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序論：在您撰寫建筑企業(yè)檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】：企業(yè)檔案管理；重要性；檔案缺失；方法對策
中圖分類號：C29文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
一.引言
自改革開放30多年以來，建筑業(yè)得到迅猛發(fā)展，并躋身為我國國民經(jīng)濟(jì)的三大支柱性產(chǎn)業(yè)之一。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制正在逐步發(fā)展與完善，在進(jìn)入21世紀(jì)以后，科學(xué)化、專業(yè)化知識、信息網(wǎng)絡(luò)自動化已成為社會發(fā)展的主要標(biāo)志。但現(xiàn)實(shí)情況是，很多建筑企業(yè)的檔案管理工作有著各種各樣的問題。作為建筑企業(yè)的檔案管理人員我們必須要加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，從而適應(yīng)建筑行業(yè)的發(fā)展趨勢。。
二.企業(yè)檔案的空缺
跟其它行業(yè)的企業(yè)相比較，建筑業(yè)有著其自身所獨(dú)有的特點(diǎn)，這就使得建筑企業(yè)檔案管理工作看上去顯得比較原始。它的突出問題主要表現(xiàn)在：很多企業(yè)并不重視檔案管理工作，甚至有些大中型企業(yè)就連最基本的檔案專職管理員都沒設(shè)置，還有一些企業(yè)假借改制的名義將檔案管理部門“優(yōu)化組合”掉。
三.導(dǎo)致缺失企業(yè)檔案的原因
1．建筑企業(yè)檔案管理工作的復(fù)雜性、長期性以及艱巨性取決于建筑行業(yè)本身的特點(diǎn)。建筑行業(yè)不僅異地化、跨區(qū)域作業(yè)多、流動性大、施工戰(zhàn)線過長，而且施工過程具有不穩(wěn)定的特點(diǎn)。這就增加了整理、收集、立卷歸檔檔案資料的難度。
2．由于建筑行業(yè)從業(yè)結(jié)構(gòu)存在著掛靠、層層分包、非法用工以及其他不良現(xiàn)象，使得建筑工程項(xiàng)目的成分變得錯綜復(fù)雜。甚至一些建筑施工總承包單位也不知道自己有多少“包工頭”、施工隊伍參與施工。此外，即使是處在同一個施工項(xiàng)目當(dāng)中，隨著施工工程的進(jìn)展，參于施工的相關(guān)工作人員也可能會隨時調(diào)動。在上述種種條件制約下，要做好建筑企業(yè)的檔案管理工作并不容易。
3．在當(dāng)前競爭高度激烈的建筑市場，建筑企業(yè)的盈利空間十分狹小，呈現(xiàn)“僧多粥少”局面，絕大多數(shù)中小型建筑企業(yè)都是在進(jìn)行微利經(jīng)營。所以，建筑企業(yè)當(dāng)前所面臨的問題就是思考如何能夠降低生產(chǎn)成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在這樣的思想指導(dǎo)下，企業(yè)檔案管理的缺失也就顯得不足為奇。
四．加強(qiáng)建筑企業(yè)檔案管理的意識
做好建筑企業(yè)檔案管理工作可以說是保障建筑行業(yè)發(fā)展長遠(yuǎn)的必經(jīng)之路。建筑企業(yè)的運(yùn)營如果離開良好的企業(yè)檔案管理工作就會成為無源之水，難以進(jìn)行下去。
1．建筑企業(yè)檔案能夠?yàn)榻ㄖ髽I(yè)制定中、短、長期的發(fā)展目標(biāo)提供明確而有效的載體。每一個生產(chǎn)經(jīng)營活動都必須要具備一定的穩(wěn)定性、延續(xù)性，眼前利益必須服從于長遠(yuǎn)利益。所有這些相關(guān)的衡量標(biāo)準(zhǔn)，都可以從建筑企業(yè)的檔案管理中找到有關(guān)的執(zhí)行依據(jù)。
2．建筑企業(yè)檔案管理工作真實(shí)體現(xiàn)了建筑企業(yè)的經(jīng)營活動。不管是建筑企業(yè)用工機(jī)制的改革、安全勞動競賽、考核績效工資，還是項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)管理、建筑工程項(xiàng)目招、投標(biāo)，都能夠借助建筑企業(yè)的檔案來進(jìn)行真實(shí)反映。換句話說，通過對存檔的檔案資料進(jìn)行整理、研究、分析對比，檔案管理人員能夠從中找到目前企業(yè)內(nèi)部所隱藏的問題，然后采取相應(yīng)措施解決問題。
3．建筑企業(yè)檔案管理工作是建筑業(yè)開發(fā)與應(yīng)用新工藝、新技術(shù)、新材料的主要依據(jù)。自從我國加入WTO世貿(mào)組織以來，歐美國家的先進(jìn)技術(shù)正源源不斷的涌進(jìn)國內(nèi)。在這種條件下，建筑業(yè)應(yīng)用推廣的一些新工藝、新技術(shù)、新材料正在不斷加快更新的步伐，這就需要我們不斷收集各種資料與數(shù)據(jù)，并進(jìn)行分析研究，努力掌握技術(shù)特點(diǎn)，從而為以后建筑施工技術(shù)的應(yīng)用推廣打下堅實(shí)基礎(chǔ)。如果不進(jìn)行深入的研究，在以后的建筑行業(yè)發(fā)展道路上會走的更加艱難。
4．建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)開展科學(xué)管理的必要條件。目前建筑企業(yè)所面臨的主要問題是如何建立起現(xiàn)代化的企業(yè)制度，從而提高建筑企業(yè)的管理水平，加快與國際市場的接軌。目前正是建筑企業(yè)體制改革的關(guān)鍵時期，檔案工作的潛伏價值開始顯現(xiàn)出來。
(1)能夠?yàn)榻ㄖ髽I(yè)改革的實(shí)施提供可靠的依據(jù)。實(shí)施建筑企業(yè)現(xiàn)代化的制度改革，應(yīng)該充分發(fā)揮建筑企業(yè)檔案信息的作用。尤其是在建筑企業(yè)改制后，它的產(chǎn)權(quán)性質(zhì)發(fā)生了質(zhì)的變化，相應(yīng)的人事制度也會發(fā)生改變，這就需要依照相關(guān)法律法規(guī)，對建筑企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債進(jìn)行有步驟地核查，評估建筑企業(yè)的固定資產(chǎn)，和無形資產(chǎn)。而所有這些內(nèi)容都必須有豐富大量的建筑企業(yè)檔案資料來作為依據(jù)，才能夠?qū)ㄖ髽I(yè)有效的進(jìn)行資產(chǎn)重組，改造兼并。
（2)目標(biāo)化管理是建筑企業(yè)管理的一種十分重要形式，而目標(biāo)管理的制定和責(zé)任制的建立與完善，以及完成情況的評比和考核，在很大程度上要建筑企業(yè)檔案工作的支持。因?yàn)樵谀繕?biāo)化管理實(shí)施過程中所形成的大量資料信息是企業(yè)季度、年終考核評比工作中不可缺少的依據(jù)。
五．加強(qiáng)建筑企業(yè)檔案管理的對策
建筑企業(yè)檔案管理工作不僅是種潛在的財富，也是建筑業(yè)做大做強(qiáng)的堅強(qiáng)后盾。因此在當(dāng)前建筑業(yè)面臨著“擴(kuò)內(nèi)需、保增長、調(diào)結(jié)構(gòu)”的形勢下，應(yīng)從以下幾個方面抓起。
1．各級城鄉(xiāng)建設(shè)以及住房主管部門必須依法監(jiān)管建筑企業(yè)的檔案管理工作。最近幾年，建筑企業(yè)檔案管理工作初步納入了法制化的軌道?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《建筑法》，住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部出臺了有關(guān)《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規(guī)，地方建設(shè)主管部門必須要依法行政，嚴(yán)格執(zhí)法，加大對建筑企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)管力度。與此同時，還應(yīng)該支持建筑企業(yè)檔案管理工作，健全和完善建筑企業(yè)檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，督促建筑企業(yè)加大對檔案管理工作資金方面的投入，改善檔案管理人員的環(huán)境設(shè)施與辦公條件，保證檔案的收集、整理、歸檔等工作程序的暢通。
2．實(shí)施嚴(yán)格的建筑企業(yè)檔案管理制度。根據(jù)建筑業(yè)自身特點(diǎn)以及各類檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)制定出科學(xué)完善的管理制度，并將《檔案的收集范圍和工作細(xì)則》、《檔案員工作職責(zé)》、《檔案借閱制度》、《檔案入庫制度》、《檔案的開發(fā)利用》等制度納入到建筑企業(yè)升級，資質(zhì)就位、企業(yè)信譽(yù)等級評定等綜合考核指標(biāo)上。
3．完善建筑企業(yè)檔案管理工作。以件為保管單位。目前有的立卷方法在裝訂案卷時，首先要去除文件原有的金屬裝訂物，再重新打眼裝訂，這一過程易損傷文件。同時在今后要復(fù)印其一部分時還要重拆，十分不便。為此，應(yīng)采用裝訂成卷包裝，將每一份文件作為一個獨(dú)立的實(shí)體進(jìn)行規(guī)檔，使之既能保持文件的獨(dú)立性，又便于存取使用。
六.結(jié)束語
綜上所述，通過本文的學(xué)習(xí)，我們知道建筑企業(yè)檔案管理工作不僅基礎(chǔ)性和邊緣性都很強(qiáng)，而且它也是評判建筑企業(yè)管理水平高低的一個標(biāo)準(zhǔn)。為此，加強(qiáng)建筑企業(yè)檔案管理工作十分必要，要求相關(guān)人員認(rèn)真去貫徹執(zhí)行。
【參考文獻(xiàn)】：
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（一）建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計、施工中期和竣工驗(yàn)收。而每一階段和過程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來說，在建筑工程設(shè)計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項(xiàng)情況反映出來，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗(yàn)收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點(diǎn)
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實(shí)客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對往后擴(kuò)建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險情預(yù)防上發(fā)揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運(yùn)用傳統(tǒng)收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識。其次，各部門應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進(jìn)行。
（二）加強(qiáng)人力物力和財力投入
加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨(dú)部門，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。
（三）優(yōu)化管理人員素質(zhì)
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個方面進(jìn)行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識、相關(guān)法律知識、信息技術(shù)等。其次，增強(qiáng)管理人員的檔案管理責(zé)任意識，憑借檔案管理機(jī)構(gòu)職能強(qiáng)化強(qiáng)化檔案管理人員隊伍健身，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進(jìn)行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻(xiàn)的精神，通過教育強(qiáng)化和檔案管理相關(guān)重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細(xì)則或交底的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應(yīng)自主去學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業(yè)檔案管理者或其他人員。
（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經(jīng)常檢查檔案，查看是否有發(fā)生錯誤的事，尤其是工程項(xiàng)目的資料，由于工程時間長，若不經(jīng)常檢查檔案，完工后才發(fā)現(xiàn)有很多問題，那時要改則很不容易，一是因?yàn)楫?dāng)時經(jīng)手的人員在完工時基本已經(jīng)調(diào)動工作了，有的甚至已經(jīng)離職了，二是經(jīng)過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補(bǔ)資料很有可能是造假的，所以在工程建設(shè)過程經(jīng)常去檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問題可及時進(jìn)行改正，這樣既能保證檔案的真實(shí)性，又能保證檔案的準(zhǔn)確性。
建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見檔案管理已是企業(yè)各部門組成的重要一環(huán)。它是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性強(qiáng)的工作，要充分認(rèn)識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實(shí)施文件檔案管理，認(rèn)真學(xué)習(xí)“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關(guān)規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學(xué)習(xí)，提高再學(xué)習(xí)再提高，進(jìn)一步提高對文件檔案的認(rèn)識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識理論技術(shù)手段，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)活動。在實(shí)踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，提升服務(wù)水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現(xiàn)新特點(diǎn)，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結(jié)合本單位健全一套服務(wù)于社會服務(wù)與企業(yè)各部門的管理模式，要與時俱進(jìn)，立足當(dāng)前服務(wù)于未來，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。
2文件檔案的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)
企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點(diǎn)到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細(xì)的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機(jī)制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實(shí)的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補(bǔ)救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進(jìn)入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進(jìn)入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)?？茖W(xué)安排大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成檔案工作氛圍，認(rèn)真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗(yàn)，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強(qiáng)管理意識，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟(jì)效益和社會效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡(luò)的日益成熟，在計算機(jī)中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實(shí)現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應(yīng)時代的需要，市場的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時代真實(shí)記錄不會因?yàn)闄n案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡(luò)的挑戰(zhàn)，應(yīng)認(rèn)真研究、扎實(shí)學(xué)習(xí)每一個程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡(luò)時代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準(zhǔn)率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個平臺，全面的了解文件的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息。結(jié)合計算機(jī)文件的特點(diǎn)，采用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術(shù)優(yōu)勢，為文件檔案提供優(yōu)質(zhì)、安全存儲空間，為企業(yè)提供準(zhǔn)確的文件檔案信息服務(wù)。文件檔案對電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強(qiáng)文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強(qiáng)檔案法制意識，共同推進(jìn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的基本知識、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔(dān)起電子文件檔案管理工作的重任，做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
1、組織架構(gòu)變化對檔案工作的影響。按照新《公司法》的要求，改制企業(yè)要建立完善的公司治理結(jié)構(gòu)和規(guī)范的母子公司體制。與此相適應(yīng)，國有建筑企業(yè)紛紛創(chuàng)立了由股東會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層組成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集團(tuán)有限公司)為母公司、以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶管理控股(或全資)子公司的管理體制。與按《企業(yè)法》設(shè)立的公司相比，全新的公司治理架構(gòu)必然衍生新的檔案資源，產(chǎn)生新的檔案需求；全新的母子公司體制也必然帶來檔案管理體制、檔案資源權(quán)屬相應(yīng)的變化，帶來結(jié)構(gòu)調(diào)整和管理傳承等方面的一系列課題。
2、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整對檔案工作的影響。國有企業(yè)的改制最本質(zhì)的是產(chǎn)權(quán)制度改革，產(chǎn)權(quán)清晰是對公司制企業(yè)的基本要求。為了做到產(chǎn)權(quán)清晰，改制企業(yè)必須對原來負(fù)無限責(zé)任的企業(yè)進(jìn)行清產(chǎn)核資，經(jīng)中介機(jī)構(gòu)評估后注入新創(chuàng)立的母、子公司。在這個過程中，公司的各原股東應(yīng)明確各自出資的范圍，辦理產(chǎn)權(quán)過戶手續(xù)；母子公司之間也要明確注入資產(chǎn)的數(shù)額和性質(zhì)，及時辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。這些資產(chǎn)的評估、確權(quán)、過戶、變更不僅需要檔案部門提供真實(shí)可靠的原始依據(jù)，而且由于檔案是無形資產(chǎn)，需要隨公司母體參與產(chǎn)權(quán)變更過程。在國有企業(yè)實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理原則下，如何服務(wù)企業(yè)改制并保證改制前后檔案的有機(jī)聯(lián)系，成為檔案工作的必然課題。
3、管理關(guān)系變革對檔案工作的影響?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的公司治理結(jié)構(gòu)和普遍建立的董事會決策、監(jiān)事會監(jiān)督、經(jīng)理層執(zhí)行的機(jī)制徹底改變了原來企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)既是決策者又是執(zhí)行者的管理關(guān)系。如何把決策、監(jiān)督、執(zhí)行機(jī)構(gòu)在各自工作過程中產(chǎn)生的檔案分門別類地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問題。在新的母、子公司體制下，母公司對子公司已不再是原來意義的行政管理關(guān)系，而成為了基于股權(quán)管理和政策指引為主的新型管理關(guān)系。在行政管理權(quán)弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統(tǒng)一和齊全完整，也是我們必須考慮的問題。
二、改制后建筑企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的滯后
1、管理力量相對不足。受計劃經(jīng)濟(jì)體制慣性影響，目前國有建筑企業(yè)的檔案工作仍然是以滿足企業(yè)內(nèi)部需要為主，顯示不出檔案的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值，因而難以引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。更有甚者在公司制改造過程中把檔案部門作為撤并、精簡的首選部門，或是安排一些不具備相應(yīng)素質(zhì)的人員湊合了事，使得檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力量、作業(yè)力量以及其他投入都被弱化。
2、管理方式相對分散。由于建筑施工企業(yè)特殊的流動性質(zhì)，產(chǎn)生檔案的項(xiàng)目和負(fù)有檔案收集、移交責(zé)任的生產(chǎn)指揮機(jī)構(gòu)經(jīng)常變動，散存在項(xiàng)目上的檔案資料常因地域和機(jī)構(gòu)人員的變化無法保全。企業(yè)改制重組，涉及的產(chǎn)權(quán)單位和部門多，相關(guān)的程序復(fù)雜，所產(chǎn)生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導(dǎo)致檔案資料的流失。
3、管理手段相對落后。在建筑施工企業(yè)的檔案管理中，雖然不同程度地運(yùn)用了計算機(jī)，但單機(jī)應(yīng)用的情況比較普遍，紙質(zhì)載體和手工作業(yè)為主的管理方式仍占很大比重。
4、管理制度相對缺失。改制后的建筑施工企業(yè)，對檔案工作提出了一系列的新任務(wù)和新要求。如公司治理結(jié)構(gòu)中“三會一層”的檔案如何區(qū)別管理并保持有機(jī)聯(lián)系、有相關(guān)關(guān)系但又權(quán)屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項(xiàng)目上的檔案如何集中統(tǒng)一并做到資源共享等，都需要我們認(rèn)真研究，通過建立規(guī)章制度加以規(guī)范。
三、建立適應(yīng)型國有建筑企業(yè)檔案管理體系
1、恢復(fù)健全組織體系，增強(qiáng)檔案管理力量。首先，要根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的變化，調(diào)整原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和專兼職檔案管理隊伍，特別要注意吸收決策、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和新設(shè)部門的同志參與檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，消除系統(tǒng)性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復(fù)健全專門的檔案管理部門。符合國家檔案局關(guān)于建立企業(yè)檔案館條件的母公司，可以恢復(fù)或建立綜合檔案館，對全公司的檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理，并負(fù)起日常的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查責(zé)任；子公司也要視檔案規(guī)模設(shè)立專門機(jī)構(gòu)。第三，努力提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)。在進(jìn)口關(guān)要建立檔案崗位任職標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)選拔學(xué)有專長的人員；對現(xiàn)有人員要有計劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行自培或送培，更新知識，增長才干。
2、探索新型管理模式，保持檔案有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，即全公司的檔案工作規(guī)劃、制度規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，但不同權(quán)屬的檔案可以區(qū)別管理。對母公司綜合檔案館而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將檔案定期向母公司檔案館移交；同時對子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)檔案實(shí)行目錄管控，建立檔案的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，對重組演變過程中的檔案進(jìn)行特殊處理。為方便利用，對公司兼并、合并、分立等重組所涉及的企業(yè)，具有獨(dú)立法人資格的存續(xù)企業(yè)檔案仍存原單位，重組過程中形成的檔案相關(guān)方各存一套，重組后的檔案與重組前的檔案分庫保管，業(yè)務(wù)上接受母公司檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)管；不具有法人資格的存續(xù)單位，重組前后的檔案全部移交母公司檔案部門統(tǒng)一保管；消亡企業(yè)的檔案按歸屬主體進(jìn)行集中和承繼。第三，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決檔案管理分散問題。由于檔案的產(chǎn)生過程不在檔案部門，所以要確保改制重組和各個項(xiàng)目上的檔案資料能夠完整的收集起來，必須把檔案的收集、立卷、移交責(zé)任進(jìn)行分解，并明確地傳導(dǎo)給參與改制重組的部門和所有項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，通過責(zé)任分解，并與獎懲結(jié)合，確保這部分檔案的齊全完整。
1.1建筑施工企業(yè)檔案資料數(shù)量較多，檔案意識淡薄
隨著建筑施工工程項(xiàng)目資料數(shù)量的不斷增多,建筑施工企業(yè)的質(zhì)量狀況不佳現(xiàn)象也十分突出。一般建筑施工企業(yè)的工程檔案應(yīng)當(dāng)包括準(zhǔn)備階段建筑施工文件資料的整理工作，施工過程中有關(guān)工程文件資料的審核工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段文件資料的遞交工作。通過目前建筑工程資料的相關(guān)數(shù)據(jù)表明，建筑企業(yè)檔案接收的范圍和內(nèi)容在隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展不斷擴(kuò)大，但是建筑施工企業(yè)往往不注重檔案的鑒定工作,忽視建筑檔案的歸檔范圍,容易導(dǎo)致一些具有保存價值的工程資料的遺失和一些無價值檔案混入檔案的管理中,導(dǎo)致一些有歸檔價值的工程竣工驗(yàn)收、工程結(jié)語和工程結(jié)算等重要資料歸檔不全,阻礙了建筑施工檔案的有效利用和優(yōu)化管理。施工人員檔案意識的淡薄也容易導(dǎo)致建筑施工的質(zhì)量問題無法得到有效保障,使得檔案的收集整理工作錯過了最佳時機(jī),這給建筑工程檔案資料的歸檔問題造成了不可彌補(bǔ)的缺憾。
1.2建筑施工單位的檔案資料缺乏真實(shí)性和有效性
絕大多數(shù)建筑施工單位在形成檔案資料的過程中常常因?yàn)闄n案保管當(dāng)導(dǎo)致檔案資料不慎丟失或者因制作份數(shù)不夠?qū)е略谝平唤ㄖ⒐の募r經(jīng)常用復(fù)印件代替。還有的會因?yàn)榻ㄖ?xiàng)目負(fù)責(zé)人不在施工現(xiàn)場導(dǎo)致一些重要的審批文件和竣工圖章的簽字工作不完善，施工單位工作人員隨意代簽的現(xiàn)象極為普遍,造成建筑工程檔案資料的真實(shí)性和法律效力的降低，不利于順利進(jìn)行建筑施工企業(yè)管理工作的開展。
1.3建筑施工單位對企業(yè)資料重視不夠,歸檔不及時
傳統(tǒng)的建筑施工檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化建筑企業(yè)的發(fā)展要求，建筑施工單位對企業(yè)資料的重視不夠,使得企業(yè)檔案歸檔十分不及時。由于整理資料是件苦差事,因而管理人員不愿意去認(rèn)真細(xì)干，以至于在建筑工程的收尾階段,絕大多數(shù)技術(shù)人員往往撤離到了新的工作崗位。建筑施工單位的一般項(xiàng)目部往往缺少專職的檔案管理人員,使得建筑企業(yè)資料往往分散于各個崗位人員手中,建筑工程后期人員的陸續(xù)撤離使得施工單位留下的人員不熟悉建筑施工企業(yè)的檔案資料,使得檔案資料的簽字手續(xù)極不完備,監(jiān)理人員或者施工單位往往不重視親筆簽字活動,拖延了建筑施工單位檔案資料的整理時間,造成了建筑施工檔案的遺失和檔案的損壞,進(jìn)而影響了工程檔案歸檔的及時性。
2完善建筑施工企業(yè)檔案管理工作的對策探究
2.1完善檔案管理人員的責(zé)任機(jī)制
國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)向建筑施工項(xiàng)目的管理人員大力宣傳《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《中華人民共和國檔案法》，使得施工項(xiàng)目管理人員能夠熟悉和掌握《建設(shè)工程檔案管理?xiàng)l例》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)文件。項(xiàng)目管理人員還應(yīng)當(dāng)明確檔案管理人員的職責(zé),增強(qiáng)建筑工程檔案管理人員的法律意識和檔案管理意識,完善檔案管理制度和建筑工程標(biāo)準(zhǔn),尤其要貫徹工程檔案管理工作的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)納入工程施工程序計劃管理、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和工程項(xiàng)目竣工文件的收集、整理、歸檔、移交的三納入制度和布置施工任務(wù)、編制工程檔案和工程施工進(jìn)展的三同步制度,確保項(xiàng)目施工過程中檔案文件的積累、整理、歸檔工作職責(zé)明晰，有法可依,有章可循。
2.2確保工程檔案資料的真實(shí)性和有效性
為了確保建筑工程形成文件材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,項(xiàng)目管理人員在建筑項(xiàng)目施工過程中,應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)法律規(guī)定明確工作人員的法律責(zé)任,由項(xiàng)目責(zé)任人員負(fù)責(zé)簽字工作,絕不允許代簽問題的出現(xiàn)。對于確實(shí)因?yàn)樘厥庠虿荒苓M(jìn)行親筆簽字的,項(xiàng)目責(zé)任人員需要出具委托授權(quán)書,保證授權(quán)委托書與同竣工文件歸檔保存的一致性。在形成建筑施工檔案的過程中,應(yīng)當(dāng)防止數(shù)據(jù)或者文字表達(dá)錯誤的出現(xiàn),一旦發(fā)現(xiàn)問題，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)立即修改，保證檔案資料的真實(shí)性和合法性。在建筑項(xiàng)目實(shí)施過程中,項(xiàng)目管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案工作融入工程建設(shè)的全過程,積極開展自查工作,進(jìn)行工地的文明考核，跟蹤調(diào)查工程檔案資料的形成和進(jìn)展情況,限期整改檢查出的檔案管理問題。同時還要注意做好建筑單位文件材料的歸檔工作，對不同的建筑工程項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)性的整理工作,提升檔案管理的法律效力和真實(shí)性。
2.3增強(qiáng)檔案意識，確定施工企業(yè)工程檔案適當(dāng)?shù)臍w檔范圍
建筑施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括:在工程準(zhǔn)備階段的檔案文件材料的整理工作，主要有建筑工程開工審批表的填寫工作，建設(shè)單位和設(shè)計單位的施工圖紙的審核工作，建筑工程的規(guī)劃許可證的申請工作等，做好施工圖紙的會審工作和技術(shù)交底工作；在施工過程中，還應(yīng)當(dāng)做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料匯總表，施工設(shè)計變更圖的修改和完善，建設(shè)單位與施工單位檢驗(yàn)報告的工程定位測量記錄、工程洽商記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄和隱蔽工程驗(yàn)收記錄等；在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，還應(yīng)當(dāng)正確移交竣工驗(yàn)收報告、詳細(xì)的竣工圖和竣工驗(yàn)收證書等。項(xiàng)目管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照歸檔范圍做好工程檔案的收集整理工作,明確建筑施工企業(yè)工程材料的歸檔范圍,進(jìn)而保證建筑施工工程檔案的完整性和科學(xué)合理性,實(shí)現(xiàn)建筑施工檔案的優(yōu)化管理。
3結(jié)語
檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識，而先進(jìn)的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項(xiàng)目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動，讓員工主動參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。
2規(guī)范管理
建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時，要對于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應(yīng)的檢索目錄。
3信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個科學(xué)的檔案信息管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務(wù)
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個部門對檔案資料的需求。
5結(jié)束語
關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè);信息化;檔案管理;
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
筑施工企業(yè)檔案管理的重要性。
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。
1、工程檔案管理是工程質(zhì)量評定的依據(jù)。有了完整的原始工程建設(shè)資料，并加以整理歸檔，在整個工程竣工驗(yàn)收時就能準(zhǔn)確無誤的依據(jù)這些原始憑證來評定該項(xiàng)工程產(chǎn)品的質(zhì)量等級是合格還是不合格，這一點(diǎn)建筑施工單位是深有感觸的。
2、工程檔案是處理和判決工程產(chǎn)品使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題的依據(jù)。
3、工程竣工檔案與施工單位所承建工程的經(jīng)濟(jì)效益有直接的關(guān)系。為什么這么說呢，是因?yàn)楣こ炭⒐n案是否齊全，與質(zhì)量等級的評定有直接的關(guān)系。
4、工程竣工檔案也是檢驗(yàn)和衡量施工單位資質(zhì)和信譽(yù)的依據(jù)。
工程竣工檔案與我們施工單位是息息相關(guān)的，無論是提高承建工程的經(jīng)濟(jì)效益，還是企業(yè)的信譽(yù)與發(fā)展都是非常重要和有利的。
二、檔案管理信息化有利于建筑施工企業(yè)提升檔案管理水平。
作為國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的支柱產(chǎn)業(yè)之一的建筑施工行業(yè)，近年來規(guī)模不斷擴(kuò)大，僅以中交二航局為例，經(jīng)過多年發(fā)展，二航局現(xiàn)已成為以大土木為主營業(yè)務(wù)的集團(tuán)公司，公司的組織構(gòu)架大致可以劃分成三個層級類：公司總部、事業(yè)部、工程公司、管理型公司、經(jīng)營型公司、專業(yè)公司、項(xiàng)目公司、項(xiàng)目部，現(xiàn)有員工8100多名，擁有各類大型工程船舶80多艘，施工機(jī)械設(shè)備5200余臺（套），是一個龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)。二航局每年有超過百項(xiàng)工程在建或開竣工，檔案資料之多可想而知，而且就二航局所屬各單位而言，檔案管理水平參差不齊，有部分存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。在檔案信息化系統(tǒng)部屬前，四公司檔案信息管理僅有單機(jī)版管理軟件，實(shí)現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。
三、建筑施工企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
要實(shí)現(xiàn)建筑施工企業(yè)檔案管理信息化，要著手增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識、加快硬件設(shè)施建設(shè)、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍。
（一）、更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識。
沒有檔案管理現(xiàn)代化意識，及時有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，都不能稱其為檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案人員現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的理念，建立和時代合拍的檔案意識，切實(shí)轉(zhuǎn)變對檔案管理輕利用、等客上門、封閉等觀念，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，實(shí)現(xiàn)被動服務(wù)為主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，使檔案工作更好的適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活發(fā)展的需要。
（二）、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。
1、及時配備檔案管理所需的計算機(jī)、掃描儀、刻錄儀等，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)、微縮技術(shù)在檔案管理中的作用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。
2、檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點(diǎn)，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。
近年來，二航局建立了全局檔案信息管理統(tǒng)一平臺，采用服務(wù)器組和存儲設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲和應(yīng)用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實(shí)現(xiàn)全局三級單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范。二航四公司在二航局的統(tǒng)一部署下上線了PDE檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實(shí)現(xiàn)上級檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將在建項(xiàng)目納入管理體系，更好地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。目前中交二航四公司PDE檔案系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)與OA辦公系統(tǒng)的對接，對公文可直接檢索目錄也可進(jìn)行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進(jìn)行檢索。
（三）、建立規(guī)范的檔案管理制度。
在檔案信息化建設(shè)過程中，為明細(xì)相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理制度。
1、建立和健全檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案類型、統(tǒng)一報表樣式；網(wǎng)絡(luò)信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
目前二航四公司檔案系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)：文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行了多個項(xiàng)目的收集、編目等工作，目前已應(yīng)用工程檔案管理中；個人待辦可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進(jìn)入相應(yīng)模塊進(jìn)行操作。
2、制定必要的安全措施，特別是對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性和完整性。主要定義各檔案類型的開放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細(xì)分為永久權(quán)限和臨時權(quán)限，并可對檔案原文的控制進(jìn)行細(xì)化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。文件安全控制：對電子檔案的“閱讀、下載、打印”進(jìn)行三權(quán)分立。支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應(yīng)的應(yīng)用程序，即可通過瀏覽器打開原文進(jìn)行瀏覽，且瀏覽器和用戶權(quán)限進(jìn)行了集成，可以防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。光盤打包離線備份：系統(tǒng)提供了將檔案掃描的原件及其對應(yīng)的錄入信息，從數(shù)據(jù)庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標(biāo)準(zhǔn)的通用電子光盤檔案。利用廉價的光盤永久保存檔案的原件信息，同時也增加了數(shù)據(jù)的安全性。制作成的光盤可脫離檔案系統(tǒng)進(jìn)行檢索或?yàn)g覽原文，光盤可設(shè)置登錄密碼，光盤上的內(nèi)容可進(jìn)行加密保護(hù)。
（四）、制定檔案專職人員與兼職人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)與考核工作。 根據(jù)國家檔案局相關(guān)法規(guī)規(guī)定，專職檔案人員每年至少要進(jìn)行兩次集中的在職繼續(xù)教育用以提高檔案人員的檔案工作素質(zhì)和技能。繼續(xù)教育包括國家檔案協(xié)會會議，檔案知識交流班等用以提高檔案人員技能。 （五）、制定定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的歸檔工作監(jiān)督制度。 制定每季度檔案工作自查制度，每季度末由檔案主管、專兼職檔案工作人員開展檔案工作自查。有檔案室和檔案庫房的單位，每月開展一次庫房自查，并上報自查情況總結(jié)。制定不定期抽查制度并嚴(yán)格執(zhí)行，在總結(jié)抽查過程中遇到問題時要及時輔導(dǎo)兼職檔案人員改正，力爭做到促使檔案工作向完美方向發(fā)展。建立完善的企業(yè)檔案監(jiān)督制度，檔案主管要堅持在公司領(lǐng)導(dǎo)支持下，認(rèn)真落實(shí)檔案工作監(jiān)督職責(zé)。
四、檔案信息系統(tǒng)投入運(yùn)行后取得的效益
從企業(yè)管理角度看，檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動化，同時為統(tǒng)一管理檔案提供了先進(jìn)的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復(fù)工作量，降低了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。在二航局全局內(nèi)異地查檔大覆蓋后，其累積節(jié)約的費(fèi)用及時間將更為可觀。
