎn)情況、社區(qū)的公共秩序管理記錄，收繳物業(yè)費(fèi)、車位使用租金、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄等檔案。
（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區(qū)組織各項(xiàng)活動的檔案等其他檔案
只有理清物業(yè)檔案包含內(nèi)容，才能提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造物業(yè)品牌價值。
二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
（一）物業(yè)檔案管理意識不強(qiáng)，存在重視物業(yè)外在業(yè)務(wù)工作輕視物業(yè)檔案管理利用；物業(yè)公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業(yè)務(wù)部門，無法規(guī)范整理，檔案管理分散利用不方便。
（二）物業(yè)檔案管理制度不健全，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有的單位沒有相關(guān)物業(yè)檔案管理制度，檔案分類無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨處堆放，丟失嚴(yán)重。
（三）兼職物業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質(zhì)低，加上管理的物業(yè)項(xiàng)目多、任務(wù)重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業(yè)檔案整體管理水平不高。
三、優(yōu)化物業(yè)檔案管理、規(guī)范物業(yè)檔案管理制度
（一）物I檔案管理的基本屬性
（1）物業(yè)檔案管理具有基礎(chǔ)性，物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)公司工作活動的原始記錄，是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，物業(yè)檔案是物業(yè)維修、更新、改造的重要依據(jù)，；物業(yè)檔案是業(yè)主維護(hù)合法權(quán)益的原始憑證；物業(yè)檔案是物業(yè)公司各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是物業(yè)公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業(yè)檔案具有動態(tài)性，物業(yè)服務(wù)是動態(tài)的、不斷發(fā)生變化，因此物業(yè)檔案也應(yīng)及時反應(yīng)物業(yè)公司的變化情況，為物業(yè)管理提供檔案依據(jù)；業(yè)主需求的動態(tài)性，物業(yè)公司提供的服務(wù)要不斷適應(yīng)業(yè)主的要求，提供讓業(yè)主滿意的服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提升物業(yè)服務(wù)層次；（3）物業(yè)檔案具有服務(wù)性，物業(yè)管理本身就是服務(wù)行業(yè)，以提供令人滿意的服務(wù)為宗旨，堅(jiān)持以人為本，各項(xiàng)管理措施應(yīng)人性化；滿足業(yè)主的利用物業(yè)檔案的要求，為業(yè)主提供查詢檔案的服務(wù)。
（二）優(yōu)化物業(yè)檔案管理措施
（1）提高物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強(qiáng)管理，責(zé)任落實(shí)到人，組織員工參加檔案知識學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，將檔案管理列入考核項(xiàng)目，提升全體人員檔案意識，推進(jìn)檔案工作。引進(jìn)檔案專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)化管理，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識的培訓(xùn)，以適應(yīng)信息化的檔案管理。
（2）創(chuàng)新服務(wù)理念，物業(yè)檔案保管應(yīng)以方便利用為宗旨，一服務(wù)業(yè)主為導(dǎo)向，物業(yè)檔案管理的內(nèi)容要滿足業(yè)主需要、物業(yè)公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)社會對檔案的關(guān)注，監(jiān)督物業(yè)服務(wù)公司的檔案管理工作。物業(yè)公司應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)檔案管理。
（3）推進(jìn)物業(yè)檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)存儲物業(yè)檔案信息，方便查找檔案，節(jié)省檔案利用人員的時間，推進(jìn)物業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)。做好社區(qū)監(jiān)控圖像檔案、物業(yè)組織各項(xiàng)活動的錄像檔案的收集保存工作。
（4）物業(yè)檔案管理是動態(tài)的，社區(qū)物業(yè)公司會發(fā)生更換，因此新的物業(yè)接收社區(qū)工作要及時進(jìn)行檔案移交清點(diǎn)，及時掌握業(yè)主因買賣、交換、繼承等動態(tài)變更信息，將原物業(yè)公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業(yè)檔案的完整性。
四、物業(yè)檔案利用服務(wù)
加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發(fā)揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業(yè)主和其他工作人員提供檔案利用
物業(yè)檔案管理貫穿于物業(yè)服務(wù)工作的全程，提高物業(yè)檔案管理水平，可以提升物業(yè)服務(wù)的整體水平，更好的服務(wù)社區(qū)居民，為改善民生、建設(shè)和諧社區(qū)做出貢獻(xiàn)，同時樹立公司形象，加強(qiáng)行業(yè)競爭力。
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信息化檔案管理是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，依照相關(guān)職能部門制定的檔案規(guī)范和法規(guī)，在檔案管理工作中加入現(xiàn)代化技術(shù)手段，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的過程。其規(guī)范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。牡丹江廣播學(xué)院舊式的檔案管理工作復(fù)雜多樣，局限性強(qiáng)，流動性大，費(fèi)時費(fèi)力。信息化檔案管理體系的介入將以往以實(shí)體保管為側(cè)重點(diǎn)的管理模式，轉(zhuǎn)換成為兼顧檔案實(shí)體保管與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化一體管理模式，面向在校師生乃至社會提供服務(wù)。信息化環(huán)境下的檔案管理將檔案工作人員從繁復(fù)的工作中解脫出來，提高工作效率的同時，也相應(yīng)的提高了整個部門的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量。
2信息化環(huán)境下檔案管理對我校檔案工作的影響
2.1提高檔案管理工作人員的工作較率和服務(wù)質(zhì)量
牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院的檔案部門工作人員以往主要職能是目錄打字和檔案保管，從初期的檔案信息收集、整理、編目、立卷、歸檔、保管和幫助服務(wù)對象查閱，均靠人力完成，工作量大，耗時長，過程中潛在安全隱患大。運(yùn)用信息化檔案管理后，檔案工作人員首先收集檔案信息，然后利用電子設(shè)備通過信息化檔案管理系統(tǒng)建立電子檔案，對其進(jìn)行整編、歸檔、驗(yàn)收、整理、入庫到檔案信息的、查詢、借閱、銷毀等處理流程，檔案系統(tǒng)全過程對其進(jìn)行控制和管理。大大地提升了在崗工作人員的工作較率和工作狀態(tài)，提高服務(wù)質(zhì)量。
2.2轉(zhuǎn)化舊有的檔案管理模式
舊有的檔案信息主要載體是紙張。信息化環(huán)境下檔案信息資源依托電子設(shè)備和媒介為載體，將初始檔案信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識別的二進(jìn)制代碼的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。由此，檔案信息管理過程中的各個環(huán)節(jié)都發(fā)生了改變。新式信息化檔案管理中信息數(shù)據(jù)只需錄入一次，就可使用檔案管理系統(tǒng)中的各功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)各項(xiàng)運(yùn)用。檔案管理部門從以往對檔案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)化。
2.3改變舊有的檔案管理方式
傳統(tǒng)的檔案利用方式是檔案管理工作人員先從成本的目錄編號中找出所需的檔案信息，在根據(jù)編號到檔案信息存放處查找相應(yīng)檔案信息，辦理查詢、借閱等相關(guān)手續(xù)，利用面窄、單一。信息化檔案管理的實(shí)施，拓寬了信息的利用方式，豐富了信息的傳遞多樣性。我們首先建立長效的檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合院校本身的實(shí)際情況，利用電子設(shè)備從電子檔案的收集到最終的銷毀等處理流程進(jìn)行改革。按照其處理流程，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件功能模塊。其流程中完善、規(guī)范檔案管理工作相關(guān)制度應(yīng)是第一優(yōu)先完成事情，使今后檔案從業(yè)人員有規(guī)可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
3優(yōu)化信息化檔案管理工作的應(yīng)對措施
隨著信息化檔案管理在高校辦學(xué)中使用率的逐漸上升，這種形式下相應(yīng)的也對檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求，如何更好的發(fā)揮信息化檔案管理作用，如何應(yīng)對使用信息化檔案管理系統(tǒng)時的突發(fā)問題等，都是我們今后要面臨的挑戰(zhàn)。
3.1加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能
學(xué)院檔案工作者是檔案管理工作的核心要素。信息時代的檔案工作者必須時刻以黨和國家行業(yè)的方針政策為準(zhǔn)則，具備一定的政治理論素養(yǎng)，傳承前輩的無私奉獻(xiàn)思想和精神，開拓創(chuàng)新。在做好日常檔案管理工作的基礎(chǔ)上，要緊跟科技時代的發(fā)展腳步，加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)意識，增強(qiáng)對信息的敏感度，不斷充實(shí)自身的專業(yè)知識儲備。學(xué)院要定期組織檔案工作人員參加進(jìn)修，提供相應(yīng)學(xué)習(xí)機(jī)會。
3.2加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)的安全管理，提升檔案信息的安全性
信息化環(huán)境下的檔案管理為我院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，相對而來的網(wǎng)絡(luò)化信息安全問題也顯露出來。學(xué)院檔案部門必須牢固樹立檔案信息安全意識，加強(qiáng)對檔案工作中各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、安全防范。學(xué)院檔案部門必須建立一套完整的崗位責(zé)任制和安全管理措施來加強(qiáng)管理。加強(qiáng)檔案工作者對現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全理論與技術(shù)的培訓(xùn)，提升綜合管理能力，應(yīng)對工作中出現(xiàn)的意外事件，維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行。
4.結(jié)束語
本文以一個航空產(chǎn)品檔案管理人員的視角，通過闡述協(xié)同研制中航空產(chǎn)品檔案管理的問題，結(jié)合檔案管理、信息管理、項(xiàng)目管理、構(gòu)型管理等的相關(guān)知識，提出適合航空產(chǎn)品檔案管理的、現(xiàn)實(shí)可行的優(yōu)化策略，以提高航空產(chǎn)品檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案為航空產(chǎn)品研制服務(wù)的宗旨。
【關(guān)鍵詞】
協(xié)同研制；航空；產(chǎn)品檔案；優(yōu)化策略
1前言
協(xié)，眾之同和也;同，合會也。所謂協(xié)同，應(yīng)用到航空產(chǎn)品研制領(lǐng)域，便是指各個單位在某一核心單位的帶動下，互相配合，積蓄能力，科學(xué)有序地發(fā)揮自身的優(yōu)勢，不斷匯聚成統(tǒng)一的力量，最終高效地完成航空產(chǎn)品的研制。協(xié)同研制模式已成為國內(nèi)航空企業(yè)的首選。它的優(yōu)勢不僅體現(xiàn)在某一航空產(chǎn)品順利推出的目標(biāo)達(dá)成上，還體現(xiàn)在核心單位的實(shí)力提升上，更體現(xiàn)在各參研單位的能力提高與整個行業(yè)的管理水平和研制能力的全方位提升上，可謂一榮俱榮，協(xié)同共贏。但由于協(xié)同研制涉及到多單位，各單位研制能力高低不一、協(xié)同意愿大小不同，核心單位綜合能力不足等，給現(xiàn)實(shí)中的航空產(chǎn)品檔案管理帶來了不少問題。
2協(xié)同研制中航空產(chǎn)品檔案管理的問題
2．1航空產(chǎn)品檔案的歸檔質(zhì)量參差不齊
航空產(chǎn)品檔案是指航空產(chǎn)品在設(shè)計(jì)、研制和制造活動中形成的具有保存價值的科技檔案，主要包括技術(shù)文件、圖樣及其相應(yīng)的元數(shù)據(jù)。由于大多數(shù)航空產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)復(fù)雜，設(shè)計(jì)研發(fā)周期長，制造過程難度大，因此，由此產(chǎn)生的產(chǎn)品檔案可謂數(shù)量繁多，質(zhì)量參差不齊，給檔案管理工作帶來了很多困難。在協(xié)同研制這一模式下，頻繁的設(shè)計(jì)更改會帶來諸多風(fēng)險，最為明顯的例子是設(shè)計(jì)單位現(xiàn)行有效的圖紙無法與生產(chǎn)現(xiàn)場對接，造成更改貫徹不到位，不僅會拖延研制進(jìn)度，更易直接導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失。出于保證研制進(jìn)度和節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本的目的，提高航空產(chǎn)品檔案內(nèi)容信息的質(zhì)量便成了設(shè)計(jì)工作中的一大重點(diǎn)。而作為協(xié)同研制的項(xiàng)目，航空產(chǎn)品檔案高度依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)，研制過程中產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)格式無法得到有效的統(tǒng)一，往往是UG、CAD、PDF、TIF等格式齊上陣，同一格式往往又涉及多個不同的軟件版本，造成檔案無法正常打開并提供利用。這種管理的困境告訴我們，只有具備統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，技術(shù)文件、圖樣才能在信息系統(tǒng)中被不同單位識別，得到有效的傳遞與利用。
2．2航空產(chǎn)品檔案的傳遞效率無法保證
航空產(chǎn)品檔案的傳遞效率體現(xiàn)在技術(shù)文件、圖紙傳遞的及時準(zhǔn)確上。協(xié)同研制中，設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、反饋、制造是一系列循環(huán)往復(fù)的、波浪式上升的前進(jìn)過程，絕不是單一的、直線型的前進(jìn)過程。在這個過程中，設(shè)計(jì)單位產(chǎn)生的檔案要貫徹到制造單位的生產(chǎn)現(xiàn)場中，制造現(xiàn)場的問題要反饋到設(shè)計(jì)單位并得到更改并歸檔再發(fā)放到現(xiàn)場，才能使試驗(yàn)、反饋、制造得以順利運(yùn)行。由于這個過程涉及到多個乃至幾十個成百個參研單位，產(chǎn)品文件的更改又十分頻繁，從制造單位現(xiàn)場問題反饋到設(shè)計(jì)單位的產(chǎn)品文件完成更改并歸檔所耗費(fèi)的時間頗長，因此，給檔案管理部門預(yù)留的時間甚少，甚至可以說沒有，所以，檔案管理部門必須加班加點(diǎn)完成發(fā)放傳遞，航空產(chǎn)品檔案的傳遞效率無法保證。
2．3航空產(chǎn)品檔案的成套性要求難以達(dá)到
某一型號的航空產(chǎn)品，往往由零件、組件、部件等組成，因此，航空產(chǎn)品檔案的成套性特征非常明顯。協(xié)同研制過程中，核心單位及重點(diǎn)設(shè)計(jì)單位為了趕進(jìn)度，往往在時間節(jié)點(diǎn)到來前，顧不上歸檔的成套性要求，批量的、無序的產(chǎn)生產(chǎn)品檔案，一歸檔即要求檔案部門發(fā)放，無法確保成套性到達(dá)生產(chǎn)現(xiàn)場，給制造單位帶來了混亂，浪費(fèi)了大量人力、物力。
3協(xié)同研制中航空產(chǎn)品檔案管理的優(yōu)化策略
針對協(xié)同研制中遇到的上述問題，本文擬提出一個切實(shí)可行的、行之有效的航空產(chǎn)品檔案管理優(yōu)化策略。航空產(chǎn)品檔案管理優(yōu)化策略可概括為:在多專業(yè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)的帶動下，以項(xiàng)目計(jì)劃為指導(dǎo)，以數(shù)據(jù)系統(tǒng)為支撐，進(jìn)行適應(yīng)構(gòu)型管理和標(biāo)準(zhǔn)體系的航空產(chǎn)品檔案管理。具體來說，此策略包含多專業(yè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目計(jì)劃、構(gòu)型管理、標(biāo)準(zhǔn)體系、數(shù)據(jù)系統(tǒng)等五方面要素。
3．1多專業(yè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)
人是生產(chǎn)力中最活躍的因素。在協(xié)同研制中，人的作用不可小覷。為了盡可能地規(guī)避風(fēng)險、解決問題，航空產(chǎn)品檔案管理應(yīng)具備一個多專業(yè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)。這個團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)納入各個單位的檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍，使其形成一股基礎(chǔ)力量，其中，核心單位及重點(diǎn)單位的檔案管理專業(yè)人才須起到一定的領(lǐng)導(dǎo)作用;核心單位及重點(diǎn)單位還應(yīng)積極地將信息化人員、項(xiàng)目管理人員、構(gòu)型管理人員、質(zhì)量管理人員納入其中，使其共同參與團(tuán)隊(duì)建設(shè)與討論，每一專業(yè)人員針對協(xié)同研制中出現(xiàn)的問題，各抒己見，共同承擔(dān)問題與風(fēng)險。有多大責(zé)任就有多大責(zé)任心，必須將具體事項(xiàng)落實(shí)到每一專業(yè)團(tuán)隊(duì)成員，才有可能達(dá)到預(yù)期的效果。在這個多專業(yè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)中，作為基礎(chǔ)力量的檔案管理專業(yè)人才，必須得到統(tǒng)一的專業(yè)培訓(xùn)，對協(xié)同研制高度認(rèn)可并積極參與;認(rèn)同并理解前端控制和文件生命周期理論，制定出統(tǒng)一的適合具體型號研制要求的檔案管理制度，尤其在歸檔質(zhì)量、數(shù)據(jù)傳遞規(guī)則、成套性要求等方面嚴(yán)格要求，并積極貫徹落實(shí)。其他專業(yè)人員，應(yīng)積極探索建立一個有效的協(xié)作溝通體系。
3．2項(xiàng)目計(jì)劃
項(xiàng)目計(jì)劃不僅是航空產(chǎn)品研制的總綱性文件，更是具體到某一節(jié)點(diǎn)、某一季度、某一月、某一天的基礎(chǔ)性文件。可以說，航空產(chǎn)品檔案的產(chǎn)生、歸檔、傳遞、利用乃至銷毀，都與項(xiàng)目計(jì)劃息息相關(guān)。因此，某一航空產(chǎn)品的項(xiàng)目計(jì)劃，必須自覺地將航空產(chǎn)品檔案管理囊括其中。協(xié)同研制中，項(xiàng)目計(jì)劃的制定必須遵循產(chǎn)品研制的發(fā)展規(guī)律，不可操之過急，亦不可無限拖延;涉及航空產(chǎn)品檔案管理的項(xiàng)目計(jì)劃部分，必須得到上述多專業(yè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)的充分認(rèn)可;必須具備一定的動態(tài)性，可在適度范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)整。只有這樣，航空產(chǎn)品設(shè)計(jì)單位可在計(jì)劃指導(dǎo)下，歸檔質(zhì)量可靠的技術(shù)文件及圖紙;航空產(chǎn)品制造單位可在正常的時間范圍內(nèi)，接收到有效的產(chǎn)品檔案，開展現(xiàn)場研制工作;作為兩者鏈條的航空產(chǎn)品檔案管理部門，可根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃，逐步落實(shí)歸檔、傳遞工作，保證歸檔質(zhì)量及傳遞效率。
3．3構(gòu)型管理
構(gòu)型管理是一種面向產(chǎn)品全生命周期的，以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為組織方式，將各階段產(chǎn)品數(shù)據(jù)(結(jié)構(gòu)信息、工藝信息等)關(guān)聯(lián)起來并對其進(jìn)行管理和控制，從而保證產(chǎn)品數(shù)據(jù)一致性和有效性的技術(shù)。由此可見，構(gòu)型管理與航空產(chǎn)品檔案管理存在著某種程度上的內(nèi)在聯(lián)系。航空產(chǎn)品檔案管理應(yīng)充分吸收構(gòu)型管理的成果，找到自身的發(fā)展之路。具體來說，在協(xié)同研制中，檔案管理人員應(yīng)重視構(gòu)型管理的作用，可依托多專業(yè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)，在構(gòu)型管理人員的幫助下，以構(gòu)型項(xiàng)為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)航空產(chǎn)品檔案歸檔、傳遞的規(guī)則，形成系統(tǒng)的航空產(chǎn)品檔案管理制度，從源頭上控制，充分保證航空產(chǎn)品檔案的成套性及動態(tài)有效性，以促進(jìn)生產(chǎn)現(xiàn)場的有序管理。
3．4標(biāo)準(zhǔn)體系
沒有規(guī)矩不成方圓。標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)對于協(xié)同研制中的航空產(chǎn)品檔案管理至關(guān)重要。航空產(chǎn)品檔案管理人員應(yīng)積極地將管理中遇到的問題反饋標(biāo)準(zhǔn)化人員，標(biāo)準(zhǔn)化人員在接收到反饋后，分析問題，在多專業(yè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)中發(fā)起討論，共同研究，建設(shè)一個適應(yīng)航空產(chǎn)品檔案管理需求的標(biāo)準(zhǔn)體系。標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)應(yīng)符合下述要求:首先，標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)是一系列標(biāo)準(zhǔn)的有機(jī)組成體。航空產(chǎn)品檔案歸檔的要求、傳遞的機(jī)制、利用的要求、銷毀的方式，等等，均應(yīng)有對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn);其次，標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)必須統(tǒng)一且唯一，即同一方面的標(biāo)準(zhǔn)只能有一份，各個航空單位應(yīng)充分認(rèn)同并具體落實(shí)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn);再次，由于各個單位的工作重心不同，對于標(biāo)準(zhǔn)的理解也存在很大的差異，因此，核心單位應(yīng)有權(quán)力和義務(wù)對各個標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行解釋，并監(jiān)督檢查各個單位的落實(shí)情況;最后，由于產(chǎn)品研制周期較長，實(shí)際經(jīng)驗(yàn)在不斷地積累，標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)具備動態(tài)調(diào)整的能力。只有具備完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一、有序，產(chǎn)品檔案的歸檔質(zhì)量才能得到有效提高，傳遞效率、成套性要求才能得到保證，不至于形成信息孤島，延誤進(jìn)度，為協(xié)同研制打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3．5數(shù)據(jù)系統(tǒng)
數(shù)據(jù)系統(tǒng)是航空產(chǎn)品檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理的重點(diǎn)在于產(chǎn)品檔案接收與分發(fā)。針對業(yè)務(wù)需求，核心單位應(yīng)對各個航空單位的系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)，確立統(tǒng)一的系統(tǒng)建立機(jī)制，構(gòu)建適應(yīng)協(xié)同研制這一模式的信息系統(tǒng)。針對協(xié)同研制這種模式，各個航空單位應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，若無法實(shí)現(xiàn)完全一致，至少須具備數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的統(tǒng)一接口。在現(xiàn)有條件下，鑒于產(chǎn)品檔案產(chǎn)生、歸檔、利用的管理特點(diǎn)，不同單位間的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)、檔案管理系統(tǒng)、文件傳輸系統(tǒng)等均應(yīng)實(shí)現(xiàn)有機(jī)統(tǒng)一，以減少因數(shù)據(jù)系統(tǒng)不一致而帶來的檔案傳遞問題。但數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)依賴于構(gòu)型管理和標(biāo)準(zhǔn)體系的要求，絕不能簡單粗暴地要求信息化人員修改系統(tǒng)，而不考慮現(xiàn)實(shí)的構(gòu)型管理和標(biāo)準(zhǔn)體系。
4結(jié)語
在復(fù)雜的航空產(chǎn)品協(xié)同研制過程中，我們遇到了諸多現(xiàn)實(shí)問題，一定程度上造成了人力、物力的浪費(fèi)。但這種種探索也為日后的成功奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。正是基于現(xiàn)實(shí)中發(fā)現(xiàn)的問題，我們提出了協(xié)同研制中產(chǎn)品檔案管理的優(yōu)化策略。在這種策略的運(yùn)行下，航空產(chǎn)品檔案管理必將實(shí)現(xiàn)自身無可替代的價值，為航空產(chǎn)品的研制服務(wù)，為航空產(chǎn)業(yè)的發(fā)展壯大服務(wù)!
作者：張新嫻 單位：中國航發(fā)商用航空發(fā)動機(jī)有限責(zé)任公司
參考文獻(xiàn):
［1］葉小利．航空工業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用［J］．機(jī)電兵船檔案，2011(02)．
公司領(lǐng)導(dǎo)：
現(xiàn)有檔案管理工作已遠(yuǎn)超公司現(xiàn)有人員及檔案室存儲空間的負(fù)荷。為提升業(yè)務(wù)處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業(yè)務(wù)目標(biāo)，風(fēng)險控制部對公司現(xiàn)有檔案管理情況進(jìn)行了梳理，并提出相應(yīng)的優(yōu)化方案。
一、紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀
目前，公司的業(yè)務(wù)檔案仍是以紙質(zhì)為主。截至2018年01月05日，公司在保項(xiàng)目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項(xiàng)目的紙質(zhì)檔案需逐筆進(jìn)行歸檔。
（一）人員問題。區(qū)域辦事處人員尚未完全到位，風(fēng)險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現(xiàn)有人員負(fù)荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業(yè)務(wù)、糧食收購貸業(yè)務(wù)等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業(yè)檔案管理設(shè)備、系統(tǒng)及人員，未來即便相應(yīng)檔案全部歸檔到位，后續(xù)查閱單筆項(xiàng)目的紙質(zhì)檔案也無異于大海撈針。
（二）存儲空間問題。
（三）未來業(yè)務(wù)量壓力
二、電子檔案進(jìn)展情況
2017年10月1日，公司擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)正式啟用，所有業(yè)務(wù)基本實(shí)現(xiàn)了線上處理。但紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的現(xiàn)實(shí)條件尚不具備，主要受限于四個方面：
（一）擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統(tǒng)打印紙質(zhì)資料、加蓋印章，并保留紙質(zhì)檔案；
（二）擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理模塊尚未開發(fā)，無法實(shí)現(xiàn)審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；
三、業(yè)務(wù)檔案管理優(yōu)化建議
（一）盡快在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中開發(fā)檔案管理模塊，實(shí)現(xiàn)電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)中缺乏檔案管理模塊，導(dǎo)致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務(wù)器中，無法在系統(tǒng)中查閱，僅當(dāng)前任務(wù)處理人員可見，一旦任務(wù)處理完畢，經(jīng)辦人員無法查閱已出具文件；
（二）配備專業(yè)的存儲設(shè)備，提升擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行效率，確保電子文檔的存儲空間，進(jìn)行災(zāi)難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業(yè)務(wù)發(fā)展速度，擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)很快就將出現(xiàn)超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)的情況，擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)不時也會出現(xiàn)卡頓情況，運(yùn)行效率有待進(jìn)一步提高；
（三）適時逐步啟用擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子印章。1.優(yōu)先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權(quán)審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業(yè)務(wù)處理效率的同時，減輕審批類紙質(zhì)檔案的存儲壓力；2.為各區(qū)域辦事處配備專業(yè)掃描設(shè)備，提升電子檔案的成像質(zhì)量，減輕相關(guān)人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環(huán)節(jié)的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實(shí)現(xiàn)客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質(zhì)檔案存儲為輔，以解決區(qū)域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質(zhì)檔案的存儲壓力；
（四）適當(dāng)調(diào)整業(yè)務(wù)檔案管理方式，梳理完善擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)流程。1.小額批量類業(yè)務(wù)，合作機(jī)構(gòu)之間正式往來函件（含推薦確認(rèn)表、待核保貸款客戶表、待核保借款客戶確認(rèn)函、已放款客戶明細(xì)表、解除擔(dān)保責(zé)任通知書、履行擔(dān)保責(zé)任通知書、代償證明等）以紙質(zhì)檔案方式存儲，借款人基礎(chǔ)資料（如身份證、營業(yè)執(zhí)照、審批單頁、繳費(fèi)憑證、借款合同、放款憑證、保險單、貸后檢查報告）、公司審批流程類資料均以電子檔案形式存儲于系統(tǒng)各個審批、收費(fèi)、放款、保后等流程中，方便隨時調(diào)閱；2.獨(dú)立調(diào)查審批類業(yè)務(wù)，基礎(chǔ)資料中除了必要證件，其他基礎(chǔ)資料均已電子檔案方式存儲，審批類資料均以電子檔案方式存儲，客戶核保類合同逐步以電子檔案方式存儲，合作機(jī)構(gòu)類合同及往來函件等均以紙質(zhì)檔案方式存儲。
