時間：2023-07-09 08:34:21
序論：在您撰寫檔案管理規(guī)則時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實行二
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
一、當(dāng)前檔案信息資源管理系統(tǒng)中曝露的問題
首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經(jīng)慢慢地實現(xiàn)了通過計算機系統(tǒng)進行控制的目錄管理以及全文管理，同時，電子檔案歸檔也逐步向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。然而，對于歸檔管理而言，其模式卻并沒有實現(xiàn)同步的發(fā)展。管理中對歸檔部門業(yè)務(wù)引導(dǎo)方法效果不佳，沒有管理好兼職檔案人員，對于歸檔文件的質(zhì)量管理工作執(zhí)行不到位。其次，檔案信息資源管理系統(tǒng)運作效率低。企業(yè)或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統(tǒng)的直接使用者，對于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統(tǒng)的運作模式，明白業(yè)務(wù)規(guī)則制定以及管理的方法。但是，由于業(yè)務(wù)規(guī)則存在形式是代碼，而代碼在計算機系統(tǒng)中不集中，計算機系統(tǒng)靈活性和友好性都較差，所以規(guī)則的修改和調(diào)整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術(shù)人員，然后再由技術(shù)人員對業(yè)務(wù)規(guī)則進行修改，這就導(dǎo)致了業(yè)務(wù)規(guī)則調(diào)整的時間變長，管理系統(tǒng)的運作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統(tǒng)維護費用較高。很多人認為信息系統(tǒng)上線運作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開始，在后面還有更多的工作等著完成。系統(tǒng)的維護、軟件的升級、數(shù)據(jù)庫的開放等等，這些后續(xù)的工作導(dǎo)致了檔案信息資源管理系統(tǒng)維護費用昂貴。然而，檔案業(yè)務(wù)人員對于系統(tǒng)的維護工作不懂，必須有專業(yè)的技術(shù)人員或者公司進行，這勢必會造成維護費用的提升。最后，檔案信息資源管理系統(tǒng)壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統(tǒng)的開發(fā)工作交給外包公司來完成，然而最終能夠成功開發(fā)出合適系統(tǒng)的并不多。因為我國的檔案事業(yè)發(fā)展比較迅速，管理規(guī)則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同，則業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)也不相同。業(yè)務(wù)規(guī)則經(jīng)常發(fā)生變化，而規(guī)則每變動一次就要對軟件進行一次修改，經(jīng)常有系統(tǒng)剛要交付就有出現(xiàn)需要修改規(guī)則的要求。
二、業(yè)務(wù)規(guī)則管理及其系統(tǒng)原理
業(yè)務(wù)規(guī)則是描述信息，它主要功能是對業(yè)務(wù)邏輯結(jié)構(gòu)進行驗證，影響并控制業(yè)務(wù)邏輯。業(yè)務(wù)邏輯的處理方式正是受到了業(yè)務(wù)規(guī)則管理而發(fā)生改變，業(yè)務(wù)行為采用結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)表示。業(yè)務(wù)規(guī)則與程序之間相互獨立。所以在編寫程序時，可使用專業(yè)術(shù)語，對業(yè)務(wù)人員開放業(yè)務(wù)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)規(guī)則系統(tǒng)屬于工具和機制的綜合，包括了多個組成部分。規(guī)則集成開發(fā)環(huán)境、規(guī)則語言框架、規(guī)則管理工具、訪問控制、規(guī)則庫、規(guī)則引擎等。規(guī)則集成開發(fā)系統(tǒng)主要是對規(guī)則進行調(diào)整。規(guī)則語言框架根據(jù)面對的對象不同，存在方式不同，有程序設(shè)計形式、數(shù)據(jù)庫處理語言形式以及業(yè)務(wù)規(guī)則語言形式三種存在形式。規(guī)則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規(guī)則進行調(diào)整。訪問控制主要是設(shè)置訪問權(quán)限，保證規(guī)則數(shù)據(jù)庫的安全。應(yīng)用程序主要把對象和數(shù)據(jù)交給規(guī)則引擎，規(guī)則引擎調(diào)用對應(yīng)的規(guī)則，發(fā)生動作?？偟膩碇v，業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的功能包括了管理規(guī)則、部署規(guī)則、分析規(guī)則、定制規(guī)則和設(shè)計規(guī)則，這些功能共同提高了業(yè)務(wù)規(guī)則管理的水平。
三、業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用
檔案業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)組成主要包括了五個部分，首先是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則集成開發(fā)的環(huán)境，它主要集成業(yè)務(wù)編輯器和編譯工具，管理業(yè)務(wù)規(guī)則等工作。依據(jù)圖形界面，能夠方便用戶建立業(yè)務(wù)模型對象。其次是檔案業(yè)務(wù)對象的模型，它主要對檔案管理工作進行描述，記錄檔案業(yè)務(wù)的約束條件和名稱等。業(yè)務(wù)規(guī)則語言是通過業(yè)務(wù)對象模型提供詞匯。第三是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則語言，語言模型能夠為技術(shù)人員以及業(yè)務(wù)人員提供了業(yè)務(wù)規(guī)則的語言，語言通過系統(tǒng)的處理后，以代碼的形式傳給規(guī)則引擎，由它進行執(zhí)行。通常情況下對業(yè)務(wù)人員提供受限中文業(yè)務(wù)規(guī)則語言，對技術(shù)人員提供Java之類的語言。第四是檔案規(guī)則庫，其發(fā)揮的作用主要是存儲作用。當(dāng)用戶將規(guī)則輸入后，系統(tǒng)編譯后將其存儲在檔案規(guī)則庫，規(guī)則引擎可以對檔案規(guī)則庫中的規(guī)則進行調(diào)用和執(zhí)行。有些公司還對檔案規(guī)則庫進行了分類，方便使用。最后是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則引起，其工作流程大致是創(chuàng)建對象、加載更換規(guī)則集、數(shù)據(jù)集合的提交、命令、得出結(jié)果。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎(chǔ)上，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。
國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標(biāo)準(zhǔn)。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理
GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)
DA/T 1―2000檔案工作基本術(shù)語
DA/T 18―1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 22―2000歸檔文件整理規(guī)則
國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法
3術(shù)語和定義
DA/T 1-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3．1 電子郵件electronic mail
由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機構(gòu)內(nèi)部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。
3．2 公務(wù)電子郵件electronic mail document
國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3．3 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)electronic mail document sys-tem
用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。3．4 電子文件管理系統(tǒng)electronic records managementsystem
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。
4總則
4．1公務(wù)電子郵件自形成時應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4．2公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
4．3應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量。
4．4歸檔公務(wù)電子郵件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
4．5公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
4．6機構(gòu)內(nèi)設(shè)置的公共郵箱(機構(gòu)內(nèi)對個人開放的郵箱，郵箱內(nèi)設(shè)有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關(guān)于執(zhí)行的公務(wù)某一特定方面的信息，只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責(zé)任人。
4．7系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應(yīng)妥善保護，并定期更改。
4．8各單位系統(tǒng)管理人員應(yīng)為使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統(tǒng)，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應(yīng)當(dāng)定期更新。
5公務(wù)電子郵件的撰寫與傳遞
5．1公務(wù)電子郵件標(biāo)題、正文內(nèi)容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。郵件標(biāo)題撰寫應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì)，以保證郵件應(yīng)用的時效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。
5．2各單位應(yīng)在公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的公務(wù)信箱中發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出，必須原樣保存。應(yīng)盡量避免公務(wù)郵箱用于私人活動。
5．3公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進行發(fā)送和接收，并對發(fā)送的郵件進行加密處理，同時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進行安全性驗證。
5．4在發(fā)送公務(wù)電子郵件時應(yīng)使用真實身份，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應(yīng)進行加密和電子簽名。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5．5各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務(wù)電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。
公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。
5．6使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員。
5．7公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份，脫機保存，定期移交檔案部門。
6公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔
6．1鑒定歸檔責(zé)任歸屬
6．1．1對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。
6．1．2內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進行鑒定歸檔。
6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責(zé)。
6．2鑒定內(nèi)容
6．2．1應(yīng)根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價值。對于涉及公務(wù)但以個人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。
6．2．2公務(wù)電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務(wù)電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當(dāng)時當(dāng)人收發(fā)的，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
6．3歸檔范圍
6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應(yīng)歸檔。
6．3．2：土務(wù)電子郵件歸檔時，應(yīng)包括以下部分：
a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱)；
b)發(fā)送、接收郵件的時間；
c)郵件密級；
d)郵件的題名；
e)郵件正文、附件；
f)郵件收發(fā)日志；
g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。
6．4歸檔要求
6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi)。
6．4．2發(fā)送或接收具有保存價值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。
6．4．3采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。
6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。
6．4．5經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔。
7歸檔公務(wù)電子郵件的整理
7．1歸檔公務(wù)電子郵件的整理按DA/T22―2000規(guī)定的要求進行。
7．2歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(gòu)(問題)等進行分類整理，公務(wù)電子郵件編號規(guī)則應(yīng)與電子文件編號規(guī)則保持一致，有對應(yīng)其他版本的，應(yīng)通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。
7．3將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務(wù)電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲在不同的載體上，務(wù)必保證電子郵件的真實與完整。
7．4公務(wù)電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進行。存儲公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：
a)說明文件，對存儲載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進行描述。
b)類目表文件，說明載體內(nèi)文件分類信息。
c)著錄文件，存放有關(guān)文件的目錄信息。
d)公務(wù)電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件。
7．5存儲公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)明以下信息：
a)載體編號；
b)立檔單位名稱；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期；
e)轉(zhuǎn)存日期；
0密級；
s)文本(正本或備份)；
h)操作環(huán)境(硬件或軟件)；
i)存儲介質(zhì)的生產(chǎn)日期；
j)保管期限。
8公務(wù)電子郵件的移交與接收
8．1各單位文件管理人員應(yīng)按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務(wù)電子郵件，移交時應(yīng)履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．2移交單位和檔案保管部門應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務(wù)電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．3歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。
8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務(wù)電子郵件，均應(yīng)當(dāng)將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。
9公務(wù)電子郵件的保管
9．1檔案保管部門應(yīng)對各單位移交的公務(wù)電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
9．2歸檔公務(wù)電子郵件的保管要求應(yīng)符合GB/T18894―2002中9．4的相關(guān)規(guī)定。
（吳海琰 師偉）
社區(qū)志愿者走進西城區(qū)檔案館 前不久，西城區(qū)檔案館邀請白紙坊街道30余名學(xué)雷鋒志愿者走進檔案館，走進檔案庫房，近距離接觸檔案，切身感受西城悠久深厚的歷史和全區(qū)的發(fā)展變化，加深社區(qū)志愿者對區(qū)情區(qū)史的了解。
（石麗芝）
朝陽區(qū)檔案局加強統(tǒng)計年報表指導(dǎo) 日前，朝陽區(qū)檔案局以新增加的數(shù)字檔案統(tǒng)計內(nèi)容為重點，對全區(qū)140家單位進行統(tǒng)計年報業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助其正確理解指標(biāo)涵義，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
（張一）
海淀區(qū)馬連洼街道召開2012年度檔案工作會 會議總結(jié)2012年工作同時部署了2013年工作重點，傳達了區(qū)檔案局對我街道進行“北京市區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評”的初查情況，進一步強調(diào)了加強規(guī)范立卷歸檔的要求。
（高京育）
市檔案局到通州區(qū)調(diào)研政府信息公開查閱工作 前不久，市檔案局到通州區(qū)檔案館調(diào)研。副區(qū)長劉佳參加并表示區(qū)檔案工作一定按市局要求，不斷創(chuàng)新工作方式、積極創(chuàng)造亮點，為社會經(jīng)濟發(fā)展做好服務(wù)。
（張鈺叢）
石景山區(qū)召開2013年全區(qū)檔案工作會 會議總結(jié)了上一年全區(qū)檔案工作的成績和經(jīng)驗，分析了當(dāng)前工作形勢和問題，并明確了2013年全區(qū)檔案工作在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、檔案服務(wù)、檔案文化、行政管理和干部隊伍建設(shè)等五方面的具體任務(wù)。
（武小影 糜棟煒）
大興區(qū)檔案局積極服務(wù)新機場建設(shè) 前不久，大興區(qū)檔案局與機場辦聯(lián)系協(xié)調(diào)幫助其建立完善檔案工作各項管理制度，確定檔案歸檔范圍。同時針對其工作特點開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并進行現(xiàn)場指導(dǎo)，確保大興機場建設(shè)檔案齊全完整和規(guī)范管理。
（曲良亮）
房山區(qū)副區(qū)長曹蕾到區(qū)檔案局調(diào)研 前不久，房山區(qū)副區(qū)長曹蕾到區(qū)檔案局調(diào)研。她在聽取2013年工作計劃和當(dāng)前工作面臨問題及“十二五”時期檔案館建設(shè)規(guī)劃情況的匯報后，提出要認真思考創(chuàng)新檔案工作模式，要加大重點項目和精品項目的建設(shè)，同時還要抓好人才隊伍建設(shè)。
（何濤）
密云縣檔案館建章立制保證數(shù)據(jù)安全 日前，密云縣檔案館出臺了《檔案數(shù)據(jù)光盤存儲規(guī)范》，詳細規(guī)定了數(shù)據(jù)光盤的制作要求和管理存放的注意事項等各方面事宜。并以此為依據(jù)對館藏土地房產(chǎn)證數(shù)字化副本進行了光盤刻錄，充分保障了數(shù)字檔案信息的安全。
（劉靜）
平谷區(qū)《農(nóng)村檔案信息資源整合與利用問題研究》課題通過市局驗收 該課題提出的檔案資源整合方式具有較強的創(chuàng)新性和可操作性，開發(fā)利用措施，對全市其他涉農(nóng)區(qū)縣農(nóng)村檔案信息資源整合與利用具有一定的理論指導(dǎo)和借鑒意義。
（楊有啟）
順義區(qū)2月份民生檔案利用量顯著提高 2月份，順義區(qū)檔案館共接待146人次查閱各類民生檔案199卷，其中：婚姻檔案174卷，土地檔案4卷，知青檔案15卷，工作查考利用檔案4卷，編史修志利用檔案1卷。
（劉英楠）
懷柔區(qū)政協(xié)主席武占剛到區(qū)檔案館視察 3月1日，懷柔區(qū)政協(xié)主席武占剛等一行5人到區(qū)檔案館視察工作，在實地查看庫房，了解館藏及利用情況后對我館工作給予了肯定，并表示區(qū)政協(xié)將繼續(xù)支持檔案工作，共同推進我區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展。
（叢麗紅）
延慶縣檔案局榮獲“法治延慶”建設(shè)先進單位 在“法治延慶”建設(shè)工作中，延慶縣檔案局通過深入學(xué)習(xí)、明確分工、責(zé)任到人、廣泛宣傳等多項措施，得到了依法治縣領(lǐng)導(dǎo)小組的高度認可，被評為建設(shè)先進單位。
（李挺）
豐臺區(qū)檔案館征集優(yōu)秀攝影作品進館前不久，豐臺區(qū)南苑鄉(xiāng)犇牛攝影協(xié)會將24幅攝影作品無償捐贈給區(qū)檔案館，這是區(qū)檔案館首次集中接受群眾團體捐贈的攝影作品，這批作品將納入?yún)^(qū)檔案館的記憶專題檔案。
（劉岳）
門頭溝區(qū)加強檔案消防安全專項檢查 近日，門頭溝區(qū)檔案局與消防支隊聯(lián)合對館內(nèi)電源、消防設(shè)備等直接關(guān)系檔案安全的各種設(shè)施進行了全面安全大檢查，并將檢查結(jié)果及時整理匯總，聯(lián)系相關(guān)部門消除安全隱患。
（安宏清）
專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機體系的總稱。專門文件是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性活動中，為了實現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的數(shù)據(jù)、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領(lǐng)域,比較穩(wěn)定的文件名稱、格式、各自獨立的整理和管理方法，專門檔案的形成規(guī)律不同于普通檔案。
專門檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占?、加工和利用專門檔案數(shù)據(jù)和信息而進行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導(dǎo),充分考慮專門檔案的形成規(guī)律和特點以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設(shè)計的。我們社會的各個行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關(guān)行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標(biāo)或系統(tǒng)目標(biāo)的實現(xiàn)。
一 、前端控制規(guī)則
專門檔案是一種現(xiàn)實性很強的專業(yè)管理工具。它是有關(guān)專業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)與運行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個良好的現(xiàn)代化的專業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和正確的開發(fā)方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。
專門檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專門檔案質(zhì)量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準(zhǔn)則。它要求做好以下幾方面的工作：
第一,參與專門文件和記錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關(guān)專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前的論證和設(shè)計工作，幫助系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
第二，參與專門文件和記錄的維護管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護管理工作，監(jiān)督有關(guān)人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質(zhì)量和利用價值，防止給日后的專業(yè)性活動造成混亂和損失。
第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應(yīng)當(dāng)把專門檔案的結(jié)果管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理模式，注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，監(jiān)控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。
第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設(shè)。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。
二、連續(xù)性和整體性規(guī)則
專門檔案的管理是一個以實現(xiàn)特定的目標(biāo)而進行的連續(xù)性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續(xù)性和整體性原則。
首先，根據(jù)本單位專門檔案的管理目標(biāo)設(shè)計連續(xù)性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關(guān)社會主體要根據(jù)自身的專門檔案的具體管理目標(biāo)，制定出相應(yīng)的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進行，并保證專門檔案整體管理目標(biāo)的實現(xiàn)。但是，我們也在實踐中發(fā)現(xiàn)，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學(xué)習(xí)有關(guān)單位的先進的管理經(jīng)驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設(shè)計工作。誠然，學(xué)習(xí)其他單位的先進管理經(jīng)驗和管理方案是無可厚非的，但是學(xué)習(xí)者應(yīng)當(dāng)知道所學(xué)到的那些專門檔案管理方案是有關(guān)單位根據(jù)自己的專門檔案管理目標(biāo)而設(shè)計的，而不是根據(jù)學(xué)習(xí)者所在的單位的管理目標(biāo)設(shè)計的。
其次,根據(jù)本單位專門檔案管理目標(biāo)的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專門檔案的管理者根據(jù)管理目標(biāo)的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應(yīng)的調(diào)整和變革。
三、 安全性和效益性規(guī)則
專門檔案管理的安全性規(guī)則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性,保證專門檔案內(nèi)容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數(shù)量應(yīng)當(dāng)齊全完整，二是專門檔案應(yīng)當(dāng)是一個由專門文件和記錄構(gòu)成的有機體系。保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規(guī)則的一項重要要求。如果專門檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息無法正常存取，那么它的可據(jù)性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應(yīng)的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現(xiàn)，保證專門檔案的內(nèi)容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內(nèi)容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內(nèi)容不含有病毒。
專門檔案管理的效益性規(guī)則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當(dāng)?shù)墓芾碇贫群凸芾矸绞剑拗坪妥璧K了專門檔案信息價值的實現(xiàn)，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎(chǔ)和前提。
專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現(xiàn)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關(guān)系，一旦發(fā)現(xiàn)我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經(jīng)濟投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達到預(yù)期的良好的管理效益時，就應(yīng)及時診斷，找出癥結(jié)，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。
四、繼承性和創(chuàng)新性規(guī)則
1業(yè)務(wù)水平提高
1.1掌握《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》中相關(guān)規(guī)定，熟悉法規(guī)中允許復(fù)印病歷的內(nèi)容：住院記錄、體溫單、醫(yī)囑單、出院小結(jié)、實驗室檢查報告單；影像；特檢等內(nèi)容。醫(yī)生對分析討論病例時自由發(fā)言不同意見不允許復(fù)印。
1.2醫(yī)院每年派出病案管理專職人員到上級醫(yī)院進修，學(xué)習(xí)病案管理的先進方法， 參加國內(nèi)病案管理學(xué)會舉辦的各種學(xué)習(xí)班，對當(dāng)前病案管理的發(fā)展加深認識和了解，通過病案管理知識培訓(xùn)，不僅提高了本專業(yè)水平，引進了管理新方法，增加了許多新知識，擴展新思路，掌握和了解了病案管理發(fā)展的新動態(tài)，促進提高了業(yè)務(wù)能力。
2技能的提高
2.1對病案管理明細化，從病例整理、分類、錄入、調(diào)閱、質(zhì)量控制分別由專人負責(zé)，增強工作中的責(zé)任心。
2.2密切與臨床科室的聯(lián)系 規(guī)范化醫(yī)療文書書寫，文字特別注意同音字的別字更改，對病歷內(nèi)容不完整，不及時回報各種檢查報告單及時通知該科醫(yī)生和護士修改和粘貼，尤其對于一些醫(yī)學(xué)常識常請教專業(yè)醫(yī)生，避免分類錯誤的發(fā)生。
2.3質(zhì)量控制 我科專門配置了內(nèi)科、外科、護理專業(yè)的工作人員對每天整理完成的病歷進行審核、復(fù)查，質(zhì)量控制，有問題或漏填報的內(nèi)容及時通知有關(guān)人員來修改、補充，爭取在病歷上架前避免一些常識性錯誤的出現(xiàn)和發(fā)生。
2.4病歷歸檔 患者出院后病案室的工作人員能快速、準(zhǔn)確地復(fù)印病歷，對報銷、轉(zhuǎn)院、理賠、核案等工作給予了極大的幫助。
3病案安全保護與管理[2]
3.1病案室（房）能夠保障病案長久保存，要做 防火、防熱、防潮、防光、防有害氣體、防蟲、防霉等。場地干燥、空氣流通，病案室（房）庫溫度為14℃～24℃，相對濕度45%～60%，防灰塵污染。防止泄密、失密及資料丟失。
3.2病案回收、借閱 患者在出院24 h后（死亡病歷1 w內(nèi)）回收至病案室；病案室應(yīng)及時向臨床查詢未歸病案的下落；病案室每月統(tǒng)計出院病案歸檔情況，病案回收情況納入科室考核內(nèi)容。科研、患者復(fù)查、再入院患者病案借閱，辦理借閱手續(xù)可借閱，3 d內(nèi)歸還。
4病案復(fù)印
4.1患者本人與人申請病案復(fù)印，患者本人提供有關(guān)有效身份證明v身份證w；患者提供患者及其人的有效身份證明v身份證w，申請人與患者人關(guān)系的法定證明材料。
4.2申請人為保險機構(gòu)所需的復(fù)印病例，提供保險合同復(fù)印件，承辦人員的有效身份證明，患者本人或者其人同意的法定證明材料，死亡患者，提供保險合同復(fù)印件，承辦人員的有效身份證明，死亡患者近親屬或者其人同意的法定證明材料。
4.3公安、司法機關(guān)因辦理案件，需要查閱、復(fù)印病案資料的，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在公安、司法機關(guān)出具采集證據(jù)的法定證明及執(zhí)行公務(wù)人員的有效身份證明后予以協(xié)助。
5病案管理分析
5.1病案記錄 做到字跡清晰可辨。首次病程記錄要求8 h內(nèi)完成；出入院記錄、死亡、手術(shù)記錄要求24 h內(nèi)完成；病危者隨時記，至少1次/d，病重者至少1次/2 d，病情穩(wěn)定者1次/3 d，慢性患者1次/5 d；搶救記錄即時完成，若因搶救未能及時書寫病歷的，應(yīng)當(dāng)在搶救結(jié)束后6 h內(nèi)據(jù)實補記，并加以注明；死亡病例討論應(yīng)在患者死亡1 w內(nèi)完成。
5.2病案統(tǒng)計1990～2014年我院病案存檔96000份，根據(jù)病案管理工作質(zhì)量控制參考指標(biāo)，病案編號準(zhǔn)確率100%，新建病案各項填寫符合率>98%，住院病案供應(yīng)率>96%，出院病案3 d內(nèi)回收率>100%，出院病案整理合格率>98%，病案歸檔排架準(zhǔn)確率>98%，出院病案裝訂正確率100%。
6討論
現(xiàn)代病案管理已從人工向電子化轉(zhuǎn)變，某些具體工作環(huán)節(jié)還需人工來完成，作為病案工作人員不斷加強自身業(yè)務(wù)知識的提高，保證病歷檔案管理持續(xù)續(xù)發(fā)展尤為重要，更能反映出一個醫(yī)院的發(fā)展水平[3]。病案室及時提供有價值的醫(yī)療信息，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、醫(yī)院管理發(fā)揮了重要的作用。在病案復(fù)印工作中，除執(zhí)行相關(guān)制度外實施優(yōu)惠服務(wù)項目，對外地來我院就醫(yī)者而又需回到原籍報銷的病案，我院為方便患者，只需患者在住院期間持效身份證件有到病案室辦理復(fù)印手續(xù)，出院后我科將病案以快遞方式寄送至患者原籍。對全部病案復(fù)印提供了下列病案資料：門、急診病歷和住院病歷中的入院記錄、體溫單、醫(yī)囑單、化驗單、醫(yī)學(xué)影像檢查資料、特殊治療同意書、手術(shù)同意書、手術(shù)及麻醉記錄單、病理報告、護理記錄、輸血治療知情書、病危重患者護理記錄、出院記錄。病案復(fù)印量達48%，病例管理合格率達100%。
病案管理是一門涉及多學(xué)科的邊緣學(xué)科[4]，隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來研究病案管理專業(yè)新技術(shù)， 對管理人員來說是一項任重道遠的艱巨工作，病案管理人員應(yīng)掌握比較全面的醫(yī)學(xué)科學(xué)知識、管理科學(xué)知識、電子計算機知識等，為醫(yī)院全面發(fā)展，為廣大患者全面服務(wù)作出不懈的努力。
參考文獻：
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經(jīng)過十多年的檔案信息化發(fā)展，我國主要發(fā)達地區(qū)對檔案信息化的提法達到了空前的高度、深度、廣度與力度，通過集成不同的現(xiàn)代技術(shù)，出現(xiàn)了不同層次的檔案管理系統(tǒng)(AMIS)，涌現(xiàn)出一批數(shù)字檔案館、電子檔案館，基本實現(xiàn)館藏數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、控制智能化，逐步實現(xiàn)了計算機系統(tǒng)目錄管理和全文管理條件下的紙質(zhì)、聲像、實物和電子文件的歸檔，有的還實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現(xiàn)在無法對檔案的質(zhì)量進行全面、系統(tǒng)地實時監(jiān)控和綜合評價，如各門類載體材料收集是否齊全完整，內(nèi)容是否真實有效，整理是否規(guī)范，歸檔是否及時，以及各部門的歸檔難度、歸檔數(shù)量等。即便是各個等級的檔案目標(biāo)管理考核，也只能對已歸檔的材料進行抽查。顯然，傳統(tǒng)的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實現(xiàn)對文件形成與歸檔的過程、時間和質(zhì)量的實時監(jiān)控，以及建立對歸檔人員激勵評價的科學(xué)管理機制，仍缺乏科學(xué)有效的解決方法。
當(dāng)前AMIS基本上是對已有檔案信息的管理、利用、編研等環(huán)節(jié)進行管理，而對檔案界反映比較強烈的“采全率低、采準(zhǔn)率低、及時性差(即檔案收集不齊、質(zhì)量不高、期限不準(zhǔn)、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。
目前，在檔案整理的過程中，每個環(huán)節(jié)都需要大量的人工干預(yù)或檢查，才能達到理想的整理效果，也就是說一個單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個高素質(zhì)的檔案人員，做到仔細、認真，并且必須非常了解單位的業(yè)務(wù)運作。
二、應(yīng)用業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)的解決之道
針對國內(nèi)檔案管理現(xiàn)狀，廣東萬維博通信息技術(shù)有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(tǒng)(AMIs)產(chǎn)品基礎(chǔ)上，引入人工智能技術(shù)，研發(fā)了一套“基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理平臺”，該平臺除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點研究了基于信息資源規(guī)劃，依托業(yè)務(wù)規(guī)則庫的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規(guī)劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(Archives Business Rules Database，簡稱ABR)，同時也將檔案主管部門與指導(dǎo)部門的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等也整理到ABR，通過強大的推理引擎(RM)，對已有的檔案信息數(shù)據(jù)(AID)進行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，以幫助立檔單位達到“檔案收集齊、保管期限設(shè)置準(zhǔn)、檔案著錄規(guī)范”的目標(biāo)，同時也為檔案管理部門建立起智能化的網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)、績效評估系統(tǒng)和上崗人員自學(xué)習(xí)系統(tǒng)等。也可通過基于檔案知識規(guī)則庫(ABR)和推理引擎(RM)構(gòu)建的檔案信息雷達自動從相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集檔案信息資源。基本實現(xiàn)以下功能：
1)采用人工智能技術(shù)，建立檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)，利用規(guī)則引擎，貫穿整個檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質(zhì)量與數(shù)量；
2)構(gòu)建檔案信息雷達，利用檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)。通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)自動收集立檔單位的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：
3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實體正式移交前進行相應(yīng)的非現(xiàn)場預(yù)檢查，保證檔案接收質(zhì)量并減少后續(xù)的著錄量與數(shù)字化加工量：
4)建立新型的檔案監(jiān)督指導(dǎo)管理體系與績效考核體系，實現(xiàn)遠程指導(dǎo)、遠程考核。
5)建立新型的檔案自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，提供檔案上崗人員接受培訓(xùn)的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識的快捷方法等。
三、主要研究內(nèi)容
1、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)的建立與管理
與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，稱為業(yè)務(wù)規(guī)則(Business Rules，簡稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。
每個立檔單位都有不同的規(guī)則，每個資深的檔案從業(yè)人員都有不同的經(jīng)驗總結(jié)，在檔案指導(dǎo)的過程中可能也會定期加入相關(guān)規(guī)則，規(guī)則在不斷地更新。檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫分為三類，是將檔案各項專業(yè)知識分門別類融合。
1)針對外部的業(yè)務(wù)規(guī)則庫：以《檔案法》為主的相關(guān)法律、法規(guī)和制度等；
2)針對結(jié)構(gòu)化的內(nèi)部規(guī)則庫：對綜合檔案以立檔單位為基礎(chǔ)的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對工程檔案以工程性質(zhì)為基礎(chǔ)的《建設(shè)工程峻工檔案歸檔范圍》：
3)針對非正式的內(nèi)部規(guī)則庫：檔案指導(dǎo)長期實踐的經(jīng)驗，單位經(jīng)驗豐富的檔案從業(yè)人員的知識總結(jié)等。
2、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)在檔案軌跡的各個環(huán)節(jié)的用處
通過完善的業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)(BRMS)將相關(guān)的檔案規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫。
BRMS是系統(tǒng)服務(wù)堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)建設(shè)完成后，在檔案軌跡的各個環(huán)節(jié)可以開始發(fā)揮作用。
可對各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項目、案卷、卷內(nèi)等)自動分析，提高決策水平，推理得出相關(guān)結(jié)論：
檔案著錄是否規(guī)范?
檔案收集范圍是否齊全?
保管期限定義是否準(zhǔn)確?如數(shù)據(jù)符合要求，可以搬檔案實體過來或下去檢查等，并衍生出相應(yīng)的人工智能子系統(tǒng)：
1)檔案接收即時檢查系統(tǒng)
接收檔案范圍確定后，系統(tǒng)可即時根據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識規(guī)則推理引擎(RM)，對錄入或?qū)氲臋n案信息進行檢查，系統(tǒng)自動提出整改意見或驗收意見。
2)檔案著錄規(guī)范檢查系統(tǒng)
根據(jù)已存在的檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)對責(zé)任者、題名、保管期限等自動進行檢查。
3)網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)
檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術(shù)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)，自動監(jiān)督各立檔單位的檔案整理情況，發(fā)現(xiàn)問題自動提醒，并及時反饋，信息轉(zhuǎn)入Workflow，檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員根據(jù)實際情況作出處理。
它利用人工智能的原理，借助計算機模擬人類的思維過程，對檔案信息數(shù)據(jù)進行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進行進一步的重點檢查與監(jiān)督指導(dǎo)。其目的就在于：提高監(jiān)督指導(dǎo)效率，降低監(jiān)督指導(dǎo)風(fēng)險，進而保證檔案收集入庫的質(zhì)量。
4)立檔單位績效評估系統(tǒng)
績效評測內(nèi)容與目標(biāo)建立后，系統(tǒng)可定期根據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)對各立檔單位的檔案信息(AID)進行評測，通過知識規(guī)則推理引擎(RM)，自動生成績效預(yù)評估報告，經(jīng)過Workflow流轉(zhuǎn)后產(chǎn)生最終的評估報告。
