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【關(guān)鍵詞】信貸檔案；風險防控；管理工作
信貸檔案管理是一項相當基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構(gòu)就能夠通過信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶經(jīng)營情況、盈利能力等的相關(guān)資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構(gòu)及時發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對于金融機構(gòu)來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構(gòu)對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關(guān)人員認識不夠。一些金融機構(gòu)的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構(gòu)對于信貸業(yè)務的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關(guān)人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機構(gòu)對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發(fā)生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當發(fā)生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內(nèi)容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調(diào)用這些資料的時候就會發(fā)現(xiàn)因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。
二、加強信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設(shè)，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責任，同時還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責任，統(tǒng)一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個相關(guān)工作人員的行為，明確責任，統(tǒng)一認識，對所有的信貸員加強組織領(lǐng)導。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強培訓，提高素質(zhì)。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業(yè)務水平，所以金融機構(gòu)要做好對工作人員的培訓工作，培養(yǎng)出一個高素質(zhì)的信貸檔案隊伍。相關(guān)工作人員要認真學習《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規(guī)章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業(yè)務水平，可以對相關(guān)工作人員進行日常業(yè)務考核，并設(shè)立適當?shù)莫剳痛胧?，對于一些工作態(tài)度差，業(yè)務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務水平。
（三）嚴格管理，規(guī)范步驟。各金融機構(gòu)要規(guī)范每一個工作步驟，及時收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結(jié)論
加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構(gòu)來說是十分重要的，相關(guān)工作人員應該端正自己的工作態(tài)度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩(wěn)定，促進可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻：
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一、新農(nóng)保檔案管理流程風險分析
1、檔案、資料歸檔中存有風險。大多數(shù)檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續(xù)時間長、人員變動大等特點，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實性。
2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數(shù)地區(qū)的新農(nóng)保檔案資料均由村級協(xié)管員負責管理，由于協(xié)管員對其重要性的思想認識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象，在接收、傳送及移交過程中，可能導致檔案資料數(shù)量有誤或丟失，給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。
3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農(nóng)保檔案借閱管理辦法，經(jīng)辦人員在借閱使用時沒有固定的標準，執(zhí)行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準確等情況，使得檔案損壞、遺失現(xiàn)象嚴重。
4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護教育不普遍，一些檔案工作者沒有經(jīng)過必需的安全業(yè)務知識培訓，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內(nèi)各種設(shè)備、設(shè)施缺乏定期檢查，一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運作，也未能及時發(fā)現(xiàn)和修復，從而引起災害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強，參保人數(shù)急劇膨脹，原有的檔案室規(guī)模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點，空間不足給檔案規(guī)范化帶來困擾。
5、電子檔案安全技術(shù)管理措施的跟進應變不及時。電子檔案是計算機系統(tǒng)與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產(chǎn)生誤操作、信息丟失等失誤，從而導致數(shù)據(jù)丟失。另外，計算機技術(shù)迅速發(fā)展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。
6、檔案管理者素質(zhì)良莠不齊。檔案管理者綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的成效和質(zhì)量。目前，大多新農(nóng)保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業(yè)知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應付眼前事務，思想倦怠，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導致管理理念與時展脫節(jié)，從而忽視新農(nóng)保檔案在養(yǎng)老及服務民生方面所起的支持、依據(jù)作用。
二、新農(nóng)保檔案管理中的風險防控措施
新農(nóng)保檔案管理中存在的風險直接影響檔案的安全及利用水平，風險無處不在，而控制好風險才能規(guī)避風險的不利一面。
1、強化檔案管理者的風險意識。提高檔案工作者的風險意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規(guī)避風險的關(guān)鍵。通過風險意識、安全知識培訓，檔案法律、法規(guī)學習，相關(guān)案例分析與警示教育，進行消防演習等不同形式的學習方式，強化風險防范意識，并自覺成為一種習慣。
2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴把檔案交接關(guān)。無規(guī)矩不成方圓。制定切實可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農(nóng)保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護，也為明確傳送檔案人員的責任提供了依據(jù)。檔案傳遞管理辦法要嚴密、簡明且便于執(zhí)行；運送檔案人員要檢查好運送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風險防范；收發(fā)雙方必須嚴格履行移交程序，認真填寫交接清單，逐一核實并簽字；撤銷檔案要經(jīng)檔案管理小組多人進行審核，確認無用經(jīng)主管領(lǐng)導同意后方可進行銷毀。
3、嚴格檔案借閱管理。落實檔案借閱審批手續(xù)，借閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導簽字，并認真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內(nèi)容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當面點清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監(jiān)督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。
4、采取針對性技術(shù)措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認證技術(shù)及訪問控制技術(shù)等。比較常用的方法有利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨的服務器等，防止因突然停電造成數(shù)據(jù)丟失的風險。同時還可以采用防火墻訪問控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。
5、實施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發(fā)社會事件和自然災害頻發(fā)的今天，進一步強化風險防范意識，實施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災害應對能力。采取重要文件異質(zhì)異地備份保存制度，逐步將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉(zhuǎn)換成其他載體如膠片、光盤等異質(zhì)保存。這樣既能保持微縮影像技術(shù)在檔案存儲方面的優(yōu)點，又能發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢，是新農(nóng)保檔案管理工作理想且謹慎的選擇。
6、嚴格執(zhí)行檔案“八防”，切實做好檔案室風險防控。著力加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施水平，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公各自獨立，安裝報警系統(tǒng)，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，并配置與檔案數(shù)量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備。
關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風險；有效控制；方法
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為單位辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數(shù)據(jù)被盜，所以，我們在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免電子信息檔案風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1、積極引進最新技術(shù)。
計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2、制定一些制度。
為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我們要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3、及時消除風險。
為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，我們尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4、及時進行預防和保護。
為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解電子信息檔案風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，很多單位開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，我們都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散電子信息檔案風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給我們檔案管理造成損失，那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估電子信息檔案風險的措施
一、主要做法
（一）加強組織領(lǐng)導，精心安排部署。一是及時召開動員大會，對開展廉政風險防控機制建設(shè)工作進行動員部署，成立了由局長任組長，副局長、為副組長，各科室負責人員為成員的檔案局廉政風險防控機制建設(shè)工作領(lǐng)導小組，負責對整個活動的組織領(lǐng)導、檢查督導及協(xié)調(diào)保障工作。確保了活動按要求扎實推進。二是研究制定并印發(fā)了《檔案局廉政風險防控機制建設(shè)工作實施方案》，明確了廉政風險防范管理工作的指導思想、對象、范圍、內(nèi)容和具體要求等。為廉政風險防控機制建設(shè)工作的順利推進提供了制度保障。
（二）扎實深入開展廉政風險防范管理工作
1、注重前期預防
為增強干部職工的廉政風險防控意識，每周利用政治學習的時間，采取聽講座、外出參觀、觀看反腐倡廉光盤、進行心理調(diào)適和自學等方式開展學習教育活動，并做好學習記錄。這些學習教育活動的開展，提高了黨員干部的整體素質(zhì)，增強了大局意識、責任意識、法制意識和廉政意識，激發(fā)了愛崗敬業(yè)、積極進取、廉政勤政的熱情。
2、強化中期監(jiān)管
為將崗位廉政風險防控管理落到實處，各科室圍繞行政管理環(huán)節(jié)、檔案管理環(huán)節(jié)對每個崗位、每位干部的工作職責進行認真梳理，填寫了《行政職權(quán)目錄表》，通過采取自己找、群眾提、互相查、領(lǐng)導點、組織評等方法，全面查單位、科室、個人存在的或潛在的崗位廉政風險點，并按照危害程度和發(fā)生頻率等進行分析評估，確定不同的風險等級，全面推行崗位廉政風險防控管理，圍繞收費管理、監(jiān)督檢查、行政許可、人財物管理等重點環(huán)節(jié)，完善了檔案利用制度、行政執(zhí)法公式制度、首問負責制度、廉政談話制度及人事管理、車輛管理等方面的制度，逐步形成了用制度管人、用制度管事、用制度管權(quán)的監(jiān)督制約機制，切實做到辦事效率提高，服務能力增強。
3、完善后期考核
為使廉政工作規(guī)范化，我局建立了廉政風險防范監(jiān)督考核制度，通過階段檢查、單位內(nèi)部評估、風險控制、定期考核方式，對局廉政風險防范各項措施落實情況進行考核評估，把檔案管理中的行政許可、檔案利用收費等重點工作都置于廉政風險防范管理監(jiān)督之中，使全局工作運轉(zhuǎn)更加制度化、規(guī)范化、程序化、高效化。
二、取得的成效
通過開展廉政風險防范管理工作，初步形成了覆蓋機關(guān)的廉政風險防范管理工作網(wǎng)絡(luò)，逐步建立了比較完善的廉政風險防范管理長效機制，有效防范和化解廉政風險，促進機關(guān)工作人員廉政高效，推動檔案工作的高效健康發(fā)展。
三、存在的不足和下一步打算
一、房產(chǎn)檔案風險分析
（一）房地產(chǎn)檔案信息化風險。在信息化的管理過程中，大量數(shù)字信息都儲存在硬件設(shè)備中，設(shè)備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設(shè)備如果保管不當，就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲設(shè)備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。同時，還存在潛在的人為無意識風險。操作人員在信息輸入、編輯、整理、提取和傳輸過程中，稍有不慎，一旦操作失誤無意間就有可能帶來檔案信息的損壞或丟失。好比電腦軟件的損壞、按鍵錯誤、刪除操作、錯誤運行程序等等，都有可能不同程度的破損了檔案信息。另外，黑客攻擊、病毒蔓延、制度不健全、管理不規(guī)范、治理不及時是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。
（二）突發(fā)風險。近幾年來，地震、洪水、沙塵暴、泥石流、臺風等一系列重大自然災害對人類的生命財產(chǎn)造成巨大損失，嚴重影響社會、經(jīng)濟發(fā)展的同時給檔案文獻的安全保護工作帶來前所未有的挑戰(zhàn)。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，房地產(chǎn)檔案的抗風險能力比較低。由于受到經(jīng)濟水平的制約和觀念的影響，房地產(chǎn)檔案的抗風險意識低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時，房地產(chǎn)檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。尤其是近幾年的地質(zhì)災害，使檔案文獻保護工作的形勢更加嚴峻，對檔案文獻安全構(gòu)成了極大的威脅。
（三）技術(shù)風險。黨的十報告明確指出“信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業(yè)化”的要求，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。房地產(chǎn)檔案部門在引進技術(shù)和應用技術(shù)兩個方面都存在風險。由于信息技術(shù)比較復雜，在應用技術(shù)的過程中會產(chǎn)生風險。由于信息化發(fā)展迅速，產(chǎn)品更新?lián)Q代快，信息化的這一特質(zhì)在某些時候是優(yōu)點，但在信息化建設(shè)中卻因為發(fā)展快而帶來很大的不確定性。許多房地產(chǎn)檔案工作人員會因為自身技術(shù)水平的限制而操作不當，進而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實性。
二、房產(chǎn)檔案風險管理與控制策略
（一）加強房產(chǎn)檔案信息化管理。首先，要強化領(lǐng)導，形成共識。加快檔案信息化建設(shè)，領(lǐng)導是關(guān)鍵。沒有領(lǐng)導的支持，要加快檔案信息化建設(shè)，那只是一句不切實際的空話。要更新各級領(lǐng)導干部的知識領(lǐng)域，除了要提拔任用知識型的領(lǐng)導主管檔案信息化工作，使檔案信息化建設(shè)有一個明確的領(lǐng)航者之外，更重要的，是要在信息化建設(shè)過程中，獲得當?shù)攸h委、政府的高度重視和大力支持，而且這種支持要貫穿于信息化建設(shè)的始終。其次，從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。同時，要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
（二）積極做好風險防范措施。首先，檔案信息資源庫與開放檔案信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站等實行嚴格的物理隔離措施，防止黑客入侵。開放檔案信息數(shù)據(jù)庫與控制檔案信息數(shù)據(jù)庫，原則上應分建庫。同時，檔案網(wǎng)站與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接時，應采取防火墻的技術(shù)措施進行防護，防止病毒感染。其次，在軟件方面。安裝較先進的檔案信息管理軟件，把檔案錄人計算機，建立電子信息檔案，極大地提高檔案信息管理、存儲、處理、開發(fā)利用的能力。第三，在硬件方面。要配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)適當配備空調(diào)、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備；按需配置計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。在提高工作效率與質(zhì)量的同時，保證檔案信息的相對完整性與安全性。
（三）強化檔案技術(shù)風險管控。首先，提高管理者與工作人員的風險意識。在檔案保護中，真正可怕的不是檔案風險，而是對風險的漠視、無知、甚至是刻意隱瞞。這些錯誤意識是檔案保護過程中風險最好的通行證，也是風險應對所遭遇到的最強的無形障礙，所以要喚起、強化管理者和工作人員的風險意識。其次，提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力。提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力，需要不斷提高認識。這種抗風險意識需要提高到國家戰(zhàn)略層面上來。比如國家對金融和股市風險的控制采取了很多切實可行的方法，也取得了很好的成效。在房地產(chǎn)檔案的管理上也可以進行借鑒和創(chuàng)新。
【論文摘 要】目前,計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失,而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷,避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計算機自身也存在著一些缺陷,導致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端,針對這個問題,企業(yè)在運用此技術(shù)時一點要做好風險的防范措施,力求使風險降到最低。基于此,本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革,使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看,電子信息檔案并不全是優(yōu)化,它也有自己的不足,比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比,具有更大的風險性,如果沒有積極制定防范風險的措施,那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜,所以,企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風險的措施,以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防,在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式,也是最經(jīng)濟的方式,對于電子檔案來說,應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理,來保證內(nèi)部信息的安全可靠,主要措施有:
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施,而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù),新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼,這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后,要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防,也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控,而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性,及時消除潛在的風險是非常重要的,在計算機維修期內(nèi),企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險,主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復雜性,使得控制風險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說,為了應對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi),那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前,許多企業(yè)開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險,那么不管是什么情況,企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中,還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略,所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散,即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方,以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后,我們可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進,創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外,還可以與網(wǎng)絡(luò)供應商互相協(xié)調(diào),讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調(diào)的是,外包同樣隱含著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后,企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi),還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上,探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是:發(fā)生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業(yè)管理者要樹立風險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點,如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制,這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于,許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn),并把其扼殺在萌芽狀態(tài),對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施,力求使風險造成的損失最小。
簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風險的警覺度,把預防風險看做所有工作的重中之重,積極制定風險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37
[3]鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29
【關(guān)鍵詞】電子信息檔案；風險控制；方法
目前，計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風險。因此，企業(yè)在運用此技術(shù)時一定要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低?；诖耍疚闹饕獙﹄娮有畔n案管理的風險控制方法進行了探討。
企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計算機的應用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。
參考文獻：
[1]馮惠玲，論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005（3）
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008（1）
