時間：2023-06-21 09:14:33
序論：在您撰寫檔案管理合理化建議時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、方便管理，讓資料具備完整性
基建和設(shè)備之間是互相關(guān)聯(lián)的，設(shè)備將基建作為依托的對象，基建是設(shè)備主要的承載體。通常情況下，醫(yī)院中的大部分診斷類設(shè)備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關(guān)診斷設(shè)備。這些設(shè)備不論在場地方面還是環(huán)境方面都有明確的標(biāo)準(zhǔn)，而且設(shè)備的資料也是有相關(guān)要求的?；ú块T會依據(jù)廠家的技術(shù)需要進(jìn)行針對性的施工，在設(shè)備完成以后就可以投入使用。在定期的維護(hù)或者是改造環(huán)節(jié)中，不僅要對設(shè)備檔案做好檢查，同樣還應(yīng)當(dāng)根據(jù)基建檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行合理的維護(hù)以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對基建檔案按照類別的方式進(jìn)行保存是較為方便的。在工程設(shè)計單位中，在對特殊醫(yī)療設(shè)備設(shè)計過程中，應(yīng)當(dāng)需要專業(yè)人員對其進(jìn)行設(shè)計，由于專業(yè)設(shè)計公司是依據(jù)不同設(shè)備技術(shù)內(nèi)容以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行設(shè)計的，是單獨完成的基本建設(shè)。
（一）制定設(shè)備檔案資料收集歸檔制度。在進(jìn)行設(shè)備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯(lián)系，從科室的使用申請流程一直到上級的批準(zhǔn)，在進(jìn)行采購、招標(biāo)等環(huán)節(jié)的實施，期間需要經(jīng)歷的環(huán)節(jié)較多，而且時間花費很長，手續(xù)也繁瑣，尤其是在采購進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備時，手續(xù)不但復(fù)雜而且也存在時間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)和有關(guān)的科室、設(shè)備采購方面制定恰當(dāng)?shù)姆桨?，從而能夠在短時間里面將設(shè)備采購所需要的資料都收集齊全。
（二）提前介入設(shè)計、施工過程，收集完整的基建設(shè)計和建設(shè)資料。對于醫(yī)療設(shè)備中的采購和基建工程的實施，兩者是同時進(jìn)行的，相關(guān)人員在對設(shè)備進(jìn)行采購的前期階段中，設(shè)備應(yīng)當(dāng)具備一定的實用性，人員是否具備使用資格，是相關(guān)人員首先要考慮的問題。所以，在設(shè)備建設(shè)的準(zhǔn)備過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參與進(jìn)來，制定恰當(dāng)?shù)臋n案資料內(nèi)容，并且與相關(guān)人員之間進(jìn)行交流，確保工程進(jìn)度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時出現(xiàn)資料不合理的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間進(jìn)行處理，從而確保檔案的完整性。
二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式
醫(yī)療設(shè)備作為醫(yī)療衛(wèi)生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個原則不斷地更新發(fā)展。在這個醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設(shè)備和基建的相關(guān)資料。而在醫(yī)院管理中，一般基建部門和設(shè)備部門是分開的兩個獨立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時，兩個部門根據(jù)各自的要求，分類整理，單獨排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時帶來了不便，有時既要調(diào)閱基建檔案，又要查詢設(shè)備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時還查詢不到需要的資料?；n案和設(shè)備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節(jié)省利用者的時間。原來在上級行政管理和質(zhì)量監(jiān)測部門檢查時，每次都要兩個科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節(jié)省人力，利于政府部門的檢查。對無法進(jìn)行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設(shè)備配套的工程設(shè)計單位設(shè)計的施工圖及竣工圖復(fù)制一份藍(lán)圖存入設(shè)備檔案，以供設(shè)備在維修維護(hù)、改造更新時使用，也不失為一種好的方法。
三、基建和設(shè)備檔案一體化管理，可以方便后續(xù)形成的檔案歸檔
因設(shè)備屬固定資產(chǎn)，在有些非醫(yī)療單位，將設(shè)備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫(yī)療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設(shè)備安裝完畢，設(shè)備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會有大量的維護(hù)、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動中，會形成大量檔案資料，特別是設(shè)備更新改造過程中需要對場所設(shè)計變動形成的資料進(jìn)行歸檔，而這時設(shè)備與基本建設(shè)已經(jīng)脫鉤，想把基建變動的資料加入基建竣工的檔案中已經(jīng)不可能，這些資料單獨存放容易丟失且不利查詢?；n案和醫(yī)療設(shè)備檔案一體化管理可以解決這些問題。設(shè)備檔案一臺一檔，按件編號，變動的資料可以隨時添加進(jìn)檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發(fā)，實行一體化管理也是必要的。
四、從利用實際出發(fā)，在基建和醫(yī)療設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄中設(shè)置互見號
因醫(yī)療設(shè)備使用管理上不斷變更，有的同類設(shè)備有多臺，因工作需要有些醫(yī)療設(shè)備會在不同科室間調(diào)撥使用，有些科室也會搬遷。而在整理醫(yī)療設(shè)備檔案編制案卷目錄時，為便于分辨查找，會在分類號內(nèi)加入科室代碼，經(jīng)過調(diào)撥的醫(yī)療設(shè)備無法重編分類號，給案卷的查找?guī)砹艘欢ǖ睦щy。一般互見號設(shè)置在卷內(nèi)備考表內(nèi)，但有時一個基建案卷內(nèi)保存幾個項目的資料，互見號在備考表中查找不便，而在基建檔案和設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄內(nèi)分別設(shè)置互見號欄，把匹配的基建或設(shè)備案卷號填在欄目內(nèi)，這樣在查詢時就可一目了然，便于分辨，縮短查找時間，提高查詢的準(zhǔn)確度。
傳統(tǒng)的檔案信息管理存在滯后的管理方式，信息更新不及時，查找困難，信息保存不便，這些是醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的限制因素，然而醫(yī)院的這些信息非常珍貴，如果損失了，將產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。現(xiàn)階段醫(yī)院科技檔案信息化迎合了新時期的發(fā)展，解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多問題。醫(yī)院科技檔案信息化適應(yīng)了科技全球化發(fā)展，如此，保障了醫(yī)院檔案體系的完整，促使醫(yī)院科技檔案的專業(yè)化，同時對醫(yī)院重要文獻(xiàn)的保存也非常有利，節(jié)省檔案保存和整理的時間，節(jié)約了醫(yī)院管理成本的開銷，保障了醫(yī)院科技檔案管理的有序化和規(guī)范化。因為醫(yī)院科技檔案中有醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員著作的論文，這樣就保證了他們工作的時效性。上述內(nèi)容在評析醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)技能和水平方面是重要的參考，優(yōu)化檔案信息化管理，在醫(yī)務(wù)人員的考評中發(fā)揮了重要作用，為醫(yī)務(wù)人員提拔提供了依據(jù)。
二、醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)和管理的對策
（一）完善有關(guān)管理機(jī)制。每一項措施和完善的管理體制分不開，當(dāng)構(gòu)建了完善的機(jī)制約束，才能確保工作人員按照規(guī)范做事，確保設(shè)施投入實效，醫(yī)院實行科技檔案信息化也需要制定完善的管理體制。管理機(jī)制的制定，第一要求有關(guān)工作人員樹立新的思想，扭轉(zhuǎn)以前落后的管理觀念，以新的機(jī)制為引導(dǎo)。與管理機(jī)制中明確各自擔(dān)負(fù)的職責(zé)，把具體的工作落實到每個人，此外，也要清楚信息的歸檔、存儲和使用等，務(wù)必使醫(yī)院所有人員都可以利用這些資料和醫(yī)院信息化管理有關(guān)的各種信息，一定要制定不同的保存手段，有關(guān)人員在使用這些資源時，應(yīng)制定明晰的審批和備案制度，對一些涉及醫(yī)院保密性的文件，提供特定的保護(hù)，制定嚴(yán)格的管理制度。資料入庫前，務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)格的審核，核查資料的實用性及真實性，確保存儲的資料真實可信。當(dāng)做到上述幾方面，制定嚴(yán)格規(guī)范化的管理制度，才能確保醫(yī)院科技檔案信息化所有環(huán)節(jié)的正常有序。
（二）創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)思路，構(gòu)建醫(yī)院科技檔案信息資源庫。醫(yī)院科技檔案真實反映了醫(yī)療衛(wèi)生科技活動，為科學(xué)技術(shù)搭建了平臺，是產(chǎn)生大量科技信息的主要渠道，有效管理及合理使用科研檔案，提升醫(yī)院科研檔案管理質(zhì)量，推動醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的進(jìn)步?？萍紮n產(chǎn)生于醫(yī)院科研工作中，是醫(yī)院科研工作歷史和現(xiàn)狀的真實反映，為后續(xù)開展工作提供了參考，這就務(wù)必要求檔案管理工作保持準(zhǔn)確、完整及規(guī)范。醫(yī)院科技檔案主要是收集相關(guān)資料、收集有關(guān)實驗原始資料及研究生畢業(yè)論文等。以建立檔案信息化建設(shè)為發(fā)展思想，結(jié)合醫(yī)院科技檔案建設(shè)和管理實際情況，構(gòu)建可行的檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，形成以計算機(jī)為依托的檔案管理。通過計算機(jī)開展檔案管理，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了條件，科技檔案管理工作迎合了社會改革的需要。
（三）形成新產(chǎn)生文件的主體——電子文件，搞好電子文件歸檔和管理工作。因為電子財務(wù)技術(shù)和辦公自動化技術(shù)日新月異，普遍推廣應(yīng)用，為此，電子文被大量生產(chǎn)出來，進(jìn)一步說，將成為新產(chǎn)生文件的主體，當(dāng)前，檔案工作者搞好電子文件歸檔和管理是新時期需要擔(dān)負(fù)的主要職責(zé)?？紤]到科技檔案工作現(xiàn)實情況，形成與之相匹的科技檔案電子文件歸檔管理規(guī)章和制度。在文件集的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生了動態(tài)管理方式，但要付諸實踐。動態(tài)管理方式：檔案人員監(jiān)控本單位形成和運行電子文件的計算機(jī)軟硬件設(shè)備，使得歸檔電子文件擁有對應(yīng)計算機(jī)軟硬件設(shè)備的支撐。動態(tài)管理先要歸檔電子文件，與對應(yīng)的軟件和硬件環(huán)境保持一致，以讀取歸檔的電子文件。
（四）購入高科技設(shè)施設(shè)備。當(dāng)前，我國醫(yī)院科技檔案資料主要有兩種形式：紙質(zhì)和照片。受溫度和通風(fēng)等多因素的影響，給醫(yī)院科技檔案的管理帶來了極大的不便。此外，因為檔案存儲空間大，無法按照標(biāo)準(zhǔn)保存檔案。所以，醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)中軟硬件的建設(shè)很重要。其中硬件設(shè)施有存儲設(shè)備、錄入系統(tǒng)和計算機(jī)設(shè)備等，像掃描儀和復(fù)印機(jī)等就是硬件設(shè)施；軟件設(shè)施指的是檔案管理工作中的文件和軟件，像計算機(jī)操作系統(tǒng)軟件和建設(shè)的檔案查詢系統(tǒng)等就是軟件系統(tǒng)。在檔案管理中，主要是保管好目前的檔案，少不了先進(jìn)設(shè)備提供支撐，設(shè)施設(shè)備涵蓋了信息化建設(shè)中涵蓋的硬件設(shè)備，離不開相應(yīng)的軟件設(shè)施。第一，確保設(shè)備的齊整性。醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化投入力量，替換原有的老舊設(shè)施，引入高科技設(shè)施。第二，引入專業(yè)的軟件設(shè)備非常關(guān)鍵，構(gòu)建符合醫(yī)院實際情況的數(shù)據(jù)庫資源，確保醫(yī)院科技檔案建設(shè)的開展可以享受極大的便利?；诖?，醫(yī)院可以將一些非保密性的資源投放到醫(yī)院網(wǎng)站上，便于行業(yè)人員及員工及時搜索和查找，將醫(yī)院科技檔案信息化更好地投入實踐。
（五）強(qiáng)化專業(yè)人才團(tuán)隊建設(shè)。目前，多數(shù)醫(yī)院未配置相關(guān)的科技檔案管理人員，針對未來的信息，許多工作人員不知如何應(yīng)用，所以，醫(yī)院一定要強(qiáng)化培養(yǎng)專業(yè)科技檔案信息化人才，如此，確保醫(yī)院科技信息的準(zhǔn)確性和及時性。培養(yǎng)醫(yī)院科技信息管理人才需要做到兩方面的工作，其一，具備豐富的檔案管理專業(yè)知識，其二，明確科技信息的操作使用技能，同時做到這兩個方面便可以成為一名稱職的檔案信息管理人員。這就要求醫(yī)院做到一點：培訓(xùn)人員時，考慮這兩方面的培訓(xùn)能力，接受專業(yè)技能培訓(xùn)，抑或以講座的形式提升工作人員的能力。作為醫(yī)院檔案信息管理人員一定要熟練掌握扎實的理論知識，加強(qiáng)和有關(guān)部門的交流，掌握最新的研究成果，檢驗成功的真實性及精確性，落實到實踐。因為檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)特征的影響，這就要深入探究工作中的計算機(jī)技術(shù)知識。所以，建設(shè)檔案信息化人才隊伍在科技檔案信息化過程中是一項非常重要的任務(wù)。認(rèn)識對檔案管理人員開展計算機(jī)技術(shù)知識培訓(xùn)工作的重要性，其中如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)知識等。增強(qiáng)檔案信息管理人員對新技術(shù)、新方法和新設(shè)備的使用培訓(xùn)，突出檔案管理人員中計算機(jī)實際操作水平，借助檔案信息化建設(shè)，培養(yǎng)經(jīng)驗豐富同時能夠熟練地應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)的多技能人才。
三、結(jié)束語
醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)是一項長期的工作，建設(shè)中不可避免地出現(xiàn)了這樣或者那樣的問題，問題的解決需要制定制度來規(guī)范，還要增強(qiáng)人員建設(shè)及投入等。依照標(biāo)準(zhǔn)，將科技檔案的信息化管理付諸實踐。基于檔案信息建設(shè)，力爭拓寬檔案資源發(fā)展，推進(jìn)信息管理標(biāo)準(zhǔn)化前進(jìn)的步伐，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的加速前進(jìn)，產(chǎn)生高水準(zhǔn)的科技檔案信息化利用價值及服務(wù)水平，致力于推動醫(yī)院檔案信息資源的共享。本文結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗，從幾個方面提出了個人有關(guān)課題研究的相關(guān)經(jīng)驗，其中多有不足，僅作同行參考使用，也期望醫(yī)院科技檔案建設(shè)和管理有新的突破。
作者:李楠 單位:重慶市墊江縣人民醫(yī)院
參考文獻(xiàn):
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信息化的浪向各個領(lǐng)域，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，在此新形勢面前，必然要面臨一場劃時代的變革。檔案管理信息化將成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，現(xiàn)針對目前醫(yī)院檔案管理信息化的必要性、優(yōu)勢及內(nèi)容進(jìn)行分析，并提出了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議。
1 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性
1.1 飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時效性強(qiáng)、具有高價值的檔案信息需求量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理模式正經(jīng)受著巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。面對這種沖擊和挑戰(zhàn)，各級醫(yī)院只有順應(yīng)時勢，加快檔案信息化建設(shè)，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)而使檔案管理工作適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。
1.2 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，各級醫(yī)院在實現(xiàn)檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現(xiàn)代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識，設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
1.3 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而只有詳實全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實現(xiàn)檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時可以延長檔案壽命。
2 醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢
2.1 檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后，可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞；可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險。醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，將重要、珍貴資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用計算機(jī)對原件進(jìn)行電子掃描，之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，就可以有效地保護(hù)檔案原件。
2.2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中，檔案部門要對各類文件進(jìn)行及時的著錄。在紙質(zhì)文件時代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當(dāng)多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄。而將檔案進(jìn)行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，利用計算機(jī)軟件進(jìn)行工作，大大改善了工作條件，信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統(tǒng)調(diào)整，有效地提高了工作效率。
這種智能化檢索方法，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進(jìn)行機(jī)密處理。在檔案的使用上，信息化也讓用戶感受到了方便。 2.5檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。
3 醫(yī)院檔案實現(xiàn)信息化管理的內(nèi)容
3.1 文書處理過程和歸檔要實現(xiàn)信息化管理。文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，應(yīng)該把每天收到的文件用計算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
3.2 病歷檔案要實現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項目的開展，應(yīng)將各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計算機(jī)，運用計算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機(jī)對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
4 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議
4.1 檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要有領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，再通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化指日可待。
關(guān)鍵詞： 高校；檔案工作；現(xiàn)代化
中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0252-010引言
綜合檔案工作是學(xué)校檔案管理工作中最重要的部分，完善的檔案管理對學(xué)校歷史資料的保存將起到至關(guān)重要的作用。學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和對外交流等重大活動，只有齊全、完整的歸檔、存檔，才能確保過程的完成；否則，學(xué)校就會遺漏自己的歷史，也不能為未來的發(fā)展和決策提供準(zhǔn)確的參考。隨著高校管理的現(xiàn)代化，檔案管理工作也必須順應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需求，加快檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，有效地保護(hù)、開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案事業(yè)與其他各項事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為高等學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。
1高校檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)
1.1 高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化包括檔案工作業(yè)務(wù)范圍的規(guī)范化、檔案術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案工作技術(shù)與設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)化等一系列內(nèi)容，它是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)部分，可利于各單位檔案工作者的學(xué)術(shù)和業(yè)務(wù)交流，同時提高工作效率。
1.2 檔案工作管理現(xiàn)代化①思想現(xiàn)代化。強(qiáng)化服務(wù)意識，拓展服務(wù)領(lǐng)域，主動提供資料和服務(wù)，提高檔案利用率，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。②管理方法規(guī)范化、科學(xué)化。建立統(tǒng)一的、科學(xué)的、規(guī)范的技術(shù)方法，使檔案管理工作的水平得到切實地提高。
1.3 檔案技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化①采用先進(jìn)的庫房設(shè)備、自動化管理的技術(shù)和設(shè)備等，用現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備儲存、保護(hù)、利用檔案。②運用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)實現(xiàn)檔案的高密存貯，最常見的包括計算機(jī)輸出縮微技術(shù)，快速掃描技術(shù)，光盤存貯技術(shù)，全息超縮微技術(shù)，應(yīng)用普通縮微攝像技術(shù)等。③運用計算機(jī)進(jìn)行檔案的登記、統(tǒng)計和庫存管理，運用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的自動化，將檔案的編目與檢索，檔案部門的行政管理等都實行網(wǎng)絡(luò)化。
1.4 檔案工作人員的專業(yè)化檔案工作人員要具有較高的科學(xué)文化水平和職業(yè)素質(zhì)，熱愛并適合從事該崗位的工作，能夠主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法，以應(yīng)對信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對檔案工作提出的挑戰(zhàn)。
2實現(xiàn)高校檔案工作現(xiàn)代化的措施
2.1 制定總體規(guī)劃制定出切實可行的檔案管理工作的現(xiàn)代化規(guī)劃，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。檔案人員要對實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的長期和近期任務(wù)做到心中有數(shù)，減少因目標(biāo)不清而造成的人才、物力的浪費，保證每一環(huán)節(jié)的效益。
2.2 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識 長期以來，人們一直認(rèn)為實現(xiàn)管理現(xiàn)代化就是配置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)經(jīng)驗，而忽視了科學(xué)管理的重要性。必須充分認(rèn)識到只有科學(xué)管理才能做到信息靈通、決策準(zhǔn)確、規(guī)程合理、工作效率高、內(nèi)外職能協(xié)調(diào)，節(jié)省人力、物力和財力。要不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，加強(qiáng)交流，制訂出一系列科學(xué)的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，用科學(xué)的管理方法來規(guī)范檔案工作。
2.3 解放思想，強(qiáng)化服務(wù)意識進(jìn)一步提高對做好新時期檔案工作重要性的認(rèn)識，明確檔案工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分，也是全面落實科學(xué)發(fā)展觀、統(tǒng)籌經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展、建設(shè)社會主義和諧社會的一項重要的基礎(chǔ)性工作。學(xué)校各級檔案部門要解放思想，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量。改變過去“重管輕用”、“重量輕質(zhì)”的陳舊觀念，打破“你來我查”的被動局面，主動提供資料和服務(wù)，提高檔案利用率，積極為各級領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為廣大師生群眾服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
2.4 加強(qiáng)檔案收集、整理工作，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)步伐
首先是實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。為了給高校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，更好地為利用者提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，我們可以實現(xiàn)非保密檔案信息資源的社會共享和網(wǎng)上利用，要在檔案室相關(guān)網(wǎng)站上建立檔案信息網(wǎng)頁，實現(xiàn)遠(yuǎn)程在線查詢。其次，是檔案的數(shù)字化。為了實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，我們要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，研究制定檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃。一是實現(xiàn)檔案進(jìn)館前的數(shù)字化。收集和接收其他各種形式的電子文件及其生成環(huán)境，把電子檔案連同相應(yīng)的紙質(zhì)檔案一并列入檔案部門的接收范圍。妥善做好電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔、保密等方面工作，按照文檔管理一體化的要求和國家有關(guān)檔案信息化技術(shù)規(guī)范的規(guī)定，將文檔進(jìn)行分門別類的規(guī)范化管理，另一方面，校園網(wǎng)上直接接收電子文件，實現(xiàn)校內(nèi)文件材料網(wǎng)上傳遞、存儲、立卷、歸檔等功能，依托校園網(wǎng)，進(jìn)行文檔一體化建設(shè)。二是對原有館藏檔案的數(shù)字化。通過手工錄入、直接掃描、縮微膠片轉(zhuǎn)換等手段，使這些信息合并到現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫中。在對館藏檔案資源進(jìn)行分級鑒定、有序整理的基礎(chǔ)上，把紙質(zhì)檔案、膠片、照片等信息進(jìn)行數(shù)字化處理。第三，做好檔案工作必須做好檔案管理的業(yè)務(wù)工作，為滿足當(dāng)前利用需求和實現(xiàn)自動化管理，達(dá)到收集完整、整理有序、系統(tǒng)準(zhǔn)確、保管安全的目標(biāo)，我們要首先做好檔案管理的業(yè)務(wù)工作，任何組織或個人不得把職務(wù)范圍內(nèi)形成的文件材料據(jù)為已有，各部門要高度重視檔案資源建設(shè)，嚴(yán)格文件材料歸檔制度。各部門應(yīng)當(dāng)按規(guī)定要求及時向檔案室移交檔案，不得分散保存，實現(xiàn)集中統(tǒng)一的檔案管理，檔案室要著眼社會需求，改善館藏結(jié)構(gòu)，拓寬接收和征集范圍?？傊?，要想實現(xiàn)檔案信息化與社會信息化的同步協(xié)調(diào)發(fā)展，我們就要使檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)、辦公自動化建設(shè)同步實施，不斷提高檔案信息化水平，將檔案信息化工作納入學(xué)校信息化建設(shè)。
2.5 要注重培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才檔案管理技術(shù)越先進(jìn)，對檔案專業(yè)干部的素質(zhì)要求就越高。要搞好檔案建設(shè)，必須要有一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，要實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，必須扎實認(rèn)真地開展檔案干部隊伍建設(shè)。要從政治、工作、生活上關(guān)心支持檔案干部，根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，適當(dāng)增加檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)崗位設(shè)置結(jié)構(gòu)比例。要堅持以人為本、牢固樹立人才資源是第一資源的思想，以人才資源開發(fā)推動檔案工作發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化檔案干部隊伍結(jié)構(gòu)，積極選調(diào)專門人才和優(yōu)秀年輕干部充實檔案干部隊伍，把檔案人員的培訓(xùn)提高納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃，建立良性的隊伍和吐舊納新機(jī)制，努力建設(shè)一支政治強(qiáng)、觀念新，業(yè)務(wù)精、作風(fēng)實的檔案工作隊伍，不斷推動檔案事業(yè)更好地向前發(fā)展。高校教學(xué)改革發(fā)展離不開檔案工作，高校檔案部門要努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。把檔案的管理和利用與高校教學(xué)、科研結(jié)合起來，抓住機(jī)遇，加快發(fā)展，建立健全檔案工作現(xiàn)代化系統(tǒng)，更好地為高校改革和建設(shè)服務(wù)，在促進(jìn)高等教育發(fā)展中發(fā)揮積極作用。
院在工作活動中形成的各種載體檔案，是醫(yī)院的重要資源和寶貴財富。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案信息化管理工作中必將成為醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)院檔案信息化管理已勢在必行，現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理信息化的重要性進(jìn)行分析，并提出了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的措施及建議。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院綜合檔案信息化 重要性 措施
1 醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院管理的各個方面，包括文書、人事、病歷、財務(wù)、基建等很多重要檔案。但由于醫(yī)院對檔案管理的意義認(rèn)識不足，重視不夠，醫(yī)院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段，存在著設(shè)備技術(shù)落后、存儲空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩的諸多不足，使檔案開發(fā)利用率低，發(fā)揮的作用不大，醫(yī)院綜合檔案管理已跟不上醫(yī)院日趨發(fā)展的需求。加之，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一直以來重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，沒有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業(yè)知識老化，知識面窄，知識結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。這些情況已嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
2 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的重要性
（1）檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷深入，HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。檔案的信息化建設(shè)業(yè)已成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢和工作重點，它的發(fā)展與成熟也勢必對醫(yī)院的現(xiàn)代化管理帶來更深遠(yuǎn)的影響。
（2）檔案信息化是加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生工作的需要。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準(zhǔn)確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨特優(yōu)勢。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。對于承擔(dān)著日益繁重的醫(yī)療衛(wèi)生任務(wù)的綜合醫(yī)院而言，實現(xiàn)檔案信息化是適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時展的必然要求。
（3）檔案信息化可為醫(yī)療業(yè)務(wù)工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。實現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。
（4）檔案信息化可使信息發(fā)揮最大效益。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。
3 醫(yī)院檔案信息化管理的應(yīng)對措施
（1）醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃。檔案信息化管理應(yīng)緊密聯(lián)系醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到，醫(yī)院多年積累的檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要性，只有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，把醫(yī)院檔案管理納入發(fā)展規(guī)劃，才能把醫(yī)院綜合檔案管信息化落到實處。
（2）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中軟件配套工作。建立相對穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路。檔案信息化建設(shè)應(yīng)與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)同步進(jìn)行，實現(xiàn)資源互補(bǔ)。我院信息中心已在籌劃檔案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的設(shè)密權(quán)限，嘗試以檔案室為中心將院內(nèi)相關(guān)計算機(jī)進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)。將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機(jī)上查看相關(guān)資料，在實現(xiàn)資源共享的同時也體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的時效性。醫(yī)院正在逐步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)辦公自動化一體化的構(gòu)想。
（3）加大資金投入，完善信息化設(shè)備。在檔案信息化管理中，首先需要配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設(shè)施，以滿足信息化環(huán)境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求。根據(jù)實際條件，配置掃描儀、刻錄機(jī)、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)，存儲設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)備。并在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建一個檔案網(wǎng)絡(luò)平臺。把數(shù)字檔案存儲在專門的數(shù)據(jù)服務(wù)器上，檔案檢索工作站通過網(wǎng)絡(luò)訪問，為用戶提供查詢、更新、事務(wù)管理等服務(wù)。促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的手工、經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理邁進(jìn)。
（4）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案資源開發(fā)利用的效率，需要利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和方法進(jìn)行管理，這就要求醫(yī)院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，還要具備熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。醫(yī)院要采取多種方法培養(yǎng)和提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。
（5）信息化檔案安全防范。檔案管理人員必須要有風(fēng)險防范意識，聯(lián)合醫(yī)院信息中心部門，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統(tǒng)。同時，要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時，作好檔案的保密工作。
總之，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代信息管理的重要組成部分。檔案工作者要充分認(rèn)識到加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性，不斷提高自身的素質(zhì)，熟練運用現(xiàn)代設(shè)備和信息技術(shù)，創(chuàng)造性地開展工作，促進(jìn)醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
1.1完善的檔案資料收集制度是前提
醫(yī)院檔案資料的收集制度是建立制度化和專業(yè)化醫(yī)院檔案的前提，檔案只有在全面的、及時的、準(zhǔn)確的收集好之后，才能進(jìn)行更好的管理，一切的檔案管理制度和檔案管理工作都是建立在檔案收集的基礎(chǔ)之上的。首先要確定檔案資料收集的范圍，確定哪些是應(yīng)該收集的檔案資料，哪些是無用的信息。要將規(guī)劃設(shè)計、調(diào)研、審批、施工等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的圖表、文字、音像形式的資料、圖紙、收據(jù)等文件收集起來，根據(jù)各個項目的規(guī)模將資料做好分類，列出清單，做到全面準(zhǔn)確，減少遺漏的現(xiàn)象。只有建立完善的檔案資料收集制度，做好檔案資料收集的基礎(chǔ)工作，才能確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確，為醫(yī)院的檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。
1.2建立好檔案資料整理立卷裝訂的制度
在收集好檔案資料后，下一個環(huán)節(jié)就是對檔案資料進(jìn)行整理，將整理好的檔案資料整理成卷，再進(jìn)行裝訂，這個環(huán)節(jié)就需要完善的檔案資料整理立卷裝訂的制度對這些環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，使得檔案資料整理的各個環(huán)節(jié)都按照規(guī)定有序地進(jìn)行。但是目前許多醫(yī)院都沒有相應(yīng)的檔案資料整理立卷裝訂的制度，檔案的整理和裝訂只是隨意進(jìn)行，致使許多檔案資料長期的堆放在辦公室，無人整理。有的雖然經(jīng)過整理，但是由于缺乏相關(guān)的系統(tǒng)的制度規(guī)定，整理的不夠規(guī)范，不方便檔案的查詢。因此，全面的檔案資料整理立卷裝訂的制度是十分必要的，有了制度的規(guī)范，檔案的整理工作就會有序的進(jìn)行，而且方便檔案的查閱。
1.3檔案驗收移交是保證檔案完整的重要環(huán)節(jié)
檔案經(jīng)過整理立卷裝訂后，要經(jīng)過驗收的程序，這一環(huán)節(jié)也需要相關(guān)的制度規(guī)定，判斷整理過后的檔案是否符合要求，對于符合要求的檔案才能移交。醫(yī)院要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員要按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)驗收檔案，符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案可以通過驗收，對于不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案要退回給相關(guān)人員重新整理。對于驗收通過的檔案要及時移交，如果驗收過的檔案還是堆放在原來的位置，不移交給相關(guān)的人員存放起來，檔案就得不到很好的保管，很難保證檔案的完整和齊全。因此醫(yī)院要制定相應(yīng)的制度規(guī)范檔案的驗收和移交，所需要的手續(xù)必須齊全，不能遺漏，做好各個環(huán)節(jié)的簽收手續(xù)。只有建立完善的驗收移交制度，才能做好檔案的驗收移交工作，確保檔案能夠及時的按照規(guī)定的要求，完整的移交給相關(guān)單位保存起來。
二、有利于明確檔案管理的責(zé)任
制度化和專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理，有利于檔案管理人員分工合作，明確自身的責(zé)任。制度化和專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理，能夠明確各個單位、各個科室、每個檔案管理人員的職責(zé)，每個單位、部門都有自己的責(zé)任，每個單位和部門在清楚了自己的職責(zé)后才會更加清晰明了的完成自身的任務(wù)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作十分混亂，各個單位和部門的職責(zé)劃分不清，經(jīng)常會出現(xiàn)工作內(nèi)容重復(fù)，或者某些檔案管理工作無人負(fù)責(zé)的情況，一旦出現(xiàn)問題便會互相推諉，檔案工作執(zhí)行起來十分混亂。而醫(yī)院檔案管理進(jìn)行制度化和專業(yè)化管理，就使得各個部門和單位的職責(zé)明確，積極配合，更好的完成醫(yī)院檔案的管理工作。責(zé)任到人、責(zé)任到崗的檔案管理制度，明確了每個人的工作范圍和工作內(nèi)容，使得檔案工作變得清晰明了，能夠有序的進(jìn)行，可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作的效率。
三、有利于促進(jìn)檔案保管人員素質(zhì)的提高
多數(shù)醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度較低，檔案保管人員的素質(zhì)也不高，職業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，處理不好醫(yī)院檔案的管理工作，致使醫(yī)院的檔案信息經(jīng)常丟失、遺漏甚至外流，造成嚴(yán)重的影響。檔案管理者較低的業(yè)務(wù)水平會嚴(yán)重影響醫(yī)院的檔案管理工作，有時會產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，損害醫(yī)院的形象，因此醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化建設(shè)是十分必要的，用制度規(guī)范檔案管理人員的工作，促使他們提高對檔案管理工作的重視程度，提高工作的效率和準(zhǔn)確性，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。
因此醫(yī)院要制定明確的制度規(guī)范檔案管理人員的行為，還應(yīng)為檔案保管人員提供培訓(xùn)的機(jī)會，使他們提高工作的專業(yè)化水平，提高專業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)格管理并且完善醫(yī)院的檔案管理工作。加強(qiáng)對檔案管理人員的教育、培訓(xùn)和考核，提高檔案保管人員的工作能力和管理水平，不斷優(yōu)化檔案保管人員結(jié)構(gòu)。檔案保管人員自身也要規(guī)范自身的行為，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好檔案的管理工作。
檔案實行信息化管理，在市場經(jīng)濟(jì)條件的發(fā)展和推動下，是醫(yī)院必經(jīng)的一個管理過程。相比較于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)保存時間較短、難于查閱、難以統(tǒng)一分類等對醫(yī)院檔案管理有一定阻礙作用的缺點，信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案管理則更加方便快捷，既省時省力，能夠長久地保存醫(yī)院檔案，指導(dǎo)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展，可以推動醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。
1醫(yī)院實現(xiàn)信息化建設(shè)檔案管理的重要性
1.1加強(qiáng)醫(yī)院與患者之間的溝通和交流作為一所醫(yī)院，最主要的工作當(dāng)然還是治病醫(yī)人，只有在自己的本質(zhì)工作上做好了，才能贏得人們的信賴。信息化建設(shè)下的醫(yī)院檔案管理，可以較大地跨越醫(yī)院的管理工作，極大的改善醫(yī)院與患者的關(guān)系。信息化的檔案管理建設(shè)不僅是使檔案信息全自動化，而且極大地推進(jìn)了交流信息與檔案管理的醫(yī)療內(nèi)部機(jī)構(gòu)的發(fā)展，保障了醫(yī)患之間的溝通能夠無障礙，在管理檔案信息的安全方面也能夠得到保障。因為信息化建設(shè)下的醫(yī)院檔案管理融合了現(xiàn)代化管理手段，還在信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計中，融入了更加先進(jìn)的管理查詢檔案方法，對患者的相關(guān)信息能夠及時進(jìn)行更新和接受，對醫(yī)院患者的服務(wù)品質(zhì)與工作效率也就可以得到很好的提升，從而提高整個醫(yī)院的品牌形象與工作效率。
1.2體現(xiàn)了高層次的醫(yī)院管理水平醫(yī)院的管理水平高低體現(xiàn)了醫(yī)院的整體素質(zhì)高低，提高醫(yī)院的整體素質(zhì)和管理水平，是身為醫(yī)療事業(yè)主要組成的醫(yī)院必須重視也必須做到的。隨著社會的科技水平與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷得到提高，也不斷地擴(kuò)大了我國各醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理方面的規(guī)模，提高了各醫(yī)院在檔案管理方面的要求。醫(yī)院在檔案管理上實施信息化建設(shè)的管理方式是更加科學(xué)的管理模式，信息化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，不僅可以提供機(jī)遇和可能性給醫(yī)院的檔案管理工作，而且還能夠重新將醫(yī)院的業(yè)務(wù)進(jìn)行組合，使醫(yī)院在醫(yī)療工作方面能夠更加深入和了解，從而在檔案數(shù)據(jù)信息方面為醫(yī)院的整體醫(yī)療水平發(fā)展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。
1.3提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)在醫(yī)院檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)中，實行信息化建設(shè)管理的話，不僅提高了醫(yī)院檔案管理工作方面的工作效率和管理方式，而且還可以大幅地提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。一般而言，一名合格的醫(yī)院檔案管理工作人員需要在服務(wù)技能和服務(wù)意識方面進(jìn)行提升，在醫(yī)療工作的專業(yè)素養(yǎng)方面則需要培養(yǎng)處應(yīng)有的職業(yè)道德素養(yǎng)。而信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案管理工作人員在工作能力和素質(zhì)方面會有更高一層的要求，除了需要具備以上兩點基礎(chǔ)素養(yǎng)外，他們還要不斷地提高自身的心理素質(zhì)和素養(yǎng)，掌握一定的計算機(jī)應(yīng)用技能和基本的網(wǎng)絡(luò)技能，從而能夠在運行檔案管理信息系統(tǒng)的時候真正進(jìn)行實踐操作，信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還要求其相關(guān)管理工作人員注重細(xì)節(jié)問題，避免在管理醫(yī)院檔案信息的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤。
2醫(yī)院實現(xiàn)信息化建設(shè)檔案管理的必要性
2.1提高醫(yī)院核心競爭力的必然要求對一所醫(yī)院而言，它的規(guī)模再大、建筑樓再高、外觀再美觀，醫(yī)療器械再先進(jìn)，也比不上一所醫(yī)療水平足夠高的醫(yī)院，因為醫(yī)院的核心競爭力就在于它的醫(yī)療水平。由此可見，醫(yī)療水平對一所醫(yī)院的重要性，與其醫(yī)療水平相適應(yīng)的醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)也對醫(yī)院的核心競爭力有著重要影響。醫(yī)療水平再高的醫(yī)院，只有低水平的信息化檔案管理也不能夠?qū)⑺暮诵母偁幜μ嵘先?，影響醫(yī)療水平持續(xù)進(jìn)行提升的主要還是醫(yī)院檔案信息管理信息化水平的高低。只有在醫(yī)院檔案管理的信息化水平上打好并打穩(wěn)基礎(chǔ)的醫(yī)院，才能夠?qū)⒓皶r的醫(yī)學(xué)參考信息和臨床醫(yī)療信息傳送給醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員，醫(yī)學(xué)參考信息和臨床醫(yī)療信息等這些都是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要信息，使這些重要信息得到了保障，那也就是醫(yī)院的醫(yī)療水平得到了保障。醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員和其他工作者的整體職業(yè)素質(zhì)和個人素養(yǎng)也是醫(yī)院核心競爭力的重要體現(xiàn)，為他們提供信息化實時的檔案管理信息，才能使他們的整體素質(zhì)得到提升，從而提高他們在先進(jìn)信息化管理中的業(yè)務(wù)水平和醫(yī)療技能。
2.2上級進(jìn)行決策的必需品將所有患者的相關(guān)檔案信息進(jìn)行實時錄入和永久保存是信息化建設(shè)醫(yī)院檔案管理的主要特點之一，這些重要的患者檔案信息為上級領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時提供了數(shù)據(jù)方面的基礎(chǔ)。當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行相關(guān)制度決策時，就可以自行通過網(wǎng)絡(luò)虛擬通道下載相關(guān)檔案信息，這樣既省時省力，又能確保上級領(lǐng)導(dǎo)在下載檔案信息的同時進(jìn)一步檢視和查詢相關(guān)患者檔案資料。上級領(lǐng)導(dǎo)還可以根據(jù)下載的相關(guān)檔案信息資料，擬定未來醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展情況，從而在相關(guān)政策制度方面進(jìn)行更加科學(xué)的布局和決策，信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案信息管理為上級領(lǐng)導(dǎo)提供了決策方面的參考和指導(dǎo)，是上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行醫(yī)院發(fā)展決策的必需品。
2.3檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果相比起傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式，信息化的檔案管理模式只需要進(jìn)行計算機(jī)系統(tǒng)操作，從而對珍貴的檔案原件進(jìn)行了保護(hù)，并且改善了各類醫(yī)療檔案文件資料的歸檔方式，在整合、檢索和共享檔案信息資源的時候，信息化的檔案管理模式也會更加的方便和快捷，它使整個醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理模式都有了很大的提升和改善，信息化建設(shè)檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作隨著社會進(jìn)步和發(fā)展而產(chǎn)生的必然結(jié)果。
2.4提高醫(yī)院管理水平的內(nèi)在要求國內(nèi)目前許多醫(yī)院在檔案管理信息化上的建設(shè)都實現(xiàn)了創(chuàng)新和發(fā)展，以此來提升自身的管理水平。信息化建設(shè)下的醫(yī)院檔案管理模式在醫(yī)療服務(wù)方面的模式得到了創(chuàng)新，從而使醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)效率得到了提升，使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力和服務(wù)水平得到了大幅改善，而在計算機(jī)圖像處理技術(shù)方面的發(fā)展和成熟，則為國內(nèi)各醫(yī)院提升管理水平和建立醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)提供了技術(shù)手段上面的支持。信息化建設(shè)醫(yī)院檔案信息管理的成本相對合理，還可以在護(hù)理流程、臨床和行政管理等區(qū)域進(jìn)行跨域管理，使各個區(qū)域的經(jīng)濟(jì)核算都能得到合理的分析，為醫(yī)院建設(shè)高校、全面的平臺來進(jìn)行質(zhì)量管理服務(wù)提供了系統(tǒng)支持，將醫(yī)院的管理水平提高到患者和管理者的目標(biāo)管理水平。從而使得在信息化建設(shè)下醫(yī)院檔案管理方面的工作能夠使醫(yī)院的整體管理水平得到提高，更好地實現(xiàn)為患者和社會服務(wù)。
