時(shí)間：2023-07-28 16:33:53
序論：在您撰寫(xiě)檔案管理體制時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、繪制藍(lán)圖
2003年初，哈爾濱市政府新辦公大樓在籌建之前，哈爾濱市檔案局黨組立足于全市檔案事業(yè)大發(fā)展快發(fā)展的角度，找準(zhǔn)創(chuàng)新服務(wù)的切人點(diǎn)，借鑒北京西城區(qū)的有益經(jīng)驗(yàn)，決定創(chuàng)建哈爾濱市政府機(jī)關(guān)檔案管理中心，當(dāng)時(shí)在全國(guó)省會(huì)和大中型城市中尚屬首創(chuàng)。市檔案局經(jīng)過(guò)認(rèn)真調(diào)研，反復(fù)推敲，很快醞釀形成了創(chuàng)建中心的藍(lán)圖，并及時(shí)向市委、市政府匯報(bào)創(chuàng)建中心構(gòu)想，市領(lǐng)導(dǎo)充分肯定了其做法，但在全市機(jī)構(gòu)改革精簡(jiǎn)的情況下，只能批機(jī)構(gòu)，不能增加新編制，新機(jī)構(gòu)的編制問(wèn)題只能在檔案局內(nèi)部調(diào)配解決。
面對(duì)工作量增大，人員不增加的局面，當(dāng)時(shí)市檔案局還可以有多種選擇：其一，維持機(jī)關(guān)原有檔案管理模式，在市政府新辦公大樓內(nèi)，各單位按規(guī)定分設(shè)檔案室，指定專兼職檔案人員，各負(fù)其責(zé)，檔案局只按原有管理方法，對(duì)各單位進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。其二，成立政府綜合檔案室，隸屬政府辦公廳，負(fù)責(zé)指導(dǎo)樓內(nèi)各機(jī)關(guān)檔案室檔案管理工作，統(tǒng)一向市檔案館移交檔案。選擇以上兩種方案的好處是，市檔案局仍可以按照過(guò)去老方法管理檔案工作，駕熟就輕，同時(shí)也方便接收；不足是樓內(nèi)政府各單位無(wú)論職能大小，檔案數(shù)量形成多少，一律分設(shè)檔案室，設(shè)專兼職檔案員，政府投入很多，造成機(jī)構(gòu)臃腫，設(shè)立綜合檔案室也牽扯辦公廳部分精力，存在著一定的重復(fù)浪費(fèi)和工作質(zhì)量問(wèn)題。
市檔案局在權(quán)衡利弊得失之后，放棄對(duì)本部門(mén)有益處的選擇，自我施壓，堅(jiān)定地選擇一條有利于事業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新之路。很快市檔案局將創(chuàng)建中心藍(lán)圖變成創(chuàng)建中心正式報(bào)告。2003年底，市政府批準(zhǔn)建立了哈爾濱市政府機(jī)關(guān)檔案管理中心，配制8名工作人員，機(jī)構(gòu)規(guī)格為處級(jí)，為市財(cái)政全額撥款的獨(dú)立事業(yè)單位，隸屬市檔案局管理。職責(zé)為接收、管理、保管市政府辦公樓內(nèi)的各市直部門(mén)全部檔案，并按規(guī)定保管期限向市檔案館移交；監(jiān)督指導(dǎo)市政府辦公大樓內(nèi)的各機(jī)關(guān)的檔案工作；為樓內(nèi)市政府各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)。
2004年哈爾濱市政府新辦公大樓竣工，市政府劃給中心辦公用房200平方米，檔案管理庫(kù)房450余平方米，并先后投入120萬(wàn)元資金用于中心的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和添置現(xiàn)代化辦公的設(shè)施設(shè)備，現(xiàn)已初步建成了保管、利用條件優(yōu)良，信息化、現(xiàn)代化程度高，辦公環(huán)境較好的檔案管理中心。
二、履行職能
哈爾濱市政府機(jī)關(guān)檔案管理中心搬入市政府新辦公大樓十四層辦公，開(kāi)始履行集中統(tǒng)一管理市政府大樓內(nèi)各機(jī)關(guān)檔案管理職責(zé)。
一是開(kāi)展了檔案移交與接收工作。中心制定了移交與接收方案，確定了“文書(shū)、聲像檔案必交，會(huì)計(jì)檔案自愿，專門(mén)檔案協(xié)商”的工作原則，逐家開(kāi)展指導(dǎo)，解決難題。目前，已全部完成大樓內(nèi)37家市直機(jī)關(guān)檔案的移交與接收工作，已接收文書(shū)、會(huì)計(jì)、專門(mén)、科技、聲像等門(mén)類檔案約5萬(wàn)余卷(件)。其中部分珍藏價(jià)值很高的檔案已移交中心管理。
二是強(qiáng)化了檔案業(yè)務(wù)管理。中心的檔案管理業(yè)務(wù)按照綜合檔案館的業(yè)務(wù)要求進(jìn)行開(kāi)展。整個(gè)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案管理仍以全宗為整體的保管單位，以每一卷(盒)為最基礎(chǔ)的保管個(gè)體，以全宗下分割的目錄為基塊。全宗的劃分與市館相對(duì)應(yīng)，目錄的編制與市館保存的全宗相續(xù)接，到期進(jìn)館的時(shí)候，簡(jiǎn)化接收進(jìn)館的二次加工整理，達(dá)到規(guī)范化管理檔案的目的。
三是有針對(duì)性地開(kāi)展了檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，選擇檔案管理規(guī)范的單位樹(shù)為樣板，組織交流學(xué)習(xí)，發(fā)揮示范作用，使大樓內(nèi)務(wù)機(jī)關(guān)檔案的整體案卷質(zhì)量有了新的提高。同時(shí)，配合市民政、市衛(wèi)生局等機(jī)關(guān)單位一起抓了其所屬的事業(yè)單位改革中的檔案歸屬與流向工作，確保了國(guó)家檔案資源的完整與安全。
四是對(duì)樓內(nèi)市直部門(mén)檔案工作目標(biāo)責(zé)任制執(zhí)行情況進(jìn)行了檢查，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)給予指導(dǎo)解決，對(duì)檢查不合格單位限期整改。通過(guò)認(rèn)真檢查，強(qiáng)化了各機(jī)關(guān)的檔案意識(shí)，增強(qiáng)了檔案集中統(tǒng)一管理的觀念，解決了部分機(jī)關(guān)檔案不規(guī)范，尤其是分散管理的問(wèn)題，進(jìn)一步提高檔案管理水平。
五是加強(qiáng)了檔案信息化建設(shè)。充分利用中心現(xiàn)代化先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備和人才的優(yōu)勢(shì)，舉辦各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高樓內(nèi)各單位文書(shū)人員的應(yīng)用技能，統(tǒng)一采購(gòu)配置檔案管理軟件，及時(shí)開(kāi)展了樓內(nèi)各機(jī)關(guān)檔案機(jī)讀目錄錄入與電子公文歸檔工作。目前，樓內(nèi)各機(jī)關(guān)單位都已建立了文件級(jí)機(jī)讀目錄，中心完成了文書(shū)檔案文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并建成小型局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了與大樓辦公網(wǎng)的安全鏈接。樓內(nèi)各機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上檢索、檔案信息共享。
與此同時(shí)，市檔案局對(duì)政府大樓外的機(jī)關(guān)單位加強(qiáng)指導(dǎo)，制定了《電子公文歸檔與管理實(shí)施細(xì)則》，并由點(diǎn)到面開(kāi)展了普及推廣工作，目前，市直機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理水平普遍提升到了一個(gè)新高度。
三、凸顯價(jià)值
哈爾濱市政府機(jī)關(guān)檔案管理中心在兩年實(shí)踐中發(fā)揮了積極作用。與以往機(jī)關(guān)檔案管理舊體制相比，這種新的體制具有很大優(yōu)越性，給機(jī)關(guān)檔案管理工作注入新活力，帶來(lái)新變化。
一是提高了政府大樓內(nèi)務(wù)機(jī)關(guān)檔案管理水平。原來(lái)市檔案局抓業(yè)務(wù)指導(dǎo)，因各機(jī)關(guān)彼此辦公地點(diǎn)較遠(yuǎn)，所以指導(dǎo)只能是宏觀地講講，造成部分單位的歸檔文件材料不能齊全完整，立卷質(zhì)量也參差不齊?，F(xiàn)在有了檔案管理中心，有了專業(yè)人員在身邊做指導(dǎo)工作，樓內(nèi)各單位檔案管理水平大大提高了。
二是節(jié)約了檔案管理成本。這里有幾筆經(jīng)濟(jì)賬可以算一下：第一筆，政府大樓內(nèi)37個(gè)市直部門(mén)得設(shè)37個(gè)檔案室，每個(gè)檔案室按30平方米，總面積為1110平方米，每平方米按3000元估算，總投入為330000元。如今只成立一個(gè)中心，庫(kù)房面積只有450平方米，可節(jié)省660(1110平方米-450平方米)平方米，節(jié)省資金為1980000(660平方米x3000元)元。第二筆，37個(gè)市直部門(mén)安裝檔案管理軟件，需購(gòu)置37套軟件，每套軟件5000元，合計(jì)為185000元。如今中心統(tǒng)一購(gòu)置統(tǒng)一安裝軟件只需花費(fèi)54000元，可節(jié)省131000元。第三筆，37個(gè)市直部門(mén)需37名檔案人員，每名檔案人員月工資按1500元計(jì)算，加上各種獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼，每人年薪總收入2萬(wàn)多元，37名檔案人員需開(kāi)支74萬(wàn)多元。如今中心工作人員只有8名，節(jié)省29人工資，一年可節(jié)省58(29人x2萬(wàn)元)萬(wàn)元。前兩筆資金節(jié)省為定量，一次性節(jié)省，后一筆資金節(jié)省是變量，逐年節(jié)省。三筆賬是簡(jiǎn)單粗算，就可節(jié)省大量資金和大批的人力、物力資源，建立中心很劃算。
三是檔案的利用水平進(jìn)一步提高了。大樓內(nèi)的檔案信息資源集中管理后，為檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。在樓內(nèi)電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化發(fā)展的基礎(chǔ)上，中心開(kāi)展了網(wǎng)上檢索利用檔案，樓內(nèi)各部門(mén)通過(guò)聯(lián)網(wǎng)，可以進(jìn)行網(wǎng)上查詢和閱讀，不僅可以查閱到本部門(mén)檔案，還可以看到其他部門(mén)的檔案。中心有效整合檔案資源，為黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)提供優(yōu)良便捷的檔案利用服務(wù)，受到各方面一致好評(píng)，前不久被市政府評(píng)為“改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境先進(jìn)單位”，在全市受表彰的151個(gè)單位中名列第四位。
四、獲得經(jīng)驗(yàn)
回顧哈爾濱市政府機(jī)關(guān)檔案管理中心創(chuàng)建的實(shí)踐歷程，其經(jīng)驗(yàn)可以總結(jié)出三條：其一，創(chuàng)新需要銳氣。創(chuàng)新不是一件很愜意的事，創(chuàng)新之路會(huì)遇到一些困難和曲折，需要吃苦頭，克難點(diǎn)，擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，付代價(jià)。如果沒(méi)有一種以事業(yè)為重，正確對(duì)待本部門(mén)名利得失，敢于承擔(dān)責(zé)任，不怕做出犧牲的銳氣，是難以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新、干成事業(yè)的。其二，超前思維是成功的保證。機(jī)遇只垂青有準(zhǔn)備的人。萬(wàn)事預(yù)則立，不預(yù)則廢。干成任何一項(xiàng)工作，就必須打好提前量，要有前瞻性，否則，機(jī)遇一旦來(lái)臨，倉(cāng)促上陣，很難取勝。創(chuàng)建哈爾濱市政府機(jī)關(guān)檔案管理中心的設(shè)想，如果不是在市政府大樓籌建之前就已醞釀形成，它是很難建成的。其三，同頻共振是實(shí)現(xiàn)價(jià)值的關(guān)鍵。檔案工作價(jià)值不僅僅在于保管多少檔案，更在于提供什么樣的檔案服務(wù)，檔案工作貼近社會(huì)發(fā)展需要的緊密程度如何，決定其發(fā)揮作用大小。檔案部門(mén)只有想黨和人民群眾之所想，做其之所做，達(dá)到同頻共振，才能有所作為，有所值。
[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案知識(shí)管理管理體制生命周期
一、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書(shū)工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時(shí)的信息，又要注重超前性、預(yù)測(cè)性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫(xiě)反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)效益提供詳實(shí)、可靠、生動(dòng)的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎(chǔ)較好的大型企業(yè)，在原有圖書(shū)機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)或情報(bào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實(shí)體機(jī)構(gòu)。這種管理模式便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國(guó)文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)主要包含以下幾個(gè)方面：
(1)檔案一體化的目標(biāo)
實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理?？茖W(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過(guò)程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實(shí)行信息一體化管理的過(guò)程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見(jiàn)，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合；集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對(duì)電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)當(dāng)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對(duì)文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障
文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設(shè)想的一種管理思路和模式，更多是實(shí)踐中需要實(shí)施的一種管理方法和手段，它需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和推廣簡(jiǎn)化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的的方式和特點(diǎn)。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實(shí)現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：改革；檔案管理；發(fā)展
檔案管理是國(guó)家檔案工作的一種組織制度，他包括對(duì)檔案行政管理單位的制定，業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立和各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的從屬關(guān)系、組織管理方式等各方面的集合體。為了能夠更好的適應(yīng)檔案管理工作的多樣化需求，我們制定不同的指導(dǎo)監(jiān)督方式，不同的管理制度，推行檔案管理業(yè)務(wù)的多元化。在實(shí)際的管理工作中，作為一種專業(yè)的管理體制，人們?cè)谘芯克l(fā)展的變化過(guò)程中，往往會(huì)忽略從公共管理科學(xué)的角度來(lái)看待，只是一味的關(guān)注檔案專業(yè)行政管理。通過(guò)這個(gè)切入點(diǎn)，我們結(jié)合管理科學(xué)、公用管理學(xué)等基本原理，從不同的角度來(lái)對(duì)檔案管理體制的改革進(jìn)行深入全面的探究。[1]
一、檔案管理進(jìn)行改革的原因
（1）就其內(nèi)部原因來(lái)說(shuō)，首先，每個(gè)檔案管理能否良好的使用、運(yùn)行，在很大程度上取決于管理體制自身的功能是否優(yōu)良。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各地政府所要管理的事物范圍也在逐步的擴(kuò)大，所以說(shuō)要想使政府的檔案管理體制更好的發(fā)揮作用，那么我們就必須將檔案管理的行政機(jī)構(gòu)和機(jī)制進(jìn)行改革。當(dāng)然了，改革的檔案管理體系必須要與當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)、自然環(huán)境相適應(yīng)。
此外，檔案管理體系建立后，完整的檔案管理監(jiān)督也是必不可少的。其中，檔案管理監(jiān)督主要包含以下幾個(gè)方面：對(duì)所屬的單位和員工的監(jiān)督、對(duì)同級(jí)單位檔案管理的監(jiān)督、對(duì)下級(jí)單位檔案管理的監(jiān)督等。這樣，完整的檔案監(jiān)督管理體制可以實(shí)現(xiàn)不同的監(jiān)督形式，它與監(jiān)督的對(duì)象共同的發(fā)展，使自己發(fā)展的更加完善。
（2）就其外部原因來(lái)說(shuō)，一方面是科技的原因，在科技發(fā)展的同時(shí)，它也要求檔案管理的工作人員是高素質(zhì)，工作是高效率的，在檔案管理的領(lǐng)域進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。另一方面是經(jīng)濟(jì)的原因，每個(gè)上層建筑都是由經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)所決定的，檔案管理體制也是上層建筑的要素，只有當(dāng)他進(jìn)行一系列的改革和調(diào)整才能更好的為經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)服務(wù)。
（3）檔案行政管理體制改革的重要作用。檔案管理體制改革最基本的作用就是為了能讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，通過(guò)一種比較科學(xué)合理的檔案管理體制對(duì)有關(guān)檔案行政機(jī)構(gòu)和人員的工作和職責(zé)進(jìn)行合理明確的劃分，因此檔案管理體制的改革首先就要從制約和規(guī)范化各級(jí)不同檔案的行政機(jī)構(gòu)以及他們的職責(zé)和義務(wù)開(kāi)始。
在科學(xué)的行政檔案管理機(jī)制下，可以實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的合理配置，并且讓他們之間緊密的結(jié)合在一起，靈活的運(yùn)轉(zhuǎn)，讓他們能夠更加高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。那些不夠科學(xué)的檔案管理體制只能給國(guó)家檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)阻礙，最后導(dǎo)致因?yàn)槁氊?zé)不明確、系統(tǒng)過(guò)于龐大而導(dǎo)致運(yùn)轉(zhuǎn)失靈，缺乏工作效率。[2]
科學(xué)的管理體制能夠讓各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)順利的實(shí)現(xiàn)各自的職能，不同級(jí)別和專業(yè)的檔案行政管理機(jī)構(gòu)都擁有著自己的法定職能，這些職能的科學(xué)實(shí)現(xiàn)都需要有對(duì)應(yīng)的制度作為最基本的保證。一個(gè)科學(xué)的檔案行政管理體制是實(shí)現(xiàn)檔案行政職能最基本的保證之一，他能夠讓所有的檔案管理機(jī)構(gòu)之間協(xié)調(diào)配合，并且高效完成任務(wù)，讓他們各司其職，保證國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和制度的有效執(zhí)行。
二、我國(guó)檔案行政管理體制的改革和發(fā)展
1.推行檔案及文件一體化的行政管理運(yùn)行模式
我們實(shí)行文檔管理一體化最主要的目的是為了能夠通過(guò)最有效的方式、最低廉的價(jià)格來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且在最大限度上滿足工作的需要。
美國(guó)是世界上最先開(kāi)始對(duì)文件管理進(jìn)行系統(tǒng)研究的國(guó)家，因此美國(guó)在對(duì)檔案的管理工作上理論和實(shí)踐充分的結(jié)合在一起，美國(guó)在文件管理方面的管理以及整套機(jī)制的運(yùn)行過(guò)程中，所達(dá)到的效果非常明顯，它可以讓檔案工作人員對(duì)文件的生命周期進(jìn)行控制，保證檔案的完整性，讓檔案從非現(xiàn)行文件成為檔案的過(guò)程中緊密銜接，保證了檔案的質(zhì)量安全。另一方面，相關(guān)機(jī)關(guān)也可以不必設(shè)置專用的文件管理機(jī)構(gòu)，節(jié)省了人力物力的投入。
因?yàn)閹资暌詠?lái)，一直都在實(shí)行相對(duì)比較集中的文檔管理體制，所以美國(guó)的檔案和文件的管理一直處于世界的領(lǐng)先地位。而我國(guó)檔案管理現(xiàn)在還不能形成一個(gè)統(tǒng)一的管理模式，檔案也沒(méi)有專門(mén)的機(jī)關(guān)進(jìn)行管理，在我國(guó)推行檔案管理工作一體化還有著很大的障礙。美國(guó)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)推行文檔一體化具有很重要的參考價(jià)值。
2.加強(qiáng)檔案行政管理的集權(quán)性
我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理制度中實(shí)行的是一種分專業(yè)分級(jí)的管理體制，這種管理方式不可避免的會(huì)導(dǎo)致管理權(quán)力的分散，各級(jí)檔案的管理部門(mén)都隸屬于各級(jí)黨委政府。專業(yè)系統(tǒng)檔案的管理部門(mén)制接受專業(yè)主管部門(mén)的指示，各級(jí)檔案館也只服從于各級(jí)的黨委和政府。各級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)沒(méi)有相互聯(lián)系，各行其是。在法國(guó)檔案管理權(quán)力恰恰相反，他們實(shí)行的是高度集中管理的模式。國(guó)家檔案局的局長(zhǎng)兼職檔案館的館長(zhǎng)，其他隸屬各級(jí)的檔案管理都處于局長(zhǎng)的掌控之下，國(guó)家檔案館、省級(jí)檔案館、市級(jí)檔案館都存在于國(guó)家的檔案管理體系下，這對(duì)我們應(yīng)當(dāng)如何增強(qiáng)檔案行政管理的集權(quán)工作具有代表性的意義，在檔案管理體制改革的研究中具有借鑒價(jià)值。[3]
三、總結(jié)
根據(jù)我國(guó)目前的形式可以看出，檔案管理體制并未完全的將傳統(tǒng)的體制摒除，而是在改革的過(guò)程中不斷地探索，而實(shí)行的檔案管理制度對(duì)其發(fā)展確實(shí)起到了一定的作用，但是我們要明白任何一種體制都要在合適的時(shí)代和地方才能更好的發(fā)揮它的效能。現(xiàn)在需要做的就是構(gòu)建有實(shí)際意義的檔案館、充分的實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值、實(shí)現(xiàn)資源的統(tǒng)一、提高自己的服務(wù)理念。
參考文獻(xiàn)：
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1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說(shuō)是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺(jué)參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒(méi)有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門(mén)要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書(shū)之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來(lái)的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
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海南大學(xué)實(shí)行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證，同時(shí)也為今后學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問(wèn)題。
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，弱化了檔案部門(mén)依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是：“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。”第八條第一款規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作。”目前，全國(guó)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨(dú)立檔案館，一般列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書(shū)館、學(xué)報(bào)等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門(mén)。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講，檔案館沒(méi)有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過(guò)校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見(jiàn)，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能，被不科學(xué)的“定位”完全弱化了。
2.職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來(lái)的困惑。實(shí)行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒(méi)有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé)，沒(méi)有職權(quán)的檔案館，在對(duì)學(xué)校各立卷部門(mén)歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒(méi)有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費(fèi)現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能，同時(shí)也明確“用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”；《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。”但是，《辦法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年，各地方政府還沒(méi)有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費(fèi)問(wèn)題在沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。
4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級(jí)學(xué)院的一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性，二級(jí)學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無(wú)，對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過(guò)問(wèn)，檔案工作被邊緣化。
對(duì)策1：機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問(wèn)題，是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問(wèn)題也就落到了實(shí)處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機(jī)關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔案工作的行政管理職責(zé)了。
對(duì)策2：行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感且嚴(yán)肅的問(wèn)題，必須認(rèn)真對(duì)待。建議由省一級(jí)教育行政管理部門(mén)牽頭，通過(guò)調(diào)研提出一個(gè)收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)送物價(jià)部門(mén)審批，從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一，不規(guī)范問(wèn)題。
對(duì)策3：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)檔案部門(mén)的影響至關(guān)重要，要加大檔案宣傳力度，加強(qiáng)法制教育，提高他們的檔案意識(shí)。
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書(shū)工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時(shí)的信息，又要注重超前性、預(yù)測(cè)性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫(xiě)反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)效益提供詳實(shí)、可靠、生動(dòng)的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎(chǔ)較好的大型企業(yè)，在原有圖書(shū)機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)或情報(bào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實(shí)體機(jī)構(gòu)。這種管理模式便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國(guó)文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)主要包含以下幾個(gè)方面：
(1)檔案一體化的目標(biāo)
實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理?？茖W(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過(guò)程都得到有效控制。2)檔案一體化的原則
在實(shí)行信息一體化管理的過(guò)程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見(jiàn)，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合；集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對(duì)電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)當(dāng)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對(duì)文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
【關(guān)鍵詞】檔案管理體制;改革
我國(guó)檔案管理體制改革，是轉(zhuǎn)型時(shí)期我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在要求。檔案管理體制改革，須從國(guó)家關(guān)于各項(xiàng)體制改革的總體要求出發(fā)，厘清我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理體制運(yùn)行中存在的普遍性問(wèn)題，指明現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理體制改革的方向、目標(biāo)，構(gòu)筑適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案管理體制，其直接服務(wù)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。
一、我國(guó)現(xiàn)有檔案管理體制所存在的問(wèn)題
我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理體制主要借鑒與蘇聯(lián)，同時(shí)照顧到我國(guó)特殊的國(guó)情而建立起來(lái)的，當(dāng)前，我國(guó)檔案管理體制主要是以“集中統(tǒng)一”為指導(dǎo)建立的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的管理體制，國(guó)家檔案局統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案事物，對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案事物進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理和宏觀指導(dǎo)，同時(shí)負(fù)責(zé)國(guó)家級(jí)的檔案管理工作；地方檔案管理機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)地方行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理事務(wù)，接受本地方行政區(qū)域黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)并接受上級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)的監(jiān)督和指導(dǎo)?？梢哉f(shuō)，我國(guó)現(xiàn)有檔案管理體制的形成和發(fā)展對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要意義是不容忽視的，但是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的轉(zhuǎn)型發(fā)展以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理體制中仍然存在著一定的問(wèn)題，如“局館合一”的檔案管理體制，使得檔案管理機(jī)構(gòu)需要同時(shí)負(fù)責(zé)本地區(qū)檔案行政管理和檔案保管利用兩項(xiàng)職能，容易導(dǎo)致檔案行政管理和檔案文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的定位認(rèn)同模糊，也易于形成檔案管理局和檔案管理管法律責(zé)任不清，檔案管理機(jī)構(gòu)行政化色彩過(guò)于濃厚，影響了檔案管理文化事業(yè)的發(fā)展；對(duì)于非國(guó)有單位檔案及私人檔案的管理是否仍舊采用傳統(tǒng)的集中統(tǒng)一管理體制仍存在爭(zhēng)議，需要從體制上予以確定和解決；文件管理及檔案管理被人為割裂，給檔案管理的工作帶來(lái)一定的負(fù)面影響，如檔案質(zhì)量的參差不齊、檔案管理的科學(xué)化水平不高等，這些都是當(dāng)前我國(guó)檔案管理體制中存在的突出性的問(wèn)題。
二、我國(guó)檔案管理體制改革的措施建議
我國(guó)檔案管理體制改革的現(xiàn)實(shí)目標(biāo)是有效應(yīng)對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理體制中存在的突出性的問(wèn)題，盡快建立起符合我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的現(xiàn)代檔案管理體制，因此，今后我國(guó)檔案管理體制改革應(yīng)著重抓好以下幾個(gè)方面：
（一）整合檔案管理資源，建立綜合性的檔案館
我國(guó)檔案管理體制改革并不是對(duì)我國(guó)現(xiàn)行檔案管理體制的徹底否定和推倒重建，而是在現(xiàn)有檔案體制范圍內(nèi)進(jìn)行一定的改進(jìn)使之更加順應(yīng)和符合新時(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，因此應(yīng)繼續(xù)堅(jiān)持我國(guó)檔案管理體制的“集中統(tǒng)一”管理體制，其已經(jīng)被證明是符合當(dāng)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的管理原則，在此基礎(chǔ)上，統(tǒng)一整合當(dāng)前地方檔案館檔案資源，建立?。ㄊ校┮患?jí)的統(tǒng)一的綜合性的檔案館，打破以往檔案管理在時(shí)間、空間等方面的限制，真正實(shí)現(xiàn)地方檔案資源的統(tǒng)一管理、使用，提升規(guī)模效益，提高地方檔案管理的效率。
（二）變革“局館合一”的管理體制，實(shí)行“局館分離”
實(shí)行檔案管理“局館分離”是按照當(dāng)前我國(guó)政企分開(kāi)，轉(zhuǎn)變政府職能的要求，同時(shí)也是基于當(dāng)前我國(guó)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題而做出的，檔案管理行政部門(mén)和檔案館要進(jìn)行分離，明確各自職能，各歸其位。檔案行政管理機(jī)構(gòu)和檔案館要在機(jī)構(gòu)、人事、管理等方面實(shí)行徹底分離，分離后，檔案管理行政部門(mén)將集中負(fù)責(zé)檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等，而檔案館將承擔(dān)其作為文化事業(yè)管理的基本職能，將承擔(dān)相關(guān)檔案的收集、管理、利用等事宜，實(shí)行“局館分離”后檔案館將逐步擺脫原有的行政化運(yùn)作模式，真正發(fā)揮其專職負(fù)責(zé)檔案管理工作的文化單位職能，真正走向民眾，走向社會(huì)。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理體制的多元發(fā)展，為檔案管理體制改革注入活力
我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理體制主要是依照計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代特點(diǎn)而形成，對(duì)國(guó)有企事業(yè)單位的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，但是隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)檔案管理的對(duì)象已經(jīng)從單一化走向多元，各種非國(guó)有單位及私人企業(yè)、外資企業(yè)的出現(xiàn)使得我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理體制必須做出積極回應(yīng)，因此對(duì)于這些非國(guó)有單位的檔案管理問(wèn)題，必須具體問(wèn)題具體分析，可以鼓勵(lì)這些企業(yè)在不違反相關(guān)法律的情況下，賦予企業(yè)一定的檔案管理自，地方檔案行政部門(mén)及檔案館則負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行直接或間接監(jiān)督、指導(dǎo)，保證企業(yè)在法律法規(guī)的框架內(nèi)合理管理、使用檔案。
三、結(jié)語(yǔ)
總之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展、我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期，大力加強(qiáng)我國(guó)檔案管理體制改革，對(duì)進(jìn)一步規(guī)范我國(guó)檔案管理工作，釋放檔案管理工作活力，提高我國(guó)檔案管理科學(xué)化水平，推進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展都各方面來(lái)說(shuō)都具有重要意義，因此必須要加快我國(guó)檔案管理體制改革方面的理論研究和實(shí)踐研究，不斷推進(jìn)我國(guó)檔案管理體制改革事業(yè)向前發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】集中式；檔案管理；意義；做法
檔案管理是在文章儲(chǔ)存、材料保管的基礎(chǔ)上提出的一項(xiàng)有效率有意義的管理手段，在我國(guó)檔案儲(chǔ)存歷史中起著至關(guān)重要的作用。我國(guó)《檔案法》明確規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”。從此，集中式檔案管理應(yīng)運(yùn)而生?！凹惺健笔羌误w制、法律體制、社會(huì)體制為一體的綜合管理方式，為我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、集中式檔案管理概述
集中式檔案管理是指檔案集中儲(chǔ)存收藏的管理方式。根據(jù)我國(guó)法律規(guī)定，制定的合理有效的檔案保管體制，即將國(guó)家檔案統(tǒng)一收歸國(guó)家管理，任何其他單位不得擁有，所有國(guó)家檔案都是對(duì)我國(guó)歷史的見(jiàn)證，是我國(guó)不可或缺的寶貴材料，它們一直都在默默地為我國(guó)的發(fā)展貢獻(xiàn)著力量。如果說(shuō)國(guó)家集中式檔案管理是一棟房子，那么基層集中式檔案管理則是建造房子的磚瓦，換言之，基層集中式檔案管理是基礎(chǔ)，是必不可少的一部分。在基層檔案管理中，各式各樣的檔案想要按照合理有序的方法進(jìn)行管理，就必須將各種檔案整合起來(lái)統(tǒng)一管理，然后逐級(jí)分層，通過(guò)有效的方式方法達(dá)到檔案的集中式管理。
二、集中式檔案管理體制的意義
（一）集中式檔案管理體制對(duì)國(guó)家的意義。集中式檔案管理在我國(guó)檔案管理體制中是最為核心的一部分，是我國(guó)發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。集中式檔案管理體制的誕生，結(jié)束了我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)復(fù)雜而沒(méi)有效率的檔案管理方式，并且為我國(guó)檔案管理體制的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理體制改革邁出了堅(jiān)實(shí)的一步?！稒n案法》指出，統(tǒng)一有效的檔案管理方法對(duì)于我國(guó)檔案管理體制具有積極意義。
（二）集中式檔案管理體制對(duì)社會(huì)的意義。在我國(guó)社會(huì)迅速發(fā)展過(guò)程中，不乏會(huì)出現(xiàn)各種各樣的檔案材料，然而合理有效地對(duì)這些檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。只有完成了這項(xiàng)復(fù)雜而繁重的任務(wù)，才能對(duì)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步進(jìn)行有效的反思和分析，從反思分析中汲取精華血液，使之滲透融合到社會(huì)發(fā)展的大動(dòng)脈中，使之取之不盡，用之不竭，為社會(huì)發(fā)展提供持續(xù)且有效的新鮮力量。
（三）集中式檔案管理體制對(duì)企業(yè)的意義。隨著我國(guó)科學(xué)的發(fā)展和科技水平的進(jìn)步，我國(guó)企業(yè)依靠著健康的國(guó)家政策和科技水平飛速發(fā)展，在發(fā)展的同時(shí)，對(duì)集中式檔案管理的要求也隨之增加。一個(gè)企業(yè)，如果沒(méi)有合理有效的檔案儲(chǔ)存管理方法，就不能在眾多競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)中脫穎而出，就會(huì)迅速失去企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，從而導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)重組。因此，集中式檔案管理體制能促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
三、集中式檔案管理體制的具體做法
（一）建立健全檔案法規(guī)。近年來(lái)，我國(guó)對(duì)于檔案的法律法規(guī)缺乏統(tǒng)一要求，建立健全檔案法規(guī)體制迫在眉睫。我國(guó)各行各業(yè)都有自己的檔案管理辦法，在制定行業(yè)和部門(mén)檔案管理辦法上沒(méi)有對(duì)其深入進(jìn)行研究和探討，只是從根本的利益出發(fā)，從而導(dǎo)致了各項(xiàng)檔案雜亂無(wú)章，如若長(zhǎng)期執(zhí)行可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、遺漏等問(wèn)題。因此，構(gòu)建統(tǒng)一合理的檔案管理法律法規(guī)是檔案管理體制中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
（二）檔案管理部門(mén)應(yīng)優(yōu)化合作。檔案管理部門(mén)是對(duì)檔案進(jìn)行分類、分層、分專業(yè)管理的主要行政機(jī)關(guān)，然而，分散式管理并不能有效地針對(duì)檔案類型和用途進(jìn)行合理的分類，所以，檔案管理部門(mén)需要通過(guò)團(tuán)結(jié)協(xié)作，對(duì)檔案進(jìn)行整合分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)合理有效的檔案管理。在各管理部門(mén)之間，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制定等政策，使部門(mén)和部門(mén)之間能夠進(jìn)行統(tǒng)一的溝通，優(yōu)化各檔案管理部門(mén)的合作，為合作提供便利暢通的橋梁。
（三）規(guī)范檔案管理工作。檔案管理工作是繁瑣而又重要的，因此，規(guī)范檔案管理工作是集中式檔案管理體制的重中之重。提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理工作的程序是規(guī)范檔案工作的有效途徑。了解學(xué)習(xí)并且嚴(yán)格依據(jù)我國(guó)《檔案法》進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)而通過(guò)對(duì)《檔案法》的深入學(xué)習(xí)，更好地保證檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。
（四）促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也向數(shù)字多元化發(fā)展，檔案管理的重心也由傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)移。利用信息技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行“集中式”管理，利用數(shù)字資源的完整、迅速的傳輸速度，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)、有效的管理。檔案的現(xiàn)代化管理不僅傳輸方便，而且還能有效的增加檔案的搜索速度，減少整理、分析檔案的時(shí)間，增加檔案管理工作的效率。因此，集中式檔案管理應(yīng)采取多元的現(xiàn)代化技術(shù)，利用數(shù)字信息的真實(shí)、完整、可用和安全，提升檔案工作的效率和服務(wù)能力。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，我們對(duì)集中式檔案管理體制有了更深層次的了解。該體制有利用國(guó)家的安全和完整，有利于社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，有利于企業(yè)的深化和改革。合理利用數(shù)字信息，對(duì)檔案進(jìn)行集中式的管理和安全穩(wěn)定的分析，還可以通過(guò)社會(huì)各方面的團(tuán)結(jié)協(xié)作和緊密配合，使我國(guó)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康發(fā)展，為我國(guó)檔案事業(yè)貢獻(xiàn)出強(qiáng)大的力量。
【參考文獻(xiàn)】
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