時間：2023-07-06 16:13:25
序論：在您撰寫檔案管理知識時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
1.1對檔案管理的重要性認識不足
首先，部分高校領導對檔案管理的重要性認識不足，將檔案管理工作當做學校日常行政工作的附屬物，可有可無。將主要的精力用于學校的基建、科研等大事上，很少過問學校的檔案管理工作，導致高校檔案部門成為高校中最不起眼的部門之一，甚至有部分師生不知道高校檔案工作的辦公地點。正是由于領導的不重視，高校檔案管理工作人員缺乏積極性和主動性，養(yǎng)成了安于現(xiàn)狀、不思進取的工作態(tài)度，缺乏積極的創(chuàng)新改革意識，不能主動進行學習來提高自身的素質和能力，于是出現(xiàn)高校檔案資料工作松散，出現(xiàn)一些重要檔案材料殘缺或者丟失，統(tǒng)計數(shù)據(jù)失準等問題。很多高校甚至依然延續(xù)傳統(tǒng)的手工檔案處理方式，導致高校檔案工作流于形式，不能為高?？蒲?、教學提供必要的支持，也缺乏服務經(jīng)濟社會的能力，高校檔案管理工作滯后于知識經(jīng)濟時代的要求。
1.2檔案工作基礎設施、技術手段落后
近年來，隨著國家對高等教育投入資金的增加，高校教學設施配備、實訓基地建設等取得了長足的進步，但由于檔案管理部門的工作不受重視，導致檔案管理工作需要的一些現(xiàn)代化設備難以及時兌現(xiàn)，檔案管理部門也往往被設置在高校不起眼的位置，檔案庫房面積和各項指標達不到要求，高校檔案工作的開展受到很大的阻礙，這自然也會打擊檔案工作人員工作的積極性和主動性。與此同時，部分高校依然采用傳統(tǒng)的手工檔案管理方法。計算機是高校現(xiàn)代化檔案管理工作必備的設施，盡管計算機辦公已經(jīng)成為高校日常管理的常態(tài)，高校的財務部門、教學部門等早就配備了各種高性能的計算機設備，甚至一個辦公室配備多臺。但檔案室的計算機通常使用其他部門淘汰下來的，性能大打折扣。而且其他諸如掃描儀、刻錄機、服務器等設備都十分短缺，導致高校檔案工作的效率大打折扣。
1.3檔案隊伍整體素質不高
正是由于高校檔案管理的重要性得不到重視，高校很少招聘專業(yè)的檔案專業(yè)人才來負責檔案管理工作，往往是從其他部門抽調部分行政人員，或者由其他工作人員進行兼職，盡管在數(shù)量上可以保證高校檔案工作的需要，但由于絕大多數(shù)工作人員都不是檔案管理專業(yè)出身，缺乏基本的檔案管理技能學習和訓練，有的檔案管理人員不知道應該收取什么資料，有的不知道如何寫案卷標題，有的不知道如何利用計算機來進行檔案資料的查詢和搜索等，嚴重影響了高校檔案工作的質量。雖然有些高校配備了齊全的檔案管理需要的計算機等設備，但由于工作人員知識老化、素質不高，不懂得如何使用，導致計算機成為單純打字的工具，不能充分發(fā)揮計算機的高效率的優(yōu)勢。特別是隨著知識經(jīng)濟的興起和計算機技術的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作的國內(nèi)、國際交流日益頻繁，高校嚴重缺乏既懂檔案管理專業(yè)知識，又會熟練使用計算機、懂得外語的復合型人才。
1.4檔案信息開發(fā)利用工作相對落后
高校檔案是高校師生在多年的發(fā)展過程中所形成的寶貴的知識和智慧資源，具有無可比擬的價值。如果高校檔案沒有被充分的加以利用，再有價值的資源也會成為無用之物，對于高校檔案工作者而言，不僅要加強高校檔案的收集、整理和歸納，更重要的是充分發(fā)揮高校檔案的價值，提高其利用效率。目前高校檔案信息資源大多屬于被動式服務狀態(tài)，檔案管理者缺乏主動服務意識，依然是傳統(tǒng)的"等客上門"的服務模式，師生有需要時才來檔案室查詢相關的資料，這遠遠不能發(fā)揮高校檔案工作的優(yōu)勢。同時檔案工作人員忙于日常的檔案裝訂工作，沒有時間和精力來編研和開發(fā)檔案資源，即便開發(fā)出一些編研產(chǎn)品，也往往深度不夠或者缺乏應用性而流于形式，檔案管理工作為高?？蒲?、教學的服務效果差，社會效率和經(jīng)濟效率差強人意。
2知識經(jīng)濟時代提高高校檔案管理工作的建議
2.1樹立新的檔案管理意識
知識經(jīng)濟時代，提高檔案管理意識、更新檔案管理觀念，是提高檔案管理工作效率的前提和基礎。首先，樹立檔案的開放意識。在現(xiàn)代社會，檔案已經(jīng)從部分群體的特權向全體公民開放，縱觀世界各國的高校，都有意識的將檔案資源開放給師生和社會公眾使用，只有少數(shù)涉及機密的檔案資源才進行封存保管。我國高校的檔案管理者和工作人員也應該樹立開放的檔案管理意識，根據(jù)服務者的實際需求，提高檔案工作的開放性和服務性。其次，樹立檔案實效意識。知識經(jīng)濟時代，社會發(fā)展日新月異，生活工作節(jié)奏加快，高校檔案管理工作也應該順應信息社會發(fā)展需要，提高檔案工作的時效性，及時進行檔案的收集和整理，搶時間、爭效益，根據(jù)服務對象的要求，第一時間將開發(fā)出來的檔案信息傳播出去，提高檔案服務的價值。第三，樹立檔案服務的競爭意識。知識經(jīng)濟時代，高校之間的競爭主要是科研實力和教學質量的競爭。作為高?？蒲泻徒虒W的重要服務部門，高校檔案管理部門也要樹立競爭意識，通過優(yōu)勝劣汰，引入競爭機制，給予檔案管理人員以壓力和動力，提高其工作積極性和主動性。
2.2推進高校檔案管理的現(xiàn)代化
隨著高校在校生人數(shù)的不斷增多，以及高校服務社會能力的提高，現(xiàn)代高校在發(fā)展中形成了大量的文件、視頻等資料，傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不僅效率低下，而且很容易出現(xiàn)檔案資料丟失或者殘缺等問題。因此，高校要加強計算機技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡化進程，從檔案資源的產(chǎn)生到歸檔都進行計算機操作，實現(xiàn)檔案管理的信息一體化，實現(xiàn)一次輸入、反復利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進行更深度的檔案產(chǎn)品開發(fā)，以適應知識經(jīng)濟的需要。同時，為方便利用傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎工作。另外，檔案管理工作要充分發(fā)揮網(wǎng)絡的優(yōu)勢，將有價值的檔案信息公布在網(wǎng)上，提高檔案服務的廣泛性，同時也是帶動檔案收集、整理等工作的有效方法。
2.3大力開發(fā)檔案信息資源
提高高校檔案的利用價值是高校檔案管理的主要目的。高校檔案管理部門要加強檔案信息資源的開發(fā)力度，實現(xiàn)高校工作的應有價值。為了真正了解用戶的檔案需求，高校檔案部門必須加強市場調研，更多地與師生進行交流和溝通，及時了解學校教學和科研工作的重點，只有這樣，高校檔案部門才能合理地確定檔案信息資源的開發(fā)主題和入編內(nèi)容，有的放矢地開展編研工作，最終向各種不同用戶提供與之需求相吻合的、高質量的檔案信息編研成品，以實現(xiàn)高校檔案信息資源開發(fā)利用的社會效益及經(jīng)濟效益。此外，為了提高編研質量，高校檔案部門也可走聯(lián)合編研，共同開發(fā)信息資源的路子。為了彌補高校檔案部門人手少，編研力量不足，專業(yè)水平有限的不足，高校檔案部門可以采取"走出去，請進來"的方式，開發(fā)檔案信息產(chǎn)品。高校檔案部門既可以采取檔案系統(tǒng)內(nèi)部進行縱向聯(lián)合的方式，又可采取檔案部門與校內(nèi)外科研部門、經(jīng)濟部門等跨系統(tǒng)的橫向聯(lián)合方式，來共同進行檔案信息編研開發(fā)，使開發(fā)出來的產(chǎn)品更具針對性、時效性。
2.4檔案部門要做好宣傳工作
高校檔案部門除了要千方百計地做好推廣服務工作，直接服務于本校教學和科研等工作以外，還應通過多種途徑強化宣傳工作，不斷增強人們的檔案利用意識。高校檔案部門要做好宣傳工作，一方面可采取舉辦陳列展覽或利用校報、校內(nèi)閉路電視、校園廣播、校園網(wǎng)向本校人員進行檔案宣傳，又可以利用報紙、廣播、電視和互聯(lián)網(wǎng)等社會上的大眾傳播媒介，大力開展對檔案和檔案工作的宣傳，在普及檔案知識和加強公眾檔案意識方面多作努力，逐漸改變?nèi)藗儗n案工作的神秘感和陌生感，擴大檔案工作的社會影響，增加檔案部門的透明度，培養(yǎng)人們自覺利用檔案信息的意識，教會人們怎樣利用檔案，交給人們打開檔案信息寶庫的鑰匙。另一方面要加強對館(室)藏內(nèi)容的揭示和報道，讓全社會認識到檔案工作的重要性和對自身的價值。
3結語
企業(yè)檔案管理知識管理
一、何為知識管理
知識管理是管理科學更深一個層次的理念及思想的延伸，知識管理的發(fā)展主要是依靠人們的知識資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識，第二是顯性知識。顯性知識又稱明晰知識、外顯知識是指“能明確表達的知識”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數(shù)據(jù)庫等方式獲取，能表明其含義的。在行動中所蘊含的未被表述的知識，稱為隱性知識。知識管理是指組織的管理者通過對組織內(nèi)外部的顯性知識和隱性知識的獲取、存儲、傳遞和應用活動進行管理和利用，以達到提高組織創(chuàng)造價值的能力。
知識管理其實是一種管理理念，它必須與實際的企業(yè)管理相結合才用其生命力。筆者認為，相對于企業(yè)而言，知識管理是指企業(yè)以信息化的手段來管理企業(yè)的各類智力資本，使之與企業(yè)其他資本相結合，為企業(yè)各項業(yè)務發(fā)展服務，推動企業(yè)整體向前發(fā)展。
二、知識管理與檔案管理的關系
檔案記錄著人類在歷史社會活動中的全過程的事實、數(shù)據(jù)、知識、經(jīng)驗、教訓等，是知識的一種表現(xiàn)形態(tài)，具有存儲信息的知識功能。檔案管理是通過對檔案的收集、整理、管理、開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案留存歷史，服務當下的價值。通過檔案信息資源的開發(fā)利用，是有效傳遞顯性知識和隱性知識的有效途徑。
檔案管理與知識管理的關系，有學者認為，知識管理是現(xiàn)代檔案管理工作的新階段，也有人認為知識管理是檔案開發(fā)利用階段的一個組成部分，筆者認為知識管理是檔案管理新的發(fā)展方向，是組織檔案開發(fā)利用的一次升華。對于檔案來說大致經(jīng)歷了以下兩次革命，第一次為法國大革命時期頒布的《穡月七日檔案法令》，標志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權宣言”之稱；檔案的第是基于信息技術革命，帶來的檔案管理手段的進步，解放了檔案工作人員，有計算機和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認為檔案管理的第三次革命，將是以知識管理為發(fā)展方向的檔案管理變革，知識管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會、組織對檔案的極大重視。
或者我們可以這樣認為，知識管理是工作的手段，檔案管理是工作的內(nèi)容，而檔案是企業(yè)的資本、資源，通過知識管理的方式來管理企業(yè)的檔案資源并配置優(yōu)化。
三、企業(yè)檔案知識管理的開展需要哪些基礎工作
可以說，到目前為止，知識管理還是一個概念化的管理理念，在檔案管理中應用知識管理的模式更是一個創(chuàng)新大膽的嘗試。因為建立一種新的管理模式就意味著對舊的管理模式及其組織結構的否定。知識管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優(yōu)化，并沒有絕對的對錯之分。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，應根據(jù)實際情況，實事求是，量力而行。
企業(yè)檔案管理要發(fā)展成知識管理，需要做好以下幾個方面：
第一，企業(yè)檔案知識管理要建立在檔案信息化高度發(fā)達的基礎上。可以說檔案信息化是檔案知識管理的基礎。檔案知識管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎上，在傳統(tǒng)紙質檔案的基礎上開展檔案知識管理，效率低、質量差。對傳統(tǒng)的紙質檔案進行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案系統(tǒng)與其他各業(yè)務系統(tǒng)接口，收集電子文件，通過數(shù)據(jù)挖掘技術和大數(shù)據(jù)技術，開展數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析、語義處理與可視化數(shù)據(jù)挖掘問題，研究深層次知識挖掘的方法和技術。
第二，企業(yè)檔案知識管理要建立在新型的人與檔案之間的關系上。要建立檔案知識管理，需要檔案充分的融入企業(yè)的各項工作中，讓企業(yè)員工在工作中能隨時隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識能通過檔案的形式進行保管和分享。
在信息技術尚未廣泛運用在企業(yè)日常管理之前，檔案管理位于整個企業(yè)線性管理的未端，與其他企業(yè)運營模塊之間是一種單程的點對點關系。隨著信息技術的發(fā)展，各種信息系統(tǒng)中企業(yè)運營和發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。信息化成為企業(yè)管理和運營不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業(yè)發(fā)展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對檔案管理者提出了新的更高的要求。
第三，企業(yè)檔案知識管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業(yè)檔案管理體制中，由企業(yè)的的檔案部門集中統(tǒng)一管理全企業(yè)的檔案，需要同時負責收、管、存、用等各個業(yè)務環(huán)節(jié)，而企業(yè)的檔案負責人人數(shù)基本都是很少，在應付基本的檔案管理工作已經(jīng)顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識管理。要企業(yè)通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識管理，估計也很少有企業(yè)有如此的先進之名。企業(yè)檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發(fā)展成為企業(yè)全員參與，企業(yè)檔案管理和檔案信息資源和檔案知識開發(fā)中。甚至是開展企業(yè)檔案知識管理外包，由專門的信息資源和知識管理公司負責企業(yè)檔案知識開發(fā)和提供利用工作。
第四，應作好用戶需求分析，根據(jù)需要，建立符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的知識管理體系。不同的企業(yè)對知識管理的需求是不一樣的，同一企業(yè)在不同的發(fā)展階段也是不一樣的。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，實事求是的分析企業(yè)實際的需求和發(fā)展現(xiàn)狀，以及企業(yè)本身信息化建設的水平。并梳理各業(yè)務在檔案利用中的具體需求，結合企業(yè)業(yè)務和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導向，以企業(yè)自身發(fā)展為牽引，建立符合企業(yè)長遠發(fā)展檔案知識管理系統(tǒng)。參考文獻：
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【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；知識管理；啟示
引言
經(jīng)濟全球化、社會信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸步入自動化、現(xiàn)代化階段，充分借助信息技術的優(yōu)勢，提高檔案管理的效率與質量，同時隨著知識經(jīng)濟時代來臨，知識管理又被廣泛分析，結合該方面，以知識管理為視角，具體分析因知識管理影響下事業(yè)單位檔案管理的諸多策略。
1.知識管理下事業(yè)單位檔案管理面臨的問題
首先，在知識管理下，檔案管理面臨著標準化、規(guī)范化程度偏低等問題，就事業(yè)單位檔案管理工作而言，其前提是基礎工作的標準化和規(guī)范化。然而，在當前的知識時代下，檔案管理的基礎工作卻并未體現(xiàn)出這一前提，檔案建設的形式各有不同、層次不一的情況非常明顯，這使得管理工作規(guī)范性、服務性、開發(fā)性以及共享性相對較差，無法適應知識時代下檔案信息資源共享的要求。其次，知識管理過程中事業(yè)單位檔案管理人員的素質提升成為重要問題，必須給予重視。檔案管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的主導力量?，F(xiàn)階段，大部分各級各類檔案管理機構中的檔案工作者是檔案專業(yè)人員，雖然他們具備專業(yè)的檔案管理知識，但是卻缺乏知識時代下應當具備的信息素質，甚至有些檔案管理人員尚未適應網(wǎng)絡工作環(huán)境和計算機工作環(huán)境。
2.知識管理與檔案管理的關系
從知識管理的廣義定義上看，包括了社會知識管理，科學知識管理以及組織知識管理等幾方面，基于此，作為事業(yè)單位來說，知識管理在事業(yè)單位管理中備受重視，從檔案管理方面看，研究知識管理帶來的啟示也十分必要，在政府部門、以及事業(yè)單位中進行知識管理的案例不多，所以，有必要進行相應的簡明分析，也正是因為如此，兩者之間的關系變得更為微妙，事業(yè)單位的檔案知識管理有著特有的內(nèi)容，在管理階段更應該從多角度分析，明確檔案管理的必要性，也要積極探討如何利用知識管理實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，以此推動檔案事業(yè)的進一步完善，提高檔案管理工作的實際效率。
3.知識管理對事業(yè)單位檔案工作的啟示
3.1樹立“大檔案”觀
從知識管理相關方面看必須要考慮知識工作本身的改進與提高。通常事業(yè)單位的檔案管理包括對社會實踐活動的記錄，但因傳統(tǒng)檔案管理模式的限定，常常局限于檔案顯性知識層面，再此范圍內(nèi)往往只是簡單的歷史記錄，那么如何通過明確部分隱性知識，實現(xiàn)其顯性化、也實現(xiàn)檔案化，達到有效的存儲效果，這需要結合實踐，有效分析，也需要進一步樹立“大檔案”觀，事業(yè)單位檔案管理要放到重要位置，與市場環(huán)境因素等等相關的因素要有機結合，同時，也應該重視事業(yè)單位外部環(huán)境因素，明確在實際的檔案管理工作中不僅僅局限于檔案的收集與整理，還要實現(xiàn)動態(tài)的知識與信息化，這樣能夠推進事業(yè)單位檔案知識化管理效率，也能夠樹立健全的檔案管理模式，進一步分析，是為了構建事業(yè)單位檔案管理的新思想，改變傳統(tǒng)狹隘的觀念，按事業(yè)單位要求與知識的內(nèi)容進行大檔案的外延。
3.2創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率
相關的事業(yè)單位檔案部門，應該重視從知識管理內(nèi)涵，通過明確檔案管理的利用體現(xiàn)，進一步找到最適合的檔案管理理念，從而不斷創(chuàng)新管理，尤其在知識管理的前提下，人才競爭變得越來越激烈。在這種多變的信息經(jīng)濟下，檔案管理人員進行檔案管理時應該使用更多的措施進行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，進而提高檔案管理的效率。首先，應該建立健全檔案管理機制，同時建立一個與之對應的激勵制度，使得檔案管理人員的工作與其薪酬相對應，進而提高檔案管理人員工作的積極性；其次，檔案管理人員應該具有自主學習的能力，及時更新自己的管理水平和技術。檔案管理部門還應該針對檔案管理人員進行定期培訓，進而提高檔案管理人員的專業(yè)水平和技術能力；豐富自身的管理知識，提高檔案管理能力，更好的完成檔案管理工作；最后，知識管理下應該重視現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的不斷引入和應用，檔案管理人員應該不斷的總結自己工作中出現(xiàn)的問題，進一步為利用者提供多方位的知識服務，也進一步實現(xiàn)知識的共享。
3.3重在知識的共享與創(chuàng)新
事業(yè)單位檔案管理基本核心是實行知識的共享與創(chuàng)新，這樣能夠提高單位的核心競爭力。同時也能充分體現(xiàn)出檔案資料作為事業(yè)單位知識的一種表現(xiàn)形式，在此過程中事業(yè)單位在實施檔案綜合管理與一體化管理階段，要有明確的方向，一方面要把檔案管理工作放在知識的有序上，包括事業(yè)單位各種檔案類型的知識分類，也要分析其中各種相互的聯(lián)系，同時，更要從知識庫中找出與其相關的知識利用者之間的溝通策略，這樣也為人們實現(xiàn)知識共享提供有效條件。另一方面，要明確檔案管理中蘊含的知識，努力把檔案中的知識運用到事業(yè)單位管理之中。
結束語
綜上所述，在知識管理時代背景下，我國事業(yè)單位檔案管理工作所面臨的發(fā)展形勢還是非常嚴峻的，提高事業(yè)單位檔案管理質量與效率，也顯得更加緊迫。事業(yè)單位檔案管理者應該積極借助知識管理理念與相關的優(yōu)勢，轉變傳統(tǒng)管理觀念，切實落實檔案管理的各項要求和原則，如此才能夠在實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的同時，又能夠保障檔案管理等的規(guī)范化，使其更好的為社會服務。
參考文獻：
[1]孟強.大數(shù)據(jù)時代知識管理對檔案管理的啟示[J].蘭臺世界,2016,(11):39-42.
關鍵詞：檔案管理；知識管理；關系；探究
檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理，而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區(qū)別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養(yǎng)護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現(xiàn)實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當前社會管理工作中的重要環(huán)節(jié)與思路，在知識經(jīng)濟時代背景下二者能夠而且應該產(chǎn)生互動交流的火花，促進知識管理與檔案管理的和諧互動發(fā)展。從知識管理的發(fā)展歷程可以看出，自1986年世界勞工大會正式提出這一概念后，世界范圍內(nèi)發(fā)達國家對于知識管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段，而不同知識背景下的學者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認為，知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統(tǒng)地管理和利用，從而推動知識的作用發(fā)揮。
一、管理學視域中檔案管理與知識管理的異同
（一）檔案管理與知識管理的差異性
檔案管理以保存、管理、查閱、調動等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關鍵特征，而在當前社會發(fā)展進程中推動檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強的創(chuàng)新性和實用性，更加重視發(fā)揮知識的社會價值和應用價值，通過知識管理來創(chuàng)造更多的社會生產(chǎn)力。
（二）檔案管理與知識管理的相似性
從管理對象、流程、目的、技術等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動關系的基礎。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲，在此基礎上根據(jù)相關單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產(chǎn)生階段開始，對于不同的知識類型進行分類管理，依據(jù)相關需要進行知識利用與評價。最后，二者的管理技術也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術上的大規(guī)模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術對檔案信息和知識信息進行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。
二、檔案管理與知識管理的互動關系
根據(jù)檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調動二者的互動發(fā)展，從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。
（一）知識管理擴大檔案管理的范疇
對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權限差別，在現(xiàn)實利用方面存在一定困難。知識管理能夠將包括檔案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過對管理內(nèi)容的有效處理構建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現(xiàn)實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務基本維持在檔案的保管和調動等最為表層的方面，實現(xiàn)檔案管理與知識管理的結合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。
（二）檔案管理為知識管理提供制度規(guī)范
相比于已經(jīng)開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠將員工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關鍵的兩種形式，檔案管理能夠將語言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發(fā)展進步。
作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學校
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關鍵詞：知識管理；圖書檔案管理；功能
知識經(jīng)濟時代下，知識管理成為當今社會一種新的管理形式，其與知識經(jīng)濟發(fā)展需求相符，能夠在實際管理中發(fā)揮作用，對于檔案、資料以及文獻等實行知識管理，不僅能夠提高檔案資料的使用率，同時也能夠保證檔案資料的完整度，對整個人類社會的存在和發(fā)展十分重要。而知識管理的完善，能夠為以信息為主的知識經(jīng)濟發(fā)展奠定基礎，符合時展潮流，是圖書檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的途徑之一。
一、知識管理在圖書檔案管理中的功能
1.知識管理概述
（1）內(nèi)涵。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，知識已經(jīng)成為當今社會具有一定價值性的資源，其也成為一種管理方式。知識社會發(fā)展中，知識本身具有價值性，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定作用，現(xiàn)階段，很多知識都決定著企業(yè)的生存發(fā)展。隨著社會競爭的加大，企業(yè)為了能夠占據(jù)一定的競爭地位，就需要擁有更多知識資源，并對其及時更新，對此，企業(yè)需要做好知識管理工作，圍繞知識，通過對知識資源的整合利用建立完善的知識競爭體系，獲取競爭優(yōu)勢，推動企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展?？傊R管理符合社會發(fā)展趨勢，新形勢下，企業(yè)需要有效利用知識管理，提高競爭。（2）特征。知識具有流動性以及共享性，重視這兩個特性，充分利用集體智慧，進而提高組織創(chuàng)新和應變能力，促使組織能夠在激烈的市場競爭中占據(jù)一定地位，并鼓勵組織員工，使組織員工能夠提高自覺性與能動性，組織要重視組織及人才，在內(nèi)部營造學習氛圍。（3）核心。知識管理的重點就是收集分析各種信息以及知識，并將其共享出來，實現(xiàn)知識創(chuàng)新，同時能夠提高知識的附加值，進而提高組織創(chuàng)新能力。知識管理核心就是建設能夠運用并創(chuàng)造知識的組織，作為組織重要資源，知識能夠為組織提高競爭力，組織通過對知識資源進行嚴格管理，并通過知識共享使知識的價值充分發(fā)揮出來，豐富組織知識資源，進而建立知識共享新機制。組織利用知識管理創(chuàng)新經(jīng)營管理，提高管理效率和質量。
2.知識管理功能
現(xiàn)階段，我國圖書檔案管理部門在檔案管理工作中引入了知識管理方法，以實現(xiàn)創(chuàng)新管理，進而對我國圖書檔案管理事業(yè)的發(fā)展起到推動作用。知識管理功能主要表現(xiàn)在以下兩方面：（1）有利于顯現(xiàn)個人知識圖書檔案管理受到市場競爭的影響，其已經(jīng)不存在固定性，檔案管理人員較高的流動性使得組織無法實現(xiàn)平衡發(fā)展，因此，需要注意組織內(nèi)部資源保存和信息分享工作，這是圖書檔案管理的基礎工作。知識管理的典型特點就是能夠顯現(xiàn)知識，建立科學規(guī)范的知識制度需要管理人員密切配合，共同協(xié)作，而這就需要管理人員具備豐富的知識，營造良好的學習環(huán)境，管理人員需要提高自身素養(yǎng)，積極參與培訓學習，將發(fā)展目標集中到圖書檔案管理工作中，管理時，要注意總結和歸納經(jīng)驗，并與其他管理人員展開交流溝通，及時找到問題解決方法，建立統(tǒng)一的檔案管理組織，提高競爭力。（2）有利于挖掘潛在資源在實際操作時，知識管理的主要對象不是知識本身，其還涉及了知識管理中建立的管理體制，其在實際進行時，最終目的是能夠使用知識，提高知識利用率。也就是說，知識管理中，管理工作者需要提高知識利用率，對此，需要在實際管理時挖掘檔案中的潛在資源，將知識擴展開來，實現(xiàn)創(chuàng)新應用，挖掘新知識，而這就需要管理人員憑借知識管理知識來管理檔案資源，擴大檔案容量，進而在現(xiàn)有檔案中將潛在知識挖掘出來，提高相關知識利用率。
二、檔案管理現(xiàn)狀分析
信息時代下，檔案管理實現(xiàn)了電子化發(fā)展，原有的紙質檔案存儲轉變?yōu)樾畔⒋鎯?，其不僅能夠使檔案信息實現(xiàn)真正共享，同時也能夠確保信息真實，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會大眾提供更加便利的服務，建立信息化檔案管理系統(tǒng)可以提高管理效率，將管理科學性發(fā)揮出來，被人們所采用，真正實現(xiàn)為社會服務的目的。但是，當前檔案管理也存在一些問題，管理人員本身素質不高，對電子信息技術不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類人本身缺乏專業(yè)訓練和專業(yè)知識，對電子系統(tǒng)相對陌生，在檔案存儲和管理上相對困難。同時，實際管理中，檔案工作基礎設施不完善，沒有及時更新，設備老舊，導致工作效率和管理質量較低。
三、圖書檔案管理中知識管理的具體應用
1.檔案信息管理應用
檔案信息管理應用主要體現(xiàn)在顯性知識和隱性知識應用。（1）顯性知識應用。檔案中涉及的思想、史實就是顯性知識，這些知識能夠被用戶直接接受，將其作用發(fā)揮出現(xiàn)需要進行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專業(yè)知識將檔案信息分類，并根據(jù)類別為用戶提供，讓用戶全面了解相關的知識信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識比較多，用戶在了解這些顯性信息后會自行加工創(chuàng)新，將圖書檔案價值充分發(fā)揮出來。其次，拓展圖書檔案傳播渠道，知識管理中，不僅需要收藏保管相關信息，還需要重視檔案價值，并利用其價值，實現(xiàn)知識創(chuàng)新，這就需要加強圖書檔案的傳播共享，利用互聯(lián)網(wǎng)、沙龍等渠道加大傳播流動。（2）隱性知識應用。隱性知識是在個人經(jīng)驗和個人思想、信念等基礎上形成的一種知識，圖書檔案中所包含的隱性知識無法單純用語言傳播，因此，需要對其進行組織管理，將其轉換成顯性知識，實現(xiàn)知識的交流和共享。
2.檔案實體管理應用
知識管理能夠促使人們對圖書檔案價值重新認識，作為知識載體，圖書檔案屬于戰(zhàn)略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時也需要開發(fā)利用。圖書檔案管理需要注意將實體管理轉移到信息和知識管理上，改變傳統(tǒng)的人工管理方式，采用先進的新技術進行管理，進而在其中應用知識管理，有效開發(fā)利用圖書檔案信息，完善檔案實體管理。（1）流程知識管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對于圖書檔案管理十分重要，當前館藏中，主要為文書檔案，但是隨著電子技術的發(fā)展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實物等檔案及其資料。其次，對檔案進行合法鑒定，加強檔案的鑒定工作，對各種檔案進行分類鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書檔案的管理和開發(fā)應用。再次，圍繞知識單元整理檔案，知識管理中，圖書檔案管理重點在于知識和信息，對其分類整理，在知識單元基礎上篩選檔案，用計算機存儲分類，通過數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)檢索功能為用戶提供使用服務。最后，合理配置資源，在檔案管理中應用知識管理，要平衡好價值檔案和檔案效益關系，通過現(xiàn)有經(jīng)驗和分配理論對圖書資源進行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識服務，將用戶作為核心進行檔案實體管理，提供知識服務，將圖書檔案中的知識深入挖掘出來，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識，同時為用戶提供知識創(chuàng)新服務。（2）知識管理技術應用。知識管理中，現(xiàn)代信息技術為其提供了保障，知識管理技術也就是計算機技術的應用，其能夠使紙質檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，在信息技術基礎上對檔案進行管理，運用數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡、人工智能等技術管理檔案知識，提高檔案管理效率。
3.檔案機構管理應用
（1）知識服務與組織文化結合。組織文化在一定程度上能夠激勵、約束組織成員，其會在成員活動中外化出來，在組織文化中融入知識服務，能夠使檔案部門形成新的知識服務理念，提高員工服務素質，強化員工專業(yè)素養(yǎng)，并推動知識共享。（2）開展知識共享合作活動。圖書檔案管理部門通過與其他部門的溝通合作能夠提高彼此的合作意識，并在合作中將彼此的知識管理經(jīng)營分享出來，提高知識管理服務質量，同時，能夠滿足內(nèi)部人員的檔案信息需求，確保組織運行正常。（3）實現(xiàn)技術管理模式。信息技術在檔案機構管理中的作用也十分突出，其能夠實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用計算機和網(wǎng)絡技術建立網(wǎng)絡聯(lián)盟，實現(xiàn)機構的信息化管理。例如建立辦公自動化系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)等，不僅能夠提高管理效率，同時也能夠減少資源浪費現(xiàn)象。知識管理系統(tǒng)通過存儲利用大量數(shù)據(jù)，為知識共享目標奠定了技術支持，同時也提高了檔案機構的創(chuàng)新水平。
四、圖書館檔案管理知識管理應用優(yōu)化措施
1.加大力度投入人才和技術
信息時代下，要想提高圖書檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質，豐富管理人員知識，更好的應用知識管理方法，提高檔案管理水平。在進行檔案管理時，相關部門需要為管理人員提供學習培訓機會，積極參與繼續(xù)教育活動，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機會，使管理人員能夠在后續(xù)工作中將知識管理模式主動加入到管理工作中，通過信息技術使知識管理和檔案管理實現(xiàn)有機結合。同時，管理人員利用培訓學習能夠提高專業(yè)水平，使其能夠靈活運用知識管理內(nèi)容，完善檔案管理工作。同時，檔案管理人員需要提高服務意識，轉變工作觀念，建立社會服務理念，多學習他人長處，彌補自身不足，努力提升自己。此外，相關部門需要重視對圖書檔案管理設備的更新維修、管理保養(yǎng)，引進先進的管理系統(tǒng)和電子設備，加大技術投入，建立檔案信息管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供堅實的技術保障和基礎設施保障，進而使圖書檔案管理實現(xiàn)信息化發(fā)展。
2.建立知識學習空間
知識社區(qū)運行時，其可以被看作是人才庫，該社區(qū)內(nèi)人才流動快，庫內(nèi)人才基本是在動態(tài)飽和狀態(tài)中，同時，網(wǎng)絡社區(qū)建設導致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區(qū)的運行收集更多具有專長的人才。通過建立網(wǎng)絡人才社區(qū)，為各種專業(yè)人才的隱性和顯性知識傳播奠定了基礎。而在網(wǎng)絡社區(qū)平臺中，專業(yè)人才也可以按照本身觀點探討相關知識信息，使各種知識能夠在社區(qū)中實現(xiàn)傳輸共享，進而構成知識傳輸鏈。總之，隨著各種知識社區(qū)的建立，各個社區(qū)通過相互交流溝通擴大了知識的傳播范圍，使知識社區(qū)范圍哭到，為管理人員實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展起到積極的作用，同時也為知識傳輸交流起到了推動作用。3.創(chuàng)新檔案管理模式在圖書檔案管理中引入知識管理理念和方法，管理人員可以憑借先進的技術和管理方法來管理圖書檔案，在管理時，管理人員需要處理圖書館業(yè)務信息和系統(tǒng)作業(yè)。知識管理模式的應用能夠將圖書檔案使用者情況直接顯示出來，進而建立智能化圖書館，并在此基礎上對市場動態(tài)情況以及方向有所掌握?？傊噍^于傳統(tǒng)圖書檔案管理方式而言，知識管理理念和技術應用在最大程度上能夠創(chuàng)新管理模式，推動管理服務的開展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進而使檔案管理能夠市場新動向充分挖掘出來，提高圖書檔案管理服務質量。
4.建立知識信息庫
隨著市場環(huán)境的變化，新時代下，我國圖書館檔案管理工作者在進行管理作業(yè)時，需要學習相關的管理知識，并在此基礎上積極吸收學習檔案管理知識和相關技能，進而提高自身的管理水平，滿足圖書檔案管理工作需要。在實際應用中，顯性知識可以為圖書檔案管理事業(yè)發(fā)展起到推動作用，這類知識寶庫管理理論和實踐等。因此，管理人員需要在實際作業(yè)中將圖書館現(xiàn)有條件作為基礎，在管理時加強知識學習，提高相關能力。此外，管理者還不需要利用圖書館技術平臺，通過技術手段實現(xiàn)知識的傳輸共享，進而提高本身的知識素養(yǎng)以及他人的知識水平。圖書檔案管理者在高科技幫助下學習知識，共享知識，這是知識管理范圍，管理者在共享知識時，需要利用圖書館內(nèi)部的資源才能夠實現(xiàn)。因此，這一管理模式在推行時需要保證檔案資源實現(xiàn)高效管理，為管理者和他人知識水平提升起到帶動作用。當前，圖書館在實行知識管理方法過程中，需要建立知識庫，在知識管理基礎上推動圖書管理檔案管理實現(xiàn)智能化管理。
一、目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
目前，在醫(yī)院檔案管理中存在不少問題，現(xiàn)在很多醫(yī)院仍然引用傳統(tǒng)的管理模式，而這些傳統(tǒng)的管理模式存在的問題是獲取信息慢，員工之間交流不足，內(nèi)部向心力不夠，醫(yī)院工作效率低下，而且每個人的信息不健全，如想要知道治療骨質增生病癥的患者查詢前臺醫(yī)護人員，詢問主治醫(yī)生有哪些，這時這些醫(yī)院往往會出現(xiàn)很多問題，或者無法快速知道主治醫(yī)生的當值與不當值人員名單，或者要讓患者等很久，而且由于內(nèi)部交流不足，醫(yī)生之間無法互相進步，從而也導致醫(yī)院工作效率低下，無法實現(xiàn)進一步發(fā)展。
二、在醫(yī)院檔案管理中應用知識管理的必要性
1、知識管理是經(jīng)濟、社會發(fā)展的需求
隨著時代、經(jīng)濟的進步，我國經(jīng)濟發(fā)展也進入一個新的階段，知識在經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著更加重要的作用，而醫(yī)院檔案管理也在這種新形勢下發(fā)生著變化，由以前的人工管理到紙質的文件管理再到計算機電子信息管理，以后醫(yī)院檔案管理還會有新的管理模式出現(xiàn)，如果醫(yī)院一直保持傳統(tǒng)的管理模式，總有一天會被社會所淘汰的。其次，醫(yī)院也是一個帶有盈利性質的組織，并不是慈善機構，也需要賺取一定的利益的，在這方面醫(yī)院與企業(yè)有著相似的地方，那么醫(yī)院也就帶有市場經(jīng)濟的特征，所以應用知識經(jīng)濟管理是適應社會發(fā)展的需要。
2、知識管理是醫(yī)院進步發(fā)展的需要
現(xiàn)在部分醫(yī)院甚至還存在紙質檔案管理，不管是對患者來說還是對醫(yī)院來說這種模式有著很多的不便之處，不管是在工作人員的排班上還是在患者的就診上都存在很多的不足，而且醫(yī)院也是需要盈利的，并且醫(yī)院之間還是有一定的競爭的，醫(yī)院的消費者是廣大患者，醫(yī)院是救治患者、為患者解除病痛的地方，它需要在有限快速的時間內(nèi)，為患者安排就醫(yī)，如果引進知識管理，就可以快速為患者安排當值醫(yī)生，同時增進工作人員的經(jīng)驗交流，提高醫(yī)護人員的知識和時間能力，更好地為患者服務，在得到患者的信賴后才能更好地促進醫(yī)院進步發(fā)展。
三、促進在醫(yī)院檔案管理中知識管理應用的措施
1、在思想上破除陳舊的觀念，樹立新的知識管理理念
醫(yī)院要想改革首先就是思想上的轉變，沒有思想轉變作為前提，任何實際行動都是失敗的，而這種思想轉變是一種自然而然地過程，目前，也有一些醫(yī)院也開始引進知識管理，而醫(yī)院檔案管理任務繁重，想要快速轉變也是需要一個過程的，首先就是搜集信息，輸入信息，其次就是分類整理，在其中還要明確知識是為了服務人們而存在的，同時醫(yī)院也是一種服務廣大人民的機構，那醫(yī)院要做的就是靈活應用這種服務，將這種服務貫穿于醫(yī)院檔案系統(tǒng)及工作人員的思想中。在思想轉變過程中，廣大醫(yī)護人員樹立新的知識管理理念，學習計算機信息管理知識，學會接受新事物，為醫(yī)院及個人進一步發(fā)展出力。
2、在行動上引進知識管理模式，并創(chuàng)立層次化、結構化的檔案管理方式
在知識管理實踐的應用上首先要解決的就是技術與人才問題，醫(yī)院檔案管理的改變要想實現(xiàn)紙質檔案向電子檔案轉變，需要的首先是引進適當?shù)碾娮釉O備，更新醫(yī)院系統(tǒng)，醫(yī)院在這方面還要引入相應的技術管理人才，負責信息搜集、分類、管理、更新等。其次，醫(yī)院要在新引入的系統(tǒng)中輸入醫(yī)院相關人員的信息，而信息分類可以先按科室分，分為內(nèi)科、外科、神經(jīng)科等等，然后在科室內(nèi)部檔案按照醫(yī)院內(nèi)部人員的工作經(jīng)驗進行分類，同時醫(yī)院還可以在對應的科室樓層安裝電子顯示器，主要顯示目前科室當值人員名單和未來幾天內(nèi)的值班情況。對患者檔案管理可以采用一卡通的形式，在每位患者就診時給予一張電子卡，里面記錄就診日期、科室、主治醫(yī)生、病癥、服用藥品名稱及計量等，不管是哪位患者，只要有卡，醫(yī)院就可以顯示其檔案信息記錄，在一定程度上可以明確醫(yī)院與患者的職責，減少不必要的爭端。這種方式就是知識管理模式下層次化、結構化的檔案管理。
四、小結
關鍵詞:檔案管理;知識管理;相關問題
知識管理這種管理方法就是利用各種知識進行管理，將已有的知識進行保存，在當今知識經(jīng)濟的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關系，在檔案管理中知識管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創(chuàng)新能力得到提升，從而在社會發(fā)展的過程中實現(xiàn)自我價值。
一、知識管理的特征和核心
(一)知識管理的定義。知識管理在當今的管理領域中屬于創(chuàng)新管理，當前還沒有得到廣泛的認可。以網(wǎng)絡的定義為基礎，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創(chuàng)造過程、知識應用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。(二)知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進行利用，從而提高組織自身的創(chuàng)新能力和應變能力，使組織在激烈的競爭當中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權力和責任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發(fā)揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內(nèi)部建立學習型組織。(三)組織知識管理的核心。實現(xiàn)組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進行全面的收集和科學的分類，對于各種相關的知識進行共享，促進知識創(chuàng)新，并且不斷實現(xiàn)知識增值，這樣才可以提升組織的應變能力和創(chuàng)新能力。知識管理的核心就是建設有關知識運用和創(chuàng)造的組織，知識是組織重要的戰(zhàn)略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發(fā)揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關新知識共享的機制。組織為服務對象提供的產(chǎn)品和服務當中也要蘊含著知識，在組織的實際經(jīng)營管理模式當中利用知識管理，創(chuàng)新組織管理。
二、檔案管理的現(xiàn)狀
(一)信息化環(huán)境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現(xiàn)檔案實體數(shù)字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務。利用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現(xiàn)檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務質量提高，使檔案管理具備寬廣的發(fā)展空間。檔案管理不斷發(fā)展，需要建立信息化知識管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創(chuàng)造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。(二)檔案管理工作存在的問題。針對當前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護的意識，沒有制定具體的保護政策和措施。除此以外，檔案人員的學歷和專業(yè)技能方面的素質也需要得到加強，切實改進檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當前檔案工作的硬件設備比較差，相關的設施也沒有配備齊全，需要改進庫房環(huán)境。
三、檔案管理中知識管理的應用
(一)細化檔案管理保管過程。在網(wǎng)絡化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細化。在檔案管理中，基礎工作是檔案的保管，在傳統(tǒng)的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進行查詢，如果需要查閱的內(nèi)容包含在內(nèi)，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。上述的管理方法比較落后，當前我國辦公自動化技術不斷得到普及，開始廣泛的利用網(wǎng)絡信息存取技術，檔案管理細化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術方法等各個單元。利用計算機和網(wǎng)絡通信實現(xiàn)知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當中存在的問題進行挖掘，并研究解決，從而促進檔案信息資源得到更加深入的開發(fā)。(二)再造檔案管理業(yè)務流程。實現(xiàn)業(yè)務流程的再造就是再設計組織當中的工作流程和程序。再造檔案管理業(yè)務流程，以文件生命周期設計為基礎，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統(tǒng)的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進組織的文件檔案工作實現(xiàn)一體化，統(tǒng)一設計業(yè)務流程。這個流程當中包括文件的生產(chǎn)、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發(fā)展，檔案管理部門需要在自身的管理當中利用知識管理新技術，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，更多的利用網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術，使其作為強大的支撐，引進各種現(xiàn)代化的工作方式，從而實現(xiàn)有序化的檔案管理。(三)拓展檔案的管理職能。不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術，轉變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉變職能，首先需要實現(xiàn)知識的歸納，并且大力開發(fā)檔案知識，從而針對檔案管理實現(xiàn)智能化的服務，可以共享檔案知識資源，這就需要轉變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規(guī)劃為基礎，將檔案管理職能進行完善。轉變職能的同時也要轉變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。(四)強化檔案管理人員的修養(yǎng)。當前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業(yè)技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業(yè)培訓不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進行運作，需要將檔案管理技術進行更新，定期培訓檔案管理人員，加強繼續(xù)教育，領導需要更多的利用鼓勵政策，創(chuàng)造出互利的氛圍，可以使員工之間進行情景演練，使員工可以產(chǎn)生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。在日后的工作當中更好的利用最新的管理模式，有效的結合現(xiàn)代信息化技術和檔案管理知識。
當前我們正處于知識經(jīng)濟的時代，檔案工作應該明確傳統(tǒng)管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現(xiàn)創(chuàng)新，結合檔案管理和知識管理，科學合理的進行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進行下去。
作者:郭璐 單位:呂梁教育學院
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