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序論：在您撰寫職工檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、醫(yī)院職工檔案管理情況與面臨的挑戰(zhàn)
存在著人事檔案交接過程不夠合理重視。檔案管理工作人員是計算機人員或者其他崗位人員的臨時擔任，當醫(yī)院職工離開崗位或者產(chǎn)生崗位變動時，所需要進行的檔案交接手續(xù)沒有按照正常流程辦理，步驟跳躍，關鍵環(huán)節(jié)缺失。長期以往造成導致檔案管理在材料等方面責任不明確。甚至簡單的認為，交接工作并不重要。所以人事檔案交接工作經(jīng)常會前后脫節(jié)。由于醫(yī)院工作主要是醫(yī)療方面、教學環(huán)節(jié)、科學研究。醫(yī)院管理的重點是如何提高醫(yī)療、教學水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務，而對在醫(yī)院工作的職工人事檔案管理卻缺乏應用的重視，造成醫(yī)院人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員素質(zhì)底下，無應有的工作能力等問題凸顯。檔案管理人員因素也不容忽視，人員能力差使得對人事檔案進行管理的工作進行緩慢，工作效果差。歸檔材料不及時、職工培訓情況、情況、科研成果情況更新相當緩慢，使得人員的評價不科學缺乏時效性。檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。員工本人對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。缺乏創(chuàng)新理念，管理模式陳舊，十二五精神中以創(chuàng)新為手段應積極應用到醫(yī)院職工的檔案管理工作當中。
二、醫(yī)院體制改革的展望
我過已經(jīng)試行事業(yè)單位改制，部分醫(yī)院已經(jīng)進行試點改制。從事業(yè)單位改為企業(yè)，這樣對職工的性質(zhì)改變，工資制度的靈活改變，社會保障制度的使用措施都有了新的變化。這對醫(yī)院職工的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的形勢下，怎樣才能既保證醫(yī)院職工的待遇不會降低又能體現(xiàn)新體制的靈活富有活力的特點，對檔案管理工作人員提出了新的要求。工作人員要積極學習新的精神，認真參加培訓，提升自身能力。做好醫(yī)院職工檔案管理工作。
三、醫(yī)院檔案管理信息化建設
醫(yī)院職工管理信息系統(tǒng)的通常具有以下功能模塊，它們是醫(yī)院職工信息錄入模塊、職工信息查詢模塊、報表統(tǒng)計功能模塊及系統(tǒng)維護模塊、工資核算模塊、職稱成果模塊。：
醫(yī)院職工信息錄入模塊包括職工基本數(shù)據(jù)的輸入、修改和刪除。其中應該包括以下基本信息。如：職工性別、職工姓名、身份證號、工作年限、職稱類型、 所在科室、備注等基本信息。
職工信息模塊：當需要尋找醫(yī)院的某位職工時，可以通過本模塊實現(xiàn)功能，可以通過身份證號唯一的進行查詢，也可以根據(jù)條件，比如尋找本醫(yī)院主治醫(yī)師有哪些，具體信息是什么。那么就可以根據(jù)職稱類型字段進行查詢。
利用報表統(tǒng)計模塊可以實現(xiàn)符合條件查詢的紙質(zhì)化。也可以按照時間提供月報表、年報表的打印。
系統(tǒng)維護模塊：對系統(tǒng)進行維護，可以設置管理員權限和普通維護權限。管理員可以擁有強大的管理權限。比如修改系統(tǒng)的密碼，修改員工的基本信息等操作。
職工管理模塊中可以和財務配合，建立信息化的工資核算模塊，這需要與財務部門合作完成。
職稱成果模塊需要不斷更新，對職工近期的情況變更進行登記，比如，成果項目結題，專利申請完成、工作年限工作量的變更等。這些在職工進行職稱評定和領導晉級的時候有重要的作用。
綜合利用信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對醫(yī)院職工的檔案管理可以簡化工作的環(huán)節(jié)，減少人力消耗，提高工作效率。提高統(tǒng)計能力提升存儲能力。是對醫(yī)院職工檔案管理工作的重大改進。
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企業(yè)職工人事檔案是人才的主要信息源，是記錄職工個人基本信息、成長經(jīng)歷的文檔，是反映個人德、能、勤、績的信息材料，是選拔人才的重要工具，是人力資源管理、開發(fā)與利用的重要依據(jù)，也是職工個人繳納社會各種保險、退休、退職的重要依據(jù)。它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務能力、工作狀況、獎懲等方面的綜合反映。它的原始性、真實性和完整性，決定了職工檔案具有憑證作用和法律效應。但由于個別企業(yè)對職工檔案管理的不夠重視，職工人事檔案管理混亂，沒有專門的檔案柜等設備設施，也沒有管理制度，以至造成職工檔案遺漏遺失，因此本文來研究如何加強職工的檔案管理。
一、企業(yè)檔案部門的重新定位
檔案是員工的“標簽”，也是一種企業(yè)資產(chǎn)，潛藏著大量有價值的知識，對檔案的有效整理保管、對檔案信息資源的開發(fā)利用，對檔案中蘊藏的各種顯性知識與隱性知識的有效挖掘轉化能提升檔案部門的地位、發(fā)揮檔案部門的價值，提高企業(yè)的經(jīng)濟與社會效益，保證了企業(yè)對內(nèi)對外信息溝通的順暢。企業(yè)檔案部門要實現(xiàn)員工檔案知識的有效挖掘轉化，需要重新對自己的角色進行定位，對自身應擔負的職能形成清晰準確的認識。企業(yè)檔案部門的重新定位也是營造基于相對信息對稱的企業(yè)檔案工作環(huán)境的關鍵舉措。企業(yè)檔案部門不能僅僅局限于對檔案進行分類、整理與保管，要主動擔負為需要信息的人們及時地提供信息；為領導決策提供依據(jù)和思路；記錄并傳承企業(yè)員工在長期的實踐摸索中積淀的經(jīng)驗；為企業(yè)的研發(fā)、管理等方面提供鮮活的材料；弘揚企業(yè)文化、增強員工對企業(yè)的認同感；為企業(yè)的發(fā)展總結經(jīng)驗教訓等職責。企業(yè)檔案部門還要對企業(yè)進行深入了解的基礎上，了解企業(yè)的發(fā)展動向，即使掌握最新信息，建立企業(yè)自身的知識庫，方便知識的共享，營造企業(yè)知識管理環(huán)境，使檔案部門成為企業(yè)的“信息資源中心”、“知識中心”。
二、深入挖掘企業(yè)檔案利用需求
深入研究企業(yè)員工檔案利用需求，可以有效降低企業(yè)檔案部門與檔案利用者之間的由于信息不對稱帶來的不利影響。主要從以下兩個方面著手：一方面，研究企業(yè)需求，掌握利用規(guī)律主動有效地提供企業(yè)檔案信息。企業(yè)需求是檔案信息 發(fā)利用的動力，只有通過深入細致的調(diào)查研究，了解企業(yè)各級各類人員對信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時、有效的信息服務，有針對性地滿足他們的客觀需要。為此，企業(yè)檔案部門一方面要定期參加企業(yè)管理的各種會議和一些重大活動，了解企業(yè)當前的管理動向，及時發(fā)現(xiàn)問題，并主動提供有價值的檔案信息服務；另一方面，通過利用工作，收集反饋信息，總結提供利用的客觀規(guī)律，掌握提供利用工作的效果和動態(tài)，并通過分析研究，提供最便捷、有效的服務方法和途徑。從而有效降低信息不對稱現(xiàn)象帶來的不利影響。另一方面，要深度挖掘企業(yè)檔案信息資源，為檔案利用者服務。企業(yè)要振興發(fā)展，不但要從市場上收集各類信息為企業(yè)建設服務，更重要的是要從企業(yè)檔案資源中獲取有價值的信息。因為，企業(yè)發(fā)展具有連續(xù)性，檔案作為潛在的具有歷史價值的信息，開發(fā)及時，應用得法，會很快轉化為生產(chǎn)力，幫助企業(yè)在市場競爭中取勝。這樣才能盡量緩解企業(yè)檔案 發(fā)利用過程中的信息不對稱，從而解決出現(xiàn)的延誤和錯誤現(xiàn)象。
三、實施企業(yè)歸檔范圍動態(tài)更新
企業(yè)員工檔案工作的管理的不規(guī)范和信息不對稱現(xiàn)象嚴重影響了企業(yè)檔案的資源構成。實施企業(yè)歸檔范圍的動態(tài)更新，可以促進企業(yè)檔案部門與各部門員工之間的積極溝通，從而降低由于雙方之間的信息不對稱造成的不利影響，促進企業(yè)檔案信息資源建設。文件歸檔范圍是檔案收集的依據(jù)，對于企業(yè)檔案信息資源的建設具有關鍵的指導和約束作用。傳統(tǒng)企業(yè)的歸檔范圍往往是“一錘定終身”，在很大程度上不適應現(xiàn)代企業(yè)的需求。為了避免檔案收集的盲目性、隨意性，首先要準確界定歸檔范圍，對傳統(tǒng)企業(yè)文件歸檔范圍做適時適當?shù)恼{(diào)整。企業(yè)檔案部門應該圍繞企業(yè)經(jīng)濟目標，拓寬檔案收集的廣度；結合企業(yè)信息化進程，拓展檔案收集的深度。現(xiàn)代企業(yè)管理是充滿活力，不斷創(chuàng)新的過程，現(xiàn)代企業(yè)文件歸檔范圍的制定也需要隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展，即真正做到“與時俱進”。
當前職工檔案管理存在的主要問題
1 檔案丟失、損毀。由于企業(yè)改組、改制、兼并、破產(chǎn)或是由于單位歸屬變化、單位搬家、檔案管理人員變動等原因，職工檔案沒有及時妥善處置，造成職工檔案的丟失、損毀。
2 檔案信息失真。由于部分單位具體工作人員或本人沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，檔案年齡前后不一致、出現(xiàn)多個參加工作時間、個人經(jīng)歷前后記錄不完整等，造成個人檔案信息失真、可信度差。
3 自動“棄檔”。在市場經(jīng)濟環(huán)境下，有些職工頻繁“跳槽”，幾經(jīng)調(diào)動后，個人檔案已不知去向-還有些職工在單位不同意調(diào)動的情況下，不辭而別，自動“棄檔”，對個人檔案棄置不顧。
4 強行“扣檔”。一些單位為了留住人才，在留人不成的情況下，強行扣留職工檔案，還有一些單位以員工離開單位時不交培訓費、不退住房、不交納違約金為理由扣留職工檔案不放；更有個別單位為達到控制職工的目的，強行扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)轉手續(xù)、養(yǎng)老保險或醫(yī)療保險等。
5 自行“建檔”。針對“扣檔”現(xiàn)象，一些單位提出可以不要檔案，而在用人單位重建檔案以達到人才引進的目的。重新建檔的內(nèi)容主要有恢復原有身份、連續(xù)計算工齡等。
6 職工檔案轉遞問題。有些單位由于經(jīng)濟不景氣，管理松懈，對職工檔案的轉遞制度執(zhí)行不嚴，放任職工自帶檔案直接去就業(yè)；還有個別職工圖方便，干脆把檔案放在自己手里。
7 不建立職工檔案。有些勞動密集型企業(yè)、為數(shù)不少的私營企業(yè)和一些計劃經(jīng)濟時代的集體企業(yè)，用工不規(guī)范，與企業(yè)職工不簽用工合同，不建立職工檔案。
職工檔案管理存在問題的原因
1 收集鑒定工作不到位，內(nèi)容缺乏實用性和真實性。一些基層單位檔案意識薄弱，檔案材料收集不全，不能做到及時補充新材料，導致部分檔案材料不完整，不能跟上個人經(jīng)歷的變化。另外，是鑒定工作問題。近幾年來，年齡、工齡、學歷等造假現(xiàn)象嚴重影響了職工檔案的真實性和嚴肅性，給有關部門工作帶來了很多麻煩。在這些問題中，無論是個人為了自己的利益而故意篡改檔案，還是填寫過程中的失誤和管理的差錯，歸根到底還是職工檔案管理標準不統(tǒng)一、管理制度不健全及鑒定工作沒有真正發(fā)揮作用。收集和鑒定工作的不到位，直接導致職工檔案的作用被削弱，嚴肅性降低。
2 職工檔案管理“分散多頭”。主要表現(xiàn)在兩個方面：一是保管分散。職工檔案有的保存在當前用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心、職業(yè)介紹中心，甚至保存在私人手中，使得一個單位的職工檔案處于一種“分散”的管理狀態(tài)。二是隸屬混亂?，F(xiàn)行的職工檔案管理體制是在計劃經(jīng)濟時代建立起來的，參與管理職工檔案的有組織、人事、勞動、企業(yè)主管等部門，甚至一些無權保存和管理人事檔案的部門、單位、中介機構也保存和管理職工檔案。職工檔案出現(xiàn)“多頭”管理狀態(tài)，常常導致在出現(xiàn)問題的時候各個部門之間權責不明、相互推諉。職工檔案的“分散多頭”管理，使得職工檔案成為許多單位控制人才流動的一種重要工具。
3 職工檔案管理費用過高。按照現(xiàn)行的職工檔案管理政策，職工檔案保存在用人單位、人才交流中心或職業(yè)介紹中心。保存在用人單位的，可以不需要交納檔案保管費用。保存在人才交流中心或職業(yè)介紹中心的，需要交納一定的檔案保管費用。目前的收費標準大約在每人每月10～20元之間，但從人才交流中心或職工介紹中心調(diào)出職工檔案時，尤其是流動人員的檔案，有些地方需要一次納4000～6000元不等檔案管理費。這樣的標準對于還沒有找到正式工作、還不能掙取生活費用的人來說，是一種嚴重負擔，結果導致不少人員被迫或主動“棄檔”。
4 檔案法律法規(guī)不健全，可執(zhí)行性差。涉及職工檔案和專門針對職工檔案的法律法規(guī)有不少，寬泛的有《檔案法》，專門的有《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、《流動人員檔案管理條例》等等，但這些法律法規(guī)管理調(diào)節(jié)范圍卻難以涵蓋到所有職工檔案工作情況，或有涉及卻難以真正執(zhí)行，與現(xiàn)實中的問題存在矛盾，在一定程度上缺乏可行性。
加強職工檔案管理的根本措施
加強職工檔案管理的根本措施就是要緊緊圍繞“以人為本”、“構建和諧社會”的原則和要求，抓緊對《檔案法》的修改，將職工檔案的管理規(guī)范納入檔案管理體系之中，切實保障人民群眾的合法權益。修改《檔案法》增加職工檔案管理內(nèi)容要體現(xiàn)以下幾點原則：
1 “救濟”的原則。救濟的思路，是指為保護當事人的原權利，在當事人的原權利受損的情況下，賦予原權利人救濟受損權利的權利。它是不當行為人的行為發(fā)生時，法律對社會資源的再分配，屬于“矯正的正義”范疇。從執(zhí)政為民關注民生的角度來看，建立人事檔案救濟制度不失為當前的一種有效措施，《檔案法》的修改也應從救濟的角度考慮。黑龍江省哈爾濱市和江蘇南通市分別通過地方法規(guī)和規(guī)范性文件，對此進行了有益的嘗試，值得借鑒。《哈爾濱市檔案管理條例》第二十條：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織人事檔案發(fā)生丟失、損毀的，有關單位應當及時采取補救措施。補救材料由市人民政府指定的市級行政管理部門予以認定或者批準。具體認定辦法由市人民政府另行制定。經(jīng)認定的補救材料與原檔案具有同等的法律效力。”南通市在實踐上先行了一步，為確保人事檔案的完整與安全，保障檔案合法、有效利用，切實保護公民的有關合法權益不受侵犯，出臺了《南通市人事檔案救濟的暫行規(guī)定》，明確指出人事檔案救濟是指公民因人事檔案缺損、丟失等原因影響有關待遇的正常享受，由公民本人或其所在單位提出申請，由行政機關啟動的行政救濟制度，并從啟動、救濟、效力等幾方面作了具體的規(guī)定。
雖然部分企業(yè)針對下崗職工人事檔案管理制定了相應的措施，但是執(zhí)行力度較為薄弱。與此同時，不能與社會逐漸增長的檔案服務需求相適應。從整體層面分析，下崗職工人事檔案管理還存在以下問題：（1）檔案庫建設不具規(guī)范性。部分企業(yè)在下崗職工人事檔案管理方面，通常表現(xiàn)為不能將這項管理獨立開來，常常將其與在職檔案共同管理，這樣很容易發(fā)生混淆狀況。并且，檔案庫建設在安全保障、建筑面積以及設施設備匹配方面與國家檔案管理相關標準尚且還有一定的差距。（2）管理模式較為落后。受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，導致下崗職工人事檔案管理模式較為落后，不能與時俱進，缺乏信息化管理以及標準化管理，并且在檔案服務方面也較為單一，不能滿足下崗職工的檔案服務需求。（3）信息化程度偏低，缺乏專業(yè)人才。下崗職工人事檔案管理要想更具規(guī)范化與標準化，實現(xiàn)信息化管理模式便顯得極為重要[2]?，F(xiàn)狀下，卻存在信息化程度偏低的現(xiàn)象。與此同時，還缺乏專業(yè)人才，以此使現(xiàn)代化檔案管理技術無法有效實施于下崗職工人事檔案管理當中，進而使此項工作的作用及效能大大弱化。
2.加強下崗職工人事檔案管理的有效策略探究
2.1加強“三個體系”建設
對于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強化，便需要以國家檔案管理要求為依據(jù)，進一步落實“三個體系”建設：其一，構建覆蓋企業(yè)下崗職工的檔案資源體系。其二，構建能夠為企業(yè)下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對能夠保證企業(yè)下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對于上述“三個體系”需進行統(tǒng)一進行有機整合，強化建設，以此使下崗職工人事檔案管理更具規(guī)范性及標準性。
2.2原單位加強下崗職工檔案管理
對于原單位來說，不能對下崗職工檔案不管不問，需繼續(xù)加強此項工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強的生產(chǎn)技能及豐富的工作經(jīng)驗。因此，下崗職工的檔案還有保存價值。針對這一情況，原單位便需要對下崗職工的檔案進行收集、立卷、建賬。
2.3加強下崗職工檔案的保管及利用
一方面，對于下崗職工檔案，其管理權限需轉交給政府授權的人才服務機構，配置專人管理，同時設置專門的庫房及裝具，構建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規(guī)范性及科學性。另一方面，對于下崗職工檔案的查閱，需具備相關單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報表進行詳細填寫，在審核通過后才允許查閱。
2.4融入現(xiàn)代化檔案管理方法
將人力資源與保障信息系統(tǒng)作為依托，對數(shù)字檔案管理子系統(tǒng)進行開發(fā)，同時采取循序漸進以及逐漸擴大的模式，使企業(yè)下崗職工的人事檔案實現(xiàn)數(shù)理化處理[4]。要想做好此項工作，需要充分做好一下幾點：其一，對數(shù)字化處理中的質(zhì)量管理進行強化。對數(shù)據(jù)錄入工作人員進行知識、技能及業(yè)務方面的培訓，以此使檔案數(shù)據(jù)的可靠性及準確性得到有效保證。其二，對規(guī)范合理的電子檔案系統(tǒng)管理模式進行構建。結合檔案的數(shù)字化工作，把目前企業(yè)下崗職工人事檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現(xiàn)代化技術，使檔案管理水平得到有效提升。這些現(xiàn)代化技術包括智能搜索引擎、數(shù)據(jù)挖掘技術以及云計算技術等。其中，智能搜索引擎在充分應用的基礎上，能夠為檔案檢索目錄的創(chuàng)建提供便利，進一步構建信息檢索系統(tǒng)，從而使檔案資源管理服務水平得到有效增強。對數(shù)據(jù)挖掘技術進行利用，能夠使庫存檔案結構更加優(yōu)化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進一步為下崗職工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務?？偠灾?，融入現(xiàn)代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規(guī)范、更加科學，值得業(yè)內(nèi)人士借鑒及思考。
3.結語
1.管理理念滯后。管理觀念落后，導致管理制度無法創(chuàng)新。普遍存在著部分領導對檔案管理工作認識不夠，沒有將管理工作列入工作日程。存在重視管理、疏于利用的現(xiàn)象。使人事檔案平時不受重視，關鍵時刻方顯其重要的現(xiàn)象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依據(jù)，有些仍然沿襲過去的管理制度。制約了檔案管理工作的正常運行，檔案管理制度喪失了創(chuàng)新性。
2.對人事檔案管理的重視程度不高。長久以來，企業(yè)內(nèi)部分領導對人事檔案管理工作的認識存在一定錯誤，最重要的就是對于人事檔案管理工作認識不全面。認為檔案管理工作只是簡單保管人事檔案，與單位的其它事物相比，沒有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件，不泄露職工檔案秘密，在檔案外調(diào)、查檔時能夠應付過去就行了。更有甚者，認為管理檔案只是一些檔案部門應該管理的事務，完全沒有將檔案工作放在心上，從不過問檔案管理工作的情況，沒有意識去管。
3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進行改革后，當利用人事檔案時，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現(xiàn)象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動性增強，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動而轉移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經(jīng)歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續(xù)性。在畢業(yè)后的實習單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現(xiàn)象。第二類，企業(yè)引進人才后，很少查看人事檔案，上級領導也是根據(jù)個人的實際工作業(yè)績對員工進行考核。在人才市場找工作時，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會導致檔案斷檔。第三類，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和進步，尤其是在對人才進行市場化之后，人才流動性越來越強。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動人才，導致人檔分離的現(xiàn)象越來越嚴重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業(yè)對檔案不做要求，更加惡化了這種現(xiàn)象。
4.管理質(zhì)量不高。管理質(zhì)量低，導致無法有效使用人事檔案。受傳統(tǒng)觀念中偏重政治、輕視業(yè)務的影響，許多企業(yè)的人事檔案缺乏個人色彩，有相當大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統(tǒng)信息。比如我們經(jīng)?？吹降恼蚊婷?、受過何等獎勵或處罰情況等，忽略了對人才類型的反映，管理才能的介紹，技術專長的透析。缺乏對個人特征的具體描述，存檔內(nèi)容不夠?qū)嵱?，難于創(chuàng)新；沒有及時對人事檔案的收集和補充，缺乏主動性，沒有一定的制度約束。或者在收集和鑒定時沒有充分落實到位，降低了人事檔案的可信度。除被動記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導致人力資源的浪費。5.信息化程度不高?？茖W技術不斷進步，計算機科學的飛速發(fā)展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。但關于信息化管理仍有很多技術方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對人事檔案進行管理的時候還沒有大規(guī)模使用計算機技術，這些都會導致管理效率的下降，并且還會浪費一定的資源。
二、改進檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實地反映一個人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調(diào)配情況、職務評聘、培訓、工資待遇情況，對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進行綜合考察，不斷地對檔案的內(nèi)容進行充實。對于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經(jīng)過仔細鑒別，通過多種渠道核對，記錄進人事檔案的信息應該準確并且真實，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時所記錄的對象必須明確，有很完備的手續(xù)，具有很高的保存價值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對材料進行歸檔處理，需要經(jīng)過鑒別確認、討論后根據(jù)相應情況進行處理。
2.整理人事檔案。對檔案進行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴格進行整理和分類并按照一定的規(guī)律編號、入柜。同時應該對人事檔案建立科學合理的統(tǒng)計和登記制度，對不同類的檔案建立相應的檔案名冊。固定時間對檔案進行檢查核對，必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時解決，如果問題較嚴重，還可以制定相應的政策防止此類問題再次發(fā)生。并且要嚴格落實保密制度，確保個人檔案的安全和準確，不得因個人原因泄露他人資料，危害他人權益。當整理校驗相關人事檔案材料時，如果發(fā)現(xiàn)不需要歸檔的材料，必須填寫關于檔案材料管理的清單，并向相關部門領導報告，請求審查和批準。在銷毀時必須由專人負責銷毀，并需有專人監(jiān)督。
3.改進人事信息管理質(zhì)量。只有將信息管理的質(zhì)量進行提高，才能給各個高校的教職工人員提供好的服務，事實上人事檔案的管理工作是一個對專業(yè)性要求很強的工作，并且目前各個高校的信息技術在不斷快速的發(fā)展，及時提高人事信息管理的質(zhì)量對于整個高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個高校的人事管理部門就應針對自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項重要任務。除此，還要特別重視對人事檔案進行開拓收集，因為開拓性質(zhì)的收集能夠使得整個人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時在對人事檔案進行科學的保管及規(guī)范的整理的基礎上，還要對于人事檔案的信息資源進行積極開發(fā)，可通過局域網(wǎng)機建立的方式，在信息和網(wǎng)絡的平臺上面，為人們提供更好的服務，并且為高校在教學的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質(zhì)。隨著科學技術的不斷進步，技術不斷更新，人事檔案管理信息化已經(jīng)得到了大家的普遍認可。計算機水平也在飛速發(fā)展，人事檔案管理由人工化向數(shù)字化過渡已是大勢所趨，這也是社會進步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質(zhì)較高，最好選擇作風優(yōu)良、有責任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應的管理部門應該定期或不定期對相關人員組織業(yè)務培訓，不僅僅讓他們學習先進的知識以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養(yǎng)他們的責任感，讓他們在未來的工作中發(fā)光發(fā)熱。
5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數(shù)集團公司的公司規(guī)模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現(xiàn)象帶來的后果，對個人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規(guī)定：一旦發(fā)現(xiàn)不具有保存價值或者按規(guī)定屬于銷毀處理的檔案材料時，必須經(jīng)由相關領導的確認批準，才能對人事檔案材料進行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進行15年保管。如果在15年后無人領取，可報請集團相關領導，得到審核同意后才可進行銷毀。對企業(yè)、對國家、省有過特殊貢獻及國家、省和市級模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時或銷毀工作沒有完成得當，就會影響企業(yè)的檔案管理工作，同時還給相關人員造成很大的負擔，也會成為人事檔案管理工作進入現(xiàn)代化的阻礙。
三、結語
1.1企業(yè)職工檔案處理監(jiān)管缺失，處置隨意性較強
對于大多數(shù)以營利目的為主的企業(yè)來講，檔案與檔案工作雖然能夠在企業(yè)日常行政管理與經(jīng)營活動中發(fā)揮著較大的參考憑證作用，但它卻始終被劃歸到相對低調(diào)的工作崗位類別。與企業(yè)類別檔案，如科技檔案、產(chǎn)品檔案或營銷檔案等相比，職工檔案往往呈現(xiàn)出數(shù)量大、內(nèi)容繁雜、涉及利用群體范圍廣等特點。從檔案重要程度和影響主體范圍上來看，職工檔案本應當成為企業(yè)檔案管理的重點資源，也是企業(yè)在轉制或破產(chǎn)過程最應被關注的檔案資源，因為職工檔案記錄的不僅僅是企業(yè)職工工作方面的信息，還與企業(yè)職工相關待遇認定與辦理其他保險業(yè)務息息相關。但是根據(jù)筆者通過實地走訪和網(wǎng)絡調(diào)研的結果來看，很少有企業(yè)在轉制或破產(chǎn)過程中會對企業(yè)檔案給予關注，即使是關乎企業(yè)員工利益的干部人事檔案和職工檔案也很少被納入到企業(yè)破產(chǎn)清算日程中，因此大量職工檔案由于缺乏有效的監(jiān)管，被企業(yè)員工或社會人員隨意處置。據(jù)筆者調(diào)查，大部分企業(yè)所制定的檔案管理制度不夠完整，管理規(guī)范性與科學性相對較差，不同類別、不同載體和不同保管期限的檔案混雜管理，特別是干部人事檔案和職工檔案設檔隨意，材料歸檔、歸類、歸卷不規(guī)范、不及時，部分檔案材料常年堆積，難以正常歸卷，進而導致大部分企業(yè)職工檔案材料殘缺不全、內(nèi)容混亂，由此很難在企業(yè)改制或破產(chǎn)之前被重視。與此同時，在企業(yè)破產(chǎn)清算或改制過程中，職工檔案往往無專人監(jiān)管、后續(xù)接收單位無法落實，以至于職工檔案大多被認為是無價值材料，隨意由他人處置，造成檔案的損毀與丟失。
1.2企業(yè)職工對自身檔案保存狀態(tài)的漠視
筆者在對部分企業(yè)職工進行職工檔案管理相關問題的調(diào)查中，有超過70%的一線職工不清楚自己檔案究竟包括哪些內(nèi)容，不清楚職工檔案保管的相關制度與規(guī)范；有超過90%的一線工人認為職工檔案只有到自己退休時才會發(fā)揮作用，平常并不在乎它的保管狀態(tài)如何。由此，筆者認為當前我國大部分企業(yè)職工對自身檔案保管狀態(tài)的漠視致使其在企業(yè)轉制或破產(chǎn)時忽略其個人檔案的處理，致使個人檔案出現(xiàn)丟失或損毀的狀況卻毫無察覺。據(jù)相關媒體統(tǒng)計，自2005年以來發(fā)生的針對職工檔案丟失與損毀而造成企業(yè)職工利益受損的案件，幾乎100%的企業(yè)職工對企業(yè)改制或破產(chǎn)后個人檔案的去向毫無意識，而直到自己退休或辦理相關保險時才開始關注自己職工檔案的去向問題，而那些早已破產(chǎn)十多年的企業(yè)根本無法準確給出職工檔案的去向，企業(yè)職工的利益難以保障。與此同時，大部分下崗分流的職工平時缺少對自身權益受損而維權的意識與能力，多數(shù)職工選擇默認、上訪或打鬧等非理方式解決問題。由此引發(fā)了不少下崗職工與企業(yè)之間的矛盾沖突事件。筆者認為對自身個人檔案保管狀態(tài)的漠視、缺少對個人檔案的保護意識、對丟失檔案而權益受損維權途徑的陌生等原因造成了大批企業(yè)職工不得不面臨“老無所養(yǎng)”悲慘境地的現(xiàn)狀。
1.3相關部門的監(jiān)管不力
我國在2006年出臺了《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法》對企業(yè)破產(chǎn)過程中的法律問題進行了解釋，明確企業(yè)破產(chǎn)過程中各行為主體的職責。其中第四章關于“企業(yè)財產(chǎn)”的司法解釋對債權人的財產(chǎn)范圍以及在破產(chǎn)程序過程中的財產(chǎn)處理與分配進行了規(guī)定，其中并未明確企業(yè)檔案處置的相關問題。目前國內(nèi)尚未針對改制或破產(chǎn)企業(yè)檔案處置問題出臺相關法律法規(guī)，但地方檔案行政管理部門曾經(jīng)對該問題出臺相關條例，如遼寧省檔案局在1997年頒布了《遼寧省破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定》，其中第五條規(guī)定：“破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應當納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產(chǎn)清算組成員單位，負責組織、監(jiān)督、指導破產(chǎn)企業(yè)檔案的價值鑒定和清理移交工作。破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負責人及檔案室（館）人員負責破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作?！钡菣n案行政主管部門真正介入到破產(chǎn)企業(yè)清算程序中對破產(chǎn)企業(yè)檔案進行接收和指導卻較難實現(xiàn)，特別是該規(guī)定只針對國有企業(yè)，而對私人企業(yè)、外資企業(yè)卻難以發(fā)揮約束作用。雖然我國綜合檔案館歸檔范圍中明確指出撤銷機關檔案是綜合檔案館館藏資源的主要補充源，但這個規(guī)定只針對政府機構或事業(yè)單位，而破產(chǎn)企業(yè)的檔案是否可以被綜合檔案館接收卻無法得到相關部門的回應。特別是像企業(yè)職工檔案這樣關乎成千上萬破產(chǎn)企業(yè)員工日后切身利益的檔案，人事部門、勞動部門和檔案部門都沒有接收的義務與規(guī)定。由此導致破產(chǎn)企業(yè)即使有上交檔案的意愿，卻沒有機構愿意接收，進而造成檔案的隨意丟棄。
2破產(chǎn)企業(yè)職工檔案監(jiān)管與接收的流程
破產(chǎn)企業(yè)職工檔案監(jiān)管與接收流程應納入到企業(yè)破產(chǎn)清算流程之中，并作為企業(yè)破產(chǎn)清算的必備程序要予以保留。由此，筆者結合了當前我國企業(yè)破產(chǎn)清算流程提出破產(chǎn)企業(yè)職工檔案監(jiān)管與接收的基本流程（見圖1）。根據(jù)《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法（試行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院關于貫徹執(zhí)行<中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法（試行）>的若干問題的意見》（1991年11月1日）、《中華人民共和國民事訴訟法》和有關法律法規(guī)的規(guī)定企業(yè)破產(chǎn)清算工作主要包括四個環(huán)節(jié)：企業(yè)申請破產(chǎn)并受理、成立企業(yè)破產(chǎn)清算組負責企業(yè)破產(chǎn)清算、破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)清算、形成并公布企業(yè)破產(chǎn)清算報告。
2.1企業(yè)破產(chǎn)清算前檔案部門的工作職責
根據(jù)我國相關法律，企業(yè)進入破產(chǎn)程序要向當?shù)胤ㄔ荷暾?，具體要求為：首先，嚴重虧損，無力清償?shù)狡趥鶆盏钠髽I(yè)由其債權人或債務人向企業(yè)所在地法院提交破產(chǎn)申請；其次，人民法院依法裁定并宣告企業(yè)破產(chǎn)，企業(yè)由此正式進入破產(chǎn)程序。企業(yè)進入破產(chǎn)程序后，由人民法院自宣告之日起15日內(nèi)成立清算組。清算組由人民法院與同級人民政府協(xié)商指定由企業(yè)上級主管部門、財政、計委、審計、稅務、物價、勞動人事、工商行政管理局等部門的人員和律師會計師等專業(yè)人員組成。此時，當?shù)貦n案行政管理部門要介入到企業(yè)破產(chǎn)清算組，負責清算過程中對破產(chǎn)企業(yè)檔案的清查、監(jiān)管及在破產(chǎn)清算期企業(yè)人事檔案管理；其次根據(jù)破產(chǎn)企業(yè)檔案保管現(xiàn)狀，初步提出破產(chǎn)企業(yè)職工檔案清查的方案。
2.2企業(yè)破產(chǎn)清算中檔案部門的工作職責
企業(yè)破產(chǎn)清算過程中包括兩大環(huán)節(jié)：破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)清算和形成破產(chǎn)企業(yè)清算報告。破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)清算包括對破產(chǎn)企業(yè)的財產(chǎn)的保管、清理、估價、處理和分配等5項內(nèi)容，其中由檔案部門直接參與的有保管、清理和處理三個環(huán)節(jié)。首先，破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)保管環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是要對破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)進行集中收管，凍結企業(yè)涉及企業(yè)財務、資產(chǎn)的活動。檔案部門在此階段的工作職責是對破產(chǎn)企業(yè)檔案進行封存，追回散存在機構其他部門的檔案材料；凍結企業(yè)人力資源調(diào)動、轉出和離退休程序，對干部人事檔案和職工檔案進行集中收存。其次，破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)清理環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是指清算組對破產(chǎn)企業(yè)的財產(chǎn)進行權屬界定、范圍界定、分類界定和登記造冊的活動。檔案部門在此環(huán)節(jié)要依據(jù)企業(yè)檔案部門提供的各種檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，對破產(chǎn)企業(yè)檔案的數(shù)量進行核實與清查，并對檔案門類與數(shù)量進行分類造冊，對在保管環(huán)節(jié)要求歸入檔案部門卻散失在檔案部門外的檔案進行追討；核實干部人事檔案與職工檔案的內(nèi)容完整性與真實性，對職工檔案中存在的缺失檔案現(xiàn)象要求當事人或企業(yè)相關人補齊相關材料或提交檔案缺失說明。再次，破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)的處理環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)一般指清算組對破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)中非貨幣財產(chǎn)變現(xiàn)為貨幣財產(chǎn)的過程。由于企業(yè)檔案不具備變現(xiàn)的性質(zhì)，因此對企業(yè)檔案的處理主要指檔案館根據(jù)破產(chǎn)企業(yè)檔案的類別、質(zhì)量與數(shù)量確定檔案的歸屬方案。一般來說，企業(yè)職工檔案涉及面廣，內(nèi)容多而雜，且日后利用頻繁，所以這類檔案要與文書檔案、科技檔案、財會檔案等檔案要分別確定歸屬對象。最后，檔案部門要對破產(chǎn)企業(yè)檔案清算情況進行總結，指明對破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理情況和處理情況，進一步細化破產(chǎn)企業(yè)檔案的歸屬流向，著重對與企業(yè)自身和企業(yè)職工切身利益相關的檔案的處理情況進行詳細說明，并將企業(yè)員工關注的職工檔案清理與歸屬流向情況進行公布。
2.3企業(yè)破產(chǎn)清算后檔案部門的工作職責
企業(yè)破產(chǎn)清算結束后，破產(chǎn)企業(yè)檔案的接收與保管要按照破產(chǎn)清算報告的內(nèi)容予以執(zhí)行。國有企業(yè)破產(chǎn)后，其人事檔案和職工檔案由當?shù)厝耸禄騽趧庸芾聿块T負責接收，而其他檔案由當?shù)鼐C合檔案館負責接收與保管。非公有制企業(yè)破產(chǎn)后，除職工檔案外，其他類型檔案可由當?shù)鼐C合檔案館進行選擇性接收，或由所轄地街道辦事處負責接收，或者由其上級主管部門或業(yè)務主管部門負責接收，而干部人事檔案和職工檔案因涉及到破產(chǎn)企業(yè)員工的利益，筆者建議由當?shù)鼐C合檔案館、人事部門、勞動管理部門協(xié)商建立統(tǒng)一破產(chǎn)企業(yè)職工檔案保管機構，或由勞動管理部門牽頭，綜合檔案館負責對這部分人事檔案和職工檔案進行代管。此外，在職工檔案交接過程中，破產(chǎn)企業(yè)代表和企業(yè)職工代表要全程參與，以保證檔案交接的準確性與公正性。
3破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理的保障措施
3.1破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理與接收監(jiān)控機制
綜合檔案館應承擔破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的接收與業(yè)務指導工作，特別是要介入破產(chǎn)企業(yè)清算流程，著重對破產(chǎn)企業(yè)檔案，特別是要關注該企業(yè)職工檔案的流向。由此，綜合檔案館應結合其轄區(qū)內(nèi)企業(yè)人力資源管理活動和企業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀制定企業(yè)職工檔案管理的監(jiān)控制度，定期對轄區(qū)內(nèi)企業(yè)職工檔案管理情況進行業(yè)務指導與監(jiān)督，并著重留意有破產(chǎn)或改制傾向的企業(yè)，為其做好破產(chǎn)前企業(yè)檔案的封存、清點與確定檔案接收單位的工作。具體工作可以從以下幾個方面展開：其一，結合《機關干部人事檔案管理條例》的相關內(nèi)容，實施企業(yè)職工檔案的歸檔范圍與類別的標準化，定期對企業(yè)職工檔案的數(shù)量與案卷質(zhì)量進行評估；其二，及時介入企業(yè)破產(chǎn)清算流程，檔案行政主管機構要主動介入到破產(chǎn)企業(yè)的清算工作中，并將企業(yè)職工檔案的提前監(jiān)管與后期善后納入到企業(yè)破產(chǎn)清算流程；其三，積極主動聯(lián)系破產(chǎn)企業(yè)職工檔案接收單位，在未明確企業(yè)職工檔案接收單位前，綜合檔案館要負責對該部分檔案進行規(guī)范化整理、清點和登記，并與相關行政管理機構，特別是社會勞動保障機構、人事機構和企業(yè)管理機構協(xié)商，確定企業(yè)職工檔案的后續(xù)管理問題；其四，調(diào)研論證、建設企業(yè)職工檔案聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺，特別要為轄區(qū)內(nèi)非國有制企業(yè)職工建立職工檔案與檔案信息追蹤平臺，一方面提高對非國有制企業(yè)職工檔案管理的監(jiān)控，及時掌握破產(chǎn)企業(yè)檔案動態(tài)，及時介入破產(chǎn)企業(yè)檔案接收程序；另一方面為企業(yè)員工查詢其個人檔案保存狀態(tài)提供服務平臺。
3.2建立破產(chǎn)企業(yè)檔案接收中心，集中保管破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案
為進一步規(guī)范破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的接收與保管，勞動部門與檔案部門可以聯(lián)合建立破產(chǎn)企業(yè)檔案職工檔案接收中心，主要負責對破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的接收和善后處理，規(guī)范企業(yè)職工檔案的歸檔材料內(nèi)容，為企業(yè)職工提供必要的人事檔案轉出、審核和檔案信息資源服務。2009年哈爾濱市南崗區(qū)成立了首家破產(chǎn)企業(yè)檔案管理中心，該中心由南崗區(qū)檔案局和勞動與社會保障局合力籌建，首批接收來自本區(qū)十余家破產(chǎn)或轉制企業(yè)共3萬余卷各類檔案，接收種類有文書檔案、技術檔案、經(jīng)營管理檔案、死亡檔案、財務檔案等，其中職工檔案共2453卷，涉及到5000多名企業(yè)職工人事檔案的接收與日后保管，并為該區(qū)其他務工人員提供人事檔案代管和業(yè)務咨詢服務。目前，該中心已為全區(qū)共8300余名下崗職工、非公有制企業(yè)職工、其他務工人員建立人事檔案，并為全區(qū)各類企業(yè)免費提供職工檔案的建檔與業(yè)務指導工作。該中心的成立為全區(qū)勞動力市場的穩(wěn)定、維護企業(yè)職工個人權益、保障企業(yè)人力資源管理與檔案管理的規(guī)范性提供了保障。而上海主要采取四種方式，有序分流管理本市國有破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案。一是按照改制后企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權關系，將破產(chǎn)企業(yè)職工檔案移交新的企業(yè)或上級控股公司管理；二是由控股（集團）公司或子公司授權，將破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理權限委托系統(tǒng)資產(chǎn)管理中心承擔；三是根據(jù)改制企業(yè)檔案保管容量大的需求，在各系統(tǒng)、各行業(yè)按照區(qū)域或行業(yè)板塊，建立破產(chǎn)企業(yè)職工檔案集約化管理平臺；四是與上海市綜合檔案館和上海市勞動保障局協(xié)商共管破產(chǎn)企業(yè)職工檔案。
3.3制定并出臺相關法規(guī)，使破產(chǎn)企業(yè)檔案接收程序化、規(guī)范化與法制化
關鍵詞：職工檔案管理系統(tǒng)；軟件工程；數(shù)據(jù)庫
中圖分類號：TP319文獻標識碼：A文章編號文章編號：1672-7800（2013）012-0087-02
作者簡介：董引娣（1984-），女，碩士，重慶城市管理職業(yè)學院講師，研究方向為計算機教育。
0引言
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)的職工人數(shù)也在不斷擴大，如何對其進行有效管理成為當前管理者較為關注的問題。如果能實現(xiàn)檔案管理自動化，無疑將給公司管理部門帶來極大方便。職工檔案管理一直以來被視為一項瑣碎、繁雜而又十分細致的工作，而傳統(tǒng)的手工管理和文件管理方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，且時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)、查找不方便、維護更新不及時等弊端。該系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更方便的方式對職工進行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關信息。正是計算機技術的迅速發(fā)展使得人們從過去繁雜的手工勞動中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進而為企業(yè)及職工提供方便。
1系統(tǒng)功能描述
通過對系統(tǒng)的實際用戶及使用部門的負責人進行訪問調(diào)查，同時綜合互聯(lián)網(wǎng)上的相關資料表述，從而對系統(tǒng)所要實現(xiàn)的目標有一個明確的認識。該系統(tǒng)的用戶主要是普通用戶（職工）和系統(tǒng)管理員，職工主要通過該系統(tǒng)對自己的基本信息及考勤信息進行瀏覽、編輯、查詢等，如果需要則對其進行打印操作，以期通過對系統(tǒng)的操作及時更新自己的檔案信息，以便公司人事部門統(tǒng)計。而系統(tǒng)管理員則負責數(shù)據(jù)的存儲及系統(tǒng)的維護，擁有比普通用戶較多的功能，可對其檔案、簡歷等進行及時更新，可添加、修改、刪除職工的信息。不同權限的用戶可通過自己擁有的權限進入相同的系統(tǒng)界面，但操作不同的功能。
2各模塊之間的關系及系統(tǒng)結構
職工檔案管理系統(tǒng)主要包含部門管理、檔案管理、檔案查詢、數(shù)據(jù)庫管理、系統(tǒng)管理，內(nèi)容涉及較多。主要是對職工的各項信息進行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢等功能，同時可對查詢結果進行打?。粩?shù)據(jù)庫管理主要對數(shù)據(jù)庫進行備份，以免出現(xiàn)異常情況時使數(shù)據(jù)庫丟失；系統(tǒng)管理主要是對用戶的登錄信息進行添加、修改等操作。
3系統(tǒng)處理流程
系統(tǒng)的整個處理流程如圖2所示，系統(tǒng)管理員可以對系統(tǒng)進行職工信息的添加、修改、刪除、查詢等操作，而職工可利用系統(tǒng)進行檔案信息及考勤信息的查詢、登錄密碼的修改等操作。這些檔案信息和考勤信息等數(shù)據(jù)信息都存儲在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，當執(zhí)行這些相關操作時，存儲在數(shù)據(jù)庫中的相關數(shù)據(jù)信息會從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出，在屏幕上顯示出相關的操作結果，并且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫會對數(shù)據(jù)信息進行及時的更新和維護等，以保證顯示的信息結果正確無誤。
4系統(tǒng)主要功能劃分
4.1部門管理
部門信息包括部門編號、部門名稱、部門負責人、部門電話等信息，用戶可以瀏覽各信息。通過TreeView控件和ListView控件，實現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫的字段信息添加到TreeView中，數(shù)據(jù)庫里的字段將以目錄的形式呈現(xiàn)給用戶，單擊一個字段可以顯示該字段的數(shù)據(jù)信息，界面類似于資源管理器，利用ListView顯示數(shù)據(jù)庫的記錄信息。
4.2檔案管理
檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個人簡歷管理。這些功能因用戶使用系統(tǒng)權限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權限，只能對職工的信息進行瀏覽。
4.3職工信息管理
職工信息管理包括對職工的基本信息進行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細資料進行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊如下：
（1）基本信息的添加。管理員首先進入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個添加信息的按鈕，點擊該按鈕進入添加信息的界面。職工信息的添加窗體使用了兩個Frame控件及多個TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工的各項信息進行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會出現(xiàn)提示框，告訴用戶哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時間及進入公司的時間都必須為日期型。必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
（2）基本信息的查詢。為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢時用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，點擊開始搜索按鈕，便可以查詢出自己想要的信息。該查詢的優(yōu)點在于方便用戶做任何查詢，管理員可以輸入任何可提供的數(shù)據(jù)來進行查詢，顯示信息為所有數(shù)據(jù)庫中提供的數(shù)據(jù)。
（3）職工信息的查詢。輸入一定的查詢條件（某一或某些條件），單擊開始搜索按鈕將會對該條件進行查詢并顯示查詢結果。
4.4職工考勤管理
職工考勤管理包括對職工的考勤信息進行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細資料進行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊為
考勤信息添加：管理員首先進入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個添加信息的按鈕，點擊該按鈕進入添加考勤信息的界面。職工考勤信息的添加窗體使用了兩個Frame控件及多個TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工考勤的各項信息進行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
4.5檔案查詢
當輸入一定的查詢條件時可對職工基本信息及考勤信息進行查詢。其主要子模塊為
職工考勤查詢：管理員及普通用戶均可以對考勤信息進行查詢，為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢時用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，如果數(shù)據(jù)庫中有相應的數(shù)據(jù)，點擊開始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢結果，在該控件的底部會顯示出查詢的記錄條數(shù)，職工考勤信息的查詢主要是確定所要查詢的考勤年月。打印功能是通過VB的第三方控件tubPrinter報表控件來實現(xiàn)的，該控件可以打印常見數(shù)據(jù)控件中的數(shù)據(jù)，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數(shù)據(jù)等。
5結語
對于職工檔案管理系統(tǒng)設計應盡可能做到全面、方便、快捷、友好。對于普通用戶，本軟件提供了全面的查詢統(tǒng)計功能，用戶可以根據(jù)不同的需要選擇不同的條件進行單一或組合查詢，確保提高查詢、統(tǒng)計速度，使查詢、統(tǒng)計工作變得更加便捷。
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