時(shí)間：2023-07-18 16:28:24
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關(guān)鍵詞：檔案信息化 建設(shè) 現(xiàn)狀 建議
一、檔案信息化建設(shè)的必要性
檔案信息化建設(shè)指的是通過采用信息化技術(shù)使檔案工作的現(xiàn)代化水平能夠逐漸的提高對(duì)檔案管理的新理論、新原則以及新情況進(jìn)行再次的分析和思考，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中制定明確的檔案與服務(wù)的基本規(guī)范與基本框架，從而達(dá)到檔案信息社會(huì)化的作用。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不容易進(jìn)行長期的保存，為了使紙質(zhì)檔案避免蟲蝕、火災(zāi)以及受潮等危害，進(jìn)一步改善保存環(huán)境，往往會(huì)產(chǎn)生大量的保管費(fèi)用，而且紙質(zhì)檔案沒有備份，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象，而且在對(duì)檔案資料進(jìn)行反復(fù)的查閱時(shí)會(huì)大大的增加資料的受損度，甚至造成資料丟失，在很大程度上加大了檔案管理的工作難度。而檔案的電子化還存在較多的不足與缺陷，電子化檔案的查閱、應(yīng)用以及管理還需要進(jìn)行完整性的解決。
二、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題
現(xiàn)階段，我國的檔案信息化建設(shè)整體上具有較大的優(yōu)勢(shì)，但是其中依舊存在一些問題，主要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行分析：
（一）基礎(chǔ)設(shè)施比較薄弱
檔案信息化建設(shè)需要配備容量比較大的服務(wù)器、購置計(jì)算機(jī)、建立數(shù)據(jù)庫以及局域網(wǎng)，具備完善的硬件條件，同時(shí)也要對(duì)專門用于檔案管理的軟件進(jìn)行開發(fā)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)與管理，這些工作都要花費(fèi)大量的費(fèi)用。現(xiàn)階段，我國的檔案管理機(jī)構(gòu)沒有大量的資金進(jìn)行硬件建設(shè)，其收入主要由國家提供，受到很大的限制，難以實(shí)現(xiàn)相關(guān)硬件建設(shè)。
（二）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)跟不上時(shí)展
檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行信息化建設(shè)的前提，我國雖然在檔案工作方面頒布了許多標(biāo)準(zhǔn)，但是很少提及數(shù)字化檔案，大部分涉及的是音像以及紙質(zhì)檔案，而檔案的信息化建設(shè)主要涉及的是數(shù)字化的檔案管理，因此，需要針對(duì)數(shù)字化檔案制定新的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。
（三）觀念還比較落后
我國有些檔案管理人員相關(guān)的觀念意識(shí)還不夠強(qiáng)，認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，沒有對(duì)檔案工作不夠重視，以至于投資費(fèi)用得不到充分的利用，對(duì)檔案管理造成一定程度上的消極影響。同時(shí)，由于檔案管理人員的管理意識(shí)比較弱，在對(duì)檔案信息化建設(shè)的工作中，落后的管理觀念導(dǎo)致不規(guī)范的行為，會(huì)推遲工作的進(jìn)程，產(chǎn)生工作上的障礙，使檔案信息化建設(shè)的工作難度進(jìn)一步加大。
（四）管理人員素質(zhì)比較差
現(xiàn)階段的檔案管理人員大部分文化素質(zhì)以及身體素質(zhì)都比較低，數(shù)量也比較少，很大部分都不是專門的檔案管理人員，幾乎都是對(duì)檔案進(jìn)行手工操作，對(duì)電子檔案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作還不能夠熟練的掌握，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理工作，沒有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)、對(duì)程序進(jìn)行設(shè)計(jì)，大大的降低了檔案信息化建設(shè)的工作程度，對(duì)有效的信息資源不能充分利用，達(dá)不到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。
（五）電子文件的管理工作沒有秩序
在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的形勢(shì)下，檔案的管理已經(jīng)開始向信息化建設(shè)的方向發(fā)展，但是電子文件的管理工作處于無序的狀態(tài)，如對(duì)檔案信息實(shí)行雙軌制，因存儲(chǔ)空間不夠大，清除了大量的電子文件，對(duì)檔案信息的完整性以及統(tǒng)一性造成了嚴(yán)重的破壞，具有很大程度上的不規(guī)范性。
三、對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化的相關(guān)建議
（一）加大資金投入，增加檔案信息化建設(shè)的效益
首先，檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)與政府以及相關(guān)部門進(jìn)行溝通和交流，努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，使資金上的困境得到解決，拓寬資金投入渠道，對(duì)資金進(jìn)行充分的挖掘和利用，使檔案信息化建設(shè)工作能夠順利的進(jìn)行。其次，檔案部門要避免工作上的盲目性與攀比性，根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)合理方案以及工作體系，在遵守規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作，提高資金在工作中的有效性，減少資源的浪費(fèi)的現(xiàn)象，從而獲得更多的效益。
（二）提高工作人員專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)過硬的人才隊(duì)伍
首先，人才方面的建設(shè)對(duì)檔案信息化建設(shè)具有重要的作用，對(duì)于相關(guān)的工作人員，要對(duì)其進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)教育，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能，使其能夠熟練的掌握計(jì)算機(jī)的檔案管理工作。其次，對(duì)人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)上崗人員的考核力度，對(duì)新進(jìn)人員進(jìn)行培訓(xùn)之后才能夠進(jìn)行正常工作，對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行進(jìn)一步的改善，為檔案信息化建設(shè)的工作人員營造良好的發(fā)展環(huán)境，從而建設(shè)過硬的人才隊(duì)伍，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化。
（三）提高技術(shù)水平，加強(qiáng)法制建設(shè)
首先，在檔案信息化建設(shè)的過程中，提高其信息技術(shù)水平，使技術(shù)方面的因素與業(yè)務(wù)方面的因素有機(jī)的結(jié)合在一起，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)信息化控制的力度，用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行引導(dǎo)，提高檔案信息管理工作的質(zhì)量和水平，促進(jìn)綜合目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其次，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有序性，建立健全相關(guān)的檔案制度以及規(guī)范，對(duì)檔案信息進(jìn)行有序的處理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，在標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化建設(shè)的規(guī)范下，形成完善的檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系，促進(jìn)信息化建設(shè)的順利實(shí)施。
四、總結(jié)
檔案信息化建設(shè)的工作是一項(xiàng)復(fù)雜、長期的任務(wù)，在社會(huì)進(jìn)程不斷的推進(jìn)下，檔案信息資源的需求量不斷的增大，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在諸多的缺陷和不足，要想有效的解決信息管理工作中存在的諸多的問題，需要對(duì)其進(jìn)行不斷的改進(jìn)，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，從資金、人員、技術(shù)以及法制等方面進(jìn)行相關(guān)改進(jìn)工作，才能為社會(huì)提供有效的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1] 陳瑞蘭.我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析及問題對(duì)策[J].改革與開放，2009（08）
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建議
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。
1 檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、、經(jīng)濟(jì)文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。
2 檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則
2.1 規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。
2.2 安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
2.3 效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。
3 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
3.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識(shí)
檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會(huì)信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。
3.2 提高檔案信息化水平技術(shù)
3.2.1 配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。
3.2.2 檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
3.2.3 對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
3.3 提高檔案信息管理水平
信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。
3.3.1 檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財(cái)富。
3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。
3.3.3 從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。
4 對(duì)今后開展檔案信息化建設(shè)的展望
4.1 總體規(guī)劃，分步實(shí)施
檔案信息化在我國是一項(xiàng)新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個(gè)檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。
4.2 突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效
當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。對(duì)于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。
4.3 規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。對(duì)于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國際、國內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對(duì)照提高。同時(shí)要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面，本文從提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?；?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確；完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個(gè)方面闡述了筆者的建議。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；建議
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障
各組織、各單位，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器等。對(duì)于財(cái)力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設(shè)備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時(shí)間長容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識(shí)。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動(dòng)硬盤的形式進(jìn)行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時(shí)也簡化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時(shí)要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識(shí)、新方法。此外，因?yàn)闄n案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，因此要針對(duì)這一特點(diǎn)有針對(duì)性的對(duì)在崗職工安排計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊(duì)伍培養(yǎng)成會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對(duì)人員的需要。
四、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息
公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時(shí)，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時(shí)維護(hù)，互動(dòng)高效，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對(duì)于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實(shí)名制準(zhǔn)入驗(yàn)證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進(jìn)行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對(duì)于重要檔案信息、機(jī)密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲(chǔ)存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確
電子檔案信息在錄入時(shí)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對(duì)，最大程度的減少電子檔案信息的錯(cuò)誤，力爭電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實(shí)。為了便于開展電子檔案信息的核對(duì)和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面
數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項(xiàng)組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時(shí)代或者說大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的升級(jí)。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強(qiáng)國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計(jì)、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個(gè)組織、一個(gè)部門的事情，是多個(gè)組織、多個(gè)部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實(shí)際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個(gè)平臺(tái)下通過同一個(gè)數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻(xiàn)：
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[2]劉英萍.淺議檔案工作信息化建設(shè)[J].檔案與社會(huì),2005,(12).
1農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的必要性
1.1農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)加快檔案信息化建設(shè)是國家及河北省“十一五”以來對(duì)檔案管理工作提出的新要求，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。由于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)多是在野外、田間地頭進(jìn)行試驗(yàn)記錄或數(shù)據(jù)采集，形成的檔案資料易受環(huán)境限制，因而歸檔時(shí)會(huì)出現(xiàn)部分資料字跡模糊、紙張變色或破損的現(xiàn)象，因此，傳統(tǒng)的檔案利用方式又容易造成損害，影響保存效果。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)之后，檔案的利用、保存和管理通過計(jì)算機(jī)來完成，這樣科技人員只需通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)即可實(shí)現(xiàn)檔案的查閱［11］，大大減少對(duì)檔案原件的損毀，有力地保證了檔案的完整。
1.2農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)農(nóng)業(yè)科學(xué)發(fā)展的需要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，利用信息化平臺(tái)將農(nóng)業(yè)科技檔案，從“后臺(tái)推到窗口”，從“室藏轉(zhuǎn)向公開”［5］，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，全面提升農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)利用和服務(wù)水平，進(jìn)一步提高農(nóng)業(yè)科研的效率;同時(shí)，更便于農(nóng)業(yè)科技信息的二次利用和開發(fā)［9］，更好地為科技扶貧、科技下鄉(xiāng)和科技咨詢服務(wù)，對(duì)保證農(nóng)業(yè)的科學(xué)發(fā)展，推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新和現(xiàn)代農(nóng)業(yè)建設(shè)具有重要意義［5］。
1.3農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的途徑傳統(tǒng)的檔案管理方式工作量大，效率低，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力［8］。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，檔案的收集方式由指導(dǎo)代辦轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢查督促［13］，確保了歸檔資料的完整，檢索與查詢通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)，使檔案的利用更加快捷、方便，大大地減輕了檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們更好地從事檔案收集整理和編研工作，進(jìn)一步提高了檔案工作的效率，全面提升了檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平［10］，為檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問題
目前，農(nóng)業(yè)科技檔案的管理多數(shù)是處于保管和利用狀態(tài)，沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化的合理配置和科學(xué)管理，農(nóng)業(yè)科技檔案沒有充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用［10］。
2.1檔案的管理方式單一，工作手段落后由于檔案工作受條件限制，檔案管理至今還局限于傳統(tǒng)的手工操作模式，計(jì)算機(jī)未能在檔案管理及檔案信息的存貯、加工上應(yīng)用?！爸夭剌p用”問題普遍存在，檔案一旦歸檔就被束之高閣，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2.2檔案信息化意識(shí)淡薄，利用率低部分科技人員檔案信息化意識(shí)淡薄，對(duì)歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，為了自己使用方便，將形成的大多數(shù)科研資料保留在自己手上［2］，不能反映科研項(xiàng)目的全貌;目前，農(nóng)業(yè)科研單位普遍存在重科研、輕推廣的現(xiàn)象，有資料顯示，我國每年取得的科技成果有2萬多項(xiàng)，而轉(zhuǎn)化率僅為20%～30%［11］。
2.3檔案材料形成周期長，不規(guī)范由于農(nóng)業(yè)科研工作周期較長，有些試驗(yàn)記載的數(shù)據(jù)字跡和紙張不規(guī)范、不準(zhǔn)確［12］;有的課題文件材料中原件較少，復(fù)印件較多，字跡又不清楚，不適合長期保存;有的科研項(xiàng)目由于涉及多部門、多單位，以及由于科研人員的調(diào)動(dòng)，檔案材料易流失，導(dǎo)致檔案材料缺乏連續(xù)性、完整性。
2.4部分檔案人員業(yè)務(wù)水平低，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)檔案管理中，缺少既懂一定的農(nóng)業(yè)科研知識(shí)又有較強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的專職檔案人員;部分檔案人員兼職過多，業(yè)務(wù)水平不高，致使其工作熱情低，多為坐等上門的被動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，保密意識(shí)又淡薄，在一定程度上影響了農(nóng)業(yè)科技檔案的有效利用。
3農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
3.1提高思想認(rèn)識(shí)和服務(wù)水平檔案管理人員必須更新觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”的管理方式，依靠信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享［12］，為創(chuàng)新檔案管理新模式打好思想基礎(chǔ);將原來“坐等上門”的服務(wù)方式通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)直接提供利用，提高檔案的服務(wù)水平;加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)程度［13］。
3.2加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理檔案管理部門要加大《農(nóng)業(yè)法》、《檔案法》以及《檔案管理的有關(guān)規(guī)定》的宣傳學(xué)習(xí)力度［7］，不斷增強(qiáng)廣大科技人員的檔案意識(shí)，對(duì)在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科研活動(dòng)中形成的原始檔案材料及時(shí)進(jìn)行規(guī)范整理，防止原始資料的流失，確保農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性。
國家檔案局在2002年的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其對(duì)策文/翟惜瑞綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地認(rèn)識(shí)。這樣，才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)和信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批、分階段地實(shí)現(xiàn)。
2．突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效，確保檔案信息化管理便捷化、共享化、惠民化。
當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。這樣，有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對(duì)庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對(duì)困難估計(jì)不足的傾向。目前，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此，要立足實(shí)際，對(duì)于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。
3．規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)，確保檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、合法化、穩(wěn)定化。
檔案信息化的首要前提，是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對(duì)于不適應(yīng)、不符合的，堅(jiān)決予以整改。要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則，再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)。
4．多方籌措，加強(qiáng)保障，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理專人化、專職化、專業(yè)化。
[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；管理
中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）02-0000-01
1.檔案信息化概述
檔案信息化概念是在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用的活動(dòng)和過程。隨著檔案信息化成為一種趨勢(shì)，中辦發(fā)[2004]34號(hào)文件《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確了檔案信息化的目標(biāo)和任務(wù)，是要提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率；建設(shè)和完善局域網(wǎng)，按要求做好政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的接入工作。檔案的信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)、是信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵；信息資源開發(fā)程度是衡量檔案信息化水平的重要標(biāo)志。
對(duì)于從傳統(tǒng)檔案向檔案信息化管理，已經(jīng)基本完成了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作，就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化能讓檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，滿足人們的檔案利用需求，這也是檔案信息化的初級(jí)階段。
當(dāng)前檔案信息化工作主要包括幾個(gè)重要部分，如檔案目錄的數(shù)據(jù)建設(shè)，這可以從根本上提高檔案利用效率、質(zhì)量；檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，可以保護(hù)檔案信息、提高利用效率、提高檔案質(zhì)量，并且能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索；加強(qiáng)檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在檔案信息化過程中，要努力使檔案信息化建設(shè)與本地區(qū)信息化建設(shè)同步發(fā)展，把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，同時(shí)要堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)發(fā)展、服務(wù)、安全三項(xiàng)基本原則。
2. 提高檔案信息化管理的建議
2.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重要性認(rèn)識(shí)
檔案信息作為社會(huì)信息資源的重要組成部分，有著不可替代的原始性、真實(shí)性、可靠性以及廣泛的社會(huì)性等特點(diǎn)。檔案信息化建設(shè)要按照信息共享、網(wǎng)絡(luò)共建、遠(yuǎn)程利用、服務(wù)為主的指導(dǎo)思想，要發(fā)揮檔案部門的優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)檔案資源，充分利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，面向社會(huì)、公眾以及市場(chǎng)，著力提高檔案信息服務(wù)水平。要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案信息化建設(shè)納入本單位的工作議事日程，有計(jì)劃、有步驟開展檔案信息化建設(shè)工作。增加投入，確保檔案信息化建設(shè)工作順利開展，提高檔案查閱利用效率，逐步實(shí)現(xiàn)全縣檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為我縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的檔案信息服務(wù)。
2.2 要加快信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案工作的信息化水平
加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作人才隊(duì)伍建設(shè)?？h檔案局（館）要積極創(chuàng)造條件，配齊配強(qiáng)檔案信息化建設(shè)技術(shù)人才。各單位要配備專兼職檔案工作者，且能熟練掌握和操作計(jì)算機(jī)。縣檔案局要加強(qiáng)對(duì)全縣檔案工作者的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全縣檔案工作者開展檔案信息化建設(shè)的能力和水平，為開展檔案信息化建設(shè)工作提供人才保障。
2.3 建立完善的檔案信息化保障體系
檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，是不可或缺的必要條件，然而在前期數(shù)十年的建設(shè)中，由于經(jīng)驗(yàn)不足使得重復(fù)建設(shè)比較常見，而且各地建設(shè)都是按照自身需要發(fā)展，所以造成一種無標(biāo)準(zhǔn)可遵循的狀態(tài)，而沒有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)則會(huì)使得后期檔案信息化工作越加艱巨。另外，檔案信息化是一個(gè)長期任務(wù)，需要付出巨大的財(cái)力和物力，所以檔案信息化建設(shè)必須從制度上、財(cái)務(wù)體系上、人員安排上予以保障，只有這樣才能夠使得檔案信息化順利推進(jìn)，不斷滿足新時(shí)代對(duì)檔案管理的需求。
2.4 數(shù)字檔案信息安全管理
隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)和信息化設(shè)備的日益增多，為了確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中的安全流轉(zhuǎn)，避免被黑客竊取和病毒破壞，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中信息安全技術(shù)應(yīng)用不夠全面，使得檔案信息系統(tǒng)變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。從事黑客的人或組織可能會(huì)不斷地尋找檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的的漏洞，以潛入檔案信息系統(tǒng)。一旦網(wǎng)絡(luò)被人攻破，機(jī)密的數(shù)據(jù)、資料可能會(huì)被盜取，網(wǎng)絡(luò)可能會(huì)被損壞，給我們的工作帶來難以預(yù)測(cè)的損失。另外，世界上每天都有新的計(jì)算機(jī)病毒產(chǎn)生，同樣會(huì)威脅檔案網(wǎng)絡(luò)的安全。
2.5 在系統(tǒng)硬件設(shè)備方面要求做到：
（1）只要制定健全的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，做好檔案數(shù)據(jù)的日常備份，并且加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和機(jī)房報(bào)警裝置的管理。（2）內(nèi)外網(wǎng)物理隔離。根據(jù)國務(wù)院及有關(guān)安全保密部門的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，涉及國家秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，不得直接或間接與國際互聯(lián)網(wǎng)或其它公共信息網(wǎng)互相連接，必須實(shí)行物理隔離。因此，對(duì)檔案部門的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和國際互聯(lián)網(wǎng)，要嚴(yán)格地進(jìn)行物理隔離，防止不宜公開的內(nèi)部檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)連接泄露到外部公眾網(wǎng)。（3）多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)，是目前認(rèn)為最有效的一種防攻擊的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。即將內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)劃分成若干個(gè)安全級(jí)別不同的子網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部一個(gè)網(wǎng)段與另一個(gè)網(wǎng)段的物理隔離。這樣，就能防止某一個(gè)網(wǎng)段的安全問題在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)傳播。針對(duì)某些網(wǎng)絡(luò)，在某些情況下，它的一些局域網(wǎng)的某個(gè)網(wǎng)段比另一個(gè)網(wǎng)段更受信任，或者某個(gè)網(wǎng)段比另一個(gè)更敏感，通過信任網(wǎng)段與不信任網(wǎng)段劃分在不同的網(wǎng)段內(nèi)，就可以限制局部網(wǎng)絡(luò)安全問題對(duì)全局網(wǎng)絡(luò)安全造成的影響。（4）為了便于管理利用交換機(jī)或防火墻將所有的MAC地址與客戶段IP地址綁定。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶被分配或自行設(shè)定一個(gè)IP地址以后，防火墻系統(tǒng)就能接收到相應(yīng)的地址廣播，在防火墻系統(tǒng)上列出相應(yīng)的IP地址與MAC地址，并可以選擇是否把這個(gè)IP地址與相應(yīng)的MAC地址綁定，這樣可限定IP地址只能在一臺(tái)指定的工作站上使用，既可以防止IP地址冒用，又大大方便了日常網(wǎng)絡(luò)的IP地址管理。（5）每個(gè)廠家的物理設(shè)備有它獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)也有它不可克服的致命弱點(diǎn)，因此在選用檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)備時(shí)，盡量選用不同廠家不同型號(hào)的設(shè)備，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，封堵網(wǎng)絡(luò)漏洞，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性能。
2.6 系統(tǒng)安全和應(yīng)用安全，要求做到
需要一種有效的防黑客掃描工具，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)機(jī)器設(shè)備進(jìn)行掃描。如果發(fā)現(xiàn)有黑客入侵或網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)危險(xiǎn)信號(hào)并報(bào)警，而且能夠有效糾正錯(cuò)誤，調(diào)整檔案網(wǎng)絡(luò)安全策略。同時(shí)能夠?qū)n案網(wǎng)絡(luò)的信息進(jìn)行安全審計(jì)，自動(dòng)形成日志，記錄檔案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況。另外，具備對(duì)局域網(wǎng)服務(wù)器、客戶段以及其它網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的病毒監(jiān)控、消息監(jiān)聽功能，具有對(duì)局域網(wǎng)內(nèi)所有設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)查殺毒的能力。
檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全是檔案網(wǎng)絡(luò)安全的核心，為了有效防止攻擊和惡意篡改，要采用數(shù)字證書、動(dòng)態(tài)口令、加密等手段，同時(shí)在存儲(chǔ)方式上采用熱備份、冷備份、遠(yuǎn)程存儲(chǔ)等措施保存好檔案數(shù)據(jù)，確保檔案系統(tǒng)遭到攻擊或癱瘓后，能以最快的速度恢復(fù)。
采取措施對(duì)檔案信息、數(shù)據(jù)的來源設(shè)置跟蹤機(jī)制。一旦發(fā)現(xiàn)有攻擊行為，檔案系統(tǒng)應(yīng)該能夠及時(shí)報(bào)警，自動(dòng)采取相應(yīng)的對(duì)策。如關(guān)閉有關(guān)服務(wù)、切斷物理線路的連接等保證檔案數(shù)據(jù)、信息良好的可靠性。
單一的產(chǎn)品不能同時(shí)完成多項(xiàng)功能。比如，防黑客的產(chǎn)品不能用來防病毒，不同強(qiáng)度控制不同風(fēng)險(xiǎn)，我們不能僅指望靠單一的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品來做到一勞永逸。我們必須進(jìn)行統(tǒng)一的、均衡的安全策略的管理及實(shí)施，全面提高檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。
3.結(jié)束語
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，是一個(gè)長期的過程。在檔案信息化建設(shè)過程中，一定要高瞻遠(yuǎn)矚，具有一定的前瞻性，遵循標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)考慮以后的需求以及系統(tǒng)升級(jí)的可能性；同時(shí)，檔案信息化建設(shè)又不可好高騖遠(yuǎn)，應(yīng)該根據(jù)自身單位的實(shí)際情況，分步驟進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
（一）檔案資源的共享性。在信息化技術(shù)的牽引下，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享性，便成為檔案信息化管理的終極目的，而資源的共享也能夠使檔案的價(jià)值得到最大程度的體現(xiàn)。而要達(dá)成這一目標(biāo)，關(guān)鍵在于檔案資源的信息化建設(shè)。檔案資源具體可從以下兩方面來分析：第一，依托信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案信息的自動(dòng)化、一體化管理，這樣不但提高了信息檢索速度，而且能夠針對(duì)不同載體的檔案，諸如圖像類、文字類的數(shù)字化存儲(chǔ)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的整合，使它們轉(zhuǎn)化為圖文并茂的新資源，從而增加了檔案信息資源的表現(xiàn)形式；第二，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行環(huán)境下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。這樣既明確了檔案管理的內(nèi)容及范圍，又規(guī)范了檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)。
（二）檔案資源的信息化。與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，通常意義的檔案管理信息化是由有關(guān)的檔案行政管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，并以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，采集、保存并整理檔案中的信息資源，并提供檔案信息的服務(wù)等。實(shí)際上，檔案管理信息化從一定意義上完成了檔案管理模式從實(shí)體保管到數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，為傳統(tǒng)的檔案管理工作提供了新的發(fā)展動(dòng)向。信息時(shí)代下的檔案管理雖然脫離了實(shí)體的保管，但在數(shù)字化和現(xiàn)代化的管理道路上，還需要依托相關(guān)的硬件和軟件。具體表現(xiàn)在以下三方面：首先，有統(tǒng)一的信息設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施，以此為載體，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)；其次，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下，建立信息資源庫，并提供技術(shù)支持；最后，對(duì)信息化人才進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的工作效率。
二、增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新觀念和培訓(xùn)力度
在信息化時(shí)代的大背景下，檔案管理工作人員除了具備豐富的專業(yè)理論知識(shí)和良好的職業(yè)道德操守，還需要有創(chuàng)新觀念。信息化的新型技術(shù)要求檔案管理人員具備獨(dú)立思考能力，在兢兢業(yè)業(yè)的整理分析工作中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并有效分析解決問題。擁有自身的獨(dú)立思考，既能提高檔案管理人員的工作積極性，又能使其在突破傳統(tǒng)管理模式的前提下，對(duì)新發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行創(chuàng)新解答，從而拓寬檔案管理的新型管理模式。
