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合同管理遇到三重門
企業(yè)資產(chǎn)及業(yè)務(wù)發(fā)展迅速、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，從哪里入手強(qiáng)化風(fēng)險控制？如何通過信息技術(shù)固化、傳播、推廣已有的管理模式？在經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變的過程中，中國正在由民航大國向民航強(qiáng)國轉(zhuǎn)變，首都機(jī)場管理集團(tuán)的發(fā)展已經(jīng)不再是簡單、粗放式的規(guī)模擴(kuò)張，更多的體現(xiàn)為內(nèi)涵式的品質(zhì)提升。
首都機(jī)場集團(tuán)公司年均簽約數(shù)量約在300至400份之間，總額上百億人民幣，涵蓋股權(quán)投資、金融、采購、建設(shè)、委托管理、資產(chǎn)租賃、土地管理、中介服務(wù)等多個領(lǐng)域。
在這些數(shù)字的背后，是合同管理的復(fù)雜性日益加劇。在開發(fā)合同管理系統(tǒng)之前，首都機(jī)場在合同管理上遇到了“三重門”。第一重，是管理效率。傳統(tǒng)的手工管理合同方式，由于涉及的部門眾多，合同類型復(fù)雜，需要管理的合同要素也各不相同，容易面臨文檔管理困難，進(jìn)度控制困難，信息匯總困難，缺少預(yù)警機(jī)制，信息不集中，實(shí)時性不強(qiáng)，各部門協(xié)作、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控制度執(zhí)行效率不高等問題。在系統(tǒng)建設(shè)前，集團(tuán)審核一個合同的周期至少要2個月。第二重，是透明與規(guī)范程度不夠。在紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)的過程中，無論是業(yè)務(wù)部門，還是監(jiān)督部門，比如規(guī)劃、財務(wù)、法務(wù)等部門都無法清晰準(zhǔn)確的了解到當(dāng)前合同處在哪個審批流程環(huán)節(jié)，更無法獲知這個合同審批流轉(zhuǎn)的過程是否符合合同管理制度的要求。在信息不透明的前提下，更無法談規(guī)范。第三重，是合同風(fēng)險控制不足。風(fēng)險管理需要強(qiáng)調(diào)事前、事中、事后的閉環(huán)管理。在傳統(tǒng)的合同管理模式下，風(fēng)險管理的歸口管理部門（法務(wù)部）沒有途徑及時獲得合同執(zhí)行過程中和合同終結(jié)后的信息，存在很大的隱患。
如何防范合同中面臨的法律風(fēng)險，進(jìn)而向合同管理要管理效率？李純是首都機(jī)場集團(tuán)法律事務(wù)部總經(jīng)理，在她看來，作為集團(tuán)法律事務(wù)信息管理系統(tǒng)的核心部分，合同管理系統(tǒng)不僅要實(shí)現(xiàn)文本管理電子化的過程，還要將合同的靜態(tài)分散管理變?yōu)閯討B(tài)全過程管理、建立公司合同管理法律風(fēng)險防范機(jī)制，對合同管理全過程各階段中的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行識別及預(yù)先控制。
實(shí)現(xiàn)合同管理一體化
2010年4月中，首都機(jī)場集團(tuán)開始了針對合同管理系統(tǒng)的外部調(diào)研，形成了合同系統(tǒng)設(shè)計思路，明確系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容和時間表。
盡管在系統(tǒng)建設(shè)之前，首都機(jī)場集團(tuán)已經(jīng)有了比較完備的合同管理流程，但是從管理的成熟度向IT的成熟度轉(zhuǎn)化，仍然是一個很大的挑戰(zhàn)。首都機(jī)場集團(tuán)的合同管理系統(tǒng)，在國內(nèi)沒有同行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，李純提出的“自下而上，簡潔實(shí)用，從服務(wù)的角度來做系統(tǒng)”的思路得到了很多業(yè)務(wù)部門的支持，尤其是合同金額比較大，合同數(shù)目比較多的業(yè)務(wù)部門。
2011年4月8日，首都機(jī)場合同管理系統(tǒng)正式上線。項(xiàng)目組走訪收集系統(tǒng)問題，完善系統(tǒng)功能，進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。4月15日，系統(tǒng)終驗(yàn)通過。在系統(tǒng)正式上線以后，首都機(jī)場建設(shè)集團(tuán)堅決停止了紙質(zhì)合同的審核――“強(qiáng)迫”大家真正使用系統(tǒng)，充分發(fā)揮IT系統(tǒng)的“威力”，大大解決了原來合同管理遇到的問題。
2011年項(xiàng)目組完成了集團(tuán)旗下一半二級企業(yè)的合同管理系統(tǒng)上線，2012年計劃實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司本部、成員企業(yè)、二級企業(yè)全部上線，這意味著，在2012年可以實(shí)現(xiàn)在本部輕松調(diào)閱所有企業(yè)的合同情況，并且同時實(shí)行重大合同備案制度，集團(tuán)及相關(guān)企業(yè)所有的合同，集團(tuán)本部管理層只要進(jìn)行點(diǎn)擊就可以看見。與此同時，整個合同管理的標(biāo)準(zhǔn)也實(shí)現(xiàn)一體化，并且通過對合同及時、多維度的分析，實(shí)現(xiàn)了輔助決策的功能。
1.集團(tuán)財務(wù)風(fēng)險控制的法律問題煤炭集團(tuán)由于是多元化經(jīng)營，一般都在尋求資本市場，其集團(tuán)財務(wù)管理便成為集團(tuán)化管理的重要核心內(nèi)容之一。由于集團(tuán)化發(fā)展需要的外部融資量大、途徑多、手段也多，其在操作過程中也將面臨諸多財務(wù)風(fēng)險，這些風(fēng)險中包含了法律層面的風(fēng)險，如借貸無法償還，可能被迫申請破產(chǎn)。另外，由于財務(wù)管理中的稅務(wù)籌劃不當(dāng)，把偷稅漏稅行為當(dāng)成合法避稅的利器，而遭稅收管理部門處罰或是集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)重大的經(jīng)濟(jì)責(zé)任等。
2.集團(tuán)經(jīng)營活動常見的法律問題由于集團(tuán)在經(jīng)營過程中除了重大經(jīng)濟(jì)責(zé)任合同外，主要包括人力資源保障的勞動關(guān)系問題、員工薪酬管理問題、員工養(yǎng)老和退休的問題、日常管理中涉及法律的相關(guān)問題（包括環(huán)境污染、社區(qū)管理、企業(yè)社會責(zé)任、員工違法行為、企業(yè)產(chǎn)品不合法、企業(yè)產(chǎn)品傷害人員賠償、員工工傷事故等）、設(shè)備處理的問題等，只要與正常生活經(jīng)營有關(guān)的，涉及人員參、活動管理等問題都可能使集團(tuán)要面對法律的問題。一般來說這些法律問題可大可小，但主要是處理方法是否得當(dāng)，其應(yīng)注意控制將事態(tài)縮小而不是擴(kuò)大的問題。
3.礦難事故的法律問題由于煤炭企業(yè)所處的行業(yè)問題突出，礦井的地下作業(yè)本來就是高危險性，每一次礦難都存在法律問題，如集團(tuán)管理責(zé)任的法律問題，員工賠償?shù)姆蓡栴}，以及相關(guān)家屬及遺孤補(bǔ)償法律問題等。還有的就是受企業(yè)安全法律檢查的問題，以及配套的相關(guān)的法律關(guān)系的問題，這一些問題的處理決定了其法律后果的影響。
二、防范煤炭集團(tuán)企業(yè)法律風(fēng)險的建議
1.加強(qiáng)集團(tuán)重大經(jīng)濟(jì)合同管理重大經(jīng)濟(jì)合同關(guān)系到煤炭集團(tuán)的興衰成敗的問題，其是集團(tuán)業(yè)務(wù)活動中最需要控制的法律風(fēng)險的關(guān)鍵內(nèi)容，只有合理、有效地防范其風(fēng)險后，使得每一筆合同都按期履行而完成交易，不帶來企業(yè)的任何法律問題，這才是關(guān)鍵。要加強(qiáng)集團(tuán)重大經(jīng)濟(jì)合管理，要從簽訂合同時入手，為此，煤炭企業(yè)應(yīng)根據(jù)行業(yè)特殊性制定集團(tuán)各成員企業(yè)的合同樣本，與人合作時需簽訂其合同。如采購合樣本制定、銷售合的制定，其要充分考慮采購和銷售過程中因不履行或在其過程中發(fā)生的重大問題。對于使用其他公司簽訂合同的，要考慮充分閱讀其合同規(guī)定的內(nèi)容，對存在重大異疑的要禁止簽訂或咨詢法律司務(wù)部門后方簽訂，這類合同應(yīng)先經(jīng)過法務(wù)部門確認(rèn)后方可簽訂，以減少相應(yīng)的法律的風(fēng)險。
2.加強(qiáng)煤炭集團(tuán)財務(wù)風(fēng)險控制由于財務(wù)風(fēng)險帶來較多的法律風(fēng)險的問題，其具有綜合性和毀滅性、災(zāi)難性的特點(diǎn)，因此，需要集團(tuán)法務(wù)部門與財務(wù)管理部門共同防范和控制這些具有毀滅性和災(zāi)難性的法律風(fēng)險。
3.注重集團(tuán)日常經(jīng)營管理中的法律風(fēng)險的控制作為煤炭企業(yè)除了財務(wù)風(fēng)險和重大經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險外，還需要重視日常經(jīng)營管理的各類法律風(fēng)險，如員工中小工傷事件、勞動糾紛的法律問題、企業(yè)環(huán)境保護(hù)、企業(yè)工商行政管理、企業(yè)質(zhì)量監(jiān)督、企業(yè)海關(guān)、商業(yè)局等各類與經(jīng)營有關(guān)的企業(yè)內(nèi)外部的日常法律問題都需要做好防范。筆者認(rèn)為煤炭集團(tuán)應(yīng)該編好一本《企業(yè)法律風(fēng)險防范手冊》，要積極運(yùn)用各類手段和政策進(jìn)行控制，要告訴各業(yè)務(wù)部門或相關(guān)單位注意各部門的法律問題的防范。另外，對于各部門重點(diǎn)的法律問題需要報法務(wù)部門進(jìn)行處理。
工程處罰通知書范本范文一
合肥市義興建筑安裝工程有限職責(zé)公司：
你公司在參加“合經(jīng)區(qū)消防大隊營區(qū)維修(室內(nèi))工程施工(項(xiàng)目編號HJQCGZX[2012]G031號)”項(xiàng)目投標(biāo)中：不愿繳納低價風(fēng)險保證金，放下成交資格?，F(xiàn)針對你公司的上述行為，依據(jù)該項(xiàng)目詢價文件及相關(guān)規(guī)定，對你公司作出以下處罰規(guī)定：
1。全額扣除報價保證金伍仟陸佰元整上繳合經(jīng)區(qū)財政專戶;
2。禁止你公司自處罰通知書下達(dá)之日起一年內(nèi)參加合肥經(jīng)開區(qū)政府采購中心任何招標(biāo)活動。
特此通知
合肥經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)政府采購中心
201x年10月17日
工程處罰通知書范本范文二
致 ：
你公司施工的 工程，經(jīng)我司檢查發(fā)現(xiàn)在工程質(zhì)量、進(jìn)度或安全文明施工等方面存在以下問題：
根據(jù)《 施工現(xiàn)場管理細(xì)則》，我司決定對你公司處以 元的罰款，人民幣(大寫)： 元。此費(fèi)用將從你公司當(dāng)月工程款中扣除。望你公司在以后的施工中吸取教訓(xùn)，加強(qiáng)管理，杜絕此類問題的發(fā)生。
特此通知!
深××地產(chǎn)有限公司
年 月 日
工程處罰通知書范本范文三
華冶集團(tuán)全體同仁：
集團(tuán)法務(wù)部于10月底對浙江地區(qū)的的合同管理工作進(jìn)行了抽查，結(jié)果令人堪憂，經(jīng)研究決定對相關(guān)單位作出如下處罰，以儆效尤：
浙華鋼管罰40分，寧波貿(mào)易罰60分，杭州貿(mào)易罰60分。 以上罰分由各公司內(nèi)部進(jìn)行分配消化，并建議對各業(yè)務(wù)經(jīng)理、主管、經(jīng)辦人、合同管理員、管理部經(jīng)理、主管根據(jù)不同職能進(jìn)行相應(yīng)處罰，未能分配部分由總經(jīng)理承擔(dān)，以上扣罰應(yīng)在本月工資中體現(xiàn)，由各子、分公司財務(wù)、人事行政督促執(zhí)行。
希集團(tuán)所有子、分公司及相關(guān)人員引以為戒，要以公司利益為重，從思想上加強(qiáng)風(fēng)險防范意識，從行動上加強(qiáng)對《合同管理辦法》及實(shí)施細(xì)則的學(xué)習(xí)，切實(shí)提高合同管理工作水平，避免合同風(fēng)險。
集團(tuán)今后將加大對合同管理工作的檢查力度，并進(jìn)行不定期抽查，如有違者，從重處罰!
特此通知!
集團(tuán)監(jiān)控中心
11月8日
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［關(guān)鍵詞］合同管理系統(tǒng);管理;合同管理
1背景
隨著世界一體化的進(jìn)程，中國經(jīng)濟(jì)不斷完善和深入，致使企業(yè)對內(nèi)擴(kuò)大生產(chǎn)，對外加強(qiáng)合作，隨之產(chǎn)生的是大量的合同。而一直以來，企業(yè)對合同管理方面都采用線下人工管理，面對數(shù)量劇增的合同，缺乏意識，處理效率低下，浪費(fèi)了大量人力、物力，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致法律糾紛。如何進(jìn)行有效管理、監(jiān)督和履行合同逐步成為各項(xiàng)工作乃至整個企業(yè)能否平穩(wěn)發(fā)展的重要關(guān)鍵。如今，正是合同管理中不斷出現(xiàn)新問題，現(xiàn)代大型企業(yè)開始對合同管理業(yè)務(wù)越來越重視。大型企業(yè)對合同管理業(yè)務(wù)的需求是建立集中、統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，滿足各子公司、各部門制定各自合同管理流程需要、實(shí)現(xiàn)對合同查詢與統(tǒng)計，實(shí)現(xiàn)單位、部門、合同類別等的不同維度的查詢和統(tǒng)計，實(shí)現(xiàn)合同管理的一體化管理。這就需要運(yùn)用先進(jìn)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而建立功能完整的合同管理系統(tǒng)。為了我國企業(yè)和各單位建設(shè)合同管理系統(tǒng)提供理論借鑒，大致總結(jié)了合同管理系統(tǒng)功能的設(shè)計。
2企業(yè)的合同管理系統(tǒng)功能階段分析
基于此背景以及需求，對企業(yè)合同實(shí)施過程進(jìn)行了解求證后，再對這一過程進(jìn)行分階段，然后整理各階段的主要任務(wù)。在合同管理系統(tǒng)中，根據(jù)各階段的主要業(yè)務(wù)，系統(tǒng)所能實(shí)現(xiàn)的功能有系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息管理、合同管理。梳理合同管理業(yè)務(wù)流程，從而實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)過程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
2.1系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，通過基礎(chǔ)信息與企業(yè)實(shí)際發(fā)展的實(shí)際情況相符，及時修改系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，有利于系統(tǒng)更加及時有效地服務(wù)于企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。系統(tǒng)管理模塊主要包括機(jī)構(gòu)管理、角色管理、用戶管理以及權(quán)限管理。
2.1.1機(jī)構(gòu)管理
要對系統(tǒng)進(jìn)行分類，首先應(yīng)按照企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類管理(新增、修改、撤銷、隸屬用戶等);其次可以采用名稱、代碼、類型等信息內(nèi)容進(jìn)行管理。這有利于企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中，根據(jù)實(shí)際需要按照企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的實(shí)際變更，對系統(tǒng)對應(yīng)內(nèi)容作出相應(yīng)的改變。
2.1.2角色管理
根據(jù)企業(yè)合同管理過程中實(shí)際發(fā)展需求可將用戶角色定義為六類:集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)法務(wù)員、單位領(lǐng)導(dǎo)、單位法務(wù)員、部門領(lǐng)導(dǎo)和部門業(yè)務(wù)員。區(qū)分不同的角色信息，對角色設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和操作，以便相應(yīng)企業(yè)人員的權(quán)責(zé)在系統(tǒng)的操作與使用中的合理有效應(yīng)用于實(shí)際。
2.1.3用戶管理
用戶管理是對系統(tǒng)的登錄用戶進(jìn)行管理，即對企業(yè)使用該系統(tǒng)的用戶的登錄名、密碼、姓名、性別、所在組織機(jī)構(gòu)、職務(wù)電腦進(jìn)行錄入管理，從而確定用戶所屬角色，獲得相應(yīng)的權(quán)限。
2.1.4權(quán)限管理
權(quán)限管理是對合同進(jìn)行分類別，按照企業(yè)性質(zhì)對合同類別劃分級別，一級合同為技術(shù)類、采購類、工程類和其他類;二級合同主要為買賣合同、租賃合同、倉儲合同、委托合同、建設(shè)工程合同、供水、電、氣合同等;三級合同一般為物資采購合同、配件采購合同、銷售合同等。根據(jù)合同類別設(shè)置角色權(quán)限，處于不同角色的用戶對合同的操作(查詢、修改等)不同。
2.2基礎(chǔ)信息管理
合同管理系統(tǒng)可分為兩大部分———基礎(chǔ)信息管理和合同管理，合同管理設(shè)計的功能主要為合同范本管理、合同相對方管理、合同信息登記、合同履行、合同變更、合同履行管理、合同監(jiān)控、合同歸檔模塊。
2.2.1合同范本管理
合同范本管理是為了規(guī)范合同、保持合同與管理系統(tǒng)、實(shí)施流程的相符，由公司管理相關(guān)人員創(chuàng)建和輸入的合同規(guī)范性文本，以供合同的起草及減少輸入工作的煩瑣。而合同范本管理的職能并不能是這樣淺層的，在大型企業(yè)中每年交易所簽訂的合同能以千為單位，若只是簡單的合同規(guī)范及輸入并不是有效的合同管理，規(guī)范性的合同范本在很大程度上符合法律規(guī)定，避免漏洞和不平等條款出現(xiàn)。合同范本主要由公司法律事務(wù)部以及合同管理相關(guān)人員共同創(chuàng)建和維護(hù)，前者注重于合同是否符合法律規(guī)定、雙方交易是否存在漏洞和不平等條款，后者則是根據(jù)前者對合同范本進(jìn)行維護(hù)及選擇使用。
2.2.2合同相對方管理
合同相對方管理即業(yè)務(wù)員進(jìn)行相對方信息管理(增加、刪除、修改)，相對方的信息不僅包括客戶名稱、注冊地址、法人等基本信息，增加對合同相對方的管理本質(zhì)上是增加企業(yè)對合作單位的信用評估，即相對方的信息還包括往期合作評估信息，根據(jù)評估等級從而判定與相對方合作謹(jǐn)慎程度，以供系統(tǒng)管理人員查看。
2.2.3合同信息登記
合同信息登記是由單位法務(wù)員搜集有效合同信息后，進(jìn)行合同關(guān)鍵信息和文本等信息輸入，提交后進(jìn)入審批階段，由各部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)的管理人員以及高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。當(dāng)合同進(jìn)入審批階段，所進(jìn)行審核的管理人員可提出合同有異議條款，法務(wù)員最后審核時錄入審核意見。
2.2.4合同變更
合同變更是由于客觀環(huán)境發(fā)生變化而造成合同部分利益關(guān)系發(fā)生變化時，子單位或集團(tuán)用戶需要使用對合同進(jìn)行變更，及時對系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明合同的基本信息以及變更的內(nèi)容、理由，若是解除合同，則是填寫解除理由以及后果評估，提交申請后，系統(tǒng)自動反饋給高層管理人員審核，判定合同變更情況，確定合同變更。
2.2.5合同履行
合同信息提交完畢后，建立合同履行單，相關(guān)業(yè)務(wù)由系統(tǒng)自動或手動(業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé))錄入合同履行信息。合同履行是合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，合同履行單的填寫要實(shí)事求是，保證企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。合同履行管理是各單位對合同有效期內(nèi)所需履行的任務(wù)進(jìn)行管理。根據(jù)合同的周期設(shè)置節(jié)點(diǎn)，如驗(yàn)收日期、付款、質(zhì)保金、審計預(yù)留等，實(shí)時對合同的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢測，對未到達(dá)節(jié)點(diǎn)的合同發(fā)出履行的預(yù)警提示，起到對合同履行情況的管理。
2.2.6合同監(jiān)控
合同監(jiān)控即對合同進(jìn)入履行階段的全部履行情況進(jìn)行監(jiān)控，合同監(jiān)控是輔助合同正常的履行。對合同進(jìn)行定期更新的履行狀態(tài)，管理員監(jiān)控履行情況，法務(wù)員監(jiān)控合同履行過程中是否發(fā)生問題，避免合同履行過程中出現(xiàn)法律糾紛的問題。增加法務(wù)員對合同履行情況的監(jiān)控有利于規(guī)避合同風(fēng)險，提前發(fā)現(xiàn)合同漏洞，及時反饋合同監(jiān)控的法律環(huán)境情況，避免合同發(fā)生糾紛時企業(yè)才發(fā)現(xiàn)合同問題。合同履行完畢后，進(jìn)入歸檔狀態(tài)。
2.2.7合同歸檔
合同歸檔，即對履行完畢的合同進(jìn)行統(tǒng)一管理，合同管理部門管理人員將合同歸檔信息錄入，合同管理完畢。合同歸檔后將所履行和完成的合同按年或月生成合同管理報表，對合同管理報表進(jìn)行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計分析可以按集團(tuán)或單位統(tǒng)計，通過輸入集團(tuán)名稱或單位名稱查詢統(tǒng)計本集團(tuán)或本單位年度、季度或月度的合同的簽訂以及各類合同的簽訂的情況，也可以按不同金額等級分類統(tǒng)計。整個合同管理系統(tǒng)不僅改變了以往人工管理合同的弊端，也補(bǔ)充合同管理中的法律缺陷。基于此，合同管理報表可以按被訴訟合同情況統(tǒng)計，反映給企業(yè)高層管理者企業(yè)往年合同簽訂的法律漏洞，有利于企業(yè)全方面的管理。
3結(jié)論
合同管理系統(tǒng)以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程歸納合同管理系統(tǒng)的功能設(shè)計，將其應(yīng)用到企業(yè)實(shí)際合同管理從而達(dá)到合同管理模式標(biāo)準(zhǔn)化、合同的集中管理、全方位合同管理服務(wù)、提高管理效率、管理精度和減少合同的法律糾紛的效用。本文主要借鑒現(xiàn)有的合同管理系統(tǒng)建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)，加以思考和研究，從而對合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計的概況。為今后各企業(yè)或各單位開發(fā)建設(shè)合同管理系統(tǒng)提供一些理論借鑒，加快合同管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的應(yīng)用和完善，實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動化，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。
參考文獻(xiàn):
［1］張夢晨.企業(yè)合同管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計與實(shí)現(xiàn)［D］．北京:北京工業(yè)大學(xué)，2016.
［2］張明，白鳳凱.裝備采購合同履行監(jiān)督風(fēng)險管理研究［J］．國防技術(shù)基礎(chǔ)，2009(2):3－6.
一、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理基本情況
河南能源化工集團(tuán)有限公司作為一家集煤炭、化工、有色金屬、裝備制造、物流貿(mào)易、建筑礦建、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)等產(chǎn)業(yè)多元化發(fā)展的國有能源化工集團(tuán)，下設(shè)457家子分公司，經(jīng)營結(jié)構(gòu)成多元化，管理方式制度化。作為一家大型的集團(tuán)公司，其內(nèi)部的物資采購管理模式也有自己采購流程。對于內(nèi)部通用類設(shè)備采取的招標(biāo)方式是：自有的招標(biāo)單位對外公開采購招標(biāo)；對具有尖端科技所屬的設(shè)備由委托招標(biāo)公司招標(biāo)。
河南能源下設(shè)物資供應(yīng)管理中心、供應(yīng)處等職能部門，主要負(fù)責(zé)物資采購功能，主管物資采購的計劃、采購、合同、庫存調(diào)劑、結(jié)算、修舊利廢、物資成本等管理與協(xié)調(diào)工作。根據(jù)標(biāo)的大小以及難易度分類：集團(tuán)層面的統(tǒng)一采購；設(shè)備使用人（下屬的生產(chǎn)經(jīng)營單位物資采購職能部門）的自行采購模式。在面對信息化的今天，河南能源于2014年成立電子招標(biāo)平臺，在更加公開、公平、公正的環(huán)境下，集團(tuán)的物資采購管理更上一層樓。
二、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理與招標(biāo)法的一致性
河南能源作為一家國有企業(yè)集團(tuán)，其國有控制權(quán)的性質(zhì)，決定了其不能按照小型企業(yè)的物資采購模式管理。其性質(zhì)指示物資采購作為招投標(biāo)的一種類型，必須嚴(yán)格按照《招標(biāo)法》以及《招投標(biāo)法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行物資采購。
1.更加公開、公平、公正的管理模式。《招標(biāo)法》第五條規(guī)定“招標(biāo)投標(biāo)活動應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正和誠實(shí)信用的原則”。河南能源在2014年電子采購平臺成立前，通常采用的是邀請招標(biāo)的模式，雖符合招投標(biāo)法的總體規(guī)定，但真正的公開、公平、公正方面存在欠妥之處。具體體現(xiàn)在：河南能源通用類物資采購由具體使用物資單位，根據(jù)自身物資需求情況，通過考察存在潛力的供應(yīng)商邀請其參與投標(biāo)，其只是在部分范圍能公開，但在這種招標(biāo)模式下，雖不違背招投標(biāo)的邀請招標(biāo)的有關(guān)規(guī)定，但真正的公開尚不到位。實(shí)施公開的物資采購招標(biāo)，不但能避免 “暗箱操作”行為，增加采購的透明度，堵塞物資采購漏洞，而且能直接享受有競爭帶來的大幅度的成本降價，減少流通環(huán)節(jié)對價格的影響。從物資采購管理制度上直接避免違規(guī)行為，不僅是對自身企業(yè)建設(shè)的完善，并且也是對企業(yè)員工保障。2014年河南能源電子采購平臺成立，真正的公開環(huán)境上升到更高的境界。河南能源電子采購平臺公開簡稱“中原云商”，是河南能源物資采購的公開平臺，除涉及專利類型設(shè)備外，所有物資采購均應(yīng)當(dāng)在電子平臺上公開招標(biāo)。至此，按照《河南能源物資采購管理制度》的規(guī)定，河南能源所有物資采購招標(biāo)公告在平臺上進(jìn)行，同時，按照法律法規(guī)的規(guī)定在政府指定的媒介上同步。
2.物資采購程序的合法性。物資采購程序的合法性，保障物資采購實(shí)體權(quán)利能夠?qū)崿F(xiàn)?！墩袠?biāo)法》第二十四條規(guī)定“招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)確定投標(biāo)人編制投標(biāo)文件所需要的合理時間；但是，依法必須進(jìn)行的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物資采購管理制度》第十三條第三項(xiàng)規(guī)定“公開招標(biāo)自招標(biāo)文件開始發(fā)出（即招標(biāo)文件開始發(fā)售）之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日不得少于20日，其中出售標(biāo)書的時間不得少于5日。在招標(biāo)文件具備對外發(fā)售條件的前提下招標(biāo)文件發(fā)售期的首日可與招標(biāo)公告公布的首日為同一日”。物資管理制度的規(guī)定與招投標(biāo)的一致性，充分體現(xiàn)了采購程序的合法化，并避免了企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險的發(fā)生。其次，河南能源物資采購管理規(guī)范招標(biāo)行為比招標(biāo)法更加明細(xì)，比如，在規(guī)避招標(biāo)方面，物資管理制度列舉了一系列諸多違背法律法規(guī)的行為。
3.電子招標(biāo)法律規(guī)定保障電子采購平臺有序開展。河南能源電子采購平臺根據(jù)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》的法律法規(guī)開展物資采購，根據(jù)法律規(guī)定的：“數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動具有同等法律效應(yīng)”，肯定了電子采購平臺的確立，并依據(jù)確立電子簽名的法律效力，規(guī)范電子簽名行為，保障了電子采購平臺合法有序的開展。
三、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理模式的建議
1.加強(qiáng)物資采購的監(jiān)督。對物資采購實(shí)施全過程監(jiān)督。從采購計劃制訂開始，到采購物資的使用結(jié)束，包括計劃、審批、招（議）標(biāo)、簽訂合同、驗(yàn)收、付款和發(fā)放等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都進(jìn)行監(jiān)督。河南能源下設(shè)物資供應(yīng)管理部門，統(tǒng)管一切物資采購工作，包括監(jiān)督下屬單位招標(biāo)部門。目前，隨著煤炭經(jīng)濟(jì)的發(fā)展滯后，河南能源發(fā)展前景困難的情況下，集團(tuán)公司采取一些的措施節(jié)能減排、放權(quán)減壓，集團(tuán)公司監(jiān)督管理部門不再參與物資采購管理監(jiān)督，而由物資供應(yīng)管理職能部門統(tǒng)管一切下屬單位物資采購，及物資供應(yīng)管理部門自身的物資采購。雖下級單位物資采購所有程序由上級主管部門監(jiān)督管理，但物資供應(yīng)管理部門自身的監(jiān)督管理，監(jiān)督權(quán)利并不能完善實(shí)施。放權(quán)減壓和監(jiān)督管理并不相背離，相應(yīng)的放權(quán)應(yīng)更好地實(shí)施監(jiān)督管理。因此，個人建議，將集團(tuán)監(jiān)督管理再次納入到物資采購的管理，并貫穿于物資采購活動的全過程，確保采購管理規(guī)范化、程序化、制度化，營造一道確保企業(yè)利益不受損的堅實(shí)防護(hù)墻。
2.增加物資采購的法律審核。河南能源作為國企，一切物資采購管理按照招標(biāo)法的規(guī)定實(shí)施不容置疑。企業(yè)物資采購法務(wù)人員參與僅限在：一是審核合同時、合同出現(xiàn)糾紛時；二是物資采購后經(jīng)人舉報出現(xiàn)問題。上述基本是事后審核，不能及時發(fā)現(xiàn)存在的疏漏之處；物資采購程序是否規(guī)范；招標(biāo)資料是否維護(hù)我方利益等等，諸多方面都需要法律的介入。然而，對于河南能源來說，法律服務(wù)局限于合同審核及處理訴訟糾紛，避免法律風(fēng)險存在不足。因此，建議法律審核納入權(quán)過程物資采購的全過程。審核采購計劃的制定、合同的簽訂、質(zhì)量的驗(yàn)收資料處理以及往來信函的傳遞；審核合同的合法性、嚴(yán)密性；審核結(jié)算是否符合合同要求以及給我方會造成的不利因素。
3.建立信息“ 公開”共享的管理制度。信息系統(tǒng)的完整、暢通，直接影響到物資采購內(nèi)部管理的控制效率和效果，必須在采購部門中建立全方位的信息公開共享制度。所謂的“公開”不對全方位的，而是對內(nèi)的公開。
例如：河南能源不同的下屬單位購買同類的產(chǎn)品機(jī)率很高，如果在電子采購平臺上建立公開的價格共享制度，即便于同類產(chǎn)品有效的低價高質(zhì)量購買優(yōu)勢，也有利于領(lǐng)導(dǎo)管理層有效的決策；因信息的公開共享，監(jiān)督部門也能一覽無余的對比監(jiān)管。建立信息“ 公開”共享制，不僅是在價格上，而且在其他領(lǐng)域都極其實(shí)用，信息共享保證信息快速有效傳遞。在企業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)共享，通過信息平臺，根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)，將計劃管理、庫存管理、價格管理、合同管理等納入信息化管理當(dāng)中，并采取準(zhǔn)入制，根據(jù)職責(zé)分配權(quán)限，便于信息查看。降低采購成本，方便集團(tuán)模式的集中采購，平衡整個集團(tuán)庫存調(diào)劑，形成覆蓋物資采購鏈條的系統(tǒng)管理。信息“ 公開”共享制的建立，一方面由管理層利用信息公開及時的向業(yè)務(wù)人員決策，明確業(yè)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真履行的控制職責(zé)，業(yè)務(wù)人員明白自己在采購活動中所處地位和作用，知道如何進(jìn)行一步工作；一方面業(yè)務(wù)人員根據(jù)自己掌握的工作一線的信息，及時反饋給管理層，有助于管理層的決策。
一、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理基本情況
河南能源化工集團(tuán)有限公司作為一家集煤炭、化工、有色金屬、裝備制造、物流貿(mào)易、建筑礦建、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)等產(chǎn)業(yè)多元化發(fā)展的國有能源化工集團(tuán)，下設(shè)457家子分公司，經(jīng)營結(jié)構(gòu)成多元化，管理方式制度化。作為一家大型的集團(tuán)公司，其內(nèi)部的物資采購管理模式也有自己采購流程。對于內(nèi)部通用類設(shè)備采取的招標(biāo)方式是：自有的招標(biāo)單位對外公開采購招標(biāo)；對具有尖端科技所屬的設(shè)備由委托招標(biāo)公司招標(biāo)。河南能源下設(shè)物資供應(yīng)管理中心、供應(yīng)處等職能部門，主要負(fù)責(zé)物資采購功能，主管物資采購的計劃、采購、合同、庫存調(diào)劑、結(jié)算、修舊利廢、物資成本等管理與協(xié)調(diào)工作。根據(jù)標(biāo)的大小以及難易度分類：集團(tuán)層面的統(tǒng)一采購；設(shè)備使用人（下屬的生產(chǎn)經(jīng)營單位物資采購職能部門）的自行采購模式。在面對信息化的今天，河南能源于2014年成立電子招標(biāo)平臺，在更加公開、公平、公正的環(huán)境下，集團(tuán)的物資采購管理更上一層樓。
二、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理與招標(biāo)法的一致性
河南能源作為一家國有企業(yè)集團(tuán)，其國有控制權(quán)的性質(zhì)，決定了其不能按照小型企業(yè)的物資采購模式管理。其性質(zhì)指示物資采購作為招投標(biāo)的一種類型，必須嚴(yán)格按照《招標(biāo)法》以及《招投標(biāo)法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行物資采購。1.更加公開、公平、公正的管理模式?！墩袠?biāo)法》第五條規(guī)定“招標(biāo)投標(biāo)活動應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正和誠實(shí)信用的原則”。河南能源在2014年電子采購平臺成立前，通常采用的是邀請招標(biāo)的模式，雖符合招投標(biāo)法的總體規(guī)定，但真正的公開、公平、公正方面存在欠妥之處。具體體現(xiàn)在：河南能源通用類物資采購由具體使用物資單位，根據(jù)自身物資需求情況，通過考察存在潛力的供應(yīng)商邀請其參與投標(biāo)，其只是在部分范圍能公開，但在這種招標(biāo)模式下，雖不違背招投標(biāo)的邀請招標(biāo)的有關(guān)規(guī)定，但真正的公開尚不到位。實(shí)施公開的物資采購招標(biāo)，不但能避免“暗箱操作”行為，增加采購的透明度，堵塞物資采購漏洞，而且能直接享受有競爭帶來的大幅度的成本降價，減少流通環(huán)節(jié)對價格的影響。從物資采購管理制度上直接避免違規(guī)行為，不僅是對自身企業(yè)建設(shè)的完善，并且也是對企業(yè)員工保障。2014年河南能源電子采購平臺成立，真正的公開環(huán)境上升到更高的境界。河南能源電子采購平臺公開簡稱“中原云商”，是河南能源物資采購的公開平臺，除涉及專利類型設(shè)備外，所有物資采購均應(yīng)當(dāng)在電子平臺上公開招標(biāo)。至此，按照《河南能源物資采購管理制度》的規(guī)定，河南能源所有物資采購招標(biāo)公告在平臺上進(jìn)行，同時，按照法律法規(guī)的規(guī)定在政府指定的媒介上同步。2.物資采購程序的合法性。物資采購程序的合法性，保障物資采購實(shí)體權(quán)利能夠?qū)崿F(xiàn)?！墩袠?biāo)法》第二十四條規(guī)定“招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)確定投標(biāo)人編制投標(biāo)文件所需要的合理時間；但是，依法必須進(jìn)行的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物資采購管理制度》第十三條第三項(xiàng)規(guī)定“公開招標(biāo)自招標(biāo)文件開始發(fā)出（即招標(biāo)文件開始發(fā)售）之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日不得少于20日，其中出售標(biāo)書的時間不得少于5日。在招標(biāo)文件具備對外發(fā)售條件的前提下招標(biāo)文件發(fā)售期的首日可與招標(biāo)公告公布的首日為同一日”。物資管理制度的規(guī)定與招投標(biāo)的一致性，充分體現(xiàn)了采購程序的合法化，并避免了企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險的發(fā)生。其次，河南能源物資采購管理規(guī)范招標(biāo)行為比招標(biāo)法更加明細(xì)，比如，在規(guī)避招標(biāo)方面，物資管理制度列舉了一系列諸多違背法律法規(guī)的行為。3.電子招標(biāo)法律規(guī)定保障電子采購平臺有序開展。河南能源電子采購平臺根據(jù)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》的法律法規(guī)開展物資采購，根據(jù)法律規(guī)定的：“數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動具有同等法律效應(yīng)”，肯定了電子采購平臺的確立，并依據(jù)確立電子簽名的法律效力，規(guī)范電子簽名行為，保障了電子采購平臺合法有序的開展。
三、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理模式的建議
合同管理辦法（試行）
第一章
總則
第一條
為規(guī)范**機(jī)電設(shè)備有限公司（以下簡稱“公司”）合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。
第二條
本辦法適用于公司簽訂、履行的旨在建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議以及具有合同性質(zhì)的備忘錄、文件等，包括但不限于采購合同、銷售合同、合作協(xié)議、合同、服務(wù)合同等。
第三條
任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)和技術(shù)秘密。
第二章
合同管理部門及職責(zé)
第四條
綜合辦公室負(fù)責(zé)合同的歸口管理職責(zé)
（一）建立健全合同管理制度，組織貫徹、監(jiān)督檢查合同管理制度執(zhí)行情況。
（二）負(fù)責(zé)合同專用章的使用及管理，建立合同登記臺帳，并負(fù)責(zé)備份蓋有合同專用章和公司公章的合同文本。
（三）負(fù)責(zé)公司合同編號管理，建立合同信息檔案，對各類合同信息進(jìn)行登記、保管、統(tǒng)計。
（四）主持公司重大商務(wù)合同談判。
（五）負(fù)責(zé)對合同文本審查工作，對其合法性提出意見。
（六）監(jiān)督檢查合同的訂立和履行，協(xié)調(diào)或指導(dǎo)合同承辦部門的
合同管理工作。
（七）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)外聘律師對合同合法性的審查和合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查工作，定期對公司簽署的協(xié)議進(jìn)行綜合分析工作，處理公司合同糾紛和合同索賠等工作。
（八）負(fù)責(zé)公司合同文本的檔案管理工作。
（九）負(fù)責(zé)除物資采購部合同承辦職責(zé)以外的其他合同的承辦工作。
第五條
物資采購部履行采購合同承辦職責(zé)
（一）負(fù)責(zé)調(diào)查、了解并收集合同當(dāng)事人的相關(guān)工商資料及開票信息等。
（二）負(fù)責(zé)合同的流程審簽工作。
（三）負(fù)責(zé)擬定、審查采購合同文本，負(fù)責(zé)準(zhǔn)備合同最終簽訂文本。
（四）負(fù)責(zé)合同工期、質(zhì)量、安全、合同價款、款項(xiàng)回收支出督促等履約情況的記錄。
（五）業(yè)務(wù)往來過程中，負(fù)責(zé)對相關(guān)的函件、通知單等資料的收集歸類，并及時交綜合辦公室、財務(wù)資產(chǎn)部、經(jīng)營管理部備案保存。
第六條
經(jīng)營管理部履行資產(chǎn)處置合同、招標(biāo)合同承辦職責(zé)
（一）負(fù)責(zé)調(diào)查、了解并收集合同當(dāng)事人的相關(guān)工商資料及開票信息等。
（二）負(fù)責(zé)合同的流程審簽工作。
（三）負(fù)責(zé)擬定、審查資產(chǎn)處置合同、招標(biāo)合同文本，負(fù)責(zé)
準(zhǔn)備合同最終簽訂文本。
第七條
財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)合同履行的監(jiān)督職責(zé)
（一）負(fù)責(zé)審查合同內(nèi)容是否符合國家財經(jīng)法規(guī)和公司財務(wù)管理制度，維護(hù)公司利益。
（二）負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)支付及票據(jù)審查工作。
（三）業(yè)務(wù)往來過程中，負(fù)責(zé)對相關(guān)的詢證函、付款申請單等資料的收集、審查、歸類，并定期備案保存。
第三章
合同的訂立
第七條
合同簽訂前，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)對合同當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，并搜集對方當(dāng)事人的資質(zhì)證書、專營許可證、法定代表人身份證明（或有效的授權(quán)委托書）、資信和履約能力等相關(guān)資料。經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后，由經(jīng)營管理部備案保存。
第八條
合同談判由承辦部門組織，公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組參加，重大合同談判應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)并邀請集團(tuán)法務(wù)、技術(shù)等專業(yè)人員參加。
第九條
合同由承辦部門起草，凡國家、行業(yè)有合同示范文本或合同有統(tǒng)一文本的，應(yīng)優(yōu)先適用或參照適用。
第十條
合同的訂立應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行會簽、審批程序
（一）承辦部門申報。
合同承辦部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備合同文本及相關(guān)材料，按照公司的規(guī)定程序和格式填報合同會簽表，由承辦人簽名確認(rèn)、承辦部門負(fù)責(zé)人審核后申報。
（二）相關(guān)部門會簽。
由財務(wù)管資產(chǎn)部和綜合辦公室根據(jù)其對合同管理的職責(zé)對合同文本進(jìn)行審核并簽署意見。
（三）分管領(lǐng)導(dǎo)審簽。
由公司分管領(lǐng)導(dǎo)對合同文件進(jìn)行審核并簽署意見。
（四）經(jīng)理審查。
在通過上述各級審核的基礎(chǔ)上，由經(jīng)理對合同文件進(jìn)行審查。
（五）執(zhí)行董事審批。
由公司執(zhí)行董事對合同文件進(jìn)行審批并簽署、或授權(quán)簽署。
（六）合同完善。
根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，若對合同有重大改動，應(yīng)返回合同經(jīng)辦部門修改并重新組織審簽和審批。
（七）合同文件的打印和校對。
合同承辦人負(fù)責(zé)合同文件的打印及文字校對，并對合同文件的正式稿和經(jīng)審核的合同文件文本的一致性負(fù)責(zé)。
（八）合同文件的簽字和蓋章。
合同文件正式稿應(yīng)加蓋合同專用章和法定代表人或委托代表人簽名，應(yīng)加蓋騎縫章。
（九）合同文本的備案。
負(fù)責(zé)準(zhǔn)備合同最終簽訂文本3套，分別交由綜合辦公室、財務(wù)資產(chǎn)部、合同承辦部門備案保存。
第十一條
合同主體
（一）訂立合同必須遵守《中華人民共和國合同法》及其他相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。
（二）訂立合同的主體必須具有法人資格，且須嚴(yán)格按本辦法規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)公司法定代表人的授權(quán)，任何部門和人員一律不得以
公司名義對外訂立合同。
（三）訂立合同不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與對方當(dāng)事人簽訂與其履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。
第十二條
合同形式
（一）訂立合同，工程材料單次采購價格超過5000元應(yīng)采用書面形式，5000元以下及框招類可以采用訂單形式，單體設(shè)備類原則上應(yīng)采用書面形式。
（二）書面形式是指合同書、補(bǔ)充協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文、產(chǎn)品訂貨單（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司原則上要求采用書面合同形式。
第十三條
合同內(nèi)容
（一）當(dāng)事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章等應(yīng)與對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所等信息應(yīng)保持一致。
（二）合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，采購合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、產(chǎn)地及標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。
其中：服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求，對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙、或設(shè)計資料、相關(guān)紀(jì)要等作為合同的附件。
（三）合同數(shù)量應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年采購合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如訂單、送貨單、發(fā)票等）。
（四）標(biāo)的質(zhì)量有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號，可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）
，憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)等。
（五）合同價款應(yīng)在合同中明確，價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、電匯、票匯、信匯、托收、信用證等應(yīng)予以明確，價款的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件滿足后多少日內(nèi)支付。
（六）履行期限、地點(diǎn)和方式。
履行期限應(yīng)具體明確，無法約定具體時間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式。
合同履行地點(diǎn)應(yīng)明確交貨地點(diǎn)，約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級、或買方指定地點(diǎn)。
采購合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運(yùn)單、送貨單方式交貨，倉庫保管員簽單等。
（七）合同的擔(dān)保。
合同中對方當(dāng)事人要求提供擔(dān)保或本方要求對方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù)。
（八）合同的解釋。
合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。
（九）保密條款。
對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任。
（十）違約責(zé)任。
根據(jù)《合同法》作適當(dāng)約定，兼顧公司的利益和合同的公平性。
（十一）解決爭議的方式。
解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，選擇起訴的一般應(yīng)約定在公司住所地有管轄權(quán)人民法院解決。
（十二）合同落款。
要寫明公司名稱、法定代表人（授權(quán)委托人）、電話、傳真、開戶行及賬號、簽訂日期等信息。
第十四條
合同編號
（一）合同編號采用規(guī)則統(tǒng)一、簡明易記、不重不漏、便于管理的原則確定。
合同編號并不改變合同性質(zhì)和內(nèi)容，作公司內(nèi)部合同管理之用。
（二）合同編號采取拼音與數(shù)字相間隔組合而成，一般由3部分構(gòu)成，即公司拼音簡稱+簽訂日期+合同類型編碼及該類型流水號（四位數(shù)），例如2019年8月19日簽訂的一份購銷合同（采購），可編號為：DZJH20190819GX0006-G。
（三）合同類型編碼，分為：采購合同，CG；
合作協(xié)議，HZ；合同，DL；監(jiān)造合同，JZ；服務(wù)合同，F(xiàn)W；勞動合同，LD。根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際情況，經(jīng)營管理部、財務(wù)資產(chǎn)部、合同承辦部門可聯(lián)合商定新類型的合同編碼。
第十五條
合同簽署
（一）公司法定代表人行使全部對內(nèi)對外合同的簽署權(quán)，也可授權(quán)他人簽署合同。
（二）公司法定代表人的委托人，必須根據(jù)本公司法定代表人在合同會簽表上書面授權(quán)簽署合同。
受托人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍和期限內(nèi)訂立合同。未經(jīng)書面授權(quán)的人不得簽署合同。
（三）法定代表人或已被授權(quán)委托人認(rèn)為具備簽署條件的，簽署合同后加蓋合同印章。
法定代表人未簽字或未得到公司法定代表人
授權(quán)的，不得簽蓋合同專用章（公章）。
（四）《合同會簽表》應(yīng)作為合同附件，一并歸檔保存。
第十六條
合同蓋章
（一）公司公章或合同專用章。
原則上，公司對內(nèi)對外合同統(tǒng)一蓋合同專用章。緊急情況下，經(jīng)綜合辦公室登記后蓋公司公章。
（二）合同簽字、蓋章后，應(yīng)朝正面加蓋騎縫章。
第四章
合同的履行、變更和解除
第十七條
合同履行應(yīng)本著“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同各項(xiàng)規(guī)定，保證合同全面、實(shí)際履行，確保合同預(yù)期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
第十八條
合同履行實(shí)行動態(tài)跟蹤制度。合同承辦部門應(yīng)隨時跟蹤合同履行，在合同重要時間節(jié)點(diǎn)前，對合同當(dāng)事人的履約情況及時記錄、催促。對合同履約信息，合同承辦部門應(yīng)備案保存。
第十九條
合同履行實(shí)行信息反饋制度。若合同發(fā)生變化或爭議等，合同承辦部門應(yīng)及時報分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門協(xié)商解決。
第二十條
合同變更應(yīng)與對方當(dāng)事人協(xié)商具體變更方案，并經(jīng)相關(guān)部門會簽及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，簽署書面的變更協(xié)議，防止合同變更的隨意性。
第二十一條
合同爭議的解決，應(yīng)堅持以合同文件為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩的原則。
第二十二條
合同在履行過程中，出現(xiàn)法律規(guī)定或合同約定可以變更或解除的條件時，除一方依法享有單方解除權(quán)外，經(jīng)合同雙方協(xié)商一致后，方可變更或解除合同。
第二十三條
合同的變更或解除，必須采用書面形式，必須符合法定或約定程序。
第五章
建立健全合同風(fēng)險防控機(jī)制
第二十四條
合同經(jīng)辦部門、合同管理部門及合同監(jiān)督部門應(yīng)提高風(fēng)險防控意識和證據(jù)保存意識。公司建立健全合同風(fēng)險的事前、事中、事后的防控機(jī)制。
第二十五條
合同風(fēng)險事前防控。有計劃的對合同樣本和其他法律防范措施進(jìn)行推廣，提高公司各部門的法律防范意識。嚴(yán)格按照公司規(guī)定程序進(jìn)行合同審簽，全面對合同風(fēng)險審查。完善目前公司使用的詢證函、交貨單等，做到措辭嚴(yán)謹(jǐn)，具有法律依據(jù)的作用。
第二十六條
合同風(fēng)險事中防控。加大對合同履行中的管理力度，對到了履行期限的合同要求經(jīng)辦部門出具書面說明，及時監(jiān)督各合同的履行情況。對可能出現(xiàn)糾紛的合同，立即作出補(bǔ)救辦法，防止出現(xiàn)訴訟情況。合同履行過程中，注意收集往來函件、通知等文件材料，做好必要的證據(jù)保存工作。
第二十七條
合同風(fēng)險事后防控。若合同當(dāng)事人出現(xiàn)合同違約行為，應(yīng)視違約情況的輕重，采取口頭提示、書面通知、發(fā)送《律師函》、調(diào)解、訴訟或仲裁等方式解決。若公司出現(xiàn)違約情況，應(yīng)及時與合同當(dāng)事人溝通、取得諒解，簽署備忘錄或相關(guān)文件，避免訴訟。
第六章
考核與獎懲
第二十八條
合同經(jīng)辦部門、合同管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。公司
綜合辦公室負(fù)責(zé)本辦法執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。
第二十九條
對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎勵。
第三十條
合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：
（一）未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同。
（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書。
（三）應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。
第三十一條
合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司可酌情向有關(guān)人員追償損失：
（一）因工作過失致使公司被詐騙。
（二）公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)。
（三）遺失重要證據(jù)資料。
（四）發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機(jī)的。
（五）合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告。
（六）其他違反公司相關(guān)制度的。
第三十二條
公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。
第七章
附則
第三十三條
本辦法由**機(jī)電設(shè)備有限公司負(fù)責(zé)解釋、修改。
