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奧地利位于歐洲中部,是歐洲重要的交通樞紐。鐵路、公路、水運和空運四通八達,這無疑給來自四面八方的外國商人和游客提供了不小的方便。
奧地利社會福利制度非常完善并實行全國社會保險和救濟制度, 主要有醫(yī)療、失業(yè)、退休和事故四大類保險。是歐洲社會福利最好的國家之一。目前人均國民收入2萬多美元,平均2人擁有一輛小汽車。
近幾年,奧地利與我國的經(jīng)貿(mào)、科技、文化與民間交往不斷增加。 據(jù)我國海關(guān)統(tǒng)計,去年兩國貿(mào)易額高達6億多美元,據(jù)說,今年的貿(mào)易 額有望大幅增加。奧國的主要出口產(chǎn)品有鋼鐵、機械、交通工具、化 工制品和食品。進口商品多為能源、原材料和消費品。
隨著我國與奧國經(jīng)濟往來不斷增加,前往奧國訪問的商人逐年遞增,與奧地利商人接觸,必須特別注意各種禮節(jié)。因為奧國商人相當(dāng) 正式、嚴肅。在從事商務(wù)活動時,尤其要注意頭銜。比如:外商若把部長誤稱為處長,那么在以后的商談中,準(zhǔn)會麻煩百出。如果與奧地利人通信更要細心,務(wù)必正確無誤地冠上他的正式頭銜。如果他的名片上同時印有幾個官銜,要提前問清楚,哪一個是最重要的。另外還 要加上“博士、教授、工程師、經(jīng)濟學(xué)家”等頭銜。
無論拜會公私單位,均需提前預(yù)約。參加商務(wù)談判一定要守時。 見面或分手時,切記與每個人親切握手。如應(yīng)邀去吃午餐,千萬不要 搶著付錢,否則會認為你瞧不起他們,最好找機會回請一次午飯。若應(yīng)邀吃晚飯或餐后聽歌劇、看戲,并不需要回請。但如請你去家里做客,切記帶上一束鮮花,以示對主婦的尊敬。
首先有一個前提,是以商務(wù)活動為主。就是說在商務(wù)用餐當(dāng)中,進餐只是一種形式,真正的內(nèi)容,是繼續(xù)談商務(wù)話題,占的比重超過了50%。
商務(wù)用餐的形式分成兩大類,一類是比較松散的自助餐,或者是自助餐酒會。另一類是正式的宴會,就是商務(wù)宴會。商務(wù)宴會通常還有中式宴會和西式宴會兩種形式。
1.自助餐和酒會
自助餐酒會有它自己的特點,它不像中餐或者西餐的宴會,大家分賓主入席,直接就開始用餐的過程,而是一般會有嘉賓,或者主辦方,由他們先即席發(fā)言。在嘉賓發(fā)言的時候,應(yīng)該盡量停止手中的一切活動,如取餐或者是在進餐,都應(yīng)該停止下來。通常自助餐不牽扯到座次的安排,大家可以在這個區(qū)域中來回地走動。
在和他人進行交談的時候,應(yīng)該注意盡量停止口中咀嚼食物。
一般公司采用商務(wù)自助餐這種形式,它最突出的一點也是體現(xiàn)出公司的勤儉節(jié)約。所以在我們用餐的時候,要特別注意盡量避免浪費。
2.中餐宴會
·使用公筷。給其他人夾菜的時候,要特別注意用公筷。
·敬酒。在商務(wù)用餐中經(jīng)常會遇到這種情況:主辦方非常熱情,不停地夾菜,不停地勸酒。在正式的商務(wù)用餐中,應(yīng)該盡量避免這種情況的出現(xiàn)。也就是說,我們作為參與者,要客隨主便,但是我們作為主辦方的話,要特別注意其他人的習(xí)慣,有可能對方不勝酒力,或者說這個菜他并不是很喜歡吃,那么在讓菜的時候,應(yīng)該盡量地為他人著想,尊重他人的習(xí)慣。
·喝湯。在喝湯的時候,聲音要盡量小,不要影響他人。
·座次。在商務(wù)用餐的時候,一般也牽扯到座次的問題。在這里教大家一個最簡單的方法:你可以從餐巾的折放上,看出哪個是主位,哪個是客位。一般主賓位的餐巾紙的桌花和其他人的是不太一樣的。如果你不了解情況,也可以問一下餐廳的服務(wù)員,哪個位置是主位。如果餐巾紙是折好放在你面前的,沒有桌花的話,我們應(yīng)該看什么呢?主要是以門為基準(zhǔn)點,比較靠里面的位置為主位。
3.西式宴會
·主菜都需要用刀切割,一次切一塊食用
·面條用叉子卷食
·面包需用手撕下小塊放入口內(nèi),不可用嘴啃食
·喝湯時不可發(fā)出聲音
·水果是用叉子取用
·正確使用餐具:左叉固定食物,右刀切割。餐具由外向內(nèi)取用,每個餐具使用一次。
就內(nèi)容而論,在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類:第一類,本單位成立周年慶典。通常,它都是逢五、逢十進行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數(shù)時進行。第二類,本單位榮獲某項榮譽的慶典。當(dāng)單位本身榮獲了某項榮譽稱號、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國內(nèi)外重大展評中獲獎之后,這類慶典基本上均會舉行。第三,本單位取得重大業(yè)績的慶典。例如千日無生產(chǎn)事故、生產(chǎn)某種產(chǎn)品的數(shù)量突破10萬臺、經(jīng)銷某種商品的光彩售額達到1億元等等,這些來之不易的成績,往往都是要慶祝的。第四類,本單位取得顯著發(fā)展的慶典。當(dāng)本單位建立集團、確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時,自然都值得慶祝一番。
就形式而論,商界各單位所舉行的各類慶祝儀式,都有一個最大的特色,那就是要務(wù)實而不務(wù)虛。若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽感,并且使社會各界對本單位重新認識、刮目相看,那么大張旗鼓地舉行慶典,多進行一些人、財、物的投入,任何理智、精明的商家,都會對此在所不惜。所之,若是對于宣傳本單位的新形象、增強本單位全體員工的自豪感無所作為,那么舉行一次慶典即使花不了幾個錢,也沒有必要好大喜功、非要去搞它不可。
對商界人士業(yè)講,組織慶典與參加慶典時,往往會各有多方面的不同要求。慶典的禮儀,即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內(nèi)容所組成的。以下,對其分別予以介紹。
組織籌備一次慶典,如同進行生產(chǎn)和銷售一樣,先要對它作出一個總體的計劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù),需要記住兩大要點:其一,要體現(xiàn)出慶典的特色。其二,要安排好慶典的具體內(nèi)容。
2、 見面進要有禮有節(jié)。一般在做自我介紹時要先講自己的身份,然后請教對方。此外,國際上往往在互相介紹時有互相交換名片的習(xí)慣。
3、 參加商務(wù)活動要守時,因為出席商務(wù)活動抵達時間的遲早在一定程度上反映了對訪問國主人的尊重程度。
4、 參加宴請活動要有禮節(jié)。出席宴會應(yīng)正點或提前二、三分鐘抵達,告辭時要等主賓退席后才能退席。確實有事需提早退席,應(yīng)向訪問國主人道歉后悄悄離去。
5、 選擇適當(dāng)之稱呼方式。在國際交流中,一般在招呼上均稱先生、女士和小姐。但要注意在招呼地位高的官方人士時,要選用“閣下”或稱呼其“職銜”方式。
6、 帶備適當(dāng)之禮品。在國外,大多數(shù)商業(yè)機構(gòu)有鼓勵或禁止送禮,有時贈送禮品會使訪問國主人處于一種在道德上進退兩難的境地。但適當(dāng)之友誼禮品,如國產(chǎn)的一些很有特色且花銷不大的紀(jì)念品或帶有公司標(biāo)志的意義和獨到的作用。
在當(dāng)今競爭激烈的國際商務(wù)舞臺上,如能熟練而恰當(dāng)?shù)剡\用禮儀知識,就有可能對業(yè)務(wù)產(chǎn)生事半功倍的效果,因此下列準(zhǔn)則應(yīng)當(dāng)熟知:
知己知彼,入鄉(xiāng)隨俗 由于不同民族的文化背景對禮儀有很大影響,因此在與國外商家做生意時,要盡可能多地熟悉對方的商務(wù)習(xí)俗和節(jié)奏。當(dāng)你代表公司洽談生意時,如能尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣,使客戶心情舒暢,成功的概率就可能增大。為了避免交往中的失禮行為,事前應(yīng)閱讀一些介紹客戶所在國的概況資料,了解問候用語、服飾規(guī)范、用餐知識、地理概況、赴約及贈禮習(xí)俗等。在異國他鄉(xiāng),嘗一嘗當(dāng)?shù)氐奶厣称?,學(xué)一學(xué)當(dāng)?shù)氐难哉勁e止,有助于拉近彼此間的距離,并對業(yè)務(wù)的開展產(chǎn)生積極影響。
尊重對方,不妄加評判 不同的國家,做生意的方式會截然不同,不能因存在這種不同就認為對方不對。如歐美人認為,與人交談時目光注視對方表示著關(guān)注、真誠和尊敬,不愿與人對視是不善相處的人;而亞洲和非洲一些國家的人則認為,視覺會影響聽覺的注意力,他們以回避目光方式來表達對他人的尊重。因此,要時時站在對方的文化角度去觀察事物,動轍批評他人的做法,在國際商務(wù)活動中一向被視為不禮貌行為。如果你使主人或客人的處境難堪,即使是一時疏忽,也往往會給業(yè)務(wù)帶來嚴重損失。
友誼第一,生意第二 友誼的建立與業(yè)務(wù)的開展往往是密不可分的。對許多國家而言,在建立工作關(guān)系之前,往往需要建立相互間的信任。從禮儀的角度看,只關(guān)心生意是否做成是短視行為。一次商務(wù)會談能否成功,或取決于你打高爾夫球的水平,或有賴于主人在同你進餐或聽音樂會時對你的品位及性情的了解。國外許多商家都把建立彼此信任視為建立長期合作關(guān)系的必要“投資”。在歐洲和中東,如果對方認為你不可信賴,即便對你提供的產(chǎn)品感興趣,也不會同你做生意。在日本,商人們更重視建立在相互信任、彼此友好并能提供優(yōu)質(zhì)商品和服務(wù)基礎(chǔ)上的長期合作關(guān)系。
在商務(wù)交往之中,商務(wù)伙伴之間合作的成功,是值得有關(guān)各方慶幸與慶賀的一樁大事。實事求是地說,在激烈的競爭環(huán)境之中、涇渭分明的利益關(guān)系之下以及變幻叵測的商界風(fēng)云之內(nèi),商務(wù)伙伴之間的合作的確來之不易,因此,它備受有關(guān)各方的高度重視。舉行熱烈而隆重的交接儀式,就是在商務(wù)往來中通常用以慶賀商務(wù)伙伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動形式。
交接儀式,在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項目或大型設(shè)備,例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機場、碼口、車站、或飛機、輪船、火車、機械、物資,等等,經(jīng)驗收合格后正式移交給使用單位之時,所專門舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在于,它既是商務(wù)伙伴們對于所進行過的成功合作的慶賀,是對給予過自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝,又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時機,為雙方各自提高知名度和美譽度而進行的一種公共宣傳活動。
交接的禮儀,一般是指在舉行交接儀式時所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常,它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面的主要內(nèi)容。以下,就分別對其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備交接儀式,主要要關(guān)注下列三件事:即來賓的邀約、現(xiàn)場的布置、物品的預(yù)備等等。
來賓的邀請,一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責(zé)。在具體擬定來賓名單時,施工、安裝單位亦應(yīng)主動征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔,不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下,參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少,難免會使儀式顯得冷冷清清。但是,在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時,必須兼顧場地條件與接待能力,切忌貪多勿得。
從原則上來講,交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括:施工、安裝單位的有關(guān)人員,接收單位的有關(guān)人員、上級主管部門的有關(guān)人員,當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員,行業(yè)組織、社會團體的有關(guān)人員,各界知名人士、新聞界人士,以及協(xié)作單位的有關(guān)人員,等等。
因為當(dāng)時雙方的洽談在我國舉行,故此簽字儀式便由中方負責(zé)。在儀式正式舉行的那一天,讓中方出乎意料的是,美方差一點要在正式簽字之前“臨場變卦”。
原來,中方的工作人員在簽字桌上擺放中美兩國國旗時,誤以中國的傳統(tǒng)作法“以左為上”代替了目前所通行的國際慣例“以右為上”,將中方國旗擺到了簽字桌的右側(cè),而將美方國旗擺到簽字桌的左側(cè)。結(jié)果讓美方人員惱火不已,他們甚至因此而拒絕進入簽字廳。這場風(fēng)波經(jīng)過調(diào)解雖然平息了,但它給了人們一個教訓(xùn):在商務(wù)交往中,對于簽約的禮儀不可不知。
簽約,即合同的簽署。它在商務(wù)交往中,被視為一項標(biāo)志著有關(guān)各方的相互關(guān)系取得了更大的進展,以及為消除彼此之間的誤會或抵觸而達成了一致性見解的重大的成果。因此,它極受商界人士的重視。
在商務(wù)交往的實踐中,盡管君子協(xié)定、口頭承諾、“說話算數(shù)”,在一定程度上有著作用,但是更有效的取信于人、讓交往對象心安理得的,則是“口說無憑,立此為據(jù)”的文字性合同。
商務(wù)合同,是指有關(guān)各方之間在進行某種商務(wù)合作時,為了確定各自的權(quán)利和義務(wù),而正式依法訂立的、并且經(jīng)過公證的、必須共同遵守的條文。在許多情況下,合山又被叫作合約。而在另外一些時候,人們所說的合約則是指條文比較簡單的合同。在商務(wù)往來中,帶有先決條件的合同,如等待律師審查、有待正式簽字、需要落實許可證的合同,又被叫做準(zhǔn)合同。嚴格地說,準(zhǔn)合同是合同的前身,也是最終達到合同的一個步驟。
為了省事,在一般場合,商界人士往往將合同、合約與準(zhǔn)合同混為一談,統(tǒng)統(tǒng)把它們都叫做合同。這樣做雖不甚精確,但也有助于大家“刪繁就簡”,減少麻煩。