時間：2023-06-25 16:03:56
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【關鍵詞】合同管理；決策機制；流程管理
一、醫(yī)院加強合同管理的必要性
醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展以及國家新醫(yī)改政策的有效推行，醫(yī)療需求的增加、醫(yī)療市場擴大，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)建設已進入一個持續(xù)增長時期，隨著醫(yī)院建設投入的增加，醫(yī)療單位基建、采購、合作與協(xié)作等經(jīng)濟事項大量增多。為明確雙方的權利和義務，更好地維護雙方的合法權益，簽訂合法的經(jīng)濟合同顯得尤為重要。同時醫(yī)院內(nèi)部控制不規(guī)范、決策機制不完善、合同執(zhí)行、監(jiān)督管理不到位的問題凸顯，防范經(jīng)濟和法律風險，遏制經(jīng)濟糾紛，維護醫(yī)院利益和權益，建立合同考察、論證、決策、招標、審核、執(zhí)行、監(jiān)督的全過程管理制度勢在必行。
二、目前合同管理中存在的問題
1.應該簽訂合同的經(jīng)濟事項不簽訂合同
醫(yī)院內(nèi)部控制不規(guī)范，存在某些科室和領導以各種理由，不請示、不匯報，自行安排施工或采購的情況。大額項目未與對方簽訂合同就實施，造成要求不明，責任不清，驗收、結(jié)算、付款無據(jù)可循，沒有可靠的法律保障，存在較大的違約和糾紛風險。
2.合同簽訂前的決策程序不完善
合同簽訂前未對相關項目進行市場、政策、方向等方面的評估，進而對合同締約目的、預期效果進行決策性分析，形成合同決策意見，沒有履行完整的考察、論證、決策程序。
3.合同執(zhí)行過程中沒有有效監(jiān)督
合同執(zhí)行、監(jiān)督制度不完善，責任不清，合同具體問題不進行交接，部門之間有效溝通少，造成合同履行和監(jiān)督不到位。合同簽訂后未及時與財務、審計、紀委等監(jiān)督部門進行交底，造成合同執(zhí)行、結(jié)算過程中監(jiān)督部門無法對隱蔽工程、商品質(zhì)量等及時驗收、監(jiān)督，無法規(guī)避潛在風險。
4.存在大量的格式合同
合同條文一般承辦科室安排施工方或供貨方擬定，條款梳理不仔細，而施工方和供貨方擬定的合同細節(jié)一般都對自己有利。
三、合同管理不到位的原因分析
1.醫(yī)院沒有根據(jù)最新的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范及相關制度應用指南》制定和完善內(nèi)控制度，沒有專門的合同管理規(guī)定，沒有完整的合同決策、招標、責任追究制度體系，導致各部門在實際工作中無章可循，無法可依，相互推諉，降低了工作效率，提高了經(jīng)營風險，缺乏有力的制度保障。
2.責任不明確，沒有指定合同管理和監(jiān)督部門，合同履行過程中的監(jiān)管制度不完善，監(jiān)管力度差。
3.承辦科室沒有起到應有的作用，專業(yè)知識匱乏，項目前期調(diào)查、論證不到位，調(diào)查、論證階段過分依賴供貨方和施工方。
4.沒有充分發(fā)揮醫(yī)院各專業(yè)委員會的作用，各專業(yè)委員會形同虛設，沒有在調(diào)查、論證及決策中起到應有的作用。
四、醫(yī)院合同管理建議
1.做好前期控制工作，做好風險管理
（1）建立健全內(nèi)部控制制度，促進合同管理規(guī)范化、科學化、法律化。完整的合同管理制度應包括：項目的申請、審批、授權、考察調(diào)研、論證、招標洽談、決策、審核、執(zhí)行管理、監(jiān)督管理、結(jié)算管理、后期管理程序。明確院級領導的責任，明確合同管理部門。
（2）明確責任，做好前期調(diào)查、論證工作。明確各職能科室的職責范圍，歸口管理。一般的項目申請應有效益分析，大型項目的申請應有可行性分析，并經(jīng)醫(yī)院指定的部門審核。大型項目的論證應由承辦科室在相關部門的監(jiān)督下組織，參考醫(yī)院現(xiàn)行的《萬元以上儀器設備論證審批表》制定項目論證審批表，論證過程中發(fā)揮各專業(yè)委員會的作用。
（3）建立科學的決策機制和定價程序。根據(jù)項目性質(zhì)和前期調(diào)查論證結(jié)果向院領導匯報后，選擇合理的采購方式，采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢價比價等多種采購方式相結(jié)合的辦法，形成完整的采購方案，合理確定采購價格。組織定價過程中，充分發(fā)揮承辦科室、各專業(yè)委員會、監(jiān)督部門、及有關技術、經(jīng)濟專家的作用。建立重大合同決策機制，必要時應參考法律顧問的意見。
2.注重流程管理，建立標準流程
（1）加強過程管理，做好各環(huán)節(jié)記錄，確保各環(huán)節(jié)資料的追溯性，及時追蹤履行情況。申請、論證、簽訂依據(jù)、采購方式、組織程序、執(zhí)行、監(jiān)督、存檔、信息傳遞等過程有明確規(guī)定。
（2）明確各承辦科室的合同管理崗位，制定在前期論證、文本起草、審批、審核、備案，授權方面的責任和管理辦法，制度合同文本管理、履行、糾紛處理等流程管理制度，做到合同管理從始至終都處于有效的控制狀態(tài)。
（3）加強簽訂環(huán)節(jié)管理。建立合同專用章制度，專人管理，分散醫(yī)院公章的使用和管理壓力。完善合同審批單，加強合同審批單的作用，合同簽訂過程中簽訂依據(jù)、洽談紀要附在合同審批單后面作為重要審批依據(jù)。盡量不用乙方的格式合同，各承辦科室根據(jù)項目性質(zhì)和內(nèi)容，在一定時期內(nèi)形成自己的格式合同。
（4）充分利用計算機信息系統(tǒng)資源，開發(fā)專門的檔案管理軟件。合同簽訂后，承辦科室首先送檔案管理科存檔，由檔案管理科編號，檔案管理科掃描后，存于數(shù)據(jù)庫備查，相關職能科室根據(jù)醫(yī)院賦予的查詢權限查詢合同等。節(jié)約合同存放空間、節(jié)約人力、物力。
3.明確責任，加強合同執(zhí)行監(jiān)督
（1）明確各類合同的監(jiān)督部門。
（2）建立采購驗收制度，大型項目的驗收工作由承辦科室組織，成立專門的驗收組織，抽調(diào)參與論證和合同討論的人員參與驗收及糾紛處理工作，出具驗收報告。異常情況書面匯報，及時處理。
（3）探討合同的考核辦法，指定的合同監(jiān)督部門和預算辦定期進行合同履行情況評估，納入各科室的績效考核。
五、標準的合同流程的建立
以基建項目為例，探討標準合同管理流程的建立：
1.申請：基建科根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展情況提出需求，作出可行性論證報告，提交分管院領導審批。
2.審批：分管院領導根據(jù)基建科的申請?zhí)峤稽h委會討論，大型項目提交職代會討論，根據(jù)黨委會和職代會的討論意見，反饋基建科。
3.授權：院領導授權基建科和相關科室共同進行考察調(diào)研和論證。
4.考察調(diào)研、論證：基建科和相關科室進行考察調(diào)研，收集潛在施工方的資料，包括其資質(zhì)、實力、信譽、以前施工案例等，進行詳細的論證并將論證結(jié)果提交分管領導審批。
5.招標洽談：分管領導和院長根據(jù)項目性質(zhì)進行決策，大型項目提交院黨委或職代會同意后，提交院內(nèi)招標管理部門，由招標管理部門組織、履行完整的招標洽談程序，大型項目公開招標，招標過程中應有必要的監(jiān)督部門如紀委、審計等的監(jiān)督。
6.決策：招標結(jié)束后招標管理部門和基建科共同向分管領導匯報，由分管領導提交黨委會決策，決策結(jié)果反饋招標管理部門和基建科。
7.合同審核：由基建科起草合同文本，分別經(jīng)招標辦、紀委、財務、審計等監(jiān)督部門審核后由院領導簽批。
8.執(zhí)行：基建科將合同向財務、審計、紀委等相關科室進行交底、存檔，有條件的醫(yī)院用信息系統(tǒng)進行交底，并按合同組織施工，合同執(zhí)行過程中的需要的建筑材料、設備等每項都要走這樣一個完整的流程。
9.監(jiān)督：基建科在建設過程中對施工進度、隱蔽工程等及時在監(jiān)督科室監(jiān)督下組織驗收，大型項目應有監(jiān)理公司的參與或全過程管理。財務部門根據(jù)基建科和監(jiān)督部門共同簽署的驗收單和付款通知單支付進度款。
10.結(jié)算管理：工程完工后基建科將結(jié)算申請報送相關部門審核結(jié)算，大型項目應委托外審機構(gòu)進行結(jié)算，結(jié)算結(jié)果由紀委、審計等監(jiān)督部門審核，并報分管領導、院長審批，財務部門根據(jù)結(jié)算審批意見支付工程款，并根據(jù)合同留足質(zhì)保金。
11.合同執(zhí)行審計：監(jiān)督部門定期或不定期進行各承辦科室的合同執(zhí)行審計，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，了解合作方的需求，對審計結(jié)果向院領導匯報和審批，審核結(jié)果與經(jīng)濟責任掛鉤，提高合同執(zhí)行部門的責任心。
探討用完整的合同管理流程約束經(jīng)濟行為，做好醫(yī)院內(nèi)部控制，提高經(jīng)濟效益，將決策科學化、民主化，充分調(diào)動各方面的積極性，杜絕招標過程中的人為因素，做到公開、公平、公正，促進行風和廉政建設，控制醫(yī)院經(jīng)營風險。
參考文獻：
[1]王麗娟.淺談醫(yī)院合同管理的現(xiàn)狀和對策[J].醫(yī)院信息，2010，1（3）：33-70.
【關鍵詞】合同管理；控制流程
1.合同主體的識別
目前的施工市場比較混亂，有的施工單位沒有資質(zhì)借用資質(zhì)，有的低資質(zhì)借用高資質(zhì)，還有的私自轉(zhuǎn)包、分包給低資質(zhì)甚至無資質(zhì)單位。應當說，建設領域較為普遍地存在建設工程合同主體與合同執(zhí)行主體不一致，即建設領域中的掛靠、轉(zhuǎn)包、違法分包等行為。
《中華人民共和國建筑法》規(guī)定：禁止施工企業(yè)超越本企業(yè)資質(zhì)等級許可的業(yè)務范圍承包工程，禁止其他單位使用本單位的資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照以本企業(yè)的名義承接工程。施工單位為規(guī)避這一法律規(guī)定，采取無施工資質(zhì)或低施工資質(zhì)的施工單位利用掛靠高施工資質(zhì)施工單位，簽訂施工合同，承接施工任務，以至當前建設領域存在一種普遍現(xiàn)象即：一級施工隊伍中標，二級施工隊伍簽合同，三級施工隊伍甚至無等級施工隊伍施工。由于掛靠方式的出現(xiàn)，合同簽訂單位具有相應的民事行為能力，但實際承建單位卻不具備相應的施工資質(zhì)及完成建設任務的能力。于是建設過程中，建設工程糾紛增多，國家建設項目遭到一定的損失。
為了避免上述風險的發(fā)生，公司必須高度重視參加投標單位的考察工作，對其身份、資格、能力進行認真審查確認。合同主體的審查是合同審查中首先要確認的問題，合同當事人的身份和資格是直接關系到合同是否有效、能否履行的先決條件。就施工合同主體資格審查而言，公司在簽約前應首先對施工方資信等重大事宜進行細致調(diào)查，才能從源頭控制。
2.合同的簽訂
2.1簽約準備階段
簽約準備階段是全部合同工作的基礎，加強這一階段的調(diào)查工作對風險控制和合同管理具有特別重要的意義。
2.2簽約協(xié)商階段
協(xié)商是就未來將要訂閱的合同的主要條款交換意見，達成合同的過程，這一過程在合同法上稱為要約和承諾。在建設施工合同簽訂中一般表現(xiàn)為招標、投標和中標。在協(xié)商過程中，一定要把自己的意思準確全面的表達出來。并對對方的意思表示進行認真分析。根據(jù)《合同法》、《招標投標法》的規(guī)定，在招標投標過程中要注意以下問題：招標文件在性質(zhì)上屬于要約邀請，不具有法律約束力，但它的內(nèi)容對后續(xù)的中標簽約和施工影響很大，必須予以重視。要注意分析招標文件中給定的項目性質(zhì)、技術要求、工程相關條件以及給定的主要合同條款，對其超出自身條件和可能導致違法違規(guī)的要特別注意，應在標書中對其進行適當處理。
投標文件是非常關鍵的，除為中標服務以外，它還是簽約過程的要約，對合同的影響極大。
2.3合同條款確定階段
建筑施工合同是法定書面合同，必須注意運用妥善的詞句將協(xié)商座談過程中的條款用書面形式確定下來。在確定條款時應注意以下問題：格式合同文本的全面性完整性。建設工程施工是一項復雜的系統(tǒng)工程，施工合同約定條文不能過于簡單。過于簡單的合同文本意味著不確定性的增加。公司審查合同時應就合同內(nèi)容是否完整、全面，風險分擔是否合理等進行全面審查。盡量避免看似省事的合同條款，應當努力從自身的角度出發(fā)，將所能預計到的一切情況均在合同中加以約定?，F(xiàn)實中的建設方或建設方所在地主管部門印制的合同文本，往往不能注意到具體工程事項的特點，規(guī)定死板，過于原則化，經(jīng)常存在這樣那樣的缺點?！逗贤ā穼Ω袷綏l款作了明確限制，應高度注意對合同必須逐條認真審核，添加自己認為應該規(guī)定的條款。一般應注意添加：項目履行中各方明示代表外的其他人的行為效力；工程功效下降的計算方式及損失賠償范圍；工程停建、緩建，中間停工時的退場、現(xiàn)場保護、工程移交、結(jié)算方法和損失賠償范圍；工程進度款拖欠情況下的工期處理；工程中間交驗或建設單位提前使用工程部分的保修問題；合同外工程量的計價原則和簽訂程序；建設單位原因造成工程竣工驗收延期情況下的工程結(jié)算程序和法律責任；工程尾款的回收辦法和保證措施，等等。
2.4合同審定簽字階段
這是合同簽訂的最后階段，建設工程合同關系雖經(jīng)承諾，但一般需要經(jīng)過簽字蓋章才能正式生效。所以，這一階段一定要對合同做最后把關。首先，要對前述階段進行審核，檢查是否存在疏漏，及時解決問題；其次簽約過程中前述階段一般由專門人員具體承做，往往不能綜合企業(yè)和工程全局，所以，企業(yè)負責人員一定要在這一階段對合同進行通讀，從全局和整體出發(fā)，對合同條文進行審查。
3.合同的履行
加強合同履行管理。建設工程施工合同管理，是公司對施工合同的簽訂和實施進行指導、監(jiān)督檢查和管理。工程施工階段合同管理的目標是保證工程項目建設目標的實現(xiàn)。
實施有效的合同實施控制。為了保證工程項目施工按計劃、有秩序地進行，保證正確地履行合同，就必須對工程項目實施進行嚴格的合同控制。
建立合同實施保證體系。設立專門的合同管理機構(gòu)和人員。合同管理的任務必須由一定的組織機構(gòu)和人員來完成，要提高合同管理水平，必須使合同工作專門化和專業(yè)化。
合同履行分析，落實合同管理責任。建設單位在合同實施過程中的基本目標就是圓滿地完成合同規(guī)定的任務。在合同具體實施單位和分承包商的具體工程活動中，必須熟悉合同規(guī)定，明確自己的責任，用合同指導工程實施的工作。
建立合同管理工作程序。在工程實施過程中，合同管理的日常事務工作千頭萬緒，極易引起管理的混亂。為了避免混亂現(xiàn)象，使合同管理工作有序、有效進行，必須建立合同工作程序，規(guī)范合同管理工作。
建立報告和行文制度。在工程施工過程中，要建立嚴格的報告和行文制度，尤其是涉及承包商與業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的有關問題都應以書面形式作為最終依據(jù)。這是合同法規(guī)定，也是工程管理的需要。
建立文檔管理系統(tǒng)。在工程合同管理過程中，一方面需要大量的資料，另一方面產(chǎn)生大量的資料。因此，建立合同文檔系統(tǒng)，科學、系統(tǒng)地整理和保存工程施工中各有關事件和活動的一切資料就非常重要。
實施有效的合同監(jiān)督。合同責任是通過具體的實施工作完成的。合同監(jiān)督可以保證合同實施，按合同結(jié)果進行。合同監(jiān)督可以分為：
（1）對施工單位、監(jiān)理工程師進行合同監(jiān)督。
（2）對其他協(xié)作方的監(jiān)督。
（3）現(xiàn)場監(jiān)督各工程小組、項目小組或分包商的工作。
（4）對各種文件合同方面的審查和控制。
進行合同跟蹤。在工程實施過程中，由于實際情況千變?nèi)f化，常常導致合同實施與預定目標的偏離。如果不采取措施，這種偏差常常從小到大，逐漸積累，對合同的履行會造成嚴重的影響。跟蹤合同實施過程，就可能達到合同總目標。
合同評價和判斷。在合同跟蹤的基礎上，進行分析、評價和預測。不論是對正在進行的，還是對將要進行的工程施工都有重要的影響。合同評價可以對實際工作資料進行分析，整理或通過對現(xiàn)場的直接了解，獲得反映工程實施的信息，分析工程實施文件的差異及其原因、影響因素、責任等，確定各個影響因素由誰及如何引起，按照規(guī)定，應由誰承擔及承擔多大責任，提出解決這些差異和問題的措施、方法。
4.結(jié)語
總之，通過準確識別建設工程合同簽訂和履行各階段中的風險，正確評估其危害，加強合同的管理，一定能避免或減少風險，大大提高建設資金的使用效益，確保建設項目按期高質(zhì)量地完成。 [科]
【關鍵詞】招標；項目管理；合同管理；流程；控制
近年來，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷推動發(fā)展和《中華人民共和國招投標法實施條例》的實施，招投標市場逐漸的規(guī)范化、系統(tǒng)化，投標單位要想在當下社會越來越激烈的競爭環(huán)境和平臺下，順利中標。必須自身要具備良好的經(jīng)濟實力和技術水平。當然，對合同的管理也是相當重要，必不可缺的。
項目管理公司對項目的招標及合同的管理和控制，也是很重要的。
1、招標管理
首先，需要委托有資質(zhì)的招標機構(gòu)辦理招標事宜的項目的招標管理，項目管理方協(xié)助業(yè)主對招標活動進行協(xié)調(diào)和管理。
（1）確定招標方式，按有關招投標法律，法規(guī)，規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合項目情況，確定是采用公開招標方式或者采用邀請招標方式；
（2）向當?shù)卣ㄔO行政主管部門辦理有關招標備案手續(xù)；
（3）提出招標計劃， 確定投標人資格預審條件，確定標段劃分， 對本項目工程招標，采購的潛在投標人/供貨商進行市場調(diào)研；
（4）協(xié)助業(yè)主委托招標機構(gòu)；
（5）審查招標機構(gòu)的招標文件，代表業(yè)主監(jiān)督招標機構(gòu)的工作；
（6）審查招標機構(gòu)的書面評標報告，協(xié)助業(yè)主選定潛在成功投標人；
（7）接收招標機構(gòu)移交的招標采購各種必要的文件和資料；
（8）向有關行政監(jiān)督部門提交招標情況的書面報告；
2、合同管理
合同是具有法律效力的重要文件，具有合法性、嚴密性和嚴肅性。合同管理就是要在深刻理解招投標文件和和合同文本的前提下，以國家現(xiàn)行法律、法規(guī)為準則，嚴格按照合同條款的定義履行管理公司的職責. 如對于合同條款的理解產(chǎn)生異議，項目管理方組織，由業(yè)主、監(jiān)理、承包商和供貨商等單位參加，召開專題會議討論決定，如不能達成一致，可請當?shù)胤芍俨脵C構(gòu)仲裁。組成合同的文件為：
（1）本合同協(xié)議書；
（2）中標通知書；
（3）本合同專用條款；
（4）本合同通用條款；
（5）標準、規(guī)范及有關技術文件；
（6）工程設計圖紙；
（7）招標書及其附件；
（8）投標書及其附件；
（9）工程報價單或預算書；
（10）健康，環(huán)境、安全和計劃；
（11）雙方有關工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件視為本合同的組成部分；
2.1 合同管理作為工程項目管理的一個重要的組成部分，它必須融合于整個工程項目管理中.要實現(xiàn)工程項目的目標，必須對全部項目及項目實施的全過程和各個環(huán)節(jié)，項目的所有工程活動實施有效的合同管理。
2.2具體從以下幾方面進行合同管理：
（1）對合同的審查分析.從合同效力，完畢性，公平性，應變性等方面進行合同分析.合同審查完畢，對審查出的問題提出建議和對策；
（2）合同談判，合同談判可以解決招標文件和合同條款中的缺陷，漏洞，進一部明確合同雙方的責、權、利。合同談判前做好充分的準備工作，明確談判目的，擬定談判方案，重點談判內(nèi)容有： 工程內(nèi)容和范圍的確認，有關技術要求，技術規(guī)范和標準，合同價格，價格調(diào)整的約定，合同款的支付方式，工期和保修期的約定等；
（3）合同簽訂。通過合同雙方的談判，對新形成的合同條款達成一致意見，進入合同簽訂階段，通過合同談判，要形成合同最后文本。有時也可將合同談判的結(jié)果的書面文件作為合同的補充文件，同時具備合同效力；
（4）對合同履行過程中進行有效管理，做好以下工作。
① 加強項目工期管理，按合同工期規(guī)定要求承包商開工前提出總工期計劃，并審查批準，按照月（旬）進行實際檢查，分析影響進度計劃的因素，提出解決影響因素的具體措施，確認竣工工期的延誤等；
② 加強項目質(zhì)量管理，按合同規(guī)定的規(guī)范，規(guī)程和材料選型、監(jiān)督、檢驗材料和施工質(zhì)量，按合同規(guī)定程序驗收工程質(zhì)量；
③ 加強項目投資管理，嚴格按合同約定組織工程的階段驗收，簽署工程付款憑證，對變更價款嚴格控制和確認，辦理合同價款結(jié)算，對保險金進行管理，同時做好合同的有關資料收集和管理工作。
（5）做好合同外的工程變更管理， 嚴格按合同中規(guī)定的工程變更的程序處理工程變更， 根據(jù)雙方確定的合同的索賠程序和違約處理程序，進行合同爭議調(diào)解，認真處理索賠和合同違約事件。
合同管理的程序：業(yè)主的要求—項目管理機構(gòu)—組織機構(gòu)起草—組織機構(gòu)起草—審查合同的合法性、審查合同專用條款—與中標人（承包商、監(jiān)理、供貨商）進行合同談判—報送業(yè)主審定—協(xié)助業(yè)主簽訂各類合同—合同履行管理—分析合同偏離情況—能否補救—組織雙方協(xié)商—受理索賠申請?—協(xié)商—報業(yè)主審定—執(zhí)行索賠結(jié)果。
合同爭議調(diào)解基本程序：合同爭議發(fā)生—合同爭議一方或雙方向管理公司書面提交調(diào)解爭議的申請—管理公司組織調(diào)查取證—管理公司組織雙方協(xié)商和充分溝通—管理公司主持爭議談判，做出調(diào)解決定，用書面形式通知爭議雙—雙方同意的前提下，合同爭議解決—雙方對決定不滿意，向仲裁委員會申請仲裁或直接向法院—執(zhí)行仲裁委員會的裁決或法院判決。
違約處理基本程序：違約事件發(fā)生—受損失一方向管理公司提出申訴報告—管理公司調(diào)查、分析、確認違約性質(zhì)，并用書面文件通知違約方—管理公司評估違約方給對方造成的費用增加或工期延誤—與雙方協(xié)商處理意見—協(xié)商一致，管理公司簽發(fā)相應文件—協(xié)商不一致，管理公司依據(jù)合同約定妥善處理。
費用索賠管理基本程序：【YES的情況下】承包商：報現(xiàn)場變更申請單附變更費用計算書，及變更依據(jù)，如：設計變更、工程洽商、圖紙會審記錄、招標圖與施工圖比照的復印件—報管理公司—管理公司審核：Yes由業(yè)主代表簽字認可的設計變更—監(jiān)理公司審核：總監(jiān)理工程師會同專業(yè)監(jiān)理工程師審核工程量及費用組成—管理公司：控制經(jīng)理會同專業(yè)工程師審核工程量及費用組成，并與監(jiān)理和業(yè)主溝通，確認增加費用數(shù)額，并經(jīng)項目經(jīng)理同意—業(yè)主：審核管理公司的審核結(jié)果，簽署審批意見，并回復給管理公司—管理公司：將審核意見回復給監(jiān)理公司和施工單位。
關鍵詞：合同管理；管理流程；信息系統(tǒng)；界面管理
1引言
大型項目的合同種類繁多，傳統(tǒng)的手工管理方法耗時費力，很難實現(xiàn)合同信息的快速提取，對合同執(zhí)行狀況難以進行動態(tài)跟蹤，對合同索賠缺乏信息支持。基于管理流程的合同管理信息化的目標是對大型施工企業(yè)的所簽訂的各類合同的基本信息進行管理；對合同狀態(tài)進行跟蹤；通過信息平臺實現(xiàn)合同評審的網(wǎng)絡化；根據(jù)合同確定項目的預算成本，作為成本控制依據(jù)，并對合同執(zhí)行情況進行對比跟蹤；依據(jù)歷史工程索賠事件建立索賠事件庫為項目獲取索賠機會提供信息支持。
近年來，信息技術的高速發(fā)展為管理流程的改進提供了很大的空間，全面推動了流程管理的實現(xiàn)與組織的變革，對工程項目合同管理的實施進行流程分析，將相互關聯(lián)的管理過程作為系統(tǒng)加以識別、分析和理解，確定項目管理流程、操作程序、工作邏輯關系，從而提出并優(yōu)化有關管理流程，建立一套標準化、工作程序化、規(guī)范化、科學合理的管理工作流程，將有利于對整個項目系統(tǒng)或系統(tǒng)中的某個過程及其相互作用進行動態(tài)的、系統(tǒng)的管理，從而保證了各項工程施工活動的決策正確性及其實施結(jié)果的預期性，最終有效地保證項目合同管理目標的實現(xiàn)。
2大型設計項目的合同管理流程簡介
2．1大型設計項目合同管理流程的概念 管理流程是指管理活動中一系列相互關聯(lián)行為的序列結(jié)構(gòu)，它反映了在某種活動目標的導向下，這些活動的先后順序、承轉(zhuǎn)關系，制約、推進和輸入輸出的客觀規(guī)律。按其性質(zhì)和作用可以分為總體流程、局部流程和細部流程，總體流程規(guī)定了管理活動的階段劃分以及各階段的相互關系；局部流程反映各管理階段重要環(huán)節(jié)的相互關系；細部流程則反映各管理環(huán)節(jié)中業(yè)務活動的相互關系和流轉(zhuǎn)過程。 大型設計項目合同管理流程是它反映了工程設計項目管理的客觀規(guī)律和管理活動的特點，將設計過程所需要的信息流和物質(zhì)流進行有機結(jié)合，并為設計技作業(yè)和管理活動輸入行為目標、物質(zhì)條件、運作規(guī)則，促使其產(chǎn)出預期的結(jié)果。
2．2大型設計項目合同管理流程的特點 管理流程具有目的性、必然性、多樣性、系統(tǒng)性和層次性的特點。
2．2．1目的性是指管理流程表達了管理業(yè)務完成的過程，一定以實現(xiàn)相應的管理業(yè)務為目的：
2．2．2必然性指管理業(yè)務的完成必然要通過某種流程；
2．2．3多樣性指許多管理業(yè)務完成方式不具有唯一性，指一個管理系統(tǒng)中總是存在多種管理業(yè)務，因此存在多種流程，而且這些流程之間是密切相關的，是嚴密的組織的。一個管理系統(tǒng)的流程是由多種不同的流程構(gòu)成的流程體系；
2．2．4層次性指由于管理系統(tǒng)的功能具有層次性，相應的管理業(yè)務與流程也具有層次性，即一個綜合性的管理業(yè)務的流程可以分解為若干較管理業(yè)務流程組合。
2．3大型設計項目合同管理流程的構(gòu)建步驟 為了保證設計項目合同管理的成功實施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個理想的流程體系結(jié)構(gòu)應該滿足以下兩個條件；(1)流程同步，指流程應具備在質(zhì)量、數(shù)量、時間等方面準確滿足設計項目合同目標實現(xiàn)的能力。(2)流程高效，是用總的流程成本來計算，理想水平是用盡可能低的成本來保證項目信息流程、資金流、物資流的運轉(zhuǎn)。管理系統(tǒng)流程設計的主要內(nèi)容有管理業(yè)務分解、相關管理業(yè)務分析、構(gòu)建管理流程責任分配矩陣、繪制各級管理流程圖等。
管理流程設計是大型設計項目造價管理系統(tǒng)設計的重要組成部分，管理流程設計通過將某項管理工作分解為各個管理活動，直到管理工序，并區(qū)分具有不同性質(zhì)或特點的工序，根據(jù)管理科學原理采用不同的工序完成方式，在此基礎上確定的管理工作完成過程，為科學地確定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的管理規(guī)范奠定了基礎。特別是在現(xiàn)有管理系統(tǒng)重新設計中，通過流程研究，優(yōu)化與再設計，使進一步通過結(jié)構(gòu)再設計實現(xiàn)系統(tǒng)整體優(yōu)化有了較好的基礎。項目合同管理工作的分解及相應流程的構(gòu)建一般經(jīng)過如下幾個步驟： (1)對設計合同管理工作進行研究與探索，確定分解的準則，是按管理職能劃分或是按工程實施順序劃分等準則； (2)確定某項管理工作的管理活動組成，并理清管理活動中各個管理工序，初步擬定某項管理工作完成的綜合流程和相應的子流程； (3)去除每項管理職能的流程中的不可行的方案或明顯劣于其他方案的方案，保留較好的方案。
2．4大型設計項目合同管理流程的控制
大型設計項目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項目管理相關學科知識和技術方法，通過對影響設計項目合同管理的目標的因素進行識別、設計環(huán)境進行分析，對工程項目設計合同管理的目標控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進而對設計行為狀態(tài)實行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào)，從而保證對設計項目管理職能的履行，最終實現(xiàn)工程項目的設計目標。
它涉及到利用信息系統(tǒng)所提供的信息，對管理活動做出最優(yōu)化決策和指令，使每個管理過程始終逼近項目目標計劃?？刂葡到y(tǒng)的決策、指令及執(zhí)行，是由項目管理部門的高級、中級、及技術管理三個層次實現(xiàn)的，三個層次的水平將直接影響目標計劃的實現(xiàn)。信息系統(tǒng)的信息敏感程度，與控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平關系極大，而控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平，直接影響到計劃與實際的差異程度。因此，信息系統(tǒng)與控制系統(tǒng)必須設計成相匹配的系統(tǒng)。
2．5合同管理流程的界面分析與管理 界面，又稱接口，是指相互作用的子系統(tǒng)之間的界限，是子系統(tǒng)之間既相區(qū)別又相聯(lián)系的紐帶。界面管理是指協(xié)調(diào)相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換以實現(xiàn)系統(tǒng)目標的活動，除了組織上、管理上、技術上的協(xié)調(diào)之外，還要協(xié)調(diào)各系統(tǒng)界面的相互關系。
在現(xiàn)代工程項目管理中，人們越來越強調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項目中界面具有十分廣泛的意義，項目的各類系統(tǒng)，如目標系統(tǒng)、技術系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間都存在著復雜的界面。項目管理系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間及各個子系統(tǒng)內(nèi)部存在復雜的界面，而直接的表現(xiàn)形式是各管理流程之間的接口。
我們可以看出項目管理系統(tǒng)與外界以及項目管理系統(tǒng)內(nèi)部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復雜的關系，他們之間互相作用、互相聯(lián)系、互相影響，設計項目管理流程的界面有很多種類型，可以從很多不同的角度來描述： (1)項目的各類組織系統(tǒng)之間以及項目整個系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復雜的管理界面。例如，政府主管部門、項目管理組織、承包商、材料供應商等項目參建單位之間的工作往來形成了復雜的管理流程界面：從總體上，項目所需要的資源、信息、資金、技術等都是通過界面輸入的，項目向外界提品、服務、信息等也是通過界面輸出的，所以整個系統(tǒng)與外界也存在著復雜的界面。 (2)在工程項目生命周期的各階段之間的管理流程界面。設計項目自可行性研究至設計、設計到施工、施工到驗收，在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項目管理實施過程之間的管理流程界面。 (3)各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在設計項目的管理中，項目管理的各個職能以及各個管理部門在項目過程中形成一定的關系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標不同，按其職能可將項目管理系統(tǒng)分解為進度管理子系統(tǒng)、成本(投資)管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個子系統(tǒng)之間構(gòu)成復雜的職能管理流程界面。 (4)在項目設計的各個管理職能系統(tǒng)內(nèi)部也存在管理流程的界面，例如進度計劃管理系統(tǒng)中，進度計劃的編制分為總體實施計劃及各年度、季度、月度計劃的編制。在總體計劃編制的管理模塊中，輸入是項目管理目標及上層系統(tǒng)組織的意圖，輸出是項目的總體實施進度計劃，對于年度進度計劃的編制而言，其輸入是總體實施計劃，輸出是項目的年度實施計劃。所以，不同階段的計劃編制工作之間存在流程界面。 (5)部門間流程界面。部門間流程是跨越兩個或兩個以上職能部門的流程，即流程的系列活動是由不同職能部門的人來共同完成的。部門間流程的活動是不同的，但卻是相關的，活動之間有著內(nèi)在的聯(lián)系，有些活動乍看起來是不相干的，但通過某些其他活動的媒介，這些活動間也發(fā)生了遠程聯(lián)系，通過這些不同部門間的相關活動的共同作用產(chǎn)生了特定的結(jié)果，從而構(gòu)成某一工作完成的特定流程。例如，在設計項目實施過程中, 對項目管理組織者而言, 首先必須讓各專業(yè)對自身圖紙電子版驗收合格,然后組織專業(yè)間會簽交底, 之后方能協(xié)調(diào)出版部門按計劃出圖。這項管理工作的實施跨越了不同的專業(yè)、不同的行政科室和院內(nèi)不同部門，產(chǎn)生了部門間立體交互的流程界面。 因此，我們要對整個管理系統(tǒng)進行全面分析，運用集成管理的思想，對流程實施集成管理，做好各管理流程的界面協(xié)調(diào)，保證各管理子系統(tǒng)之間以及各子系統(tǒng)內(nèi)不同管理流程的物資、能量、信息通暢地流動，同時要處理好系統(tǒng)與外部環(huán)境的關系，使整個管理系統(tǒng)始終處于有效平穩(wěn)的狀態(tài)。
3大型設計項目合同管理流程的設計與實現(xiàn)
3．1背景分析 某大型項目的合同管理流程系統(tǒng)需要全面地歸納設計項目合同管理的事務，其中包括招投標文檔，并通過分類登記、關聯(lián)管理、跟蹤催辦，使原本散落在各個部門和各個人案頭、柜子中的所有合同臺賬、費用往來、文件往來、進度款、付款憑證、變更及其處理過程記錄等均可有條不紊地記載到該系統(tǒng)中，使原本難以理清的施工管理和合同事務變得有章可循。要求該系統(tǒng)不僅本身具有強大的管理功能，還可很好地橋接工程項目的其它業(yè)務管理，如：對進度計劃管理、材料與物資管理、投資控制管理、質(zhì)量安全管理等各個管理系統(tǒng)之間起到協(xié)調(diào)、監(jiān)控作用。
3．2本項目合同流程管理的目標分析 本項目的合同流程管理主要是實現(xiàn)對項目合同簽訂、履行、變更、索賠、終止、結(jié)算等的全過程跟蹤管理，同時為決策提供相應的支持信息和完整的文檔管理。具體包括： (1)實現(xiàn)對合同簽約的流程化管理，該部分內(nèi)容可鏈接到招投標管理子系統(tǒng)中； (2)以合同為主線，以費用回收與設計產(chǎn)品交付為中心，實現(xiàn)對合同全生命周期的管理； (3)對合同變更、索賠等重要合同事件進行記錄、分析，其中變更部分鏈接到計量支付中的工程變更管理； (4)對項目會議、方案變更、資源供應、進度調(diào)整等進行記錄，以便查詢。 本系統(tǒng)所涵蓋的業(yè)務范圍是針對工程相關合同生命周期中的各項業(yè)務，包括基本信息的管理、工程各類合同的簽訂、履約監(jiān)控、變更、索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務和工程備忘錄。 按照合同的生命周期，本系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)涉及的業(yè)務過程有合同的申請審核、工程各類合同的簽約、履約、計量與支付、變更和索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務。本系統(tǒng)主要分為基本信息管理、合同簽約管理、合同進程管理、合同變更管理、合同索賠管理、合同終止管理、工程備忘錄七大模塊。 合同管理子系統(tǒng)采用目錄樹層狀結(jié)構(gòu)，對合同申請、審核、簽訂、索賠、計量、支付、變更等合同相關業(yè)務進行全面、有效地管理，使工程項目各有關單位之間建立有機的聯(lián)系，相互協(xié)調(diào)，共同實現(xiàn)進度、質(zhì)量、費用三大目標。
3．3合同管理綜合流程圖 根據(jù)本項目的特點，建立的合同管理綜合流程圖。
3．4主要的功能模塊的分析
3．4．1合同簽約管理模塊 本功能模塊是保證項目的順利進行，規(guī)范經(jīng)濟行為，有效控制投資規(guī)模，規(guī)范合同的簽約行為。其主要功能包括如下幾點： (1)實現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的增、刪、改； (2)實現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的在線流轉(zhuǎn)； (3)實現(xiàn)合同文本電子文檔的掛接； (4)實現(xiàn)對合同模板的增、刪、改； (5)實現(xiàn)對因招標項目的信息查詢； (6)實現(xiàn)合同文本電子文檔的在線批注、審核。 合同簽約管理流程。 3．4．2合同進程管理 合同進程管理主要包括進度信息管理、質(zhì)量信息管理、計量信息管理、支付信息管理四大管理模塊。
1、進度信息管理 該模塊主要反映工程的進度計劃與完成情況，可由各標段的進度計劃與完成情況的相關數(shù)據(jù)編制匯總得出進度匯總表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下： (1)實現(xiàn)進度計劃、完成情況的調(diào)用； (2)實現(xiàn)進度計劃、完成情況的信息查詢； (3)實現(xiàn)各標段進度計劃、完成情況的對比分析。
2、質(zhì)量信息管理 該模塊主要提供工程檢測與評定及質(zhì)量事件的信息?？捎筛鳂硕钨|(zhì)量檢測、評定及其相關數(shù)據(jù)匯總得出工程質(zhì)量匯總報表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下： (1)實現(xiàn)質(zhì)量信息的調(diào)用：
(2)實現(xiàn)質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息查詢： (3)實現(xiàn)各標段質(zhì)量情況的對比分析。
3、計量信息管理 該模塊主要是對各標段每期工程計量信息的查詢與匯總，可由各標段審核后的計量及相關信息，如工程量清單、中間計量表匯總出審核后的中間計量總表。其流程圖。 該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下： (1)實行計量信息的調(diào)用： (2)能夠察看其他模塊中相關的支付、質(zhì)量與進度信息，能夠?qū)塾嬐瓿蓴?shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并且用直方圖對合同完成情況進行統(tǒng)計分析； (3)能夠?qū)ν瓿身椖窟M行費用分攤； (4)對以往審核后計量信息的查詢。
4、支付信息管理 該模塊主要是對各標段每月支付信息進行查詢與匯總?？捎蓪徍撕蟮母鳂硕沃Ц都捌湎嚓P信息，如中間支付單、付款單等匯總出審核后的中間支付匯總表。支付流程圖包括中間支付流程圖和竣工支付流程圖。 該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下： (1)實現(xiàn)調(diào)用支付信息； (2)實現(xiàn)對中間支付信息的查詢； (3)對支付金額超過支付比例的進行預警； (4)對支付款項做支付跟蹤，查詢實際支付時間、支付數(shù)量，及累計各期的支付數(shù)。
3．4．3合同變更 主要實現(xiàn)合同變更的查詢匯總，并分析合同變更的變更工程量和計算審核，實現(xiàn)對非合同變更(工程變更和設計變更)的量價分析，并設置是否記人合同總價調(diào)整的功能?？蓪崿F(xiàn)由合同變更的基本信息，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時間、審核記錄等匯總得出合同變更情況一覽表，并予以合同的變更管理的功能。 該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下： (1)當有新合同變更單進入系統(tǒng)時報警，提示相關工作人員； (2)對各標段合同變更單的查詢： (3)對各類變更進行量價分析； (4)對合同變更審核過程進行查詢； (5)能夠通過查詢相關的設計變更單審核工程變更單。 3．4．4合同索賠 該模塊主要實現(xiàn)合同索賠的查詢匯總，并分析合同索賠的變更工程量和單價以及工期。本功能模塊不實現(xiàn)索賠的錄入，索賠申請審核在投資控制子系統(tǒng)系統(tǒng)中實現(xiàn)。該模塊可實現(xiàn)由合同索賠的基本信息，包括索賠日期、索賠原因、索賠內(nèi)容、索賠審核意見等匯總得出合同索賠信息一覽表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)提示、查詢、跟蹤合同索賠狀況；
(2)合同索賠與相關工程問題關聯(lián)：
(3)合同索賠需進行量價分析和費用分攤。 合同索賠的基本流程圖見圖7所示
3．4．5合同終止管理
1、合同中止和終止合同中止和終止后要進行結(jié)算和資料移交等工作。該模塊的輸入為合同中止和終止的基本信息，該模塊的輸出主要為合同中止和終止的基本信息列表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)合同中止申請審核信息和終止信息的增、刪、改：
(2)合同中止申請審核信息和終止信息的查詢。
2、合同結(jié)算 合同結(jié)算指系統(tǒng)根據(jù)結(jié)算日期匯總合同投資的各項信息，如合同金額，發(fā)生變更金額，累計完成投資額，累計進度款支付金額，剩余合同投資等，本管理模塊可以實現(xiàn)合同結(jié)算功能。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)合同結(jié)算信息的增、刪、改；
(2)合同后生成合同剩余工程量清單。
3．5接口 合同控制系統(tǒng)不使用外部專用軟件，因此本系統(tǒng)的接口主要是指與其他子系統(tǒng)的接口。 在工程項目實施中合同管理是投資、進度、安全/質(zhì)量控制的依據(jù)。
(1)與投資控制子系統(tǒng)通過合同分解編碼和清單分解編碼相聯(lián)系，兩個系統(tǒng)的交叉主要在實際計量支付的管理和變更、索賠對投資的影響上，實際審核的流程交由投資管理子系統(tǒng)實施，審核結(jié)果的支付數(shù)額、變更索賠數(shù)額等傳給合同子系統(tǒng)做進一步查詢分析。
(2)對于計劃進度控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和進度子系統(tǒng)相聯(lián)系，合同子系統(tǒng)關于進度計劃與計劃完成情況的信息由計劃進度子系統(tǒng)調(diào)用，由合同子系統(tǒng)進行查詢分析。
(3)對于質(zhì)量控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和合同子系統(tǒng)相聯(lián)系，合同子系統(tǒng)關于質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息由質(zhì)量控制子系統(tǒng)調(diào)用，由合同子系統(tǒng)進行查詢分析。
(4)對于招投標項目的合同相關信息可由招投標子系統(tǒng)調(diào)用，包括在合同申請過程中招標項目的中標信息。
關鍵詞：合同管理；管理流程；信息系統(tǒng)；界面管理
中圖分類號：F284 文獻標識碼：B 文章編號：1008－0422(2007)09－0073－06
1 引言
大型項目的合同種類繁多，傳統(tǒng)的手工管理方法耗時費力，很難實現(xiàn)合同信息的快速提取，對合同執(zhí)行狀況難以進行動態(tài)跟蹤，對合同索賠缺乏信息支持?；诠芾砹鞒痰暮贤芾硇畔⒒哪繕耸菍Υ笮褪┕て髽I(yè)的所簽訂的各類合同的基本信息進行管理；對合同狀態(tài)進行跟蹤；通過信息平臺實現(xiàn)合同評審的網(wǎng)絡化；根據(jù)合同確定項目的預算成本，作為成本控制依據(jù)，并對合同執(zhí)行情況進行對比跟蹤；依據(jù)歷史工程索賠事件建立索賠事件庫為項目獲取索賠機會提供信息支持。
近年來，信息技術的高速發(fā)展為管理流程的改進提供了很大的空間，全面推動了流程管理的實現(xiàn)與組織的變革，對工程項目合同管理的實施進行流程分析，將相互關聯(lián)的管理過程作為系統(tǒng)加以識別、分析和理解，確定項目管理流程、操作程序、工作邏輯關系，從而提出并優(yōu)化有關管理流程，建立一套標準化、工作程序化、規(guī)范化、科學合理的管理工作流程，將有利于對整個項目系統(tǒng)或系統(tǒng)中的某個過程及其相互作用進行動態(tài)的、系統(tǒng)的管理，從而保證了各項工程施工活動的決策正確性及其實施結(jié)果的預期性，最終有效地保證項目合同管理目標的實現(xiàn)。
2 大型建設項目的合同管理流程簡介
2．1 大型建設項目合同管理流程的概念
管理流程是指管理活動中一系列相互關聯(lián)行為的序列結(jié)構(gòu)，它反映了在某種活動目標的導向下，這些活動的先后順序、承轉(zhuǎn)關系，制約、推進和輸入輸出的客觀規(guī)律。按其性質(zhì)和作用可以分為總體流程、局部流程和細部流程，總體流程規(guī)定了管理活動的階段劃分以及各階段的相互關系；局部流程反映各管理階段重要環(huán)節(jié)的相互關系；細部流程則反映各管理環(huán)節(jié)中業(yè)務活動的相互關系和流轉(zhuǎn)過程。
大型建設項目合同管理流程是它反映了建設工程施工生產(chǎn)的客觀規(guī)律和管理活動的特點，將施工過程所需要的信息流和物質(zhì)流進行有機結(jié)合，并為施工技術作業(yè)和管理活動輸入行為目標、物質(zhì)條件、運作規(guī)則，促使其產(chǎn)出預期的結(jié)果。
2．2 大型建設項目合同管理流程的特點
管理流程具有目的性、必然性、多樣性、系統(tǒng)性和層次性的特點。
2．2．1 目的性是指管理流程表達了管理業(yè)務完成的過程，一定以實現(xiàn)相應的管理業(yè)務為目的：
2．2．2 必然性指管理業(yè)務的完成必然要通過某種流程；
2．2．3 多樣性指許多管理業(yè)務完成方式不具有唯一性，指一個管理系統(tǒng)中總是存在多種管理業(yè)務，因此存在多種流程，而且這些流程之間是密切相關的，是嚴密的組織的。一個管理系統(tǒng)的流程是由多種不同的流程構(gòu)成的流程體系；
2．2．4 層次性指由于管理系統(tǒng)的功能具有層次性，相應的管理業(yè)務與流程也具有層次性，即一個綜合性的管理業(yè)務的流程可以分解為若干較管理業(yè)務流程組合。
2．3 大型建設項目合同管理流程的構(gòu)建步驟
為了保證建設項目合同管理的成功實施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個理想的流程體系結(jié)構(gòu)應該滿足以下兩個條件；(1)流程同步，指流程應具備在質(zhì)量、數(shù)量、時間等方面準確滿足建設項目合同目標實現(xiàn)的能力。(2)流程高效，是用總的流程成本來計算，理想水平是用盡可能低的成本來保證項目信息流程、資金流、物資流的運轉(zhuǎn)。管理系統(tǒng)流程設計的主要內(nèi)容有管理業(yè)務分解、相關管理業(yè)務分析、構(gòu)建管理流程責任分配矩陣、繪制各級管理流程圖等。
管理流程設計是大型建設項目造價管理系統(tǒng)設計的重要組成部分，管理流程設計通過將某項管理工作分解為各個管理活動，直到管理工序，并區(qū)分具有不同性質(zhì)或特點的工序，根據(jù)管理科學原理采用不同的工序完成方式，在此基礎上確定的管理工作完成過程，為科學地確定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的管理規(guī)范奠定了基礎。特別是在現(xiàn)有管理系統(tǒng)重新設計中，通過流程研究，優(yōu)化與再設計，使進一步通過結(jié)構(gòu)再設計實現(xiàn)系統(tǒng)整體優(yōu)化有了較好的基礎。項目合同管理工作的分解及相應流程的構(gòu)建一般經(jīng)過如下幾個步驟：
(1)對建設合同管理工作進行研究與探索，確定分解的準則，是按管理職能劃分或是按工程實施順序劃分等準則；
(2)確定某項管理工作的管理活動組成，并理清管理活動中各個管理工序，初步擬定某項管理工作完成的綜合流程和相應的子流程；
(3)去除每項管理職能的流程中的不可行的方案或明顯劣于其他方案的方案，保留較好的方案。
2．4 大型建設項目合同管理流程的控制
大型建設項目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項目管理相關學科知識和技術方法，通過對影響建設項目合同管理的目標的因素進行識別、建設環(huán)境進行分析，對工程項目建設合同管理的目標控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進而對建設行為狀態(tài)實行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào)，從而保證對建設項目管理職能的履行，最終實現(xiàn)工程項目的建設目標。
它涉及到利用信息系統(tǒng)所提供的信息，對管理活動做出最優(yōu)化決策和指令，使每個管理過程始終逼近項目目標計劃?？刂葡到y(tǒng)的決策、指令及執(zhí)行，是由項目管理部門的高級、中級、及技術管理三個層次實現(xiàn)的，三個層次的水平將直接影響目標計劃的實現(xiàn)。信息系統(tǒng)的信息敏感程度，與控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平關系極大，而控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平，直接影響到計劃與實際的差異程度。因此，信息系統(tǒng)與控制系統(tǒng)必須設計成相匹配的系統(tǒng)。
2．5 合同管理流程的界面分析與管理
界面，又稱接口，是指相互作用的子系統(tǒng)之間的界限，是子系統(tǒng)之間既相區(qū)別又相聯(lián)系的紐帶。界面管理是指協(xié)調(diào)相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換以實現(xiàn)系統(tǒng)目標的活動，除了組織上、管理上、技術上的協(xié)調(diào)之外，還要協(xié)調(diào)各系統(tǒng)界面的相互關系。
在現(xiàn)代工程項目管理中，人們越來越強調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項目中界面具有十分廣泛的意義，項目的各類系統(tǒng)，如目標系統(tǒng)、技術系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間都存在著復雜的界面。項目管理系統(tǒng)各子系統(tǒng)之
間及各個子系統(tǒng)內(nèi)部存在復雜的界面，而直接的表現(xiàn)形式是各管理流程之間的接口。
我們可以看出項目管理系統(tǒng)與外界以及項目管理系統(tǒng)內(nèi)部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復雜的關系，他們之間互相作用、互相聯(lián)系、互相影響，建設項目管理流程的界面有很多種類型，可以從很多不同的角度來描述：
(1)項目的各類組織系統(tǒng)之間以及項目整個系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復雜的管理界面。例如，政府主管部門、項目管理組織、承包商、材料供應商等項目參建單位之間的工作往來形成了復雜的管理流程界面：從總體上，項目所需要的資源、信息、資金、技術等都是通過界面輸入的，項目向外界提品、服務、信息等也是通過界面輸出的，所以整個系統(tǒng)與外界也存在著復雜的界面。
(2)在工程項目生命周期的各階段之間的管理流程界面。建設項目自可行性研究至設計、設計到施工、施工到驗收，在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項目管理實施過程之間的管理流程界面。
(3)各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在建設項目的管理中，項目管理的各個職能以及各個管理部門在項目過程中形成一定的關系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標不同，按其職能可將項目管理系統(tǒng)分解為進度管理子系統(tǒng)、成本(投資)管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個子系統(tǒng)之間構(gòu)成復雜的職能管理流程界面。
(4)在項目建設的各個管理職能系統(tǒng)內(nèi)部也存在管理流程的界面，例如進度計劃管理系統(tǒng)中，進度計劃的編制分為總體實施計劃及各年度、季度、月度計劃的編制。在總體計劃編制的管理模塊中，輸入是項目管理目標及上層系統(tǒng)組織的意圖，輸出是項目的總體實施進度計劃，對于年度進度計劃的編制而言，其輸入是總體實施計劃，輸出是項目的年度實施計劃。所以，不同階段的計劃編制工作之間存在流程界面。
(5)部門間流程界面。部門間流程是跨越兩個或兩個以上職能部門的流程，即流程的系列活動是由不同職能部門的人來共同完成的。部門間流程的活動是不同的，但卻是相關的，活動之間有著內(nèi)在的聯(lián)系，有些活動乍看起來是不相干的，但通過某些其他活動的媒介，這些活動間也發(fā)生了遠程聯(lián)系，通過這些不同部門間的相關活動的共同作用產(chǎn)生了特定的結(jié)果，從而構(gòu)成某一工作完成的特定流程。諸如，在建設項目的計量支付中，對于項目管理組織而言，首先必須由工程處對工程質(zhì)量驗收合格，隨后由計劃處計量人員進行造價審核，最后由分管領導審查簽字。這項管理工作的實施跨越了三個部門，產(chǎn)生了部門間的流程界面。
因此，我們要對整個管理系統(tǒng)進行全面分析，運用集成管理的思想，對流程實施集成管理，做好各管理流程的界面協(xié)調(diào)，保證各管理子系統(tǒng)之間以及各子系統(tǒng)內(nèi)不同管理流程的物資、能量、信息通暢地流動，同時要處理好系統(tǒng)與外部環(huán)境的關系，使整個管理系統(tǒng)始終處于有效平穩(wěn)的狀態(tài)。
3 大型建設項目合同管理流程的設計與實現(xiàn)
3．1 背景分析
某大型項目的合同管理流程系統(tǒng)需要全面地歸納建設項目合同管理的事務，其中包括招投標文檔，并通過分類登記、關聯(lián)管理、跟蹤催辦，使原本散落在各個部門和各個人案頭、柜子中的所有合同臺賬、費用往來、文件往來、進度款、付款憑證、變更及其處理過程記錄等均可有條不紊地記載到該系統(tǒng)中，使原本難以理清的施工管理和合同事務變得有章可循。要求該系統(tǒng)不僅本身具有強大的管理功能，還可很好地橋接工程項目的其它業(yè)務管理，如：對進度計劃管理、材料與物資管理、投資控制管理、質(zhì)量安全管理等各個管理系統(tǒng)之間起到協(xié)調(diào)、監(jiān)控作用。
3．2 本項目合同流程管理的目標分析
本項目的合同流程管理主要是實現(xiàn)對項目合同簽訂、履行、變更、索賠、終止、結(jié)算等的全過程跟蹤管理，同時為決策提供相應的支持信息和完整的文檔管理。具體包括：
(1)實現(xiàn)對合同簽約的流程化管理，該部分內(nèi)容可鏈接到招投標管理子系統(tǒng)中；
(2)以合同為主線，以費用為中心，實現(xiàn)對合同全生命周期的管理；
(3)對合同變更、索賠等重要合同事件進行記錄、分析，其中變更部分鏈接到計量支付中的工程變更管理；
(4)對工地會議、大事件、物資供應等進行記錄，以便查詢。
本系統(tǒng)所涵蓋的業(yè)務范圍是針對工程相關合同生命周期中的各項業(yè)務，包括基本信息的管理、工程各類合同的簽訂、履約監(jiān)控、變更、索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務和工程備忘錄。
按照合同的生命周期，本系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)涉及的業(yè)務過程有合同的申請審核、工程各類合同的簽約、履約、計量與支付、變更和索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務。本系統(tǒng)主要分為基本信息管理、合同簽約管理、合同進程管理、合同變更管理、合同索賠管理、合同終止管理、工程備忘錄七大模塊。
合同管理子系統(tǒng)采用目錄樹層狀結(jié)構(gòu)，對合同申請、審核、簽訂、索賠、計量、支付、變更等合同相關業(yè)務進行全面、有效地管理，使工程項目各有關單位之間建立有機的聯(lián)系，相互協(xié)調(diào)，共同實現(xiàn)進度、質(zhì)量、費用三大目標。
3．3 合同管理綜合流程圖
根據(jù)本項目的特點，建立的合同管理綜合流程圖。
3．4 主要的功能模塊的分析
3．4．1 合同簽約管理模塊
本功能模塊是保證項目的順利進行，規(guī)范經(jīng)濟行為，有效控制投資規(guī)模，規(guī)范合同的簽約行為。其主要功能包括如下幾點：
(1)實現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的增、刪、改；
(2)實現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的在線流轉(zhuǎn)；
(3)實現(xiàn)合同文本電子文檔的掛接；
(4)實現(xiàn)對合同模板的增、刪、改；
(5)實現(xiàn)對因招標項目的信息查詢；
(6)實現(xiàn)合同文本電子文檔的在線批注、審核。
合同簽約管理流程。
3．4．2 合同進程管理
合同進程管理主要包括進度信息管理、質(zhì)量信息管理、計量信息管理、支付信息管理四大管理模塊。
1、進度信息管理
該模塊主要反映工程的進度計劃與完成情況，可由各標段的進度計劃與完成情況的相關數(shù)據(jù)編制匯總得出進度匯總表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)實現(xiàn)進度計劃、完成情況的調(diào)用；
(2)實現(xiàn)進度計劃、完成情況的信息查詢；
(3)實現(xiàn)各標段進度計劃、完成情況的對比分析。
2、質(zhì)量信息管理
該模塊主要提供工程檢測與評定及質(zhì)量事件的信息?？捎筛鳂硕钨|(zhì)量檢測、評定及其相關數(shù)據(jù)匯總得出工程質(zhì)量匯總報表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)實現(xiàn)質(zhì)量信息的調(diào)用；
(2)實現(xiàn)質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息查詢：
(3)實現(xiàn)各標段質(zhì)量情況的對比分析。
3、計量信息管理
該模塊主要是對各標段每期工程計量信息的查詢與匯總，可由各標段審核后的計量及相關信息，如工程量清單、中間計量表匯總出審核后的中間計量總表。其流程圖。
該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)實行計量信息的調(diào)用：
(2)能夠察看其他模塊中相關的支付、質(zhì)量與進度信息，能夠?qū)塾嬐瓿蓴?shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并且用直方圖對合同完成情況進行統(tǒng)計分析；
(3)能夠?qū)ν瓿身椖窟M行費用分攤；
(4)對以往審核后計量信息的查詢。
4、支付信息管理
該模塊主要是對各標段每月支付信息進行查詢與匯總?？捎蓪徍撕蟮母鳂硕沃Ц都捌湎嚓P信息，如中間支付單、付款單等匯總出審核后的中間支付匯總表。支付流程圖包括中間支付流程圖和竣工支付流程圖。
該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)實現(xiàn)調(diào)用支付信息；
(2)實現(xiàn)對中間支付信息的查詢；
(3)對支付金額超過支付比例的進行預警；
(4)對支付款項做支付跟蹤，查詢實際支付時間、支付數(shù)量，及累計各期的支付數(shù)。
3．4．3 合同變更
主要實現(xiàn)合同變更的查詢匯總，并分析合同變更的變更工程量和計算審核，實現(xiàn)對非合同變更(工程變更和設計變更)的量價分析，并設置是否記人合同總價調(diào)整的功能?？蓪崿F(xiàn)由合同變更的基本信息，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時間、審核記錄等匯總得出合同變更情況一覽表，并予以合同的變更管理的功能。
該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)當有新合同變更單進入系統(tǒng)時報警，提示相關工作人員；
(2)對各標段合同變更單的查詢：
(3)對各類變更進行量價分析；
(4)對合同變更審核過程進行查詢；
(5)能夠通過查詢相關的設計變更單審核工程變更單。
3．4．4 合同索賠
該模塊主要實現(xiàn)合同索賠的查詢匯總，并分析合同索賠的變更工程量和單價以及工期。本功能模塊不實現(xiàn)索賠的錄入，索賠申請審核在投資控制子系統(tǒng)系統(tǒng)中實現(xiàn)。該模塊可實現(xiàn)由合同索賠的基本信息，包括索賠日期、索賠原因、索賠內(nèi)容、索賠審核意見等匯總得出合同索賠信息一覽表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)提示、查詢、跟蹤合同索賠狀況；
(2)合同索賠與相關工程問題關聯(lián)：
(3)合同索賠需進行量價分析和費用分攤。
合同索賠的基本流程圖見圖7所示
3．4．5 合同終止管理
1、合同中止和終止合同中止和終止后要進行結(jié)算和資料移交等工作。該模塊的輸入為合同中止和終止的基本信息，該模塊的輸出主要為合同中止和終止的基本信息列表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)合同中止申請審核信息和終止信息的增、刪、改：
(2)合同中止申請審核信息和終止信息的查詢。
2、合同結(jié)算
合同結(jié)算指系統(tǒng)根據(jù)結(jié)算日期匯總合同投資的各項信息，如合同金額，發(fā)生變更金額，累計完成投資額，累計進度款支付金額，剩余合同投資等，本管理模塊可以實現(xiàn)合同結(jié)算功能。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)合同結(jié)算信息的增、刪、改；
(2)合同后生成合同剩余工程量清單。
3．5 接口
合同控制系統(tǒng)不使用外部專用軟件，因此本系統(tǒng)的接口主要是指與其他子系統(tǒng)的接口。
在工程項目實施中合同管理是投資、進度、安全/質(zhì)量控制的依據(jù)。
(1)與投資控制子系統(tǒng)通過合同分解編碼和清單分解編碼相聯(lián)系，兩個系統(tǒng)的交叉主要在實際計量支付的管理和變更、索賠對投資的影響上，實際審核的流程交由投資管理子系統(tǒng)實施，審核結(jié)果的支付數(shù)額、變更索賠數(shù)額等傳給合同子系統(tǒng)做進一步查詢分析。
(2)對于計劃進度控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和進度子系統(tǒng)相聯(lián)系，合同子系統(tǒng)關于進度計劃與計劃完成情況的信息由計劃進度子系統(tǒng)調(diào)用，由合同子系統(tǒng)進行查詢分析。
(3)對于質(zhì)量控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和合同子系統(tǒng)相聯(lián)系，合同子系統(tǒng)關于質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息由質(zhì)量控制子系統(tǒng)調(diào)用，由合同子系統(tǒng)進行查詢分析。
(4)對于招投標項目的合同相關信息可由招投標子系統(tǒng)調(diào)用，包括在合同申請過程中招標項目的中標信息。
關鍵詞：合同；管理；風險分析
1概述
我們可以將合同管理劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同的前期調(diào)研、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價等程序。
2合同管理流程中的風險分析及控制手段
合同管理風險包含在整個合同管理流程的各個階段當中，所以分析合同管理風險，可以從合同管理流程入手。我們將合同風險分為合同準備階段的風險、合同簽署階段的風險、合同履行階段的風險和合同履行后管理階段的風險。
2.1合同準備階段的風險
合同準備階段的風險是指在合同準備過程中存在不當行為的風險，包括合同盡職調(diào)查風險、談判風險、合同文本風險、審核風險等。
合同調(diào)查風險是指在合同調(diào)查過程中對被調(diào)查對象做出不當評價的風險。這種風險主要體現(xiàn)在對被調(diào)查對象的主體資格、資質(zhì)、資信情況及履約能力給予不當評價的風險。要控制這類風險，主要是提高合同管理員的專業(yè)素質(zhì)和責任心，在充分收集相關證據(jù)的基礎上做出恰當?shù)呐袛?，如調(diào)查是否已辦理油田準入證；調(diào)查合同相對人的主體資格等，重要交易合同和訴訟、擔保等或有事項，環(huán)境保護、稅務、勞動關系狀況；建立合同對象的信用檔案等。
合同談判風險主要表現(xiàn)為：對合同標的、產(chǎn)品和服務的數(shù)量、產(chǎn)品或服務的質(zhì)量或技術標準、價款或酬金的確定方式與支付方式、履約期限和地點及方式、違約責任的主要類型及其承擔方式、爭議的解決方法和地點等涉及合同內(nèi)容和條款的核心部分，乃至關鍵細節(jié)等的忽略或做出了不當?shù)淖尣?，可能導致企業(yè)權益受損的風險；對可能存在的不符合國家產(chǎn)業(yè)政策和法律法規(guī)要求之事項的忽略?？刂坪贤勁酗L險的主要方法是組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判小組，如要求談判小組中應當有談判經(jīng)驗豐富的技術、財會、審計、法律等方面的人員參與談判，必要時還應當聘請外部專家參與合同的相關工作；在談判過程中，談判小組及時總結(jié)談判過程中的得失，研究確定下一步談判的策略等，充分發(fā)揮團隊的智慧；在整個過程中，強調(diào)并做好保密工作。
合同文本風險是指合同內(nèi)容和條款不當?shù)娘L險。這種風險主要表現(xiàn)為：合同內(nèi)容和條款可能存在的不合理、不嚴密、不完整、不明確或表述不當，可能導致重大誤解；合同內(nèi)容違反國家法律法規(guī)或國家產(chǎn)業(yè)政策等?？刂七@類風險的主要方法是嚴格執(zhí)行合同審核制度。
合同審核風險是指在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)或糾正合同不當內(nèi)容和條款的風險。這種風險主要表現(xiàn)為：合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度的原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當?shù)娘L險；雖然發(fā)現(xiàn)了問題但未提出恰當?shù)男抻喴庖姷娘L險；合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議，導致合同中的不當內(nèi)容和條款未被糾正等?？刂拼祟愶L險的主要方法是提高合同審核人員的專業(yè)素質(zhì)；劃分合同起草人員和審核人員的責任；制定合同審核操作指南；建立合同審核工作底稿；實施合同管理責任追究制度等。
2.2合同簽署階段的風險
合同簽署階段的風險是指在合同簽署階段存在不當行為的風險，主要包括合同正式簽署風險等。
合同正式簽署風險是指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。這種風險主要表現(xiàn)為：合同印章管理不當，為不符合管理程序的合同加蓋了合同印章；簽署后的合同被篡改等。
采油院合同專用章實行集中管理，由合同管理部門統(tǒng)一保管與使用。建立合同專用章使用登記臺賬，如實記錄登記蓋章時間、合同名稱、對方名稱、標的額、經(jīng)辦人、蓋章人等內(nèi)容。合同必須由雙方當事人當面簽訂；采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質(zhì)合同書、加蓋騎縫章，防止對方單方面改動合同文書等。
2.3合同履行階段的風險
合同履行階段的風險是指在合同履行階段中存在不當行為的風險，包括合同履行過程中的風險、合同變更或轉(zhuǎn)讓風險、合同終止風險、合同糾紛處理不當?shù)娘L險等。
合同履行過程中的風險是指在合同履行過程中存在的風險，主要表現(xiàn)為違約風險，即本企業(yè)或?qū)Ψ經(jīng)]有恰當?shù)芈男泻贤屑s定的義務?？刂七`約風險的主要方法是：簽約前認真調(diào)查對方的履約能力和商業(yè)信譽等情況，盡量只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽的單位簽訂合同；在合同中明確規(guī)定違約責任；要求對方為履行合同提供相應的擔保措施；對合同履行過程進行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能或違約行為，則采取相應措施將合同損失降到最低等。
采油院加強監(jiān)督檢查和驗收結(jié)算環(huán)節(jié)，監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)包括合同管理部門對將要到期的合同督促經(jīng)辦單位按期履行，對部分不能按期履行的合同查清原因，進行整改。在驗收結(jié)算環(huán)節(jié)方面，合同履行完畢，經(jīng)辦單位及時驗收，對復雜合同和重大的合同組織有關部門參加驗收，經(jīng)辦單位持合同履行結(jié)算報告單到合同部門簽署意見后再到財務部門辦理結(jié)算。
合同終結(jié)風險是指在辦理合同終止手續(xù)過程中存在不當行為的風險。這種風險主要表現(xiàn)為：未達到終止條件的合同終止；合同終止未辦理相關的手續(xù)等?？刂拼祟愶L險的主要方法是：明確規(guī)定合同終止的條件以及應當辦理的相關手續(xù)；指定專人對合同終止手續(xù)進行復核等。
合同糾紛處理不當?shù)娘L險是指在處理合同糾紛過程中存在不當行為的風險。這種風險主要包括：未及時向相關領導報告合同糾紛和擬采取的對策；未及時采取有效措施防止糾紛的擴大和發(fā)展；未與對方有效協(xié)商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權批準；未收集充分的對方違約行為的證據(jù)，導致本企業(yè)在糾紛處置過程中處于舉證不力的地位；未按照合同約定追究對方的違約責任等。控制此類風險的主要方法是明確規(guī)定合同糾紛的處置辦法；明確各類人員在合同糾紛處置中的責任等。采油院2012年全年在合同管理中未發(fā)生一起法律糾紛案件。
2.4合同履行后管理階段的風險
合同履行后管理階段的風險即在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風險，包括合同歸檔保管的風險、執(zhí)行情況評價的風險等。
合同歸檔保管的風險是指在合同歸檔保管過程中存在的風險。這種風險主要包括合同丟失或泄密；合同被濫用等?？刂拼祟愶L險的主要方法是明確規(guī)定合同管理人員的職責；實施合同管理的責任追究制度；對合同保管情況實施定期和不定期的檢查等。
采油院經(jīng)營管理部通過生產(chǎn)經(jīng)營監(jiān)督系統(tǒng)建立合同管理臺賬，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程閉環(huán)管理。并向法
（下轉(zhuǎn)第79頁）
（上接第74頁）
律事務處定期報送合同統(tǒng)計分析情況，做到信息準確，內(nèi)容完整。
3 結(jié)論
完整的內(nèi)部控制體系和完善的內(nèi)部控制制度，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種合同管理工作中的錯弊。采油院結(jié)合單位自身特點，利用內(nèi)控制度，有效地約束、規(guī)范了經(jīng)營管理行為，成為采油院防范風險的重要保障。
1.1 物流外包合同
物流外包合同是一份由交易各方達成的具有法律效力的文件。其中第三方物流服務提供商承諾在一定的條件（如數(shù)量、質(zhì)量、價格、送達時間、采購時間等）下向物流服務需求方（通常理解為制造和銷售企業(yè)）提供物流服務，而物流服務需求方根據(jù)合同的規(guī)定（包括合同的激勵因素和懲罰因素）向第三方物流服務提供商支付一定數(shù)量的報酬或其他商品或服務。物流業(yè)務涉及運輸、儲存、包裝、裝卸搬運、訂單處理、生產(chǎn)計劃、采購、客戶服務、配送等活動。根據(jù)外包的業(yè)務范圍，可以簽訂一份主合同，再分別簽訂具體的子合同，，形成一個合同體系[1]。HP、IBM等跨國企業(yè)在外包物流時，至少會要求物流服務提供商與其簽署兩份文件：一般條款和工作范圍。一般性條款規(guī)定一些非操作性的法律問題，如賠償、保險、不可抗力、保密、解約等；工作范圍則對服務細節(jié)進行具體描述，如運輸方式、交貨期限、倉儲方式、考核標準等。
1.2 物流外包合同風險
企業(yè)物流外包的目的是建立企業(yè)與第三方物流公司的戰(zhàn)略同盟關系。這是一種基于相互信任，通過彼此間的信息溝通實現(xiàn)風險共擔和利潤共享的一種企業(yè)合作關系。雙方通過精誠合作所產(chǎn)生的利潤比各自獨立運作所產(chǎn)生的利潤更大，可以說這是一種1+1>2的對策[2]。但是，如果合同不完善，不能通過合同來明確雙方的權力、義務，那么，就無法有效地約束當事雙方的行為，結(jié)果雙方都會為單方面追求自己的利益而損害對方的利益。例如第三方物流企業(yè)以自己為中心而不是以客戶為中心來處理每一個環(huán)節(jié)；第三方物流公司不按客戶要求來完成物流業(yè)務；為了大客戶的業(yè)務而放棄小客戶的業(yè)務或推掉小客戶的業(yè)務；泄露對方的商業(yè)信息等。合同不完善最周會導致物流外包的失敗。Barthelemy（2003）調(diào)查分析了近百家企業(yè)外包案例后，發(fā)現(xiàn)有近69%的企業(yè)物流外包失敗的原因歸咎于合同管理不當[3]。根據(jù)中國企業(yè)家調(diào)查系統(tǒng)的調(diào)查顯示，2001年實施物流外包的企業(yè)92%遇到合同糾紛，其中20%的企業(yè)遭受到合同糾紛5起以上。
2.物流外包工程的合同風險分析
2.1 社會環(huán)境風險因素
從社會環(huán)境的角度看，物流外包工程風險可以分為政治風險、經(jīng)濟風險、不可抗力風險[4]。經(jīng)濟風險主要是指經(jīng)濟社會中出現(xiàn)的物價非正常上漲的風險、金融風險；政治風險主要是指地方保護主義、行業(yè)保護主義、異域歧視政策、差別政策所帶來的風險；不可抗力和自然環(huán)境風險是指施工建設過程中出現(xiàn)的非正常不可預見、不可抗衡的自然災害（地震、臺風、洪水等）。這些風險都會導致不能按照合同條款來執(zhí)行。
2.2 信用機制不完善，合同信息泄露
企業(yè)在將物流業(yè)務外包的同時，也不得不將公司經(jīng)營的相關信息告知第三方物流公司。但是，第三方物流公司并非只為一家企業(yè)提供物流外包服務，在掌握了眾多客戶的信息資源后，物流公司有可能會把有價值的信息透露給企業(yè)的競爭對手，企業(yè)商業(yè)機密的喪失會使企業(yè)在市場競爭中失掉先機，給企業(yè)的經(jīng)營帶來巨大風險。例如，企業(yè)在與物流公司簽訂外包合同時，必須告訴對方本年度的銷售額，另外也要向?qū)Ψ教峁┬枰拓浀目蛻粜畔⑷缈蛻裘Q、送貨地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。這些商業(yè)機密一旦被不良物流服務商賣給競爭對手，則客戶可能被挖走，或者企業(yè)被迫要降價或采取其他的方法才能留住客戶。而第三方物流企業(yè)在違約后并沒有受到任何懲罰，也沒有相關信用檔案。違約的低成本導致很多中小物流企業(yè)服務意識薄弱，在簽約前做出很多空頭支票，一個地方的客戶騙過來了，換個地方照樣開業(yè)，又用同樣的手段對付新客戶。
2.3 合同管理人員的素質(zhì)
合同管理人員素質(zhì)是導致合同管理風險的重要因素，主要涉及人員的知識結(jié)構(gòu)、能力水平等因素。知識結(jié)構(gòu)因素是合同管理人員由于知識結(jié)構(gòu)單一或?qū)?jīng)濟社會變化的敏銳性不想，缺乏對國際國內(nèi)經(jīng)濟環(huán)境變化、政策和法律法規(guī)等的準確分析、預測，造成合同在簽訂和履行過程中存在一定風險。能力水平因素是合同管理人員未能發(fā)現(xiàn)合同中條款不合理的風險；發(fā)現(xiàn)問題，但未提出合理性改進意見的風險；起草合同人員未采納合同審核人員提出的合理化建議的風險等，致使合理管理過程中的存在風險。
2.4 合同管理過程風險
企業(yè)在合同管理的每一個過程中都存在風險。但常見的合同風險因素主要有合同審核風險、合同的正式簽署風險、合同履行風險、合同糾紛處理不當風險。
2.4.1 合同審核風險是在合同審核過程中沒有風險或糾正合同不當內(nèi)容和條款的風險。這種風險主要表現(xiàn)為：合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度的原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當?shù)娘L險；雖然發(fā)現(xiàn)了問題但未提出恰當?shù)男抻喴庖姷娘L險；合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議，導致合同中的不當內(nèi)容和條款未被糾正等。
2.4.2 合同正式簽署風險是指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。這種風險主要表現(xiàn)為：合同文本不合理，超越權限簽訂合同等。合同條款不合理主要表現(xiàn)在合同條款存在不合理、不完整、不嚴密；合同違反法律法規(guī)等方面。
2.4.3 合同履行過程中風險是指合同履行過程中存在的風險。這種風險主要表現(xiàn)為違約風險，即本企業(yè)或?qū)Ψ經(jīng)]有恰當?shù)芈男泻贤屑s定的義務。
2.4.4 合同糾紛處理不當?shù)娘L險是指在處理合同糾紛過程存在不當行為的風險。這種風險主要包括：物流服務購買方及供應方未及時向相關領導報告合同糾紛和擬采取的對策；未及時采取有效措施防止糾紛的擴大和發(fā)展；未與對方有效協(xié)商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權批準；未收集充分的對方違約行為的證據(jù)，導致本企業(yè)在糾正處理過程中處于舉證不力的低位；未按照合同約定追究對方的違約的責任等。
3.合同風險的防范管理
3.1 完善物流外包合同條款，明確分工，同時建立激勵機制
企業(yè)可以與物流服務商簽訂兩份協(xié)議，一份為一般性條款，規(guī)定一些非操作性的法律問題，如保險、保密、賠償、不可抗力、解約等法律問題的內(nèi)容；另一份為工作范圍，盡可能明確具體內(nèi)容，可操作性要強，避免產(chǎn)生歧義的條款，內(nèi)容要明確具體，合同中明確合同終止條款。如果協(xié)議中缺乏終止條款，雙方合作關系在應該終止或變更時，無疑會為是否終止合作關系產(chǎn)生一系列的糾紛。
物流外包合作是基于分工基礎上的合作，因而要求物流服務供應方和購買方和磋商合同時，必須對合作中各自的責任在合同中進行明確分工。從總的責任分工來說，物流服務購買方在程序和系統(tǒng)的設計方面起領導作用，而物流服務供應方則在執(zhí)行這些活動時起領導作用。具體執(zhí)行物流合作方案是，必須在明確合作各方的工作任務的基礎上，根據(jù)合作目標制定完成各項任務的規(guī)則和要求，并按照供應商的績效評估指標（質(zhì)量考評指標，供應考評指標、經(jīng)濟考評指標、合作與服務指標）對工作績效進行適時評估。當合作中出現(xiàn)問題時，就可以及時進行協(xié)商改進，避免事態(tài)的惡化和造成嚴重損失，從而防范合作風險。
同時，合同要建立激勵機制，建立專門的合同管理部門，設計完善的合同條款。也可以聘請專家參與談判，建立合同跟蹤管理制度，在合同執(zhí)行前，執(zhí)行的過程中及執(zhí)行后對其進行跟蹤，保持信息的順暢。另外，簽訂合同需要雙方反復的磋商，直到取得一致的意見，合同才告成立。所以待合同的主要條款確定后，雙方可以選擇先草簽合同，等其他次要條款確定后，再正式簽訂合同。也可以選擇在簽訂合同前先進行合同的試運作，時間長短根據(jù)合作業(yè)務的復雜程度而定，讓服務商對企業(yè)的物流業(yè)務有一個了解熟悉的過程，然后再切換到正式合同來運行。
3.2 建立健全信用評價體系
建立健全信用評價體系是使合同雙方增強互信、加強合作、確保合同簽訂和履行順利進行的平臺。為此，應建立并完善分級信用等級制度，對合同當事人的組織機構(gòu)、經(jīng)營現(xiàn)狀、財務狀況等情況進行信用評價，劃分等級，建立合同對象的商業(yè)信用檔案等，并納入日常動態(tài)管理。在合同簽訂和履行的過程中，對于信用良好的單位可給予優(yōu)先考慮，反之，則從嚴管理。
3.3 設置專門的合同管理機構(gòu)及人員
物流服務購買方和供應方都應建立一支包括經(jīng)營管理人員、合同管理人員、業(yè)務管理人員、法律顧問等在內(nèi)的專業(yè)團隊人員，負責合同的訂立、簽訂、實施、控制。建立專門的合同管理機構(gòu)可以一定程度保障物流外包合同管理的連續(xù)性和一致性。因為每一位新人員參與外包合同管理都要經(jīng)過一定的磨合期才能順利開展工作，會破壞整個物流外包管理流程的連續(xù)性，專職的合同管理機構(gòu)和隊伍有利于企業(yè)快速積累物流外包管理經(jīng)驗，不利于企業(yè)積累物流外包合同管理方面的經(jīng)驗和技巧。
物流外包合同涉及物流服務需求方及供應方、服務需求企業(yè)的客戶、銷售市場中的顧客，涉及物流活動中的運輸、倉儲、包裝、加工、信息處理、配送、驗收等各環(huán)節(jié)，過程長、環(huán)節(jié)多，因此要求合同管理人員必須有愛崗敬業(yè)、有較高的專業(yè)素質(zhì)水平，具備一定的合同談判技巧和心里素質(zhì)，熟悉業(yè)務，掌握合同的有關知識，熟練掌握與合同簽訂、管理相關的法律法規(guī)。
3.4 建立健全合同管理體系
合同流程管理一般是由合同調(diào)研、策劃、談判、擬定合同文本、審核、簽訂、履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、存檔的等環(huán)節(jié)構(gòu)成。明確合同流程管理各個環(huán)節(jié)的責任主體、目標任務和工作措施，確保每個環(huán)節(jié)有制度、有落實是合同管理的重要內(nèi)容。實施對合同的全過程監(jiān)督，就要在合同的準備階段、簽署階段、履行階段和履行后管理結(jié)算，制定專人進行監(jiān)督，開展綜合評價，以確保簽約合同主體合法，內(nèi)容合法、合同表示真實、條款完備、表示規(guī)范、簽訂手續(xù)和形式完備，能有效防范于控制合同管理風險，實現(xiàn)合同流程管理的制度化、規(guī)范化、標準化。
3.5 建立健全信息化管理體系
企業(yè)與第三方物流服務商的合作是一個長期的過程，需要雙方經(jīng)常進行信息交流，通過溝通及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，這就要求建立健全信息化管理體系。信息化管理體系可以通過互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)實現(xiàn)各單位的互聯(lián)互通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時更新，全面掌握合同管理的全過程。信息化管理體系的推廣實施，在一定程度上能夠解決執(zhí)行力差、管理人為因素大的問題，能夠有效實現(xiàn)過程管理控制，適時反映合同管理狀況，最終達到對合同管理過程加以控制的目的。
4.結(jié)語
物流外包合同是物流外包管理中的重要，也是防范物流外包風險的主要杠桿。物流外包合同管理是物流外包管理的主要內(nèi)容，它貫穿于整個物流外包過程，物流外包中的成本控制、風險控制、服務質(zhì)量控制都可以通過合同管理來完成。物流外包合同管理的目的是充分體現(xiàn)物流需求企業(yè)對物流服務的要求，并使物流服務外包商能完全理解這些要求，從而能幫助企業(yè)對貨物、服務及相關信息進行有效率與有效益的流動和存儲的計劃、實施與控制，提高企業(yè)客戶的滿意度。加強物流外包合同管理，規(guī)范并完善物流合同，實時監(jiān)督物流外包合同的實施，能有效控制物流外包項目的質(zhì)量、交貨期、成本，規(guī)避風險，減少糾紛，保證按期、按量、按質(zhì)地完成物流任務。
參考文獻
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