時間：2023-07-17 16:23:09
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檔案行政管理部門應該增強對中等專業(yè)學校檔案工作的引導與指導，讓全校整體形成檔案意識，從思想上充分認識到檔案管理的重要性。檔案管理是學校整體工作的有機組成部分，學校的每個部門，每個工作人員，甚至每個學生都會與之發(fā)生聯(lián)系，其重要程度不亞于學校的其他行政管理工作。檔案是學校領導了解學校的歷史、認識學校的現(xiàn)在的最重要的工具，檔案是教職工適應學校的最有效途徑，檔案是招聘單位了解一個學生的基本資料。要達到這些目的，學校應該從領導重視開始，制定一系列的規(guī)章制度，讓各個部門、各個工作人員都有明確的檔案意識，做好檔案管理的第一步。
二、完善檔案管理基礎設施的建立，加強硬件配置
近年來，中等專業(yè)院校的重要性越發(fā)顯著，其綜合辦學條件有所改善，硬件設施也越來越健全，但是由于檔案管理意識不強，導致檔案管理的基礎設施一直沒有較大的改進，檔案管理的基礎設施越來越無法與學校綜合建設形成很好的配合。檔案管理硬件設施的不完善造成了極大的人力物力的浪費，增加了檔案管理的難度，導致檔案的在收集和傳遞的過程中嚴重失真，甚至對教學工作也帶來很大的沖擊。因此我們在進行學校綜合基礎設施的改進過程中，也應該把加強檔案管理的基礎設施建立提上日程，為檔案管理營造良好的環(huán)境，讓檔案管理人員的才能以及專業(yè)素養(yǎng)得到更好的發(fā)揮。當然要適應現(xiàn)代技術(shù)的日新月異，新時期的中等專業(yè)院校在進行檔案管理時，還應該建立合理的檔案自動化管理系統(tǒng)，充分將科技運用于檔案管理當中，通過選擇合理的技術(shù)路線來推動自動化。檔案的信息自動化系統(tǒng)建設，是提高檔案管理的物質(zhì)基礎和減小檔案失真可能性的重要手段，更是與現(xiàn)代化的專業(yè)檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當然檔案信息自動化系統(tǒng)建設也不是一蹴而就的，其中必然會遇到諸多的矛盾與問題，我們應當將積極進取、開拓創(chuàng)新的思想運用于學校的檔案管理中，著眼于提高系統(tǒng)的整體水平，有重點的抓好數(shù)據(jù)庫建設，慎重選定適合本學校的技術(shù)路線，實事求是一步步改進管理體制。
三、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
隨著當代科技的日新月異，許多學校已經(jīng)開出了檔案管理學、圖書館管理學等學科來培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人員。隨即檔案管理也對其工作人員提出了新的更高的要求。首先，檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力，檔案大部分是文字類型的信息，要做好檔案管理的工作，檔案管理人員要能用文字與各部門交流，才能收集到全面正確的檔案信息；要能理解自己所搜集的檔案，才能夠完成對檔案管理在檔案收集之后的后續(xù)工作，例如整理、分類、編目等等。其次，要熱愛學習，對檔案管理工作充滿熱情，無論在何種行業(yè)，從事什么工作，光是有完成任務的心都是不夠的，要不斷地學習新的知識，要熱愛你的工作才能夠好的完成一項工作，這在檔案管理工作中尤為重要，否則很容易因為整天枯燥地面對檔案而產(chǎn)生應付的心理，加之現(xiàn)代科技發(fā)展迅猛，不斷學習才能適應工作甚至事半功倍，否則容易被工作所淘汰。最后，檔案管理工作人員要有一定的科研能力，檔案的管理并不僅僅是將檔案整理好而已，還需要從大量的檔案研究整理中發(fā)現(xiàn)并撰寫出有用的報告，將檔案充分運用與學習和教育中。
四、加強檔案資源的開發(fā)利用
（一）人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
醫(yī)院檔案管理人員大多是從醫(yī)院其它科室調(diào)崗而來的，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，且存在著學歷偏低和管理理念落后等問題，難以推動新形勢下醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。
（二）人事檔案管理硬件投入不足
有些醫(yī)院由于地方有限，醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，有些醫(yī)院檔案多，但專供人事檔案放置的檔案柜少，導致檔案沒按規(guī)范放置；有些醫(yī)院檔案室極其潮濕，易引起檔案材料霉變；有些醫(yī)院甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
二、加強醫(yī)院人事檔案管理的對策
醫(yī)院人事檔案管理存在諸多問題，不利于醫(yī)院全面掌握人才情況，優(yōu)化衛(wèi)生人才資源配置。因此，加強人事檔案工作的管理，有助于醫(yī)院的發(fā)展和提高醫(yī)院的競爭力。
（一）健全人事檔案管理制度首先必須加強人事檔案管理意識，把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，然后醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實際情況，逐步完善本單位人事檔案管理的各項規(guī)章制度，使每個工作內(nèi)容都有章可循，并確保各項制度得到落實，使人事檔案管理工作更科學、規(guī)范、高效。
（二）改進人事檔案管理方法在人事檔案管理工作中，應促進人事檔案管理電子信息化，即把人員信息錄入信息系統(tǒng)，必要時可掃描全部內(nèi)容，將人事檔案做成人才數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫中查找到人員的檔案信息，為醫(yī)院人事決策提供科學依據(jù)，在工作中發(fā)揮干部人事檔案的可利用價值。
（三）規(guī)范人事檔案管理過程應嚴格按照人事檔案材料歸檔的要求，在收集過程中看所收材料是否完整，是否分類放好，是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則，注重及時更新、補充歸檔材料，并注重保養(yǎng)人事檔案。在裝訂時實行全國的統(tǒng)一標準整理裝訂，做到經(jīng)常檢查室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)隨著醫(yī)院檔案信息化建設的深入推進，檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變，檔案領域更需要一支具有較強的綜合技術(shù)和管理能力的復合型人才。應加強對檔案專技人員的思想政治素質(zhì)與業(yè)務能力的培訓力度，增強其責任感、緊迫感與專業(yè)技能。同時，鼓勵積極自學，鼓勵積極與同行交流學習，不斷拓展自己的知識領域，把學習情況與專業(yè)技術(shù)年度考核掛鉤，充分調(diào)動檔案專技人員的學習主動性，促進其努力提高自身素質(zhì)。
（五）加強人事檔案管理的基礎設施建設重視檔案的基礎設施建設，加大資金投入力度，在硬件方面，必須滿足檔案室的辦公用房，配置檔案信息的記錄設備，如掃描儀、相機、攝像機等與檔案保護設備，如空調(diào)，除濕機，滅火器等。在軟件方面，要引進計算機信息管理系統(tǒng)，用計算機儲存人事檔案，既可極大地方便使用者閱讀、查找資料，又能夠提高工作效率，節(jié)省大量人力物力，為醫(yī)院領導提供更加可靠、準確的數(shù)據(jù)信息。
三、結(jié)論
（一）學生自身對檔案的重要性意識不夠
很多大學生都覺得檔案只在學校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業(yè)中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴格要求提交檔案，大學生更是無所謂的態(tài)度，缺乏對人事檔案重要性的認識，只有加強大學生對檔案重要性的認識，檔案才能在人才資源開發(fā)中更好的發(fā)揮作用。
（二）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規(guī)定和實施細則，管檔的業(yè)務人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當一個保管員的身份，對于收集的學生的檔案即沒有系統(tǒng)的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
隨著社會的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應該順應潮流，加強計算機在檔案管理中的應用，這也加強了對檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認真學習計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業(yè)生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度
高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學生能充分認識到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學習中的重要作用。還要提高學生檔案的管理水平，完善學生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時將檔案送達學生就業(yè)單位,對于暫時未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時的將學生檔案送達相關(guān)人才服務機構(gòu)，不能私自的將學生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要創(chuàng)新管理模式，要根據(jù)實際情況制定相應的制度，改進管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作
高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動的各個環(huán)節(jié),合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務
由于目前的就業(yè)機制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應該進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務，不僅僅是做好個人，還應該對畢業(yè)生實行以學校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內(nèi)容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障?？偠灾?積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢熑巍?/p>
（五）規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全
（一）檔案管理是工程建設質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
對工程檔案進行管理控制，主要目的是為了更詳細的記錄工程施工的全過程。工程項目管理的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工現(xiàn)象的質(zhì)量控制，包括產(chǎn)品質(zhì)量控制、工藝質(zhì)量控制。具體來說，影響質(zhì)量控制的因素主要表現(xiàn)在人、機、料、環(huán)境以及方法這五個方面，而通過專業(yè)培訓后持證上崗的“人”，需要現(xiàn)場調(diào)度和輔助工程建設的“機”，通過檢測報告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過拍照和錄像反應場地“環(huán)境”的變化，通過記錄施工日志反應工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內(nèi)。由此可見，檔案管理是工程建設質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。
（二）工程檔案能防范災害破壞及破壞后維修恢復建設
工程檔案是工程建設過程的真實記錄，客觀反映了各個建設環(huán)節(jié)的具體細節(jié)，對工程后期檢測、改擴建、維護、拆除以及其他工程建設都具有十分重要的指導意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設計建設的一個重要參考借鑒，充分展現(xiàn)出了工程檔案的價值和活力。
二、強化工程檔案管理的措施
（一）強化檔案工作者的崗位技能培訓
工程項目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等?？梢约訌妼n案工作人員的崗位技能培訓，提高他們的綜合管理素質(zhì)。定期組織學習專業(yè)理論知識。要積極培養(yǎng)檔案工作人員懂技術(shù)、業(yè)務精通、會管理，而且要針對檔案管理的一些基本知識進行綜合考試，實現(xiàn)持證上崗；集中組織業(yè)務培訓。此類培訓如果單位內(nèi)部無法完成，可以請專門的外訓講師來做，重點針對各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內(nèi)容作詳細培訓。
（二）進入施工現(xiàn)場，增強檔案的真實性
加強工程檔案管理工作是工程規(guī)劃、建設以及管理的重要依據(jù)。因此，檔案管理人員需要在對檔案進行整理歸檔同時，確保檔案資料內(nèi)容的真實性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現(xiàn)場，對登記在冊的工程項目進行現(xiàn)場清查和摸底分析，對于一些特大型或意義重大的工程項目，在深入現(xiàn)場的同時也要與建設單位一同進行現(xiàn)場勘查，待了解實際情況以后才能進行檔案編制。
（三）通過計算機與互聯(lián)網(wǎng)資源，強化檔案的網(wǎng)絡化管理
利用軟件對檔案實行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協(xié)調(diào)能力，更方便了各單位對檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統(tǒng)要確保完善，檔案資料也要進行編號，不同性質(zhì)的資料要劃分開進行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。
（四）合理實行崗位責任制
檔案的真實性與檔案工作人員的認真負責態(tài)度是密切相關(guān)的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內(nèi)容缺乏真實性的現(xiàn)象發(fā)生。檔案編制需要經(jīng)過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個環(huán)節(jié)如果某一部分出現(xiàn)紕漏，都會影響下一環(huán)節(jié)，甚至整個檔案編制及管理的準確性、完整性。筆者認為，可以實行檔案管理崗位責任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題，需要針對問題責任到人，且要對相關(guān)負責人予以嚴厲懲罰。
三、總結(jié)
人事檔案的功能是由服務對象、內(nèi)容構(gòu)成、管理方法等各種因素決定的，人事檔案可以全面真實地反映出記錄對象的基本信息，包括：基本數(shù)據(jù)、專業(yè)特長、工作經(jīng)歷、業(yè)績水平、政治信息等。傳統(tǒng)的人事檔案管理是封閉的、單一的，不能夠很好地實現(xiàn)以上的人事檔案功能。市場經(jīng)濟運行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度，實現(xiàn)人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作記錄，這樣才能夠為企事業(yè)單位選聘人才提供準確而可靠的信息。對人事檔案管理制度進行改革，需要調(diào)整人事檔案管理重心，改變傳統(tǒng)管理中重數(shù)量輕質(zhì)量、重外延輕內(nèi)涵、重自身發(fā)展輕社會效益的管理傾向，傳統(tǒng)人事管理模式基本屬于靜態(tài)保管型的管理，見物不見人，無法建立起與社會協(xié)調(diào)發(fā)展的人事檔案管理模式，始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態(tài)之中。人事管理制度改革必須牢固樹立科學發(fā)展的指導理念，從社會需求的角度出發(fā)，以為人服務為中心，突破傳統(tǒng)服務理念、技術(shù)手段、管理體制的制約，將死檔案變?yōu)榛钚畔ⅲ瑥亩龠M市場經(jīng)濟的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、當前檔案管理改革中存在的問題及其原因分析
第一，人事檔案材料的誠信度不高。近年來，企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權(quán)制度和人事制度的改革，流動人員大幅度增加，結(jié)果導致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時有發(fā)生，誠信度大大降低，這已經(jīng)成為當前人事檔案管理制度無法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領會就是誠實信用，這也是檔案存在的基本價值，所以真實性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發(fā)揮作用的基礎，是認識檔案的生命。
第二，當前人事檔案存在內(nèi)容質(zhì)量不高的問題。優(yōu)秀的人事檔案應該全面、真實地記錄著人各方面的發(fā)展，應該是人最具說服力的正面材料，但是事實證明，當前的人事檔案管理部門沒有及時更新和補充人事材料，材料內(nèi)容空話、套話較多，多為“過去式”的材料，信息量嚴重不足，從材料中根本無法判斷出人的個性特征，無法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價值。
第三，當前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設備和手段。傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結(jié)為以下幾點：其一，缺乏對人事檔案管理的認識，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個人思想和隱私等內(nèi)容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個人所用的，所以檔案材料多是關(guān)于個人整治、歷史、家庭、社會關(guān)系等內(nèi)容的記載，而忽視了個人德能勤績的歸檔，所以無法全面真實地反映出一個人的性格與成長經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導致材料的真實性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專門的業(yè)務訓練，檔案管理意識薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領導不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機制。企事業(yè)單位應該將人事檔案管理當做人力資源管理的重要任務來抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場經(jīng)濟發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項基本義務和職責，轉(zhuǎn)變管理機制，實現(xiàn)“誰建誰管、建檔權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，從而促進人事檔案信息的有效運用，從而為國家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。
（2）加強管理，保證人事檔案材料的真實性。人事檔案材料來不得半點需求，所以必須加強材料內(nèi)容的真實性。人事檔案管理人員工作中必須嚴把三關(guān)。一是把好材料入口關(guān)，對材料進行驗明正身，有疑問的材料進行調(diào)查核實，從源頭上切斷問題文件入口。二是管理工作人員要把好驗證關(guān)，鑒別后的歸檔材料一定有理有據(jù)，嚴肅認真地進行材料鑒定，檢查材料是否準確，手續(xù)是否清楚，重點信息是否完整，確定無誤后方可入檔。三是嚴把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。對調(diào)動人員的人事檔案進行嚴格審核和裝訂，由專門的單位進行取送，要求檔案公章完整，個人不能私自帶出人事檔案。
隨著市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經(jīng)不能適應當今社會發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談談這種模式的含義、特點及建立這種模式的意義。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān)，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1.1人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經(jīng)濟的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機構(gòu)來說，不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構(gòu)，這種機構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機構(gòu)，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復雜性
人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
1.3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經(jīng)濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點
2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟條件下的一種新模式
市場經(jīng)濟條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構(gòu)具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強，在更大范圍內(nèi)實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構(gòu)改革的幅度和力度將進一步加大，機構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績、專長、愛好等經(jīng)歷經(jīng)驗的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構(gòu)成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、檔案管理改革新模式意義
隨著市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經(jīng)不能適應當今社會發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談談這種模式的含義、特點及建立這種模式的意義。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān)，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1.1人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經(jīng)濟的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才世界秘書網(wǎng)版權(quán)所有,的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機構(gòu)來說，不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構(gòu)，這種機構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機構(gòu)，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復雜性
人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
1.3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經(jīng)濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點
2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟條件下的一種新模式
市場經(jīng)濟條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構(gòu)具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強，在更大范圍內(nèi)實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構(gòu)改革的幅度和力度將進一步加大，機構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績、專長、愛好等經(jīng)歷經(jīng)驗的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構(gòu)成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、檔案管理改革新模式意義
