時間：2023-07-28 16:33:34
序論：在您撰寫人事檔案數(shù)字化建設時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
【關鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設
人事檔案管理數(shù)字化建設是需要多學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發(fā)，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。
1 人事檔案管理數(shù)字化建設的現(xiàn)狀
當今，現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設成為我國現(xiàn)代化建設的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設勢在必行。
但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領域相對落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點。
1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強
人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。
1.2 人事檔案管理的標準化、規(guī)范化程度低
人事檔案管理數(shù)字化建設的前提是基礎工作內(nèi)容規(guī)范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務管理基礎較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設的全面實施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能適應人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高
數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數(shù)字化建設的目標
既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1 日常業(yè)務管理
實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務內(nèi)容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。
2.2 數(shù)字化檔案采集
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應主要負責對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡技術實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱
數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。
（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設應注意的問題
3.1 應用軟件應統(tǒng)一
應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結構混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目，也要制定統(tǒng)一標準，確保信息共享的兼容性。
3.2 應使用先進技術構建數(shù)字化系統(tǒng)
建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。
3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的計劃與完善
要根據(jù)系統(tǒng)建設的迫切程度、資金、網(wǎng)絡規(guī)模等情況制定工作計劃和建設目標。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應用軟件。
（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關部門間的協(xié)調(diào)
外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。
3 結語
綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設應以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)為基礎，進行統(tǒng)一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務。
參考文獻
[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設[J].四川檔案，2014（01）.
[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.
作者簡介
王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。
當今，現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設成為我國現(xiàn)代化建設的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設勢在必行。但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領域相對落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點。
1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。
1.2人事檔案管理的標準化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設的前提是基礎工作內(nèi)容規(guī)范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務管理基礎較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能適應人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。
2人事檔案管理數(shù)字化建設的目標
既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1日常業(yè)務管理實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務內(nèi)容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。
2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應主要負責對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡技術實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。
（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設應注意的問題
3.1應用軟件應統(tǒng)一應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結構混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目，也要制定統(tǒng)一標準，確保信息共享的兼容性。
3.2應使用先進技術構建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。
3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的計劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設的迫切程度、資金、網(wǎng)絡規(guī)模等情況制定工作計劃和建設目標。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應用軟件。
（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。
3.4突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。
3結語
【關鍵詞】大數(shù)據(jù)；人事檔案；數(shù)字化
1引言
在信息數(shù)字化時代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業(yè)職工的個人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值效應化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對企事業(yè)人事檔案進行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續(xù)工作的時效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進行技術處理，實現(xiàn)人事檔案相關信息的數(shù)字化。與此同時，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數(shù)字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設施。
2當前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀
2.1人事檔案利用率低
由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個人經(jīng)驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺，無法對輸入數(shù)據(jù)的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺遭受網(wǎng)絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。
2.2管理模式陳舊
人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數(shù)字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個管理環(huán)節(jié)的真實性。
2.3數(shù)字化建設重視程度不足
部分企事業(yè)單位對人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務價值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數(shù)據(jù)的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關數(shù)據(jù)信息的保密問題。當前，人事檔案數(shù)字化管理平臺，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權限共享的過程中，各層級部門未能實現(xiàn)信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據(jù)當前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現(xiàn)人事檔案相關數(shù)據(jù)的共享[8]。
3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設計
隨著大數(shù)據(jù)技術的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號等結構式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結構式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數(shù)字化管理提供分析以及評估，構建管理系統(tǒng)框架見圖1。
3.1系統(tǒng)硬件設計
檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實現(xiàn)5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。
3.2系統(tǒng)軟件設計
3.2.1管理權限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權利及義務，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數(shù)字化人事檔案相關數(shù)據(jù)的共享層級。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數(shù)據(jù)技術環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數(shù)據(jù)技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲的安全性。
4結語
基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等相關技術，實現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續(xù)相關工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。
【參考文獻】
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隨著信息化、網(wǎng)絡化時代的到來，傳統(tǒng)的以手工勞動為主的重館藏、輕利用的人事檔案管理方式已不能很好適應現(xiàn)代組織人事工作的需求，正在飽受非議。人事檔案數(shù)字化越來越受到人們的追捧和關注。對于檔案材料的數(shù)字化處理，國外早在20世紀80年代就開始了，我國則開始于20世紀90年代末。所謂人事檔案數(shù)字化就是把人事檔案進行信息加工，將其轉化為可以儲存在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。用現(xiàn)代信息技術改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，實現(xiàn)無紙化運行。人事檔案數(shù)字化通過授權可以實現(xiàn)檔案資源信息共享，具有容量大、占用空間小、易保管、查閱信息快捷、減少原始紙質(zhì)檔案破損、可多人在線查閱、不受時空限制等優(yōu)勢，極大地提高了檔案管理人員的工作效率。因此，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化勢在必行。
一、全面推行人事檔案數(shù)字化管理模式面臨的問題
1.缺乏全國統(tǒng)一技術標準的人事檔案數(shù)字化軟件
人事檔案的數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案材料，按照國家規(guī)定的分類標準先進行分類、編碼，掃描后以電子版形式儲存在各種介質(zhì)載體上并能被計算機識別，通過技術手段，人們可以通過網(wǎng)絡閱讀到電子版人事檔案的內(nèi)容。由于我國的人事檔案數(shù)字化起步較晚，在實際工作中還存在諸多問題，諸如目前全國尚無一個統(tǒng)一標準的軟件或權威部門來統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)管理人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設及資源共享等工作。很多單位為了使用方便，自己開發(fā)軟件或服務外包，由于所采用的技術與方法不同，致使人事檔案數(shù)字化信息標準不統(tǒng)一，格式不盡相同，相互獨立，各自為政，人事檔案信息資源處于孤立、分散的狀態(tài)之中，形成信息壁壘，資源無法共享，將來很難納入國家統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的“大數(shù)據(jù)”平臺的管理之中。
2.專業(yè)管理人員匱乏
長期以來人事檔案總是處于被邊緣化的狀態(tài)，正如人們常說的“檔案工作用起來重要，用罷忘掉”的尷尬境地，很多單位領導并不重視此項工作。人事檔案工作是我國檔案工作的重要組成部分，是國家重要的信息資源，但只停留在了口頭上。由于受編制、資金的限制，專職、專業(yè)管理人員少之又少。人事檔案數(shù)字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特點，根據(jù)《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)范》的有關規(guī)定，實行人事檔案數(shù)字化，檔案部門應同時設置系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計員，實現(xiàn)涉密應用系統(tǒng)“三員分離”。目前許多單位一下無法配備這么多的專業(yè)人員，只能是一種構想。
3.耗時費力，重復建設
由于人事檔案具有動態(tài)性的特征，每年都有大量諸如年度考核表、聘期滿考核表、工資表、專業(yè)技術職務呈報表、干部任免材料、學籍材料等散材料入檔。首先，檔案管理人員要仔細甄別，去偽存真，要做到取之有章、拒之有據(jù)，確保人事檔案的權威性、真實性和準確性。其次，為了保證整卷檔案內(nèi)容的完整性，還要對散件進行分類編號、編注頁碼，然后才能進行掃描。
在進行數(shù)據(jù)掃描時，為保證掃描圖像的質(zhì)量，真實再現(xiàn)檔案原件的內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化工作基礎數(shù)據(jù)的質(zhì)量，一方面要求電子文檔里面文字、表格、公章圖像等必須完整清晰，沒有黑邊，留白適當，杜絕頁面歪斜、尺寸失真、曝光過度的圖像進入數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同步共存，相互印證；另一方面，由于檔案材料形成于不同時代，紙質(zhì)良莠不齊，老舊脆弱易碎。檔案材料用紙改版前，紙型大小不一，材料格式不規(guī)范統(tǒng)一。如20世紀90年代前，許多高校的成績表，就是一本小冊子，這讓工作量無形中倍增，筆者的單位員工學歷高、職稱高，每卷檔案人均掃描350頁。加之以前檔案整理裝訂為了美觀要求四邊齊，幾乎所有的檔案材料都被剪切和裱糊過，掃描時只能小心翼翼地剝離裱糊紙。因此，耗時費力，工作量大。
掃描只是人事檔案數(shù)字化發(fā)展邁出的第一步，為了能早日實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，各單位還需要投資開發(fā)軟件、架設局域網(wǎng)以及系統(tǒng)運行維護等，需要投入大量的資金和技術。
二、推進人事檔案數(shù)字化建議
1.建立國家級的大數(shù)字平臺
國家應有計劃、有步驟、有重點地盡快制定人事檔案數(shù)字化、信息化建設的總體規(guī)劃及各種標準規(guī)范。研發(fā)統(tǒng)一技術標準軟件，對網(wǎng)絡環(huán)境中數(shù)據(jù)庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡體系結構和信息處理界面等工作都要有明確的要求并在全國推行。例如美國國家人事檔案部門就開發(fā)了先進的人事檔案管理自動化系統(tǒng)軟件進行管理，采用先進的縮微技術來存儲每個公民的人事檔案信息，從而節(jié)約了大量儲存空間。借鑒國外文件中心等先進經(jīng)驗，建立起國家級的人事檔案大數(shù)據(jù)庫平臺，設立專門機構負責日常管理和維護。各單位設專職聯(lián)絡員，周掃描、月上報每名員工近期形成的檔案信息材料，逐步將各地分散的檔案信息數(shù)據(jù)連接起來，既可避免各地因重復建設造成人財物的浪費，又可以實現(xiàn)全國人事檔案信息共享。國家通過公民身份證代碼和人事檔案號，使數(shù)據(jù)庫里的檔案數(shù)據(jù)與每一個人信息關聯(lián)，從而無論人員如何流動，都會處于國家數(shù)據(jù)平臺的監(jiān)控和管理之中，使得數(shù)字化、網(wǎng)絡化的人事檔案具有無與倫比的“記錄性”和“追溯性”，真正實現(xiàn)“單位人”向“社會人”的轉變，從而有效地遏制“人檔分離”的現(xiàn)狀。
2.領導重視，加大投入
實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化建設目標，領導重視是關鍵。實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，無論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開發(fā)、系統(tǒng)平臺的運行搭建，工作量大，任務繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術和資金。要把人事檔案數(shù)字化建設列入單位整體發(fā)展規(guī)劃，充分認識到現(xiàn)代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點地推進實施，才能實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化管理的“大數(shù)據(jù)夢”。
3.培養(yǎng)和造就一支適應人事檔案數(shù)字化發(fā)展需要的高素質(zhì)的人才隊伍
檔案信息化建設亟須具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿足檔案信息化建設的全方位要求。面對新形勢、新要求，管理人員要轉變檔案“你送我裝，你來我查”的“守攤式閑人”的陳舊觀念，建立健全科學合理的檔案人才引進和培養(yǎng)體系，新引進人才要注重其專業(yè)背景，諸如力爭引進具有檔案和計算機專業(yè)知識背景的人才。引育結合，對現(xiàn)有的非專業(yè)背景的員工，要加大專業(yè)技能培訓，使檔案管理人員不但精通人事檔案業(yè)務知識，而且還熟知計算機網(wǎng)絡技術知識，不斷提升專業(yè)知識水平，改善知識結構，拓寬服務視野，更好地為新時期組織人事工作服務。
三、結語
關鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；自助
隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和發(fā)展，醫(yī)院各項工作都在邁向科學化、規(guī)范化、標準化，為適應醫(yī)院發(fā)展建設，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。面對卷帙浩繁的檔案資料，如何實現(xiàn)對病歷、設備、文書、人事、科研等檔案的有效管理成為當今大型醫(yī)院的共同思考。筆者結合無錫市中醫(yī)醫(yī)院人事管理信息化建設實際，就醫(yī)院人事檔案管理信息化建設問題進行分析。
一、人事檔案在醫(yī)院管理工作中起著極其重要的作用
對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設的重要依據(jù)，也是醫(yī)院人才隊伍現(xiàn)狀的重要體現(xiàn)，是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎。人事檔案與職工個人的組織關系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學歷、職稱而具有法律效用。在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫(yī)院職工晉升及考核的重要依據(jù)。工齡計算、工作調(diào)動、轉正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。
二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
1.工作量大。
醫(yī)院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔任。然而在進行員工信息統(tǒng)一維護更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達到錄入的及時性、完整性和準確性。
2.難以及時更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現(xiàn)員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個性與常態(tài)的工作動態(tài)過程與創(chuàng)新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學歷、職稱、科室調(diào)動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應當親醫(yī)院管理的需要。
3.管理系統(tǒng)信息化滯后。
目前各大醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)，可能有部分檔案功能，但也僅實現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統(tǒng)難以對人員數(shù)據(jù)信息實時同步更新和及時地維護，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用?？傊?，信息系統(tǒng)的自動化一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設員工參與的檔案自助管理平臺
醫(yī)院人事檔案管理改革新方向——建設員工參與的檔案自助管理平臺。
1.建設員工參與的檔案自助管理平臺。
筆者所設想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關員工的信息輸入、修改、補充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫(yī)院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經(jīng)人事部門審核通過后保存；基礎信息的完整錄入后，可生成一個對應員工個人的職業(yè)生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進行統(tǒng)計與比對。
2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。
通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁式的檔案數(shù)據(jù)庫的邁進提升，把每個員工的信息，都設計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學習經(jīng)歷時，不再是單一的學歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來學歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設需要員工主動參與的檔案信息化自助建設系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統(tǒng)平臺，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓與工作創(chuàng)新都做出較為科學的比對，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺能全面的認識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發(fā)現(xiàn)不足，及時改進與提升。
4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個員工使用與工號相對應的賬號登入系統(tǒng)后可以維護或增加個人職稱、學歷、繼續(xù)教育等方面的信息，經(jīng)人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應的自己的個人信息，且修改或增減都必須經(jīng)過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強監(jiān)管力度。
通過構建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運用。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對性地促進醫(yī)院與員工的不斷提升。
四、結語
建設醫(yī)院人事檔案信息化員工自助建設系統(tǒng)與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學的方法、發(fā)散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調(diào)動員工的積極性、責任心，發(fā)揮其個人對于自身了解的優(yōu)勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進醫(yī)院的發(fā)展有著重要的積極的推動作用，應該引起廣大醫(yī)院管理者的重視。
參考文獻
關鍵詞：高校人事檔案數(shù)字化
1 概述
高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質(zhì)的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統(tǒng)手工的借閱與保存，而這種傳統(tǒng)的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應現(xiàn)代人事檔案工作的需要。
2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀
2.1 改進傳統(tǒng)管理方式，提高工作效率
現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質(zhì)檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。
2.2 加強人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應用性
目前各個高校在構建人事檔案數(shù)字化平臺的過程中，著重發(fā)力點都限于對人事檔案中關鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數(shù)據(jù)庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數(shù)據(jù)工程，另一方面在這個過程中產(chǎn)生的風險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質(zhì)原始檔案材料進行數(shù)字化和信息化管理，有必要搭建學院人事檔案數(shù)字化平臺。而數(shù)字化平臺中的數(shù)據(jù)庫副本利用，有效的阻止了傳統(tǒng)查詢紙質(zhì)檔案中發(fā)生的篡改、丟失、破壞的現(xiàn)象的發(fā)生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據(jù)，所以建立數(shù)字檔案迫在眉睫。
3 我院建立人事檔案管理數(shù)字化平臺的意義
長春職業(yè)技術學院目前現(xiàn)有在庫教師人事檔案全部為紙質(zhì)材料。管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。
3.1 數(shù)字化管理平臺的建立是實現(xiàn)了從手工檢索到計算機檢索的轉變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。
人事檔案數(shù)字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數(shù)字化平臺，向管理員發(fā)出申請，檔案人員同意授權后，根據(jù)檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質(zhì)檔案的接觸頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經(jīng)過領導授權――下庫查詢――檔案復印――領導審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現(xiàn)在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設有人事檔案數(shù)字庫，在此基礎上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數(shù)字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統(tǒng)處理并發(fā)線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現(xiàn)了一人多處理線程的可能。
3.2 數(shù)字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。
數(shù)字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統(tǒng)計分析，為學院的評優(yōu)、評職提供了快速、高效的查詢方式和現(xiàn)代化的渠道。為配合高校建設，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優(yōu)化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數(shù)字化，信息化建設工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數(shù)字化信息鏈。
3.3 數(shù)字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發(fā)展的要求，使高校人事管理各項事務日臻科學化和規(guī)范化。
該數(shù)字化平臺將集全校教職員工檔案數(shù)字化管理（數(shù)字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統(tǒng)計管理（統(tǒng)計、檢索人員有關信息）、文件檔案管理（起草有關人事、工資文件，收集、整理、保管有關文件）、薪酬分配（根據(jù)國家單位有關政策和規(guī)定核算人員工資）、為管理領導提供所需的有關文件、統(tǒng)計信息、人員情況、參考意見為一體，根據(jù)學院人才成長的規(guī)律和學校的任務，對學院各級各類人員個性化和職業(yè)化的進行規(guī)劃與組織。
3.4 我院建立人事檔案數(shù)字化平臺可行性分析
我院人事檔案數(shù)字化平臺的項目從得到了院里領導的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經(jīng)驗及其項目領導經(jīng)驗的中青年領導，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業(yè)務經(jīng)驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預見的風險做出了解決的預案。對項目組的成員進行專業(yè)化的培訓，使得整個項目能過效率專業(yè)的進行。
人事檔案數(shù)字化平臺中的師資信息化平臺的基礎模塊設計已經(jīng)完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經(jīng)開展兩個月項目運行中，呈現(xiàn)出極佳的運行狀態(tài)。數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)進入系統(tǒng)設計程度。
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一、調(diào)查現(xiàn)狀分析
本文通過網(wǎng)站調(diào)查、郵箱、電話等調(diào)研方式，調(diào)查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機構、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設、檔案網(wǎng)站建設四個方面的內(nèi)容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨立學院，2所中外合作辦學的高校。
1.高校檔案機構
高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。本次調(diào)查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設立了獨立的檔案機構，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學院和中山大學南方學院；2所高校的檔案機構掛靠其他部門，廣東海洋大學檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨立的檔案機構命名各有不同：廣東理工學院、中山大學南方學院是檔案室，韓山師范學院、廣州體育學院是綜合檔案室，佛山科學技術學院是檔案管理中心，其他高校獨立的檔案機構都是檔案館。
另外，42所（67.7%）高校未設立獨立的檔案機構，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨立的檔案機構設在高校的學校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學的民辦高校又有不同，北京師范大學-香港浸會大聯(lián)合國際學院由秘書處負責公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學各個機構形成的檔案一般都保存在各個學校機構手里，無專門的學校檔案保管機構。
2.干部人事檔案歸屬
從以上調(diào)查結果可知，除了中外合作辦學的民辦高校，廣東省的本科院校都已設立高校檔案機構，接近1/3的本科院校設立了獨立的檔案機構。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨立的檔案機構統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。
此次調(diào)查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨立的檔案機構管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學-香港浸會大學聯(lián)合國際學院、香港中文大學（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關的個人信息資料并建立僅供內(nèi)部使用的個人檔案。
人事檔案歸入獨立的檔案機構管理的六所高校，分別是中山大學、廣東工業(yè)大學、華南農(nóng)業(yè)大學、廣東外語外貿(mào)大學、廣東技術師范學院、佛山科學技術學院。這六所高校的教工人事檔案并入獨立的檔案機構之前也都是由人事組織部門管理，中山大學檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農(nóng)業(yè)大學，其他四所學校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。
3.檔案管理系統(tǒng)建設
檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動化管理的主要應用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準確性，有利于實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國內(nèi)許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學、華南農(nóng)業(yè)大學、廣東技術師范學院、韶關學院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學（獨立開發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學、中山大學。
本次調(diào)查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學南方學院、廣東技術師范學院天河學院；有獨立的檔案機構的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學、廣東工業(yè)大學、華南農(nóng)業(yè)大學、廣東技術師范學院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學、廣東工業(yè)大學建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術師范學院正在建設人事檔案管理系統(tǒng)。
4.檔案網(wǎng)站建設
檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡平臺，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網(wǎng)站以各種形式和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡平臺，既有獨立檔案機構的高校，又有非獨立檔案機構的高校。20所有獨立檔案機構的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學院、中山大W南方學院。非獨立的檔案機構的5所高校，五邑大學、仲愷農(nóng)業(yè)工程學院、廣州醫(yī)科大學、廣州工商學院、東莞理工學院城市學院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設置了獨立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務欄目，廣東財經(jīng)大學綜合檔案室隸屬學院辦公室，建有獨立的檔案網(wǎng)站；其他非獨立的檔案機構在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡介。
24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫(yī)藥大學、廣東技術師范學院天河學院的檔案系統(tǒng)掛在學校網(wǎng)站主頁。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學、廣東技術師范學院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。
二、人事檔案信息化建設中存在的問題
從調(diào)查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設剛剛起步，獨立的高校檔案機構建設、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設、檔案網(wǎng)站建設都存在諸多問題。
1.人事檔案分散管理問題嚴重
人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨立的檔案機構，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機構調(diào)查情況可知，廣東省獨立的高校檔案機構的建設比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨立的檔案機構，6%的民辦高校有獨立的檔案機構。從人事檔案歸屬的調(diào)查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨立的檔案機構，占廣東省本科院?？倲?shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院?？倲?shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨立的高校檔案機構偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機構，民辦本科高校的獨立的高校檔案機構極少，人事檔案管理更加分散。
無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設滯后。這種低水平重復的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨立的高校檔案機構才能承擔起歸屬人事檔案的能力，獨立的高校檔案機構建設比例低，是干部人事檔案分散管理嚴重的原因之一。
2.人事檔案管理系統(tǒng)建設滯后
目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質(zhì)檔案。大部分（75%）有獨立的檔案機構的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進行全文檢索，如華南理工大學、中山大學，廣東技術師范學院、廣東工業(yè)大學等。中山大學已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術師范學院完成了部分教學類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學生學籍檔案的全文檢索。
廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨立的檔案機構的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進行人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描工作?？偟膩碚f廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內(nèi)容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設遠遠滯后于其他綜合檔案。
3.人事檔案信息化建設與檔案網(wǎng)站建設脫節(jié)
人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)型檔案轉換成電子型檔案，并通過一定的網(wǎng)絡平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設檔案管理系統(tǒng)，而且要通過檔案網(wǎng)站這個網(wǎng)絡平臺提供利用。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨立的檔案機構的高校檔案網(wǎng)站建設的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設比例（16%）低。從調(diào)查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨立的檔案網(wǎng)站建設比例還不足1/3，而獨立的檔案機構已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。
僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過檔案網(wǎng)站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。
三、推進人事檔案信息化建設的建議
人事檔案信息化的進程刻不容緩，推進人事檔案信息化建設，應從加快制度建設以及軟件硬件建設等方面著手。
1.加快制度建設，推進規(guī)范化管理
高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進修培訓制度等。
首先，人事檔案要實現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質(zhì)檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補缺，防止檔案造假。
其次，人事檔案歸屬高校檔案機構是人事檔案信息化的基礎，有條件的高校應加快推進獨立檔案機構的建設，高校干部人事檔案歸入獨立的檔案機構有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務能力，能有效利用人員和設備，節(jié)約經(jīng)費，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設，更快實現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。從近幾年高校獨立檔案機構成立的時間、人事檔案并入獨立的檔案機構的時間來看，獨立的檔案機構統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨立的檔案機構管理人事檔案更加科學合理，也是大勢所趨。
再次，人事檔案管理人員的業(yè)務水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開專業(yè)化的人才，應配備具備檔案和計算機相關知識的人事檔案管理人員，定期培訓，加強交流學習，學習先進的檔案管理理念。
只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設才有保障，推進人事檔案歸屬合并的進程，加快啟動人事檔案信息化建設。
2.加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設
人事檔案的信息化建設包括人事檔案目錄和內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內(nèi)容還能通過網(wǎng)絡平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎，而內(nèi)容的數(shù)字化建設還處于零基礎的起步階段。人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進入系統(tǒng)的檔案才能進行全文檢索，全文檢索實現(xiàn)了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。
人事檔案內(nèi)容數(shù)字化建設的缺失是人事檔案信息化建設的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設，確保人事檔案整體信息化建設工作的順利進行。
3.加大經(jīng)費投入，靈活運用外包方式
