時(shí)間：2023-06-16 16:27:01
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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案;歸檔整理;分類;查檔
一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的目的及意義
事業(yè)單位中的重要文件較多，并且數(shù)量大。單位之間的往來(lái)文件中也包括一些重要文件。這些文件及公文不僅對(duì)事業(yè)單位當(dāng)前的業(yè)務(wù)起到重要作用，日后，若需要此文件也需要及時(shí)調(diào)出查看。因此，事業(yè)單位的歸檔文件整理具有十分重要的意義。
事業(yè)單位文件整理的目的在于使紛繁復(fù)雜的文件變得井井有條，不僅保留文檔的原件，更重要的是在日后的文件利用中，能夠及時(shí)找到相關(guān)的文件。這樣有利于提高事業(yè)單位的工作效率，對(duì)于日后的文件研究也能提供較完整的文件資源。
事業(yè)單位中的文件主要包括以下幾個(gè)部分：綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務(wù)類文件。綜合類文件主要包括事業(yè)單位之間的公文往來(lái)、上級(jí)事業(yè)單位對(duì)下級(jí)事業(yè)單位的通知、批復(fù)及業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)等文件，甚至節(jié)假日放假通知等。組織人事類文件包括事業(yè)單位工作人員的人事檔案、對(duì)于事業(yè)單位工作人員的任命、工作調(diào)動(dòng)、罷免辭退等的公文。業(yè)務(wù)類文件包括事業(yè)單位出臺(tái)的與其業(yè)務(wù)相關(guān)的工作實(shí)施細(xì)則、具體的業(yè)務(wù)流程、事業(yè)單位的職責(zé)要求等內(nèi)容。業(yè)務(wù)類中最為重要的則是與群眾息息相關(guān)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦類等資料文件。如在社會(huì)保障局會(huì)對(duì)參保人的參保資料進(jìn)行存檔，這種存檔的準(zhǔn)確性和完整性關(guān)乎參保人的待遇享受問(wèn)題。
二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的過(guò)程及注意事項(xiàng)
現(xiàn)階段，我國(guó)很多事業(yè)單位都建立了與其業(yè)務(wù)相匹配的歸檔文件整理系統(tǒng)。我國(guó)檔案局也了一些相關(guān)命令來(lái)完善歸檔文件的整理工作。如檔案局2009年第8號(hào)令就對(duì)事業(yè)單位的文檔整理中機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限作出規(guī)定。因此，事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理應(yīng)當(dāng)在這些規(guī)定的指引下進(jìn)行，并且事業(yè)單位歸檔文件的整理應(yīng)當(dāng)在《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》下進(jìn)行。總結(jié)來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位通用的歸檔文件整理可以分為以下幾個(gè)步驟：
（一）對(duì)事業(yè)單位的文件進(jìn)行分類
事業(yè)單位檔案歸檔文件的分類是對(duì)文件整理的基礎(chǔ)性工作。事業(yè)單位的文件可以分為如下三類：綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務(wù)類文件。將事業(yè)單位的文件分為三類主要是依據(jù)其文件內(nèi)容的不同。這三類文件具有其鮮明的特點(diǎn)。
綜合類文件包括的內(nèi)容較多，除了組織人事類及業(yè)務(wù)類文件外都可以將其歸入到綜合類文件中。從利用的頻率上來(lái)說(shuō)，綜合類文件的利用率較低。一般情況下，綜合類文件的時(shí)效性較強(qiáng)，很少會(huì)有工作內(nèi)容涉及其文件內(nèi)容。但是為了文檔整理的完整性，應(yīng)當(dāng)對(duì)綜合類的文件進(jìn)行整理。首先可以依據(jù)文件年份的不同來(lái)對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)注以完成初次整理。對(duì)于綜合類文件中存在關(guān)鍵詞及主要特征進(jìn)行整理、登記。
組織人事類文件的利用率處于三類文件的中間，組織人事類文件主要用于事業(yè)單位員工的五險(xiǎn)一金的繳納，退休的辦理、對(duì)于事業(yè)單位員工的等級(jí)確定及職位的確定提供書(shū)面的依據(jù)，員工在日后填寫(xiě)履歷、變更職位、參與競(jìng)選等事情上起到證明其身份的作用。此外，組織人事類文件還能夠證明事業(yè)單位員工與事業(yè)單位之間的勞動(dòng)關(guān)系，對(duì)于事業(yè)單位員工的勞動(dòng)權(quán)益的保障起到重要作用。組織人事類文件同時(shí)還發(fā)揮著考察事業(yè)單位員工工作等級(jí)的重要依據(jù)，事業(yè)單位員工的表現(xiàn)及每年的工作情況都會(huì)體現(xiàn)在組織人事類文件中。組織人事類的檔案的整理應(yīng)當(dāng)按照入職的年份及文件發(fā)出的年份進(jìn)行初步劃分，為接下來(lái)從細(xì)節(jié)上的整理提供條件。
業(yè)務(wù)類的文件是事業(yè)單位文檔整理中數(shù)量較多的一類文件，也是事業(yè)單位中文件利用率最高的一類文件。業(yè)務(wù)類文件中利用率最高的則是與業(yè)務(wù)相關(guān)的操作指引及規(guī)范，對(duì)于這類文件應(yīng)當(dāng)保存好其原件，若無(wú)內(nèi)容，其復(fù)印件則可以發(fā)放到事業(yè)單位員工手中，并且還應(yīng)當(dāng)對(duì)廣大民眾公開(kāi)。對(duì)于涉及公民權(quán)利確認(rèn)或者權(quán)利變更的這類業(yè)務(wù)文件則應(yīng)當(dāng)做好保密工作，同時(shí)對(duì)于此類文件的整理應(yīng)當(dāng)十分仔細(xì)認(rèn)真，防止出現(xiàn)文件丟失、被盜等情形。如在社會(huì)保障局的經(jīng)辦業(yè)務(wù)中，參保人的姓名或身份證號(hào)碼變更時(shí)所需戶籍管理部門出具的證明資料、醫(yī)保報(bào)銷時(shí)所需的收費(fèi)收據(jù)（發(fā)票）和疾病診斷證明等資料，這些資料屬于原始資料文件，丟失后難以補(bǔ)辦，因此應(yīng)當(dāng)仔細(xì)整理保存。同時(shí)，業(yè)務(wù)類的文件應(yīng)當(dāng)按照年份的不同進(jìn)行初步整理。
（二）對(duì)事業(yè)單位的文件進(jìn)行編碼、存檔
對(duì)事業(yè)單位的文件進(jìn)行分類后，還應(yīng)當(dāng)對(duì)文件進(jìn)行編碼及存檔。綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務(wù)類文件都可以依據(jù)年份進(jìn)行編碼，這也是文件整理的基礎(chǔ)性工作。如2016年的人事任命則在編號(hào)第一位寫(xiě)2016。
除了依據(jù)年份進(jìn)行編碼外，如業(yè)務(wù)類文件可以依據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同進(jìn)行再次細(xì)致的分類，除了依據(jù)年份進(jìn)行編碼外，如業(yè)務(wù)類文件可以依據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同進(jìn)行再次細(xì)致的分類，如社會(huì)保障局的經(jīng)辦業(yè)務(wù)分為關(guān)系類、醫(yī)療類、工傷類、養(yǎng)老類等，可以將業(yè)務(wù)類的文件資料依據(jù)具體業(yè)務(wù)不同進(jìn)行二次分類，關(guān)系類可以簡(jiǎn)寫(xiě)為GX，醫(yī)療類可以簡(jiǎn)寫(xiě)為YL等。二次分類甚至三次分類的目的在于對(duì)利用率較高的文件在查找過(guò)程中可以提高查找的效率，便于事業(yè)單位工作人員查找文件。
對(duì)文件完成編碼后要及時(shí)將文件保存在檔案室中，文件的保存應(yīng)當(dāng)注意對(duì)文件的保護(hù)。文件的保護(hù)主要包括以下幾個(gè)方面：首先，防止文件的遺失，對(duì)于文件的查看及借閱應(yīng)當(dāng)做好登記，特別是對(duì)于文件原件及無(wú)法補(bǔ)辦的文件應(yīng)當(dāng)做好登記，對(duì)借閱人借閱時(shí)間歸還時(shí)間做好詳細(xì)記錄，防止文件的遺失。其次，防止文件的損壞，有些文件存檔時(shí)間較長(zhǎng)，可能會(huì)出現(xiàn)紙張損壞的情況，應(yīng)當(dāng)做好檔案室溫度及濕度的控制工作。定期更換檔案室中的除濕防潮設(shè)備。此外還要注意防止文件被動(dòng)物損壞，及時(shí)排查檔案室中是否存在老鼠等動(dòng)物。最后，文件應(yīng)當(dāng)存放于牛皮紙盒中，這樣不僅美觀，在紙盒封皮處填寫(xiě)文件編號(hào)，查找文件一目了然，并且防止文件被動(dòng)物損壞。
（三）對(duì)事業(yè)單位的文件的利用
對(duì)事業(yè)單位的文件的利用主要體現(xiàn)在對(duì)歸檔文件的查詢與借閱。歸檔文件的查詢與借閱要求查詢的準(zhǔn)確與效率上，在借閱問(wèn)題上主要是對(duì)借閱記錄的準(zhǔn)確以及及時(shí)歸還問(wèn)題上，防止文件的丟失。
有些事業(yè)單位在歸檔整理的過(guò)程中通過(guò)對(duì)文件的掃描形成電子文件，電子文件的優(yōu)勢(shì)在于在不需要原件的情況下，借閱方便，不需要去檔案室親自查詢，提高了文件的利用效率。此外，還防止多次借閱對(duì)原文件的磨損，對(duì)于原文件的保存也起到積極作用。除了借閱與查詢功能外，事業(yè)單位還可以將需要公開(kāi)的文件上傳到事業(yè)單位網(wǎng)站，增加工作的透明度。
對(duì)原文件的掃描是一項(xiàng)工作量較大的任務(wù)，要求檔案室工作人員具有較高的工作責(zé)任心及耐心，對(duì)原文件紙質(zhì)版編碼與電子版編碼相一致。除了掃描之外，檔案室工作人員還要做好電子檔案的維護(hù)工作，按時(shí)抽查電子檔案，出現(xiàn)電子檔案破損情況時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)原文件掃描上傳。
對(duì)于原文件的借閱，檔案室應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的文件借閱冊(cè)，對(duì)于借閱文件的名稱，借閱單位，借閱人聯(lián)系方式、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等內(nèi)容進(jìn)行登記。對(duì)于逾期未歸還的文件應(yīng)當(dāng)及時(shí)催還。
三、總結(jié)
事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理工作復(fù)雜、工作量較大，歸檔文件整理工作需要極大的耐心。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)運(yùn)用科學(xué)的歸檔文件整理方法，通過(guò)設(shè)立電子文件、對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)編碼等工作，提高文件借閱的效率的同時(shí)也保護(hù)原文件。
1.事業(yè)單位中的檔案方面的整理工作的現(xiàn)狀分析
1.1文書(shū)檔案在搜集方面不夠完整，管理方面不夠規(guī)范
就事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，它在建立之初是由政府之間眾多部門配合完成的，因而，它所涉及的資料范圍也就比較廣，包括在征地方面、裝修方面、基建方面等，相比較而言，它的任務(wù)也是比較繁重的，再加上缺乏專門的檔案方面的管理人員對(duì)資料做搜集與整理的工作，進(jìn)而也就導(dǎo)致了檔案方面的管理工作未能到達(dá)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
1.2對(duì)檔案方面的整理工作未能引起足夠的重視
一些單位普遍認(rèn)為檔案方面的整理工作不具備技術(shù)含量，在這種背景條件之下，這方面的工作也就沒(méi)有引起領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員的高度重視，往往只是有資料就做接收的工作，如果不上交相關(guān)的資料也就沒(méi)有工作人員進(jìn)行管理。這些方面都是檔案方面的整理工作當(dāng)前存在的較為嚴(yán)重的問(wèn)題。
1.3檔案工作人員不具備專業(yè)素養(yǎng)
在事業(yè)單位的部門設(shè)置當(dāng)中，通常都是讓秘書(shū)等職員兼職檔案方面的整理工作，因此，這方面的人員就不具備專業(yè)知識(shí)，檔案方面的管理工作做到由專人負(fù)責(zé)也是比較困難的。存在的這些方面的問(wèn)題對(duì)于檔案方面的整理工作是非常不利的。
2.檔案方面的整理工作應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題
2.1歸檔的范圍
對(duì)于歸檔制度來(lái)說(shuō)，檔案的歸檔范圍是其中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因而，其中的文件信息能否做到齊全以及完整是正確劃分歸檔范圍的關(guān)鍵。歸檔范圍也就是說(shuō)將檔案歸入所屬的文件當(dāng)中以及哪些文件資料是不需要?dú)w入檔案中的。就事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家以及行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，再結(jié)合單位的實(shí)際運(yùn)行情況，確定單位當(dāng)中的文件材料方面的歸檔范圍。歸檔的范圍主要是以單位當(dāng)中的實(shí)際活動(dòng)為主，進(jìn)而對(duì)單位中職能活動(dòng)以及業(yè)務(wù)方面的工作做深入的反映。對(duì)外單位的資料來(lái)說(shuō)，不管是上級(jí)或者是下級(jí)，還是一些非隸屬關(guān)系的單位，都應(yīng)當(dāng)將是否與該單位有著直接的關(guān)系、是否需要進(jìn)行辦理、是否有利用價(jià)值等方面作為它歸檔的出發(fā)點(diǎn)。不能夠有凡是文件都進(jìn)行歸檔這個(gè)現(xiàn)象的出現(xiàn)，也不能夠遺漏具有較高價(jià)值的文件。通過(guò)這些方式的采用使得檔案方面的整理工作更為科學(xué)以及合理的開(kāi)展。
2.2保管的期限
就檔案的保管期限來(lái)說(shuō)，主要分為永久以及定期兩種方式，在定期當(dāng)中又分為了兩種，通常是三十年和十年。而永久的檔案保管意思就是能夠無(wú)期限地一直保存。主要涉及的范圍有單位當(dāng)中的主要職能活動(dòng)，于本單位的發(fā)展、國(guó)家的發(fā)展以及社會(huì)的發(fā)展具有久遠(yuǎn)價(jià)值的檔案等應(yīng)當(dāng)永久進(jìn)行保管。
2.3歸檔文件的整理
歸檔文件的整理也就是將其以“件”作為單位進(jìn)行一系列的裝訂工作、分類工作、排列工作、編號(hào)工作、編目工作以及裝盒的工作。在進(jìn)行文件歸檔的工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)做到文件的齊全以及完整，對(duì)于出現(xiàn)的破損文件應(yīng)當(dāng)予以及時(shí)的修整，字跡模糊或者是容易退變的材料應(yīng)當(dāng)予以復(fù)制。
2.4管理的機(jī)制
就檔案的整理工作來(lái)說(shuō)，具有較強(qiáng)法制的意識(shí)是將這一工作順利完成的基礎(chǔ)條件。真正做好檔案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法規(guī)宣傳方面的工作。進(jìn)而提高員工工作中的法律意識(shí)，使得一系列工作的開(kāi)展按照嚴(yán)格的法律條款開(kāi)展。檔案的整理對(duì)于單位而言是非常重要的，它能夠較好的了解事業(yè)單位的歷史情況、把握現(xiàn)在的運(yùn)營(yíng)情況以及在這個(gè)基礎(chǔ)之上對(duì)未來(lái)有一個(gè)預(yù)見(jiàn)作用。因而，相關(guān)的事業(yè)單位可以從多方面著手，做好檔案方面的建設(shè)以及管理的工作，把檔案的整理工作列入到單位的發(fā)展規(guī)劃以及年度計(jì)劃當(dāng)中，將一系列的檔案方面的整理工作落到實(shí)處，從而促進(jìn)檔案方面的整理工作更為科學(xué)高效的開(kāi)展。
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；文書(shū)檔案；以件歸檔；措施
中圖分類號(hào)：G258 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）21-0324-01
文書(shū)檔案作為事業(yè)單位檔案工作中重要組成部分。它記載著事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程，客觀反映出事業(yè)單位在處理問(wèn)題、基本建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策及研究開(kāi)發(fā)等各方面的過(guò)程、成果。隨著社會(huì)的發(fā)展，如何提高文書(shū)檔案管理水平是事業(yè)單位檔案工作必須面對(duì)的新課題，而以件歸檔開(kāi)啟了事業(yè)單位文化檔案管理的新篇章。
一、事業(yè)單位文書(shū)檔案以件歸檔的優(yōu)勢(shì)
（一）跟基本原則更契合，有利于檢索
事業(yè)單位整理文書(shū)檔案的基本原則是：必須遵循文書(shū)的自然形成規(guī)律，確保文件之間的有機(jī)聯(lián)系不被破壞[1]。以件歸檔是客觀標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵循了文書(shū)的自然形成規(guī)律，減少整理過(guò)程中的隨意性。同時(shí)，以件歸檔按照年度、機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分類，并按照時(shí)間及成套性進(jìn)行排列，促使文件之間的有機(jī)聯(lián)系完好無(wú)損。另外，以件歸檔的方法不僅加強(qiáng)了對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案的整理、歸檔，還加強(qiáng)了對(duì)檔案信息的組織，通過(guò)提示相關(guān)文件、編制專題目錄等方法加強(qiáng)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，對(duì)文書(shū)檔案信息的檢索更有利。
（二）以件歸檔更簡(jiǎn)便易行，確定性更高
傳統(tǒng)以卷歸檔的文書(shū)檔案整理方法要求檔案人員以個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)進(jìn)行主觀判斷，通常會(huì)使人產(chǎn)生難以掌握標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)力感，導(dǎo)致整理工作繁雜、難度較大。而以件歸檔的方法按照年度、機(jī)構(gòu)及保管期限等進(jìn)行分類整理，不僅簡(jiǎn)化了文書(shū)檔案的整理程序，還降低了工作難度，促使文書(shū)檔案工作更加簡(jiǎn)便易行。同時(shí)，傳統(tǒng)的整理方法是以檔案人員的主觀判斷為依據(jù)的，于是不同的檔案人員整理就會(huì)出現(xiàn)多種不同的結(jié)果，導(dǎo)致文書(shū)檔案歸類交叉，組卷很不合理，在擬寫(xiě)案卷標(biāo)題時(shí)通常會(huì)出現(xiàn)偏差等。而以件歸檔的整理方法使用的是客觀的標(biāo)準(zhǔn)，消除檔案人員的主觀臆斷，即便整理文書(shū)檔案的人員不同，整理的結(jié)果也是一致的，且不需要進(jìn)行案卷標(biāo)題的歸納、擬寫(xiě)，促使事業(yè)單位整理文書(shū)檔案的確定性更高。
（三）便于事業(yè)單位鑒定、開(kāi)放及利用檔案
不管是使用以卷歸檔的傳統(tǒng)整理方法，還是使用以件歸檔的新方法，事業(yè)單位對(duì)于文書(shū)檔案的鑒定單位都是“件”。首先，在文件鑒定方面，如果事業(yè)單位使用傳統(tǒng)的整理方法，當(dāng)不同價(jià)值的文件出現(xiàn)在同一裝訂案卷中時(shí)，就需要拆卷，重新分類整理后再裝訂，否則案卷里的一些已經(jīng)超過(guò)保管期限的無(wú)價(jià)值文書(shū)檔案就會(huì)繼續(xù)存在，這樣不僅會(huì)增加事業(yè)單位文件鑒定工作人員的勞動(dòng)量，還無(wú)法取得較好的鑒定效果。以件歸檔的文書(shū)檔案整理方法能很好地克服這一弊端，因?yàn)橐约w檔的方法不需要立卷裝訂，各個(gè)文件之間存在相對(duì)的獨(dú)立性，當(dāng)鑒定單一的文件時(shí)，不會(huì)對(duì)其他文件鑒定造成影響，也不會(huì)出現(xiàn)價(jià)值不同的文件排放在一起的問(wèn)題。其次，在開(kāi)放利用文書(shū)檔案方面，以卷歸檔的方法把數(shù)份文件裝訂成一卷，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位對(duì)單件文件的開(kāi)放及利用。以件歸檔的方法促使事業(yè)單位在利用文書(shū)檔案時(shí)針對(duì)性更強(qiáng)，單件文件可以獨(dú)立開(kāi)放，將有效避免文件閱讀范圍的擴(kuò)大。同時(shí)，在事業(yè)單位辦公自動(dòng)化軟件的支持下，單份文件可以充分開(kāi)放，利用率被大大提高。
二、事業(yè)單位加強(qiáng)文書(shū)檔案以件歸檔管理的策略
（一）提高文書(shū)檔案以件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化程度
當(dāng)事業(yè)單位的文書(shū)檔案被收集、入室之后，文書(shū)檔案人員必須第一時(shí)間按照事業(yè)單位既定的保管期限、歸檔范圍等標(biāo)準(zhǔn)完成文書(shū)檔案以件歸檔的整理工作。首先，事業(yè)單位文化檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)進(jìn)一步明晰，檔案人員在整理時(shí)不僅要重視各個(gè)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，還要將存在必然邏輯聯(lián)系的文書(shū)檔案放在一起，防止檔案的價(jià)值被孤立劃分；不僅要鑒定文書(shū)檔案的實(shí)際內(nèi)容，還要研究其作用，避免片面地看待檔案價(jià)值。其次，檔案人員在整理文書(shū)檔案時(shí)，并不是每一份文件材料都需要以件歸檔，而應(yīng)仔細(xì)分析、區(qū)別對(duì)待，掌握好文化檔案以件歸檔的范圍要求，不僅要防止有文必歸及重份文件現(xiàn)象的出現(xiàn)，還要避免發(fā)生有檔不歸的現(xiàn)象，確保在事業(yè)單位歸檔范圍內(nèi)的、有價(jià)值的每一份文書(shū)檔案都以件歸檔。例如，事業(yè)單位重要的文書(shū)檔案底稿應(yīng)包括其歷次修改稿，并將這些修改稿視作重要文件一起歸檔。不在事業(yè)單位歸檔范圍內(nèi)的文書(shū)檔案可由相應(yīng)部門自行保管一定的期限，之后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。例如，事業(yè)單位各部門辦公室經(jīng)辦的介紹信、出門條及去倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用物品時(shí)產(chǎn)生的領(lǐng)料單等文書(shū)檔案就不在事業(yè)單位的歸檔范圍里，不需要以件歸檔。因此，檔案人員在以件歸檔整理事業(yè)單位的文書(shū)檔案時(shí)應(yīng)充分掌握標(biāo)準(zhǔn)化程度，以提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理水平。
（二）提高事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
雖然以件歸檔的方法大大簡(jiǎn)化了事業(yè)單位檔案人員的文書(shū)檔案整理工作，但以件歸檔并不是隨意整理或取消整理，而應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序進(jìn)行整理，減少出錯(cuò)，甚至可以避免出錯(cuò)，以使歸檔文件有序。造成事業(yè)單位文書(shū)檔案以件歸檔出錯(cuò)的主要原因是檔案人員自身：其一，客觀原因。事業(yè)單位每一年都會(huì)招聘一些新的檔案人員，他們不熟悉檔案業(yè)務(wù)，對(duì)以件歸檔整理方法的掌握不夠。其二，主觀原因。事業(yè)單位一部分檔案人員受到傳統(tǒng)觀念的影響，很難接受以件歸檔的新理念、新方法等。因此，事業(yè)單位文書(shū)檔案人員應(yīng)努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保以件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
首先，事業(yè)單位新進(jìn)的檔案人員要盡快進(jìn)入崗位角色。其一，新進(jìn)人員在思想上應(yīng)正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作，認(rèn)真對(duì)待以件歸檔，認(rèn)識(shí)到以件歸檔是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的文化檔案管理工作。事業(yè)單位的文書(shū)檔案工作是重點(diǎn)，怎么收集文書(shū)檔案、怎么以件歸檔等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新進(jìn)人員應(yīng)主動(dòng)參與各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，不僅要掌握整理事業(yè)單位文書(shū)檔案必要的理論知識(shí)，還要重點(diǎn)掌握事業(yè)單位文書(shū)檔案的操作性、應(yīng)用性等知識(shí)，如以件歸檔應(yīng)如何進(jìn)行、整理步驟是怎樣的等，確保將事業(yè)單位以件歸檔整理文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)吃透，以便在實(shí)踐工作中熟練運(yùn)用。其次，在事業(yè)單位從事較長(zhǎng)時(shí)間檔案工作的人員也應(yīng)及時(shí)更新知識(shí)，自覺(jué)執(zhí)行新的以件歸檔標(biāo)準(zhǔn)。這部分檔案人員是事業(yè)單位文書(shū)檔案戰(zhàn)線上的中堅(jiān)力量，他們更應(yīng)緊跟檔案工作的發(fā)展步伐，主動(dòng)接受繼續(xù)教育，不斷更新自身業(yè)務(wù)知識(shí)體系，熟悉并嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家新出臺(tái)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)定，不能一味固守傳統(tǒng)的以卷歸檔理念、做法。在以件歸檔過(guò)程中，檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)收集文書(shū)檔案、材料，并嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，在提高自身業(yè)務(wù)水平的同時(shí)避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案工作的責(zé)任心。
以件歸檔的方法確實(shí)為事業(yè)單位檔案人員帶來(lái)方便，但它同時(shí)也對(duì)檔案人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要充分認(rèn)識(shí)到以件歸檔的優(yōu)勢(shì)，還要重視提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷改進(jìn)文書(shū)檔案工作，確保事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案 歸檔工作 文件整理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）12（b）-0-01
文件材料收集到檔案室后，就要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)整理、立卷歸檔、編號(hào)上架。文件材料只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理歸檔后才成其為檔案。歸檔文件材料的整理工作，就是按照科學(xué)的方法、規(guī)財(cái)，將零亂的和需要進(jìn)一步系統(tǒng)化的文件材料組織成有序的單位，使之有效地提供利用的環(huán)節(jié)和過(guò)程。換句話說(shuō)，將歸檔文件材料轉(zhuǎn)化為檔案之前的過(guò)程就是歸檔文件材料的整理。對(duì)收集起來(lái)的文件材料進(jìn)行加工的過(guò)程。現(xiàn)行的文件還不是檔案，而沒(méi)有進(jìn)行加工的檔案就像大海撈針，不能有效地提供利用。只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理的檔案才能在人們需要的時(shí)候更好地提供利用。歸檔文件材料的整理是將無(wú)序的文件材料有序化和系統(tǒng)化的過(guò)程。所謂系統(tǒng)化，即在整理時(shí)，按照文件材料的來(lái)源、形成的時(shí)間、重要程度、形式等方面的不同特點(diǎn)，文件材料進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系。保持文件材料之間的各種有機(jī)聯(lián)系，使其能更容易地被檢索和反映內(nèi)涵。所謂有序化，是將文件材料按照一定的規(guī)律進(jìn)行編排，使其系統(tǒng)脈絡(luò)明晰，因果關(guān)系清楚，便于查證。文件材料的整理是按照科學(xué)的方法和規(guī)則進(jìn)行的，是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性的工作。對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行科學(xué)的整理是檔案室的主要任務(wù)之一。通過(guò)收集工作集中到檔案館韻檔案，只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，使零散的文件資料實(shí)現(xiàn)條理、秩序，并將其中的關(guān)鍵成分通過(guò)整理凸現(xiàn)出來(lái)，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業(yè)務(wù)的中心環(huán)節(jié)。在文件材料歸檔、整理的同時(shí)，還要對(duì)其真實(shí)性和價(jià)值的高低進(jìn)行鑒定?！皺n案鑒定就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選出有價(jià)值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時(shí)也是難度最大的工作”。檔案部門應(yīng)定期對(duì)文書(shū)檔案的保存價(jià)值作鑒定，即根據(jù)文書(shū)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，以及保管期限的有關(guān)規(guī)定，對(duì)所藏各案卷的保存價(jià)值加以科學(xué)的估量，對(duì)仍有保存價(jià)值的文書(shū)檔案繼續(xù)保存，對(duì)無(wú)保存價(jià)值和已滿保管期限的文書(shū)檔案定期剔除，經(jīng)審批后銷毀，進(jìn)而使檔案室保存的案卷具有較高的質(zhì)量。
1 事業(yè)單位檔案文件整理的主要原則
（1）保存檔案工作基礎(chǔ)：不論是本單位產(chǎn)生的，還是上級(jí)針對(duì)本單位下發(fā)的指示性、指導(dǎo)性文件材料，或者相關(guān)的批示、批復(fù)，本單位編印的簡(jiǎn)報(bào)刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本等等，這些文件材料之間已相互構(gòu)成了來(lái)源方面不可分割的聯(lián)系。因此，只有在保持文件來(lái)源方面聯(lián)系的前提下，文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式等方面的聯(lián)系，才能更深刻地反映文件形成的活動(dòng)面貌，體現(xiàn)檔案作為歷史記錄的特點(diǎn)。我們所做的工作都是在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。事業(yè)單位檔案在形成的過(guò)程中融入了許多他人的勞動(dòng)，而且也直接體現(xiàn)了人們歷來(lái)整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時(shí)候，應(yīng)該做到；盡量不進(jìn)行拆卷整理。對(duì)部門整理歸檔的檔案，應(yīng)當(dāng)充分研究和利用原來(lái)案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過(guò)的原狀。對(duì)先前整理不當(dāng)以至明顯錯(cuò)誤的，可通過(guò)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式加以改動(dòng)和糾正。（2）遵循文件形成的規(guī)律：事業(yè)單位檔案是在事業(yè)單位各項(xiàng)學(xué)習(xí)活動(dòng)中產(chǎn)生的，真實(shí)地記錄和反映了事業(yè)單位活動(dòng)的歷史面貌，文件材料整理工作應(yīng)維護(hù)事業(yè)單位工作內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的整體性，順應(yīng)文件材料自身的形成特點(diǎn)和規(guī)律。其中，包含以下三層意思：在整理文件材料時(shí)，注意活動(dòng)的整體性，如：要求正式會(huì)議、某項(xiàng)活動(dòng)形成的文件要保持其齊全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)不可分割，即注重文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系；三是在對(duì)文件進(jìn)行分類和排列時(shí)保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會(huì)議通知、報(bào)告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過(guò)程加以排列。（3）于保管及利用：對(duì)檔案進(jìn)行有序化的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)滿足維護(hù)檔案的安全和有效地提供利用的目的?，F(xiàn)在，檔案的計(jì)算機(jī)檢索正在不斷地發(fā)展中，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)把分散在不同類目中的同一事由或問(wèn)題的檔案信息快捷地檢索出來(lái)，這也是保持歸檔文件在檔案信息上的聯(lián)系的最有效的方式，同時(shí)，有利于檔案的成套利用。
2 事業(yè)單位檔案文件歸檔整理程序
整理的環(huán)節(jié)使文件材料有序化、科學(xué)化。事業(yè)單位文件材料整理工作內(nèi)容主要包括：全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等。整理文件材料主要包括以下基本環(huán)節(jié)：（1）檔案的分類：檔案實(shí)體分類，主要是從檔案信息的物理形態(tài)進(jìn)行的保管、排架、存放等工作。管理層分類。“在檔案實(shí)體分類中，第一層次是國(guó)家全部檔案韻宏觀分類，它為規(guī)劃國(guó)家檔案館網(wǎng)系統(tǒng)，建立各級(jí)各類檔案館提供理論依據(jù)?！睓n案館內(nèi)的區(qū)分全宗是第二層的分類，“全宗內(nèi)檔案分類是第三層的分類，它根據(jù)全宗內(nèi)檔案的來(lái)源、時(shí)間、主題內(nèi)容和檔案的形式等標(biāo)準(zhǔn)，將全宗內(nèi)檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位―案卷?！睔w檔文件材料的整理就是進(jìn)行這樣的分類。（2）檔案的整理：通過(guò)進(jìn)行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并不是單純、孤立的。文件材料整理環(huán)節(jié)應(yīng)與文書(shū)處理工作相銜接，查疑補(bǔ)缺，保證疏而不漏。例如，有請(qǐng)示還應(yīng)有批復(fù)，重要文件的征求意見(jiàn)稿、討論稿、定稿齊全；文件的附件情況；與首次簽訂的合同、協(xié)議相關(guān)的補(bǔ)充合同、補(bǔ)充協(xié)議；批示與辦理情況；計(jì)劃與總結(jié)等，都必須環(huán)環(huán)相扣，與文書(shū)處理的結(jié)果和歸檔責(zé)任保持緊密的聯(lián)系。如果哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了缺失，歸檔就不可能完整，也將給今后的利用帶來(lái)困惑。（3）檔案的編目：以案卷級(jí)進(jìn)行整理時(shí)，卷內(nèi)文件整理結(jié)束后，要對(duì)案卷封面項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)注。狹義的編目是指對(duì)歸檔文件編制引導(dǎo)目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注七項(xiàng)。廣義的編目還應(yīng)該包括對(duì)檔號(hào)的編制。檔號(hào)是檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱，它包括全宗號(hào)、類目名稱、卷盒號(hào)或案卷號(hào)、保管期限、件號(hào)和頁(yè)（張）號(hào)等。其中全宗號(hào)是檔案館指定給每個(gè)全宗的代碼；案卷號(hào)是檔案館、室內(nèi)案卷排列的順序號(hào)；件號(hào)是卷內(nèi)文件的順序號(hào)；頁(yè)（張）號(hào)是卷內(nèi)每頁(yè)文件的順序號(hào)。
3 結(jié)語(yǔ)
各個(gè)事業(yè)單位的情況不同，為了保證事業(yè)單位檔案整理工作科學(xué)、有序，在開(kāi)展檔案整理之前，檔案工作人員應(yīng)了解本單位各項(xiàng)工作的特點(diǎn)，把握本單位檔案的基本構(gòu)成。面對(duì)新形勢(shì)下的新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，作為現(xiàn)代檔案管理工作者，就要在檔案領(lǐng)域進(jìn)行有創(chuàng)新的探索，與時(shí)代要求相呼應(yīng)，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展建設(shè)中，貢獻(xiàn)出自己的一份力量。
1 事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐內(nèi)容
檔案整理工作簡(jiǎn)單的說(shuō)就是將檔案按照檔案的內(nèi)容、特征和形式等?M行合理加工的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō)，檔案整理工作包含兩個(gè)層面的思想，即結(jié)合檔案具體內(nèi)容按照檔案知識(shí)條理對(duì)檔案進(jìn)行歸類；結(jié)合檔案記載內(nèi)容的主要方式和載體形式對(duì)檔案進(jìn)行合理歸類，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，這兩個(gè)層面上的整理思想往往協(xié)同進(jìn)行。
事業(yè)單位在開(kāi)展檔案整理工作的過(guò)程中，應(yīng)該明確檔案整理的具體內(nèi)容，只有明確內(nèi)容才能夠保證事業(yè)單位檔案整理工作的方向，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案整理實(shí)踐質(zhì)量。具體而言，事業(yè)單位檔案整理工作主要由檔案的分類、排列、編目和組卷等幾個(gè)項(xiàng)目組成[1]。其中排列和編目能夠結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行具體的劃分，具體工作流程為對(duì)檔案進(jìn)行分類、對(duì)檔案加以組卷、對(duì)檔案文件加以排列、對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫(kù)房中排架等，保證這些環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐就能夠取得良好的成果。
同時(shí)，按照我國(guó)相關(guān)法律的規(guī)定，事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐一般涉及到兩個(gè)主要的工作環(huán)節(jié)，即第一環(huán)節(jié)應(yīng)該在形成檔案文件的部門對(duì)檔案文件進(jìn)行組卷、排列、編目等，第二環(huán)節(jié)則應(yīng)該在檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行分類整理和排架，這樣，在不同環(huán)節(jié)分工開(kāi)展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強(qiáng)。
此外，事業(yè)單位的檔案整理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，檔案整理工作質(zhì)量對(duì)檔案使用者的檢索結(jié)果以及檔案資源的有效利用產(chǎn)生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實(shí)踐中應(yīng)該明確自身崗位責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案整理工作的重視，通過(guò)合理的整理逐步提升檔案整理工作質(zhì)量，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件[2]。簡(jiǎn)言之，在當(dāng)前檔案資源得到廣泛應(yīng)用的社會(huì)背景下，事業(yè)單位以及事業(yè)單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強(qiáng)對(duì)檔案整理實(shí)踐的重視，才能夠促使檔案整理實(shí)踐質(zhì)量得到逐步的提升，為事業(yè)單位檔案管理水平的整體性強(qiáng)化創(chuàng)造條件。
2 事業(yè)單位的檔案整理原則
事業(yè)單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數(shù)量龐大，并且檔案資源也相對(duì)重要，因此在對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)的管理原則，即按照檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持?；谶@一原則，事業(yè)單位檔案整理人員在工作中應(yīng)該注意檔案與各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，然后按照檔案的形成規(guī)律對(duì)不同形式的檔案加以區(qū)分，為檔案管理工作創(chuàng)造條件[3]。同時(shí)，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開(kāi)展檔案整理工作的過(guò)程中應(yīng)該明確不同檔案的保密等級(jí)、應(yīng)用范圍以及管理?xiàng)l件等，促使檔案管理人員能夠結(jié)合檔案整理結(jié)果對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)的管理，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅(jiān)持科學(xué)的整理原則，檔案整理質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升，促使事業(yè)單位檔案管理工作在新時(shí)期獲得新的發(fā)展。
3 對(duì)事業(yè)單位檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新的措施
新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展以及信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用促使事業(yè)單位的檔案整理工作發(fā)生了一定的變化，事業(yè)單位中的檔案管理人員要想加強(qiáng)檔案整理質(zhì)量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應(yīng)該結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)和理念探索檔案整理工作優(yōu)化創(chuàng)新的措施，進(jìn)而借助科學(xué)的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。具體而言，在信息時(shí)代背景下，檔案工作也逐漸開(kāi)始迎來(lái)了信息化、現(xiàn)代化和數(shù)字化時(shí)代，并且隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用以及電子文件、數(shù)字檔案的產(chǎn)生，檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)逐漸開(kāi)始對(duì)檔案整理工作產(chǎn)生一定的影響，傳統(tǒng)的檔案整理工作已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展需求，因此檔案整理工作人員必須結(jié)合時(shí)代要求以及事業(yè)單位檔案整理工作的實(shí)際情況對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來(lái)說(shuō)，在對(duì)檔案整理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，檔案整理人員應(yīng)該在堅(jiān)持傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上引進(jìn)先進(jìn)的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創(chuàng)新能夠在新時(shí)期取得良好的發(fā)展成效。
在具體操作方面，結(jié)合事業(yè)單位的檔案整理工作實(shí)踐，一方面，檔案整理人員在對(duì)整理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中可以按照檔案的應(yīng)用價(jià)值對(duì)檔案加以整理，明確能夠在事業(yè)單位使用的檔案資源、能夠在事業(yè)單位外部使用的檔案資源，并按照這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，為檔案資源創(chuàng)造更大的利用空間，促使事業(yè)單位在檔案管理工作中可以采用開(kāi)放服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化共享。另一方面，事業(yè)單位在實(shí)施檔案整理的過(guò)程中應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用引入現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，借助先進(jìn)的檔案整理軟件輔助檔案整理工作的開(kāi)展，逐步提升檔案整理的工作效率和效果，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案整理工作的有序性和規(guī)范性，為檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的保障[5]。此外，在對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)該注意關(guān)注對(duì)檔案整理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，促使檔案整理人員的專業(yè)能力能夠滿足檔案整理工作的創(chuàng)新要求，促進(jìn)檔案整理創(chuàng)新取得良好的成果。這樣，借助動(dòng)態(tài)的檔案服務(wù)創(chuàng)新，事業(yè)單位的檔案整理工作質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升，進(jìn)而為事業(yè)單位檔案資源的使用以及檔案資源在事業(yè)單位外部的使用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案整理；意義；問(wèn)題；信息化
文書(shū)檔案是事業(yè)單位全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各事業(yè)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，文書(shū)檔案管理是單位管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)單位效益產(chǎn)生重要影響，是單位提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。
一、文書(shū)檔案整理的含義
文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。事業(yè)單位文書(shū)檔案整理就是將本單位在公務(wù)活動(dòng)中形成，已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)當(dāng)歸檔的文書(shū)，按照一定的原則和要求，進(jìn)行科學(xué)的分類、排列，確定保管期限，組卷（裝盒），編目等，使之系統(tǒng)化、條理化的過(guò)程。
二、文書(shū)檔案整理的意義
文書(shū)檔案整理工作，是建立檔案實(shí)體管理秩序，對(duì)所保存的檔案進(jìn)行有序化、條理化和系統(tǒng)化的一項(xiàng)檔案管理的主要業(yè)務(wù)工作，在檔案管理中具有重要意義。
（一）文書(shū)檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。
在整個(gè)檔案管理工作中，檔案管理工作處于承上啟下的地位。檔案的整理，有利于健全和完善檔案收集工作。檔案文件通過(guò)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門初步整理移交給檔案管理機(jī)構(gòu)，還需要進(jìn)一步系統(tǒng)化、條理化整理，如進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目等。同時(shí)通過(guò)整理，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)收集工作中存在的問(wèn)題，督促和改進(jìn)檔案收集工作；整理工作又是檔案鑒定工作的基礎(chǔ)，檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)有序的整理，才便于進(jìn)行科學(xué)的鑒別和比較，準(zhǔn)確地判斷其保存價(jià)值；檔案的整理，為檔案的保管和統(tǒng)計(jì)提供前提和保障。經(jīng)過(guò)科學(xué)整理的檔案，形成完整的檔案保管單位，才能對(duì)制成材料、機(jī)密等級(jí)和重要程度等不同的檔案，進(jìn)行科學(xué)的保管和準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)；檔案的整理，能夠充分反映檔案的特點(diǎn)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值。只有把檔案組成條理化的體系，才能客觀地反映出各種活動(dòng)的本來(lái)面貌，便于系統(tǒng)地查考研究，為檔案信息的提供利用奠定基礎(chǔ)。
（二）文書(shū)檔案整理工作是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的必要條件。
檔案管理工作的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。處于零亂狀態(tài)的檔案，不僅查找起來(lái)十分困難，而且無(wú)序的檔案難以反映各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的歷史面貌，直接影響檔案效果的發(fā)揮。檔案只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，才能保持文件之間的歷史聯(lián)系，正確揭示出檔案的內(nèi)容和成分，從而便于檔案工作人員熟悉庫(kù)藏，為檔案的提供利用創(chuàng)造必要條件。所以，檔案的系統(tǒng)整理，是檔案利用、開(kāi)發(fā)，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基礎(chǔ)建設(shè)。
（三）優(yōu)化文書(shū)檔案整理工作，可以促進(jìn)檔案工作系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)的良性運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展。
通過(guò)檔案的整理，可以進(jìn)一步了解和檢驗(yàn)檔案收集工作的質(zhì)量，促使其改善和提高。檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的整理和基本編目，為全面鑒定檔案的價(jià)值和建立多元化的檢索體系奠定了科學(xué)基礎(chǔ)，而且這幾項(xiàng)工作往往可以結(jié)合進(jìn)行。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的檔案，才能為檔案的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢查提供基本的單位和完整的體系，維護(hù)檔案的完整與安全。所以，檔案整理工作是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化產(chǎn)生直接和廣泛的影響。
三、當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案整理工作存在的問(wèn)題
(一)事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案工作重視度不夠，導(dǎo)致檔案收集工作進(jìn)展困難。
事業(yè)單位普遍存在文書(shū)檔案管理重視程度低的現(xiàn)象，各單位往往重視財(cái)務(wù)，重視人事，重視組織等方面的管理，卻很少重視文書(shū)檔案管理，殊不知文書(shū)檔案管理也是事業(yè)單位管理的重要一環(huán)。許多事業(yè)單位忽視文書(shū)檔案管理工作，忽視文書(shū)檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對(duì)象，甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響文書(shū)檔案收集工作的發(fā)展。
文書(shū)檔案收集是文書(shū)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，做不好文書(shū)檔案的收集工作，就沒(méi)有完整的文書(shū)檔案，也就不會(huì)有健全的文書(shū)檔案工作。然而因?yàn)閱挝恍麄髁Χ炔粔?，很多工作人員不愿意將各自有保存價(jià)值的文書(shū)檔案交予檔案部門保存，導(dǎo)致很多珍貴材料因?yàn)槿藛T調(diào)動(dòng)、部門調(diào)整而缺失。
(二)文書(shū)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使文書(shū)檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些電子文件的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩?、修改到印發(fā)都通過(guò)計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)文書(shū)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)文書(shū)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)解決電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題任重而道遠(yuǎn)。
四、文書(shū)檔案整理信息化建設(shè)
文書(shū)檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。
（一）數(shù)字檔案資源建設(shè)
資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。數(shù)字檔案資源主要有三方面來(lái)源：一是傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，就是把以紙張、膠片、音像等載體保存的模擬信號(hào)檔案通過(guò)掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)檔案，主要工作是建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)；二是電子文件歸檔和電子檔案接收，這是數(shù)字檔案的主要來(lái)源；三是重要數(shù)字信息資源的采集，有些重要數(shù)字信息對(duì)反映歷史社會(huì)變化、豐富館藏起著重要作用，應(yīng)該注意收集接收。
（二）軟件系統(tǒng)建設(shè)
信息化建設(shè)的目的是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)方法提高檔案管理水平和效率。信息化管理需通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。軟件系統(tǒng)建設(shè)包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)，將來(lái)還包括非結(jié)構(gòu)化檔案以及異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)建設(shè)。
（三）硬件設(shè)施建設(shè)
硬件設(shè)施建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，主要包括微機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、存儲(chǔ)設(shè)備等。
（四）保障體系建設(shè)
保障體系是信息化建設(shè)的支撐，主要包括檔案信息化規(guī)劃、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、人才隊(duì)伍、安全體系等方面的建設(shè)。
實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案整理的信息化建設(shè)，最終目標(biāo)就是通過(guò)規(guī)范文書(shū)檔案管理過(guò)程，梳理檔案管理業(yè)務(wù)，改善檔案資源結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)本單位檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，為本單位領(lǐng)導(dǎo)決策、行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)、設(shè)備管理、技術(shù)更新提供一流的檔案服務(wù)，通過(guò)改善服務(wù)形象，使本單位檔案工作進(jìn)入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
總之，文書(shū)檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)文書(shū)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，以文書(shū)檔案管理的規(guī)范化，加快事業(yè)單位機(jī)關(guān)效能的發(fā)展步伐。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案管理；行政事業(yè)；完善制度
所謂“檔案”是指機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。檔案管理就是對(duì)檔案的整理、收集、鑒定、保管以及統(tǒng)計(jì)等。有效的檔案管理有利于行政事業(yè)單位合理地分配人員，加強(qiáng)行政事業(yè)工作的發(fā)展。所以，行政事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)部門和人員的重視。
一、行政事業(yè)單位檔案管理的重要性
1.能夠準(zhǔn)確地反映行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程
行政事業(yè)單位中的檔案記錄著單位成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，其中包括行政事業(yè)單位在建立以來(lái)的每次改革與創(chuàng)新。在行政事業(yè)單位有新的改革時(shí)需要參照以前的各項(xiàng)記錄進(jìn)行計(jì)劃，分析以前犯錯(cuò)誤的原因，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以免再次造成不必要的失誤。
2.有利于保障單位的各項(xiàng)秘密工作
良好的檔案管理制度能夠有效地保證行政事業(yè)單位的各項(xiàng)秘密工作不被泄露，是保護(hù)單位工作安全的必備的管理系統(tǒng)。檔案管理也能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位的工作進(jìn)行備份，在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的時(shí)候，可以通過(guò)對(duì)檔案的分析與整理進(jìn)行調(diào)整，及時(shí)地改正錯(cuò)誤。這也在側(cè)面為行政事業(yè)單位的工作指引了方向。
二、行政事業(yè)單位檔案管理的具體舉措
1.完善檔案管理制度
科學(xué)、合理的管理制度，才能夠使管理工作更加井井有條。為使行政事業(yè)單位的檔案管理工作更順利地進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)赝晟茩n案管理制度，使檔案管理人員的責(zé)任分工更為清晰，協(xié)作更為密切，并在一定程度上加強(qiáng)行政事業(yè)單位的檔案管理。
2.加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理的實(shí)施都是由人為控制的，因此，增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)才能夠從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量。只有檔案管理人員重視起自身的工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能夠更好地完成檔案管理工作的任務(wù)。
檔案管理是整體管理工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)追隨時(shí)代的步伐，根據(jù)行政事業(yè)單位的發(fā)展情況，適當(dāng)做出改變與完善。用最佳的檔案管理工作為整體工作的進(jìn)行提供動(dòng)力。
