時(shí)間：2023-07-16 08:24:08
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【關(guān)鍵詞】辦公室；精細(xì)化管理；責(zé)任意識(shí)
辦公室，顧名思義，是提供辦公的場所。既是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的的辦公機(jī)構(gòu)，也是協(xié)調(diào)、聯(lián)系公司內(nèi)外、傳遞信息、提供政策研究和決策參考意見的部門。辦公工作綜合程度高、任務(wù)重、事情多、責(zé)任大，對辦公人員管理能力的要求也比較高。精細(xì)化管理是一種科學(xué)高效管理方式，“精”指的是要抓住管理的關(guān)鍵點(diǎn)；“細(xì)”指的是管理的具體量化、考核、督促和執(zhí)行。精細(xì)化管理能夠明確崗位職責(zé)，規(guī)范個(gè)人行為，提高工作效率，推動(dòng)了企業(yè)競爭力的提升。新時(shí)期，在辦公室中切實(shí)實(shí)行精細(xì)化管理，使企業(yè)管理有條不紊，打造出一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)的優(yōu)秀員工隊(duì)伍，對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。
一、辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)
（一）崗位職責(zé)不明確。一些企業(yè)的辦公室設(shè)置的崗位比較多，這些崗位并沒有明確具體的職責(zé)，有的時(shí)候工作交叉重疊，有的時(shí)候一些工作沒人做，員工之間互相推諉，工作效率低下。一些企業(yè)的辦公室管理中雖然有崗位職責(zé)的相關(guān)內(nèi)容，但是由于實(shí)施不嚴(yán)格，致使很多人工作目標(biāo)不明確，工作內(nèi)容不清晰，做事拖沓馬虎，沒有責(zé)任心，給企業(yè)帶來了很大的損失。
（二）精細(xì)化管理認(rèn)識(shí)不足。精細(xì)化管理并不是一個(gè)新鮮的概念，早在上世紀(jì)50年代就已經(jīng)提出，并且實(shí)踐已經(jīng)證明了它的科學(xué)性。但是在我國很多企業(yè)的辦公室工作中，卻并沒有發(fā)揮精細(xì)化管理應(yīng)有的作用。有些企業(yè)的辦公室人員根本就不知道精細(xì)化管理的概念，就根本不用提精細(xì)化管理的實(shí)施了。有些企業(yè)辦公室工作人員雖然明白精細(xì)化管理的意義，但是由于工作懈怠，并沒有在工作中實(shí)施精細(xì)化管理。有些企業(yè)雖然明確了精細(xì)化管理的內(nèi)容，但是由于工作人員缺乏精細(xì)化意識(shí)，影響了精細(xì)化理念的推行和貫徹，影響了企業(yè)辦公的質(zhì)量。
（三）辦公室管理制度不完善。一個(gè)企業(yè)的良好發(fā)展，離不開一個(gè)科學(xué)高效的辦公室工作團(tuán)隊(duì)，一個(gè)優(yōu)秀的辦公室工作團(tuán)隊(duì)，離不開一個(gè)完善的辦公室管理制度。辦公室工作內(nèi)容繁瑣，要求工作人員必須有耐心和責(zé)任心，這個(gè)時(shí)候一個(gè)完善的管理制度，有助于工作人員責(zé)任心的提升。但是，許多企業(yè)的辦公室管理制度不完善，有的疏于管理，有的過于依賴傳統(tǒng)式的經(jīng)驗(yàn)管理，一旦遇到棘手的事情，辦公室人員很難應(yīng)付，忙起來毫無頭緒，工作雜亂無章，根本就發(fā)揮不了自己應(yīng)有的崗位作用。
二、辦公室工作精細(xì)化管理的策略
（一）明確辦公室精細(xì)化管理的重要性。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，企業(yè)將面臨越來越多的問題，要想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟、持續(xù)發(fā)展，管理者必須要提高自己的思想意識(shí)，在企業(yè)開展改革創(chuàng)新，推行精細(xì)化管理，打造一支科學(xué)高效的辦公室員工隊(duì)伍。因此，企業(yè)管理者必須要明確辦公室精細(xì)化管理的重要性，提高辦公室人員精細(xì)化管理意識(shí)，加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)教育，使精細(xì)化管理能夠真正融入辦公室工作當(dāng)中。
（二）明確責(zé)任意識(shí)。一方面企業(yè)要完善辦公室人員崗位責(zé)任制度，使辦公室人員“有法可依”“有章可循”；完善精細(xì)化管理考評制度，提高辦公室人員的精細(xì)化意識(shí)，提高他們工作的積極性，為精細(xì)化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。一方面辦公室人員應(yīng)加強(qiáng)精細(xì)化管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，嚴(yán)格實(shí)施精細(xì)化管理，提高辦公室工作的科學(xué)化、規(guī)范化。辦公室人員要加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，認(rèn)清自身定位，對工作內(nèi)容精益求精，避免出現(xiàn)工作紕漏，保障各項(xiàng)工作落在實(shí)處；提高自身的服務(wù)意識(shí)，以高效化、規(guī)范化的服務(wù)，保障辦公室工作的順利圓滿完成；提高大局意識(shí)，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)的和諧發(fā)展；提高自身的創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分發(fā)揮自己的才能，為企業(yè)的發(fā)展作貢獻(xiàn)。
（三）提高精細(xì)化管理水平。首先是工作方式要精細(xì)化。辦公室人員要深入到基層員工中，了解他們在工作中遇到的問題，做好信息資料的收集與整理，并向上反映他們的問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供客觀依據(jù)。其次是工作節(jié)奏要精細(xì)化。辦公室人員要有科學(xué)合理的工作計(jì)劃，耐心做好自己的每一件事，在各項(xiàng)文件的辦理上嚴(yán)格把關(guān)審理，保障企業(yè)內(nèi)部管理工作的高效有序。然后是監(jiān)督管理要精細(xì)化。辦公室要牽頭做好內(nèi)部管理工作，提高基層員工的參與度，使內(nèi)部監(jiān)管體制真正地落到實(shí)處，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。
三、結(jié)語
現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展離不開科學(xué)的管理理念，精細(xì)化管理作為一種科學(xué)高效的管理方式，是企業(yè)辦公室管理的發(fā)展趨勢。因此，企業(yè)必須高度重視辦公室工作的精細(xì)化管理，提高管理意識(shí)，明確員工的責(zé)任意識(shí)，切實(shí)提高辦公室的精細(xì)化管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]王建坤.\析新時(shí)期辦公室工作精細(xì)化管理[J].管理科學(xué)，2012 （12）.
關(guān)鍵詞：國企辦公室工作 管理 精細(xì)化 研究
中圖分類號(hào)：F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）4（c）-0000-00
山西省交通開發(fā)投資集團(tuán)有限公司作為一個(gè)國有獨(dú)資企業(yè)，一直致力于成為一個(gè)具備較強(qiáng)綜合競爭力的交通投資主體，為國家基礎(chǔ)建設(shè)做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。精細(xì)化的辦公室工作管理成為重要的發(fā)展環(huán)節(jié)。伴隨著現(xiàn)代化的企業(yè)管理體制的不斷完善與發(fā)展，辦公室工作精細(xì)化管理越來越成為發(fā)展的精髓，對于企業(yè)的整體水平提升有著重要的作用。精細(xì)化管理不僅是一種現(xiàn)代化工作理念的體現(xiàn)，更是一種企業(yè)文化的生動(dòng)呈現(xiàn)。精細(xì)化管理方式最早出現(xiàn)在發(fā)達(dá)國家的企業(yè)管理模式中，起初體現(xiàn)在社會(huì)分工上，精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心體現(xiàn)，更是在常規(guī)管理的前提之下，是對企業(yè)辦公室工作常規(guī)管理模式的一種創(chuàng)新和延伸，能夠更有效的降低管理耗用的資源，最大化的節(jié)約辦公管理成本。管理責(zé)任嚴(yán)格到人到位是精細(xì)化管理的一大體現(xiàn)，“精細(xì)”更加體現(xiàn)在對管理責(zé)任的劃分上，要求更加具體與精確，對管理者來說，更是一種責(zé)任強(qiáng)化的約束。國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理要求不同區(qū)域之間進(jìn)行合理明確的分工，并且進(jìn)行密切的合作，企業(yè)各個(gè)部門需要在完成各自的工作分工之后與其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)對接，針對管理工作中存在的問題，要加以重視，對于細(xì)節(jié)要更加關(guān)注，有針對性的解決問題，不斷完善，最終實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)的構(gòu)建。
1 國企辦公室精細(xì)化管理的重要性
1.1 精簡工作流程
山西省交通開發(fā)投資集團(tuán)有限公司的企業(yè)規(guī)模比較龐大，集團(tuán)公司的辦公室作為企業(yè)的重要保障部門之一，發(fā)揮著重要的作用，因此，集團(tuán)公司的辦公室工作是一個(gè)比較復(fù)雜繁瑣的體系，不僅體現(xiàn)在行政管理、人事管理還關(guān)系到企業(yè)的形象宣傳等，伴隨著集團(tuán)公司業(yè)務(wù)面的不斷拓展，集團(tuán)公司辦公室管理工作的工作量相對較大，管理環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，與此同時(shí)，辦公室工作還會(huì)遇到一些突發(fā)狀況，因此，辦公室工作的管理難度較大。精細(xì)化管理就顯得更為重要，精細(xì)化管理不僅能將國有企業(yè)辦公室工作進(jìn)行一個(gè)細(xì)致明確的劃分，把宏大的管理目標(biāo)進(jìn)行塊狀的分割，將不同的管理工作細(xì)化到不同的責(zé)任人，最終對辦公室工作任務(wù)進(jìn)行一個(gè)整體的對接。如此的工作模式不僅可以有效的細(xì)化責(zé)任落實(shí)情況，而且能夠最大程度上簡化辦公的繁瑣程序，避免了日常工作雜亂無章的情況發(fā)生，對于工作流程進(jìn)行的科學(xué)完整性更是一個(gè)有力的保障。
1.2 完善決策依據(jù)
集團(tuán)公司辦公室作為一個(gè)關(guān)鍵的中樞協(xié)調(diào)部門，需要接觸多方面的信息，可以了解不同部門的經(jīng)營生產(chǎn)情況，這一系列的信息是為集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)層提供企業(yè)事務(wù)決策的重要依據(jù)，保障企業(yè)科學(xué)管理，高效經(jīng)營，對于集團(tuán)公司各個(gè)環(huán)節(jié)的持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的意義。精細(xì)化管理要求國有企業(yè)辦公室的工作進(jìn)行細(xì)致的分化，形成具體的工作任務(wù)，落實(shí)分配到每一個(gè)責(zé)任人的身上，細(xì)化明晰了崗位職責(zé)，通過辦公室人員對各自工作的責(zé)任分解，層層落實(shí)，并進(jìn)行有效的信息獲取，制定出一個(gè)最佳的解決方案。針對在日常工作任務(wù)中發(fā)生的具體問題，應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)，妥善解決，精細(xì)化管理可以讓企業(yè)各方面的信息進(jìn)行更有效全面的匯總，因此依照這些信息所提出的決策建議更加具有科學(xué)性和客觀性，對于領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行企業(yè)決策工作有著重要的意義，對于明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，調(diào)整企業(yè)發(fā)展方向有著關(guān)鍵性的作用。
1.3 提高辦公效率
集團(tuán)公司多種經(jīng)營業(yè)務(wù)的拓展，在一定程度上加大了工作量，企業(yè)辦公室工作的工作細(xì)節(jié)相對繁雜，在具體實(shí)施的過程中，如果按照常規(guī)的工作方式，將會(huì)持續(xù)較長的時(shí)間，對于各部門工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是一個(gè)極大的阻礙。辦公室工作精細(xì)化管理可以科學(xué)的對工作事務(wù)進(jìn)行劃分，不僅能夠保障工作細(xì)節(jié)的完善，還能夠提高工作的效率，最有效的避免在工作過程中出現(xiàn)的工作漏洞，可以在最大程度上強(qiáng)化辦公室工作的制度健全、流程的科學(xué)劃分、工作績效的科學(xué)量化以及工作責(zé)任的分解落實(shí)，能夠在最大限度實(shí)現(xiàn)工作效率的高效便捷，對于公司正常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的意義。
2 實(shí)行辦公室工作精細(xì)化管理的具體措施
2.1 細(xì)化崗位職責(zé)
崗位職責(zé)的劃分是精細(xì)化管理內(nèi)容的充分體現(xiàn)，精細(xì)化管理要求辦公室工作根據(jù)集團(tuán)多種經(jīng)營業(yè)務(wù)和各部室、子公司的工作要求進(jìn)行工作類型的細(xì)化，明確不同工作崗位對于工作職責(zé)的規(guī)范要求，設(shè)置合理的工作權(quán)限，對于辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著關(guān)鍵性的作用。辦公室工作精細(xì)化管理針對明晰的崗位職責(zé)有著兩方面的體現(xiàn)：
第一個(gè)方面體現(xiàn)在辦公室工作崗位權(quán)限設(shè)置上，辦公室工作的劃分需要進(jìn)行細(xì)致的部署，不同的工作崗位因工作責(zé)任的不同，工作權(quán)力有著不同的設(shè)定范圍，工作劃分之后的具體工作負(fù)責(zé)人應(yīng)該對自己管轄的權(quán)力進(jìn)行明確的了解，對工作任務(wù)進(jìn)行針對性的研究，制定科學(xué)高效的工作計(jì)劃。對于工作中出現(xiàn)的問題應(yīng)該根據(jù)自己的權(quán)力，對管理者進(jìn)行合理實(shí)際的建議，發(fā)揮具體工作模塊的專長，將工作處理的更加妥當(dāng)。唯有將工作模塊進(jìn)行細(xì)致劃分，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，專人負(fù)責(zé)，才能夠保證每個(gè)環(huán)節(jié)的工作效能，最終實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。與此同時(shí)，在進(jìn)行工作責(zé)任權(quán)限劃分的過程中，需要明確企業(yè)的工作章程，不違規(guī)、不越權(quán)，高效實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，完成工作計(jì)劃。
第二個(gè)方面體現(xiàn)在崗位職責(zé)的具體落實(shí)上，崗位權(quán)限的劃分是要為工作的具體落實(shí)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這樣可以保證工作內(nèi)容具體劃分成不同的模塊之后，通過集團(tuán)各部門之間有效的協(xié)調(diào)，最終實(shí)現(xiàn)目標(biāo)整體性的整合。集團(tuán)下設(shè)十幾個(gè)部室以及多個(gè)下屬公司，這些部室和下屬公司作為獨(dú)立的團(tuán)體，又存在著工作上的聯(lián)系。精細(xì)化管理成果的有效實(shí)現(xiàn)需要不同的部室和下屬公司之間進(jìn)行密切的協(xié)作，辦公室要作為一個(gè)協(xié)調(diào)整合的部門，對不同的部室進(jìn)行各部室和下屬公司領(lǐng)導(dǎo)工作指示的傳達(dá)，將不同的工作內(nèi)容分配給各室和下屬公司。同時(shí)，辦公室要作為一個(gè)監(jiān)督主體，負(fù)責(zé)對各部室的工作進(jìn)度情況進(jìn)行落實(shí)。對各部室之間存在的協(xié)作問題要進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，更大程度上簡化工作的程序，提高工作的效率。
2.2 建立健全工作管理制度
剛性管理制度也是現(xiàn)代企業(yè)管理體制中的一個(gè)重要模塊，完善的工作管理制度對于工作過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都是一個(gè)強(qiáng)硬而有效的約束。沒有規(guī)矩不成方圓，對于集團(tuán)每個(gè)部室來說，制度不僅是約束，更是一種規(guī)范依據(jù)。辦公室工作管理制度的建立健全是精細(xì)化管理的一個(gè)重要表現(xiàn)，然而完善的工作管理制度又包括兩個(gè)方面，一方面是辦公室工作的操作程序，另一方面是公平合理的績效考核標(biāo)準(zhǔn)。
一方面，規(guī)范的辦公室工作操作程序需要立足于辦公實(shí)際情況，要針對辦公過程出現(xiàn)的漏洞進(jìn)行補(bǔ)充規(guī)范，制定出一個(gè)切實(shí)可行的操作程序，并根據(jù)實(shí)際情況制定一個(gè)統(tǒng)一的評判標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)工作制度的具體落實(shí)。制度的保障不僅是對崗位職責(zé)的又一次細(xì)化落實(shí)，更是對責(zé)任權(quán)力的深層次的強(qiáng)化，同時(shí)對于防止辦公人員違規(guī)違章操作有著一定程度上的約束與規(guī)范。另一方面，績效考核也是管理制度的一個(gè)重要模塊，獎(jiǎng)罰分明在管理過程中有著明顯的作用。制定一個(gè)公平合理的考核標(biāo)準(zhǔn)不僅可以優(yōu)化辦公氛圍，還能夠在很大程度上提升集團(tuán)各部室職工的工作熱情和工作積極性。能夠更加有效的讓辦公室工作人員高效率完成工作任務(wù)，并且提升工作的主動(dòng)性，提高工作的業(yè)績，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己應(yīng)有的一份力量。
2.3 加強(qiáng)監(jiān)督與培訓(xùn)
辦公室工作的精細(xì)化管理落實(shí)需要不斷進(jìn)行有效的監(jiān)督，通過監(jiān)督機(jī)制的落實(shí)，可以推動(dòng)集團(tuán)目標(biāo)任務(wù)不斷前進(jìn)。與此同時(shí)，應(yīng)重視對辦公室工作人員專業(yè)素質(zhì)以及綜合素養(yǎng)的提升，在日常工作中組織定期培訓(xùn)，增加辦公室工作人員理論知識(shí)的儲(chǔ)備，重視實(shí)際工作能力的提升，不斷增強(qiáng)工作責(zé)任意識(shí)的落實(shí)。辦公室工作的繁雜性特征更加意味著辦公室人員的綜合素質(zhì)需要進(jìn)一步提升，應(yīng)重視對辦公室人員專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)的提升，為辦公室工作精細(xì)化管理的良好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 結(jié)語
國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理是我國國有企業(yè)制度發(fā)展完善的一個(gè)必然趨勢，對于多種經(jīng)營方式并存的集團(tuán)公司來說，工作精細(xì)化管理更是一個(gè)可行性工作模式，因此，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的重要意義，不斷在實(shí)踐中進(jìn)行摸索，為集團(tuán)的改革發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理；辦公室工作
精細(xì)化管理是一項(xiàng)社會(huì)分工細(xì)致、服務(wù)較佳的管理模式，具有科學(xué)性、明確性等特點(diǎn)。辦公室工作紛繁復(fù)雜、職能較多，大至輔助出臺(tái)方針決策，小至采購桌椅板凳，對工作效率、工作質(zhì)量等要求較高。在當(dāng)前辦公室管理工作中，存在著管理方式不當(dāng)、管理制度匱乏、職責(zé)混亂等問題，對辦公室工作的有序開展產(chǎn)生了一定的阻礙性影響。
一、辦公室管理工作中存在的問題分析
1.辦公室崗位職責(zé)清晰性差，缺乏積極溝通
明確的辦公室崗位職責(zé)，是辦公室管理工作全面有序開展的良好基礎(chǔ)。但是當(dāng)前辦公室管理工作中，普遍存在著崗位職責(zé)不夠清晰的問題，員工與員工、部門與部門之間的聯(lián)系相對比較匱乏。在這種辦公室管理模式下，時(shí)常出現(xiàn)重復(fù)性工作、崗位空白、溝通不暢、信息不對稱等問題。而辦公室各項(xiàng)管理工作均需要密切配合，在積極的溝通與交流模式下，相互協(xié)助、共同努力。
2.辦公室工作人員技能不足，影響工作效率
辦公室崗位能力不僅僅包含專業(yè)理論、操作技能等，還要求每一位辦公室相關(guān)工作人員均需要具備一定的崗位責(zé)任感，具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。辦公室職責(zé)重要，工作任務(wù)繁重，工作內(nèi)容較多，崗位具有精細(xì)化發(fā)展要求。在辦公室工作中，工作人員必須堅(jiān)持細(xì)致、認(rèn)真的工作態(tài)度，具備較高的業(yè)務(wù)技能，還要有較強(qiáng)的職業(yè)道德感。但是實(shí)際工作中，卻存在著工作人員態(tài)度散漫、工作拖沓、互相推諉以及能力不足等問題，影響著整體的辦公室工作效率，也給精細(xì)化管理帶來了諸多影響。
3.辦公室管理制度不夠健全，工作秩序較差
辦公室工作具有復(fù)雜性、突發(fā)性等特點(diǎn)，各類工作任務(wù)可能隨時(shí)“降臨”。然而很多單位實(shí)際的辦公室管理中，存在著相關(guān)管理制度匱乏的問題，實(shí)際的辦公室管理處于雜亂無章的狀態(tài)下。遇到各類突發(fā)問題，便會(huì)手忙腳亂，辦公室管理的價(jià)值難以得到充分彰顯。
二、精細(xì)化管理在辦公室工作中的應(yīng)用對策
1.健全精細(xì)化管理工作制度，保證各項(xiàng)管理工作井然有序
健全的辦公室管理制度能夠改善當(dāng)前辦公室管理中職責(zé)不夠清晰、分工不夠明確等問題。精細(xì)化管理理念下，以基于實(shí)際的辦公室管理實(shí)際要求制定明確的管理制度，建立專業(yè)性、細(xì)致性的位職責(zé)劃分體系，明確每一位工作人員的工作內(nèi)容、工作項(xiàng)目等，并且對每一項(xiàng)崗位進(jìn)行工作權(quán)責(zé)、考核指標(biāo)的制定?；谥笜?biāo)評價(jià)相關(guān)人員是否能夠勝任工作，保證各項(xiàng)工作的有序開展。
同時(shí)，還需要健全辦公室工作制度，基于辦公室管理目標(biāo)以及工作計(jì)劃等開展各項(xiàng)工作，培養(yǎng)辦公室人員能夠按照相關(guān)規(guī)章制度實(shí)施工作，保證辦公室各項(xiàng)工作能夠井然有序，在面對各類突發(fā)問題的情況下，也能夠從容處理。比如可以建立工作日志制度或者是AB崗制度。工作日志制度，即通過建立工作日志的方式，調(diào)節(jié)員工的工作時(shí)間，通過日常事務(wù)記錄、個(gè)人工作日志的記錄等，保證各項(xiàng)工作的開展效果。對領(lǐng)導(dǎo)交辦或其他科室、相關(guān)部門請求協(xié)助的臨時(shí)性工作建立臺(tái)帳。AB崗制度指辦公室在合理設(shè)置工作崗位、完善工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，在相近崗位之間，實(shí)行頂崗或互為備崗的制度，防止出現(xiàn)“缺位”。
2.強(qiáng)化辦公室工作服務(wù)意識(shí)，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)
強(qiáng)化辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，是開展辦公室精細(xì)化管理工作的重要基礎(chǔ)。精細(xì)化管理理念下，辦公室管理工作需要基于實(shí)際的管理要求，樹立“細(xì)節(jié)決定一切”的管理理念。
在實(shí)際的工作中，每一位相關(guān)管理人員、工作人員均需要從細(xì)節(jié)處入手，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，提高個(gè)人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，將被動(dòng)型的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)型的服務(wù)模式。同時(shí)，辦公室管理人員需要從思想深處全面認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理的重要價(jià)值，對外做好綜合協(xié)調(diào)，對內(nèi)與各位領(lǐng)導(dǎo)、各基層單位及各個(gè)部門之間做好服務(wù)與交流溝通工作，不斷提升辦公室管理的綜合效果。
在此基礎(chǔ)上，基于精細(xì)化管理要求，建立調(diào)查研究、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理等工作細(xì)則，做好“三個(gè)協(xié)調(diào)” ：一為協(xié)調(diào)上下級管理，積極合作；二為注重部門之間交流，爭取配合；三為協(xié)調(diào)人員之間關(guān)系，加強(qiáng)合作與監(jiān)督等。
3.構(gòu)建精細(xì)化管理考核體系，發(fā)揮信息反饋的價(jià)值與意義
建立健全辦公室精細(xì)化管理考核標(biāo)準(zhǔn)，是辦公室精細(xì)化管理的重要組成部分。考核體系的建立，可以對辦公室工作人員進(jìn)行績效考評，精確檢驗(yàn)工作結(jié)果。
考核的項(xiàng)目可以基于實(shí)際工作需要予以確定，可以分為綜合基礎(chǔ)和業(yè)務(wù)工作等類別，再根據(jù)崗位責(zé)任書精細(xì)設(shè)定內(nèi)容，比如業(yè)務(wù)工作部分，重點(diǎn)考察網(wǎng)上辦公能力、組織重要會(huì)議的能力以及檔案工作質(zhì)量等，科學(xué)分配所占的分?jǐn)?shù)比例，每個(gè)月考察一次，將考核的結(jié)果與辦公室管理人員的薪資相互關(guān)聯(lián)。
實(shí)踐中，要堅(jiān)持精細(xì)化的管理理念，明確制定考評體系，并保證考核的公平性與全面性?？荚u結(jié)束后可以基于考評的結(jié)果，將員工的崗位、薪資等相互關(guān)聯(lián)，發(fā)揮信息反饋的價(jià)值與意義。行政管理中需要基于工作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，建立工作責(zé)任問責(zé)制度，將細(xì)節(jié)性管理貫穿于各個(gè)環(huán)節(jié)中，明確完成時(shí)限、工作程序和具體要求，量化考核，辦公室人員按月填報(bào)《工作完成情況統(tǒng)計(jì)表》，融入激勵(lì)機(jī)制，月統(tǒng)計(jì)季通報(bào)，年終匯總，按考核情況進(jìn)行評先評優(yōu)，通過上述方式使細(xì)節(jié)成為推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理、提高行政效能的基本理念。
三、結(jié)束語
精細(xì)化管理理念是一種全新的管理形式，辦公室工作應(yīng)用精細(xì)化管理，建立健全辦公室精細(xì)化管理考核標(biāo)準(zhǔn)，能夠更加全面發(fā)揮管理的價(jià)值，推進(jìn)完善細(xì)節(jié)管理，提高行政效能，為現(xiàn)代辦公室管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。
一、精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵
精細(xì)化管理是以組織戰(zhàn)略清晰化、內(nèi)部管理規(guī)范化、資源效益最大化為前提的,與辦公室參謀、抓協(xié)調(diào)、督落實(shí)、辦實(shí)事的工作職能和圍繞中心、多點(diǎn)多面的工作特點(diǎn)相一致。實(shí)施精細(xì)化管理,有利于提升辦公室服務(wù)水平,提升工作成效,提升隊(duì)伍素質(zhì)。精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國家的全新管理理念,它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求,是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上,并將常規(guī)管理引向深入的管理模式,其主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù),精細(xì)化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化,運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段,使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果,講究專注地做好每一件事,在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭最佳。
二、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作整體水平的全面提升
辦公室工作千頭萬緒,紛繁復(fù)雜。細(xì)節(jié)決定成敗,細(xì)節(jié)決定結(jié)果,辦公室精細(xì)化管理有利于充分發(fā)揮辦公室職能,推動(dòng)辦公室管理創(chuàng)新,促進(jìn)辦公室工作整體水平的全面提升。
(一)強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí),提升專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)
思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí),是精細(xì)化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人員在工作中采用縝密思維,提高工作效率,確保工作成效。精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事,每位辦公室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng),把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度,從小事做起,把小事做好,從細(xì)微之處見精神、見水平。在辦公室工作中,要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié),把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上。要堅(jiān)持從基礎(chǔ)抓起,從“細(xì)”上著眼,在“精”上下工夫,在“實(shí)”上做文章,真正使每位員工懂得并看到精細(xì)化管理所帶來的良好效果,確確實(shí)實(shí)樹立起精益求精、嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度,將精細(xì)化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細(xì)化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實(shí)現(xiàn),提升辦公室專業(yè)隊(duì)伍綜合素質(zhì)是精細(xì)化管理得到順利實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高,同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神。
(二)狠抓規(guī)章制度建設(shè),完善考核評議機(jī)制
推行辦公室精細(xì)化管理,要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。要按照精確、細(xì)致、深入的要求,明確崗位職責(zé),優(yōu)化工作流程,完善崗責(zé)體系,加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié),有針對性地采取措施,抓緊、抓細(xì)、抓實(shí),不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設(shè),努力營造高效有序的工作氛圍,減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實(shí),建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度和工作程序,堅(jiān)持按制度辦事,規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求,積極推進(jìn)辦公室績效考核,完善考核評議機(jī)制。借鑒企業(yè)績效管理的方法,科學(xué)設(shè)定績效考核指標(biāo)體系,堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核和分類考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評議相結(jié)合的形式,以增強(qiáng)考核的科學(xué)性、公正性和可操作性。堅(jiān)持將考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評先、職務(wù)晉升等有機(jī)結(jié)合起來,完善考核評議機(jī)制,推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。
(三)培育精細(xì)管理文化,不斷提升辦公室軟實(shí)力
辦公室要努力將精細(xì)化管理上升為一種文化,使之成為打造和提升辦公室軟實(shí)力的重要途徑。美國管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實(shí)驗(yàn)”表明,工人不僅僅是由金錢驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”,而且是“社會(huì)人”,精神的力量、社會(huì)關(guān)系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細(xì)化管理,同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育,積極營造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍,形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺實(shí)踐服務(wù)育人、樂于奉獻(xiàn)的核心價(jià)值觀,努力做到圍繞中心、服務(wù)大局,愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn),雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)做一種工作要求：一種精神境界和一種文化素養(yǎng),真正融入工作、生活當(dāng)中,陶冶情操,提高能力,投身辦公室工作實(shí)踐,創(chuàng)造一流工作業(yè)績。
總之,精細(xì)化管理是精在事前,細(xì)在過程,意在結(jié)果的管理理念。精心是態(tài)度,精細(xì)是過程,精品是成績。精細(xì)化也是一種意識(shí)、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長期的過程,要有目標(biāo)、有組織、有步驟,踏踏實(shí)實(shí)地向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身工作需要的精細(xì)化管理長效機(jī)制,把準(zhǔn)行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來,切實(shí)提高辦公室工作管理水平。
參考文獻(xiàn)
[1]秦懷茂,從行政管理角度談做好辦公室工作的認(rèn)識(shí)[J],新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào),1999,(4).
（開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司辦公室公共關(guān)系科, 河北 唐山 063000）
摘 要：精細(xì)化管理是企業(yè)為適應(yīng)集約化和規(guī)?；a(chǎn)方式，建立目標(biāo)細(xì)分、任務(wù)細(xì)分、流程細(xì)分，實(shí)施精確計(jì)劃、精確決策、精確考核的一種科學(xué)管理模式。將精細(xì)化管理運(yùn)用到煤炭企業(yè)辦公室接待工作中來，是接待工作適應(yīng)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展新形勢、新任務(wù)、新要求做出的有益嘗試，也是全面提高辦公室整體服務(wù)效能和綜合管理水平的必由之路。
關(guān)鍵詞 ：精細(xì)化管理；煤炭企業(yè)；接待工作
中圖分類號(hào)：C931.4
文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A
文章編號(hào)：1000-8772（2015）08-0147-01
收稿日期：2015-02-03
作者簡介：張濤（1982-），男，河北唐山人，本科，助理工程師，開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司辦公室公共關(guān)系科。研究方向：公務(wù)接待、公共關(guān)系管理。
精細(xì)化管理是企業(yè)為適應(yīng)集約化和規(guī)?；a(chǎn)方式，建立目標(biāo)細(xì)分、任務(wù)細(xì)分、流程細(xì)分，實(shí)施精確計(jì)劃、精確決策、精確考核的一種科學(xué)管理模式。開灤集團(tuán)作為資源開采行業(yè)的大型國有煤炭企業(yè)，已經(jīng)走過了漫長的130 多年。通過提升接待工作精細(xì)化意識(shí)、整合流程制度、完善接待設(shè)施、加強(qiáng)服務(wù)培訓(xùn)等手段實(shí)現(xiàn)接待和會(huì)議的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化，使每次接待環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任明確，力求精益求精，從而樹立單位的良好對外形象。
一、精細(xì)化管理是做好辦公室接待工作的必然要求
目前來看，國有煤炭企業(yè)普遍還處于崗位責(zé)任制管理階段，有的雖然取得了一定的成績，但主要還是依靠市場機(jī)會(huì)取得的，遠(yuǎn)沒有達(dá)到精細(xì)化管理的要求。煤炭企業(yè)往往習(xí)慣于粗放式管理和定性管理，精細(xì)化管理程度比較低，浪費(fèi)了很多原本可以創(chuàng)造更多價(jià)值的時(shí)間與資本。特別是在辦公室日常接待工作中，經(jīng)常要處理各項(xiàng)臨時(shí)性緊急任務(wù)，工作量變化大，時(shí)間不確定性強(qiáng)，人員協(xié)調(diào)難度高，經(jīng)常處于忙亂的狀態(tài)，很大程度上制約了辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)全局、綜合協(xié)調(diào)功能的發(fā)揮。一是疏于管理、忙于事務(wù)。辦公室接待人員的主要精力被一些瑣碎的事務(wù)所牽扯，而真正利用制度管理、流程作業(yè)比較有限，大部分靠人在協(xié)調(diào)管理。二是疏于精細(xì)、責(zé)任淡化。接待工作環(huán)節(jié)流程不夠精細(xì)，崗位職責(zé)不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在著責(zé)任不落實(shí)、工作效率不高的問題。三是忙于應(yīng)付、疏于服務(wù)。主要是工作作風(fēng)粗放，主動(dòng)性、創(chuàng)造性差，忙于應(yīng)付突發(fā)性工作，在接待、會(huì)議中的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng), 專業(yè)化程度不夠。這就亟待在辦公室接待工作中引入精細(xì)化管理理念。
辦公室接待工作的精細(xì)化管理，必然以提高服務(wù)質(zhì)量與效率為目的，運(yùn)用現(xiàn)代管理模式，落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，對管理對象實(shí)施精細(xì)、準(zhǔn)確、快捷的規(guī)范與控制。辦公室接待工作的精細(xì)化管理，要求結(jié)合工作實(shí)際，以各項(xiàng)工作細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、精益化為突破口，研究探索精細(xì)化管理的可行之路，在接待中用心服務(wù)、精心服務(wù),全面提高接待工作效能和提升企業(yè)形象。
二、精細(xì)化管理在接特工作中的具體應(yīng)用
接待工作沒有統(tǒng)一固定的模式, 只能因時(shí)制宜。要做好接待的精細(xì)化管理，就必須分析接待中遇到的各種情況，根據(jù)分析的結(jié)果采取不同的接待模式，全面提升工作水平。
（一）意識(shí)精細(xì)化
“天下大事, 必做于細(xì)?！笨梢哉f，接待工作是整個(gè)辦公室工作中最需要細(xì)心的工作。從人員調(diào)配、參觀路線的確定到車輛調(diào)度、會(huì)議室安排、宴請等所有的環(huán)節(jié)無一不要求精細(xì)。這就要求接待工作人員具有精細(xì)化的意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，并將這種意識(shí)和理念貫穿到整個(gè)接待工作中去。
1. 大局意識(shí)精細(xì)化
接待工作是企業(yè)的形象工程，體現(xiàn)的是執(zhí)行力和工作效率。
接待中工作人員的言語、行動(dòng)和表現(xiàn)都會(huì)對企業(yè)造成很大的影響，所以接待工作人員必須培養(yǎng)大局意識(shí)，善于站在全局的高度，以單位的榮辱為己任來處理接待工作中的各種事項(xiàng)。
2. 創(chuàng)新意識(shí)精細(xì)化
接待工作進(jìn)人常態(tài)化之后，工作人員就會(huì)按部就班地操作。但由于客戶不同，相應(yīng)的要求不同，所以接待服務(wù)也必須有所改變。這就要求隨時(shí)修正接待方案中不足的地方，對接待的細(xì)節(jié)不斷進(jìn)行創(chuàng)新。可以說，保持對細(xì)節(jié)的創(chuàng)新意識(shí)是搞好辦公室接待工作的秘訣之一。
3. 管理意識(shí)精細(xì)化
管理者和具體操作人員都必須依靠流程制度安排各項(xiàng)任務(wù)，只有人人都嚴(yán)格遵守制度規(guī)定，事事一絲不茍地按照流程作業(yè)，疲于應(yīng)付的局面才能轉(zhuǎn)為緊張有序。
4. 服務(wù)意識(shí)精細(xì)化
接待工作的宗旨是“為客人負(fù)責(zé)，使客人滿意”。一個(gè)微笑，一句禮貌用語，都會(huì)體現(xiàn)出個(gè)人的素養(yǎng)和單位的文化背景。辦公室作為一個(gè)單位的窗口，更應(yīng)該樹立良好的、細(xì)致入微的服務(wù)意識(shí)。
（二）流程精細(xì)化
明確接待工作崗位職責(zé)，對接待工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)都要制定詳細(xì)流程和工作細(xì)則，要將流程中的各項(xiàng)職能逐項(xiàng)分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，讓從事接待工作的員工明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”和“錯(cuò)了怎么辦”。一切工作均按規(guī)章辦事，按程序運(yùn)作，按規(guī)程服務(wù)，確保人人有任務(wù)，個(gè)個(gè)擔(dān)責(zé)任。流程精細(xì)化使每位工作人員全面了解接待的環(huán)節(jié)，便于在工作中對照執(zhí)行，可以有效確保優(yōu)質(zhì)高效地完成接待任務(wù)。按照程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責(zé)任明確的接待工作流程，即使是第一次上崗的人員，也可以在標(biāo)準(zhǔn)化流程的指導(dǎo)下，輕松自如地完成各項(xiàng)操作任務(wù)。只要一切按流程辦事，認(rèn)真履行個(gè)人職責(zé)，接待工作的效率就會(huì)明顯提高。
一、辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)
（一）權(quán)責(zé)不明確，溝通不當(dāng)。權(quán)責(zé)明確，堅(jiān)守崗位職責(zé)是辦公室精細(xì)化管理的重點(diǎn)，同時(shí)也是管理的難點(diǎn)。目前，在辦公室工作精細(xì)化管理的過程中，崗位權(quán)責(zé)不明確的現(xiàn)象十分明顯，所以崗位工作的混淆會(huì)導(dǎo)致各部門和各崗位之間的溝通不當(dāng)，出現(xiàn)很多的空白問題和處理不當(dāng)?shù)膯栴}，這些問題的長期存在會(huì)導(dǎo)致崗位之間的密切溝通受到不利影響，從而影響辦公室工作管理的有效性。另外，辦公室人員之間溝通不當(dāng)，也會(huì)導(dǎo)致工作人員逐漸喪失互相幫助、相互合作的意識(shí)和能力，從而影響工作人員工作素質(zhì)的提升。（二）工作素質(zhì)不高，效率低下。辦公室工作與其他工作具有一定的特殊性，工作難度雖然不高，但是事情較為復(fù)雜，所以除要求工作人員具有較高的工作水平外，也要求工作人員要具有責(zé)任感和使命感。但是在辦公室精細(xì)化管理的過程中工作人員工作不認(rèn)真、缺乏細(xì)心、耐心，辦事效率低、拖拉懶散等都是管理工作的難點(diǎn)，也是導(dǎo)致工作效率低下的主要原因。（三）制度不夠健全，瑣事繁多。由于辦公室工作事情繁瑣，復(fù)雜，突發(fā)性事件較多，在辦公室工作的管理中如果缺乏健全的管理質(zhì)素，就會(huì)導(dǎo)致員工工作無序，混亂，長期處在天天上班卻沒有正經(jīng)事做的情況下，一旦遇到重要事情十分容易手忙腳亂，找不到解決問題的頭緒。同時(shí)管理制度的缺失，領(lǐng)導(dǎo)也無法對員工進(jìn)行細(xì)致化的管理，這也是導(dǎo)致員工工作無序、雜亂無章的主要原因。
二、辦公室工作精細(xì)化管理的對策
（一）明確責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)崗位溝通。辦公室管理工作的開展受多種因素的共同影響，但是想要實(shí)現(xiàn)管理工作的精細(xì)化首先就要明確崗位責(zé)任，通過管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)提高辦公室工作的效率和工作質(zhì)量。因此，在實(shí)際的工作中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮自身的崗位責(zé)任，加強(qiáng)各崗位和各部門之間的溝通。另外，辦公室管理工作無小事，所以辦公室工作的開展應(yīng)該從細(xì)節(jié)和小事入手，同時(shí)也要加強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，引導(dǎo)工作人員樹立服務(wù)意識(shí)，這樣才能夠保證管理工作的順利開展，而且辦公室的領(lǐng)導(dǎo)一定要協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，將服務(wù)意識(shí)充分貫徹到工作中去，以此來提高辦公室工作的精細(xì)化管理。（二）提高員工素質(zhì)，提升工作效率。員工素質(zhì)是影響工作質(zhì)量、提高工作效率的重要因素。辦公室工作的繁瑣決定在開展具體工作的過程中員工素質(zhì)的提高是非常關(guān)鍵的。因此，辦公室的管理人員應(yīng)該在員工素質(zhì)、技能和職業(yè)道德等方面提高員工的整體素質(zhì)。在員工素質(zhì)的提高上，管理人員可以定期組織培訓(xùn)和考核，提高辦公室人員的工作能力，同時(shí)通過職業(yè)道德的培訓(xùn)能夠提高員工的責(zé)任感和使命感，將責(zé)任意識(shí)充分深入到具體的工作中去，以此來提高員工工作的實(shí)效性。（三）健全管理制度，完善考評體系。健全的管理制度是辦公室工作精細(xì)化管理的基礎(chǔ)和保證，其能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)工作和員工工作的開展提供基礎(chǔ)和保證，以保證辦公室工作的高效開展。第一，辦公室工作的開展首先要明確各崗位的職責(zé)，明確各部門的職責(zé)，明確每一個(gè)員工的工作職責(zé)，并制定量化標(biāo)準(zhǔn)，明確每一個(gè)員工的工作職責(zé)，降低員工偷懶、推諉的現(xiàn)象。第二，根據(jù)辦公室工作的目標(biāo)以及各項(xiàng)規(guī)章制度，完善辦公室工作的管理制度，這樣才能夠通過規(guī)章制度保證辦公室人員按照規(guī)章制度開展具體的工作，以保證辦公室工作的有序開展。第三，建立完善的考評體系，將工作人員的日常工作、崗位職責(zé)、員工素質(zhì)結(jié)合起來，并將其與績效獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行掛鉤，以此來提高工作人員工作的積極性。
三、結(jié)束語
綜上所述，辦公室工作的精細(xì)化管理要明確辦公室內(nèi)各崗位的工作職責(zé)，并要充分地意識(shí)到辦公室精細(xì)化管理中存在的難點(diǎn)以及所在問題，并對此采取積極的解決對策，同時(shí)要根據(jù)辦公要求合理安排工作時(shí)間和工作內(nèi)容，這樣才能夠提高辦公室的工作效率，以此提高企業(yè)的管理競爭能力。
作者:周玉梅 單位:中國水產(chǎn)科學(xué)院東海水產(chǎn)研究所
【參考文獻(xiàn)】
［關(guān)鍵詞］精細(xì)化管理；辦公室；接待工作
0引言
社會(huì)細(xì)致分工與職業(yè)化的全新理念持續(xù)對我國企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生影響，在當(dāng)前的形勢下，企業(yè)管理人員只有不斷提高自身的管理素養(yǎng)才能更好地管理企業(yè)。辦公室通過加強(qiáng)精細(xì)化管理，不僅有利于改變工作人員的工作態(tài)度，還有利于提升總體的工作效率。若想確保工作人員更好地進(jìn)行工作，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)不斷在工作中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并有效地執(zhí)行辦公室精細(xì)化管理。
1辦公室工作精細(xì)化管理的必要性
辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為機(jī)關(guān)基層工作服務(wù)，地位非常重要，其職能作用發(fā)揮得如何，在一定程度上決定和影響著單位工作的順利開展。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作以下幾方面的特點(diǎn)：一是工作任務(wù)重、事情雜。辦公室不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議籌備、信息反饋、督促檢查和接待安排等日常性的工作任務(wù)，同時(shí)，還要承擔(dān)許多臨時(shí)性、應(yīng)急性和額外性的任務(wù)，經(jīng)常是“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”。二是工作難度大、要求高。如在參與政務(wù)方面，由于辦公室人員需要在事務(wù)性工作中花費(fèi)大量時(shí)間，導(dǎo)致無法為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)分憂，參謀助手的作用發(fā)揮有限。三是工作影響面廣、責(zé)任大。“辦公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小大事，甚至影響機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、影響領(lǐng)導(dǎo)的威信、影響單位的形象。辦公室工作的上述特點(diǎn)，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，“在被動(dòng)中求主動(dòng)、在無序中求有序、在務(wù)實(shí)中求精細(xì)”。
2辦公室接待工作中存在的問題
2.1欠缺服務(wù)意識(shí)與工作熱情
這一問題主要源于工作人員在接待工作環(huán)節(jié)不具備應(yīng)有的熱情，創(chuàng)造性不足，工作比較粗放，很多時(shí)候都是應(yīng)付了事。服務(wù)意識(shí)在接待工作中極為關(guān)鍵，屬于核心部分。判斷一名接待人員是否合格，則需要看其是否具有應(yīng)有的服務(wù)意識(shí)，而當(dāng)前很多接待人員并不注重接待工作，服務(wù)意識(shí)愈發(fā)降低，只是忙于解決工作中發(fā)生的突發(fā)狀況。
2.2崗位職責(zé)不明確
辦公室的崗位類別較多，各類別崗位沒有規(guī)定具體的職責(zé)，有些崗位職責(zé)存在相互重疊的問題，而有些崗位則發(fā)生職責(zé)懸空，這一現(xiàn)象較易令員工相互推卸責(zé)任，影響工作效率。此外，由于管理工作欠缺規(guī)范性，導(dǎo)致辦公室崗位職責(zé)劃分不明確，使工作溝通受阻，進(jìn)一步會(huì)影響員工的工作積極性。
2.3辦公室管理制度不完善
辦公室工作具有繁瑣和突發(fā)性的特征，但諸多單位的辦公室沒有完善的管理制度，表現(xiàn)出盲目的工作狀態(tài)。有些辦公室領(lǐng)導(dǎo)遇到事情較易慌亂，遇到問題則會(huì)手足無措，甚至連下屬也會(huì)如此，辦公室工作毫無章法，這些都是由于辦公室管理制度不完善造成的。
3精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用策略
3.1加強(qiáng)工作人員的精細(xì)化服務(wù)意識(shí)
3.1.1加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感
辦公室接待工作量龐大，諸多工作十分細(xì)致。精細(xì)化管理要求工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任感，極力做好所有工作，全身心投入到工作中，保證工作質(zhì)量，將接待工作做好，減少工作失誤率，以此不斷提高工作質(zhì)量。
3.1.2加強(qiáng)工作人員的服務(wù)理念
服務(wù)理念已成為確保辦公室接待工作質(zhì)量的主要一環(huán)。在接待中，禮儀必須周全，有利于提升企業(yè)的總體形象。所以，接待人員必須了解相應(yīng)的禮儀知識(shí)，透過無聲的肢體語言對客戶表達(dá)企業(yè)的敬意，并且還應(yīng)當(dāng)具有良好的合作能力與心理素質(zhì)，以免在接待重要客戶時(shí)發(fā)生緊張或者由于工作量較大而產(chǎn)生煩躁的情緒。這些標(biāo)準(zhǔn)也決定了工作人員應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，只有認(rèn)真接待所有客戶，才能提高接待工作的質(zhì)量。
3.1.3提高工作人員的創(chuàng)新意識(shí)
要想保障接待工作的有效實(shí)施，工作人員則應(yīng)當(dāng)具有創(chuàng)新意識(shí)。在工作當(dāng)中，工作人員應(yīng)依照接待對象和接待標(biāo)準(zhǔn)的不同，靈活使用相應(yīng)的接待方法，從而規(guī)避工作過于呆板、缺乏創(chuàng)意；其次，工作人員要及時(shí)發(fā)現(xiàn)接待工作中的欠缺方面，并使用全新的工作方法進(jìn)行完善，注重細(xì)微工作方面的創(chuàng)新，從而提高服務(wù)質(zhì)量。
3.2明確工作職責(zé)，加強(qiáng)溝通
單位一旦未明確所有部門的崗位職責(zé)，工作則會(huì)紊亂，工作人員相互間會(huì)互相推脫，從而影響辦公室接待工作的質(zhì)量與效率。所以，單位應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，將接待工作具體落實(shí)到部門、個(gè)人，令辦公室接待工作可以有序進(jìn)行。辦公室人員之間還需勤于交流，人員相互間應(yīng)當(dāng)充分理解，相互協(xié)作完成上級領(lǐng)導(dǎo)指派的任務(wù)。而上級領(lǐng)導(dǎo)也需要做好溝通工作，將詳細(xì)的接待方案和信息采集落實(shí)到位，一旦發(fā)現(xiàn)問題，則需及時(shí)修改，以便為辦公室接待工作打好根基。
3.3完善辦公室管理制度
精細(xì)化管理不能脫離管理制度的支持，只有具備完善的管理制度，才能保障精細(xì)化工作流程有效執(zhí)行。首先，辦公室應(yīng)簡化辦公室工作的崗位職責(zé)體系，并及時(shí)處理崗位職責(zé)模糊、分工混亂的狀況，真正解決辦公室工作死角，確保所有工作能夠有效執(zhí)行；其次，辦公室應(yīng)當(dāng)落實(shí)所有崗位的權(quán)責(zé)，明確考評制度，通過量化解決工作評估的問題，令考評工作可以達(dá)到有理有據(jù)；再次，辦公室要建立完善的辦公室工作制度，依照辦公室管理的計(jì)劃和目標(biāo)制定辦公室的制度，辦公室工作人員必須依照規(guī)范處理相關(guān)問題；最后，在工作當(dāng)中，辦公室要建立完善的員工激勵(lì)制約制度和績效審核方法制度，令工作人員具有競爭意識(shí)，為工作人員營造一個(gè)良好的工作氛圍。
3.4完善日常接待工作的精細(xì)化流程
辦公室接待工作有別于其他管理部門的工作，這份工作不具備固有的模式，服務(wù)方式隨時(shí)會(huì)變化，若想有效展現(xiàn)辦公室精細(xì)化接待工作的作用，辦公室應(yīng)當(dāng)完善日常接待工作的精細(xì)化流程。首先，接待工作人員需依照接待的具體狀況隨機(jī)應(yīng)變，及時(shí)找出問題并修補(bǔ)問題，令辦公室接待工作更加精細(xì)。例如，在會(huì)議管理中，對于會(huì)議管理的問題，辦公室接待人員需認(rèn)真依照相關(guān)準(zhǔn)則放置會(huì)議室所需的物品，認(rèn)真檢查會(huì)議室的桌椅、燈光、電腦以及導(dǎo)線銜接是否穩(wěn)固，避免出現(xiàn)問題；對于會(huì)議室的衛(wèi)生環(huán)境，接待人員需定期通風(fēng)，確保會(huì)議室的空氣流通，為參加會(huì)議人員提供一個(gè)良好的會(huì)議環(huán)境。其次，接待人員可按照實(shí)際狀況，制定接待服務(wù)準(zhǔn)則，將被接待者的住宿房間、賓館詳情、天氣情況、就餐時(shí)間、地點(diǎn)和日程編排給予詳細(xì)記錄，有利于被接待者及時(shí)了解具體的狀況。最后，接待人員在接待時(shí)要盡量熱情、注意禮節(jié)，通過為客戶提供餐點(diǎn)、飲品、擁有單位標(biāo)志的相應(yīng)物品，獲取客戶的信任與好感，提高單位的聲譽(yù)，從而為洽談工作做好鋪墊。
4結(jié)語
辦公室屬于一個(gè)小社會(huì)，也是一個(gè)大舞臺(tái)。新的形勢下，接待人員的工作責(zé)任愈發(fā)加重，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)具有責(zé)任感和事業(yè)心，以此來提升辦公室工作的科學(xué)化。
主要參考文獻(xiàn)
［1］肖慧敏.論精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用［J］.商業(yè)經(jīng)濟(jì),2013(4).
