時(shí)間：2023-06-29 16:41:29
序論：在您撰寫(xiě)畢業(yè)生的檔案存放時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：高校 畢業(yè)生 人事 檔案 管理
隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如何提高高等學(xué)校檔案管理水平，更好地適應(yīng)新形勢(shì)的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務(wù)，也對(duì)畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛運(yùn)用，對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應(yīng)現(xiàn)實(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）平時(shí)不聞不問(wèn)，用時(shí)“四面出擊”
高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學(xué)校都要求學(xué)生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過(guò)問(wèn)自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學(xué)校、還是在生源地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)？學(xué)生從不關(guān)心。檔案里都應(yīng)該放入哪些材料，自己手里應(yīng)該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時(shí)想起來(lái)，我的檔案在哪兒？我報(bào)到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問(wèn)題都出來(lái)了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費(fèi)了時(shí)間、人力、財(cái)力，而且在補(bǔ)辦過(guò)程中也給自己造成了不必要的損失。
（二）檔案意識(shí)淡薄，檔案存放“五花八門”
隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對(duì)減少。一些高校畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案沒(méi)什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過(guò)自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對(duì)檔案存放沒(méi)有過(guò)多的考慮，這就導(dǎo)致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門”的現(xiàn)象，有的一直存放在學(xué)校長(zhǎng)達(dá)幾年甚至十幾年，有的放在各級(jí)教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場(chǎng)，有的早已不知去向，更多的是跟隨個(gè)人“南征北戰(zhàn)”。
（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實(shí)”
由于考錄的公務(wù)員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會(huì)形成材料及時(shí)的進(jìn)入個(gè)人檔案。但對(duì)于在外打工的高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，由于用人單位對(duì)人才檔案要求沒(méi)有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個(gè)人能力而不重視個(gè)人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對(duì)檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒(méi)有形成機(jī)制，收集也相當(dāng)困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒(méi)有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，到頭來(lái)自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒(méi)有因?yàn)樽约汗ぷ鏖啔v的增長(zhǎng)而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。
二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施
（一）科學(xué)完善檔案的內(nèi)容
高校要根據(jù)本校學(xué)生畢業(yè)時(shí)間，安排時(shí)間統(tǒng)一對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行收集、整理。整理時(shí)要按照學(xué)生檔案的形成特點(diǎn)，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學(xué)文化素質(zhì)材料、黨團(tuán)組織材料、個(gè)人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進(jìn)行分類整理，達(dá)到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要把好學(xué)生檔案的最后審核關(guān)，審查檔案材料是否缺項(xiàng)，學(xué)籍材料是否加蓋教務(wù)處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學(xué)生工作處(部)或團(tuán)委、學(xué)院(系)里的意見(jiàn)和蓋章等，保證每個(gè)畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實(shí)可靠，既要保證學(xué)生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準(zhǔn)確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學(xué)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過(guò)程中的作用。依據(jù)學(xué)生檔案積累的內(nèi)容，將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料，以表格的形式整理出來(lái)，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢(shì)下公平競(jìng)爭(zhēng)，自立擇業(yè)。
（二）實(shí)施檔案電子化
目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學(xué)階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學(xué)后的大學(xué)階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會(huì)化的要求極不相符。因此,當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理手段必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，運(yùn)用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計(jì)、查詢、預(yù)覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
（三）強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)
高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會(huì)化的服務(wù)體系。通過(guò)不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬信息資源的服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)檔案信息的社會(huì)共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達(dá)到資源共享。創(chuàng)建起社會(huì)化服務(wù)體系的運(yùn)作模式。通過(guò)成立檔案管理的中介組織，建設(shè)市場(chǎng)化服務(wù)體系，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)有價(jià)值。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)體系的合理設(shè)置，建立一支具有檔案理論知識(shí)和較高專業(yè)素質(zhì)的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才隊(duì)伍，管理好和應(yīng)用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務(wù)社會(huì)、服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)用人單位，讓檔案信息化管理在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起到應(yīng)有的作用。
三、總結(jié)
總而言之，人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時(shí)的、積極的加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務(wù)于畢業(yè)生的就業(yè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]王兆宇.高校畢業(yè)生人事檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策探究[J].學(xué)理論，2011，(12).
民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒(méi)有落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號(hào)，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費(fèi)存放。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開(kāi)具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開(kāi)具存放檔案證明、開(kāi)具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書(shū)，到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒(méi)有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國(guó)留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國(guó)留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、高考成績(jī)、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問(wèn)題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營(yíng)機(jī)構(gòu)他們沒(méi)有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中需要注意一下幾點(diǎn)：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個(gè)別沒(méi)有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問(wèn)用人單位的性質(zhì)，在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開(kāi)學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來(lái)回調(diào)離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無(wú)法確定是否在用人單位長(zhǎng)期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補(bǔ)辦辦法
民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒(méi)有落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號(hào)，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費(fèi)存放。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開(kāi)具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開(kāi)具存放檔案證明、開(kāi)具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書(shū)，到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒(méi)有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國(guó)留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國(guó)留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、高考成績(jī)、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問(wèn)題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營(yíng)機(jī)構(gòu)他們沒(méi)有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中需要注意一下幾點(diǎn)：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個(gè)別沒(méi)有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問(wèn)用人單位的性質(zhì)，在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開(kāi)學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來(lái)回調(diào)離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無(wú)法確定是否在用人單位長(zhǎng)期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補(bǔ)辦辦法
經(jīng)過(guò)調(diào)查研究可知，現(xiàn)在很多的大學(xué)生不注重自身檔案的管理，對(duì)檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業(yè)生在校期間的整體素質(zhì)信息，是整體上反映畢業(yè)生素質(zhì)的重要憑證。但目前相關(guān)人員對(duì)檔案不夠重視，現(xiàn)有很多問(wèn)題需要整改。
一、人事檔案管理存在的問(wèn)題
1.畢業(yè)生自身不重視個(gè)人檔案管理。隨著勞務(wù)制度的改革變化，用人單位對(duì)有關(guān)資料的審查要求，使一部分的畢業(yè)生認(rèn)為畢業(yè)檔案沒(méi)有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展用人單位自由制定用人標(biāo)準(zhǔn)，所以畢業(yè)生們?yōu)榱吮M快找到工作，忽視對(duì)檔案的管理，在入職公司之后，相關(guān)人事部門也不過(guò)于重視畢業(yè)生檔案的問(wèn)題，對(duì)這一問(wèn)題的思考的有欠缺性，影響了畢業(yè)生檔案有關(guān)作用。
2.檔案的管理工作不夠規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門沒(méi)有自身嚴(yán)格的管理制度，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、收納等工作時(shí)不認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理人員的要求不高，沒(méi)有專業(yè)性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過(guò)程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的嚴(yán)肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。
3.檔案管理方式陳舊。在部分地區(qū)還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準(zhǔn)確性，還會(huì)造成流動(dòng)人員篡改檔案，管理手段十分不嚴(yán)格，在現(xiàn)在的信息化社會(huì)不能夠有效的使用電腦科技快速準(zhǔn)確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現(xiàn)象。檔案長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有人認(rèn)領(lǐng)，傳統(tǒng)管理方式又做不到及時(shí)的數(shù)據(jù)更新，致使一些檔案存放時(shí)間過(guò)期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應(yīng)了畢業(yè)生在校活動(dòng)的真實(shí)情況，是各方面人們認(rèn)識(shí)客觀事實(shí)的依據(jù)材料，不管是畢業(yè)生的檔案還是社會(huì)各界人士的檔案，都是一項(xiàng)最具有價(jià)值的信息載體，高校畢業(yè)生的檔案管理工作的好壞更是關(guān)系到了眾多畢業(yè)生的自身利益。
二、做好畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)措施
為了讓大中專畢業(yè)生的檔案更好的發(fā)揮出其作用，為畢業(yè)生們提供更好的服務(wù)，提出幾點(diǎn)管理檔案的具體措施。
1.加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案的重視性。畢業(yè)生初步邁進(jìn)社會(huì)，沒(méi)有相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，自然是意識(shí)不到檔案的重要性作用，畢業(yè)生只以為檔案只是脫離學(xué)校存入社會(huì)，對(duì)檔案的存放問(wèn)題予以忽視，所以在畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校相關(guān)部門一定要讓畢業(yè)生們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉(zhuǎn)移到生源地的有關(guān)工作。而另一方面，作為用人機(jī)構(gòu)，要向畢業(yè)生說(shuō)明檔案的實(shí)際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對(duì)于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時(shí)的做好補(bǔ)充工作，千萬(wàn)不能忽視。
2.確保檔案管理部門的規(guī)范化。檔案的管理部門在接收畢業(yè)生檔案時(shí)，要做好詳細(xì)的記錄和分類存檔，要詳細(xì)根據(jù)學(xué)歷、專業(yè)等信息進(jìn)行編號(hào)，注意收集檔案信息，做到所有畢業(yè)生檔案統(tǒng)一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請(qǐng)專業(yè)化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，采用信息化管理辦法，使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案的管理工作。事實(shí)證明，使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會(huì)大大的提高檔案管理的工作效率。
3.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息的利用。有關(guān)人員在整理檔案的過(guò)程中，要充分了解學(xué)生的各種信息，比如學(xué)生的知識(shí)水平以及社會(huì)實(shí)踐情況等等，并設(shè)立多項(xiàng)查詢條件，可以根據(jù)不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業(yè)生信息多元檢索系統(tǒng)的建立，可以有效管理人才儲(chǔ)備資源，保障優(yōu)秀人才不流失。
三、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞 高校 學(xué)生檔案 精細(xì)化 管理
在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時(shí)日，因而以重、實(shí)、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細(xì)化需求已是題中之義。
一、學(xué)生檔案的內(nèi)容
一般來(lái)講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，其基本內(nèi)容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學(xué)體檢表。(三)學(xué)生情況登記表。 (四)學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表；(五)學(xué)生學(xué)籍變更材料。 (六)學(xué)生在校期間的各種獎(jiǎng)懲材料。 (七)學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料。 (八)畢業(yè)生檔案材料。
學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個(gè)學(xué)生，為其作出針對(duì)這個(gè)學(xué)生的相關(guān)決策提供強(qiáng)有力的佐證和輔助。
二、高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理流程
學(xué)生檔案管理的精細(xì)化，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊(cè)登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶](méi)有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級(jí)院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時(shí)，最好以班級(jí)為單位進(jìn)行捆扎，為將來(lái)的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級(jí)的學(xué)生名單并標(biāo)注出無(wú)檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，在后續(xù)的工作中對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行核銷和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案管理部門清理完畢收集的學(xué)生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時(shí)通報(bào)提供統(tǒng)計(jì)名單，方便二級(jí)院（系）及時(shí)與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。
（三）存
1.入學(xué)新生檔案的存放。一般來(lái)說(shuō)應(yīng)該按院系、分專業(yè)進(jìn)行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時(shí)歸類。
2.休學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案的存放。
一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時(shí)歸到他新的班級(jí)中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級(jí)中抽取出來(lái)，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識(shí)、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時(shí)歸類做好準(zhǔn)備。
3.托管檔案的存放。2002 年國(guó)家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過(guò)了托管期限也沒(méi)有人來(lái)認(rèn)領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會(huì)隨時(shí)被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學(xué)生檔案區(qū)別開(kāi)來(lái)進(jìn)行存放。
4.死檔的存放。只所以說(shuō)是死檔，是指存放在學(xué)校無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報(bào)到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機(jī)密文件，檔案管理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來(lái)說(shuō)，檔案材料的填寫(xiě)應(yīng)該是很嚴(yán)肅的、規(guī)范的、詳實(shí)的。這也跟學(xué)生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫(xiě)檔案時(shí)，要根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的填寫(xiě)規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫(xiě)，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業(yè)、班級(jí)的簡(jiǎn)稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫(xiě)；加蓋印章的區(qū)域范圍、時(shí)間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實(shí)到具體細(xì)節(jié)部位等等?？傊褪且ＷC學(xué)生檔案填寫(xiě)信息的客觀性。
（五）裝
一般說(shuō)來(lái)，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級(jí)院（系）。這些材料主要包括填寫(xiě)好的相關(guān)登記表、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠(chéng)信記錄、黨團(tuán)材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)去二級(jí)院系進(jìn)行隨機(jī)抽查樣本、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，以便隨時(shí)更正不規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開(kāi)始前，學(xué)生檔案管理部門先要對(duì)畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準(zhǔn)備好機(jī)要信封等相關(guān)材料，設(shè)計(jì)和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號(hào)、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對(duì)應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機(jī)要信封，貼上對(duì)應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)交接學(xué)生檔案的時(shí)候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時(shí)解決問(wèn)題，并協(xié)商好檔案清單的送返時(shí)間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因?yàn)椴糠之厴I(yè)生檔案在機(jī)要轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中由于郵寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機(jī)要機(jī)構(gòu)達(dá)成一個(gè)協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機(jī)要郵遞。
（七）查
有條件的高校可以設(shè)計(jì)一個(gè)畢業(yè)生信息平臺(tái)，將檔案信息及時(shí)錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開(kāi)通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢系統(tǒng)，及時(shí)更新相關(guān)信息，特別是超過(guò)托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細(xì)的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>
（八）退
在這方面主要是針對(duì)中途退學(xué)或其他原因被開(kāi)除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來(lái)說(shuō)這類檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時(shí)同時(shí)辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時(shí)收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。
“一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切?！币嬲龅竭@一點(diǎn)，說(shuō)難也難，說(shuō)不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個(gè)為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺(tái)也是一個(gè)服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現(xiàn)，也是學(xué)校教育質(zhì)量高低的形象標(biāo)志；他既需要在細(xì)枝末節(jié)上的修修補(bǔ)補(bǔ)，也需要在宏觀的戰(zhàn)略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學(xué)生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報(bào)社會(huì)。
關(guān)鍵詞 高校 學(xué)生檔案 精細(xì)化 管理
在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時(shí)日，因而以重、實(shí)、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細(xì)化需求已是題中之義。
一、學(xué)生檔案的內(nèi)容
一般來(lái)講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料,其基本內(nèi)容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學(xué)體檢表。(三)學(xué)生情況登記表。 (四)學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表；(五)學(xué)生學(xué)籍變更材料。 (六)學(xué)生在校期間的各種獎(jiǎng)懲材料。 (七)學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料。 (八)畢業(yè)生檔案材料。
學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個(gè)學(xué)生，為其作出針對(duì)這個(gè)學(xué)生的相關(guān)決策提供強(qiáng)有力的佐證和輔助。
二、高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理流程
學(xué)生檔案管理的精細(xì)化，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊(cè)登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶](méi)有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級(jí)院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時(shí)，最好以班級(jí)為單位進(jìn)行捆扎，為將來(lái)的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級(jí)的學(xué)生名單并標(biāo)注出無(wú)檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，在后續(xù)的工作中對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行核銷和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案管理部門清理完畢收集的學(xué)生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時(shí)通報(bào)提供統(tǒng)計(jì)名單，方便二級(jí)院（系）及時(shí)與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。
（三）存
1.入學(xué)新生檔案的存放。一般來(lái)說(shuō)應(yīng)該按院系、分專業(yè)進(jìn)行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時(shí)歸類。
2.休學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案的存放。
一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時(shí)歸到他新的班級(jí)中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級(jí)中抽取出來(lái)，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識(shí)、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時(shí)歸類做好準(zhǔn)備。
3.托管檔案的存放。2002 年國(guó)家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過(guò)了托管期限也沒(méi)有人來(lái)認(rèn)領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會(huì)隨時(shí)被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學(xué)生檔案區(qū)別開(kāi)來(lái)進(jìn)行存放。
4.死檔的存放。只所以說(shuō)是死檔，是指存放在學(xué)校無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報(bào)到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機(jī)密文件，檔案管理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來(lái)說(shuō)，檔案材料的填寫(xiě)應(yīng)該是很嚴(yán)肅的、規(guī)范的、詳實(shí)的。這也跟學(xué)生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫(xiě)檔案時(shí)，要根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的填寫(xiě)規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫(xiě)，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業(yè)、班級(jí)的簡(jiǎn)稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫(xiě)；加蓋印章的區(qū)域范圍、時(shí)間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實(shí)到具體細(xì)節(jié)部位等等?？傊褪且ＷC學(xué)生檔案填寫(xiě)信息的客觀性。
（五）裝
一般說(shuō)來(lái)，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級(jí)院（系）。這些材料主要包括填寫(xiě)好的相關(guān)登記表、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠(chéng)信記錄、黨團(tuán)材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)去二級(jí)院系進(jìn)行隨機(jī)抽查樣本、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，以便隨時(shí)更正不規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開(kāi)始前，學(xué)生檔案管理部門先要對(duì)畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準(zhǔn)備好機(jī)要信封等相關(guān)材料，設(shè)計(jì)和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號(hào)、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對(duì)應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機(jī)要信封，貼上對(duì)應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)交接學(xué)生檔案的時(shí)候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時(shí)解決問(wèn)題，并協(xié)商好檔案清單的送返時(shí)間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因?yàn)椴糠之厴I(yè)生檔案在機(jī)要轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中由于郵寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機(jī)要機(jī)構(gòu)達(dá)成一個(gè)協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機(jī)要郵遞。
（七）查
有條件的高?？梢栽O(shè)計(jì)一個(gè)畢業(yè)生信息平臺(tái)，將檔案信息及時(shí)錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開(kāi)通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢系統(tǒng)，及時(shí)更新相關(guān)信息，特別是超過(guò)托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細(xì)的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>
（八）退
在這方面主要是針對(duì)中途退學(xué)或其他原因被開(kāi)除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來(lái)說(shuō)這類檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時(shí)同時(shí)辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時(shí)收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。
“一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切?！币嬲龅竭@一點(diǎn)，說(shuō)難也難，說(shuō)不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個(gè)為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺(tái)也是一個(gè)服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現(xiàn)，也是學(xué)校教育質(zhì)量高低的形象標(biāo)志；他既需要在細(xì)枝末節(jié)上的修修補(bǔ)補(bǔ)，也需要在宏觀的戰(zhàn)略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學(xué)生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報(bào)社會(huì)。
關(guān)鍵詞：報(bào)到證 檔案管理 思想教育 就業(yè)指導(dǎo)
中圖分類號(hào)：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1 高校畢業(yè)生報(bào)到證現(xiàn)狀及其利弊
報(bào)到證的歷史是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，它源于統(tǒng)包統(tǒng)分就業(yè)體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業(yè)體制下的“報(bào)到”，因而兼具服務(wù)性、政治性和管理性。
1.1報(bào)到證的社會(huì)作用
面臨畢業(yè)的高校畢業(yè)生要想順利離校走向社會(huì)，除了拿到畢業(yè)證、學(xué)位證外，還需要用心管理好自己的報(bào)到證、檔案、戶口，而這個(gè)報(bào)到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據(jù)，否則即使畢業(yè)了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發(fā)展。很多畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)忙于論文答辯、找工作等，根本沒(méi)有認(rèn)識(shí)到報(bào)到證的重要作用，認(rèn)為它只是一張無(wú)用的“介紹信”而已，殊不知，報(bào)到證雖然是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的產(chǎn)物，很多重要作用都已經(jīng)隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下仍然發(fā)揮著一定的社會(huì)作用：一是記載畢業(yè)生初次參加工作的時(shí)間，二是用人單位、人才機(jī)構(gòu)接收畢業(yè)生的有效文字證明，三是便于畢業(yè)生主管部門準(zhǔn)確掌握各地學(xué)生的就業(yè)情況，更好地制定出促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)政策，四是為畢業(yè)生落實(shí)自己的檔案和戶口提供依據(jù)，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報(bào)到證的弊端
報(bào)到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國(guó)家統(tǒng)招計(jì)劃內(nèi)的學(xué)生、計(jì)算工齡、轉(zhuǎn)正定級(jí)、規(guī)定時(shí)間報(bào)到等。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和“自主擇業(yè)，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復(fù)存在，報(bào)到證也因此衍生出了很多問(wèn)題，其弊端日益明顯。一是我國(guó)并無(wú)相關(guān)報(bào)到證的法律依據(jù)，其合法性受到質(zhì)疑；二是干部身份無(wú)法證明，除非是考入編制的學(xué)生才能享有；三是國(guó)家統(tǒng)招的全日制畢業(yè)生這個(gè)作用其實(shí)在畢業(yè)證上已經(jīng)充分證明，并且全國(guó)聯(lián)網(wǎng)有據(jù)可查，報(bào)到證這個(gè)作用顯得多余；四是報(bào)到證期限現(xiàn)在并沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)定，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一兩年都沒(méi)有去報(bào)到；五是絕大部分回原籍的報(bào)到證與工作單位不是同一個(gè)地方，報(bào)到地也根本不看畢業(yè)生的報(bào)到證，很多學(xué)生的工作單位也不知道報(bào)到證是什么，因而履行報(bào)到手續(xù)也失去了它應(yīng)有的意義；六是改派報(bào)到證手續(xù)繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因?yàn)閳?bào)到證白聯(lián)在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學(xué)校介紹信、畢業(yè)證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學(xué)生為了一次改派至少得耗費(fèi)2個(gè)工作日，并且改派還要收取150元的費(fèi)用，加上路途費(fèi)用等，無(wú)疑又是一筆經(jīng)濟(jì)和精力負(fù)擔(dān)。
2 畢業(yè)生檔案管理的作用及方法
2.1畢業(yè)生檔案管理的作用
高校畢業(yè)生檔案管理工作其本質(zhì)上是一項(xiàng)政治性的工作，它必須遵循國(guó)家檔案辦法，依照集中統(tǒng)一、便于利用、維護(hù)檔案完整與安全的原則，按規(guī)定執(zhí)行管理。畢業(yè)生檔案主要包括高考錄取材料，黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、體檢表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、就業(yè)通知書(shū)、年度鑒定表、實(shí)習(xí)材料等。主要記載了畢業(yè)生在校期間的思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況、社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，是用人單位錄用畢業(yè)生的重要參考依據(jù)，也是補(bǔ)辦相關(guān)畢業(yè)或?qū)W歷證明等的重要證明材料，同時(shí)也在職稱晉級(jí)、購(gòu)買醫(yī)保社保、落戶、升學(xué)、出國(guó)、移民等方面發(fā)揮重要作用。
2.2畢業(yè)生檔案管理的方法
很多畢業(yè)生在畢業(yè)時(shí)都對(duì)檔案一無(wú)所知，甚至不聞不問(wèn)、隨意處置，畢業(yè)后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時(shí)才恍然記起，然后四處尋找補(bǔ)辦，給生活和工作帶來(lái)了很多麻煩。按照國(guó)家政策規(guī)定，現(xiàn)階段對(duì)畢業(yè)生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實(shí)了工作單位且用人單位有人事管理權(quán)的畢業(yè)生可以直接將檔案從學(xué)校寄送至工作單位。其優(yōu)勢(shì)是日后辦理保險(xiǎn)、職稱轉(zhuǎn)正定級(jí)等十分便捷，劣勢(shì)是有些用人單位存在扣留n案問(wèn)題，束縛人員自由流動(dòng)。
二是沒(méi)有落實(shí)工作單位的畢業(yè)生，可以將檔案留校2年，兩年后若學(xué)生未對(duì)檔案作任何處理，學(xué)校會(huì)直接將檔案寄回生源地。其優(yōu)勢(shì)是學(xué)校保管畢業(yè)生檔案安全可靠、不收費(fèi)用，劣勢(shì)是存在學(xué)校的檔案永遠(yuǎn)是學(xué)籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒(méi)辦法出具。
三是畢業(yè)時(shí)無(wú)論就業(yè)還是未就業(yè)都可以將檔案轉(zhuǎn)回生源地，優(yōu)勢(shì)是辦理手續(xù)簡(jiǎn)便，適合在生源地就業(yè)的畢業(yè)生，劣勢(shì)是如果以后不在生源地就業(yè)的話就需要重新轉(zhuǎn)遞檔案，重新改辦報(bào)到證。
四是把檔案存放在人才機(jī)構(gòu)，其優(yōu)勢(shì)是便于隨時(shí)調(diào)取檔案，適合創(chuàng)業(yè)和靈活就業(yè)的學(xué)生，劣勢(shì)是畢業(yè)生與人才機(jī)構(gòu)交流少，信息不暢。自從2015年《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》出臺(tái)后，檔案存放在人才機(jī)構(gòu)不再收費(fèi)，導(dǎo)致很多人才機(jī)構(gòu)拒絕收外地生源畢業(yè)生檔案。
3 畢業(yè)生報(bào)到證與檔案的關(guān)系
畢業(yè)生檔案去向和報(bào)到證去向既存在關(guān)系，又不完全相關(guān)。報(bào)到證是檔案投遞的依據(jù)，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報(bào)到證，檔案憑借報(bào)到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報(bào)到證抬頭”是兩碼相關(guān)的事，一般報(bào)到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
