時間：2023-06-27 15:56:02
序論：在您撰寫檔案管理建議時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
隨著社會和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位進(jìn)入一個發(fā)展的不同階段，檔案管理的改革迫在眉睫。新階段對檔案管理提出的要求不只是收集文件和做好資料，而且要指導(dǎo)事業(yè)單位的規(guī)劃和發(fā)展。所以事業(yè)單位的檔案管理就要從管理設(shè)備、產(chǎn)品、方法，還要考慮管理工作者的各個方面，來推進(jìn)新時期下檔案管理的各個方面的改革，與時俱進(jìn)，有利于事業(yè)單位的發(fā)展。根據(jù)新時期創(chuàng)新檔案管理的現(xiàn)狀，本文根據(jù)檔案管理提出一定的建議，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展貢獻(xiàn)一定的力量。
關(guān)鍵詞：
事業(yè)單位；檔案管理；建議
現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的速度比較快,事業(yè)單位在檔案管理的工作中也要緊緊追隨時展的步伐,在具體的工作中對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新,通過運用科學(xué)管理的規(guī)律和一些成功的案例,把各種比較有用的檔案信息資源整合起來加以利用,進(jìn)一步提高服務(wù)的質(zhì)量,有利于檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。檔案管理也能夠體現(xiàn)一個單位發(fā)展的歷程,記錄發(fā)展的具體情況,檔案憑借信息的可靠性、原始性、技術(shù)成果的可重復(fù)性和可查性等讓它發(fā)揮更大的價值。在這種情況下,提高單位檔案管理工作的創(chuàng)新性,來實現(xiàn)檔案管理的信息化,為單位發(fā)展創(chuàng)造新的機遇和空間是非常重要的。
一、新時期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
1.事業(yè)單位對檔案管理工作不是很重視，管理理念不先進(jìn)
一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有重視的檔案管理，把它簡單的視作整理資料，認(rèn)為檔案管理不是很重要，沒必要投入太多的人力和物力，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。能夠看出檔案管理過程不夠規(guī)范，檔案管理工作不是很重視。
2.事業(yè)單位檔案管理制度不健全
一些事業(yè)單位都有制度混亂的情況，不夠清晰，員工在整理檔案的過程中經(jīng)常不知道怎么入手。事業(yè)單位制度只不過是走個形式，沒有得到真正的實施，制度的制定也沒有具體到負(fù)責(zé)人，檔案管理制度跟不上單位的發(fā)展，長時間下去嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
3.事業(yè)單位檔案管理手段過于陳舊
事業(yè)單位檔案管理的設(shè)施不夠先進(jìn)，硬件設(shè)施不齊全，資金投入不多，檔案管理過程管理手段落后，現(xiàn)代化程度不高?，F(xiàn)在的計算機技術(shù)和科學(xué)技術(shù)都得到很大的發(fā)展，但許多事業(yè)單位的工作人員還是在使用傳統(tǒng)的資料整理方法，方法的局限性對事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生不利的影響。
4.事業(yè)單位檔案管理人員水平和素質(zhì)偏低
事業(yè)單位在招聘檔案管理人員的過程中，沒有一套合理的選拔機制，而且在招聘的過程中對學(xué)歷和工作經(jīng)驗也沒有硬性的要求，導(dǎo)致招聘的檔案管理工作人員專業(yè)性和能力不是很高，影響工作質(zhì)量。
二、新時期創(chuàng)新檔案管理的建議
1.創(chuàng)新管理理念，事業(yè)單位提高對檔案管理的重視
事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新管理理念，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案的管理，加大檔案管理的宣傳力度，讓每個員工意識到檔案管理的重要性，讓員工積極參與到管理工作上，讓員工發(fā)揮工作的積極性和主動性。領(lǐng)導(dǎo)要給優(yōu)秀的員工一定的獎勵，創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，讓每一位員工肯定自己，能夠積極發(fā)揮自己的作用，投入到事業(yè)單位的發(fā)展，為單位發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
2.加大資金投入，引進(jìn)科學(xué)的管理手段
政府應(yīng)該利用更多的方法引入資金，能夠引進(jìn)更多的先進(jìn)的管理設(shè)備，為管理檔案的工作人員提供學(xué)習(xí)機會和培訓(xùn)機會。因此，第一步做好工具的創(chuàng)新，這是創(chuàng)新管理方法的關(guān)鍵步驟，也就是新時期下要求檔案管理人員利用計算機技術(shù)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，提高他們的計算機的操作能力，有利于檔案的自動化歸檔和電子化處理的快速進(jìn)行。在對檔案工作保密的基礎(chǔ)上，做到對檔案信息資源的開發(fā)，也就充分利用新時期網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，緊緊圍繞事業(yè)單位檔案管理的核心工作，然后總結(jié)工作經(jīng)驗，有利于保證信息的準(zhǔn)確性和真實性。
3.完善和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機制，提高信息利用率
事業(yè)單位在制度的制定上要同國家的法律條文一致，不僅能夠做到對內(nèi)部員工的約束，也能實現(xiàn)對單位領(lǐng)導(dǎo)的約束，避免管理機制的形式化。檔案管理機制的完善和創(chuàng)新要對每一環(huán)節(jié)的每一分工都要面面俱到，要包括具體的工作準(zhǔn)則、管理要求、應(yīng)急預(yù)案和人性化的懲罰獎勵等，這樣有利于提高檔案管理人員的警惕性，能夠做到對檔案的妥善處理和保密，甚至在很大程度上降低了檔案管理風(fēng)險。檔案管理制度應(yīng)注重于信息安全管理制度的建設(shè)，當(dāng)今社會是信息化的社會，這就使得很多電子文檔極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊和入侵，信息安全制度能夠起到全方位保護(hù)的作用。
4.加強員工內(nèi)部培訓(xùn)，提高員工綜合素質(zhì)
事業(yè)單位在進(jìn)行招聘的過程中，要做好人才選拔關(guān)，即積極引進(jìn)專業(yè)的人才，不受到編制內(nèi)的限制，一方面要求人才較高的文化水平，另一方面則要求人才過硬的專業(yè)知識，以實現(xiàn)人才為我所用。其次要建立完善的內(nèi)部競爭機制，鑒于目前很多員工都有消極怠工的現(xiàn)象存在，事業(yè)單位的檔案管理部門就可以設(shè)立末位淘汰機制，對于每次業(yè)績都不突出的員工，實施警告、教育和開除的機制，提高其他員工的重視。定期對檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)。對于新員工，要做好崗前培訓(xùn)，使他們盡快熟悉工作的內(nèi)容和流程，也盡快了解哪些事情是工作過程中可以做的，哪些事情是不可以做的，提供更加專業(yè)化的培訓(xùn)，實現(xiàn)人才的成長。
5.加強硬件設(shè)施建設(shè)
要加大信息化經(jīng)費投入,加強硬件設(shè)施建設(shè),實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。要配備檔案管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,運用這些設(shè)備來縮微檔案資料,進(jìn)行數(shù)字化、科學(xué)化處理及保存。檔案部門要利用現(xiàn)代化的檔案管理模式,挖掘各方面的潛力,發(fā)揮自己的專業(yè)水平,有效利用信息技術(shù)滿足社會各界的需要。要將檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益,通過信息技術(shù)的廣泛運用,創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和社會價值,給檔案工作注入新的活力和生機,為檔案工作的現(xiàn)代化提供持續(xù)有力的支持。
總的來說，事業(yè)單位的檔案管理不只是對事業(yè)單位自身的發(fā)展有一定的積極作用，對社會的發(fā)展也是至關(guān)重要的。這就要求每個事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不只是在思想上重視檔案管理工作，而且還要應(yīng)在具體的工作過程中，積極尋求新的解決思路和方法，來提高事業(yè)單位的檔案管理工作的效率，進(jìn)而讓事業(yè)單位更加適應(yīng)經(jīng)濟的發(fā)展和進(jìn)步。所以，這需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員堅持不懈的努力和探索，才能真正做好本質(zhì)工作，為實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興貢獻(xiàn)一份力量。
作者：劉奉莉 單位：煙臺市中心血站
參考文獻(xiàn)
論文摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。
聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象
“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設(shè)備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)971臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”?！耙卉洝笔侵嘎曄裨O(shè)備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占17％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現(xiàn)狀。“強”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6.8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
當(dāng)前，大數(shù)據(jù)的定義還沒有一個非常明確的概念，但是其內(nèi)涵已經(jīng)被人們認(rèn)可，檔案資源在其應(yīng)用和發(fā)展的過程中可以非常明顯的順應(yīng)大數(shù)據(jù)的特征，但是就當(dāng)前檔案工作發(fā)展的實際情況來看，其在很多方面還無法充分的滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需要，所以為了更好的推動檔案管理工作的發(fā)展，必須要對其予以重視。
2大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的缺陷
2.1檔案資源。
當(dāng)前，很多地區(qū)的檔案管理機構(gòu)在檔案介質(zhì)方面依然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，檔案信息數(shù)字化的程度需要不斷的提升，一些偏遠(yuǎn)的地區(qū)在檔案工作中依然還是使用人工手動的方式進(jìn)行操作，所以在實際的工作中也很難去滿足用戶提出的個性化需要，雖然一些管理機構(gòu)采用的是電子形式的檔案，但是在檔案收藏方面還沒有制定一個科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣也就使得檔案資源會出現(xiàn)比較多的重復(fù)現(xiàn)象，結(jié)構(gòu)形式不同的數(shù)據(jù)很難實現(xiàn)共享，所以這種情況也嚴(yán)重的阻礙了檔案資源管理工作質(zhì)量的提升。
2.2檔案工作流程。
在很長時間以來檔案管理工作都是從文件歸檔開始要經(jīng)歷收集、整理、保管、檢索和利用這幾個重要的階段，紙質(zhì)檔案為主的時期，這種工作流程和當(dāng)時的時展水平是完全適應(yīng)的，但是時代也在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，電子檔案數(shù)量明顯增多，在大數(shù)據(jù)時代當(dāng)中，檔案管理的核心也從整理和保管向收集和利用轉(zhuǎn)變，此外這種進(jìn)程也會不斷的加快，檔案收集也從傳統(tǒng)的方式逐漸的過渡到在線實時查閱的方式。在社會發(fā)展的過程中，檔案信息資源的類型也在不斷的豐富，同時其也在朝著非結(jié)構(gòu)化的方向發(fā)展，一些新技術(shù)在檔案信息當(dāng)中的應(yīng)用也使其成本大幅提高，此外傳統(tǒng)的檔案利用方式也將發(fā)生非常大的變化，在這一過程中也會更多的朝著主動推介的方向發(fā)展，而當(dāng)前的檔案工作還不能完全滿足這些層面上的需求。
2.3檔案工作思維。
在以后的檔案工作中，工作的主體將直接發(fā)生很大的轉(zhuǎn)變，而其在實際的工作中需要完成的也不僅僅是簡單的裝訂和維護(hù)，同時，在這一過程中其所提供的服務(wù)也越來越多樣化，其在工作中必須要按照用戶的實際需要迅速的挖掘出更加符合用戶需求的有價值信息。當(dāng)前，一些檔案信息工作部門在思想觀念上還存在著一定的誤區(qū)，很多人還是比較重視館藏，但是對檔案信息的利用卻并不是非常的重視，他們認(rèn)為檔案是國家財產(chǎn)的一部分，所以在實際的工作中并不能對檔案信息進(jìn)行全面的廣泛的使用，在態(tài)度上十分的消極，一些工齡比較長的工作人員不學(xué)習(xí)計算機知識，所以電子檔案收集的準(zhǔn)確性和全面性都受到了非常大的影響，這樣一來也十分不利于檔案工作的順利開展，一些檔案工作者在實際的工作中甚至還出現(xiàn)了不肯創(chuàng)新的問題，缺乏社會責(zé)任感，這也成為了阻礙檔案管理工作順利開展的一個重要的因素。
3大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的改進(jìn)建議
所謂轉(zhuǎn)型，是指事物的結(jié)構(gòu)形態(tài)、運轉(zhuǎn)模型和人們觀念的根本性轉(zhuǎn)變過程。不同轉(zhuǎn)型主體的狀態(tài)及其與客觀環(huán)境的適應(yīng)程度，決定了轉(zhuǎn)型內(nèi)容和方向的多樣性。轉(zhuǎn)型是主動求新求變的過程，是一個創(chuàng)新的過程。在大數(shù)據(jù)背景下檔案事業(yè)若想發(fā)展必須轉(zhuǎn)型，若想順利完成轉(zhuǎn)型也必將在檔案管理體制、運行模式、發(fā)展戰(zhàn)略等方面進(jìn)行調(diào)整。
3.1完善檔案管理體制。
管理體制實際上就是指采取什么樣的組織形式來達(dá)到管理的任務(wù)和實際的目的，站在檔案管理體制的角度上來講，這項工作的核心內(nèi)容就是要科學(xué)合理的去設(shè)置檔案管理機構(gòu)，管理體制的建設(shè)直接影響到了檔案資源自身的發(fā)展和利用的程度。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們可以在檔案管理工作中充分的利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，從而也就可以更好的實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息系統(tǒng)不同部門之間的相互聯(lián)系，同時還能對其開展統(tǒng)一性的管理，也就是說每個部門產(chǎn)生的檔案信息都可以借助在線查閱的方式給檔案管理部門予以統(tǒng)一科學(xué)的管理，所以就一定要在實際的工作中對檔案的管理體制予以充分的改進(jìn)。首先是建立一個自上而下的管理體制，同時還要對傳統(tǒng)工作中的弊端進(jìn)行分析和改進(jìn)，加強檔案部門不同環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，只有這樣，才能不斷的提高檔案資源的利用效率，這樣一來也就在很大程度上提高檔案管理的質(zhì)量和水平。此外還要建立一個檔案監(jiān)督機構(gòu)，這個機構(gòu)要和檔案管理系統(tǒng)保持平行的關(guān)系，這樣才能充分的保證檔案部門的每一個環(huán)節(jié)都能保證其運行的質(zhì)量和水平，使得檔案工作的整體水平得以顯著的提高。
3.2改變檔案工作的運行模式。
運行模式通常就是指一個事物運行過程中實際的工作狀態(tài)，不同的領(lǐng)域和行業(yè)當(dāng)中都有其自身的特色和特點，不同行業(yè)的發(fā)展模式都在改變，同時檔案管理的模式也在不斷的創(chuàng)新和完善。檔案管理的過程實際上是一個十分完整的鏈條，在大數(shù)據(jù)時代檔案部門一定藝不斷的加強自身的建設(shè)，同時還要將大部分的精力直接放在豐富館藏建設(shè)當(dāng)中，同時在這一過程中還要對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行更加深入的加工，此外對這些檔案信息資源還要使用科學(xué)規(guī)范的軟件對其進(jìn)行全方位的管理。除此之外在實際的工作中還要以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為依托，建立一個相對比較完善的網(wǎng)絡(luò)，這樣也就給信息的檢索提供了更大的便利。檔案信息的利用效率得到提升的同時，也為用戶的檔案利用提供了諸多的便利。
3.3改變檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略。
1科技檔案的重要性
企業(yè)的發(fā)展要融合歷史的經(jīng)驗與教訓(xùn)，見證企業(yè)發(fā)展的這一過程，我們可以通過企業(yè)科技檔案來完成。企業(yè)科技檔案是有重大意義的科技文件資料，是在企業(yè)的生產(chǎn)、流通、管理中直接產(chǎn)生的?？萍紮n案是企業(yè)發(fā)展的重要財富，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要依據(jù)，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，它將為公司各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。
科技檔案，保密性極高，設(shè)計到國家、企業(yè)的切身利益。要清晰的認(rèn)識到我國現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案的管理模式、現(xiàn)狀，要不斷吸收國內(nèi)外優(yōu)秀的科技檔案，不斷拓充企業(yè)實力，在社會迅速發(fā)展的大環(huán)境下，加大力度培養(yǎng)我國科技檔案管理人員的責(zé)任感，要通過科學(xué)的引導(dǎo)，使檔案管理人員更有熱情來進(jìn)行工作。
我們要提高對科技檔案的管理工作的認(rèn)識，要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，企業(yè)科技檔案管理工作的現(xiàn)實意義及當(dāng)今社會的發(fā)展下企業(yè)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，不斷加強改善，讓檔案管理開創(chuàng)一個新局勢，適應(yīng)社會大環(huán)境的不斷發(fā)展，與時俱進(jìn)，永不言敗。
2科技檔案管理的現(xiàn)狀
建立科學(xué)的檔案管理是一個企業(yè)快速發(fā)展的重要途徑，也是一個企業(yè)管理水平的最好體現(xiàn)，檔案的保存與利用是實現(xiàn)檔案管理工作的最大價值體現(xiàn)，同時也為我國企業(yè)的經(jīng)濟進(jìn)步與社會的發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。要想更好地實現(xiàn)企業(yè)科技檔案的管理價值，必須要認(rèn)清我國現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀。
（1）在企業(yè)現(xiàn)階段的科技檔案管理工作更多重視的是資料的收集，而忽視了對技術(shù)資料的歸檔工作。檔案的價值要體現(xiàn)在憑證之需，日后的總結(jié)利用價值的體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的企業(yè)科技檔案的管理工作中，比較注重對數(shù)字的收集，好做日后憑證，這符合了基本的檔案歸檔工作，但很多重要的非原件的資料歸檔缺失嚴(yán)重，使檔案的參考利用價值下降。
（2）過于重視檔案管理文件的收集工作，而忽視了檔案的資源管理歸檔工作。在有些企業(yè)不斷的改制、重組的情況下，這些珍貴的企業(yè)科技檔案就顯現(xiàn)出其重要性。鑒于很多企業(yè)的經(jīng)濟條件的限制，對于科技檔案投入的經(jīng)費過少，信息化的建設(shè)發(fā)展與管理規(guī)模、條件都受到制約，還局限在手工操作的程度。而經(jīng)濟實力較強的企業(yè)，科技化水平較高，自動化水平就相對就高，使企業(yè)發(fā)展速度增快。還有部分企業(yè)存在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者忽視對企業(yè)的科技檔案的建立。
（3）重視企業(yè)的文書檔案的建立，而輕視科技檔案的建立的現(xiàn)象比比皆是，等到要用到科技檔案的時候先查找，沒有日常積累的過程。在企業(yè)發(fā)展的過程中，進(jìn)行項目管理與科技檔案的管理銜接不上也是一個企業(yè)需要亟待解決的重要的問題。在項目結(jié)束后，科技檔案的管理中交接不嚴(yán)謹(jǐn)，不能把項目中所需所有資料一一收回，僅僅單純的是技術(shù)人員交多少收多少，在利用時常發(fā)現(xiàn)重要資料的遺漏，這些重要資料的遺漏導(dǎo)致企業(yè)機密泄露，那么企業(yè)所遭受的損失是無法彌補的?？萍紮n案管理難度加大也是企業(yè)科技檔案管理人員所面對的事實，科技檔案多以圖表、圖紙的形式上交，數(shù)量繁多，不利于整理，很多管理人員很反感企業(yè)科技檔案的借閱，這就對企業(yè)的發(fā)展造成了限制。更有許多企業(yè)應(yīng)用其他軟件來管理，出現(xiàn)許多問題，專業(yè)化的科技檔案管理軟件，會讓檔案的整理工作事半功倍，但應(yīng)用其他軟件會給科技檔案的查找?guī)砗芏嗖槐匾穆闊髽I(yè)信息化的建設(shè)與企業(yè)發(fā)展、檔案發(fā)展管理嚴(yán)重不協(xié)調(diào)。檔案的網(wǎng)絡(luò)管理工作也沒有實施到位，很多企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)設(shè)嚴(yán)重滯后，這就影響了檔案管理的最佳途徑。很多檔案管理人員的綜合素質(zhì)低下，無法與社會發(fā)展的趨勢相適應(yīng)，自我學(xué)習(xí)能力不足，更新知識構(gòu)架緩慢，這也使我國企業(yè)科技檔案管理工作陷入了惡性循環(huán)。
3加強科技檔案管理的對策
要加大推進(jìn)企業(yè)科技檔案管理的高效進(jìn)行，就應(yīng)該不斷加大對科技檔案管理工作的制度確立及監(jiān)督監(jiān)管能力，更加完善的改進(jìn)檔案管理工作。要形成一個學(xué)習(xí)型企業(yè)，就要對科技檔案管理工作形成體系，讓企業(yè)的檔案工作開展有序。密切各部門之間的高度配合，在檔案的移交、借閱、保管時，擁有高度的責(zé)任感，保持科技檔案的完整性。
（1）要轉(zhuǎn)變科技檔案管理人員的管理觀念，要不斷提高對科技檔案管理的認(rèn)識，要明確企業(yè)發(fā)展方向，企業(yè)的科技管理工作的現(xiàn)狀，相關(guān)行業(yè)的科技前沿發(fā)展現(xiàn)狀，善于分析并總結(jié)自身企業(yè)的科技檔案并與之進(jìn)行比較，積極利用企業(yè)的科技檔案，加大企業(yè)開發(fā)與發(fā)展，增加最大的經(jīng)濟效益。因此，科技檔案管理者要轉(zhuǎn)變觀念，深化企業(yè)對科技檔案建設(shè)的投入，使科技檔案的管理工作飛速發(fā)展。在信息化時代，要想企業(yè)不被淘汰，必須加快企業(yè)的信息化的建設(shè)速度及科技檔案對口軟件的開發(fā)及利用，充分了解自己企業(yè)的技術(shù)力量，在自身達(dá)不到要求的時候及時求助外援，做好對口軟件的研發(fā)工作，使科技檔案的應(yīng)用更加便捷。
（2）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)程，做好科技檔案收集、整理、保管工作。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術(shù)，如各種設(shè)計資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持科技檔案人員依法履行職責(zé)，積極支持和配合科技檔案部門工作，及時、完整、準(zhǔn)確的把需要歸檔的科技檔案集中到檔案部門，實現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。
（3）搞好科技檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)。企業(yè)要建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心：①正確選用企業(yè)科技檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。②做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實體保管，逐步建成科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺。
1．醫(yī)療保險檔案特點分析
目前我國國內(nèi)醫(yī)療單位的保險檔案涉及人員與種類眾多，尤其是在我國積極推進(jìn)醫(yī)保改革的大環(huán)境下，醫(yī)療保險無論是覆蓋范圍、惠及人群都有了質(zhì)的提升，在險種方面也有了新的突破，這意味著醫(yī)療保險檔案的管理難度、服務(wù)需求都有了提升，對于醫(yī)院檔案的專業(yè)管理水平與服務(wù)質(zhì)量提出了更多更高的挑戰(zhàn)。受國內(nèi)醫(yī)保改革影響，現(xiàn)行醫(yī)療保險檔案無論是內(nèi)容、范圍還是服務(wù)層次上都趨于復(fù)雜，我國醫(yī)療保險檔案主要涉及醫(yī)、保、患、藥四個方面，其中醫(yī)代表國家制定的定點醫(yī)療機構(gòu)，出具各種認(rèn)證資料、結(jié)算憑證、醫(yī)療保險服務(wù)協(xié)議以及醫(yī)療消費清單等;保是指醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)，除了提供一般綜合檔案之外，主要針對醫(yī)保相關(guān)業(yè)務(wù)提供各類相關(guān)檔案，對醫(yī)保單位進(jìn)行審核;患主要是指患者群體的個人醫(yī)保賬戶、基本醫(yī)療信息、醫(yī)保相關(guān)手續(xù)與各種基金轉(zhuǎn)移等;藥主要是指各大指定藥店，檔案涉及內(nèi)容包括醫(yī)保服務(wù)協(xié)議、藥費清單、結(jié)算憑證等。從上述四個方面所涵蓋的醫(yī)保檔案資料來看，檔案管理專業(yè)水平高、服務(wù)能力要求高，對新時期醫(yī)保檔案管理提出了挑戰(zhàn)。醫(yī)療保險檔案不僅僅是患者醫(yī)療保險的相關(guān)檔案，檔案是否齊全直接關(guān)系到廣大醫(yī)保對象的切實利益，關(guān)系到能否憑借這一憑證享受各種醫(yī)療保險服務(wù)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作的管理與醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作，因此做好醫(yī)保檔案的管理有重要意義，管理中也要充分挖掘檔案的服務(wù)價值，推動我國醫(yī)保的進(jìn)步。
2．提升醫(yī)療保險檔案管理水平的舉措
提升醫(yī)療保險檔案管理水平要緊跟目前信息化潮流，圍繞檔案管理信息化這一核心適應(yīng)新形勢需要進(jìn)行管理革新與改造，要積極引進(jìn)相關(guān)信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)、計算機、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)對醫(yī)保檔案進(jìn)行更加專業(yè)的高水平管理，從而最大限度發(fā)揮醫(yī)保檔案服務(wù)價值，真正做到管理中權(quán)責(zé)分明，管理舉措切實到位，減少管理工作中的風(fēng)險與問題。在管理醫(yī)保檔案的過程中，要積極對現(xiàn)有各項規(guī)章制度進(jìn)行完善與創(chuàng)新，打造堅實的管理基礎(chǔ)，緊抓管理人才隊伍建設(shè)、管理制度落實、技術(shù)升級等，達(dá)到提升業(yè)務(wù)水平的目的。通過切實可依的管理制度進(jìn)行醫(yī)保檔案管理，以助于減少執(zhí)行中各個流程的潛在問題，便于問責(zé)，做到高效管理，切實履行各類獎懲機制，保障檔案管理的順利開展。在加強醫(yī)保檔案管理的過程中，要積極做好硬件設(shè)施建設(shè)，為管理與服務(wù)創(chuàng)造良好的平臺與基礎(chǔ)，這也是得以持續(xù)推進(jìn)醫(yī)保檔案工作進(jìn)步的必要前提條件。醫(yī)保檔案實際管理工作中，要重視并切實落實管理硬件設(shè)施的建設(shè)，積極予以完善，在及時更新?lián)Q代的情況下為管理、服務(wù)質(zhì)量的提升予以支持。比如某地區(qū)醫(yī)保局在經(jīng)費、資源緊張的情況下，對醫(yī)保檔案管理優(yōu)先安排資料室，購置各類計算機設(shè)備等進(jìn)行檔案管理，在后續(xù)的醫(yī)保檔案服務(wù)工作中發(fā)揮了極大的作用，保證了醫(yī)保檔案信息的及時開發(fā)與利用，提升了檔案管理的安全性，也為后續(xù)管理工作的創(chuàng)新與改革提供了有力保障。醫(yī)保檔案管理中要做好各類檔案的接收與歸檔工作，嚴(yán)格把關(guān)檔案質(zhì)量，在醫(yī)保工作將檔案的合理管理與應(yīng)用作為重點，從而為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的順利執(zhí)行提供切實依據(jù)，通過規(guī)范化、程序化的運作最終實現(xiàn)流程優(yōu)化。比如某地區(qū)醫(yī)保局在醫(yī)保檔案管理改革中積極探索管理科學(xué)化與制度化，在認(rèn)清以往管理工作問題的基礎(chǔ)上探索綜合管理新模式，利用多項創(chuàng)新舉措對不同門類、載體的醫(yī)保檔案進(jìn)行開發(fā)，從而極大地挖掘了醫(yī)保信息的服務(wù)價值，提升了醫(yī)療服務(wù)工作質(zhì)量。在醫(yī)保檔案管理中首先要針對檔案內(nèi)容與類別進(jìn)行分門別類的管理，做好不同載體檔案的有序化管理，確保檔案按照正確的時間、順序與類別進(jìn)行排列，減少管理中的丟失、損壞、遺漏、篡改等問題。關(guān)于醫(yī)保檔案的建檔工作，要著重對目錄進(jìn)行梳理與編寫，確保目錄清晰可查，檔案裝訂整潔牢固，以此達(dá)到提升醫(yī)保檔案整理質(zhì)量的目的。另外，對于醫(yī)保檔案要加強管理監(jiān)督與核查，將工作監(jiān)督與考核列入必要的日常管理中，經(jīng)常組織對檔案的梳理、核查等工作，確保檔案工作無疏漏。對檔案管理工作人員要定期組織培訓(xùn)與教育，提升其職業(yè)道德水平與專業(yè)管理水準(zhǔn)，積極組織各種醫(yī)保檔案管理交流的工作會議，聯(lián)合多個部門加強監(jiān)督與考核，從而及時發(fā)現(xiàn)并處理管理工作中的各項問題，達(dá)到提升管理水平的目的。加強醫(yī)保檔案服務(wù)能力建設(shè)。醫(yī)保檔案的服務(wù)對象主要為各級參保單位與參保人員，要積極樹立人本化觀念，將僵硬死板的醫(yī)保檔案管理打造成為從參保單位與人員實際需求出發(fā)、符合他們醫(yī)保保險業(yè)務(wù)需求的新服務(wù)模式，為其提供便捷、快速、高質(zhì)量的檔案服務(wù)，利用信息化、計算機等做到醫(yī)保信息的隨時查詢與共享，并且與各大醫(yī)療結(jié)構(gòu)聯(lián)合共同建立專門的醫(yī)保網(wǎng)站，以確保醫(yī)保檔案得以最大限度地發(fā)揮服務(wù)功能與價值?？紤]到醫(yī)保檔案的服務(wù)價值，要切身挖掘檔案本身信息的服務(wù)潛力，積極與社會各界溝通發(fā)掘醫(yī)保檔案管理與運用的各類問題，并及時提出合理的改善舉措予以解決，通過各類交流工作會議推動檔案信息的深挖掘與深加工，為醫(yī)保行業(yè)的決策與發(fā)展提供參考。為確保醫(yī)保制度的順利運行，未來要進(jìn)一步研究參保人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)?；鹜顿Y、不同地區(qū)醫(yī)保水平與變化、醫(yī)保待遇變化規(guī)律等諸多內(nèi)容，這些都必須以完善、準(zhǔn)確的醫(yī)保檔案為基礎(chǔ)才能進(jìn)行研究，因此為保障醫(yī)保制度的順利推行，必須做好醫(yī)保檔案的管理，從而確保我國醫(yī)療保險服務(wù)現(xiàn)狀得到進(jìn)一步改善，實現(xiàn)平穩(wěn)健康的過渡與發(fā)展。
3．結(jié)束語
檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設(shè)方面，本文從提高認(rèn)識，加強投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾恚粌?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確；完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個方面闡述了筆者的建議。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；建議
檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。
一、提高認(rèn)識，加強投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障
各組織、各單位，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復(fù)印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設(shè)備、服務(wù)器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設(shè)備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進(jìn)行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊伍培養(yǎng)成會檔案管理、又會計算機的復(fù)合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對人員的需要。
四、加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實檔案信息
公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時維護(hù)，互動高效，提高主動服務(wù)意識，實現(xiàn)信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實名制準(zhǔn)入驗證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進(jìn)行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確
電子檔案信息在錄入時，容易出現(xiàn)錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面
數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；改革
檔案在國內(nèi)外有上百種不同的定義，但它大致的功能就是持續(xù)地記載客觀信息并反映客觀事物特征，持續(xù)的信息功能決定了它能反映事物的持續(xù)的發(fā)展的歷史過程，從不同側(cè)面和角度全面客觀地反映事物，因此檔案是十分重要的信息載體。而醫(yī)院檔案也是和重要的記錄醫(yī)院信息的載體，例如行政文書檔案、工資檔案和人事檔案等，是醫(yī)院管理正常運轉(zhuǎn)的重要保障。而其中黨員檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院人事管理的核心工作，有著重要的作用，然而隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)醫(yī)院黨員檔案管理方式以及逐漸不能適應(yīng)信息化需求，存在諸多管理問題，亟需改革。
1 醫(yī)院黨員檔案管理的重要性
檔案管理一般指的是事業(yè)單位收集整理檔案，并予以保管鑒定，最后統(tǒng)計編排成庫，以便隨時提供數(shù)據(jù)檢索查詢的管理工作。一般包括信息收集、規(guī)范整理、價值鑒定、嚴(yán)格保管、統(tǒng)一編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究（又稱文獻(xiàn)編纂）、信息利用等八個階段。而醫(yī)院的黨員檔案管理就是醫(yī)院的黨員的信息被收集整理、保管鑒定最后統(tǒng)計編排成庫，以便隨時進(jìn)行人事信息查詢的檔案管理工作。醫(yī)院的黨員檔案管理一般主要涉及黨員的工作、生活和學(xué)習(xí)的發(fā)展過程的記錄，是基層黨員組織建設(shè)的重要載體，更是醫(yī)院黨員建設(shè)工作的重要工具。強化醫(yī)院的黨員檔案管理工作有利于加強黨在對醫(yī)療事業(yè)的思想和人事方面的指導(dǎo)，強化醫(yī)護(hù)人員的為人民服務(wù)的工作意識，堅持正確的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展方向。加強醫(yī)院黨員檔案管理工作從政治、醫(yī)療事業(yè)和檔案管理工作三方面都具有十分重大的意義。
2 醫(yī)院黨員檔案管理面臨的現(xiàn)狀
2.1 缺乏對黨員檔案管理工作的足夠重視
黨員檔案管理工作除了作為管理工作的特性以外，還具有黨的思想政治工作方面的特性。不能僅僅把黨員管理工作當(dāng)作普通的工作對待，它還具有一定的思想政治功能。黨員檔案管理工作的水平高低直接反映了醫(yī)院黨員組織建設(shè)工作的水平高低，因此無論是大到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還是小到檔案管理人員都要深化對黨員檔案管理工作的重要意義和必要性的認(rèn)識，應(yīng)該隨時具備政治意識，樹立大局觀。而基層的檔案管理工作人員更要堅持把黨員檔案管理工作往高水平、現(xiàn)代化方向做，拋棄懈怠懶惰的思想，認(rèn)真做好黨員檔案管理工作的每一個細(xì)節(jié)，以高度的責(zé)任感和使命感要求自己的管理工作職責(zé)，努力提升黨員檔案管理水平。
2.2 缺乏健全的黨員檔案管理制度
黨員檔案管理的工作質(zhì)量的提升還取決于是否有統(tǒng)一的合理科學(xué)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。一般醫(yī)院往往會有統(tǒng)一規(guī)范的工作管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，然而涉及到檔案管理制度方面的卻少之又少，檔案管理甚至沒有具體的檔案內(nèi)容界定標(biāo)準(zhǔn)，也沒有被納入正規(guī)的醫(yī)院業(yè)績考核體系。黨員檔案管理的第一階段就是要進(jìn)行檔案收集，然后進(jìn)行規(guī)范整理，如果缺乏統(tǒng)一的對收集的內(nèi)容信息的劃分標(biāo)準(zhǔn)，僅憑檔案管理工作人員的個人的實踐經(jīng)驗進(jìn)行主觀劃分，往往會導(dǎo)致檔案收集和劃分出現(xiàn)重復(fù)和混亂的狀態(tài)，浪費人力資源和時間精力，不利于高效的檔案管理工作的實行。而缺乏管理考核的檔案管理則從外部沒有壓力，內(nèi)部也沒有動力，管理水平提高也就缺乏發(fā)展動力。
2.3 缺乏專業(yè)的黨員檔案管理隊伍
第一，黨員檔案管理隊伍非專業(yè)化。檔案管理工作人員大部分是由于各種客觀原因而從事檔案管理工作的，很多不是檔案管理專業(yè)出身，因此管理隊伍本身的敬業(yè)意識、專業(yè)素養(yǎng)、技能水平普遍偏低。第二，黨員檔案管理隊伍發(fā)展乏力。由于很多醫(yī)院并不重視檔案管理工作，檔案管理人員基本沒有機會得到繼續(xù)教育和培訓(xùn)的機會借以提高技能水平，因此管理隊伍本身專業(yè)水平長期停滯不前。
2.4 醫(yī)院工作中被邊緣化的地位
雖然醫(yī)院黨員檔案管理也是醫(yī)院工作的有機組成部分，然而檔案管理工作卻處于日益被邊緣化的地位。具體表現(xiàn)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的事實，甚至連部分檔案管理工作人員也不認(rèn)同自己從事的檔案管理工作，而醫(yī)院無論是在設(shè)備更新、人才培養(yǎng)、制度建設(shè)等各個方面都忽略了檔案管理工作的發(fā)展，甚至?xí)奚鼨n案管理資源補充醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)。
3 推薦黨員檔案管理工作的有效建議
3.1 全面重視黨員檔案管理工作
第一，思想意識上認(rèn)同黨員檔案管理工作。要加強醫(yī)院全體人員對檔案管理工作的深刻認(rèn)識，尊重并重視檔案管理工作；提高檔案管理工作人員的物質(zhì)待遇與精神獎勵，讓管理人員從內(nèi)心認(rèn)同檔案管理工作這份職業(yè)。第二，資金投入上要兼顧檔案管理建設(shè)。積極進(jìn)行檔案管理的硬件設(shè)備的更新?lián)Q代，引進(jìn)電子計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)；加強對管理工作人員的繼續(xù)教育的投入，通過成人教育，網(wǎng)絡(luò)授課，小班培訓(xùn)等形式提升管理人員的檔案管理技能水平，提升檔案管理的專業(yè)化水平。
3.2 加強檔案管理的專業(yè)化建設(shè)
第一，黨員檔案管理有專業(yè)管理制度、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。和其他專業(yè)一樣，檔案管理必須有自己的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在內(nèi)容類目劃分上要有明確具體的標(biāo)準(zhǔn)，不可通過主觀經(jīng)驗劃分，才能讓黨員管理的收集整理高效而準(zhǔn)確。第二，黨員檔案管理有專業(yè)的辦公資源。第一，有專業(yè)的管理空間。例如專門的保管室、專門的保管柜箱、有專門的保管盒子、有專門的保管手續(xù)和專門的人員管理，做到從檔案管理的器物到過程都專業(yè)化，讓黨員檔案管理有速度、有保障、有依據(jù)、有效率。
3.3 加強黨員檔案管理工作的分工建設(shè)
針對在黨員檔案管理工作低效散漫的問題，應(yīng)該通過科學(xué)合理的細(xì)化分工來解決。黨員檔案管理細(xì)化分工，首先要細(xì)分工作職責(zé)，其次要分配工作任務(wù)，最后合理制定分工環(huán)節(jié)，按照檔案管理一般程序，從檔案的收集整理到規(guī)范統(tǒng)計和最后的信息利用流水線管理模式，各司其責(zé)。高效而合理的分工可有效提升黨員檔案管理工作的工作效率。
3.4 發(fā)揮黨員檔案管理的政治功能
為了提升黨員檔案管理工作的實際作用，應(yīng)該把黨員檔案建設(shè)同黨員組織建設(shè)有機結(jié)合起來，黨員的關(guān)系的轉(zhuǎn)接和變化都應(yīng)該通過黨員檔案管理相關(guān)工作環(huán)節(jié)。另外，黨員檔案管理工作室可以創(chuàng)造性地建設(shè)動態(tài)的黨員檔案管理，依據(jù)黨員的檔案信息，科學(xué)合理地對黨員進(jìn)行評估其思想狀況，發(fā)揮關(guān)愛黨員的作用。
4 結(jié)語
醫(yī)院黨員檔案管理工作室醫(yī)院管理工作的有機組成部分，對醫(yī)院工作的運轉(zhuǎn)和黨員組織建設(shè)起著重要作用。醫(yī)院黨員檔案管理工作面臨被邊緣化的現(xiàn)狀，工作被認(rèn)同度不夠，也缺乏資金投入、技術(shù)發(fā)展、管理理論的支持，針對這種現(xiàn)狀，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要重視黨員檔案管理工作，積極推動傳統(tǒng)的黨員檔案管理工作的更新?lián)Q代，努力促進(jìn)黨員檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化水平的提高，重新發(fā)揮黨員檔案管理工作的政治和管理作用。
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