時(shí)間：2023-06-21 09:14:37
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關(guān)鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。
二、強(qiáng)化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調(diào)查資料、來往文書、會議紀(jì)要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關(guān)會議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標(biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺賬與檔案移交清單認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項(xiàng)合同（如采購、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
二是加強(qiáng)對企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設(shè)周期長、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財(cái)務(wù)意見、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見及其修改稿件和會議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無。
2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營公司在運(yùn)營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對一些看似與合同無關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對于過程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負(fù)責(zé)誰組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過培訓(xùn)對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。
4.4加快合同檔案信息化建設(shè)
公司目前已開發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開發(fā)。
通過對合同信息進(jìn)行著錄，根據(jù)各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統(tǒng)平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
關(guān)鍵詞：Petri網(wǎng)；工作流；電子合同；電子商務(wù)
中圖分類號：TP311.5
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠?，在不?jīng)意間已經(jīng)改變了很多人的工作、生活。為此，國家經(jīng)過廣泛的征求意見和修改，在2005年4月1日已頒布實(shí)施了《中華人民共和國電子簽名法》，其中第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。電子商務(wù)蓬勃發(fā)展，電子簽章已然成為是我國印章史上的一場革命。電子簽章系統(tǒng)將數(shù)字認(rèn)證技術(shù)應(yīng)用于印章管理中，強(qiáng)化對電子簽章的制作和應(yīng)用各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，確保電子簽章持有者身份真實(shí)、可靠、安全。現(xiàn)有的電子合同平臺如[1]中所提到的，并未使用Petri網(wǎng)對工作流建模來保證電子合同平臺系統(tǒng)代碼本身的安全性以及可靠性，本文提出使用Petri網(wǎng)對工作流建模，從而保證系統(tǒng)流程的安全、可靠。
1 關(guān)鍵技術(shù)
1.1 工作流技術(shù)
1.1.1 工作流的基本概念
根據(jù)工作流管理聯(lián)盟（WfMC）的定義，工作流的定義是：一類能夠完全或部分自動執(zhí)行的業(yè)務(wù)過程，在此過程中，文檔（Paper）、信息（Information）或其它任務(wù)按照事先預(yù)定的規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)。業(yè)務(wù)、工作、辦事等人員和應(yīng)用系統(tǒng)之間相互的協(xié)調(diào)工作，從而來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中所要達(dá)到的最終目的。換句話說，工作流就是一些能夠自動運(yùn)行的業(yè)務(wù)活動，它們是相互關(guān)聯(lián)的、相互銜接的。
1.1.2 基于網(wǎng)的工作流建模方法
這類方法適用于流程的可視化建模。網(wǎng)中的結(jié)點(diǎn)用來表示流程中的活動，網(wǎng)中的邊用來表示控制流。使用這類方法的主要問題在于對模型的描述是否有形式化的語義。大多數(shù)工作流產(chǎn)品的可視化建模方法都缺乏形式化語義。具有形式化語義的基于網(wǎng)的方法可以轉(zhuǎn)換成其它建模方法，如基于規(guī)則的、時(shí)序邏輯的和腳本語言的方法等。在基于網(wǎng)的工作流建模方法中，使用最多的是Petri網(wǎng)和狀態(tài)圖（state charts）， Petri網(wǎng)被廣泛用于建立工作流模型，Ellis和Nutt在Petit網(wǎng)的基礎(chǔ)上提出了工作流CN模型，它實(shí)際上是高級Petri網(wǎng)的一個(gè)擴(kuò)展，在其描述中用庫所表示活動，用變遷表示活動間狀態(tài)的轉(zhuǎn)移。Vander Aalst則在Petri網(wǎng)的基礎(chǔ)上定義了WF-Net即工作流網(wǎng)。在工作流網(wǎng)中，變遷被用來表示活動而庫所則表示活動的可實(shí)施條件。Vander Aalst七還把工作流管理聯(lián)盟在規(guī)范中提出的幾種基本的工作流原語映射成相應(yīng)的Petri模型，由此建立了工作流網(wǎng)的基本組件與觸發(fā)機(jī)制。
因此Petri網(wǎng)作為一種從過程的角度出發(fā)描述和分析復(fù)雜系統(tǒng)的模型工具，被廣泛地應(yīng)用工作流的系統(tǒng)建模中，用Petri網(wǎng)工作流建模方法研究，始終是一個(gè)非?；钴S的領(lǐng)域。
1.2 Petri網(wǎng)綜述
Petri網(wǎng)理論[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士論文中提出，他在他的博士論文《用自動機(jī)通信》中首先提出將用一種網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)來模擬了通信系統(tǒng)。
1.2.1 Petri網(wǎng)的引入原因
在分析工作流系統(tǒng)時(shí)，我們需要應(yīng)用數(shù)學(xué)的分析方法[4]。而Petri網(wǎng)理論正好為我們解決了這些問題。在Petri網(wǎng)理論體系中主要有基于狀態(tài)方程和代數(shù)的分析技術(shù)和基于可達(dá)樹（圖）的分析技術(shù)的兩種建模方法。
1.2.2 Petri網(wǎng)的數(shù)學(xué)描述
Petri網(wǎng)是一種數(shù)學(xué)和圖形的描述與分析工具，適合于描述并發(fā)、異步、分布、并行、不確定性和隨機(jī)性的信息處理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)模型的構(gòu)造、分析及評價(jià)。下面簡單介紹本文將使用的與Petri 網(wǎng)有關(guān)的基本概念、定義、術(shù)語和性質(zhì)[5]：
定義1（Petri網(wǎng)）
（1）基本Petri網(wǎng)是一個(gè)三元組N=（P，T，F(xiàn)），其中，P和T分別為有限非空的庫所和變遷集合，P∩T= ；F P×T∪T×P是一個(gè)有向弧的集合。
（2）令Σ= （P，T，F(xiàn)）是一個(gè)網(wǎng)，對所有x∈P∪T： x ={y∈P∪T|〈y，x〉∈F}是x的前集；x = {y∈P∪T|〈x，y〉∈F}是x的后集。結(jié)點(diǎn)集x的前集（或后集）定義為：
。
網(wǎng)中任一庫所結(jié)點(diǎn)在任何時(shí)刻都可能含有0個(gè)或多個(gè)托肯，稱為庫所的標(biāo)記。托肯在網(wǎng)中的分布反映了網(wǎng)的狀態(tài)，稱為網(wǎng)的標(biāo)識，記為M。標(biāo)識M實(shí)際上反映了網(wǎng)中庫所結(jié)點(diǎn)向一個(gè)整數(shù)集合的映射。在M下庫所p的標(biāo)記記為M（p），表示p中含托肯的數(shù)量。事實(shí)上，M是一個(gè)多重集。給定了初始標(biāo)識M0的網(wǎng)Σ稱為Petri網(wǎng)，記為PN =（Σ，M0）。
1.2.3 Petri網(wǎng)的性質(zhì)
（1）可達(dá)性?？蛇_(dá)性是任何系統(tǒng)動態(tài)特性的基本性質(zhì)。按照Petri網(wǎng)的轉(zhuǎn)移方法，有效轉(zhuǎn)移的啟動將改變標(biāo)記的分配情況（產(chǎn)生新的狀態(tài)）。如果存在一個(gè)從M0狀態(tài)到Mn狀態(tài)的運(yùn)行序列，那么我們就認(rèn)為狀態(tài)M0是可以到達(dá)狀態(tài)Mn的，啟動運(yùn)行順序表示為：=M0t1M1t2M2…tnMn或簡化表示為=t1t2…tn?？捎肕0 [>Mn表示三者之間的關(guān)系，即從M0標(biāo)識表示經(jīng)過啟動序列到達(dá)標(biāo)識Mn。在網(wǎng)（N，M0）中所有從標(biāo)識M0可達(dá)的標(biāo)識集合，可表示為S（N，M0）或簡化為S（M0），從M0觸發(fā)的所有可能啟動運(yùn)行順序的集合可表示為F（N，M0）或簡化為F（M0）。這樣，Petri網(wǎng)的可達(dá)性問題就轉(zhuǎn)化為對于網(wǎng)（N，M0）和給定狀態(tài)Mn，尋找是否存在Mn∈S（M0）。
（2）有界性。對Petri網(wǎng)（N，M0）若存在一個(gè)整數(shù)，我們把M0的到任一個(gè)可達(dá)狀態(tài)的數(shù)設(shè)為k，若k申購始終不超過K，即對于每個(gè)狀態(tài)標(biāo)識M∈S（M0）和每個(gè)狀態(tài)，M（i）≤K均成立，則稱Petri網(wǎng)（N，M0）為是以K為界或簡稱Petri網(wǎng)（N，M0）有界。若Petri網(wǎng)（N，M0）為1有界，即每個(gè)系統(tǒng)的狀態(tài)只有一種時(shí)，則稱此Petri網(wǎng)是安全的或則說是穩(wěn)定的。這種網(wǎng)的每一個(gè)位置要么只存在一個(gè)標(biāo)記狀態(tài)，要么沒有一個(gè)標(biāo)記狀態(tài)。
（3）活性。一個(gè)Petri網(wǎng)（N，M0）被稱為活的，當(dāng)且僅當(dāng)從M0可達(dá)的任一標(biāo)識狀態(tài)出發(fā)，都可以通過按照某一種變遷執(zhí)行的順序序列而最終啟動其它任何一個(gè)變遷。這就說明，無論網(wǎng)的開始狀態(tài)如何，一個(gè)活的Petri網(wǎng)都可以保證無死鎖發(fā)生。
（4）可逆性。一個(gè)Petri網(wǎng)（N，M0）被稱為可逆的，僅當(dāng)對S（M0）中的每個(gè)狀態(tài)標(biāo)識Mi，M0都是可以從Mi達(dá)到的。也就是說，一個(gè)可逆網(wǎng)是這樣一個(gè)網(wǎng)，它可以使得狀態(tài)返回到初始標(biāo)識或初始狀態(tài)。在很多應(yīng)用中，比如在合同流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，當(dāng)我們要求哪一步合同需要重新審核時(shí)，我們只要求合同流轉(zhuǎn)系統(tǒng)回到某個(gè)特定狀態(tài)就可以了，而不必要返回到初始狀態(tài)。那么我們稱這個(gè)特定狀態(tài)當(dāng)前所返回的狀態(tài)就為主要狀態(tài)M′。即對于S（M0）的每個(gè)狀態(tài)標(biāo)識Mi，主要狀態(tài)M′都是可達(dá)的。
1.3 基于Petri網(wǎng)的工作流建模技術(shù)
應(yīng)用Petri網(wǎng)對工作流進(jìn)行建模，利用線性結(jié)構(gòu)來研究工作流的流轉(zhuǎn)方式和運(yùn)行效率。主要方法是先將語義上的工作流進(jìn)行轉(zhuǎn)換成簡單的活動圖G=（V，E），再通過活動圖進(jìn)行轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的Petri網(wǎng)模型。采用算法如圖1所示[6]，對活動圖進(jìn)行轉(zhuǎn)化，首先對該活動圖G=（V，E）進(jìn)行深度優(yōu)先遍，將每個(gè)節(jié)點(diǎn)，分成順序，與分支，與合并，或分支，或合并五類，然后按照不同的策略進(jìn)行轉(zhuǎn)化。對于結(jié)v∈V，分別定義 v和v 為v的前置結(jié)點(diǎn)集和后置結(jié)點(diǎn)集，圖1算法將合同在線簽訂流程活動圖G轉(zhuǎn)化為對應(yīng)的Petri網(wǎng)，算法的時(shí)間復(fù)雜度為O（V）。
Input：活動圖G=（V，E），其中V為節(jié)點(diǎn)的集合，E為有向弧的集合，其中|V|=n。
Output：Petri網(wǎng)N=（P，T，F(xiàn)）
Initialize：P= ，T= ，F(xiàn)=
begin
廣度優(yōu)先方式遍歷G，并且從1開始編號。
將圖G復(fù)制到G’，把圖G’中的結(jié)點(diǎn)vi轉(zhuǎn)化為ti，那么就形成了工作流網(wǎng)的變遷集合T。
for（i=0 to n） //循環(huán)添加
{
if（ti∈T∧（.ti= ）） //添加開始庫所
{
P=P∪{pk}；
F=F∪{pk，ti}；
for each （tj∈ti.）
{
P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ti，pj），（pj，tj）}
}
}
if（ti∈T∧（ti.= ）） //添加結(jié)束庫所
{
for each （tj∈.ti）
{
if （Pj tj）
{
P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ti，pj）}
}
F=F∪{（pj，ti）}
}
if （tj T）{T=T∪{tj}}
F=F∪{（ti，pk）}
}
if （ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1） //處理順序結(jié)構(gòu)
{
if （tj∈.ti∧pk ）
{
P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（tj，pk） }
}
F=F∪{（ pk ，ti） }
if（?。╲j∈vi. ∧pk=∈.tj））
{
P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ pk ，tj） }
}
F=F∪{（tj，pk） }
}
if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==1）） //處理與分支結(jié)點(diǎn)，“1”代表與分支//
{
if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }
for each （vj∈vi）{ P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ ti ，pj） }}
}
if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==2）） //處理或分支結(jié)點(diǎn)，“2”代表或分支//
{
if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }
}
if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==3）） //處理與合并結(jié)點(diǎn)，“3”代表與合并//
{
for each （vj∈vi）{ if（pj∈tj.）{ F=F∪{（pk，ti）}}
P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ti，pk）}
}
if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==4）） //處理或合并結(jié)點(diǎn)，“4”代表或合并//
{
if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（pk ，ti）}
P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ti，pk）}
}
}
}
end
圖1 活動圖到Petri網(wǎng)的轉(zhuǎn)化算法
2 電子合同系統(tǒng)應(yīng)用流程
平臺采用J2EE架構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，實(shí)現(xiàn)登錄平臺用戶的合同洽談、合同簽訂、合同查詢等功能，應(yīng)用流程如圖2。
圖2 電子合同系統(tǒng)流程圖
基于電子簽章技術(shù)的電子合同平臺實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上可信電子合同的洽談、簽訂等功能，為有協(xié)議簽訂需求的用戶提供安全合作的辦公平臺，確保用戶合法權(quán)益，對用戶登錄系統(tǒng)后的操作進(jìn)行處處留證的監(jiān)控，為有可能發(fā)生的合同糾紛等意外事故提供權(quán)威的責(zé)任認(rèn)定功能。
3 基于Petri網(wǎng)電子合同系統(tǒng)建模
從整體上講，電子合同系統(tǒng)可以分為電子合同在線簽訂和在線合同洽談兩個(gè)部分。這兩個(gè)流程是整個(gè)電子合同系統(tǒng)的核心。對其進(jìn)行研究具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，下面對電子合同在線簽訂流程進(jìn)行Petri網(wǎng)建模以及模型分析。
3.1 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)模型
電子合同在線簽訂的第一步驟，一般是由秘書或辦公室主任進(jìn)行擬稿。這一步是這一流程最主要的部分。
電子合同在線簽訂流程主要包括：合同擬稿，合同核對，合同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽、不合格合同回退，合同催辦，合格合同歸檔。
（1）合同擬稿：即審批文檔的起草過程。在其中要確定合同名稱，擬稿的部門，擬稿人員，主送部門或人員，合同的種類，合同的密級，合同打印限制，以及合同的內(nèi)容，合同所帶的附件等。
（2）合同核對：將擬寫好的合同進(jìn)行核對以后送給領(lǐng)導(dǎo)審核。核對內(nèi)容包括文字的準(zhǔn)確性，合同的合理性，以及其他一些合同的必要屬性。
（3）合同領(lǐng)導(dǎo)會簽：合同會簽是指在同一個(gè)步驟上允許一個(gè)合同可以由一個(gè)或者一個(gè)以上的公司領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)進(jìn)行簽章，并進(jìn)行在線簽章驗(yàn)證。
（4）不合格合同回退：在合同核對和會簽的過程中，若合同有錯(cuò)誤，就要立即進(jìn)行合同的回退，以重新擬稿。
（5）合同催辦：在合同在某一步驟停留時(shí)間超過某一時(shí)間時(shí)應(yīng)該生成催辦信息，通過郵件系統(tǒng)進(jìn)行提醒。
（6）合格合同歸檔：合同審批通過以后及時(shí)進(jìn)行合同歸檔，以便于可以進(jìn)行合同的在線洽談和在線簽訂。相應(yīng)的合同在線簽訂流程如圖3所示：
圖3 電子合同在線簽訂流程的活動圖
將以上活動圖通過圖1的算法進(jìn)行建模，得到圖4的Petri網(wǎng)順序模型：
圖4 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)順序模型
圖4的各個(gè)變遷以及狀態(tài)含義如下：
P0：合同未擬稿狀態(tài)。
T0：主辦人員或者單位合同擬稿。
P1：合同擬稿完成，等待審批。
T1：主送單位進(jìn)行合同核稿。
P2：合同核稿無誤，準(zhǔn)備進(jìn)入下一步。
T2：各個(gè)單位進(jìn)行合同會簽并進(jìn)行驗(yàn)證。
P3：合同會簽完成狀態(tài)。
T3：進(jìn)行合格合同歸檔。
T4：合同催辦，提醒優(yōu)先處理該合同，以提高流轉(zhuǎn)效率。
P4：合格合同歸檔；
T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。
3.2電子合同在線簽訂流程的并發(fā)Petri網(wǎng)模型
并發(fā)模型主要是指合同在線簽訂過程中，一個(gè)合同同時(shí)有兩個(gè)或兩個(gè)以上的單位代表在同一步驟上進(jìn)行會簽，如此一來，在同一步驟上的會簽人員可以同時(shí)打開該公文，相對于只能等待前一個(gè)單位代表操作完成才能開始審閱、簽訂的過程來說，大大增加了工作的效率。會簽的同時(shí)不受到任何約束。對于開發(fā)人員來說，在流程的控制上也可以更方便，更簡單。一個(gè)最常見的并發(fā)模型如圖5所示，其中虛線框里的是會簽時(shí)的一種典型的并發(fā)模型。
圖5 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)并發(fā)模型
圖5的各變遷以及狀態(tài)含意如下。
P0：合同未擬稿狀態(tài)。
T0：主辦人員或者單位合同擬稿。
P1：合同擬稿完成，等待審批。
T1：主送單位進(jìn)行合同核稿。
P2：合同核稿無誤，準(zhǔn)備進(jìn)入下一步。
T2：各個(gè)單位進(jìn)行合同會簽并進(jìn)行驗(yàn)證。
P3：合同會簽完成狀態(tài)。
T3：進(jìn)行合格合同歸檔。
T4：合同催辦，提醒優(yōu)先處理該合同，以提高流轉(zhuǎn)效率。
P4：合格合同歸檔；
T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。
虛線框里的含義：
T21：合同進(jìn)入會簽流程。
P21：合同處于會簽狀態(tài)。
T22：會簽人員1簽訂。
T23：會簽人員2簽訂。
P31：會簽完成，進(jìn)入合同自動檢驗(yàn)狀態(tài)。
T24：檢驗(yàn)合同是否合格。
3.3電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)模型分析
Petri網(wǎng)的分析方法主要有可達(dá)樹分析、可達(dá)圖分析和矩陣方程來分析，這里我們主要采用可達(dá)樹和可達(dá)圖來分析在線簽訂流程模型。根據(jù)可達(dá)樹生成算法，我們可以得到圖6 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)順序模型相應(yīng)的可達(dá)樹模型。
圖6 電子合同在線簽訂流程的可達(dá)樹模型
我們可以從圖6可以得到電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)的特性：
（1）該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是有界的，因?yàn)榭蛇_(dá)樹中沒有出現(xiàn) 。（2）該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是安全的，因?yàn)橹挥小?”，“1”出現(xiàn)在可達(dá)樹標(biāo)識中。（3）因圖6中所有該發(fā)生的變遷都出現(xiàn)在該可達(dá)樹中，說明了該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是“活的”，也就是說沒有多余變遷。
4 結(jié)束語
隨著電子合同法律地位的確定、數(shù)字簽名法律效力的認(rèn)可，在電子商務(wù)活動中已經(jīng)出現(xiàn)了大量的電子合同。本平臺設(shè)計(jì)集成了PKI/CA技術(shù)、電子簽章技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)等，采用J2EE架構(gòu)建立起一套具有適用性、安全性的電子合同平臺，有效的彌補(bǔ)書面合同的缺陷，減少人力、物力和財(cái)力方面的支出，提高工作效率、降低成本，其經(jīng)濟(jì)和社會效益顯著。在編寫代碼之前，對系統(tǒng)流程進(jìn)行Petri網(wǎng)并發(fā)模型建模，保證了系統(tǒng)可以支持兩個(gè)或者以上的合同涉及方進(jìn)行同時(shí)的合同會簽。但同時(shí)，因?yàn)槠胀≒etri網(wǎng)的一些缺陷，比如會產(chǎn)生空間爆炸等，運(yùn)用普通Petri網(wǎng)對系統(tǒng)流程建模并不是最好的建模方法，運(yùn)用高級Petri網(wǎng)進(jìn)行建模將會成為下一步研究方向與目標(biāo)。
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作者簡介：謝漢天（1990.07-），男，浙江省金華市，在讀碩士研究生，研究方向：信息安全。
【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè) 系統(tǒng)建設(shè) 企業(yè)業(yè)務(wù)
1 實(shí)施背景及目標(biāo)
合同作為經(jīng)營管理的手段，是企業(yè)與外部進(jìn)行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，同時(shí)也為企業(yè)帶來了各種各樣的法律風(fēng)險(xiǎn)，如何通過信息化手段提升合同法律風(fēng)險(xiǎn)管控能力，提高質(zhì)量及效率，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營保駕護(hù)航是本文研究的重點(diǎn)。
2 傳統(tǒng)合同管理中存在的問題
培養(yǎng)專業(yè)的法律人才隊(duì)伍，健全法律規(guī)章制度、增強(qiáng)法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統(tǒng)的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：
2.1 合同履行監(jiān)控情況難以掌控
傳統(tǒng)的合同管理模式更側(cè)重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經(jīng)履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進(jìn)程有序推進(jìn)，這些都是法律部門管控的難點(diǎn)及薄弱環(huán)節(jié)，難以真正實(shí)現(xiàn)對合同全生命周期的管理。
2.2 風(fēng)險(xiǎn)管控能力有待提升
風(fēng)險(xiǎn)管控是合同管理的重要內(nèi)容，如何確保合同文本內(nèi)容的規(guī)范性及真實(shí)性、合同對方主體的合法性、財(cái)務(wù)付款合同與正式簽字確認(rèn)合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。
2.3 查閱、統(tǒng)計(jì)不便利
金額、對方供應(yīng)商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯(cuò)、且統(tǒng)計(jì)維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。
3 解決對策
基于以上現(xiàn)狀及問題，企業(yè)可以借助信息化手段，將標(biāo)準(zhǔn)的合同管理流程、條款和范本等業(yè)務(wù)管控模式通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行固化。實(shí)現(xiàn)對合同規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一管理。詳細(xì)功能模塊如下：
3.1 合同審批表模塊
合同審批表是貫穿各項(xiàng)功能的紐帶，也是業(yè)務(wù)審核的重點(diǎn)。通過合同審批表，將合同中最重要的內(nèi)容進(jìn)行突出展現(xiàn)，同時(shí)提示各類合同的審核注意事項(xiàng)。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內(nèi)容。
合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時(shí)間、合同業(yè)務(wù)大類、合同業(yè)務(wù)小類、合同主要內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)提示、審核規(guī)范、審核職責(zé)規(guī)范等；
合同金額：包括合同幣種、合同價(jià)款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。
對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。
簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。
3.2 合同審批流程模塊
合同審批流。主要是將合同審批業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子審批。主要流程包括：合同審批、授權(quán)、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。
3.3 合同統(tǒng)計(jì)查詢模塊
支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當(dāng)事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個(gè)合同。
提供多維度報(bào)表查詢及統(tǒng)計(jì)功能，包括倒簽率報(bào)表、簽訂及時(shí)率報(bào)表、合同歸檔統(tǒng)計(jì)報(bào)表、結(jié)算合同報(bào)表等。用戶通過在系統(tǒng)中選擇報(bào)表類型、期間等查詢條件，系統(tǒng)可快速、直觀、精準(zhǔn)展示統(tǒng)計(jì)結(jié)果。
3.4 合同履行監(jiān)控模塊
從相關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中獲取所有合同的報(bào)賬及付款情況，給相關(guān)業(yè)務(wù)用戶直觀展示合同的付款進(jìn)程；通過系統(tǒng)定期向相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)送合同履行監(jiān)控單，請業(yè)務(wù)部門主動報(bào)送各合同執(zhí)行情況并通過電子流程流轉(zhuǎn)到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個(gè)合同的付款及履行進(jìn)程，對存在風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)洞察并采取相應(yīng)措施，防患于未然。
3.5 合同檔案管理模塊
對于已經(jīng)審批完成的合同進(jìn)行電子歸檔，按照紙質(zhì)合同歸檔規(guī)則，系統(tǒng)建立相應(yīng)的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統(tǒng)會給申請人賦予查看相應(yīng)借閱合同的權(quán)限。
3.6 多系統(tǒng)協(xié)作辦公模塊
通過打通與手機(jī)辦公、財(cái)務(wù)報(bào)賬平臺、文檔安全等系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
3.6.1 與短信平臺接口
當(dāng)審核人收到待審批合同時(shí)，系統(tǒng)會促發(fā)短信，提醒審批人及時(shí)審批合同；當(dāng)審批人處理時(shí)間超過企業(yè)要求的處理時(shí)限后，系統(tǒng)會自動發(fā)送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時(shí)性。
3.6.2 與文檔外發(fā)系統(tǒng)接口
合同審批完成后，系統(tǒng)自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進(jìn)行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業(yè)名稱的水印，避免合同在前期商定妥當(dāng)，且已履行完內(nèi)部流程后，被對方主體惡意篡改。
3.6.3 與財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)接口
將合同編號、金額等基礎(chǔ)信息同步到財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)，用戶報(bào)賬時(shí)，需要在報(bào)賬平臺選擇合同編碼，合同相關(guān)的金額、供應(yīng)商等信息自動帶出且不可修改，當(dāng)報(bào)賬金額大于合同金額時(shí)，報(bào)賬單無法提交。通過上述手段，確保合同履行的規(guī)范性及合法性，避免報(bào)賬人惡意篡改付款單位，或付款金額大于合同訂金額的違規(guī)業(yè)務(wù)。
【關(guān)鍵字】企業(yè)合同；檔案管理
前言
在當(dāng)今這個(gè)社會，很多的財(cái)富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個(gè)值得思考的問題，文章從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項(xiàng)問題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時(shí)間流轉(zhuǎn)會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時(shí)候?qū)贤M(jìn)行編號登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時(shí)收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時(shí)收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實(shí)行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時(shí)候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實(shí)反映每一份合同形成的全過程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍
說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進(jìn)行分類，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時(shí)也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對新進(jìn)館檔案實(shí)行電子報(bào)送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實(shí)現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，實(shí)行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項(xiàng)與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價(jià)、報(bào)價(jià)，招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會議紀(jì)要、來往函件、談判中的臨時(shí)協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書、保函與其它。
3、明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法
《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。
4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作
在很多人的認(rèn)識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強(qiáng)，要做好此項(xiàng)工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時(shí)歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計(jì)劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時(shí)性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問題和思考
合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。
1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時(shí)移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時(shí)間整理，或整理質(zhì)量較差。針對這個(gè)問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對穩(wěn)定，檔案部門對其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。
2.檔案人員無法及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因?yàn)闄n案部門不能掌握合同是否簽訂，何時(shí)簽訂等信息，無法做到及時(shí)跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對這個(gè)問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時(shí)合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。
6、加強(qiáng)合同檔案部門的管理工作
合同檔案還沒有作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時(shí)伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系
檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識，同時(shí)應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)和督促。
6.2檔案管理部門要實(shí)行合同安全統(tǒng)一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。
6.3開展檔案部門跟蹤考核管理
在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，同時(shí)發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計(jì)劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計(jì)分析這半年的歸檔情況，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。
6.4明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法
根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，合同檔案管理部門應(yīng)該配備專職人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，管理部門和人員應(yīng)該對歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內(nèi)移交檔案部門。同時(shí)將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分。
筆者針對一些問題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進(jìn)一步明確，對合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長，這對招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒?。根?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說明，對案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施
隨著市場主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計(jì)已達(dá)26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時(shí)間較長，需要幾年甚至更長的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動態(tài)的觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號，插入文件時(shí)將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號的編制規(guī)則，填寫文件編號時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號。
2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設(shè)
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅?、科技等類型檔案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換、存儲到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來越嚴(yán)格，對境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。
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