時(shí)間：2023-07-11 16:21:09
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關(guān)鍵詞：人事檔案管理 利用
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
人事檔案是一種專(zhuān)門(mén)檔案，是專(zhuān)門(mén)活動(dòng)形成的檔案，它是一個(gè)由若干具體檔案種類(lèi)構(gòu)成集合的概念，具有很強(qiáng)的自我獨(dú)立性和規(guī)律性，它雖與官方正式文件轉(zhuǎn)化而成的文書(shū)檔案有所不同，但它仍具有明顯的行政管理性，因此它在檔案利用方面具有較強(qiáng)的行政作用、業(yè)務(wù)作用、法律作用及教育作用等等。人事檔案是歷史全面地記載職工的個(gè)人信息，在人事管理中是正確評(píng)價(jià)選拔人才，合理流動(dòng)配置人才的重要依據(jù)。檔案管理工作能否適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要、如何優(yōu)化人事檔案的管理、如何提高檔案的利用價(jià)值等方面都要求檔案管理人員在思想意識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平上具備較高的認(rèn)識(shí)和能力。本文就檔案管理人員如何進(jìn)行檔案管理工作的問(wèn)題簡(jiǎn)要闡述。
一、人事檔案的收集與鑒定
人事檔案是記述和反映個(gè)人的自然情況、重要經(jīng)歷、政治情況、專(zhuān)業(yè)技能、工作業(yè)績(jī)、思想、生活及工作作風(fēng)等方面的綜合記錄。各單位應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)配備專(zhuān)職的檔案管理人員，對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行定期培訓(xùn)強(qiáng)化，建立健全檔案材料的收集鑒定制度，給檔案管理工作給予高度重視。
1、人事檔案的收集。人事檔案資料應(yīng)具有全面、原始、真實(shí)的特性。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國(guó)人事制度進(jìn)一步改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，也發(fā)生著重大的變化。 “遺棄檔案”、“人檔分離”等已成為社會(huì)普遍存在的現(xiàn)象，檔案在一些人眼中作用弱化了，但這并不代表著檔案能夠隨意丟棄置之不管。人事檔案的收集渠道廣泛復(fù)雜，收集時(shí)間區(qū)域較長(zhǎng)，檔案管理人員在收集、移交等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、政治表現(xiàn)等資料盡最大可能的收集齊全。對(duì)能突出反映個(gè)人突出的專(zhuān)業(yè)技能、社會(huì)貢獻(xiàn)、道德品質(zhì)的材料著重收集，主動(dòng)查找信息收集，為人才的選拔任用提供事實(shí)依據(jù)。
2、人事檔案的鑒定。人事檔案中材料內(nèi)容為記錄個(gè)人信息，各類(lèi)檔案材料的來(lái)源部門(mén)多、歷時(shí)長(zhǎng)，在人歸檔前必然要經(jīng)歷材料的形成、傳送等多種渠道，所以在歸檔時(shí)對(duì)形成檔案材料的鑒定應(yīng)作為現(xiàn)今檔案管理工作一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。人事檔案的鑒定是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，它決定檔案材料的取舍，維護(hù)歸檔材料的真實(shí)性、統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性。檔案材料要隨時(shí)收集隨時(shí)鑒定。包括鑒別材料內(nèi)容真實(shí)與否，手續(xù)是否齊全，填寫(xiě)格式是否正確等。堅(jiān)決剔除那些假材料、沒(méi)有實(shí)際根據(jù)的材料，對(duì)內(nèi)容不統(tǒng)一的材料以最?lèi)?ài)說(shuō)服力的材料為依據(jù)統(tǒng)一，保留有利于社會(huì)需要的材料，凈化和優(yōu)化檔案材料的內(nèi)容。對(duì)于死亡人員檔案、無(wú)頭檔案的鑒定工作也不容忽視，一定要保有其存在的真實(shí)和完整性，以備查閱利用。
二、人事檔案的分類(lèi)歸檔與保管
人事檔案正確的分類(lèi)歸檔與科學(xué)的保管方式能為檔案的有開(kāi)發(fā)利用提供全面便捷的服務(wù)。長(zhǎng)期實(shí)際工作的積累使人事檔案保管范圍明朗化，讓檔案材料的歸檔類(lèi)別清晰，但由于社會(huì)高速發(fā)展以及人事制度改革的不斷深化，給檔案管理賦予了新的工作內(nèi)容，提出了更高的工作要求。
1、人事檔案的歸檔。。 檔案具有原始性，在分類(lèi)過(guò)程中確保歸檔范圍明確、類(lèi)別清晰有序、信息詳實(shí)統(tǒng)一、記錄連續(xù)不間斷都是人事檔案歸檔的必須遵循的原則。現(xiàn)有的人事檔案分類(lèi)已經(jīng)不能滿(mǎn)足人才流動(dòng)引起的人事檔案歸屬范圍的變化，因此而產(chǎn)生的信息材料另分類(lèi)別，給檔案歸檔分類(lèi)提出了一個(gè)新的課題。
2、人事檔案的保管。根據(jù)相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格準(zhǔn)確的把握檔案的保管期限，采用科學(xué)現(xiàn)代化的設(shè)施建設(shè)檔案室（館）。人事檔案的保管首先要對(duì)收集到的歸檔材料的編號(hào)編目工作。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)編序編號(hào)，歸檔文件編號(hào)是將歸檔文件在卷宗中的位置標(biāo)識(shí)，編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過(guò)編號(hào)，使歸檔文件在卷宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和文件編號(hào)順序逐件編制歸檔文件目錄。編寫(xiě)目錄要按分類(lèi)順序編制，包手題目、行為單位、形成時(shí)間、文號(hào)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，讓查找一目了然。整理完結(jié)的信息材料，裝訂、裝盒形成獨(dú)立完整的檔案存入檔案室內(nèi)保管。
三、人事檔案的開(kāi)發(fā)和利用。
人事檔案記載著一個(gè)人成長(zhǎng)的軌跡，記載著身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱(chēng)、政審情況以及人才能力、性格、工作作風(fēng)、思想政治表現(xiàn)等許多情況，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說(shuō)話(huà)”，它的作用仍不可被取代，如果沒(méi)有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無(wú)從得以保障！從某種意義上說(shuō)，它甚至可以決定一個(gè)人的命運(yùn)。人事檔案的利用工作，影響人事檔案工作的全局。做好檔案的開(kāi)發(fā)利用，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，也可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
檔案具有其真實(shí)性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效益。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益服務(wù)，幫助解決沒(méi)有檔案就無(wú)法解決的問(wèn)題。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱(chēng)評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。用人單位通過(guò)利用檔案，可以清楚地了解職工過(guò)去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解職工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合，尤其會(huì)將檔案中的學(xué)業(yè)成績(jī)及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。
關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問(wèn)題；規(guī)范化管理；健全機(jī)制
隨著改革開(kāi)放的不斷深化，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，規(guī)范化管理檔案工作顯得尤其重要。規(guī)范化管理檔案工作不但可以提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，還可以發(fā)揮檔案管理工作的自身價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
1 當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1、檔案管理制度不完善。檔案約束機(jī)制不健全，部分單位部門(mén)沒(méi)有把檔案業(yè)績(jī)列入崗位目標(biāo)責(zé)任制考核管理，監(jiān)督管理沒(méi)有力度。部分檔案法規(guī)、規(guī)章及規(guī)范性文件存在“老化”情況，已不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要，亟需修改完善。隨著改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，檔案工作“產(chǎn)業(yè)化”，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)走進(jìn)單位部門(mén)中，一些工作亟需的檔案法規(guī)、規(guī)章及規(guī)范性文件還沒(méi)有制定出來(lái)。
2、部分單位對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)。部分單位人員對(duì)檔案法律、法規(guī)的認(rèn)知度很小，不少人還不知道有《中華人民共和國(guó)檔案法》，不清楚檔案法明確規(guī)定的檔案部門(mén)的職責(zé)、任務(wù)。不懂得檔案管理利用的重要性，不知道檔案對(duì)社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)的重要作用，更不知道違反檔案法規(guī)所要承擔(dān)的責(zé)任，因此導(dǎo)致在實(shí)際工作中違犯檔案法的情況嚴(yán)重存在，如，不按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案，導(dǎo)致檔案丟失、被盜、損壞的情況時(shí)有發(fā)生，影響了單位檔案的完整與安全，嚴(yán)重的會(huì)對(duì)單位各項(xiàng)事業(yè)造成不可彌補(bǔ)的損失。
3、檔案管理技術(shù)手段滯后，方法陳舊，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。由于檔案管理工作的相對(duì)封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀(guān)念上的一個(gè)大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開(kāi)拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認(rèn)真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀(guān)念新思路解決新情況新問(wèn)題。
4、檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。在不少單位部門(mén)，檔案工作缺少獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，所以頻繁調(diào)整的現(xiàn)象較為普通，此外，檔案管理員掌握的專(zhuān)業(yè)知識(shí)較少，檔案人員身兼數(shù)職。
2 如何進(jìn)一步提高檔案管理水平
2.1 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)
檔案管理工作水平的高低，人是決定因素。擔(dān)任專(zhuān)（兼） 職檔案管理員應(yīng)具有高度政治責(zé)任感、堅(jiān)定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度、熱愛(ài)檔案事業(yè)、甘于奉獻(xiàn)。未設(shè)專(zhuān)職檔案員的應(yīng)適當(dāng)減少兼職檔案員的其他工作，使其能抽出更多精力鉆研、從事檔案工作。檔案管理人員對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀(guān)察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。
2.2 進(jìn)一步明確檔案管理的根本目的在于檔案利用
要牢牢樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，把檔案工作的重點(diǎn)從以安全保管為主轉(zhuǎn)移到保管與利用并重上來(lái)。檔案運(yùn)用的合理有效，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面做好外，還應(yīng)著重做好檔案的編目，檢索，編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)提供和滿(mǎn)足檔案利用工作的需要。
2.3 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)
檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)將以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時(shí)間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。
3 如何進(jìn)行檔案的規(guī)范化管理
3.1 全面普查案卷
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來(lái)大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無(wú)標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復(fù)現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無(wú)查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無(wú)用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
3.2 提高案卷質(zhì)量
不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
3.3 注意有效的維護(hù)全宗的完整性
在堅(jiān)持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性?！耙晕覟橹鳌钡臍w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
3.4 格立卷歸檔原則
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
4 小結(jié)
當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進(jìn)了檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
1、科技檔案管理存在的問(wèn)題分析與對(duì)策 左青平《城市建設(shè)理論研究》 2013年第19期
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；財(cái)務(wù)管理
1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
與文書(shū)檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：
（一）形成范圍廣泛。凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶(hù)和其他組織。一方面會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無(wú)處不有，形成普遍；另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門(mén)類(lèi)的檔案數(shù)量更多一些。
（二）檔案類(lèi)別穩(wěn)定。社會(huì)上會(huì)計(jì)工作的種類(lèi)繁多，如有工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、稅收會(huì)計(jì)、總預(yù)算會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等，但是會(huì)計(jì)核算的方法、工作程序以及所形成的會(huì)計(jì)核算材料的成分是一致的，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。
（三）外在形式多樣。會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)的性質(zhì)決定了會(huì)計(jì)檔案形式的多樣化。會(huì)計(jì)的賬簿，有訂本式賬、活頁(yè)式賬、卡片式賬之分。會(huì)計(jì)憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長(zhǎng)短參差不齊。會(huì)計(jì)檔案的這個(gè)外形多樣的特點(diǎn)，要求在會(huì)計(jì)檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門(mén)類(lèi)檔案的方法，而是要從實(shí)際出發(fā)，防止“一刀切”。
2 會(huì)計(jì)檔案管理中會(huì)存在的問(wèn)題
（一）會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。
（二）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門(mén)保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類(lèi)檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專(zhuān)職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。
（三）會(huì)計(jì)檔案管理及銷(xiāo)毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒(méi)有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀也不及時(shí)，到期該銷(xiāo)毀的不銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
3 解決會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題和措施
（一）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線(xiàn)，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。裝訂后要將裝訂線(xiàn)封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。
（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門(mén)，由財(cái)務(wù)部門(mén)將本單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門(mén)暫保管1年，期滿(mǎn)后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門(mén)移交。
（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按檔案管理部門(mén)的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門(mén)保管。未建立檔案管理部門(mén)的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，但要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門(mén)或財(cái)會(huì)部門(mén)保管，不得自行存放。
（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷(xiāo)毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。各單位按規(guī)定銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。
總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案工作；真實(shí)
1 如何保障檔案的完整與真實(shí)
檔案完整與真實(shí)性問(wèn)題是檔案學(xué)的基本理論問(wèn)題之一。由于檔案是人類(lèi)社會(huì)歷史發(fā)展中對(duì)時(shí)事有意保留的記錄，而非事后撰寫(xiě)，它形成的特殊方式比其他資料更為真實(shí)。因此，檔案的完整與真實(shí)是檔案的生命。如今，我們研讀檔案文本，其實(shí)是對(duì)形成者意識(shí)到的歷史 真實(shí)更為充分和理性的再理解過(guò)程，同時(shí)，我們?cè)倮斫獾闹饔^(guān)意識(shí)也受到我們所處的社會(huì)環(huán)境和自身的認(rèn)知能力的制約，所以，我們所理解到的事實(shí)，也只能是離歷史自身的真實(shí)更進(jìn)一步的、相對(duì)的真實(shí)。
1.意識(shí)的規(guī)范
檔案意識(shí)是指對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)、了解、熟悉和掌握的思維，是文件的形成者對(duì)有保存價(jià)值的文件進(jìn)行及時(shí)歸檔保存的自覺(jué)意識(shí)，是人們對(duì)檔案的重視程度，以及在利用檔案時(shí)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，是一種將個(gè)人行為與檔案的相關(guān)內(nèi)容結(jié)合起來(lái)的一種信息素養(yǎng)。檔案意識(shí)也是開(kāi)展依法治檔的一項(xiàng)重要內(nèi)容。全員檔案意識(shí)的培養(yǎng)需要檔案人員積極推廣，通過(guò)普及檔案知識(shí)鼓勵(lì)全員參與其中。檔案意識(shí)增強(qiáng)帶來(lái)的效果就是，查找資料首先想到的地方就是檔案室（館）。檔案意識(shí)落實(shí)在行動(dòng)上就是注意收集、認(rèn)真整理、嚴(yán)格保管、熱情服務(wù)。
2.利用法律法規(guī)和制度進(jìn)行約束
2.1法制保障
《中華人民共和國(guó)檔案法》簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》，是國(guó)家為加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理、有效保護(hù)和利用，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而制定的法律?！稒n案法》具有普遍性，對(duì)全體社會(huì)成員具有普遍的約束力，任何個(gè)人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。當(dāng)前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)還未深入人心，檔案工作的性質(zhì)、意義與作用仍不為社會(huì)各界所認(rèn)知，《檔案法》不能有效落實(shí)。
2.2制度保障
規(guī)章制度是單位內(nèi)部的“法律”，是維護(hù)公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規(guī)，還必須要遵守本單位的規(guī)章制度。編制合理的規(guī)章制度要結(jié)合本單位具體情況和自身特點(diǎn)，應(yīng)遵循以下原則：（1）規(guī)范性。在國(guó)家和地方的法律法規(guī)政策指導(dǎo)下，制定相應(yīng)的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和行為準(zhǔn)則進(jìn)行規(guī)范管理。（2）科學(xué)性。檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和技術(shù)要求，科學(xué)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)規(guī)范。（3）保密性。在制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存、銷(xiāo)毀各個(gè)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，明確在一定時(shí)間內(nèi)只限一一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)范圍和行為規(guī)范。（4）安全性。做好“九防”管理。同時(shí)，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用及傳輸安全。
2 如何更好地發(fā)展檔案管理信息化
1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀(guān)環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
2.建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門(mén)要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
3.在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案管理部門(mén)都必須做出理性與科學(xué)的思考。
4.提高檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化
首先，檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、M行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢(xún)等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識(shí)，上級(jí)檔案管理部門(mén)要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。
5.提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，新領(lǐng)域、新門(mén)類(lèi)、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時(shí)，我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作歷來(lái)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來(lái)，深化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀(guān)念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀(guān)念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步的重要保證。
6.檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平
人類(lèi)推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)與信息最大程度的利用。對(duì)檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)也具有非常重要的指導(dǎo)意義。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，在這一過(guò)程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：電子；檔案管理；策略
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。本文對(duì)電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探究分析，并提出相關(guān)優(yōu)化電子檔案管理的策略。
1 電子檔案特點(diǎn)
1.1 查詢(xún)方便，儲(chǔ)量大
電子檔案查詢(xún)方便、快捷、有利于實(shí)現(xiàn)資源泉共享。雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有直觀(guān)可視性，電子檔案要在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可視，但有關(guān)資料經(jīng)計(jì)算機(jī)分類(lèi)處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢(xún)檢查和下載打印。紙質(zhì)檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，對(duì)技術(shù)設(shè)備依賴(lài)性強(qiáng)，以磁性介質(zhì)或光盤(pán)為載體，具有非直讀性。同時(shí)電子檔案存儲(chǔ)量大，但對(duì)保存條件和環(huán)境有新的要求。電子檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、載體存在環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有交往期等條件的影響較大，而對(duì)天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當(dāng)數(shù)據(jù)將全部丟失。
1.2 保密性強(qiáng)同時(shí)對(duì)管理人員要求素質(zhì)高
由于電子檔案管理是一個(gè)新年事物，對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備的依賴(lài)性很強(qiáng)，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識(shí)，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。 如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點(diǎn)是喪失了原始面貌和依據(jù)，因此電子檔案對(duì)工作人員素質(zhì)要求更高。另外，計(jì)算機(jī)的保密系統(tǒng)比較完備，能針對(duì)不同級(jí)別的檔案，設(shè)置不同密碼，對(duì)不同的人群授予不同的權(quán)限。但由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)本身的技術(shù)性原因，會(huì)遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對(duì)系統(tǒng)安全性保護(hù)提出更高要求。同時(shí)個(gè)人若操作不當(dāng)，信息也將受到損失。
2 電子檔案管理存在的不足
2.1 網(wǎng)絡(luò)安全保障力度不足
在流動(dòng)傳播的過(guò)程中，檔案信息因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來(lái)了便利條件，致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無(wú)法保障。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施，但對(duì)于檔案信息的安全問(wèn)題，還不能從根本上進(jìn)行解決。因?yàn)楸仨毨糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，才可實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的安全隱患也會(huì)隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機(jī)密文件，其含有的信息非常有價(jià)值。一些黑客正是因?yàn)檎莆者@一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對(duì)信息進(jìn)行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問(wèn)題。
2.2 檔案的原始性、真實(shí)性存在問(wèn)題
傳統(tǒng)的檔案管理是實(shí)行紙質(zhì)文件管理，可通過(guò)分辨字跡和紙張等特征來(lái)體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實(shí)態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的，既是復(fù)制的，又是原始的，這將無(wú)從追溯電子檔案的原始性。同時(shí)也很難辨別檔案的真實(shí)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過(guò)相關(guān)的紙張及個(gè)人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實(shí)性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個(gè)人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對(duì)辨別材料的真實(shí)性留下了很多的疑問(wèn)和困難。
2.3 無(wú)法保障檔案的完整性
傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因?yàn)闊o(wú)據(jù)可依，則不能對(duì)檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對(duì)檔案的形成進(jìn)行有效管理。
3 如何更好地進(jìn)行電子檔案管理
3.1 設(shè)定權(quán)限的審核，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份
要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予告警提示。同時(shí)在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開(kāi)放程度，來(lái)確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來(lái)決定對(duì)他的授權(quán)。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過(guò)技術(shù)手段防止所提供拷貝的再?gòu)?fù)制。除公開(kāi)發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類(lèi)型、數(shù)量、使用時(shí)同、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來(lái)的拷貝，應(yīng)做信息內(nèi)容的消除處理。
3.2 明確職責(zé)，加強(qiáng)管理
電子檔案的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子檔案的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子檔案在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員相互推諉、扯皮，要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員各負(fù)其責(zé)。同時(shí)要 加強(qiáng)對(duì)參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求。電子檔案是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的。對(duì)于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強(qiáng)教育同，定期培訓(xùn)，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工人精神、一絲不茍的工作作風(fēng)、精益求精的技術(shù)水平。
3.3 完善的電子檔案管理系統(tǒng)
檔案部門(mén)在對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行鑒定；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。同時(shí)電子檔案可被復(fù)制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造，面臨病毒的入侵時(shí)，電子文件檔案信息安全又受到嚴(yán)重威脅，所以應(yīng)從簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、增設(shè)防火墻、增加防寫(xiě)措施、選擇性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設(shè)備等安全技術(shù)措施強(qiáng)化管理。 同時(shí)為確保電子檔案管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，在遵循有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的前提下，應(yīng)充分綜合文件檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、技術(shù)研發(fā)部門(mén)的意見(jiàn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，把相關(guān)的管理性措施納入其中，通過(guò)技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)軟件系統(tǒng)來(lái)滿(mǎn)足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實(shí)有效。同時(shí)，電子檔案的管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工作，與紙質(zhì)檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的建立，以防止有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的電子檔案在形成、使用、歸檔過(guò)程中遭受損失。另一方面，為維護(hù)檔案部門(mén)的權(quán)威性，我們必須建立相關(guān)制度來(lái)規(guī)范檔案部門(mén)作業(yè)流程，并賦予其一定職責(zé)、權(quán)限及義務(wù)。
4 結(jié)束語(yǔ)
電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來(lái)越快速，這就需要檔案管理者以大無(wú)畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類(lèi)歷史的文明與記憶。
參考文獻(xiàn)
[1]馮惠玲，中國(guó)電子文件管理：?jiǎn)栴}與對(duì)策[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2013.
摘 要 人事檔案在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，人事檔案中記錄了員工的工作表現(xiàn)、政治思想、工作變動(dòng)以及業(yè)務(wù)能力等情況，是外界全面了解一位員工重要的參考依據(jù)。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理模式傳統(tǒng)，新時(shí)期，社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作提出較高的要求。為了幫助企業(yè)人事檔案管理擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，在本文中就新形勢(shì)下如何促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作展開(kāi)討論。
關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 人事檔案管理工作 促進(jìn)
企業(yè)人事檔案是檔案資源中的重要組成部分，同時(shí)也是人力資源管理的重要依據(jù)。近年來(lái)，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于人力資源保障工作的不斷深入。現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)人事檔案管理工作在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步方面發(fā)揮著重要的作用，在進(jìn)行人事制度改革、外界全面了解員工、人員配備以及人才資源發(fā)掘上，都有著較為積極的意義。
一、企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）企業(yè)人事檔案管理設(shè)備體系不健全
現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)人事資源越來(lái)越豐富，人事信息形式逐漸實(shí)現(xiàn)了多樣化。人事檔案信息的存儲(chǔ)對(duì)于檔案管理體系設(shè)備的要求逐漸提升。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式影響下，檔案中很多重要的信息難以被及時(shí)保存，這為檔案管理帶來(lái)了重大的阻礙。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，一方面需要在檔案管理工作人員方面進(jìn)行改善，另一方面需要在檔案管理設(shè)備方面進(jìn)行完善。在企業(yè)檔案管理工作中，就是缺乏聲像檔案管理方面的設(shè)備。
（二）企業(yè)人事檔案管理缺乏相應(yīng)的制度
企業(yè)人事檔案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及檔案管理工作模式對(duì)社會(huì)的影響重大，目前，在社會(huì)人事檔案管理中缺乏相應(yīng)的制度，導(dǎo)致人事檔案管理模式渙散，人事信息不安全等問(wèn)題。由此可見(jiàn)，法律的執(zhí)行力的欠缺是阻礙我國(guó)企業(yè)檔案管理法制化進(jìn)程的重要原因。隨著時(shí)代的進(jìn)步，以及人們的安全意識(shí)逐漸提升，依法存檔的工作勢(shì)在必行。由于現(xiàn)代社會(huì)人事檔案管理工作范圍不確定，檔案管理工作得不到重視，使得檔案法規(guī)檢查力度降低。
二、新形勢(shì)下促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策
（一）基于數(shù)字化的企業(yè)人事檔案管理
傳統(tǒng)模式下的檔案管理中很多信息難以被保存，特別是重要的人事檔案信息，如，很多企業(yè)中的人事聲像信息等難以被保存下來(lái)。新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)逐漸發(fā)展，對(duì)于信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)也越來(lái)越多，目前，最為先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)就是針對(duì)檔案管理建立相應(yīng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)?；跀?shù)據(jù)庫(kù)模式的人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)、音頻等的存儲(chǔ)，并且在數(shù)據(jù)備份的支持下，保障企業(yè)人事數(shù)據(jù)信息的安全性。在數(shù)字化技術(shù)下，通過(guò)科技技術(shù)將檔案信息整理的過(guò)程通過(guò)電子傳輸，以及電子軟件規(guī)律等模式，對(duì)不同類(lèi)型的立卷進(jìn)行分類(lèi)?；跀?shù)字化技術(shù)的檔案信息管理，能夠一改之前無(wú)序的分類(lèi)模式，一方面便于工作人員對(duì)其管理，另一方面是還能夠便于需要的人順利找到檔案信息。
（二）企業(yè)人事檔案管理制度的確定
企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量提升，需要確定相應(yīng)的工作制度，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化。在以往的企業(yè)人事檔案管理中，其工作不被重視，因此導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂，甚至缺失或丟失現(xiàn)象，為了優(yōu)化人事檔案管理，需要為人事檔案管理制定相應(yīng)的制度。首先，將企業(yè)人事檔案管理制度與企業(yè)管理考核相互結(jié)合，明確檔案管理考核范圍。例如不按照歸檔范圍和要求向檔案管理部門(mén)移交檔案，或者檔案不能按照規(guī)定時(shí)間返還，都作為檔案管理考核的違規(guī)，并且對(duì)當(dāng)事人予以處罰。其次，與崗位經(jīng)濟(jì)考核結(jié)合，完善崗位工作標(biāo)準(zhǔn)。主要考察檔案工作人員的職責(zé)工作內(nèi)容，細(xì)化到具體工作要求中，將檔案工作人員工作成果與績(jī)效考核掛鉤。
（三）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的企業(yè)人事檔案管理人員
人事檔案管理效果不佳，與檔案管理制度以及硬件設(shè)備息息相關(guān)，但是也與檔案管理人員的能力素質(zhì)關(guān)系密切。在以往的人事檔案管理中，很多工作人員難以認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，工作積極性不高，在實(shí)際工作中難以集中精力，并且不思進(jìn)取。為了促進(jìn)人事檔案管理水平，需要在檔案管理硬件設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的人事檔案管理人員。第一，人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化素養(yǎng)培養(yǎng)。為了提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理人員的學(xué)術(shù)研究能力，需要工作人員與人事部門(mén)積極的進(jìn)行工作銜接，彌補(bǔ)自身工作所欠缺專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。鼓勵(lì)檔案工作人員對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)深入研究時(shí)，應(yīng)該給他們?cè)黾訉?shí)踐學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，在實(shí)踐活動(dòng)中提高學(xué)習(xí)能力，幫助他們實(shí)現(xiàn)檔案管理專(zhuān)業(yè)化；第二，為了提升人事檔案管理人員的工作積極性，需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，與人事部門(mén)的激勵(lì)機(jī)制掛鉤，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在本文中對(duì)企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出促進(jìn)人事檔案管理的對(duì)策。企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)于企業(yè)人力資源管理提供了理論基礎(chǔ)，針對(duì)人事檔案管理中所存在的設(shè)備問(wèn)題以及制度問(wèn)題，文中提出了相應(yīng)的對(duì)策，基于數(shù)字化的人事檔案管理、制度化的內(nèi)部監(jiān)制以及專(zhuān)業(yè)化人員的培養(yǎng)。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】檔案管理
隨著我國(guó)醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)學(xué)院教學(xué)改革的深化，借鑒國(guó)外醫(yī)院的成功經(jīng)驗(yàn)，研究其歷經(jīng)百年，屢經(jīng)戰(zhàn)火的考驗(yàn)卻能不斷的豐富檔案內(nèi)容及形式。醫(yī)學(xué)檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，為我國(guó)醫(yī)學(xué)研究及實(shí)踐工作者的醫(yī)學(xué)水平提高提供了很大的幫助，在人類(lèi)歷史上也寫(xiě)下了濃墨重彩的一筆。同時(shí)醫(yī)學(xué)檔案與其他檔案資料相比又有著極大的不同，所以醫(yī)學(xué)檔案管理的重要性及差別性也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。
一、醫(yī)院檔案
具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)學(xué)檔案是指臨床教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，醫(yī)學(xué)檔案資料對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，如同一面鏡子，它詳細(xì)真實(shí)地反映了一所醫(yī)院從建校初期到逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過(guò)程，它能完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映醫(yī)院的全部面貌，直接為醫(yī)生學(xué)者的看診活動(dòng)服務(wù)，是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)學(xué)改革、提高醫(yī)學(xué)質(zhì)量的可靠依據(jù)，也是進(jìn)行醫(yī)學(xué)的必要條件，更是醫(yī)院進(jìn)行教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。從另一方面說(shuō)醫(yī)學(xué)檔案始終是以人類(lèi)的生存及健康聯(lián)系在一起的。醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。
二、醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題主要為一下幾點(diǎn)：
1.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，思維觀(guān)念落后。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門(mén)轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，認(rèn)為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就“萬(wàn)事大吉”了。在工作中，習(xí)慣于“坐等待收”的服務(wù)方式，思想觀(guān)念和管理水平相對(duì)滯后等問(wèn)題，與時(shí)展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)并開(kāi)創(chuàng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。
2.對(duì)新型的電子檔案的管理缺乏應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力。隨著檔案管理的數(shù)字化，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生，這些文檔在歸檔過(guò)程上無(wú)論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來(lái)源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同。檔案管理者沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不懂得電子文檔的使用方式以及維護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案的發(fā)展。
3.管理制度不健全，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類(lèi)人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。
三、應(yīng)對(duì)方法
要實(shí)現(xiàn)思想觀(guān)念上的一個(gè)大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開(kāi)拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認(rèn)真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握醫(yī)學(xué)檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀(guān)念新思路解決新情況新問(wèn)題。
1.健全檔案管理體制，規(guī)范檔案管理行為
當(dāng)前很多醫(yī)院存在的問(wèn)題，除少數(shù)高等醫(yī)院設(shè)立了綜合檔案室或檔案館外，多數(shù)醫(yī)院文書(shū)檔案室（多隸屬于黨委辦公室）和科技檔案室（多隸屬于院長(zhǎng)辦公室或科研處）并存。這種體制造成領(lǐng)導(dǎo)力量分散，不能合理使用人力、物力、財(cái)力，不利于檔案的利用和現(xiàn)代化管理。
醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，為病人的康復(fù)和醫(yī)院的發(fā)展發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案制度的建立是檔案工作的生命線(xiàn)，隨著檔案的不斷開(kāi)發(fā)和利用，檔案理應(yīng)受到重視。醫(yī)學(xué)院校的檔案管理工作必須制定相應(yīng)的制度，進(jìn)一步明確工作職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為。
2.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)觀(guān)念
在管理好檔案的基礎(chǔ)上，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的醫(yī)學(xué)服務(wù)新途徑，以提高醫(yī)學(xué)檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”醫(yī)檔案變成“活”醫(yī)檔案，更好地發(fā)揮其檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展。
3.做好醫(yī)學(xué)檔案的文件分理工作。俗話(huà)說(shuō)的好“檔案貴在活，而重在于用。”在實(shí)際中，一些醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的投入較小，許多大量有價(jià)值的檔案被丟棄在偏遠(yuǎn)的角落，而無(wú)價(jià)值的檔案卻堆積如山，雖然如今的檔案管理已打破了過(guò)去的概念，不是一個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單的鐵架子就能裝的下一切的檔案，各種新型的檔案格式及款式，諸如電子制檔案，卡片制檔案，芯片式檔案等大量的存在。但是無(wú)論是過(guò)去，如今還是未來(lái)的檔案管理事業(yè)，都是一件長(zhǎng)期重要的醫(yī)學(xué)工作，做好檔案的分理工作特別重要。
4.建立醫(yī)學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息管理模式。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立，我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，作為新時(shí)代的檔案管理者，必須具備超前的意識(shí)，要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識(shí)，要學(xué)會(huì)建立各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度。健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，借助于錄放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
總結(jié)：綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作是一門(mén)高深的學(xué)問(wèn)。？科學(xué)規(guī)范的醫(yī)學(xué)檔案管理只有跟上時(shí)代的腳步，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新教育形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的美好局面，為醫(yī)療經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)醫(yī)學(xué)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，這就要求我們必須把醫(yī)院檔案工作提高到歷史的、戰(zhàn)略的、基礎(chǔ)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。給予高度重視，積極做好檔案工作。作為一名醫(yī)院的檔案工作者我們要把封閉保守的觀(guān)念轉(zhuǎn)換成為積極創(chuàng)新的觀(guān)念;把被動(dòng)利用醫(yī)學(xué)檔案資料的觀(guān)念，轉(zhuǎn)換成有目的地主動(dòng)開(kāi)發(fā)醫(yī)學(xué)檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，這是深化醫(yī)院檔案工作的前提條件。其次，我們還應(yīng)充分認(rèn)識(shí)高校體制下檔案管理工作的新特點(diǎn)，探索醫(yī)院檔案管理的新模式。
參考文獻(xiàn)：
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