時(shí)間：2023-06-28 16:52:10
序論：在您撰寫檔案管理的優(yōu)勢(shì)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
首先，在檔案儲(chǔ)存方面具有優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案需要占據(jù)極大的空間資源，歸類、整理、維護(hù)工作量巨大，需要很多人力資源。而檔案信息化后極大節(jié)約了空間資源，而且便于整理、歸檔，在保存方面也很便捷，既減少了資料不必要的流失，又節(jié)約了大量的資源和人力。檔案信息化后資料存儲(chǔ)只需借助硬盤便可完成，而且存儲(chǔ)量巨大，相比紙質(zhì)檔案，非常具有優(yōu)勢(shì)。
其次，在檔案維護(hù)方面具有優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案后期維護(hù)工作量很大，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔，需要耗費(fèi)檔案管理人員許多的時(shí)間、精力。而電子檔案在生成后可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔，各部門可以通過計(jì)算機(jī)將檔案?jìng)髋c檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行接收，根據(jù)相應(yīng)部門的編碼完成歸檔，操作快捷、高效。而且原始檔案遭到破壞后，不像紙質(zhì)檔案無法修復(fù)以致形成災(zāi)難性破壞，只需通過備份數(shù)據(jù)即可還原。
再者，查閱非常方便。紙質(zhì)檔案查閱前，需向檔案室提出申請(qǐng)，再接到許可后進(jìn)入檔案室進(jìn)行手動(dòng)翻查，不可避免地會(huì)將原來整齊、有序的檔案翻亂，檔案管理人員要重新放置、整理。而信息化管理的優(yōu)勢(shì)在于互聯(lián)網(wǎng)上的資源共享，用戶可以憑借用戶民登錄、查閱，或者直接提出在線申請(qǐng)，整個(gè)查詢過程只需在用戶的電腦上完成，而且查的準(zhǔn)確、快速，不用檔案管理員重新排列圖書，節(jié)省了大量的經(jīng)營(yíng)成本，而且提高了工作效率。
二、檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的問題
（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠是很多企事業(yè)單位共存的問題，沒有意識(shí)到檔案工作的重要性和檔案信息化建設(shè)的重要意義，從而是信息化建設(shè)受阻，進(jìn)步不大。檔案工作者應(yīng)該加強(qiáng)信息化意識(shí)，不要將檔案當(dāng)作歷史一樣封存，而是進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理、維護(hù)，記錄重要的信息，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供歷史性依據(jù)②。
（二）檔案管理的安全性意識(shí)要加強(qiáng)
[關(guān)鍵詞] 流動(dòng) 人事檔案 管理 探討
什么是流動(dòng)人員檔案？流動(dòng)人員檔案是指脫離國(guó)家干部隊(duì)伍，自行流動(dòng)到中外合資企業(yè)、合作企業(yè)、獨(dú)資企業(yè)、集體所有制企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現(xiàn)的一種新情況。所以在當(dāng)今社會(huì)，流動(dòng)人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對(duì)象是工作單位不固定、流動(dòng)性很強(qiáng)的特殊群體。因此,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)新形勢(shì)下流動(dòng)人員檔案管理的需要。
當(dāng)今的檔案流動(dòng)不斷向多極化方向發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案管理推動(dòng)了人才合理流動(dòng)，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案管理的發(fā)展日趨社會(huì)化、多樣化。流動(dòng)人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎(chǔ)上產(chǎn)生的人事制都適應(yīng)了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，突破了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動(dòng)人員人事檔案的發(fā)端是人才流動(dòng)的發(fā)端，若沒有流動(dòng)人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動(dòng)的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的干部身份管理方式，而流動(dòng)人員人事檔案形成了新的人才流動(dòng)態(tài)勢(shì)，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務(wù)工作始終是各地人才中心的最主要業(yè)務(wù)，無論從服務(wù)結(jié)構(gòu)還是收入結(jié)構(gòu)上看都是首屈一指的。最重要的是，流動(dòng)人員人事檔案的發(fā)展是人才市場(chǎng)發(fā)展的平臺(tái)，從目前正在實(shí)踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務(wù)，到方興未艾的人才派遣等新業(yè)務(wù)，都是站在流動(dòng)人員人事檔案這個(gè)根基上對(duì)人事工作的突破與發(fā)展。我們可以大膽預(yù)想，下步人才市場(chǎng)業(yè)務(wù)的發(fā)展將會(huì)更多地衍生在流動(dòng)人員人事檔案之上。
縱觀整個(gè)趨勢(shì)，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動(dòng)解決了后顧之憂，使流動(dòng)人員檔案有人管，關(guān)系有處掛，戶籍有處報(bào)，職稱有處評(píng)，人才流動(dòng)千變?nèi)f化離不開檔案其穩(wěn)固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據(jù)可用。據(jù)相關(guān)調(diào)查表統(tǒng)計(jì)，目前社會(huì)接收流動(dòng)人員檔案出現(xiàn)了四大熱點(diǎn)：一是圍繞落實(shí)當(dāng)?shù)卣咄七M(jìn)形成的熱點(diǎn)，如近幾年的事業(yè)單位改制企業(yè)，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業(yè)生檔案大量增加形成的熱點(diǎn)，如因?yàn)楸镜厝藛T在外地工作，外地戶口遷不進(jìn)的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業(yè)生的人事檔案集中存放在人才服務(wù)中心占總數(shù)70%；三是為落實(shí)政策，鼓勵(lì)機(jī)關(guān)、事業(yè)、衛(wèi)生、學(xué)校等干部、科技人員下海創(chuàng)業(yè)，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創(chuàng)業(yè)的人事檔案占總數(shù)10%；四是鼓勵(lì)大學(xué)生進(jìn)行多渠道選派優(yōu)秀大學(xué)生到村任職，村官的人事檔案占總數(shù)5%。所以流動(dòng)人員人事檔案同時(shí)還拓展了人事管理與服務(wù)的空間。從檔案相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，流動(dòng)人員人事檔案管理工作，將傳統(tǒng)的人事工作服務(wù)對(duì)象從機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、不分配的大中專畢業(yè)生拓展到了外省及本市的外資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)的所有人才，進(jìn)行雙向流動(dòng)，選擇了適應(yīng)改革需要自愿接受服務(wù)的其他單位，可以看出，人事檔案流動(dòng)強(qiáng)、調(diào)動(dòng)頻繁，服務(wù)空間大大提高。
然而，從現(xiàn)階段的人事制度改革的進(jìn)程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應(yīng)該將關(guān)注力放在討論如何強(qiáng)化它的手段。因?yàn)榱鲃?dòng)人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現(xiàn)實(shí)意義。但是，我們?cè)谏鲜鰞?nèi)容也提到流動(dòng)人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對(duì)象是工作單位不固定、流動(dòng)性很強(qiáng)的特殊群體，自2000年以來，各行各業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位等查檔率逐年提高，流動(dòng)人員人事檔案管理已有單純的人事關(guān)系托管發(fā)展為一系列社會(huì)化的人事服務(wù)，查檔內(nèi)容涵蓋了流動(dòng)人員的轉(zhuǎn)正定級(jí)、檔案工資核算、工齡計(jì)算、高校畢業(yè)生就業(yè)接收手續(xù)等多項(xiàng)業(yè)務(wù)，服務(wù)對(duì)象逐步擴(kuò)大、服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬。所以流動(dòng)人員人事檔案工作是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革進(jìn)程中的新產(chǎn)物，也必定隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動(dòng)人員人事檔案必須實(shí)現(xiàn)手段更新和服務(wù)能力的提升，為需求者提供動(dòng)態(tài)真實(shí)的原始資料，更為需求者提供科學(xué)信用的評(píng)價(jià)分析，實(shí)現(xiàn)人事檔案利用上的飛躍。流動(dòng)人員人事檔案工作必須要改革才能煥發(fā)它在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中應(yīng)有的勃勃生機(jī)，必須要拓寬視野，開辟新領(lǐng)域才能提升它存在的價(jià)值，因此，我們應(yīng)當(dāng)不斷尋求服務(wù)方式的創(chuàng)新并需要有關(guān)上級(jí)部門的明確支持和統(tǒng)一指導(dǎo)。一是以法定方式明確人才中心對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的專營(yíng)性職責(zé)；二是按照現(xiàn)代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據(jù)國(guó)際通用的原則加強(qiáng)職業(yè)分類和崗位分類形成規(guī)范的職業(yè)管理制度。
總之，流動(dòng)人員人事檔案是伴隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)程而產(chǎn)生的有中國(guó)特色的課題，由于人事檔案管理實(shí)質(zhì)是人事管理關(guān)系的實(shí)現(xiàn)，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個(gè)方面。隨著時(shí)展，我們回顧近十年社會(huì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的實(shí)踐，我深深感覺到了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，它推動(dòng)了人事制度改革的深化，促進(jìn)了人才資源的市場(chǎng)化配置，并對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。流動(dòng)人員人事檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動(dòng)人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項(xiàng)工作做好。
參考文獻(xiàn)：
[1]李明.妥善處理流動(dòng)人員檔案的滯留[J].檔案管理,2011,4.
[2]陳榕.淺述完善企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的措施[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2009,18.
【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案管理；現(xiàn)狀；途徑
從事過機(jī)關(guān)檔案管理工作的人應(yīng)該有所感觸，所謂的機(jī)關(guān)檔案就是把機(jī)關(guān)歷年來發(fā)生的公務(wù)活動(dòng)的情況記錄并定期進(jìn)行整理，機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)工作歷史面貌的再現(xiàn)。但隨著當(dāng)代科技的快速發(fā)展，現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實(shí)物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統(tǒng)模式。但如何跟上時(shí)代的發(fā)展、強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理的水平、提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識(shí)跟不上時(shí)代的步伐，傳統(tǒng)的思想觀念占據(jù)主導(dǎo)位置等現(xiàn)象呢？要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，必須從根本上轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)檔案管理實(shí)施力度、提高檔案人員的素質(zhì)、促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新進(jìn)展等工作。
一、審視目前機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）機(jī)關(guān)檔案管理工作過于形式化?，F(xiàn)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認(rèn)識(shí)，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也意識(shí)到了對(duì)加強(qiáng)檔案工作管理的必要性。但是實(shí)際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經(jīng)建立的檔案資料，但并沒有對(duì)其進(jìn)行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價(jià)值也就不能得到很好地體現(xiàn)。
（二）機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)施力度不夠。機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的執(zhí)行力起著相關(guān)重要的作用。但機(jī)關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)往往分管幾個(gè)科室或多個(gè)部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項(xiàng)，又沒有專職檔案人員分管，主管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。
（三）機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低。檔案管理的工作只是作為機(jī)關(guān)單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業(yè)的檔案管理人員。負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會(huì)導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，不會(huì)把更多的時(shí)間放在從事檔案治理工作上，更不會(huì)把精力完全放在業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能的鉆研上，大多數(shù)檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對(duì)所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發(fā)揮作用。
二、如何從根本上轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）務(wù)必由傳統(tǒng)的思想觀念向創(chuàng)新的觀念轉(zhuǎn)變。檔案管理工作是一門具有較強(qiáng)科學(xué)性且內(nèi)容豐富的系統(tǒng)工作。只有機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者觀念的轉(zhuǎn)變、工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變，才能真正提高機(jī)關(guān)檔案的管理水平。眾所周知，任何一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績(jī)，這項(xiàng)工作能否順利順利開展，取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的意義和價(jià)值的認(rèn)識(shí)程度，取決于他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，領(lǐng)導(dǎo)者觀念的轉(zhuǎn)變而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)站在某個(gè)高度，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益出發(fā)，以提高檔案管理水平為重點(diǎn)，建立健全行之有效的管理機(jī)制，有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，使得檔案管理模式得到有效創(chuàng)新。
（二）務(wù)必提升對(duì)檔案管理人員的執(zhí)行與監(jiān)督力度。一般情況下，機(jī)關(guān)的公務(wù)員在工作中的重點(diǎn)與方向幾乎都是以領(lǐng)導(dǎo)的指示與態(tài)度來作為風(fēng)向標(biāo)的，領(lǐng)導(dǎo)除了要加強(qiáng)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的關(guān)注與投入，更重要的是要做好對(duì)檔案人員的監(jiān)督與執(zhí)行的工作，真正將其進(jìn)行貫徹與落實(shí)，而不是一句口號(hào)而已。要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技能培訓(xùn)，理順檔案管理體制，強(qiáng)化檔案管理手段，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，合理優(yōu)化檔案管理工作流程，規(guī)范檔案信息化建設(shè)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，激發(fā)檔案人員的工作熱情，確保機(jī)關(guān)檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。
（三）務(wù)必提高機(jī)關(guān)檔案人員的自身素質(zhì)。因?yàn)闄C(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作的不重視，所以導(dǎo)致檔案管理工作缺乏專業(yè)性、技術(shù)性，機(jī)關(guān)檔案管理的人員絕大多數(shù)是非專業(yè)人員，相關(guān)的專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，且缺少相關(guān)的專業(yè)技能，而且還存在一人兼多職、變動(dòng)頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機(jī)關(guān)主要的業(yè)務(wù)部門同等重要時(shí)，才能在機(jī)關(guān)中配備專門的檔案管理人員，才能充分調(diào)動(dòng)機(jī)關(guān)檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項(xiàng)重要的事業(yè)來重視。只有提高機(jī)關(guān)檔案人員的自身素質(zhì)，才能在具體的工作中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，做好檔案管理工作。
三、結(jié)束語
檔案見證了各個(gè)機(jī)關(guān)單位的成長(zhǎng)歷程，并在事業(yè)發(fā)展過程中起著重要的作用。搞好機(jī)關(guān)檔案工作是新的歷史條件下機(jī)關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)、新要求。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念高度重視檔案事業(yè)，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，機(jī)關(guān)中的檔案管理者與工作人員應(yīng)該在工作的過程中不斷提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督，積極創(chuàng)新、努力進(jìn)取，進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位未來的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
【參考文獻(xiàn)】
[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院 檔案管理 信息化 優(yōu)勢(shì)
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和迅速普及,以及信息存儲(chǔ)方式的變化, 人類真正進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化和信息化時(shí)代。當(dāng)前,隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深化, 醫(yī)院管理的信息化已成為提高醫(yī)院管理水平的中心環(huán)節(jié)。同樣,信息化手段在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用也越來越廣泛,使它逐步成為醫(yī)院管理水平提高的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
隨著我院管理信息化的逐步推進(jìn),在醫(yī)院各領(lǐng)域產(chǎn)生了大量的電子文件,這些文件反映我院建設(shè)與發(fā)展,為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各方面提供便利、快捷、準(zhǔn)確、可靠的信息資源。檔案管理中的信息化處理改變了醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式,其使用價(jià)值日益彰顯。筆者通過近6年的電子檔案管理工作經(jīng)歷,逐步總結(jié)出其日益凸顯的優(yōu)勢(shì)。
1 檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件
將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后,可以有效地保護(hù)檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。例如,醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中,不同時(shí)期的某些珍貴的歷史資料,包括歷史文字資料和照片資料等。將重要、珍貴資料進(jìn)行信息化處理,應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件進(jìn)行電子掃描,之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用,就可以有效地保護(hù)檔案原件。再如,某些疑難病例的醫(yī)學(xué)檔案是非常珍貴的,具有重要的醫(yī)療、教學(xué)和科研價(jià)值。將其進(jìn)行信息化處理后,就可以將原件在病案室進(jìn)行妥善的長(zhǎng)期保存,而將其電子文件形式的檔案多次重復(fù)地應(yīng)用于各項(xiàng)醫(yī)療、教學(xué)和科研工作之中。
2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善
在醫(yī)院工作中,檔案部門要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)的著錄。在紙質(zhì)文件時(shí)代,采用手工操作的方式,檔案人員要花相當(dāng)多的時(shí)間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄,工作量大。如果遇到信息改動(dòng),改動(dòng)一處就要發(fā)生連鎖反應(yīng),相關(guān)的地方都要改動(dòng),耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來,利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作,大大改善了工作條件,信息改動(dòng)時(shí)只需輸入指令就可以自動(dòng)完成系統(tǒng)調(diào)整,有效地提高了工作效率。
在醫(yī)院的各類檔案文件中,有不少需要完成年度歸檔工作,需要在年底前對(duì)全年的文件和相關(guān)資料進(jìn)行分類整理和登錄,造成年底工作特別繁忙。檔案信息化處理后,可以利用檔案軟件提供的統(tǒng)一信息格式,隨時(shí)進(jìn)行錄入,通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)換和提取,并對(duì)其進(jìn)行檔案管理。檔案人員可以利用系統(tǒng)檢索和排序功能,隨時(shí)查閱文件的歸檔情況,發(fā)現(xiàn)未及時(shí)歸檔的或不符合歸檔條件的材料可以及時(shí)發(fā)出信息,督促和整改,大大改善了檔案的歸檔方式,使檔案管理工作更加規(guī)范。
3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性,其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在 [1]。以往在醫(yī)院的各個(gè)不同部門,不同的醫(yī)療科室,需要隨時(shí)調(diào)閱有關(guān)檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后,利用醫(yī)院全院電腦聯(lián)網(wǎng),就解決了這一系列問題。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航,可增強(qiáng)對(duì)原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍;更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽,并保持隨機(jī)存取,提高了檔案原件的利用率,更有利于檔案部門充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的潛能,對(duì)過網(wǎng)頁陳列和導(dǎo)航,向各用戶介紹館藏,進(jìn)一步促進(jìn)館藏檔案的利用,最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便
以往手工查詢檔案資料,往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力,有時(shí)還不一定能達(dá)到目的。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng),使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞,相關(guān)資料信息就可一一呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。這種智能化檢索方法,檢索速度快、效率高、范圍廣,同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。
在檔案的使用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限達(dá)到了100年以上,這是紙質(zhì)檔案難以比擬的。其次,醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室,只要有需要,就可以在任何時(shí)間、任何一臺(tái)醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)中方便地使用檔案信息,獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息。而且查詢速度快,一次查詢只需幾秒鐘,就能得到內(nèi)容全面完整的檔案信息。不僅包含檔案目錄信息,也完整包含了具體的信息內(nèi)容。再次,它也真正實(shí)施了在線,授權(quán)使用者可以從全球任何角落訪問我院的網(wǎng)站,然后查詢到自己所需要的檔案資料。以上種種給檔案的檢索和使用帶來了極大的方便,真正實(shí)現(xiàn)了“一點(diǎn)通”。
5 檔案信息化改善了檔案管理模式
在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移,檔案資料日積月累,數(shù)量越來越多,占用了大量的儲(chǔ)存空間。另外,由于紙張的特性,檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲工作,在管理模式上存在著管理成本高,使用效率低,原件容易損壞等問題。僅以我院病案室出院病歷為例,我院每年的住院病人數(shù)達(dá)4萬人次左右,這就意味著每年要新增4萬本出院病案需要保管。而根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定,出院病人的住院病歷,醫(yī)院必須保存30年以上?？梢韵胂?隨著時(shí)間的推移,隨著每年住院病人數(shù)的不斷遞增,醫(yī)院需要多么大的空間來保存這些病案,而妥善保管好這樣大量的、逐年遞增的病案資料又會(huì)給醫(yī)院增加多么大的困難。所以,推行電子病歷成為一種必然的趨勢(shì)。各類醫(yī)院檔案信息化處理以后,可以極大限度地提高檔案的運(yùn)行效率,使檔案信息更加形象、直觀,最大限度地方便了檔案檢索和利用,并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間,節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源,同時(shí)又保障了檔案的安全備份,真正做到了“有備無患”。
綜上所述,筆者認(rèn)為,信息化處理在醫(yī)院檔案管理中具有十分重要的意義,較之傳統(tǒng)的檔案管理有著明顯的優(yōu)勢(shì)。只有不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí),檔案工作才有生命力。我們要充分利用信息化建設(shè),讓醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮更大的作用。
【關(guān)鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進(jìn)入到人們的日常生活中，這對(duì)人類的進(jìn)步具有非常大的促進(jìn)作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)因素，對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的促進(jìn)作用。
1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)研究
1.1 促進(jìn)部門立卷制度的建立。對(duì)于部門立卷，其是一個(gè)常見的問題，對(duì)部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進(jìn)行立卷時(shí)僅僅是將一些零散的材料交給相關(guān)部門，加上檔案管理人員對(duì)檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對(duì)應(yīng)部門的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時(shí)間和空間的限制。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時(shí)間進(jìn)行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其不在受到時(shí)間和空間等的限制，工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場(chǎng)地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對(duì)于企業(yè)的各個(gè)部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過對(duì)這些資料進(jìn)行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個(gè)部門只需要將本部門對(duì)應(yīng)的文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間中對(duì)其進(jìn)行整理和立卷等。
1.3 增強(qiáng)了檔案內(nèi)容信息的開發(fā)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，在進(jìn)行某一相關(guān)內(nèi)容的查詢時(shí)，僅僅能夠?qū)蝹€(gè)文件進(jìn)行查找。這種方法嚴(yán)重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過立卷將所有的檔案放置在一個(gè)計(jì)算機(jī)硬盤中，然后通過檢索功能找到對(duì)應(yīng)某一查詢內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數(shù)字化管理的劣勢(shì)分析
2.1 利用不充分。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，僅僅將其作為一種存儲(chǔ)工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點(diǎn)放在管理上，而對(duì)于檔案的價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲(chǔ)存在著一定的安全問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個(gè)重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)安全問題后，其內(nèi)存儲(chǔ)的檔案信息往往也會(huì)受到較大的影響，嚴(yán)重的甚至?xí)沟盟械臋n案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)采用的是電子編碼技術(shù)，這使得檔案管理人員在對(duì)檔案原始憑證進(jìn)行修改而不會(huì)留下痕跡，因此，管理人員在進(jìn)行管理時(shí)無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，即使其被人為修改也不會(huì)被人發(fā)現(xiàn)。
2.3 檔案存儲(chǔ)載體的限制性。對(duì)于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會(huì)將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個(gè)固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認(rèn)識(shí)到。當(dāng)硬件存儲(chǔ)設(shè)備中的內(nèi)容過多時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致硬件設(shè)備的重要性上升，為了保證固定的硬件設(shè)備能夠滿足企業(yè)檔案存儲(chǔ)的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲(chǔ)位置或者對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設(shè)備中存在著病毒等，其對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。
3 檔案數(shù)字化管理的措施研究
3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。對(duì)于檔案電子化建設(shè)，其是一項(xiàng)非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時(shí)還需要開發(fā)對(duì)應(yīng)的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的建設(shè)時(shí)往往需要多個(gè)部門聯(lián)合行動(dòng)，將所有的檔案信息和軟件等設(shè)備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務(wù)器對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設(shè)立對(duì)應(yīng)的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)和備份操作程序。對(duì)于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴(yán)格遵守該標(biāo)準(zhǔn)，然后由檔案管理人員將這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。另外，對(duì)于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，像頁數(shù)的強(qiáng)制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案管理人員需要對(duì)其進(jìn)行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。
4 總結(jié)
對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對(duì)于這些企業(yè)，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲(chǔ)的安全性不高，人們開始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術(shù)當(dāng)前還存在著很多的問題，需要有關(guān)人員加強(qiáng)研究。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊艷.檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與弊端[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，09：48-49.
一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀
就目前來看，我國(guó)的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質(zhì)不高、重保管輕利用等現(xiàn)象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應(yīng)付檢查等觀念，嚴(yán)重制約了我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。管理人員普遍沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，只根據(jù)工作需要進(jìn)行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發(fā)揮其真正的價(jià)值。這種陳舊的管理理念必然會(huì)導(dǎo)致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動(dòng)的改變和創(chuàng)新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時(shí)代，各種理論和技術(shù)不斷的向前發(fā)展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時(shí)有效的汲取新的理論知識(shí)，更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，完善自身技術(shù)水平，那么將很快落后于檔案管理的時(shí)代要求。這也是我國(guó)檔案管理工作缺乏創(chuàng)新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作對(duì)于工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關(guān)的職業(yè)技能的人才，才能夠滿足相關(guān)的設(shè)備和系統(tǒng)控制需求。但是，就我國(guó)目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業(yè)較早，其無論是知識(shí)結(jié)構(gòu)還是技術(shù)能力，都相對(duì)陳舊。
二、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現(xiàn)代信息管理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行全方位的升級(jí)和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時(shí)，做到對(duì)檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發(fā)揮價(jià)值，服務(wù)于單位管理和社會(huì)管理。筆者在認(rèn)真分析了信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理后，總結(jié)信息化的優(yōu)勢(shì)有以下幾點(diǎn)：首先，其可以克服傳統(tǒng)的檔案管理低效率的手工作業(yè)形式，將工作人員從繁重的體力勞動(dòng)中解放出來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的更加高效和精準(zhǔn)的管理。因?yàn)樵谛畔⒒瘷n案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲(chǔ)設(shè)備，運(yùn)用的是先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活存??；其次，信息化的檔案管理可以克服傳統(tǒng)檔案管理的定期分類數(shù)據(jù)搜集和整理工作，因?yàn)樵谛畔⒒臋n案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時(shí)，完成對(duì)其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時(shí)提高檔案管理的維護(hù)性；再次，在傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后可在電子文件歸擋的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施
1、提高對(duì)檔案管理信息化重大意義的認(rèn)識(shí)
人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻(xiàn)著稱，檔案和管理人員都處于一種相對(duì)封閉的狀態(tài)。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義理論。關(guān)注改革開放的新形勢(shì)、新問題，把檔案管理工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；在信息化不斷深入的新時(shí)代，要不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識(shí)，不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)管理檔案的意識(shí)，這在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過程中是至關(guān)重要的。
2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。這就需要培養(yǎng)出一支專業(yè)化的管理干部隊(duì)伍。隨著信息時(shí)代不斷發(fā)展，對(duì)每位檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強(qiáng)化事業(yè)心之外，還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和管理技術(shù)，掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識(shí)，涉獵一定的歷史知識(shí)、古漢語知識(shí)和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)及管理科學(xué)，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定。努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。
3、強(qiáng)化檔案管理的安全意識(shí)
[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化管理；優(yōu)勢(shì)；問題
中圖分類號(hào)：G256 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）05-0320-01
引言：隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案部門對(duì)數(shù)字化管理的重視程度有很大的提升。但是在實(shí)施檔案數(shù)字化管理的過程中還存在一些問題，影響檔案管理的準(zhǔn)確性。
一、檔案數(shù)字化管理
在對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入研究中，了解到這種檔案管理方式能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理上存在的不足，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息化檔案，不僅僅能夠提升管理的便利性，還能保證檔案安全性和嚴(yán)密性，減少檔案泄密現(xiàn)象，維護(hù)單位整體利益。而且現(xiàn)在各個(gè)行業(yè)實(shí)施的檔案數(shù)字化管理還具備分散性和多元性的特點(diǎn)，能夠?qū)n案以數(shù)據(jù)的方式儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)中，保證資源共享的實(shí)施，有效提升檔案的使用效率。
二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
傳統(tǒng)檔案大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，這種檔案不僅保管困難，其自身安全性也比較低。而且不同檔案在儲(chǔ)存過程中還要進(jìn)行檔案立卷處理，很多行業(yè)在進(jìn)行檔案立卷時(shí)，自身具備的檔案材料較為零散，而且檔案管理人員對(duì)這些零散的材料并不能做出準(zhǔn)確的判斷，這些情況會(huì)使得檔案立卷質(zhì)量下降，影響單位檔案立卷制度的全面落實(shí)。
而目前各個(gè)行業(yè)實(shí)施的檔案數(shù)字化管理能夠有效解決上述問題，并且檔案數(shù)字化管理受到時(shí)間和空間限制較小，能夠降低檔案查閱時(shí)間。對(duì)于檔案數(shù)字化管理來說，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，可以按照檔案編碼在互聯(lián)網(wǎng)上找到相關(guān)檔案，在節(jié)省檔案查詢時(shí)間的同時(shí)，也降低了檔案管理人員的工作難度。對(duì)于機(jī)密性檔案還可以通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，在沒有密碼前提下，無關(guān)人員不能對(duì)加密檔案進(jìn)行查閱，這從很大程度上保證了檔案文件的安全性和嚴(yán)密性。
另外傳統(tǒng)檔案還會(huì)受到保存期的限制，如果需要查詢時(shí)間較長(zhǎng)的檔案，需要經(jīng)過很多程序才能查詢相應(yīng)檔案。而信息化檔案并不會(huì)受到保存期的限制，查詢相關(guān)歷史性檔案只需要利用計(jì)算機(jī)檢索功能，其能夠有效減少檔案查詢消耗的時(shí)間，提升檔案查詢的便利性。在查詢檔案時(shí)，計(jì)算機(jī)回到檔案進(jìn)行深化處理，有效提升檔案質(zhì)量和全面性。
三、檔案數(shù)字化管理的弊端
（一）電子文件的不安全因素，影響對(duì)他的長(zhǎng)期保存電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出性優(yōu)點(diǎn)，但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得更困難。
（二）檔案信息沒有被充分利用。由于一些檔案管理人員對(duì)于電子化檔案以及數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，且在技術(shù)方面也存在一定的不足之處，導(dǎo)致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案的搜索與使用工作沒有通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見的檔案管理上，并沒有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)中眾多檔案資源所存在的價(jià)值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時(shí)，檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文字進(jìn)行錄入和編輯，并沒有將數(shù)字化管理的功能全部開發(fā)出來，浪費(fèi)了大量的人力與物力。
（三）檔案存儲(chǔ)的載體存在一定的束縛性。使用數(shù)字化模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，就需要將所有紙質(zhì)檔案電子化，并會(huì)將電子檔案存放在固定的硬件儲(chǔ)存器之中，這就直接增加了硬件設(shè)備的重要性，但硬件的儲(chǔ)存容量畢竟有限，且升級(jí)換代速度極高，一旦需要對(duì)存儲(chǔ)的載體進(jìn)行更換時(shí)，原有的一些文件很容易會(huì)出現(xiàn)讀取限制、軟件不兼容等問題的出現(xiàn)，造成管理部門不得不使用大量的時(shí)間與資金對(duì)原有的設(shè)備與軟件進(jìn)行保存。而且電子檔案的數(shù)據(jù)一旦受到病毒的入侵，很容易造成數(shù)據(jù)丟失等后果，對(duì)檔案中信息的安全性造成了極大的影響。
（四）辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)不兼容。目前部分城市各部門應(yīng)用的管理軟件都不相同，如人事部應(yīng)用中國(guó)石油人力資源管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及機(jī)關(guān)部室使用OA辦公平臺(tái)等，各自為政，按照自己部門的特點(diǎn)開發(fā)及使用。檔案部門使用的檔案信息管理系統(tǒng)，則是按照檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的。由于這些管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，軟件環(huán)境差異較大，形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數(shù)據(jù)的收集和錄入還停留在原始管理水平上。
四、實(shí)施數(shù)字化檔案管理的策略
（一）與多部門進(jìn)行聯(lián)合，保證信息共享的有效實(shí)施檔
案管理部門要與相關(guān)部門之間進(jìn)行有效的聯(lián)合，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，要對(duì)檔案管理進(jìn)行總體設(shè)計(jì)和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統(tǒng)一各部門的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案無法讀取的情況發(fā)生。而且，各部門要制定明確的規(guī)章制度，對(duì)于每天的重要信息都要進(jìn)行文字錄入，并上傳到檔案管理系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以使用雙服務(wù)器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對(duì)檔案查看的權(quán)限進(jìn)行密碼設(shè)置，提升資源共享的安全水平。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)
針對(duì)企事業(yè)單位中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、人事管理等系統(tǒng)的無縫集成。針對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的而問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存。以及根據(jù)數(shù)字檔案的特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度。
其中最為關(guān)鍵的是電子檔案安全管理制度。檔案作一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。他既包括硬件的安全管理也包括軟件的安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因?yàn)闇囟取穸鹊纫恍┤藶闉?zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過多級(jí)權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)能力，實(shí)施高效管理
數(shù)字化檔案管理并不是單一對(duì)檔案進(jìn)行電子化處理，同時(shí)還要建立自動(dòng)立卷等快捷管理系統(tǒng)，這就對(duì)管理人員的專業(yè)能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準(zhǔn)確對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分類，同時(shí)還要掌握較好的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，使其能夠靈活對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。相關(guān)部門要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)于數(shù)字化管理的意識(shí)與信息保密意識(shí)，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理模式的順利開展提供一定的助益。
五、結(jié)束語
目前，我國(guó)在檔案數(shù)字化管理的道路上仍然處于技術(shù)開發(fā)階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實(shí)現(xiàn)信息共享，建設(shè)完整的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)仍然是行I發(fā)展的重要目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
[1] 楊中營(yíng).構(gòu)建檔案數(shù)字化地方標(biāo)準(zhǔn)體系[J].中國(guó)檔案.2014（03）.
