時(shí)間：2023-06-15 17:18:09
序論：在您撰寫(xiě)檔案規(guī)范化管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷(xiāo)毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷(xiāo)毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來(lái)大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門(mén)由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門(mén)信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門(mén)地位的降低。
隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類(lèi)檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程也存在著類(lèi)似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。
檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
當(dāng)前音像檔案管理的不足之處
技術(shù)落后造成資料缺損。傳統(tǒng)音像檔案以模擬信號(hào)存儲(chǔ)在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對(duì)保存環(huán)境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機(jī)構(gòu)缺少必要的音像檔案存儲(chǔ)設(shè)備，沒(méi)有防磁防潮設(shè)施；倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)房里溫濕度不能有效調(diào)控，造成磁帶和錄像變質(zhì)、變色、發(fā)霉，導(dǎo)致音像檔案聲音、畫(huà)面模糊，有些已無(wú)法使用。此外，音像檔案資料在使用過(guò)程中，由于機(jī)器的接觸磨損會(huì)造成信號(hào)不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動(dòng)、有雪花波紋，視聽(tīng)質(zhì)量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前國(guó)內(nèi)音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機(jī)構(gòu)的節(jié)目在播出后就存入庫(kù)房，成為檔案資料。有些廣電機(jī)構(gòu)設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案資料室集中管理，隨時(shí)形成隨時(shí)入庫(kù)；有些機(jī)構(gòu)則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機(jī)構(gòu)的音像檔案是由頻道和個(gè)人分散保管。目前，國(guó)內(nèi)仍有相當(dāng)數(shù)量的廣電機(jī)構(gòu)音像檔案未能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，甚至沒(méi)有制訂基本的管理制度，對(duì)于收集的音像資料，一些機(jī)構(gòu)缺少專(zhuān)業(yè)的編號(hào)、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續(xù)使用造成很大麻煩。
人才不足制約工作開(kāi)展。與管理制度落后相對(duì)應(yīng)的是音像檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的缺乏。廣電機(jī)構(gòu)的人事工作，只注重編導(dǎo)、記者、主持人等業(yè)務(wù)骨干的引進(jìn)，而忽視了對(duì)音像檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的招錄培養(yǎng)。有的基層廣電機(jī)構(gòu)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位；有的機(jī)構(gòu)音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉(zhuǎn)崗擔(dān)任，很少進(jìn)行上崗培訓(xùn)，因而缺少音像檔案編輯、研究、開(kāi)發(fā)所必需的技術(shù)和素質(zhì)。這些做法直接導(dǎo)致音像檔案管理、開(kāi)發(fā)人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開(kāi)展。
加強(qiáng)音像檔案的規(guī)范化管理
廣電機(jī)構(gòu)加強(qiáng)音像檔案規(guī)范化管理，既要重視存儲(chǔ)介質(zhì)、庫(kù)房改造等硬件設(shè)備建設(shè)，又要建立專(zhuān)門(mén)的規(guī)章制度，改善軟環(huán)境，缺一不可。
強(qiáng)化硬件：數(shù)字化存儲(chǔ)+網(wǎng)絡(luò)化傳輸。與傳統(tǒng)介質(zhì)相比，數(shù)字化技術(shù)簡(jiǎn)化了音像資料的存儲(chǔ)、檢索和使用，它把音像檔案以數(shù)據(jù)信號(hào)的形態(tài)存儲(chǔ)在媒介中，具有存儲(chǔ)量大、安全性高、格式統(tǒng)一等優(yōu)點(diǎn)，用戶(hù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地調(diào)用檔案信息。廣電機(jī)構(gòu)可以將節(jié)目管理作為建立統(tǒng)一管理平臺(tái)的切入點(diǎn)，整合出節(jié)目流轉(zhuǎn)的最佳工作流程方式，并由此實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。
對(duì)于廣播電視機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲(chǔ)，更重要的是為電視節(jié)目的生產(chǎn)服務(wù)。電視媒體檔案管理系統(tǒng)必須是一個(gè)能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、全面的網(wǎng)絡(luò)管理體系。在節(jié)目的采編過(guò)程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統(tǒng)上直接查閱音像檔案，進(jìn)行直觀的節(jié)目采編；另一方面可以利用原有的計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)檢索、調(diào)用所需數(shù)字節(jié)目素材。數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化傳輸，能提高業(yè)務(wù)部門(mén)的工作效率，有利于實(shí)現(xiàn)音像檔案的價(jià)值增值。如英國(guó) BBC 電視臺(tái)在購(gòu)買(mǎi)紀(jì)錄片《故宮》后，將片中畫(huà)面打散，按“門(mén)窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門(mén)別類(lèi)，放在“藝術(shù)畫(huà)廊”網(wǎng)站上銷(xiāo)售，價(jià)格比成品節(jié)目高出數(shù)倍。
優(yōu)化軟件：制度建設(shè)+規(guī)范管理。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)處于重大轉(zhuǎn)型時(shí)期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規(guī)范化改革，因此，廣電機(jī)構(gòu)檔案管理方式，必須盡快轉(zhuǎn)變到以依法管理為主的軌道上來(lái)。2001年12月25日國(guó)務(wù)院了修改后的《音像制品管理?xiàng)l約》，這是建國(guó)以來(lái)專(zhuān)門(mén)針對(duì)音像制品制定的管理?xiàng)l約，是廣電機(jī)構(gòu)進(jìn)行音像檔案管理的法律依據(jù)。
各級(jí)廣電機(jī)構(gòu)必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統(tǒng)計(jì)鑒定等方面，建立嚴(yán)格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門(mén)要對(duì)音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規(guī)可依，對(duì)不按規(guī)定移交的單位和個(gè)人做出必要的處罰。
創(chuàng)新音像檔案管理機(jī)制
建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。傳統(tǒng)音像檔案管理以?xún)?chǔ)存為基本功能訴求，扮演的是倉(cāng)庫(kù)的角色。音像檔案資料在各個(gè)臺(tái)和頻道分散管理，導(dǎo)致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動(dòng)使用，難以達(dá)到資源共享，影響廣播影視事業(yè)產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。
隨著“云”計(jì)算、視頻流等新媒體技術(shù)發(fā)展，廣播電視檔案的多種經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和戰(zhàn)略資源價(jià)值越來(lái)越受到廣電機(jī)構(gòu)的重視。中央電視臺(tái)原臺(tái)長(zhǎng)趙化勇認(rèn)為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開(kāi)發(fā)它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產(chǎn)性、效益性為指導(dǎo)的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，深入發(fā)掘音像檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，形成廣電媒體新的收益增長(zhǎng)點(diǎn)，是廣電機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)工作的根本出發(fā)點(diǎn)。
建立科學(xué)管理機(jī)制。音像檔案的科學(xué)化管理建立在統(tǒng)一的數(shù)字存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上。在軟環(huán)境上，需要建設(shè)統(tǒng)一的編目標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)高效的管理規(guī)范，建立一整套完備的音像檔案管理系統(tǒng)。
對(duì)于國(guó)內(nèi)的廣電機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，音像檔案科學(xué)化管理不僅局限于資料存儲(chǔ)，更重要的是為集團(tuán)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供資源支撐，是內(nèi)容生產(chǎn)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。音像檔案管理系統(tǒng)跟全臺(tái)網(wǎng)無(wú)縫連通，形成與節(jié)目制作網(wǎng)絡(luò)相匹配的網(wǎng)絡(luò)體系，理順檔案存儲(chǔ)和使用流程，實(shí)現(xiàn)檔案資料邊際效益最大化。美國(guó)CNN新聞網(wǎng)就對(duì)擁有版權(quán)的音像資料進(jìn)行科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)了音像資料存儲(chǔ)、管理、訪問(wèn)的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化，音像檔案資料的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值被深入發(fā)掘。
建立集約管理機(jī)制。目前，社會(huì)化大生產(chǎn)已經(jīng)成為廣播影視產(chǎn)業(yè)發(fā)展的主要模式。隨著產(chǎn)業(yè)分工不斷深入，廣電機(jī)構(gòu)必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規(guī)律，完善音像檔案管理體制機(jī)制。必須建立健全音像檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢(xún)、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學(xué)管理、合理利用，減少不必要的非生產(chǎn)性損失。采用統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理，優(yōu)化音像資源配置，實(shí)現(xiàn)集約化管理。
實(shí)現(xiàn)音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應(yīng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高水平、專(zhuān)業(yè)化的管理人員梯隊(duì)。廣電機(jī)構(gòu)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的音像檔案管理部門(mén)和崗位，通過(guò)上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，建立完善的招錄、培訓(xùn)、上崗、考核機(jī)制，并通過(guò)多種方式提高檔案管理人員素質(zhì)。
（作者單位：杭州文廣集團(tuán)）
欄目責(zé)編：黎 莉
參考文獻(xiàn)：
1.徐衛(wèi)紅：《對(duì)廣播電視檔案信息化建設(shè)的思考》，《上海檔案》，2010（11）。
2.鄒利群：《新形勢(shì)下檔案工作的難點(diǎn)及對(duì)策》，《湖北檔案》，2007(07)。
檔案管理人員應(yīng)按照《中國(guó)人民共和國(guó)檔案法》及其相關(guān)的法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，做好檔案規(guī)范化管理工作。
1 檔案收集和歸檔
1.1 檔案的收集范圍
檔案收集范圍是指反映本單位工作實(shí)際、具有查閱和利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件。在履行職務(wù)過(guò)程中，任何人不得將形成的文件據(jù)為己有或者損毀。
1.2 檔案收集的質(zhì)量要求
為了便于保管和利用，檔案人員應(yīng)區(qū)別不同價(jià)值和年度，遵循文件形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，按照相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)收集得到的各種門(mén)類(lèi)和載體的歸檔文件和案卷。
1.3 整理歸檔的時(shí)間要求
為了便于齊全、完整收集文件材料，應(yīng)采用隨時(shí)和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類(lèi)存放，有利于查找和利用工作的順利開(kāi)展。（1）黨務(wù)、行政管理文件的整理歸檔應(yīng)在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應(yīng)在科技活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（3）會(huì)計(jì)文件檔案在暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年，整理歸檔應(yīng)在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)完成，對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件的物理歸檔在要求時(shí)間內(nèi)完成；（6）重大活動(dòng)形成文件的整理歸檔應(yīng)在此活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（7）專(zhuān)業(yè)文件的整理歸檔在行業(yè)主管部門(mén)規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成。
2 檔案整理和分類(lèi)排列
2.1 整理檔案
在堅(jiān)持尊重和維護(hù)檔案本質(zhì)特性，保持文件檔案間的聯(lián)系，便于保管和利用的原則基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好檔案整理工作。
在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查驗(yàn)收工作，也要監(jiān)督和指導(dǎo)歸檔后的統(tǒng)一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務(wù)、行政管理類(lèi)紙質(zhì)文件；財(cái)會(huì)部門(mén)整理歸檔會(huì)計(jì)類(lèi)文件檔案；相關(guān)科室整理其他類(lèi)型的檔案資料。
2.2 分類(lèi)排列檔案
一般采用“保管期限-年度”分類(lèi)法排列文書(shū)檔案；按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和辦法，合理運(yùn)用保管期限、年度、發(fā)文機(jī)構(gòu)等分類(lèi)方法排列其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案資料。
應(yīng)按照種類(lèi)和載體類(lèi)型的不同，分別排列檔案；按照相應(yīng)的分類(lèi)方法排列相同種類(lèi)和載體的檔案資料。
3 檔案基本編目和保管
3.1 檔案基本編目
檔案基本編目主要包括案卷封面項(xiàng)目、案卷脊背項(xiàng)目以及檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目，要填寫(xiě)齊全相應(yīng)項(xiàng)目。全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、“管期限、件（頁(yè)數(shù)）、檔號(hào)等組成了案卷封面項(xiàng)目，全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)等組成了案卷脊背項(xiàng)目，全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)（室）、盒號(hào)等組成了檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目。
用“全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)”的方式編制以卷為單位的紙質(zhì)文書(shū)檔案檔號(hào)，用“全宗號(hào)-年度-保管期限-件號(hào)”的方式編制以件為單位的紙質(zhì)文書(shū)檔案檔號(hào)，用“類(lèi)別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)”的方式編制科技檔案檔號(hào)，按照相關(guān)規(guī)定編制其他類(lèi)型檔案資料的檔號(hào)。要完整齊全規(guī)范填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書(shū)檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等的規(guī)定編制機(jī)讀目錄。
3.2 檔案保管
檔案保管應(yīng)嚴(yán)格遵守“集中統(tǒng)一管理”的基本原則。檔案人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)非工作人員不得入內(nèi)。要建立適宜檔案安全保管保護(hù)的相應(yīng)庫(kù)房和柜架，容積要符合遠(yuǎn)期發(fā)展需要，配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規(guī)范進(jìn)行，并設(shè)置有指引標(biāo)識(shí)。
要保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，微小氣候適宜，室內(nèi)不得擺放非檔案物品。要調(diào)控庫(kù)房溫度在14℃～4℃、相對(duì)濕度在45%～60%之間，監(jiān)測(cè)溫度、濕度頻次在每周4次以上。
4 檔案鑒定銷(xiāo)毀和統(tǒng)計(jì)移交
4.1 檔案鑒定銷(xiāo)毀
檔案管理人員要對(duì)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)和歷史作用進(jìn)行正確分析和鑒別，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確認(rèn)定。這要求單位應(yīng)成立檔案鑒定銷(xiāo)毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)完成此項(xiàng)工作。按照職責(zé)要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作。
要根據(jù)各門(mén)類(lèi)、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規(guī)定，鑒定檔案的保存價(jià)值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據(jù)相關(guān)規(guī)定寫(xiě)出鑒定銷(xiāo)毀意見(jiàn)和報(bào)告，審查工作由鑒定銷(xiāo)毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員完成。對(duì)于審查符合銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)，銷(xiāo)毀在主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。必須在2人以上在清冊(cè)上簽字并現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷(xiāo)毀檔案，同時(shí)在清冊(cè)上詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)和方法，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)糾正。
4.2 檔案統(tǒng)計(jì)和移交
要及時(shí)準(zhǔn)確記錄檔案資料的各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)室藏檔案資料情況要及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確記錄其數(shù)量變動(dòng)情況，真正做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)，帳實(shí)相符，不得出現(xiàn)錯(cuò)誤。檔案行政管理部門(mén)要求報(bào)送的檔案工作報(bào)表腰按照要求在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成。調(diào)離工作崗位的檔案人員必須按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，交接雙方應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)移交目錄，將出現(xiàn)的問(wèn)題準(zhǔn)確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責(zé)任、及時(shí)處理，順利完成工作交接工作。
5 檔案保密和利用
5.1 檔案保密
為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)保密法》等有關(guān)規(guī)定，不得泄露涉密檔案內(nèi)容。要嚴(yán)格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復(fù)印工作，為杜絕失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復(fù)制和摘抄檔案。檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，檔案庫(kù)房未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入，無(wú)關(guān)的檔案資料不得查閱。要及時(shí)處理檔案保密檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不安全因素，及時(shí)追查責(zé)任，嚴(yán)肅處理遺失和失泄密事件并采取補(bǔ)救措施。
5.2 檔案利用
1抓好檔案管理制度落實(shí)
檔案規(guī)范化管理，要以完善的檔案管理制度為基礎(chǔ)。只有建立健全檔案工作規(guī)章制度，才能保證檔案工作規(guī)范化的有效實(shí)施。檔案管理制度首先應(yīng)做到：對(duì)已有制度的不斷完善，對(duì)缺失制度的及時(shí)補(bǔ)充，對(duì)新增工作內(nèi)容的制度配套。不斷制定和完善檔案規(guī)章制度，使檔案工作有章可循、有法可依。其次，提高檔案制度的執(zhí)行力。規(guī)章制度不應(yīng)束之高閣，檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。最后，要構(gòu)建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)的建立，有利于形成各部門(mén)多管齊下、各司其職、多角度、全方位的檔案管理格局，真正將檔案制度落到實(shí)處。
2加強(qiáng)公文制發(fā)流程管理
檔案大部分是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)，公文制發(fā)的質(zhì)量直接影響檔案的規(guī)范化水平。加強(qiáng)公文制發(fā)流程管理，能有效提高公文的整體質(zhì)量。公文制發(fā)流程管理應(yīng)把握三個(gè)方面：一是公文簽發(fā)手續(xù)要齊全。發(fā)文手續(xù)需經(jīng)相關(guān)人員審批簽字，發(fā)文稿簽的內(nèi)容填寫(xiě)要齊全完整。二是公文格式要規(guī)范。制作公文時(shí)不能自降標(biāo)準(zhǔn)或“差不多”就行，每個(gè)細(xì)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的公文格式規(guī)范執(zhí)行。三是歸檔前要嚴(yán)格檢查公文細(xì)節(jié)。如：底稿與正文是否相符、有無(wú)公章、日期、筆墨紙張使用是否規(guī)范、有無(wú)破損等，確保歸檔公文的質(zhì)量，提高檔案的規(guī)范化水平。
3嚴(yán)格遵守立卷歸檔原則
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作規(guī)范化的最大障礙。因此，立卷歸檔應(yīng)遵循“以我為主”原則。另外，還要把握三個(gè)特性：一是時(shí)效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)是立卷歸檔的前提，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可以立卷歸檔。二是完整性。歸檔工作中，既要把握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把入口關(guān)，更要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失，要做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。三是實(shí)用性。立卷過(guò)程中，把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料放在一起，保持同一問(wèn)題的完整性和連續(xù)性，使歸檔后的檔案既完整又不重復(fù)，以提高檔案的利用效率。
4強(qiáng)化執(zhí)法監(jiān)督和考核機(jī)制
檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)，首先要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理作保障。檔案行政管理部門(mén)要依法依規(guī)加強(qiáng)檔案執(zhí)法檢查，監(jiān)督檔案制度的實(shí)施，確保各項(xiàng)檔案制度落到實(shí)處。其次，要嚴(yán)格推進(jìn)考核制度的落實(shí)。制定科學(xué)、實(shí)用的檔案管理考核辦法，注意對(duì)反饋結(jié)果的搜集，同時(shí)輔以激勵(lì)約束機(jī)制，保障考核實(shí)效。
5通過(guò)檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作逐步規(guī)范
《河南省機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》涵蓋檔案管理體制、檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案提供利用等四大類(lèi)、四十小項(xiàng)內(nèi)容，是對(duì)檔案工作全方位的檢驗(yàn)和考核。創(chuàng)建單位需要按照認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求，逐條解讀和對(duì)照，逐項(xiàng)自查整改，不斷完善。認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的完善過(guò)程，既是不斷補(bǔ)充、創(chuàng)新的過(guò)程，也是檔案工作不斷規(guī)范、提升的過(guò)程。通過(guò)晉升達(dá)標(biāo)創(chuàng)建活動(dòng)，檔案的硬件設(shè)施和軟件水平都會(huì)得到很大改善和提升。
6注重檔案資源的深度開(kāi)發(fā)
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，其根本目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化。搞好檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最直接手段。對(duì)檔案資源的深度開(kāi)發(fā)，能夠使“死檔案”變成“活資源”。一是檔案的編目要更加全面規(guī)范。在一般檔案編目的基礎(chǔ)上，及時(shí)編制新增檔案類(lèi)別的檢索工具，如電子檔案的檢索工具等，使檔案檢索工具更加高效、準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)多途徑檢索。二是檔案的編纂要更加科學(xué)實(shí)用。通過(guò)先進(jìn)的檔案軟件，將龐雜、零散的數(shù)據(jù)信息整理、精煉和歸類(lèi)，使其更加準(zhǔn)確、系統(tǒng)；將內(nèi)容一致、有規(guī)律性的數(shù)據(jù)信息有機(jī)地結(jié)合，集中編目成冊(cè)，形成科學(xué)實(shí)用的專(zhuān)題編研資料。
7加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)
[關(guān)鍵詞]醫(yī)保檔案；現(xiàn)狀；規(guī)范化管理
近年來(lái)，隨著我國(guó)在醫(yī)療的改革深入，我國(guó)的全民醫(yī)保開(kāi)始有了巨大發(fā)展。而隨著我國(guó)的醫(yī)保政策的全面實(shí)施，使的我國(guó)的醫(yī)保參保范圍擴(kuò)大同時(shí)醫(yī)保的參保人數(shù)劇增，這就勢(shì)必導(dǎo)致我國(guó)醫(yī)保檔案大量產(chǎn)生。不僅如此由于我國(guó)的社保檔案管理對(duì)象具有廣泛性和我國(guó)的醫(yī)保參保人員具有流動(dòng)性等特點(diǎn)。這位醫(yī)保檔案工作帶來(lái)更大的難度。所以為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案工作對(duì)我國(guó)的全民醫(yī)保制度改革以及完善醫(yī)保政策體系的支撐作用，必須對(duì)醫(yī)保檔案加以規(guī)范化管理。這也是我國(guó)社會(huì)檔案保險(xiǎn)系統(tǒng)面臨的新課題。
一、我國(guó)的醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)狀和以及規(guī)范化管理存在的問(wèn)題
（一）我國(guó)醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)狀
我國(guó)的醫(yī)保檔案的管理從目前來(lái)看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進(jìn)展的不同步。由于地域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展問(wèn)題，我國(guó)在各地的醫(yī)保進(jìn)程不統(tǒng)一，同時(shí)由于經(jīng)濟(jì)地域的問(wèn)題我國(guó)各地區(qū)的醫(yī)保人員的醫(yī)保檔案管理的素養(yǎng)不高，以致于在醫(yī)保檔案管理的工作進(jìn)展是沒(méi)有達(dá)到同步平衡的。其二就是醫(yī)保檔案缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理。由于對(duì)醫(yī)保檔案的認(rèn)識(shí)不高，導(dǎo)致有些地區(qū)仍把醫(yī)保的檔案管理當(dāng)做醫(yī)療保險(xiǎn)改革附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對(duì)醫(yī)保的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對(duì)醫(yī)保檔案的管理工作不重視不規(guī)范，這也就是的對(duì)醫(yī)保的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國(guó)的醫(yī)保檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題
從目前我國(guó)的醫(yī)保檔案檔案的管理要進(jìn)行規(guī)范化，那還是存在者不少問(wèn)題的。首先那就是對(duì)我國(guó)的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性認(rèn)識(shí)不夠。我國(guó)人口眾多，對(duì)醫(yī)保檔案的管理的規(guī)范化首要的就是任務(wù)繁多，涉及面廣，這需要多個(gè)部門(mén)的共同參與和建設(shè)而且這也關(guān)乎各個(gè)部門(mén)的利益。其次那就是我國(guó)的醫(yī)保政策制度的制定和實(shí)施過(guò)多依賴(lài)于信息化管理系統(tǒng)，信息化的管理是一件好事，但是過(guò)多的依賴(lài)這就使得需要先進(jìn)安全的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)支撐，這對(duì)于規(guī)范化的管理還是有影響的。最后那就是從業(yè)醫(yī)保檔案的人員素質(zhì)不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來(lái)支撐，所以這方面對(duì)醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理有重大的影響。
二、我國(guó)的醫(yī)保檔案管理的規(guī)范化的四個(gè)方面
我國(guó)的醫(yī)保檔案管理從上文之中便可以看出問(wèn)題還是挺大的，而要真正的醫(yī)保檔案規(guī)范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個(gè)方面來(lái)對(duì)我國(guó)的醫(yī)保檔案規(guī)范化管理作一個(gè)簡(jiǎn)單分析和闡述：
第一，對(duì)醫(yī)保檔案進(jìn)行信息化管理。對(duì)我國(guó)的全民醫(yī)保檔案信息化那就是要利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代的技術(shù)手段，將我國(guó)的紙質(zhì)的傳統(tǒng)介質(zhì)的醫(yī)保檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進(jìn)行管理，這樣在能形成系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫(kù)同時(shí)也能做到不依賴(lài)于計(jì)算機(jī)信息庫(kù)，這樣又能做到醫(yī)保檔案的現(xiàn)代化管理模式，而做到醫(yī)保檔案管理的規(guī)范化。
第二，明確醫(yī)保檔案職責(zé)任務(wù)，強(qiáng)化醫(yī)保檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。要建立我國(guó)的全民醫(yī)保檔案這是一件極其復(fù)雜的工作，而且這項(xiàng)工作的質(zhì)量水平的也關(guān)系著我國(guó)的醫(yī)保檔案價(jià)值作用。因此，我國(guó)的政府以及醫(yī)保的相關(guān)單位必須運(yùn)用科學(xué)的原則和方法，強(qiáng)化對(duì)相關(guān)單位對(duì)我國(guó)的的醫(yī)保檔案工作的監(jiān)管，而能夠?yàn)槲覈?guó)的醫(yī)保檔案工作服務(wù)以及為我國(guó)的和諧社會(huì)建設(shè)提供業(yè)務(wù)保障。
第三，堅(jiān)持面向“三個(gè)服務(wù)”，做好醫(yī)保檔案的管理和利用。所謂的三個(gè)堅(jiān)持服務(wù)那就是第一要堅(jiān)持為參保單位和參保人員服務(wù)。這是作為醫(yī)保檔案規(guī)范管理的核心，做到這個(gè)才是檔案管理的意義。第二堅(jiān)持那就是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。這是醫(yī)保檔案的重要作用之一，這也是檔案規(guī)范管的重要點(diǎn)。第三那就是堅(jiān)持為醫(yī)療保險(xiǎn)制度的穩(wěn)健運(yùn)行服務(wù)。這個(gè)是醫(yī)保檔案管理的根本任務(wù)，所以，要堅(jiān)持這三個(gè)服務(wù)，做好我國(guó)的醫(yī)保檔案管理和利用，也只有做到這個(gè)才能算是真正的做到了醫(yī)保檔案的規(guī)范化。
第四，加強(qiáng)設(shè)備的建設(shè)，提高從業(yè)人員的素質(zhì)。醫(yī)保檔案的管理歸根結(jié)底還是由人和設(shè)備兩個(gè)重要點(diǎn)構(gòu)成。為此，首先我國(guó)的醫(yī)保管理部門(mén)應(yīng)與我國(guó)的醫(yī)保檔案部門(mén)合作，在醫(yī)保檔案的設(shè)施配置要完備的建設(shè)，這也是我國(guó)的醫(yī)保檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。其次，那就是由于我國(guó)的醫(yī)保檔案工作其專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)而且對(duì)醫(yī)保的業(yè)務(wù)要求高特點(diǎn)，所以，在我國(guó)的醫(yī)保工作方面，那么就應(yīng)該要加強(qiáng)我國(guó)的醫(yī)保檔案人員隊(duì)伍的素質(zhì)的培養(yǎng)，也就是要注意搞好我國(guó)醫(yī)保從業(yè)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)醫(yī)保檔案管理道德干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)我國(guó)醫(yī)療改革中對(duì)醫(yī)保檔案管理的新的要求
【關(guān)鍵詞】 科研檔案；規(guī)范化；管理
一、實(shí)施科研檔案規(guī)范化管理的必要性
1、科研檔案管理現(xiàn)狀已嚴(yán)重制約了檔案資料價(jià)值的充分利用
由于歷史原因及多種影響因素的制約，當(dāng)前科研單位科研檔案管理存在諸多問(wèn)題，突出表現(xiàn)在：一是科研檔案歸檔過(guò)程中，立卷不明確、分類(lèi)不準(zhǔn)確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務(wù)方式較落后。三是科研單位內(nèi)部科研檔案庫(kù)藏條件較差，硬件設(shè)施不完備。四是管理人員素質(zhì)不高，缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。因此，必須改變現(xiàn)狀，探求適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要的科研檔案管理與利用的規(guī)范化道路。
2、科研檔案資料規(guī)范化管理是面對(duì)數(shù)字信息化建設(shè)的必然選擇
當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化步伐加快，信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化越來(lái)越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)?？蒲袉挝槐仨毧焖俑掠^念，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，努力提高檔案信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，提高現(xiàn)代化管理水平。為利用者創(chuàng)造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
二、科研檔案規(guī)范化管理必須遵循的原則
1、要遵循有利于科研檔案保管的原則
對(duì)科研檔案進(jìn)行準(zhǔn)確系統(tǒng)地分類(lèi)，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應(yīng)注意把相關(guān)課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開(kāi)立卷。相關(guān)課題相對(duì)集中立卷，便于查找，不同保管期限分開(kāi)立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結(jié)合起來(lái)。
2、要遵循有利于科研檔案保密的原則
科研檔案資料是科研人員設(shè)計(jì)思想、技術(shù)方法和創(chuàng)造力的結(jié)晶，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種綜合反映，是國(guó)家的資源情報(bào)，記載著許多實(shí)際的科學(xué)技術(shù)，甚至涉及國(guó)家的機(jī)密。因此，在整理科研檔案時(shí)，應(yīng)科學(xué)地確定其密級(jí)。在不影響有機(jī)聯(lián)系的前提下，按有關(guān)規(guī)定，分別按秘密、機(jī)密、絕密加以區(qū)分，同時(shí)還要注意進(jìn)行密級(jí)調(diào)整。整理工作的任何一道程序，一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)做到保密。
3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則
科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時(shí)，還必須從方便利用來(lái)考慮，要進(jìn)行正確的分類(lèi)和排列，為迅速地提供利用創(chuàng)造良好的條件。除了制卡、編號(hào)、登賬要簡(jiǎn)明科學(xué)外，還應(yīng)使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規(guī)律的、系統(tǒng)的科研檔案資料匯編，為更好地開(kāi)發(fā)利用科研檔案資料，創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件。
三、提高科研檔案規(guī)范化管理水平的途徑
1、加強(qiáng)對(duì)科研檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
科研檔案工作離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度對(duì)科研檔案工作的發(fā)展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規(guī)范
（1）嚴(yán)把原始科研資料歸檔質(zhì)量關(guān)?？蒲袡n案是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，要搞好科研，必須有完整、準(zhǔn)確的科研檔案作為依據(jù)。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類(lèi)、保管的過(guò)程，而應(yīng)列入研究課題、科研計(jì)劃和成果管理的工作之中。科研檔案工作者在各階段都務(wù)必要保證形成科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，以此確保科研資料的收集及立卷及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。
（2）建立健全檔案資料管理機(jī)制。科研檔案管理應(yīng)以《科研檔案資料管理?xiàng)l例》及其實(shí)施辦法為基礎(chǔ)，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定相應(yīng)的檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內(nèi)容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學(xué)的管理制度作指導(dǎo)，防止檔案資料的流失與泄密，把各項(xiàng)基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。
(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來(lái)，科研檔案的管理方式一直是以對(duì)檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進(jìn)入庫(kù)房后基本上是被動(dòng)地提供利用。開(kāi)展編研工作，使科研檔案轉(zhuǎn)化為科研檔案信息，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，完善了檔案管理職能，強(qiáng)化了科研檔案部門(mén)的作用。另一方面，編研工作的過(guò)程相當(dāng)于對(duì)庫(kù)存的部分科研檔案進(jìn)行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平
科研單位應(yīng)配建規(guī)?；膸?kù)房，增強(qiáng)檔案館的收藏能力，同時(shí)要具備現(xiàn)代化庫(kù)房設(shè)施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門(mén)別類(lèi)的、整齊、規(guī)范、保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度、滿(mǎn)足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)等各項(xiàng)保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創(chuàng)造條件。此外努力實(shí)現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務(wù)功能，要在局域內(nèi)部可實(shí)現(xiàn)檔案信息、資料開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。
4、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和管理水平
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、音像、磁盤(pán)等不同種類(lèi)和載體的信息材料。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,加強(qiáng)檔案管理,對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和醫(yī)院管理現(xiàn)代化有著極為重要的意義。
1 提高全員檔案意識(shí)是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提
醫(yī)院要做到檔案規(guī)范化,就要通過(guò)多種渠道加強(qiáng)對(duì)檔案重要性的學(xué)習(xí)與宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)與職工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性,給予關(guān)心、支持與理解,將檔案工作提到重要工作議程,并使檔案管理逐步走向規(guī)范化,成為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。
2 建立科學(xué)的管理體系是檔案規(guī)范化的保證
(1)明確職能。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜,部門(mén)眾多而又分散,專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管程度有差異等特點(diǎn)。因此,醫(yī)院每個(gè)科室都要從檔案服務(wù)于全院工作的大局出發(fā),加強(qiáng)檔案意識(shí),積極上交有價(jià)值的資料歸檔,確保檔案資料的齊全完整。
(2)建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開(kāi)發(fā)利用都離不開(kāi)全院干部、職工密切配合,因此應(yīng)建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)。綜合檔案以機(jī)關(guān)職能部門(mén)為主,包括行政、黨群、基建、設(shè)備儀器和財(cái)務(wù)、科技檔案管理。業(yè)務(wù)管理以臨床科室為主,包括門(mén)診、病房、醫(yī)技等。各部門(mén)明確兼管檔案工作責(zé)任人,形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò),使網(wǎng)絡(luò)中的各個(gè)部門(mén)收集和接收所轄范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。
3 完善健全的規(guī)章制度是檔案規(guī)范化的源泉
在抓好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí),更要努力提高檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量,在實(shí)際工作中應(yīng)把檔案管理做到制度化。建立檔案管理的歸檔和收集制度、檔案利用制度、檔案借用制度、銷(xiāo)毀制度、保管制度、歸檔范圍等規(guī)章制度,并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制中,真正做到檔案工作各環(huán)節(jié)的運(yùn)行有章可循。同時(shí)把好立卷質(zhì)量關(guān),重點(diǎn)抓好立卷歸檔范圍、卷內(nèi)文件材料排列順序及保管期限的劃分。
4 做好醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案規(guī)范化管理的最終目標(biāo)
醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變?yōu)樽叱鰴n案柜,具鮮活的有生命的活檔案,直接為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院應(yīng)重視做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作:醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)沿革、醫(yī)院院志編纂、本地區(qū)流行病學(xué)、多發(fā)病資料匯編等,為醫(yī)院的改革發(fā)展、科室設(shè)置、編史修志、歷史遺留問(wèn)題解決均提供了史料。而且通過(guò)檔案還可以為醫(yī)院挽回不必要的經(jīng)濟(jì)損失,保證大型建筑物的及時(shí)修繕,尤其對(duì)大型知用設(shè)備的及時(shí)維修,確保臨床工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及解決醫(yī)療糾紛。
5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作者素質(zhì)是保障醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的根本
檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作,尤其是醫(yī)院檔案的特殊性。培養(yǎng)檔案人員高度責(zé)任感和責(zé)任心,成為較高精力素質(zhì),較深的專(zhuān)業(yè)技能,確保隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等各項(xiàng)素質(zhì)培訓(xùn),同時(shí)各級(jí)檔案行政部門(mén)和衛(wèi)生行政部門(mén)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo),監(jiān)督和檢查。同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員,要深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求,不斷研究和探索檔案管理工作新思路,提高檔案管理水平。
